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Cada municipio tendrá dos (2) visitas al año con una duración de 2.5 días cada una (incluye tiempos de desplazamiento del promotor al municipio). Además, se realizan acciones de seguimiento y acompañamiento telefónico, por correo electrónico y otros medios de comunicación virtual. La gestión de la EPR se enfoca en la asesoría y asistencia técnica en materia de gestión cultural local a los municipios priorizados. Distribución de los tiempos de intervención:

Gestión: 50% del tiempo enfocado en la instalación y fortalecimiento de capacidades locales.

Información: 25% del tiempo orientado en recopilación, generación y procesamiento de la información.

Difusión: 25% del tiempo encaminado a la difusión de información.

¡PARA TENER EN CUENTA!

• Asesoría a las instancias municipales de cultura en planificación

cultural, control social, rendición de cuentas y participación ciudadana.

• Asesoría y asistencia técnica para la formalización, reactivación e institucionalización de instancias, espacios y procesos del sector cultural local (Estampilla Procultura, Consejos Municipales de Cultura, bibliotecas públicas, casas de cultura, museos, instancias responsables de cultura, escuelas de formación artística).

• Asesoría para el acceso y aprovechamiento de las fuentes de

financiación cultural (SGP, Impuesto al consumo de la telefonía móvil, Estampilla Procultura, recursos de cooperación, convocatorias, planes y programas del Ministerio de Cultura).

INSUMOS

Manuales para la gestión.

Modelos de actos administrativos.

Actas de visitas. Acuerdos y

compromisos. Sistema de alertas. Caja de herramientas

para la gestión de la cultura.

Distribución de la gestión EPR

1. Instalación y fortalecimiento de capacidades locales

• Asesoría y capacitación a artistas locales, gestores y actores en general del sector cultural para la consolidación del Sistema Nacional de Cultura a nivel municipal, a través de la articulación entre la comunidad y la institucionalidad cultural local.

• Gestión para la consolidación y visibilización de procesos culturales

locales. • Gestión para el fortalecimiento del trabajo en redes locales y

establecimiento de agendas culturales conjuntas. • Contribución a la dinamización y seguimiento de proyectos, procesos

y actividades específicas del Ministerio de Cultura en los territorios. • Asistencia técnica para la elaboración y seguimiento de planes

culturales locales.

INSUMOS

Manuales para la gestión.

Modelos de actos administrativos.

Actas de visitas. Acuerdos y

compromisos. Sistema de alertas. Caja de herramientas

para la gestión de la cultura.


1. Instalación y fortalecimiento de capacidades locales

• Producción de información territorial para la toma de decisiones en los diversos campos de gestión.

• Producción de información para el seguimiento y monitoreo de procesos culturales locales.

• Recopilación y clasificación de información relacionada con las variables de la caracterización del desarrollo cultural.

2. Recopilación, generación y procesamiento de información

INSUMOS Herramienta de información para la gestión cultural regional (GCR).

Registros audiovisuales y alertas.


• Oferta institucional del Ministerio de Cultura.

• Fuentes de financiación cultural (Directas e indirectas).

• Programa Nacional de Concertación Cultural.

• Programa Nacional de Estímulos.

3. Difusión de información

INSUMOS

Manuales, cartillas, herramientas web.

Portafolio del Ministerio de Cultura.


Definición: El protocolo es una guía para el desarrollo de las visitas y demás labores de asesoría técnica y acompañamiento a los municipios asignados a cada promotor regional y dinamizador local.

Etapas del protocolo:

1. (Antes) Actividades preparatorias. 2. (Durante) Desarrollo de la visita. 3. (Después) Informes y actividades de seguimiento.

Estrategia de Promotores Regionales (EPR)

PROTOCOLO Y SUS ETAPAS

Oficialización de la visita:

• Llamadas a las autoridades culturales locales para la presentación del promotor regional,

notificación de fechas de visitas y concertación de agenda. • Envío de cartas por correo electrónico a los funcionarios correspondientes: alcalde, secretario

de planeación, secretario de gobierno, coordinador de cultura -o quien haga sus veces-, tesorero municipal, personero municipal, bibliotecario, un representante del Honorable Concejo Municipal, director de escuela de música y/o procesos de formación artística.

Documentación sobre el municipio: • Producción de la EPR: actas de reunión institucional, fichas municipales, información del GCR

por municipio.

• Páginas web de los municipios: se puede encontrar información sobre datos de contacto del municipio, Plan de Desarrollo Municipal, Ordenamiento Territorial, acuerdos municipales (en algunos casos), rendición de cuentas u otros.


1. ACTIVIDADES PREPARATORIAS

Pasos para la revisión de la ficha municipal del GCR: 1. Ingresar por Internet Explorer al link: http://190.25.232.154/GCR 2. Digitar nombre y clave:

• Nombre: consulta • Clave: consulta

3. Seleccionar el botón ficha municipal. 4. Seleccionar municipio, año y secciones para incluir en el informe. 5. Presionar el botón generar la ficha.


1. ACTIVIDADES PREPARATORIAS

http://190.25.232.154/GCR

http://190.25.232.154/GCR

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Cinco momentos: I. Jornada de trabajo con la autoridad cultural local y su equipo.

II. Reunión con el Consejo Municipal de Cultura.

III. Reunión con la comunidad.

IV. Visita a la infraestructura cultural.

V. Reunión institucional y cierre de la visita (elaboración y firma del acta).

En estos cinco momentos el promotor regional debe tener en cuenta: La socialización del Sistema Nacional de Cultura, la normativa cultural y oferta del Ministerio de

Cultura. La distribución de la gestión de la EPR y los temas de intervención (Ver diapositivas 3, 4 y 5). El listado de compromisos de la EPR con las direcciones, grupos, oficinas y entidades adscritas al

Ministerio de Cultura. Entrega y diligenciamiento de lista de asistencia, formatos de evaluación de la reunión,

formulario para la caracterización del desarrollo cultural (Dirección de Fomento Regional) y encuesta de satisfacción de la dotación entregada por el Plan Nacional de Música Para la Convivencia.

Registro fotográfico.


2. DESARROLLO DE LA VISITA

El objetivo de la reunión con la autoridad cultural local (coordinador de cultura o quien haga sus veces) y el equipo de trabajo de cultura (auxiliar de cultura, bibliotecario, director de escuela de música, instructores de áreas de formación y otros) es elaborar un diagnóstico situacional de la operatividad y funcionamiento de la instancia cultural local, que sirva como insumo para la asesoría y asistencia técnica en materia de gestión cultural local. Nota: Puede proponer un espacio de reunión con el coordinador de cultura o quien haga sus veces y otro espacio con el coordinador y el equipo de acuerdo con lo encontrado en la realidad local. Acciones en el espacio de reunión con la autoridad cultural local: • Presentar la EPR, comunicar los objetivos de la visita, confirmar la agenda y clarificar los

escenarios de reunión. • Actualizar o elaborar (municipios nuevos) en la herramienta del GCR el diagnóstico del Sistema

Municipal de Cultura (Instancias, espacios, procesos, escuelas de formación artística, entre otros).

I. Jornada de trabajo con la autoridad cultural y su equipo



Acciones en el espacio de reunión con la autoridad cultural local

• Identificar los avances en los compromisos establecidos en el año 2012, verificando la existencia

de actas de la última visita al municipio. En caso de que se tengan compromisos sin cumplir indagar las razones y dar orientaciones tendientes al logro de los mismos (aplica para municipios que ya han sido acompañados por la EPR).

• Indagar sobre los avances en la ejecución del componente cultural del Plan de Desarrollo Municipal y los procesos de rendición de cuentas. Dar orientaciones a las alcaldías locales para que las acciones del equipo de la instancia responsable de cultural se orienten a la ejecución y cumplimiento del componente cultural del Plan de Desarrollo Municipal.

• Revisar el plan de acción 2013 del sector cultura. En caso de no existir o identificar debilidades es necesario asesorar su elaboración o corrección. Resaltar la importancia de un plan de acción que articule las acciones del equipo de trabajo y las metas del Plan de Desarrollo Municipal.





• Hacer seguimiento a las dotaciones entregadas por el Ministerio de Cultura al municipio. Identificar el estado y uso de las dotaciones, hacer recomendaciones enfocadas a la preservación y tenencia adecuada de los elementos y, en caso de que se identifique la necesidad, incentivar la puesta en marcha de estrategias que generen mayor aprovechamiento de las dotaciones.

• Revisar la documentación cultural del municipio. Identificar si la documentación cumple con las indicaciones contenidas en la legislación cultural vigente o con los compromisos adquiridos con las dotaciones del Ministerio de Cultura en los casos que corresponda. En caso de que se identifiquen errores o falten documentos necesarios se deben dar las orientaciones para las correcciones o la generación del documento faltante.

• Actualizar la información del municipio en la herramienta de captura de información GCR.





• Identificar los asuntos importantes que deberán ser tratados en la reunión institucional y ser

registrados en el acta de dicha reunión. Tener en cuenta aquellos asuntos que deben ser conocidos por el alcalde y los secretarios de despacho, temas que deban discutirse para ser aclarados o sobre los cuales el promotor deba dar orientaciones o recomendaciones en los aspectos sobre los cuales es necesario establecer compromisos que promuevan el avance de la gestión cultural local.

• Socializar la normativa cultural vigente, el Sistema Nacional de Cultura, la oferta del Ministerio de Cultura, Conpes 162 de 2013 e indagar por los avances de ejecución del Conpes 152 de 2012.

• Entrega de caja de herramientas, cartillas y modelos. Realizar una breve inducción que permita al

encargado de cultura y su equipo identificar las herramientas que le están siendo entregadas y el uso de las mismas para el avance del municipio a nivel cultural.




El objetivo de la reunión con el Consejo Municipal de Cultura (CMCu) es elaborar un diagnóstico situacional de la operatividad y funcionamiento de este espacio de participación. Deben asistir el coordinador de cultura quien ejerce la secretaría técnica del Consejo Municipal de Cultura y el Consejo en pleno. Acciones en el espacio de reunión: • Si el CMCu no está creado por acto administrativo: dar las indicaciones para crearlo y entregar el modelo de

acuerdo o decreto para tal fin. De igual manera, orientar el proceso de convocatoria, elección, posesión y funcionamiento.

• Si el CMCu está conformado pero inactivo u opera con dificultad: realizar una sensibilización sobre la importancia y las funciones del CMCu. También se deben orientar las acciones específicas que el Consejo Municipal de Cultura puede emprender de acuerdo a la realidad y a los procesos culturales del municipio.

• Si el CMCu está creado, pero no se ha conformado o se conformó pero los consejeros no están en el municipio o no desean continuar: dar orientaciones sobre el procesos de convocatoria, elección y posesión de los consejeros de cultura. En este caso, es importante incluir orientaciones generales sobre las acciones iniciales que debe emprender un Consejo Municipal de Cultura: revisión o elaboración del reglamento interno, elaboración y control de actas y asistencia a reuniones y elaboración de plan de acción del Consejo Municipal de Cultura.

• Si el CMCu está conformado y funcionando adecuadamente: evaluar los resultados de las acciones del Consejo, realimentar el quehacer de este espacio con orientaciones y recomendaciones que enriquezcan su accionar y contribuyan al avance del sector cultural en la localidad.

II. Reunión con el Consejo Municipal de Cultura



El objetivo de la reunión con comunidad (representantes del sector cultural y la ciudadanía en general) es socializar la oferta institucional del Ministerio de Cultura, además de brindar herramientas para mejorar y potenciar las capacidades locales de gestión. En ella pueden participar: artistas, gestores culturales, formadores en procesos artísticos, organizaciones culturales, cívicas, ciudadanas, beneficiarios de los procesos de formación artística, comunidad educativa, juntas de acción comunal, grupos étnicos, comunicadores.

Acciones en el espacio de reunión: • Presentación del marco normativo cultural, el Sistema Nacional de Cultura (instancias, espacios,

procesos – planeación, financiación) y el funcionamiento de éste en la municipalidad. • Presentación de la oferta del Ministerio de Cultura: Programas y Planes. • Movilizar la conformación (en los casos en los que no exista) o el fortalecimiento (donde esté

constituido) de Consejos Municipales de Cultura y organizaciones comunitarias (Plan Nacional de Música para la Convivencia y Plan Nacional de Danza).

• Ingreso y actualización de datos de la herramienta GCR en relación a la representación comunitaria de los procesos de formación musical o artísticos.

III. Reunión con comunidad



La visita tiene como objetivo la identificación de los tipos y usos de la infraestructura cultural local, el estado en el que se encuentra, y la proyección de lotes y/o espacios para obras de infraestructura.

¡Importante! en los municipios en los cuales están en ejecución proyectos de infraestructura financiados o cofinanciados con el Ministerio de Cultura, se debe describir el avance en el municipio a la fecha de la visita.

Acciones: • Visita de identificación y reconocimiento a la infraestructura para uso cultural existente en el

municipio (las sedes de los procesos de formación artística, la biblioteca pública municipal y el archivo municipal, entre otros).

• Registro de información en la herramienta del GCR y de datos que requiere la ficha municipal.

• Registro fotográfico de los espacios físicos y los procesos que se desarrollan al interior de éstos.

IV. Visita a la infraestructura cultural



El objetivo de la reunión institucional es socializar la oferta del Ministerio de Cultura en cuanto a planes, programas, proyectos y convocatorias vigentes, así como entregar insumos para la gestión cultural local institucional. Este encuentro permitirá la interlocución, el seguimiento y monitoreo a los procesos culturales locales. Durante este espacio se establecerán acuerdos y compromisos con el municipio, derivados del estado de operatividad de las instancias, espacios y procesos del sector cultural local. En esta reunión deben participar: alcalde, secretario de planeación, secretario de gobierno, coordinador de cultura (o quien haga sus veces), tesorero municipal, personero municipal, bibliotecario, un representante del Honorable Concejo Municipal, director de escuela de música y/o procesos de formación municipal. Acciones en el espacio de reunión: 1. Contextualizar al mandatario municipal y a su gabinete sobre la operatividad del Sistema Nacional de Cultura como articulador de la acción cultural en Colombia. 2. De acuerdo con la realidad cultural encontrada en el municipio, hacer recomendaciones sobre: La importancia de que exista una instancia cultural formalizada a través de un acto administrativo. La designación de una persona responsable del tema cultural. Disponer de sedes para los procesos culturales y el funcionamiento de la instancia cultural.

II. DURANTE LA VISITA

V. Reunión institucional


Acciones en el espacio de reunión: • La necesidad de designar o contratar talento humano de apoyo a los procesos culturales liderados por la

instancia cultural. • Los procesos de gestión cultural que deben ser promovidos y liderados desde la instancia cultural. • La articulación de las diferentes organizaciones culturales y del gobierno municipal en la ejecución de las

políticas culturales locales.

3. De acuerdo con la información compilada sobre el estado de la Estampilla Procultura, exponerle al Alcalde y al Secretario de Hacienda o Tesorero, las acciones necesarias para su creación/ajuste a la norma/destinación/mejoramiento, según el caso, definiendo acuerdos de acciones y tiempos para cumplir con este propósito. Aclarar y complementar la información sobre el estado de la Estampilla Procultura con el Secretario de

Hacienda o Tesorero. Hacer claridad sobre los recursos que recibirá el municipio por concepto de SGP con destinación específica

para cultura. Aclarar y complementar información con el Secretario de Hacienda o Tesorero sobre recursos de libre

destinación e inversión y otras fuentes de financiación que se estén invirtiendo en cultura. Exponer al Alcalde la necesidad de incorporar recursos de libre inversión y destinación para la financiación de

proyectos culturales.




Acciones en el espacio de reunión: 4. Presentar al Alcalde las funciones del Consejo Municipal de Cultura, la importancia de contar con un espacio de interlocución entre su administración y la ciudadanía en el desarrollo y cumplimiento de las metas en cultura propuestas en el Plan de Desarrollo. Con base en la información compilada sobre el Consejo Municipal de Cultura, exponerle las acciones necesarias para su creación/operatividad, de tal manera que se validen los acuerdos generados con el responsable del tema cultural o en su defecto establecer pactos con este propósito. 5. Hacer recomendaciones pertinentes sobre el uso de la infraestructura destinada a los procesos culturales y de memoria; Biblioteca Pública, Casa de Cultura, Escuelas de Formación Artística, Archivo Municipal, Museos, Bienes Inmuebles declarados o inventariados como Patrimonio cultural. 6. Hacer recomendaciones sobre el mejoramiento y/o habilitación de los espacios físicos para los procesos culturales y de memoria. 7. Hacer recomendaciones sobre los cuidados preventivos o reparaciones necesarias a las dotaciones puestas al servicio de los procesos culturales, en especial las entregadas por los Planes del Ministerio de Cultura.




Acciones en el espacio de reunión:

8. Todos los temas desarrollados durante la reunión institucional deben estar inscritos en el acta de la reunión y los compromisos son el resultado de los acuerdos que hace el Alcalde Municipal y su gabinete en función del mejoramiento de la gestión y los procesos culturales en su municipio. 9. Firma del Acta. Alertas: Se deben reportar durante el desarrollo de la visita alertas en caso de encontrar situaciones como: • Bibliotecas, escuelas de música cerradas. • Bibliotecarios, directores o instructores de procesos de formación sin vinculación laboral. • Dotaciones (instrumentos musicales, libros, películas, equipos) perdidas o sensibles al deterioro, guardadas o

sin uso. • Infraestructura cultural en riesgo o en estado ruinoso. • Patrimonio cultural en riesgo o sin la atención institucional necesaria. • Archivos cerrados o en condiciones ruinosas. • Otras que requieran de la atención inmediata por parte de las direcciones, grupos y entidades adscritas al

Ministerio de Cultura. Nota: El reporte inicialmente será por medio de correo electrónico al Enlace Regional, con copia al Coordinador de la EPR.




• Organizar formatos y documentos recogidos en la visita.

• Edición de la información registrada en el informe o en la herramienta

GCR.

• Realizar llamadas, enviar correos electrónicos, mensajes de texto, entre otros a las instancias responsables de cultura, alcaldes y personal del gabinete municipal para recordar el cumplimiento de los compromisos adquiridos en la reunión institucional por medio del acta.

• Seguimiento a alertas.


3. INFORMES Y ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

Documents

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