Upload
lubertuz-wahyu
View
69
Download
18
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Panduan Tata Naskah RSU William Booth
Citation preview
PERATURAN DIREKTUR
RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTHNOMOR 001/PER/DIR/III/2015TENTANG
PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DI LINGKUNGANRUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTHDIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTHMenimbang:a.bahwa untuk mewujudkan tertib administrasi dan penyeragaman sistem administrasi perkantoran sesuai dengan perkembangan Rumah Sakit Umum William Booth, perlu mengatur Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth
b.bahwa sehubungan dengan hal tersebut pada huruf a, di atas perlu ditetapkan Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth dengan Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum William BoothMengingat:1.Undang undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit
2.Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 147 / MENKES / PER / I / 2010 Tentang Perijinan Rumah Sakit
3.Keputusan Menteri Kesehatan RI No. HK.07.06/III/4437/09 Tentang Pemberian Ijin Penyelenggaraan Perpanjangan (I) Kepada Yayasan Pelayanan Kesehatan Bala Keselamatan untuk menyelenggarakan Rumah Sakit Umum William Booth
4.Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum nomor : 001/RSUWB/DIR-SK/I/14 Tahun 2014 tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum William Booth
5.Keputusan Ketua Umum Dewan Pengurus Yayasan Pelayanan Kesehatan Bala Keselamatan Nomor 018/DP.YPKBK-SK/XI/2014 tahun 2014 tentang Pengangkatan Direktur Rumah Sakit Umum William Booth SemarangMEMUTUSKANMenetapkan
Kesatu:PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH TENTANG PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DI LINGKUNGAN RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH (69 Halaman)Kedua :Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth digunakan sebagai acuan dalam tertib administrasi di lingkungan Rumah Sakit Umum William BoothKetiga :Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya
Ditetapkan di Semarang
Pada tanggal 16 Maret 2015
Direktur,
Dr. Sri Kadarsih, MMLAMPIRAN
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTHNOMOR: 001/RSUWB/PER/DIR/III/2015TANGGAL: 16 Maret 2015BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Rumah Sakit Umum William Booth. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan Rumah Sakit William Booth adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang rumah sakit, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah.Keterpaduan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas Rumah Sakit Umum William Booth secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Umum Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth sebagai acuan dalam melaksanakan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth.B. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Maksud
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth.
2. Tujuan
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth.C. SASARAN
1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth yang efisien dan efektifD. ASAS1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna
Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan, termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara penyelenggaraannya.3. Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan , dan keabsahan.
4. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyempaian dan distribusi.
6. Asas Keamanan Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth meliputi pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah, serta kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan penandatanganan naskah.
F. PENGERTIAN UMUM1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
2. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi.
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth, secara vertikal dan horisontal.
5. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang dilakukan oleh Rumah Sakit Umum William Booth dengan pihak lain di luar lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth.
6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan stempel.
7. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menadatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pada jabatannya.
8. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas instansi bersangkutan.
9. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan.
BAB II
TATA NASKAHA. JENISNaskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth terdiri dari dua jenis, yaitu :
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi. 2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum berupa surat.
1. NASKAH YANG DIRUMUSKAN DALAM SUSUNAN DAN BENTUK PRODUK PRODUK HUKUM BERUPA REGULASIa. Peraturan direkturPeraturan Direktur Rumah Sakit Umum William Booth adalah naskah yang berbentuk peraturan, yang mengatur urusan RS Umum William Booth untuk mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu dalam lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth.
b. Keputusan DirekturKeputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.
c. Instruksi DirekturInstruksi adalah naskah yang memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan.
d. Surat Edaran Direktur
Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak.e. Standar Prosedur OperasionalStandar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja.
f. PerjanjianSurat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.2. NASKAH YANG DIRUMUSKAN DALAM BENTUK BUKAN PRODUK-PRODUK HUKUM BERUPA SURATa. Surat Biasa
Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.b. Surat KeteranganSurat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
c. Surat TugasSurat tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat tugas yang harus dilakukan.
d. Surat Izin
Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.
e. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.
f. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. g. Surat Panggilan;Surat Panggilan adalah Naskah yang dipergunakan untuk memanggil pejabat instansi Pemerintah/Badan Hukum/Swasta/Perorangan, guna diminta keterangan mengenai sesuatu permasalahan/persoalan.
h. MemorandumMemorandum adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memorandum memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memorandum dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio.i. PengumumanPengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth.
j. LaporanLaporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas.k. Surat PengantarSurat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan singkat atau informasi mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah.l. Lembar DisposisiLembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar disposisi dibuat diatas kertas ukuran folio.m. Berita AcaraBerita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.
n. Telaahan StafTelaahan Staf adalah Naskah yang dibuat oleh staf atau bawahan yang memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saran-saran tentang sesuatu masalah.
o. RekomendasiRekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.
p. Daftar HadirDaftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang.
q. Sertifikat PelatihanSertifikat Pelatihan adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan.r. NotulenNotulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.B. BENTUK
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasia. Peraturan DirekturBentuk dan susunan naskah peraturan Direktur adalah sebagai berikut :1) Kepala
a) Kop naskah peraturan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum William Boothb) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis simetris dengan huruf kapitalc) Nomor peraturan ditulis dengan huruf kapital di bawah kata PeraturanPenomoran Naskah Peraturan Direktur :001 / RSUWB / PER / DIR / III / 2015
d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapitale) Judul peraturan ditulis dengan huruf kapitalf) Nama jabatan yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital2) Pembukaan
a) Jabatan pembentuk peraturan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapitalb) Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di bagian kiri(2) Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang - undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbangc) Diktum
(1) Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin(2) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua(3) nama peraturan sesuai dengan judul (kepala) tanpa RI, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik3) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya :
KESATU:
KEDUA:
dst
b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan4) Kaki
Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat penanda tangan penetapan peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani.5) Penandatanganan.
Peraturan Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Umum William Booth dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum William Booth berupa :
6) Pedoman
a) Pedoman Pengorganisasian
b) Pedoman Pelayanan
7) Panduan
8) Kebijakan
Format Naskah Peraturan Direktur
b. Keputusan DirekturBentuk dan susunan naskah keputusan Direktur adalah sebagai berikut :1) Kepala
a) Kop naskah keputusan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum William Boothb) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital.
c) Nomor keputusan ditulis dengan huruf kapital.
Penomoran Surat Keputusan Direktur001 / RSUWB / KEP / DIR / III / 2015
d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital.
e) Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital.2) Pembukaan
a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital.
b) Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca titik dua, dan diletakkan di bagian kiri.
(2) Konsiderans Mengingat memuat dasar kewenangan dan keputusan yang memerintahkan pembuatan keputusan tersebut. Keputusan yang menjadi dasar hukum adalah keputusan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.c) Diktum
(1) Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diletakkan di tengah margin.
(2) Diktum Menetapkan dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.(3) Nama keputusun sesuai dengan judul (kepala) keputusan seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.
3) Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya :
KESATU :
dst
b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan keputusan.
4) Kaki
Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan, tanda tangan dan stempel jabatan serta nama lengkap pembuat keputusan.5) Penandatanganan.
Surat Keputusan Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Umum William Booth dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.Format Naskah Keputusan Direktur
c. Instruksi
Bentuk dan susunan naskah instruksi adalah sebagai berikut :1) Kepala
a) Kop naskah instruksi terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum William Booth.b) Kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital.
c) Nomor instruksi ditulis dengan huruf kapitalPenomoran surat instruksi.001 / RSUWB / INS / DIR / III / 2015
d) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital.
e) Judul (kepala) instruksi ditulis dengan huruf kapital.f) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital.2) Pembukaan
Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis simetris ditengah dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma.a) Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan.
(2) Konsiderans Mengingat yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.b) Diktum
(1) Kata Menginstruksikan ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua.
(2) Kata Kepada ditulis dengan huruf awal kapital dan diletakan sesudah kata Menginstruksikan yang disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.
(3) Kata Kepada diisi dengan menyebutkan kepada siapa instruksi ditujukan.(4) Kata Untuk ditulis dengan huruf awal kapital, dandiletakkan pada bagian pinggir tegak lurus dengan kata Kepada.(5) Kata Untuk ditulis diisi dengan menyebutkan instruksi apa yang harus dilaksanakan.3) Batang Tubuh
Batang Tubuh tidak dirumuskan dalam bentuk pasal-pasal, tetapi dirumuskan dalam bentuk PERTAMA, KEDUA, dan seterusnya. Kata PERTAMA, KEDUA, KETIGA, dan seterusnya ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan pada bagian pinggir tegak lurus dengan letak kata Untuk.
4) Kaki
Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan, tanda tangan, cap jabatan, dan nama lengkap pemberi instruksi.5) PenandatangananInstruksi Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Umum William Booth dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.Format Naskah Instruksi
d. Surat Edaran DirekturBentuk dan susunan naskah dinas surat edaran adalah sebagai
berikut.
1) Kepala
a) Kop naskah dinas surat edaran terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum William Boothb) Tulisan surat edaran dicantumkan di bawah logo Rumah Sakit Umum William Booth, ditulis dengan huruf kapitalc) Nomor surat edaran ditulis dibawah surat edaran dengan huruf kapitalPenomoran surat edaran :001 / RSUWB / SE / DIR / III / 2015
d) Kata tentang dicantumkan dibawah surat edaran ditulis dengan huruf kapitale) Rumusan judul (kepala) SURAT EDARAN ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah tentang2) Batang Tubuh
Batang tubuh surat edaran memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak3) Kaki
Kaki sebelah kanan bawah memuat
a) tempat dan tanggal penetapanb) nama jabatan yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca komac) tanda tangan pejabat yang menetapkand) nama lengkap yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapitale) Stempel Rumah Sakit Umum William Booth4) Penandatanganan.
Surat Edaran Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Umum William Booth dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris DireksiFormat Naskah Surat Edaran
e. Standar Prosedur operasional (SPO)Bentuk dan susunan naskah standar prosedur operasional adalah sebagai berikut :1) Kepala
a) Kepala sebelah kiri memuat
(1) Kop naskah standar prosedur operasional terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum William Booth serta alamat Rumah Sakit Umum William Booth di bawahnya(2) Tulisan Standar Prosedur Operasional dicantumkan di bawah logo Rumah Sakit Umum William Boothb) Kepala sebelah kanan memuat(1) Judul standar prosedur operasional yang ditulis dengan huruf kapital(2) Nomor Dokumen, Nomor Revisi, dan Halaman dicantumkan secara simetris dibawah judulPenomoran dokumen : 001 /RSUWB / SPO / LAB-ADM / III / 2015
(3) Tanggal Terbit dicantumkan dibawah nomor dokumen(4) Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat yang menetapkan standar prosedur operasional dicantumkan dibawah nomor revisi dan halaman2) Batang Tubuh
Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri atas pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur, dan instalasi terkait3) Kebijakan
Berisi kebijakan yang memayungi standar prosedur operasional (SPO) tersebut
Format Naskah Standar Prosedur Operasional
JUDUL
No. Dokumen
001/RSUWB/SPO/IBS-YAN/II/2014Revisi
00Halaman
1 / 2
STANDAR
PROSEDUROPERASIONAL
Tanggal Terbit
23 Juni 2014
Ditetapkan
Direktur
Nama Direktur
PengertianMmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
TujuanMmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
KebijakanMmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Prosedur1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm3. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm4. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm5. ....
dst
Instalasi terkait 1. Mmmmmmmmmmmmmmmm2. Mmmmmmmmmmmmmmmm3. ...
f. PerjanjianBentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai berikut :1) Kepala naskah perjanjiana) Tulisan Surat Perjanjian yang ditempatkan ditengah lembar naskah dinasb) Nomor dan tahunc) Tulisan Tentangd) Judul Surat PerjanjianPenomoran dokumen :001 /RSUWB / PRJ / DIR / II / 2015
2) Isi naskah perjanjiana) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatanb) Nama, pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan dan alamat pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjianc) Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan, dirumuskan dalam bentuk uraian atau dibagi dalam pasal-pasal dan dikemukakan yang menyangkut hak dan kewajiban dari masing-masing pihak serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlakud) Sanksi sanksi Hukume) Penyelesaian-penyelesaian3) Bagian akhir naskah perjanjiana) Tulisan Pihak ke ..b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjianc) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjiand) Materaie) Nama jelas pihak-pihak penandatanganf) Pangkat dan NIP bagi PNSg) Stempel Jabatan/Instansih) Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan)Format Naskah Perjanjian
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surata. Surat Biasa
Bentuk dan susunan surat dinas adalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Kop surat dinas terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Boothb) Tanggal pembuatan surat diletakkan di sebelah kanan atas
c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiriPenomoran naskah surat biasa :001 / RSUWB / SRD / SEK / III / 2015
d) Kata Kepada Yth ditulis tegak lurus di bawah kata Perihal.2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) nama jabatanb) tanda tanganc) nama lengkapd) stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaane) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima tembusanFormat Naskah Surat Biasa
b. Surat KeteranganBentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut1) Kepala
a) Kop surat keterangan terdiri logo Rumah Sakit Umum William Boothb) Tulisan surat keterangan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengah marginNomor surat ditulis di bawah tulisan surat keterangan dan diletakkan di tengah marginPenomoran surat keterangan :001 / RSUWB / SRD / PERS / III / 2015
2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat nama dan jabatan pihak yang memberikan keterangan dan pihak yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkan keterangan3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas
a) tempat, tanggal, bulan, tahunb) nama jabatanc) tanda tangand) nama pejabat yang membuat surat keterangan, dan
e) stempel jabatan/instansiHal yang perlu diperhatikan adalah posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawahFormat Surat Keterangan
c. Surat tugas1) Kepala
a) Kop surat perintah terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Boothb) Kata Surat Tugas ditulis dengan huruf kapital diletakkan ditengah marginc) Nomor surat berada di bawah tulisan surat perintahPenomoran surat tugas :001 / RSUWB / SRD / DIR / III / 2015
2) Batang Tubuh
Diktum dimulai dengan kata Menugaskan ditulis dengan huruf kapital diletakkan di tengah margin, diikuti kata kepada di tepi kiri, serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kepada ditulis untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas.
a) tempat dan tanggal surat perintahb) jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca komac) paraf bawahan langsung dari pejabat penanda tangan surat di sebelah kiri nama jabatan penanda tangand) tanda tangan pejabat yang memerintahkane) nama lengkap pejabat yang menandatangani suratf) stempelHal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut.
4) Jika perintah merupakan perintah kolektif, daftar pegawai yang
5) diperintahkan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan6) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah perintah dilaksanakan atau masa berlakunya berakhirFormat Naskah Surat Tugas
d. Surat Cuti / Izin
Bentuk dan susunan surat izin adalah sebagai berikut1) Kepala
a) Pada bagian tengah di bawah tempat, tanggal, bulan dan tahun berisi frasa Permohonan Cuti/Izinb) Pada bagian kiri dibawah permohonan cuti/izin ditulis permohonan cuti / izin ditujukan2) Batang Tubuh
Batang tubuh berisi hal-hal berikuta) Identitas yang diberi izin, meliputi:
(1) Nama(2) NIK(3) Unit kerjab) Pokok-pokok yang memuat materi dan alasan dikeluarkannyasurat izin ditulis dalam bentuk uraianc) Alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi pada saat cuti/izin3) Kaki
a) Sebelah kanan bawah berisi :(1) Tempat dan tanggal surat(2) Tanda tangan pemohonb) Sebelah kiri bawah berisi tanda tangan atasan yang menyetujui dan mengetahui permohonan cuti/izinc) Kolom yang berisi keterangan tentang jumlah cuti dan sisa cuti yang masih adaHal hal yang perlu diperhatikan :
1) Apabila karyawan dengan status sebagai pelaksana maka permohonan cuti disetujui oleh kepala kepala bidang masing masing dan diketahui oleh kepala bidang personalia.2) Apabila karyawan dengan jabatan kepala maka permohonan cuti disetujui oleh kepala bidang personalia dan diketahui oleh Direktur.
Format Naskah Surat Cuti/Izin
e. Surat KuasaBentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut :1) Kepala a) Kop surat kuasa terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Boothb) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat nama, alamat, jabatan, nomor KTP pihak pemberi kuasa dan penerima surat kuasa serta objek yang dikuasakan3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :a) tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatanb) tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan penerima kuasac) materaiHal-hal berikut perlu diperhatikan :4) Penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan pemberi kuasa terletak disebelah kiri5) Materai ditempel di tempat pemberi kuasaFormat Naskah Surat Kuasa
f. Surat UndanganBentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut1) Kepala
a) Kop surat undangan terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Boothb) Tempat dan tanggal pembuatan undangan ditulis di sebelah kananc) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri undanganPenomoran Surat Undangan
001 / RSUWB / SRK / SEK / III / 2015
d) Alamat tujuan diletakkan tegak lurus dengan kata Perihal2) Batang Tubuh
a) Batang tubuh surat undangan terdiri atas kalimat pembukab) isi undangan, terdiri atas hari / tanggal, pukul, tempat, dan acara, serta kalimat Penutup3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :a) nama jabatanb) tanda tanganc) stempel jabatan/instansi, dan
d) tembusan jika perlu dan diletakkan di sebelah kiri bawah
Format Naskah Surat Undangan
g. Surat Panggilan
Bentuk dan susunan surat panggilan adalah sebagai berikut :1) Kepala Surat Panggilan terdiri atas :a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahunb) Nama Perorangan yang dipanggilc) Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal2) Isi Surat Panggilan terdiri atas :
a) Hari, Tanggal, Pukul, Tempat, Menghadap kepada, Alamat pemanggilb) Maksud Surat Panggilan tersebut3) Bagian Akhir Surat Panggilan terdiri atas :
a) Nama Jabatanb) Tanda tangan pejabatc) Nama pejabatd) Stempel jabatan/instansie) Tembusan apabila diperlukanFormat Surat Panggilan
h. Memorandum
Bentuk dan susunan memorandum adalah sebagai berikut :1) Kepala
a) Kop memorandum terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Boothb) Kata memorandum ditulis di tengah dengan huruf kapitalc) Tempat dan tanggal ditulis disebelah kanand) Kata kepada ditulis di sebelah kiri2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup.
3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :a) nama jabatanb) tanda tangan pejabatc) nama lengkapd) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerimaFormat Naskah Memorandum
i. PengumumanBentuk dan susunan pengumuman adalah sebagai berikut :1) Kepala
a) Kop surat terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Boothb) Kata Pengumuman dicantumkan di tengah margin dan ditulis dengan huruf kapitalc) Kata Tentang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapitald) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah tentang2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat :a) alasan tentang perlunya dibuat pengumumanb) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumumanc) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesakd) informasi tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh objek target pengumuman3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :a) tempat dan tanggal penetapanb) jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca komac) tanda tangan pejabat yang menetapkand) nama lengkap yang menandatanganie) stempel
Format Naskah Pengumuman
j. Laporan
Bentuk dan susunan laporan adalah sebagai berikut :1) Sampul Pada sampul laporan memuat judul laporan yang ditulis dengan huruf kapital, nama pejabat yang menyusun laporan, tanggal penyusunan laporan, dan jumlah halaman laporan.2) Isi laporana) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan dasar laporanb) Materi laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkanc) Simpulan dan saran perlu disampaikan sebagai bahan pertimbangand) Penutup merupakan akhir laporan memuat harapan dan ucapan terima kasihFormat Sampul Laporan
k. Surat Pengantar
Bentuk dan susunan surat pengantar adalah sebagai berikut :1) Kepala
a) Kop surat pengantar terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Boothb) Tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah kananc) Nomor surat ditulis di sebelah kiri sejajar dengan tempat dan tanggal pembuatan suratd) Alamat tujuan ditulis di bawah nomor surate) Tulisan Surat Pengantar menggunakan huruf kapital diletakkan ditengah margin2) Batang Tubuh
Batang tubuh surat pengantar berbentuk kolom, dan memuat
a) nomor urutb) jenis naskah dinas yang dikirimc) banyaknya naskah/barang, dan
d) keterangan3) Kaki (di sebelah kanan pengirim)
Bagian kaki terdiri atas
a) nama jabatan pembuat pengantarb) tanda tanganc) nama dan
d) stempel jabatan/instansi4) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :a) tempat dan tanggal penerimaanb) nama jabatan penerimac) tanda tangand) nama dan stempel jabatan atau instansiBagian kaki kanan terdiri atas nama jabatan dan nama jelas pengirim.Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa surat pengantar dibuat rangkap dua, lembar pertama untuk penerima, dan lembar kedua untuk pengirim.Format Surat Pengantar
l. Lembar Disposisi
Lembar Disposisi terdiri atas :
1) Tanggal diterimanya surat2) Diteruskan kepada3) Catatan4) Paraf atasan
Format Lembar Disposisi
TglDiteruskan KepadaCatatanParaf
m. Berita Acara
Bentuk dan susunan berita acara serah terima adalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Kop berita acara terdiri atas logo Rumah Sakit Umum William Booth.b) Tulisan berita acara ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat hal-hal berikut :a) Kalimat pertama diawali dengan frasa Pada hari ini diikuti dengan tanggal, bulan, dan tahun;b) Identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan;
c) Kegiatan yang dilaksanakan;
d) Kalimat penutup dengan frasa Demikian berita acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya..
3) Kaki
Bagian kaki memuat hal-hal berikut
a) Nama tempat
b) Tanggal, bulan, tahunc) Tanda tangan para pihakd) Nama jelas penanda tangane) Stempel jabatan / instansiHal yang perlu diperhatikan adalah bahwa saksi ditulis pada bagian tengah bawah dengan mencantumkan nama dan tanda tangan.
Format Berita Acara
n. Telaah Staf
Bentuk dan susunan telaahan adalah sebagai berikut :1) Kepala
Bagian kepala memuat
a) judul telaahan dan judul itu diletakkan di tengah atasb) telaah ditujukan, tanggal, nomor, sifat, lampiran, perihal, dan uraian singkat permasalahan2) Batang Tubuh
a) Permasalahan / persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang permasalahan / persoalan yangakan dipecahkanb) Praanggapan memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian pada masa yang akan datangc) Fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan permasalahan/persoaland) Diskusi kupasan dan analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap permasalahan/persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugian, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukane) Simpulan memuat intisari hasil diskusi yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluarf) Saran memuat secara ringkas dan jelas tindakan yang disarankan untuk mengatasi permasalahan / persoalan yang dihadapi3) Kaki
Bagian kaki terdiri atas :a) jabatan penelaah yang ditulis dengan huruf awal kapital
b) tanda tanganc) nama lengkapd) tembusanFormat Naskah Telaah Staf
o. Rekomendasi
Rekomendasi terdiri atas :
1) Kepala
a) Tulisan Rekomendasi ditempatkan ditengah-tengah isi naskahb) Nomor ditempatkan dibawah tulisan Rekomendasi Penomoran Surat Rekomendasi c) Tulisan Tentang d) Nama / Judul Rekomendasi2) Isi Rekomendasi dirumuskan dalam bentuk uraian3) Bagian Akhir Rekomendasi terdiri atas :
a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahunb) Nama Jabatan pembuat Rekomendasic) Tanda tangan pejabatd) Nama Jelase) Stempel jabatan/instansiFormat Naskah Rekomendasi
p. Daftar Hadir
Daftar Hadir terdiri atas :
1) Kepala Daftar Hadir terdiri atas :
a) Tulisan Daftar Hadir ditempatkan ditengah-tengah lembar naskahb) Tempat, Hari, Tanggal, Waktu dan Acara ditulis dibawah tulisan Daftar Hadir sebelah kiri2) Isi Daftar Hadir terdiri atas :
a) Kolom nomor urutb) Kolom namac) Kolom jabatand) Kolom tanda tangan/parafFormat Daftar Hadir
q. Sertifikat PelatihanBentuk dan susunan sertifikat pelatihan terdiri atas1) Kepala yaitu tulisan Sertifikat Pelatihan2) Isi Sertifikat Pelatihan berisi uraian kegiatan yang telah diikuti, nama peserta pelatihan, termasuk waktu kegiatan dan tempat3) Bagian Akhir Sertifikat pelatihan terdiri atas :
a) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahunb) Nama jabatan dan instansic) Tanda tangand) Nama jelasC. Format Sertifikat Pelatihan
a. Notulen
Bentuk dan susunan notulen adalah sebagai berikut.
1) Kepala
a) Pada bagian tengah kertas berisi kata notulen yang ditulis dengan huruf kapitalb) Sebelah kiri di bawah kata risalah berisi jenis rapat, hari / tanggal, waktu, dan tempat2) Notulen berisi uraian tentang pokok bahasan, usulan / keputusan rapat, dan keterangan3) Kaki notulen memuat :
a) nama jabatan dan nama jelas penanda tangan risalahb) nama jabatan dan nama jelas pembuat notulen .
Format Notulen
BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
D. Penerapan Tata Persuratan di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.
2. Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.
4. Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan :
a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima.
b. Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima, dan
c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
5. Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat yang berlaku di Rumah Sakit Umum William Booth dan segera dikirim setelah ditandatangani.
6. Penggandaan/Salinan Surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam Tembusan. Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut :
a. Salinan Tembusan adalah Salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkaitb. Salinan Laporan adalah salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenangc. Salinan untuk arsip adalah salinan surat yang disimpan untuk kepentingan pengelolaan arsip7. Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.8. Tingkat Keamanan.
a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Umum William Booth. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Umum William Boothb. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Umum William Booth. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan Rumah Sakit Umum William Boothc. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya9. Kecepatan penyampaian.
a. Amat Segera/Kilat, surat harus diselesaikan/ dikirim / disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jamb. Segera, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jamc. Biasa, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu 5 hari10. Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat. Jika surat tersebut dibuat salinan, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.
11. Penggunaan Kertas Surat.
Kertas yang digunakan adalah HVS ukuran A4 - 80 gram dan berlogo Rumah Sakit Umum William Booth atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan.12. Pengetikan sarana adminstrasi dan komunikasi perkantoran a. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2 ; 1,5 ; 2,5 ; 2 cm atau 0,8 ; 0,6 ; 1 ; 0,8 inchib. Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan ukuran 12 dan lebar spasi sebesar 1 spasic. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus (block style) dengan sedikit penyesuaian yaitu posisi rata kiri kecuali untuk penulisan tanggal posisi yang digunakan adalah posisi rata kanan dan penulisan judul pada jenis surat tertentu maka yang digunakan adalah posisi sejajar di tengahd. Pemakaian huruf tebal diatur sendiri tergantung pada jenis surat
E. Bentuk Stempel Rumah Sakit Umum William BoothStempel yang diakui sebagai stempel Rumah Sakit Umum William Booth terdiri dari 2 bentuk, yaitu :1. Stempel Resmi Rumah Sakit
Bentuk:1)Logo Rumah Sakit Umum William Booth yaitu berbentuk lingkaran dengan ukuran diameter 4 cm yang di dalamnya terdapat tulisan BALA KESELAMATAN di bagian atas lingkaran dan tulisan RS. WILLIAM BOOTH SEMARANG di bagian bawah lingkaran.
2)Tulisan BALA KESELAMATAN dan RS. WILLIAM BOOTH SEMARANG ditulis dengan ukuran huruf 11 dan jenis huruf Arial.
3) Ditengah lingkaran terdapat lambang Bala Keselamatan berupa Salib dengan huruf S melingkar. Warna:
Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian stempel adalah warna biru.Penerbitan:
Bagian Sekretariat.
Gambar :
2. Stempel Unit Kerja
Bentuk:1)Logo RS Umum William Booth yaitu yaitu berbentuk persegi panjang dengan ukuran 5 x 3 cm yang didalamnya terdapat tulisan nama unit kerja dan dibawahnya terdapat RS. WILLIAM BOOTH SEMARANG
2)Tulisan nama unit kerja dan RS. WILLIAM BOOTH SEMARANG ditulis dengan ukuran huruf 11 dan jenis huruf Arial.
3)Rumah Sakit ditulis dengan ukuran huruf 11 dan jenis huruf Times New Roman; Umum William Booth ditulis dengan ukuran huruf 12 dan jenis huruf Times New Roman-Bold; Motto Rumah Sakit Umum William Booth ditulis dengan ukuran huruf 10 dan jenis huruf Times New Roman-Italic.
4)Nama unit kerja diposisikan di samping logo dengan urutan nama unit kerja di baris pertama, rumah sakit di baris kedua, dan Umum William Booth di baris ke tiga.
Warna:
Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian stempel adalah warna biru
Penerbitan:
Masing-masing unit kerja Rumah Sakit Umum William BoothGambar:F. Sampul Naskah Rumah Sakit Umum William BoothSampul naskah Rumah Sakit Umum William Booth bertuliskan logo Rumah Sakit Umum William Booth pada bagian kiri atas dan pada bagian bawah sampul naskah bertuliskan alamat, nomor telepon, nomor faximile serta situs Rumah Sakit Umum William Booth.
G. Bentuk dan ukuran kertas
H. Jenis dan kewenangan penandatanganan naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth1. Direktur Rumah Sakit Umum William Booth menandatangani naskah di lingkungan Rumah Sakit dalam bentuk dan susunan regulasi serta dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atas pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi;
2. Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booth sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan untuk kebutuhan komunikasi internal dan eksternal Rumah Sakit Umum William Booth.I. Pembubuhan parafNaskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William Booths sebelum ditandatangani oleh Direktur harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang untuk ikut bertanggung jawab karena tugas pokok dan fungsinya atau terkait dengan tugasnya, yakni disebelah kanan nama yang berwenang menandatangani naskah.J. Penggunaan a.n, dan Plh.
Dalam hal Direktur Rumah Sakit Umum William Booth memberikan mandat penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n. yaitu sebagai berikut :
1. a.n. (atas nama, di tulis a huruf kecil dan n huruf kecil ) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani (pejabat setingkat dibawahnya) telah mendapat mandat dari pejabat atasannya, dan pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada ditangan yang memberikan mandat. Pejabat yang menandatangani dapat diminta pertanggungjawabannya tentang isi surat dimaksud oleh yang memberi mandat2. Pelaksana Harian (Plh), ditulis di depan nama jabatan yang menjadi wewenangnyaContoh penandatanganan dan penggunaan a.n. (atas nama)
3. Penandatanganan Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum William BoothOleh Direktur RS Umum William Booth :
DIREKTUR,
NAMA JELAS
4. Penggunaan a.n. :
a.n. DIREKTUR
NAMA JELASK. Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat1. Pengertiana. Yang dimaksud dengan perubahan adalah mengubah sebagian dari suatu naskah dinas. Dalam hal ini harus dibedakan dengan pengertian ralat yaitu merubah kekeliruan kecil, misalnya salah ketikb. Yang dimaksud dengan pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlaku lagi suatu naskah dinas terhitung mulai saat ditentukan dalam pencabutan tersebutc. Yang dimaksud dengan pembatalan adalah suatu pernyataan yang dinyatakan bahwa suatu naskah dinas harus dianggap tidak pernah dikeluarkan2. Tatacara mengubah, mencabut atau membatalkan naskaha. Naskah yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut atau dibatalkan harus dengan naskah yang sama jenisnya. Misalnya Peraturan harus dengan Peraturanb. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan dan pembatalan adalah pejabat yang semula menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannyac. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendahBulan Dan Tahun penerbitan surat
Singkatan Bidang Penerbit
Singkatan Untuk Jenis Surat
Singkatan Rumah Sakit UmumWilliam Booth
Nomor urut penerbitan surat
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH
NOMOR : 001/RSUWB/PER/DIR/III/2015
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH
Menimbang:a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
b.mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mengingat: 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
2.Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
3. dst.
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Pertama: mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Kedua: mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Ketiga: mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Ditetapkan di...
Pada tanggal
Direktur,
NAMA JELAS
Tahun penerbitan surat
Singkatan Bidang Penerbit
Singkatan Untuk Jenis Surat
Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth
Nomor urut penerbitan surat
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH
NOMOR : 001/RSUWB/KEP/DIR/III/2015
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH
Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
b.mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mengingat: 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
2.Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
3. dst.
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Pertama: mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Kedua: mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Ketiga: mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Ditetapkan di...
Pada tanggal
Direktur,
NAMA JELAS
Tahun penerbitan surat
Singkatan Bidang Penerbit
Singkatan Untuk Jenis Surat
Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth
Nomor urut penerbitan surat
INSTRUKSI DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH
NOMOR : 001/RSUWB/INS/DIR/III/2015
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH
Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mengingat: 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
2. dst.
Menginstruksikan
Kepada: 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmm.
2. dst.
Untuk:
PERTAMA:Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
KEDUA:dst.
Ditetapkan di...
Pada tanggal
Direktur,
NAMA JELAS
Bulan dan Tahun Penerbitan Surat
Singkatan Bidang Penerbit
Singkatan Untuk Jenis Surat
Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth
Nomor urut penerbitan surat
SURAT EDARAN
Nomor : 001/RSUWB/SE/DIR/III/2015
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Dikeluarkan di.Pada tanggal.
Direktur,
NAMA JELAS
Tahun penerbitan surat
Singkatan Bidang Penerbit
Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth
Nomor urut penerbitan surat
Singkatan Untuk Jenis Surat
RSU WILLIAM BOOTH
SEMARANG
Jl. Letjen. S. Parman No. 5
Semarang 50231
Tlp. (024) 8411800, Fax. (024) 8448773
Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth
Singkatan Untuk Jenis Surat
Singkatan Bidang Penerbit
Nomor urut penerbitan surat
Bulan dan Tahun penerbitan surat
SURAT PERJANJIAN
NOMOR : 001/RSUWB/PRJ/DIR/III/2015
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Pada hari mmmmmmmm, Tanggal mmmmmmmm, Bulan mmmmmmmm dan Tahun MMMM, bertempat di Mmmmmmmm, kami yang bertanda tangan dibawah ini :
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE I
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE II
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmm
__________________________
Pasal Umum
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmm
PIHAK KE IIPIHAK KE I
NAMA JELASNAMA JELAS
SAKSI-SAKSI:
1. ..: (tandatangan).
2. : (tanda tangan).
Singkatan Bidang Penerbit
Bulan dan Tahun penerbitan surat
Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth
Nomor urut penerbitan surat
Singkatan Untuk Jenis Surat
Semarang, .
Nomor: 001/RSUWB//SRD/SEK/III/2015
Lampiran: mmmmmmmmmmmm
Perihal: mmmmmmmmmmmm
Kepada Yth.
Mmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Nama Jabatan,
Nama Jelas
Tembusan :
Bulan dan Tahun Penerbitan Surat
Singkatan Bidang Penerbit
Singkatan Untuk Jenis Surat
Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth
Nomor urut penerbitan surat
SURAT KETERANGAN
NOMOR : 001/RSUWB/SRD/PERS/III/2015
Yang bertanda tangan dibawah ini Direktur Rumah Sakit Umum William Booth menerangkan bahwa :
Nama: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Jabatan: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Maksud
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Mmmmmmm,
Jabatan
NAMA JELAS
Tahun penerbitan surat
Singkatan Bidang Penerbit
Singkatan Jenis Surat
Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth
Nomor urut penerbitan surat
SURAT TUGAS
NOMOR : 001/RSUWB/SRD/PERS/III/2015
Nama (yang memberikan tugas): Mmmmmmmmmmmmmmmmm
Jabatan: Mmmmmmmmmmmmmmmmm
MENUGASKAN :
Kepada:
a. Nama: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
b. Jabatan: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Untuk:
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Ditetapkan di
pada tanggal .
Jabatan,
NAMA JELAS
Tembusan :
PERMOHONAN CUTI/IZIN
Kepada Yth.
.
Yang bertanda tangan dibawah ini, saya :
Nama: .
NIK: .
Bagian: .
Dengan ini mengajukan permohonan cuti
Mulai tanggal sampai dengan tanggal
Bekerja kembai pada tanggal.
Selama cuti/izin saya dapat dihubungi ke :
Alamat :
Telepon :
Semarang,
Menyetujui, Hormat saya,
Atasan langsung
(KaBid/KaIns/KaRu/PJ)
Nama Jelas Nama Jelas
Mengetahui,
(Direktur/Kabid Personalia)
Nama Jelas
No.Hak CutiDiambilSisa CutiKeterangan1.Cuti Tahunan2.Cuti Hamil3.Cuti Alasan PentingKet : harus diisi
SURAT KUASA
Yang bertanda tangan dibawah ini,
Nama :...........................
Alamat :...........................
Jabatan :...........................
No. KTP:...........................
Selanjutnya disebut Pemberi Kuasa,
Dengan ini memberi kuasa penuh kepada :
Nama :............................
Alamat :............................
Jabatan :............................
No. KTP:............................
Selanjutnya disebut Penerima Kuasa
KHUSUS
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Mmmmm,.................
Pemberi Kuasa,Penerima Kuasa,
Nama JelasNama Jelas
Direktur Umum dan KeuanganManajer SDM
Materai
Tahun penerbitan surat
Singkatan Direktur
Singkatan Jenis Surat
Singkatan Rumah Sakit Umum William Booth
Nomor urut penerbitan surat
Mmmmmm, .
Nomor: 001/RSUWB/SRD/PERS/III/2015
Lampiran: mmmmmmmmmmmm
Perihal: mmmmmmmmmmmm
Kepada Yth.
Mmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Hari / tanggal:.
Pukul:.
Tempat:
Acara:
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Nama Jabatan,
Nama Jelas
Tembusan :
Mmmmmmmm,
Nomor: 001/RSUWB/SRD/PERS/III/2015
Sifat: mmmmmmmm
Lampiran: mmmmmmmm
Perihal: Panggilan
Kepada Yth.
Mmmmmmmmm
Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor mmmmmm
Hari: Mmmmmmmmmmmmmmm
Tanggal: Mmmmmmmmmmmmmmm
Pukul: Mmmmmmmmmmmmmmm
Tempat: Mmmmmmmmmmmmmmm
Menghadap
Kepada: Mmmmmmmmmmmmmmm
Alamat: Mmmmmmmmmmmmmmm
Untuk
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Demikian untuk dilaksanakan
Jabatan
Nama Jelas
Tembusan :
MEMORANDUM
Mmmmmm,
Kepada Yth.
Mmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Nama Jabatan
Nama Jelas
Tembusan
P E N G U M U M A N
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Semarang , mm mmm mmmm
Nama Jabatan,
NAMA JELAS
JUDUL LAPORAN
Nama Penulis Laporan :
Tanggal :
Jumlah Halaman :
Kepada Yth.
Mmmmmmm
SURAT PENGANTAR
NOMOR : 001/RSUWB/SRK/SEK/III/2015
No.Jenis yang dikirimBanyaknyaKeterangan
Diterima tanggal .
Yang Menerima
JabatanJabatan
NAMA JELAS NAMA JELAS
BERITA ACARA
TENTANG
Pada hari ini tanggal mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Semarang, .
Pihak ke II Pihak ke I
NAMA JABATANNAMA JABATAN
NAMA JELAS NAMA JELAS
TELAAHAN STAF
Kepada: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Dari: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Tanggal: MMMMMMMM
Nomor : MMMMMMMM
Sifat: mmmmmmmm
Lampiran: mmmmmmmm
Perihal: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
I. Pokok Persoalan:
II.Pra Anggapan:
III.Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan :
IV.Pembahasan/Analisis:
V. Kesimpulan:
VI.Saran:
NAMA JABATAN
NAMA JELAS
Tembusan :
Mmmmmmmmmmmmmm
REKOMENDASI
NOMOR: 001/RSUWB/SRK/SEK/III/2015
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmm,.
NAMA JABATAN
NAMA JELAS
DAFTAR HADIR
Acara:
Hari / Tanggal:
Waktu:
NoNamaBidangTanda Tangan
Nama peserta
NOTULEN
Rapat:
Hari / Tanggal:
Waktu:
Tempat:
NoPokok BahasanUsulan / KeputusanKeterangan
Mengetahui,
Nama JabatanNotulis,
Nama JelasNama Jelas
Inst. REKAM MEDIS
RS. WILLIAM BOOTH
SEMARANG
ukuran 11x23 cm dengan identitas Rumah Sakit Umum William Booth di pojok kiri atas.
Logo Rumah Sakit Umum William Booth,Alamat, nomor telepon, faksimili
Kertas A4 - 80 gr
Hati kepada Allah, tangan terulur Kepada Sesama
Singkatan bidang administrasi (ADM) / singkatan bidang pelayanan (YAN)
12