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Pasos Del Dominio de Flujo de Trabajo
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Cinco fases para lograr el dominio del flujo de trabajoGuías y Modelos
Este método se basa en la radical noción de sentido común de que con un inventario completo y actualizado de todos sus compromisos, organizados y revisados de una manera sistemática, usted puede concentrarse claramente, ver su mundo desde ángulos óptimos y tomar decisiones confiables acerca de lo que debe (y no debe) hacer en todo momento. Este método es altamente eficaz para lograr un estado relajado y productivo.
Cinco fases para lograr el dominio del flujo de trabajo
Este método se basa en la radical noción de sentido común de que con un inventario completo y actualizado de todos sus compromisos, organizados y revisados de una manera sistemática, usted puede concentrarse claramente, ver su mundo desde ángulos óptimos y tomar decisiones confiables acerca de lo que debe (y no debe) hacer en todo momento. Este método es altamente eficaz para lograr un estado relajado y productivo.
1. Recolección - Asuntos pendientes / IncompletosA nivel profesional
ActividadesPendientes Incompletas o por terminar
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Proyectos: comenzados
Proyectos: que necesitan iniciarse
"Echarle un vistazo": a los proyectos
"Compromisos" con otros: jefes, socios, colegas, etc…
Comunicaciones: llamadas, correos, faxes, cartas
Escritos por terminar: reportes, evaluaciones, revisiones, propuestas, etc…
Reuniones: establecidas, reprogramadas, etc…
Leer/revisar: ítems de importancia
Finanzas: dinero en efectivo, presupuesto, pasivos, PyG, etc…
Planificación/organización: metas, objetivos, planes financieros, etc…
Desarrollo organizacional: estructura organizacional, reestructuración, líneas de autoridad, etc…
Desarrollo organizacional: estructura organizacional, reestructuración, líneas de autoridad, etc…
Desarrollo organizacional: estructura organizacional, reestructuración, líneas de autoridad, etc…
Administración: asuntos legales, seguro personal, dotación, etc…
Personal: contratación, despido, evaluaciones, desarrollo, compensación, etc…
Sistemas: computadores, programas, bases de datos, etc…
Ventas: clientes, prospectos, contactos, proceso de ventas, etc…
En espera: información, proyectos/tareas delegadas, decisiones, etc…
Desarrollo profesional: entrenamiento, seminarios, cosas para aprender, averiguar, etc…
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ActividadesIncompletas o por terminar
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1. Recolección - Asuntos pendientes / IncompletosA nivel Personal
ActividadesPendientes Incompletas o por terminar
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Proyectos: comenzados, sin completar
Proyectos: en la casa/apartamento, etc…
Próximos eventos: cumpleaños, aniversarios, bodas, grados, etc…
"Compromisos" con otros: esposo(a), hijos, padres, amigos, etc…
Comunicaciones: llamadas, correos, faxes, cartas
Familia: Actividades, proyectos de hijos, padres, etc…
Administrativo: equipos, teléfonos, internet, TV, etc…
Tiempo libre: libros, música, videos, viajes, lugares que visitar, gente que visitar, pasatiempos
Finanzas: cuentas por pagar, bancos, inversiones, préstamos, impuestos, etc…
En espera: reparaciones, reembolsos, cosas prestadas, información, etc…
Mantenimiento y cuidado del hogar: bienes raíces, reparaciones, construcción, remodelación, calefacción, pisos, techos, etc…
Salud: doctores, dentista, optómetra, especialistas, dieta, ejercicios, alimentos, etc…
Transporte: carro, bicicletas, motocicletas, mantenimiento, reparaciones, etc…
Vestuarios: profesional, casual, formal, deportivo, accesorios, equipaje, etc…Diligencias varias: farmacia, ferretería, tiendas, bancos, tintorería, regalos, centros comerciales, etc…
Comunidad: vecinos, trabajo de servicio, colegios, voluntariado, etc…
Mascotas: veterinario, alimento, accesorios, etc…
Otros: información, proyectos/tareas delegadas, decisiones, etc…
-Servicios: Pago de servicios, suscripciones, etc…
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ActividadesIncompletas o por terminar
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2. ProcesamientoSiga la siguiente estructura
Seleccione…
Actividad o tarea Ámbito Acciones físicas para la toma de desiciones
Dele- Profesional -
Difer- Seleccione… -
Sele- Seleccione… -
Prof- Seleccione… -
Pers- Seleccione… -
- Seleccione… -
- Seleccione… -
- Seleccione… -
- Seleccione… -
- Seleccione… -
- Seleccione… -
- Seleccione… -
- Seleccione… -
- Seleccione… -
- Seleccione… -
- Seleccione… -
- Seleccione… -
Una vez se tienen las tareas separadas, se toman una a una para determinar de qué se tratan y las acciones que se pueden tomar al respecto: hacerlas, delegarlas o diferirlas. Si no se requiere de una acción pueden ser archivadas como referencia o desecharlas. De acuerdo con Allen, si una tarea requiere menos de dos minutos en su ejecución, hay que desarrollarla inmediatamente.
Hacer
- Seleccione… -
- Seleccione… -
- Seleccione… -
VolverVolver
Acciones físicas para la toma de desiciones Analizar
- Seleccione… dd/mm/aa
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Una vez se tienen las tareas separadas, se toman una a una para determinar de qué se tratan y las acciones que se pueden tomar al respecto: hacerlas, delegarlas o diferirlas. Si no se requiere de una acción pueden ser archivadas como referencia o desecharlas. De acuerdo con Allen, si una tarea requiere menos de
Fecha de ejecución
- Seleccione… dd/mm/aa
- Seleccione… dd/mm/aa
- Seleccione… dd/mm/aa
ContinuarContinuar
2. ProcesamientoSiga la siguiente estructura
Asunto que resolver -
¿De qué se trata? -
¿Se puede tomar alguna acción al respecto? -
Si se puede tomar acción -
¿Es necesario planear un proyecto?-
Planear el proyecto -
Revisar las acciones -
¿Hacerlo, Delegarlo o Diferirlo?-
¿Cuál es la próxima acción?-
¿Hacerlo, Delegarlo o Diferirlo?-
Si no se puede tomar acción -
Eliminar-
Incubar -
Referencia -
No s
e p
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No e
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o u
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royecto
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3. OrganizaciónDetermine las fechas de ejecuciónCon el fin de mantener un seguimiento de lo que debe ser desarrollado se recomienda clasificarlo en:
FechaActividades o tareas
Acciones principales Proyectos
dd/mm/aa - -
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Con el fin de mantener un seguimiento de lo que debe ser desarrollado se recomienda clasificarlo en:
Actividades o tareasReferencia Incubación
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ContinuarContinuar
4. RevisiónDetermine las fechas de ejecución
Fecha Acción
CLAR
IFIC
AR
Papeles sueltos
Procesamiento de notas
"Vaciarse la cabeza"
ACTU
ALIZ
AR
Revisar lista de acciones
Calendario próximo
Revisa lista de "en espera"
Revisa lista de resultados
Revisa lista de Recordatorios
SER
CREA
TIVO Revisar lista de algún día / quizas
Ser creativo y valiente
Información previa extraída del calendario
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Acción
ContinuarContinuar
5. EjecuciónDetermine lo ejecutable
AccionesContexto
¿Qué puedo hacer donde estoy?
Tiempo Disponible¿Cuánto tiempo tengo?
VolverVolver
Recursos¿Cuánta energía tengo?
Prioridad¿Cuál es el valor que obtengo si en vez de hacer esto hago otra cosa?
InicioInicio