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MÓDULO 02ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS, FEIRAS E EVENTOS
CULTURAISJOÃO ABREU, OUTUBRO/NOVEMBRO 2014
Parte 2 – Eventos plenários
São ferramentas cada vez mais importantes para os objetivos da comunicação
empresarial, do ponto de vista institucional e de geração de negócios.
TIPOS DE EVENTOSPalestra – Método de discussão mais antigo e tradicional. Pressupõe uma preleção acompanhada de intenso período de perguntas e debates com a plateia, em busca de conclusões.
TIPOS DE EVENTOS
Conferência – Exposição feita por autoridade em determinado assunto para grande número de pessoas. É mais formal que a palestra e exige a presença de um presidente de mesa para condução dos trabalhos, afinal são feitas perguntas identificadas.
TIPOS DE EVENTOS
Vídeo-Conferência –
Conferência através de tecnologia que permite o contacto visual e sonoro entre pessoas que estão em lugares diferentes
Dando a sensação de que os interlocutores se encontram no mesmo local
Permite não só a comunicação entre intra e inter-grupos, mas também a comunicação pessoa-a-pessoa
Essa comunicação é feita em tempo real e existem vários sistemas interpessoais de videoconferência que possibilitam isso
Além da transmissão simultânea de áudio e vídeo, esses sistemas oferecem ainda recursos de cooperação entre os utilizadores, compartilhando informações e materiais de trabalho
TIPOS DE EVENTOS
Workshop – Também promove o aprendizado, mas o termo (loja de trabalho) indica a proposta de idéias e como concretizá-las. É mais voltado para o experimental.
TIPOS DE EVENTOS
Debate – Discussão exclusiva entre dois oradores devidamente comprometidos a defender um ponto de vista em torno de determinado assunto, participando a audiência somente com aplausos ou protestos não formais.
TIPOS DE EVENTOS
Fórum – Reunião baseada na tentativa/desafio de participação intensa da plateia, preferencialmente numerosa. A ideia é sensibilizar a opinião pública sobre determinados problemas sociais.
TIPOS DE EVENTOS
Convenção – Pode ser de vendas, lançamento de produto/serviço, congraçamento e comemorações. Reunião de profissionais da mesma área.
TIPOS DE EVENTOS
Seminário – É uma sequência concentrada de atividades com o fim específico de desenvolver capacidades, conhecimento e aprendizagem por meio do trabalho de formadores, oradores especializados.
TIPOS DE EVENTOS
Master Class – ”is a class given to students of a particular discipline by an expert of that discipline—usually music, but also painting, drama, any of the arts, or on any other occasion where skills are being developed” (WIKIPÉDIA)
TIPOS DE EVENTOS
Simpósio – É uma reunião de especialistas de alto renome, sob a direção de um moderador para apresentação de tema de grande interesse e geralmente de caráter científico, a uma audiência selecionada.
TIPOS DE EVENTOS
Congresso – Restrito a ambientes associativos com discussões de assuntos de interesse específico de um segmento profissional.
TIPOS DE EVENTOS
Painel – Reunião essencialmente questionadora em que é resumido para um grande grupo o teor de apresentações feitas por pequeno grupo.
TIPOS DE EVENTOS
Ciclo – Sessão ou sequência de sessões de eventos, com uma determinada lógica temática e distribuídas por tempos, horários, distintos. Pode combinar váriastipologias de eventos.
TIPOS DE EVENTOS
Cimeira – é uma reunião em que são expostos e debatidos vários assuntos (normalmente pré-definidos), mais comumente realizada entre chefes de Estado e/ou de governo ou entre líderes de organizações
TIPOS DE EVENTOS
Reunião - encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade; Uma reunião tem geralmente como tema de discussão negócios ou assuntos comunitários. Nas organizações as reuniões são importantes eventos para contato pessoal e comunicação entre os coparticipantes; As reuniões também podem ser feitas à distância mediante uso de computadores conectados a redes ou equipamentos de telepresença.
TIPOS DE EVENTOS
Assembleia – pode ser o conjunto de representantes de uma comunidade que possuem poderes de legislação; reunião de pessoas para determinado fim; órgão deliberativo máximo das associações e sociedades.
PASSOS ESSENCIAIS - IDEIAS PARA INSPIRAR UM CONCEITO DE UM EVENTO DE SUCESSO
1. Pesquisas - Dificilmente uma boa ideia surge “do nada”.
2. Referências - Base em algo já existente, como aspetos visuais e temáticos.
3. Colaborações - Aproveite parcerias para se inspirar no momento de definir o conceito de um
evento.
4. Marketing adequado - É imprescindível recorrer a um marketing apropriado.
5. Mistério - Muitas pessoas gostam de ser surpreendidas, de pequenas surpresas, de algo
intrigante, sem que os segredos sejam tão grandes a ponto de deixar o conceito confuso;
6. Liberdade para a expressão de opiniões – Deve-se considerar o feedback do público.
PASSOS ESSENCIAIS - IDEIAS PARA INSPIRAR UM CONCEITO DE UM EVENTO DE SUCESSO
7. Experiências imersivas - Oferecer pacotes e preços alternativos para pessoas interessadas em acompanhar
tudo de perto, seja para conhecer os bastidores do evento ou para participar em encontros/reuniões.
8. Adaptação e fusão de ideias - Um conceito eficaz pode ser estabelecido a partir da adaptação de ideias
de outros eventos. O mesmo vale para a fusão de ideias - misturar elementos de sucesso pode assegurar o
êxito de um evento.
9. Customização - Outra ideia prática e que aumenta a probabilidade de conquistar os eventuais
participantes é customizar o evento de acordo com as características do público. Para tanto, utilizem-se
plataformas como redes e media sociais.
10. Acessibilidade – Pensar em conceitos capazes de aumentar a procura, através de promoções, descontos e
até por estratégias que não estabelecem preços fixos.
Questões importantes para o processo de desenvolvimento da
organização de um evento.
Conceitos, objetivos e justificativas
•Qual a razão de fazermos o evento? Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento.
•Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.
•Quando será realizado?
•Onde será montado? O local deve representar a melhor escolha para o público e para o promotor do evento.
•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas do públicoe deve estar
alinhado com as questões anteriores.
Estratégias de Comunicação e Marketing
Na gestão de marketing de eventos devem-se :
a. Analisar as necessidades do mercado–alvo
b. Estabelecer padrões exclusivos - diferenciação;
c. Prever o público que assistirá;
d. Calcular o valor que o público está disposto a pagar;
e. Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar com o…;
f. Definir condição lucrativa ou de gratuitidade do evento
Marketing
Estratégias de Comunicação e Marketing
a. Produto
b. Preço
c. Promoção
d. Ponto de acontecimento / local
e. Pessoas
f. Programação
g. Pacote apresentado (venda e distribuição de ingressos / combinações possíveis)
h. Participações (parceiros na produção do evento)
Os 8 Ps de Marketing de Eventos
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Serviços de Apoio Técnico Apoio logístico (Exemplo Making of Sensation 2007 | Amsterdam
Arena HD http://www.youtube.com/watch?v=WBsMXpXCbzY)1. Montagens
(http://www.youtube.com/watch?v=gMv7KMRbLyo&feature=related)
2. Telecomunicações
3. Segurança
4. Limpeza
5. Serviços mecânicos
6. Serviços informáticos
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Serviços de Apoio Técnico Serviços especializados
(http://www.youtube.com/watch?v=okKAruNE6t8)1. Audiovisuais
2. Recepcionismo
3. Tradução simultânea
4. Secretariado
5. Catering
6. Decoração
7. Sinaléctica
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
CATERING
Organização do (s) coffee-break
Serviços associados Apoio aos conferencistas
Organização das refeições Almoço de trabalho
Self service Jantar – volante Jantar sentado Jantar de gala (http://www.youtube.com/watch?v=-SI2OmDSk6E)
Garantia do serviço
Confirmação dos participantes48/24 horas
Lembrar organização, motoristas, recepcionistas, etc. Margem de segurança – 5%
200 – 210 a 220
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
CATERING
Orçamentação (encargos base)
Compras
Montagens
Serviços
Limpezas
Consumos de energia
Aluguer de cozinhas
Margens de negociação
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
CATERING
Orçamentação (encargos base)
Manual de ementas
Ementas especiais
Mínimo de pessoas para preços em vigor
Tempos de serviço (cocktails)
Suplementos de serviço (serviço sentado)
Decoração associada
Animação
Equipamentos de som, luz
IVA incluído
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Catering Número e tipo de participantes
Almoços, jantares, coffee-breaks
Adequação ao tipo de intensidade dos trabalhos
Sortido de oferta
Doces, salgados, bebidas
Águas, cafés, sumos, bebidas alcoólicas (não!)
Serviço profissional
Produtos locais
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
•Salas e apoios
•Salas de reuniões / disposições
•Áreas de serviço
•Mobiliário e equipamento
•Apoio logístico interno
•Serviços especializados
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Salas e apoios
O aluguer do espaço inclui?
Inventário de material disponível
Quantidade – tipo – dimensões
Quadro
Cavalete
Púlpito
Cadeiras e mesas
Estrado
Bandeiras
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Salas e apoios
Mobiliário
Cadeiras
Tipo – com braços,palas
Conforto
Quantidade necessária
Mesas
“Standard”
Check in
Redondas
Quantidade necessária
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Salas e apoios
Equipamento
Púlpito
Iluminação
Colocação
Altura do orador
Estrados
Medidas
Mesa da presidência
Relação com o púlpito e écran
Distância da plateia (2 metros)
Cavaletes / tripés
Quadro de mensagens ou apresentações
Localização
Quantidade necessária
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Montagens e Desmontagens
•Diário de Gestão do espaço
•Acompanhamento de montagens
•Afixação – decoração
•Transporte – armazenamento
•Horários de trabalho
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Serviços de electricidade e electrónica
•Condições do aluguer da sala
•Fornecimento especial de energia
•Material eléctrico suplementar
•Disponibilidade da assistência técnica (pré, durante e pós evento)
• Identificar e comunicar necessidades
Audiovisuais, secretariado, sala VIP, hardware, software
•Outros serviços
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Telecomunicações
•Telefone (fixo, móvel), fax, correio electrónico
• Internet / “hot spot”/ rede “wireless”
•Rádio portátil
• Instalação de linhas
Custo
Demora
Período de utilização
•Linhas da organização
Identificar extensões, com antecedência
Telefone vermelho
•Serviço aos participantes
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Limpeza
•Serviços “standard”
Limpeza de salas / espaços comuns
Limpeza entre sessões
•Previsão de tempo para limpeza e reposições
•Manual de instruções claras
•Custos e orçamento
•Selecção de fornecedores
•Inclusão no aluguer
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Segurança
Contratação especial de serviços
Serviços standard de segurança
Controlo
Identificação / acesso de pessoas
Horários de acontecimentos
Normas para transporte de material
Custos
Segurança pública vs. privada
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Serviços Especializados / Secretariado
Recursos humanos
Competência profissional
Informática
Gestão de informação, arquivo
Idiomas
Apresentação
Material
Espaço (mesas, equipamento, material)
Computadores, impressoras, scanner, internet
Fotocopiadora
Telecomunicações
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Centro de comunicações / mensagens
Transmissão de informação
Rapidez e eficiência
Requisitos base
Localização central
Visibilidade dos quadros
Suportes indispensáveis
Telefones, papel, esferográficas
Listas telefónicas
Mapas, informações sobre serviços
Envio de mensagens
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Recepcionismo Serviço sub contratado
Conhecimento / competências locais e específicas
Principais responsabilidades
Inscrições / acreditações
Informação
Venda / entrega de “vouchers”
Controlo de acesso à sala e das portas
Apoio à mesa de oradores
Apoio às sessões de debate
Salas VIP, imprensa, oradores
Recepcionismo de partcipantes
Bengaleiros
Distribuição de documentação
Distribuição de auriculares
Montras / demonstrações
Avaliação / questionários
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Recepcionismo Alocação dos recursos
Tarefas e competências
Agenda Prever substituição
Refeições / pausas
Briefing Visão global do evento
Informação geral
Exposições (objectivos da empresa)
Orçamento Custo e qualidade
Afectação e quantidade de recursos
qualificação
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Tradução simultânea
Sistema Nº de cabines e de canais
Tradutores Nº de tradutores / língua
Disponibilizar comunicações
Informação de alterações
Conforto
Visibilidade para a sala
Auriculares Distribuição
Identificação dos utilizadores
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Florista / Decoração Objectivos e orçamento
Decoração geral da sala
Consultar Manual de decorações do local
(flores, plantas, arranjos)
Pessoal disponível (no local) para manutenção
Antecedência e sazonalidade das opções
Fornecimentos extra - jantares, ofertas, quartos
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Fotografias / Filmagens Foto reportagem
Reportagem VIP
Filmagem integral
Gravação audio (actas)
DVD
Briefing Objectivo do trabalho final
Descrição dos operadores
Serviço aos participantes Comunicação prévia do serviço
Serviço 24 horas
Ala de exposição das fotos
Mesa de encomendas
Serviço à imprensa
Sessões especiais
Guião da sessão
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Sinaléctica
Identificação do local
Posicionamento relativo
Identificação das salas
Outros espaços
Orientação dos participantes
Serviços
Actividades paralelas
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Sinaléctica
Lettering – maiúsculas
Logo do evento
Colocação visível (cavaletes, suspensos)
Material e dimensões
De proximidade
De informação/acesso
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
ExposiçõesObjectivos
Informação / formação
Troca de experiências
Experimentação
Contacto com o mercado
Programa social paralelo / actividade cultural
Dependendo deInteresses comerciais
Programa do congresso e seus horários
Disposição física do evento
Instalações
Orçamento
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
ExposiçõesSelecção do espaço
Acessibilidade às salas e zonas comunsE às zonas de cateringFacilidade de acesso – portas e montagem de equipamentosAbastecimento de energia e iluminaçãoDecoração Mobiliário
Fonte de rendimentoStand
Espaço
Serviços de
EnergiaPlantasMobiliárioSinalécticaTelecomunicaçõesServiços gráficos e audiovisuais
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Programa Social (Moda)
Jantar de moda (EXEMPLO)
Agência de manequins
Som e luz
Produção do evento
Coordenação de moda
Empresas presentes /criadores
Finalidade social associada
Comunicação gráfica
Escolha do local – espaço de lazer (diferente do local do congresso)
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Programa Social
Visita turística
Definição do tempo disponível
Percurso
Elementos de interesse patrimonial e de diversão
Visitas diurnas ou nocturnas
Intercaladas com trabalhos
Inquérito preliminar sobtre gostos
Associada ao jantar social
Transportes
Preço de inscrição
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Jantar Social Local aprazível
Jantar tradicional ou em local turístico
Passeio de barco (Douro, Sena, Tamisa)
Convívio
Informalidade
Quebra da rotina dos trabalhos
Estabelecimento de redes de contactos
Guia turístico
Ofertas
Apoios de autarquias, empresas, outras entidades (IVP)
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Programas culturais Agenda cultural da cidade ou concelho
Operadores culturais (teatros, cinemas, casas de música – auditórios, casas de fados, museus)
Rotas patrimoniais (castros, românico, Caminhos de Santiago)
Festividades (festas, feiras e romarias)
Exposições
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Programas paralelos Acompanhantes e familiares
Actividades de animação
Baby sitters e animadores
Parques temáticos e infantis (ex.) / Feira Popular
Circo
Jogos (ténis, minigolf)
Jogos aquáticos
Jogos de sala
Parques naturais
Bicicletas
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Programas paralelos
Baby sitters e animadores
Parques temáticos e infantis (ex.) / Feira Popular
Circo
Ateliers
Música e dança
Teatro
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Transportes Acessibilidade / centralidade do local (aeroporto, caminho de ferro – TGV, autocarros,
metro, taxis)
Serviços complementares (rent a car)
Serviço de “transfer” (privativo)
Informações / mapas / horários
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Logística “no local” Área de acreditações / inscrições dos expositores
Início das montagens
Identificação das equipas de controlo e manutenção
Controlo das pré-inscrições
Entrega de cartões de acesso, credenciais, documentação
Previsão das horas de ponta
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Logística “no local” Central de Serviços
Requisição dos serviços
Coordenação das encomendas, transporte e entrega do material
Supervisão das montagens, abastecimento e desmontagem de cada expositor
check list do fluxo de tarefas
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Sistema de controlo de acesso Objectivo de segurança
Objectivo comercial
Sistema informatizado
Cartão magnético
Relatório de participantes e/ou visitantes
Cartão para fotocópias
Crédito telefónico
“vouchers”
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Organização Transmissão de informação – requisições – directivas
Compilar notas, correspondência, acordos, contratos, reclamações
Consultar e monitorar programas e requisitos de oradores e participantes
Informação geral e sumário do evento
Desenhar plantas e colocar material
Identificar e numerar espaços
Enviar requisições de serviços para o local do evento, com antecedência (15 d)
Rever instruções de serviço – montagem e serviços de operacionalização do congresso
Anotar alterações durante o evento
Fazer a conferência de factores
Proceder à auto-avaliação
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Agenda de instruções
Briefing pré – evento
O que / quem define responsabilidades
Como / onde: comunicar tarefas
Quando: agendas individuais
Informação geral sobre o evento
Programa, horários, espaços
Briefing durante o evento
Gerir / comunicar alterações
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Manual de operações Responsáveis e contactos
Coordenador do evento
Coordenador da exposição
Recepção / inscrições
Apoio técnico – montagens
Audio visuais / fotografias
Telecomunicações e informática
Catering
Secretariado e recepcionismo
Tradução simultânea
Sinaléctica
Florista – decorações
Segurança
limpeza
GESTÃO DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Manual de operações Serviços externos
Hotéis com room list
Restaurantes de apoio
Locais a visitar
Gestão do programa social
Organização dos transportes
Informação turística
Agenda de actividades
Por ordem cronológica
Espaços, actividades, responsáveis, contacto
Controlo e gestão de espaços
Formular por escrito uma plataforma-memorandum
para exposições
De longa duração, temporárias e itinerantes.
Ter uma política para exposições, com objetivos a curto e longo prazos
Utilizar conhecimento multidisciplinar para o desenvolvimento de
exposições.
Definir o objetivo da exposição e o seu público-
alvo, planeando o conteúdo e a forma de
apresentação adequados a cada público.
Garantir a segurança dos objetos e do público
nas exposições
Garantir que as informações sejam
exatas e que levem em conta diferentes pontos
de vista
Maximizar o acesso e as oportunidades de
aprendizagem para pessoas de todas as
idades, condições físicas e formações culturais.
Avaliar as exposições
Exposições temporárias, com
orçamento limitado em museus dirigidos
por voluntários
Exposições de longa duração em grandes
museus
Exposições itinerantesReestruturação de
exposições
Definir a função das exposições
Definir, por escrito, a plataforma básica
das exposições
Um plano de ação para exposições com objetivos de curta e
longa duração
Utiliza “expertises” diversas na
organização de exposições
Quem vai estar envolvido com o planeamento da
exposição?
Qual será o tema e a finalidade da
exposição? Definiu o seu público-alvo?
Quais os recursos financeiros, humanos e de espaço físico
disponíveis?
Cronograma apropriado e
realista?
O conteúdo e o “design” da exposição têm em
vista o público ao qual é dirigida?
Está redigido o projeto de exposição, garantida a segurança dos objetos e visitantes? E os seguros?
Está garantido que as informações sobre a
exposição sejam precisas e levem em conta
diferentes pontos de vista?
Como maximizar o acesso à exposição? Como maximizar as
oportunidades de criar novos públicos?
Como promover, monitorar e avaliar?