Passo a Passo do

Sistema Contábil para gerar a ECD

Índice

PLANO REFERENCIAL .................................................................................................... 1

GERAÇÃO DA ECD - SISTEMA FOLHAMATIC CONTÁBIL .............................. 2

Configurações Iniciais - Menu Arquivos ................................................................... 2

Cadastro de Empresas .................................................................................................... 2

Plano Contábil ................................................................................................................... 3

Históricos ........................................................................................................................... 4

Dados do Contador .......................................................................................................... 5

Dados do Sócio ................................................................................................................. 5

Cadastro de Participante ................................................................................................. 5

Menu Movimentos ........................................................................................................ 5

Digitação ............................................................................................................................ 5

Digitação e Digitação de Múltiplas Partidas ................................................................. 5

Digitação Auxiliar .............................................................................................................. 6

Atualização do Plano Contábil ........................................................................................ 9

Encerramento do Período ............................................................................................... 9

Menu Relatórios ........................................................................................................... 9

Balancete (Plano Referencial) ........................................................................................ 9

Listagem do Plano de Contas (Referencial) ................................................................. 9

Escrituração Auxiliar......................................................................................................... 9

Balanço Patrimonial ....................................................................................................... 10

DRE – Demonstração de Resultado do Exercício .................................................... 10

Notas Explicativas .......................................................................................................... 10

GERAÇÃO DO ARQUIVO - MENU DIVERSOS / ECD......................................... 11

ECD no Folhamatic Contábil .....................................................................................11

ABA GERAÇÃO DO ARQUIVO: .................................................................................13

ABA RESPONSÁVEIS:................................................................................................14

ABA ABERTURA DO ARQUIVO: ...............................................................................15

ABA SITUAÇÃO ESPECÍFICA: ..................................................................................16

ABA DMPL / DLPA ......................................................................................................17

Passo a passo para preenchimento da aba DMPL / DLPA: .................................... 17

ABA OUTROS RELATÓRIOS – RTF: ........................................................................20

Download do PVA .......................................................................................................21

VALIDAÇÃO E AUTENTICAÇÃO DO ARQUIVO .................................................. 25

Para PJ com Registro em Cartório ...........................................................................25

Para PJ com Registro na Junta Comercial ..............................................................26

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Plano Referencial

Seção 1.17. Plano de Contas Referencial para o Sped Contábil:

O PVA do Sped Contábil adotou, a partir do ano calendário 2014, os mesmos planos de contas

referenciais constantes no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

Para a ECD o Registro é facultativo, todavia, se a pessoa jurídica está obrigada também à entrega

da ECF – Escrituração Contábil Fiscal, o recomendável é que efetue o vínculo.

Ele é um plano de contas, elaborado com base na DIPJ.

Foram disponibilizados seis tipos de Planos Referenciais diferentes, de acordo com o segmento

da empresa.

São eles:

PJ em Geral;

Imunes e Isentas em Geral;

Financeiras ou Associação de Poupança e Empréstimo;

Seguradoras ou Entidades Abertas de Previdência Complementar;

Entidades Fechadas de Previdência Complementar;

Partidos Políticos.

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Geração da ECD - Sistema Folhamatic Contábil

Nesta apostila veremos tudo o que deve ser configurado para a parametrização do sistema

Contábil na geração do SPED ECD (Escrituração Contábil Digital) referente ao ano calendário de 2015.

A parametrização a seguir deve ser efetuada para que a geração do arquivo e o processo de

validação ocorram perfeitamente até o último dia útil do mês de maio.

Lembrando que entregamos nesse ano de 2016, o arquivo referente a todo ano calendário 2015.

Abaixo todas as configurações a serem efetuadas e verificadas no sistema para padronização do

mesmo na geração do SPED Contábil:

Configurações Iniciais - Menu Arquivos

Cadastro de Empresas

Verifique no menu: Arquivos / Empresas / Aba 1 – Plano de contas, a configuração para Outros

Planos. Diante disso, o sistema disponibiliza configurações específicas para a empresa de acordo com

seu segmento e possibilita a escolha do Plano Referencial no campo abaixo.

Existem seis planos referenciais diferentes, e deve ser escolhido um plano diante do seguimento

da empresa.

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Na Aba 2 – Configurações Diversas: certifique-se que a opção ECD está habilitada, pois está

opção faz com que o sistema apresente um alerta sempre que estiver inserindo alguma informação que

não esteja nos padrões ECD.

Nessa mesma aba, veja se o Registro na Junta Comercial e seu estado ou Cartório está preenchido

de forma correta, com número de registro.

Plano Contábil

Referente ao Plano de Contas, as configurações são especificamente para as contas analíticas.

Acessando o Menu: Arquivos / Plano Contábil / Aba Contas Contábeis - 1, todas as contas analíticas

do plano devem ser: vinculadas ao plano de contas Referencial da Receita Federal e também ter a opção:

Conta de Aglutinação (ECD) habilitada.

Para vinculação do Plano Referencial, você deverá configurar o Menu: Arquivos / Empresas /

Aba 1 – Plano de Contas, na opção Outros Planos e Plano Referencial de acordo com o tipo da empresa.

No caso de contas analíticas que recebam lançamentos globais, a opção Conta de Lançamento

Global deve ser habilitada.

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Na aba Configuração – 4 certifiquem-se de que os campos necessários estão preenchidos. No

quadro “Natureza das Contas” do lado esquerdo da tela, os campos: Ativo, Passivo, Despesas, Custos,

Receitas e Resultado devem ter o número do primeiro grau das contas informado no quadro à frente. Do

lado direito da tela verifique se as contas para transferência do Lucro ou Prejuízo, de Transferência de

Resultado e Patrimônio Líquido estão preenchidas e corretas.

Históricos

Os históricos são necessários para identificar os lançamentos contábeis. Nomeando a situação

de cada um dos fatos contábeis que constam na digitação.

Esses podem ser cadastrados através da rotina: Menu Arquivos / Históricos, contendo

minimamente um código e sua descrição. Ou se preferir pode ser digitado manualmente no campo OBS,

na tela de digitação.

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Dados do Contador

No Menu Arquivos / Dados do Contador, basta efetuar corretamente o cadastro completo do

contador responsável pela a empresa, contendo, inclusive, a data de validade da Certidão de

Regularidade Profissional do CRC.

ATENÇÃO: O campo validade não é obrigatório. E a Certidão de Regularidade Profissional é o

documento que comprova que o profissional da contabilidade está em situação regular perante o CRC na

data de sua emissão. O profissional deverá acessar o link de Serviços online do Portal do CRC, utilizando

seu número de registro no CRC (pessoa física) e respectiva senha. Não existe limite para sua emissão, e a

certidão tem validade de noventa dias.

Dados do Sócio

No menu: Arquivos / Dados do Sócio, basta efetuar corretamente o cadastro completo dos

sócios da empresa, caso tenha.

Cadastro de Participante

No Menu Arquivos / Participantes, caso a empresa tenha, cadastre o participante que se

encaixar em um dos 11 códigos de relacionamento disponíveis na tela. Após cadastrado, esse código

deve ser informado nos lançamentos que influenciarem diretamente o lucro ou prejuízo do período da

empresa.

Menu Movimentos

Digitação

É necessário ter toda a movimentação da empresa pronta para o período de geração do arquivo.

Essas movimentações podem vir para a contabilidade por meio de integração com outros

departamentos, ou serem efetuadas manualmente em uma das cinco telas de digitação que o sistema

Folhamatic Contábil possui. Para isso basta acessar o Menu Movimentos / Digitação.

Digitação e Digitação de Múltiplas Partidas

As duas principais digitações do sistema são: Menu Movimentos / Digitação ou Menu

Movimentos / Digitação de Múltiplas Partidas.

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Digitação Auxiliar

A Digitação Auxiliar é utilizada apenas nas empresas que vão gerar o livro do tipo R (razão

auxiliar) e seus auxiliares A e Z para a ECD.

Os lançamentos contábeis que tiveram mais de uma operação dentro do mesmo número de

lançamento, são considerados lançamentos globais.

Exemplo de um pagamento de quatro fornecedores no lançamento nº 08, teremos a seguinte

situação:

Na parte debaixo dessa tela, que é a digitação auxiliar, esses lançamentos globais deverão ser

"justificados". Por exemplo:

Lançamento Global: Pagamento dos fornecedores A, B, C e D. R$ 10.000,00

Digitação Auxiliar:

Fornecedor A - 1.000,00

Fornecedor B - 5.000,00

Fornecedor C - 2.500,00

Fornecedor D - 1.500,00, totalizando os 10.000,00

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Para cada lançamento global, terá uma nova numeração de lançamentos auxiliares. Todos os

dados deverão ser informados, pois serão enviadas para a Receita.

Pode-se verificar também que nessa tela, enquanto não for lançado o valor total na digitação

auxiliar, consta uma "diferença" no campo e o botão "sair" não fica habilitado, precisando totalizar o valor

do lançamento contábil.

Nas digitações citadas acima, deverá efetuar os lançamentos do ano contábil segundo

orientações abaixo:

Os lançamentos devem conter:

Data do Registro Contábil;

Conta (s) Credora (s);

Conta (s) Devedora (s);

Histórico ou Código de Histórico Padronizado;

Valor do Registro Contábil;

Número do Lançamento para identificar de forma unívoca.

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O lançamento contábil deve ser efetuado com:

Um registro a débito e um a crédito ou,

Um registro a débito e vários a crédito ou,

Vários registros a débito e um a crédito ou,

Vários registros a débito e vários a crédito.

Poderá utilizar:

Dicas:

Campos Alfanuméricos: máximo 255 caracteres (histórico, complemento, etc);

“|” Pipe: Não utilizar! Pois ele é a separação dos dados no leiaute como o exemplo:

|0000|LECD|01012011|31122011|EMPRESA ECD|64555626000147|

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Atualização do Plano Contábil

A Atualização do plano Contábil organiza os saldos das contas contábeis da empresa no período

solicitado, basta acessar o menu: Movimentos / Atualização do Plano Contábil, informe o período de 01

a 12 do ano ativo e confirme a atualização.

Encerramento do Período

Antes de efetuar o encerramento certifique-se que a conta de Encerramento e transferência de

Lucro/Prejuízo, estão corretas. Caso precise alterar, acesse o menu Arquivos / Plano Contábil / Aba 4 –

Configuração.

No Menu Movimentos / Encerramento do Período, encerre o período para apurar o Lucro ou

Prejuízo da empresa. Ativo deve bater com Passivo, e as contas de Receitas e Despesas devem estar com

seus saldos zerados para gerar e entregar o arquivo sem erros.

Menu Relatórios

Para se certificar que o encerramento foi feito corretamente e que os saldos das contas estão

corretos, verifique as movimentações e saldos, tirando os relatórios abaixo, verificando a relação das

contas contábeis e também, das contas Referenciais.

Balancete (Plano Referencial)

No menu: Relatórios / Balancete / Mensal. Visualize os saldos aglutinados pelo referenciamento

selecionando a opção Tipo de Balancete: Referencial.

Listagem do Plano de Contas (Referencial)

Menu: Relatórios / Listagens / Plano de Contas. Selecione Tipo da Listagem – Referencial e

Tipo Referencial / Completo com vínculo. Para visualizar se o referenciamento está correto e completo.

Escrituração Auxiliar

Menu: Relatórios / Escrituração Auxiliar. Poderá emitir Diário, Listagem e Razão das digitações

auxiliares. Para os casos de entrega do Livro R e seus auxiliares A e Z.

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Balanço Patrimonial

Emita o balanço para verificar se Ativo e Passivo batem. Basta acessar o menu: Relatórios / Balanço

Patrimonial.

DRE – Demonstração de Resultado do Exercício

Acesse menu: Relatórios / Demonstração do Resultado do Exercício. E emita a DRE para se

certificar de que os grupos de resultado: Receitas, Despesas e Custos foram zerados e seu lucro ou

prejuízo transportado para o PL do Balanço.

Notas Explicativas

Através do menu: Relatórios / Notas Explicativas é possível montar o relatório de explicações

específicas de situações especiais que podem ter ocorrido durante o ano calendário. Clicando na opção:

Arquivo, gere este relatório em Word e salve na extensão .RTF.

Assim poderá anexá-lo a opção da Aba Outros Relatórios RTF na tela de geração do arquivo texto.

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Geração do Arquivo - Menu Diversos / ECD

ECD no Folhamatic Contábil

É necessário que a contabilidade da empresa esteja com o período encerrado para a geração do

arquivo. Porém antes de encerrar o exercício, efetue os procedimentos abaixo, alguns já citados nas

padronizações acima:

1 - Para fins de SPED, a digitação deve ser realizada de forma ANUAL, em sequência. Sendo

assim é importante efetuar a Renumeração da Digitação, através do menu Utilitários/ Renumeração da

Digitação. Informe o período de janeiro a dezembro do ano ativo, clique na opção ANUAL e depois em

RENUMERAR.

2 – É importante efetuar a Atualização do Plano de Contas. Para fazê-la, acesse o menu:

Movimentos/ Atualização do Plano de Contas, atualize de 01 a 12 com a Opção NORMAL.

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3 – O Encerramento do Exercício, deve ser feito através do menu: Movimentos/

Encerramento do Período, transportando o LUCRO/ PREJUÍZO apurado no exercício.

4 – Verifique o Balanço Patrimonial e se o total do Ativo e Passivo batem. Acesse menu:

Relatórios / Balanço Patrimonial e verifique se os valores estão corretos:

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5 - Efetue a geração do arquivo SPED ECD, através do menu: Diversos/ SPED / ECD.

Em atendimento sempre ao último Ato Declaratório Executivo que disponibiliza o leiaute mais

atual do Arquivo Digital SPED – ECD, a geração do mesmo é atualizada por parte do sistema, validação e

envio correspondente ao ano calendário de 2015.

ABA GERAÇÃO DO ARQUIVO:

Destino: Informe o local onde será gerado o arquivo;

Arquivo: O nome do arquivo será conforme o exemplo acima, ECD9999.TXT;

Período: Informe o período da geração do arquivo;

Formas de Escrituração: O Tipo do Livro se será: G (Diário Geral), R - A-Z (Escrituração Resumida

- Escrituração Auxiliar – Digitação Auxiliar), ou B (Instituição Financeira – Bacen);

Código de Município: O código de município é puxado automaticamente, conforme o Cadastro

da Empresa;

Número do Livro Contábil: Informe o número do Livro Diário, que deverá ser sequencial

referente ao último entregue, em papel ou formato digital;

Natureza do Livro Contábil: Diário (padrão), porém o usuário poderá alterar;

Verificar inconsistências: Com este botão poderá verificar se há alguma inconsistência antes de

gerar o arquivo.

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ABA RESPONSÁVEIS:

Informe o Contador.

Informe o Sócio / Responsável que assina pela empresa.

Dados do Contador: o sistema apresenta o (s) Contador (es) cadastrado (s) no menu Arquivos/

Dados do Contador, permitindo selecionar o Contador Responsável pelo envio do arquivo;

Dados dos Responsáveis: o sistema permite especificar os dados de até 10 responsáveis e

também possui a opção de integrar as informações automaticamente do cadastro de Sócios (Menu

Arquivos).

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ABA ABERTURA DO ARQUIVO:

Preencha esta aba, de acordo com as informações da Empresa.

Indicador de Início de Período: Normal (01/01/ano correspondente) ou Situações Específicas.

Indicador de Finalidade de Escrituração: Original (padrão) ou substituta, permitindo especificar

o NIRE quando for alterado.

Indicador de empresa de grande porte: NÃO (padrão) / SIM.

Auditor Independente: Utilizado por empresas de grande porte (campo facultativo), é possível

informar dois ou mais Auditores Independentes responsáveis pela Empresa.

Nome e Registro CVM do Auditor: Depois de preenchido o Nome do Auditor, deverá especificar

o registro CVM.

Indicador de SCP – Sociedade em Conta de Participação: É possível identificar as Sociedades

em Conta de Participação: como “Sócio Ostensivo” ou “Participante”.

- Ao habilitar a opção “Participante de SCP como Sócio Ostensivo”, o usuário poderá identificar

quais são as empresas Participantes da Sociedade.

- Ao habilitar a opção “ECD da SCP”, o usuário poderá especificar seu Código ou CNPJ como SCP.

- De acordo Com o ADE Cofis 82/2015, as SCP obrigadas à entrega da ECD – Escrituração

Contábil Digital, deverão utilizar os livros “G”, “R”, “B”, “A” ou “Z” para a entrega do arquivo.

- O livro “S – Escrituração Mantida pelo Sócio Ostensivo” foi excluída a partir do leiaute 4 do

Manual de Orientação da ECD disponibilizado em 31 de dezembro de 2015.

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ABA SITUAÇÃO ESPECÍFICA:

Tipo de Escrituração: Centralizada (Consolidada – Matriz) ou Descentralizada (Individual);

Situação Específica: Cisão, Fusão, Incorporação. Ao selecionar o sistema permitirá especificar o

DIA/MÊS/ANO na aba Geração do Arquivo.

Data de arquivamento da conversão de sociedade simples em empresária: Data, Exemplo:

empresa de trabalho intelectual que passou a exercer atividade de comércio.

Registros Facultativos:

DRE Configurável – Quando se utiliza a DRE Configurável do menu Relatórios.

Centro de Custos – Se deseja enviar o centro de custos da empresa para o SPED.

Gerar DMPL/DLPA – Habilite para que fique disponível a Aba DMPL/DLPA.

Código da Instituição Responsável pela Manutenção do Plano de Contas Referencial: é

necessário identificar qual o código da Instituição Responsável pela Manutenção do Plano Referencial

(conforme o tipo de empresa). Diante da configuração feita no Menu Arquivos / Empresas / Aba 1 – Plano

de Contas.

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ABA DMPL / DLPA

Esta aba permite que o usuário gere informações do relatório DMPL ou DLPA, especificando o

Fato contábil que modificou os saldos das contas de Lucro/Prejuízo e/ou do Patrimônio Líquido. Exemplo:

Aumento do Capital Social.

Poderá especificar a conta contábil que sofreu modificação e o Saldo Inicial e Final de cada conta.

Os saldos deverão ser informados conforme o Período de Apuração (Anual ou Trimestral) da Empresa.

Passo a passo para preenchimento da aba DMPL / DLPA:

Essa rotina não é obrigatória para a geração do SPED ECD. Caso deseje utilizar essas informações,

todos os dados devem ser preenchidos manualmente de acordo com as informações de sua empresa.

A DLPA permite que seja realizado somente um fato contábil por período, já a DMPL exige que

seja realizado um fato por mês.

O passo a passo para o preenchimento é realizado da seguinte maneira:

Na aba “SITUAÇÕES ESPECÍFICAS” habilite a opção “Gerar DMPL/ DLPA”.

Acesse a aba DMPL/DLPA, selecione qual opção deseja habilitar, sendo que o SPED aceita

somente um dos demonstrativos.

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Escolhida a opção, basta marcá-la e selecionar o período referente (esse período esta

relacionado com o encerramento realizado no sistema para essa determinada empresa, sendo trimestral

ou anual).

O próximo passo é criar o fato contábil. Para fazê-lo insira o código e logo após acrescente o

nome desse fato, clicando na opção + para que esse fato seja inserido (para criar esses fatos contábeis,

podem ser tomados como base os relatórios da DLPA/ DMPL, de acordo com o demonstrativo escolhido,

como base).

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Criado os fatos desejados, será necessário realizar o lançamento referente a esse fato,

informando a conta contábil a qual se refere; o saldo inicial dessa conta; o saldo dessa conta durante o

ano; o saldo final (soma do saldo inicial mais o saldo do fato contábil), caso este saldo seja credor deverá

inserir o sinal negativo (-) à frente; de o código do fato contábil (cadastrado no início do procedimento) e

por fim o indicador. Para finalizar, clique sobre a opção + para inserir o lançamento realizado.

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ABA OUTROS RELATÓRIOS – RTF:

Caso necessário, inclua no arquivo digital, outros relatórios não especificados/exigidos pelo

Manual de Orientação, como por exemplo: Notas Explicativas. Basta gerar esses relatórios em formato

RTF para anexar ao arquivo.

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Após realizar os procedimentos acima, todas as informações necessárias para a geração desse

demonstrativo estarão preenchidas.

6 – Após verificar todas as ABAS, retorne a Aba “Geração do Arquivo” e clique em “Gerar”

arquivo que irá validar no PVA (Programa Validador e Assinador) da Receita Federal.

7 – Após ter feito os procedimentos no sistema, e gerado o arquivo.

Baixe o PVA, acessando o endereço abaixo:

http://sped.rfb.gov.br/

Download do PVA

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Depois de ter feito o download e instalado o PVA, basta validar o arquivo e ver se deu tudo certo.

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Validação e Autenticação do Arquivo

Para PJ com Registro em Cartório

De acordo com a Instrução Normativa no 1.420, de 19 de dezembro de 2013, as empresas

registradas em cartórios estão dispensadas da autenticação para fins fiscais. Portanto, para cumprir a

obrigação acessória com a Receita Federal do Brasil, transmita a escrituração via Sped Contábil. Não há

taxa a pagar para a Receita Federal do Brasil.

Em relação à autenticação pelos cartórios, deve ser utilizado o Módulo de Registro de Livros

Fiscais para os Cartórios de Títulos e Documentos e Pessoa Jurídica, para autenticação de arquivos da

ECD. Para isso, é necessário que a empresa registrada em cartório transmita o mesmo arquivo da ECD

que foi transmitido ao Sped para os Cartórios por meio do referido módulo. O software referente ao

módulo pode ser acessado no site www.rtdbrasil.org.br.

Após se cadastrar no site do RTD Brasil e efetuar o Login e senha, será aberta a área exclusiva do

usuário. Clique no banner “SPED”;

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Clique na opção “Livro Contábil Digital” :

Selecione o Cartório;

Informe o Nº do registro da sua Empresa;

Digite o Número do Recibo de Entrega do SPED;

Selecione o arquivo SPED enviado ao PVA;

Informe o CPF do Administrador e demais partes que possuem poderes para representar a

empresa.

Após enviado o arquivo SPED, as partes que foram informadas, devem assinar o Requerimento de

Registro do Arquivo SPED. Cada pessoa (CPF) deve ter o cadastro na Central RTDPJ Brasil para realizar a

assinatura digital.

Para PJ com Registro na Junta Comercial

§ 2º Ficam dispensados de autenticação os livros da escrituração contábil das pessoas jurídicas

não sujeitas a registro em Juntas Comerciais. (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.510, de 5

de novembro de 2014)

Através do PVA, execute as seguintes etapas:

Validação do arquivo contendo a escrituração;

Assinatura digital (e-CPF tipo A3) do livro pela (s) pessoa (s) que têm poderes para

assinar, de acordo com os registros e pelo Contabilista;

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Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de

sua jurisdição.

Importante:

Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais,

informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação.

Verifique na Junta Comercial como obter a identificação.

Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de

Encerramento) e o envia para a Junta Comercial competente.

Para gerar o requerimento, após assinar o arquivo no PVA, será liberada a opção para o

requerimento. Preencha os campos solicitados e clique em “Avançar”:

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Em seguida é solicitada a assinatura digital do assinante do requerimento. Selecione a

qualificação do assinante do requerimento. Clique em “Assinar”.

Na tela "Lista de Certificados" que será aberta, selecione o certificado que será utilizado para a

assinatura digital. Caso não existam certificados, será exibida a mensagem: "Nenhum certificado com as

características necessárias foi encontrado. Para assinar a escrituração contábil o certificado precisa ser

A3, pertencer à ICP-Brasil e o CPF do certificado deverá ser igual ao CPF do respectivo signatário." Clique

no botão "OK" para prosseguir ou no botão "Cancelar" para desistir;

Será exibida a tela para a digitação da senha do certificado.

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Caso a assinatura seja feita com sucesso, a mensagem abaixo será exibida. Clique em "OK" para

retornar à tela "Passo-a-Passo" para continuar a próxima etapa do processo.

Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o Sped.

Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações

importantes para a prática de atos posteriores.