Papír, informatika és elektronikus dokumentumkezelés

2005. szeptember 8. Dokumentumkezelés - nem csak nagyvállalatoknak 1. dia

Papír, informatika és elektronikus dokumentumkezelés

UniOffice Rendszerház Kft.

1111 Budapest, Kende u. 3.

www.unioffice.hu

Kolesár Andrásügyvezető


UniOffice Rendszerház

Alapítás: 1992 Orientáció: dokumentumkezelés Eszköz: Lotus Notes, később Lotus

Notes/Domino illetve Content Manager Néhány ügyfél

– Tiszai Vegyi Kombinát– Allianz Hungária Biztosító Rt


UniOffice Rendszerház

– Állami Számvevőszék– Richter Gedeon Rt– Raiffeisen Bank– Országos Vízügyi Főigazgatóság– IKR Rt– MATÁV Rt– Regionális Ügynökségek– Novartis Magyarország


Mondanivalónk lényege

Hatékonysági követelmények– Technológizálás kiterjesztése a

dokumentumkezelésre is Nagyvállalati rendszerek

– Magas költségszint– Hiányos funkcionalitás

Ajánlatunk– Kedvező árszint– Magas szintű funkcionalitás


Átfogó cégszintű rendszerek

ERP rendszer Elektronikus levelező rendszer Dokumentumkezelő rendszer (DMS)


Hogy történik a dokumentumok kezelése?

Vegyesen– Papíron és– Elektronikus eszközökkel– Elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel

(DMS)


Papír

Létrehozás– Kézzel– számítógéppel, nyomtatás útján – Írógép? :)


Papír (folytatás)

Indexelés– hagyományos iktatás (csupán a hivatalos levelek)

Tárolás– Fizikailag egy helyen (irattár, fiók, stb.)– sok helyet igényel– Biztonság kérdéses (mentés nincs, hacsak nincs

másolat)– nehezen selejtezhető– könnyen „romlik”


Papír (folytatás)

verzió/update - egyszerű, de ha megosztjuk, akkor már szinte lehetetlen

hitelesítés - egyszerű, olcsó, bár ritkán viszünk papírt közjegyzőhöz...

megosztás - másológép. Sok papír elhasználása, de miért? Update csak újabb másolatok útján


Papír (folytatás)

keresés - szinte lehetetlen továbbítás - lassú achiválás - ld. tárolás selejtezés - ld. tárolás


Elektronikus, DMS mentes

Létrehozás– Szövegszerkesztő– Táblázatkezelő– Prezentáció készítő– stb.– Papír dokumentumok tartalma sem képként, sem

adatként nem kerül a rendszerbe! Indexelés

– File attribútumok


Elektronikus, DMS mentes (folytatás)

Tárolás– saját gép merevlemeze– hálózati file szerver– Elektronikus postaláda

verzió/update– egyszerű, de a verzók követéséhez már rendszer

kell



Hitelesítés– Technikailag lehetséges, vannak megoldások– nem elterjedt, drága



Megosztás– Látszólag könnyű– Dinamikus hozzáférés kontroll nem működik

Keresés– Hol keressük?– Mit tudunk róla?– Fizikailag hozzáférünk-e?



Továbbítás– E-mail! Gyors!

Archiválás– Nehezen technologizálható a sok különböző

forrás miatt Selejtezés

– Attributumok és technológia hiányában rendkívül nehézkes


A problémák

– Technológiai megoldások nem alkalmazhatóak– A papír „kilóg” a rendszerből, nem

technológizálható, a hatékonyság alacsony– Az információ megosztás és a verzió kezelés

ellentmondásban vannak– A tárolás széttagolt, a kezelés és a keresés nem

lehetséges, vagy körülményes


A problémák

– A cég nem fér hozzá a saját információjának egy jelentős részéhez

– Archiválás, selejtezés rendkívül nehézkes– Jelentős az iratvesztés esélye– Nem biztosítható a folyamatok objektív

áttekinthetősége


Elektronikus dokumentumkezelés

Létrehozás– Papír dokumentumok szkennelése– Elektronikus minőségjavítás– Verifikálás– Automatikus felismerés

• Papírból kép képből adat!

– Az űrlapfeldolgozás első lépése


Elektronikus dokumentumkezelés (folytatás)

Indexelés, metainformáció– Tetszőleges számú és típusú attribútumok– Automatikus metainformáció– Adatbázisban automatikus indexelés



Tárolás– adatbázisban!

verzió/update– támogatott, kényelmes



Hitelesítés– Igénytől és alkalmazástól függő

Megosztás– Maximálisan támogatott! Ez a fő feladat!

Keresés– Többszintű keresés lehetséges– Keresés metainformáció alapján– Keresés szöveg alapján



Továbbítás– Megoldott és logolható

Archiválás– Alapfeladat– Jól támogatott

Selejtezés– Alapfeladat– Jól támogatott


Rendszerszintek

Operációs rendszer

Middleware

Alkalmazás


Dokumentumkezelő alkalmazások

– Iktató alkalmazások– CRM alkalmazások– Projekt követő alkalmazások– Ügykövető alkalmazások– ISO minőségbiztosítási alkalmazások– Archiváló alkalmazások– Értékesítési, szerződéskötő alkalmazások– Speciális munkafolyamat támogató alkalmazások,

mint pl.:


Dokumentumkezelő alkalmazások

– Számlajóváhagyási workflow– Hitelengedélyezési workflow– Szerződéskezelési workflow– Stb.


Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

A cégek valóban rendelkeznek saját információs vagyonukkal

Az információkezelés technologizálható, vagyis nagyságrenddel hatékonyabbá tehető

Biztosítható a folyamatok objektív áttekinthetősége, tehát menedzselhetősége

Valóságos hozzáférési rendszer alakítható ki


Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

Jelentősen javul a biztonság Jelentős mértékben növelhető a hatékonyság


Köszönöm figyelmüket

Kolesár Andrásügyvezető

UniOffice Rendszerház Kft.

1111 Budapest, Kende u. 3.

www.unioffice.hu

Documents

Papír, informatika és elektronikus dokumentumkezelés