PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR BAHAGIAN HAL … · university untuk menyempurnakan bidang tugas, tanggung jawab dan ... Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan ... PERKHIDMATAN

MANUAL PROSEDUR KERJA

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

MPK/UiTM/HEP/2018

Disediakan oleh Diluluskan oleh

Nama Khairul Anuar Hj A Rahim Prof. Dato Dr. Abdullah Mohamad Said

Jawatan Timbalan Pendaftar Kanan

Hal Ehwal Pelajar Timbalan Naib Canselor

Hal Ehwal Pelajar

Tandatangan

Tarikh

Manual Prosedur Kerja Bahagian Hal Ehwal Pelajar

ii

KANDUNGAN Senarai Kandungan

BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen

BAHAGIAN B : Rekod Pindaan

BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan/Pejabat

C1 – Latar Belakang Jabatan/Pejabat

C2 – Objektif Jabatan/Pejabat

C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat

BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi

BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama

BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama

1. Policy Deployment

2. Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar

3. Permohonan Pertukaran & Penempatan Staf

4. Proses Permohonan Komputer Sewaan

5. Bayaran Komputer Sewaan

6. Penyelenggaraan Komputer

7. Kemaskini Laman Web

8. Kawalan Rekod dan Fail

9. Pengurusan Surat Pentadbiran

BAHAGIAN G : Senarai Borang-borang Yang Diguna

BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/A

Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018

MANUAL PROSEDUR KERJA Bahagian Hal Ehwal Pelajar

1

BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN

Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan

pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan

peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem

pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan

memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2015

Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen

ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun

dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan.

Khairul Anuar Hj A Rahim

Timbalan Pendaftar Kanan

Bahagian Hal Ehwal Pelajar

Tel. : 03-5544 2244



No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/B



2

BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN

Bil Bahagian/ Mukas urat

Ringkasan Kelulusan

Tarikh Tandatangan



No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/C



1

BAHAGIAN C: LATAR BELAKANG JABATAN/BAHAGIAN

C.1 Latarbelakang Jabatan/Pejabat

Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM merupakan nadi pengurusan pelajar bagi seluruh system university untuk menyempurnakan bidang tugas, tanggung jawab dan fungsinya selaras dengan pruntukan Akta 173 dan Akta 174 sejak tahun 1976 dan pindaan-pindaannya di bawah kawalan Naib Canselor UiTM Bahagian Hal Ehwal Pelajar adalah antara bahagian yang penting dalam membantu UiTM melahirakan graduan yang mempunyai Kemahiran Insaniah (KI) yang tinggi dan berpesonaliti unggul untuk memenuhi keperluan global. C.2 Objektif Hal Ehwal Pelajar

Merangka dan melaksanakan program pembangunan pelajar yang bersepadu dan berterusan serta mempunyai nilai tambah bagi mewujudkan lulusan yang bersifat holistic.

Memberi perkhidmatan dan kemudahan yang menyeluruh dan sempurna bagi mewujudkan persekitaran pembelajaran dan tempat tinggal yang selesa, ceria dan selamat.

C.3 Piagam Pelanggan UiTM

Untuk semua pelanggan UiTM:

1. Pelajar

2. Staf

3. Ibu Bapa

4. Industri dan

5. Pihak-pihak berkepentingan

Kami menawarkan perkhidmatan yang berkualiti, beretika dan berintegriti dan berjanji bahawa:

1. Semua kemudahan asas pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan persekitaran

memenuhi keperluan MQA,KPT dan badan-badan profesional;

2. Semua program akademik diluluskan, diurus dan ditadbir mengikut peraturan dan

prosuder Universiti;

3. Semua kelulusan akademik diiktiraf oleh kerajaan serta menepati keperluan industri

dan badan profesional yang berkaitan;

4. Semua pengijazahan diberi dalam tempoh yang ditetapkan setelah memenuhi

semua syarat;

5. Semua pencapaian cemerlang dikenal pasti dan dianugerahkan setiap tahun;

6. Semua cadangan dan aduan rasmi diambil tindakan dalam tempoh 1 minggu;



No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/C



2

7. Sentiasa bersedia memberi khidmat bakti kepada masyarakat dan;

8. Sentiasa memberi layanan mesra dan profesional.

UiTM akan memberikan perkhidmatan mengikut piagam pelanggan seperti yang diamalkan oleh Pusat Tanggungjawab Fakulti, Kampus Negeri, Bahagian, Institut, Pusat dan Unit.

Penggalakan & Pembangunan Sukan

Program Kecemerlangan Sukan

CARTA ORGANISASIBAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI

J/K KEWANGAN DAN PEMBANGUNAN

J/K PELABURAN

NAIB CANSELOR

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

J/K EKSEKUTIFSENAT

Ketua Audit Dalam

JAWATANKUASA KEBAJIKAN & KESEJAHTERAAN PELAJARJAWATANKUASA EKSEKUTIF HEP

Strategik

Mengubal dasar, matlamat dan memantau prestasi dan terlibat dengan membuat keputusan penting (peruntukan Seksyen 14, 15, & 16 Akta UiTM 1976.

Eksekutif

Bertanggungjawab dalam keseluruhan perancangan, pemantauan, pelaksanaan keputusan, arahan dan keputusan Lembaga Pengarah Universiti dan mencapai matlamat organisasi.

Operasi dan Pengurusan

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilih.

JAWATANKUASA KUALITI HEP

25 Timbalan Dekan (HEP)Fakulti UiTM Shah Alam

13 Timbalan Rektor (HEP)UiTM Kampus Negeri

21 Kolej Bersekutu(Kokurikulum & Pro-KI)

Pengurusan dan Pentadbiran

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilih dengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktiviti pembangunan dan kepimpinan pelajar serta menyediakan kemudahan dan memberi perkhidmatan serta menjaga kebajikan pelajar UiTM

MENTERI PENGAJIAN TINGGI

PengarahPembangunanPelajar

Pusat Kebudayaan

Pusat Kegiatan Pelajar

Pengarah Pusat Kokurikulum

PengurusanAkademikKokurikulum

PengurusanAktivitiKokurikulum

Pengarah InstitutKepimpinan Pelajar

Kualiti, Latihan dan Perhubungan Luar

Program Kemahiran Insaniah (KI) Pelajar UiTM

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

Timbalan PendaftarKanan

Pej. Pentadbiran HEP - [Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia serta SekretariatKualiti HEP]

Unit Kenderaan

Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

JAWATANKUASA AKAUN AMANAH (HEP)

Unit Kewangan Zon (3/1/23/16)

Unit Korporat & Tugas-TugasKhas [Sekretariat Majlis Perwakilan Pelajar - MPP]

Ketua Pusat Kerjaya & Kaunseling

Pengarah Pusat Kesihatan

Kesihatan Awam

Kesihatan Mulut

Perubatan

Diagnostik dan Perkembangan Perubatan

PembangunanKerjaya

PembangunanKaunseling danKomuniti

PenempatanPekerjaan dan Perhubungan Majikan

PerkhidmatanKaunseling danPsikologi

Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR

Kolej Mawar

Kolej Melati

Kolej Perindu

Kolej Seroja

Kolej Teratai

Kolej Anggerik

Kolej Delima

Kolej Meranti

UnitPengurusan NR

Penasihat Undang- Undang

Unit Debat

Pengarah Pusat Sukan

Unit OperasiUnit OperasiPentadbiran danOperasi

Unit Pengurusan Ruang Niaga

J/K HAL EHWAL KAKITANGAN

J/K AUDIT

Pejabat Pusat/Institut KolejStatus Jabatan :

Unit

Pejabat Pengarah - [Pembangunan Pelajar, Kepimpinan Pelajar, Peralatan Teknikal serta Pengurusan Akaun Amanah HEP]

Unit Kemudahan Kolej

Pengarah Akademi Kepolisian UiTM – PDRM

Pengurusan AkademiKepolisian

Pengurusan Ko SUKSIS

Unit ICT

PENTADBIRAN HEP- Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP- Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP- Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia- Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan

kewangan- Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf- Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik

HEP- Skim Khidmat Pelajar- Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat- Inventori dan verifikasi harta- Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP- Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP

Urusetia Kualiti HEP- Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP- Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP- Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan- Perluasan skop pengurusan Kualiti / ISO HEP

Unit Korporat dan Tugas-Tugas Khas- Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP- Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT,

fakulti dan kampus negeri- Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP- Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP- Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Mesra Siswa- Sekretariat Pilihanraya MPP

UNIT KEMUDAHAN KOLEJ- Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan

dasar pemberian elaun makan- Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM

(pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej)- Menyelaras permohonan dan rayuan kolej- Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif

UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR- Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan dengan

kebajikan pelajar UiTM- Menyelaras serta menguruskan bantuan kewangan

pelajar/Biasiswa, PTPTN, Tabung Dermasiswa dan TabungKecemasan Pelajar

Perkhidmatan Kaunter Setempat- Menyediakan maklumat berkaitan UiTM- Memberi perkhidmatan di kaunter- Membantu pusat/unit/kolej menyebarkan maklumat berkaitan

dengan kemudahan dan perkhidmatan

PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELINGKerjaya- Merancang dan melaksana program dan pembangunan

kerjaya- Bimbingan dan informasi kerjaya- Menjalin hubungan dengan industri dan majikan- Pendaftaran, temuduga dan penempatan pekerjaan- Merancang dan melaksana program finishing school- Menyediakan pengkalan data dan maklumat kerjaya

Kaunseling- Mengendali perkhidmatasn psikologi dan kaunseling

termasuk perkhidmatan kaunseling individu dan berkelompokserta kaunseling kerjaya dan akademik

- Menjalankan aktiviti dan program peningkatan kemahiranpelajar

- Mengurus dan mengumpul maklumat berkaitan dengankaunseling, psikologi dan penyelidikan perundingan

PUSAT KOKURIKULUM

PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR- Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar- Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program

Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM- Merancang dan mengawalselia aktiviti dan program

kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR

TIMB. PENDAFTAR KANANPENG. PEMB. PELAJAR

PUSAT KEGIATAN PELAJAR- Merancang Keperluan Aktiviti dan Program Pembangunan

Pelajar- Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat

Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM- Menyelaras Aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan

antarabangsa- Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar

/ kelab pelajar- Sekretariat tabung amanah

PUSAT KEBUDAYAAN- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian

pelajar- Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar

dalam bidang kesenian dan kebudayaan- Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan

UNIT DEBAT- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian

pelajar- Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan

bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat- Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, Kebangsaan

dan Antarabangsa

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilihdengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktivitipembangunan dan Kepimpinan pelajar serta menyediakankemudahan dan memberi perkhidmatan kepada pelajar

PUSAT SUKAN- Merancang dan melaksana Dasar Pembangunan Sukan UiTM- Menyediakan prasarana dan kemudahan sukan yang kondusif

dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar, staf danpelanggan

- Meningkatkan kemudahan sukan bertaraf antarabangsa danmengurus, mengawal serta menyelenggara kemudahan sukan

- Menganjurkan aktiviti dan program pembangunan sukan kepadapelajar dan staf UiTM

- Menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti, IPT, KPT,Kebangsaan dan Antarabangsa

- Menyelaras dan melaksanakan kokurikulum Sukan- Meningkatkan imej UiTM melalui pencapaian sukan dalam dan

luar negara

INSTITUT KEPIMPINAN PELAJAR

PUSAT KESIHATAN- Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada

warga UiTM- Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi

perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutumakanan dan promosi kesihatan

- Menyediakan perkhidmatan pergigian- Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan

dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan

PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

UNIT KENDERAAN- Mengendalikan / Merancang kemudahan dan keperluan

kenderaan serta permohonan kenderaan UiTM- Merancang keperluan dan menyediakan penjadualan

kenderaan UiTM- Menyelaras perolehan, pembaikan penyelenggaraan

kenderaan UiTM Shah Alam- Jadual kenderaan UiTM Shah Alam

KOLEJ KEDIAMAN- Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang

layak- Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan

di kolej- Mengurus dan memantau perkhidmatan perkhidmatan

pemberian elaun makan- Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej- Melaksanakan program pembangunan pelajar di Kolej

UNIT PENGURUSAN NR- Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat

tinggal dan insentif makanan- Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar

mendapatkan rumah sewa- Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak

yang berkaitan- Memantau dan menjaga keselamtan pelajar NR

AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM‒ Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan

penawaran program akademik di peringkat Sarjanamuda danDiploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawaidan anggota PDRM.

‒ Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka pendekmenggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan anggotapolis.

‒ Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan KorSukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh kampusUniversiti Teknologi MARA.

‒ Merancang dan menyelaras pelaksanaan Program Gap Year Khidmat Negara yang melibatkan seluruh pelajar Universiti Awambersama Angkatan Tentera Malaysia dan Angkatan Pertahanan Awam Malysia

.

Kemudahan ICT- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan

kemudahan ICT di HEP.- Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem

elektronik (sistem e) dan portal web HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan

dan kemudahan ICT di HEP

Kemudahan Teknikal- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan

kemudahan dan peralatan teknikal HEP

Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatandan kemudahan teknikal di HEP

-

Unit Pengurusan Ruang Niaga- Menyelaras aktiviti penggunaan ruang oleh pihak dalaman dan luar- Menjalankan kerja-kerja pembaikan dan naik taraf yang perlu bagi

memastikan fasiliti yang disediakan adalah sesuai dan berada dalam keadaan baik serta selamat

- Menjalankan pemantauan terhadap semua aktiviti penggunaan ruang danaktiviti perniagaan yang melibatkan penyediaan kemudahan dan perkhidmatankepada pelajar dan pelanggan UiTM mengikut prosedur dan peraturan UiTM

- Menguruskan ruang niaga melalui sebutharga rasmi UiTM bagi ruang yang melibatkan syarikat luar yang diuruskan dibawah Jawatankuasa Ruang Niaga UiTMmanakal bagi tawaran perniagaan kepada usahawanan UiTM, ianya diuruskan melalui Mesyuarat Pengurusan Perniagaan UiTM (Keusahawanan) - JawatankuasaKeusahawanan UiTM.

- Platform bagi melatih lebih ramai Persatuan / Kelab Usahawan dan peserta Tunas Mekar secara praktikal dalam bidang keusahawanan.

- Menyediakan kemudahan penting kepada warga UiTM melalui perkhidmatanbank, perkhidmatan pos, perkhidmatan telekomunikasi (prepaid card) dan sebagainya.

- Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM.- Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum.- Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada kepada pelajar kokurikulum.- Merancang dan melaksana program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM.- Merancang dan melaksanakan program University Community Engagement (UCE) kepada pelajar kokurikulum.- Membuat kajian impak terhadap pelaksanaan kursus kokurikulum UiTM.

Program Kepimpinan Pewaris BangsaMenyedia, melaksana dan memantau modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa-

- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT PKPB untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa.

Menyelaras program Kepimpinan Profesional (jangka pendek)-Melaksanakan latihan- latihan (jangka pendek) -

Pembangunan Kerjaya--Menyelaras peruntukan pelaksanaan program Pembangunan Kerjaya di fakultiMenyelaras pelaporan Modul Finishing School



No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/D



5

D1. Carta Organisasi Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar Lampiran D1 D2. Carta Organisasi Bahagian Hal Ehwal Pelajar

Lampiran D2



Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/E


MANUAL PROSEDUR KERJA Bahagian Hal Ehwal Pelajar 1

FUNGSI-FUNGSI UTAMA JABATAN / PEJABAT Pejabat TNC HEP dan Pejabat Pentadbiran HEP melaksanakan tugas dan tanggungjawab berikut :

1. Policy Deployment

2. Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar

3. Permohonan Pertukaran & Penempatan Staf

4. Proses Permohonan Komputer Sewaan

5. Bayaran Komputer Sewaan

6. Penyelenggaraan Komputer

7. Kemaskini Laman Web

8. Kawalan Rekod dan Fail

9. Pengurusan Surat Pentadbiran

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM


KOLEJ KEDIAMAN

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJMR/F


No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja

Input Output Petunjuk Prestasi

Proses Kerja

Kawalan Sumber Risiko

BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama

Muka surat 1 daripada 2

F.01 Policy Deployment Permohonan

No bilik Kelayakkan mínimum aktiviti kolej

Jangka Masa

Proses Kerja

Borang Maklumbalas

Pelajar

Staf

MEU

LPU

Kemneterian

Garis dan

peraturan tidak

dipatuhi

F.02 Perancangan Strategik Jangka Pendek

Pelan Perancangan

Jadual Perancangan Strataegik

Pengukuran Pencapaian

Jankamasa Pelaksanaan Projek

Pelajar

Staf

Kewangan

Perancangan

tidak

dilaksanakan

F.03 Perancangan Strategik Jangka Panjang

Pelan Perancangan

Jadual Perancangan Strataegik



Pelajar

Staf

Kewangan

Perancangan

tidak

dilaksanakan

F.04 Kawalan Rekod dan Fail

Permohonan

Senarai berjaya kolej

Tempohmasa Jangka Masa

Proses Kerja

Surat masuk

Surat keluar

Surat tidak

dapat dicapai

F.05 Pengurusan Surat Pentadbiran

Permohonan Janaan bil Slip bayaran Jangka Masa

Proses Kerja

Kakitangan

Pejabat

Penggunaan

Barangan

Elektrik Tidak



KOLEJ KEDIAMAN



No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Proses Kerja




Bendahari Dapat Dikawal

F.06 Pelupusan Rekod dan Fail

Senarainama pelajar

Keputusan perbicaraan

Jangkamasa Jangka Masa

Proses Kerja

Kakitangan

Ruang/Premis

Pelajar tidak

Hadir

Perbicaraan

F.07 Laporan Nilaian Prestasi Tahunan

Kategori kesalahan

Denda Jangkamasa membayar denda

Jangka Masa

Proses Kerja

Notis Kenyataan

Kesalahan

Pelajar Tidak

Menghadirkan

Diri Bila

Diarahkan

F.08 Kelulusan Permohonan Latihan Staf

Kategori kesalahan

Denda Jangkamasa membayar denda

Jangka Masa

Proses Kerja

Notis Kenyataan

Kesalahan

Kadar Kompoun

Kenaan

Kompoun

Dipertikaikan

F.09 Pengurusan Kerja Lebih Masa

Permohonan Surat lantikan Tempohmasa Jangka Masa

Proses Kerja

Kakitangan

Rekod Pelajar

Kelayakan

Pemohon Tidak

Menepati

Kriteria Yang

Ditetapkan

F.10 Permohonan Pertukaran dan Penempatan Staf

Permohonan Surat kelulusan program


Proses Kerja

Senarai aktiviti

Yang diluluskan

Kertas Kerja

Tidak Lengkap



KOLEJ KEDIAMAN



No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Proses Kerja




F.11 Permohonan Komputer Sewan

Permohonan Surat kelulusan program


Proses Kerja

Kertas Kerja Program

Perincian Program

Permohonan

Perbelanjaan

Aktiviti Tidak

Mengikut Kadar

Yang Ditetapkan

F.12 Bayaran Komputer Sewaan

Permohonan

Kemaskini data pelajar

Prestasi kebersihan

Jangka Masa

Proses Kerja

Pekeliling clearance

Pelajar Ingkar

Arahan

F.13 Penyelenggaraan Komputer

Tempahan Berjaya penempatan

Jangka masa Jangka Masa

Proses Kerja

Inbois transit

Surat kelulusan

Bil Tidak

Dijelaskan

F.14 Kemaskini Laman Web HEP

Laporan Pelajar mendapat rawatan

Jangka masa Jangka Masa

Proses Kerja

Jadual SRK bertugas

Manual Pengurusan

Pelajar

mengalami

kecederaan

atau mengalami

kesihatan

semasa di

premis Kolej

Kediaman

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Perancangan Strategik HEP Jangka Pendek

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F.02

Muksa surat 1 daripada 04

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan proses membuat Pelan Perancangan Strategik dan langkah-langkah perlaksanaannya.

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi proses menyusun perancangan Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan perancangan yang dibuat dipantau dan mencapai objektif yang disasarkan, kajian semula dan tindakan-tindakan bagi memastikan sasaran tercapai.

3.0 DEFINISI

3.1 Perancangan Strategik

Proses dimana organisasi menguruskan formula dan melaksanakan pelan jangka panjangnya dan keputusan yang dibuat perlu ke arah objektif yang disasarkan.

3.2 Singkatan UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor KJ - Ketua Jabatan PE - Pegawai Eksekutif

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN

1. Perintah Am 2. Rancangan Malaysia ke 3. Pekeliling- Pekelilig Kerajaan Malaysia 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM 5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM

5.0 PROSES KERJA

i. Perancangan Strategik Jangka Pendek

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Peraturan

1. Menyediakan perancangan strategik jangka pendek jabatan.

TPK/KTP

2. Adakan perbincangan perancangan strategik jangka pendek dengan ketua-ketua bahagian/ pusat/ unit/ kolej kediaman (jabatan)

TPK/KJ

3. Menyediakan pelan tindakan dan perancangan strategik di peringkat HEP (jangka pendek)

TPK/PE

4. Dapatkan kelulusan/ persetujuan TNC HEP untuk melaksana projek yang dirancang oleh setiap jabatan

TPK/KJ/TNC

5. Melaksanakan perancangan strategik jangka pendek

TPK/KJ

6. Mengukur tahap pencapaian pelaksanaan perancangan strategik jangka pendek

TPK/KJ

7. Menyediakan pelaporan pencapaian strategik jangka pendek untuk semakan

TPK/KJ/PE

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





6.0 CARTA ALIR Perancangan Strategik Jangka Pendek

Tanggung Jawab

Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

TPK/KTP

TPK/KJ

TPK/PE

TPK/KJ/TNC

TPK/KJ

TPK/KJ

TPK/KJ/PE

Menyediakan perancangan strategik jangka pendek jabatan

Adakan perbincangan perancangan strategik jangka pendek dengan ketua-ketua bahagian/ pusat/ unit/ kolej kediaman (jabatan) – Mesyuarat Ketua Jabatan HEP

Menyediakan pelan tindakan dan perancangan strategik di peringkat HEP (jangka pendek)

Dapatkan kelulusan/ persetujuan TNC HEP

Melaksanakan perancangan strategik jangka pendek.

Mengukur pencapaian perancangangan strategik jangka pendek

Menyediakan pelaporan pencapaian strategik jangka pendek

Rekod

Amanat tahun baharu KPT, Amanat tahun baharu VC, amanat tahun baharu TNC HEP Fail Perancangan Strategik HEP

Lulus

Tidak Lulus

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada

9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN

Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Policy Deployment HEP



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan mengendalikan dan melaksanakan aktiviti yang berkaitan dengan policy depoyment di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi urusan menyelaras dan mengawal selia urusan policy deployment di peringkat Bahagian Hal Ehwal Pelajar

3.0 DEFINISI

3.1 Policy Depoyment

Penerimaan dan penyebaraan Dasar/ Pekeliling/ Arahan/ Surat dari kementerian dan pengurusan universiti yang berkaitan dengan polisi universiti yang memerlukan tindakan dan perlaksanaan di peringkat jabatan/ bahagian

3.2 Singkatan TNC HEP - Timbalan Naib Canselor HEP TPK - Timbalan Pendaftar Kanan KTP - Ketua Timbalan Pendaftar PP - Penolong Pendaftar PPK - Penolong Pendaftar Kanan KK - Kerani Kanan K - Kerani PE - Pegawai Eksekutif

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN - Perintah-Perintah Am (Bab A – G) - Arahan Perkhidmatan Bab 3, Bab 4 dan Bab 5. - Pekeliling Kementerian Pendidikan Tinggi - Pekeliling Naib Canselor UiTM

5.0 PROSES KERJA

Policy Deployment



1.

Terima Dasar/ Pekeliling/ Arahan/ Surat dari Kementerian Pengajian Tinggi/ Naib Canselor/ Pendaftar/ Jawatankuasa Pemegang Amanah Universiti

KPT/VC/TNCHEP/

Pendaftar

Perintah-Perintah Am dan Arahan

Pentadbiran.

2. Semak dan teliti kandungan arahan yang memerlukan tindakan dan penglibatan jabatan

TNCHEP

3. Adakan perbincangan dengan pegawai yang terlibat

TNCHEP/ Ketua Jabatan

4. Menyediakan pelan tindakan dan perancangan di peringkat HEP

TNCHEP

5. Dapatkan kelulusan/ persetujuan TNC HEPA untuk perlaksanaan dan tindakan di peringkat HEP

PPK/PE

6. Edarkan keputusan untuk tindakaan dan makluman ketua bahagian/ pusat/ unit dan kolej kediaman

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





6.0 CARTA ALIR

Policy Deployment


Mula

Terima Dasar/ Pekeliling/ Arahan/ Surat dari Kementerian Pengajian Tinggi/ Naib Canselor/ Pendaftar/ Jawatankuasa Pemegang Amanah Universiti (LPU, MEU,MSM, JKP dan Jawatankuasa Tabung Amanah) Semak dan teliti kandungan arahan yang memerlukan tindakan dan penglibatan jabatan Adakan perbincangan dengan pegawai yang terlibat Menyediakan pelan tindakan dan perancangan di peringkat HEP Dapatkan kelulusan/ persetujuan TNC HEPA untuk perlaksanaan dan tindakan di peringkat HEP Edarkan keputusan untuk tindakaan dan makluman ketua bahagian/ pusat/ unit dan kolej kediaman

Tamat

Dasar/ Pekeliling/ Arahan/ Surat yang berkaitan

7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

- Perintah-Perintah Am (Bab A – G) - Arahan Perkhidmatan Bab 3, Bab 4 dan Bab 5. - Pekeliling Kementerian Pendidikan Tinggi

Lulus

Tidak Lulus

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





- Pekeliling Naib Canselor UiTM

8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada


Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan proses membuat Pelan Perancangan Strategik dan langkah-langkah perlaksanaannya.

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi proses menyusun perancangan Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan perancangan yang dibuat dipantau dan mencapai objektif yang disasarkan, kajian semula dan tindakan-tindakan bagi memastikan sasaran tercapai.

3.0 DEFINISI

3.1 Perancangan Strategik

Proses dimana organisasi menguruskan formula dan melaksanakan pelan jangka panjangnya dan keputusan yang dibuat perlu ke arah objektif yang disasarkan.

3.2 Singkatan UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor TPK - Timbalan Pendaftar Kanan PE - Pegawai Eksekutif PP - Penolong Pendaftar KJ - Ketua Jabatan

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN


5.0 PROSES KERJA

Perancangan Strategik Jangka Panjang



1. Menyediankan Perancangan Strategik Jangka Panjang HEP (jangka 5 tahun)

TPK/PE

2. Mengadakan Bengkel bersama ketua jabatan bagi menyelaraskan Perangkaan Perancangan Strategik Jabatan (BHEP) mengikut perancangan strategik yang telah digariskan oleh CSPI

TPK/PP/PE

3. Menyediakan pelan tindakan dan perancangan strategik di peringkat HEP

TPK/KJ

4. Kemukakan kepada Pengurusan Universiti

TPK/TNC/PE

5. Mengemukakan laporan dan pencapaian kepada Pengurusan Universiti

TPK/KJ

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





5.0 CARTA ALIR

Perancangan Strategik Hal Ehwal Pelajar

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

PTJ

TNC/TPK

TNC/TPK

TNC/TPK/KJ

TNC/TPK/PE

Menyediankan Perancangan Strategik Jangka Panjang HEP (jangka 5 tahun)

Mengadakan Bengkel bersama ketua jabatan bagi menyelaraskan Perangkaan Perancangan Strategik Jabatan (BHEP) mengikut perancangan strategik yang telah digariskan oleh CSPI

Menyediakan pelan tindakan dan perancangan strategik di peringkat HEP

Dapatkan kelulusan/ persetujuan TNC HEP

Kemukakan Laporan dan pencapaian kepada Pengurusan Universiti

Rekod

Taklimat yang diadakan oleh CSPI Fail Perancangan Strategik HEP

Lulus

Tidak Lulus

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM






Tiada


Tiada



Tajuk :Permohonan Pertukaran & Penempatan Staf



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan proses permohonan pertukaran dan penempatan staf Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi proses pertukaran dan penempatan staf di Bahagian Hal Ehwal Pelajar. .

3.0 DEFINISI 3.1 Tempat Bertugas

Penempatan staf yang telah dilantik untuk menjalankan tugas mengikut lantikan yang telah dikeluarkan kepada staf berkenaan.

3.2 Skim Perkhidmatan

Kumpulan Perkhidmatan adalah kelompok perkhidmatan yang disusun mengikut keutamaan peranan, prinsip-prinsip kumpulan gaji dan kelayakan akademik yang ditetapkan sebagai syarat kelayakan masuk.






3.3 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor PE - Pegawai Eksekutif PP - Penolong Pendaftar KS - Ketua Skim

PPSM - Panel Pembangunan & Pengurusan Sumber Manusia

4.0 RUJUKAN

1. Minit Panel Pembangunan dan Pengurusan Sumber Manusia BHEP

5.0 PROSES KERJA



1 Menerima permohonan pertukaran dari staf yang ingin bertukar ke PTJ lain merentas jabatan dan Kampus (Skim Perkhidmatan Bawah HEP sahaja)

TNC/TPK/PP

2 Permohonan yang diterima dikumpul dan dibawa ke mesyuarat PPSM BHEP bagi melihat keperluan dan memutuskan keputusan permohonan yang dibuat oleh staf

PP/TPK

3 Keputusan PPSM HEP berkaitan pertukaran dan penempatan staf akan dimajukan ke Bahagian Pembangunan Organisasi bagi tujuan pengeluaran surat pertukaran rasmi kepada staf yang terlibat.

TNC HEP/TPK/PP






6.0 CARTA ALIR Permohonan dan cadangan penempatan staf BHEP

Tanggung Jawab


Surat Permohonan

Minit PPSM

BHEP

KJ/TPK/KJ

Menerima surat permohonan pertukaran / cadangan penempatan daripada ketua skim

PP/PPK/TPK Mengumpul cadangan dan permohonan untuk dibawa ke Mesyuarat PPSM HEP

PPSM

PPSM HEP memutuskan permohonan pertukaran / cadangan penempatan

PP/PPK

Mengemukakan Minit PPSM kepada BPO Pejabat Pendaftar untuk keluarkan surat kelulusan.

BPO/PPK

BPO mengeluarkan surat pertukaran kepada pemohon dan penama mengikut cadangan PPSM HEP

Tamat

Tidak Lulus

- Pemakluman kepada

permohon / Ketua Skim

Lulus








Tiada


Tiada

BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM MANUAL PROSEDUR KERJA

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

Tajuk : Permohonan Komputer Sewaan


1

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan Pengurusan komputer sewaan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi meliputi proses merancang serta mengurus komputer sewaan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar. .

3.0 DEFINISI 3.1 Komputer Sewaan

Komputer sewa yang disediakan kepada setiap staf yang layak di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

3.2 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor KU - Ketua Unit PE - Pegawai Eksekutif PPTM - Penolong Pegawai Teknologi Maklumat JU - Juruteknik

4.0 RUJUKAN

1. Perintah Am 2. Rancangan Malaysia ke 3. Pekeliling- Pekelilig Kerajaan Malaysia 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM





2

5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM

5.0 PROSES KERJA

Proses Permohonan Komputer Sewaan



1. Senaraikan jumlah dan penerima komputer kepada pihak Infostruktur

PPTM/JU

2. Terima surat tawaran sewaan komputer daripada Infostruktur.

PPTM/JU

3. memohon peruntukan dan mendapatkan kelulusan dari TNC/ TPK

JU/TNC/ TPK

4. Menerima surat kelulusan peruntukan daripada TNC /TPK

PPTM/JU

5. Mohon kelulusan daripada JPPIT PPTM/JU

6. Menerima surat Kelulusan JPPIT PPTM/JU

7. Membuat pesanan tempatan PPTM/JU/PE

8. Masukkan nama pengguna dan jumlah dalam sistem UNITS

PPTM/JU

9. Menerima serta membuat agihan dan pemasangan oleh pembekal kepada setiap staf yang layak

PPTM/JU

10. Sahkan ujilari penerimaan pengguna (UAT)

PPTM/JU





3

6.0 CARTA ALIR

Proses Permohonan Komputer Sewaan


Mula

PPTM/JU Senaraikan jumlah dan

penerima komputer kepada pihak Infostruktur

PPTM/JU Terima surat tawaran

sewaan komputer daripada Infostruktur.

JU/TNC/ TPK Permohonan peruntukan

dan mendapatkan kelulusan dari TNC/ TPK

PPTM/JU

Surat kelulusan TNC /TPK

PPTM/JU

Mohon kelulusan daripada JPPIT

PPTM/JU

Surat Kelulusan JPPIT

PPTM/JU/PE

pesanan empatan

PPTM/JU Masukkan nama pengguna

dan jumlah dalam sistem UNITS

Perlu surat JPPIT dan pesanan

tempatan

PPTM/JU

Menerima / agihan dan pemasangan oleh pembekal

PPTM/JU

Sahkan ujilari penerimaan pengguna (UAT)

Rekod dan fail

Tamat

Lulus

Tidak Lulus

Lulus

Tidak Lulus

Tidak

Lulus Lulus





4


i. Pembelian perkakasan ICT secara geran Universiti Teknologi MARA (UiTM) ii. Garis Panduan Pelaksanaan JITE dan JITEN serta Penurusan Had Kuasa

Perolehan ICT 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada


Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Bayaran Komputer Sewaan


Mukas surat 1 daripada 03

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN


2.0 SKOP




3.5 Singkatan


BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN


5.0 PROSES KERJA

Bayaran Komputer Sewaan



1. Menerima invois dari pembekal PPTM/JU

2. Menyediakan ‘good received note’(GRN)

PPTM/JU

3. Hantar pada TPK untuk pengesahan GRN.

PPTM/JU

4. Dokumen yang telah lengkap dihantar kepada bendahari Zon 3 untuk proses bayaran

PO/JU

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





Selesai

6.0 CARTA ALIR

i. Bayaran Komputer Sewaan


Mula

PPTM/JU Menerima invois dari

pembekal

PPTM/JU

Menyediakan ‘good received note’(GRN)

PPTM/JU Hantar pada TPK

untuk pengesahan GRN.

PO/JU

Hantar kepada bendahari Zon 3.

Rekod dan fail

Tamat


Tiada


Tiada

Lengkap

Tidak

Lengkap

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Penyelenggaraan Komputer



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN


2.0 SKOP




3.5 Singkatan


BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN


5.0 PROSES KERJA Penyelenggaraan Komputer



1. Menerima aduan kerosakan peralatan

dan installasi perisian daripada staf PPTM/JU

2. Mengenal pasti kerosakan / masalah (diselesaikan sendiri atau perlu menghubungi pembekal)

PPTM/JU

3. Masalash diselesaikan oleh Pembekal /PPTM/JU

PPTM/JU

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





6.0 CARTA ALIR

i. Penyelenggaraan Komputer


Mula

PPTM/JU Menerima aduan

kerosakan peralatan dan installasi perisian

Melalui telefon, pesanan telefon, emel, datang terus.

PPTM/JU

Mengenal pasti kerosakan / masalah

PPTM/JU

Selesaikan masalah

Rekod dan fail

Tamat


Pekeliling ICT Bil 1 Tahun 2017 Pekeliling ICT Bil 3 Tahun 2017


Tiada

9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN http:/isms.uitm.edu.my

Hubungi

pembekal

Selesai

Tidak

Selesai

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Mengemaskini Laman Web HEP



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN


2.0 SKOP




3.5 Singkatan


BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN


5.0 PROSES KERJA

Mengemaskini Laman Web

Bil Proses Kerja Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk Seksyen Undang-undang/Peraturan

1.

Menerima maklumat yang perlu dikemasini dalam laman web HEP dari setiap PTJ

PE/PP/PPTM

2. Menyemak maklumat yang dihantar daripada PTJ

PE/PP/PPTM

3. Kemaskini laman web PE/PP/PPTM

6.0 CARTA ALIR

Mengemaskini Laman Web


Mula

PE/PP/PPTM Menerima maklumat dari

setiap PTJ

PE/PP/PPTM

Menyemak maklumat

yang diterima

PE/PP/PPTM

Mengemaskini laman web

Tamat

Tidak lulus

lulus

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM







Tiada


Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Kawalan Rekod dan Fail



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan berkaitan pengurusan pentadbiran di Bahagian HEP

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi aktiviti pentadbiran, perkhidmatan dan aktiviti yang merangkumi keperluan jabatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar

3.0 DEFINISI

Ketua Bahagian/ Pusat/ Unit/ Pengurus Asrama

: Seseorang pegawai yang telah dilantik oleh Timbalan Naib Canselor HEP untuk mengetuai sesuatu Bahagian/ Pusat/ Unit/ Kolej Kediaman dalam pengurusan HEP.

Singkatan

TNC HEP - Timbalan Naib Canselor HEP TPK - Timbalan Pendaftar Kanan KTP - Ketua Timbalan Pendaftar PP - Penolong Pendaftar PPK - Penolong Pendaftar Kanan KK - Kerani Kanan K - Kerani PE - Pegawai Eksekutif

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





4.0 RUJUKAN

i. Akta Arkib Negara Malaysia, 1996 ii. Arahan Perbendaharaan: Arahan Perkhidmatan (Bab Empat) iii. Surat Pekeliling Am Surat Pekeliling Am Bil. I Tahun 1977 -Peraturan Rekod-rekod

Kerajaan iv. Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara, UiTM

v. Jadual Pelupusan Rekod AM - Arkib Negara Malaysia. vi. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Arkib Negara

Malaysia. vii.

5.0 PROSES KERJA 5.1 Kawalan Rekod Dan Fail



1. Pengwujudan Rekod/Fail mengikut keperluan di jabatan

KK/K

2. Pendaftaran Rekod/Fail mengikut klasifikasi yang telah ditetapkan

KK/K

Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara,

UiTM

3. Penyimpanan Rekod/Fail KK/K

4. Penyelenggaraan Rekod/Fail KK/K

5. Melupuskan Rekod/Fail yang telah sampai tempoh untuk dilupuskan

KK/K/PE/PP

Akta Arkib Negara Malaysia

Surat Pekeling Am Bil 1 Tahun 1977

6. Melupuskan fail yang dibenarkan lupus.

KK/K/PE/PP

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





6.0 CARTA ALIR

6.1 Kawalan Rekod Dan Fail

Tanggung

Jawab

Aliran Kerja Proses Kerja

Rekod Kualiti

KK/K Pengwujudan Rekod/Fail mengikut keperluan di jabatan

KK/K

Pendaftaran Rekod/Fail mengikut klasifikasi yang telah ditetapkan

Panduan Perlaksanaan

Fail Klasifikasi Perkara,

UiTM

KK/K Penyimpanan Rekod/Fail

KK/K

Penyelenggaraan Rekod/Fail

KK/K/PE/PP Pelupusan Rekod/Fail

Akta Arkib Negara

Malaysia

Surat Pekeling Am Bil 1 Tahun

1977

KK/K/PE/PP Melupuskan fail yang dibenarkan lupus.

Tamat

Tidak

Lulus

Lulus

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM






i. Akta Arkib Negara Malaysia, 1996 ii. Arahan Perbendaharaan: Arahan Perkhidmatan (Bab Empat) iii. Surat Pekeliling Am Surat Pekeliling Am Bil. I Tahun 1977 -Peraturan Rekod-

rekod Kerajaan iv. Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara, UiTM

v. Jadual Pelupusan Rekod AM - Arkib Negara Malaysia. vi. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Arkib Negara

Malaysia. 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

i. PTAR/JAU/03/07 - Borang Pemindahan Rekod. ii. PTAR/JAU/13/09 - Borang Penilaian Rekod. iii. Borang Arkib 12/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam. iv. Borang Arkib 13/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan

Perakaunan.


Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Pengurusan Surat Pentadbiran


1

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan berkaitan pengurusan pentadbiran di Bahagian HEP.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi aktiviti pentadbiran, perkhidmatan dan aktiviti yang merangkumi keperluan jabatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar

3.0 DEFINISI

3.1 Ketua Bahagian/ Pusat/ Unit/ Pengurus Asrama

Seseorang pegawai yang telah dilantik oleh Timbalan Naib Canselor HEP untuk mengetuai sesuatu Bahagian/ Pusat/ Unit/ Kolej Kediaman dalam pengurusan HEP.

3.2 Singkatan

TNC HEP - Timbalan Naib Canselor HEP TPK - Timbalan Pendaftar Kanan KTP - Ketua Timbalan Pendaftar PP - Penolong Pendaftar PPK - Penolong Pendaftar Kanan KK - Kerani Kanan K - Kerani PE - Pegawai Eksekutif

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM




2

4.0 RUJUKAN

1. Perintah Am Bab A – Bab G 2. Arahan Perkhidmatan Bab 1 – Bab 8 3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam 1991 – 2006 4. Pekeliling Naib Canselor UiTM 5. Pekeliling Pendaftar UiTM 6. Pekeliling TNC HEP 7. Pekeliling Bendahari UiTM

5.0 PROSES KERJA 5.1 Pengurusan Surat Pentadbiran



1. Menerima surat bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu diambil tindakan dari ketua bahagian

TNC/KTP/PPK

2. Meneliti arahan dan membuat perancangan bagi tindakan yang perlu diambil

TPK/PPK/PE

3. Mendapatkan fail yang berkaitan dari kerani fail sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan

KK/K

4. Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan

TPK/PPK/PE

5. Menyediakan surat bagi tindakan susulan

TNC/KTP/PPK

6. Mendapat kelulusan /tandatangan ketua Bahagian

TNC/KTP/PPK

7. Menyerahkan kepada kerani nagi tujuan rekod dan Pembantu Opersai bagi urusan penghantaran kepada penerima

PO

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM




3

6.0 CARTA ALIR

6.1 Pengurusan Surat Pentadbiran

Tanggung jawab


TNC/KTP/PPK

Menerima surat bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu diambil tindakan dari ketua bahagian

Fail Am, 100, 200, 300, 400, 500 dan 600 (yang berkaitan Pejabat Pentadbiran HEP) TPK/PPK/PE

Meneliti arahan dan membuat perancangan bagi tindakan yang perlu diambil

KK/K

Mendapatkan fail yang berkaitan dari kerani fail sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan

TPK/PPK/PE

Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan

TNC/KTP/PPK Menyediakan surat bagi tindakan susulan

TNC/KTP/PPK

Mendapat kelulusan /tandatangan ketua Bahagian

PO

Menyerahkan kepada kerani nagi tujuan rekod dan Pembantu Opersai bagi urusan penghantaran kepada penerima

Tamat

Pembetulan

Tiada Pembetulan& ditandatangan

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM




4


7.1 Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran. 7.2 Arahan Perkhidmatan Bab 3, Bab 4 dan Bab 5.


Tiada


Tiada

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan perancangan dan pembangunan sumber manusia di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi meliputi proses merancang penempatan staf di BHEP serta perancangan latihan mengikut jawatan dan skim jawatan di BHEP. .

3.0 DEFINISI 3.1 Jadual Perancangan Latihan

Jadual yang disediakan oleh ketua-ketua unit bagi tujuan pengenalpastian jenis-jenis latihan yang perlu diikuti oleh setiap staf di bawah seliaan pada tahun berkenaan.

3.2 Jumlah Jam latihan Iaitu kiraan jam latihan keseluruhan yang telah diikuti oleh seseorang staf dalam tempoh satu tahun. Jumlah sasaran jam latihan yang ditetapkan untuk setiap staf UiTM ketika ini ialah sebanyak 42 jam setahun.

3.3 Penilaian Keberkesanan Latihan Penilaian yang perlu dibuat oleh ketua setiap unit untuk setiap latihan yang diikuti oleh seseorang staf. Penilaian bertujuan bagi memastikan staf telah mempelajari sesuatu yang dapat meningkatkan prestasi kerjaya dan prestasi unit berkenaan. Ia juga bagi memastikan sumber jabatan tidak dibazirkan untuk latihan yang tidak relevan atau tiada hasil. Kaedah penilaian ini perlu ditentukan oleh ketua-ketua unit dan perlu didokumenkan.

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





3.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor PPKU - Pengarah Pusat Kesihatan KU - Ketua Unit PE - Pegawai Eksekutif

4.0 RUJUKAN


5.0 PROSES KERJA

Kelulusan Permohonan Latihan Staf HEP

Bil Proses Kerja Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk Seksyen Undang-undang/Peraturan

1. Menerima surat permohonan latihan daripada PTJ

TPK/PE

2. Semak permohonan yang dipohon untuk pelaksanaan latihan yang telah dirancang

PE/PP/TPK

3. Jika tidak diluluskan, keluarkan surat tidak diluluskan kepada PTJ yang memohon dan tamatkan proses.

TNC/TPK/PP/PE

4. Jika diluluskan, keluarkan surat kelulusan beserta senarai program yang diluluskan kepada PTJ yang memohon.

PP/PE

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM





6.0 CARTA ALIR KELULUSAN PERMOHONAN LATIHAN STAF HEP

Tanggung Jawan

Aliran Kerja Proses kerja Rekod

TPK/PE Terima surat permohonan daripada PTJ

Surat permohonan latihan PTJ

PE/PP/TPK

Semak permohonan untuk pelaksanaan latihan

TNC/TPK/PP/PE

Jika tidak diluluskan, keluarkan surat tidak diluluskan kepada PTJ yang memohon dan tamatkan proses.

PP/PE

keluarkan surat kelulusan beserta senarai program yang diluluskan kepada PTJ yang memohon.

Rekod

Rekod latihan

Mula

Lulus

BAHAGIAN HEP

UiTM SHAH ALAM






Pekeliling Naib Canselor Bil 4 Tahun 2017 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada


Tiada




No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F


No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja

Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja

Kawalan Sumber



F.01 Policy Deployment

Arahan/ dasar/ Pekeliling/ Surat dari kementerian/Naib Canselor

Pekeliling / Arahan TNC HEP

Pelan tindakan Jangka Masa Proses Kerja Borang Maklumbalas

Pelajar Staf MEU LPU Kemneterian

F.02 Perancangan Strategik Jangka Pendek

Pelan Perancangan Strategik

Jadual Perancangan Strataegik Laporan Pencapaian



Pelajar Staf Kewangan

F.03 Permohonan Pertukaran dan Penempatan Staf

Permohonan Cadangan penempatan

Surat Pertukaran

Kelulusan pertukaran Norma Perjawatan

Jumlah Staf

F.04 Permohonan Komputer Sewan

Permohonan Surat kelulusan Permohonan Kemaskini data staf

Tempoh masa Jangka Masa Proses Kerja

Senarai kakitangan Kewangan

F.05 Bayaran Komputer Sewaan

Invois

Kemaskini data pelajar

Prestasi pembekal Jangka Masa Proses Kerja

Kewangan

F.06 Penyelenggaraan Komputer

Aduan Laoran kerosakan/ masalah

Berjaya diselesaikan masalah

Jangka masa Jangka Masa Proses Kerja

Email Panggilan telefon

F.07 Kemaskini Laman Web HEP

Maklumat jabatan Maklumat HEP yang terkini

Maklumat terkini Jangka masa dikemaskini.

Proses kerja Kesahihan maklumat

Jabatan kakitangan




No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/F


No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja

Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja

Kawalan Sumber



F.08 Kawalan Rekod dan Fail

Dokumen/ Rekod / Surat / Fail

Rekod dan Fail Tempoh masa Mengikut jenis rekod dan fail

Jangka Masa Proses Kerja

Surat masuk Surat keluar

F.09 Pengurusan Surat Pentadbiran

Surat masuk Surat Keluar

Fail dan minit fail

Bilangan surat setiap hari

No Fail Tajuk surat

Surat masuk Surat keluar



No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/G



1 daripada 01

BAHAGIAN G: SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNA

Nama/No. Borang Tajuk Borang

PTAR/JAU/03/07 Senarai Pemindahan Rekod

PTAR/JAU/13/09 Borang Penilaian Rekod.

Borang Arkib 02/08 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam.

Borang Arkib 04/08 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.

Borang Arkib 05/08

Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail

(Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod).

Borang Arkib 12/08 Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam.

Borang Arkib 13/08 Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.

BorangPrestasiJUSA_Pin2010 Borang Penilaian Prestasi Jusa

BorangPrestasiGredKhas_Pin2010 Borang Penilaian Prestasi Gred Khas

BorangPrestasiP&P_Pin2010 Borang Penilaian Prestasi Pengurusan & Professional

BorangPrestasiSokongan1_Pind2010 Borang Penilaian Prestasi Sokongan 1

BorangPrestasiSokongan2_Pind2010 Borang Penilaian Prestasi Sokongan 2

PENGURUSAN ARKIB

Pelupusan Fail

1.0 PENDAHULUAN

Pelupusan adalah aktiviti menguruskan pengasingan fail yang mengandungi surat rasmi dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya. Fail yang tidak

bernilai arkib akan dilupuskan sama ada dirincih, dibakar atau ditanam dan fail yang bernilai arkib disimpan sebagai rujukan apabila diperlukan oleh jabatan atau para penyelidik.

2.0 PUNCA KELULUSAN/KUASA

2.1 Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)-Bahagian IV Seksyen.25,26,27

2.2 Mesyuarat Lembaga Pengarah UiTM Ke 134 bertarikh 26 Jun 2013 - Dasar Pengurusan Rekod UiTM dan Garis Panduan Pengurusan Dokumen

Terperingkat UiTM.

3.0 SKOP

3.1 3.2 3.3

3.4 3.5 3.6 3.7

3.8 3.9

Proses kerja ini meliputi:-

Asingkan fail tutup. Senaraikan dalam Borang Penilaian Rekod. Buat penilaian fail sama ada pindah atau lupus.

Hantar borang arkib ke agensi terlibat. Terima surat kebenaran/kelulusan. Senaraikan fail pindah Pindahkan fail ke JAU.

Laksanakan pelupusan fail. Hantar borang penentusahan ke JAU

4.0 PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB

i. Pustakawan Kanan (PK)

ii. Pegawai Rekod Jabatan (PRJ)

Pelantikan oleh Pendaftar UiTM merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat, Bahagian VIII, perkara

8.2 (d)

iii. Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ)

Pelantikan oleh Pendaftar UiTM merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat, Bahagian VIII, perkara

8.2 atas nasihat Arkib Negara Malaysia bagi membantu Pegawai Rekod Jabatan.

5.0 DEFINISI/TAFSIRAN/TERMA

5.1 Pelupusan

Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan,

pemindahan atau selainnya (penangguhan pemindahan) – seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

5.2 Jadual Pelupusan Rekod

Jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput

tempoh pengekalan yang ditentukan – seksyen 27 (3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

5.3 Rekod Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau

peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa

salinannya – seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. 5.4 Pemusnahan Rekod

Pemusnahan Rekod Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa

jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan – seksyen 2, Akta Arkib

Negara 2003 [Akta 629]. 5.5 Rekod Bukan Fail (Homogeneous)

Rekod yang berkelompok dengan perkara/tajuk yang sama seperti kad

perakam waktu, skrip jawapan peperiksaan, borang penilaian kursus,

borang-borang yang digunapakai dalam melaksanakan fungsi jabatan dan sebagainya yang ditakrifkan sebagai rekod Homogeneous.

5.6 Borang Homogeneous Borang yang digunakan untuk pelupusan rekod bukan fail.

5.7 Agensi Terlibat

Agensi terlibat bermaksud Arkib Negara Malaysia, Audit Negara Malaysia, Akauntan Negara Malaysia

5.8 Singkatan & Penjelasan

PTJ : Pusat Tanggungjawab(Dekan Fakulti/Pusat

Akademik/Ketua Bahagian/Pusat/Unit/Pengarah/Rektor Universiti Negeri)

JAU : Jabatan Arkib Universiti

PK : Pustakawan Kanan

PRJ : Pegawai Rekod Jabatan

PTRJ : Pembantu Tadbir Rekod Jabatan

KJ : Ketua Jabatan

6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA

6.1 ASINGKAN FAIL TUTUP

6.1.1 PTJ mengasingkan fail tutup yang telah tamat tindakan dan telah

memenuhi tempoh simpanan dengan merujuk jadual pelupusan rekod Arkib Negara Malaysia.

6.1.2 Jadual pelupusan rekod Arkib Negara Malaysia (ANM) merujuk kepada;

- Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am

- Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

6.2 SENARAIKAN DALAM BORANG PENILAIAN REKOD 6.2.1 PTJ senaraikan fail lupus dalam Borang Penilaian Rekod

(PTAR/JAU/13/09) dan hantar ke JAU.

6.2.2 Bagi rekod-rekod bukan fail (Homogeneous ) disenaraikan dalam Borang Homogeneous (PTAR/JAU/02/07)

6.3 BUAT PENILAIAN FAIL SAMA ADA PINDAH ATAU LUPUS

6.3.1 JAU membuat penilaian fail sama ada bernilai arkib (bernilai sejarah atau kebangsaan)

6.3.2 Fail yang bernilai arkib, dipindahkan ke JAU dan fail yang tidak

bernilai, dicadang lupus.

6.4 HANTAR BORANG ARKIB KE AGENSI TERLIBAT

6.4.1 JAU memajukan borang pelupusan yang berkaitan ke Arkib Negara Malaysia, Jabatan Audit Negara dan Akauntan Negara Malaysia untuk mendapatkan kebenaran melupus.

6.5 TERIMA SURAT KEBENARAN/KELULUSAN

6.5.1 PTJ menerima surat kebenaran/kelulusan daripada Arkib Negara

Malaysia, Jabatan Audit Negara dan Akauntan Negara Malaysia melalui JAU.

6.5.2 Asingkan fail yang diarah pindah dan fail lupus.

6.6 SENARAIKAN FAIL PINDAH

6.6.1 PTJ menyenaraikan fail yang diarah pindah ke dalam Senarai

Pemindahan (PTAR/JAU/03/07).

6.7 PINDAHKAN FAIL KE BAM

6.7.1 Fail dimasukkan ke dalam kotak, dilabel (Jumlah fail dan perkara) dan

dihantar ke JAU.

6.8 LAKSANAKAN PELUPUSAN FAIL

6.8.1 PTJ melaksanakan pelupusan fail mengikut kaedah yang ditetapkan.

6.8.2 Fail yang dibenar lupus hendaklah dilupuskan dalam tempoh 3 bulan

daripada tarikh surat kebenaran pemusnahan Arkib Negara Malaysia

(ANM) dan Audit Negara Malaysia (ANM).

6.9 HANTAR BORANG PENENTUSAHAN KE JAU 6.9.1 Lengkapkan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam atau

Borang Penentusahan Rekod Kewangan dan Perakaunan. Borang

tersebut hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang melaksanakan pemusnahan dan disahkan oleh seorang saksi serta penentusahan oleh pegawai penyelia.

6.9.2 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam atau Rekod

Kewangan dan Perakaunan hendaklah dihantar ke JAU untuk

dimajukan ke ANM.

7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA

7.1 Dasar Pengurusan Rekod UITM.

7.2 Jadual Pelupusan Rekod Am - Arkib Negara Malaysia.

7.3 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Arkib Negara

Malaysia.

8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN

8.1 PTAR/JAU/03/07 – Senarai Pemindahan Rekod

8.2 PTAR/JAU/13/09 - Borang Penilaian Rekod.

8.3 Borang Arkib 02/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam.

8.4

Borang Arkib 04/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.

8.5

Borang Arkib 05/08 - Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod).

8.6 Borang Arkib 12/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam.

8.7

Borang Arkib 13/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.

9.0 CARTA ALIR

PIHAK

BERTAN

GGUNG

JAWAB

ALIRAN KERJA PROSES REKOD/

CATATAN

PTJ/PTRJ

Asingkan fail tutup

PTJ/PTRJ

Senaraikan dalam Borang

Penilaian Rekod

Borang Penilaian

Rekod

(PTAR/JAU/13/09)

JAU Buat penilaian fail sama

ada pindah atau lupus.

JAU Hantar borang arkib ke

agensi yang terlibat.

PTJ/PTRJ Terima surat

kebenaran/kelulusan

PTJ/PTRJ Senaraikan fail pindah

Senarai

Pemindahan

(PTAR/JAU/03/07)

PTJ/PTRJ Pindahkan fail ke JAU.

PTJ/PTRJ Laksanakan pelupusan

fail.

PTJ/PRJ

Hantar borang

penentusahan ke JAU.

Borang

Penentusahan

(Arkib 12/08, 13/08)

Tamat

Lupus

Pindah

10.0 LAMPIRAN

10.1 Jadual Pelupusan Rekod AM - Arkib Negara Malaysia.

10.2 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Arkib Negara Malaysia.

10.3 Surat Pekeliling Pendaftar -100-PTAR (JAU. 38/1) bertarikh 18 April 2012- Perlantikan Semula Pegawai Rekod PTJ, Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) dan Pegawai Pendaftar Rahsia Jabatan

10.4 PTAR/JAU/03/07 - Borang Pemindahan Rekod.

10.5 PTAR/JAU/13/09 - Borang Penilaian Rekod.

10.6 Borang Arkib 12/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam.

10.7 Borang Arkib 13/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.

Kemaskini: 20 November 2015

Jabatan Arkib Universiti

Perpustakaan Tun Abdul Razak

UiTM Shah Alam

Documents

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR BAHAGIAN HAL … · university untuk menyempurnakan bidang tugas, tanggung jawab dan ... Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan ... PERKHIDMATAN