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Chicaiza Leonardo, Fuentes Lucia, Loza Christian, Rojas
[email protected]@espe.edu.ecSangolqu,
EcuadorDepartamento de Seguridad, Universidad de las Fuerzas
Armadas - [email protected][footnoteRef:1] [1: ]
Habilidades de Liderazgo para las Reuniones
AbstractoEl presente documento nos muestra las diferentes
habilidades de liderazgo es decir se aprender a planear y realizar
una reunin y cmo manejar a los integrantes problemticos de los
grupos. Introduccin
Generalmente los administradores dedican mucho tiempo al manejo
de reuniones. Aun cuando en general son unos cuantos los encuentros
en que participan empleados. Debido a la tendencia hacia la
formacin de equipos, las reuniones se llevan cada vez ms tiempo,
por lo que la necesidad de contar con habilidades para el manejo de
reuniones es ms fuerte que nunca. El xito de stas depende de la
destreza del lder en el manejo de los procesos del grupo. Las
quejas ms comunes sobre las reuniones son que stas son muy
frecuentes, muy largas y que resultan improductivas. Contar con
habilidades de liderazgo para las reuniones puede dar como
resultado encuentros ms fructferos.
Figura 1: Lder llevando una reunin
Desarrollo de contenidos
Objetivo GeneralAprender a planificar y manejar adecuadamente a
los diferentes tipos de integrantes que puede haber en los
grupos.
Objetivo EspecficoManejar a los integrantes problemticos de los
grupos. Descripcin Se explicar cmo planificar reuniones, en este
parte se analizar los objetivos, los participantes y asignacin de
tareas, el orden del da, fecha, hora y lugar y el liderazgo que se
debe tener para poder planear de manera correcta. La siguiente
parte que se va a explicar es la conduccin de reuniones, aqu se
analizar los tres componentes de las mismas, que son: identificar
los objetivos, abordar los puntos del orden del da y el lder que el
equipo necesita. La ltima parte de esta presentacin se referir a
cmo manejar a integrantes problemticos, entre stos estn los
callados, los parlanchines, los divagadores, los aburridos y los
discutidores.
contenido
Planeacin de reunionesLa preparacin de los lderes y los miembros
de los equipos para las reuniones ejerce un efecto directo en stas.
Los lderes poco preparados suelen realizar encuentros infructuosos.
Hay cuando menos cinco aspectos en los que es necesario hacer una
planeacin: los objetivos, la eleccin de participantes y
asignaciones, el orden del da, el tiempo y lugar de la reunin y el
liderazgo. Antes de la reunin, debe enviarse una copia por escrito
del plan a los miembros.
1) ObjetivosEl error ms grande que cometen quienes convocan a
reuniones sea que a menudo no tienen idea y un propsito claro para
el encuentro. Antes de convocar a uno, defina con toda claridad el
propsito y fije los objetivos que deben cumplirse durante la
reunin. Las nicas excepciones seran los encuentros regulares para
la difusin de informacin programada o los de lluvia de ideas.
2) Participantes y asignacin de tareasAntes de convocar a la
reunin, decida quin debe asistir. Cuantos ms integrantes vayan,
menores sern las probabilidades de que se lleve a buen trmino
cualquier labor. Tal vez sea ms sensato que el lder rena a los
integrantes claves antes del encuentro con la finalidad de analizar
el problema. Los participantes deben saber de ante mano lo que se
espera de ellos en la reunin: si se tiene pensada alguna
preparacin, debe advertirse a los participantes de manera
adecuada.
3) Orden del daAntes de convocar a la reunin, identifique las
actividades que se efectuarn durante ella para lograr el objetivo.
El orden del da informa a un lmite de tiempo para los puntos de
cada orden ayuda a mantener al grupo concentrado en el objetivo.
Coloque los puntos del orden del da segn su prioridad. As el grupo
no tiene tiempo de abordar cada uno, pueden omitirse los aspectos
menos importantes.
4) Fecha, hora y lugarPara determinar qu da(s) y hora(s) de la
semana son mejores para la reunin, consulte a quienes asistirn.
Asegrese de elegir un sitio adecuado para el encuentro y prever que
el grupo se sienta cmodo. Con los avances de la tecnologa, las
videoconferencias y reuniones cada vez son ms comunes. Estas
tcnicas han ahorrado costos de viaje y tiempo y han dado como
resultado decisiones mejores y ms expeditas.
5) LiderazgoDebe determinar el estilo de liderazgo adecuado para
la reunin. Tal vez haya que manejar de manera distinta cada punto
del orden del da. Una forma efectiva de desarrollar la habilidad de
los miembros es turnarse la funcin de moderador del grupo o de lder
en cada reunin.
Conduccin de ReunionesEn la primera reunin el grupo est en la
etapa de orientacin. El lder debe concentrarse en la tarea. Sin
embargo debe permitir que los miembros dediquen parte del tiempo a
conocerse. Conceda un descanso durante o despus de este
procedimiento para que los miembros interacten de manera
informal.
Los tres componentes de las reuniones. Cada reunin debe incluir
los siguientes componentes.
1. Identificar los objetivosComience las reuniones a tiempo;
esperara a los integrantes demorosos perjudica a los miembros que
asisten puntualmente y establece un precedente para llegar tarde.
En la mayor parte de las reuniones se recomienda designar a un
secretario para que tome las minutas.
2. Abordar los puntos del orden del daAsegrese de tratar los
puntos del orden del da segn las prioridades. Trate de apegarse a
los tiempos aproximados, pero sea flexible.
3. Resuma y revise la asignacin de tareasTermine a tiempo la
reunin. El lder debe resumir lo que tuvo lugar durante la misma.
Revise todas las tareas asignadas durante la reunin. Procure que
los miembros se comprometan con la tarea que deben realizar para la
reunin siguiente.
Esas fueron las tres componentes de las reuniones ahora veremos
el Liderazgo en la conduccin de reuniones.
LiderazgoNecesita concentrarse en la estructura, proceso y
desarrollo del grupo, el estilo de liderazgo necesita modificarse
en funcin de grado de desarrollo del grupo. El lder debe asegurarse
de ofrecer la tarea y/o mostrar el comportamiento adecuados cuando
es necesario.Cmo manejar a integrantes problemticosCuando los
miembros trabajan en conjunto, suelen aflorar diferentes tipos de
personalidad que menguan el desempeo del grupo. Algunos de los
integrantes problemticos que puede llegar a tener en su grupo quiz
sean: callados, parlanchines, divagadores, aburridos o
discutidores.
Los calladosPara ser completamente efectivas, todos los
integrantes del grupo deben participar. Si los miembros son
callados, el grupo no obtendr los beneficios de su contribucin. Una
tcnica a al que puede recurrir el lder es el mtodo de rotacin, en
el que todos los participantes se tunan la oportunidad de exponer
sus puntos de vista. Considere los mensajes no verbales del
participante como indicador de cuando darle la palabra.
Los parlanchinesSiempre tiene algo que decir acerca de cualquier
cosa, pues les gusta dominar la conversacin. Sin embargo, si lo
hacen, los otros miembros no podrn participar. El lder no debe
permitir que dominen al grupo. La tcnica de rotacin tambin surte
buen efecto con estos individuos, pues tiene que aguardar su
turno.
Los divagadoresDistraen al grupo de los puntos de la orden del
da. Suelen cambiar el tema y con frecuencia les gusta quejarse. El
lder es responsable de mantener el ritmo del grupo. Si el divagador
desea socializar, impdaselo. Sea amable, agradezca su contribucin y
luego dirija una pregunta al grupo para recuperar el camino.
Los aburridosTal vez su grupo cuente con uno o ms integrantes
que nos estn interesados en el trabajo. Los aburridos pueden estar
interesados por otros asuntos y no prestar atencin en la reunin del
grupo. El lder es responsable de mantener motivados a los miembros.
Asigne a la persona aburrida la tarea, digamos de escribir las
ideas del grupo en el pizarrn o registrar las minutas. Haga
participar al aburrido.
Los discutidoresLe gusta ser el centro de atencin. Este
comportamiento puede darse cuando uno recurre al mtodo del abogado
del diablo, que es de ayuda para desarrollar y elegir cursos de
accin alternos. El lder debe resolver los conflictos, pero no en
trminos de disputa. Con los discutidores no pelee, pues eso es
precisamente lo que ellos desean. Mantenga vivo el debate. Si
comienza una discusin haga que los dems participen.
conclusiones
Se pudo ver en trminos detallados la personalidad de los
diferentes integrantes de un grupo, as como tambin como tratarlos
de manera adecuada, es decir son ofenderlos, y tambin como
sobrellevar cualquier problema que se suscite durante la reunin sin
pasar a mayares, pero sobretodo llevando adelante la reunin.Tambin
se analiz que en caso que se origine una discusin entre integrantes
o entre lderes e integrantes es necesario hacer participar a los
dems para evitar este tipo de discusiones que solo podran separar
al grupo y no llevar a cabo la reunin que es lo
primordial.Referencias
SENGE, Peter M., La quinta disciplina, traduccin por Carlos
Gardini, ediciones Juan Granica S.A., Buenos aires, 1996.
