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PAPELES DE TRABAJO
PAPELES DE TRABAJO
1. Objetivos
2. Principios
3. Planeación y contenido
4. Expedientes de auditoria
5. Normas
6. Naturaleza confidencial
7. Propiedad control y protección
8. Referenciacion
9. ejemplos
PAPELES DE TRABAJO
Son de obligatorio cumplimiento para el CP. Art. 9 Ley 43 de 1990.
Mediante los PTs el CP deja constancia de las labores realizadas para emitir un juicio profesional.
Los PTs son propiedad exclusiva del CP
Los PTs se deben preparar conforme a las NAGA
PAPELES DE TRABAJO
Algunos PTs de son:
Planillas Contables: Permiten el analisis de cuentas de la contabilidad (sumarias – Detalle).
Otros: Ej. Copias de correspondencia, Actas, Programas de auditoria, Respuestas de clientes, etc.
Las planillas y documentos que integran los PTs deben ser adecuadamente clasificados y comentados, evidenciando que:
PAPELES DE TRABAJO
1.El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente
2.Se ha estudiado y evaluado el CI para determinar los procedimientos de auditoria.
3.Se encuentran soportadas las bases para preparar el informe, el alcance del trabajo y la responsabilidad profesional adquirida en la revisión.
PAPELES DE TRABAJO OBJETIVOS:
Facilitar la preparación del informe.
Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
Proporcionar información para la preparación de declaraciones (Imptos) e informes para organismos de control y vigilancia del Estado.
PAPELES DE TRABAJO OBJETIVOS:
Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoria aplicados.
Servir de guía en revisiones subsecuentes.
Cumplir con las disposiciones legales.
PAPELES DE TRABAJO PRINCIPIOS:
El CP debe otorgar importancia a la preparación de los PTs.Para ello debe efectuar un trabajo completo, organizarlos de forma que facilite su localización y entendimiento por parte de terceros.
Los PTs se consideran completos cuando muestran claramente los datos significativos contenidos en los registros y los métodos de comprobación utilizados que permite la formación de un concepto y preparación del informe.
PAPELES DE TRABAJO PRINCIPIOS:
Cualquier informacion o dato (Valor-Concepto) contenido en el informe del CP debe estar respaldado en los PTs. Por ello es importante que en estos se hagan los comentarios o ampliaciones que se consideren pertinentes y necesarios.
Los PTs deben ser revisados por los supervisores (Delegados) para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo efectuado.
PAPELES DE TRABAJO PLANEACION Y CONTENIDO:
Para obtener una optima planeación se requiere una preparación adecuada antes y durante el curso del trabajo, para ello se debe revisar el material tratando de visualizar el papel de trabajo que presente una evidencia efectiva.
Existen alternativas para la preparación de un tipo especifico de papel de trabajo, se debe tener en cuenta la hoja de análisis utilizada en trabajos similares, lo cual nos puede servir de referencia.
PAPELES DE TRABAJO PLANEACION Y CONTENIDO:
Es conveniente en algunas situaciones presentar en una sola planilla informaciones tales como: documentos por pagar, Intereses acumulados por pagar, Intereses pagados por anticipado, depreciaciones causadas, acumuladas y cargadas al gasto. Estas hojas de trabajo deben tener un tamaño estándar para facilitar su respectivo archivo.
Existen diferentes tipos y variedades de papeles de trabajo los cuales contienen toda la información obtenida por el Contador, en esta medida se pueden establecer algunas categorías generales las cuales se pueden agrupar así:
PAPELES DE TRABAJO a. Programas de Auditoría.
b. Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar.
c. Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares.
d. Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento.
e . Cuestionarios con evaluación de los controles.
f. Asientos de ajustes y de reclasificaciones.
g. Planillas, hojas de análisis y otros papeles de soporte.
h. Extractos de actas y otros papeles narrativos.
i. Certificaciones y confirmaciones.
j. Escrituras de constitución y reformas.
k. Borradores del dictamen, de los estados financieros y de las notas.
PAPELES DE TRABAJO EXPEDIENTES DE AUDITORIA
Los papeles de trabajo deben tener los archivos necesarios de acuerdo con el tamaño del ente que se examina, cada ente se puede clasificar en dos clases de expedientes:
a. Expedientes del trabajo anual el cual corresponde a la revisión del año o periodo que cubre.
b. Expedientes del archivo permanente, contiene la información que normalmente no cambia de un periodo a otro, su función es cumplir con los siguientes objetivos:
•Refrescar la memoria del Contador Público en cuanto a partidas aplicables
•Proporcionar a nuevos auxiliares un resumen breve de las políticas y organización del cliente.
PAPELES DE TRABAJO EXPEDIENTES DE AUDITORIA
Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que muestren poco cambio, para eliminar la necesidad de tener que tramitar ejercicio tras ejercicio.
Parte de la información del archivo permanente se obtiene en el curso del primer trabajo en el cual la mayor parte tiempo se emplea en la obtención y evaluación de la información general tal como:
a.Extracto o copia de las Escritura de Constitución de la entidad.
b.Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento y políticas contables establecidas.
c.Reglamentos de emisión de acciones y obligaciones.
PAPELES DE TRABAJO EXPEDIENTES DE AUDITORIA
d.Contratos de arrendamiento, estudio actuarial de pensiones de jubilación, participación de utilidades y bonificaciones.
e.Graficas de organización y alcance de autoridad y responsabilidad de los funcionarios.
f.Condiciones de la planta, procesos de fabricación y principales productos.
g.Extractos de actas de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.
h.Análisis de cuentas “permanentes”, tales como terrenos , capital social y pasivo a largo plazo
PAPELES DE TRABAJO EXPEDIENTES DE AUDITORIA
La anterior información debe ser cuidadosamente conservada por el Contador Público en el expediente de archivo permanente, para evitar una posible repetición del trabajo y desarrollar una planeación estratégica que permita ejecutar trabajos de manera eficaz. El archivo permanente debe ser actualizado en el curso de cada trabajo y deberá tener un índice adecuado que permita una rápida referencia.
PAPELES DE TRABAJO NORMAS
Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planeación, concepción y legibilidad con títulos completos y explicación en cuanto a la fuente.
Deben dar una impresión de metodología y orden, de consciente atención al detalle, unida a una clara distinción entre lo importante y lo trivial.
Deben ser protegidos y archivados de manera que puedan ser localizados y consultados fácilmente. Para la preparación de los papeles de trabajo se deben tener en cuenta las siguientes normas:
a. Cada hoja de trabajo debe ser identificada con el nombre del ente, una descripción de la información presentada, el periodo cubierto.
PAPELES DE TRABAJO NORMAS
b. Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto.
c . Cada papel de trabajo deberá contener el nombre o iniciales de la persona que los preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del encargado del trabajo y del supervisor que los revisó.
La completa y especifica identificación de las cuentas analizadas, empleados entrevistados y los documentos examinados, es indispensable para lograr un buen trabajo.
Los papeles de trabajo deben contener índices que los relacione con la hoja de trabajo, se debe preparar una hoja Sumaria para cada cuenta control o función básica. Cuando se haga necesaria una referencia entre los papeles de trabajo, deberá existir un adecuado índice cruzado.
PAPELES DE TRABAJO NORMAS
La naturaleza del trabajo de comprobación efectuado por el Contador Público se debe indicar en cada hoja de trabajo. Los papeles de trabajo deben describir los procedimientos de verificación aplicados. El contador, debe adoptar el más eficiente y práctico procedimiento de obtener fotocopias.
La extensión y alcance de las pruebas deben ser claramente mencionadas en cada fase del trabajo, deben revelar el carácter y el alcance de todas las pruebas efectuadas. Cualquier información obtenida que demuestre ser inapropiada debe ser destruida para evitar confusión con los papeles de trabajo
PAPELES DE TRABAJO A medida que avanza la revisión, debe elaborarse una hoja o lista de
asuntos pendientes de investigación. En el curso de la misma surgen problemas que no pueden ser solucionados de inmediato y por medio de listado de estos puntos, en una hoja destinada a esa finalidad se pospone su revisión.
Se podrá lograr un ahorro considerable de tiempo, utilizando los servicios del personal del ente. Las planillas preparadas por empleados del cliente, deberán sujetarse a verificaciones y pruebas selectivas y no aceptarse sin previa comprobación.
Los papeles de trabajo deben ser colocados en el expediente de secciones terminadas tan pronto como sean concluidos, es recomendable mantenerlos en el orden en que aparecerán al ser finalmente archivados.
PAPELES DE TRABAJO NATURALEZA CONFIDENCIAL
Para realizar un trabajo satisfactorio el Contador Público debe tener un acceso irrestrictivo a toda la información concerniente a las operaciones del cliente, la cual mucha es confidencial. El ente es autónomo en suministrar o no la información confidencial, a menos que pudiese confiar en el secreto profesional que debe mantener el Contador Público según lo establecido por las normas de ética y disposiciones legales que regulan la profesión de Contador Público.
Los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial ya que contiene gran parte de información confidencial.
PAPELES DE TRABAJO NATURALEZA CONFIDENCIAL
Los papeles de trabajo deben ser adecuados y permanentemente protegidos y en ninguna circunstancia el Contador Público puede perder el control sobre sus papeles de trabajo, ya que ellos constituyen la única prueba de la corrección y razonabilidad de su informe. No es buena practica dejar los papeles de trabajo en la oficina del cliente durante la noche o permitir que los empleados del cliente tengan acceso a ellos.
La Ley 43 de 1990 reglamentaria de la Contaduría Pública incluye los siguientes artículos relacionados con el secreto profesional o confidencialidad:
PAPELES DE TRABAJO NATURALEZA CONFIDENCIAL
a.Articulo 63. El Contador Público está obligado a guardar la reserva profesional salvo en los casos en que dicha reserva sea levantada por disposiciones legales.
b.Articulo 65. El Contador Público deberá tomar las medidas apropiadas para que tanto el personal a su servicio, como las personas de las que obtiene asistencia respeten fielmente los principios de la independencia y de confiabilidad.
c.Articulo 66. El Contador Público que desempeñe sus funciones como catedrático podrá dar casos reales de determinados asuntos pero sin identificar de quien se trata.
PAPELES DE TRABAJO PROPIEDAD CONTROL Y PROTECCION
Los papeles de trabajo son propiedad exclusividad del Contador Público, y deben ser protegidos en forma permanente por el grado de confidencialidad que presentan. Los papeles de trabajo son preparados en la oficina del ente pero aún así, estos papeles de trabajo son propiedad exclusiva del Contador Público.
La propiedad de los papeles de trabajo, no obstante está sujeta a las limitaciones de ética profesional sobre violaciones de información ante las autoridades competentes.
PAPELES DE TRABAJO PROPIEDAD CONTROL Y PROTECCION
La propiedad de los papeles de trabajo del Contador Público es consecuencia de la relación existente entre él y el ente, ya que no es un empleado común por el contrario es un profesional independiente que tiene la libertad para determinar los procedimientos necesarios para llevar a cabo sus funciones profesionales.
REFERENCIACION REFERENCIA
Es necesaria para identificar la información entre las planillas.
Esta compuesta de una letra y un numero (Alfanumérica).
La letra representa la cuenta o sección de los papeles de trabajo.
El número el orden de la planilla dentro de cada sección.
Referencia de:
Las sumarias del Balance General como B/G, la del Estado de Resultados E/R, o P/G.
La del Activo con una letra mayúscula, teniendo en cuenta el orden de las cuentas del balance respectivo A,B,C, etc. Los activos de acuerdo con su disponibilidad y los pasivos conforme a su exigibilidad.
REFERENCIACION Referencia de:
La del Pasivo con doble letra mayúscula, teniendo en cuenta el orden de las cuentas del balance respectivo AA,BB,CC, etc.
La sumaria es la carátula de cada grupo de documentos, por lo tanto, los PTs de ese grupo deben llevar la letra de esa sumaria y se numeran ascendentemente (Consecutivo) Ej. A1,A2,A3, etc. No se deben repetir numeraciones de una misma letra, lo cual confundiría los PTs e impediría un adecuado cruce entre ellos.
Cuando se cruzan o amarran cantidades entre sí, el valor final (Auditado) debe aparecer primero y las planillas que detallan el trabajo realizado se archivaran después (debajo de ésta).
REFERENCIACION Marcas:
Se identifican mediante números, líneas graficas.
Al igual que las referencias se realizan mediante lápiz (lapicero) rojo.
Cada marca debe ser adecuadamente explicada en lo posible en la misma planilla.
Si se deben repetir en varias planillas se coloca en la primera de ellas una explicación. Ej. Explicación de marcas xxx, utilizadas en XXX, ....
Toda explicación debe ser firmada por la persona que realizo el trabajo con la fecha (iniciales).
REFERENCIACION Cruce de Datos:
De una planilla a otra: Al dato registrado en la planilla inicial (C1) se debe colocar por el lado izquierdo o superior la identificación de la la referencia asignada a una planilla superior (C5). A la planilla superior se le coloca la referencia por el lado derecho o inferior de la identificación asignada a una planilla anterior.
Dentro de una misma planilla se puede efectuar cruce de marcas.
• Preparo: Andres Cuervo
• Fecha: octubre -2013
•Gracias
