Upload
others
View
27
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
PELAKSANAAN DDMS
PERINGKAT KEMENTERIAN
1
KANDUNGAN
PENDAHULUAN
Latar belakang Projek DDMS
Objektif
Faedah Projek
PRA-SYARAT PELAKSANAAN DDMS
Penyediaan Pra-syarat
Tempoh Penyediaan Pra-syarat
KEPUTUSAN MESYUARAT DDMS
PENUTUP
2
PENDAHULUAN
3
LATAR BELAKANG PROJEK
DDMS
Projek Digital Document Management System (DDMS) merupakan salah satu projek di bawah Entry Points Projects, e-Government iaitu pelaksanaan Kerajaan Tanpa Kertas (Paperless Government).
Projek DDMS berada di bawah Communications, Content and Infrastructure (CCI)
merupakan di antara 12 National Key Economic Areas (NKEA) dalam Program Transformasi Ekonomi (ETP) - dilancarkan pada 25 Oktober 2010
4
Perolehan Projek DDMS adalah secara PFI (private finance
initiative)
Syarikat D.G.Kom Sdn Bhd telah ditauliahkan pada 13 April
2012 untuk melaksanakan projek DDMS Sektor Awam.
Projek DDMS menggunapakai pendekatan ‘Software as a
Service (SaaS)’ dengan mengggunakan ‘off the shelf
software’ yang dibuat pengubahsuaian berdasarkan
keperluan spesifikasi pengurusan rekod kerajaan.
5
OBJEKTIF
Menggantikan paper records kepada digital records
Menghapuskan penggunaan kertas secara berperingkat
Membolehkan dokumen digital dan bukan digital ditawan
(captured), disimpan, diselenggara dan digunakan
secara elektronik
Membolehkan semua pekeliling kerajaan seperti
penghantaran bahan pembentangan, pekeliling-
pekeliling dalaman dan surat antara agensi/jabatan
dibuat secara elektronik
6
FAEDAH PROJEK
Mempertingkatkan capaian, kepantasan dan ketelusan
dalam penyampaian perkhidmatan kerajaan;
Mewujudkan kawalan sistematik ke atas pengurusan
dokumen dan rekod di Sektor Awam;
Menjamin pemeliharaan institutional memory
Mengurangkan penggunaan kertas (paperless) dalam
urusan harian kerajaan; dan
Menyokong pelaksanaan ICT Hijau (green ICT)
7
PERANAN ANM & MAMPU &
KEMENTERIAN
MAMPU
Sebagai pemilik projek
Membangunkan aplikasi DDMS
Memastikan ia digunapakai di kementerian
ARKIB NEGARA MALAYSIA
Membantu Kementerian/agensi membangunkan Klasifikasi Fail (KF) dan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)
Memastikan DDMS mematuhi standard ISO 16175
Kementerian/agensi
Memastikan KF dan JPR disediakan
Memastikan DDMS dipakai di kementerian
8
PRA-SYARAT PELAKSANAAN
DDMS
9
PENYEDIAAN PRA-SYARAT
Mengikut MS 2223:
Klasifikasi Fail berdasarkan fungsi
Jadual Pelupusan Rekod
In electronic records systems, the decisions about capture and classification, access and disposition status are usually made at the point of creation of the record…
MS 2223 Part 2 Clause 4.1
Determining what records should be captured and how long they should be kept…Any records created or captured need to have a retention period assigned, so it is clear how long they should be maintained
MS 2223 Part 2 Clause 4.2.4.2
10
11
KEPUTUSAN MESYUARAT
DDMS
PENDEKATAN PROJEK
20,000 pengguna dari 25 kementerian/agensi
Kementerian tidak perlu bayar dalam tempoh masa kontrak
Setiap kementerian diberi sebuah mesin pengimbas oleh pihak vendor
Latihan disediakan oleh pihak vendor
MAMPU dengan kerjasama ANM akan mengendalikan sesi ‘engagement’/change management’
12
ADDENDUM KONTRAK
Lanjutan kontrak selama setahun sehingga Oktober
2015
Pembayaran dibuat untuk DDMS yang telah diguna di
dua agensi perintis iaitu PEMANDU dan MAMPU
Kadar bayaran
Jadual perlaksanaan
13
KAEDAH BAYARAN
PENGGUNAAN DDMS Pay per use per month
14
Bil Perkara Kiraan
1. Managed services –
Pay per use per month
= RM70 per user per month
(tidak akur)
= RM85 per user per month
(akur)
= 154 pengguna x 12 bulan x RM85.00
= RM157,080.00 setahun (jika kiraan berdasarkan 154 lesen sedia ada)
= 250 pengguna x 12 bulan x RM85.00
= RM255,000.00 setahun (jika kiraan berdasarkan pengguna
keseluruhan)
= 350 pengguna x 12 bulan x RM85.00
= RM357,000 setahun (jika kiraan berdasarkan kakitangan N17 ke
atas)
JADUAL PERLUASAN
15
16
BIL KEMENTERIAN PENGGUNA TARIKH
FAMILIARIZATION LIVE
1 KBS Kementerian Belia dan Sukan 370 9-13/02/15 16-02-15
2 KSM Kementerian Sumber Manusia 296 16-24/02/15 02-03-15
3 MOSTI Kementerian Sains Teknologi dan Inovasi 510
4 MOT Kementerian Pengangkutan Malaysia 320 25/02-13/03/15 16-03-15
5 KETTHA Kementerian Tenaga Teknologi Hijau dan Air 246 4-27/03/15 30-03-15
6 KPDNKK Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan 594
7 KPM (SPT) Kementerian Pelajaran Malaysia Sektor Pengajian Tinggi 638 11/03-10/04/15
13-04-15
8 JPM Jabatan Perdana Menteri 414 05-05-15
9 KPKT Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan 1206 20/03-29/05/15 01-06-15
10 KKMM Kementerian Komunikasi dan Multimedia Malaysia 501
11 KPM (SP) Kementerian Pelajaran Malaysia Sektor Pelajaran 4729 3/04-5/06/15 08-06-15
12 (KWP) Kementerian Wilayah Persekutuan 200 11/05-12/06/15 15-06-15
13 (NRE) Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar 519
14 KDN Kementerian Dalam Negeri 1980 18/05-19/06/15 22-06-15
15 KKM Kementerian Kesihatan Malaysia 3402 1/06-3/07/15 06-07-15
16 KKR Kementerian Kerjaraya 575 25/06-10/07/15 13-07-15
17 MOTAC Kementerian Pelancongan dan Kebudayaan 402
18 MOF Kementerian Kewangan 1658 3-24/07/15 27-07-15
19 MOD Kementerian Pertahanan Malaysia 2667 22/07-14/08/15 17-08-15
20 RURALINK Kementerian Kemajuan Kawasan Luar Bandar dan Wilayah 493 11-21/08/15 24-08-15
21 MPIC Kementerian Perusahaan Perladangan dan Komoditi 226
22 KLN Kementerian Luar Negeri 720 18-28/08/15 01-09-15
23 (KPWKM) Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat 261
24 MITI Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri 874 26/08-11/09/15 14-09-15
25 MOA Kementerian Pertanian Malaysia 676
JUMLAH KESELURUHAN
24477
PENUTUP
Kejayaan pelaksanaan DDMS bergantung kepada
beberapa faktor.
Memahami proses-proses pengurusan rekod (MS 2223)
Aplikasi yang akur pada MS ISO 16175
Komitmen pengurusan tertinggi
Ketersediaan KF dan JPR kementerian/jabatan
17
18
TERIMA KASIH