Pasos constructivos para una reunión de trabajo exitosa.docx

8/17/2019 Pasos constructivos para una reunión de trabajo exitosa.docx

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Pasos constructivos para una reunión de trabajo exitosa.

8 pasos para una reunión detrabajo exitosa 7

22-01-2010 15:00

Reunir al personal coordinar te!as plani"car laexposición # no perderse en el intento pareceser todo un desa$%o para &uienes buscanconcretar este tipo de encuentros.


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Por '(rbara )uerrero *.

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+ar,as tediosas # aburridas. s% de"nen !ucospro$esionales las recurrentes reuniones de trabajo a&uellasinstancias creadas ori,inal!ente para discutir ideas #concretar planes de acción pero &ue !(s de al,una ve/ter!inan siendo un verdadera prdida de tie!po.

+as reuniones de trabajo debieran cu!plir el papel para lo

&ue $ueronecas: in$or!ar al e&uipo de lo &ue est( ocurriendo en lae!presa o los objetivos &ue se piensan concretar pararevertir situaciones adversas. in e!bar,o en muchasocasiones, acaban convirtiéndose en una molestiatanto para quien la organizó co!o para &uienesdebieron asistir.

sto ocurre se,3n los expertos por&ue la !a#or%a de las

veces no se to!an las precauciones necesarias para evitar&ue estos encuentros se desv%en de los te!as centrales porlos &ue $ueron convocados # se conviertan en la instanciapara discutir las actitudes &ue !olestan de los co!pa4eroso los ,randes xitos del je$e.


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Por ello resulta necesario dar un ,iro en la percepción &uese tiene de estos encuentros # de lo &ue si,ni"ca sentarsecon los pares a discutir a&uellos asuntos &ue diaria!enteson debatidos de !anera in$or!al # &ue por ende &uedan

inconclusos.

continuación los oco pasos &ue se deben tenerpresentes si se pretende or,ani/ar una reunión de trabajoprecisa din(!ica # exitosa:

1. Planifque el encuentro e inorme al equipo. na delas pri!eras consideraciones &ue se deben tener en cuentasi se pretende e$ectuar una reunión de trabajo es la de

in$or!ar con anticipación la reali/ación de sta. Para ello esi!portante &ue &uienes va#an a asistir sean contactadosindividual!ente por eje!plo a travs de un e-!ail &ueconten,a el d%a la ora # los te!as &ue se discutir(n. 6lerror !(s ,rande es lle,ar a una reunión de trabajo sin unaplani"cación # reunir personas &ue no ten,an inters nitie!po para escucar lo &ue tienen &ue decir los de!(sdice ar%o 'rieba psicólo,o laboral de laniversidad*entral.

2. Ei!a la puntualidad de los asistentes. na ve/enviada la noti"cación es necesario recalcar la puntualidadde lle,ada al evento. 9o se trata de aparecer en cada rincónde la o"cina ni de bo!bardear a los asistentes con post iten sus lu,ares de trabajo. in e!bar,o aclaran losexpertos es necesario insistir en la puntualidad #a &ue as%ser( posible discutir los te!as a,endados sin extenderde!asiado la reunión lo ideal es &ue stas no superen los;5 !inutos de duración


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". Elabore una agenda de contenidos con los temas atratar. *ontar con una a,enda de contenidos es$unda!ental en las reuniones de trabajo. i se in$or!a conanticipación los te!as &ue se discutir(n los asistentes

lle,ar(n !(s preparados al encuentro # con distintas ideaspara proponer.

#. $cote los temas seg%n lo agendado. cotar loste!as es uno de los tópicos !(s i!portantes se4alan losespecialistas. sto por&ue se si busca ca!biar la i!presiónde los asistentes de lo &ue es una aburrida reunión detrabajo es necesario disponer el orden # la prioridad dete!as &ue se van a tratar en sta. 6s !u# $(cil &ue el

te!a se desv%e # se introdu/can dentro de la discusión otrosasuntos &ue no $or!an parte de la a,enda. i estosucediera &uien diri,e la reunión debe deter!inar si es unte!a &ue pueda verse en el punto de asuntos varios o bienre&uiere &ue se inclu#a en otra reunión posterior sostienentonio iec> acad!ico de la niversidad de ?onterre#.Para ello explica 'rieba 6el expositor debe ser capa/ deidenti"car cuando la discusión se est( desviando a otropunto # ser lo su"ciente!ente sutil # ele,ante co!o para

dar a entender &ue lo &ue se est( conversando no es elpunto # as% volver al eje.

&. 'ane!e la reunión con cuotas de humor. +a reuniónde trabajo debe ser una instancia de discusión positiva # noun encuentro de trabajadores aburridos !olestos #des!otivados a"r!an los entendidos. 6s absoluta!entenecesario !anejar las reuniones con una pe&ue4a cuota deu!or o ro!peielos &ue distiendan el a!biente. n buen

expositor sabe identi"car cu(ndo la audiencia necesitarelajarse un poco distenderse concentrarse cuando sesienten incó!odos # cu(ndo es el !o!ento de acer unbrea> precisa el experto de la niversidad *entral. Paraello a,re,a es bueno &ue el !oderador 6sea al,oistriónico #a &ue una persona &ue jue,a con la vo/ &ue

http://www.udem.edu.mx/homehttp://www.udem.edu.mx/home


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tiene una vo/ $uerte # &ue ,esticula tiende a captar !ejorla atención de la ,ente &ue una persona &ue se li!ita a leeren vo/ alta. l expositor # l%der de la reunión podr(e&uivocarse # divertirse en el contexto de lo discutido pero

sin perder el en$o&ue en los avances # resolución de loste!as.

(. Evite los monólogos. @ue la reunión sea e$ectivadin(!ica # r(pida depender( en ,ran !edida del expositor.Aste deber( !ostrar lidera/,o # co!pleta se,uridad en s%!is!o evitando eso s% caer en el exceso de prota,onis!o# en los recurrentes !onólo,os &ue "nal!ente ter!inar(npor volver tedioso el encuentro. Para ello deber( tener

pleno conoci!iento de las in&uietudes de los asistentespauteadas con anterioridad # evitar ser a,resivo al!o!ento de exponer # obstinarse con sus propias ideas sinconsiderar la opinión de los de!(s.6n buen expositor debeser una persona con la capacidad de estar atento a losestados de (ni!o de los participantes &ue sepa interpretarla co!unicación no verbal de los asistentes saber cu(ndodebe intervenir para detener una discusión entre losparticipantes cu(ndo debe iniciar la revisión de otro punto

de la a,enda # ser ta!bin una persona asertiva diceiec>. ar cabida a &ue todos los asistentes opinen #expon,an sus puntos de vista enri&uecer( el encuentro #ar( &ue ste no se vuelva !onótono # aburrido.

). Prevenga la ormación de bandos entre losasistentes. n !edio de la discusión # el interca!bio devisiones es necesario &ue el expositor !anten,a unapostura colectiva evitando los bandos. +os te!as son de

incu!bencia para todos los asistentes por lo &ue a,ruparsepor a!istad o ,nero para de$ender o rebatir una !edidaser( perjudicial para el avance # dina!is!o de la reunión.n encuentro de este tipo ser( exitoso en la !edida en &ueel !oderador de!uestre lidera/,o inters se,uridad #


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sobretodo capacidad de or,ani/ar convocar # ,anarse laatención de los asistentes.

*. +ome nota de los temas tratados en la

reunión. Binal!ente ser( pri!ordial to!ar nota de loste!as discutidos en la reunión #a &ue de esta $or!a sepodr( recordar jerar&ui/ar # llevar a cabo los planes #!edidas propuestas # aceptadas por los asistentes. @ue elexpositor to!e nota de!uestra ade!(s un inters acialos asistentes &uienes sentir(n &ue $ueron to!ados encuenta # &ue la reunión valió la pena. Para no derru!bar loconstruido lo ideal ser( &ue lue,o del encuentro elexpositor env%e a los asistentes un resu!en con los puntos

tratados as% co!o las soluciones acordadas &ue ser(npuestas en !arca. +a idea es no crear $alsas expectativas# acer e$ectivos los acuerdos. +a justi"cación # reiteraciónde lo discutido de!ostrar( el inters # la concordancia delas partes ,enerando la/os de con"an/a entre las !is!as.

*on asistentes puntuales una pauta "jada # te!asacotados la reunión de trabajo &ue desea reali/ar ir(per$ecta!ente enca!inada. s necesario eso si es!erarse

por&ue la cita no sea un encuentro aburrido sino unainstancia para debatir ideas # to!ar decisiones entre todoslos asistentes. ólo as% podr( concretar los objetivos &ue lollevaron a or,ani/ar el encuentro # su e&uipo no tendr( lasansias de !irar el reloj # desear &ue las oras pasenr(pida!ente.

• ¿QUÉ SON LAS REUNIONES EFECTIVAS?

• ¿POR QUÉ TENER REUNIONES EFECTIVAS?• ¿CÓMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS?

• FASE 1: PLANIFICAR LA REUNIÓN.

• FASE 2: ORGANIZAR LA REUNIÓN.

• FASE 3: DIRIGIR LA REUNIÓN.


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• FASE 4: DARLE SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN.

C@A D9 + R9ED9 B*FEGH

l,unas veces parece co!o si sie!pre estuvira!os en al,3n tipo dereunión: Reuniones !ensuales de la or,ani/ación reuniones de tareasespeciales en las cuales trabajar reuniones de acciones ur,entes # de

co!its de pro#ectos de las &ue nuestro ,rupo se ace car,o. +asreuniones to!an !uco de nuestro tie!po por&ue son la !anera en &ue

to!a!os decisiones planea!os acciones # lleva!os a cabo el trabajo&ue debe!os reali/ar.

Pero Ccu(ntos de nosotros detesta!os las reunionesH Fodos tene!osrecuerdos de reuniones inclusive tal ve/ de la reunión de co!it de

anoce< &ue parec%a &ue iban a durar toda la eternidad # en las &uenunca se iban a to!ar las decisiones. l,uien interru!p%a # desviaba al,rupo de los te!as de la a,enda de trabajoI la persona &ue diri,%a a suve/ ten%a !ucas opiniones propiasI la reunión duró !(s tie!po de lo

previsto # para cuando "nal!ente ter!inó todos se $ueron a casacansados e insatis$ecos.

'ueno aun&ue no existe una varita !(,ica para acer cada reunión!(s e$ectiva las reuniones real!ente pueden a#udar para la to!a de

decisiones # plani"cación. 9o tienen por &u ser dolorosasI puedeninclusive ser divertidas. Para lo,rarlo se puede aprender có!o acer

las reuniones tanto 3tiles co!o a,radables para todos los participantes.+as reuniones e$ectivas a#udan al ,rupo a alcan/ar sus !etas.

CPDR @A F9R R9ED9 B*FEGH

Cab%a usted &ue la !anera en &ue se diri,en # $acilitan las reuniones esuno de los !a#ores 6$actores de ries,o para la participación # la

inversión de los !ie!bros de la or,ani/aciónH FD las partes de unareunión son i!portantes: la plani"cación particular!ente en$ocada en

a,endas de trabajo # !etas


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cada 6$ase se le debe prestar atención # se debe to!ar seria!entepor&ue el !anejo de una buena reunión est( cr%tica!ente li,ado a la

participación. +as reuniones deter!inan &ue el ,rupo pueda o no reali/arlas cosas resolver proble!as !anejarse de !anera &ue pro!ueva un

senti!iento de inclusión # se,uridad en los participantes # &ue cree unsentido de co!unidad.

C*J?D ERE)ER R9ED9 B*FEGH

iri,ir o presidir una reunión si,ni"ca !(s &ue sólo acer &ue el ,rupocubra los te!as de la a,enda de trabajo pro,ra!ada. *uando se

preside una reunión la persona al $rente de ella es responsable delbienestar del ,rupo # los !ie!bros &ue lo con$or!an. sto re&uiere &ue

se preste la debida atención a las 6din(!icas del ,rupo # otrosaspectos del proceso. KEncluso todas esas cosas di$%ciles de abordar son

i!portantesL

Recorde!os &ue: iri,ir reuniones es una M'E+E no es al,o &ue

nace!os sabiendo. l i,ual &ue con cual&uier otra abilidad se !ejoracon la pr(ctica N K# ta!bin nos senti!os !(s se,urosL

*uando al,uien dice 6'uen trabajo. Bue una buena reunión C&u&uieren decir real!enteH na reunión verdadera!ente buena ocurre

cuando se presta atención a las cuatro $ases del !anejo de una reunión:

• Plani"cación a,enda # !etas


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• esperdiciar el tie!po de reunión.

• esperdiciar el tie!po de las personas.

• Reuniones aburridas &ue no llevan a nin,una parte.

• Reuniones sólo por el eco de reunirse.

Me a&u% los pasos cr%ticos en la plani"cación de una ,ran reunión.

De!"!# e$ %&'e(!)% "e $* #e+,!-,.

CFiene la reunión co!o objetivo la revisión de las disposiciones le,alesacer un plan de recluta!iento de voluntarios o a al,una otra cosaH C+a

!eta no est( claraH l resultado podr%a ser una reunión aburrida #desen$ocada. s necesario presentarse con una !eta clara # la a,enda

se convertir( en una especie de ,u%a de viaje para lle,ar a%.

*e# $* (*#e*.

i se necesita in$or!ación o investi,ar para la reunión es !ejor aceantes de &ue sta e!piece. C@u sucede cuando nos presenta!os a una

reunión donde $alta in$or!ación i!portanteH Ks una ,ran prdida detie!poL

De!"!# /+!0, ,ee!(* e(*# #ee,(e.

i se est( trabajando en una ca!pa4a publicitaria CFodos los

participantes necesitan ir o sola!ente los del co!it de publicidadH edebe pensar en esto antes de enviar las noti"caciones para estas

reuniones. *uando las personas van a reuniones cu#a a,enda no lesinteresa por lo ,eneral nunca vuelven.

P$*,!*# %, %(#%.

Asta es una !u# buena !anera de desarrollar nuevos l%deres # de

co!pro!eter a !(s personas en el trabajo del ,rupo. e puede reunirsólo a tres o cuatro personas interesadas # discutir la a,enda N Knoto!ar( !(s de una oraL lo !(s i!portanteQ


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L* *5e,"* &!e, 6e6* )*$e, $* e,*7

e debe acer lista de cu(nto tie!po se planea discutir cada punto de laa,enda. i al,una persona ade!(s del $acilitador va a presentar

in$or!ación se debe to!ar en cuenta eso ta!bin # 9GER + P+9+ ?9D *D9 9 ?9 9FE*EP*EJ9. +os !ie!bros decual&uier ,rupo deber(n saber &u es lo &ue van a acer.

i pensa!os en la a,enda de la reunión co!o es una especie de ,u%a deviaje entonces se deben tener previstas todas las paradas sin tener

ta!poco !ucos desv%os innecesarios. e les debe acer saber a todoslo &ue se va a discutirI Kno a# por &u !antenerlo en secretoL

B EE: DR)9ER + R9ED9

E8e9*# ,*$!9*# * (!e8%.

s irrespetuoso abusar del tie!po de los asistentes # es a% donde sepodr%a decir &ue se encuentra la !a#or des!otivación &ue pueda aber.i se debe iniciar tarde por&ue sólo tres personas est(n en la sala

cuando se supone &ue la reunión debe e!pe/ar al !enos a# &uedisculparse. s todav%a !ejor sin e!bar,o acerse el (bito de iniciar a

tie!po 9 cuando solo a#a tres personas en la sala. e correr( la

vo/ # posterior!ente las personas lle,ar(n a tie!po o de plano nolle,ar(n. i las personas si,uen lle,ando tarde o no se presentan deltodo esto puede ser un indicio para ca!biar la ora o el patrón de lasreuniones o a!bos.

A+,(*# * $% *!(e,(e.

+as listas de asistencia pueden indicar !uco acerca de &uieneslle,aron. de!(s pueden a#udar a actuali/ar la lista de asistentes

re,ulares # proporcionar no!bres para una cadena de n3!erostele$ónicos. e podr%a incluir en la lista de asistencia el no!bre la

or,ani/ación la dirección # el n3!ero tele$ónico de los participantes.

;D!+$e< ¿%"#=* 8%)e# + %"%?>


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+os espacios para las reuniones deber%an ser con$ortables # apropiados.+a sala de reuniones deber%a estar locali/ada en un lu,ar cntrico # ser

de un ta!a4o adecuado para el ,rupo de personas. s necesario lle,arte!prano para or,ani/ar el !aterial #Oo e&uipos &ue se van a utili/ar #

tratar de usar un espacio en donde se pueda acer un c%rculo para &uelas personas no &ueden sentadas en ileras co!o en un auditorio. i el

lu,ar de la reunión es de di$%cil acceso para adultos !a#ores u otraspersonas se debe tratar de coordinar el transporte o tal ve/ un serviciovoluntario de 6escolta Kun ,ran pro#ecto de coesión entreadolescentesOadultos !a#oresL


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debe olvidar lo buenos &ue es 6ro!per el ielo para eli!inar tensiones.6Ro!per el ielo si,ni"ca acer al,o pe&ue4o al principio de la reunión

para a#udar a las personas a conocerse o recolectar al,3n dato de una!anera divertida o interesante. Por eje!plo el ,rupo puede acer un

jue,o de 6b3s&ueda del tesoro en el &ue las personas buscanin$or!ación pre,untando a los otros asistentes.

O&(e,e# $* *#%&*!-, "e $* *5e,"* "e $* #e5$*.

9o se debe olvidar &ue la reunión es de todos por lo &ue todos

necesitan aceptar la a,enda. e les puede pedir a los participantesretroali!entación acerca de la a,enda antes de e!pe/ar la reunión.l,unas re,las tales co!o no interru!pir etc. ta!bin pueden ser

3tiles si a# en el ,rupo personas a &uienes les ,usta acerlo.

M*,(e,e# $* "!+!-, e, + *+e.

9o se debe per!itir &ue al,uien se desv%e de los te!as de la a,enda oable de!asiado tie!po. s necesario ser cordial pero "r!e: laspersonas respetan las reuniones &ue avan/an bien # ta!bin recuerdan

clara!ente las reuniones en las &ue a al,uien se le per!itió se,uir #se,uir ablando sobre el !is!o te!a.

V!5!$*# e$ (!e8%.9o se debe olvidar la ora de inicio # "nal. e deben respetar los l%!ites

de tie!po establecidos en la a,enda. i el ,rupo parece &uerer ir !(sall( del tie!po acordado en la discusión de al,3n asunto se debe

pre,untar si todos los !ie!bros est(n de acuerdo. na oración co!o6a e!os usado todo el tie!po dispuesto para este asunto. ecir:Cstar%an todos de acuerdo en continuar con el te!a por otros die/!inutos o continua!os con el si,uiente punto de la a,endaH puede ser

una buena $or!a de !edir el inters de todo el ,rupo en el asunto.

Re+8!# $% /+e e+6*"%.

Ma# &ue ter!inar cada punto de la a,enda resu!iendo las conclusionesen vo/ alta # despus continuar si nadie objeta o si todos est(n de

acuerdo.


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F%8e,(*# $* *#(!!*!-,.

i una persona nor!al!ente callada abla se debe !ostrar inters ensu participación. s necesario tratar de dar oportunidad de participación

a todos # no sólo a los &ue sie!pre ablan.

U*# e$ %"e# "e$ #%$ #+"e,(e8e,(e.

e debe tener cuidado con lo &ue se dice có!o se dice # cu(ntas veces

se dice. l $acilitador no deber%a to!ar bandos # debe ser justo contodos.

De*##%$$*# ,+e)% $="e#e 8e"!*,(e $* "e$e5*!-, "e %"e#.

s necesario tratar de rotar la responsabilidad de diri,ir la reunión. +a3nica $or!a en &ue otros aprender(n a acerlo es observando al$acilitador # lue,o acindolo ellos !is!os.

l,unos consejos para el !anejo del ,rupo durante la reunión son:

• Fener sentido del u!or # no estar a la de$ensiva.

• sar pre,untas abiertas &ue re&uieran &ue las personas

respondan con al,o !(s &ue 6s% o 6no.

• Dbservar el entorno en busca de si,nos &ue indi&uen si se debe ir

!(s despacio o !(s r(pido.

B EG: R )E?E9FD + R9EJ9.

ola!ente por&ue la reunión a ter!inado no si,ni"ca &ue el trabajoest( eco. Para darle un se,ui!iento exitoso a la reunión se debe:

Re%!$*# (%"% (!% "e #e(#%*$!8e,(*!-, %# *#(e "e$ 5#+%.

e debe recopilar in$or!ación del ,rupo en re$erencia a &u opinan losparticipantes de la reunión &u puede ser !ejorado etc. Probable!enteno sea necesario acer esto despus de cada reunión pero al !enos de

ve/ en cuando ,aranti/ando &ue las personas ten,an claras susasi,naciones estableciendo o rea"r!ando la $eca de la próxi!a


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reunión # !axi!i/ando oportunidades para &ue las personas se &uedenun rato # conversen despus de la reunión lo cual es !u# i!portante


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+as intervenciones son tcnicas usadas cuando se en$rentan oposicioneso proble!as durante las reuniones. Pueden usarse separada!ente

pero nor!al!ente son !(s e$ectivas cuando son se usan enco!binación. +as intervenciones intentan bajar el tono en la escala de

con$rontación pero son lo su"ciente!ente e$ectivas para !antener bajocontrol a &uienes ,ustan o buscan discrepar.

A. De'*# /+e e$ 5#+% "e!"*.

Qsi al,uien se re3sa a ape,arse a la a,enda se !antiene sacando un

!is!o te!a una # otra ve/ desa$%a el !anejo de la reunión etc.

@. U*# $* *5e,"* e(*&$ee# $* #e5$* "e$ '+e5%

Qsi al,uien se si,ue desviando de los te!as de la a,enda !antieneconversaciones con otro durante toda la reunión ataca a otros

verbal!ente etc.

C. Se# 6%,e(%: De!# $% /+e e( +e"!e,"%

Qsi al,uien trata de inti!idar al $acilitador ste se siente !olesto #cuestionado # necesita conse,uir la a#uda del ,rupo etc.

D. U*# e$ 6+8%#

...si a# !uca tensión en la sala si las personas !uestran resistencia a

estar en la reunión si se ven asustadasOt%!idas acerca de participar oven al $acilitador co!o un extra4o etc.

E. Ae(*#< "e&*(!# % "e)!*# $* *(e,!-, *$ 5#+%

Qsi al,uien reiterada!ente expresa dudas relativas a conse,uir al,o esne,ativo # desesti!a cada su,erencia contin3a repitiendo el !is!o

punto una # otra ve/ tiene proble!as para aceptar la autoridad etc.sto si,ni"ca tener &ue: *PFR &ue lo &ue ellos est(n diciendo escierto no i,norarloI 9BR9FR+D justo a% dedic(ndole al,3n tie!po o

GER la atención al ,rupo para &ue ste to!e una decisión alrespecto. Gea adicional!ente los puntos ) # M !(s adelante.


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F. U*# e$ $e,5+*'e %#%#*$ B"e e# %!&$e

Qpara silenciar conversaciones aisladas a#udar a las personas calladasa participar re-direccionar la atención etc. e puede utili/ar el len,uaje

corporal para acer n$asis en un te!a sin usar la vo/ # esto se puedelo,rar aciendo contacto visual sonriendo o no sonriendo< o incluso sise est( sentado ca!biando de posición.

G. *e# +, #ee%: C%,#%,(*# * /+!e,e !,(e##+8e, +e#* "e $* *$*"e e!%,e

... Qcuando las t(cticas de !enor con$rontación no an dado resultadoal,uien contin3a atacando verbal!ente a otros participantes

revolviendo papeles !anteniendo conversaciones con otros o aislando a

las personas. e puede sacar este proble!a de la sala aciendo unreceso &ue pueda parecer natural.

. C%,#%,(*# e, $* *$*

Q si es apropiado # si esto no crear( una reacción contraproducente siel ,rupo apo#ar( al $acilitador si ste #a a usado otras t(cticas de!enor con$rontación etc.

PREVENCIONES

+as prevenciones son tcnicas &ue pueden a#udar a evitarinterrupciones desde el inicio. i se usan estas 6prevenciones desde el

inicio de las reuniones se au#entar(n las interrupciones.

A. E+6*# *#* e,(e,"e#.

9o se debe sólo "n,ir &ue se est( escucando lo &ue al,uien dice. +aspersonas se dan cuenta cu(ndo no se les est( prestando atención. s

necesario escucar cuidadosa!ente para entender los puntos &ue unapersona est( presentando # repetir en vo/ alta a&uellos puntos de los

&ue no se est( se,uro.

@. M*,(e,e#e e, e$ *e$.


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9o se puede ser participante # diri,ir la reunión al !is!o tie!po.*uando el $acilitador no pone en claro su papel # borra la l%nea &ue lo

de"ne puede alienar a al,unos participantes causando resenti!ientos# la prdida de control de la reunión. e deben o$recer estrate,ias

recursos e ideasSpero no opiniones directas.

ebe!os recordar &ue: KR @E9 ERE) 9D E)EBE* R

PRFE*EP9FL i el $acilitador tiene $uertes opiniones acerca de un te!ade la a,enda # &uiere ablar debe acer al,3n tipo de arre,lo 9F de

la reunión para &ue al,uien !(s presida esa sección.

C. N% e(*# * $* "ee,!)*.

i al diri,ir la reunión se es atacado criticado etc. a# &ue alejarse un

poco. e debe pensar bien acerca de lo &ue se dijo antes de responder.na ve/ &ue nos pone!os a la de$ensiva nos arries,a!os a perder elrespeto # con"an/a del ,rupo # esto puede tornar la situación !uco

peor.

*on esta in$or!ación #a se tienen las erra!ientas b(sicas para

plani"car # llevar a cabo reuniones e$ectivas en la or,ani/ación a la &uese pertenece. na reunión &ue est( bien preparada # en$ocada # es

presidida e"ciente!ente puede a#udar a crear una or,ani/ación de

calidad !ientras &ue una reunión &ue de"ciente!ente planeada odiri,ida causar( !ucas di"cultades para el ,rupo.

ontributor

)illian Ta#e

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19/26

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• Prepararla con tiempo sufciente.

• Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. &ólo debemosescoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria.

• Crear un planning de la reunión. En este documento se especicará el motivo dela reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se

dedicarán a cada cuestión#• Convocar con antelación sufciente a los asistentes para que tengan tiempo

para preparar sus intervenciones.• Enviar el planning a todos los participantes.

-. urante la reunión!

• Comenzar a tiempo. /a puntualidad es un aspecto fundamental. ebemos tratarde comenzar y acabar a la hora marcada. 0El tiempo es oro1

• Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos undamentales. &e indicarála importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión,los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el m2todo de trabajo a

seguir as3 como las normas de participación e intervención.• Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque

previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas nocontemplados en el planning . 4ealizar s3ntesis en cada etapa.

• Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.

• El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de

los debates, pero no su contenido. ebe velar por el avance y progresión en eldesarrollo de la reunión. %n aspecto especialmente importante es que incite ahablar a los participantes. Es fundamental buscar la participación activa de losasistentes, de esta forma sacaremos más provecho a su asistencia.

• o de!ar que algunos se impongan " acaparen la reunión, ya que esto podr3a

afectar negativamente al clima positivo de comunicación y cooperación quedebemos tratar de crear y mantener.

5. +l nalizar la reunión!

• De!ar un tiempo al fnal para que los participantes e#pongan dudas,sugerencias, comentarios#

• Sintetizar las conclusiones esenciales

• $esumir las contribuciones positivas% opiniones% sugerencias " acuerdos

adoptados.

• &gradecer la participación de los asistentes.

6. espu2s de la reunión!

• Coneccionar un sumario de la reunión que se enviará a todos los participantesdurante los d3as siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguidocumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podidoencomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlasa cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados#

• Si uera necesario se convocar'a a los asistentes a la siguiente reunión.


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•

*D?PRFER

• *D?9FR

• +as reuniones de traba!o o juntas son necesarias para el buen dese!pe4o de una

e!presa #a &ue uni"can los objetivos # las estrate,ias a se,uirI sin e!bar,o

!ucas veces pueden ser tediosas # poco productivas si no son diri,idas

con habilidad.

• +a e"cacia de las juntas de trabajo depende en ,ran !edida de la persona &ue las

diri,e. ll/der suele ser el je$e del departa!ento o la persona &ue lleva la !inuta

pero debe tener actitudes claves para no perder el control de los asistentes # lo,rar la

consecución de las !etas planteadas en la reunión.

• l blo, de consultor%a # !ana,e!ent )e!ba Fales se4ala &ue un buen l%der debe

saber diri,ir ladiscusión para tratar los te!as de la a,enda escucar las in&uietudes

de sus co!pa4eros # plantear soluciones reales &ue ori,inen acciones espec%"cas a

los proble!as.

• &u% seis (bitos de un buen l%der para el xito en las juntas.

• E0P-EP9 Ccontra los poderes do!inantesHC@u e!os aprendido de Fe

Xal>in, eadH

• 1. igue el traba!o estndar: todas las juntas deben tener una a,enda o pro,ra!a

de los te!as &ue se van a tratar una duración establecida # el apo3o

multimedia necesario para &ue se entiendan los puntos a tratar. n buen l/der sabe

có!o !odi"car el pro,ra!a a las necesidades pero nunca lo i,nora # sie!pre

respeta el tie!po de los otros.

• 2. uenta una historia4 la ,ente pasa la !a#or parte de su tie!po en el trabajo

por lo &ue no &uieren &ue les repitas los datos &ue pueden ver en la ,r("ca. l

trabajo del l%der en una junta consiste en tejer istorias &ue eje!pli"&uen lo !ostrado

en el apo#o visual # &ue les di,an a los asistentes &u si,ni"can esos datos de $or!a

tan,ible.

• ". 5ntegra4 el l%der tiene &ue unir lo &ue est( en el tablero con lo &ue pasa en el d%a a

d%a en el trabajo. ne los datos duros con opiniones su,erencias co!entarios # otros

puntos de vista provenientes de las personas &ue asisten a la junta. +a tarea del l%der

http://www.altonivel.com.mx/16644-6-habitos-de-liderazgo-para-las-juntas-de-trabajo.html#commentshttp://www.altonivel.com.mx/12709-como-tener-una-reunion-de-negocios-exitosa.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/45062-a-que-monopolios-telecom-puso-freno-epn.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/56084-quien-podria-llegar-a-ser-lider-en-the-walking-dead.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/56084-quien-podria-llegar-a-ser-lider-en-the-walking-dead.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/5932-10-consejos-de-liderazgo-de-colin-powell.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/16644-6-habitos-de-liderazgo-para-las-juntas-de-trabajo.html#commentshttp://www.altonivel.com.mx/12709-como-tener-una-reunion-de-negocios-exitosa.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/45062-a-que-monopolios-telecom-puso-freno-epn.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/56084-quien-podria-llegar-a-ser-lider-en-the-walking-dead.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/56084-quien-podria-llegar-a-ser-lider-en-the-walking-dead.htmlhttp://www.altonivel.com.mx/5932-10-consejos-de-liderazgo-de-colin-powell.html


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es a!pliar la visión de las personas en la reunión # llevarlos a buscar respuestas

3tiles.

• #. 6lega a una conclusión4 de nada sirve tner tres juntas diarias si no se resuelve

una cuestión # se to!an acciones concretas # sencillas para atacar los proble!as.

s necesario 6!atar los proble!as para &ue no vuelvan otra ve/ por lo &ue debes

tratar de &ue en la junta se de"na la proble!(tica cu(l $ue su causa có!o

controlarlo o contenerlo cu(les ser(n las !edidas &ue se to!ar(n para evitar &ue

re,resen &uines estar(n encar,ados de ellas.

• &. ompromete a los asistentes4 un buen l%der buscar( &ue el di(lo,o en la junta

sea co!prensible i!portante # procesable de lo contrario la reunión sólo con$undir(

!(s a las personas o tendr( el !is!o i!pacto &ue revisar un in$or!e por correo

electrónico. i diri,es la !unta debes tratar de identi"car &uin tiene dudas # a &uin

le a &uedado claro para poder educar e involucrar a los asistentes en lo &ue si,ni"ca

la reunión # lo &ue se debe acer despus de ella.

• (. 7estaca las buenas ideas que sirvan para resolver los problemas4 las

juntas son una ,ran oportunidad para &ue la ,ente re[exiones sobre las realidades #

necesidades de una situación. n buen l%der sabe se,uir las juntas # busca ,enerar

las respuestas de su e&uipo a travs del desa$%o el i!pulso el entrena!iento #

despus to!a en cuenta todas las su,erencias de susempleados.

(a" varios peligros en las reuniones) no *acerlas o *acer demasiadas+

*acerlas mu" cortas o mu" largas+ *ablar de nada o *ablar de todo. Como

en casi todos los aspectos de un negocio% encontrar el equilibrio

adecuado es un arte que se perecciona con el tiempo% " las reuniones de

traba!o son clave para mantener a un equipo concentrado " dirigido

*acia un mismo ob!etivo.

7*as pensado lo que cuesta una reunión8 &uma el salario por hora de cada

persona que se reune y multipl3calo por el n9mero de horas que estás en la

sala. :o se trata de tener una mentalidad de economista, sino de tomar

conciencia de que el tiempo es valioso para nuestro negocio. 7Por qu2 nos

reunimos8, 7qui2n tiene que estar aqu38, 7qu2 información necesitamos8

http://www.altonivel.com.mx/6986-10-tips-para-presentar-una-idea-creativa.htmlhttp://www.masquenegocio.com/2012/07/18/5-claves-para-aprovechar-tu-tiempo-al-maximo/http://www.masquenegocio.com/2012/07/18/5-claves-para-aprovechar-tu-tiempo-al-maximo/http://www.altonivel.com.mx/6986-10-tips-para-presentar-una-idea-creativa.htmlhttp://www.masquenegocio.com/2012/07/18/5-claves-para-aprovechar-tu-tiempo-al-maximo/


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1. Reúne a quien lo necesita

*ay ocasiones en las que las reuniones se convierten en una e'cusa para

socializar o para opinar sobre todos los aspectos de un negocio. &i quieres unareunión efectiva, aseg9rate de convocar solamente a aquellos que

realmente tienen el poder de decidir sobre los asuntos que se vayan a

tratar.

2. Decide y comunica el objetivo de la

reunión con suficiente antelación

;a sea una reunión programada o de seguimiento, es bueno centrar los

temas principales " saber de antemano los puntos a tratar. *az esto de

forma breve y clara. Es muy importante decir e'pl3citamente cuál es el objetivo

principal de la reunión, ya sea


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4. Mantente enfocado

?on esta preparación, las personas llegarán a la reunión muy mentalizadas y

listas para cumplir objetivos. +9n as3, es muy normal que durante una reuniónsurja la distracción y pasemos del plan de ventas al estado de nuestros

equipos informáticos o a la escasa calidad de la máquina de caf2. o dudes en

reconducir% mantener la reunión en los puntos clave " tomar notas sobre

temas que pudieran solucionarse en otro conte#to o futuras reuniones.

Poco a poco tu equipo irá acostumbrándose a reuniones cortas y efectivas, y

sentirá que son herramientas que ayudan a mejorar el trabajo, en lugar de

ralentizarlo.

5. Agradece e informa

/as personas clave han estado presentes. Estaban informadas de los temas a

tratar. *an aportado valor a la reunión, quizá incluso por adelantado. Es hora

de cerrar la reunión agradeciendo su labor en inormar " tomar

decisiones y mandar un acta o e>mail en el que se concreten los puntos

clave a modo resumen para mayor claridad. Es importante cerrar bien y

reconocer que el objetivo de la reunión se ha cumplido, as3 como dejar porescrito los compromisos y decisiones adquiridos.

En resumen, las reuniones de traba!o *an de tener un propósito. @ste debe

ser conocido por todos los asistentes, y se debe animar la preparación de

antemano. /as personas valiosas quieren estar trabajando, sacando adelante

proyectos y solucionando problemas. /as personas realmente motivadas no

quieren estar en una sala esperando a que otro termine de hablar sobre un

tema que casi no le afecta. Arganiza as3 tus reuniones, y verás cómo sube elentusiasmo y la productividad de tu negocio.

Objetivo General:

En la actividad comercial actual, el recurso más escaso es el tiempo, elemento que siempre debemos

optimizar en términos de rendimiento y resultado. En este mismo escenario, las reuniones de trabajo

http://www.masquenegocio.com/2012/02/22/como-tomar-notas-en-una-reunion-para-ganar-productividad/http://www.masquenegocio.com/2012/02/22/como-tomar-notas-en-una-reunion-para-ganar-productividad/http://www.masquenegocio.com/2012/02/22/como-tomar-notas-en-una-reunion-para-ganar-productividad/http://www.masquenegocio.com/2012/02/22/como-tomar-notas-en-una-reunion-para-ganar-productividad/http://www.masquenegocio.com/2012/02/22/como-tomar-notas-en-una-reunion-para-ganar-productividad/


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son de aplicación común y como tal, también las debemos optimizar en los mismos términos antes

descritos. Para ello se ha diseñado este eminario, cuyo objetivo es el de entre!ar a sus asistentes,

los pilares "undamentales que sustentan la preparación de una e"iciente reunión de trabajo.

Objetivos Específicos:

#l término de la actividad, los asistentes a la misma estarán en condiciones de$

• %alorar la importancia que una reunión de trabajo bien preparada implica para la &r!anización como

un todo.

• 'onocer los di"erentes tipos de reuniones de trabajo que e(isten, con sus objetivos y caracter)sticas

espec)"icas.

• *denti"icar el rol de los distintos actores que participan en una reunión de trabajo.

• +anejar la "orma como se estructura y prepara una e"iciente reunión de trabajo.

Temario:

1.- Importancia de una reunión bien preparada

-ué sentimientos nos provoca la convocatoria a una reunión

Por qué razón a las personas no les !usta asistir a una reunión

• son a menudo improductivas

• son a menudo inútiles

• son a menudo aburridas

/azones del por qué las reuniones son importantes para la or!anización.

*mportancia de preparar reuniones de trabajo productivas.

2.-Tipos de reuniones existentes

'uántos y qué tipos de reuniones e(isten

0ipos y estilos de reuniones e(istentes

/euniones /esolutivas 1objetivos y caracter)sticas 2

/euniones *n"ormativas 1objetivos y caracter)sticas 2

3i"erencias entre ambos tipos de reuniones.

Ejercicio de aplicación práctica.

3.-Rol de los asistentes a una reunión

-uiénes son los distintos actores dentro de una reunión

/ol y "unciones del P/&P*E0#/*& de la reunión

/ol y "unciones de los P#/0*'*P#40E de la reunión'ómo complementar ambos roles consistentemente.


4.- Estructura de una reunión eficiente .

Pauta de estructuración de una reunión de trabajo.

3e"inición de sus objetivos y tiempos disponibles.


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Estructuración de los tiempos óptimos para cada etapa.

Etapas de una reunión de trabajo.

• 5a introducción y su importancia.

• El desarrollo y su importancia.

• 5a conclusión y su importancia.

El acta de reunión y su importancia

5a evaluación de la reunión y su importancia.

'onclusiones de la reunión.


Metodología:

5a actividad propuesta será desarrollada mediante la combinación de e(posición teórica conceptual de

parte del relator y el desarrollo de ejercicios prácticos con los asistentes, especialmente preparados

para la actividad en particular.

Documents

Pasos constructivos para una reunión de trabajo exitosa.docx