“Chuyên trang dành cho kỹ thuật viên tin học” CHIA SẺ - KINH NGHIỆM - HỌC TẬP - THỦ THUẬT

Part 37 - Exchange Server - Recipient Configuration - Group

Trong bài trước chúng ta đã tìm hiểu về cách thức tạo các Mailbox cũng như gởi mail qua lại giữa cácUser này. Tuy nhiên trên thực tế đôi khi với cùng một nội dung thư nhưng ta lại có nhu cầu gởi đếnhàng chục thậm chí hàng trăm nhân viên trong công ty chúng ta

Vì vậy việc Click chọn từng User để Add vào To hoặc gởi thứ tự từng Email cho từng User thì quá mấtcông chính vì thế chúng ta phải tạo các Group để chứa các Mailbox này cũng tương tự như việc ta tạoGroup trong Active Directory user and computers vậy. Nhưng thực sự trong Exchange có gì khácbiệt chúng ta cùng tìm hiểu sau đây.

Cũng tại Recipient Configuration bạn nhấp phải vùng trống chọn New Distribution Group

Với Distribution Group chúng ta có 2 dạng đó là Distribution Group và Sercurity Group nhưngtrong bài này chúng ta chỉ tìm hiểu về Distribution Group mà thôi, giả sử ta tạo 2 Group mang tênKinh Doanh và Ky Thuat chẳng hạn.

1 of 14

Màn hình sau khi tạo các Distribution Group thành công

Tiếp tục double click vào Group Kinh Doanh chọn Tab Members và Add các Mailbox gccom1 vàgccom2 vào. Tương tự cho Group Ky Thuat bạn Add các Mailbox gccom3 và gccom4 vào

2 of 14

Bây giờ tại MOO tôi Logon vào gccom1 và tạo một mail mới

Đến đây thay vì gccom1 có nhu cầu gởi email cho gccom3 & gccom4 thì chỉ cần chọn Group KyThuat mà thôi

3 of 14

Tôi soạn một mail với Subject là Mail 2 gởi cho Group Ky Thuat

Logon vào gccom3 và gccom4 thấy nhận mail tốt

4 of 14

Đến đây chúng ta thấy quả là dễ dàng để gởi mail cho hàng trăm người cùng một lúc. Tuy nhiên nó vẫntồn tại những trở ngại đáng lo lắng hãy thử tưởng tượng xem trong công ty bạn có hàng trăm nhân viênvà việc chuyển một vài nhân viên nào đó từ bộ phận Kinh Doanh sang Ky Thuat là chuyện thườngxuyên.

Chuyện không có gì đáng nói nếu ta vào Group Kinh Doanh mà xóa bớt User đó ra và sang Group KyThuat thêm User đó vào, tuy nhiên làm như thế thì quá cực nhọc vậy tại sao ta không ứng dụngDynamic Distribution Group của Exchange để di chuyển các Mailbox một cách tự động

Với Dynamic Distribution Group Exchange sẽ dựa vào thuộc tính đặc trưng nào đó của một User màxếp vào Group tương ứng

Như vậy trước tiên tôi phải thêm các giá trị đặc trưng cho từng User giả sử:

gccom1 & gccom2 làm việc tại chi nhánh Tiền Giang và tôi có nhu cầu add các Mailbox này chungmột Dynamic Distribution Group mang tên Chi nhanh Tien Giang. Vậy tại thuộc tính riêng của từngUser tôi phải gán cho họ giá trị đặc trưng là Tien Giang chẳng hạn.

Tương tự cho gccom3 và gccom4 làm việc tại chi nhánh Hồ Chí Minh nên tôi sẽ tạo một DynamicDistribution Group mang tên Chi nhanh Ho Chi Minh. Vậy tại thuộc tính riêng của từng User tôi phảigán cho họ giá trị đặc trưng là Ho Chi Minh.

Tại màn hình Recipient Configuration bạn double click vào từng User chọn Tab Address and Phonenhập giá trị đặc trưng vào ô State/Province với gccom1 và gccom2 là Tien Giang

5 of 14

Tương tự cho gccom3 và gccom4 là Ho Chi Minh

6 of 14

Tiếp đến tôi tạo các Dynamic Distribution Group bằng cách nhập phải vào Recipient Configurationchọn New Dynamic Distribution Group

7 of 14

Tại ô Name tôi nhập Chi nhanh Tien Giang

Tại màn hình Conditions chọn Recipient is in a State or Province (bởi vì trước đó ta đã đặt thuộctính của các User theo State/Province)

Nhấp vào link specified

8 of 14

Add từ khóa Tien Giang vào. Bạn chú ý từ khóa này chính là giá trị đặc trưng của các User và phảitrùng khớp với các từ khóa mà bạn từng Add cho các User

Tương tự cho Dynamic Distribution Group Chi nhanh Ho Chi Minh

9 of 14

Tiếp đến bạn double click vào Dynamic Distribution Group Chi nhanh Tien Giang chọn TabConditions chọn Preview

10 of 14

Bạn thấy xuất hiện 2 Mailbox gccom1 & gccom2 mặc dù trước đó ta không hề làm thao tác Add 2Mailbox này vào Group này. Tương tự ta sẽ thấy kết quả tương ứng cho Dynamic DistributionGroup Chi nhanh Ho Chi Minh

Bây giờ giả sử sau một thời gian làm việc gccom1 được chuyển công tác đến Chi nhanh Ho Chi Minhvà chúng ta cần phải đưa Mailbox của gccom1 sang Dynamic Distribution Group chi nhanh Ho ChiMinh.

Tuy nhiên ta chỉ cần làm một thao tác rất đơn giản đó là vào thay lại giá trị đặc trưng của gccom1 từTien Giang sang Ho Chi Minh là xong

Bây giờ ta kiểm tra bằng cách double click vào Dynamic Distribution Group Chi nhanh Ho Chi Minhchọn Tab Conditions chọn Preview

OK kết quả thành công

11 of 14

Bây giờ ta test thử xem gởi Email thế nào tại gccom1 tôi sẽ gởi mail cho Dynamic DistributionGroup Chi nhanh Ho Chi Minh

Với một Email có Subject là Mail 3

12 of 14

Test thành công. gccom1 cũng nhận được chính Email của nó vì nó thuộc Dynamic DistributionGroup Chi nhanh Ho Chi Minh

OK mình vừa trình bày xong phần Create Group in Recipient Configuration của Exchange Server 2007trong 70-236 của MCSA.

13 of 14

Công ty TNHH đầu tư phát triển tin học GC ComChuyên trang kỹ thuật máy vi tính cho kỹ thuật viên tin học

Điện thoại: (073) - 3.511.373 - 6.274.294

Website: http://www.gccom.net

14 of 14