PEDOMAN TATA NASKAH DINAS oleh :

Robaini, S.IP

Badan Pengawas Obat dan Makanan

Jakarta, Juli 2016

MATERI

ADMINISTRASI PERKANTORAN

TUJUAN :

Setelah mengikuti pelatihan peserta diharapkan memiliki pengetahuan dan

kemampuan melaksanakan tugas administrasi perkantoran secara baik dan

benar sesuai dengan peraturan .

PERMASALAHAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Kurangnya pemahaman terhadap Pedoman Tata Naskah Dinas (TND)

Kurangnya kepatuhan terhadap Pedoman TND

Perlunya sosialisasi yang lebih intensif

MAKSUD DAN TUJUAN

a. Menggunakan acuan yang sama dalam

penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan

Badan Pengawas Obat dan Makanan.

b. Menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang

efektif dan efisien dalam penyelenggaraan

pemerintahan.

SASARAN

a. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam

penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan

Pengawas Obat dan Makanan;

b. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah

dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi

umum;

c. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi

tulis;

d. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata

naskah dinas.

ASAS

ASAS TATA

NASKAH DINAS

EFEKTIF DAN EFISIEN, PEMBAKUAN

PERTNGGUNGJAWABAN, KETERKAITAN

KECEPATAN, KETEPATAN DAN KEAMANAN

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah

dinas arahan dan naskah dinas korespondensi.

A. NASKAH DINAS ARAHAN

Naskah Dinas Arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan

pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dijadikan pedoman dan

dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan di lingkungan

Badan Pengawas Obat dan Makanan berupa produk hukum yang

bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan

WEWENANG PENETAPAN DAN PENANDATANGANAN

Pejabat yang berwenang menetapkan dan

menandatangani Peraturan adalah Kepala Badan

Pengawas Obat dan Makanan.

Pengundangan Agar setiap orang mengetahuinya, peraturan yang telah

ditetapkan oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan

diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia melalui

Kementerian Hukum dan HAM c.q. Direktorat Jenderal Peraturan

Perundangundangan.

Pengabsahan Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum

digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Peraturan telah

dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang

bertanggung jawab di bidang hukum.

B. NASKAH DINAS KORESPONDENSI

1. Intern ----- Nota Dinas + Memorandum/Memo Dinas 2. Ekstern ---- Surat Dinas C. NASKAH DINAS KHUSUS 1. Surat Perjanjian - Dalam Negeri - - Internasional 2. Surat Kuasa 3. Berita Acara (BA) 4. Surat Keterangan 5. Surat Pengantar 6. Pengumuman

SYARAT PENYUSUNAN NASKAH DINAS

1. Ketelitian

Dalam menyusun naskah dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan.

2. Kejelasan

Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik dan materi.

3. Singkat dan Padat

Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif,

singkat, padat dan lengkap).

4. Logis dan Meyakinkan

Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.

5. Pembakuan

Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah dinas.

CARA PENOMORAN NASKAH DINAS

Contoh penomoran Instruksi:

INSTRUKSI KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

NOMOR: HK.05.01.1.22.06.13.001

Keterangan :

a) HK.05.01 : Kode Klasifikasi instruksi

b) 1 : Kode unit kerja pejabat penandatangan

(Kepala Badan POM)

c) 22 : Kode unit kerja pembuat surat

d) 06.13 : Bulan dan tahun terbit

e) 001 : Nomor (nomor urut dalam satu tahun takwim)

CARA PEMBUBUHAN PARAF

Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh

pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu

oleh para pejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas

menyiapkan konsep surat dinas tersebut.

Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut.

(a) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah

pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di

sebelah kiri/ sebelum nama pejabat penanda tangan

surat.

(b) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah

pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di

sebelah kanan/ setelah nama pejabat penanda tangan.

KEWENANGAN PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH

PENGAMANAN NASKAH DINAS

Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas, terdiri dari :

1. Sangat rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara;

2. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang

tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber

daya nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro. Apabila informasi yang

terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan

menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya

kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi;

3. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang

tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga,

seperti kerugian finansial yang signifikan; dan

4. Biasa/Terbuka adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak

membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.

PEMBERKASAN

Pengaturan dan penyimpanan arsip scr logis dan

sistematis dgn menggunakan huruf, nomor atau

kombinasi huruf dan nomor yg digunakan sebagai

identitas arsip yg akan disimpan.

TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP

1. Menjaga kesatuan dan keamanan informasi

2. Mempercepat penemuan kembali arsip secara cepat

dan lengkap

3. Membantu saat proses penyusutan

PERALATAN YANG DIGUNAKAN

1. Filing cabinet/lemari penyimpanan arsip

2. Guide/sekat : pembatas antar file, biasanya terbuat dari karton tebal yang mempunyai tab

3. Out Indikator : sebagai alat untuk mengganti arsip yang dipinjam

a. Out Guide: mengganti folder yang diambil/dipinjam

b. Out Sheet : mengganti arsip yang diambil/dipinjam, diletakkan di folder dimana arsip itu diambil

18

SARANA PEMBERKASAN

PERANGKAT KERAS :

FILING CABINET,

LEMARI ARSIP,

SEKAT/GUIDE, FOLDER

PERANGKAT LUNAK :

KODE KLASIFIKASI

INDEKS

TUNJUK SILANG

PENYIMPANAN ARSIP

PENYIMPANAN ARSIP AKTIF

1. Dilaksanakan di tiap unit pengolah

2. Penyimpanan dilaksanakan sesuai materi

arsip (alfabetis, numerik, subjek, geografis)

3. Didasarkan pada pola klasifikasi (subjek)

4. Prosedur:

a. Pemeriksaan

b. Penentuan indeks

c. Pemberian kode

d. Tunjuk silang

e. Penyortiran

f. Penempatan arsip

PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

1. Dilaksanakan di Unit Kearsipan Departemen

dan Unit Kearsipan Unit Utama atau lembaga

kearsipan di provinsi, Kabupaten/kota;

2. Prinsip original order dan provenance

3. Prosedur:

a. Penerimaan

b. Pemeriksaan kesesuaian arsip

dengan daftarnya.

c. Jika terjadi kesalahan melakukan

perbaikan penataan fisik dan daftar

d. Penandatanganan BA pemindahan arsip

e. Penataan arsip dalam boks

f. Pelabelan

g. Penataan boks dalam rak

h. Penyusunan daftar dengan

memperhatikan daftar arsip yang

dipindahkan

PERALATAN YANG DIGUNAKAN

3. Folder atau Map : berfungsi untuk menempatkan arsip. Mempunyai tab untuk menuliskan kode & indeks berkas.

4. Guide & Folder Miscellaneous sebagai penampung sementara terhadap surat-surat yang jumlahnya masih sedikit (kurang dari 5 lembar)

Sosialisasi SE Kearsipan

21

TAB

FOLDER

35,5 cm

24 cm

2 cm

8 cm

Folder dengan tab di atas

Tab

24 cm

35,5 cm

2 cm

8 cm

Folder dengan tab disamping

TE

FOLDER

SEKUNDER PRIMER

GUIDE ATAU SEKAT

TERSIER

PERDATA

PIDANA

HK.O3 BANTUAN HUKUM

HK. HUKUM

OUT INDIKATOR

NO NAMA

PEMINJAM

JENIS

ARSIP

KODE

ARSIP

TANGGAL

PINJAM

TANGGAL

KEMBALI

PARAF

PEMINJAM

PARAF

KEMBALI

Sosialisasi SE Kearsipan

26

TATA CARA

PEMBERKASAN

PROSEDUR PEMBERKASAN

1. PEMERIKSAAN

memeriksa surat/berkas yang akan

disimpan, dengan cara :

- lihat disposisi (simpan, file, arsip)

- Kelengkapan surat

- Kondisi fisik

2. PENENTUAN INDEKS

- tentukan kata tangkap, berupa nama orang, nama lokasi,

nama organisasi, masalah atau subyek, nama yang sering

disebut atau digunakan,

- singkat dan jelas

- Mewakili topik yang ada dalam arsip,

- Spesifik

- Mudah dikenali dan mudah dipahami

- Lazim digunakan

CONTOH CARA MENGINDEKS:

Surat tentang Rencana Kunjungan Anggota DPRD

Kodenya :

Primer : HM. HUBUNGAN MASYARAKAT

Sekunder : HM.02. Protokoler

Tersier : HM.02.01. Kunjungan

Indeksnya : Kunjungan DPRD

3. PEMBERIAN KODE KLASIFIKASI

Setiap surat yang akan diberkaskan diberi

kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai

dengan Kode Klasifikasi.

KEGUNAAN KLASIFIKASI

MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA

DALAM SATU BERKAS;

MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN

SISTEMATIS;

UNTUK MEMUDAHKAN DALAM KEGIATAN PENEMUAN

KEMBALI

PENGERTIAN KLASIFIKASI

Klasifikasi Arsip adalah penggolongan naskah dinas

berdasarkan masalah dan merupakan pedoman

untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali

arsip.

KLASIFIKASI

Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal

urusan atau masalah dalam bentuk angka, huruf

atau keduanya.

berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah

yang dikandung arsip.

CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI

Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pemerintahan, pembangunan, pembinaan dll.

Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.

4. TUNJUK SILANG

• JIKA SATU SURAT MEMPUNYAI 2 MASALAH ATAU LEBIH

• JIKA ADA PERUBAHAN NAMA, BAIK ORANG, TEMPAT ATAU ORGANISASI

• JIKA SURAT MEMPUNYAI LAMPIRAN YANG BUKAN MERUPAKAN SURAT SEPERTI DISKET, FOTO, BUKU, DLL.

TUNJUK SILANG

Jenis:

1. Lembaran

Digunakan untuk menggantikan arsip yang disimpan di tempat lain.

2. Guide/ Folder

Digunakan untuk menghubungan antara berkas yang satu dengan berkas lainnya karna saling berhubungan atau saling melengkapi.

5. PENEMPATAN ARSIP

yaitu kegiatan menempatkan arsip pada folder dan

menatanya ke dalam rak arsip/filing kabinet

g

KP. KEPEGAWAIAN

KP.09. Kesejahteraan

Kp.09.01. Cuti

Cuti Tahunan

188 - TAHUN 2007

Cuti alasaN PENTING

Simulasi pemberkasan

Arsip Kepegawaian

400 – KESEJAHTERAAN RAKYAT

470 - KEPENDUDUKAN

471 – KARTU KELUARGA

471 - DUSUN LEREP

471 - DUSUN MANDALA

471 - DUSUN ADIREJO

Simulasi penataan

arsip

kependudukan

41

PEMBERKASAN ARSIP

Almari Arsip

FILING CABINET

Tampak Depan Tampak Samping

arsip tertib 5

DAFTAR BERKAS

Bertujuan untuk mengetahui jumlah arsip di instansi yang akan

dibenahi

Out Put : Daftar Ikhtisar Arsip

Nama Instansi :

Alamat :

UNIT

PENGOLAH

NOMOR

BERKAS

KODE

KLASIFIKASI

URAIAN

INFORMASI

BERKAS

KURUN

WAKTU

JUMLAH KET

DAFTAR ISI BERKAS

Bertujuan untuk mengetahui jumlah arsip di instansi yang akan

dibenahi

Out Put : Daftar Ikhtisar Arsip

Nama Instansi :

Alamat :

NO.

BERKAS

NO. ITEM

ARSIP

KODE

KLASIFIKASI

URAIAN

INFORMASI

BERKAS

TGL JUMLAH KET

LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP

1. Arsip hanya digunakan untuk kepentingan dinas.

2. Arsip hanya digunakan oleh pegawai yang berwenang.

3. Pengaturan kewenangan didasarkan pada:

a. Level Jabatan

b. Keterkaitan Tugas dan Fungsi dengan arsip yang digunakan.

LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP

4. Karena sifatnya tertutup perlu ada batasan, siapa yg berhak meminjam arsip & siapa yg berhak mengijinkan

5. Jangka waktu peminjaman dibatasi maksimal 1 minggu dan dpt diperpanjang

6. Ada pengendalian/ pencatatan sbg bukti terjadinya transaksi peminjaman

7. Menempatkan kembali arsip yg dipinjam sesuai dgn penempatan semula

PERALATAN PEMINJAMAN ARSIP

Buku Peminjaman Arsip

NO.

URUT

KODE /

NO.SURAT ISI RINGKAS JUMLAH

BERKAS

NAMA

PEMINJAM

PARAF / TGL

PINJAM

PARAF / TGL

KEMBALI

OUT INDICATOR

Sebagai pengganti arsip yang dipinjam.

1 folder outguide

1 atau beberapa lembar outsheet

OUT SHEET

No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf

OUT GUIDE

No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf

TERIMA KASIH

ATAS PERHATIANNYA