PANDUAN PENGOLAHAN

KOLEKSI DAN SIRKULASI

BERBASIS SLiMS

By Dian Kristyanto

Library Consultant in CV. Selembar Papyrus

1

DAFTAR ISI

BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................................................... 2

BAB 2 PANDUAN PENGOLAHAN KOLEKSI ................................................................................ 3

2.1 Proses input data ................................................................................................................... 3

2.2 Proses Cetak Label & Barcode .......................................................................................... 10

BAB 3 PANDUAN LAYANAN SIRKULASI .................................................................................. 12

3.1 Transaksi Peminjaman ....................................................................................................... 13

3.2 Transaksi Pengembalian Koleksi ...................................................................................... 14

BAB 4 PENGATURAN KEANGGOTAAN .................................................................................... 15

BAB 5 PENGATURAN PELAPORAN ........................................................................................... 18

BAB 6 PANDUAN PENGGUNAAN OPAC ..................................................................................... 22

BAB 7 PENUTUP ............................................................................................................................... 26

2

BAB 1

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi dan tingginya konsumsi masyarakat terhadap informasi

membuat lembaga jasa penyedia informasi berlomba memberikan fasilitas terbaik bagi

masyarakat dalam hal akses informasi. Salah satu lembaga penyedia informasi yang

mengalami perkembangan signifikan akibat dari dampak teknologi informasi adalah

perpustakaan. Sebagai pusat informasi kredibel maka perpustakaan dituntut untuk mampu

memberikan fasilitas dan pelayanan terbaik pada penggunanya, hal ini dikarenakan persepsi

masyarakat terhadap perpustakaan yang belum berubah dan masih beranggapan perpustakaan

adalah gudang penyimpanan buku.

Perpustakaan perlahan mengalami perkembangan signifikan dengan adanya

pemanfaatan teknologi informasi sebagai alat penunjang kemudahan pelayanan dan

memberikan fasilitas nyaman kepada pemustaka. Selain itu dalam memberikan kemudahan

akses informasi perpustakaan menyediakan katalog online yang dapat diakses pemustaka dari

luar perpustakaan. Katalog online sering juga dikenal dengan OPAC (Online Public Access

Catalogue) berfungsi memberikan informasi pada pemustaka tentang koleksi yang dimiliki

perpustakaan. Katalog online juga memberikan kemudahan pada pemustaka dalam hal

penelusuran informasi di perpustakaan sehingga pemustaka dapat dengan cepat memperoleh

informasi tentang koleksi yang diinginkan.

Aplikasi SLiMS merupakan sistem informasi yang dapat digunakan sebagai OPAC.

Aplikasi SLiMS tidak hanya memberikan kemudahan akses bagi pemustaka melainkan juga

menguntungkan pustakawan terutama dalam proses administrasi dan pelayanan perpustakaan.

SLiMS memberikan ruang pada pustakawan menggunakan beberapa menu untuk kegiatan

pengolahan koleksi, pelayanan sirkulasi hingga proses pelaporan dan visitor counter.

3

BAB 2

PANDUAN PENGOLAHAN KOLEKSI

2.1 Proses input data

Langkah pertama yaitu masuk ke halaman utama OPAC yang telah terinstal baik

offline maupun online, jika alamat url yang diketik sesuai maka akan muncul tampilan OPAC

seperti gambar 1.

Gambar 1. Tampilan OPAC

Halaman administrator dapat diakses dengan mengklik icon menu yang terletak pada

pojok kanan atas halaman katalog online sehingga muncul tampilan menu seperti pada

gambar 2. Terdapat beberapa pilihan menu yang ditampilkan dimana setiap menu memiliki

kegunaan yang berbeda-beda. Untuk masuk pada halaman administrator maka pustakawan

dapat mengklik menu “masuk pustakawan”.

4

Gambar 2. Halaman menu pada OPAC

Setelah mengklik menu “Masuk Pustakawan” pustakawan akan masuk pada

halaman login seperti pada gambar 3. Pada halaman ini pustakawan diminta memasukkan

username dan password yang sudah terdaftar. Apabila username dan password sudah terisi

dengan benar maka segera tekan “enter” pada keybord atau cukup melakukan klik pada

tombol “masuk”.

Gambar 3. Halaman login administrator

Apabila pustakawan berhasil melakukan login, maka akan tampil halaman

administrator seperti pada gambar 4. Pada halaman ini pustakawan dapat melakukan aktifitas

pengolahan, pelaporan ataupun transaksional.

5

Gambar 4. Halaman administrator/pustakawan

Aktifitas pengolahan koleksi pada halaman administrator dapat dijalankan dengan

mengklik menu “bibliografi” seperti yang terlihat pada gambar 5. Adapun fungsi dari

beberapa submenu yang perlu dipahami adalah sebagai berikut :

1. Daftar bibliografi, berfungsi untuk menampilkan daftar koleksi yang telah masuk

dalam database perpustakaan. Daftar koleksi tersebut ditampilkan berdasarkan judul

buku milik perpustakaan.

2. Tambah bibliografi baru, menu ini berisikan metadata yang disesuaikan berdasarkan

identitas koleksi dan berfungsi untuk kegiatan submit data buku.

3. Daftar eksemplar, berfungsi menampilan daftar koleksi perpustakaan berdasarkan

jumlah eksemplar.

4. Daftar eksemplar keluar, berfungsi menampilan item koleksi berstatus dipinjam.

5. Pencetakan label, berfungsi untuk mencetak label buku

6. Cetak barkod eksemplar, berfungsi untuk mencetak barcode buku

7. Mencetak katalog, berfungsi untuk mencetak katalog buku

8. Ekspor data, berfungsi untuk mengekspor data koleksi sesuai judul

9. Impor data, berfungsi untuk mengimpor data koleksi sesuai judul berformat CSV

10. Ekspor item, berfungsi untuk mengekspor data koleksi sesuai eksemplar

11. Impor item, berfungsi untuk mengimpor data koleksi sesuai eksemplar berformat CSV

6

Gambar 5. Menu bibliografi

Submit koleksi dapat dilakukan dengan mengklik menu “bibliografi” kemudian klik

menu “tambah bibliografi baru”.

Gambar 6. Menu daftar bibliografi

Susunan metadata yang digunakan untuk submit koleksi terlihat seperti pada gambar

7, pustakawan dapat mengisi beberapa metadata yang penting untuk diinformasikan kepada

pemustaka.

7

Gambar 7. Menu tambah bibliografi baru

Beberapa metadata diromendasikan untuk disubmit dan ditampilkan pada halaman

OPAC adalah sebagai berikut :

1. Judul, berfungsi menampilkan judul koleksi yang dituliskan lengkap (tidak disingkat).

Penulisan judul dapat merujuk pada halaman judul buku karena informasi yang

disampaikan lebih lengkap dari pada cover buku.

2. Pengarang, berfungsi menampilkan nama pengarang. Cara pengisiannya dilakukan

dengan mengklik menu “tambah data pengarang” dan tuliskan nama pengarang

sesuai dengan informasi yang terdapat pada buku. Penulisan nama pengarang harus

konsisten sehingga mudah dipahami oleh pemustaka, adapun yang perlu diperhatikan

dalam penulisan nama pengarang antara lain ;

a. Kebijakan penulisan nama pengarang dibalik atau sesuai asli sehingga

tidak menimbulkan kerancauan. Contoh : apabila pengarang dibalik

maka nama Wahyuni Puspita = Puspita, Wahyuni.

b. Pastikan mengisi status kepengarangan, Contoh : Wahyuni Puspita

berstatus editor pada buku “A” maka tempatkan nama tersebut sebagai

Editor bukan Primary Author.

c. Apabila dalam sebuah buku terdapat lebih dari satu nama pengarang

maka seluruh nama tersebut dapat di input

d. Apabila pengarang adalah sebuah badan organisasi maka dapat

ditempatkan pada pilihan organizational body.

3. Pernyataan tanggung jawab, dapat berisikan instansi yang bertanggung jawab

terhadap kepemilikan koleksi.

4. GMD, berisikan keterangan material dari koleksi yang akan disubmit. Apabila koleksi

yang disubmit adalah buku maka GMD yang dipilih adalah text.

5. Edisi, berisikan edisi buku

8

6. ISBN/ISSN, berisikan kode ISBN yang terdapat pada koleksi

7. Penerbit, berisikan nama penerbit buku

8. Tahun terbit, berisikan tahun terbitan buku

9. Tempat terbit, berisikan informasi kota terbit

10. Deskripsi fisik, berikan daftar kolasi buku seperti jumlah halaman, indeks, bibliografi

dan sebagainya. Contoh : x, 300hlm, ; bibl, ; ilus, ; ind. : 22 cm (artinya buku tersebut

memiliki halaman angka romawi sebanyak 10 halaman, angka arab 300 halaman,

memiliki lembar bibliografi, terdapat gambar/ilustrasi, memiliki index dan memiliki

tinggi 22 cm)

11. No Panggil, berisikan nomer klasifikasi buku.

12. Subyek, berisikan subjek buku, untuk mengisikan subyek maka dapat mengklik menu

“Tambah Data Subyek”. Sebuah buku dapat memiliki lebih dari 1 subjek, pastikan

subjek ditulis dengan huruf KAPITAL.

13. Bahasa, berisikan pilihan bahasa yang digunakan pada masing-masing koleksi.

14. Abstrak, berisikan keterangan abstrak buku. Metadata ini tidak wajib untuk digunakan

tapi dapat sangat bermanfaat untuk memberikan gambaran pada pemustaka tentang isi

dari buku tersebut.

15. Image, digunakan untuk mengupload cover buku

16. Promosikan ke beranda, berisikan pilihan yang menerangkan apakah koleksi tersebut

perlu dipromosikan pada halaman utama OPAC atau tidak perlu.

Beberapa Metadata tersebut dapat diisi pada proses awal submit data, jika sudah terisi

maka dapat disimpan dengan mengklik menu “Simpan” sehingga data tersimpan seperti

pada gambar 8. Proses berikutnya pustakawan harus mengisikan eksemplar buku dengan cara

klik menu “Edit” kemudian pada menu “data koleksi” klik “tambah eksemplar baru”

untuk mengisikan kode eksemplar, kode inventaris, nomer panggil, lokasi buku dan

sebagainya seperti yang terlihat pada gambar 9. Apabila seluruh metadata pada menu

eksemplar sudah terisi maka dapat disimpan dengan mengklik menu ”simpan”.

Gambar 8. Proses edit bibliografi

9

Gambar 9. Menu edit/tambah eksemplar

Adapun fungsi dari setiap metadata yang ada pada gambar 9 adalah sebagai berikut ;

1. Kode eksemplar, berfungsi sebagai barcode pada masing-masing buku

2. No. Panggil, selain berfungsi sebagai nomer klasifikasi juga digunakan untuk

mencetak label buku

3. Kode inventaris, berfungsi memberikan keterangan nomer inventaris pada

masing-masing buku

4. Tipe koleksi, berfungsi memberikan informasi tentang tipe buku yang

disubmit. Menu ini dapat diubah sesuai dengan kebutuhan perpustakaan

seperti menambahkan “Koleksi Referensi”, “Koleksi Khusus” dan sebagainya.

5. Status eksemplar, memberikan informasi tentang status buku tersedia,

dipinjam, rusak, atau dalam perbaikan

6. No. Pemesanan, memberikan informasi tentang riwayat pemesanan apabila

buku tersebut masih dalam proses pemesanan

7. Tanggal pemesanan, memberikan informasi tanggal buku di pesan

8. Tanggal penerimaan, memberikan informasi tanggal buku akan diterima

9. Agen, memberikan informasi tentang nama distributor (pihak ketiga) yang

menjual buku tersebut

10. Sumber perolehan, memberikan informasi tentang darimana buku tersebut

diterima oleh perpustakaan yaitu melalui jalur pembelian atau hibah dari

instansi lain, dosen/guru, mahasiswa/siswa ataupun donatur lainnya.

11. Faktur, memberikan informasi tentang nomor faktur pembelian buku

12. Tanggal faktur, memberikan informasi tentang tanggal pembelian\

13. Harga, memberikan informasi tentang berapa harga pembelian buku tersebut

10

2.2 Proses Cetak Label & Barcode

Proses pengolahan koleksi setelah tahap input data adalah melakukan cetak label dan

barcode menggunakan sistem otomasi. Menu label dan barcode di aplikasi SLiMS pada

dasarnya berada di menu yang berbeda, akan tetapi dalam perkembangannya telah muncul

inovasi yang dihasilkan oleh komunitas SLiMS berubah plugin-plugin baru yang salah

satunya adalah plugin cetal label & barcode. Plugin ini dibuat untuk tujuan menjadikan label

dan barcode dalam satu rangkaian sehingga dapat memberikan efisiensi waktu bagi

pustakawan dalam proses pengolahan. Oleh karena itu pada panduan ini cetak label dan

barcode menggunakan menu “label barcodes printing” yang terletak pada menu

“bibliografi” seperti pada gambar 10.

Gambar 10. Halaman cetak label barcode

Dalam proses mencetak label dan barcode, pustakawan dapat mencentang judul

koleksi yang ada pada halaman label barcode. Maksimal label dalam antrian cetak sebanyak

50 item, akan tetapi dalam 1 (satu) lembar kertas F4 (Folio) hanya dapat memuat 16 item

label barcode. Jika sudah mencentang judul koleksi maka dapat mengklik menu “tambahkan

dalam antrian” kemudian klik menu “cetak label dari data terpilih” setelah itu akan

tampil halaman printing seperti pada gambar 11, apabila muncul pemberitahuan dapat

mengklik “cancel” lalu “print”. Pastikan nama printer telah sesuai dengan nama printer

yang digunakan.

11

Gambar 11. Proses cetak label barcode

12

BAB 3

PANDUAN LAYANAN SIRKULASI

SLiMS memberikan kemudahan pada pustakawan dalam kegiatan pelayanan sirkulasi

yaitu proses peminjaman dan pengembalian koleksi. Dalam kegiatan layanan sirkulasi,

pustakawan dapat melakukan transaksi dengan cara mengklik menu “sirkulasi”. Pada menu

tersebut terdapat beberapa submenu sirkulasi yang digunakan oleh pustakawan seperti terlihat

pada gambar 12. Adapun kegunaan dari masing-masing submenu tersebut adalah sebagai

berikut :

1. Mulai transaksi, berfungsi sebagai menu transaksional pelayanan peminjaman buku.

Pada menu ini pustakawan dapat memasukkan kode angggota untuk memulai proses

transaksi.

2. Pengembalian kilat, berfungsi sebagai menu tranksasi cepat karena pustakawa cukup

mengisikan kode barcode buku pada menu yang tersedia.

3. Aturan peminjaman, berfungsi untuk mengatur konsep peminjaman yang

diberlakukan di perpustakaan seperti jumlah peminjaman, denda, jatuh tempoh

peminjaman dan sebagainya.

4. Sejarah peminjaman, berfungsi untuk melihat histori transaksi peminjaman dalam

kurun waktu tertentu yang berlangsung di perpustakaan.

5. Daftar keterlambatan, berfungsi untuk menampilkan anggota yang mengalami

keterlambatan pengembalian buku.

6. Reservasi, berfungsi untuk menampilkan anggota yang melakukan reservasi koleksi.

Gambar 12. Menu sirkulasi

13

3.1 Transaksi Peminjaman

Transaksi peminjaman dapat dilakukan dengan melakukan klik pada submenu “Mulai

Transaksi” sehingga muncul halaman transaksi seperti yang terlihat pada gambar 13. Pada

halaman ini pustakawan cukup memasukkan ID anggota/NIM dengan melakukan scan

barcode pada kartu anggota perpustakaan.

Gambar 13. Halaman transaksi peminjaman

Apabila ID anggota/NIM telah teridentifikasi maka muncul halaman transaksi atas

nama anggota yang meminjam koleksi. Setelah itu proses peminjaman dapat masuk pada

menu “Peminjaman” kemudian masukkan kode barcode buku yang dipinjam. Pastikan judul

buku yang masuk dalam halaman transaksi sesuai dengan judul buku aslinya. Apabila seluruh

data koleksi yang dipinjam telah selesai tersubmit maka pustakawan dapat keluar dari

halaman tersebut dengan mengklik menu “Selesai Transaksi”.

Gambar 14. Proses transaksi peminjaman

14

3.2 Transaksi Pengembalian Koleksi

Transaksi lain yang perlu diketahui adalah transaksi pengembalian, terdapat dua cara

yang digunakan dalam proses pengembalian koleksi antara lain;

1. Memanfaatkan menu “Transaksi”, proses kerja transaksi pengembalian dengan

menggunakan menu ini sama dengan transaksi peminjaman. Kelebihan

transaksi pengembalian dengan menggunakan menu ini adalah pustakawan

dapat melakukan proses perpanjangan apabila pemustaka meminta

penambahan jangka waktu peminjaman.

2. Menggunakan menu “Pengembalian Kilat”, pada menu ini pustakawan dapat

dengan mudah melakukan transaksi pengembalian yaitu cukup melakukan

scanning barcode buku yang dikembalikan. Pada menu ini dapat teridentifikasi

denda peminjaman yang menjadi beban pemustaka, akan tetapi menu ini tidak

dapat menfasilitasi perpanjangan koleksi.

15

BAB 4

PENGATURAN KEANGGOTAAN

Proses pendaftaran anggota baru dan pengaturan kebijakan keanggotaan perpustakaan

dapat masuk pada menu “keanggotaan”. Pada menu ini terdapat beberapa submenu yang

memiliki fungsi berbeda-beda antara lain :

1. Lihat daftar anggota, berfungsi untuk menampilkan data anggota perpustakaan secara

menyeluruh.

2. Tambah anggota, berfungsi untuk menambahkan anggota baru perpustakaan.

3. Tipe keanggotaan, berfungsi untuk mengatur kebijakan keanggotaan perpustakaan

seperti kebijakan jumlah maksimal pinjaman, denda, masa keanggotaan dan

sebagainya.

4. Kartu anggota, berfungsi untuk mencetak kartu anggota perpustakaan.

5. Ekspor data, berfungsi untuk mengunduh data anggota perpustakaan

6. Impor data, berfungsi untuk mengimpor data dari luar sistem terutama dalam bentuk

CSV.

Gambar 15. Menu keanggotaan perpustakaan

Menu keanggotaan berisikan data anggota lengkap dengan ID anggota dan tipe

keanggotaannya, dalam halaman ini dapat dilihat daftar anggota yang mengalami jatuh tempo

keanggotaan artinya bahwa masa keanggotaan telah kadaluarsa sehingga perlu dilakukan

perpanjangan supaya dapat memanfaatkan layanan dan fasilitas di perpustakaan. Pada menu

ini pustakawan dapat melakukan editing terhadap data anggota yang ada, editing dilakukan

atas dasar adanya permintaan ataupun komplain dari anggota terkait data pribadinya.

16

Gambar 16. Halaman keanggotaan

Pendaftaran anggota baru perpustakaan dapat dilakukan dengan dua metode yaitu

melalui impor data anggota dengan memanfaatkan menu “impor data” dimana seluruh data

anggota baru di letakkan dalam bentuk excel CSV dengan format mengikuti SLiMS. Metode

kedua adalah dengan melakukan pengisian anggota baru secara manual dalam menu

“Tambah Anggota”. Beberapa hal penting yang diperhatikan saat mengisi anggota baru

melalui SLiMS, antara lain :

1. Pastikan kode anggota tidak mengalami duplikasi, artinya kode anggota harus berbeda

antara masing-masing calon anggota perpustakaan baru.

2. Nama anggota harus di isi secara lengkap

3. Set otomatis tanggal kadaluarsa keanggotaan

4. Pastikan tipe keanggotaan di pilih sesuai dengan prodi/jurusan yang diambil anggota

5. Tawarkan pembuatan username & password yang dapat digunakan untuk melihat

histori transaksi secara mandiri.

17

Gambar 17. Halaman tambah anggota

18

BAB 5

PENGATURAN PELAPORAN

Laporan aktifitas perpustakaan mulai dari proses pengolahan, administratif maupun

transaksional dapat dilihat pada menu pelaporan. Dalam menu ini ada beberapa submenu

yang memiliki fungsi berbeda-beda, adapun fungsi dari setiap submenu tersebut antara lain ;

1. Statistik koleksi, memiliki fungsi menghasilkan data statistik dan grafik mengenai

jumlah koleksi yang telah tersubmit.

2. Laporan peminjaman, berfungsi untuk menampilkan informasi tentang sejarah

peminjaman koleksi di perpustakaan seperti jumlah mahasiswa yang meminjan, total

judul buku, total eksemplar, total peminjaman dan lain sebagainya.

3. Laporan anggota, memiliki fungsi menampilkan data anggota perpustakaan yang

masih aktif ataupun sudah kadaluarsa.

4. Rekapitulasi, memiliki fungsi menampilkan rekap koleksi berdasarkan tipe koleksi,

bahasa, klasifikasi dan GMD.

5. Daftar judul, memiliki fungsi menampilkan jumlah koleksi berdasarkan judul buku.

6. Daftar judul eksemplar, memiliki fungsi menampilkan jumlah koleksi berdasarkan

jumlah eksemplar

7. Statistik penggunaan koleksi, memiliki fungsi menampilkan data koleksi yang sering

di pinjam oleh mahasiswa

8. Daftar peminjaman anggota, memiliki fungsi menampilkan daftar riwayat

peminjaman anggota perpustakaan.

9. Sejarah peminjaman, memiliki fungsi menampilkan sejarah peminjaman anggota

10. Peringatan jatuh tempoh, memiliki fungsi menampilkan sisa waktu peminjaman yang

dilakukan oleh anggota perpustakaan

11. Daftar keterlambatan, memiliki fungsi menampilkan riwayat keterlambatan yang

dialami oleh anggata.

12. Aktifitas staff, memiliki fungsi menampilkan riwayat aktifitas staff perpustakaan

dalam kegiatan pelayanan seperti berapa banyak koleksi yang sudah diolah, berapa

banyak melakukan transaksi peminjaman dan sebagainya.

13. Statistik pengunjung, menu ini memiliki fungsi menampilkan riwayat kunjungan

perpustakaan oleh mahasiswa & dosen yang diklasifikasikan setiap tahun.

14. Statistik pengunjung (per hari), menu ini memiliki fungsi menampilkan riwayat

kunjungan perpustakaan oleh mahasiswa & dosen yang dikelompokkan berdasarkan

hitungan hari.

15. Daftar pengunjung, memiliki fungsi menampilkan jumlah kunjungan perpustakaan

yang dilengkapi dengan nama, dan tipe keanggotaan.

16. Laporan denda, menampilkan laporan denda anggota yang mengalami keterlambaran

pengembalian koleksi.

19

Gambar 18. Menu pelaporan

SLiMS dilengkapi dengan menu rekapitulasi laporan pengunjung perpustakaan,

dimana laporan tersebut diterima dari pengisian visitor counter yang berisikan data

kunjungan pemustaka. Dalam laporan pengunjung dibagi menjadi dua antara lain :

1. Laporan pengunjung tahunan, format ini membagi data kunjungan setiap bulannya.

Pada laporan ini dapat di lihat identitas pendidikan dari pemustaka yang sering

melakukan kunjungan ke perpustakaan setiap bulannya. Contohnya Riki Prayogi

(mahasiswa prodi ilmu perpustakaan)

Gambar 19. Halaman laporan statistik pengunjung per tahun

2. Laporan pengunjung harian, laporan ini digunakan untuk melihat aktifitas harian

terhadap kunjungan mahasiswa di perpustakaan. Pada laporan ini dibuat cukup

sederhana tanpa dilengkapi dengan adanya tipe keanggotaan.

20

Gambar 20. Halaman statistik pengunjung harian

Aplikasi SLiMS memberikan kemudahan dalam melakukan pengunduhan database.

SLiMS dilengkapi dengan menu ekspor dimana menu tersebut memungkinkan pustakawan

mengunduh data dalam bentuk excel CSV. Data tersebut dapat digunakan sebagai pegangan

dalam penentuan kebijakan pengadaan maupun stock opname dan dapat juga digunakan

sebagai laporan tahunan perpustakaan. Selain itu SLiMS dilengkapi dengan menu impor

yang memungkinkan pustakawan mengupdate koleksi dengan mengambil data dari luar

sistem untuk dimasukkan dalam database. Langkah-langkah dalam melakukan ekspor dan

impor data antara lain ;

1. Ekspor data

Untuk melakukan ekspor data koleksi, cukup dengan masuk pada menu ekspor data

yaitu klik menu bibliografi > ekspor data. Setelah masuk kedalam halaman ekspor

data maka langkah berikutnya adalah mengklik menu “ekspor sekarang”, menu ini

bertujuan untuk mendownload data dari dalam sistem kemudian di convert dalam

bentuk excel CSV. Langkah tersebut dapat diterapkan pada halaman ekspor item dan

ekspor data anggota. Kegiatan ekspor data diharapkan dapat membantu pustakawan

melihat keseluruhan data koleksi perpustakaan dalam format lain yang lebih mudah.

21

Gambar 21. Halaman ekspor data

2. Impor data

Langkah impor data hampir sama dengan ekspor data yaitu dengan mengklik menu

bibliografi > impor data. Setelah masuk pada halaman impor data dan setelah itu klik

tombol “browse” kemudian cari file dengan format CSV berisikan data yang akan

diupload. Apabila file sudah ditemukan dapat mengklik menu “impor sekarang”,

apabila terdapat pemberitahuan yang menyatakan bahwa upload anda berhasil maka

data telah masuk dalam sistem, namun apabila muncul pemberitahuan yang

menyebutkan terjadi kesalahan maka anda harus melihat format CSV sudah sesuai

atau berbeda dengan format bawaan dari sistem.

Gambar 22. Halaman impor data

22

BAB 6

PANDUAN PENGGUNAAN OPAC

Online Public Access Catalogue (OPAC) atau dikenal dengan katalog online

merupakan fasilitas SLiMS. Fungsi dari OPAC adalah memudahkan pemustaka dalam

menemukan informasi tentang koleksi milik perpustakaan. OPAC memberikan informasi

lengkap terkait deskripsi koleksi perpustakaan seperti subjek dan nomer klasifikasi sehingga

memudahkan pemustaka saat menenulusur kembali koleksi di rak. Pemanfaatan OPAC pada

SLiMS dapat dilakukan secara offline yaitu dengan menggunakan jaringan local (LAN

Network) dan online berbasis internet.

Gambar 23. Halaman OPAC

Dalam menelusur informasi melalui OPAC, pemustaka hanya perlu mengetikkan kata

kunci buku, adapun strategi penelusuran berbasis OPAC sebagai berikut :

1. Pencarian berdasarkan judul, contoh : ketik kata kunci “maternitas” maka hasil

pencarian menunjukkan beberapa informasi buku dengan kata “maternitas” didalam

judulnya.

2. Pencarian berdasarkan nama pengarang, contoh ketikkan kata kunci “Potter” pada

menu pencarian maka hasil pencarian menunjukkan beberapa informasi judul buku

dengan kata “Potter”.

23

Gambar 24. Hasil pencarian

Apabila informasi yang dibutuhkan pemustaka telah ditemukan maka langkah

berikutnya adalah mengklik konten informasi yang diinginkan. Langkah ini dilakukan untuk

mendapatkan informasi lengkap dari buku yang dibutuhkan pemustaka seperti penerbit, tahun

terbitan, edisi dan sebagainya. Beberapa hal perlu diperhatikan pemustaka saat melihat detail

informasi di OPAC antara lain :

1. Perhatikan ketersediaan koleksi yang dicari, tujuannya adalah untuk melihat jumlah

eksemplar buku sesuai judul yang diinginkan.

2. Perhatikan nomer klasifikasi dan/atau lokasi buku, tujuannya untuk memberikan

kemudahan pada pemustaka saat menelusur kembali buku di rak.

Gambar 25. Halaman detail informasi koleksi

24

Fasilitas lain yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka adalah menu “warta

perpustakaan”. Pada menu ini pemustaka dapat melihat beberapa informasi penting yang

ditampilkan oleh pihak perpustakaan seperti informasi keanggotaan perpustakaan, pelayanan

perpustakaan, ataupun informasi lain terkait dengan kegiatan di perpustakaan.

Gambar 26. Halaman warta perpustakaan

Dalam memberikan keterbukaan akses informasi kepada pemustaka maka SLiMS

menyediakan menu “area anggota” pada halaman OPAC. Pemustaka dapat menggunakan

halaman ini dengan cara memasukkan password dan ID anggota yang diterima dari pihak

perpustakaan.

Gambar 27. Halaman login anggota

25

Halaman ini berfungsi menampilkan riwayat peminjaman pemustaka selama menjadi

anggota perpustakaan, selain itu pengguna dapat melihat riwayat denda dan pemuska

diberikan hak untuk mengganti password sesuai keinginan.

Gambar 28. Halaman anggota perpustakaan

26

BAB 7

PENUTUP

Panduan pemanfaatan SLiMS untuk kegiatan pelayanan sirkulasi dan pengolahan

koleksi diharapkan dapat membantu pustakawan dalam mempelajari setiap menu SLiMS

sehingga optimalisasi penggunaan sistem otomasi dapat terwujud. Panduan ini juga

diharapkan membantu pemustaka dalam memahami mekanisme kerja sistem SLiMS dengan

baik sehingga mampu melakukan proses manajemen informasi yang relevan sesuai

kebutuhan. Aplikasi SLiMS memberikan banyak manfaat dalam hal penyebaran informasi

perpustakaan dan kemudahan akses melalui halaman OPAC. Selain itu aktifitas administrasi

dan pelayanan perpustakaan dapat dikerjakan dan termonitoring dengan mudah melalui

SLiMS, oleh karena itu penggunaan aplikasi ini harus dioptimalkan dengan baik oleh

pustakawan sehingga dapat mendukung kinerja dan kontribusi setiap pegawai dalam

menjalankan tugas di perpustakaan.