216
PT PELAYANAN LISTRIK NASIONAL BATAM 2016 PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN BATAM

PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

PT PELAYANAN LISTRIK NASIONAL BATAM

2016

PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

PT PLN BATAM

Page 2: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

DAFTAR ISI

1. Keputusan Direksi PT PLN Batam Nomor : 0017.K/DIR/2016 Tanggal 03 Juni

2016 Tentang Pemberlakuan Pedoman Umum Pengadaan Barang dan Jasa PT

Pelayanan Listrik Nasional Batam.

2. Surat Edaran Direksi PT PLN Batam Nomor : 0001.E/DIR/2016 Tanggal 03 Juni

2016 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Barang dan Jasa PT Pelayanan

Listrik Nasional Batam.

Page 3: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

i

PEDOMAN UMUM PENGADAAN BARANG DAN JASA

PT PLN BATAM

Page 4: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

ii

DAFTAR ISI

BAB I FILOSOFI PENGADAAN PLN Batam ……………………………………..…………….1

1.1. Latar Belakang ................................................................................................................. 1

1.2. Pentingnya Value for Money ............................................................................................ 2

1.3. PLN Batam sebagai Anak Perusahaan PT PLN (Persero)Error! Bookmark not defined.3

1.4. Good Practice Yang Diadopsi Dalam Pedoman Pengadaan Barang/Jasa....................... 5

1.4.1. Pendekatan Strategis .............................................................................................5

1.4.2. Value for Money focus ............................................................................................7

1.4.3. Organisasi ..............................................................................................................7

1.4.4. Profesionalisasi Pengadaan ...................................................................................8

1.4.5. Pengendalian Risiko .............................................................................................10

1.5. Penyederhanaan Metode Pemilihan Penyedia ............................................................... 10

1.6. Strategi Perjanjian/Kontrak sebagai Bagian Strategi Pengadaan................................... 13

1.7. Pentingnya Pendayagunaan Produk Dalam Negeri ....................................................... 14

1.8. Prinsip Dasar .................................................................................................................. 15

1.9. Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa .................................................................... 15

BAB II ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA PLN Batam ...................................................16

2.1. Pengguna Barang/Jasa .................................................................................................. 17

2.2. Wakil Pengguna ............................................................................................................. 18

2.3. Pejabat Perencana Pengadaan ...................................................................................... 19

2.4. Pejabat Pelaksana Pengadaan ...................................................................................... 19

2.5. Value for Money Committee. .......................................................................................... 19

2.6. Implementasi Pembagian Peran dan Tanggung Jawab dalam Organisasi Pengadaan Barang/Jasa ................................................................................................ 20

BAB III PERENCANAAN PENGADAAN KORPORAT …………………………………………………….21

3.1. Perencanaan Pengadaan Korporat ................................................................................ 21

3.1.1. Kajian Tugas dan Strategi Korporat PLN Batam ................................................... 22

3.1.2. Kajian Portofolio Pengadaan PLN Batam .............................................................. 22

3.1.3. Kajian Kapabilitas dan Organisasi Pengadaan PLN Batam .................................. 23

3.1.4. Riset Pasar dan Penyusunan Daftar Penyedia Terseleksi (DPT) .......................... 24

3.1.5. Kajian Tujuan dan Strategi Pengadaan PLN Batam .............................................. 26

3.1.6. Pengukuran Kinerja Pengadaan PLN Batam ........................................................ 27

3.2. Sarana Elektronik untuk Pengadaan Barang/Jasa PLN Batam ...................................... 28

BAB IV PERENCANAAN DAN PERSIAPAN PELAKSANAAN PENGADAAN PADA KANTOR PUSAT DAN UNIT INDUK………………………………………………………....…………………29

4.1. Perencanaan Pengadaan Pada PLN Batam .................................................................. 29

4.2. Penentuan Kewajaran Harga ......................................................................................... 30

4.2.1. Dasar Penyusunan HPS........................................................................................ 30

4.2.2. KonsepTotal Cost of Ownership (TCOO) .............................................................. 30

4.2.3. Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ............................................................. 31

4.3. Persiapan Pengadaan Per Paket ................................................................................... 33

4.3.1. Pemutakhiran Riset Pasar dan Penilaian Risiko Pengadaan ................................ 34

4.3.2. Penyiapan/Kajian Spesifikasi/TOR ........................................................................ 34

fauzan
Stamp
fauzan
Stamp
Page 5: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

iii

4.3.3. Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak tiap Paket Pengadaan ..................... 35

4.3.3.1.Pembelian dan Alternatif Jenis Perjanjian/Kontrak ............................................. 36

4.3.3.1.1 Make or Buy (Membuat Sendiri atau Membeli) ....................................36

4.3.3.1.2 Lease or Buy (Sewa Guna/Sewa Beli) atau Membeli menjadi Aset …37

4.3.3.1.3 Menggunakan Perjanjian/Kontrak yang Ada atau Membeli (Buy) ..…37

4.3.3.2.Metode Penawaran dan Penyampaian Dokumen Penawaran ........................... 37

4.3.3.3 Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa .......................................................... 38

4.3.3.4. Aspek Lain (Jaminan Pengadaan)..................................................................... 39

4.3.4. Dokumen Pengadaan / Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) ......................... 39

4.4. Jangka Waktu Pengadaan. ............................................................................................ 39

4.5. Proses Umum Pengadaan di PLN Batam …………………………………………………. 39

BAB V PROSES PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA……………………………………. 41

5.1. Prinsip Umum ................................................................................................................. 41

BAB VI PENGADAAN KHUSUS…………………………………………………………………..................43

6.1. Ketentuan Umum ........................................................................................................... 43

BAB VII PENDAYAGUNAAN PRODUK DALAM NEGERI UNTUK PEMBANGUNAN

INFRASTRUKTUR KETENAGALISTRIKAN……………………………..………………………...44

7.1. Manfaat dan Peraturan ................................................................................................... 44

7.1.1. Manfaat Pendayagunaan Produk Dalam Negeri ................................................... 44

7.1.2. Peraturan yang mendukung .................................................................................. 44

7.2. Prosedur Umum ............................................................................................................. 45

BAB VIII MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK……………………………..............47

8.1. Prinsip Umum ................................................................................................................. 47

8.2. Denda Keterlambatan dan Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Kontrak (Liquidated Damages) ....................................................................................................................... 48

BAB IX PEMBINAAN DAN PENGAWASAN……………………………………………………................ 50

9.1. Perbaikan Aspek Tata Kelola dan Pengelolaan Risiko ................................................... 50

9.2. Sistem dan Praktek Pengadaan Yang Meminimalisasi Penyimpangan ......................... 51

Page 6: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

1

BAB I

FILOSOFI PENGADAAN PT PLN BATAM

1.1. Latar Belakang

Pengadaan barang/jasa menduduki posisi yang sangat penting dalam suatu organisasi, karena

merupakan sarana penggunaan anggaran dalam jumlah signifikan guna mendapatkan barang, jasa,

dan pekerjaan yang dibutuhkan bagi pelaksanaan misi organisasi. Pengadaan barang/jasa juga

menduduki posisi penting dalam Penyediaan infrastruktur ketenagalistrikan yang dilakukan oleh

PT PLN Batam selanjutnya disebut PLN Batam.

Pengadaan di PLN Batam dari tahun 2014 sampai digantikan dengan Pedoman ini, menggunakan

Keputusan Direksi No. 0010.K/DIR/2014 tentang Pemberlakuan Pedoman Tata cara Pengadaan

Barang & Jasa PLN Batam, yang sudah diubah sebanyak 2 (dua) kali untuk menyesuaikan dengan

good practice dalam pengadaan yaitu SK No.0050.K/DIR/2014 tentang Perubahan Pertama

Keputusan Direksi No. 0010.K/DIR/2014 ttg Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa PLN

Batam dan SK No.0084.K/DIR/2014 tentang Perubahan Kedua Keputusan Direksi

No.0010.K/DIR/2014 tentang Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa PLN Batam

Selama menggunakan pedoman dan amandemennya, terdapat beberapa hal yang perlu

disempurnakan, diantaranya adalah :

a. Struktur organisasi pengadaan : dari model kepanitiaan temporer meskipun telah ada Direktorat

Pengadaan, menjadi model pejabat pengadaan yang struktural dan profesional.

b. Sumber Daya Manusia : dari model kepanitiaan temporer yang dipersepsikan bahwa pengadaan

lebih berfungsi administratif dan reaktif, menjadi profesi pengadaan yang mempunyai disiplin

sendiri, merupakan aksi korporasi dan mengikuti standar profesi secara internasional.

c. Cakupan peraturan pengadaan : dari fokus pada proses pelaksanaan pelelangan atau metode

pemilihan lain sampai ke perjanjian/kontrak, menjadi meliputi seluruh siklus pengadaan dengan

penekanan lebih besar pada aspek perencanaan pengadaan korporat yang lebih baik, serta

manajemen pelaksanaan perjanjian/kontrak, termasuk pemantauan dan pengelolaan kinerja

Penyedia.

d. Pemahaman atas pentingnya perencanaan pengadaan : dari proses perencanaan pengadaan

yang lebih dipahami sebagai proses administrasi, menjadi berbasis pada Riset Pasar untuk

secara aktif mampu menyesuaikan/mengendalikan pasar.

e. Konsep Value for Money : dari persepsi umum bahwa Value for Money adalah sebagai harga

(awal) terendah, menjadi biaya termurah dalam jangka panjang yang mampu memberikan best

return bagi pelaksanaan misi PLN Batam, termasuk 6 (enam) rights : tepat kualitas, kuantitas,

waktu, tempat, tujuan sosial ekonomi, dan harga.

f. Sistem Pengendalian Internal, Manajemen Risiko dan Audit Internal : secara umum belum

mengimplementasikan konsep 3 (tiga) Lines of Defense, dimana ada pembagian tugas dan

tanggung jawab dalam pengelolaan risiko di pengadaan, antara Manajemen (sebagai pengguna

dan pelaksana pengadaan yang kepanitiaan), dengan fungsi manajemen risiko dan audit internal.

Page 7: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

2

g. Pendayagunaan Produksi Dalam Negeri dan Sinergi BUMN : perlunya memperkuat aspek

pendayagunaan produksi dalam negeri, melalui perencanaan yang lebih baik dan adanya strategi

kemitraan dalam jangka waktu lebih panjang tetapi tetap menjaga prinsip tata kelola perusahaan

yang baik, seperti adopsi metode open book system, serta sinergi BUMN untuk mendorong

ekonomi nasional.

Beberapa kepentingan penyempurnaan pedoman pengadaan tersebut di atas menjadi sebagian dasar

dari perlunya penyusunan pedoman umum pengadaan barang/jasa di PLN Batam.

1.2. Pentingnya Value for Money

Pengadaan adalah “seluruh proses akuisisi dari pihak lain (termasuk aspek logistik) dan mencakup

barang, jasa, dan pekerjaan. Proses ini mencakup seluruh daur hidup (life cycle) sejak konsep awal

dan penentuan kebutuhan, hingga ke akhir masa manfaat aset atau akhir kontrak jasa".

Pengadaan harus didasarkan pada konsep “Value for Money -VfM” (“nilai beli yang sepadan”),

yaitu kombinasi optimum dari 6 (enam) rights (6 Rs): tepat kualitas, kuantitas, waktu, tempat, tujuan

sosial ekonomi, dan harga, yang memenuhi kebutuhan dari pengguna, dan tidak selalu merupakan

opsi harga awal paling murah (lowest initial price option), tetapi merupakan kembalian tertinggi (best

return) dari investasi yang mempertimbangkan kriteria evaluasi yang sudah ditentukan. Dalam konsep

6 Rs, tepat harga merupakan paling akhir karena tergantung pada 5 Rs lainnya, sedangkan tujuan

sosial ekonomi ini dapat berupa tujuan sosial, lingkungan, dan tujuan strategis lain, seperti mendorong

penggunaan produk dalam negeri.

Gambar 1.1 Siklus Pengadaan Lengkap Secara Umum

A. Perencanaan Pengadaan

1. Identifikasi kebutuhan

4. Membuat spesifikasi

B. Pemilihan Penyedia

1. Research the Market

2. Evaluasi Penawaran 3. Klarifikasi VFM, Sanggah,

Penunjukan, Tanda Tangan Kontrak

C. Manajemen Kontrak

2. Mengkaji kinerja dan

pembayaran

1. Penyerahan Aset

1. Pemantauan kinerja &

menjaga hubungan

3. Membuat Rencana Pengadaan: evaluasi anggaran tersedia, Strategi Pengadaan & Perjanjian/Kontrak

D. Manajemen Aset /

Pasca Akuisisi

5. Menentukan kriteria

evaluasi & syarat kontrak

2. Perbaikan & pemeliharaan,

jaminan

3. Lifetime berakhir, disposal

2. Persetujuan

1. Undangan Memasukkan Penawaran

Page 8: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

3

VfM bergantung pada kombinasi yang tepat antara kompetisi, cara inovatif pengadaan termasuk

bentuk perjanjian/kontrak, dan juga pengelolaan risiko yang efektif. Praktek pengadaan yang baik

berfokus pada VfM sebagai prinsip fundamental.

Gambar 1.2 VfM Sebagai Fungsi dari 6 Rights

Hanya saja masih terdapat persepsi pihak eksternal dan internal PLN Batam bahwa VfM adalah harga

termurah dalam suatu pelelangan terbuka yang kompetitif, mengalahkan aspek lainnya, seperti

kualitas. Oleh karena persepsi ini, maka calon Penyedia barang/jasa dapat menawarkan harga sangat

murah, yang ternyata dilakukan dengan menurunkan kualitas barang/jasa dan aspek lainnya.

Penurunan kualitas ini dapat terjadi karena keterbatasan dalam pengawasan, tidak terpantau dari

awal dan sebagainya.

Pedoman Umum ini mengadopsi konsep VfM dengan menempatkan 6 Rs dalam proporsi yang tepat,

sesuai dengan tujuan dan strategi pengadaan untuk mendapatkan hasil yang terbaik bagi PLN Batam.

Proporsi yang tepat ini misalnya, jika PLN Batam mengambil kebijakan untuk menggunakan produk

dalam negeri, maka aspek Tujuan Sosial Ekonomi (pendayagunaan produksi dalam negeri)

menduduki nomor 1, sementara harga tetap nomor 6. Kasus lain, dalam keadaan darurat yang dapat

membahayakan sistem ketenagalistrikan dan keputusan harus diambil dengan cepat, maka aspek

Waktu dan Tempat menduduki nomor 1 dan 2, sementara aspek pendayagunaan produksi dalam

negeri mungkin nomor 6., sementara dalam kategori pengadaan leverage, Harga dapat menduduki

nomor 1.

1.3. PT PLN Batam sebagai Anak Perusahaan PT PLN (Persero)

PLN Batam merupakan Anak Perusahaan yang berbentuk Perseroan Terbatas. Karakteristik suatu

badan hukum adalah pemisahan harta kekayaan badan hukum dari harta kekayaan pemilik dan

pengurusnya. Dengan demikian suatu Badan Hukum Perseroan Terbatas memiliki kekayaan yang

terpisah dari kekayaan Direksi (sebagai pengurus), Komisaris (sebagai pengawas), dan Pemegang

Saham (sebagai pemilik).

Page 9: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

4

Undang-undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas menerapkan prinsip Business

Judgement Rule pada Pasal 97 ayat (5), yang menyatakan bahwa anggota Direksi tidak dapat

dipertanggungjawabkan atas kerugian, apabila dapat membuktikan:

a. Kerugian tersebut bukan karena kesalahan atau kelalainnya;

b. Telah melakukan pengurusan dengan itikad baik dan kehati-hatian untuk kepentingan dan sesuai

dengan maksud dan tujuan Perseroan;

c. Tidak mempunyai benturan kepentingan baik langsung maupun tidak langsung, atas tindakan

pengurusan yang mengakibatkan kerugian; dan

d. Telah mengambil tindakan untuk mencegah timbul dan berlanjutnya kerugian tersebut.

Hal di atas juga berlaku untuk pegawai PLN Batam yang terlibat dalam pengadaan: baik dari Pejabat

Pelaksana Pengadaan, Wakil Pengguna, Pengguna Barang/Jasa, Value for Money Committee.

Secara umum, unsur Business Judgement Rule antara lain adalah:

a. Keputusan yang diambil merupakan keputusan bisnis;

b. Due care (sikap berhati-hati);

c. Act in good faith (itikad baik);

d. No abuse of power (tidak ada penyalahgunaan wewenang);

e. Act in the best interests of the corporation (bertindak untuk kepentingan terbaik untuk

perusahaan);

f. Act on an informed basis (bertindak dengan informasi yang mencukupi);

g. Not be wasteful (tidak bertindak in-efisien);

h. Not involve self-interest (tidak ada konflik kepentingan untuk kepentingan pribadi); dan/atau

i. No secret profit rule doctrin of corporate opportunity (tidak mengambil keuntungan pribadi atas

suatu kesempatan yang sebenarnya menjadi milik/diperuntukkan untuk perseroan).

Gambar 1.3 Keseimbangan Manajemen Risiko dalam Pedoman Pengadaan

Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman

Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara (BUMN) sebagaimana

diubah dengan Peraturan Menteri BUMN Nomor PER-15/MBU/2012, memberikan amanat bahwa

BUMN sebagai badan usaha perlu melakukan pengadaan barang dan jasa secara cepat, fleksibel,

efisien dan efektif agar tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan kerugian,

Over Control

Over Control a. Red tape/birokratis

b. Forms over substance c. Harga terendah, bukan biaya

terendah

Out of Control a. Tidak terstandard & tidak konsisten b. “fire-fighting” karena tidak terkontrol

c. Krisis (hukum, VfM tidak tercapai)

Less

Control

Pedoman Pengadaan PLN yang memberikan koridor bagi profesionalisme pengadaan di PLN meliputi: a. Pendekatan Strategis

b. Value for money focus c. Organisasi pengadaan struktural d. Profesionalisasi pengadaan

e. Pengendalian risiko

Manajemen Risiko

Page 10: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

5

sehingga diperlukan pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang dapat memenuhi

kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif, transparan,

adil dan wajar, serta akuntabel.

Tata cara pengadaan menurut Peraturan Menteri ini ditentukan lebih lanjut oleh Direksi BUMN, dan

berlaku untuk semua pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh BUMN, yang pembiayaannya

berasal dari anggaran BUMN atau anggaran pihak lain, termasuk yang dibiayai dari pinjaman/hibah

luar negeri (PHLN), baik yang dijamin maupun tidak dijamin oleh Pemerintah, kecuali pengadaan

barang dan jasa tersebut menggunakan dana langsung dari APBN/APBD baik sebagian maupun

seluruhnya. Pedoman Pengadaan PLN ini merupakan penetapan tata cara pengadaan sesuai

Peraturan Menteri BUMN ini. Pedoman ini berlaku untuk pengadaan yang menggunakan Anggaran

PLN dan/atau pinjaman yang tidak mensyaratkan mengikuti prosedur pengadaan pihak Penyedia

dana (lender).

Untuk itu, Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa ini secara umum menerapkan beberapa prinsip

diatas, dalam hal good procurement practice dan business judgement rule, dengan membuat

keseimbangan bagi pengurus perusahaan untuk mengambil keputusan bisnis (pengadaan) yang

berhati-hati, untuk kepentingan terbaik perusahaan, dan tidak mentolerir adanya konflik kepentingan

untuk kepentingan pribadi. Pedoman ini berlaku untuk pengadaan yang menggunakan Anggaran PLN

dan/atau pinjaman yang tidak mensyaratkan mengikuti prosedur pengadaan pihak Penyedia dana

(lender) (lihat Gambar 1.3).

1.4. Good Practice Yang Diadopsi Dalam Pedoman Pengadaan Barang/Jasa

Pedoman Umum Pengadaan ini mengadopsi good procurement practice, sesuai dengan amanat

Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara di atas, yaitu dengan mengimplementasikan:

1. Pendekatan strategis : menerapkan strategic framework, seperti supply positioning matrix.

2. Fokus Value for Money.

3. Organisasi : dari model kepanitiaan menjadi pejabat pengadaan struktural.

4. Kultur profesionalisme :pejabat pengadaan yang mampu melaksanakan peran Strategis, Taktis,

dan Operasional, dari pengadaan.

5. Pengendalian risiko : penerapan 3 Lines of Defense dalam sistem pengadaan.

1.4.1. Pendekatan Strategis

Salah satu elemen terpenting dalam pendekatan strategis terkait pengadaan adalah kewajiban

untuk melakukan Riset Pasar untuk semua portofolio kebutuhan PLN Batam. Riset Pasar adalah

riset untuk mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh informasi yang relevan terkait kebutuhan

pengadaan barang, jasa atau pekerjaan, yang akan digunakan untuk membuat strategi

pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk mencapai tujuan pengadaan yang ditetapkan. Data dan

informasi yang perlu dikumpulkan termasuk informasi biaya dan harga, perkembangan teknologi

dan rekayasa termutakhir, beserta alternatifnya, serta kualifikasi Penyedia yang diharapkan.

Proses Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence tersebut merupakan bagian dari Riset Pasar.

Data dan informasi yang dikumpulkan dan dianalisa berdasarkan pada strategic framework yang

biasa dipakai dalam good procurement practice, yaitu Supply Positioning Matrix (lihat Gambar

1.4).

Page 11: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

6

Empat kuadran yang berbeda dalam matriks Gambar 1.4 merupakan kategori barang, pekerjaan

atau jasa dengan karakteristik yang berbeda, dan karena itu memerlukan strategi pengadaan

dan juga perjanjian/kontrak yang berbeda. Harus diingat kalau penjelasan berikut merupakan

ilustrasi yang perlu dimutakhirkan sesuai riset pasar, karena bisa saja suatu perjanjian/kontrak

pembangunan pembangkit Engineering, Procurement and Construction (EPC) di Jawa tidak

masuk kategori strategis, tetapi di Papua karena lokasi geografis, pasar Penyedia yang terbatas,

pentingnya pembangkit, dan sebagainya, bisa menjadi strategis.

Gambar 1.4 Supply Positioning Matrix

Strategis adalah barang atau jasa dengan risiko tinggi dan pengeluaran yang relatif

tinggi. Biasanya sebuah organisasi hanya memiliki jumlah perjanjian/kontrak yang sedikit dalam

kategori ini, tetapi dapat mewakili 60-70% dari pengeluaran keseluruhan. Contoh kategori ini

adalah pembangkit, baik EPC maupun Independent Power Producer (IPP). Di sini fokus

strategis adalah manajemen terhadap Penyedia yang optimal dengan perjanjian/kontrak kinerja

yang jelas.

Critical/Bottleneck adalah barang, pekerjaan atau jasa dengan risiko tinggi dan pengeluaran

yang relatif rendah, contohnya adalah parts khusus yang Penyedia-nya spesifik atau

terbatas. Untuk kategori ini strateginya adalah mengurangi risiko dengan mengamankan

pasokan, karena kegagalan pasokan dapat menyebabkan operasional terhenti. Strategi ini bisa

ditempuh dengan menjalin perjanjian/kontrak jangka panjang, memakai strategi open book

system, menjaga tingkat stok yang lebih tinggi, atau bagaimana mendapatkan alternatif

Penyedia atau solusi lain.

Leverage adalah barang, pekerjaan atau jasa dengan risiko rendah dan pengeluaran yang

relatif tinggi. Contoh untuk ini adalah MTU (Material Transmisi Utama) atau MDU (Material

Distribusi Utama). Biasanya barang, pekerjaan atau jasa leverage ini mewakili 10-15% dari

pengeluaran dana operasi. Strategi keseluruhan untuk kategori ini adalah meningkatkan

leverage, misalnya dengan mengkonsolidasikan kebutuhan untuk mendapatkan skala ekonomi

dan harga yang lebih kompetitif, sementara pada saat yang sama memaksimalkan persaingan

dan meminimalkan biaya transaksi.

Rutin

Target : mengurangi

beban administrasi

Leverage

Target : skala

ekonomis, diskon

Strategis

Target : mengurangi risiko dengan effective supplier management, Total Cost of Ownership

Critical/Bottleneck

Target : mengamankan pasokan, mengurangi risiko suplai.

Tinggi

Sedikit Penyedia, Kebutuhan Spesifik,

Pekerjaan Kompleks

Banyak Penyedia, Kebutuhan Standard,

Pekerjaan Tidak Kompleks

Rendah

Risiko Suplai

Nilai / Volume Tinggi

Page 12: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

7

Rutin adalah barang, pekerjaan atau jasa dengan risiko rendah dan pengeluaran yang relatif

rendah. Contoh dari kategori ini adalah bahan habis pakai. Biasanya barang, pekerjaan atau

jasa rutin ini akan mewakili sekitar 80% dari transaksi, tetapi hanya sekitar 5% dari pengeluaran,

sehingga dalam beberapa kasus, beban administrasi sebenarnya mungkin lebih dari nilai

barang, pekerjaan atau jasa. Oleh karena itu strategi untuk kategori ini akan meminimalkan

upaya administratif melalui perampingan dan penyederhanaan proses pengadaan. Proses

pengadaan kategori ini perlu sesederhana mungkin meski tetap menjaga tata kelola perusahaan

yang baik.

1.4.2. Value for Money focus

Value for Money bukanlah bagaimana mendapatkan harga awal terendah (lowest initial price),

tetapi bagaimana mendapatkan kombinasi optimum dari 6 Rights (6Rs), terutama dari segi biaya

selama daur hidup (whole life costs) dan kualitas, beserta pertimbangan 4 Rs lainnya. Adopsi

konsep Value for Money ini dapat dilihat pada Pasal 2 ayat (1) huruf a Peraturan Menteri BUMN

Nomor PER-15/MBU/2012 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

Badan Usaha Milik Negara, yang menyatakan bahwa “Pengadaan Barang dan Jasa wajib

menerapkan prinsip-prinsip : a. Efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk

mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan

dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada

harga terendah.”

1.4.3. Organisasi

Implementasi profesionalisasi pengadaan ini adalah dengan membuat organisasi pengadaan

profesional dan meninggalkan pengadaan sebagai aspek administrasi, pekerjaan sampingan,

dan bersifat temporer kepanitiaan, serta tetap menjaga prinsip tata kelola, seperti pembagian

tugas dan wewenang. Untuk itu ada beberapa fungsi terkait pengadaan sebagai berikut:

a. Pengguna Barang/Jasa, baik yang menjadi ultimate user, atau contract award authority

(penanda tangan perjanjian/kontrak dalam hal pengadaan yang dipusatkan).

b. Pengguna diwakili oleh fungsi Wakil Pengguna, sebagai satu-satunya pintu keluar dari sisi

Pengguna, yang melakukan perencanaan pengadaan di sisi Pengguna dan mewakili

Pengguna dalam mengelola perjanjian/kontrak, disebut juga Requisitioner.

c. Pejabat Perencana Pengadaan, untuk mengelola strategi pengadaan korporat, termasuk

mengelola pengadaan yang dikonsolidasikan dan didesentralisasikan, dan mempersiapkan

dokumen pengadaan untuk pengadaan yang dipusatkan.

d. Pejabat Pelaksana Pengadaan, untuk melaksanakan proses pelaksanaan pengadaan,

mulai dari pengumuman, penjelasan, evaluasi, memastikan Value for Money, dan

mempersiapkan perjanjian/kontrak.

Dalam pelaksanaannya, fungsi-fungsi tersebut dapat disesuaikan dengan kondisi, kebutuhan

dan kesiapan unit-unit PLN Batam.

Page 13: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

8

1.4.4. Profesionalisasi Pengadaan

Profesionalisasi pengadaan dilakukan dengan memperkaya pengetahuan dan keterampilan para

pejabat pengadaan dalam menguasai tiga peran:

1) Peran Strategis

a. Market focused supply solutions; Supply market research; Industry analysis : hal ini

merupakan keterampilan utama dari para pejabat pengadaan di PLN Batam yaitu

melakukan Riset Pasar untuk memahami pasar, dan mendesain solusi pengadaan

yang VfM sesuai kondisi pasar dan kebutuhan PLN Batam, dengan tetap menjaga

momentum bisnis.

b. Sourcing policy : Strategic Partnership; Open Book System; Single Sourcing; Supply

Base Development : hal ini merupakan keterampilan bagaimana mengaplikasikan

sourcing policy yang sesuai dengan Riset Pasar dan kebutuhan PLN Batam, seperti

penerapan kemitraan strategis dalam pembangunan suatu pembangkit dengan

kontraktor EPC, menawarkan kemitraan strategis dengan metode open book kepada

pabrikan dalam negeri untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan adil bagi PLN

Batam maupun Penyedia. Kemudian juga bagaimana melakukan Penunjukan

Langsung dalam hal single sourcing parts Original Equipment Manufacturer (OEM),

dengan tetap menjaga prinsip pengadaan. Juga bagaimana PLN Batam dapat

mendorong tumbuhnya pasar Penyedia dalam negeri yang kompeten dan beretika

baik.

c. Product development : Reverse/Re-Engineering, purchase of intellectual property : hal

ini terkait bagaimana PLN Batam memilih untuk membuat sendiri suatu parts yang

sudah lepas dari kewajiban tertentu, dibandingkan dengan tetap membeli dari OEM.

Hal ini akan menumbuhkan pasar Penyedia bagi PLN Batam, karena menumbuhkan

kemampuan internal maupun eksternal workshop dalam negeri non OEM, yang

nantinya akan memberikan security of supply kebutuhan PLN Batam.

d. Cost reduction activity - value engineering : hal ini terkait bagaimana pelaksana

pengadaan mampu untuk mengidentifikasi kegiatan bernilai tambah dan tidak bernilai

tambah, supaya dapat fokus pada kegiatan bernilai tambah. Misalnya adalah

bagaimana proses perencanaan yang lebih efisien dan mempertimbangkan aspek

hijau/lingkungan, bagaimana mengurangi beban administrasi pengadaan dan

manajemen perjanjian/kontrak, bagaimana mengenali perusahaan/mitra kerja yang

tidak bernilai tambah, dan sebagainya.

e. Aggregating demands : ini terkait dengan bagaimana mendapatkan leverage atau

skala ekonomis dari berbagai kebutuhan PLN Batam yang dapat dikonsolidasikan.

Selain akan mendapatkan harga lebih murah, dapat mengurangi beban administrasi

dan mempermudah pekerjaan bagi para pelaksana operasional di Unit Induk, karena

secara umum Unit hanya tinggal mengeluarkan Purchase Order (PO) untuk

kebutuhan Unit.

f. Procurement Ethics : bagaimana para pejabat pengadaan dapat mematuhi dan

menjunjung tinggi etika pengadaan dan kode perilaku PLN Batam sesuai

profesionalisme para pejabat pengadaan.

Page 14: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

9

2) Peran Taktis

a. Human resources planning; Training : hal ini terkait dengan bagaimana para

pelaksana pengadaan PLN Batam selalu mendapatkan pengetahuan paling mutakhir

dalam hal pengadaan, terutama yang bersifat international good procurement practice,

sehingga secara umum dapat menjadikan tujuan pengadaan di PLN Batam adalah

PLN manages the market, not managed by the market.

b. Negotiation : Negosiasi merupakan salah satu cara untuk lebih mendapatkan VfM dari

setiap proses pengadaan, karena itu para pelaksana pengadaan di PLN Batam perlu

memahami teknik negosiasi yang baik, dan tetap menjaga aspek tata kelola

perusahaan yang baik.

c. Interface management - internal and external customers : profesi pengadaan

merupakan interface antara konsumen internal di PLN Batam (Pengguna dan

Manajemen) dengan konsumen diluar PLN Batam (Penyedia). Kedua pihak tersebut

merupakan klien dari pelaksana pengadaan.

d. Inventory management & planning; integrating database : hal ini terkait dengan

bagaimana pelaksana pengadaan dapat mengoptimalkan pengadaan dengan

memadukan berbagai database untuk mengoptimalkan inventory.

e. Contract management : hal ini terkait dengan bagaimana para pejabat pengadaan

dapat mendesain bentuk dan isi perjanjian/kontrak yang sesuai dengan posisi

perusahaan dalam pasar supply, dengan memberikan reward maupun punishment

yang adil dan memadai bagi Penyedia, dan memperhatikan prinsip pengelolaan risiko

bagi PLN Batam.

3) Peran Operasional

a. Placing and Purchasing orders : hal ini terkait dengan bagaimana pelaksana

pengadaan mempunyai peran sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam

menerima kebutuhan internal PLN Batam dan memenuhi kebutuhan tersebut dengan

membeli ke pasar.

b. Invoice clearance : hal ini terkait dengan bagaimana pelaksana pengadaan membantu

proses pencairan tagihan sehingga hubungan Penyedia dan PLN Batam dapat

berlangsung dengan baik.

c. Record maintenance: hal ini terkait dengan bagaimana pencatatan yang baik

dilakukan dalam database yang terintegrasi untuk kemudahan operasional

pengadaan.

d. Enquiries and quotes : hal ini terkait dengan bagaimana proses riset pasar dapat

dilakukan dengan baik, termasuk dalam hal permintaan atas kuotasi harga dan

spesifikasi.

Page 15: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

10

1.4.5. Pengendalian Risiko

Dengan adanya pemisahan tugas dan wewenang yang jelas, maka manajemen risiko dapat

diperkuat, antara lain dengan cara sebagai berikut:

a. Kejelasan dari business process owner dari tiap tahap pengadaan yang melibatkan pejabat

struktural yang terkait, baik dari sisi Pengguna maupun Pejabat (Perencana/Pelaksana)

Pengadaan, maka risk owner dapat diidentifikasi dan terdapat check and balance diantara

pejabat struktural yang terlibat, selain itu terdapat juga kajian berjenjang oleh atasan.

b. Penetapan strategi umum pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk seluruh kebutuhan

pengadaan PLN Batam, ditetapkan tiap tahun, yang didahului dengan Riset Pasar dan

penilaian atas kinerja pengadaan sebelumnya dan evaluasi atas kinerja Penyedia yang ada,

c. Adanya Value for Money Committee untuk menilai kecukupan strategi umum tersebut, serta

menilai kecukupan value for money dari pengadaan yang dianggap signifikan (sesuai batas

kewenangan di PLN Batam).

Sesuai dengan konsep 3 (tiga) Lines of Defense, ketiga hal tersebut merupakan tanggung jawab

Manajemen dalam mengelola risiko sebagai First Line of Defense. Manajemen dalam hal

pengadaan adalah Pengguna dan Direktorat yang menangani Pengadaan.

Second Line of Defense dilakukan oleh fungsi Manajemen Risiko (MRO), terutama melalui

fungsi Kepatuhan Internal, untuk menilai kecukupan kepatuhan terhadap strategi pengadaan

dan perjanjian/kontrak yang ditetapkan, serta mendorong sistem yang mencegah terjadinya

penyimpangan.

Third Line of Defense adalah fungsi internal audit (SPI) untuk melakukan evaluasi sistem

manajemen risiko pengadaan yang ada, serta melakukan audit terhadap proses pengadaan dan

perjanjian/kontrak.

1.5. Penyederhanaan Metode Pemilihan Penyedia

Secara umum, penyederhanaan dalam sistem dan praktek pengadaan di PLN Batam dilakukan

melalui:

a. Adanya Rencana Pengadaan Korporat yang komprehensif, dimana dioptimalkan konsolidasi

kebutuhan, sehingga sebagian besar kebutuhan sudah ditangani oleh Direktorat yang menangani

pengadaan di Kantor Pusat, dan Unit hanya mengeluarkan purchase order (PO) saja.

b. Adanya penetapan Strategi Umum Pengadaan tiap tahun, sehingga Wakil Pengguna, Pejabat

Perencana dan Pejabat Pelaksana Pengadaan, tinggal menerapkan sesuai kondisi yang ada.

c. Undangan untuk memasukkan penawaran (quote, bid, proposal) dikeluarkan untuk calon

Penyedia dalam DPT tersebut oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan. Dengan demikian, proses

pengecekan kualifikasi termutakhir akan lebih singkat.

d. Untuk menghindari terjadinya pengadaan gagal/ulang, dibuka ruang negosiasi.

Page 16: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

11

Metode Pemilihan tergantung pada nilai pengadaan, kondisi pasar dan pengetahuan atas pasar.

Keputusan untuk metode pemilihan tergantung pada:

a. Kebutuhan untuk mendapatkan tingkat kompetisi yang tepat untuk memastikan Value for Money.

b. Menghindari beban administrasi yang kurang bernilai tambah jika dibandingkan dengan hasil

kompetisi dan Value for Money.

Gambar 1.5 Metode Pemilihan

Pengguna & Wakil

Pengguna

Kebutuhan PLN Batam

Terencana

Tidak Terencana (Unforeseen)

Pejabat Perencana Pengadaan

Riset Pasar

Sudah PK dan DD

Belum PK & DD, tapi Pasar dipahami

Riset Pasar memuaskan

Hasil Riset Pasar tidak memuaskan

Daftar Penyedia Terseleksi secara

periodik Shortlist

Tidak diperlukan/

Tidak tersedia DPT

Pejabat Pelaksana Pengadaan

A atau C A B atau D A, B, C atau

D B

Keterangan : PK = Penilaian Kualifikasi; DD = Due Diligence

A. Pelelangan Terbatas; B. Pelelangan Terbuka; C. Penunjukan Langsung; D. Pengadaan Langsung.

Secara umum, pedoman pemilihan Metode Pemilihan, pada Gambar 1.5, adalah sebagai berikut:

1. Pelelangan Terbatas

Pelelangan Terbatas dari DPT merupakan strategi utama pengadaan PLN Batam, yang menjadi

satu kesatuan dengan Riset Pasar, Penilaian Kualifikasi, dan Due Diligence. Jika sudah

dilakukan Riset Pasar tetapi belum dilakukan Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence,

Pelelangan Terbatas dilakukan dengan mengundang Penyedia yang masuk dalam shortlist.

Pelelangan Terbatas dengan menggunakan Shortlist digunakan untuk pengadaan jasa dan atau

pengadaan barang yang belum pernah diadakan sebelumnya atau teknologi yang belum pernah

digunakan di PLN Batam namun mempunyai pasar Penyedia yang telah mapan (terbukti/proven).

Shortlist Penyedia harus disusun berdasarkan riset pasar yang mencukupi. Shortlist yang telah

digunakan dalam pelelangan dapat dijadikan DPT setelah memenuhi persyaratan yang telah

ditentukan.

Pelelangan Terbatas dapat berupa penawaran internasional, nasional, dan lokal.

2. Pelelangan Terbuka

Jika ada suatu kebutuhan yang sebelumnya tidak direncanakan dan Riset Pasar yang dilakukan

tidak memuaskan untuk menghasilkan shortlist, maka dapat dilakukan Pelelangan Terbuka, yang

diumumkan secara luas guna memberi kesempatan kepada Penyedia Barang/Jasa yang

memenuhi kualifikasi untuk mengikuti pelelangan. Pelelangan Terbuka dapat dilakukan secara

internasional, nasional dan lokal.

9

Page 17: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

12

3. Pengecualian dari Kompetisi

Secara umum, kompetisi (Pelelangan Terbuka dan Terbatas) merupakan metode paling efektif

untuk memastikan best value for money. Akan tetapi, dengan melihat kebutuhan bisnis dan

momentum, serta aturan yang ada, dapat dilakukan pengecualian (waiver) dari kompetisi.

Meskipun telah dilakukan pengecualian, proses pengeluaran dokumen penawaran harus tetap

dilakukan, beserta RKS, Surat Kuasa Investasi (SKI), metode evaluasi, dan negosiasi.

Pengecualian ini dapat berupa:

a. Penunjukan Langsung; atau

b. Pengadaan Langsung

Penunjukan Langsung dilakukan secara langsung dengan menunjuk satu Penyedia Barang/Jasa.

Khusus Penunjukan Langsung dengan metode Open Book dapat dilakukan dengan menunjuk

lebih dari satu Penyedia Barang/Jasa.

Penunjukan Langsung diutamakan untuk BUMN dan anak perusahaannya, perusahaan terafiliasi

BUMN, produsen dalam negeri peralatan ketenagalistrikan (apabila jumlah produsen terbatas

sehingga belum bisa memenuhi persyaratan metode pelelangan terbatas atau terbuka, dan dari

segi pengadaan lebih baik jika menggunakan strategi kemitraan strategis), atau

produsen/pabrikan untuk suatu parts tertentu (misalnya yang membutuhkan parts OEM). Sesuai

prinsip kehati-hatian, untuk proses penunjukan langsung diperlukan rekomendasi dari Value for

Money Committee.

Pengadaan Langsung yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang ada di pasar untuk memenuhi

kebutuhan operasional yang diyakini bahwa harga tersebut merupakan hasil persaingan di pasar,

berteknologi sederhana, berisiko kecil dan dengan nilai tertentu yang ditetapkan oleh Direksi.

Pengadaan Langsung ini tidak dapat digunakan sebagai alasan memecah paket pekerjaan untuk

menghindari pelelangan.

Dalam Pedoman Umum Pengadaan ini, metode “Pemilihan Langsung” tidak dipakai lagi, karena

secara umum PLN Batam memutuskan untuk mengadopsi metode pemilihan yang secara tata kelola

lebih baik, yaitu “Pelelangan Terbatas”. Secara umum dalam good procurement practice, dikenal

metode pemilihan yaitu:

a. Pelelangan Terbuka (dengan Pra/Pascakualifikasi, dan yang lulus kualifikasi diundang untuk

memasukkan penawaran).

b. Pelelangan Terbatas.

c. Pengecualian dari kompetisi, yaitu Penunjukan Langsung (sesuai kriteria yang ditetapkan) dan

Pengadaan Langsung.

Dalam Pelelangan Terbatas, aspek Transparansi, Kompetisi, dan Akuntabilitas/Pengendalian tetap

diutamakan. Aspek Transparansi dipenuhi dengan adanya pengumuman terbuka kepada semua calon

Penyedia untuk mengikuti proses Penilaian Kualifikasi (atau Prakualifikasi, dan Due Diligence untuk

pekerjaan kompleks), yang nantinya dimasukkan dalam DPT. Semua Penyedia yang mempunyai

kualifikasi yang disyaratkan dapat mendaftar untuk dinilai. Aspek Kompetisi dipenuhi dengan adanya

undangan kepada semua Penyedia yang memenuhi kualifikasi di DPT, sedangkan aspek

akuntabilitas/pengendalian, dipenuhi dengan adanya organisasi pengadaan yang memisahkan antara

Pejabat Perencana Pengadaan yang menyelenggarakan kegiatan Penilaian Kualifikasi, Due Diligence,

dan bertanggung jawab atas DPT, dan Pejabat Pelaksana Pengadaan yang menggunakan DPT untuk

diundang memasukkan penawaran.

Page 18: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

13

1.6. Strategi Perjanjian/Kontrak sebagai Bagian Strategi Pengadaan

Pedoman Umum ini juga mengadopsi good procurement practice dalam hal pengadaan dan

perjanjian/kontrak, yaitu lebih bersifat kemitraan strategis, berjangka panjang, penyelesaian masalah

bersama, berbagi beban dan keuntungan, sertifikasi vendor, dan sebagainya, termasuk meningkatkan

kualitas komunikasi dengan tetap sembari menjaga tata kelola yang baik.

Bentuk-bentuk perjanjian/kontrak secara umum mengikuti kontinum dalam gambar berikut:

Gambar 1.6 Berbagai Bentuk Perjanjian/Kontrak Dari Segi Pembagian Risiko

Dalam hal membuat perjanjian/kontrak yang sesuai dengan Supply Positioning Matrix, maka PLN

Batam dapat membuka kemungkinan terhadap berbagai bentuk perjanjian/kontrak baru yang

mungkin belum dikenal di PLN Batam, tetapi mulai atau lazim diterapkan dalam bisnis internasional.

Jenis perjanjian/kontrak yang sudah dikenal di PLN Batam tetap berlaku sesuai kebutuhan, seperti

perjanjian/kontrak Lumpsum, Harga Satuan (Unit Price), Gabungan Lumpsum dan Harga Satuan,

Terima Jadi (Turn Key), KHS (Kesepakatan Harga Satuan), Sewa Beli, Angsuran (Defered Payment),

Cost Plus Fee (Biaya Tambah Imbalan Jasa). Para pejabat pengadaan PLN Batam ini harus

mempunyai pengetahuan manajemen perjanjian/kontrak yang dapat memastikan VfM terbaik bagi

PLN Batam, baik jenis perjanjian/kontrak yang sudah diterapkan di PLN Batam maupun yang belum.

Strategi perjanjian/kontrak berhubungan erat dengan kepemilikan risiko dan kategori sesuai Supply

Positioning Matrix dan hasil dari Riset Pasar. Secara prinsip, suatu pekerjaan yang masuk kategori

leverage, biasanya risiko pekerjaan dapat ditransfer hampir semuanya ke Penyedia yang dipilih dalam

suatu kompetisi (apakah pelelangan terbatas atau terbuka). Perjanjian/Kontrak yang ditawarkan PLN

Batam biasanya berupa fixed price, seperti perjanjian/kontrak harga satuan atau lumpsum.

Sedangkan PLN Batam perlu menanggung risiko jika menghadapi kondisi mendesak untuk segera

menyelesaikan pekerjaan pembangkit yang terkendala di suatu lokasi yang sulit, sementara kondisi

sistem kelistrikan di lokasi tersebut sudah kritis dan pembangkit baru tersebut termasuk dalam solusi

sosial politis bagi masyarakat setempat, maka PLN Batam perlu menanggung hampir semua risiko

pekerjaan tersebut, dengan perjanjian/kontrak, misalnya berupa cost plus fee. Alasan

perjanjian/kontrak ini dipilih, karena secara objektif tidak banyak kontraktor EPC yang dapat dan mau

mengerjakan pembangkit (pasar Penyedia terbatas), kondisi geografis, kondisi keamanan, dan sosial

politik yang kurang mendukung, serta adanya desakan dari stakeholder terkait untuk menyelesaikan

pembangkit yang terkendala. Oleh karena itu untuk menyelesaikan pekerjaan ini dalam waktu cepat,

PLN Batam perlu mengambil risiko yang ada dengan menawarkan perjanjian/kontrak cost plus fee.

Secara prinsip, perjanjian/kontrak cost plus fee memberikan beban risiko yang besar bagi PLN Batam,

karena Penyedia tidak punya inisiatif yang kuat untuk beroperasi dengan efisiensi biaya yang ketat.

Tetapi perjanjian/kontrak jenis ini memberikan jalan agar Penyedia dapat bekerja langsung tanpa

Risiko PLN Batam

Risiko Penyedia

Cost plus fee

contract

Berbagai variasi

diantara dua opsi ini Fixed price

contract

Page 19: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

14

banyak negosiasi yang panjang. PLN Batam tentu perlu melakukan pengawasan biaya dan pekerjaan

yang ketat agar pekerjaan yang dilakukan dapat diterima secara ekonomis (tidak mengalami cost

overrun) dengan kondisi yang ada. Dalam perjanjian/kontrak perlu disepakati biaya apa saja yang

reimbursable, biasanya termasuk antara lain biaya tenaga kerja, material, peralatan, overhead,

asuransi. Biasanya biaya overhead kantor pusat Penyedia tidak dapat diakomodasi.

Dalam prakteknya, perjanjian/kontrak yang ditawarkan PLN Batam berada di antara fixed price dan

cost plus fee, karena itu para pejabat pengadaan PLN Batam perlu memahami perjanjian/kontrak

seperti apa yang dapat memberikan VfM terbaik bagi PLN Batam, sehingga membuka kemungkinan

atas berbagai tipe perjanjian/kontrak yang mungkin dapat diterapkan. Misalnya, bagaimana PLN

Batam bersikap jika ada suatu kontraktor EPC yang menawarkan penggunaan mesin teknologi

terbaru untuk diujicobakan di PLN Batam. Teknologi terbaru tersebut menjanjikan penghematan biaya

operasi dalam jangka menengah dan panjang, tetapi teknologi tersebut belum pernah diterapkan

ditempat lain secara komersial, namun kontraktor bersedia untuk tidak memperoleh keuntungan

finansial selama masa pembangunan dan masa uji coba selama kurun waktu tertentu. Dengan

membuka diri terhadap perkembangan teknologi terbaru yang diakomodasi dalam perjanjian/kontrak

yang fleksibel, maka PLN Batam dapat mengejar momentum bisnis dan teknologi dengan tetap

memperhatikan aspek tata kelola perusahaan yang baik.

Diantara jenis perjanjian/kontrak fixed price dan cost plus fee tersebut, ada berbagai jenis

perjanjian/kontrak lain, misalnya :

a. Supplier incentive contract, yaitu kontrak yang memberikan insentif lebih jika kinerja Penyedia

melebihi indikator yang ditetapkan, misalnya penyerahan Comercial Operation Date (COD) lebih

cepat dibandingkan jadwal. Di lain pihak, Penyedia akan mendapatkan laba yang lebih sedikit jika

biaya pekerjaan melebihi anggaran atau target kinerja, seperti jadwal tidak terpenuhi.

b. Variasi lainnya misalnya cost plus fixed percentage, cost plus fixed fee, atau cost plus fixed fee

with guaranted maximum price contract/bonus/sharing any cost saving.

1.7. Pentingnya Pendayagunaan Produk Dalam Negeri

BUMN secara umum diberi tugas untuk mendorong ekonomi nasional, diantaranya dengan

mendayagunakan produk dalam negeri. PLN Batam melihat bahwa selain tugas untuk mendorong

pendayagunaan produk dalam negeri sebagai bagian dari tugas mendorong ekonomi nasional, dalam

hal pengadaan, pendayagunaan produk dalam negeri juga menguntungkan PLN Batam langsung atau

tidak langsung, karena membuka kemungkinan tumbuhnya pasar Penyedia, yang nantinya akan

menurunkan risiko suplai bagi PLN Batam.

Secara umum, dengan adanya kebutuhan suatu parts yang dikerjakan sendiri oleh Unit PLN Batam,

atau workshop dalam negeri dan pabrikan dalam negeri dengan metode open book system, maka

PLN Batam dapat mengetahui lebih rinci struktur biaya pembuatan parts tersebut dan supply chain

dari suatu parts. Dengan demikian PLN Batam dapat mempunyai pengetahuan dan posisi tawar yang

lebih baik terhadap pasar Penyedia, terutama parts yang masih disediakan oleh Penyedia OEM yang

basis produksinya di luar negeri. Ini akan menguntungkan PLN Batam karena para Penyedia tahu

bahwa PLN Batam atau workshop dalam negeri mempunyai kemampuan membuat sendiri parts

tersebut dengan struktur biaya yang wajar.

Page 20: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

15

Insentif dapat diberikan sebagai bagian dari strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak, dan tidak

terbatas pada yang telah diatur dalam Pedoman Umum ini. Insentif yang diberikan merupakan bagian

suatu strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak. Insentif dapat diberikan dengan mempertimbangkan

dan mengakui bahwa pabrikan dalam negeri telah berinvestasi cukup besar dan memerlukan bisnis

secara berkelanjutan dan bermitra dengan PLN Batam, dengan tetap menerapkan prinsip pengadaan

yang sehat, seperti harga yang disepakati merupakan harga yang wajar, dan harganya maksimal

sama dengan jika membeli dari Penyedia luar negeri, kecuali ditentukan lain.

1.8. Prinsip Dasar

Berdasarkan filosofi pengadaan yang telah dijelaskan sebelumnya, yang menjelaskan amanat dari

Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 Tentang Pedoman

Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Badan Usaha Milik Negara (“Permen BUMN

05/2008”) dan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-15/MBU/2012

Tentang Perubahan Atas Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Badan Usaha

Milik Negara peraturan perubahannya Permen BUMN (“Permen BUMN 15/2012”), maka dalam

Pedoman Umum Pengadaan PLN menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:

a. Efisien: Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan

terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal

mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah.

b. Efektif: Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan

memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.

c. Kompetitif: Berarti Pengadaan Barang/Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa yang

memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia

Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan

prosedur yang jelas dan transparan.

d. Transparan: Semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa, termasuk

syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon

Penyedia Barang/Jasa, sifatnya terbuka bagi peserta Penyedia Barang/Jasa yang berminat.

e. Adil dan wajar: Berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia

Barang/Jasa yang memenuhi syarat.

f. Akuntabel: Harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan

dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.

1.9. Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa

Berdasarkan filosofi pengadaan yang telah dijelaskan sebelumnya, yang menjelaskan amanat dari

Permen BUMN 05/2008, sebagaimana telah diubah dengan Permen BUMN 15/2012, maka Pedoman

Umum Pengadaan Barang/Jasa PLN Batam, menerapkan Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa

sebagai berikut:

1. Menyesuaikan dengan Permen BUMN 05/2008, sebagaimana telah diubah dengan Permen

BUMN 15/2012 dan international good procurement practice. Sehingga PLN sebagai badan

usaha dapat melakukan pengadaan barang/jasa secara cepat, fleksibel, efisien dan efektif, agar

tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan kerugian, dan dapat memenuhi

Page 21: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

16

kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif,

transparan, adil dan wajar, serta akuntabel.

2. Meningkatkan nilai PLN Batam sebagai konsumen dengan melakukan agregasi kebutuhan dan

membuat Strategi Perjanjian/Kontrak yang tepat sesuai dengan hasil riset pasar PLN Batam.

3. Mengubah Strategi Pengadaan PLN Batam dari transaksional dan jangka pendek, menjadi

kemitraan dan berjangka lebih panjang, yang disesuaikan dengan kondisi pasar dan good

practice yang berlaku, sehingga PLN Batam akan bermitra dengan perusahaan yang berkinerja

baik dan beritikad baik untuk berbagi manfaat dan biaya secara terbuka.

4. Meningkatkan Sistem Manajemen Penyedia yang memadai, melalui penilaian kualifikasi (atau

Prakualifikasi) secara periodik dan DPT yang selalu dimutakhirkan berdasarkan kinerja, sehingga

dapat dihindari hubungan bisnis dengan Penyedia yang mempunyai kinerja buruk dan tidak

bernilai tambah.

5. Mendorong Produksi Dalam Negeri, rancang bangun, dan perekayasaan nasional, sesuai

ketentuan perundangan yang berlaku.

6. Mendorong sinergi antar BUMN, Anak Perusahaan BUMN, dan/atau Perusahaan Terafiliasi

BUMN atau antar Anak Perusahaan BUMN dan/atau antar Perusahaan Terafiliasi BUMN, serta

produsen dalam negeri peralatan ketenagalistrikan dalam rangka meningkatkan efisiensi usaha

dan perekonomian nasional.

Page 22: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

17

BAB II

ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA PT PLN BATAM

Sesuai dengan praktek manajemen yang baik dan sistem pengendalian internal yang baik, dalam suatu

organisasi perlu ada struktur organisasi yang memisahkan fungsi, memberikan wewenang/otorisasi, tugas,

dan tanggung jawab yang baik, serta staf yang profesional dan kompeten sesuai dengan tanggung

jawabnya.

Oleh karena itu struktur organisasi pengadaan di PLN Batam dirancang untuk menerapkan sistem

pengendalian internal yang baik, dengan memisahkan fungsi, wewenang/otorisasi, tugas dan tanggung

jawab, dalam beberapa pihak, sesuai proses bisnis pengadaan yang baik dan mencakup keseluruhan

siklus daur hidup, yang diwakili dalam beberapa pihak sesuai gambar di bawah ini.

Gambar 2.1 Gambaran Umum Peran Para Pihak Dalam Pengadaan Proyek

Gambaran di atas merupakan gambaran umum dalam suatu proyek pembangunan (investasi) di PLN

Batam, seperti pembangunan pembangkit dengan EPC atau konstruksi transimisi atau distribusi.

Gambaran di atas dapat disesuaikan dengan jenis pengadaan lain yang mempunyai kekhasan tersendiri.

Tahapan sesuai gambaran di atas berjalan tidak saja secara berurutan, tetapi juga ada overlaps antara

tahap yang satu dengan yang lainnya, dan memperlihatkan bahwa koordinasi dan komunikasi antara para

pihak yang terlibat dalam pengadaan di PLN Batam harus berjalan dengan baik.

Berdasarkan gambaran umum di atas, maka secara umum dalam organisasi pengadaan yang sesuai

kategori strategis di Kantor Pusat dan Unit Induk, maka ada beberapa pihak yang terlibat dalam

pengadaan. Untuk pekerjaan yang berada dalam kategori lainnya, maka organisasi disesuaikan dengan

tetap memelihara prinsip pembagian tugas dan wewenang.

2.1. Pengguna Barang/Jasa

Secara umum Pengguna Barang/Jasa adalah penerima manfaat paling akhir (ultimate beneficiary)

atau pengguna dari barang, jasa, atau pekerjaan yang dihasilkan dari suatu proses pengadaan.

Konseptualisasi

Engineering & Design, Bid Doc

Pemilihan

Penyedia Konstruksi, Manajemen

Kontrak Operasional

Proyek dimulai 1 – 3 tahun Proyek ditutup

Pengguna /

Wakil Pengguna

Pejabat Perencana

Pengadaan Pejabat

Pelaksana

Pengadaan

Pengguna/ Wakil Pengguna

Page 23: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

18

Pengguna Barang/Jasa terlibat dalam konseptualisasi suatu kebutuhan, Engineering dan Design

untuk memenuhi kebutuhan tersebut (diantaranya perencanaan dan pembuatan RKS), serta terlibat

dalam manajemen perjanjian/kontrak dan utilisasi hasil pengadaan tersebut.

Dalam praktek di PLN Batam, maka fungsi Pengguna Barang/Jasa disesuaikan dengan kebutuhan

dan batas kewenangan, dapat berupa Direksi atau Pejabat satu tingkat di bawah Direksi atau

GM/Kepala atau Pejabat yang diberi kuasa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa dalam lingkungan kerja PLN Batam.

Pengguna Barang/Jasa dapat menjadi penandatangan perjanjian/kontrak (Contract Award Authority),

sesuai dengan batasan kewenangan.Contract Award Authority secara keseluruhan bertanggung

jawab terhadap proses pengadaan, termasuk perencanaan pengadaan sesuai kewenangannya.

Tetapi Contract Award Authority dapat juga bukan pengguna langsung, tetapi merupakan Pengguna

Antara, seperti pejabat struktural PLN Batam yang menangani suatu bidang tertentu, misalnya

Transmisi, Distribusi, atau Pembangkitan. Pejabat struktural ini ditugaskan untuk melakukan

konsolidasi pengadaan, misalnya konsolidasi kebutuhan parts untuk Distribusi, maka dapat ditunjuk

atau disepakati perjanjian/kontrak dikelola oleh GM SBU atau Direksi yang terkait, mewakili Unit yang

membutuhkan parts distribusi.

Gambar 2.2 Kolaborasi Dalam Pengadaan

Dalam hal contract award authority ini, perlu diperhatikan bahwa secara prinsip pengadaan

merupakan kolaborasi antara dua pihak, yaitu Pengguna dan Pejabat Pengadaan. Kolaborasi ini juga

mensyaratkan adanya check and balance, sehingga dapat mencapai Value for Money yang optimal.

Secara prinsip, Pengguna adalah pihak yang mempunyai kebutuhan, yang mendefinisikan spesifikasi,

dan yang mempunyai anggaran serta dipantau indikator kinerjanya, oleh karena itu Pengguna adalah

pihak yang menandatangani perjanjian/kontrak.

Pejabat Pengadaan secara prinsip membantu Pengguna dengan menyediakan jasa dalam hal, antara

lain:

a. Peran strategis : pemahaman atas pasar & rantai suplai; sourcing dengan pengetahuan detail

mengenai kualitas, biaya, dan delivery; melakukan standardisasi & konsolidasi, dan sebagainya.

b. Peran Taktis : keterampilan negosiasi, menyusun perjanjian/kontrak, dan sebagainya.

c. Peran Operasional : mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK), dan sebagainya.

Pedoman ini dirancang agar Pengguna terlibat selama proses pengadaan, berkolaborasi dengan

Pejabat (Perencana/Pelaksana) Pengadaan, tetapi tetap menjaga check and balance, dan

menandatangani perjanjian/kontrak sebagai pemilik pekerjaan.

Pengguna mendefinisikan

kebutuhan = +

Pengetahuan dari Pejabat

Pengadaan

Value for Money

Page 24: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

19

2.2. Wakil Pengguna

Wakil Pengguna adalah pejabat struktural yang diberi tugas fungsi mewakili Pengguna Barang/Jasa

dalam hal pengadaan, terutama dalam hal perencanaan dan pengendalian perjanjian/kontrak, baik di

Kantor Pusat dan Unit, disebut juga Requisitioner. Wakil Pengguna bekerjasama dengan Pejabat

Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Iuntuk

menyediakan informasi yang diperlukan selama tahap Perencanaan Pengadaan Korporat,

Perencanaan Pengadaan Unit, Persiapan Pengadaan per Paket, Pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa, dan proses Finalisasi Perjanjian/Kontrak. Wakil Pengguna juga secara aktif mengelola

perjanjian/kontrak pengadaan dan perubahannya (bila ada) mewakili Pengguna Barang/Jasa.

Sesuai dengan kebutuhan dengan tetap memperhatikan sistem pengendalian internal yang baik,

maka fungsi Wakil Pengguna dapat dimodifikasi sesuai kondisi yang ada.

2.3. Pejabat Perencana Pengadaan

Pejabat Perencana Pengadaan adalah jabatan struktural di Kantor Pusat dan Unit Bisnis, yang

mempunyai fungsi perencanaan pengadaan, kecakapan profesional dengan kualifikasi tertentu,

pengalaman dan kemampuan untuk menangani perencanaan portofolio pengadaan yang ditugaskan

kepada mereka, terutama yang masuk dalam kategori Strategis, Leverage, dan Critical/Bottleneck.

Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab menghasilkan Rencana Pengadaan Korporat atau

Unit dan Strategi Pengadaan PLN Batam yang berlaku setiap tahun, serta menangani DPT (lebih

lanjut lihat Bab 3 Perencanaan Pengadaan Korporat).

2.4. Pejabat Pelaksana Pengadaan

Pejabat Pelaksana Pengadaan adalah jabatan struktural di Kantor Pusat dan Unit Bisnis, yang

ditunjuk oleh Pengguna Barang/Jasa, yang mempunyai kecakapan profesional dengan kualifikasi

tertentu, pengalaman dan kemampuan untuk menangani portofolio pengadaan yang ditugaskan

kepada mereka.

Tugas Pejabat Pelaksana Pengadaan yang utama adalah melaksanakan proses pengadaan sesuai

dengan rencana pengadaan yang sudah disusun bersama dengan Wakil Pengguna dan Pejabat

Perencana Pengadaan, mulai dari Pengumuman, Evaluasi, sampai ke Penyusunan

Perjanjian/Kontrak.

Dalam kondisi tertentu, Pengguna Barang/Jasa dapat menunjuk pihak luar untuk menjadi procurement

agent yang menjalankan tugas sebagai Pejabat Pelaksana Pengadaan. Justifikasi atas kondisi dan

pemilihan ini diajukan oleh Pengguna Barang/Jasa kepada Value for Money Committee untuk

mendapatkan rekomendasi dan harus dilakukan dengan menjaga prinsip good governance.

Procurement agent tersebut dapat berupa perusahaan atau lembaga yang mempunyai keahlian yang

sesuai. Procurement agent dipilih berdasarkan metode pengadaan yang sesuai, baik sebagai swasta,

lembaga nonprofit (baik nasional maupun internasional, seperti World Bank, ADB), atau lembaga

pemerintah (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), Universitas, Unit

Layanan Pengadaan Kementerian/Pemerintah Daerah (ULP).

Page 25: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

20

2.5. Value for Money Committee.

Value for Money Committee adalah komite kajian kesesuaian antara prinsip value for money dan

prosedur untuk pengadaan di PLN Batam. Keanggotaan komite ini melekat pada fungsi jabatan

tertentu dan ditetapkan oleh Direksi atau Keputusan General Manager.

Secara umum Value for Money Committee bertugas untuk:

a. Menilai kecukupan strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk seluruh portofolio pengadaan

PLN Batam, untuk menjadi pedoman pengadaan secara umum dalam satu tahun anggaran.

b. Menilai kecukupan rekomendasi calon pemenang suatu pengadaan kepada Pengguna

Barang/Jasa, dengan melihat unsur value for money, untuk pekerjaan yang dinilai besar, sesuai

batasan kewenangan di PLN Batam.

c. Menilai strategi lain atau keputusan lain terkait pengadaan yang diperlukan.

2.6. Implementasi Pembagian Peran dan Tanggung Jawab dalam Organisasi Pengadaan

Barang/Jasa

Implementasi dalam organisasi pengadaan dapat disesuaikan dengan kondisi yang ada, dengan tetap

menjaga praktek manajemen yang baik dan sistem pengendalian internal yang baik, seperti

pemisahan fungsi, wewenang, otorisasi dan pencatatan dalam pengadaan, serta staf yang profesional

dan kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya.

Page 26: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

21

BAB III

PERENCANAAN PENGADAAN KORPORAT

3.1. Perencanaan Pengadaan Korporat

Pengadaan Barang/Jasa mempunyai dampak signifikan terhadap pencapaian tujuan dari PLN Batam,

oleh karena itu PLN Batam menetapkan Rencana Pengadaan Korporat pada setiap periode. Rencana

Pengadaan Korporat adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan korporat atas barang dan jasa,

yang disusun sesuai dengan portofolio pengadaan PLN Batam dan membedakan antara Strategic,

Critical/Bottleneck, Leverage, dan Rutin, beserta strategi masing-masing, estimasi kuantitas, estimasi

nilai, estimasi waktu penyerahan, estimasi anggaran, dan target secara korporat.

Tujuan Perencanaan Pengadaan Korporat adalah sebagai berikut:

a. Untuk mempersiapkan Strategi Pengadaan Korporat PLN Batam, yang dilakukan berdasarkan

riset pasar dan analisis risiko atas spend analysis portofolio pengadaan barang dan jasa PLN

Batam.

b. Untuk menetapkan target pengadaan korporat, diantaranya target konsolidasi Rencana

Pengadaan, target kualitas, target optimum inventory level, target pemanfaatan produksi dalam

negeri, beserta pengukuran atas pencapaian tujuan dan kinerja pengadaan PLN Batam, agar

dapat dilakukan benchmark secara berkala.

c. Untuk mengoptimalkan integrasi berbagai sistem dan database terkait pengadaan barang dan

jasa, termasuk database DPT yang diupdate berdasarkan kinerja dan perjanjian/kontrak.

d. Untuk mengoptimalkan harmonisasi kebijakan dan implementasi serta standar pengadaan.

Perencanaan Pengadaan Korporat menjadi tanggung jawab Direktorat yang menangani perencanaan

Pengadaan di tingkat Kantor Pusat PLN Batam, mengkoordinasikan seluruh perencanaan kebutuhan

pengadaan barang/jasa PLN Batam, baik yang dibutuhkan di Kantor Pusat maupun Unit Bisnis.

Sedangkan perencanaan strategi pengadaan di tingkat Unit Bisnis dikoordinasikan oleh pejabat yang

ditunjuk sebagai Wakil Pengguna, dibantu oleh Pejabat Perencana Pengadaan.

Dokumen yang dihasilkan dari proses perencanaan pengadaan korporat adalah Dokumen Rencana

Pengadaan Korporat.

Perencanaan Strategi Pengadaan dilakukan secara periodik sesuai siklus perencanaan PLN Batam,

baik dalam satu tahun kalender atau gabungan beberapa tahun kalender.

Gambar 3.1 Pelaksanaan Perencanaan Strategi Korporat

1. Mengkaji tugas & strategi

korporat PLN

2. Mengkaji portofolio

pengadaan PLN

5. Identifikasi

tujuan & strategi pengadaan

korporat

4. Riset Pasar & Penyusunan

DPT

6. Pengukuran

kinerja

pengadaan

3. Mengkaji

kapabilitas & organisasi

pengadaan PLN

Page 27: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

22

Pelaksanaan Perencanaan Strategi Pengadaan Korporat ini dilakukan meliputi kegiatan-kegiatan

antara lain:

a. Melakukan kajian atas tugas dan strategi PLN Batam secara korporat.

b. Melakukan kajian atas portofolio pengadaan PLN Batam (kategori dan standardisasi barang dan

jasa di PLN Batam, seperti energi primer, material distribusi utama, material transmisi utama, dan

sebagainya).

c. Melakukan kajian atas kapabilitas dan organisasi pengadaan di PLN Batam.

d. Melakukan Riset Pasar dan penyusunan DPT.

e. Melakukan identifikasi tujuan dan strategi pengadaan korporat PLN Batam sesuai portofolio

pengadaan PLN Batam.

f. Melakukan pengukuran kinerja atas strategi pengadaan korporat.

3.1.1. Kajian Tugas dan Strategi Korporat PLN Batam

Tujuan akhir dari pengadaan adalah memberi nilai tambah untuk PLN Batam dalam

melaksanakan visi dan misi perusahaan.Kegiatan pengadaan mendukung pencapaian mandat

PLN Batam dengan memberikan masukan (barang, jasa, dan pekerjaan) terhadap

kegiatannya.

Karena itu sebelum membuat strategi pengadaan PLN Batam, perlu dikaji dahulu tugas dan

strategi PLN Batam secara korporat, seperti business plan, dan dokumen perencanaan

strategis lainnya.

3.1.2. Kajian Portofolio Pengadaan PLN Batam

Kegiatan ini adalah mengkaji procurement spend dan membuat procurement profile.

Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran menyeluruh dan komprehensif semua

kebutuhan barang, jasa dan pekerjaan di PLN Batam.

Spend analysis ini dapat berupa beberapa hal sebagai berikut:

a. Nilai belanja dan transaksi per komoditas atau kategori, dan sebagainya.

b. Berapa banyak Penyedia per komoditas atau kategori, dan sebagainya.

c. Nilai rata-rata pembelian/pengadaan, dan sebagainya.

d. Nilai total pengadaan per Penyedia, dan sebagainya.

e. Distribusi transaksi menurut lokasi geografis, menurut kecil-besar, dan sebagainya.

f. Nilai belanja dan transaksi per Divisi/Unit Induk, atau per Pejabat Pelaksana Pengadaan,

dan sebagainya.

g. Jumlah staf yang terlibat per transaksi atau kelompok kategori, dan sebagainya.

h. Perbandingan historis/tahunan tiap komoditas atau kategori, dan sebagainya.

i. Perbandingan waktu antara berbagai metode pengadaan, sesuai nilai, dan sebagainya.

j. Berapa banyak yang repeat order, berapa banyak perjanjian/kontrak yang diterminasi,

dan sebagainya.

Page 28: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

23

Untuk itu perlu dibuat standardisasi material dan spesialisasi pekerjaan di PLN Batam. Ini

dapat dilakukan dengan menganalisa hasil pengadaan masa lalu dan membuat proyeksi

masa depan, yang dikaitkan dengan faktor risiko, sesuai Supply Positioning Matrix, serta

membuat strategi yang sesuai dengan tiap kategori material dan spesialisasi pekerjaan

tersebut.

3.1.3. Kajian Kapabilitas dan Organisasi Pengadaan PLN Batam

Tujuannya adalah untuk menilai apakah organisasi pengadaan PLN Batam saat ini mampu

untuk mencapai sasaran yang ditargetkan. Hal ini dilakukan dengan mengkaji kapabilitas

personalia dan organisasi pengadaan di PLN, dengan melihat pada:

a. Tugas, tanggung jawab, struktur, dan pelaporan.

b. Proses dan sistem pengadaan.

c. Kapasitas personalia yang terlibat dalam pengadaan.

Lebih lengkapnya sebagai berikut:

Aspek Yang dianalisa

Tugas, tanggung jawab, struktur, pelaporan,

Apakah tugas dan tanggung jawab jelas didefinisikan?

Siapa saja yang terlibat dalam pengadaan dan bagaimana garis tanggung jawabnya?

Sejauh mana pengadaan dipusatkan atau didesentralisasikan?

Sejauhmana tanggung jawab dari Pejabat Perencana Pengadaan terhadap pengadaan Leverage dan Critical/Bottleneck? Bagaimana pengadaan yang didesentralisasikan di Unit Induk?

Apakah informasi riset pasar, katalog produk, DPT, mudah diakses?

Bagaimana penilaian kinerja Direktorat yang menangani pengadaan?

Proses dan sistem pengadaan

Bagaimana pengadaan dilakukan untuk berbagai kategori dan material, termasuk apakah dianalisa biaya transaksinya?

Apakah sistem e-procurement dipakai? Seperti e-catalogues, e-tendering, inventory management, pembayaran, dan sebagainya?

Bagaimana pengadaan yang dipusatkan dilakukan, seperti kontrak jangka panjang, kontrak payung, prakualifikasi, DPT, dan sebagainya?

Apakah informasi manajemen pengadaan mudah diakses? Termasuk portofolio pengadaan, informasi kinerja Penyedia.

Apa saja tools yang ada dan bagaimana diimplementasikan? Seperti standar pengumuman, standar RKS, standar bidding document, dan Standard Operation Procedures (SOP) lainnya

Apa saja hasil audit terakhir dan perbaikannya?

Apa saja isu dan trend yang muncul dalam Value for Money Committee?

Apa saja isu dan trend yang muncul dalam Contract Discussion dengan calon Penyedia?

Kapasitas personalia yang terlibat dalam pengadaan

Apakah tingkat kapasitas personalia sepadan dengan portofolio yang ditugaskan?

Apakah tingkat kapasitas dievaluasi secara rutin?

Apakah ada strategi jangka panjang dalam rekrutmen, seleksi, pelatihan, sertifikasi personalia?

Page 29: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

24

3.1.4. Riset Pasar dan Penyusunan Daftar Penyedia Terseleksi (DPT)

Kegiatan berikutnya terkait dengan Riset Pasar dan proses penyusunan DPT. Riset Pasar

adalah riset untuk mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh informasi yang relevan terkait

kebutuhan pengadaan barang, jasa atau pekerjaan, yang akan digunakan untuk membuat

strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk mencapai tujuan pengadaan yang

ditetapkan. Data dan informasi yang perlu dikumpulkan termasuk informasi biaya dan harga,

perkembangan teknologi dan rekayasa termutakhir, beserta alternatifnya, serta kualifikasi

Penyedia yang diharapkan. Proses Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence merupakan bagian

dari Riset Pasar.

Data dan informasi yang dikumpulkan tergantung pada kategori dalam Supply Positioning

Matrix (lihat Gambar 1.4). Untuk kategori Rutin, cukup dengan identifikasi Penyedia yang

mampu melalui proses Penilaian Kualifikasi. Untuk kategori Critical/Bottleneck, Leverage,

atau Strategis, Pejabat Perencana Pengadaan melakukan analisis penuh terhadap pasar

Penyedia, yang dikelompokkan ke dalam enam kategori:

1. Struktur Pasar:

a. Berapa banyak Penyedia di pasar;

b. Ukuran Penyedia (kapasitas produksi, pangsa pasar);

c. Lokasi geografis Penyedia;

d. Tingkat konsentrasi pasar;

e. Bagaimana struktur kepemilikan dari pasar;

f. Siapa market leaders dan followers;

g. Bagaimana tingkat diferensiasi produk.

2. Kompetisi:

a. Bagaimana Penyedia berkompetisi, dari segi kualitas, harga, service, dan

sebagainya;

b. Apa barriers to entry ke pasar;

c. Apakah ada competitive advantage dari suatu Penyedia tertentu;

d. Bagaimana trend pasar;

e. Apakah ada pembatasan atau pengaturan oleh pemerintah, seperti ijin-ijin operasi,

sertifikasi, dan sebagainya.

3. Rantai Suplai:

a. Seberapa kompleks rantai suplai;

b. Apakah stabil atau rentan terhadap sesuatu;

c. Apakah ada tingkat ketergantungan tinggi terhadap suatu Penyedia atau sub

kontraktor;

d. Bagaimana tiap tahap dari rantai suplai berkontribusi terhadap produk akhir/ end

product;

e. Bagaimana tipikal metode transportasi dan pengantaran.

4. Barang/Jasa Pengganti:

a. Apakah ada barang dan jasa lainnya yang ada dan bisa memenuhi kebutuhan dari

Pengguna;

b. Apakah ada pengganti yang dapat memenuhi persyaratan yang sama;

Page 30: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

25

5. Nilai PLN Batam sebagai Konsumen:

a. Bagaimana pangsa pasar PLN Batam sebagai konsumen;

b. Apakah PLN Batam merupakan mitra bisnis utama, „sapi perah/cash cow’, atau dilihat

sebagai gangguan dari Penyedia;

c. Bagaimana tingkat keatraktifan dari PLN Batam sebagai konsumen.

6. Faktor Lingkungan Luar:

Termasuk diantaranya analisis ekonomi, hukum, budaya, politik,

lingkungan/sustainability, yang mempunyai dampak terhadap PLN Batam dalam

melakukan operasinya, antara lain:

a. Apa dampak dari perubahan iklim ekonomi di tingkat nasional dan internasional

terhadap PLN Batam dan industri Penyedia, termasuk nilai tukar dan suku bunga;

b. Apakah ada kelompok-kelompok sosial tertentu yang dapat berdampak terhadap

pasar. Apakah ada masalah sensitivitas budaya yang dapat berdampak terhadap

pengadaan;

c. Apakah ada peraturan nasional yang bedampak terhadap suatu industri Penyedia,

seperti Tingkat Kandungan Dalam Negeri (TKDN);

d. Apakah isu utama lingkungan yang bisa berdampak terhadap suatu industry;

e. Penyedia mana yang lebih maju dalam isu lingkungan/sustainability.

Sumber informasi Riset Pasar dapat digali dari berbagai sumber, antara lain:

a. Sumber internal: daftar Penyedia yang ada, kontrak yang ada, dan sebagainya.

b. Perusahaan lain: perusahaan listrik lain di ASEAN/Asia/dunia, perusahaan BUMN lain,

dan sebagainya.

c. Referensi lain: Buku Kuning telepon, daftar dari asosiasi, majalah dan publikasi khusus

kelistrikan dan keteknikan, dan sebagainya.

d. Request For Information (RFI): RFI biasanya merupakan iklan yang dipasang di media

bersirkulasi luas, media khusus profesi, surat kepada perusahaan yang sudah diketahui,

dan sebagainya. RFI harus dilakukan secara tertulis dan bersifat permintaan informasi

yang tidak mengikat. Informasi yang didapatkan, diantaranya permintaan spesifikasi

teknis, indikasi harga, indikasi ketersediaan suplai.

e. Request for Expression of Interest (REOI): Request for expression of interest (REOI)

adalah metode untuk menyebarkan informasi seluas mungkin kepada calon Penyedia

untuk mendaftar sebagai Daftar Penyedia Terseleksi, yang kemudian dapat dilakukan

penilaian kualifikasi, Due Diligence, atau diundang langsung sesuai shortlist. Informasi

yang diminta untuk dimasukkan, diantaranya dapat berupa surat pernyataan minat,

katalog produk, sumberdaya, kualifikasi, kemampuan teknis, keuangan, riwayat

pengalaman, infrastruktur etika, manajemen K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja),

aspek lingkungan.

Dalam kaitan ini juga dilakukan Kajian Risiko Pengadaan. Risiko merupakan paparan atas

kerugian karena dampak dari uncertainty. Risiko selalu ada pada setiap tahap pengadaan.

Page 31: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

26

Proses mengelola risiko merupakan tanggung jawab dari unit bisnis (manajemen), yang

dibantu oleh fungsi manajemen risiko.

Analisis atas risiko pengadaan merupakan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan

yang dibantu oleh Wakil Pengguna tiap Divisi dan fungsi manajemen risiko. Pada pengadaan

yang bersifat strategis, Pengguna Barang/Jasa dapat meminta kajian risiko

pengadaan yang lebih komprehensif kepada Pejabat Perencana Pengadaan, dibantu oleh

Wakil Pengguna, dan fungsi manajemen risiko.

Selanjutnya adalah Penilaian Kualifikasi, Due Diligence, dan DPT. Secara umum PLN Batam

akan melakukan Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence untuk portofolio pengadaan PLN

Batam, untuk menghasilkan DPT yang berlaku dalam masa tertentu, dan dengan penyesuaian

terhadap kondisi Penyedia yang ada secara periodik atau setiap kebutuhan yang dipandang

perlu. Adanya DPT dengan Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence memberi kepastian bahwa

penawaran pekerjaan hanya dilakukan kepada calon Penyedia yang telah memenuhi

persyaratan PLN Batam, untuk itu Pejabat Perencana Pengadaan dapat memanfaatkan data

dari hasil REOI atau membuka undangan prakualifikasi khusus.

PLN Batam memberlakukan DPT untuk mempermudah proses pengadaan, akan tetapi PLN

juga perlu mempunyai strategi khusus bagaimana daftar ini tidak menjadi barrier to entry

(menghalangi) perusahaan yang memang mempunyai kredibilitas dan kemampuan di suatu

bidang, untuk berusaha di bidang lain. PLN Batam berkepentingan untuk memperluas pasar

Penyedia dan mengamankan suplai, baik pada tingkat daerah, nasional, dan internasional.

Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab menyusun strategi ini.

Hasil proses diatas adalah adanya DPT yaitu daftar Penyedia yang lulus penilaian kualifikasi

dan secara periodik dimutakhirkan untuk mengetahui kinerja terakhir. DPT memuat juga daftar

hitam dari Penyedia yang tidak berkualifikasi baik atau kinerja buruk. Daftar ini ada yang

bersifat nasional dan lokal. DPT Lokal dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan dan Wakil

Pengguna di Unit Induk, dengan persyaratan kualifikasi yang disesuaikan dengan

kemampuan Penyedia lokal, membuka kesempatan bagi Penyedia lokal yang sudah

berpengalaman di luar PLN Batam, atau mempunyai sertifikat yang diperlukan, agar pasar

Penyedia PLN Batam tetap kompetitif. Sedangkan DPT yang bersifat nasional atau DPT

Korporat dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan di Kantor Pusat untuk dipergunakan

dalam proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa secara nasional.

Masa Berlaku DPT disesuaikan antara kebutuhan untuk mempermudah pekerjaan pengadaan

PLN dengan upaya mendapatkan Penyedia baru yang mampu. Oleh karena itu DPT dapat

berlaku dalam satu periode, misalnya tiga tahun, dengan penyesuaian dan pembukaan

penilaian kualifikasi dilakukan secara periodik.

3.1.5. Kajian Tujuan dan Strategi Pengadaan PLN Batam

Kegiatan berikutnya adalah melakukan identifikasi tujuan pengadaan PLN Batam yang

dibangun dari analisis yang sudah dilakukan sebelumnya. Tujuan ini, misalnya:

a. Mengurangi inventory dari 120 menjadi 80 hari.

b. Mengurangi jumlah transaksi dan kegiatan administrasi pengadaan (seperti jumlah

invoice) sebesar 30%.

c. Menghemat 15% dari total anggaran pengadaan di kategori Leverage.

Page 32: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

27

d. Meningkatkan keamanan Penyediaan (security of supply) untuk kategori

Critical/Bottleneck, dan tetap menjaga total inventory PLN Batam sesuai target 80 hari

dalam waktu 2 tahun.

e. Implementasi ISO 9001 pada proses pengadaan di PLN Batam.

f. Meningkatkan jumlah Pejabat Perencana dan Pelaksanan Pengadaan yang

mendapatkan sertifikasi internasional.

Kegiatan berikutnya adalah melakukan identifikasi strategi pengadaan PLN Batam untuk

setiap kategori barang, jasa atau pekerjaan sesuai Supply Positioning Matrix dan digabungkan

dengan hasil Riset Pasar untuk menjadi rekomendasi strategi pengadan dan kontrak terhadap

portofolio PLN Batam, yang dapat memberikan value for money terbaik untuk PLN Batam.

3.1.6. Pengukuran Kinerja Pengadaan PLN Batam

Kegiatan berikutnya adalah melakukan pengukuran kinerja atas strategi korporat sesuai

portofolio pengadaan PLN Batam. Ini dilakukan dengan membandingkan antara tujuan, target

dan indikator kinerja utama yang disepakati PLN Batam,dapat juga dilakukan benchmarking

dengan perusahaan lain, seperti perusahaan listrik di ASEAN, atau BUMN atau sesama anak

perusahaan.

Tabel 3.1 Contoh Ukuran Kinerja

Ukuran kinerja Indikator

Efisiensi dari proses kompetisi 1. Banyaknya penawaran yang sesuai RKS. 2. Banyaknya Penyedia yang memasukkan penawaran. 3. Masukan positif dari Penyedia dalam proses

pengadaan.

Pengurangan biaya/peningkatan biaya secara positif (cost reduction/improvement)

1. Tingkat/Jumlah penghematan/pengurangan biaya yang tercapai.

2. Tingkat/Jumlah biaya pengadaan di Kantor Pusat karena agregasi dibandingkan penghematan waktu dan biaya yang dicapai.

3. Pengurangan inventory. 4. Berkurangnya barang yang terlambat distok. 5. Jumlah barang, jasa, dan pekerjaan yang tidak

memuaskan.

Manajemen Penyedia 1. Banyaknya Penyedia baru yang masuk dalam DPT, banyaknya penyerahan Proyek/COD yang mundur dari jadwal.

2. Tingkat kualitas yang tercapai.

Efisiensi sistem dan proses internal 1. Volume dari transaksi bernilai rendah (low value). 2. Penggunaan mekanisme agregasi kebutuhan, kontrak

payung, atau kontrak jangka panjang. 3. Pengurangan biaya transaksi. 4. Kepuasan konsumen internal (pengguna).

Manajemen pengadaan 1. Persentase personalia pengadaan bersertifikasi internasional.

2. Jumlah hari pelatihan.

Page 33: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

28

3.2. Sarana Elektronik untuk Pengadaan Barang/Jasa PLN Batam

PLN Batam perlu memaksimalkan pemanfaatan sarana elektronik pengadaan barang/jasa untuk

menyusun perencanaan pengadaan korporat, menjadi basis data Daftar Penyedia Terseleksi (DPT),

dan menjadi portal E-Procurement.

Tujuan sarana elektronik untuk pengadaan barang/jasa PLN Batam diantaranya adalah:

a. Untuk lebih meningkatkan integrasi antar unit, sistem, dan database yang ada di PLN Batam,

dengan mengoptimalkan pemanfaatan, peningkatan, dan interkoneksi antara sarana yang sudah

ada, diantaranya portal E-procurement PLN Batam, modul material management di SAP, Maximo

(sistem material manajemen), database Penyedia yang saat ini ada, sistem pembayaran secara

elektronik.

b. Untuk lebih meningkatkan transparansi, kecepatan, efisiensi waktu dan biaya, akuntabilitas,

proses pengadaan barang/jasa PLN Batam.

c. Untuk memudahkan pengendalian dan pengawasan, dan mengoptimalkan pemanfaatan material

di gudang (baik material fast moving maupun material slow moving).

d. Untuk mengoptimalkan pengelolaan database kinerja Penyedia, dalam bentuk DPT.

Page 34: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

29

BAB IV

PERENCANAAN DAN PERSIAPAN PELAKSANAAN PENGADAAN

DI KANTOR PUSAT DAN UNIT BISNIS

4.1. Perencanaan Pengadaan Di Kantor Pusat dan Unit Bisnis

Masing-masing Divisi di Kantor Pusat dan Unit Bisnis menyusun Rencana Pengadaan setiap periode.

Rencana Pengadaan adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan atas barang/jasa, kuantitas, waktu

penyerahan, dan estimasi anggaran. Rencana Pengadaan ini dibuat berdasarkan RKAP yang telah

disetujui dan telah memperhitungkan potensi konsolidasi di tingkat korporat.

Tujuan Perencanaan Pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Induk adalah untuk:

a. Mendapatkan Rencana Pengadaan yang terkoordinasi dan terintegrasi, baik yang

dikonsolidasikan di Direktorat yang menangani Pengadaan di Kantor Pusat atau didelegasikan ke

Unit Bisnis, atau didesentralisasikan ke Unit Bisnis dan unit dibawahnya.

b. Menghindari masalah yang terkait dengan perencanaan mendadak (last minute), keadaan

darurat atau perencanaan yang buruk atau kualitas barang/jasa yang buruk.

Pada saat ini PLN Batam sudah melakukan kegiatan perencanaan seperti tersebut diatas, misalnya

agregasi kebutuhan energi primer yang dianggap strategis (gas, batubara, minyak) untuk seluruh

pembangkit PLN Batam di Divisi Kantor Pusat yang terkait. Agregasi bentuk lainnya untuk kebutuhan

leverage adalah kebutuhan MTU dan MDU yang dilakukan melalui joint procurement.

Tanggung jawab perencanaan pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Bisnis adalah Pejabat Perencana

Pengadaa yang bekerjasama dengan Wakil Pengguna di masing-masing Divisi dan Unit Bisnis.

Rencana Pengadaan ini diajukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan kepada Pengguna Barang/Jasa

untuk mendapatkan persetujuan.

Pelaksanaan Perencanaan Pengadaan meliputi antara lain:

a. Melakukan kajian atas kebutuhan barang/jasa, termasuk kebutuhan antisipasi jika terjadi

keadaan darurat, sumber daya yang dibutuhkan, waktu pemanfaatan serta pendistribusian yang

menyesuaikan kebutuhan operasional dan proyek.

b. Pengguna Barang/Jasa menetapkan Rencana Pengadaan berdasarkan kegiatan pekerjaan dan

Pagu Anggaran yang tercantum dalam RKAP, dengan menyesuaikan waktu pelaksanaan

kegiatan dengan nilai disbursement dari masing-masing kegiatan pekerjaan. Dalam hal untuk

tujuan efisiensi, Pengguna dapat menetapkan rencana Pengadaan Barang/Jasa yang jangka

waktunya lebih dari satu (1) tahun anggaran dengan perjanjian/kontrak jangka panjang.

c. Melakukan kajian strategi pengadaan yang tepat, termasuk rencana pengadaan yang ditangani

bersama oleh Direktorat yang menangani Pengadaan, dengan memperhitungkan antara lain

potensi konsolidasi dan skala ekonomi, berdasarkan Rencana Pengadaan Korporat.

d. Melakukan pemutakhiran atas riset pasar dan mengkaji DPT dengan berkoordinasi dengan

Pejabat Perencana Pengadaan.

Page 35: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

30

Dokumen yang dihasilkan dari proses ini adalah:

a. Dokumen Draft Rencana Pengadaan.

b. Dokumen Konsolidasi Rencana Pengadaan Korporat.

c. Dokumen Final Rencana Pengadaan Kantor Pusat/Unit Induk.

4.2. Penentuan Kewajaran Harga

Dalam menentukan penilaian kewajaran harga yang ditawarkan oleh Penyedia, maka Pejabat

(Perencana dan Pelaksana) Pengadaan perlu memahami bagaimana metode penentuan harga

(pricing methods) dari Penyedia, antara lain:

a. Cost, yaitu biaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa yang akan diadakan.

b. Value or perceived value to customers, yaitu bagaimana pembeli dipersepsikan oleh para

Penyedia. Jika Seller’s Market, maka kemungkinan besar dapat terjadi opportunistic pricing,

dimana harga dapat terdorong ke tingkat yang lebih tinggi dari kewajarannya. Jika PLN Batam

merupakan pembeli yang mempunyai natural monopoly, atau pembeli yang besar di pasar

Indonesia, regional, atau internasional, maka secara umum, opportunistic pricing sulit terjadi.

c. Trading conditions in the market, misalnya terjadi kelangkaan suatu bahan seperti baja, atau

terjadi kondisi ekonomi yang tidak menguntungkan yang mendorong biaya bunga naik tinggi.

d. Faktor lain dapat berupa: adanya dumping, adanya perusahaan yang hendak menguasai pasar

dengan strategi harga yang rendah, produk baru, pangsa pasar, dan lain-lain.

Dalam menentukan kewajaran harga dari Penyedia tersebut, Wakil Pengguna, Pejabat Perencana

Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan perlu memahami dasar penyusunan HPS, konsep

Total Cost of Ownership (TCOO), serta mampu melakukan analisa penawaran harga dari Penyedia.

4.2.1. Dasar Penyusunan HPS

Pada prinsipnya HPS adalah alat untuk melihat kewajaran harga penawaran dari segi biaya

produksi yang disusun secara internal, dan tidak dapat dipakai sebagai satu-satunya

penggugur penawaran dan HPS tidak wajib diumumkan.

HPS disusun secara cermat dan profesional berdasarkan HPE. Proses penyusunan HPE

berdasarkan harga pasar, kondisi ekonomi, perbandingan kontrak, analisa harga satuan atau

harga material utama dan faktor lain yang dapat mempengaruhi HPE. Pembuatan HPE dapat

melibatkan konsultan eksternal yang kompeten.

4.2.2. KonsepTotal Cost of Ownership (TCOO)

Dalam good procurement practice, secara umum biaya keseluruhan dari pembelian sesuatu,

apakah barang, jasa atau pekerjaan, tidak hanya merupakan harga awal yang ditawarkan

(initial purchase price), tetapi merupakan biaya keseluruhan yang dapat terjadi selama masa

siklus hidup (lifetime) barang, jasa atau pekerjaan tersebut. Ini biasanya diberlakukan pada

pengadaan kebutuhan yang sifatnya kompleks, seperti pembangunan pembangkit, tetapi juga

dapat diberlakukan pada pengadaan yang lebih sederhana, misalnya pembelian mobil (perlu

memperhitungkan, diantaranya ketahanan mesin, jaringan bengkel, harga parts, konsumsi

bahan bakar, dan harga jual kembali).

Page 36: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

31

Karena itu dalam penyusunan Pagu Anggaran dan HPS untuk pekerjaan yang sifatnya lebih

kompleks, perlu mengimplementasikan konsep TCOO ini, dimana semua biaya yang relevan

diperhitungkan, dan mencari penawaran yang dapat memberikan biaya paling ekonomis

selama masa manfaat aset yang akan dibeli, mulai dari biaya:

a. Initiation (Initiation cost to acquire the asset), yaitu biaya akuisisi sepert biaya desain, dan

semua biaya dan waktu yang diperlukan untuk memproses pengadaan sampai

perjanjian/kontrak.

b. Price (Price to be paid for the asset), atau harga yang ditawarkan oleh Penyedia untuk

menyediakan suatu asset.

c. Operation (Operating cost over the asset’s life), seperti biaya tenaga kerja, biaya energi

primer untuk pembangkit, biaya pemeliharaan (seperti biaya parts, biaya pemeliharaan,

ketahanan suatu mesin).

d. Disposal (Disposal cost of the asset), jika diperlukan, misalnya biaya penghancuran suatu

konstruksi atau penggantian setelah habis umur ekonomisnya.

Gambar 4.1 Konsep Total Cost of Ownership

PLN Batam saat ini sudah mengimplementasikan konsep ini, misalnya dalam pembangunan

pembangkit serta pembelian trafo, dan tenaga listrik dari IPP, dan akan memperluas

penerapan konsep TCOO ini ke berbagai kategori pengadaan yang relevan.

4.2.3. Analisis Harga Penawaran dari Penyedia

Dalam procurement good practice, pejabat pengadaan perlu memahami bagaimana metode

pembentukan harga penawaran dari sisi Penyedia, agar mampu memberikan posisi yang

terbaik bagi perusahaan sebagai pembeli. Ini juga menggambarkan pentingnya PLN atau

afiliasinya mempunyai kemampuan reverse/re-engineering dalam hal penyediaan parts,

maupun dalam melaksanakan pembangunan sendiri suatu pembangkit dengan kontraktor

EPC internal. Dengan adanya kemampuan internal tersebut, maka pejabat pengadaan PLN

akan lebih berdaya dalam mengevaluasi penawaran yang ada, karena memahami bagaimana

sebuah aset dibangun atau dibuat (lihat Gambar 4.2.).

Beberapa analisis yang perlu dimiliki oleh pejabat pengadaan PLN adalah melakukan

Purchase Price and Cost Analysis (PPCA), yaitu:

)

)

Page 37: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

32

a. Pricing method : Marginal, Absorption, Opportunistic. Marginal pricing prinsipnya adalah

pembentukan harga dengan menggunakan excess capacity, sehingga hanya

mengenakan variable cost. Absorption costing adalah pembentukan harga dengan

memperhitungkan fixed dan variable costs. Sementara Opportunistic adalah

pembentukan harga yang melihat berapa Pasar mau membeli dan bukan berangkat dari

biaya produksi.

b. Manajemen perusahaan :Materials, Labour, Overheads, Profit. Pada prinsipnya perlu

mengetahui bagaimana manajemen sebuah unit usaha dalam mengenlola material untuk

produksi, tenaga kerja, komponen overhead, termasuk juga komponen laba yang

diharapkan.

c. TCOO (total cost of ownership), yaitu biaya yang terjadi selama masa kepemilikan suatu

aset, dengan memperhitungkan Initiation (termasuk desain dan biaya pengadaan), Price

(harga penawaran para Penyedia), Operation (biaya operasional, biaya pemeliharaan,

biaya tenaga kerja), Disposal (penggantian atau penghancuran).

d. Indexation, atau pengaruh berbagai indeks harga komponen utama material terhadap

pembentukan harga, seperti harga baja, harga semen, dan sebagainya. Pemahaman dan

pemakaian indeks yang disetujui sejak awal akan meminimalkan sengketa dalam

perubahan lingkup pekerjaan atau biaya. Pemakaian indeks secara wajar juga

menjadikan nilai perjanjian/kontrak bisa naik atau turun.

e. Variabel lainnya yang bisa mempengaruhi biaya. Misalnya contoh kecil harga printer

sekarang semakin murah, tetapi harga cartridge tinta tetap mahal. Di sinilah pabrikan

printer mencoba menjual printer sebanyak-banyaknya dengan harga murah, dengan

mengharapkan margin yang lebih besar pada operasional printer. Termasuk dalam hal ini

adalah jika suatu bisnis lazimnya mensyaratkan cash flow yang cepat, dengan demikian

jika pembeli bisa menjamin pembayaran yang lebih cepat, maka akan mendorong harga

penawaran dari para Penyedia menjadi turun. Variabel lain seperti keperluan

maintenance, warranty, delivery, dan sebagainya.

Gambar 4.2. Pembentukan Harga Dari Sisi Penyedia dan Pembeli

Page 38: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

33

4.3. Persiapan Pengadaan Per Paket

Setiap paket pengadaan yang telah ditetapkan dalam Rencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana

Pengadaan dibantu oleh Wakil Pengguna membuat rencana pengadaan per paket. Tujuannya adalah

untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa yang tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, tepat

tempat, tepat tujuan sosio-ekonomi, dan tepat biaya.

Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab menyiapkan Rencana Pengadaan per paket,

bekerjasama dengan Wakil Pengguna di Divisi/Unit Induk tersebut. Rencana Pengadaan per paket

diajukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan kepada Pengguna Barang/Jasa untuk mendapatkan

persetujuan, dengan kelengkapan dokumen sesuai matriks di bawah ini.

Secara umum tabel 4.1.memperlihatkan alur kegiatan dan dokumen dari persiapan pengadaan di

Kantor Pusat/Unit Induk/Unit Penunjang dan per paket pengadaan.

Tabel 4.1 Alur Kegiatan dan Dokumen

Kegiatan Dokumen Yang

Dihasilkan

Kategori

Rutin

Critical/Bottleneck, Leverage,

Strategis Perencanaan Pengadaan Kantor Pusat/ Unit Induk/Unit Penunjang

1. Membuat Draft Rencana Pengadaan berdasarkan RKAP

Dokumen Draft Rencana Pengadaan Unit

Ya Ya

2. Kajian dan Konsolidasi dengan Perencanaan Pengadaan Korporat

Dokumen Konsolidasi Pengadaan Korporat

Ya Ya

3. Membuat dokumen final Rencana Pengadaan Kantor Pusat/Unit Induk/Unit Penunjang

Dokumen Final Rencana Pengadaan Kantor Pusat/ Unit Induk/Unit Penunjang

Ya Berupa Daftar

PO/SPK

Ya

Persiapan Pengadaan Per Paket

1. Pemutakhiran Riset Pasar & Penilaian Risiko Pengadaan

Update Riset Pasar dan Risiko Penilaian Risiko untuk Paket Pengadaan tersebut

Tidak Ya

2. Penyiapan/Kajian Spesifikasi /TOR Dokumen Spesifikasi/ TOR Berupa PO/ SPK

Ya

3. Penyiapan Strategi Pengadaan dan Kontrak

Pemilihan Jenis Kontrak

Pemilihan Jenis Penawaran

Pemilihan Metode Pengadaan & Pengecualian

Strategi Pengadaan dan Kontrak

Tidak Ya

4. Review Value for Money (jika belum masuk dalam Strategi dan Kontrak Pengadaan yang sudah ditetapkan sebelumnya/ mengandung kebaruan metode, misalnya format kontrak baru. Jika VfM Committee adalah Komite

Direksi, rekomendasi menjadi Ijin Prinsip)

Rekomendasi (menggantikan fungsi Ijin Prinsip)

Tidak

(Mengikuti strategi pengadaan yang sudah ditentukan tiap tahun)

Ya Untuk yang bernilai besar (sesuai batas kewenangan, apakah di Kantor Pusat atau di Unit Induk/Unit Penunjang)

5. Finalisasi Dokumen Pengadaan dan RKS

Dokumen Pengadaan/ RKS Tidak Ya

6. Pembuatan HPS HPS Ya Ya

7. Penetapan Dokumen Pengadaan dan HPS oleh Pengguna dan permintaan dimulai proses pemilihan Penyedia, dari Pengguna ke Pejabat Pelaksana Pengadaan

Persetujuan Dokumen Pengadaan dan HPS oleh Pengguna, sekaligus Permintaan dimulai proses pemilihan Penyedia ke Pejabat Pelaksana Pengadaan

Tidak Ya

Page 39: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

34

4.3.1. Pemutakhiran Riset Pasar dan Penilaian Risiko Pengadaan

Proses pemutakhiran Riset Pasar dan Penilaian Risiko Pengadaan dilakukan bersamaan

dengan penyiapan Spesifikasi, TOR, agar Dokumen Pengadaan/RKS dan Strategi

Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak yang akan dibuat berdasarkan pada kondisi terakhir di

pasar.

4.3.2. Penyiapan/Kajian Spesifikasi/TOR

Spesifikasi atau deskripsi fisik atau fungsi dari suatu barang, jasa, atau pekerjaan harus

memberikan deskripsi yang detil mengenai kebutuhan.

Pejabat Perencana Pengadaan bertugas memastikan bahwa spesifikasi dan deskripsi teknis

yang ditulis tidak mengandung ambiguitas, jelas dan bersifat generik, serta mendorong

kompetisi yang sehat antar Penyedia, atau memberi restriksi (kecuali jika masih dalam masa

pemeliharaan OEM).

Spesifikasi pada umumnya merupakan satu atau kombinasi dari tiga hal berikut (sebagaimana

diuraikan pada Tabel 4.2).

Tabel 4.2 Penyusunan Spesifikasi

Spesifikasi Deskripsi

Fungsi Fokus pada apa yang bisa dilakukan oleh suatu produk, dan tidak melihat secara seksama apa materi atau dimensi dari suatu produk. Misalnya mobil listrik kategori SUV yang bisa dipakai di medan off road dan jalan perkotaan.

Kinerja Mendeskripsikan apa yang akan bisa dicapai oleh suatu produk, dan tidak menyediakan deskripsi pasti mengenai bagaimana hal itu dilakukan. Untuk memastikan kualitas, biasanya acuan terhadap suatu standard dicantumkan, misalnya ISO, Energy Star (untuk lingkungan). Misalnya adalah mobil listrik yang mampu mengangkut 7 orang, sejauh 200 km dalam sekali pengisian, dan memenuhi syarat Electrical Vehicle Standard.

Teknis Mendefinisikan secara jelas dan detil suatu produk, misalnya sifat fisik, materi yang akan digunakan, kebutuhan tenaga dan keluaran, proses pabrikasi yang diperlukan, atau jika suatu jasa, bagaimana metode kerja yang akan dilaksanakan.Dengan ada unsur keunikan, maka spesifikasi desain dapat mengurangi kompetisi karena adanya perbedaan dalam praktek rancang bangun. Misalnya mobil listrik yang dibuat dari bahan ringan, tetapi bukan alumunium, dan menggunakan gear box yang diproduksi oleh Tesla Motors, dengan tenaga 150 kVA.

Ketiga jenis spesifikasi tersebut dapat dikombinasikan. Secara umum, disarankan untuk

memakai spesifikasi kinerja dan fungsional, dan bukannya teknis, untuk memperluas pasar

Penyedia, karena terbuka kemungkinan ada Penyedia lain yang bisa menawarkan alternatif

dan ide dan solusi inovatif terhadap kebutuhan perusahaan, dan biasanya akan lebih cost

effective.

Selain itu, perlu ada minimum requirements yang dinyatakan oleh perusahan. Penyedia

seharusnya tidak dalam posisi untuk menentukan sifat fisik yang bersifat fundamental.

Spesifikasi dan TOR merupakan basis untuk penawaran dan evaluasi dari penawaran untuk

menentukan apakah memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam dokumen penawaran, serta

bagaimana bentuk perjanjian/kontrak, serta pemantauan atas kinerja Penyedia atau kinerja

barang dan peralatan. Wakil Pengguna bersama Pejabat Perencana Pengadaan perlu

memperhatikan aspek pembuatan spesifikasi yang baik sebagai bahan pembuatan RKS.

Page 40: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

35

Wakil Pengguna dan Pejabat Perencana Pengadaan kemudian perlu menentukan tujuan dan

keluaran pengadaan, yang akan diterjemahkan dalam definisi Value for Money untuk

kebutuhan pengadaan individual. Definisi ini merupakan keseimbangan antara 6 Rights (6

Rs):

a. Right Quality/ Tepat Kualitas.

b. Right Quantity/ Tepat Kuantitas.

c. Right Place/ Tepat Tempat.

d. Right Time/ Tepat Waktu.

e. Socio-Economic Goals/ Tujuan Sosial Ekonomi.

f. Right Price/ Tepat Harga.

Secara umum, Kualitas merupakan aspek paling pertama yang dipertimbangkan, dengan

Harga merupakan aspek paling terakhir yang dipertimbangkan. Penetapan Kualitas ini dapat

dilakukan secara berjenjang, mulai dari proses Pra Kualifikasi untuk mendapatkan

perusahaan yang mempunyai kemampuan teknis dan keuangan, serta kredibilitas (kinerja)

yang baik. Jenjang lainnya adalah penetapan syarat kualitas, seperti mendapatkan sertifikat

uji dari PLN, laporan yang memuaskan dari kunjungan ke pabrik, dan sebagainya.

Jika telah diatur dalam Peraturan Pemerintah mengenai pendayagunaan produk dalam

negeri, maka aspek Sosial Ekonomi, yang bertujuan untuk membangun industri kelistrikan

nasional atau mengundang pabrikan luar negeri untuk membangun pabrik di Indonesia,

sesuai kebijakan PLN, dapat diletakkan pada urutan pertama.

4.3.3. Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak tiap Paket Pengadaan

Salah satu aspek penting dalam pengadaan adalah Strategi Pengadaan dan

Perjanjian/Kontrak untuk tiap paket pengadaan, berdasarkan strategi umum yang telah

direkomendasi oleh Value for Money Committee.

Tujuannya adalah mengidentifikasi dan memilih Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak

yang tepat untuk mencapai kebutuhan pengadaan, yang menguntungkan PLN dalam jangka

panjang, dan mencapai value for money, yang tidak selalu merupakan harga terendah.

Langkah-langkahnya adalah:

a. Pilihan jenis perjanjian/kontrak yang akan dilakukan.

b. Pilihan metode penawaran (RFQ, ITB, RFP), termasuk penyampaian dokumen

penawaran (satu sampul, dua sampul, dua tahap).

c. Pilihan metode pemilihan (Pelelangan Terbatas dari DPT/shortlist, Penunjukan

Langsung, Pengadaan Langsung, Pelelangan Terbuka).

Dalam menentukan Strategi yang tepat, maka perlu mempertimbangkan beberapa faktor,

diantaranya:

a. Regulasi dan prosedur PLN Batam.

b. Delegasi kewenangan.

c. Persetujuan internal.

d. Kebutuhan waktu.

Page 41: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

36

e. Tipe pengadaan (barang, jasa, jasa konstruksi dan pekerjaan lain).

f. Kompleksitas pengadaan.

g. Riset pasar.

h. Risiko pengadaan.

i. Perjanjian/Kontrak yang ada (misal LTSA unit tertentu, metode penentuan harga melalui

open book system).

j. Apakah perlu memakai procurement agent.

4.3.3.1. Pembelian dan Alternatif Jenis Perjanjian/Kontrak

Langkah pertama adalah memilih apakah membeli dan jenis perjanjian/kontrak yang

akan dilakukan. Analisis pertama yang dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan

dan Wakil Pengguna adalah memperbandingkan antara alternatif pembelian

(membuat sendiri, lease, menggunakan perjanjian/kontrak yang sudah ada)

dibandingkan dengan membeli.

4.3.3.1.1. Make or Buy (Membuat Sendiri atau Membeli)

Analisis ini untuk memperbandingkan pilihan antara memenuhi kebutuhan

dengan melakukan/membuat yang menggunakan sumber daya internal

dengan membeli/menggunakan sumber daya eksternal.

Secara umum, dengan adanya kebutuhan suatu parts yang dikerjakan

sendiri (make) oleh PLN Batam, maka PLN Batam dapat mengetahui lebih

rinci struktur biaya pembuatan parts tersebut dan supply chain dari suatu

parts. Dengan demikian PLN Batam dapat mempunyai pengetahuan dan

posisi tawar yang lebih baik terhadap pasar Penyedia. Hal Ini akan

menguntungkan PLN Batam karena para Penyedia tahu bahwa PLN

Batam mempunyai kemampuan membuat sendiri parts tersebut dan

struktur biaya yang wajar. Ini dapat diterapkan diantaranya pada

kebutuhan pengadaan parts pembangkit dengan cara Reverse

Engineering dan Re-Engineering, yaitu membuat duplikasi komponen

seperti aslinya atau lebih baik dengan cara melakukan pengukuran,

pembuatan detailed design, termasuk evaluasi data teknik, analisa unjuk

kerja dan pengujian. Pilihan tersebut diperbandingkan dengan mengontrak

pihak luar untuk memenuhi kebutuhan parts tersebut, baik melalui

workshop reverse/re-engineering atau pengadaan langsung kepada

Penyedia OEM.

Bentuk lain dari analisis Make or Buy adalah penugasan kepada anak

perusahaan atau afiliasi untuk mengerjakan sesuatu, dibandingkan dengan

melakukan Pelelangan di pasar Penyedia. PLN Batam mempunyai

pengaruh langsung dan tidak langsung melalui hubungan kepemilikan

saham terhadap anak perusahaan atau afiliasi, dimana selain melalui

perjanjian/kontrak penugasan juga dapat melalui penunjukan langsung.

Page 42: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

37

4.3.3.1.2. Lease or Buy (Sewa Guna/Sewa Beli) atau Membeli Menjadi Aset

Analisis ini untuk melihat apakah perlu melakukan lease (sewa guna, sewa

beli) atau membeli untuk menjadi aset. Penerapannya diantaranya melihat

apakah suatu barang perlu menjadi aset dan dapat membebani neraca

pembukuan PLN Batam, karena memerlukan investasi dan memiliki susut

nilai barang (depresiasi).

4.3.3.1.3. Menggunakan perjanjian/kontrak yang ada atau Membeli (Buy).

Analisis berikutnya adalah memperbandingkan antara menggunakan

perjanjian/kontrak yang sudah ada atau melakukan pengadaan dan

perjanjian/kontrak terpisah. Analisis ini dapat memakai bahan yang

disiapkan untuk konsolidasi Rencana Pengadaan Korporat. Ini dapat

diterapkan dengan melihat misalnya apakah ada perjanjian/kontrak payung

atau bentuk perjanjian/kontrak lain yang bisa dipakai, dengan persyaratan

yang memenuhi kaidah value for money.

Jika diputuskan membuat perjanjian/kontrak sendiri, maka secara umum

PLN Batam dapat menerapkan strategi kontrak yang berhubungan erat

dengan kepemilikan risiko dan kategori sesuai Supply Positioning Matrix

dan hasil dari

Riset Pasar. PLN perlu membuka terhadap bentuk-bentuk

perjanjian/kontrak jenis baru yang disesuaikan dengan perkembangan

dunia bisnis.

4.3.3.2. Metode Penawaran dan Penyampaian Dokumen Penawaran

Sesuai procurement good practice, maka ada tiga jenis metode penawaran:

1. Request for Quotations (RFQ).

RFQ digunakan untuk pengadaan yang bersifat kecil atau Rutin, dengan

spesifikasi yang mudah ditemui di pasar.

2. Invitation to Bid (ITB).

ITB adalah metode penawaran untuk kebutuhan yang spesifikasinya dapat dibuat

secara jelas dan lengkap baik kualitas maupun kuantitasnya, dan penunjukan

pemenangnya dapat dilakukan berdasarkan penawaran biaya terendah,

sepanjang kualitas, kuantitas, waktu, tempat, dan persyaratan lain (bila

ditentukan) telah terpenuhi (misalnya, TKDN dll).

Metode penawarannya dilakukan dengan cara:

a. Penawaran biasanya dilakukan dengan satu sampul.

b. Penawaran dapat dilakukan dengan dua sampul jika memakai sistem

penilaian berdasarkan bobot, untuk menilai pemenuhan terhadap

persyaratan yang ditetapkan.

Page 43: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

38

ITB biasanya digunakan pengadaan kebutuhan barang atau material kategori

Critical/Bottleneck, Leverage.

3. Request for Proposals (RFP)

RFP adalah metode penawaran untuk kebutuhan yang spesifikasinya/TOR/SOW

tidak dapat dilakukan secara penuh pada saat undangan penawaran diumumkan.

Biasanya kombinasi spesifikasi fungsional dan performance dan digunakan untuk

pekerjaan yang lebih memerlukan inovasi dan keahlian tertentu. Pengadaan

benar-benar mencari yang terbaik dalam hal metode pekerjaan, inovasi, dan

keahlian spesifik, untuk memenuhi kebutuhan pengadaan.

Proposal biasanya diserahkan dengan dua sampul, yaitu sampul satu berisi

persyaratan administrasi dan teknis dan sampul dua berisi penawaran harga.

Dapat juga dilakukan dua tahap dalam hal diperlukan penyesuaian kriteria teknis

untuk menyetarakan spesifikasi teknis barang/jasa yang ditawarkan.

Biasanya tidak ada pembukaan penawaran terbuka.

Biasanya digunakan untuk pengadaan pekerjaan kategori Strategic/Complex,

seperti pembangkit (IPP, EPC).

4.3.3.3. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Secara umum, penyederhanaan dalam sistem dan praktek pengadaan di PLN Batam

dilakukan melalui:

a. Adanya Rencana Pengadaan Korporat yang komprehensif, dimana dioptimalkan

konsolidasi kebutuhan, sehingga sebagian besar kebutuhan sudah ditangani oleh

direktorat pengadaan di PLN Batam tinggal mengeluarkan purchase order (PO)

saja.

b. Adanya penetapan Strategi Umum Pengadaan tiap tahun, sehingga Wakil

Pengguna, Pejabat Perencana dan Pejabat Pelaksana Pengadaan, tinggal

menerapkan sesuai kondisi yang ada.

c. Pengutamaan metode Pelelangan Terbatas dengan menggunakan DPT, yaitu

daftar Penyedia yang telah melalui proses penilaian kualifikasi dan due diligence

yang dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan.

d. Undangan untuk memasukkan penawaran (quote, bid, proposal) dikeluarkan

untuk calon Penyedia dalam DPT tersebut oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.

Dengan demikian, proses pengecekan update kualifikasi akan lebih singkat.

e. Dalam hal terjadi semua penawaran diatas HPS, maka Pejabat Pelaksana

Pengadaan dapat melakukan upaya untuk meneruskan proses pengadaan

sesuai dengan pertimbangan profesionalnya, misalnya melakukan klarifikasi dan

negosiasi langsung dengan penawar terendah, melakukan proses pemasukan

penawaran ulang atau teknik lainnya dengan tetap memperhatikan aspek tata

kelola.

Page 44: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

39

Metode Pemilihan tergantung pada nilai pengadaan, kondisi pasar dan pengetahuan

atas pasar. Keputusan untuk metode pemilihan tergantung pada:

a. Kebutuhan untuk mendapatkan tingkat kompetisi yang tepat untuk memastikan

Value for Money.

b. Menghindari beban administrasi yang kurang bernilai tambah jika dibandingkan

dengan hasil kompetisi dan Value for Money.

Secara umum, pedoman pemilihan Metode Pemilihan mengikuti penjelasan dalam

Bab I butir 1.5.

4.3.3.4. Aspek Lain (Jaminan Pengadaan)

Pejabat Perencana Pengadaan dan Wakil Pengguna harus memperhatikan ketentuan

mengenai Jaminan Pengadaan Barang/Jasa dan kaitannya dengan Strategi

Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak yang tepat. Besar kecilnya jaminan ditentukan

sesuai Strategi Pengadaan yang direview oleh Value for Money Committee.

Penetapan bentuk, besaran nilai dan masa berlaku dari masing-masing Jaminan

ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan. Dalam keadaan khusus, Pejabat Perencana

Pengadaan dapat meminta pendapat dari Value for Money Committee untuk usulan

terkait besar kecilnya jaminan.

Jaminan di atas yang dapat diterima PLN Batam adalah yang diterbitkan oleh bank

atau lembaga keuangan lainnya yang mempunyai kredibilitas yang baik dan telah

dinyatakan lulus oleh Direksi. Jika diperlukan, bank atau lembaga keuangan lainnya

ini dapat diproses untuk masuk ke DPT.

4.3.4. Dokumen Pengadaan /Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)

RKS pada intinya adalah dokumen yang akan menjadi basis bagi para calon Penyedia untuk

membuat penawaran mereka. RKS disusun oleh Pejabat Perencana Pengadaan dan disetujui

oleh Pengguna Barang/Jasa. Setelah RKS disetujui oleh Pengguna, maka Pejabat Perencana

Pengadaan mempersiapkan Dokumen Pengadaan.

4.4. Jangka Waktu Pengadaan

Jangka waktu pengadaan harus direncanakan secara cermat dengan memperhatikan kecukupan

waktu yang memadai untuk setiap tahapan proses pengadaan.

4.5. Proses Umum Pengadaan di PLN Batam

Proses umum pengadaan di PLN Batam berikut peran masing-masing Pejabat Pengadaan

(Perencana dan Pelaksana) seperti terlihat pada Gambar 4.3.

Page 45: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

40

Gambar 4.3 Proses Umum Pengadaan di PT PLN Batam

Cluster

Perencanaan Pengadaan Korporat Proses Pelaksanaan Pengadaan Divisi / Unit Induk Manajemen Kontrak,

Evaluasi Kinerja Penyedia

Output: 1. Spend analysis portofolio pengadaan PLN Batam 2. Strategi Pengadaan Korporat untuk semua kebutuhan 3. Daftar Penyedia Terseleksi (DPT), berdasar PQ, DD 4. Target kinerja pengadaan

Output : 1. Pengadaan yang Value for Money; terbaik bagi PLN Batam 2. Proses pengadaan yang cepat, sederhana tapi tetap taat

prosedur

Output: 1. Manajemen

kontrak yang baik 2. Update kinerja

Penyedia ke DPT

Direktorat Pengadaan I.1.1. Pejabat Perencana Pengadaan : Memimpin Pejabat Pelaksana Pengadaan : Memimpin

Pejabat Perencana Pengadaan : Bantu

Div/ Unit Induk Pengguna I.1.2. Wakil Pengguna Barang/Jasa : Bantu Wakil Pengguna Barang/Jasa: Bantu

Wakil Pengguna Barang/Jasa :

Memimpin

Lintas Direktorat/ Divisi

I.1.3.

VfM

Committee

VfM Committee

Memastikan Strategi Pengadaan Korporat yang Value for Money,dilakukan tiap tahun (kaitan dengan Output no 2)

Mereview kecukupan Value for Money, untuk direkomendasikan ke Pengguna/ penandatangan kontrak

Tahap I.1.4. Identifikasi Kebutuhan

Rencana Pengadaan Konsolidasi & Div/Unit

Market Sounding/

Riset Pasar

Pemilihan Strategi

Pengadaan RKS

Pemilihan Metode

Pengadaan

Penerimaan, Klarifikasi

Evaluasi Penawaran

Klarifikasi VfM

Penunjukan pemenang, pembuatan

kontrak, TTD

Manajemen Kontrak

Evaluasi Kinerja

Page 46: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

41

BAB V

PROSES PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA 5.1. Prinsip Umum

Prinsip umum dalam proses pelaksanaan pengadaan adalah “level playing field”, atau arena

bermain yang sama, seperti semua calon Penyedia mendapatkan informasi yang sama, pada saat

yang sama, sehingga mereka mempunyai waktu yang sama untuk mempersiapkan Penawaran.

Oleh karena itu PLN Batam perlu membuat langkah-langkah yang mendorong “level playing field”

tersebut.

Secara umum, proses pelaksanaan pengadaan disesuaikan dengan kondisi yang ada, professional

judgement dari Pejabat Pelaksana Pengadaan, mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

a. Adanya proses Pengumuman dan Penawaran yang transparan dan adil, baik melalui sarana

elektronik e-procurement PLN Batam, atau media lain, seperti media massa daerah, nasional,

internasional, atau undangan. Untuk metode Pelelangan Terbatas melalui undangan, secara

prinsip tetap perlu diumumkan di sarana elektronik e-procurement PLN Batam.

b. Adanya sesi untuk menjawab Pertanyaan dari Calon Penyedia dan Penjelasan (aanwijzing).

Penjelasan dapat dilakukan di suatu tempat, ataupun menggunakan sarana secara elektronik

(video conference, teleconference), yang hanya dapat dihadiri oleh calon Penyedia yang

memenuhi syarat.

c. Adanya kepastian bahwa setiap perubahan terhadap Dokumen Penawaran diterima oleh

semua calon Penyedia yang memenuhi syarat.

d. Adanya proses Pemasukan, Penerimaan, dan Pembukaan Penawaran yang wajar dan adil.

e. Adanya Evaluasi Penawaran yang dilakukan secara profesional. Jika diperlukan, Pejabat

Pelaksana Pengadaan dapat dibantu oleh tenaga ahli baik internal maupun eksternal.

f. Jika diperlukan, dapat dilakukan Klarifikasi Penawaran kepada calon Penyedia. Secara umum

klarifikasi harus tertulis, dan jika diperlukan dapat dilakukan pertemuan dimana Penyedia

melakukan presentasi, baik di kantor PLN Batam atau teleconference. Tenaga ahli dapat

diundang untuk hadir dalam klarifikasi. Klarifikasi tidak mengubah substansi atau harga dan

bersifat rahasia. Untuk pengadaan kategori Strategis, jika diperlukan dapat dilakukan site visit

atau inspeksi ke Penyedia yang memenuhi syarat.

g. Adanya proses evaluasi yang memberikan ringkasan hasil evaluasi mana yang paling Value for

Money, untuk dikaji secara berjenjang.

h. Jika diperlukan, dapat dilakukan negosiasi, yaitu proses interaktif diskusi antara pembeli dan

Penyedia mengenai syarat dan ketentuan suatu perjanjian/kontrak. Secara umum, Negosiasi

dilakukan untuk metode penawaran RFP. ITB dapat dilakukan dengan persetujuan dari

Pengguna, jika terdapat kondisi seperti melampaui Pagu Anggaran, atau ada diskon tambahan

apabila ada penambahan kuantitas, atau alasan lain.

i. Jika diperlukan, Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat melakukan negosiasi kompetitif dengan

calon Penyedia yang memberikan penawaran terbaik dan melampaui nilai minimum kualitas

(best and final offer “BAFO). BAFO merupakan tambahan langkah setelah keseluruhan

Page 47: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

42

Evaluasi untuk meningkatkan kompetisi dan value for money. Semua calon Penyedia

memenuhi syarat diundang untuk memasukkan BAFO dan menjadi penawaran final dengan

batas waktu tertentu. Jika calon Penyedia tidak memasukkan BAFO, penawaran asli tetap

menjadi pertimbangan.

j. Setelah semua penawaran final masuk, maka dapat dilakukan evaluasi lagi dan melakukan

perubahan sesuai penawaran yang masuk.

k. Apabila dilakukan Penunjukan Langsung, maka negosiasi teknis dan keuangan harus

dilakukan.

l. Dalam hal terdapat Sanggahan, maka calon Penyedia yang kalah pada saat pengumuman

pemenang, berhak untuk mengajukan sanggahan secara tertulis disertai bukti-bukti kepada

Pejabat Pelaksana Pengadaan. Sanggahan hanya yang berkaitan dengan kesesuaian

pelaksanaan pengadaan dengan prosedur atau tata cara pengadaan di dokumen pengadaan.

Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu yang ditentukan. Pejabat Pelaksana

Pengadaan wajib menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut sesuai ketentuan waktu

yang ada. Apabila Sanggahan yang diajukan tidak benar atau terdapat indikasi calon Penyedia

melakukan hal-hal diluar prosedur sanggah dan dapat merusak kepercayaan PLN Batam, maka

calon Penyedia dikenakan Daftar Hitam (Black List) dan dicatat dalam DPT.

m. Secara prinsip, Pengadaan Gagal dan Pengadaan Ulang perlu diminimalkan, agar PLN Batam

dapat mengejar momentum bisnis yang ada. Pejabat Pelaksana Pengadaan beserta Wakil

Pengguna melakukan upaya agar pengadaan tidak gagal, dengan melakukan langkah sesuai

professional judgement, misalnya negosiasi langsung dengan calon Penyedia yang ada, atau

kemungkinan Penunjukan Langsung ke BUMN/Anak Perusahaan, BUMN/Perusahaan

Terafiliasi BUMN, atau opsi lainnya. Jika keadaan tetap tidak memungkinkan, maka Pejabat

Pelaksana Pengadaan, Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Pengawasan, atau Pejabat lain yang

terkait dapat mengajukan justifikasi untuk menyatakan Pengadaan Gagal kepada Value for

Money Committee.

Page 48: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

43

BAB VI

PENGADAAN KHUSUS

6.1. Ketentuan Umum

PLN Batam mengatur beberapa jenis pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara khusus,

terutama karena sudah ada regulasi/peraturan dari Pemerintah atau pihak lain yang mengikat PLN

Batam dan mengatur pengadaannya secara tersendiri atau khusus. Pada prinsipnya, Pengadaan

Khusus ini merupakan strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak yang telah ditetapkan sebelumnya

oleh pihak lain tersebut untuk kemudahan operasional pengadaan.

Prosedur pengadaan khusus ini berlaku untuk barang/jasa yang diatur dalam:

a. Regulasi dari Pemerintah, seperti regulasi terkait pembelian tenaga listrik dan pengadaan

energi primer;

b. Sewa menyewa/sewa beli dan sewa guna usaha;

c. Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain (Alih daya);

d. Pengadaan jasa konsultansi perorangan;

e. Pengadaan asuransi;

f. Pengadaan parts pembangkit reverse engineering dan re-engineering.

Page 49: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

44

BAB VII

PENDAYAGUNAAN PRODUK DALAM NEGERI UNTUK PEMBANGUNAN

INFRASTRUKTUR KETENAGALISTRIKAN

7.1. Manfaat dan Peraturan

7.1.1. Manfaat Pendayagunaan Produk Dalam Negeri

BUMN secara umum diberi tugas untuk mendorong ekonomi nasional, diantaranya dengan

mendayagunakan produk dalam negeri. PLN Batam melihat bahwa selain tugas untuk

mendorong pendayagunaan produksi dalam negeri sebagai bagian dari tugas mendorong

ekonomi nasional, dalam hal pengadaan, pendayagunaan produk dalam negeri juga

menguntungkan PLN Batam secara langsung atau tidak langsung, karena membuka

kemungkinan tumbuhnya pasar Penyedia, yang nantinya akan menurunkan risiko suplai

bagi PLN Batam.

Secara umum, dengan adanya kebutuhan suatu parts yang dikerjakan sendiri (make) oleh

PLN Batam, atau workshop dalam negeri dan pabrikan dalam negeri dengan metode open

book system, maka PLN Batam dapat mengetahui lebih rinci struktur biaya pembuatan parts

tersebut dan supply chain dari suatu parts. Dengan demikian PLN Batam dapat mempunyai

pengetahuan dan posisi tawar yang lebih baik terhadap pasar Penyedia, terutama parts

yang masih disediakan oleh Penyedia OEM yang basis produksinya di luar negeri. Ini akan

menguntungkan PLN Batam karena para Penyedia tahu bahwa PLN Batam atau workshop

dalam negeri mempunyai kemampuan membuat sendiri parts tersebut dengan struktur biaya

yang wajar.

7.1.2. Peraturan yang mendukung

Secara umum PLN Batam mengikuti ketentuan yang diatur dalam peraturan perundang-

undangan yang berlaku, antara lain:

a. Undang-undang Nomor 5 Tahun 1999 tentang Larangan Praktek Monopoli dan

Persaingan Usaha Tidak Sehat, pada Pasal 21 yang menyatakan bahwa : “pelaku

usaha dilarang melakukan kecurangan dalam menetapkan biaya produksi dan biaya

lainnya yang menjadi bagian dari komponen harga barang dan atau jasa yang dapat

mengakibatkan terjadinya persaingan usaha tidak sehat”. Ini merupakan landasan

untuk penerapan kontrak dengan metode open book system atau cost plus fee.

b. Undang-undang Nomor 30 Tahun 2009 tentang Ketenagalistrikan, pada Pasal 16 ayat

(3) yang menyatakan bahwa : “Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah,

Badan Usaha Swasta, dan Koperasi dalam melakukan usaha jasa penunjang tenaga

listrik wajib mengutamakan produk dan potensi dalam negeri”.

c. Undang-undang Nomor 3 Tahun 2014 tentang Perindustrian, pada Pasal 85 yang

menyatakan : “Untuk pemberdayaan Industri dalam negeri, Pemerintah meningkatkan

penggunaan produk dalam negeri” dan Pasal 86 ayat (1) huruf b yang menyatakan

bahwa : “Produk dalam negeri wajib digunakan oleh Badan Usaha Milik Negara, Badan

Usaha Milik Daerah, dan Badan Usaha Swasta dalam pengadaan Barang/Jasa yang

pembiayaannya berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, Anggaran

Page 50: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

45

Pendapatan dan Belanja Daerah dan/atau pekerjaannya dilakukan melalui pola

kerjasama antara Pemerintah dengan Badan Usaha Swasta dan/atau mengusahakan

sumber daya yang dikuasai negara”.

d. Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 16/M-IND/PER/2/2011 tentang Ketentuan Tata

Cara Penghitungan Tingkat Komponen Dalam Negeri.

e. Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 54.M-IND/PER/3/2012 tentang Pedoman

Penggunaan Produk Dalam Negeri Untuk Pembangunan Infrastruktur

Ketenagalistrikan.

f. Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 03/M-IND/PER/1/2014 tentang Pedoman

Peningkatan Penggunaan Produk Dalam Negeri Dalam Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah Yang Tidak Dibiayai dari APBN/APBD.

g. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008

tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha

Milik Negara (BUMN), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Badan

Usaha Milik Negara Nomor PER-15/MBU/2012, pada Pasal 2 ayat 2 yang menyatakan

bahwa : “Pengguna Barang/Jasa mengutamakan produksi dalam negeri, rancang

bangun dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha kecil,

sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggung jawabkan”.

h. Surat Edaran Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor SE-02/MBU/2012

tentang Penggunaan Produk Dalam Negeri Dalam Pengadaan Barang/Jasa BUMN dan

Anak Perusahaan BUMN.

7.2. Prosedur Umum

Prosedur umum dalam pendayagunaan produk dalam negeri adalah sebagai berikut:

a. PLN Batam menetapkan Strategi Pengadaan Korporat, termasuk tujuan dan target

pendayagunaan produk dalam negeri, sesuai siklus perencanaan PLN Batam.

b. Berdasarkan tujuan dan target tersebut, PLN Batam melakukan Riset Pasar pada pasar

Penyedia dalam negeri dan luar negeri, termasuk kemungkinan memberikan insentif. Insentif

dapat diberikan kepada Penyedia (pabrikan) luar negeri yang mau memindahkan proses

pabrikasi di dalam negeri.

c. Berdasarkan Riset Pasar atas portofolio pengadaan PLN Batam yang dapat dioptimalkan

pendayagunaan produk dalam negeri, Pejabat Perencana Pengadaan melakukan proses

Prakualifikasi dan Due Diligence, untuk menentukan DPT.

d. Perencanaan pendayagunaan produk dalam negeri dan dimasukkan di dalam dokumen

pengadaan, dimana dimuat secara jelas ketentuan dan syarat penggunaan hasil produksi

dalam negeri (menjadi R pertama dalam 6 Rs).

e. Pada prinsipnya, Pejabat Pelaksana Pengadaan PLN Batam melakukan Pelelangan Terbatas

pada perusahaan yang ada di DPT, beserta negosiasi teknis dan harga, yang diikat dalam

perjanjian/kontrak dengan harga yang wajar. Jika terdapat alasan pengecualian, dapat

dilakukan Penunjukan Langsung.

Insentif dapat diberikan sebagai bagian dari Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak, dan tidak

terbatas pada yang telah diatur dalam Pedoman Umum ini. Insentif yang diberikan merupakan

Page 51: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

46

bagian suatu Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak. Insentif dapat diberikan dengan

mempertimbangkan dan mengakui bahwa pabrikan dalam negeri telah berinvestasi cukup besar dan

memerlukan bisnis secara berkelanjutan dan bermitra dengan PLN Batam, dengan tetap

menerapkan prinsip pengadaan yang sehat, seperti harga yang disepakati merupakan harga yang

wajar, dan maksimal sama dengan jika membeli dari Penyedia luar negeri, kecuali ditentukan lain.

Bentuk-bentuk insentif yang dapat diambil PLN Batam diantaranya adalah:

a. Hak Penyesuaian Penawaran Pengadaan Internasional.

b. Kontrak/Perjanjian Suplai Jangka Panjang, termasuk open book system.

1. PLN Batam dapat memberikan insentif perjanjian jangka panjang, yang mencakup semua

aspek komersial yang dapat diterapkan pada pembelian oleh PLN Batam, termasuk

penentuan harga (pricing), diskon, pembayaran, penyerahan, dan sebagainya, termasuk

syarat-syarat umum lainnya. Biasanya diterapkan untuk Penyediaan barang dari pabrikan

dalam negeri. Berdasarkan perjanjian tersebut, maka pabrikan dalam negeri dapat

didorong untuk mempertahankan dan menaikkan tingkat komponen dalam negeri.

2. Dalam keadaan khusus, dimana pasar secara internasional masuk dalam kategori

Leverage dan bersifat Buyer’s market, tetapi ada Pabrikan dalam negeri yang mampu

menyediakan barang dengan kualitas sesuai kebutuhan PLN Batam, dimana jumlahnya

sangat terbatas, maka PLN Batam mengakui bahwa pasar telah berubah menjadi

Critical/Bottleneck. Oleh karena itu dapat diterapkan Pelelangan Terbatas atau Penunjukan

Langsung dengan strategi open-book system, dimana penentuan harga didasarkan pada

kesepakatan bersama dengan hak untuk melihat catatan akuntansi pembukuan biaya

produksi pabrikan, dengan margin yang wajar, dan dengan perjanjian/kontrak penyediaan

jangka panjang. Open book system memberikan pengamanan atas pembentukan biaya

dan harga yang wajar dengan keamanan penyediaan untuk PLN PLN Batam dan mitra

bisnisnya. Open book system ini merupakan salah satu varian kontrak cost plus fee.

c. Insentif sebagai pre-approved vendor list untuk perjanjian/kontrak tidak langsung dengan PLN

Batam, jika telah ditentukan dalam strategi pengadaannya;

d. Insentif bagi Perusahaan Asing untuk melakukan proses produksi di Dalam Negeri, jika

bersedia membuat business plan yang jelas untuk proses produksi di dalam negeri;

e. Preferensi Harga dalam Pengadaan Internasional. Biasanya untuk pekerjaan konstruksi atau

EPC. PLN Batam dapat memberikan preferensi harga dalam prosentase tertentu (X%) setelah

4 Rs diterima (kualitas, kuantitas, tempat, waktu). Tetapi hal ini merupakan suatu pengecualian,

dan jika preferensi harga akan ditetapkan, perlu rekomendasi dari Value for Money Committee.

Page 52: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

47

BAB VIII

MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK 8.1. Prinsip Umum

Manajemen perjanjian/kontrak adalah hal strategis yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan,

eksekusi, administrasi, sampai penutupan perjanjian/kontrak.

Tujuan manajemen perjanjian/kontrak adalah memastikan bahwa semua pihak dalam kontrak

memenuhi kewajiban yang disepakati, secara efisien dan efektif, dan menghasilkan keluaran bisnis

dan operasional yang ditentukan dalam perjanjian/kontrak, yang memenuhi prinsip value for money.

Perjanjian/Kontrak juga memproteksi semua pihak jika terdapat perubahan asumsi

perjanjian/kontrak. Jika perjanjian/kontrak tidak dipenuhi, maka dapat diterapkan Denda

Keterlambatan atau Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak (Liquidated Damages).

Manajemen perjanjian/kontrak secara esensi sama dengan manajemen proyek, yaitu mempunyai

tujuan tertentu, sumberdaya yang diperlukan, waktu memulai dan mengakhiri, serta memerlukan

koordinasi dan perencanaan semua kegiatan, serta adanya dokumentasi dan audit trail selama

proses berlangsung.

Manajemen perjanjian/kontrak harus termasuk pemantauan dan dokumentasi dari kinerja Penyedia.

Ini merupakan tanggung jawab dari Wakil Pengguna, Direksi Pekerjaan, dan dibantu oleh Pejabat

Perencana Pengadaan. Para pihak ini juga bertugas untuk memastikan bahwa semua tindakan dari

Penyedia sudah sesuai dengan perjanjian/kontrak, dan jika terdapat kebutuhan perubahan, dapat

diselesaikan dan disepakati bersama serta dituangkan dalam dokumen perubahan

perjanjian/kontrak.

Pembayaran dari perjanjian/kontrak dilakukan terpisah dari fungsi pengadaan, sedangkan

penutupan perjanjian/kontrak merupakan tanggung jawab dari Pengguna/Wakil Pengguna.

Secara umum, proses manajemen perjanjian/kontrak ini mengikuti prinsip-prinsip yang disesuaikan

dengan kondisi yang ada, sesuai professional judgement dari Wakil Pengguna atau contract award

authority, dibantu oleh Pejabat Pengadaan, yaitu:

a. Untuk efektivitas pekerjaan dan manajemen perjanjian/kontrak, Pengguna dapat menunjuk

Direksi Pekerjaan, Pengawas Pekerjaan, dan Wakil Penyedia Barang/Jasa, untuk bekerja

bersama Wakil Pengguna.

b. Pada prinsipnya, Wakil Pengguna bertanggung jawab atas manajemen perjanjian/kontrak dan

pemantauan terhadap kinerja Penyedia, serta membantu Pejabat Perencana Pengadaan untuk

melakukan pemutakhiran kinerja Penyedia dalam DPT. Untuk pemantauan kemajuan proyek

dan kinerja Penyedia, Wakil Pengguna dapat membentuk Tim Pemeriksa Barang/Tim Penerima

Barang yang memberikan laporan kepada Wakil Pengguna.

c. Adanya pelaksanaan secara efektif dari Hak dan Kewajiban Para Pihak dalam

perjanjian/kontrak, seperti dalam hal pengawasan pekerjaan, laporan, dan sebagainya.

d. Adanya Asuransi yang memadai untuk barang, jasa atau pekerjaan yang dilakukan, kecuali

ditentukan lain, seperti pekerjaan jasa konsultansi.

Page 53: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

48

e. Adanya pemenuhan kewajiban Perpajakan sesuai ketentuan dan sudah diperhitungkan dalam

Dokumen Penawaran. Jika ada perubahan peraturan yang terjadi setelah pembukaan

penawaran dapat dilakukan penyesuaian.

f. Adanya Manajemen Keuangan yang efektif dalam perjanjian/kontrak dan pelaksanaan, sesuai

strategi pengadaan dan kontrak yang sudah ditentukan. Termasuk dalam hal Pembayaran uang

muka (down payment) jika diperlukan (misalnya PLN Batam) berhadapan dengan seller’s

market, dan PLN Batam berkepentingan mengamankan suplai material dan parts yang

critical/bottleneck. Hal lainnya adalah adanya pembayaran Progres Fisik Pekerjaan, baik model

angsuran/termin atau bulanan/monthly certificate, denda (bila ada), dan pajak.

g. Adanya Mobilisasi Lapangan yang dilakukan dalam waktu segera setelah penandatanganan

perjanjian/kontrak atau serah terima lokasi pekerjaan sebagaimana ditentukan dalam dokumen

perjanjian/kontrak.

h. Adanya Pemeriksaan Lapangan yang efektif dan dilakukan secara bersama-sama. Jika

diperlukan dan disepakati, dapat dilakukan Pekerjaan Tambah Kurang.

i. Adanya Manajemen Perubahan Perjanjian/Kontrak yang dilakukan secara profesional dan

berhati-hati. Secara umum, perubahan perjanjian/kontrak dilakukan atas kesepakatan bersama

antara Pengguna dan Penyedia. Secara internal melibatkan Pengguna yang diwakili oleh Wakil

Pengguna dan Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan. Jika

diperlukan, usulan perubahan perjanjian/kontrak dapat dimintakan rekomendasi kepada Value

for Money Committee. Jika terdapat kebutuhan adanya Penghentian dan Pemutusan

Perjanjian/Kontrak, maka proses ini dilakukan secara profesional. Jika diperlukan adanya

Penyesuaian Harga karena perubahan keadaan yang menimbulkan konsekuensi finansial yang

sangat material, maka proses dilakukan secara profesional. Semua perubahan harus segera

dibuat Addendum/Amandemen/Memorandum Perjanjian/Kontrak.

j. Adanya pengaman dalam perjanjian/kontrak jika terdapat kondisi keterlambatan atau kinerja

tidak sesuai kontrak yang tidak dapat diterima. Secara umum, ini dilakukan dengan penerapan

konsep Liquidated Damages.

k. Adanya proses Serah Terima Pekerjaan dan Penutupan Kontrak yang dilakukan secara

profesional, diantaranya penyelesaian masalah penilaian kinerja Penyedia, keuangan, jaminan

termasuk warranties, dan jika ada kemungkinan klaim.

8.2. Denda Keterlambatan dan Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Kontrak (Liquidated Damages)

Secara umum PLN Batam menerapkan:

a. Denda atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan;

Besarnya denda keterlambatan kepada Penyedia atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan

ditentukan dalam suatu angka persentase dari harga perjanjian/kontrak atau bagian

perjanjian/kontrak untuk setiap hari keterlambatan dengan maksimum suatu persentase dari

perjanjian/kontrak.Pembayaran kompensasi ini dikurangkan dari Jaminan Pelaksanaan.

b. Kompensasi atas kinerja yang tidak sesuai dengan kontrak.

Untuk pekerjaan yang bersifat Strategis, seperti pembangunan konstruksi pembangkitan, atau

pekerjaan lainnya yang ditentukan oleh Value for Money Committee, PLN Batam menerapkan

kompensasi atas kinerja yang tidak sesuai dengan perjanjian/kontrak berdasarkan konsep

Page 54: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

49

Liquidated Damages, yaitu tingkat kompensasi yang ditentukan dalam perjanjian/kontrak,

berdasarkan kerugian atau dampak yang terjadi karena kinerja yang tidak sesuai dengan

perjanjian/kontrak, yang dikuantifikasikan dalam bentuk uang. Kinerja tidak sesuai kontrak

misalnya ketidaksesuaian spesifikasi yang bisa menyebabkan kerugian. Jumlah kerugian ini

dihitung berdasarkan estimasi kerugian per hari. Misalnya terjadi keterlambatan pembangunan

suatu pembangkit, maka kerugian yang dapat diderita PLN adalah biaya yang bisa timbul dari

pembelian BBM untuk pembangkit lainnya yang tetap harus beroperasi.

Page 55: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

50

BAB IX

PEMBINAAN DAN PENGAWASAN 9.1. Perbaikan Aspek Tata Kelola dan Pengelolaan Risiko

Selain hal-hal di atas, sistem pengendalian internal pengadaan juga perlu ditingkatkan, dengan

menerapkan konsep 3 Lines of Defence. Idealnya, organisasi memiliki tiga baris pertahanan,

sebagai berikut:

a. Manajemen,

b. Manajemen risiko, dan

c. Audit Internal.

Gambar 9.1 Konsep 3 Lines of Defence

Manajemen (dalam hal ini Pengguna dan Direktorat yang menangani pengadaan) bertanggung

jawab untuk merancang, melaksanakan dan memelihara kontrol terhadap risiko, termasuk risiko

pengadaan. Keputusan Direksi PLN Batam No. 0010.K/DIR/2014 yang masih menganut model

kepanitiaan belum memberikan pedoman yang jelas siapa business process owner dan juga risk

owner dari suatu pengadaan, oleh karena itu maka good practice memberikan pedoman bahwa

seharusnya pengadaan hanya diwakili oleh Pengguna Barang/Jasa dan dilayani oleh suatu

Direktorat yang menangani pengadaan.

Bidang Manajemen Risiko, sebagai ahli dalam risiko dan pengendalian, bertanggung jawab untuk

mengembangkan Enterprise Risk Management (ERM). Divisi ini juga bertanggung jawab untuk

mendukung manajemen dalam menerapkan ERM, termasuk dalam manajemen risiko dalam

pengadaan. Peran Manajemen Risiko lebih bersifat mendorong terselenggaranya manajemen risiko

yang lebih baik difungsi Pengguna Barang/Jasa maupun Direktorat yang menangani pengadaan,

diantaranya dengan adanya unit Kepatuhan Internal yang menangani aspek kepatuhan pelaksanaan

pengadaan oleh Pengguna Barang/Jasa dan Pejabat Pengadaan.

Sedangkan Satuan Pengawas Internal (SPI) bertanggung jawab untuk secara independen meninjau

proses ERM, dan membuat rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses ERM.

Untuk itu, SPI perlu lebih mendorong Manajemen untuk mempunyai sistem pengendalian internal,

termasuk manajemen risiko yang lebih baik. Audit yang dilakukan lebih bersifat mendorong

perbaikan sistem pengadaan yang lebih baik di PLN Batam . SPI dapat melakukan Audit sesuai

ketentuan yang berlaku di PLN Batam sesuai Pedoman Audit yang berlaku. Audit perjanjian/kontrak

Control

First Line of Defense Second Line of Defense Third Line of Defense

Page 56: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

51

masih dilakukan, tetapi dalam rangka mendorong tercapainya sistem dan praktek pengadaan yang

profesional di PLN Batam .

Risiko memang tidak dapat dihindari dalam pengadaan dan kebutuhan untuk mengelola risiko

secara proporsional berbanding lurus dengan kompleksitas, nilai dan pentingnya bagi PLN

Batam. Untuk risiko tinggi atau pengadaan bernilai tinggi, manajemen risiko merupakan salah satu

faktor kunci keberhasilan.

Risiko Pengadaan dapat berasal dari organisasi itu sendiri, dari pemasok, dari hubungan kontraktual

atau dari faktor eksternal, dan dapat berhubungan dengan aspek teknis, aspek komersial, atau

aspek administratif yang harus dimitigasi dalam suatu proses pengadaan.

9.2. Sistem dan Praktek Pengadaan Yang Meminimalisir Penyimpangan

Dalam good procurement practice, mengurangi risiko penyimpangan dalam pengadaan secara

umum dapat dilakukan dengan mengkombinasikan tiga aspek, yaitu mengoptimalkan:

a. Transparansi dan Kompetisi,

b. Profesionalisme, dan

c. Akuntabilitas/Pengendalian.

Secara prinsip pengadaan harus dilakukan dengan transparan, untuk memaksimalkan kompetisi dari

Penyedia dalam pasar yang ada. Portal e-procurement dapat berfungsi untuk mengoptimalkan hal

ini. Dengan penerapan asas transparansi, maka peluang untuk menyembunyikan informasi yang

dapat mengurangi kompetisi dapat diminimalkan. Secara umum, pengumuman undangan

pemasukkan kualifikasi, undangan pemasukkan penawaran, pengumuman pemenang, dan

sebagainya, perlu informasikan/dimuat di portal e-procurement. Dengan proses yang menggunakan

DPT, dimana calon Penyedia sudah dinilai kualifikasinya, termasuk dilakukan

due diligence untuk kemampuan teknisnya, maka dapat dikompetisikan penawaran mereka, dan

diharapkan PLN Batam dapat berbisnis dengan para Penyedia yang kompeten dan kredibel, dimana

para Penyedia yang setara ini dikompetisikan untuk mendapatkan value for money bagi PLN Batam.

Aspek profesionalisme terkait erat dengan peran profesi pengadaan yang mampu melaksanakan

proses pengadaan yang efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan wajar, serta akuntabel,

melalui peran strategis, taktis, maupun operasional, serta implementasi kategori pengadaan sesuai

Supply Positioning Matrix. Profesionalisasi pengadaan dilakukan dan dipimpin oleh suatu Direktorat

yang menangani pengadaan untuk keseluruhan portofolio pengadaan PLN Batam.

Termasuk profesionalisasi ini adalah penerapan Kode Perilaku yang ketat bagi seluruh insan PLN

Batam, tidak hanya untuk staf dari Direktorat yang menangani pengadaan, tetapi semua pihak di

PLN Batam, dalam kaitan dengan program bright BERSIH.

Aspek Akuntabilitas & Pengendalian adalah bagaimana struktur organisasi dan pembagian tugas

memperjelas siapa pemilik business process, siapa risk owner, pembagian peran, tugas dan

tanggung jawab antara Direktorat yang menangani pengadaan dan pejabat struktural didalamnya,

maupun Pengguna Barang/Jasa dan Wakil Pengguna Barang/Jasa, serta peran Value for Money

Committee, disamping peran Divisi Manajemen Risiko dan SPI. Dengan kejelasan peran tersebut,

maka aspek pengendalian akan lebih mudah dilaksanakan.

Page 57: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

52

Salah satu aspek pengendalian yang perlu dilakukan, terutama untuk pengadaan di Unit Induk,

adalah adanya fungsi kepatuhan internal di Divisi Manajemen Risiko. Fungsi ini bertugas melakukan

upaya preventif dan preemptif untuk memastikan sistem dan praktek pengadaan, serta tata kelola,

dilakukan secara profesional, sebelum ditangani SPI. Pengendalian lainnya dapat dilakukan dengan

mengimplementasikan konsep Probity Adviser dan Audit dalam proses pengadaan yang berpotensi

menimbulkan kerugian kredibilitas bagi PLN Batam.

Gambar 9.2 Mengurangi Risiko Penyimpangan

------ oOo -----

Page 58: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Edaran Direksi PT PLN Batam

Nomor : 0001.E/DIR/2016

Tentang

Petunjuk Teknis Pengadaan Barang dan Jasa

PT Pelayanan Listrik Nasional Batam.

Page 59: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

i

DAFTAR ISI

BAB I KETENTUAN UMUM .................................................................................................................... 1

1.1 MAKSUD DAN TUJUAN ....................................................................................................................... 1

1.2 RUANG LINGKUP............................................................................................................................... 1

1.3 PENGERTIAN/ISTILAH ........................................................................................................................ 1

1.4 PRINSIP DASAR ................................................................................................................................ 8

1.5 KEBIJAKAN UMUM PENGADAAN BARANG/JASA .................................................................................... 9

1.6 ETIKA PENGADAAN ......................................................................................................................... 10

1.7 BANTUAN HUKUM, REWARD DAN PUNISHMENT ................................................................................. 11

1.8 PAKTA INTEGRITAS ......................................................................................................................... 11

1.9 IJIN PRINSIP DIREKSI ...................................................................................................................... 12

BAB II ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA ......................................................................... 13

2.1 PENGGUNA BARANG/JASA .............................................................................................................. 13

2.2 WAKIL PENGGUNA BARANG/JASA .................................................................................................... 14

2.3 PEJABAT PERENCANA PENGADAAN .................................................................................................. 15

2.4 PEJABAT PELAKSANA PENGADAAN .................................................................................................. 15

2.5 VALUE FOR MONEY COMMITTEE ...................................................................................................... 17

2.6 PROCUREMENT AGENT ................................................................................................................... 18

BAB III DAFTAR PENYEDIA BARANG/JASA TERSELEKSI (DPT) ................................................... 18

3.1 MAKSUD DAN TUJUAN PENGGUNAAN DPT ....................................................................................... 19

3.2 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PENYUSUNAN DPT .......................................................................... 19

3.3 METODE PENYUSUNAN DPT ........................................................................................................... 19

3.4 SIFAT DAN JENIS DPT..................................................................................................................... 20

3.5 PENGELOLAAN DPT ....................................................................................................................... 20

3.6 DOKUMEN KUALIFIKASI ................................................................................................................... 21

3.7 PERSYARATAN KUALIFIKASI ............................................................................................................. 21

3.8 PELAKSANAAN KUALIFIKASI ............................................................................................................. 22

3.9 KONDISI BELUM TERSEDIA DPT ...................................................................................................... 24

BAB IV PROSES PENGADAAN BARANG/JASA................................................................................ 24

4.1 PERENCANAAN PENGADAAN BARANG/JASA ...................................................................................... 25

4.1.1 Dokumen Rencana Pengadaan Barang/Jasa ....................................................................... 25

4.1.2 Dokumen Pelelangan/RKS.................................................................................................... 27

4.1.3 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) ............................................................................................. 30

4.2 METODE PENGADAAN BARANG/JASA ............................................................................................... 33

4.2.1 Pelelangan Terbatas ............................................................................................................. 33

4.2.2 Pelelangan Terbuka .............................................................................................................. 33

4.2.3 Pengecualian Dari Kompetisi ................................................................................................ 35

4.2.4 Seleksi Terbatas ................................................................................................................... 43

4.2.5 Seleksi Terbuka .................................................................................................................... 44

4.3 JOINT PROCUREMENT ..................................................................................................................... 46

4.4 METODE PENAWARAN ..................................................................................................................... 47

4.4.1 Request for Quotations (RFQ) .............................................................................................. 47

25

19

Page 60: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

ii

4.4.2 Invitation to Bid (ITB) ............................................................................................................. 47

4.5 JANGKA WAKTU PENGADAAN BARANG/JASA..................................................................................... 47

4.6 PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA ....................................................................................... 48

4.6.1 Tahapan Persiapan Pengadaan ............................................................................................ 48

4.6.2 Undangan Pelelangan/Pengumuman ................................................................................... 48

4.6.3 Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Pelelangan ........................................................... 48

4.6.4 Penilaian Kualifikasi Calon Penyedia Barang/Jasa ............................................................... 48

4.6.5 Penjelasan Pengadaan (Aanwijzing) ..................................................................................... 49

4.6.6 Addendum Dokumen Pelelangan .......................................................................................... 50

4.6.7 Dokumen Penawaran ............................................................................................................ 50

4.6.8 Metode Penyampaian Dokumen Penawaran ........................................................................ 51

4.6.9 Metode Pembukaan Dokumen Penawaran ........................................................................... 54

4.6.10 Jaminan Pengadaan Barang/Jasa ...................................................................................... 55

4.6.11 Evaluasi Penawaran ........................................................................................................... 61

4.6.12 Metode Evaluasi .................................................................................................................. 64

4.6.13 Negosiasi Penawaran ......................................................................................................... 65

4.6.14 Laporan Evaluasi ................................................................................................................ 66

4.6.15 Review Value for Money ..................................................................................................... 66

4.6.16 Penetapan Pemenang ........................................................................................................ 67

4.6.17 Pengumuman Pemenang.................................................................................................... 67

4.6.18 Sanggahan .......................................................................................................................... 67

4.6.19 Penunjukan Pemenang ....................................................................................................... 69

4.6.20 Pengadaan Gagal dan Pengadaan Ulang ........................................................................... 70

4.6.21 Contract Discussion Agreement (CDA) ............................................................................... 72

4.6.22 Dokumen Perjanjian/Kontrak ............................................................................................... 73

BAB V PENGADAAN KHUSUS............................................................................................................ 91

5.1 PENGADAAN ENERGI PRIMER .......................................................................................................... 92

5.1.1 Energi Primer ........................................................................................................................ 92

5.1.2 Pengadaan Minyak Bumi/BBM dapat dilakukan dengan Metode .......................................... 92

5.1.3 Pengadaan Gas Bumi dapat dilakukan dengan Metode ....................................................... 92

5.1.4 Pengadaan LNG, CNG dan Gas lainnya ............................................................................... 93

5.1.5 Pengadaan Batu Bara ........................................................................................................... 94

5.2 PEMBELIAN TENAGA LISTRIK ........................................................................................................... 96

5.3 SEWA MENYEWA/SEWA BELI ........................................................................................................... 98

5.4 SEWA GUNA USAHA (LEASING)........................................................................................................ 98

5.5 PENYERAHAN SEBAGIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN KEPADA PERUSAHAAN LAIN (ALIH DAYA) .......... 100

5.6 PENGADAAN JASA KONSULTANSI PERORANGAN ............................................................................. 100

5.7 PENGADAAN ASURANSI ................................................................................................................. 101

5.8 PENGADAAN PARTS PEMBANGKIT REVERSE ENGINEERING DAN RE-ENGINEERING ............................ 103

BAB VI PENDAYAGUNAAN PRODUKSI DALAM NEGERI .............................................................. 104

6.1 PENGERTIAN PRODUKSI DALAM NEGERI ........................................................................................ 105

6.2 KETENTUAN PENDAYAGUNAAN PRODUKSI DALAM NEGERI ............................................................... 105

6.3 INSENTIF ...................................................................................................................................... 105

6.4 KEIKUTSERTAAN PERUSAHAAN ASING ............................................................................................ 109

92

105

Page 61: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

iii

BAB VII MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK ................................................. 109

7.1 PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK ............................................................................................ 110

7.1.1 Direksi Pekerjaan, Pengawas Pekerjaan, dan Wakil Penyedia Barang/Jasa ...................... 110

7.1.2 Hak dan Kewajiban Para Pihak ........................................................................................... 110

7.1.3 Asuransi .............................................................................................................................. 111

7.1.4 Perpajakan .......................................................................................................................... 112

7.2 TATA CARA PEMBAYARAN ............................................................................................................. 112

7.3 MOBILISASI .................................................................................................................................. 114

7.4 PEMERIKSAAN LAPANGAN DAN PEKERJAAN TAMBAH KURANG.......................................................... 114

7.4.1 Pemeriksaan Lapangan ...................................................................................................... 114

7.4.2 Pekerjaan Tambah Kurang ................................................................................................. 114

7.5 MANAJEMEN PERJANJIAN/KONTRAK ............................................................................................... 115

7.5.1 Perubahan Perjanjian/Kontrak ............................................................................................ 115

7.5.2 Penghentian atau Pemutusan Perjanjian/Kontrak ............................................................... 115

7.5.3 Penyesuaian Harga ............................................................................................................. 116

7.5.4 Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak ....................................................................... 118

7.5.5 Perpanjangan Waktu Pelaksanaan. .................................................................................... 119

7.6 DENDA KETERLAMBATAN DAN KOMPENSASI KINERJA TIDAK SESUAI PERJANJIAN/KONTRAK (LIQUIDATED

DAMAGES) ......................................................................................................................................... 120

7.6.1 Denda Keterlambatan ......................................................................................................... 120

7.6.2 Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak (Liquidated Damages) .................... 120

7.7 SERAH TERIMA PEKERJAAN DAN PENUTUPAN PERJANJIAN/KONTRAK ............................................... 121

7.7.1 Serah Terima Pekerjaan ..................................................................................................... 121

7.7.2 Perlengkapan dan Material Perjanjian/Kontrak ................................................................... 122

7.8 PROSES PENUTUPAN PERJANJIAN/KONTRAK .................................................................................. 122

7.9 GARANSI ...................................................................................................................................... 122

7.10 KLAIM ........................................................................................................................................ 123

7.11 MANAJEMEN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA ............................................................................ 123

BAB VIII PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI MEDIA ELEKTRONIK PLN (E-PROCUREMENT

PLN) .................................................................................................................................................... 124

8.1 MAKSUD DAN TUJUAN ................................................................................................................... 125

BAB IX PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN ............................................................................... 126

9.1 SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ................................................................................................. 127

9.2 PERAN INTERNAL AUDIT ................................................................................................................ 128

9.3 PROBITY ADVISOR DAN PROBITY AUDITOR ..................................................................................... 128

110

125

127

Page 62: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

1

PT PELAYANAN LISTRIK NASIONAL BATAM

EDARAN DIREKSI PT PELAYANAN LISTRIK NASIONAL BATAM

NOMOR : 0001.E/DIR/2016

TENTANG

PETUNJUK TEKNIS PENGADAAN BARANG DAN JASA

PT PELAYANAN LISTRIK NASIONAL BATAM

BAB I

KETENTUAN UMUM

1.1 Maksud dan Tujuan

1.1.1 Meningkatkan efisiensi.

1.1.2 Mendukung penciptaan nilai tambah di BUMN.

1.1.3 Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

1.1.4 Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme.

1.1.5 Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri.

1.1.6 Meningkatkan sinergi antar BUMN/Anak Perusahaan BUMN, dan/atau Perusahaan Terafiliasi

BUMN dan mengutamakan sinergi antar anak perusahaan PT PLN (Persero) dalam rangka

meningkatkan efisiensi usaha dan perekonomian.

1.2 Ruang Lingkup

1.2.1 Pengadaan Barang/Jasa dengan sumber dana dari APLN Batam.

1.2.2 Pengadaan Barang/Jasa dengan sumber dana lainnya, yaitu dari Pinjaman/Hibah Luar Negeri

dan/atau Pinjaman Dalam Negeri yang secara langsung diberikan ke PT PLN Batam,

sepanjang tidak diatur dalam naskah pemberi pinjaman (guide lines)

1.3 Pengertian/Istilah

1.3.1 APLN Batam adalah Anggaran PLN Batam yang ditetapkan dalam Rencana Kerja dan

Anggaran Perusahaan (RKAP) dan telah disahkan oleh RUPS, termasuk anggaran untuk

pekerjaan mendesak atau Keadaan Darurat (emergency) yang belum ditetapkan di dalam

RKAP

1.3.2 Anak Perusahaan BUMN adalah:

1.3.2.1 Perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan puluh persen) dimiliki oleh

BUMN lain;

1.3.2.2 Perusahaan patungan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham BUMN

minimum 90% (sembilan puluh persen).

Page 63: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

2

1.3.3 Anak Perusahaan PLN adalah Perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan puluh

persen) dimiliki oleh PLN.

1.3.4 Asuransi Pembangunan Proyek adalah asuransi yang menjamin segala macam risiko

kerugian yang mungkin timbul di lingkungan proyek pembangunan selama masa pelaksanaan

pembangunan.

1.3.5 Asuransi Masa Operasi adalah asuransi yang menjamin segala macam risiko kerugian yang

mungkin timbul atas harta benda atau aset milik perusahaan pada masa operasi dan dimulai

sejak proyek diserahterimakan Taking Over Certificate (TOC) atau proyek dioperasikan

secara komersial.

1.3.6 Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian meliputi antara lain: bahan baku,

barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh Pengguna

Barang/Jasa.

1.3.7 Berita Acara Serah Terima Tahap Pertama adalah berita acara yang dibuat setelah fisik

pekerjaan mencapai 100% (seratus persen).

1.3.8 Berita Acara Serah Terima Tahap Kedua adalah berita acara yang dibuat setelah masa

pemeliharaan selesai.

1.3.9 Daftar Penyedia Terseleksi yang selanjutnya disebut DPT adalah daftar Penyedia

Barang/Jasa yang lulus penilaian kualifikasi yang dimutakhirkan secara periodik berdasarkan

kinerja Penyedia Barang/Jasa.

1.3.10 Dewan Komisaris yang selanjutnya disebut Dekom adalah organ PLN batam yang bertugas

melakukan pengawasan serta memberi nasehat kepada Direksi.

1.3.11 Direksi adalah organ PT PLN Batam yang terdiri dari anggota Direksi yang bertanggung jawab

penuh atas pengurusan PT PLN Batam untuk kepentingan, tujuan dan mewakili kepentingan

PT PLN Batam.

1.3.12 Direksi Pekerjaan adalah wakil Pengguna Barang/Jasa untuk mengendalikan pelaksanaan

pekerjaan.

1.3.13 Dokumen Kualifikasi adalah dokumen yang disiapkan oleh Pejabat Perencana Pengadaan

sebagai pedoman dalam Pelaksanaan dan Penilaian Kualifikasi.

1.3.14 Dokumen Aplikasi Kualifikasi adalah dokumen yang disiapkan oleh Penyedia Barang/Jasa

berdasarkan Dokumen Kualifikasi sebagai pedoman dalam Penilaian Kualifikasi.

1.3.15 Dokumen Rencana Pengadaan adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan Korporat/Unit

bisnis atas barang/jasa, lengkap dengan kuantitas atau volume, waktu kebutuhan atau waktu

penyerahan, estimasi anggaran, strategi pengadaan, metode pengadaan, pelaksana

pengadaan dan sistem pemaketan/grouping/joint procurement bila diperlukan.

1.3.16 Dokumen Pelelangan atau Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) adalah dokumen yang

disiapkan oleh Pejabat Perencana Pengadaan sebagai pedoman dalam proses pembuatan

Page 64: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

3

dan penyampaian penawaran oleh Calon Penyedia Barang/Jasa serta pedoman evaluasi

penawaran oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.

1.3.17

Dokumen Pengadaan adalah dokumen terkait dengan proses Pengadaan Barang/Jasa

meliputi antara lain Dokumen Kualifikasi, Dokumen Aplikasi Kualifikasi, Dokumen

Pelelangan/RKS, Pengumuman, Berita Acara-Berita Acara, Dokumen Penawaran, Surat

Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), Jaminan-jaminan, Contract Discussion

Agreement (CDA), Perjanjian/Kontrak.

1.3.18 Dokumen Penawaran adalah surat penawaran beserta seluruh dokumen lampirannya yang

disiapkan oleh Penyedia Barang/Jasa.

1.3.19 Due Diligence adalah bagian dari Penilaian Kualifikasi untuk melakukan verifikasi langsung,

lebih detail, dan komprehensif atas dokumen kualifikasi, kompetensi dan kemampuan usaha

Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan aplikasi untuk kategori Leverage,

Critical/Bottleneck, dan Strategis.

1.3.20 Eksportir/Importir/Shipping Company adalah badan usaha yang melakukan kegiatan

ekspor/impor, baik secara langsung maupun tidak langsung, melakukan pengiriman dari

Pabrikan sampai dengan tempat tujuan, sesuai model skema transaksi Incoterms.

1.3.21 e-Procurement PT PLN Batam adalah sarana Pengadaan Barang/Jasa secara online yang

diakses melalui internet pada alamat http://eproc.pln.co.id

1.3.22 Exces Power adalah Kelebihan energi (kWh) yang dimiliki suatu kawasan/Perusahaan yang

memiliki pembangkit sendiri. Kelebihan energi tersebut disalurkan melalui jaringan distribusi

untuk dijual ke PT PLN Batam yang diatur dengan ketentuan/peraturan tersendiri

1.3.23 General Manager (GM) adalah Pejabat yang memiliki kewenangan dan membawahi suatu

Unit Bisnis

1.3.24 Harga Perkiraan Engineering (HPE) adalah perhitungan estimasi biaya pokok produksi atau

estimasi biaya pokok pekerjaan yang dihitung secara profesional sebagai dasar penyusunan

HPS.

1.3.25 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah perhitungan harga perkiraan dari suatu barang/jasa

yang dihitung berdasarkan estimasi biaya pokok produksi atau estimasi biaya pokok

pekerjaan yang disesuaikan dengan kondisi ekonomi terkini dan faktor-faktor lain yang

berfungsi untuk melihat kewajaran harga penawaran.

1.3.26 Incoterms adalah syarat dan ketentuan penyerahan barang komersial yang diatur oleh

International Chamber of Commerce, dimana dideskripsikan kewajiban biaya dan risiko dari

pembeli dan penjual.

1.3.27

International Re-insurance Broker adalah Perusahaan Broker Asuransi Internasional yang

bertugas mencari back up dalam penempatan risiko PLN Batam kepada Perusahaan

Reasuransi Dunia.

1.3.28 Invitation to Bid (ITB) adalah Metode permintaan penawaran untuk kebutuhan yang

Page 65: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

4

spesifikasinya/TOR dapat dibuat secara jelas dan lengkap.

1.3.29

Jadwal Pengadaan Barang/Jasa adalah rincian waktu proses Pengadaan Barang/Jasa yang

mencakup sejak tahap proses perencanaan pengadaan sampai dengan tahap penyelesaian

pelaksanaan pekerjaan.

1.3.30 Jasa Konstruksi adalah layanan pelaksanaan pekerjaan konstruksi.

1.3.31 Jasa Konsultansi adalah layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang yang

dilaksanakan oleh perorangan atau badan usaha/lembaga.

1.3.32 Jasa Lainnya adalah layanan jasa selain Jasa Konstruksi dan Jasa Konsultansi.

1.3.33 Joint Procurement adalah Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka yang diselenggarakan

oleh satu Pengguna Barang/Jasa yang mewakili beberapa Pengguna Barang/Jasa lainnya.

1.3.34 Kantor korporat adalah kantor pusat organisasi PT PLN Batam.

1.3.35 Kebutuhan Rutin adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai karakteristik nilai rendah

dan risiko suplai rendah dalam Supply Positioning Matrix.

1.3.36 Kebutuhan Leverage adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai karakteristik nilai tinggi

dan risiko suplai rendah dalam Supply Positioning Matrix.

1.3.37 Kebutuhan Critical/Bottleneck adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai karakteristik

nilai rendah dan risiko suplai tinggi dalam Supply Positioning Matrix.

1.3.38 Kebutuhan Strategis adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai karakteristik nilai tinggi

dan risiko suplai tinggi dalam Supply Positioning Matrix.

1.3.39 Klarifikasi adalah kegiatan meminta penjelasan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan kepada

Penyedia Barang/Jasa atas substansi penawaran yang kurang jelas dalam rangka evaluasi

penawaran.

1.3.40 Kualifikasi adalah tingkat/kedalaman kompetensi dan kemampuan usaha Penyedia

Barang/Jasa.

1.3.41 Leader Consortium/Pemimpin Konsorsium/Penanggung Utama Jasa Asuransi adalah

perusahaan asuransi yang ditunjuk oleh PLN Batam melalui mekanisme pengadaan yang

akan mewakili dan bersama-sama PLN Batam melaksanakan seleksi International Re-

insurance Broker, serta menjadi pemimpin diantara Member Consortium dalam penempatan

risiko yang akan diasuransikan melalui mekanisme yang telah ditentukan.

1.3.42 Member Consortium/Anggota Konsorsium/Penanggung Peserta Jasa Asuransi adalah

perusahaan asuransi yang telah dinyatakan lulus sebagai anggota konsorsium dan

diikutsertakan dalam penutupan asuransi di PLN Batam.

Page 66: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

5

1.3.43 Masa Pelaksanaan Perjanjian/Kontrak adalah masa sejak ditandatanganinya

Perjanjian/Kontrak sampai dengan berakhirnya jangka waktu yang ditentukan dalam

Perjanjian/Kontrak.

1.3.44 Negosiasi adalah kegiatan untuk pembahasan aspek teknis, harga dan waktu pelaksanaan

antara Pejabat Pelaksana Pengadaan dengan Penyedia Barang/Jasa.

1.3.45 Pabrikan (manufacturer) adalah perusahaan yang membuat peralatan secara mandiri, dimana

perusahaan tersebut memiliki peralatan untuk proses produksi dan pengendalian kualitas

sendiri, termasuk Anak Perusahaan dari Pabrikan tersebut yang menjadi perwakilan tunggal

di Indonesia/negara lain.

1.3.46 Pagu Anggaran (Budget Ceiling) adalah anggaran maksimal yang terdapat dalam RKAP yang

dihitung secara profesional berdasarkan perkiraan biaya pekerjaan ditambah dengan

perkiraan penyesuaian karena kondisi ekonomi.

1.3.47 Pakta Integritas adalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa,

Pejabat Perencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan, Tim Evaluasi, Value for

Money Committee, Penyedia Barang/Jasa yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak

melakukan persekongkolan baik vertikal, horizontal maupun penyelewengan hukum lainnya

dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

1.3.48 Pejabat Perencana Pengadaan adalah pejabat struktural yang bertugas dan bertanggung

jawab dalam perencanaan Pengadaan Barang/Jasa atau pejabat struktural yang memiliki

tugas pokok dan fungsi sebagai perencana Pengadaan Barang/Jasa.

1.3.49 Pejabat Pelaksana Pengadaan adalah pejabat struktural yang bertugas dan bertanggung

jawab dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa atau pejabat struktural yang memiliki

tugas pokok dan fungsi sebagai pelaksana Pengadaan Barang/Jasa.

1.3.50 Pekerjaan Keadaan Darurat (Emergency) adalah pekerjaan yang kebutuhannya sangat

mendesak dan tidak dapat ditunda-tunda lagi berhubung terjadinya gangguan pada

pembangkitan dan/atau transmisi dan/atau distribusi, instalasi dan bangunan PLN Batam

lainnya, untuk menghindarkan terjadinya peristiwa yang dapat mengancam jiwa manusia

dan/atau kerugian PLN Batam yang lebih besar dan/atau dapat merusak citra perusahaan,

yang dinyatakan secara tertulis oleh Director.

1.3.51 Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan pengadaan barang, pengadaan jasa konstruksi

termasuk pengadaan barang dan pemasangan (supply & erect), pengadaan jasa konsultansi,

pengadaan khusus dan pengadaan jasa lainnya di PLN Batam yang dibiayai dengan APLN

Batam atau yang dibiayai dengan sumber dana dari pinjaman/hibah luar negeri dan/atau

pinjaman dalam negeri (Non APLN), sepanjang tidak diatur dalam naskah pemberi pinjaman

(guide lines).

1.3.52 Pengadaan Khusus adalah segala pekerjaan dan/atau penyediaan barang/jasa selain jasa

konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya, antara lain pengadaan energi primer, pembelian

tenaga listrik, sewa menyewa/sewa beli, sewa guna usaha (leasing), asuransi dan

penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain.

Page 67: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

6

1.3.53 Pengawas Pekerjaan adalah wakil Pengguna Barang/Jasa untuk membantu Direksi

Pekerjaan dalam mengawasi pekerjaan.

1.3.54 Pengguna Barang/Jasa adalah Director, Coperate Secretary, Head of Internal Audit, Head of

Planning & Performance, Head of Department, General Manager, Manager atau Pejabat yang

diberi kuasa dalam lingkungan kerja PT PLN Batam, yang menggunakan dan/atau menerima

manfaat baik langsung maupun tidak langsung dari barang/jasa yang dihasilkan dari proses

pengadaan barang/jasa.

1.3.55 Penilaian Kualifikasi adalah kegiatan untuk menilai kompetensi dan kemampuan usaha

Penyedia Barang/Jasa.

1.3.56 Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan Terbatas (PT), Badan

Usaha Milik Negara (BUMN), atau badan hukum publik lainnya, Badan Usaha Milik Daerah

(BUMD), lembaga, konsorsium, Joint Operation, Koperasi, Firma, Commanditaire

Vennotschap (CV), persekutuan perdata (Maatschap), badan usaha luar negeri dan/atau

perorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa.

1.3.57 PLN Batam adalah PT Pelayanan Listrik Nasional Batam yang didirikan dengan Akta Notaris

Haryanto, S.H. No. 7 tanggal 3 Oktober 2000 beserta perubahannya.

1.3.58 Perjanjian/Kontrak adalah perikatan dalam bentuk tertulis antara Pengguna Barang/Jasa

dengan Penyedia Barang/Jasa.

1.3.59 Perusahaan Asuransi Kerugian adalah suatu Badan Usaha yang bergerak dalam bidang

Asuransi Kerugian Umum (bukan Asuransi Jiwa) antara lain asuransi property, asuransi

kerusakan mesin, asuransi gangguan usaha, asuransi mobil, asuransi kebakaran, asuransi

pengangkutan yang ijin usahanya adalah dalam bidang asuransi kerugian yang dikeluarkan

oleh Kementerian Keuangan.

1.3.60 Perusahaan Terafiliasi BUMN adalah perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan

puluh persen) dimiliki oleh Anak Perusahaan BUMN, gabungan Anak Perusahaan BUMN,

atau gabungan Anak Perusahaan BUMN dengan BUMN.

1.3.61 Perusahaan Terafiliasi PLN adalah perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan

puluh persen) dimiliki oleh Anak Perusahaan PLN.

1.3.62 Perwakilan Penyedia Internasional adalah perwakilan dari pabrikan atau penyedia

internasional yang berkedudukan di lndonesia/negara lain, yang dibuktikan dengan suatu

dokumen kerja sama atau surat penunjukan dari Pabrikan/Penyedia Internasional.

1.3.63 Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan

persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang/Jasa sebelum memasukkan penawaran.

1.3.64 Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta

pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang/Jasa setelah memasukkan

penawaran.

Page 68: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

7

1.3.65 Production Sharing Contract (PSC) atau Kontrak Kerjasama Migas adalah Perjanjian/Kontrak

yang dibuat antara badan pelaksana dengan badan usaha dan atau bentuk usaha tetap untuk

melakukan kegiatan eksplorasi dan eksploitasi di bidang minyak dan gas bumi dengan prinsip

bagi hasil.

1.3.66 Proses Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa yang mencakup

sejak tahap proses perencanaan pengadaan sampai dengan tahap penyelesaian

pelaksanaan pekerjaan.

1.3.67 PO (Purchase Order atau Surat Pesanan) adalah dokumen pembelian yang mendeskripsikan

tipe, jenis, spesifikasi, jumlah dari barang yang akan dibeli, tempat dan waktu penyerahan,

persyaratan pembayaran, serta syarat dan ketentuan lainnya.

1.3.68 Perencanaan Pengadaan adalah proses penyusunan kebutuhan pengadaan barang/jasa

sesuai dengan portofolio Pengadaan Barang/Jasa PLN Batam yang dibedakan antara Rutin,

Leverage, Critical/Bottleneck dan Strategis dengan mempertimbangkan estimasi kualitas,

kuantitas, waktu, tempat, tujuan sosial-ekonomi dan biaya, berdasarkan RKAP yang telah

disetujui dan telah memperhitungkan potensi konsolidasi di tingkat korporat.

1.3.69 Re-insurance Company adalah Perusahaan Asuransi Dunia yang akan menerima risiko PLN

Batam dan dipilih berdasarkan Rating dari Lembaga Rating Dunia yang diyakini dapat

menjamin keamanan risiko PLN apabila terjadi kerugian pada pertanggungan berjalan.

1.3.70 Request for Proposals (RFP) adalah metode permintaan penawaran untuk kebutuhan yang

spesifikasinya/TOR tidak dapat dilakukan secara penuh pada saat undangan penawaran

diumumkan.

1.3.71 Request for Quotations (RFQ) adalah metode permintaan penawaran untuk pengadaan yang

bersifat kecil atau rutin dengan spesifikasi yang mudah ditemui di pasar.

1.3.72 Riset Pasar adalah riset untuk mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh informasi yang

relevan terkait kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa atau pekerjaan yang akan digunakan

untuk membuat strategi Pengadaan Barang/Jasa dan Perjanjian/Kontrak.

1.3.73 RUPS adalah Rapat Umum Pemegang Saham yang merupakan organ PLN Batam dan

mempunyai wewenang yang tidak dimiliki Director dan Dewan Komisaris.

1.3.74 Sertifikasi Keahlian Pengadaan Barang/Jasa adalah tanda bukti pengakuan atas kompetensi

dan kemampuan profesi di bidang Pengadaan Barang/Jasa yang diperoleh melalui ujian

sertifikasi keahlian Pengadaan Barang/Jasa.

1.3.75 Sewa Guna Usaha (Leasing) adalah suatu transaksi pembiayaan untuk penyediaan barang

modal secara sewa guna dengan hak opsi memiliki (Financial Lease) maupun sewa guna

tanpa hak opsi memiliki (Operating Lease) antara pihak penyedia pembiayaan atau barang

(Lessor) untuk digunakan oleh pihak yang membutuhkan pembiayaan atau barang (Lessee)

Page 69: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

8

selama jangka waktu tertentu dengan pembayaran secara berkala/bertahap.

1.3.76 Shortlist adalah daftar Penyedia Barang/Jasa yang didapat dari riset pasar yang diyakini

mempunyai kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang akan diadakan.

1.3.77 Tahun Anggaran adalah kurun waktu 1 (satu) tahun takwim terhitung sejak tanggal 1 Januari

sampai dengan tanggal 31 Desember.

1.3.78 Tenaga Ahli adalah orang yang dianggap ahli untuk melaksanakan pekerjaan Jasa

Konsultansi baik selaku konsultan perorangan maupun konsultan yang bekerja pada suatu

badan usaha atau lembaga.

1.3.79 Total Cost of Ownership (TCOO) adalah biaya keseluruhan dari pembelian barang/jasa, tidak

hanya merupakan harga awal yang ditawarkan (initial purchase price) tetapi merupakan biaya

keseluruhan yang dapat terjadi selama umur ekonomis barang/jasa tersebut.

1.3.80 Unit Binis adalah unit organisasi satu tingkat dibawah director yang melaksanakan kegiatan

usaha tertentu sesuai dengan tujuan.

1.3.81 Value for Money Committee adalah fungsi yang melakukan kajian/analisa Value for Money

terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa di PLN Batam.

1.3.82 Wakil Pengguna Barang/Jasa adalah pejabat struktural yang mewakili Pengguna Barang/Jasa

dalam hal Pengadaan Barang/Jasa.

1.3.83 Keadaan mendesak/urgent adalah keadaan yang membutuhkan pekerjaan dan pengadaan

segera, dimana apabila tidak dilakukan akan berdampak pada terhentinya operasi atau bisnis

ketenagalistrikan.

1.3.84 Market Sounding adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan serta pemenuhan

persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang/Jasa sebelum memasukan penawaran

(prakualifikasi).

1.4 Prinsip Dasar

Pengadaan Barang/Jasa di PLN Batam wajib menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:

1.4.1 Efisien

Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik

dalam waktu yang cepat dengan menggunakan sumber daya seminimal mungkin secara

wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah.

Page 70: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

9

1.4.2 Efektif

Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan

memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.

1.4.3 Kompetitif

Pengadaan Barang/Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi

persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara Penyedia Barang/Jasa

yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang

jelas dan transparan.

1.4.4 Transparan

Semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa, termasuk syarat teknis

administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon Penyedia

Barang/Jasa, sifatnya terbuka bagi peserta Penyedia Barang/Jasa yang berminat.

1.4.5 Adil dan wajar

Memberikan perlakuan yang sama bagi semua Calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi

syarat.

1.4.6 Akuntabel

Harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari

potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.

1.5 Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa

1.5.1 Menyesuaikan dengan Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa BUMN dan

International Good Procurement Practices.

Menyesuaikan ketentuan pengadaan PLN Batam dengan Pedoman Umum Pelaksanaan

Pengadaan Barang/Jasa BUMN dan International Good Procurement Practices, sehingga

PLN Batam sebagai badan usaha dapat melakukan pengadaan barang dan jasa secara

cepat, fleksibel, efisien dan efektif, agar tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat

menimbulkan kerugian, dan dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan

prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan wajar, serta akuntabel

1.5.2 Meningkatkan nilai PLN Batam sebagai konsumen

Meningkatkan nilai PLN Batam sebagai konsumen dengan melakukan agregasi kebutuhan

dan membuat strategi pengadaan barang/jasa yang tepat sesuai dengan hasil riset pasar PLN

Batam.

Page 71: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

10

1.5.3 Kemitraan, Berjangka Panjang dan Berkelanjutan

Strategi Pengadaan PLN Batam berbasis kemitraan, berjangka panjang dan berkelanjutan

yang disesuaikan dengan kondisi pasar dan good practice yang berlaku, sehingga PLN Batam

akan bermitra dengan perusahaan yang berkinerja baik, dan beritikad baik untuk berbagi

manfaat dan biaya secara terbuka.

1.5.4 Meningkatkan Sistem Manajemen Penyedia Barang/Jasa

Meningkatkan sistem manajemen Penyedia Barang/Jasa yang memadai, melalui kualifikasi

secara periodik dan daftar rekanan yang selalu dimutakhirkan berdasarkan kinerja, sehingga

dapat dihindari penggunaan Penyedia Barang/Jasa yang mempunyai kinerja buruk.

1.5.5 Mendorong Produksi Dalam Negeri

Mendorong penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun, dan perekayasaan

nasional, sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1.5.6 Mendorong sinergi BUMN, Anak Perusahaan BUMN, Perusahaan Terafiliasi BUMN

Mendorong sinergi antar BUMN, Anak Perusahaan BUMN, dan/atau Perusahaan Terafiliasi

BUMN atau antar Anak Perusahaan BUMN dan/atau antar Perusahaan Terafiliasi BUMN,

dalam rangka meningkatkan efisiensi usaha atau perekonomian.

1.6 Etika Pengadaan

Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana Pengadaan, Pejabat

Pelaksana Pengadaan, Penyedia Barang/Jasa, dan Value for Money Committee dan para pihak yang

terkait dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa baik secara internal maupun eksternal, harus

mematuhi etika sebagai berikut:

1.6.1 Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggungjawab untuk mencapai sasaran

kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan Pengadaan Barang/Jasa.

1.6.2 Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan

Dokumen Pelelangan/RKS yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya

penyimpangan dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.

1.6.3 Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan

menghindari terjadinya persaingan tidak sehat.

1.6.4 Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan

kesepakatan para pihak.

1.6.5 Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) para

pihak yang terkait dalam proses Pengadaan Barang/Jasa, baik langsung maupun tidak

langsung, yang merugikan kepentingan Pengguna Barang/Jasa.

1.6.6 Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan Perusahaan

Page 72: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

11

dalam Pengadaan Barang/Jasa.

1.6.7 Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi dengan tujuan untuk

keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung

merugikan Perusahaan.

1.6.8 Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima

hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga

berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa.

1.7 Bantuan Hukum, Reward dan Punishment

1.7.1 Bantuan Hukum

Dalam hal Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana

Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan, Value for Money Committee dan pihak lain di

PLN Batam, telah melaksanakan proses pengadaan sesuai dengan prosedur dan Etika

Pengadaan yang berlaku sebagaimana yang diatur dalam Edaran Direksi ini, namun terdapat

tuntutan dan tetap dipermasalahkan secara hukum, maka kepada yang bersangkutan akan

mendapatkan bantuan hukum dari PLN Batam sesuai ketentuan Bantuan Hukum yang

berlaku di PLN Batam.

1.7.2 Reward

Pejabat Perencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan dan pegawai lain di PLN

Batam yang terkait langsung dengan Pengadaan Barang/Jasa dapat diberikan insentif dan

reward sesuai ketentuan yang berlaku di PLN Batam.

1.7.3 Punishment

Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana Pengadaan,

Pejabat Pelaksana Pengadaan, Value for Money Committee dan pihak lain di PLN Batam

yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa yang tidak sesuai dengan Prinsip Dasar

Pengadaan, Etika Pengadaan dan Prosedur yang berlaku, maka akan dikenakan sanksi

sesuai Peraturan Disiplin Pegawai PLN Batam yang berlaku.

1.8 Pakta Integritas

1.8.1 Internal

Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana Pengadaan,

Pejabat Pelaksana Pengadaan, Value for Money Committee dan pihak lain di PLN Batam

yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa wajib menandatangani Pakta Integritas.

Page 73: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

12

1.8.2 Eksternal

Calon Penyedia Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa wajib menandatangani Pakta

Integritas.

1.9 Ijin Prinsip Direksi

Sebelum Pengadaan dilaksanakan, Coperate Secretary, Head of Internal Audit, Head of Planning &

Performance, Head of Department, General Manager, Manager terlebih dahulu meminta Ijin Prinsip dari

Director sesuai batasan kewenangan yang diatur dalam ketentuan Batasan Kewenangan Pengambilan

Keputusan di Lingkungan PLN Batam, dalam hal melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa dibawah ini:

1.9.1 Pengadaan Barang/Jasa yang mempunyai kekhususan dan menggunakan teknologi baru

yang belum pernah digunakan PLN Batam; atau

1.9.2 Pengadaan Barang/Jasa yang bernilai di atas batas kewenangannya yang diatur dalam

ketentuan Batasan Kewenangan Pengambilan Keputusan di Lingkungan PLN Batam yang

berlaku; atau

1.9.3 Pengadaan Barang/Jasa yang pembayarannya menggunakan valuta asing kecuali ditentukan

lain oleh Director

Page 74: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

13

BAB II

ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA

2.1 Pengguna Barang/Jasa

2.1.1 Pengguna Barang/Jasa bertanggung jawab sebagai pihak yang membutuhkan dan

menggunakan barang/jasa, menetapkan spesifikasi atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang

jelas, memastikan volume kebutuhan, dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan serta

Manajemen Perjanjian/Kontrak.

2.1.2 Pengguna Barang/Jasa terdiri dari :

2.1.2.1 Pengguna Barang/Jasa Antara adalah Pengguna Barang/Jasa yang tidak

menerima secara langsung manfaat atas barang/jasa yang diadakan.

2.1.2.2 Pengguna Barang/Jasa Akhir adalah Pengguna Barang/Jasa yang menerima

secara langsung manfaat atas barang/jasa yang diadakan.

2.1.3 Pengguna Barang/Jasa memiliki kewenangan menugaskan Direktorat/Divisi/Bagian yang

terkait dengan proses pengadaan untuk melakukan proses Pengadaan Barang/Jasa.

2.1.4 Pengguna Barang/Jasa dibantu oleh Wakil Pengguna Barang/Jasa yang merupakan pejabat

struktural di bawahnya.

2.1.5 Pengguna Barang/Jasa dapat melimpahkan kewenangannya kepada Pejabat struktural

dibawahnya sebagai Pengguna Barang/Jasa.

2.1.6 Tugas Pokok Pengguna Barang/Jasa:

2.1.6.1 Menentukan dan memastikan volume kebutuhan barang/jasa.

2.1.6.2 Memastikan ketersediaan anggaran.

2.1.6.3 Menetapkan dan/atau mengesahkan:

a. Dokumen Rencana Pengadaan.

b. Dokumen Kualifikasi.

c. Spesifikasi Teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK).

d. Dokumen Pelelangan/RKS.

e. HPS.

f. Pemenang Penyedia Barang/Jasa.

Page 75: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

14

2.1.6.4 Menyiapkan biaya-biaya yang diperlukan untuk kegiatan Pengadaan

Barang/Jasa.

2.1.6.5 Menetapkan biaya penggandaan Dokumen Pelelangan/RKS yang dapat

dikenakan kepada calon Penyedia Barang/Jasa.

2.1.6.6 Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).

2.1.6.7 Menandatangani Perjanjian/Kontrak sesuai dengan ketentuan Batasan

Kewenangan Pengambilan Keputusan di Lingkungan PLN Batam yang berlaku.

2.1.6.8 Menunjuk Direksi Pekerjaan dan/atau Pengawas Pekerjaan dan/atau Direksi

Teknis (apabila diperlukan) dan dapat dicantumkan dalam Perjanjian/Kontrak.

2.1.6.9 Melakukan pemeriksaan dan penerimaan hasil pelaksanaan Perjanjian/Kontrak,

yang dalam pelaksanaannya Pengguna Barang/Jasa dapat membentuk Tim

Pemeriksa dan Penerima Barang/Jasa.

2.1.6.10 Dalam hal mendukung kelancaran operasional Korporat dan Unit Bisnis,

Pengguna Barang/Jasa dapat melimpahkan kewenangan kepada

Manajer/pelaksana/perencana pengadaan untuk menjalankan fungsi

perencanaan dan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di korporat dan Unit

Bisnis.

2.2 Wakil Pengguna Barang/Jasa

2.2.1 Tugas Pokok Wakil Pengguna Barang/Jasa adalah membantu Pengguna Barang/Jasa,

melaksanakan Manajemen Perjanjian/Kontrak, dan melakukan evaluasi dan penilaian kinerja

Penyedia Barang/Jasa.

2.2.2 Wakil Pengguna Barang/Jasa bekerjasama dengan Pejabat Perencana Pengadaan dan

Pejabat Pelaksana Pengadaan bertanggung jawab untuk menyediakan informasi dan data

yang diperlukan selama tahap perencanaan pengadaan, persiapan pengadaan, pelaksanaan

pemilihan Penyedia Barang/Jasa, dan proses finalisasi Perjanjian/Kontrak di Kantor

korporat/unit bisnis.

2.2.3 Wakil Pengguna Barang/Jasa dapat ditunjuk sebagai Direksi Pekerjaan atau Pengawas

Pekerjaan atau Manajer Proyek.

2.2.4 Wakil Pengguna Barang/Jasa membuat laporan kepada Pengguna Barang/Jasa.

2.2.5 Wakil Pengguna Barang/Jasa bukan Pejabat yang karena sifat pekerjaannya menimbulkan

benturan kepentingan, seperti Pejabat/Pegawai di bidang Pengawasan.

Page 76: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

15

2.3 Pejabat Perencana Pengadaan

2.3.1 Fungsi Perencanaan Pengadaan di Kantor korporat dan Unit bisnis dilaksanakan oleh Pejabat

Perencana Pengadaan.

2.3.2 Fungsi Perencanaan Pengadaan di Kantor korporat dilaksanakan oleh Pejabat yang ditunjuk

oleh Direksi/Ho/HoD/Corpsec, sedangkan di Unit bisnis ditunjuk oleh General Manager.

2.3.3 Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab kepada atasan langsung.

2.3.4 Tugas Pokok Pejabat Perencana Pengadaan:

2.3.4.1 Menyusun dan mengelola Daftar Penyedia Terseleksi (DPT).

2.3.4.2 Menyusun dan mengelola Dokumen Rencana Pengadaan Barang/Jasa.

2.3.4.3 Melaporkan hasil proses perencanaan pengadaan barang/jasa kepada Atasan

Langsung untuk selanjutnya disampaikan kepada Value for Money Committee

(untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi Value for Money

Committee) dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

2.3.4.4 Menyusun Dokumen Pelelangan Barang/Jasa atau Rencana Kerja dan Syarat-

syarat (RKS) untuk disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, termasuk

Addendum/Amandemen bila diperlukan.

2.3.4.5 Menyusun dan mengelola Harga Perkiraan Engineering (HPE).

2.3.4.6 Bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa melakukan evaluasi kinerja

Penyedia Barang/Jasa untuk pemutakhiran DPT.

2.3.4.7 Membantu Wakil Pengguna Barang/Jasa dalam pelaksanaan Manajemen

Perjanjian/Kontrak.

2.3.5 Dalam melaksanakan tugas pokoknya, jika diperlukan Pejabat Perencana Pengadaan dapat

dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN Batam.

2.3.6 Pejabat Perencana Pengadaan wajib memiliki sertifikasi Pengadaan Barang/Jasa.

2.3.7 Pejabat Perencana Pengadaan bukan Pejabat/Pegawai yang karena sifat pekerjaannya

menimbulkan benturan kepentingan, antara lain Pejabat/Pegawai di bidang Pengawasan.

2.4 Pejabat Pelaksana Pengadaan

2.4.1 Fungsi Pelaksana Pengadaan di Kantor korporat dan Unit Bisnis dilaksanakan oleh Pejabat

Pelaksana Pengadaan.

2.4.2 Fungsi Pelaksana Pengadaan di Kantor korporat dilaksanakan oleh Pejabat yang ditunjuk

oleh Direksi/Ho/HoD/Corpsec, sedangkan di Unit bisnis ditunjuk oleh General Manager.

Page 77: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

16

2.4.3 Pejabat Pelaksana Pengadaan bertanggung jawab kepada atasan langsung.

2.4.4 Tugas Pokok Pejabat Pelaksana Pengadaan:

2.4.4.1 Melakukan analisis terhadap lingkup pengadaan barang/jasa yang akan

dilakukan.

2.4.4.2 Menyusun jadwal pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

2.4.4.3 Membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS) untuk diusulkan penetapannya oleh

Pengguna Barang/Jasa.

2.4.4.4 Melakukan proses pengumuman/undangan kepada Calon Penyedia

Barang/Jasa.

2.4.4.5 Memastikan calon Penyedia Barang/Jasa yang akan diundang tidak termasuk

dalam Daftar Hitam (Black List) PLN.

2.4.4.6 Menilai kualifikasi calon Penyedia Barang/Jasa dalam hal pengadaan melalui

prakualifikasi atau pascakualifikasi yang tidak memiliki DPT.

2.4.4.7 Memberikan penjelasan pengadaan (Aanwijzing).

2.4.4.8 Melakukan evaluasi terhadap Dokumen Penawaran.

2.4.4.9 Melakukan klarifikasi kepada calon Penyedia Barang/Jasa baik yang DPT

maupun non DPT, jika ada data atau hal-hal yang kurang jelas atau meragukan.

2.4.4.10 Melakukan negosiasi untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Pelelangan

Terbatas, Pelelangan Terbuka atau Penunjukan Langsung.

2.4.4.11 Melaporkan hasil proses pengadaan barang/jasa kepada Atasan Langsung

selanjutnya untuk disampaikan kepada Value for Money Committee untuk

pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi Value for Money

Committee.

2.4.4.12 Mengusulkan calon pemenang (Penyedia Barang/Jasa) kepada Pengguna

Barang/Jasa setelah mendapatkan rekomendasi dari Value for Money Committe

untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi Value for Money

Committee.

2.4.4.13 Mengumumkan pemenang.

2.4.4.14 Menjawab sanggahan dari Calon Penyedia Barang/Jasa.

Page 78: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

17

2.4.4.15 Menyiapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).

2.4.4.16 Melakukan Contract Discussion Agreement (CDA), bila diperlukan.

2.4.4.17 Menyiapkan Perjanjian/Kontrak.

2.4.4.18 Mendokumentasikan proses Pengadaan Barang/Jasa dengan tertib.

2.4.5 Dalam menjalankan tugas pokoknya, jika diperlukan Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat

dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN Batam.

2.4.6 Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib memiliki sertifikasi Pengadaan Barang/Jasa.

2.4.7 Pejabat Pelaksana Pengadaan bukan Pejabat/Pegawai yang karena sifat pekerjaannya

menimbulkan benturan kepentingan antara lain Pejabat/Pegawai di bidang Pengawasan.

2.5 Value for Money Committee

2.5.1 Prinsip value for money, adalah pengadaan yang mengutamakan hasil terbaik untuk PLN

Batam dalam jangka panjang, yang mempertimbangkan Total Cost of Ownership dan tidak

selalu merupakan harga pembelian awal terendah, serta memenuhi unsur tepat kualitas, tepat

kuantitas, tepat waktu, tepat tempat, tepat tujuan sosio-ekonomi, dan tepat biaya.

2.5.2 Tugas Pokok Value for Money Committee adalah:

2.5.2.1 Sebelum Proses Pengadaan Barang/Jasa

Melakukan review dan rekomendasi atas strategi Pengadaan Barang/Jasa yang

disiapkan oleh Pejabat Perencana Pengadaan untuk memastikan strategi

pengadaan telah memenuhi prinsip value for money.

2.5.2.2 Setelah Proses Pengadaan Barang/Jasa

Melakukan review dan rekomendasi atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

yang dilakukan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk memastikan pelaksana

pengadaan telah memenuhi prinsip value for money dan selanjutnya dilakukan

penandatangan Perjanjian/Kontrak.

2.5.3 Fungsi Value for Money Committee dilaksanakan oleh:

a. Direksi untuk pengadaan yang memerlukan persetujuan Direksi.

b. Gabungan Ho/HoD/GM dengan pengadaan barang/jasa sesuai tugas dan

tanggung jawabnya serta batasan kewenangan.

Page 79: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

18

2.5.4 Untuk menghindari terjadinya benturan kepentingan dalam pengambilan keputusan, maka

anggota Value for Money Committee yang terkait langsung dengan proses Pengadaan

Barang/Jasa tidak mempunyai hak untuk memutuskan.

2.5.5 Proses Pengadaan Barang/Jasa yang harus melalui review dan rekomendasi Value for

Money Committee adalah Pengadaan Barang/Jasa yang masuk kategori kebutuhan

Critical/Bottleneck/Strategis dan kategori kebutuhan Leverage yang nilai pengadaannya

menjadi kewenangan Direksi/GM/CorpSec/Ho/HoD, sesuai Supply Positioning Matrix

2.6 Procurement Agent

2.6.1 Tugas Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat dilakukan oleh pihak ketiga sebagai Procurement

Agent yang ditunjuk oleh Pengguna Barang/Jasa.

2.6.2 Justifikasi atas penunjukan Procurement Agent yang menjalankan tugas Pejabat Pelaksana

Pengadaan diajukan oleh Pengguna Barang/Jasa kepada Value for Money Committee.

2.6.3 Justifikasi sebagaimana dimaksud pada angka 2.6.2, antara lain adalah:

2.6.3.1 Mempunyai aspek Metode pengadaan yang spesifik/baru yang tidak diatur dalam

Edaran ini dan Pejabat Pelaksana Pengadaan tidak mempunyai keahlian untuk

menanganinya; atau

2.6.3.2 Adanya keterbatasan sumber daya internal PLN Batam baik dari sisi jumlah

ataupun keahlian; atau

2.6.3.3 Memberikan keuntungan bagi PLN Batam.

2.6.4 Procurement Agent dapat berupa badan usaha berbentuk Badan Hukum nasional atau

internasional, lembaga pemerintah dan non pemerintah, atau lembaga pendidikan yang

mempunyai keahlian dalam bidang procurement.

2.6.5 Procurement Agent dipilih sesuai metode pengadaan yang berlaku.

2.6.6 Procurement Agent dapat memakai prosedur pengadaan internal mereka, setelah mendapat

persetujuan Value for Money Committee.

Page 80: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

19

BAB III

DAFTAR PENYEDIA BARANG/JASA TERSELEKSI (DPT)

3.1 Maksud dan Tujuan Penggunaan DPT

Adalah untuk mempercepat proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dan untuk mendapatkan Penyedia

Barang/Jasa yang berkualitas dan sesuai kualifikasi.

DPT digunakan untuk pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilaksanakan melalui Pelelangan atau

Seleksi Terbatas.

3.2 Tugas dan Tanggung Jawab Penyusunan DPT

Penyusunan DPT menjadi tugas dan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan dan disahkan

oleh Pengguna Barang/Jasa.

3.3 Metode Penyusunan DPT

3.3.1 Melakukan Riset Pasar untuk mendapatkan data dan informasi Penyedia Barang/Jasa yang

mempunyai kualifikasi sesuai dengan jenis pekerjaan yang dibutuhkan.

Data dan informasi yang dikumpulkan tergantung pada kategori dalam Supply Positioning

Matrix yaitu:

3.3.1.1 Untuk kategori Rutin, cukup dengan identifikasi Penyedia Barang/Jasa yang

mampu melalui proses Penilaian Kualifikasi.

3.3.1.2 Untuk kategori Leverage, Critical/Bottleneck, atau Strategis, Pejabat Perencana

Pengadaan melakukan analisis penuh terhadap pasar Penyedia Barang/Jasa,

yang dikelompokkan ke dalam 6 (enam) kategori, yaitu struktur pasar, kompetisi,

rantai suplai, barang/jasa pengganti, nilai PLN Batam sebagai konsumen dan

faktor lingkungan luar sebagaimana diatur dalam Pedoman Umum Pengadaan

Barang/Jasa PT PLN Batam.

3.3.2 Menggunakan daftar Penyedia Barang/Jasa spesifik/khusus yang telah memiliki kualifikasi

yang ditetapkan oleh Pemerintah/Asosiasi/Lembaga yang kredibel.

3.3.3 Melakukan Penilaian Kualifikasi kepada Penyedia Barang/Jasa.

3.3.4 Dalam pelaksanaan angka 3.3.1, angka 3.3.2 dan angka 3.3.3 dapat dilakukan due diligence

(uji tuntas) antara lain untuk pekerjaan yang bersifat :

3.3.4.1 Kompleks atau Barang/Jasa yang bersifat spesifik, antara lain konstruksi atau

pembelian tenaga listrik.

3.3.4.2 Jenis barang atau pekerjaan teknis tertentu, yang dibutuhkan secara reguler,

Page 81: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

20

seperti material distribusi utama yang akan diadakan dengan long term supply

agreements, pemeliharaan oleh workshop.

3.3.4.3 Barang/Jasa yang mempunyai risiko tinggi.

3.3.4.4 Dampak Barang/Jasa tersebut sangat tinggi terhadap operasional PLN Batam.

3.4 Sifat dan Jenis DPT

3.4.1 DPT Lokal dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan di Unit Bisnis untuk dipergunakan

dalam proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa setempat.

3.4.2 DPT Korporat dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan di Kantor korporat untuk

dipergunakan dalam proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa secara nasional.

3.4.3 Untuk pekerjaan sejenis PLN Batam dapat menggunakan DPT PT PLN (Persero) sebagai

dasar pemilihan penyedia barang atau jasa.

3.5 Pengelolaan DPT

3.5.1 DPT berlaku dalam waktu 3 (tiga) tahun.

3.5.2 Pendaftaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang berminat dapat dilakukan setiap hari kerja,

selanjutnya akan dilakukan penilaian kualifikasi dan dapat dilakukan due diligence sebelum

dimasukkan di dalam DPT.

3.5.3 DPT harus dilakukan pemuktahiran secara berkala dan terus menerus antara lain berupa

penambahan/pengurangan Calon Penyedia Barang/Jasa dalam daftar DPT, pemuktahiran

data dan kinerja Calon Penyedia Barang/Jasa yang sudah terdaftar dalam DPT.

3.5.4 Untuk kategori pekerjaan Criticical/Bottleneck dan Strategis, setiap ada proses pemilihan

Penyedia Barang/Jasa harus dilakukan pemutakhiran kualifikasi teknis dan keuangan dari

Calon Penyedia Barang/Jasa dalam DPT.

3.5.5 Untuk kategori Leverage yang signifikan, pada setiap proses pemilihan Penyedia

Barang/Jasa dapat dilakukan pemutakhiran kualifikasi teknis dan keuangan dari Calon

Penyedia Barang/Jasa dalam DPT berdasarkan justifikasi Pejabat Perencana Pengadaan.

3.5.6 DPT memuat catatan Penyedia Barang/Jasa yang terkena daftar hitam (black list).

3.5.7 PLN Batam mengakui daftar hitam (black list) dari lembaga yang mempunyai keterkaitan

dengan bisnis PLN Batam, atau perusahaan yang sejenis dengan usaha PLN Batam, atau

mempunyai kesamaan kepentingan dengan bisnis PLN Batam.

Page 82: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

21

3.6 Dokumen Kualifikasi:

3.6.1 Pejabat Perencana Pengadaan menyusun Dokumen Kualifikasi yang disahkan oleh

Pengguna Barang/Jasa.

3.6.2 Dokumen Kualifikasi berisi sekurang-kurangnya :

3.6.2.1 Surat Pernyataan Minat Untuk Mengikuti Kualifikasi.

3.6.2.2 Penjelasan singkat mengenai ruang lingkup pekerjaan yang akan dilaksanakan

(scope of works), persyaratan kualifikasi minimum Penyedia Barang/Jasa, batas

akhir pemasukan Dokumen Aplikasi Kualifikasi dan Metode Evaluasi Kualifikasi.

3.6.2.3 Formulir isian kualifikasi Penyedia Barang/Jasa.

3.7 Persyaratan Kualifikasi

3.7.1 Persyaratan Administrasi

3.7.1.1 Memiliki ijin usaha sesuai dengan bidang usahanya sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

3.7.1.2 Memiliki tempat kedudukan yang jelas.

3.7.1.3 Mempunyai kapasitas menandatangani Perjanjian/Kontrak secara hukum.

3.7.1.4 Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak

sedang dihentikan dan/atau Direksi yang bertindak untuk dan atas nama

perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana.

3.7.1.5 Direksi/Pengurus yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak masuk

dalam daftar Penyedia Barang/Jasa yang terkena daftar hitam (blacklist).

3.7.1.6 Telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir, dibuktikan dengan

melampirkan fotokopi bukti tanda terima penyampaian Surat Pajak Tahunan

(SPT) Pajak Penghasilan (PPh) tahun terakhir, dan fotokopi Surat Setoran Pajak

(SSP) PPh Pasal 29 atau Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sekurang-kurangnya 3

(tiga) bulan terakhir.

3.7.1.7 Dalam hal Penyedia Barang/Jasa berbentuk persekutuan usaha (partnership),

maka Penyedia Barang/Jasa wajib mempunyai perjanjian kerjasama

operasi/kemitraan yang memuat representasi persekutuan dan pihak yang

mewakili persekutuan.

Page 83: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

22

3.7.1.8 Khusus untuk perusahaan asing apabila ditunjuk sebagai Penyedia Barang/Jasa

diwajibkan untuk melengkapi persyaratan perijinan sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

3.7.2 Persyaratan Teknis

3.7.2.1 Memiliki kemampuan pada kategori pekerjaan yang sejenis atau setara yang

dibuktikan dengan daftar pengalaman pekerjaan yang pernah dan atau sedang

dilakukan, kecuali untuk pekerjaan yang hanya memerlukan teknologi sederhana,

risiko kecil, biaya kecil dan tidak memerlukan keahlian khusus.

3.7.2.2 Mempunyai kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan serta personil yang

diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

3.7.2.3 Untuk pekerjaan khusus/spesifik/teknologi tinggi dapat ditambahkan persyaratan

lain seperti peralatan khusus, tenaga ahli spesialis yang diperlukan atau

pengalaman tertentu.

3.7.3 Persyaratan Keuangan

3.7.3.1 Mempunyai kemampuan keuangan yang memadai yang didukung dengan laporan

keuangan yang telah diaudit atau dapat berupa hasil rating atau pemeringkatan

dari lembaga pemeringkat keuangan yang kredibel.

3.7.3.2 Untuk nilai pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa tertentu, harus memiliki surat

keterangan dukungan keuangan/referensi dari Bank.

3.8 Pelaksanaan Kualifikasi

3.8.1 Pengumuman kualifikasi dapat melalui papan pengumuman dan/atau surat kabar dan/atau

portal e-Procurement PLN.

3.8.2 Penyedia Barang/Jasa mendaftar dengan cara yang ditetapkan dalam Dokumen Kualifikasi.

3.8.3 Penyedia Barang/Jasa menyerahkan Dokumen Aplikasi Kualifikasi yang berisi kelengkapan

administrasi, teknis, dan keuangan sebelum batas waktu pemasukan yang ditetapkan dalam

Dokumen Kualifikasi.

3.8.4 Evaluasi kualifikasi dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan dan dapat dibantu oleh

Wakil Pengguna Barang/Jasa dan pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal

PLN Batam, dan dilaksanakan sesuai dengan Metode evaluasi yang ditetapkan dalam

Dokumen Kualifikasi.

3.8.5 Dalam evaluasi kualifikasi dilarang menambah persyaratan di luar Dokumen Kualifikai yang

telah disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

Page 84: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

23

3.8.6 Penyedia Barang/Jasa wajib menandatangani Surat Pernyataan bermeterai cukup yang

menyatakan kebenaran seluruh data dan informasi yang disampaikan di dalam formulir isian

kualifikasi dan apabila ditemukan penipuan, pemalsuan atas data dan informasi yang

disampaikan maka yang bersangkutan bersedia dikenakan sanksi digugurkan sebagai Calon

Penyedia Barang/Jasa dan sanksi daftar hitam (black list).

3.8.7 Bukti Sertifikasi yang dikeluarkan oleh Lembaga Sertifikasi terakreditasi dapat dipergunakan

sebagai indikasi kualifikasi dalam bidang tertentu, namun apabila diperlukan dapat dilakukan

pengecekan terhadap kualifikasi tersebut sesuai prinsip substance over forms.

Apabila Penyedia Barang/Jasa terbukti tidak mempunyai kecakapan secara substantif, maka

PLN Batam dapat mengabaikan Bukti Sertifikasi tersebut dan menyatakan Penyedia

Barang/Jasa tidak memenuhi kualifikasi.

3.8.8 Pejabat Perencana Pengadaan dapat melakukan due diligence (uji tuntas) sebagai

pembuktian kualifikasi, sebagai berikut:

3.8.8.1 Wawancara dengan pihak manajemen Penyedia Barang/Jasa, pihak yang

ditunjuk manajemen Penyedia Barang/Jasa, serta pihak terkait lainnya

sehubungan dengan kualifikasi yang hendak diteliti.

3.8.8.2 Kunjungan ke lokasi (site visit).

3.8.8.3 Konfirmasi silang dengan perusahaan dan/atau lembaga dan/atau organisasi

profesi dan/atau organisasi lainnya yang mengetahui kualifikasi dan dokumen

yang hendak diteliti.

3.8.9 Pejabat Perencana Pengadaan menyusun dan melaporkan hasil penilaian kualifikasi kepada

Atasan Langsung untuk selanjutnya disampaikan kepada Value for Money Committee (untuk

pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi Value for Money Committee).

3.8.10 Berdasarkan rekomendasi Value for Money Committee maka Pejabat Perencana Pengadaan

mengumumkan hasil penilaian kualifikasi Penyedia Barang/Jasa.

3.8.11 Pejabat Perencana Pengadaan menetapkan masa sanggah yang mencukupi atas hasil

kualifikasi setelah tanggal pengumuman hasil penilaian kualifikasi.

3.8.12 Sanggahan yang diterima adalah sanggahan yang disampaikan oleh peserta penilaian

kualifikasi dan ditujukan kepada Pejabat Perencana Pengadaan serta hanya untuk

ketidaksesuaian dengan Dokumen Kualifikasi.

3.8.13 Jawaban sanggahan diberikan sesuai jangka waktu yang ditetapkan Pejabat Perencana

Pengadaan dalam Dokumen Kualifikasi dan bersifat final.

3.8.14 Sanggahan yang setelah diperiksa tidak benar, akan menjadi catatan itikad tidak baik bagi

penyanggah.

Page 85: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

24

3.8.15 Penyedia Barang/Jasa harus lulus tahap Penilaian Kualifikasi untuk dimasukan dalam DPT

dan diterbitkan Surat Tanda DPT yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

3.9 Kondisi Belum Tersedia DPT

3.9.1 Dalam hal untuk pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang belum mempunyai DPT, dapat

dilakukan melalui Metode Pelelangan Terbuka dengan Prakualifikasi atau Pascakualifikasi.

3.9.2 Penyedia Barang/Jasa yang telah lulus prakualifikasi atau pascakualifikasi sebagaimana

tersebut pada angka 3.9.1 selanjutnya dapat dimasukan dalam DPT.

3.9.3 Pengadaan barang dan/atau jasa yang belum pernah diadakan sebelumnya atau teknologi

yang belum pernah digunakan di PLN Batam namun mempunyai pasar Penyedia yang telah

mapan (terbukti/proven), dapat dilakukan dengan menggunakan Shortlist yang disusun

berdasarkan riset pasar yang mencukupi. Shortlist yang telah digunakan dalam pelelangan

dapat dijadikan DPT setelah memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

Page 86: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

25

BAB IV

PROSES PENGADAAN BARANG/JASA

4.1 Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa

4.1.1 Dokumen Rencana Pengadaan Barang/Jasa

4.1.1.1 Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat

a. Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat adalah daftar umum yang

meliputi kebutuhan Korporat atas barang dan jasa, yang disusun dengan

portofolio pengadaan PLN Batam dan membedakan antara Rutin,

Leverage,Critical/Bottleneck dan Strategis, beserta strategi masing-masing,

estimasi kuantitas, estimasi nilai, estimasi waktu penyerahan, estimasi

anggaran, dan target secara korporat.

b. Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat menjadi tanggung jawab

Pejabat Perencanaan Pengadaan di Kantor korporat untuk

mengkoordinasikan seluruh perencanaan kebutuhan pengadaan barang

dan jasa PLN Batam, baik yang dibutuhkan di Kantor korporat maupun Unit

Bisnis.

c. Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat disusun berdasarkan RKAP,

yang pelaksanaannya dilakukan secara periodik sesuai siklus perencanaan

PLN Batam, baik dalam 1 (satu) tahun kalender atau gabungan beberapa

tahun kalender.

d. Proses Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat, meliputi

antara lain:

1) Melakukan kajian atas portofolio pengadaan barang/jasa (kategori

dan standardisasi barang/jasa, seperti energi primer, material

distribusi utama, material transmisi utama, dan sebagainya).

2) Melakukan identifikasi kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa

berdasarkan Supply Positioning Matrix untuk menetapkan strategi

pengadaan barang/jasa.

3) Membuat strategi Pengadaan Barang/Jasa sesuai portofolio

pengadaan barang/jasa.

4) Melakukan kajian risiko Pengadaan Barang/Jasa dibantu oleh

fungsi Manajemen Risiko dan Kepatuhan.

Page 87: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

26

5) Memastikan bahwa secara umum Pengadaan Barang/Jasa

dilakukan secara efisien.

6) Meminta rekomendasi Value for Money Committee atas hasil

perencanaan (untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan

rekomendasi Value for Money Committee).

4.1.1.2 Rencana Pengadaan Barang/Jasa Unit Bisnis

a. Rencana Pengadaan Barang/Jasa unit bisnis adalah daftar umum yang

meliputi kebutuhan unit bisnis PLN Batam atas barang dan jasa, lengkap

dengan kuantitas/volume, waktu kebutuhan/waktu penyerahan, estimasi

anggaran, strategi pengadaan, metode pengadaan, pelaksana pengadaan

dan sistem pemaketan / grouping / joint procurement / sentralisasi /

desentralisasi.

b. Rencana Pengadaan Barang/Jasa disusun berdasarkan RKAP dan telah

memperhitungkan potensi konsolidasi di tingkat korporat.

c. Tujuan Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa Kantor korporat dan

Unit Bisnis adalah untuk:

1) Mendapatkan proses pengadaan yang terkoordinasi dan

terintegrasi, baik yang dikonsolidasikan di Direktorat yang

menangani Pengadaan di Kantor koporat atau didelegasikan ke Unit

Bisnis, atau didesentralisasikan ke Unit Bisnis.

2) Mendapatkan proses Pengadaan Barang/Jasa yang sesuai dengan

kaidah dan prinsip Pengadaan Barang/Jasa serta mendapatkan

barang/jasa yang berkualitas.

d. Rencana Pengadaan Barang/Jasa disusun dalam setiap periode 1 (satu)

tahun anggaran.

e. Dalam hal efisiensi Rencana Pengadaan Barang/Jasa dapat disusun dalam

jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun anggaran dengan Perjanjian/Kontrak

Jangka Panjang.

f. Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa unit bisnis menjadi tugas

dan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan bekerjasama dengan

Wakil Pengguna Barang/Jasa di Unit Bisnis.

g. Dalam hal Rencana Pengadaan Barang/Jasa yang dikonsolidasikan, proses

perencanaan dipimpin oleh Pejabat Perencana Pengadaan Kantor korporat

bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa dan fungsi

perencanaan Unit bisnis.

Page 88: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

27

h. Proses penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa Kantor korporat dan

Unit Bisnis, meliputi

1) Melakukan identifikasi dan kajian kebutuhan barang/jasa meliputi

kelengkapan spesifikasi, TOR/KAK, kepastian dan ketersediaan

anggaran, ruang lingkup pekerjaan, kepastian kuantitas/volume,

waktu penyerahan/kebutuhan serta kajian risiko.

2) Melakukan kajian strategi pengadaan yang tepat

(pemaketan/grouping/joint procurement dan metode pengadaan),

termasuk rencana pengadaan yang ditangani bersama oleh

Direktorat yang menangani pengadaan, dengan memperhitungkan

potensi konsolidasi dan skala ekonomi berdasarkan Rencana

Pengadaan Korporat.

3) Melakukan pemutakhiran atas riset pasar.

4) Meminta review dan rekomendasi Value for Money Committee atas

hasil perencanaan (untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan

rekomendasi Value for Money Comitee).

i. Dalam hal untuk mendukung kelancaran operasional Unit Bisnis maka

perencanaan Pengadaan Barang/Jasa di Unit Bisnis dapat dilimpahkan

kepada Manajer di Unit Bisnis.

4.1.1.3 Dokumen yang dihasilkan dari proses ini adalah :

a. Dokumen Rencana Pengadaan Korporat.

b. Dokumen Rencana Pengadaan Unit Bisnis.

4.1.1.4 Dokumen Rencana Pengadaan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa setelah

melalui review dan rekomendasi Value for Money Committee (untuk pengadaan

barang/jasa yang memerlukan rekomendasi Value for Money Committee).

4.1.1.5 Perubahan Dokumen Rencana Pengadaan dituangkan dalam revisi Dokumen

Rencana Pengadaan yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa setelah melalui

review dan rekomendasi Value for Money Committee (untuk pengadaan yang

memerlukan rekomendasi Value for Money Comitee).

4.1.2 Dokumen Pelelangan/RKS

4.1.2.1 Dokumen Pelelangan/RKS disusun berdasarkan Dokumen Rencana Pengadaan

yang telah disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

4.1.2.2 Penyiapan Dokumen Pelelangan/RKS merupakan tugas dan tanggung jawab

Page 89: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

28

Pejabat Perencana Pengadaan yang dalam pelaksanaannya dapat dibantu oleh

Pengguna Barang/Jasa atau Wakil Pengguna Barang/Jasa atau pihak lain sesuai

keahlian baik internal maupun eksternal PLN Batam dan disahkan oleh Pengguna

Barang/Jasa.

4.1.2.3 Dokumen Pelelangan/RKS antara lain terdiri dari:

a. Dokumen Pelelangan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya antara lain

terdiri dari:

1) Instruksi kepada Calon Penyedia Barang/Jasa, yang sekurang-

kurangnya terdiri dari:

a) Gambaran Umum yang meliputi antara lain lingkup

pekerjaan dan sumber dana.

b) Persyaratan administrasi yang harus dipenuhi.

c) Hal-hal yang dapat menggugurkan penawaran pada saat

evaluasi administrasi.

d) Kerangka penyusunan penawaran teknis berikut uraian

singkat tiap butir dalam kerangka tersebut.

e) Kerangka dan format penyusunan penawaran biaya berikut

hal-hal yang dapat atau tidak dapat dibiayai.

f) Tata cara penilaian administrasi, penawaran teknis dan

penawaran biaya.

g) Kriteria, batasan nilai dan formula dari penilaian teknis

dan/atau penawaran biaya.

h) Jadwal Pengadaan.

2) Data Pengadaan (apabila diperlukan).

3) Surat Penawaran.

4) Jenis Perjanjian/Kontrak.

5) Syarat-syarat umum Perjanjian/Kontrak.

6) Syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.

Page 90: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

29

7) Spesifikasi teknis.

8) Gambar-gambar (apabila diperlukan).

9) Daftar kuantitas volume pekerjaan/Bill of Quantity (BoQ).

10) Jaminan Penawaran, Jaminan Pelaksanaan (apabila

dipersyaratkan).

b. Dokumen Pelelangan Jasa Konsultansi antara lain terdiri dari:

1) Instruksi kepada Calon Penyedia Barang/Jasa terdiri dari:

a) Gambaran Umum yang meliputi antara lain lingkup

pekerjaan dan sumber dana.

b) Persyaratan administrasi yang harus dipenuhi.

c) Hal-hal yang dapat menggugurkan penawaran pada saat

evaluasi administrasi

d) Kerangka penyusunan penawaran teknis berikut uraian

singkat tiap butir dalam kerangka tersebut.

e) Kerangka dan format penyusunan penawaran biaya berikut

hal-hal yang dapat atau tidak dapat dibiayai.

f) Tata cara penilaian administrasi, penawaran teknis dan

penawaran biaya.

g) Kriteria, batasan nilai dan formula dari penilaian teknis

dan/atau penawaran biaya.

h) Jadwal Pengadaan.

2) Data Pendukung (apabila diperlukan).

3) Surat Penawaran.

4) Jenis Perjanjian/Kontrak.

5) Syarat-syarat umum Perjanjian/Kontrak.

6) Syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.

Page 91: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

30

7) Term of Reference (TOR)/Kerangka Acuan Kerja (KAK), yang

memuat antara lain:

a) Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar

mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan, antara lain

latar belakang, maksud dan tujuan, lokasi, asal sumber

pendanaan, nama dan organisasi Pengguna Barang/Jasa.

b) Data penunjang berupa data yang berkaitan dengan

pelaksanaan pekerjaan, antara lain data dasar, standar

teknis, studi-studi terdahulu yang pernah dilaksanakan, dan

peraturan perundang-undangan yang harus digunakan.

c) Lingkup pekerjaan yang memberikan gambaran mengenai

tujuan yang ingin dicapai, keluaran yang akan dihasilkan,

peralatan dan material yang disediakan oleh Pengguna

Barang/Jasa serta peralatan dan material yang harus

disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa, lingkup kewenangan

yang dilimpahkan kepada Penyedia Barang/Jasa, perkiraan

jangka waktu penyelesaian pekerjaan, kualifikasi dan jumlah

tenaga ahli yang harus disediakan oleh Penyedia

Barang/Jasa, perkiraan keseluruhan tenaga ahli/tenaga

pendukung yang diperlukan dan jadwal setiap tahapan

pelaksanaan pekerjaan.

d) Jenis dan jumlah laporan yang disyaratkan (antara lain

laporan pendahuluan laporan bulan dan laporan akhir).

8) Gambar-gambar (apabila diperlukan).

4.1.3 Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

4.1.3.1 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) disusun berdasarkan Dokumen Rencana

Pengadaan dan Dokumen Pelelangan/RKS.

4.1.3.2 HPS merupakan alat untuk melihat kewajaran harga penawaran dan tidak wajib

diumumkan serta tidak dapat dijadikan dasar sebagai satu-satunya penggugur

penawaran.

4.1.3.3 HPS dibuat oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan disahkan oleh Pengguna

Barang/Jasa.

4.1.3.4 HPS disusun berdasarkan HPE.

4.1.3.5 HPE disusun secara cermat dan profesional dengan menggunakan data/referensi

Page 92: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

31

dasar, antara lain:

a. Dokumen Pelelangan (Spesifikasi/Rencana Kerja dan Syarat-syarat

(RKS)/Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term Of Reference (TOR) atau

Syarat Penawaran/Syarat Perjanjian/Kontrak).

b. Harga pasar setempat.

c. Harga Perjanjian/Kontrak untuk barang atau pekerjaan sejenis yang

sedang atau telah dilaksanakan.

d. Analisa harga satuan pekerjaan.

e. Daftar harga dan tarif dari instansi yang berwenang.

f. Informasi yang dipublikasikan secara resmi oleh Biro Pusat Statistik (BPS)

atau media cetak dan elektronik lainnya atau instansi yang berwenang.

g. Daftar harga/tarif barang/jasa yang dikeluarkan oleh asosiasi

pabrikan/agen tunggal atau instansi lain yang berwenang, baik pusat

maupun daerah.

h. Untuk barang yang mengandung unsur komponen impor diperhitungkan

antara lain fluktuasi nilai tukar mata uang asing dari negara asal terhadap

Rupiah dan/atau LME (London Metal Exchange) rate dan/atau Harga

Minyak Dunia serta bea masuk.

4.1.3.6 HPE harus selalu dimutakhirkan.

4.1.3.7 HPS disusun wajib memperhitungkan:

a. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan bea masuk sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

b. Risiko, Overhead Cost dan Keuntungan (ROK) yang wajar bagi Penyedia

Barang/Jasa, sesuai dengan tingkat kesulitan pekerjaan yang dilakukan

dan besarnya risiko, yang besarnya maksimum 10% (sepuluh persen),

kecuali ditentukan lain oleh Penguna Barang/Jasa berdasarkan

rekomendasi Value for Money Committee.

c. Dalam hal HPE sudah memperhitungkan ROK, maka HPS tidak lagi

memasukan unsur ROK.

d. HPS tidak boleh memasukan biaya tak terduga (contingency), biaya lain-

Page 93: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

32

lain dan Pajak Penghasilan (PPh).

4.1.3.8 Nilai HPS maksimal sama dengan pagu anggaran dalam RKAP.

4.1.3.9 Dalam menyusun HPS untuk Pekerjaan Jasa Konsultansi, Pejabat Pelaksana

Pengadaan wajib:

a. Mempelajari dan memahami Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Terms of

Reference (TOR) termasuk syarat Perjanjian/Kontrak

b. Mempelajari dan mengumpulkan informasi/data-data mengenai kondisi

lapangan.

c. Mempelajari program dan jadwal pelaksanaan pekerjaan.

d. Menetapkan jumlah kualifikasi tenaga ahli, tenaga teknis serta tenaga

pendukung lainnya termasuk jadwal penugasan masing-masing personil,

fasilitas/peralatan yang diperlukan dan lain-lain.

e. Mempelajari dan mempertimbangkan ketentuan-ketentuan yang

dikeluarkan oleh Instansi yang berwenang.

f. Menghitung Biaya Langsung Personil (remuneration) dan Biaya Langsung

Non Personil (direct cost) :

1) Biaya Langsung Personil meliputi pembayaran, teknisi dan

tenaga penunjang. Biaya langsung personil bagi masing-masing

tenaga ahli dihitung berdasarkan satuan waktu tertentu (bulan,

minggu, hari, jam) dikaitkan dengan rate yang berdasarkan harga

pasar dan/atau berdasarkan gaji dasar dan/atau

Perjanjian/Kontrak yang lalu/sedang berjalan sesuai dengan

tahun pengalaman profesional yang ditetapkan dalam KAK/TOR,

dan

2) Biaya Langsung Non Personil meliputi segala biaya yang

langsung berkaitan menunjang pelaksanaan tugas konsultan,

antara lain pengadaan/sewa kantor, sewa kendaraan, sewa

rumah, biaya perjalanan dinas, biaya pelaporan, biaya

komunikasi dan lain-lain, dengan mengacu kepada rate/tarif

harga pasar setempat dan/atau tarif/harga satuan

Perjanjian/Kontrak yang lalu/sedang berjalan.

g. Menghitung harga total pekerjaan termasuk PPN sesuai dengan ketentuan

yang berlaku.

Page 94: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

33

4.2 Metode Pengadaan Barang/Jasa

4.2.1 Pelelangan Terbatas

4.2.1.1 Pelelangan Terbatas dilakukan dengan mengundang Penyedia Barang/Jasa yang

terdapat dalam DPT.

4.2.1.2 Pelelangan Terbatas dapat berupa pelelangan internasional, nasional, dan lokal.

4.2.1.3 Pelelangan Terbatas dengan DPT merupakan strategi utama Pengadaan

Barang/Jasa.

4.2.1.4 Tahapan Pelelangan Terbatas:

a. Undangan.

b. Pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.

c. Pemberian Penjelasan.

d. Pemasukan Dokumen Penawaran.

e. Pembukaan Dokumen Penawaran.

f. Evaluasi Dokumen Penawaran.

g. Klarifikasi dan Negosiasi.

h. Usulan penetapan pemenang.

i. Penetapan Pemenang.

j. Pengumuman Pemenang.

k. Sanggah.

l. Jawaban Sanggah (apabila ada).

m. Sanggah Banding (apabila ada).

n. Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).

o. Penunjukan Pemenang.

p. Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.

q. Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).

r. Perjanjian/Kontrak.

4.2.2 Pelelangan Terbuka

4.2.2.1 Pelelangan Terbuka dilakukan dengan cara mengundang Penyedia Barang/Jasa,

yang diumumkan secara luas guna memberi kesempatan kepada Penyedia

Barang/Jasa yang memenuhi kualifikasi melalui proses prakualifikasi maupun

pascakualifikasi, untuk mengikuti pelelangan.

Page 95: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

34

4.2.2.2 Pelelangan Terbuka dapat berupa pelelangan internasional, nasional, dan lokal.

4.2.2.3 Tahapan Pelelangan Terbuka:

a. Metode Pelelangan Terbuka Dengan Prakualifikasi:

1) Pengumuman dan undangan kualifikasi.

2) Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kualifikasi.

3) Pemasukan dan evaluasi Dokumen Kualifikasi.

4) Pembuktian Kualifikasi.

5) Penetapan hasil kualifikasi.

6) Pengumuman hasil kualifikasi.

7) Sanggahan kualifikasi.

8) Daftar Calon Penyedia yang lulus kualifikasi

9) Undangan Calon Penyedia Barang/Jasa yang lulus kualifikasi.

10) Pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.

11) Pemberian Penjelasan.

12) Pemasukan Dokumen Penawaran.

13) Pembukaan Dokumen Penawaran

14) Evaluasi Dokumen Penawaran.

15) Klarifikasi dan Negosiasi.

16) Usulan penetapan pemenang.

17) Penetapan Pemenang.

18) Pengumuman Pemenang.

19) Sanggah.

20) Jawaban Sanggah (apabila ada).

21) Sanggah Banding (apabila ada).

22) Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).

23) Penunjukan Pemenang.

24) Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.

25) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).

26) Perjanjian/Kontrak.

b. Metode Pelelangan Terbuka Dengan Pascakualifikasi:

1) Pengumuman pelelangan.

2) Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.

Page 96: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

35

3) Pemberian Penjelasan.

4) Pemasukan Dokumen Penawaran.

5) Pembukaan Dokumen Penawaran.

6) Evaluasi Dokumen Penawaran.

7) Pembuktian Kualifikasi.

8) Klarifikasi dan Negosiasi.

9) Usulan penetapan pemenang.

10) Penetapan Pemenang.

11) Pengumuman Pemenang.

12) Sanggah.

13) Jawaban Sanggah (apabila ada).

14) Sanggah Banding (apabila ada).

15) Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).

16) Penunjukan Pemenang.

17) Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.

18) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).

19) Perjanjian/Kontrak.

4.2.3 Pengecualian Dari Kompetisi

4.2.3.1 Penunjukan Langsung

a. Penunjukan Langsung dilakukan secara langsung dengan menunjuk satu

Penyedia Barang/Jasa, berdasarkan Riset Pasar, Due Diligence atau dari

DPT.

b. Penunjukan Langsung Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa lainnya

dapat dilakukan dalam hal:

1) Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya yang akan diadakan bersifat

spesifik hanya dapat dilaksanakan dengan penggunaan teknologi

khusus/pemegang Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI) dan/atau

hanya ada satu Penyedia Barang/Jasa (agen tunggal) yang

mampu melaksanakan dan/atau mengaplikasikannya, yaitu

pabrikan, atau agen tunggal pabrikan dan tidak boleh melalui

pedagang perantara (broker)/distributor;

2) Pengadaan barang spesifik yang tak dapat digantikan oleh produk

lain atau tidak kompatibel. Pengadaan barang spesifik harus

memenuhi syarat sebagai berikut : Penyedia Barang/Jasa harus

Page 97: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

36

merupakan pabrikan (engine maker dan/atau primary

manufacture) atau agen tunggal pabrikan dan tidak boleh melalui

pedagang perantara (broker)/distributor;

3) Pekerjaan Keadaan Darurat (Emergency)/urgent/mendesak

dan/atau pemberian bantuan untuk Bencana Alam dan/atau untuk

Corporate Social Responsibility (CSR);

4) Pemeliharaan unit pembangkit dalam bentuk jangka

panjang/LTSA (Long Term Service/Supply Agreement), dapat

termasuk pengadaan suku cadang dan/atau suku cadang spesifik

langsung dari Pabrikan;

5) Barang/Jasa Konstruksi/Jasa lainnya lanjutan yang secara teknis

merupakan satu kesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-

pecah dari pekerjaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya;

6) Penunjukan berulang (repeat order) dilakukan dalam hal:

a) Penyedia Barang/Jasa yang telah memenangkan

Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka terhadap barang

yang secara terus menerus dibutuhkan sepanjang harga

yang ditawarkan menguntungkan dengan kualitas barang

sama atau lebih baik dan dilengkapi dengan kajian yang

disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa;

b) Penyedia Barang/Jasa yang telah memenangkan

Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka terhadap jasa

lainnya yang secara terus menerus dibutuhkan sepanjang

harga yang ditawarkan menguntungkan dengan kualitas

jasa sama atau lebih baik dan dilengkapi dengan kajian

yang disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, hanya dapat

dilakukan sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut; atau

c)

Penyedia Barang/Jasa yang telah memenangkan

Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka dan

Perjanjian/Kontraknya Jangka Panjang, terhadap jasa

lainnya yang terus menerus dibutuhkan sepanjang harga

yang ditawarkan menguntungkan dengan kualitas jasa

sama atau lebih baik dan dilengkapi dengan kajian yang

disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa, dapat dilakukan1

(satu) kali dengan jangka waktu maksimal sama dengan

Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang sebelumnya.

Page 98: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

37

7) Penyedia Barang/Jasa adalah Anak Perusahaan PLN atau

Perusahaan Terafiliasi PLN yang memiliki kekhususan bidang

usaha dengan tujuan sebagai berikut :

a) Untuk mengamankan pasokan bahan bakar maksimal 20%

(dua puluh persen) dari total kebutuhan;

b) Untuk menjaga keandalan sistem operasi pemeliharaan

pembangkit, transmisi dan distribusi;

c) Untuk pengamanan penyediaan ketenagalistrikan;

d) Untuk mengoptimalkan pemanfaatan aset ketenagalistrikan

untuk kepentingan telekomunikasi, multimedia dan

informasi;

e) Untuk pengamanan layanan jasa engineering untuk

optimalisasi investasi dan operasi sistem ketenagalistrikan

dengan batas maksimal 50% (lima puluh persen) dari total

kebutuhan dalam 1 (satu) tahun anggaran;

f) Untuk pengamanan jasa transportasi bahan bakar; atau

g) Untuk pengamanan pendapatan;

8) Penyedia Barang/Jasa adalah BUMN (termasuk unit kerja BUMN),

Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN atau Perusahaan

Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN, sepanjang barang

dan/atau jasa dimaksud adalah merupakan produk atau layanan

BUMN, Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN,

Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN,

dan/atau usaha kecil dan mikro, sepanjang kualitas, harga, dan

tujuannya dapat dipertanggungjawabkan serta dimungkinkan

dalam peraturan sektoral;

9) Penunjukan Langsung kepada Penyedia Barang/Jasa

sebagaimana dimaksud pada angka 4.2.3.1 huruf b angka 8),

diprioritaskan kepada Anak Perusahaan PLN atau Perusahaan

Terafiliasi PLN; atau

10) Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai

diatas 500 juta rupiah akan ditetapkan oleh Direksi dengan terlebih

dahulu mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris.

Page 99: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

38

11) Mengunakan hasil Market Sounding (validasi dan klarifikasi)

terhadap perusahaan/pabrikan/manufacture; atau

Perusahaan/pabrikan/manufacture yang mempunyai reputasi baik

yang dibuktikan dengan pengalaman dan dokumen pendukung.

c. Apabila terdapat kondisi yang belum diatur pada angka 4.2.3.1 huruf b

diatas harus melalui persetujuan Direksi terlebih dahulu.

d. Penunjukan Langsung Jasa Konsultansi dapat dilakukan dalam

hal:

1) Jasa yang akan diadakan bersifat spesifik hanya dapat

dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus/pemegang

Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI) dan/atau hanya ada 1 (satu)

Calon Penyedia Jasa Konsultansi yang mampu

mengaplikasikannya;

2) Pekerjaan Keadaan Darurat (emergency)/ urgent/mendesak;

3) Pengadaan jasa hukum terdiri dari:

a) Konsultansi hukum untuk operasional bisnis PLN Batam,

termasuk tetapi tidak terbatas pada konsultansi untuk

perundingan Perjanjian/Kontrak, penyusunan atau

pelaksanaan peraturan perusahaan maupun peraturan

perundang-undangan.

b) Bantuan hukum oleh advokat/lawyer dalam rangka

membela/melindungi hak-hak hukum dan kepentingan

hukum PLN Batam (termasuk didalamnya hak-hak hukum

dan kepentingan hukum Direksi/Mantan Direksi,

Dekom/Mantan Dekom atau Pegawai/Pensiunan yang

semata-mata menjalankan tugas dan/atau tindakan untuk

kepentingan PLN Batam) terkait masalah hukum yang

dialami PLN Batam, termasuk tetapi tidak terbatas pada

hukum Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara, Persaingan

Usaha, Hubungan Industrial, Arbitrase, Sengketa

Konsumen.

4) Pekerjaan penelitian/studi/pemrosesan data/gabungan ketiga

kegiatan tersebut (contoh: Amdal) yang dilakukan oleh Lembaga

Perguruan Tinggi Negeri, Lembaga Afiliasi Perguruan Tinggi

Negeri dan Lembaga Pemerintah;

Page 100: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

39

5) Penasehat ahli Direksi yang melakukan suatu bidang pekerjaan

yang bersifat khusus seperti penasehat hukum korporat,

accounting, pajak atau bidang khusus lainnya yang ditentukan

oleh Direksi;

6) Penunjukan berulang (repeat order) terhadap Penyedia Jasa

konsultansi non konstruksi yang telah memenangkan Pelelangan

Terbatas/Pelelangan Terbuka sepanjang harga yang ditawarkan

menguntungkan dengan kualitas jasa sama atau lebih baik dan

dilengkapi dengan kajian yang disahkan oleh Pengguna

Barang/Jasa;

7) Jasa lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang

sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah

dilaksanakan sebelumnya;

8) Penyedia jasa adalah BUMN (termasuk unit kerja BUMN), Anak

Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN, atau Perusahaan

Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN, sepanjang barang

dan/atau jasa dimaksud adalah merupakan produk atau layanan

dari BUMN, Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN,

Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN,

dan/atau usaha kecil dan mikro, dan sepanjang kualitas, harga,

dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan serta dimungkinkan

dalam peraturan sektoral;

9) Penunjukan langsung sebagaimana dimaksud pada angka 4.2.3.1

huruf d angka 8), diprioritaskan kepada Anak Perusahaan PLN

atau Perusahaan Terafiliasi PLN; atau

10) Pengadaan Jasa Konsultansi dengan nilai diatas 500 juta rupiah

akan ditetapkan oleh Direksi dengan terlebih dahulu mendapatkan

persetujuan Dewan Komisaris.

e. Apabila terdapat kondisi yang belum diatur pada angka 4.2.3.1 huruf d

diatas harus melalui persetujuan Direksi terlebih dahulu.

f. Pihak yang memberikan jasa konsultansi tidak boleh terlibat menjadi

pelaksana dari pekerjaan yang menjadi obyek konsultansi.

g. Tahapan Penunjukkan Langsung:

1) Undangan kepada Penyedia Barang/Jasa yang akan ditunjuk

disertai dengan Dokumen Pelelangan/RKS.

Page 101: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

40

2) Dalam hal Penyedia Barang/Jasa yang diundang tidak masuk

DPT, maka Penyedia Barang/Jasa menyampaikan Dokumen

Kualifikasi kepada Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk dilakukan

evaluasi.

3) Pemberian penjelasan.

4) Pemasukan Dokumen Penawaran secara langsung dalam 1 (satu)

sampul.

5) Pembukaan Dokumen Penawaran.

6) Melakukan evaluasi penawaran meliputi klarifikasi dan negosiasi

teknis dan harga, yang dituangkan dalam Berita Acara Evaluasi.

7) Penetapan Penyedia Barang/Jasa.

8) Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).

9) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).

10) Perjanjian/Kontrak.

h. Tahapan Penunjukan Langsung Untuk Pekerjaan Dalam Keadaan Darurat/

urgent/mendesak

1) Pengguna Barang/Jasa dapat menerbitkan Surat Perintah Mulai

Kerja (SPMK), setelah ada pernyataan keadaan darurat dari

Pengguna Barang/Jasa.

2) Opname pekerjaan di lapangan dilakukan bersama antara

Pengguna Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa, sementara

proses dan administrasi pengadaan dapat dilakukan secara

simultan.

3) Perhitungan biaya Perjanjian/Kontrak berdasarkan harga satuan

sejenis dari Perjanjian/Kontrak yang ada dan perkiraan volume

dari pekerjaan yang akan dilaksanakan.

4) Perjanjian/Kontrak

4.2.3.2 Pengadaan Langsung

a. Pengadaan Langsung yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang ada di

pasaran untuk memenuhi kebutuhan operasional yang diyakini bahwa

harga tersebut merupakan hasil persaingan di pasar, berteknologi

Page 102: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

41

sederhana dan berisiko kecil dengan nilai maksimal Rp 300.000.000,00

(tiga ratus juta rupiah)

b. Pengadaan Langsung untuk barang/jasa yang bernilai sampai dengan

Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dapat dibuktikan dengan

kuitansi, dan di atas Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) harus

dengan SPK/SPB/SPBPL.

c. Dalam menetapkan Penyedia Barang/Jasa, Pejabat Pelaksana

Pengadaan telah mempunyai data pembanding, baik teknis maupun

harga.

d. Tahapan Pengadaan Langsung

1) Pejabat Pelaksana Pengadaan mendeskripsikan tipe/jenis/

spesifikasi dari barang/jasa yang akan diadakan.

2) Pejabat Pelaksana Pengadaan meyakini bahwa anggaran

Pengadaan Langsung telah tersedia.

3) Pejabat Pelaksana Pengadaan menetapkan Penyedia

Barang/Jasa yang diyakini harga barang/jasa kompetitif.

4) Untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK, Pejabat

Pelaksana Pengadaan menyiapkan SPK untuk ditandatangani

oleh Pengguna Barang/Jasa.

4.2.3.3 Penunjukan Langsung dengan metode Open Book

a. Pengadaan dengan pola Open Book dilakukan dengan tujuan untuk

mendapatkan harga yang kompetitif tanpa melalui proses Pelelangan

Terbatas/Pelelangan Terbuka, dengan tetap menjaga kualitas/mutu dan

memenuhi ketepatan waktu pengadaan di lingkungan PT PLN Batam.

b. Pengadaan melalui sistem Open Book dapat dilakukan dalam hal:

1) Pengadaan barang/jasa yang bernilai tinggi dan termasuk kategori

Strategis yang ditentukan oleh Value for Money Committee;

2) Terhadap pabrikan dalam negeri terseleksi dengan mutu dan

spesifikasi sesuai persyaratan yang ditetapkan Pengguna

Barang/Jasa;

3) Apabila tidak terdapat pabrikan dalam negeri sesuai butir 2) di

atas, maka dapat dilakukan terhadap pabrikan luar negeri.

c. Pengadaan dengan metode Open Book dilakukan dengan tahapan:

Page 103: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

42

1) Pejabat Perencana Pengadaan menyiapkan Dokumen Pengadaan

Open Book untuk ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

2) Pejabat Perencana Pengadaan menyampaikan surat kepada

Calon Penyedia Barang/Jasa perihal Pernyataan Berminat (Letter

of Interest).

3) Pejabat Perencana Pengadaan mengusulkan Calon Penyedia

Barang/Jasa untuk ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

4) Pejabat Perencana Pengadaan menyusun Perjanjian Kerahasiaan

(Non Disclosure Agreement), untuk ditandatangani oleh Pengguna

Barang/Jasa dan Calon Penyedia Barang/Jasa yang membuat

Pernyataan Berminat.

5) Pejabat Pelaksana Pengadaan menyampaikan Dokumen

Pengadaan Open Book kepada Calon Penyedia Barang/Jasa.

6) Calon Penyedia Barang/Jasa menyampaikan penawaran yang

berisi sekurang-kurangnya spesifikasi teknis dan struktur biaya

produksi faktual (biaya langsung maupun tidak langsung) kepada

Pejabat Pelaksana Pengadaan.

7) Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan klarifikasi, negosiasi

biaya dan strategi alokasi:

a) Melakukan analisa spesifikasi teknis dan struktur biaya

produksi faktual dari Calon Penyedia Barang/Jasa.

b) Melakukan evaluasi dan negosiasi harga terhadap

proposal penawaran yang diterima dari calon Penyedia

Barang/Jasa.

c) Menyusun strategi alokasi dari hasil negosiasi harga

dengan Penyedia Barang/Jasa.

d) Mengajukan persetujuan kepada Pengguna Barang/Jasa

atas hasil negosiasi dan strategi alokasi.

8) Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Barang/Jasa dan

Penandatanganan Kontrak/Perjanjian

a) Menyiapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa

Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LOI) kepada

Penyedia Barang/Jasa oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.

Page 104: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

43

b) Menyiapkan Perjanjian/Kontrak oleh Pejabat Pelaksana

Pengadaan bekerjasama dengan Wakil Pengguna

Barang/Jasa.

c) Penandatanganan Kontrak/Perjanjian dilakukan oleh

Pengguna Barang/jasa dan Penyedia Barang/Jasa.

9) Pengawasan Kontrak/Perjanjian

a) Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan

Perjanjian/Kontrak oleh Direksi Pekerjaan.

b) Direksi Pekerjaan dapat menugaskan petugas yang

kompeten untuk melakukan pengawasan selama proses

produksi untuk menjamin terjaganya mutu sesuai dengan

spesifikasi yang telah ditentukan.

c) Dalam hal terjadi ketidaksesuaian spesifikasi baik selama

proses produksi maupun selama proses serah terima

barang, maka Penyedia Barang/Jasa harus memperbaiki

atau mengganti barang/jasa, sesuai dengan spesifikasi

yang telah ditentukan.

d) Perbaikan atau penggantian barang sebagaimana butir c)

tersebut tidak menghilangkan kewajiban Penyedia

Barang/Jasa untuk menepati jadwal penyerahan barang

yang telah ditetapkan, termasuk apabila terjadi

keterlambatan penyerahan barang maka Penyedia

Barang/Jasa akan dikenakan denda keterlambatan.

4.2.4 Seleksi Terbatas

4.2.4.1 Seleksi Terbatas dilakukan dengan mengundang Penyedia Jasa konsultansi

yang terdapat dalam DPT.

4.2.4.2 Seleksi Terbatas dapat berupa Seleksi internasional, nasional, dan lokal.

4.2.4.3 Seleksi Terbatas dengan DPT merupakan strategi utama Pengadaan Jasa

konsultansi.

4.2.4.4 Tahapan Seleksi Terbatas:

a. Undangan.

Page 105: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

44

b. Pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.

c. Pemberian Penjelasan.

d. Pemasukan Dokumen Penawaran.

e. Pembukaan Dokumen Penawaran.

f. Evaluasi Dokumen Penawaran.

g. Klarifikasi dan Negosiasi.

h. Usulan penetapan pemenang.

i. Penetapan Pemenang.

j. Pengumuman Pemenang.

k. Sanggah.

l. Jawaban Sanggah (apabila ada).

m. Sanggah Banding (apabila ada).

n. Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).

o. Penunjukan Pemenang.

p. Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.

q. Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).

r. Perjanjian/Kontrak.

4.2.5 Seleksi Terbuka

4.2.5.1 Seleksi Terbuka dilakukan dengan cara mengundang Penyedia Jasa konsultansi,

yang diumumkan secara luas guna memberi kesempatan kepada Penyedia Jasa

konsultansi yang memenuhi kualifikasi melalui proses prakualifikasi maupun

pascakualifikasi, untuk mengikuti Seleksi.

4.2.5.2 Seleksi Terbuka dapat berupa Seleksi internasional, nasional, dan lokal.

4.2.5.3 Tahapan Seleksi Terbuka:

a. Metode Seleksi Terbuka Dengan Prakualifikasi:

1) Pengumuman dan undangan kualifikasi.

2) Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kualifikasi.

Page 106: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

45

3) Pemasukan dan evaluasi Dokumen Kualifikasi.

4) Pembuktian Kualifikasi.

5) Penetapan hasil kualifikasi.

6) Pengumuman hasil kualifikasi.

7) Sanggahan kualifikasi.

8) Daftar Calon Penyedia yang lulus kualifikasi

9) Undangan Calon Penyedia Jasa konsultansi yang lulus kualifikasi.

10) Pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.

11) Pemberian Penjelasan.

12) Pemasukan Dokumen Penawaran.

13) Pembukaan Dokumen Penawaran

14) Evaluasi Dokumen Penawaran.

15) Klarifikasi dan Negosiasi.

16) Usulan penetapan pemenang.

17) Penetapan Pemenang.

18) Pengumuman Pemenang.

19) Sanggah.

20) Jawaban Sanggah (apabila ada).

21) Sanggah Banding (apabila ada).

22) Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).

23) Penunjukan Pemenang.

24) Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.

25) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).

26) Perjanjian/Kontrak.

b. Metode Seleksi Terbuka Dengan Pascakualifikasi:

1) Pengumuman Seleksi.

2) Pendaftaran dan pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.

Page 107: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

46

3) Pemberian Penjelasan.

4) Pemasukan Dokumen Penawaran.

5) Pembukaan Dokumen Penawaran.

6) Evaluasi Dokumen Penawaran.

7) Pembuktian Kualifikasi.

8) Klarifikasi dan Negosiasi.

9) Usulan penetapan pemenang.

10) Penetapan Pemenang.

11) Pengumuman Pemenang.

12) Sanggah.

13) Jawaban Sanggah (apabila ada).

14) Sanggah Banding (apabila ada).

15) Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).

16) Penunjukan Pemenang.

17) Contract Discussed Agreement (CDA), bila diperlukan.

18) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).

19) Perjanjian/Kontrak.

4.3 Joint Procurement

4.3.1 Joint Procurement dilakukan dengan Metode Pelelangan Terbatas atau Pelelangan

Terbuka, dilaksanakan oleh 1 (satu) Pengguna Barang/Jasa yang mewakili beberapa

Pengguna Barang/Jasa lainnya.

4.3.2 Proses pelaksanaan Joint Procurement dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :

4.3.2.1 Beberapa Pengguna Barang/Jasa menunjuk salah satu Pengguna Barang/Jasa

untuk mewakili Pengguna Barang/Jasa lainnya dalam melaksanakan proses Joint

Procurement.

4.3.2.2 Pengguna Barang/Jasa yang mewakili tersebut menunjuk Pejabat Perencana

Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk melaksanakan proses Joint

Procurement.

Page 108: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

47

4.3.2.3 Pengguna Barang/Jasa yang mewakili menerbitkan Perjanjian/Kontrak dengan

Penyedia Barang/Jasa.

4.3.2.4 Pengguna Barang/Jasa yang mewakili menyampaikan Perjanjian/Kontrak kepada

Pengguna Barang/Jasa lainnya yang terwakili untuk selanjutnya ditindaklanjuti

dengan penerbitan Surat Pesanan Barang/Jasa (SPBJ

4.4 Metode Penawaran

4.4.1 Request for Quotations (RFQ)

RFQ digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat kecil atau Rutin, dengan

spesifikasi yang mudah ditemui di pasar.

4.4.2 Invitation to Bid (ITB)

ITB dapat digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang termasuk kategori Leverage atau

Critical/Bottleneck, dimana spesifikasi, kualitas dan kuantitasnya dapat dibuat secara jelas

dan lengkap, serta penunjukan pemenang dilakukan berdasarkan penawaran biaya

terendah, sepanjang secara kualitas, kuantitas, waktu, tempat, Tingkat Kandungan Dalam

Negeri (TKDN), telah memenuhi persyaratan.

4.4.3 Request for Proposals (RFP)

RFP digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang termasuk kategori Strategis (seperti

pembangkit IPP/EPC) atau jasa konsultansi atau pekerjaan yang memerlukan inovasi serta

keahlian tertentu.

4.5 Jangka Waktu Pengadaan Barang/Jasa

4.5.1 Perencanaan dan penyusunan jangka waktu pengadaan barang/jasa harus memperhatikan

dan menyesuaikan waktu kebutuhan barang/jasa, sehingga penyerahan barang/jasa sesuai

yang direncanakan.

4.5.2 Jangka waktu pelaksanaan untuk setiap tahapan proses pengadaan barang/jasa

menyesuaikan dengan kompleksitas pengadaan barang/jasa.

4.5.3 Penayangan Pengumuman sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja di papan pengumuman

dan/atau portal e-Procurement PLN, kecuali yang dilaksanakan melalui surat kabar minimal

dilakukan 1 (satu) kali (untuk Pelelangan Terbuka).

4.5.4 Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Kualifikasi/Dokumen Pelelangan/RKS sejak

tanggal pengumuman sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan

Dokumen Aplikasi Kualifikasi/Dokumen Penawaran.

Page 109: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

48

4.5.5 Masa Sanggah diberikan selama 3 (tiga) hari kerja sejak pengumuman/pemberitahuan

pemenang.

4.5.6 Jawaban atas sanggahan dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja sejak diterimanya sanggahan.

4.5.7 Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) diterbitkan setelah pengumuman

pemberitahuan penetapan pemenang pengadaan apabila tidak ada sanggahan, atau

setelah sanggahan dijawab.

4.5.8 Penandatanganan Perjanjian/Kontrak dilakukan setelah diterbitkan Surat Penunjukan

Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dan Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan

pelaksanaan sesuai ketentuan mengenai jaminan pelaksanaan dalam Edaran ini.

4.6 Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

4.6.1 Tahapan Persiapan Pengadaan.

4.6.1.1 Pejabat Pelaksana Pengadaan mendapat penugasan dari Atasan Langsung

untuk melakukan proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan menerima

Dokumen Pelelangan/RKS dan HPE.

4.6.1.2 Berdasarkan penugasan, Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan:

a. Menganalisa Dokumen Pelelangan/RKS terhadap lingkup pengadaan

barang/jasa yang akan dilakukan dan dapat dibantu oleh Pengguna

Barang/Jasa atau Wakil Pengguna Barang/Jasa dan Pejabat Perencana

Pengadaan.

b. Pembuatan HPS dapat dibantu oleh Pengguna Barang/Jasa atau Wakil

Pengguna Barang/Jasa dan Pejabat Perencana Pengadaan.

4.6.1.3 Pejabat Pelaksana Pengadaan menyampaikan HPS kepada Atasan Langsung

untuk disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

4.6.2 Undangan Pelelangan/Pengumuman

Pejabat Pelaksana Pengadaan harus mengundang untuk Pelelangan Terbatas/ seleksi

terbatas/ seleksi terbuka atau mengumumkan Pelelangan Terbuka.

4.6.3 Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Pelelangan

Pendaftaran Calon Penyedia Barang/Jasa dan pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS

hanya dilakukan pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan oleh Pejabat Pelaksana

Pengadaan.

4.6.4 Penilaian Kualifikasi Calon Penyedia Barang/Jasa

Page 110: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

49

Penilaian kualifikasi calon Penyedia Barang/Jasa hanya dilakukan dalam hal pengadaan

melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi yang tidak memiliki DPT.

4.6.5 Penjelasan Pengadaan (Aanwijzing).

4.6.5.1 Undangan Penjelasan diberikan kepada semua Calon Penyedia Barang/Jasa

yang mendaftar.

4.6.5.2 Penjelasan Dokumen Pelelangan dilakukan di tempat dan waktu yang ditentukan,

dihadiri oleh Calon Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar atau wakilnya

berdasarkan Surat Kuasa bermaterai cukup.

4.6.5.3 Penjelasan dapat pula dilakukan secara elektronik (video

conference/teleconference).

4.6.5.4 Ketidakhadiran Calon Penyedia Barang/Jasa pada saat Penjelasan pengadaan

tidak dapat dijadikan dasar untuk menggugurkan penawaran.

Calon Penyedia Barang/Jasa yang tidak hadir pada penjelasan pengadaan

(Aanwijzing) dianggap mengetahui dan menyetujui semua hasil yang telah

ditetapkan dalam berita acara penjelasan pengadaan.

4.6.5.5 Penjelasan yang disampaikan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa pada saat

Penjelasan antara lain :

a. Cara penyampaian dan pembukaan dokumen penawaran

b. Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran

c. Metode evaluasi

d. Hal-hal yang menggugurkan penawaran.

e. Jenis Perjanjian/Kontrak yang akan digunakan.

f. Masa berlaku penawaran.

g. Nilai jaminan, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan

Jaminan.

4.6.5.6 Apabila dipandang perlu dapat dilakukan peninjauan lapangan.

4.6.5.7 Hasil penjelasan pengadaan (aanwijzing) dituangkan dalam Berita Acara

Penjelasan, ditandatangani oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan minimal 1

(satu) wakil dari Calon Penyedia Barang/Jasa yang hadir.

Page 111: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

50

4.6.5.8 Semua perubahan dalam Dokumen Pelelangan/RKS sebagai hasil penjelasan

dan atau jawaban atas pertanyaan Calon Penyedia Barang/Jasa harus

dituangkan dalam Addendum Dokumen Pelelangan/RKS sebagaimana diatur

dalam butir 4.6.6.

4.6.5.9 Berita Acara Penjelasan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Dokumen

Pelelangan dan harus disampaikan secara tertulis kepada semua Calon

Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar.

4.6.6 Addendum Dokumen Pelelangan

4.6.6.1 Sebelum batas akhir pemasukan penawaran, PLN Batam dapat melakukan

perubahan atas Dokumen Pelelangan/RKS, baik berdasarkan masukan/klarifikasi

dari Calon Penyedia Barang/Jasa atau inisiatif PLN Batam sendiri atau adanya

perubahan peraturan perundang-undangan.

4.6.6.2 Perubahan tersebut harus dituangkan dalam suatu Addendum yang merupakan

bagian tidak terpisahkan dari Dokumen Pelelangan/RKS dan harus disahkan oleh

Pengguna Barang/Jasa.

4.6.6.3 Perubahan tersebut dilakukan dengan memberi waktu yang cukup kepada Calon

Penyedia Barang/Jasa untuk menyiapkan Dokumen Penawaran

4.6.6.4 Addendum Dokumen Pelelangan/RKS harus disampaikan secara tertulis kepada

semua Calon Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar

4.6.7 Dokumen Penawaran

4.6.7.1 Dokumen Penawaran memuat persyaratan yang harus dipenuhi oleh Calon

Penyedia Barang/Jasa dalam mengikuti proses Pengadaan Barang/Jasa.

4.6.7.2 Dokumen Penawaran untuk Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa lainnya

disampaikan sesuai metode penyampaian Dokumen Penawaran dan sekurang-

kurangnya terdiri dari:

a. Surat Penawaran bermaterai cukup, bertanggal, ditandatangani oleh

yang memiliki kewenangan dan dicap.

b. Lampiran Surat Penawaran antara lain :

1) Jaminan Penawaran asli.

2) Daftar Kuantitas dan Harga.

3) Surat Kuasa (apabila diperlukan).

4) Metode Pelaksanaan (apabila dipersyaratkan).

5) Jadwal waktu pelaksanaan.

Page 112: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

51

6) Daftar peralatan (apabila dipersyaratkan).

7) Daftar personil (apabila dipersyaratkan).

8) Analisis harga satuan (apabila dipersyaratkan).

9) Lampiran lain yang ditentukan dalam Dokumen Pelelangan.

10) Bukti Penerimaan Addendum Dokumen Pelelangan/RKS (apabila

ada).

4.6.7.3 Dokumen Penawaran untuk Pengadaan Jasa Konsultansi disampaikan sesuai

metode penyampaian Dokumen Penawaran sekurang-kurangnya terdiri dari:

a. Surat Penawaran bermaterai cukup, bertanggal, ditandatangani oleh

yang memiliki kewenangan dan dicap.

b. Lampiran Surat Penawaran antara lain:

1) Surat Kuasa (apabila diperlukan).

2) Metode Pelaksanaan.

3) Jadwal waktu pelaksanaan.

4) Daftar personil dan pengalamannya

5) Daftar Biaya Langsung Personil (Remunerasi) dan Biaya

langsung non personil (Direct Cost).

6) Analisis harga satuan (apabila dipersyaratkan).

7) Lampiran lain yang ditentukan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.

4.6.8 Metode Penyampaian Dokumen Penawaran

4.6.8.1 Satu Tahap Satu Sampul

a. Metode Satu Tahap Satu Sampul digunakan dalam hal Pengadaan

Barang/Jasa bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya bersifat

standar dan jelas.

b. Cara penyampaian penawaran adalah sebagai berikut:

1) Penawaran administrasi, teknis dan harga disampaikan secara

bersamaan dalam satu sampul.

2) Pada sampul dicantumkan alamat Pejabat Pelaksana Pengadaan

sesuai yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS dan

nama paket pekerjaan.

3) Harga penawaran dalam Dokumen Penawaran dicantumkan

Page 113: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

52

dengan jelas dalam angka dan huruf.

4) Penawaran bersifat rahasia.

5) Jika disampaikan secara langsung, maka penawaran harus

dimasukkan oleh Calon Penyedia Barang/Jasa yang

bersangkutan ke dalam tempat yang telah disediakan oleh

Pejabat Pelaksana Pengadaan.

6) Jika Dokumen Penawaran disampaikan melalui pos atau jasa

pengiriman, Pejabat Pelaksana Pengadaan mencatat tanggal dan

jam penerimaannya.

7) Dokumen Penawaran yang diterima setelah batas akhir

pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada Calon

Penyedia Barang/Jasa untuk diambil kembali.

4.6.8.2 Satu Tahap Dua Sampul

a. Metode Satu Tahap Dua Sampul digunakan dalam hal Pengadaan

Barang/Jasa yang memerlukan penilaian yang terpisah antara

persyaratan teknis dan harga penawaran.

b. Cara penyampaian Penawaran adalah sebagai berikut:

1) Calon Penyedia Barang/Jasa mengajukan penawaran yang

dimasukkan ke dalam dua sampul dan diserahkan secara

bersamaan.

2) Sampul Satu berisi kelengkapan data administrasi dan teknis

serta Jaminan Penawaran asli yang dipersyaratkan, dan pada

sampulnya ditulis “Data Administrasi dan Teknis“.

3) Sampul Dua berisi data penawaran harga dan pada sampulnya

ditulis “Penawaran Harga”.

4) Sampul Satu dan Sampul Dua diatas dimasukkan ke dalam satu

Sampul Penutup.

5) Sampul Penutup mencantumkan alamat Pejabat Pelaksana

Pengadaan sesuai yang ditetapkan dalam Dokumen

Pelelangan/RKS dan nama paket pekerjaan.

6) Harga penawaran dalam Dokumen Penawaran dicantumkan

dengan jelas dalam angka dan huruf.

Page 114: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

53

7) Penawaran bersifat rahasia dan dimasukkan oleh Calon Penyedia

Barang/Jasa yang bersangkutan ke dalam tempat yang telah

disediakan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.

8) Dokumen Penawaran wajib disampaikan pada waktu yang telah

ditentukan.

9) Dalam hal Dokumen Penawaran diterima melalui pos atau jasa

pengiriman, pada Sampul luarnya diberi catatan tanggal dan jam

penerimaan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan

10) Dokumen Penawaran yang diterima setelah batas akhir

pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada Calon

Penyedia Barang/Jasa untuk diambil kembali.

4.6.8.3 Dua Tahap

a. Metode Dua Tahap digunakan dalam hal Pengadaan Barang/Jasa

bersifat kompleks yang memerlukan penyetaraan penawaran teknis

sebelum dilakukan penilaian harga.

b. Cara penyampaian penawaran adalah sebagai berikut:

1) Penyampaian penawaran administrasi dan teknis dimasukkan

dalam sampul tertutup Tahap Satu, sedangkan penawaran harga

dimasukkan dalam sampul tertutup Tahap Dua.

2) Penyampaian penawaran dilakukan dalam 2 (dua) tahap secara

terpisah dan dalam waktu yang berbeda.

3) Penyampaian penawaran Tahap Dua dilakukan setelah

penawaran Tahap Satu dinyatakan lulus.

4) Penawaran Tahap Satu berisi kelengkapan data administrasi dan

teknis serta Jaminan Penawaran asli yang disyaratkan, dan pada

sampulnya dicantumkan alamat Pejabat Pelaksana Pengadaan

dan ditulis “Dokumen Penawaran Tahap Satu”.

5) Penawaran Tahap Dua berisi penawaran harga dan dilampiri

rincian analisis biaya, dan syarat lainnya. Harga penawaran

dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf.

6) Dalam hal Calon Penyedia Barang/Jasa yang telah lulus Tahap

Satu tidak memasukkan Dokumen Penawaran Tahap Dua atau

terlambat memasukkan Dokumen Penawaran Tahap Dua pada

Page 115: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

54

waktu yang telah ditentukan, maka Jaminan Penawaran dicairkan

dan menjadi milik PLN Batam.

7) Dalam hal Dokumen Penawaran diterima melalui pos atau jasa

pengiriman, Pejabat Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa memberi

catatan tanggal dan jam penerimaan pada sampul luarnya.

8) Dokumen Penawaran yang diterima setelah batas akhir

pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada Calon

Penyedia Barang/Jasa untuk diambil kembali.

4.6.9 Metode Pembukaan Dokumen Penawaran:

4.6.9.1 Pejabat Pelaksana Pengadaan meneliti isi kotak/tempat pemasukan Dokumen

Penawaran dan menghitung jumlah sampul penawaran yang masuk, kecuali

surat pengunduran diri.

4.6.9.2 Pembukaan Penawaran untuk masing-masing metode penawaran adalah

sebagai berikut:

a. Satu Tahap Satu Sampul

Pejabat Pelaksana Pengadaan membuka sampul penawaran yang berisi

penawaran administrasi, teknis dan harga.

b. Satu Tahap Dua Sampul

Pejabat Pelaksana Pengadaan membuka Sampul Satu, sedangkan

Sampul Dua disimpan dalam keadaan tertutup.

Dalam hal penawaran administrasi dan teknis (Sampul Satu) tidak lulus

evaluasi, maka Sampul Dua tidak dibuka dan dikembalikan kepada Calon

Penyedia Barang/Jasa beserta jaminan penawaran.

Pembukaan Sampul Dua dilakukan hanya kepada Penyedia Barang/Jasa

yang telah lulus evaluasi penawaran administrasi dan teknis (Sampul

Satu).

c. Dua Tahap

Tahap kedua dilakukan Pembukaan Penawaran Sampul Tahap Dua,

dilanjutkan dengan tahapan evaluasi harga.

4.6.9.3 Pembukaan penawaran dilakukan di hadapan Calon Penyedia Barang/Jasa

yang hadir serta disaksikan minimal 2 (dua) orang saksi dari wakil Calon

Penyedia Barang/Jasa, untuk selanjutnya dibacakan serta dicatat dan dijadikan

Page 116: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

55

lampiran Berita Acara Pembukaan Penawaran.

4.6.9.4 Dalam hal saksi dari wakil Calon Penyedia Barang/Jasa tidak ada, Pejabat

Pelaksana Pengadaan dapat menunjuk saksi diluar dari Pejabat Pelaksana

Pengadaan.

4.6.9.5 Perubahan penawaran dapat dilakukan sebelum batas akhir waktu pemasukan

penawaran.

4.6.9.6 Penarikan penawaran tidak dapat dilakukan setelah batas akhir waktu

pemasukan penawaran, apabila dilakukan maka Jaminan Penawaran dicairkan

dan menjadi milik PLN Batam.

4.6.9.7 Membuat Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP), yang berisikan hal-hal

dan data-data pokok yang penting termasuk informasi yang diperoleh pada saat

pembukaan penawaran.

4.6.9.8 Menandatangani BAPP bersama 2 (dua) orang saksi dari Calon Penyedia

Barang/Jasa yang hadir.

4.6.10 Jaminan Pengadaan Barang/Jasa

4.6.10.1 Jaminan Pengadaan Barang/Jasa terdiri dari :

a. Jaminan Penawaran.

b. Jaminan Pelaksanaan.

c. Jaminan Uang Muka.

4.6.10.2 Penetapan bentuk, besaran nilai dan masa berlaku Jaminan Pengadaan

Barang/Jasa ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan, dengan ketentuan sebagai

berikut:

a. Jaminan Penawaran

1) Nilai Jaminan Penawaran ditetapkan nominal minimal sebesar 1%

(satu persen) dari nilai HPE atau HPS atau dari harga penawaran,

kecuali untuk:

a) Pengadaan pembelian tenaga listrik dari Independent

Power Producer (IPP) adalah:

i Untuk Pelelangan Terbatas atau Pelelangan Terbuka

sebesar minimal 1% (satu persen) dari perkiraan nilai

transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun.

Page 117: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

56

ii Untuk Penunjukan Langsung untuk non PLTP:

(a) Minimal sebesar 1% (satu persen) dari nilai

transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun

berlaku sejak negosiasi dimulai sampai dengan

terbit Letter of Intent (LoI), dengan syarat dan

ketentuan yang disepakati bersama untuk

mencapai kesepakatan Letter of Intent (LoI).

(b) Minimal sebesar 1% (satu persen) dari nilai

transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun

berlaku sejak Letter of Intent (LoI) sampai

dengan tandatangan PPA, dengan syarat dan

ketentuan yang disepakati bersama untuk

mencapai penandatanganan PPA.

b) Pengadaan Bahan Bakar Minyak (BBM) adalah minimal

sebesar 1% (satu persen) dari estimasi nilai total kontrak

selama 1 (satu) tahun.

c) Pengadaan Batubara adalah minimal sebesar 1% (satu

persen) dari nilai estimasi pembelian selama 1 (satu) tahun.

d) Dalam keadaan khusus Pengaturan Nilai Jaminan

Penawaran, dapat ditentukan khusus oleh Direksi.

2) Masa berlaku Jaminan Penawaran sekurang-kurangnya 90

(sembilan puluh) hari kalender setelah masa berlaku penawaran

atau sejak pembukaan penawaran .

3) Jaminan Penawaran akan dikembalikan kepada Calon Penyedia

Barang/Jasa setelah dikeluarkan Surat Penunjukan Penyedia

Barang/Jasa (SPPBJ), kecuali :

a) Untuk Pemenang Pengadaan ditukar dengan Surat

Jaminan Pelaksanaan pada saat akan menandatangani

Perjanjian/Kontrak.

b) Untuk Calon Pemenang urutan kedua dan ketiga akan

dikembalikan setelah Perjanjian/Kontrak ditandatangani

oleh Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk.

4) Jaminan Penawaran tidak dipersyaratkan untuk :

a) Pengadaan Jasa Konsultansi.

Page 118: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

57

b) Pengadaan Jasa Asuransi.

c) Pengadaan dengan Metode Penunjukan Langsung kecuali

untuk Penunjukan Langsung untuk non PLTP sebagaimana

dimaksud pada butir 4.6.10.2. a 1) a) ii.

d) Nilai Pekerjaan sampai dengan Rp 300.000.000,00 (tiga

ratus juta rupiah); atau

e) Pengadaan Gas Bumi/LNG/CNG/Gas Bumi lainnya.

b. Jaminan Pelaksanaan.

1) Jaminan Pelaksanaan pada prinsipnya untuk menjamin unjuk kerja

(performance) dari Barang/Jasa yang diperjanjikan.

Jaminan Pelaksanaan harus dicantumkan didalam

Perjanjian/Kontrak.

Jaminan Pelaksanaan minimal sebesar 5% (lima persen) dari Nilai

Perjanjian/Kontrak, kecuali:

a) Pembelian Tenaga Listrik dari IPP adalah:

i. Pengadaan melalui pelelangan terbatas atau

pelelangan terbuka :

(a) Minimal sebesar 2% (dua persen) dari nilai

transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun

sejak penandatanganan Power Purchase

Agreement (PPA) sampai Financing Date.

(b) Minimal sebesar 5% (lima persen) dari nilai

transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun

sejak Financing Datesampai Commercial

Operation Date (COD) dengan maksimal

US$ 50.000.000,00 (lima puluh juta dolar

Amerika Serikat).

ii. Penunjukan Langsung Untuk PLTP:

(a) Minimal sebesar 2% (dua persen) dari nilai

transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun

untuk 1 (satu) unit Pembangkit sejak

penandatanganan Power Purchase Agreement

(PPA) sampai Effective Date.

Page 119: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

58

(b) Minimal sebesar 5% (lima persen) dari nilai

transaksi penjualan kWh selama 1 (satu) tahun

untuk 1 (satu) unit Pembangkit sejak Effective

Date sampai Commercial Operation Date

(COD)

iii. Penunjukan Langsung Untuk Non PLTP:

(a) Jaminan Pelaksanaan Tahap I berlaku sejak

tandatangan PPA sampai dengan Financing

Date, minimal sebesar 2% (dua persen) dari

nilai transaksi penjualan kWh selama 1 (satu)

tahun.

(b) Jaminan Pelaksanaan Tahap II, minimal

sebesar 5% (lima persen) dari nilai transaksi

penjualan kWh selama 1 (satu) tahun berlaku

sejak Financing Date sampai dengan

Commercial Operation Date (COD), dengan

maksimal sebesar US$ 50.000.000,00 (lima

puluh juta dolar Amerika Serikat).

b) Pengadaan BBM adalah minimal sebesar 5% (lima persen)

dari nilai kontrak selama 4 (empat) bulan.

c) Pengadaan Batu Bara minimal sebesar 5% (lima persen)

dari nilai estimasi pembelian selama 2 (dua) tahun.

d) Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang untuk barang saja atau

jasa saja selain jasa konstruksi, jasa konsultansi dan

penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada

perusahaan lain (alih daya), sebesar minimal 5% (lima

persen) dari Nilai Perjanjian/Kontrak dan dapat berkurang

secara proporsional setiap tahunnya.

e) Khusus Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang Penyerahan

Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan

Lain (Alih Daya) dikenakan Jaminan Pelaksanaan minimal

sebesar 5% (lima persen) dari nilai Perjanjian/Kontrak

pertahun.

f) Kesepakatan Harga Satuan (KHS) adalah:

i. Minimal sebesar 1% (satu persen) dari Nilai

Perjanjian/Kontrak KHS yang dikenakan pada saat

Page 120: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

59

penandatanganan Perjanjian/Kontrak KHS; dan

ii. Minimal sebesar 4% (empat persen) dari Nilai Surat

Pesanan Barang/Jasa (SPBJ) yang dikenakan pada

saat penerbitan Surat Pesanan Barang/Jasa (SPBJ).

g) Dalam keadaan khusus Pengaturan Nilai Jaminan

Pelaksanaan dapat ditentukan khusus oleh Direksi.

2) Masa berlaku Jaminan Pelaksanaan :

a) Masa berlaku Jaminan Pelaksanaan sekurang-kurangnya

sejak tanggal penandatanganan Perjanjian/Kontrak sampai

dengan 30 (tiga puluh) hari kalender setelah masa

pelaksanaan Perjanjian/Kontrak berakhir (Serah Terima

Pekerjaan Akhir atau Final Acceptance Certificate).

b) Untuk Pengadaan BBM sekurang-kurangnya sejak tanggal

penandatanganan Perjanjian/Kontrak sampai dengan 30

(tiga puluh) hari kalender setelah masa Perjanjian/Kontrak 1

(satu) tahun terlewati.

c) Untuk Pengadaan Batubara sekurang-kurangnya sejak

tanggal penandatanganan Perjanjian/Kontrak sampai

dengan 30 (tiga puluh) hari kalender setelah masa

Perjanjian/Kontrak 2 (dua) tahun terlewati.

d) Untuk Pengadaan Penyerahan Sebagian Pelaksanaan

Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain (Alih Daya) sekurang-

kurangnya sejak tanggal penandatanganan

Perjanjian/Kontrak sampai dengan 30 (tiga puluh) hari

kalender setelah masa Perjanjian/Kontrak 1 (satu) tahun

terlewati.

3) Jaminan Pelaksanaan diserahkan minimal pada saat

Perjanjian/Kontrak ditandatangani dan dapat dikembalikan setelah

Berita Acara Serah Terima Pekerjaan Akhir atau Final Acceptance

Certificate (FAC).

4) Jaminan Pelaksanaan tidak dipersyaratkan untuk :

a) Jasa Konsultansi;

b) Pengadaan Jasa Asuransi;

Page 121: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

60

c) Pembelian excess power;

d) Pekerjaan cleaning services;

e) Pekerjaan Satuan Pengamanan (Satpam);

f) Pekerjaan penyediaan transportasi (pengangkutan)

dan/atau pengemudi;

g) Penunjukan Langsung kepada Anak Perusahaan

PLN/Perusahaan Terafiliasi PLN;

h) Nilai Perjanjian/Kontrak pekerjaan sampai dengan

Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah); atau

i) Pengadaan Gas Bumi/LNG/CNG/Gas Bumi lainnya.

5) Jaminan Pelaksanaan bersifat tanpa syarat (unconditional) dan

tidak dapat dialihkan (non-transferable).

6) Jaminan Pelaksanaan dicairkan dan menjadi milik PLN Batam

apabila Penyedia Barang/Jasa melakukan wanprestasidan

dilakukan pemutusan Perjanjian/Kontrak.

c. Jaminan Uang Muka

1) Nilai Jaminan Uang Muka (apabila ada) minimal harus sama

dengan nilai uang muka yang diberikan kepada Penyedia

Barang/Jasa.

2) Masa berlaku Jaminan Uang Muka sampai dengan masa waktu

pelunasan uang muka tersebut.

3) Jaminan Uang Muka diberikan apabila sangat dibutuhkan demi

kelancaran pekerjaan dan keuangan Perusahaan memungkinkan.

4.6.10.3 Ketentuan Jaminan harus memenuhi hal-hal sebagai berikut:

a. Diterbitkan oleh Bank yang telah dinyatakan lulus oleh Direksi.

b. Format bank garansi sesuai dengan format yang diterbitkan oleh PLN

Batam.

c. Khusus untuk jaminan penawaran, dapat diterbitkan oleh Bank, Lembaga

Pembiayaan Eksport Indonesia atau Perusahaan Asuransi yang telah

dinyatakan lulus oleh Direksi.

Page 122: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

61

d. Masa berlaku jaminan tidak kurang dari jangka waktu yang ditetapkan

dalam Dokumen Pelelangan/RKS.

e. Besarnya nilai jaminan dicantumkan dalam angka dan huruf.

f. Tercantum nama Pengguna Barang/Jasa yang menerima jaminan.

g. Dalam hal masa berlaku Jaminan Penawaran diperkirakan berakhir

sebelum Pengumuman Pemenang, maka paling lambat 7 (tujuh) hari kerja

sebelum berakhirnya masa berlaku Jaminan Penawaran tersebut, Pejabat

Pelaksana Pengadaan dapat meminta Calon Penyedia Barang/Jasa untuk

memperpanjang Jaminan Penawaran. Dalam hal Calon Penyedia

Barang/Jasa tidak bersedia memperpanjang Jaminan Penawaran setelah

diminta Pejabat Pelaksana Pengadaan, maka Calon Penyedia

Barang/Jasa dianggap mengundurkan diri dan Jaminan Penawaran

dikembalikan.

h. Dalam hal Calon Penyedia Barang/Jasa yang telah diumumkan sebagai

Calon Pemenang tidak bersedia memperpanjang Jaminan Penawaran

sampai dengan penandatanganan Perjanjian/Kontrak, maka Penyedia

Barang/Jasa tersebut dianggap mengundurkan diri dan Jaminan

Penawaran dicairkan dan menjadi milik PLN Batam.

i. Dalam hal calon Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri pada masa

penawarannya masih berlaku atau sampai dengan Perjanjian/Kontrak

ditandatangani, maka Jaminan Penawaran dicairkan dan menjadi milik

PLN Batam.

j. Jaminan Pelaksanaan harus diserahkan ke Pejabat Pelaksana Pengadaan

sebelum penandatanganan Perjanjian/Kontrak, dan dalam hal Calon

Penyedia Barang/Jasa tidak bersedia menyerahkan Jaminan Pelaksanaan

sebelum penandatanganan Perjanjian/Kontrak maka Calon Penyedia

Barang/Jasa dianggap mengundurkan diri serta Jaminan Penawaran

dicairkan dan menjadi milik PLN Batam.

k. Persyaratan klaim jaminan, sesuai dengan yang tercantum didalam surat

jaminan.

4.6.11 Evaluasi Penawaran

4.6.11.1 Pelaksanaan evaluasi penawaran dilakukan oleh Pejabat Pelaksana

Pengadaan terhadap semua penawaran yang masuk, dan dapat dibantu oleh

pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal PLN Batam.

Page 123: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

62

4.6.11.2 Evaluasi penawaran meliputi evaluasi administrasi, teknis, dan harga

berdasarkan kriteria, metode, dan tatacara evaluasi yang telah ditetapkan

dalam Dokumen Pelelangan/RKS.

4.6.11.3 Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan

ketentuan, syarat-syarat, dan spesifikasi yang ditetapkan dalam Dokumen

Pelelangan/RKS, tanpa ada penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau

penawaran bersyarat.

4.6.11.4 Penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat meliputi:

a. Jenis penyimpangan yang berpengaruh terhadap hal-hal yang sangat

substantif dan akan mempengaruhi lingkup, kualitas, dan

hasil/kinerja/performance pekerjaan.

b. Adanya penawaran dari Penyedia Barang/Jasa dengan persyaratan

tambahan di luar ketentuan Dokumen Pelelangan/RKS yang akan

menimbulkan persaingan tidak sehat dan/atau tidak adil di antara Calon

Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat.

4.6.11.5 Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi, apabila:

a. Syarat-syarat yang diminta berdasarkan Dokumen Pelelangan/RKS

dipenuhi/dilengkapi dan isi setiap dokumen benar serta dapat dipastikan

bahwa dokumen penawaran ditandatangani oleh orang yang berwenang.

b. Jaminan penawaran memenuhi persyaratan sesuai ketentuan Dokumen

Pelelangan/RKS. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas dan/atau

meragukan dalam jaminan penawaran perlu diklarifikasi dengan pihak

yang terkait tanpa mengubah substansi dari jaminan penawaran.

4.6.11.6 Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan evaluasi teknis terhadap semua

penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi.

4.6.11.7 Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan teknis, apabila spesifikasi teknis

memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.

4.6.11.8 Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan evaluasi harga terhadap semua

penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan teknis.

4.6.11.9 Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat melakukan koreksi aritmatik terhadap

semua penawaran yang masuk.

4.6.11.10 Koreksi aritmatik dilakukan sebagai berikut:

Page 124: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

63

a. Volume pekerjaan yang tercantum dalam dokumen penawaran

disesuaikan dengan yang tercantum dalam dokumen pengadaan;

b. Apabila terjadi kesalahan hasil perkalian antara volume dengan harga

satuan pekerjaan, maka dilakukan pembetulan, dengan ketentuan harga

satuan pekerjaan yang ditawarkan tidak boleh diubah;

c. Jenis pekerjaan yang tidak diberi harga satuan dianggap sudah termasuk

dalam harga satuan pekerjaan yang lain, dan harga satuan pada surat

penawaran tetap dibiarkan kosong;

d. Untuk jenis Perjanjian/Kontrak harga satuan, hasil koreksi aritmatik dapat

mengubah nilai atau urutan penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih

rendah terhadap penawaran semula.

4.6.11.11 Evaluasi Harga Penawaran

a. Dalam hal terdapat penawaran yang tidak wajar yaitu dengan nilai

penawaran 80% (delapan puluh persen) di bawah HPS, maka Pejabat

Pelaksana Pengadaan harus meminta penjelasan/klarifikasi secara tertulis

kepada Calon Penyedia Barang/jasa.

b. Hasil penjelasan/klarifikasi tertulis tersebut disampaikan oleh Pejabat

Pelaksana Pengadaan untuk dikaji oleh Value for Money Committee untuk

menentukan menerima atau menolak penawaran yang disampaikan oleh

Calon Penyedia Barang/Jasa.

c. Dalam hal penawaran di atas HPS, proses pengadaan barang/jasa dapat

dilanjutkan dengan melakukan negosiasi kepada penawar terendah untuk

mendapatkan harga Perjanjian/Kontrak maksimal sama dengan, dengan

tetap memperhatikan aspek Good Corporate Governance (GCG).

Apabila proses negosiasi kepada penawar terendah tidak mencapai

kesepakatan, maka dilanjutkan dengan melakukan negosiasi kepada

penawar terendah berikutnya.

d. Harga penawaran ditulis dalam angka dan huruf, apabila terdapat

perbedaan antara penulisan nilai dalam angka dan huruf maka nilai

penawaran yang diakui adalah nilai dalam tulisan huruf.

e. Dalam hal terjadi perbedaan antara harga penawaran yang tercantum

dalam surat penawaran dengan rincian penawaran, maka yang berlaku

adalah harga penawaran yang tercantum pada surat penawaran

bermaterai cukup.

Page 125: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

64

4.6.11.12 Klarifikasi Penawaran

a. Pejabat Pelaksana Pengadaan dalam pengadaan kategori Strategis atau

lainnya, melakukan klarifikasi secara tertulis, dan jika diperlukan Calon

Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan presentasi, baik di kantor PLN

Batam atau teleconference, dihadapan Pengguna Barang/Jasa atau Wakil

Pengguna Barang/Jasa yang ditunjuk dan dapat mengundang pihak lain

sesuai disiplin keahlian dari internal atau eksternal PLN Batam.

b. Klarifikasi tidak mengubah substansi penawaran atau harga dan bersifat

rahasia.

c. Untuk pengadaan kategori Strategis/Complex, jika diperlukan dapat

dilakukan site visit atau inspeksi ke lokasi Calon Penyedia Barang/Jasa

yang memenuhi syarat.

4.6.12 Metode Evaluasi

4.6.12.1 Metode evaluasi untuk pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa lainnya dapat

memakai salah satu atau kombinasi dari:

a. Lowest responsive/compliant/acceptable offer

1) Penentuan pemenang dilakukan berdasarkan penawaran dari

Calon Penyedia Barang/Jasa yang telah dievaluasi dengan hasil:

a) Penawaran memenuhi persyaratan administrasi dan teknis

(responsive/compliant/acceptable); dan

b) Menawarkan biaya terendah (lowest cost).

2) Responsive/compliant/acceptable merupakan pemenuhan

keseluruhan Spesifikasi/TOR/Scope of Works (SOW), atau

mencapai batas minimum nilai yang disyaratkan dalam

spesifikasi/TOR/Scope of Works (SOW).

3) Tingkat responsiveness/compliance/acceptability dapat dilakukan

memakai sistem gugur atau pembobotan nilai.

4) Penilaian harga dalam responsive/compliant/acceptable tetap

memperhitungkan harga dan biaya selama umur ekonomis (Life

Cycle Costing/Total Cost of Ownership).

Harga adalah jumlah uang yang dibayarkan untuk membeli suatu

Page 126: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

65

barang dan jasa. Biaya adalah jumlah uang yang dibayarkan untuk

mengoperasikan suatu barang atau jasa, selama umur ekonomi

atau selama durasi Perjanjian/Kontrak.

Selain biaya, juga diperhitungkan biaya transportasi dan asuransi,

serta semua pajak dan pungutan Pemerintah yang berlaku.

b. Weighted Scoring System/Sistem Nilai

1) Penggunaan Sistem Nilai dilakukan untuk barang dan jasa yang

bersifat Strategis/Complex, dimana tingkat kepentingan tiap kriteria

evaluasi diberi bobot.

2) Pada Sistem Nilai, harga merupakan salah satu kriteria evaluasi,

dengan pengertian semakin kompleks persyaratan dan semakin

sulit diperbandingkan proposal penawaran, maka bobot harga

akan semakin berkurang. Biasanya total nilai untuk penawaran

teknis lebih tinggi dibandingkan penawaran harga.

c. Penawaran dengan harga terendah terhadap pengadaan pekerjaan tidak

kompleks atau pengadaan sederhana.

4.6.12.2 Proses evaluasi untuk Pengadaan Konsultansi terdiri atas:

a. Quality Based Selection/Evaluasi Kualitas.

b. Quality and Cost Based Selection/Evaluasi Kualitas dan Harga.

Pembobotan untuk evaluasi kualitas antara 50% (lima puluh persen)

sampai dengan 80% (delapan puluh persen) dan harga adalah 20% (dua

puluh persen) sampai dengan 50% (lima puluh persen) disesuaikan

dengan kompleksitas pekerjaan.

c. Least Cost Selection/Evaluasi Harga Terendah.

4.6.13 Negosiasi Penawaran

4.6.13.1 Tujuan Negosiasi adalah untuk mencapai kesepakatan antara PLN Batam

dengan Calon Penyedia Barang/Jasa dalam hal meningkatkan kualitas teknis,

waktu pelaksanaan dan harga terbaik.

4.6.13.2 Negosiasi teknis dan harga dilakukan untuk metode penawaran Request For

Proposals (RFP), termasuk jika penawaran melewati HPS.

4.6.13.3 Untuk metode penawaran Invitation To Bid (ITB) negosiasi harga dilakukan

dengan seijin Pengguna Barang/Jasa, jika penawaran melewati HPS dan/atau

Page 127: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

66

pagu anggaran.

4.6.13.4 Untuk metode pengadaan Penunjukan Langsung, maka dilakukan negosiasi

teknik dan harga.

4.6.14 Laporan Evaluasi

4.6.14.1 Pejabat Pelaksana Pengadaan menyusun laporan hasil evaluasi sebagai dasar

untuk usulan penetapan pemenang.

4.6.14.2 Laporan hasil evaluasi antara lain terdiri dari:

a. Nama semua Calon Penyedia Barang/Jasa dan harga penawaran

dan/atau harga penawaran terkoreksi, dari masing-masing Calon Penyedia

Barang/Jasa

b. Metode evaluasi yang digunakan.

c. Unsur-unsur yang dievaluasi.

d. Rumus yang dipergunakan.

e. Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu mengenai hal ikhwal

pelaksanaan pengadaan.

f. Berita acara-berita acara terkait proses pengadaan barang/jasa serta

jumlah Calon Penyedia Barang/Jasa yang lulus dan tidak lulus pada setiap

tahapan evaluasi.

4.6.14.3 Laporan hasil evaluasi dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat Pelaksana

Pengadaan.

4.6.15 Review Value for Money

4.6.15.1 Tujuan kajian dari Value for Money Committee adalah untuk membuat

rekomendasi sebagai berikut:

a. Memberikan kajian independen dan tidak bias dari rekomendasi Pejabat

Pelaksana Pengadaan mengenai usulan Calon Pemenang.

b. Mengkonfirmasi bahwa proses pengadaan dilakukan secara adil dan

wajar, dengan mengikuti prosedur dan kebijakan yang berlaku.

c. Mengkonfirmasi anggaran untuk Perjanjian/Kontrak tersedia dalam RKAP.

d. Mengkonfirmasi bahwa rekomendasi penunjukan serta syarat dan

ketentuan yang ditawarkan merupakan yang terbaik bagi PLN Batam

(value for money), yang tidak selalu merupakan harga terendah.

Page 128: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

67

4.6.15.2 Rekomendasi kepada Pengguna Barang/Jasa sebagai otoritas penandatangan

Perjanjian/Kontrak (contract award authority).

Pengguna Barang/Jasa sebagai contract award authority dapat menerima atau

tidak menerima rekomendasi tersebut. Jika tidak menerima, maka alasannya

disampaikan secara tertulis kepada Value for Money Committee.

4.6.16 Penetapan Pemenang

4.6.16.1 Pemenang pengadaan ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa berdasarkan

laporan evaluasi dari Pejabat Pelaksana Pengadaan.

4.6.16.2 Dalam hal pengadaan barang/jasa yang masuk kriteria rekomendasi Value for

Money Committee, maka penetapan pemenang dilakukan setelah melalui

review dan rekomendasi Value for Money Committee.

4.6.16.3 Data pendukung yang diperlukan untuk menetapkan pemenang pengadaan

adalah:

a. Dokumen Pelelangan/RKS beserta addendum (bila ada).

b. Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP).

c. Berita Acara Laporan Hasil Evaluasi.

d. Dokumen penawaran dari calon pemenang pengadaan dan cadangan

calon pemenang.

e. Apabila terjadi keterlambatan dalam menetapkan pemenang pengadaan

dan mengakibatkan penawaran/jaminan penawaran habis masa

berlakunya, maka diminta kepada seluruh Calon Penyedia Barang/Jasa

pengadaan untuk memperpanjang surat penawaran dan jaminan

penawaran.

4.6.17 Pengumuman Pemenang

Pemenang pengadaan diumumkan dan diberitahukan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan

kepada para Calon Penyedia Barang/Jasa

4.6.18 Sanggahan

4.6.18.1 Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal

treatment) dalam setiap Pengadaan Barang/Jasa, maka Calon Penyedia

Barang/Jasa yang berkeberatan atas pengumuman pemenang pengadaan

berhak untuk mengajukan sanggahan secara tertulis disertai bukti-bukti kepada

Pejabat Pelaksana Pengadaan disertai Pakta Integritas dari penyanggah.

Page 129: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

68

4.6.18.2 Sanggahan sebagaimana dimaksud pada angka 4.5.18.1 hanya yang berkaitan

dengan kesesuaian pelaksanaan pengadaan dengan prosedur atau tata cara

pengadaan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.

4.6.18.3 Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 3

(tiga) hari kerja sejak diumumkannya Pemenang Pengadaan.

4.6.18.4 Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib menyampaikan jawaban atas sanggahan

tersebut selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja dari tanggal diterimanya

pengajuan sanggahan.

4.6.18.5 Dalam hal sanggahan ditolak oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan, maka calon

Penyedia Barang/Jasa dapat mengajukan sanggah banding kepada Pengguna

Barang/Jasa disertai bukti-bukti terjadinya penyimpangan terhadap ketentuan-

ketentuan pengadaan.

4.6.18.6 Sanggah Banding diajukan kepada Pengguna Barang/Jasa dalam waktu

selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sejak diterimanya jawaban sanggah.

4.6.18.7 Pengguna Barang/Jasa wajib menyampaikan jawaban atas sanggah banding

tersebut selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja dari tanggal diterimanya

pengajuan sanggah banding.

4.6.18.8 Jawaban sanggah banding dari Pengguna Barang/Jasa bersifat final dan

mengikat.

4.6.18.9 Sanggahan dapat diterima dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Apabila pelaksanaan pengadaan tidak sesuai dengan prosedur yang

ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS, maka dilakukan pemasukan

ulang penawaran dari Calon Penyedia Barang/Jasa yang sama.

b. Apabila terjadi rekayasa antara pihak internal PLN Batam dengan Calon

Penyedia Barang/Jasa yang merugikan Calon Penyedia Barang/Jasa

lainnya, maka diambil tindakan sesuai dengan Peraturan Disiplin Pegawai

serta menggugurkan penawaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang

terlibat dalam rekayasa tersebut dan memasukkan Calon Penyedia

Barang/Jasa tersebut ke dalam Daftar Hitam (Black List) PLN.

4.6.18.10 Sanggahan yang disampaikan pihak lain diluar Calon Penyedia Barang/Jasa

tidak akan dijawab.

4.6.18.11 Calon Penyedia Barang/Jasa yang menggunakan pihak lain untuk

menyampaikan sanggahan dan/atau mempengaruhi pihak PLN Batam, akan

menjadi catatan itikad tidak baik atas Calon Penyedia Barang/Jasa tersebut di

Page 130: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

69

DPT.

4.6.18.12 Sanggah dan Sanggah Banding tidak menghentikan Proses Pengadaan

Barang/Jasa.

4.6.18.13 Sanggah banding yang dinyatakan tidak benar akan menjadi catatan tidak

beritikad baik atas kinerja penyanggah di DPT.

4.6.19 Penunjukan Pemenang

4.6.19.1 Pengguna Barang/Jasa mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia

Barang/Jasa (SPPBJ), dengan ketentuan:

a. Tidak ada sanggahan atau sanggah banding dari Calon Penyedia

Barang/Jasa;

b. Sanggahan yang diterima Pejabat Pelaksana Pengadaan dalam masa

sanggah ternyata tidak benar;

c. Sanggah banding yang diterima Pengguna Barang/Jasa dalam masa

sanggah banding ternyata tidak benar;

d. Sanggahan yang diterima melewati waktu masa sanggah; atau

e. Sanggah banding diterima melewati waktu masa sanggah banding.

4.6.19.2 Calon Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk sebagai Penyedia Barang/Jasa

wajib menerima keputusan tersebut. Apabila yang bersangkutan mengundurkan

diri maka jaminan penawaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan

dicairkan dan menjadi milik PLN Batam serta dimasukkan dalam Daftar Hitam

(Black List) PLN, dan dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

4.6.19.3 Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan pertama yang ditunjuk sebagai

Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri atau tidak dapat memenuhi

persyaratan sesuai Dokumen Pelelangan/RKS (ITB, RFP atau RFQ), maka

penunjukan Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan kepada Calon Penyedia

Barang/Jasa urutan ke dua (apabila ada) sesuai dengan harga penawarannya,

dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Penetapan pemenang pengadaan urutan kedua tersebut harus terlebih

dahulu mendapat persetujuan/penetapan dari Pengguna Barang/Jasa.

b. Masa berlaku penawaran dan Jaminan Penawaran Calon Pemenang

Pengadaan urutan ke dua masih berlaku atau sudah diperpanjang masa

Page 131: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

70

berlakunya atau apabila sudah tidak berlaku terlebih dahulu

memperpanjang masa berlaku penawaran dan menyerahkan Jaminan

Penawaran yang baru.

4.6.19.4 Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan ke dua mengundurkan diri atau

tidak dapat memenuhi persyaratan sesuai Dokumen Pelelangan/RKS (ITB, RFP

atau RFQ), maka penunjukan Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan kepada

Calon Pemenang urutan ketiga (apabila ada) sesuai dengan harga

penawarannya, dengan ketentuan:

a. Penetapan Pemenang Pengadaan urutan ke tiga tersebut harus terlebih

dahulu mendapat persetujuan/penetapan dari Pengguna Barang/Jasa.

b. Masa berlaku penawaran dan Jaminan Penawaran Calon Pemenang

Pengadaan urutan ke tiga masih berlaku atau sudah diperpanjang masa

berlakunya atau apabila sudah tidak berlaku, terlebih dahulu

memperpanjang masa berlaku penawaran dan menyerahkan Jaminan

Penawaran yang baru.

c. Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan ke tiga mengundurkan diri,

maka Pengadaan Barang/Jasa dinyatakan gagal.

4.6.19.5 Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dibuat setelah masa

sanggah dilewati dan segera disampaikan kepada Penyedia Barang/Jasa yang

ditunjuk.

4.6.20 Pengadaan Gagal dan Pengadaan Ulang

4.6.20.1 Pejabat Pelaksana Pengadaan dan Wakil Pengguna Barang/Jasa melakukan

upaya agar pengadaan tidak gagal, dengan melakukan langkah sesuai

professional judgement, antara lain negosiasi langsung dengan Calon Penyedia

Barang/Jasa peserta pengadaan atau Penunjukan Langsung ke BUMN/Anak

Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi

PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN.

4.6.20.2 Dalam hal langkah tersebut tidak dapat dilakukan, maka Pejabat Pelaksana

Pengadaan dan Wakil Pengguna Barang/Jasa dapat mengajukan justifikasi

kepada Value for Money Committee untuk menyatakan Pengadaan Gagal.

4.6.20.3 Pengadaan Gagal

a. Pengguna Barang/Jasa menyatakan Pengadaan Gagal, dalam hal:

1) Negosiasi yang dilakukan tidak berhasil mencapai kesepakatan.

Page 132: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

71

2) Tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi

dan teknis.

3) Terjadi perubahan rencana kerja dan mengakibatkan perubahan

kebutuhan barang/jasa.

4) Negosiasi yang dilakukan tidak berhasil menurunkan harga

penawaran maksimal sama dengan HPS.

5) Adanya indikasi kuat terjadi persaingan usaha yang tidak sehat.

6) Adanya indikasi terjadinya Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN).

7) Sanggahan dari Calon Penyedia Barang/Jasa ternyata benar.

8) Berdasarkan rekomendasi dari Value for Money Committee atas

usulan Pejabat Pelaksana Pengadaan, Pengguna Barang/Jasa,

Pejabat Pengawasan, atau Pejabat lain yang terkait.

9) Akibat adanya penetapan pengadilan.

b. Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib menyampaikan pemberitahuan

Pengadaan Gagal kepada Calon Penyedia Barang/Jasa.

c. Setelah ditetapkan Pengadaan Gagal, maka Pengguna Barang/Jasa

menugaskan Pejabat Pelaksana Pengadaan untuk melakukan pengadaan

ulang, dengan atau tanpa revisi Dokumen Pelelangan/RKS untuk

disesuaikan dengan penyebab Pengadaan Gagal.

d. Dalam hal terjadi revisi Dokumen Pelelangan/RKS, maka revisi Dokumen

Pelelangan/RKS dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan.

e. Pengguna Barang/Jasa tidak memberikan ganti rugi kepada Calon

Penyedia Barang/Jasa apabila penawarannya ditolak atau pengadaan

dinyatakan gagal.

4.6.20.4 Pengadaan Ulang

Apabila Pengadaan Barang/Jasa dinyatakan gagal Pejabat Pelaksana

Pengadaan setelah mendapatkan persetujuan dari Pengguna Barang/Jasa

dapat melakukan:

1) Penunjukan Langsung ke BUMN/Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan

BUMN/Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN; atau

Page 133: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

72

2) Melakukan Pengadaan Barang/Jasa ulang sesuai tahapan Pengadaan

Barang/Jasa dengan atau tanpa mengubah Dokumen Pelelangan/RKS.

3) Dalam hal setelah dilakukan pengadaan ulang masih tetap tidak ada

penawaran yang memenuhi persyaratan, maka Pengguna Barang/Jasa

memutuskan proses Pengadaan Barang/Jasa dihentikan.

4.6.21 Contract Discussion Agreement (CDA)

4.6.21.1 Contract Discussion Agreement (CDA) atau Kesepakatan Diskusi

Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan untuk pekerjaan konstruksi, pembangkit,

transmisi, gardu induk dan distribusi serta pekerjaan lainnya dalam rangka

membuat konsep Perjanjian/Kontrak yang mutakhir.

4.6.21.2 Contract Discussion Agreement (CDA) dapat dilaksanakan sepanjang tidak

berpengaruh terhadap hasil evaluasi yang dilakukan oleh Pejabat Pelaksana

Pengadaan.

4.6.21.3 Contract Discussion Agreement (CDA) dilaksanakan setelah diterbitkannya

Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dan sebelum

ditandatanganinya Perjanjian/Kontrak antara Pengguna Barang/Jasa dan

Penyedia Barang/Jasa.

4.6.21.4 Contract Discussion Agreement (CDA) dalam Penunjukan Langsung disebut

juga negosiasi Perjanjian/Kontrak, dapat dilakukan setelah rekomendasi dari

Value for Money Committee untuk menunjuk pemenang dan sebelum dilakukan

penandatanganan Perjanjian/Kontrak.

4.6.21.5 Contract Discussion Agreement (CDA) bersifat final dan akan dituangkan

didalam Perjanjian/Kontrak.

4.6.21.6 Pejabat Pelaksana Pengadaan harus memastikan tidak ada konflik

kepentingan.

4.6.21.7 Beberapa hal berikut dapat didiskusikan dan dinegosiasikan sebelum

penandatanganan Perjanjian/Kontrak antara lain:

a. Aspek Teknis; garansi, after sale service, life cycle support maintenance

agreements, quality output issues.

b. Syarat khusus; jenis jaminan, asuransi, jadwal pembayaran.

c. Manajemen informasi; frekuensi dan isi dari laporan, kriteria penerimaan

suatu kemajuan (milestones).

Page 134: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

73

d. Jadwal/Time frames; durasi Perjanjian/Kontrak, key milestones, delivery

dates, response times.

e. Insentif kinerja: cost incentives, delivery incentives, quality incentives.

f. Personalia: key team members, vocal points, subcontracting

arrangements.

4.6.22 Dokumen Perjanjian/Kontrak

4.6.22.1 Perjanjian/Kontrak dipersiapkan dengan memperhatikan ketentuan peraturan

perundang-undangan yang berlaku dan tata kelola perusahaan yang baik, serta

prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan bisnis (professional

judgement).

4.6.22.2 Perjanjian/Kontrak dibuat berdasarkan kesepakatan para pihak.

4.6.22.3 Pembuatan draft Perjanjian/Kontrak menjadi tugas dan tanggung jawab Pejabat

Pelaksana Pengadaan dan dapat dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik

internal maupun eksternal PLN Batam.

4.6.22.4 Apabila ada Contract Discussion Agreement (CDA), maka pembuatan

Perjanjian/Kontrak harus memperhatikan hasil yang telah disepakati dalam

Contract Discussion Agreement (CDA).

4.6.22.5 Jenis Perjanjian/Kontrak

a. Harga Borongan (Lumpsum)

Adalah Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas penyelesaian

seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, dengan jumlah harga

yang pasti dan tetap, dan semua risiko yang mungkin terjadi dalam

proses penyelesaian pekerjaan sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia

Barang/Jasa.

Jenis Perjanjian/Kontrak ini lebih tepat digunakan untuk pekerjaan

borongan yang volume/kuantitas untuk masing-masing unsur/jenis

pekerjaan sudah dapat diketahui dengan pasti berdasarkan gambar

rencana dan spesifikasi teknis.

b. Harga Satuan (Unit Price)

Adalah Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas penyelesaian

seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, berdasarkan harga

satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan/unsur pekerjaan dengan

spesifikasi teknis tertentu dimana volume total pekerjaan masih bersifat

Page 135: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

74

perkiraan sementara

.Pembayaran didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume

pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan oleh Penyedia

Barang/Jasa.

c. Gabungan Lumpsum dan Harga Satuan

Adalah Perjanjian/Kontrak yang merupakan gabungan Lumpsum dan

harga satuan dalam satu pekerjaan yang diperjanjikan.

d. Terima Jadi (turn key)

Adalah Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi atas

penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan

jumlah harga pasti dan tetap sampai seluruh bangunan/konstruksi,

peralatan dan jaringan utama maupun penunjangnya dapat berfungsi

dengan baik sesuai dengan kriteria kinerja yang telah ditetapkan.

Jenis Perjanjian/Kontrak ini lebih tepat digunakan untuk mengadakan

suatu barang yang hanya diperlukan sekali saja, dan tidak

mengutamakan kepentingan untuk alih (transfer) teknologi selanjutnya.

e. Kesepakatan Harga Satuan (KHS)

1) KHS adalah Perjanjian/Kontrak yang ditandatangani oleh

Pengguna Barang/Jasa Antara dan memuat kesepakatan harga

satuan barang/jasa tertentu dalam kurun waktu dan spesifikasi

tertentu, yang ditindaklanjuti dengan penerbitan Surat Pesanan

Barang/Jasa (SPBJ) sesuai waktu kebutuhan, dengan mengacu

pada syarat-syarat dan ketentuan dalam Perjanjian/Kontrak KHS,

yang diterbitkan dan ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa

Akhir.

2) Tujuan KHS adalah untuk memperoleh barang/jasa secara cepat,

tepat waktu, mengurangi stock barang di gudang PLN Batam,

dan mendapatkan harga satuan yang kompetitif. KHS dapat juga

diberlakukan untuk jasa, dalam hal jasa tersebut sifat

pekerjaannya rutin dan dapat distandarkan.

3) Kriteria KHS

a) Kebutuhan barang/jasa diperlukan tepat waktu (just-in-

time-purchasing);

b) Kebutuhan barang/jasa bersifat rutin; dan

Page 136: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

75

c) Volume kebutuhan barang/jasa sifatnya perkiraan.

4) Harga satuan barang dan/atau harga satuan jasa telah

memasukkan harga pengangkutan/transportasi sampai ke lokasi-

lokasi yang dituju, termasuk biaya asuransi.

5) Dalam hal volume kebutuhan barang/jasa melebihi batas

kemampuan Penyedia Barang/Jasa dari penawar terendah, maka

Pengguna Barang/Jasa dapat menetapkan lebih dari satu

Penyedia Barang/Jasa dengan mengacu kepada harga hasil

negosiasi penawar terendah.

6) Penyedia Barang/Jasa harus menyerahkan Jaminan

Pelaksanaan sebelum atau pada saat pelaksanaan

Perjanjian/Kontrak KHS dan penerbitan Surat Pesanan

Barang/Jasa (SPBJ).

7) Dalam hal terjadi pencairan jaminan pelaksanaan karena hal-hal

sebagaimana diatur dalam Perjanjian/Kontrak KHS, maka

pencairan jaminan pelaksanaan dapat dilakukan secara

parsial/proporsional.

4.6.22.6 Perjanjian/Kontrak Berdasarkan Jangka Waktu

a. Perjanjian/Kontrak maksimal 1 (satu) tahun.

Adalah Perjanjian/Kontrak pelaksanaan pekerjaan untuk jangka waktu

maksimal 1 (satu) tahun.

b. Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang.

Adalah Perjanjian/Kontrak pelaksanaan pekerjaan untuk jangka waktu

lebih dari 1 (satu) tahun.

4.6.22.7 Urutan kekuatan hukum Dokumen Perjanjian/Kontrak :

a. Perjanjian/Kontrak.

b. Kesepakatan Diskusi Perjanjian/Kontrak (Contract Discussion

Agreement).

c. Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).

d. Surat Penawaran.

e. Addendum/Amandemen Dokumen Pelelangan (apabila ada).

Page 137: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

76

f. Syarat-syarat Khusus Perjanjian/Kontrak.

g. Syarat-syarat Umum Perjanjian/Kontrak.

h. Spesifikasi Teknis.

i. Gambar-gambar (apabila ada).

j. Daftar kuantitas dan harga.

4.6.22.8 Kerangka Dokumen Perjanjian/Kontrak

a. Pembukaan

1) Judul Perjanjian/Kontrak

Menjelaskan tentang judul dan jenis pekerjaan (pekerjaan jasa

pemborongan, pengadaan barang, jasa lainnya, dan jasa

konsultansi) dari Perjanjian/Kontrak yang akan ditandatangani.

2) Menjelaskan nomor Perjanjian/Kontrak yang akan

ditandatangani.

Dalam hal Perjanjian/Kontrak berupa perubahan

Perjanjian/Kontrak maka nomor Perjanjian/Kontrak harus berurut

sesuai dengan berapa kali mengalami perubahan

3) Tanggal Perjanjian/Kontrak

Menjelaskan hari, tanggal, bulan, dan tahun Perjanjian/Kontrak

ditandatangani oleh para pihak.

4) Kalimat Pembuka

Merupakan kalimat pembuka dalam Perjanjian/Kontrak yang

menjelaskan bahwa para pihak pada hari, tanggal, bulan, dan

tahun mereka membuat dan menandatangani Perjanjian/Kontrak.

5) Para pihak dalam Perjanjian/Kontrak

a) Menjelaskan identitas dari para pihak yang

menandatangani Perjanjian/Kontrak. Identitas para pihak

meliputi: nama, jabatan, dan alamat serta kedudukan para

pihak dalam Perjanjian/Kontrak tersebut, apakah sebagai

pihak pertama atau pihak kedua.

Page 138: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

77

b) Para pihak dalam Perjanjian/Kontrak terdiri dari dua pihak

yaitu:

i. Pihak pertama adalah pihak Pengguna

Barang/Jasa.

ii. Pihak kedua adalah pihak Penyedia Barang/Jasa

yang telah ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan.

iii. Menjelaskan bahwa pihak-pihak tersebut bertindak

untuk dan atas nama siapa dan dasar ia bertindak.

iv. Penjelasan mengenai identitas para pihak harus

jelas dan terinci dan menerangkan hal yang

sebenarnya.

iv Apabila pihak kedua dalam Perjanjian/Kontrak

merupakan suatu konsorsium, kerjasama, joint

venture, dan bentuk kerjasama lainnya, maka

harus dijelaskan nama bentuk kerjasamanya, siapa

saja anggotanya, dan siapa yang memimpin dan

mewakili kerjasama tersebut.

b. Isi Perjanjian/Kontrak

1) Pernyataan bahwa para pihak telah sepakat atau setuju untuk

mengadakan Perjanjian/Kontrak mengenai obyek yang

diperjanjikan sesuai dengan jenis pekerjaannya.

2) Pernyataan bahwa para pihak telah menyetujui besarnya harga

Perjanjian/Kontrak. Harga Perjanjian/Kontrak harus ditulis dengan

angka dan huruf, serta rincian sumber pembiayaannya.

3) Pernyataan bahwa ungkapan-ungkapan dalam perjanjian harus

mempunyai arti dan makna yang sama seperti yang tercantum

dalam Perjanjian/Kontrak.

4) Pernyataan bahwa Perjanjian/Kontrak yang dibuat ini meliputi

beberapa dokumen dan merupakan satu kesatuan yang disebut

Perjanjian/Kontrak.

5) Pernyataan bahwa apabila terjadi pertentangan antara ketentuan

yang ada dalam dokumen-dokumen Perjanjian/Kontrak maka

yang dipakai adalah dokumen urutannya lebih dahulu.

Page 139: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

78

6) Pernyataan mengenai persetujuan para pihak untuk

melaksanakan kewajiban masing-masing, yaitu pihak pertama

membayar harga Perjanjian/Kontrak dan pihak kedua

melaksanakan pekerjaan yang diperjanjikan dalam

Perjanjian/Kontrak.

7) Pernyataan mengenai jangka waktu pelaksanaan pekerjaan,

yaitu kapan dimulai dan diakhirinya pekerjaan tersebut.

8) Pernyataan mengenai efektifnya Perjanjian/Kontrak.

c. Penutup

Penutup merupakan bagian dari Perjanjian/Kontrak yang memuat:

1) Pernyataan bahwa para pihak dalam Perjanjian/Kontrak ini telah

menyetujui untuk melaksanakan Perjanjian/Kontrak sesuai

ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di

Indonesia pada hari dan tanggal penandatanganan

Perjanjian/Kontrak tersebut.

2) Tanda tangan para pihak dalam Perjanjian/Kontrak dengan

bermaterai cukup.

4.6.22.9 Syarat-Syarat Umum Perjanjian/Kontrak

a. Ketentuan Umum

Ketentuan umum ini berlaku untuk semua jenis Perjanjian/Kontrak.

antara lain:

1) Definisi

Definisi adalah uraian atau pengertian mengenai istilah-istilah

yang digunakan dalam Perjanjian/Kontrak. Istilah-istilah tersebut

dijelaskan dan diberi arti atau tafsiran sehingga isi

Perjanjian/Kontrak mudah dipahami oleh setiap orang yang

membacanya dan tidak ditafsirkan atau diartikan lain.

2) Penerapan

Penerapan adalah ketentuan bahwa syarat-syarat umum dalam

Perjanjian/Kontrak ini diterapkan secara luas tetapi tidak boleh

melanggar ketentuan-ketentuan yang ada dalam

Perjanjian/Kontrak.

Page 140: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

79

3) Asal Barang/Jasa

a) Asal Barang/Jasa adalah ketentuan mengenai penjelasan

dari negara mana asal Barang/Jasa yang menjadi objek

Perjanjian/Kontrak dalam Perjanjian/Kontrak.

b) Asal Barang adalah tempat barang diperoleh, antara lain

tempat barang ditambang, tumbuh, atau diproduksi.

Dalam ketentuan ini juga harus dirinci komponen dalam

negeri dan komponen impornya. Asal Barang harus

dibedakan dengan negara penjual. Penjelasan dan rincian

komponen dalam negeri dan impor dijelaskan pada

syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.

4) Penggunaan Dokumen-Dokumen Perjanjian/Kontrak dan

Informasi

Penggunaan dokumen-dokumen Perjanjian/Kontrak dan

informasi adalah ketentuan mengenai penggunaan dokumen-

dokumen Perjanjian/Kontrak atau dokumen lainnya yang

berhubungan dengan Perjanjian/Kontrak, misalnya ketentuan-

ketentuan Perjanjian/Kontrak, spesifikasi teknik, gambar-gambar,

pola, contoh serta informasi-informasi yang berkaitan dengan

Perjanjian/Kontrak oleh Penyedia Barang/Jasa dengan ijin tertulis

dari Pengguna Barang/Jasa.

5) Hak Paten, Hak Cipta, dan Merek

Hak Paten, Hak Cipta, dan Hak Merek adalah ketentuan yang

mengatur kewajiban Penyedia Barang/Jasa untuk melindungi

Pengguna Barang/Jasa dari segala tuntutan atau klaim dari pihak

ketiga atas pelanggaran Hak Paten, Hak Cipta, dan Merek.

6) Jaminan

Jaminan adalah ketentuan mengenai jaminan yang harus

disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa berupa, Jaminan

Pelaksanaan dan Jaminan Pemeliharaan.

7) Asuransi

Asuransi adalah ketentuan mengenai asuransi yang harus

disediakan oleh pihak Penyedia Barang/Jasa dalam rangka

pelaksanaan pekerjaan yaitu:

Page 141: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

80

a) Pihak Penyedia Barang/Jasa wajib mengasuransikan

semua pekerja, barang dan peralatan atas segala risiko

kecelakaan, kerusakan-kerusakan, kehilangan, serta risiko

lain yang tidak dapat diduga.

b) Pihak Penyedia Barang/Jasa wajib mengasuransikan

pihak ketiga sebagai akibat kecelakaan di tempat

kerjanya. Besarnya asuransi ditentukan di dalam

Dokumen Pelelangan.

8) Pembayaran

Pembayaran adalah ketentuan mengenai cara-cara dan termin

pembayaran serta mata uang yang digunakan. Cara pembayaran

harus disesuaikan dengan ketentuan dalam Dokumen

Pelelangan.

9) Harga

Harga adalah ketentuan mengenai harga yang harus dibayarkan

oleh Pengguna Barang/Jasa kepada Penyedia Barang/Jasa atas

pelaksanaan pekerjaan dalam kontrak. Harga Perjanjian/Kontrak

harus jelas, pasti, dan dirinci sumber pembiayaannya.

10) Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak

Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak adalah ketentuan

mengenai perubahan Perjanjian/Kontrak. Perubahan

Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan meliputi:

a) Menambah dan/atau mengurangi volume/jenis/ lingkup

pekerjaan pekerjaan yang tercantum dalam

Perjanjian/Kontrak.

b) Mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan

kebutuhan lapangan.

c) Mengubah harga Perjanjian/Kontrak akibat adanya

perubahan pekerjaan dan perubahan pelaksanaan

pekerjaan.

d) Mengubah jadwal pelaksanaan pekerjaan.

e) Amandemen dapat dilaksanakan apabila disetujui oleh

para pihak yang membuat Perjanjian/Kontrak tersebut.

Page 142: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

81

f) Adanya perubahan ketentuan/peraturan yang berlaku.

11) Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan

Adalah ketentuan mengenai:

a) Kapan Perjanjian/Kontrak mulai berlaku.

b) Kapan pekerjaan mulai dilaksanakan.

c) Kapan penyerahan hasil pekerjaan dari Penyedia

Barang/Jasa kepada Pengguna Barang/Jasa.

12) Pengawasan

a) Pengawasan adalah ketentuan tentang kewenangan

Pengguna Barang/Jasa melakukan pengawasan dan

pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang

sudah dan sedang dilaksanakan oleh pihak Penyedia

Barang/Jasa.

b) Apabila diperlukan oleh Pengguna Barang/Jasa karena

Pengguna Barang/Jasa tidak dapat melakukan

pemeriksaan atau pengawasan, maka Pengguna

Barang/Jasa dapat memerintahkan kepada pihak ketiga

untuk melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas

semua pelaksanaan pekerjaan yang sudah atau sedang

dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa.

13) Keterlambatan Pelaksanaan Pekerjaan

a) Hal-hal yang berkaitan dengan keterlambatan dalam

pelaksanaan pekerjaan oleh pihak Penyedia Barang/Jasa

atau Pengguna Barang/Jasa dari jadwal yang ditentukan

dalam Perjanjian/Kontrak.

b) Sanksi yang diberikan kepada pihak Penyedia

Barang/Jasa atau Pengguna Barang/Jasa jika terjadi

keterlambatan pelaksanaan pekerjaan.

c) Pengecualian dari ketentuan pada huruf b diatas akibat

keadaan kahar.

14) Keadaan Kahar (Force Majeure)

Page 143: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

82

a) Yang dimaksud Keadaan Kahar adalah suatu keadaan

yang terjadi diluar kehendak para pihak sehingga

kewajiban yang ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak

menjadi tidak dapat dipenuhi.

b) Yang digolongkan Keadaan Kahar antara lain adalah

peperangan, kerusuhan, revolusi, bencana alam, gempa

bumi, pemogokan, dan kebakaran.

c) Keadaan kahar ini tidak termasuk hal-hal yang merugikan

yang disebabkan oleh perbuatan atau kelalaian para

pihak.

d) Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan yang diakibatkan

oleh karena terjadinya keadaan kahar tidak dapat dikenai

sanksi.

e) Pihak yang menanggung kerugian akibat terjadinya

keadaan kahar, diserahkan pada kesepakatan para pihak.

f) Tindakan yang diambil untuk mengatasi terjadinya

keadaan kahar, diserahkan kepada kesepakatan dari para

pihak.

15) Itikad Baik (Good Faith)

a) Para pihak bertindak berdasarkan asas kepercayaan

(trust) yang disesuaikan dengan hak-hak yang terdapat

dalam Perjanjian/Kontrak.

b) Para pihak setuju untuk melaksanakan Perjanjian/Kontrak

dengan jujur tanpa menonjolkan kepentingan masing-

masing pihak. Jika selama Perjanjian/Kontrak, salah satu

pihak merasa dirugikan, maka diupayakan tindakan yang

terbaik untuk mengatasi keadaan tersebut.

16) Pemutusan Perjanjian/Kontrak

Adalah ketentuan mengenai kapan Perjanjian/Kontrak dapat

diputuskan, dibagi dua yaitu:

a) Pemutusan Perjanjian/Kontrak oleh pihak Penyedia

Barang/Jasa.

b) Pemutusan Perjanjian/Kontrak oleh pihak Pengguna

Page 144: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

83

Barang/Jasa.

17) Penyelesaian Perselisihan

Adalah ketentuan mengenai penyelesaian perselisihan atau

sengketa antara para pihak dalam kontrak. Cara yang diambil

dapat melalui pengadilan atau di luar pengadilan yaitu melalui

musyawarah, mediasi, konsiliasi atau arbitrase di Indonesia.

18) Bahasa dan Hukum

a) Bahasa dan hukum adalah ketentuan mengenai bahasa

dan hukum yang digunakan dalam Perjanjian/Kontrak.

b) Bahasa Perjanjian/Kontrak harus dalam Bahasa Indonesia

dan dalam hal Perjanjian/Kontrak melibatkan pihak asing,

maka dapat dibuat dalam Bahasa Inggris dengan

terjemahan Bahasa Indonesia atau Bahasa Indonesia

dengan terjemahan Bahasa Inggris.

Dalam hal terjadi perbedaan penafsiran terhadap klausal

di dalam Perjanjian/Kontrak, maka bahasa yang dipakai

adalah bahasa yang disepakati para pihak.

c) Hukum yang digunakan adalah hukum yang berlaku di

Indonesia atau pilihan hukum yang disepakati para pihak.

19) Perpajakan

Adalah ketentuan mengenai perpajakan sesuai dengan ketentuan

perpajakan yang berlaku di Indonesia.

20) Korespondensi.

Adalah ketentuan Perjanjian/Kontrak mengenai semua

korespondensi yang dapat berbentuk surat, faksimile, atau e-mail

dan ditujukan kepada alamat para pihak. Dijelaskan alamat para

pihak yang digunakan sebagai alamat korespondensi.

b. Ketentuan Khusus

Ketentuan khusus berikut ini berlaku untuk masing-masing

Perjanjian/Kontrak sesuai dengan jenis pekerjaannya.

1). Ketentuan Khusus untuk Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang

Page 145: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

84

a) Standar

Adalah ketentuan mengenai barang yang disediakan oleh

pihak Penyedia Barang/Jasa harus sesuai dengan standar

yang telah disebutkan dalam spesifikasi teknis.

b) Pengepakan (Packaging).

Adalah ketentuan mengenai kewajiban penjual untuk

melakukan pengepakan atas barang-barang yang dikirim

dari asal barang sampai ke tujuan akhir yang telah

ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak.

c) Pengiriman

Adalah ketentuan mengenai pengiriman barang yang

dilakukan Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan waktu

yang telah ditentukan oleh Pengguna Barang/Jasa

disesuaikan dengan jadwal kebutuhan.

d) Transportasi

Adalah ketentuan mengenai transportasi yang digunakan

untuk pengiriman barang (melalui laut, darat atau udara).

Biaya transportasi pada waktu pengiriman barang

dimasukan dalam harga Perjanjian/Kontrak.

e) Pemeriksaan dan Pengujian.

Adalah ketentuan bahwa Pengguna Barang/Jasa

mempunyai hak untuk melakukan pemeriksaan dan

pengujian atas barang untuk memastikan kecocokannya

dengan spesifikasi dan persyaratan yang telah ditentukan

dalam kontrak. Pemeriksaan dan pengujian dapat

dilakukan sendiri oleh Penyedia Barang/Jasa atau

diwakilkan kepada pihak ketiga.

f) Layanan Tambahan

Penyedia Barang/Jasa dapat dimungkinkan untuk

menyediakan beberapa atau semua layanan lanjutan,

termasuk penambahan layanan, yang dituangkan dalam

syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.

2). Ketentuan Khusus untuk Perjanjian/Kontrak Jasa Konsultansi.

Page 146: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

85

a) Kewajiban Penyedia Jasa Konsultansi

i Penyedia Jasa Konsultansi harus melaksanakan

perjanjian dan kewajiban-kewajiban yang

dibebankan kepadanya dengan penuh tanggung-

jawab, ketekunan, efisien dan ekonomis serta

memenuhi kriteria teknik profesional dan

melindungi secara efektif peralatan-peralatan,

mesin, material yang berkaitan dengan pekerjaan

dalam Perjanjian/Kontrak.

ii Penyedia Jasa Konsultansi dalam melaksanakan

jasa harus sesuai dengan hukum yang berlaku di

Indonesia. Pengguna Barang/Jasa secara tertulis

akan memberitahukan kepada Penyedia Jasa

Konsultansi mengenai kebiasaan-kebiasaan

setempat.

iii Penyedia Jasa Konsultansi tidak boleh menerima

keuntungan untuk mereka sendiri dari komisi

usaha (trade commision), rabat (discount) atau

pembayaran-pembayaran lain yang berhubungan

dengan kegiatan pelaksanaan jasa.

iv Selama pelaksanaan Perjanjian/Kontrak,

Penyedia Jasa Konsultansi dilarang untuk

melaksanakan jasa maupun mengadakan barang

yang tidak sesuai dengan Perjanjian/Kontrak.

v Penyedia Jasa Konsultansi, subkonsultan, dan

personil konsultan dilarang melakukan kegiatan

yang secara langsung atau tidak langsung akan

menimbulkan pertentangan kepentingan (conflict

of interest) dengan kegiatan yang merupakan

tugasnya.

vi Tanggungjawab Penyedia Jasa Konsultansi

sesuai dengan hukum yang berlaku di Indonesia.

vii Tindakan Penyedia Jasa Konsultansi yang perlu

mendapat persetujuan Pengguna Barang/Jasa,

adalah dalam hal memobilisasi personil yang

terdapat dalam daftar dan membuat subkontrak.

Page 147: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

86

viii

Semua rancangan, gambar-gambar, spesifikasi,

disain, laporan dan dokumen-dokumen lain serta

software yang disiapkan oleh Penyedia Jasa

Konsultansi menjadi hak milik Pengguna

Barang/Jasa.

ix

Penyedia Jasa Konsultansi, segera setelah

pekerjaan selesai atau berakhirnya

Perjanjian/Kontrak, harus menyerahkan seluruh

dokumen dan data pendukung lainnya kepada

Pengguna Barang/Jasa.

x Penyedia Jasa Konsultansi dapat menyimpan

salinan dari dokumen-dokumen tersebut.

xi Peralatan dan bahan untuk kebutuhan

pelaksanaan pekerjaan oleh Penyedia Jasa

Konsultansi disediakan berdasarkan kesepakatan

para pihak.

b) Personil Konsultan dan Subkonsultan

i Penyedia Jasa Konsultansi harus mempekerjakan

personil atau subkonsultan sesuai dengan

kualifikasi dan pengalamannya.

ii Personil inti dan subkonsultan yang telah

disetujui oleh Pengguna Barang/Jasa harus

memberikan data secara rinci yang sesuai dalam

daftar personalia Penyedia Jasa Konsultansi

iii Penyesuaian terhadap perkiraan waktu pekerjaan

personil akan dibuat oleh Penyedia Jasa

Konsultansi melalui pemberitahuan secara tertulis

kepada Pengguna Barang/Jasa.

iv Jika terdapat pekerjaan tambah, maka perkiraan

waktu pelaksanaan harus ditentukan secara

tertulis oleh para pihak.

c) Waktu Kerja dan Lembur

i Jam kerja dan waktu cuti untuk tenaga kerja inti

ditentukan dalam dokumen kontrak.

Page 148: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

87

ii Waktu kerja tenaga kerja asing yang dimobilisasi

ke Indonesia dihitung sejak kedatangannya di

Indonesia sesuai dengan surat perintah

mobilisasi.

iii Tenaga kerja tidak berhak untuk dibayar atas

pekerjaan lembur ataupun sakit atau liburan,

karena perhitungan upah sudah mencakup hal

tersebut.

d) Penggantian dan Perpindahan Tenaga Kerja

i Penggantian dan perpindahan tenaga inti hanya

dapat dilaksanakan dengan persetujuan

Pengguna Barang/Jasa. Jika memang terdapat

hal-hal penting yang mengharuskan penggantian,

maka atas persetujuan Pengguna Barang/Jasa,

dapat dilakukan penggantian tenaga kerja dengan

tenaga kerja yang setara atau lebih baik tanpa

menambah biaya.

ii Jika Pengguna Barang/Jasa menemukan tenaga

kerja yang melakukan kesalahan serius atau

terlibat tindak kejahatan, atau mengabaikan

pekerjaan yang menjadi tugasnya, maka

Pengguna Barang/Jasa dapat secara tertulis

mengajukan penggantian tenaga kerja tersebut.

e) Khusus Untuk Perjanjian/Kontrak Jasa Pemborongan.

i Pengguna Barang/Jasa menilai dan menyetujui

penempatan/penggantian personil atau tenaga

ahli menurut kualifikasi yang dibutuhkan.

ii Penemuan benda/barang yang mempunyai nilai

sejarah atau penemuan kekayaan yang menurut

Undang-Undang dikuasai oleh negara di lokasi

pekerjaan pada masa pelaksanaan

Perjanjian/Kontrak, maka Penyedia Barang/Jasa

wajib memberitahukan kepada pihak Pengguna

Barang/Jasa dan kepada pihak yang berwenang

sesuai dengan peraturan perundang-undangan

yang berlaku di Indonesia.

iii Kompensasi dapat diberikan kepada Penyedia

Page 149: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

88

Barang/Jasa dalam hal:

(a) Pihak Pengguna Barang/Jasa

memodifikasi atau mengubah jadwal yang

dapat mempengaruhi pekerjaan Penyedia

Barang/Jasa.

(b) Pihak Pengguna Barang/Jasa

menginstruksikan kepada pihak Penyedia

Barang/Jasa untuk melakukan pengujian

tambahan yang setelah dilaksanakan

pengujian ternyata tidak diketemukan

kerusakan/kegagalan/penyimpangan.

iv Penangguhan (Suspension)

Pihak Pengguna Barang/Jasa secara tertulis

memberitahukan kepada Penyedia Barang/Jasa

tentang penangguhan hak pembayaran sesuai

dengan proporsi, jika pihak Penyedia Barang/Jasa

tidak melakukan kewajiban sebagaimana

mestinya, disertai alasan-alasan yang jelas

mengenai penangguhan tersebut, dan diberi

kesempatan kepada pihak Penyedia Barang/Jasa

untuk memperbaiki dalam jangka waktu tertentu.

v Hari Kerja (Work day)

(a) Semua pekerja dibayar selama hari kerja

dan datanya disimpan oleh pihak penyedia

jasa.

Daftar pembayaran ditandatangani oleh

masing-masing pekerja dan dapat

diperiksa oleh Pengguna Barang/Jasa.

(b) Penyedia Barang/Jasa harus membayar

upah hari kerja kepada tenaga kerjanya

setelah formulir upah ditandatangani.

(c) Jam kerja dan waktu cuti untuk karyawan

harus dilampirkan.

vi Pedoman Pengoperasian dan Perawatan

Page 150: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

89

(a) Penyedia Barang/Jasa diwajibkan

memberikan petunjuk kepada pihak

Pengguna Barang/Jasa tentang

pengoperasian dan petunjuk perawatan,

sebagaimana yang ditetapkan dalam

Perjanjian/Kontrak.

(b) Jika Penyedia Barang/Jasa tidak

melakukan hal tersebut pada huruf (a) di

atas, Pengguna Barang/Jasa dapat

memperhitungkan pembayaran kepada

Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan

ketentuan dalam Perjanjian/Kontrak.

4.6.22.10 Penandatanganan Perjanjian/Kontrak

a. Penandatanganan Perjanjian/Kontrak dilakukan setelah Penyedia

Barang/Jasa menyerahkan jaminan pelaksanaan.

b. Apabila Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk menolak/mengundurkan

diri atau gagal untuk menandatangani Perjanjian/Kontrak sesuai jangka

waktu yang telah ditetapkan yang dapat mempengaruhi jadwal

pelaksanaan pekerjaan, maka Pengguna Barang/Jasa membatalkan

Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), jaminan penawaran

Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan dicairkan dan

disetorkan ke Kas PLN Batam, dimasukkan dalam Daftar Hitam (black

list) PLN dan dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

c. Pengguna Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa wajib memeriksa

konsep Perjanjian/Kontrak meliputi substansi, bahasa/redaksional,

angka, dan huruf serta membubuhkan paraf pada lembar demi lembar

dokumen Perjanjian/Kontrak.

d. Penandatanganan Perjanjian/Kontrak dilakukan segera setelah

penetapan Pemenang Pengadaan, kecuali apabila ada alasan yang

dapat diterima oleh Pengguna Barang/Jasa.

e. Jumlah dokumen Perjanjian/Kontrak dibuat sesuai kebutuhan sekurang-

kurangnya 2 (dua) rangkap Perjanjian/Kontrak asli, Perjanjian/Kontrak

asli pertama untuk Pengguna Barang/Jasa dibubuhi materai pada

bagian yang ditandatangani oleh Penyedia Barang/Jasa, dan

Perjanjian/Kontrak asli kedua untuk Penyedia Barang/Jasa dibubuhi

materai pada bagian yang ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa.

Page 151: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

90

f. Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan tanggung jawab seluruh

pekerjaan utama dengan mensubkontrakkan kepada pihak lain.

g. Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan tanggung jawab sebagian

pekerjaan utama dengan mensubkontrakkan kepada pihak lain dengan

cara dan alasan apapun, kecuali disub-kontrakkan kepada Penyedia

Barang/Jasa yang memiliki kompetensi dalam bidang tersebut, dengan

persetujuan Pengguna Barang/Jasa.

4.6.22.11 Penyimpanan Dokumen Perjanjian/Kontrak

Pejabat Pelaksana Pengadaan harus memastikan bahwa Dokumen

Perjanjian/Kontrak asli disimpan dengan baik dalam hard copy maupun soft

copy (digital) untuk arsip dan pemantauan kinerja Penyedia Barang/Jasa.

4.6.22.12 Dokumen Lain Yang Merupakan Bagian Dari Perjanjian/Kontrak.

a. Untuk Perjanjian/Kontrak Jasa Pemborongan antara lain terdiri dari

Surat penunjukan pemenang, surat penawaran, spesifikasi umum,

spesifikasi khusus, gambar-gambar, Addendum, daftar kuantitas dan

harga, jaminan pelaksanaan, Kesepakatan Diskusi Perjanjian/Kontrak

(Contract Discussion Agreement).

b. Untuk Pengadaan Jasa Konsultansi meliputi:

Surat penunjukan pemenang, Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Term of

Reference (TOR), hasil negoisasi, Pendekatan Metodologi (Approach of

Methodology), Addendum/Amandemen dalam proses Pengadaan yang

kemudian dimasukkan di masing-masing substansinya, dokumen

lainnya, misalnya jaminan pelaksanaan, Kesepakatan Diskusi

Perjanjian/Kontrak (Contract Discussion Agreement).

c. Untuk Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Lainnya meliputi:

Surat penunjukan pemenang, dokumen penawaran, spesifikasi umum,

spesifikasi khusus, gambar-gambar (apabila dipersaratkan),

Addendum/Amandemen dalam proses Pengadaan Barang/Jasa yang

kemudian dimasukkan di masing-masing substansinya, daftar kuantitas

dan harga, dokumen lainnya, misalnya Jaminan pelaksanaan,

Kesepakatan Diskusi Perjanjian/Kontrak (Contract Discussion

Agreement).

4.6.22.13 Pemberitahuan Pemenang Pengadaan

a. Setelah Perjanjian/Kontrak ditandatangani, dilakukan pemberitahuan

Page 152: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

91

kepada seluruh peserta pengadaan mengenai penandatanganan

Perjanjian/Kontrak dengan Pemenang Pengadaan.

b. Pemberitahuan sebagaimana butir a diatas dapat dilakukan di portal e-

Procurement PLN atau secara tertulis.

Page 153: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

92

BAB V

PENGADAAN KHUSUS

5.1 Pengadaan Energi Primer

5.1.1 Energi Primer

5.1.1.1 Proses pengadaan energi primer mengikuti Edaran ini, kecuali ditentukan lain

oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku dan/atau Peraturan Direksi

yang mengatur khusus pengadaan energi primer.

5.1.1.2 Energi Primer terdiri dari Energi Terbarukan (ET) dan Energi Tidak Terbarukan

(ETT).

5.1.1.3 Energi Terbarukan meliputi antara lain aliran dan terjunan air, panas bumi,

angin, sinar matahari, gerakan dan perbedaan suhu lapisan laut dan bioenergi,

bahan bakar nabati.

5.1.1.4 Energi tidak terbarukan meliputi antara lain Minyak Bumi, Gas

Bumi/LNG/CNG/Gas Bumi lainnya, Batu bara, Gambut dan serpihan bitumen.

5.1.2 Pengadaan Minyak Bumi/BBM dapat dilakukan dengan Metode

5.1.2.1 Pelelangan Terbatas dari DPT yang pesertanya terdiri dari:

a. Penyedia BBM dalam negeri yang memiliki Ijin Usaha Niaga BBM dari

Pemerintah; dan/atau

b. Penyedia BBM luar negeri.

5.1.2.2 Pelelangan Terbuka dapat dilakukan dalam hal DPT belum tersedia.

5.1.2.3 Penunjukan Langsung kepada BUMN/Anak Perusahaan PLN/Anak

Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN

yang memenuhi kriteria Penunjukan Langsung.

5.1.3 Pengadaan Gas Bumi dapat dilakukan dengan Metode

5.1.3.1 Pelelangan Terbatas dari DPT yang pesertanya terdiri dari:

a. Penyedia Gas Bumi di sisi hulu termasuk PSC; atau.

b. Penyedia Gas Bumi di sisi hilir yang memiliki Ijin Usaha Niaga.

5.1.3.2 Penunjukkan Langsung kepada:

Page 154: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

93

a. BUMN/Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan

Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN yang memenuhi kriteria

Penunjukan Langsung; atau

b. PSC yang memiliki Seller Appointment Letter (SAL) dari Pemerintah;

atau

c. Perusahaan Daerah (Perusda)/BUMD yang mendapat alokasi Penjual

Gas Bagian Negara dari Pemerintah; atau

d. Penyedia Gas Bumi di sisi hilir yang memiliki Ijin Usaha Niaga; yang

memenuhi kriteria Penunjukan Langsung.

e. Penyedia Gas Bumi luar negeri yang memenuhi kriteria Penunjukan

langsung.

5.1.3.3 Tahapan penunjukkan langsung untuk pengadaan Gas Bumi:

a. Surat penawaran alokasi gas dari calon penyedia gas bumi/surat

permintaan dari PLN ke Pemerintah.

b. Pemberian Penjelasan.

c. Penerbitan MOU dan/atau HOA dengan calon penyedia gas bumi.

d.

Pembahasan Key Terms Perjanjian/Kontrak Jual Beli Gas (PJBG).

e.

Penyampaian penawaran harga.

f. Melakukan evaluasi dan negosiasi penawaran harga.

g. Khusus pengadaan Gas Bumi dengan PSC, penetapan harga dan

PJBG dari Pemerintah.

h. Penandatanganan PJBG.

5.1.3.4 Proses pengadaan transportasi gas bumi dilakukan dengan berdasarkan

ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

5.1.4 Pengadaan LNG, CNG dan Gas lainnya:

5.1.4.1 Pengadaan LNG atau CNG dilakukan dengan Metode Pelelangan Terbatas

dari DPT atau Penunjukan Langsung kepada LNG Plant/CNG Plant yang

mempunyai kepemilikan Gas Bumi oleh PSC dan penjual gas bagian Negara

yang ditunjuk langsung oleh instansi yang berwenang kepada PSC atau

Page 155: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

94

Perusda / BUMD atau penyedia gas bumi sisi hilir.

5.1.4.2 Pengadaan LNG atau CNG yang bersumber dari luar negeri dilakukan dengan

Metode Pelelangan Terbatas atau Penunjukan Langsung kepada LNG

Plant/CNG Plant yang kepemilikan saham mayoritas dimiliki oleh Pemerintah

Negara Penjual LNG/CNG.

5.1.4.3 Pengadaan spot untuk LNG atau CNG dilakukan melalui Pelelangan Terbatas

atau Penunjukan Langsung untuk kondisi khusus.

Yang dimaksud kondisi khusus adalah kondisi emergency, terjadi shortfall atas

Perjanjian/Kontrak berjalan, kekurangan pasokan untuk tahun berjalan atau

kondisi-kondisi lain dengan Persetujuan Direksi.

5.1.4.4 Pengadaan Gas lainnya dilakukan dengan Metode Pelelangan Terbatas atau

Penunjukan Langsung sesuai kriteria pemilihan Metode pada angka 5.1.4.

5.1.5 Pengadaan Batu Bara

5.1.5.1 Pengadaan batu bara dapat dilakukan dengan Metode Penunjukan Langsung

atau Pelelangan Terbatas atau Pelelangan Terbuka mengikuti kriteria

pemilihan Metode pengadaan barang/jasa dan/atau kriteria dibawah ini:

a. Kriteria Penunjukan Langsung

1). Penunjukan Langsung dapat dilakukan kepada:

a) Pemasok Batu Bara Pemegang Perjanjian Karya

Pengusahaan Pertambangan Batu Bara (PKP2B),

BUMN, Anak Perusahaan atau Afiliasi BUMN, BUMD,

atau Pemegang Izin Usaha Pertambangan (IUP) yang

clean and clear sesuai dengan daftar yang dikeluarkan

oleh Direktur Jenderal Mineral dan Batu Bara; dan

b) Pemasok batu bara yang memiliki bukti kepemilikan

tambang minimal 51 % (lima puluh satu persen); dan

atau

c) Pemasok yang memiliki spesifikasi batu bara yang cocok

dengan spesifikasi boiler Pembangkit Listrik Tenaga Uap

(PLTU).

2). Penunjukan Langsung sebagaimana dimaksud pada angka 1

diatas, dilakukan dalam hal:

a) Pengadaan batu bara untuk memenuhi kebutuhan PLTU

Page 156: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

95

yang dibangun di dekat Tambang Batu Bara dan didesain

sesuai jenis batu bara Tambang Batu bara tersebut; dan

atau

b) Melalui kerjasama operasi (KSO) antara Pengguna

Barang/Jasa dengan Perusahaan Tambang Batubara

PKP2B atau IUP Operasi Produksi untuk memasok Batu

Bara, dilakukan dengan pola bagi hasil minimal dalam

jangka waktu 20 (dua puluh) tahun; dan atau

c) Melalui Kerjasama Strategis dengan Anak Perusahaan

PLN; dan atau

d) Apabila dari daftar pemasok Batu Bara PKP2B atau

daftar IUP yang clean and clear yang dikeluarkan oleh

Direktur Jenderal Mineral dan Batu Bara, terdapat hanya

1 (satu) tambang yang memenuhi spesifikasi PLTU milik

PLN; dan atau

e) Apabila terdapat kriteria Penunjukan Langsung yang

belum diatur pada huruf a) sampai dengan d) pada angka

2 ini, dapat diajukan kepada Value for Money Committee

terlebih dahulu.

b. Pelelangan Terbatas

Pelelangan Terbatas dilakukan dalam hal apabila pada angka 5.1.5.1

huruf a angka 1 di atas, terdapat lebih dari 1 (satu) pemasok batu bara.

c. Pelelangan Terbuka

Dalam hal belum tersedia DPT atau Penyedia Barang/Jasa yang

terdaftar dalam DPT tidak dapat memasok batu bara sesuai dengan

spesifikasi batu bara yang dibutuhkan maka pengadaan batubara

dapat dilakukan melalui Pelelangan Terbuka, sebagaimana diatur pada

angka 4.2.2.

5.1.5.2 Pelaksanaan Perjanjian/Kontrak Pasokan Batu Bara diatur sebagai berikut:

a. Perjanjian/Kontrak jangka panjang dilakukan untuk menjamin

kelangsungan operasi dan memberikan nilai tambah bagi PLTU

dalam kurun waktu 5 (lima) tahun sampai dengan 20 (dua puluh)

tahun, dan dilakukan oleh beberapa pemasok dengan syarat:

1) Kualitas batu bara sesuai batasan desain batubara PLTU; dan

Page 157: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

96

2) Kuantitasnya mencukupi untuk waktu tertentu atau selama

umur PLTU;

b. Perjanjian/Kontrak jangka pendek (spot) digunakan untuk menjaga

stabilitas pasokan dan mengendalikan harga batu bara dalam kurun

waktu kurang dari 1 (satu) tahun, dengan syarat kualitas batu

baranya sesuai batasan desain batu bara untuk pembangkit.

5.1.5.3 Harga Pembelian Batu Bara adalah:

a. Harga pembelian batu bara oleh PLN Batam dalam rangka

pengoperasian PLTU dari PKP2B adalah sebesar Harga Patokan

Batu Bara (HPB) dikurangi biaya penyesuaian sesuai dengan

peraturan yang berlaku, pada saat tercapainya kesepakatan antara

PLN dan Anak Perusahaan PLN dengan PKP2B.

b. Harga pembelian batu bara oleh PLN dan Anak Perusahaan PLN

dalam rangka pengoperasian PLTU dari pemegang Izin Usaha

Pertambangan (IUP) Operasi Produksi adalah sebesar Harga

Patokan Batu Bara (HPB) dikurangi biaya penyesuaian sesuai

dengan peraturan yang berlaku dan pengurang lainnya berdasarkan

kesepakatan para pihak, pada saat tercapainya kesepakatan antara

PLN dan Anak Perusahaan PLN dengan IUP Operasi Produksi Batu

Bara.

c. Harga kesepakatan pembelian batu bara sebagaimana dimaksud

pada angka 5.1.5.3 huruf a dan b wajib disesuaikan setiap 12 (dua

belas) bulan sekali.

d. Harga Patokan Batu Bara sebagaimana dimaksud pada angka

5.1.5.3 huruf a dan b ditetapkan oleh Pemerintah.

5.2 Pembelian Tenaga Listrik

5.2.1 Independent Power Producer (IPP)

5.2.1.1 Proses, ketentuandan istilah dalam Pembelian Tenaga Listrik mengikuti

peraturan perundang-undangan yang berlaku. Jika terdapat hal yang belum

diatur dalam peraturan perundang-perundangan yang berlaku, maka

mengikuti Edaran Direksi ini.

5.2.1.2 Dalam Pembelian Tenaga Listrik, Pengguna Barang/Jasa wajib

memperhatikan Rencana Usaha Penyediaan Tenaga Listrik (RUPTL), Kajian

Kelayakan Proyek (KKP) atau Kajian Kelayakan Operasi dan Finansial (KKO

dan KKF).

Page 158: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

97

5.2.1.3 Perjanjian/Kontrak pembelian tenaga listrik dari Independent Power Producer

(IPP) dilakukan dengan jangka waktu minimal 15 (lima belas) tahun atau

ditentukan lain oleh Direksi, dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan atas

kesepakatan bersama.

5.2.1.4 Persyaratan kualifikasi Pengembang, meliputi:

a. Pengembang yang berminat, baik perusahaan lokal maupun asing,

dapat berbentuk satu badan hukum atau gabungan badan hukum;

b Mempunyai pengalaman dalam pengembangan IPP yang

dipersyaratkan;

c. Mempunyai pengalaman sebagai EPC Kontraktor atau sebagai

Kontraktor Operation and Maintenance Pembangkit yang

dipersyaratkan; dan

d. Mempunyai kemampuan keuangan sesuai yang dipersyaratkan.

5.2.1.5 Dalam hal lahan disediakan Pengembang, maka Pengembang berkewajiban

melakukan Studi Kelayakan dan Studi Dampak Lingkungan (AMDAL).

5.2.1.6 Adanya project account sebesar 10% (sepuluh persen) dari total biaya proyek

dengan maksimal sebesar US$ 5.000.000 (lima juta dollar Amerika Serikat).

5.2.2 Pembelian Excess Power

Pelaksanaan pembelian excess power mengikuti peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

5.2.3 Pembelian Tenaga Listrik Luar Negeri

Pembelian tenaga listrik luar negeri mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku

dan dalam hal pembelian tenaga listrik tersebut harus terlebih dahulu mendapatkan

persetujuan Direksi.

5.2.4 Aspek penting yang perlu diperhatikan dalam Perjanjian/Kontrak pembelian tenaga listrik,

antara lain:

5.2.4.1 Harga pembelian tenaga listrik menggunakan mata uang Rupiah dan/atau

mata uang asing.

5.2.4.2 Ketentuan tentang sanksi/alokasi risiko harus berimbang.

5.2.4.3 Pengembang berkewajiban mengurus semua perijinan sesuai dengan

Page 159: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

98

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5.2.4.4 Escrow account (rekening bersama) sesuai ketentuan PLN Batam yang

berlaku.

5.3 Sewa Menyewa/Sewa Beli

5.3.1 Sewa menyewa adalah aktivitas Pengguna Barang/Jasa yang saling mengikatkan diri

dengan Penyedia Barang/Jasa untuk menggunakan suatu barang, baik barang bergerak

dan/atau tidak bergerak, selama waktu tertentu dengan pembayaran yang disepakati.

5.3.2 Sewa Beli adalah aktivitas Pengguna Barang/Jasa yang saling mengikatkan diri dengan

Penyedia Barang/Jasa untuk menggunakan suatu barang, baik barang bergerak dan/atau

tidak bergerak dengan hak kepemilikan akan beralih dari Penyedia barang/Jasa kepada

Pengguna Barang/Jasa setelah diselesaikannya seluruh pembayaran.

Selama pembayaran yang disepakati belum diselesaikan seluruhnya, kepemilikan barang

tetap ada pada Penyedia Barang/Jasa dan pada akhir masa Perjanjian/Kontrak atau

pembayaran yang disepakati telah diselesaikan seluruhnya, Penyedia Barang/Jasa

menyerahkan dokumen yang diperlukan dan hak kepemilikan beralih kepada Pengguna

Barang/Jasa.

5.3.3 Barang yang dapat dilakukan sewa menyewa/sewa beli antara lain:

5.3.3.1 Barang yang diperlukan untuk keperluan rutin/operasional PLN Batam dan

memerlukan biaya operasional dan pemeliharaan (Operation and

Maintenance), seperti tetapi tidak terbatas pada komputer (PC, laptop,

notebook), LCD Projector, mesin fotokopi, kendaraan bermotor (mobil, motor,

truk, alat-alat berat), gedung dan/atau tanah, mesin pembangkit tenaga listrik.

5.3.3.2 Barang yang dapat membebani Neraca Pembukuan PLN Batam karena

memerlukan investasi dan memiliki susut nilai barang (depresiasi harga

Barang).

5.3.4 Khusus untuk barang tidak bergerak seperti gedung dan /atau tanah, sewa menyewa/sewa

beli dapat dilakukan dengan Penunjukan Langsung.

5.3.5 Pengguna Barang/Jasa wajib melakukan analisa bisnis (commercial analysis) dalam hal

menentukan barang yang dapat dilakukan sewa menyewa/sewa beli.

5.4 Sewa Guna Usaha (Leasing)

5.4.1 Sewa Guna Usaha terdiri dari:

5.4.1.1 Financial Lease

Page 160: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

99

a. Penyewa Guna (Lessee) pada akhir masa Perjanjian/Kontrak

mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna dari pihak yang

menyewa gunakan (Lessor) berdasarkan nilai sisa (residual value)

yang disepakati bersama.

b. Kriteria Financial Lease terdiri dari:

1) Jumlah pembayaran selama masa finance lease ditambah nilai

sisa barang modal harus dapat menutup perolehan barang

modal dan keuntungan Lessor.

2) Perjanjian/Kontrak memuat ketentuan mengenai opsi yaitu

pengalihan kepemilikan barang kepada Lessee pada saat

berakhirnya Perjanjian/Kontrak, atau memperpanjang jangka

waktu Perjanjian/Kontrak.

c. Jenis Barang:

Pengguna Barang/Jasa wajib melakukan analisis bisnis (commercial

analysis) dalam hal menentukan barang yang dapat diadakan dengan

Financial Lease, antara lain pada:

1) Pembangkit Tenaga Listrik.

2) Gedung dan/atau tanah.

5.4.1.2 Operating Lease

a. Adalah obyek sewa guna usaha yang dioperasikan sendiri oleh Lessee

namun kepemilikan obyek sewa guna usaha tidak beralih kepada

Lessee.

b. Kriteria terdiri dari :

1) Jumlah pembayaran selama Operating Lease tidak dapat atau

tidak harus menutupi harga perolehan barang modal, ditambah

dengan keuntungan oleh Lessor.

2) Perjanjian Operating Lease tidak memuat ketentuan opsi bagi

Lessee.

c. Jenis Barang

Pengguna Barang/Jasa wajib melakukan analisis bisnis (commercial

Page 161: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

100

analysis) dalam hal menentukan Barang yang dapat diadakan dengan

Operating Lease, seperti tetapi tidak terbatas pada:

1) Kendaraan bermotor (mobil, motor, truk).

2) Gedung dan/atau tanah.

5.4.2 Proses pelaksanaan sewa guna usaha (leasing) dilakukan mengikuti Edaran Direksi ini

kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5.4.3 Jangka waktu Perjanjian/Kontrak melalui sewa guna usaha (leasing) dilakukan sesuai

dengan kemampuan project cash flow.

5.5 Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain (Alih Daya)

Persyaratan pengadaan penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain

dilaksanakan sesuai ketentuan yang diatur dalam Edaran ini dan ketentuan Direksi yang mengatur

mengenai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain, alur kegiatan proses

pelaksanaan pekerjaan serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5.6 Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan

5.6.1 Jasa Konsultansi Perorangan dapat digunakan untuk melaksanakan pekerjaan yang

memenuhi persyaratan sebagai berikut:

5.6.1.1 Pekerjaan yang tidak memerlukan kerja kelompok (team work); atau

5.6.1.2 Pekerjaan yang secara utuh berdiri sendiri; atau

5.6.1.3 Pekerjaan hanya dimungkinkan dilakukan oleh seorang yang ahli di

bidangnya/pemegang Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI); atau

5.6.1.4 Pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas khusus yang memerlukan

masukan/nasehat.

5.6.2 Yang dapat mengikuti Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan adalah Konsultan

Perorangan yang memiliki keahlian di bidangnya. Keahlian tersebut dibuktikan dengan

tingkat pendidikan dan pengalaman pada bidang pekerjaan yang dipersyaratkan.

5.6.3 Konsultan Perorangan yang berasal dari Perguruan Tinggi/Aparatur Sipil Negara (ASN)

wajib mengajukan cuti atau mendapat ijin tertulis dari atasan yang bersangkutan.

5.6.4 Proses Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan dapat diproses melalui Pelelangan

Terbatas atau Pengadaan Langsung.

Page 162: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

101

5.7 Pengadaan Asuransi

5.7.1 Pengadaan Penyedia Jasa Asuransi dapat menggunakan Jasa Pialang Asuransi dan

Konsultan Asuransi.

5.7.2 Pengadaan Penyedia Jasa Asuransi dilakukan dengan Pelelangan Terbatas atau

Pelelangan Terbuka atau Pengadaan Langsung.

5.7.3 Jenis Asuransi yang digunakan:

5.7.3.1 Jenis Asuransi Pembangunan Proyek meliputi:

a. Jenis Asuransi Pembangunan Proyek meliputi:

1) Asuransi Construction All Risks/Erection All Risks dan Third

Party Liability (CAR/EAR+TPL) dan Property Assurance Risk

(PAR).

2) Marine Cargo Assurance (Asuransi Pengangkutan Darat, Laut,

Udara).

3) Workman Compensation Insurance.

4) Comprehensive General Liability.

5) Automobile Liability.

6) Personal Accident.

b. Pada umumnya Asuransi Pembangunan Proyek dilaksanakan melekat

dengan Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa/Proyeknya.

c. Asuransi Construction All Risks (CAR)/Erection All Risks dan Third

Party Liability (EAR) dihitung sejak awal berlakunya awal

Perjanjian/Kontrak Pembangunan sampai dengan COD/SLO.

d. Property Assurance Risk (PAR) dihitung sejak COD/SLO sampai

dengan FAC.

5.7.3.2 Asuransi Pada Masa Operasi

a. Jenis Asuransinya meliputi:

1) Asuransi Kebakaran/Property Assurance Risk (PAR).

2) Asuransi Machinery Break Down.

Page 163: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

102

3) Bussines Interuption Insurance.

4) Third Party Liability.

5) Marine Cargo Assurance (Asuransi Pengangkutan Darat, Laut,

Udara).

6) Money Assurance (Cash In Save, Cash In Transit, Cash In

Cashier Box, Fidelity Guarantee).

7) Asuransi Kendaraan Bermotor.

8) Asuransi Jiwa/Jaminan Hari Tua.

b. Penutupan asuransi pada masa operasional dilaksanakan sesuai

dengan prioritas kebutuhan dengan mempertimbangkan tingkat risiko

yang dihadapi dan kondisi keuangan perusahaan.

5.7.3.3 Jenis Asuransi lainnya.

5.7.4 Ketentuan Pelaksanaan Pengadaan Penyedia Jasa Asuransi, antara lain:

5.7.4.1 Penyedia Jasa Asuransi dapat berupa perusahaan tunggal atau co-insurance

dengan satu pemimpin (leader) bekerja sama secara co-insurance dengan

perusahaan asuransi lainnya (member).

5.7.4.2 Pengguna Barang/Jasa dibantu Pejabat Perencana Pengadaan menetapkan

bentuk Penyedia Jasa Asuransi yang digunakan/dibutuhkan, dapat berupa

Penyedia Jasa Asuransi Tunggal atau co-insurance dengan Penyedia Jasa

Asuransi Lainnya.

5.7.4.3 Dalam hal co-insurance dengan Perusahaan Asuransi Lainnya, maka

Pengguna Barang/Jasa dibantu Pejabat Perencana Pengadaan menetapkan

jumlah maksimum anggota yang akan mendampingi Penyedia Jasa Asuransi

yang bertindak sebagai pemimpin/leader.

5.7.4.4 Pengguna Barang/Jasa dibantu Pejabat Perencana Pengadaan menetapkan

kriteria Penyedia Jasa Asuransi yang dapat bertindak sebagai pemimpin

(leader)dan yang dapat bertindak sebagai anggota (member).

5.7.4.5 Dalam Dokumen Pelelangan/RKS ditetapkan kriteria peserta yang akan

menjadi leader dan jumlah peserta yang menjadi member.

5.7.4.6 Pemenang Pengadaan secara otomatis akan menjadi leader dan dapat

bekerja sama secara co-insurance dengan Penyedia Jasa Asuransi lainnya

Page 164: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

103

dan mempersiapkan Polis Asuransi, Perjanjian/Kontrak Asuransi dan

Prosedur Klaim.

5.7.4.7 Peserta Pengadaan yang menjadi member akan mengikuti harga penawaran

dari Pemenang Pengadaan (leader), dengan ketentuan harus mengikuti

persyaratan seperti yang dipersyaratkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.

5.7.4.8 Untuk Pelaksanaan Penutupan Asuransi Proyek yang pengadaannya melekat

pada Perjanjian/Kontrak Proyeknya, maka Pengguna Barang/Jasa berhak

mengevaluasi term and conditions Polis Asuransi, Premi dan Perusahaan

Asuransi yang digunakan serta memberikan approval sesuai persyaratan

Perjanjian/Kontrak yang harus dipenuhi oleh Penyedia Jasa Asuransi.

5.7.5 Ketentuan Pelaksanaan Pengadaan Jasa Asuransi Masa Operasi untuk aset Pembangkit,

Transmisi, Distribusi dan Gardu Induk dan peralatan penunjangnya dapat dilakukan dengan

ketentuan sebagai berikut:

5.7.5.1 Pengadaan Jasa Asuransi untuk Aset Operasi Pembangkit, Transmisi,

Distribusi dan Gardu Induk dan peralatan penunjangnya yang dinilai strategis

dalam menunjang sistem ketenagalistrikan dilakukan secara terpusat di

Kantor korporat.

5.7.5.2 Pengadaan Jasa Asuransi dapat dilaksanakan dalam 2 (dua) tahap, Tahap

Satu yaitu pemilihan Leader Consortium/Pemimpin Konsorsium Asuransi

Kerugian dan Member Consortium/Anggota Konsorsium dan Tahap Dua yaitu

pemilihan International Reinsurance Broker dan Reinsurance Company yang

pelaksanaannya dilakukan oleh konsorsium perusahaan asuransi yang telah

ditunjuk dalam Tahap Satu.

5.7.5.3 Penilaian terhadap Perusahaan Calon Leader dan Member Konsorsium

berdasarkan kriteria minimum meliputi: Kondisi Keuangan, Pengalaman di

bidang Asuransi Operasional/Industrial All Risks, Total Equity yang dimiliki,

Tenaga Ahli yang dimiliki, Jaringan Kantor Cabang.

5.8 Pengadaan Parts Pembangkit Reverse Engineering dan Re-Engineering

5.8.1 Pengadaan Parts Pembangkit dengan cara Reverse Engineering dan Re-Engineering

adalah pengadaan parts pembangkit dengan membuat duplikasi komponen seperti aslinya

atau lebih baik dengan cara melakukan pengukuran, pembuatan detail desain termasuk

evaluasi data teknik, analisa unjuk kerja dan pengujian.

5.8.2 Pola pengadaan parts pembangkit dengan cara Reverse Engineering dan Re-Engineering

dilaksanakan melalui workshop dan/atau pabrikan yang mampu, yang telah dilakukan

penilaian kualifikasi dan Due Diligence oleh Pejabat Perencana Pengadaan, dibantu oleh

Page 165: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

104

unit PLN yang melaksanakan tugas penelitian dan pengembangan, kemudian dituangkan

dalam Daftar Workshop/Pabrikan dalam DPT.

Prosedur dan kriteria Due Diligence Workshop/Pabrikan disusun oleh Pejabat Perencana

Pengadaan bersama unit PLN yang melaksanakan tugas penelitian dan pengembangan.

5.8.3 Pada prinsipnya, Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan Pelelangan Terbatas pada

workshop yang ada di DPT, beserta negosiasi teknis dan harga, yang dituangkan dalam

Perjanjian/Kontrak dengan harga yang wajar. Penunjukan Langsung dapat dilakukan jika

hanya ada satu Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat.

5.8.4 PLN Batam dapat mengadakan parts reverse engineering dan re-engineering melalui

Purchase Order kepada workshop/pabrikan dalam DPT.

5.8.5 Pengelolaan workshop/pabrikan yang masuk dalam DPT adalah sebagai berikut:

5.8.5.1 Daftar workshop/pabrikan mampu yang mutakhir di upload pada website PLN

Batam dan Portal e-Procurement PLN.

5.8.5.2 Drawing parts yang dibuat workshop/pabrikan menjadi milik PLN Batam untuk

kepentingan kemudahan produksi pada workshop/pabrikan lain.

5.8.5.3 Drawing parts dikumpulkan dan disimpan oleh PLN Batam.

5.8.5.4 Setiap wanprestasi yang dilakukan workshop /pabrikan akan dimasukan

dalam daftar hitam/black list PLN sesuai dengan ketentuan yang berlaku di

lingkungan PLN dan dilaporkan kepada Pejabat Perencana Pengadaan dan

unit PLN yang melaksanakan tugas penelitian dan pengembangan sebagai

bahan evaluasi untuk assessment periode selanjutnya.

5.8.5.5

Workshop/pabrikan mampu yang telah terbukti memasok parts pembangkit

dengan kualitas yang bagus dapat dilakukan repeat order.

Page 166: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

105

BAB VI

PENDAYAGUNAAN PRODUKSI DALAM NEGERI

6.1 Pengertian Produksi Dalam Negeri

6.1.1 Produksi dalam negeri adalah barang dan jasa termasuk rancang bangun dan

perekayasaan yang diproduksi atau dikerjakan oleh perusahaan yang berinvestasi dan

berproduksi di Indonesia, yang dalam proses produksi atau pengerjaannya dimungkinkan

menggunakan bahan baku/komponen impor.

6.1.2 Jasa adalah jasa konsultansi, jasa kontraktor Engineering, Procurement, and Construction

(jasa EPC), jasa pengujian dan sertifikasi, jasa pelatihan, dan/atau jasa pendukung.

6.2 Ketentuan Pendayagunaan Produksi Dalam Negeri:

6.2.1 Dalam Dokumen Pelelangan Barang/Jasa dimuat secara jelas ketentuan dan syarat

penggunaan hasil produksi dalam negeri.

6.2.2 Para Penyedia Barang/Jasa yang mengikuti Pengadaan Barang/Jasa membuat pernyataan

bermaterai cukup, tentang besarnya komponen dalam negeri barang/jasa yang ditawarkan

(self assessment).

6.2.3 Para Penyedia Barang/Jasa harus dapat membuktikan kebenaran pernyataan besarnya

komponen dalam negeri barang/jasa dan melampirkan rincian dan nilai bahan baku, baik

dari dalam negeri maupun impor, nilai barang jadi keseluruhan serta daftar nama pemasok.

6.2.4 Besarnya komponen dalam negeri barang/jasa yang ditawarkan oleh Penyedia

Barang/Jasa dapat diverifikasi dan diklarifikasi oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan pada

saat evaluasi dan dapat dibantu oleh tenaga ahli/konsultan independen.

6.3 Insentif

6.3.1 Insentif dapat diberikan sebagai bagian dari Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak

namun tidak terbatas pada yang telah diatur dalam Petunjuk Teknis ini, dengan

mempertimbangkan dan mengakui bahwa pabrikan dalam negeri telah berinvestasi cukup

besar dan memerlukan bisnis secara berkelanjutan dan bermitra dengan PLN Batam,

dengan tetap menerapkan prinsip pengadaan yang sehat, seperti harga yang disepakati

merupakan harga yang wajar, dan maksimal sama dengan jika membeli dari penyedia luar

negeri, kecuali ditentukan lain.

6.3.2 Bentuk-bentuk insentif meliputi:

6.3.2.1 Hak Penyesuaian Penawaran Pengadaan Internasional

Hak Penyesuaian Penawaran Pengadaan Internasional dapat dilakukan

Page 167: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

106

dengan ketentuan sebagai berikut:

a.

Dalam Pengadaan Barang/Jasa dimana para Penyedia Barang/Jasa

merupakan Pabrikan (engine maker/primary manufacture).

b. Apabila ada keikutsertaan Penyedia Barang/Jasa Luar Negeri.

c. Dalam hal Calon Pemenang dengan Harga Penawaran terendah adalah

Penyedia Barang/Jasa Luar Negeri, maka Harga Penawaran terendah

tersebut akan ditawarkan kepada Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri.

d. Jika Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri bersedia dan sanggup

menyamai Harga Penawaran terendah, maka Penyedia Barang/Jasa

Dalam Negeri yang bersangkutan akan dijadikan sebagai Calon

Pemenang.

e. Jika terdapat dua atau lebih Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri yang

bersedia den sanggup menyamai Harga Penawaran terendah, maka

penentuan Calon Pemenang akan diprioritaskan kepada Penyedia

Barang/Jasa Dalam Negeri dengan Harga Penawaran paling rendah.

6.3.2.2 Perjanjian Suplai Jangka Panjang/Long Term Supply Agreement (LTSA)

a. LTSA bertujuan agar pabrikan dalam negeri dapat didorong untuk

mempertahankan dan menaikan tingkat komponen dalam negeri.

b. Unit PLN Batam yang membutuhkan barang yang dicakup dalam LTSA,

menggunakan Purchase Order untuk pemesanan.

c. Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan

bersama Wakil Pengguna dan dengan persetujuan Value for Money

Committee, dapat menyusun strategi pengadaan dan Perjanjian/Kontrak

khusus, dengan tujuan untuk memberi insentif bagi Pabrikan Dalam

Negeri yang telah berinvestasi, dengan memilih minimal 3 (tiga)

Pabrikan Dalam Negeri dengan persentase volume tertentu, dimana

harga dan penawaran pemenang kedua, ketiga dan seterusnya

mengikuti harga dan penawaran pemenang pertama dalam hal:

1) Terdapat beberapa Pabrikan Dalam Negeri yang memenuhi syarat

dan lulus Prakualifikasi dan Due Diligence untuk penyediaan

barang tertentu (masuk dalam kategori Leverage, dimana produk

secara umum terstandar dengan banyak Penyedia); dan

2) PLN adalah konsumen utama dalam negeri (buyer’s market,

hampir/tidak ada pasar selain PLN); dan

Page 168: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

107

3) Jika secara agregasi kebutuhan disediakan secara penuh oleh

satu Penyedia Barang sehingga dapat mengakibatkan

hilangnya/bangkrut Penyedia Dalam Negeri lain yang telah

berinvestasi; dan

d. Dalam hal pasar secara internasional masuk dalam kategori Leverage

(dimana produk secara umum terstandard dengan banyak Penyedia

Barang/Jasa di pasar internasional dan bersifat buyer’s market), tetapi

ada Pabrikan dalam negeri yang mampu menyediakan barang dengan

kualitas sesuai kebutuhan PLN Batam, dimana jumlahnya sedikit (satu

atau dua), sehingga pasar tersebut telah menjadi Critical/Bottleneck

bagi PLN Batam.

Oleh karena itu dapat diterapkan strategi open-book system, dimana

penentuan harga didasarkan pada kesepakatan bersama dengan hak

untuk melihat rincian biaya produksi pabrikan, dengan margin yang

wajar dan Perjanjian/Kontrak jangka panjang.

Open book system memberikan pengaman atas pembentukan biaya

dan harga yang wajar dengan keamanan penyediaan untuk PLN Batam.

6.3.2.3 Perusahaan/pabrikan dalam negeri yang telah masuk DPT

a. Perusahaan/pabrikan dalam negeri yang telah masuk DPT, dapat

ditawarkan insentif sebagai bagi calon Penyedia Barang/Jasa.

b. Calon Penyedia Barang/Jasa yang berminat memasukkan penawaran

ke PLN Batam, diminta untuk memilih Penyedia Barang/Jasa (pabrikan)

dalam negeri yang telah masuk DPT.

6.3.2.4 Insentif bagi Perusahaan Asing dapat diberikan dengan memenuhi

persyaratan:

a. Berdasarkan agregasi kebutuhan PLN Batam untuk barang/jasa yang

belum diproduksi atau tersedia di dalam negeri; dan

b. Perusahaan Asing bersedia membuat business plant yang jelas dan

melakukan proses produksi di dalam negeri.

Insentif yang dapat ditawarkan adalah Penunjukan Langsung dengan metode

Open Book.

6.3.2.5 Preferensi Harga

a. Preferensi Harga dapat diberikan kepada barang/jasa dalam negeri

Page 169: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

108

dengan TKDN lebih besar atau sama dengan 25% (dua puluh lima

persen).

b. Barang produksi dalam negeri sebagaimana dimaksud pada butir a

diatas, tercantum dalam Daftar Barang Produksi Dalam Negeri yang

dikeluarkan oleh Menteri yang membidangi urusan perindustrian.

c. Preferensi Harga untuk barang produksi dalam negeri paling tinggi 15%

(lima belas persen).

d. Preferensi Harga untuk pekerjaan konstruksi yang dikerjakan oleh

kontraktor nasional adalah 7,5% (tujuh koma lima persen) diatas harga

penawaran terendah dari Penyedia Barang/Jasa asing.

e. Harga Evaluasi Akhir (HEA) dihitung dengan ketentuan sebagai berikut:

1) Koefisien preferensi harga terhadap komponen dalam negeri

barang/jasa adalah tingkat komponen dalam negeri dikalikan

preferensi harga.

2) Preferensi harga diperhitungkan dalam evaluasi harga penawaran

yang telah memenuhi persyaratan administrasi dan teknis,

setelah koreksi aritmatik.

3) Perhitungan Harga Evaluasi Akhir (HEA) adalah sebagai berikut:

HEA = 1 x HP

1+KP

HEA = Harga Evaluasi Akhir

KP = Koefisien Preferensi Harga (%)

HP = Harga Penawaran (Harga Penawaran yang

memenuhi persyaratan lelang dan telah dievaluasi)

4) Tata cara Perhitungan Harga Evaluasi Akhir (HEA) mengikuti

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

f. Dalam hal terdapat 2 (dua) atau lebih penawaran dengan HEA yang

sama, penawar dengan TKDN terbesar adalah sebagai pemenang.

g. Pemberian Preferensi Harga sebagaimana dimaksud pada angka

6.3.2.5 huruf a, tidak mengubah Harga Penawaran dan hanya

digunakan untuk keperluan perhitungan HEA guna menetapkan

Page 170: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

109

peringkat pemenang Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka.

6.4 Keikutsertaan Perusahaan Asing

6.4.1 Pengadaan barang impor dimungkinkan dalam hal:

6.4.1.1 Barang tersebut belum diproduksi di dalam negeri; dan/atau

6.4.1.2 Spesifikasi teknis barang yang diproduksi di dalam negeri belum memenuhi

persyaratan; dan/atau

6.4.1.3 Dalam hal kuantitas barang tidak dapat dipenuhi dari Penyedia Barang dalam

negeri.

6.4.2 Penyedia Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang diimpor langsung

diwajibkan untuk semaksimal mungkin menggunakan jasa pelayanan yang ada di dalam

negeri, seperti jasa asuransi, angkutan, ekspedisi, perbankan, dan pemeliharaan.

6.4.3 Perusahaan asing dapat ikut serta di dalam Pengadaan Barang/Jasa dengan

nilai:

6.4.3.1 Untuk jasa konstruksi di atas Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).

6.4.3.2 Untuk barang/jasa lainnya di atas Rp 10.000.000.000,00 (sepuluh milyar

rupiah).

6.4.3.3 Untuk jasa konsultansi di atas Rp 5.000.000.000,00 (lima milyar rupiah).

6.4.4 Perusahaan asing yang melaksanakan pekerjaan sebagaimana dimaksud pada angka 6.4.3

di atas harus mendapatkan ijin yang berlaku dan melakukan kerjasama usaha dengan

perusahaan nasional dalam bentuk kemitraan, subkontraktor, dan lain-lain, apabila ada

perusahaan nasional yang memiliki kemampuan di bidang yang bersangkutan.

6.4.5 Ketentuan pada angka 6.4.3.3 di atas dapat dikecualikan untuk pengadaan jasa konsultansi

perorangan.

Page 171: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

110

BAB VII

MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK

7.1 Pelaksanaan Perjanjian/Kontrak

7.1.1 Direksi Pekerjaan, Pengawas Pekerjaan, dan Wakil Penyedia Barang/Jasa.

7.1.1.1 Dalam melaksanakan pengendalian pekerjaan, Pengguna Barang/Jasa setelah

berkoordinasi dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa, dapat menunjuk wakil

yang bertindak atas namanya sebagai Direksi Pekerjaan/Pengawas Pekerjaan.

Wakil Pengguna Barang/Jasa dapat merangkap sebagai Direksi Pekerjaan.

7.1.1.2 Pada prinsipnya, Wakil Pengguna Barang/Jasa bertanggung jawab atas

manajemen Perjanjian/Kontrak dan pemantauan terhadap kinerja Penyedia

Barang/Jasa, serta membantu Pejabat Perencana Pengadaan untuk

melakukan pemutakhiran database DPT.

Untuk pemantauan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan kinerja Penyedia

Barang/Jasa, Pengguna Barang/Jasa dapat membentuk Tim Evaluasi/Tim

Pemeriksa dan Penerima Barang/Jasa yang memberikan laporan kepada

Pengguna Barang/Jasa atau Wakil Pengguna Barang/Jasa.

7.1.1.3 Direksi Pekerjaan/Pengawas Pekerjaan/Tim Pemeriksa Barang/Tim Penerima

Barang dimaksudkan untuk menilai hasil pekerjaan yang telah diselesaikan

oleh Penyedia Barang/Jasa pada waktu penyerahan pertama pekerjaan dan

penyerahan akhir pekerjaan.

7.1.1.4 Penyedia Barang/Jasa wajib menunjuk personil sebagai wakilnya yang

berdomisili di lokasi pekerjaan, yang diberi wewenang penuh dan bertanggung

jawab atas pelaksanaan pekerjaan.

7.1.2 Hak dan Kewajiban Para Pihak.

7.1.2.1 Hak dan kewajiban Pengguna Barang/Jasa dalam pelaksanaan

Perjanjian/Kontrak:

a. Mengawasi pekerjaan yang dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa.

b. Meminta laporan-laporan secara periodik mengenai pelaksanaan

pekerjaan yang dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa.

c. Melakukan perubahan Perjanjian/Kontrak, jika ada alasan yang sah dan

disetujui para pihak.

d. Memberikan peringatan atas keterlambatan pekerjaan.

Page 172: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

111

e. Mengenakan denda keterlambatan.

f. Membayar tahapan sesuai dengan kemajuan (progress) fisik pekerjaan

yang tercantum dalam Berita Acara yang disetujui para pihak.

g. Membuat Berita Acara Serah Terima Lokasi Pekerjaan.

h. Memberikan instruksi sesuai jadwal pelaksanaan pekerjaan yang telah

ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.

7.1.2.2 Hak dan kewajiban Penyedia Barang/Jasa dalam pelaksanaan

Perjanjian/Kontrak:

a. Menerima pembayaran tahapan sesuai dengan progress fisik pekerjaan

yang tercantum dalam Berita Acara yang disetujui para pihak .

b. Melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan jadwal

pelaksanaan pekerjaan yang telah ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.

c. Melaporkan pelaksanaan pekerjaan secara periodik (laporan harian,

mingguan dan bulanan) kepada Pengguna Barang/Jasa.

d. Memberikan keterangan yang diperlukan untuk pemeriksaan

pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan Pengguna Barang/Jasa.

e. Menyerahkan hasil pekerjaan sesuai dengan jadwal penyerahan

pekerjaan yang telah ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.

f. Mengambil langkah-langkah untuk melindungi lingkungan, baik di dalam

maupun di luar lokasi pekerjaan, dan membatasi perusakan dan

pengaruh/gangguan kepada masyarakat maupun miliknya sebagai

akibat polusi, kebisingan dan kerusakan lain yang disebabkan kegiatan

Penyedia Barang/Jasa.

7.1.3 Asuransi

7.1.3.1

Penyedia Barang/Jasa wajib mengasuransikan Barang/Jasa Konstruksi yang

nilai Perjanjian/Kontraknya lebih dari Rp300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah)

atau pekerjaan yang mempunyai risiko tinggi untuk kepentingan Pengguna

Barang/Jasa dengan jenis asuransi antara lain Marine Cargo, Construction

Assurance Risk (CAR)/Erections Assurance Risk (EAR), Comprehensive

Liability, Asuransi Tenaga Kerja sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan

hukum yang berlaku.

7.1.3.2 Ketentuan pada angka 7.1.3.1 diatas tidak diwajibkan untuk Jasa Konsultansi.

Page 173: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

112

7.1.3.3 Ketentuan mengenai masa berlaku, nama tertanggung, syarat dan kondisi,

obyek asuransi, harga pertanggungan, dan ketentuan lainnya diatur dalam

Perjanjian/Kontrak.

7.1.3.4 Sebelum pekerjaan dimulai, Penyedia Barang/Jasa wajib meminta persetujuan

tertulis kepada Pengguna Barang/Jasa atas usulan Calon Penanggung

(perusahaan asuransi) beserta konsep (draft) syarat-syarat dan kondisi

pertanggungan (asuransi) yang akan dituangkan dalam polis sesuai dengan

ketentuan di dalam Perjanjian/Kontrak dan Polis Asuransi wajib diserahkan

kepada Pengguna Barang/Jasa selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja

setelah diberikan Persetujuan.

7.1.4 Perpajakan

7.1.4.1 Penyedia Barang/Jasa harus mengetahui, memahami dan patuh terhadap

semua peraturan perundang-undangan tentang pajak yang berlaku di

Indonesia dan sudah diperhitungkan dalam Dokumen Penawaran.

7.1.4.2 Perubahan peraturan perundang-undangan tentang pajak yang terjadi setelah

pembukaan penawaran harus dilakukan penyesuaian.

7.2 Tata Cara Pembayaran

7.2.1 Ketentuan Umum

7.2.1.1 Pembayaran uang muka (down payment) dapat dilakukan jika sebelumnya

sudah disetujui dalam Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak,

diantaranya:

a. Pengadaan barang dan/atau jasa yang masuk kategori

Critical/Bottleneck, dimana merupakan seller’s market, dan PLN Batam

berkepentingan mengamankan suplai material dan parts yang kritikal.

b. Sangat dibutuhkan demi kelancaran pekerjaan dan keuangan

Perusahaan memungkinkan.

7.2.1.2 Pembayaran diberikan Pengguna Barang/Jasa berdasarkan kemajuan

(progress) fisik pekerjaan.

7.2.1.3 Sistem pembayaran kemajuan(progress)fisik pekerjaan sesuai ketentuan

dokumen Perjanjian/Kontrak (angsuran/termijn atau bulanan/monthly

certificate).

7.2.1.4 Pembayaran dengan Sistem Sertifikat Angsuran dilaksanakan dengan

ketentuan sebagai berikut:

Page 174: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

113

a. Setelah kemajuan hasil pekerjaan mencapai nilai prosentase tertentu

sesuai dengan ketentuan dokumen Perjanjian/Kontrak, Penyedia

Barang/Jasa mengajukan laporan kemajuan hasil pekerjaan kepada

Direksi Pekerjaan dengan lampiran data pendukung.

b. Kemajuan hasil pekerjaan tersebut harus sudah mendapat penetapan

dari Direksi Pekerjaan selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja

setelah diterimanya laporan kemajuan hasil pekerjaan tersebut berikut

laporan data pendukungnya.

7.2.1.5 Pembayaran dengan Sistem Sertifikat Bulanan (Monthly Certificate)

dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Pada setiap tanggal 25 (dua puluh lima) bulan yang bersangkutan,

Penyedia Barang/Jasa mengajukan sertifikat bulanan kepada Direksi

Pekerjaan dengan lampiran data pendukung.

b. Kemajuan hasil pekerjaan sesuai Sertifikat Bulanan tersebut harus

sudah mendapat penetapan dari Direksi Pekerjaan selambat-lambatnya

10 (sepuluh) hari kerja setelah diterimanya laporan kemajuan hasil

pekerjaan tersebut berikut laporan data pendukungnya.

7.2.1.6 Pembayaran kemajuan (progress) fisik pekerjaan yang disepakati dilakukan

oleh Pengguna Barang/Jasa apabila Penyedia Barang/Jasa telah mengajukan

tagihan disertai laporan kemajuan hasil pekerjaan yang telah disetujui oleh

Direksi Pekerjaan dalam kurun waktu 14 (empat belas) hari kerja.

7.2.1.7 Pembayaran kemajuan (progress) fisik pekerjaan hanya dapat dilakukan

senilai pekerjaan yang telah terpasang, tidak termasuk bahan-bahan dan alat-

alat yang ada dilapangan.

7.2.1.8 Setiap pembayaran harus dipotong denda (bila ada), pajak dan pungutan

Pemerintah yang berlaku.

7.2.1.9 Untuk Perjanjian/Kontrak yang mempunyai subkontraktor, permintaan

pembayaran kepada Pengguna Barang/Jasa harus dilengkapi bukti

pembayaran kepada seluruh subkontraktor sesuai dengan kemajuan

pekerjaan.

7.2.1.10 Pembayaran terakhir sebesar 100% (seratus persen) dari nilai

Perjanjian/Kontraknya hanya dilakukan setelah pekerjaan selesai 100%

(seratus persen) dari nilai Perjanjian/Kontrak setelah Berita Acara Penyerahan

Akhir (FAC) diterbitkan.

Page 175: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

114

7.3 Mobilisasi

7.3.1 Mobilisasi paling lambat harus sudah mulai dilaksanakan dalam waktu 30 (tiga puluh) hari

sejak penandatanganan Perjanjian/Kontrak atau serah terima lokasi pekerjaan

sebagaimana ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak.

7.3.2 Mobilisasi meliputi antara lain:

7.3.2.1 Mendatangkan peralatan-peralatan berat dan kendaraan-kendaraan.

7.3.2.2 Mendatangkan alat-alat laboratorium, alat-alat ukur dan peralatan lainnya.

7.3.2.3 Mempersiapkan fasilitas lapangan untuk Penyedia Barang/Jasa meliputi

kantor, rumah, gedung laboratorium, bengkel, gudang, dan fasilitas lainnya

yang telah ditentukan dalam dokumen Perjanjian/Kontrak.

7.3.2.4 Mendatangkan personil pelaksana.

7.3.2.5 Mobilisasi peralatan dan personil pelaksana dapat dilakukan secara bertahap

sesuai dengan kebutuhan di lapangan.

7.4 Pemeriksaan Lapangan dan Pekerjaan Tambah Kurang

7.4.1 Pemeriksaan Lapangan

7.4.1.1 Pada tahap awal pelaksanaan Perjanjian/Kontrak, setelah Berita Acara Serah

Terima Lokasi, Direksi Pekerjaan bersama-sama dengan wakil Penyedia

Barang/Jasa melaksanakan pemeriksaan lapangan bersama dengan

melakukan pengukuran dan pemeriksaan detail kondisi lapangan.

7.4.1.2 Hasil pemeriksaan lapangan bersama dituangkan dalam berita acara. Apabila

hasil pemeriksaan lapangan bersama mengakibatkan perubahan isi

Perjanjian/Kontrak (spesifikasi teknis, gambar, jenis pekerjaan, kuantitas),

maka perubahan tersebut harus dituangkan dalam perintah perubahan

Perjanjian/Kontrak yang ditindaklanjuti dengan pembuatan

Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak.

7.4.1.3 Selanjutnya pemeriksaan lapangan bersama dilaksanakan selama periode

waktu pelaksanaan pekerjaan untuk menetapkan kuantitas hasil pekerjaan

yang akan dibayarkan setiap bulan/angsuran.

7.4.2 Pekerjaan Tambah Kurang

7.4.2.1 Apabila terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan

pekerjaan dengan spesifikasi teknis dan gambar yang ditetapkan dalam

dokumen Perjanjian/Kontrak, maka Penyedia Barang/Jasa dan Pengguna

Page 176: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

115

Barang/Jasa dapat melakukan perubahan (Addendum/Amandemen)

Perjanjian/Kontrak yang meliputi antara lain:

a. Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam

Dokumen Perjanjian/Kontrak.

b. Menambah atau mengurangi jenis pekerjaan.

c. Mengubah spesifikasi teknis dan gambar pekerjaan sesuai dengan

kebutuhan lapangan.

7.4.2.2 Pekerjaan Tambah yang tidak dapat dielakkan dalam rangka penyelesaian

pekerjaan, dengan ketentuan nilainya tidak lebih dari 10% (sepuluh persen)

dari harga yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak awal maka pekerjaan

tambah tersebut harus didasarkan pada justifikasi yang dapat

dipertanggungjawabkan secara profesional oleh Direksi Pekerjaan.

7.4.2.3 Dalam hal pekerjaan tambah melebihi 10% (sepuluh persen) dari harga yang

tercantum dalam Perjanjian/Kontrak awal maka pekerjaan tambah tersebut

harus didasarkan pada justifikasi yang dapat dipertanggungjawabkan secara

profesional oleh Direksi Pekerjaan dan wajib mendapatkan persetujuan

terlebih dahulu dari Pengguna Barang/Jasa sebelum pelaksanaannya.

7.4.2.4 Perintah perubahan pekerjaan harus dibuat secara tertulis oleh Pengguna

Barang/Jasa kepada Penyedia Barang/Jasa, ditindak lanjuti dengan negosiasi

teknis dan harga dengan tetap mengacu pada ketentuan yang tercantum

dalam dokumen Perjanjian/Kontrak.

7.5 Manajemen Perjanjian/Kontrak

7.5.1 Perubahan Perjanjian/Kontrak

7.5.1.1 Perubahan Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan atas kesepakatan bersama

antara Pengguna Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa, namun tidak boleh

bertentangan dengan ketentuan yang telah diatur dalam Edaran ini.

7.5.1.2 Perubahan Perjanjian/Kontrak,bila dianggap perlu dapat dilakukan melalui

persetujuanValue for Money Committee.

7.5.1.3 Semua perubahan Perjanjian/Kontrak dituangkan dalam

Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak yang merupakan bagian yang

tidak terpisahkan dari Perjanjian/Kontrak.

7.5.2 Penghentian atau Pemutusan Perjanjian/Kontrak.

Page 177: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

116

7.5.2.1 Penghentian Perjanjian/Kontrak (suspension of contract) dapat dilakukan

dalam hal terjadi peristiwa yang berada di luar kekuasaan para pihak yang

mengakibatkan para pihak tidak mungkin melaksanakan kewajiban yang

ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak yang disebabkan oleh Keadaan Kahar

(Force Majeure) atau keadaan yang ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.

7.5.2.2 Pemutusan Perjanjian/Kontrak (termination of contract) dapat dilakukan dalam

hal para pihak tidak memenuhi kewajiban dan tanggung jawabnya

sebagaimana diatur di dalam Perjanjian/Kontrak.

7.5.2.3 Pengguna Barang/Jasa dapat memutuskan Perjanjian/Kontrak secara

sepihak, apabila denda keterlambatan pelaksanaan pekerjaan akibat

kesalahan Penyedia Barang/Jasa sudah melampaui besarnya Jaminan

Pelaksanaan atau maksimum denda keterlambatan, setelah memberikan

peringatan ketiga atas keterlambatan pelaksanaan Perjanjian/Kontrak atau

apabila Penyedia Barang/Jasa tidak bersedia memperpanjang jaminan

pelaksanaan.

7.5.2.4 Pemutusan Perjanjian/Kontrak yang disebabkan oleh kesalahan Pengguna

Barang/Jasa, dikenakan sanksi berupa kewajiban mengganti kerugian yang

menimpa Penyedia Barang/Jasa sesuai yang ditetapkan dalam

Perjanjian/Kontrak dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

7.5.2.5 Dalam hal terbukti adanya praktek persekongkolan, korupsi, kecurangan dan

pemalsuan dalam proses pengadaan/pelaksanaan Perjanjian/Kontrak,

Pengguna Barang/Jasa wajib membatalkan proses pengadaan / memutuskan

pelaksanaan Perjanjian/Kontrak.

7.5.3 Penyesuaian Harga.

Penyesuaian harga adalah ketentuan mengenai perubahan harga Perjanjian/Kontrak akibat

adanya perubahan keadaan yang menimbulkan konsekuensi finansialdengan ketentuan

sebagai berikut:

7.5.3.1 Penyesuaian harga dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam

Perjanjian/Kontrak.

7.5.3.2 Dalam hal penyesuaian harga belum dicantumkan dalam Perjanjian/Kontrak,

maka dapat dilakukan kesepakatan penyesuaian harga yang hasilnya

dituangkan dalam Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak, yang

pelaksanaannya didasarkan pada justifikasi dan dapat

dipertanggungjawabkan secara profesional.

7.5.3.3 Penyesuaian harga dapat diberlakukan bagi Perjanjian/Kontrak yang masa

Page 178: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

117

pelaksanaannya lebih dari 12 (dua belas) bulan.

7.5.3.4 Penyesuaian harga dapat diberlakukan untuk harga satuan dan/atau harga

Perjanjian/Kontrak kecuali komponen risiko, overhead dan keuntungan

sebagaimana tercantum dalam penawaran.

7.5.3.5 Penyesuaian harga satuan diberlakukan sesuai dengan jadwal pelaksanaan

yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak atau Addendum/Amandemen.

Bagian Perjanjian/Kontrak atau pekerjaan yang terlambat dilaksanakan

karena kesalahan Penyedia Barang/jasa, penyesuaian harga satuan dan nilai

Perjanjian/Kontrak menggunakan indeks harga sesuai jadwal pelaksanaan

pekerjaan yang ditetapkan pada Perjanjian/Kontrak awal.

7.5.3.6 Penyesuaian harga satuan bagi komponen pekerjaan yang berasal dari luar

negeri dan dibayar dengan valuta asing menggunakan indeks penyesuaian

harga dari negara asal barang tersebut.

7.5.3.7 Rumusan penyesuaian harga satuan:

Hn = Ho (a + b.Bn/Bo + c.Cn/Co + d.Dn/Do + ………)

Keterangan :

Hn = Harga satuan barang/jasa pada saat pekerjaan

dilaksanakan.

Ho = Harga satuan barang/jasa pada saat penyusunan harga

penawaran (28 hari sebelum batas akhir pemasukan

penawaran).

a = Koefisien tetap yang terdiri keuntungan dan overhead.

Dalam hal penawaran tidak mencantumkan besaran

komponen keuntungan dan overhead, maka a adalah

0,15.

b, c, d = Koefisien komponen Perjanjian/Kontrak seperti tenaga

kerja, bahan, alat kerja dan sebagainya.

Penjumlahan a+b+c+d+…. dst. adalah 1,00.

Bn, Cn, Dn = Indeks harga komponen pada saat pekerjaan

dilaksanakan.

Bo, Co, Do = Indeks harga komponen pada saat penyusunan harga

penawaran (28 hari sebelum batas akhir pemasukan

penawaran).

Page 179: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

118

Catatan :

- Untuk penyesuaian harga dalam mata uang rupiah, maka indeks harga

yang digunakan bersumber dari penerbitan Badan Pusat Statistik

(BPS). Jika indeks harga tidak dimuat dalam penerbitan BPS, maka

digunakan indeks harga yang disiapkan oleh instansi yang berwenang.

- Penetapan koefisien komponen Perjanjian/Kontrak pekerjaan dilakukan

oleh Pengguna Barang/Jasa.

7.5.3.8 Rumusan penyesuaian nilai Perjanjian/Kontrak :

Pn = (Hn1 x V1) + (Hn2 x V2) + (Hn3 x V3) + ....dst

Keterangan :

Pn = Nilai Perjanjian/Kontrak setelah dilakukan penyesuaian

harga satuan barang/jasa.

Hn = Harga satuan baru setelah dilakukan penyesuaian harga

menggunakan rumusan penyesuaian satuan harga.

V1 = Volume pada saat pekerjaan dilaksanakan.

7.5.4 Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak.

7.5.4.1 Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak harus segera dibuat bila terjadi

perubahan Perjanjian/Kontrak.

7.5.4.2 Perubahan Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan meliputi:

a. Menambah dan/atau mengurangi volume/jenis pekerjaan yang

tercantum dalam Perjanjian/Kontrak;

b. Mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kebutuhan

lapangan;

c. Mengubah jadwal pelaksanaan;

d. Adanya perubahan ketentuan/peraturan yang berlaku;

e. Adanya penyesuaian harga.

7.5.4.3 Prosedur pembuatan Addendum/Amandemen/Memorandum

Perjanjian/Kontrak dilakukan sebagai berikut:

Page 180: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

119

a. Pengguna Barang/Jasa segera memberikan perintah tertulis kepada

Penyedia Barang/Jasa untuk melaksanakan perubahan

Perjanjian/Kontrak, atau Penyedia Barang/Jasa mengusulkan

perubahan Perjanjian/Kontrak;

b. Penyedia Barang/Jasa harus memberikan tanggapan atas perintah

perubahan dari Pengguna Barang/Jasa dan mengusulkan perubahan

harga (bila ada) selambat-lambatnya dalam waktu 7 (tujuh) hari.

Pengguna Barang/Jasa harus memberikan tanggapan atas usulan

perubahan Perjanjian/Kontrak dari Penyedia Barang/Jasa selambat--

lambatnya dalam waktu 7 (tujuh) hari;

c. Atas usulan perubahan Perjanjian/Kontrak, dilakukan negosiasi teknis

dan harga dan dibuat berita acara hasil negosiasi;

d. Berdasarkan berita acara hasil negosiasi dibuat Addendum/

Amandemen Perjanjian/Kontrak.

7.5.5 Perpanjangan Waktu Pelaksanaan.

7.5.5.1 Perpanjangan waktu pelaksanaan dapat diberikan oleh Pengguna barang/jasa

atas pertimbangan yang layak dan wajar.

7.5.5.2 Yang dimaksud hal-hal yang layak dan wajar untuk perpanjangan waktu

pelaksanaan adalah sebagai berikut:

a. Pekerjaan tambah;

b. Perubahan disain;

c. Keterlambatan yang disebabkan oleh pihak Pengguna Barang/Jasa;

d. Masalah yang timbul di luar kendali Penyedia Barang/Jasa;

e. Keadaan kahar (force majeur)

7.5.5.3 Pengguna Barang/Jasa dapat menyetujui perpanjangan waktu pelaksanaan

atas Perjanjian/Kontrak setelah melakukan penelitian dan evaluasi terhadap

usulan tertulis yang diajukan oleh Penyedia Barang/Jasa.

7.5.5.4 Persetujuan perpanjangan waktu pelaksanaan dituangkan di dalam

Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak.

Page 181: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

120

7.6 Denda Keterlambatan dan Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak (Liquidated

Damages)

7.6.1 Denda Keterlambatan.

7.6.1.1 Denda atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan.

7.6.1.2 Besarnya denda keterlambatan kepada Penyedia Barang/Jasa atas

keterlambatan menyelesaikan pekerjaan adalah 1‰ (satu per seribu) dari

harga Perjanjian/Kontrak atau bagian Perjanjian/Kontrak untuk setiap hari

keterlambatan dengan maksimum sebesar Jaminan Pelaksanaan dari harga

Perjanjian/Kontrak atau bagian Perjanjian/Kontrak, kecuali untuk pengadaan

batu bara dikenakan denda keterlambatan 1‰ (satu per seribu) dari nilai total

pengiriman.

a. Untuk pekerjaan yang sifatnya satu kesatuan, seperti EPC, jika ada

keterlambatan menyelesaikan pekerjaan dan ada konsekuensi ke

sistem, maka denda keterlambtan maksimum sebesar Jaminan

Pelaksanaan dari harga Perjanjian/Kontrak.

b. Pengertian bagian Perjanjian/Kontrak adalah bagian yang dapat

dipisahkan dan dapat dimanfaatkan, seperti pengiriman barang yang

diserahkan secara bertahap.

7.6.2 Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak (Liquidated Damages).

7.6.2.1 Untuk pekerjaan yang bersifat Strategis, seperti pembangunan konstruksi

pembangkitan atau pekerjaan lainnya yang ditentukan oleh Value for Money

Committee, PLN Batam dapat menerapkan kompensasi atas kinerja yang

tidak sesuai dengan Perjanjian/Kontrak berdasarkan konsep Liquidated

Damages yang diatur dalam Dokumen Pelelangan dan Perjanjian/Kontrak.

a. Tingkat kompensasi yang ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak,

berdasarkan kerugian atau dampak yang terjadi karena kinerja yang

tidak sesuai dengan Perjanjian/Kontrak, yang dikuantifikasikan dalam

bentuk uang.

b. Kinerja tidak sesuai Perjanjian/Kontrak misalnya ketidaksesuaian

spesifikasi yang bisa menyebabkan kerugian.

c. Jumlah kerugian tersebut dihitung berdasarkan estimasi kerugian per

hari, misalnya, biaya yang bisa timbul dari pembelian BBM untuk

pembangkit lainnya yang tetap harus beroperasi.

Page 182: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

121

d. Formula kompensasi per hari ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak dan

diajukan ke Value for Money Committee sebagai bagian Strategi

Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak, kecuali sudah ditentukan dalam

Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak tahunan.

e. Pembayaran kompensasi dikurangkan dari Jaminan Pelaksanaan atau

sebagaimana diatur pada angka 7.2.1.8 atau ditagihkan dengan cara

lain.

7.7 Serah Terima Pekerjaan dan Penutupan Perjanjian/Kontrak.

7.7.1 Serah Terima Pekerjaan.

7.7.1.1 Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen), Penyedia Barang/Jasa

mengajukan permintaan secara tertulis kepada Pengguna Barang/jasa untuk

penyerahan pekerjaan.

7.7.1.2 Pengguna Barang/Jasa melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang

telah diselesaikan oleh Penyedia Barang/Jasa.

7.7.1.3 Bilamana terdapat kekurangan-kekurangan dan/atau cacat hasil pekerjaan,

Penyedia Barang/Jasa wajib memperbaiki/menyelesaikannya.

7.7.1.4 Pengguna Barang/Jasa menerima penyerahan pekerjaan setelah seluruh

hasil pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Perjanjian/Kontrak.

7.7.1.5 Pembayaran dilakukan sebesar 95% (sembilan puluh lima persen) dari nilai

Perjanjian/Kontrak, sedangkan yang 5% (lima persen) merupakan retensi

selama masa pemeliharaan.Jaminan pelaksanaan berlaku sampai dengan 30

hari setelah FAC sesuai ketentuan pada angka 4.6.10.2. huruf b angka 2)

huruf a).

7.7.1.6 Penyedia Barang/Jasa wajib memelihara hasil pekerjaan selama masa

pemeliharaan sehingga kondisi tetap seperti pada saat penyerahan pertama

pekerjaan.

7.7.1.7 Setelah masa pemeliharaan berakhir, Penyedia Barang/Jasa mengajukan

permintaan secara tertulis kepada pengguna Barang/Jasa untuk penyerahan

akhir pekerjaan.

7.7.1.8 Pengguna barang/Jasa menerima penyerahan akhir pekerjaan setelah

Penyedia Barang/Jasa melaksanakan semua kewajibannya selama masa

pemeliharaan dengan baik dan wajib melakukan pembayaran sisa nilai

Perjanjian/Kontrak yang belum dibayar dan mengembalikan Jaminan

Pelaksanaan.

Page 183: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

122

7.7.1.9 Apabila Penyedia Barang/Jasa tidak melaksanakan kewajiban pemeliharaan

sebagaimana mestinya, maka Pengguna Barang/Jasa berhak mencairkan

Jaminan Pelaksanaan.

7.7.2 Perlengkapan dan Material Perjanjian/Kontrak

7.7.2.1 Sebelum Perjanjian/Kontrak ditutup, segala macam barang dan peralatan PLN

Batam yang dipergunakan oleh Penyedia Barang/Jasa harus dikembalikan

kepada PLN Batam.

7.7.2.2 Pengembalian barang dan peralatan PLN Batam harus dibuatkan Berita Acara

Penyerahan.

7.8 Proses Penutupan Perjanjian/Kontrak.

7.8.1 Mengkaji dan mengkonfirmasi kegiatan berdasarkan checklist penutupan

Perjanjian/Kontrak.

7.8.2 Mengisi formulir penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa.

7.8.3 Mempersiapkan laporan kinerja Perjanjian/Kontrak final, yang dilakukan Wakil Pengguna

dan Pejabat Perencana Pengadaan, termasuk lessons learned. Laporan ini, jika

dipandang perlu, dapat diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa untuk pembelajaran.

7.8.4 Mengeluarkan Surat Serah Terima Pekerjaan berdasarkan laporan dari Wakil Pengguna

Barang/Jasa.

7.8.5 Melakukan penyelesaian keuangan.

7.8.6 Mengembalikan jaminan pelaksanaan

7.8.7 Mencatat kewajiban yang masih tersisa, seperti garansi dan memberitahukan kepada

Penyedia Barang/Jasa dan pihak internal PLN Batam.

7.9 Garansi

7.9.1 Garansi harus dimasukkan secara jelas di dalam Perjanjian/Kontrak.

7.9.2 Garansi memberikan perlindungan kepada PLN Batam jika terdapat kerusakan yang

diketemukan setelah dilakukan Serah Terima Pekerjaan.

7.9.3 Tanggung jawab memastikan garansi ada di Pengguna Barang/Jasa beserta Wakil

Pengguna Barang/Jasa.

7.9.4 Ketika terjadi masalah, sebelum Penyedia Barang/Jasa diberi notifikasi, Pengguna

Page 184: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

123

Barang/Jasa beserta Wakil Pengguna harus:

7.9.4.1 Melakukan kajian atas hak PLN Batam dalam hal garansi.

7.9.4.2 Melakukan verifikasi bahwa kerusakan memang ditanggung dalam klausul

garansi.

7.9.5 Setelah diketahui kerusakan termasuk dalam klausul garansi, maka Wakil Pengguna

melakukan notifikasi kepada Penyedia Barang/Jasa, membahas kewajiban Penyedia

Barang/Jasa dan melakukan kesepakatan bagaimana garansi dapat diaplikasikan.

7.10 Klaim

7.10.1 Klaim adalah permintaan dari para pihak berdasarkan klausul yang ada di

Perjanjian/Kontrak, jika ada yang tidak dipenuhi.

7.10.2 Klaim dapat berasal dari:

7.10.2.1 Unforeseen costs.

7.10.2.2 Ketidaksepakatan mengenai interpretasi klausul Perjanjian/Kontrak.

7.10.2.3 Ketidaksepakatan mengenai apa yang masuk dalam harga

Perjanjian/Kontrak.

7.10.2.4 Pelanggaran Perjanjian/Kontrak (Breaches of Contract).

7.10.3 Klaim dapat diajukan oleh PLN Batam atau Penyedia Barang/Jasa, dan harus diberikan

secara tertulis antara lain:

7.10.3.1 Penjelasan mengenai permasalahan.

7.10.3.2 Klausul Perjanjian/Kontrak yang mengatur klaim tersebut.

7.10.3.3 Klaim hanya akan dilayani dari Penyedia Barang/jasa yang mempunyai

Perjanjian/Kontrak langsung dengan PLN Batam. Klaim yang dilakukan oleh

subvendor atau subkontraktor dan ditujukan langsung ke PLN Batam akan

ditolak karena tidak ada Perjanjian/Kontrak langsung dengan PLN Batam.

7.10.3.4 Perjanjian/Kontrak tidak bisa ditutup sampai semua klaim diselesaikan.

7.11 Manajemen Kinerja Penyedia Barang/Jasa

7.11.1 Laporan Kinerja Penyedia Barang/Jasa.

Page 185: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

124

7.11.1.1 Divisi/Bidang yang menangani DPT dalam portal e-Procurement PLN

menyediakan aplikasi pemutakhiran kinerja Penyedia Barang/Jasa.

7.11.1.2 Divisi/Bidang terkait dan Pengguna menentukan standard pengukuran

Penyedia Barang/Jasa.

7.11.1.3 Pejabat Perencana Pengadaan dan Wakil Pengguna Barang/Jasa

bertanggung jawab memantau kinerja Penyedia Barang/Jasa dan menyiapkan

Laporan Kinerja Penyedia Barang/Jasa untuk dimutakhirkan pada DPT.

7.11.2 Sanksi/Black List

Pengenaan Sanksi/Black List kepada Penyedia Barang/Jasa dilaksanakan berdasarkan

ketentuan Sanksi/Black List yang berlaku di PLN.

Page 186: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

125

BAB VIII

PENGADAAN BARANG/JASA

MELALUI MEDIA ELEKTRONIK PLN (E-PROCUREMENT PLN)

8.1 Maksud dan Tujuan

8.1.1 Maksud pelaksanaan e-Procurement PLN adalah:

8.1.1.1 Sarana Pengadaan Barang/Jasa secara online.

8.1.1.2 Sarana pendokumentasian Pengadaan Barang/jasa yang diproses secara

offline/manual.

8.1.1.3 Sarana informasi harga satuan dan persediaan material.

8.1.1.4 Sarana bursa material antar Unit PLN di lingkungan PT PLN (Persero).

8.1.2 Ketentuan Umum e-Procurement PLN

8.1.2.1

Pengadaan Barang/Jasa dapat menggunakan fasilitas e-Procurement.

8.1.2.2 Pada prinsipnya pelaksanaan e-Procurement PLN dilakukan melalui

penawaran harga dengan e-Auction

8.1.2.3 Dalam hal dan kondisi tertentu yang menurut pertimbangan dan penilaian

Pejabat Pelaksana Pengadaan sulit dilaksanakan dengan e-Auction. Pejabat

Pelaksana Pengadaan dapat menentukan pelaksanaan e-Procurement PLN

melalui penawaran harga dengan e-Bidding.

8.1.2.4 Pengguna Barang/Jasa diwajibkan untuk menggunakan material yang telah

dibursakan oleh Unit-unit PLN dalam hal material yang dibursakan tersebut

sesuai dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan.

8.1.2.5 Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melaui sarana e-Procuremet PLN wajib

mengacu pada Edaran Direksi ini dan ketentuan Direksi lainnya dan/atau

Terms of Condition yang terdapat pada aplikasi e-Procurement.

8.1.3 Ketentuan Pelaksanaan e-Procurement PLN

8.1.3.1 Tempat pelaksanaan e-Procurement PLN dilakukan di Bidding Room yang

disediakan oleh PLN dan/atau dari web-site di luar PLN.

8.1.3.2 Waktu pelaksanaan e-Procurement PLN dilakukan pada tanggal, hari dan jam

yang sama sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh Pejabat

Pelaksana Pengadaan.

Page 187: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

126

8.1.3.3 Pada saat memulai e-Procurement PLN, Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib

menyampaikan jangka waktu pelaksanaan.

8.1.4 Sebelum e-Procurement PLN dilakukan, Calon Penyedia Barang/Jasa diharuskan

menandatangani persyaratan/ketentuan pelaksanaan e-Procurement PLN.

8.1.5 Dalam pelaksanaan e-Procurement PLN, Pejabat Pelaksana Pengadaan bertanggung

jawab dalam memandu dan mengawasi proses pelaksanaan

e-Procurement PLN.

8.1.6 Penawaran harga yang dilakukan dengan e-Auction adalah sebagai berikut:

8.1.6.1 Nilai total HPS tidak harus disampaikan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa

sebelum pemasukan penawaran.

8.1.6.2 Penawaran harga awal yang dimasukkan adalah harga sebelum PPN.

8.1.6.3 Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan harga awal dapat melampaui

HPS.

8.1.6.4 Penawaran harga akhir adalah harga yang dimasukkan sebelum batas waktu

akhir yang ditentukan.

8.1.6.5 Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan harga akhir melampaui HPS

akan dilakukan negosiasi dan kesepakatan negosiasi maksimal sama dengan

HPS, apabila tidak tercapai kesepakatan dinyatakan gugur.

8.1.7 Penawaran harga yang dilakukan dengan e-Bidding adalah sebagai berikut:

8.1.7.1 Penawaran harga akhir adalah harga yang dimasukkan sebelum batas waktu

akhir yang ditentukan.

8.1.7.2 Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan harga akhir melampaui HPS

akan dilakukan negosiasi dan kesepakatan negosiasi maksimal sama dengan

HPS, apabila tidak tercapai kesepakatan dinyatakan gugur.

8.1.7.3 Nilai total HPS harus disampaikan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa

sebelum pemasukan penawaran.

8.1.8 Pemberlakukan ketentuan e-Procurement PLN tersebut di atas disesuaikan dengan

tingkat kebutuhan pada saat pelaksanaan pengadaan dan harus dituangkan ke dalam

ketentuan pengadaan yang merupakan bagian dari Dokumen Pelelangan/RKS.

8.1.9 Pendokumentasian Pengadaan Barang/Jasa secara offline/manual dilakukan sesuai

dengan format isian yang terdapat di dalam e-Procurement PLN.

Page 188: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

127

BAB IX

PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN

9.1 Sistem Pengendalian Internal

9.1.1 Sebagai bagian dari komitmen good governance, PLN Batam memelihara sistem

pengendalian internal yang sehat, termasuk dalam hal proses Pengadaan Barang/Jasa.

9.1.2 Pembagian tanggung jawab pengendalian dalam hal manajemen risiko proses

Pengadaan Barang/Jasa:

9.1.2.1 Direktorat yang menangani Fungsi Pengadaan dan Pengguna Barang/Jasa

bertanggung jawab mengendalikan langsung risiko terkait proses Pengadaan

Barang/Jasa yang dapat terjadi.

9.1.2.2 Fungsi Manajemen Risiko bertanggung jawab memfasilitasi penyusunan

kerangka manajemen risiko dalam proses perencanaan dan pelaksanaan

Pengadaan Barang/Jasa.

9.1.2.3 Internal Audit bertanggung jawab menilai kecukupan sistem manajemen risiko

korporat dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.

9.1.3 Sebagai bagian dari sistem pengendalian internal, Pengguna Barang/Jasa wajib:

9.1.3.1 Melakukan pencatatan dan pelaporan keuangan, Perjanjian/Kontrak dan hasil

kerja pada setiap kegiatan, baik kemajuan maupun hambatan dalam

pelaksanaan tugasnya.

9.1.3.2 Menyimpan dan memelihara seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa.

9.1.3.3 Memberikan tanggapan/informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa yang

berada di dalam batas kewenangannya kepada pihak yang mengajukan

pengaduan/sanggahan atau yang memerlukan penjelasan.

9.1.3.4 Melakukan penilaian kinerja kepada para Penyedia Barang/Jasa terhadap

hasil pelaksanaan Perjanjian/Kontrak

9.1.4 Sebagai bagian dari informasi dan komunikasi, Pengguna Barang/Jasa wajib

memastikan:

9.1.4.1 Semua laporan dalam bentuk hard copy dan/atau soft copy harus

disampaikan kepada Satuan Pengawasan Internal dalam rangka pre audit

dan post audit.

Page 189: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

128

9.1.4.2 Perjanjian/Kontrak sampai dengan Rp 1.000.000.000,00 (satu milyar rupiah)

wajib disampaikan kepada Internal Audit dan Pejabat Perencana Pengadaan.

9.1.4.3 Perjanjian/Kontrak dengan nilai diatas Rp 1.000.000.000,00 (satu milyar

rupiah) wajib disampaikan kepada Direksi terkait dengan tembusan kepada

Internal Audit dan Pejabat Perencana Pengadaan.

9.2 Peran Internal Audit

Internal Audit mempunyai tanggung jawab untuk:

9.2.1 Menjadi pengawas, konsultan internal, dan pendorong peningkatan sistem pengendalian

internal dalam hal Pengadaan Barang/Jasa yang sehat.

9.2.2 Melalui fungsi pemeriksaan dan pengawasan yang dilakukan, memberikan saran untuk

pemecahan masalah (problem solver) jika terjadi masalah dalam Manajemen Pengadaan

atau proses Pengadaan Barang/Jasa tertentu.

9.2.3 Menerapkan Risk-Based Audit Planning terhadap sistem dan pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa.

9.2.4 Risk-Based Audit Planning terhadap sistem dan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

9.2.5 Melakukan peran proaktif dalam mencegah suatu insiden (kesalahan/fraud) terjadi, dan

mencegah suatu insiden (kesalahan, fraud) meluas menjadi sistemik.

9.2.6 Melakukan pemeriksaan atas informasi kesalahan dan fraud.

9.3 Probity Advisor dan Probity Auditor

9.3.1 Dalam kondisi tertentu untuk pengadaan yang bersifat Strategis, nilai dan risiko yang

besar serta dapat merugikan kredibilitas Perusahaan, PLN dapat menerapkan konsep

Probity dalam Pengadaan Barang/Jasa tertentu.

9.3.2 Probity merupakan ketaatan terhadap prinsip tertinggi dalam hal proses, prosedur, dan

value for money suatu Pengadaan Barang/Jasa.

9.3.3 Probity termasuk identifikasi, analisa dan manajemen terhadap risiko terkait Pengadaan

Barang/Jasa, dan aspek good governance terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa

tersebut

9.3.4 Probity ada 2 (dua) macam yaitu:

9.3.4.1 Probity Advisor adalah pihak internal PLN Batam, yaitu fungsi manajemen risiko

dan fungsi pengawasan internal, yang membantu mengidentifikasi keseluruhan

Page 190: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha
Page 191: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

LAMPIRAN

Page 192: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Undangan ke

DPT

Pengambilan RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran

Pembukaan Dok.

Penawaran

Evaluasi Dok.

Penawaran

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

Klarifikasi dan

NegosiasiSepakat

Klarifikasi dan

Negosiasi

RekomendasiLelang ulang Lelang dihentikan

Penetapan

Pemenang

Pengumuman

Pemenang

SanggahPenunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban

SanggahBanding

Sanggah

Banding

Dok. Kontrak

Y

N

DiterimaPenawaran

Ulang

N

Y

Diterima

Jawaban

Banding

Y

N

DPT

N

Y

Y

N

PELELANGAN TERBATAS – 1 SAMPUL

N

Y

BA

BA

BA

BA

BA

Lapor ke VFM

Commitee*

Sepakat

Y

N

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

BA

Usulan Calon

Pemenang

Rekomendasi

VFM Commitee*

Page 193: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Undangan ke

DPT

Pengambilan RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran

Pembukaan

Sampul 1

Evaluasi Sampul

1(Adm & Teknis)

Klarifikasi dan

NegosiasiSepakat

Rekomendasi

VFM Commitee *

Klarifikasi dan

NegosiasiSepakat

Klarifikasi dan

Negosiasi

RekomendasiLelang ulang Lelang gagal

Penetapan

Pemenang

Pengumuman

Pemenang

SanggahPenunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah Banding Sanggah Banding

Dok. Kontrak

Usulan Calon

Pemenang

Y

N

DiterimaPenawaran Ulang

N

Y

Diterima

Jawaban Banding

Y

N

N

Y

Y

N

PELELANGAN TERBATAS – 2 SAMPUL

Pembukaan

Sampul 2

Evaluasi Sampul 2

(Harga)

Y

N

DPT

BA

BA

BA

BA

BA

BA

BA

Sepakat

Lapor ke VFM

Commitee *

Y

N

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila diperlukan

BA

Lulus

Evaluasi ≥1

Pengadaan Gagal

Y

N

Page 194: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Undangan ke

DPT

Pengambilan RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran Tahap

1

Pembukaan

Penawaran Tahap

1

Evaluasi Tahap 1

(Adm & Teknis)

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

Rekomendasi

VFM Commitee *

Klarifikasi dan

NegosiasiSepakat

Klarifikasi dan

negosiasi

RekomendasiLelang ulang Lelang dihentikan

Penetapan

Pemenang

Pengumuman

Pemenang

SanggahPenunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah Banding Sanggah Banding

Dok. Kontrak

Usulan Calon

Pemenang

Y

N

DiterimaPenawaran Ulang

N

Y

Diterima

Jawaban Banding

Y

N

N

Y

Y

N

PELELANGAN TERBATAS – 2 TAHAP

Pembukaan

Penawaran Tahap

2

Evaluasi Tahap 2

(Harga)

Y

N

DPT

Pemasukan Dok.

Penawaran Tahap

2

Lulus

Evaluasi ≥ 1

Pengadaan Gagal

Y

N

BA

BA

BA

BA

BA

BA

Sepakat

Lapor ke VFM

Commitee *

Y

N

BA

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

BA

Page 195: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman

Lelang

Pendaftaran &

Pengambilan RKS

Pemasukan Dok.

Penawaran

Aanwijzing

Pembukaan Dok.

Penawaran

Evaluasi Dok.

Penawaran

Klarifikasi dan

Negosiasi Rekomendasi

VFM Commitee *

Penetapan

Pemenang

SanggahPenunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding

Sanggah Banding

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

Sepakat

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

Klarifikasi dan

negosiasi

RekomendasiLelang Ulang Lelang dihentikan

Usulan Penetapan

Pemenang

BA

BA

PELELANGAN TERBUKA - PASCAKUALIFIKASI - 1 SAMPUL

BA

Dok.

Kontrak

Y

N

Y

Y

Y

Y

N

N N

N

Pembuktian

Kualifikasi

BA

BA

Sepakat

Lapor ke VFM

Commitee *

BA

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

Lulus

Evaluasi ≥ 1

Pengadaan Gagal

Y

N

Y

Y

N

N

Page 196: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman

Lelang

Pendaftaran &

Pengambilan RKS

Pemasukan Dok.

PenawaranAanwijzing

Pembukaan

Sampul 1

Pembukaan

Sampul 2

Klarifikasi dan

NegosiasiRekomendasi

VFM Commitee *

Penetapan

Pemenang

SanggahPenunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding

Sanggah Banding

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

Sepakat

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

Klarifikasi dan

negosiasi

RekomendasiLelang Ulang

Lelang gagal

Evaluasi Sampul 1

(Adm & Teknis)

Evaluasi Sampul 2

(Harga)

Usulan Penetapan

Pemenang

PELELANGAN TERBUKA - PASCAKUALIFIKASI - 2 SAMPUL

BA

BA

BA

Dok. Kontrak

Y

N

Y

N

Y

Y

Y

Y

N N

N

Pembuktian

Kualifikasi

BA

BA

BA

BA

Sepakat

Lapor ke VFM

Commitee *

N

Y

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila diperlukan

Lulus

Evaluasi ≥1

Pengadaan Gagal

Page 197: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman

Lelang

Pendaftaran &

Pengambilan RKS

Pemasukan Dok.

Penawaran Tahap

1

Aanwijzing

Pembukaan Dok.

Penawaran Tahap

1

Pembukaan Dok.

Penawaran Tahap

2

Klarifikasi dan

Negosiasi Rekomendasi

VFM Commitee *

Penetapan

Pemenang

SanggahPenunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding

Sanggah Banding

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

Sepakat

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

Lapor ke VFM

Commitee *

RekomendasiLelang Ulang

Lelang dihentikan

Evaluasi Tahap 1

(Adm & Teknis)

Evaluasi Tahap 2

(Harga)Usulan Penetapan

Pemenang

PELELANGAN TERBUKA - PASCAKUALIFIKASI - 2 TAHAP

BA

BA

BA

Dok. Kontrak

Y

N

Y

N

Y

Y

Y

Y

N N

N

Pembuktian

Kualifikasi

BA

BA

Lulus Evaluasi

≥1

Pemasukan Dok.

Penawaran Tahap

2

Pengadaan GagalY N

NBA

BA

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

Klarifikasi dan

negosiasi

SepakatY

N

BA

Page 198: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman &

Undangan

Prakualifikasi

Penyedia Barang

Mendaftar &

Mengambil Dok.

PQ

Pemasukan Dok.

PQ

Evaluasi Dok. PQ

Pembuktian

Kualifikasi

Penetapan Hasil

Pengumuman

Hasil

Sanggah

Undangan Calon

Penyedia yang

Lolos Kualifikasi

Pengambilan RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran

Pembukaan Dok.

Penawaran

Evaluasi Dok.

Penawaran

Klarifikasi dan

Negosiasi

Rekomendasi

VFM Commitee *

Penetapan

PemenangSanggah

Penunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding Sanggah Banding

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding

Sanggah Banding

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran UlangDiterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

N

Y

N

Y

N

Y

N

Y

Usulan Penetapan

Pemenang

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

Lapor ke VFM

Commitee *

Sepakat

Lelang ulang

Lelang dihentikan

Sepakat

BA

BA

BA

Y

N

Dok. Kontrak

Y

N N

Y

Y

N

Y

N

PELELANGAN TERBUKA - PRAKUALIFIKASI - 1 SAMPUL

BA

BA

Klarifikasi dan

negosiasi

Rekomendasi

BA

Y

N

Y

N

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

Lulus

Evaluasi ≥ 1

Pengadaan Gagal

N

Y

Page 199: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman &

Undangan

Prakualifikasi

Penyedia Barang

Mendaftar &

Mengambil Dok.

PQ

Pemasukan Dok.

PQ

Evaluasi Dok. PQ

Pembuktian

Kualifikasi

Penetapan Hasil

Pengumuman

Hasil

Sanggah

Undangan Calon

Penyedia yang

Lolos Kualifikasi

Pengambilan RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran

Pembukaan

Sampul 1

Evaluasi Sampul 1

(Adm & Teknis)

Klarifikasi dan

Negosiasi

Rekomendasi

VFM Commitee *

Penetapan

PemenangSanggah

Penunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding Sanggah Banding

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding

Sanggah Banding

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

N

Y

N

Y

N

Y

N

Y

Usulan Penetapan

Pemenang

Klarifikasi dan

NegosiasiSepakat

Lelang

UlangRekomendasi

Lapor ke VFM

Commitee *

Lelang

gagal

Sepakat

BA

BA

Y

Dok. Kontrak

Y

N N

Y

Y

N

Y

N

Pembukaan

Sampul 2

Evaluasi Sampul 2

(Harga)BA

BA

N

Y

PELELANGAN TERBUKA - PRAKUALIFIKASI - 2 SAMPUL

BA

BA

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

BAN

Y

N

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

Lulus

Evaluasi ≥ 1

Pengadaan

Gagal

Y

N

BA

Page 200: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman &

Undangan

Prakualifikasi

Penyedia Barang

Mendaftar &

Mengambil Dok.

PQ

Pemasukan Dok.

PQ

Evaluasi Dok. PQ

Pembuktian

Kualifikasi

Penetapan Hasil

Pengumuman

Hasil

Sanggah

Undangan Calon

Penyedia yang

Lolos Kualifikasi

Pengambilan RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran Tahap

1

Pembukaan Dok.

Penawaran Tahap

1

Evaluasi Tahap 1

(Adm & Teknis)

Klarifikasi dan

Negosiasi

Rekomendasi

VFM Commitee *

Penetapan

PemenangSanggah

Penunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding Sanggah Banding

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding

Sanggah Banding

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran UlangDiterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

N

Y

N

Y

N

Y

N

Y

Usulan Penetapan

Pemenang

Klarifikasi dan

NegosiasiSepakat

Lelang

UlangRekomendasi

Lapor ke VFM

Commitee *

Lelang

dihentikan

Sepakat

BA

BA

BA

Y

Dok. Kontrak

Y

N N

Y

Y

N

Y

N

Pembukaan Dok.

Penawaran Tahap

2

Evaluasi Tahap 2

(Harga)BA

BA

N

Y N

PELELANGAN TERBUKA - PRAKUALIFIKASI - 2 TAHAP

Lulus Evaluasi

≥ 1Pengadaan Gagal

Pemasukan Dok.

Penawaran Tahap

2

N

Y

BA

BA

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

BA

Y

N

Page 201: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Undangan ke

DPT

Pengambilan RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran

Pembukaan Dok.

Penawaran

Evaluasi Dok.

Penawaran

Klarifikasi dan

Negosiasi

SepakatRekomendasi

VFM Commitee*

Klarifikasi dan

NegosiasiSepakat

Klarifikasi dan

Negosiasi

RekomendasiLelang ulang Lelang dihentikan

Penetapan

Pemenang

Pengumuman

Pemenang

SanggahPenunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban

SanggahBanding

Sanggah

Banding

Dok. Kontrak

Usulan Calon

Pemenang

Y

N

DiterimaPenawaran

Ulang

N

Y

Diterima

Jawaban

Banding

Y

N

DPT

N

Y

Y

N

SELEKSI TERBATAS – 1 SAMPUL

N

Y

BA

BA

BA

BA

BA

Lapor ke VFM

Commitee*

Sepakat

Y

N

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

BA

Page 202: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Undangan ke

DPT

Pengambilan RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran

Pembukaan

Sampul 1

Evaluasi Sampul

1(Adm & Teknis)

Klarifikasi dan

NegosiasiSepakat

Rekomendasi

VFM Commitee *

Klarifikasi dan

NegosiasiSepakat

Klarifikasi dan

Negosiasi

RekomendasiLelang ulang Lelang gagal

Penetapan

Pemenang

Pengumuman

Pemenang

SanggahPenunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah Banding Sanggah Banding

Dok. Kontrak

Usulan Calon

Pemenang

Y

N

DiterimaPenawaran Ulang

N

Y

Diterima

Jawaban Banding

Y

N

N

Y

Y

N

SELEKSI TERBATAS – 2 SAMPUL

Pembukaan

Sampul 2

Evaluasi Sampul 2

(Harga)

Y

N

DPT

BA

BA

BA

BA

BA

BA

BA

Sepakat

Lapor ke VFM

Commitee *

Y

N

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila diperlukan

BA

Lulus

Evaluasi >= 1

Pengadaan Gagal

Y

N

Page 203: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Undangan ke

DPT

Pengambilan RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran Tahap

1

Pembukaan

Penawaran Tahap

1

Evaluasi Tahap 1

(Adm & Teknis)

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

Rekomendasi

VFM Commitee *

Klarifikasi dan

NegosiasiSepakat

Klarifikasi dan

negosiasi

RekomendasiLelang ulang Lelang dihentikan

Penetapan

Pemenang

Pengumuman

Pemenang

SanggahPenunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah Banding Sanggah Banding

Dok. Kontrak

Usulan Calon

Pemenang

Y

N

DiterimaPenawaran Ulang

N

Y

Diterima

Jawaban Banding

Y

N

N

Y

Y

N

SELEKSI TERBATAS – 2 TAHAP

Pembukaan

Penawaran Tahap

2

Evaluasi Tahap 2

(Harga)

Y

N

DPT

Pemasukan Dok.

Penawaran Tahap

2

Lulus

Evaluasi ≥1

Pengadaan Gagal

Y

N

BA

BA

BA

BA

BA

BA

BA

Sepakat

Lapor ke VFM

Commitee *

Y

N

BA

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

Page 204: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman &

Undangan

Prakualifikasi

Penyedia Barang

Mendaftar &

Mengambil Dok.

PQ

Pemasukan Dok.

PQ

Evaluasi Dok. PQ

Pembuktian

Kualifikasi

Penetapan Hasil

Pengumuman

Hasil

Sanggah

Undangan Calon

Penyedia yang

Lolos Kualifikasi

Pengambilan RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran

Pembukaan Dok.

Penawaran

Evaluasi Dok.

Penawaran

Klarifikasi dan

Negosiasi

Rekomendasi

VFM Commitee *

Penetapan

PemenangSanggah

Penunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding Sanggah Banding

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding

Sanggah Banding

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran UlangDiterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

N

Y

N

Y

N

Y

N

Y

Usulan Penetapan

Pemenang

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

Lapor ke VFM

Commitee *

Sepakat

Lelang

ulang

Lelang

dihentikan

Sepakat

BA

BA

BA

Y

N

Dok. Kontrak

Y

N N

Y

Y

N

Y

N

SELEKSI TERBUKA - PRAKUALIFIKASI - 1 SAMPUL

BA

BA

Klarifikasi dan

negosiasi

Rekomendasi

BA

Y

N

Y

N

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

Lulus

Evaluasi

≥ 1

Pengadaan

Gagal

N

Y

Page 205: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman &

Undangan

Prakualifikasi

Penyedia Barang

Mendaftar &

Mengambil Dok.

PQ

Pemasukan Dok.

PQ

Evaluasi Dok. PQ

Pembuktian

Kualifikasi

Penetapan Hasil

Pengumuman

Hasil

Sanggah

Undangan Calon

Penyedia yang

Lolos Kualifikasi

Pengambilan RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran

Pembukaan

Sampul 1

Evaluasi Sampul 1

(Adm & Teknis)

Klarifikasi dan

Negosiasi

Rekomendasi

VFM Commitee *

Penetapan

PemenangSanggah

Penunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding Sanggah Banding

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding

Sanggah Banding

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

N

Y

N

Y

N

Y

N

Y

Usulan Penetapan

Pemenang

Klarifikasi dan

NegosiasiSepakat

Lelang

UlangRekomendasi

Lapor ke VFM

Commitee *

Lelang

gagal

Sepakat

BA

BA

BA

Y

Dok. Kontrak

Y

N N

Y

Y

N

Y

N

Pembukaan

Sampul 2

Evaluasi Sampul 2

(Harga)BA

BA

N

Y

SELEKSI TERBUKA - PRAKUALIFIKASI - 2 SAMPUL

BA

BA

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

BAN

Y

N

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

Lulus

Evaluasi ≥ 1

Pengadaan GagalY

N

Page 206: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman &

Undangan

Prakualifikasi

Penyedia Barang

Mendaftar &

Mengambil Dok.

PQ

Pemasukan Dok.

PQ

Evaluasi Dok. PQ

Pembuktian

Kualifikasi

Penetapan Hasil

Pengumuman

Hasil

Sanggah

Undangan Calon

Penyedia yang

Lolos Kualifikasi

Pengambilan RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran Tahap

1

Pembukaan Dok.

Penawaran Tahap

1

Evaluasi Tahap 1

(Adm & Teknis)

Klarifikasi dan

Negosiasi

Rekomendasi

VFM Commitee *

Penetapan

PemenangSanggah

Penunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding Sanggah Banding

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding

Sanggah Banding

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran UlangDiterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

N

Y

N

Y

N

Y

N

Y

Usulan Penetapan

Pemenang

Klarifikasi dan

NegosiasiSepakat

Lelang

UlangRekomendasi

Lapor ke VFM

Commitee *

Lelang

dihentikan

Sepakat

BA

BA

BA

Y

Dok. Kontrak

Y

N N

Y

Y

N

Y

N

Pembukaan Dok.

Penawaran Tahap

2

Evaluasi Tahap 2

(Harga)BA

BA

N

Y N

SELEKSI TERBUKA - PRAKUALIFIKASI - 2 TAHAP

Lulus Evaluasi

≥ 1Pengadaan Gagal

Pemasukan Dok.

Penawaran Tahap

2

N

Y

BA

BA

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

BA

Y

N

Page 207: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman

Lelang

Pendaftaran &

Pengambilan RKS

Pemasukan Dok.

Penawaran

Aanwijzing

Pembukaan Dok.

Penawaran

Evaluasi Dok.

Penawaran

Klarifikasi dan

Negosiasi

Rekomendasi

VFM Commitee *

Penetapan

Pemenang

SanggahPenunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding

Sanggah Banding

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

Sepakat

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

Klarifikasi dan

negosiasi

RekomendasiLelang Ulang

Lelang dihentikan

Usulan Penetapan

Pemenang

BA

BA

SELEKSI TERBUKA - PASCAKUALIFIKASI - 1 SAMPUL

BA

Dok.

Kontrak

Y

N

Y

Y

Y

Y

Y

N

N

N N

N

Pembuktian

Kualifikasi

BA

BA

Sepakat

Lapor ke VFM

Commitee *

Y

N

BA

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

Lulus

Evaluasi ≥ 1

Pengadaan

Gagal

N

Y

Page 208: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman

Lelang

Pendaftaran &

Pengambilan RKS

Pemasukan Dok.

PenawaranAanwijzing

Pembukaan

Sampul 1

Pembukaan

Sampul 2

Klarifikasi dan

NegosiasiRekomendasi

VFM Commitee *

Penetapan

Pemenang

SanggahPenunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding

Sanggah Banding

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

Sepakat

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

Klarifikasi dan

negosiasi

RekomendasiLelang Ulang

Lelang gagal

Evaluasi Sampul 1

(Adm & Teknis)

Evaluasi Sampul 2

(Harga)

Usulan Penetapan

Pemenang

SELEKSI TERBUKA - PASCAKUALIFIKASI - 2 SAMPUL

BA

BA

BA

Dok.

Kontrak

Y

N

Y

N

Y

Y

Y

Y

N N

N

Pembuktian

Kualifikasi

BA

BA

BA

BA

Sepakat

Lapor ke VFM

Commitee *

N

Y

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila diperlukan

Lulus

Evaluasi ≥1

Pengadaan Gagal

Page 209: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman

Lelang

Pendaftaran &

Pengambilan RKS

Pemasukan Dok.

Penawaran Tahap

1

Aanwijzing

Pembukaan Dok.

Penawaran Tahap

1

Pembukaan Dok.

Penawaran Tahap

2

Klarifikasi dan

Negosiasi Rekomendasi

VFM Commitee *

Penetapan

Pemenang

SanggahPenunjukkan

Pemenang

CDA **

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan

KONTRAK

Sanggahan

Peserta

Jawaban Sanggah

Diterima

Banding

Sanggah Banding

Diterima

Jawaban Banding

Penawaran Ulang

Sepakat

Klarifikasi dan

Negosiasi

Sepakat

Lapor ke VFM

Commitee *

RekomendasiLelang Ulang

Lelang dihentikan

Evaluasi Tahap 1

(Adm & Teknis)

Evaluasi Tahap 2

(Harga)Usulan Penetapan

Pemenang

SELEKSI TERBUKA - PASCAKUALIFIKASI - 2 TAHAP

BA

BA

BA

Dok. Kontrak

Y

N

Y

N

Y

Y

Y

Y

N N

N

Pembuktian

Kualifikasi

BA

BA

Lulus Evaluasi

≥1

Pemasukan Dok.

Penawaran Tahap

2

Pengadaan GagalY N

NBA

BA

Note :

* : Untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan rekomendasi VFM Commitee

** : Bila Diperlukan

Klarifikasi dan

negosiasi

SepakatY

N

BA

Page 210: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Pengumuman

Kualifikasi

Pendaftaran dan

Pengambilan Dok.

Kualifikasi

Penyerahan Dok.

Kualifikasi

Evaluasi

Kualifikasi & Due

Diligence

Rekomendasi VfM

Commitee

Pengumuman

Hasil Evaluasi

Kualitas

Sanggah

Penyusunan Hasil

Final Penilaian

(Penyedia yang

lulus)

Masa Sanggah

Jawaban Sanggah

Penerbitan Surat

Tanda DPT

DPT

Atasan langsung

meneruskan ke

VfM Commitee

Y

N

ALUR PENENTUAN DPT (DAFTAR PENYEDIA TERSELEKSI)

Bantuan

Wakil Pengguna

ikut melakukan

evaluasi

Menyusun Hasil

Evaluasi

berdasarkan

rekomendasi VfM

N

Y

Page 211: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Undangan ke

Calon Penyedia

& Pemberian

RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran

Pembukaan Dok.

Penawaran

Evaluasi,

Klarifikasi dan

Negosiasi

SepakatPenetapan

Penyedia

Gagal

Penunjukkan

Penyedia

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan (Bila

Ada)

KONTRAK

N

Y

BA

BA

Dok. Kontrak

PENUNJUKKAN LANGSUNG DENGAN DPT

BA

Page 212: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Undangan ke

Calon Penyedia

& Pemberian

RKS

Aanwijzing

Pemasukan Dok.

Penawaran

Pembukaan Dok.

Penawaran

Evaluasi,

Klarifikasi dan

Negosiasi

SepakatPenetapan

Penyedia

Gagal

Penunjukkan

Penyedia

Penyerahan

Jaminan

Pelaksanaan (Bila

Ada)

KONTRAK

N

Y

BA

BA

Dok. Kontrak

Pemasukkan Dok.

Kualifikasi

Evaluasi Dok.

KualifikasiSesuai

Y

N

PENUNJUKKAN LANGSUNG DENGAN PENILAIAN KUALIFIKASI

BA

Page 213: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Menyiapkan Dok.

Pengadaan Open

Book

Penyampaian

Letter of Interest

Usulan Calon

penyedia

Menandatangani

Perjanjian

Kerahasiaan

Penyampaian

Dok. Pengadaan

Pemasukan Dok.

Penawaran

Evaluasi,

klarifikasi &

negosiasi

Penunjukkan

Penyedia

KONTRAK

PENUNJUKKAN LANGSUNG DENGAN OPEN BOOK

SetujuYN

BA

Page 214: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

PENUNJUKKAN LANGSUNG PEKERJAAN DALAM KEADAAN DARURAT

Gangguan

berakibat keadaan

darurat

Memilih Penyedia

yang terbiasa

menangani

pekerjaan sejenis

Memerintah untuk

melakukan

perbaikan

Menugaskan Pejabat untuk

menangani administrasi

dan penyelesaian

pekerjaan

Melaksanakan

pekerjaan

Laporan hasil

kerja

Opname

Pekerjaan

Klarifikasi dan

Negosiasi

Kontrak

Page 215: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Memastikan tipe,

jenis, spesifikasi

barang/jasa

Memilih &

menetapkan

Penyedia

Pelaksanaan

Pengadaan

Memastikan

ketersediaan

anggaran

TANPA SPK DENGAN SPK

Memastikan tipe,

jenis, spesifikasi

barang/jasa

Memastikan

ketersediaan

anggaran

Memilih Penyedia

Usulan penerbitan

SPK kepada

Pengguna

Setuju

Menerbitkan SPK

Pelaksanaan SPK

N

Y

PENGADAAN LANGSUNG

Page 216: PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PLN …info.plnbatam.com/info/download/Pedoman Umum Barang dan Jasa 2… · Analisis Harga Penawaran dari Penyedia ... BUMN sebagai badan usaha

Copyright © 2016

PT. Pelayanan Listrik Nasional Batam

Jl. Engku Putri No. 3 - Batam Center

Kepulauan Riau - Indonesia