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2. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILAEl archivo y
documentacin:Concepto de archivo:La palabra archivo, del latn
archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con
elDiccionario de la R.A.L.E.: Local en el que se custodian
documentos pblicos o particulares (lo que significa laexistencia de
archivos no slo oficial sino tambin semipblicos, comerciales
oparticulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los
contienen (carpetas,guas, etc., donde se colocan). La misma
Administracin reconoce estas definiciones de archivo en la Ley
dePatrimonio Histrico Espaol. Otras disposiciones hacen referencia
al archivo comoaquella institucin cuya funcin primordial es la de
reunir, organizar, conservar ydifundir, utilizando las tcnicas
adecuadas, dichas conjuntos de documentos para lecumplimiento de
los fines anteriormente mencionados. Tambin se le da este nombre al
servicio especializado (Servicio de Archivo) cuyamisin consiste en
recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos. Archivar
significa guardar de forma ordenada documentos tiles, hacindolo de
unmodo lgico y eficaz que permita su posterior localizacin de la
forma ms rpidaposible cuando sea necesario.El material de archivo
ms corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guas,
etc. Clasesdearchivos:Segn el grado o frecuencia de utilizacin:
Archivos activos o de gestin: recogen documentos recin entregados
en la entidad ode consulta frecuente. Semiactivos: contienen
documentos provenientes de archivos activos por haberserealizado
sobre ellos el trabajo concreto. Inactivos: recoge los documentos
que habiendo perdido todo su valor operativo yfuncional, conservan
valor histrico, poltico, o documental.Segn el lugar de
emplazamiento: Generales o centralizados: documentos que se
conservan en el mismo lugar y es1indiceEl archivo y documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
3. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILAconsultado por distintos
departamentos. Descentralizados o parciales: se encuentran en las
distintas dependencias de laentidad. Estos a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser
utilizadoconstantemente por este. Personales.- de cada puesto de
trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a lapersona que
trabaja con ellos.Estas dos clasificaciones no son excluyentes,
sino que se complementan entre s.1Concepto de documento:Para la
Real Academia Espaola documentar significa "probar documentos", al
mismo tiempodefine como documentos "un escrito o cualquier otra
cosa que pruebe o acredita algo". Esteseria le Concepto general de
documento.La Ley de Patrimonio Histrico Espaol define el documento
como "toda expresin enlenguaje natural o convencional y cualquier
otra expresin grfica, sonora o en imagen,recogidas en cualquier
tipo de soporte material, incluidos los soporte informticos.Desde
el punto de vista administrativo, documento seria toda informacin o
hecho fijado oregistrado en cualquier tipo de soporte material que
sirvan para comprobar o acreditar algo.Tendrn la consideracin de
documento pblico administrativo los documentos vlidamenteemitidos
por los rganos de las Administraciones Pblicas. Cada Administracin
Pblicadeterminar reglamentariamente los rganos que tengan
atribuidas las competencias deexpedicin de copias autenticas de
documentos pblicos o privados.Las copias de cualesquiera documentos
pblicos gozarn de la misma validez y eficacia queestos siempre que
exista constancia de que sean autnticas.El documento oficial rene,
en general, las mismas caractersticas que los dems documentosaunque
con algunas salvedades: En ellos se establece una relacin entre las
personas fsicas o jurdicas con laAdministracin Pblica o de
diferentes organismos pblicos entre s. La mayora de estas
relaciones se realizarn a travs de unos impresos yapreestablecidos
o normalizados; Ha de quedar constancia de la fecha de recepcin del
documento.1
http://madrid.tomalaplaza.net/category/comisiones/archivo-y-documentacion/2indiceEl
archivo y documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
4. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILAComo se desprende de lo visto
hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cadavez
con ms frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, grficos,
informticos, noscentraremos en el documento escrito que sigue
siendo el ms utilizado y el que con msfrecuencia vamos a manejar.El
documento, al mismo tiempo que fuente de informacin, se reconoce
legalmente comoprueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque
no todos los documentos se encuentranregulados adecuadamente. del
Funcionesarchivo:La principal funcin del archivo consiste en la
conservacin de documentos, ya que la Leyobliga a ello estableciendo
unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede
serrequerida su presentacin.Estos documentos se conservaran
debidamente ordenados y clasificados. Esta conservacinproporciona
informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la
entidad. Elarchivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que
se busca.Otra funcin del archivo es la de ser un centro activo de
informacin que permite relacionarlos nuevos documentos con los ya
archivados. Adems sirve como medio de consulta cuandose pretende
indagar en las actuaciones del pasado. Tambin el archivo sirve como
elementoprobatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar
la realizacin de un acto o laforma de hacerlo.El archivo fsico.2.1.
El archivo fsico.Son aquellos que en forma permanente van almacenar
informacin en el disco.Cada archivo fsico contiene nicamente un
formato de registro de longitud fija. Puede teneruna va de acceso
en secuencia por claves para presentar los datos en una secuencia
distintadel orden en que se aadieron los registrosCustodia y
administracin de archivos fsicos inactivos y activos manteniendo
laconfidencialidad y disponibilidad de la informacin.El proceso
consiste en la recepcin, codificacin, elaboracin de base de
datos,almacenamiento, administracin y transporte los archivos
fsicos.3indiceEl archivo y documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
5. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILAContamos con bodegas dotadas
con los elementos y sistemas necesarios para cumplir conrequisitos
de conservacin y garantizar su seguridad.4.2 LAS NUEVAS TECNOLOGAS
DE ARCHIVOSArchivo modernoActualmente el archivero moderno utiliza
las tecnologas de la informacin como medios paraagilizar los
procesos archivsticos. De tal manera, que los documentos primarios
de valortemporal y permanente los organiza, describe, conserva y
los pone al uso del productor deldocumento y al usuario
externo.Todos estos procedimientos, estn estrechamente ligados a
los principios de la archivstica loscuales rigen desde el siglo
XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden
original,Son fundamentales para la prctica archivstica, pues ellos
me refiero a los principiospermiten el mantenimiento de la unidad
del fondo de archivo, que no es otra cosa que elconjunto de la
documentacin producida o recibida por personas fsicas o
jurdicas,organismos e instituciones pblicas o privadas en el libre
ejercicio de sus funciones ycompetencias.El archivero moderno y
tradicional organiza los documentos en el soporte que se
encuentren.Con ello contribuye a la historia de los pueblos,
perpetuando como testimonio el devenir delas organizaciones y de
los individuos, de tal forma que la informacin contenida en
losdocumentos este al servicio del Estado, los investigadores y los
ciudadanosSOPORTES ELECTRNICOSLa irrupcin del documento electrnico
utilizado por los productores documentales en lasinstituciones ha
provocado cambios en los trabajos archivsticos como en los procesos
deorganizacin, descripcin y valoracin de los documentos No
obstante, en la utilizacinprctica de estos, los soportes hay que
tener en cuenta sus peculiaridades, caractersticas,utilizacin y
conservacin. Los principales son: Disquete: Fiabilidad nula, es
fcil aadir y eliminar la informacin. Capacidad dealmacenamiento
mnima de 1.5 Mb o 285 p. El tiempo de acceso a la informacin
eslento. Se puede tener cierto control de seguridad sobre la
informacin guardada, perono es total. Por estas razones, el
disquete es til slo para conservar documentos acorto plazo, pero no
sirve para la conservacin permanente. Discos Zip: Fiabilidad media.
Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb o 50,892p. El tiempo de
acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer copias de
seguridad4indiceEl archivo y documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
6. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILApero no para consultar. Hay
cierto control de seguridad en el almacenamiento, pues sepueden
introducir contraseas. Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de
almacenamiento muy grande hasta 60Gb o 12214,285.71 p. Tiempo de
acceso muy rpido. Posibilidad de aadir y eliminarficheros muy
fcilmente, pero se puede controlar a travs de contraseas. Es el
soporteideal de cualquier tipo de fichero o documento. CD-Roms:
Gran fiabilidad para la conservacin de la documentacin en el caso
deCDs no modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta
650 Mb 0132,320.5p. Es til para conservar documentos con texto,
sonidos e imgenes. Tiempode acceso rpido. Son tiles para conservar
informacin que no se ha de modificar yde consulta usual:
instrumentos de descripcin del archivo. Existen modificables,
queofrecen la posibilidad de aadir, borra y actualizar la
informacin. Los no modificablesson tiles para conservar informacin
definitiva. DVD: Gran fiabilidad. Capacidad de almacenamiento muy
grande hasta 650 Mb o132,320.5 p de documentos hipermediaticos.
Tiempo de acceso muy rpido. Permitecontrolar la posibilidad de
aadir, modificar y eliminar. Es til para conservar ficherosde
texto, sonidos e imgenes.Estos soportes tecnolgicos han supuesto
una revolucin en el mundo de los archivos, y ellopor dos razones.
Por una parte su generalizacin como soporte documental ha supuesto
paralos archiveros un esfuerzo por aplicar los principios de
organizacin a estos nuevos soportes.HARWARE Y SOFTWARTENo podemos
dejar de mencionar en este momento las caractersticas particulares
de lascomputadoras y los programas existentes que permiten a los
archiveros agilizar su trabajo, encada uno de los procesos
archivsticos, aplicados a los documentos y en la prestacin
delservicio. El Ordenador Personal: La revolucin tecnolgica para
los archivos lleg con elordenador personal, desde su aparicin han
evolucionado mucho, y en poco tiempo,han ganando en capacidad,
rapidez y accesibilidad, por lo que se ha convertido enherramienta
de trabajo indispensable, tambin en los archivos. La computadora
hapermitido la automatizacin paulatina de algunas de las tareas
archivsticas, desde laelaboracin de informes y estadsticas pasando
por el control de prstamos ytransferencias hasta la automatizacin
de los instrumentos de descripcin y laposibilidad de contar con
programas informticos para la gestin integral de losdocumentos.
Tambin aumentan las posibilidades de acceso y comunicacin. todos
los5indiceEl archivo y documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
7. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILAarchiveros quieren contar con
un equipo completo constituido por: CPU, pantalla,teclado, ratn,
impresora, lector de Cd-Rom y DVD, servidor y varias
terminales,modem. La Digitalizacin: Otro recurso informtico til
para la gestin documental es ladigitalizacin, que consiste en la
captura de la informacin y su transformacin aformato digital, para
que se pueda manipular desde un ordenador. Es til sobre todopara
evitar la manipulacin de la documentacin original, documentos
histricos, enmal estado y para documentos de mucha consulta y desde
diferentes puestos detrabajo. Se pueden almacenar en formato de
imagen, o en formato de texto, para locual es necesario utilizar un
programa de reconocimiento ptico de caracteres (OCR),es una
tecnologa cara y esta tarea se complementa con una indexacin de
losdocumentos. La Microfilmacin: Es otro de los recursos existentes
en nuestro medio consiste entomar una foto de cada uno de os
documentos y conservarlos en el rollo de pelcula, esuna tecnologa
muy utilizada, ya que permite una serie de exigencias que el mundo
delos archivos debemos tener en cuenta con la seguridad y
confiabilidad de lainformacin.LAS REDESEn el uso de estas nuevas
tecnologas tambin es necesario indispensable mencionar
lacomunicacin rpida que las redes permiten a los archiveros
comunicarse con sus proveedoresy con sus usuarios. El Correo
Electrnico: El correo electrnico ofrece la posibilidad de
intercambiarinformacin de manera rpida y eficaz, pues permite el
envo de todo tipo dedocumentos. Es utilizado en los archivos como
medio de comunicacin: Entre elarchivero y los usuarios internos
para solicitud de documentacin, coordinacin entreel archivo central
y los archivos de gestin, comunicacin de transferencias, Entre
elarchivero y los usuarios externos para peticin de informacin.
Entre el archivero y losproveedores. La Intranet: Es un recurso
para la gestin integral de la documentacin activa de unainstitucin.
Es un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos y
estndaresabiertos, transparente con Internet y que dispone de un
modelo de cliente universalsea el navegador. Se aplica sobre todos
los documentos que una organizacin vaproduciendo como documentos de
texto, correo electrnico, hojas de clculo, etc. ysus aplicaciones a
sus bases de datos, etc.6indiceEl archivo y documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
8. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILA Internet: La ltima revolucin
para el mundo de los archivos llega con la Word WaifWeb, que
multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusin y
comunicacin delos archivos. Las utilidades de Internet en un
archivo son amplias y variadas. Esnecesario conocerlas para
aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar laeficacia
y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es,
principalmente, lafuente de informacin ms actualizada e inmediata
de que disponemos actualmente. esenormemente til para el trabajo
del archivero, pero tambin como medio de difusindel archivo. Es el
instrumento ms rpido y gil para encontrar informacin concretasobre
un archivo. As mismo sirven de apoyo para un servicio ms a nuestros
usuarios.OTROS TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVOSSistemas de archivos de
disco: Un sistema de archivo de disco est diseado para
elalmacenamiento de archivos en una unidad de disco, que puede
estar conectada directa oindirectamente a la computadora.Sistemas
de archivos de red: Un sistema de archivos de red es un sistema de
archivos queaccede a sus archivos a travs de una red. Dentro de
esta clasificacin encontramos dos tiposde sistemas de archivos: los
sistemas de archivos distribuidos (no proporcionan E/S enparalelo)
y los sistemas de archivos paralelos (proporcionan una E/S de datos
en paralelo).Sistemas de archivos de propsito especial: Los
sistemas de archivos de propsito especialson bsicamente aquellos
que no caen en ninguna de las dos clasificaciones anteriores.5. La
organizacin de archivos.La "Administracin de Documentos" es una
metodologa para regular la produccin,circulacin, uso y control de
los documentos y archivos institucionales y tiene como objetivola
creacin, mantenimiento, utilizacin y disposicin de los documentos
de una organizacina lo largo de su ciclo vital de forma
eficiente.En ese sentido, uno de los mayores problemas que se
presentan en el manejo de archivos es eldesconocimiento de
principios y tcnicas para su organizacin y control; as por ejemplo,
noexiste claridad sobre lo que es un documento de archivo, por lo
que cualquier documentacinque se incorpora a una carpeta se
considera como tal aunque no sea as. Por otra parte, losdocumentos
que se integran a un expediente no necesariamente se organizan en
formacorrecta, lo cual trae como consecuencia problemas en el
acceso a los documentos y, por tantoen la rendicin de cuentas y en
la transparencia de la gestin.7indiceEl archivo y documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
9. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILACon los presentes criterios se
pretenden difundir las tcnicas y prcticas tiles para el manejode
los archivos, con el propsito de lograr su estandarizacin y
facilitar, ms adelante, el usode tecnologas de la informacin en el
control documental. As, se incluyen temas relativos aconceptos, la
definicin del expediente de archivo y su diferencia con otro tipo
de documentosde apoyo informativo, el registro y descripcin de un
expediente de archivo, as como suclasificacin.El archivo desde el
punto de vista legalEn la actualidad hay oportunidades reales para
recurrir a servicios y procesamiento dedocumentos y archivos por
terceros que sean estratgicos para generar ingresos,
eliminarineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes
y garantizar la seguridad de que susarchivos estn en buenas
condiciones y en un lugar seguro ya que vindolos desde el punto
devista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder
asegurar nuestra empresaen dado caso de complicaciones legales en
un futuro. Esta transformacin de un mayor valorempresarial comienza
con un socio de eficacia probada que comprenda los desafos de
sucompaa.El archivo y la gestin documental.7.1. Fases y tratamiento
del documentoFASE 1. ARCHIVO DE OFICINAEn esta fase han de
permanecer los documentos en trmite. Si ste ha finalizado, el ao o
alos 2 aos, por ejemplo, los documentos han de pasar ya al Archivo
Central, sin esperar elplazo mximo de 5 aos que establece la
Ley.TRATAMIENTO: Iniciacin en el Registro General Formacin de
expedientes Identificacin Clasificacin Ordenacin Descripcin Bsica
Recuperacin de la informacin8indiceEl archivo y documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
10. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILA Instalacin Transferencia de
acciones Divisiones de fondos de archivoFASE 2. ARCHIVO
CENTRAL.Recibe los documentos tramitados en las oficinas al
cumplirse el plazo estipulado. Lapermanencia de los documentos en
esta Fase ha de fijarse en funcin de la frecuencia de usopor el
gestor: uso muy frecuente. Esto variar en cada institucin
dependiendo de muchosfactores, pero documentos con 1,2 3 aos desde
la finalizacin de su trmite, que no seusen con frecuencia, deben
pasar al Archivo Intermedio, sin esperar el plazo mximo de 10aos
que establece la Ley.2TRATAMIENTO: Control: Cotejo y recepcin de
los documentos transferidos por las oficinas. Identificacin Anlisis
de la Clasificacin Ordenacin Control: Descripcin bsica Posible
descripcin en profundidad Normalizacin Recuperacin de la informacin
Instalacin Control de Depsitos e Instalaciones Primer anlisis y
valoracin de series documentales Reserva / Accesibilidad
Transferencia de fracciones29indiceEl archivo y documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
11. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILA10indiceEl archivo y
documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
12. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILA11indiceEl archivo y
documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
13. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILA12indiceEl archivo y
documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
14. EL ARCHIVO Y DOCUMENTACION - ZOILAPENSAMIENTOindiceEl archivo y
documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4RAZON13indiceEl
archivo y documentacin:
......................................................................................................2
Concepto de archivo:
.............................................................................................................2Clases
de archivos:
.....................................................................................................................2
Concepto de
documento:........................................................................................................3del
Funcionesarchivo:............................................................................................................4
2.1. El archivo
fsico...............................................................................................................4
