Upload
lenhu
View
249
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM MEDIS:
STUDI KASUS PADA RUMAH SAKIT DR. SUYOTO
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk memenuhi persyaratan memperoleh
gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh:
DIMAS SATRIO
NIM: 1113025100088
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1438 H / 2018 M
Scanned by CamScanner
Scanned by CamScanner
Scanned by CamScanner
i
ABSTRAK
Dimas Satrio (1113025100088). Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis:
Studi Kasus pada Rumah Sakit Dr. Suyoto. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi,
M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2017.
Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah
Sakit Dr. Suyoto. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis proses
kegiatan penyusutan arsip rekam medis serta kendala yang dihadapi Rumah Sakit Dr. Suyoto
dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis. Metode penelitian yang digunakan adalah
metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini
adalah wawancara, observasi dan studi pustaka. Informan dalam penelitian ini adalah
Koordinator Rekam Medis dan Staff Rekam Medis. Hasil penelitian ini meliputi 1). Penilaian
terhadap arsip rekam medis aktif belum menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) secara
spesifik hanya mengacu terhadap peraturan Kementrian Kesehatan RI secara umum. 2).
Kendala-kendala yang muncul dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis seperti
terbatasnya ruang penyimpanan arsip rekam medis, terbatasnya rak penyimpanan arsip serta
sumber daya manusia yang masih terbatas dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis.
Maka dari itu sangat disarankan untuk menggunakan Jadwal Retensi Arsip secara spesifik
agar kegiatan penyusutan arsip rekam medis dapat berjalan lebih baik dan penambahan
sarana prasarana yang terkait dengan kegiatan penyusutan arsip rekam medis serta
pentingnya meningkatkan pemahaman akan penyusutan arsip rekam rekam medis terhadap
pegawai sehingga penerapannya lebih baik lagi.
Kata Kunci: Penyusutan, Rekam Medis, Jadwal Retensi Arsip
ii
KATA PENGANTAR
Assalamu alaikum Wr. Wb
Puji serta syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan
segala berkat, rahmat, taufik serta hidayah-Nya yang sangat besar, sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi dengan judul “Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis:
Studi Kasus pada Rumah Sakit Dr. Suyoto”. Penulisan skripsi ini guna memperoleh gelar
Sarjana Ilmu Perpustakaan Fakultas adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta.
Dalam proses penyusunan skripsi ini, penulis banyak sekali mendapatkan bantuan,
bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Skripsi ini tentu tidak lepas dari dukungan
semua pihak yang meluangkan waktu dan ilmunya dalam membantu penulis. Pada
kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan
dosen pembimbing penulis yang telah meluangkan waktunya untuk membantu,
mengarahkan, dan menuntun penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
5. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah mencurahkan
ilmunya begitu banyak untuk masa depan penulis.
6. Pihak Rumah Sakit Dr. Suyoto Khususnya kepada Ibu Damayanti, Amd, selaku
pembimbing lapangan saya, Bapak Subana, Bapak M. Syahril, Ibu Erni dan Ibu Titin
yang telah berkenan memberikan informasinya kepada penulis.
iii
7. Kepada kedua orang tua saya Bapak Satum dan Ibu Masudah serta adik saya Demas
Dwi Putra yang sangat sabar dan tidak henti memberikan dorongan dan semangat
serta tidak pernah lupa memanjatkan doa kepada Allah SWT.
8. Kepada para sahabat terbaik Dita Novia, Dhea Marsha, Rheza Alfian, Katamsi, Aris
Haryanto, Subhan Irfansyah, Arifin, Dewi Handayani, Ida Umi Haeni, Hasbi Putri
Pertiwi, Eka Wahyuni dan Susanto. Terima kasih banyak untuk bantuan, doa,
motivasi dan semangat yang kalian berikan selama proses penyusunan skripsi ini.
9. Kepada para sahabat di Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Jakarta, Ropi Ahmad,
Taufiqurrahman, Egi Almaroghi, Ahmad Sofyan, Muhammad Agustina, Fajar
Alamsyah, Apriyanto, Muhammad Reza Pahlepi, Laga Al Ahli, Hafiz Al Farisi,
Abdul Jalil, Mustahdi, Satrio Wibowo, Rifki Sahuri Ramadhan, Putra arsyi Anugrah,
Irham Maulana, Dea Aprilia, Alfi Mufidah Ahmad, Fathiyatul Rizkiyah, Dita
Irmayani dan May Nur Fatimah. Terima Kasih untuk do’a semangat, kebaikan dan
bantuan kalian selama proses penyelesaian ini.
10. Seluruh kawan-kawan di Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,
terima kasih atas kebersamaan kita selama ini dalam menimba ilmu di Jurusan Ilmu
Perpustakan.
11. Kepada para sahabat di Vanaprastha. Terima kasih atas dukungan serta doanya selama
melakukan penyusunan skripsi ini.
12. Dan, beberapa pihak baik teman maupun saudara yang terlewatkan atau tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas dukungan dan kebaikan serta doa
yang sudah diberikan kepada penulis.
iv
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh
dari sempurna. Untuk itu, penulis menerima kritik dan saran yang bersifat
membangun, dengan harapan dapat mencapai hasil yang lebih sempurna dan untuk
pengembangan diri penulis selanjutnya.
Jakarta, 20 November 2017
Dimas Satrio
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ........................................................................................................................ i
KATA PENGANTAR ...................................................................................................... ii
DAFTAR ISI ..................................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ............................................................................................................ vii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ viii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1
A. Latar Belakang Masalah ......................................................................... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ..................................................... 7
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................... 8
D. Definisi Istilah ......................................................................................... 8
E. Sistematika Penulisan ............................................................................. 9
BAB II TINJAUAN LITERATUR ......................................................................... 11
A. Rekod dan Arsip .................................................................................... 11
1. Pengertian Rekod dan Arsip ............................................................ 11
2. Fungsi Arsip ..................................................................................... 12
3. Manajemen Arsip ............................................................................. 14
4. Daur Hidup Arsip ............................................................................. 15
B. Penyusutan Arsip ................................................................................... 17
1. Pengertian Penyusutan Arsip ........................................................... 17
2. Jadwal Retensi Arsip........................................................................ 19
3. Tahapan Penyusutan Arsip .............................................................. 22
4. Pemindahan Arsip ............................................................................ 25
5. Pemusnahan Arsip ........................................................................... 29
6. Penyerahan Arsip ............................................................................. 30
C. Rekam Medis ........................................................................................ 32
1. Pengertian Rekam Medis ................................................................. 32
2. Tujuan Rekam Medis ....................................................................... 33
3. Kegunaan Rekam Medis .................................................................. 35
4. Manajemen Arsip Rekam Medis ..................................................... 38
5. Penyimpanan Arsip Rekam Medis................................................... 40
6. Penyusutan Rekam Medis ................................................................ 42
7. Pemusnahan Rekam Medis .............................................................. 42
8. Penilaian Arsip Rekam Medis ......................................................... 45
9. Jadwal Retensi Arsip........................................................................ 46
vi
BAB III METODE PENELITIAN ......................................................................... 49
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian .......................................................... 49
B. Kriteria Informan ................................................................................. 50
C. Teknik Pengumpulan Data .................................................................... 52
D. Teknik Pengolahan dan Analisis Data .................................................. 53
E. Penelitian Terdahulu ............................................................................. 55
F. Variabel dan Indikator Penelitian ......................................................... 57
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ........................................ 59
A. Profil Objek Penelitian .......................................................................... 59
1. Sejarah Rumah Sakit Dr. Suyoto..................................................... 59
2. Visi dan Misi Rumah Sakit Dr. Suyoto ........................................... 61
3. Kelas Rumah Sakit Dr. Suyoto ....................................................... 62
4. Alamat Rumah Sakit Dr. Suyoto ..................................................... 62
5. Struktur Organisasi Rumah Sakit Dr. Suyoto ................................. 63
B. Hasil Penelitian ..................................................................................... 64
1. Penyusutan Arsip Rekam Medis ..................................................... 64
a. Pemindahan Arsip Rekam Medis .............................................. 64
b. Pemusnahan Arsip Rekam Medis Inaktif .................................. 69
2. Upaya Rumah Sakit Dr. Suyoto Dalam Mengatasi Kendala
Penyusutan Arsip Rekam Medis ..................................................... 72
C. Pembahasan ......................................................................................... 77
1. Penyusutan Arsip Rekam Medis ..................................................... 77
a. Pemindahan Arsip Rekam Medis .............................................. 77
b. Pemusnahan Arsip Rekam Medis Inaktif .................................. 80
2. Upaya Rumah Sakit Dr. Suyoto Dalam Mengatasi Kendala
Penyusutan Arsip Rekam Medis .................................................... 82
BAB V PENUTUP................................................................................................... 86
A. Kesimpulan ......................................................................................... 86
B. Saran .................................................................................................... 87
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 88
LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Contoh Jadwal Retensi Arsip ................................................................................ 22
Tabel 2 Contoh Daftar Pertelaan Rekam Medis ................................................................ 43
Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik .................................................... 46
Tabel 4 Jadwal Retensi arsip AHIMA ............................................................................... 46
Tabel 5 Informan ................................................................................................................ 50
Tabel 6 Variabel dan Indikator Penelitian ......................................................................... 57
Tabel 7 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik .................................................... 76
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto .................... 63
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Arsip tercipta seiring dengan tindakan yang dilakukan oleh suatu lembaga.
Tindakan yang dilakukan pada umumnya berkaitan dengan fungsi, kegiatan
dan transaksi. Fungsi yang dimaksud mencakup seluruh tanggung jawab yang
dibebankan pada suatu lembaga untuk menyelesaikan beberapa tujuan yang
melandasi pendirian lembaga yang bersangkutan.1 Dengan terus
berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada lembaga
tersebut mempunyai nilai guna jika dikelola dengan baik. Dengan demikian
diperlukan usaha untuk mengatur volume arsip tersebut.
Mengingat pentingnya arsip sebagai sumber informasi bagi lembaga maka
pemerintah memberlakukan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 pada pasal 1 nomor 2 tentang Kearsipan yang menyebutkan
bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
1 Budi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan
(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), h.2.
2
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.2
Dari penjelasan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 nomor 2
tentang Kearsipan, adanya rekaman kegiatan atau peristiwa dari masa ke
masa yang disimpan guna menjaga keaslian dan nilai dari arsip tersebut. Hal
ini sejalan dengan pengumpulan Al Qur’an dari masa Nabi Muhammad saw
hingga pada masa kepemimpinan Utsman Ibn Affan ra. Karena Al Qur’an
harus dikumpulkan menjadi satu Mushaf (satu kesatuan) agar tidak terjadi
perbedaan nantinya di kalangan umat muslim ke depannya. Pada masa itu
banyaknya peperangan yang terjadi yang mengakibatkan para penghapal Al
Qur’an berguguran sehingga pendokumentasian Al Qur’an sangat diperlukan.
Hal ini dijelaskan dalam hadist Bukhari no 4311 tentang pendokumentasian
Al Qur’an3 :
د قال أخبزو ابه انسباق أن س ز ب عه انش حدثىا أبو انمان أخبزوا شع
به ثاب قال أرسم إن كتب انوح ه عى وكان مم الل رض ت الوصار
مامة وعىدي عمز فقال أبو بكز إن عمز أتاو فقال إن م ان أبو بكز مقتم أ
م وم ان اء ف انقتم قد استحز امة بانىاص وإو أخشي أن ستحز انقتم بانقز
ب كثز مه انقزآن إل أن تجمعوي وإو لرى أن تجمع انقزآن انمواطه فذ
Artinya :
Telah menceritakan kepada kami [Abu Al Yaman] Telah mengabarkan
kepada kami [Syu'aib] dari [Az Zuhri] dia berkata; Telah mengabarkan
kepadaku [Ibnu As Sabbaq] bahwa [Zaid bin Tsabit Al Anshari radliallahu
'anhu] salah seorang penulis wahyu- dia berkata; Abu Bakar As shiddiq
2 ANRI, “Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” 2009.
3 Muhammad Vandestra, Kitab Hadist Shahih Bukhari Ultimate (T.tp.: Dragon Promedia,
2017), h.3043.
3
datang kepadaku pada waktu perang Yamamah, ketika itu Umar
disampingnya. Abu Bakar berkata bahwasanya Umar mendatangiku dan
mengatakan; "Sesungguhnya perang Yamamah telah berkecamuk (menimpa)
para sahabat, dan aku khawatir akan menimpa para penghafal Al Qur'an di
negeri-negeri lainnya sehingga banyak yang gugur dari mereka kecuali
engkau memerintahkan pengumpulan (pendokumentasian) Al Qur`an.
Rumah sakit merupakan salah satu lembaga pelayanan masyarakat yang
bergerak di bidang kesehatan. Hal ini memungkinkan banyaknya arsip yang
tercipta dikarenakan kebutuhan akan kesehatan masyarakat. Arsip yang
dimiliki oleh rumah sakit harus dikelola agar dapat melayani masyarakat
dengan baik. Menurut Amsyah kantor-kantor yang berhubungan dengan
pelayanan masyarakat diharapkan mempunyai file yang dapat berjalan
dengan efektif dan efisien.4 Hal inilah yang akan memberikan nilai terhadap
pelayanan masyarakat tersebut apakah kurang baik atau sudah memuaskan.
Untuk mengantisipasi agar pelayanan memuaskan diperlukan pengelolaan
yang baik terhadap arsip. Pengelolaaan arsip merupakan sesuatu yang penting
bagi suatu institusi. Salah satu arsip yang dihasilkan rumah sakit yaitu rekam
medis. Rekam medis dikategorikan sebagai arsip apabila dilihat dari aspek
dokumentasi karena ia merupakan rekaman kegiatan pemberian layanan
kesehatan dari tenaga medis baik di rumah sakit maupun sarana layanan
lainnya.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No.269/Menkes/Per/III/2008
tentang Rekam Medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan dan
4 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1998), h.7.
4
dokumen tersebut sangat penting karena dengan data yang lengkap dapat
memberikan informasi dalam menentukan keputusan, baik pengobatan,
penanganan, tindakan medis dan yang lainnya5. Menurut Edna K. Huffman
dalam bukunya Health Information Management yang dimaksud rekam
medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana,
dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa
perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang
diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien,
membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekamnya6. Arsip rekam
medis merupakan bagian dari bukti pertangungjawaban rumah sakit atas
pelayanannya. Oleh karena itu, pengelolaan arsip rekam medis di rumah sakit
harus sesuai dengan ketentuan, petunjuk, dan pedoman kearsipan.
Penyusutan arsip menjadi hal yang perlu diperhatikan karena apabila
penambahan arsip rekam medis yang terus meningkat dan tidak diimbangi
dengan punyusutan yang baik maka akan menimbulkan penumpukan arsip dan
mengganggu aktivitas kerja sebagaimana dikatakan Wursanto7 bahwa
penyusutan merupakan salah satu sarana untuk mengatasi masalah
bertumpuknya atau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna
lagi.
5Kementrian Kesehatan RI. “Permenkes RI Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam
Medis”. (Kementrian Kesehatan, 2008) 6Edna K. Huffman, Health Information Management (Illinois: Physician Record
Company, 1994), h. 47. 7Ig Wursanto, Kearsipan (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 208.
5
Untuk melakukan penyusutan arsip, dibutuhkan Jadwal Retensi Arsip
(JRA). JRA merupakan pedoman kerja petugas arsip/arsiparis dalam
penyusutan arsip yang secara minimal harus mencakup jenis arsip, jangka
simpan, dan keterangan lainnya. Tujuan pengembangan jadwal retensi arsip
merupakan dasar atau pegangan dalam program penyusutan atau
pemusnahan arsip suatu instansi sehingga retensi arsip merupakan alat yang
digunakan suatu instansi untuk mencapai tujuannya. Untuk pedoman
penggunaan JRA terhadap arsip rekam medis telah diatur dalam Surat Edaran
Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK. 00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan
arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.8
Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta merupakan institusi pelayanan
masyarakat di bidang kesehatan yang dinaungi oleh Kementrian Pertahanan
Republik Indonesia. Dari data yang dimiliki Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta
bahwa pasien yang berobat pada tahun 2016 mencapai 3.674 orang untuk
rawat inap, untuk pasien rawat jalan mencapai 79.267 orang dan pasien IGD
(Instalasi Gawat Darurat) mencapai 19.979 orang. Hal ini memungkinkan
terciptanya arsip rekam medis yang cukup banyak dan pelaksanaan
penyusutan arsip harus dijalankan dengan baik agar arsip rekam medis tidak
menumpuk.
8 Kementrian Kesehatan RI, “Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.
00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan
Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit,” 1995.
6
Dari observasi yang penulis lakukan, penyusutan arsip rekam medis di
Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta dilakukan dengan bertahap yaitu mulai dari
pemilahan, pemindahan dan pemusnahan. Sebelum berkas rekam medis
tersebut dimusnahkan, berkas rekam medis tersebut melewati proses
pencatatan terlebih dahulu. Proses pencatatan meliputi nomor rekam medis,
tahun pertama pasien berobat, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis akhir.
Rumah Sakit Dr. Suyoto sudah menempatkan arsip rekam medis dalam
ruangan khusus. Dalam penyusutan arsip rekam medis Rumah Sakit Dr.
Suyoto sudah menerapkan Peraturan Menteri Kesehatan RI
No.269/Menkes/Per/III/2008 dengan menyimpan arsip rekam medis sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu lima tahun terhitung dari pasien berobat atau
dipulangkan. Setelah batas waktu lima tahun dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan. Tetapi untuk penggunaan jadwal retensi arsip sebagaimana
diatur dalam Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.
00.06.1.5.01160 tahun 1995 rumah sakit Dr. Suyoto belum menerapkannya,
mengingat pentingnya pengolongan arsip rekam medis berdasarkan masa
simpan arsip tersebut.
Berdasarkan uraian di atas dan observasi awal pada Rumah Sakit Dr.
Suyoto, untuk penyusutan arsip rekam medis secara efektif dan efisien maka
harus didukung oleh sarana dan prasarana serta sumber daya manusia yang
kompeten di bidang pengelolaan arsip. Akan tetapi pada Rumah Sakit Dr.
Suyoto memiliki beberapa kekurangan dalam hal penyusutan arsip yaitu
sumber daya manusia yang dimiliki masih terbatas karena kegiatan ini
7
dilakukan diluar jadwal pegawai rekam medis serta tidak adanya pegawai
berlatar belakang pendidikan dari ilmu kearsipan maupun perpustakaan
karena mayoritas berasal dari rekam medis.
Kemudian ruang penyimpanan arsip yang terbatas sehingga arsip rekam
medis rawat inap dan rawat jalan digabungkan dalam satu ruangan. Hal ini
juga membuat masa retensi arsip tidak dapat digolongkan berdasarkan
penyakitnya sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.
00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir
Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.
Maka berdasarkan hasil observasi yang dilakukan, penulis tertarik untuk
meneliti dan mengkaji lebih lanjut mengenai penyusutan arsip rekam medis
ini yang kemudian dituangkan dalam skripsi yang berjudul “Pelaksanaan
Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus pada Rumah
Sakit Dr. Suyoto”
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Agar pembahasan lebih terfokus dan terarah, maka peneliti membatasi
pada pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip rekam medis dan kendala yang
dihadapi dalam proses kegiatan penyusutan arsip rekam medis.
Dari batasan masalah tersebut, maka penulis merumuskan masalah
penelitian ini sebagai berikut:
1. Bagaimana pelaksanaan kegiatan penyusutan Arsip Rekam Medis di
Rumah Sakit Dr. Suyoto?
8
2. Apa saja upaya Rumah Sakit Dr. Suyoto mengatasi kendala dalam
penyusutan arsip rekam medis?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari penelitian ini
sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip rekam medis di
Rumah Sakit Dr. Suyoto.
2. Untuk mengetahui upaya Rumah Sakit Dr. Suyoto mengatasi kendala
dalam penyusutan arsip rekam medis.
Berdasarkan tujuan di atas, manfaat yang ingin diperoleh dari penelitian
ini adalah:
1. Sebagai bahan evaluasi dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis
pada Rumah Sakit Dr. Suyoto.
2. Hasil penelitian ini dapat memberikan pengetahuan dan memperluas
pengetahuan bagi mahasiswa ilmu perpustakaan lainya khususnya
dalam kegiatan penyusutan arsip rumah sakit.
3. Diajukan untuk mendapatkan gelar sarjana Ilmu Perpustakan.
D. Definisi Istilah
Arsip ialah suatu rekaman atau dokumen yang terdiri dari berbagai format
yang disimpan secara sistematis di Rumah sakit Dr. Suyoto.
9
Penyusutan Arsip ialah kegiatan pemilahan, pemindahan, pencatatan dan
pemusnahan arsip yang dilakukan di Rumah Sakit Dr. Suyoto.
Rekam Medis ialah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang
telah diberikan kepada pasien.
E. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Bab ini memuat latar belakang, pembatasan dan perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika
penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini memuat literatur yang berkaitan dengan masalah
yang akan diteliti, dari definisi arsip, penyusutan arsip dan
rekam medis.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini memuat tentang jenis dan pedekatan penelitian
yang akan dilakukan, kriteria informan, teknik
pengumpulan data, teknik pengolahan dan analisis data
yang dilakukan pada Rumah Sakit Dr. Suyoto.
10
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini memuat tentang profil objek penelitian dan
pembahasan dari hasil penelitian di Rumah Sakit Dr.
Suyoto.
Bab V Penutup
Bab ini memuat tentang kesimpulan dan saran dari peneliti
setelah melakukan penelitian
11
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Rekod dan Arsip
1. Pengertian Rekod dan Arsip
Arsip dan Rekod merupakan dua kata yang sering dianggap sama
oleh sebagian orang. Tetapi pada dasarnya terdapat perbedaan antara
keduanya. Menurut Judith Read-Smith mendefinisikan bahwa yang
dimaksud rekod adalah informasi terekam, apapun media dan
karakteristiknya, yang diciptakan atau diterima oleh sebuah organisasi
yang menjadi sebuah bukti kegiatan organisasi tersebut dan memiliki nilai
yang membutuhkan retensi dalam jangka waktu tertentu.9 Menurut
Kennedy rekod merupakan informasi terekam, termasuk data dalam
sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau
perorangan dalam melakukan transaksi kegiatan atau sebagai bukti
aktivitas tersebut.10
Sedangkan pengertian arsip menurut Undang-Undang No.43 tahun
2009 tentang kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
bebagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
9 Judith Read-Smith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus, Records Management
(USA: South Western, 2002), h.2. 10
Jay Kennedy dan Cherryl Schauder, Records Management : A Guide to Corporates
Records Keeping, 2 ed. (Australia: Longman Australia, 1998), h.8.
12
organisasi kemasyarakatan, berbangsa dan bernegara.11
Menurut Suraja
menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah naskah atau
catatan yang dibuat atau diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan
atau perorangan mengenai suatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya,
dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
yang memiliki guna tertentu dan disimpan secara sistematis, sehingga
apabila diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.12
Jadi, dapat diketahui bahwa arsip merupakan bagian dari rekod
yang disimpan karena nilai yang yang terdapat didalamnya. Selanjutnya
istilah yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah arsip dinamis atau
Record. Pengunaan istilah rekod dalam skripsi ini hanya dalam mengutip
sumber literatur karena sumber literatur menggunakan istilah rekod untuk
pengertian arsip dinamis.
2. Fungsi Arsip
Fungsi arsip menurut pasal 2 Undang-Undang Nomor 7 Tahun
1971 dibedakan menjadi dua fungsi, yaitu:
1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaran Administrasi Negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
11
ANRI, “Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.” 12
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan (Malang: Dioma, 2006), h.33.
13
umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi
Negara.13
Dengan demikian arsip dinamis atau rekod, adalah dokumen yang
masih berada pada setiap organisasi yang dipelihara karena secara
fungsional berlaku untuk menyelesaikan berbagai urusan. Arsip tersebut
disimpan dan dipelihara oleh organisasi karena nilai kegunaannya. Nilai
kegunaan arsip meliputi:
1. Nilai kegunaan administrasi yaitu kebijakan dan prosedur yang
mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang
berlaku dari suatu organisasi pencipta arsip atau pemerintah secara
keseluruhan.
2. Nilai kegunaan hukum yaitu arsip yang memberikan informasi
yang digunkan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
3. Nilai kegunaan fiskal yaitu arsip yang mengandung informasi
tentang bahan-bahan pembuktian dibidang keuangan.
4. Nilai kegunaan penelitian yaitu arsip yang mengandung informasi
tentang bahan penelitian ilmiah, baik untuk kepentingan penelitian
dibidang ekonomi, sosiologi, sejarah, kedokteran dan lain-lain.14
A.W. Widjaya menjelaskan dalam bukunya Administrasi
Kearsipan bahwa arsip dinamis dapat di rinci lagi menjadi:
13
ANRI, “Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok
Kearsipan,” 1971. 14
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), h.21.
14
1. Arsip aktif yaitu arsip yang masih digunakan terus menerus
bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan
dari suatu organisasi.
2. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya
sudah mulai menurun.
3. Arsip in-Aktif yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara
terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang, atau
hanya dipergunakan sebagai referensi saja.15
Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka
petugas penata arsip mempunyai kewajiban sebagai berikut:
1. Menyimpan arsip.
2. Memelihara arsip.
3. Memisahkan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi.
4. Menunjukan arsip yang disimpan.16
3. Manajemen Arsip
Manajemen arsip atau record management menurut Smith
yaitu pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari
penciptaan atau penerimaan dan selanjutnya pemrosesan, distribusi,
organisasi, penyimpanan, temu kembali hingga disposisi.17
Sedangkan
menurut Penn manajemen arsip yaitu pendekatan logis dan praktis
15
A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali, 1986),
h.101. 16
Ibid., h.102. 17
Judith Read-Smith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus, Records Management,
h.121.
15
terhadap penciptaan, pemeliharaan, pemanfaatan dan penyusutan atau
disposisi rekod serta informasi yang terkandung di dalamnya.18
Manajemen arsip merupakan salah satu fungsi dalam setiap kegiatan
organisasi. Pada dasarnya manajemen kearsipan melaksanakan
fungsi-fungsi seluruh siklus hidup arsip yang mengcakup proses
penciptaan, pendistribusian, penggunaan arsip, penyimpanan arsip
aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan dan
penyimpanan secara permanen.
Manajemen arsip juga dilakukan untuk menjaga keaslian
arsip sebagaimana dikatakan oleh Penn bahwa rekod harus dikelola
oleh organisasi yang menciptakan untuk menjaga keaslian rekod dari
saat rekod tersebut diciptakan.19
Dari pengertian manajemen arsip
yang sudah dijelaskan dari beberapa tokoh maka dapat disimpulkan
bahwa manajemen arsip merupakan poengawasan terhadap arsip
secara sistematis dari mulai penciptaan, penerimaan, penggunaan,
peyimpanan dan pemusnahan arsip untuk mewujudkan efektifitas dan
efisiensi kerja dalam suatu organisasi .
4. Daur Hidup Arsip
Manajemen arsip erat kaitannya dengan siklus hidup arsip.
Daur hidup arsip menggambarkan proses arsip dalam manajemen
arsip. Daur hidup arsip menjadi dasar pengembangan program
manajemen kerarsipan di suatu organisasi. Penn mengelompokan daur
18
Ira A. Penn, Gail Pennix, dan Jim Coulson, Records Management Handbook (United
States: Gower, 1994), h.7. 19
Ibid., h.4.
16
hidup arsip menjadi tiga fase yaitu penciptaan, pemeliharaan &
penggunaan dan disposisi.
a. Tahap penciptaan
Menurut Penn banyak cara sebuah rekod diciptakan. Seseorang
menulis sebuah surat atau memo untuk seorang rekan bisnis,
mengirim surat lamaran kerja, mengopi rekod dengan mesin
fotocopy yang awalnya satu menjadi dua rekod dan seterusnya.
Sebelum rekod diciptakan beberapa gagasan akan diberikan untuk
keperluan agar rekod tetap ada. Sehingga, jika rekod dirasa tidak
berguna maka tidak akan diciptakan. Rekod sebagian besar sering
diciptakan di level personal dengan kontrol individu dan berada
diruang kerja seseorang.20
b. Pemeliharaan dan Penggunaan
Dalam pemeliharaan, semua pertanyaan yang berhubungan dengan
penyimpanan informasi dan sistem temu kembali harus dapat
terjawab. Pertanyaan tersebut harus terjawab sebelum rekod
diciptakan karena jawaban tersebut akan menentukan bagaimana
cara informasi diterima. Hal ini mnentukan bahwa ada hubungan
yang erat antara tahap penerimaan arsip, penyimpanan, temu
kembali arsip dan akses terhadap arsip.21
Agar arsip dapat
digunakan dan ditemukan dengan cepat sebagaimana dikatakan
20
Ibid., h.13. 21
Ibid., h.14.
17
oleh Martono bahwa kemudahan menemukan kembali informasi
tergantung ketepatan mengorganisir informasi.22
c. Disposisi
Disposisi merupakan tahapan terakhir dalam siklus daur hidup
arsip. Smith mengatakan bahwa setelah sampai pada periode
waktu yang telah ditentukan, rekod akan di pindahkan untuk
mengurangi biaya tempat penyimpanan dalam perusahaan atau
fasilitas penyimpanan rekod eksternal. Kegiatan mengurangi
jumlah arsip ini bisa disebut dengan penyusutan arsip. Tujuannya
adalah untuk mendapatkan efisiensi dan penghematan ruangan,
peralatan dan tenaga. Pada tahan penysutan ini, dilakukan
penilaian atas rekod dan pembuatan jadwal retensi arsip.23
B. Penyusutan Arsip
1. Pengertian Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan
dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh
perundang-undangan, peraturan, atau prosedur administratif.24
Dalam
Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip,
22
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.13. 23
Judith Read-Smith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus, Records Management,
h.15. 24
Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern (Depok: FIB-
UI, 2007), h.233.
18
yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan
arsip dengan cara :
1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan dalam lembaga-lembaga negara atau badan-badan
pemerintahan masing-masing.
2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip
Nasional.25
Penyusutuan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi
masalah bertumpuknya tau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak
mempunyai nilai kegunaan lagi. Arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai
kegunaan lagi sebaiknya dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan
dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang masih
mempunyai nilai kegunaan. Untuk lebih jelasnya menurut Ig Wursanto
tujuan penyusutan arsip adalah :
a. Menghindari pencampuradukan antara arsip-arsip yang masih
aktif dengan arsip inaktif (semi statis), serta antara arsip yang
bernilai penting dengan yang tidak penting.
b. Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu
diperlukan.
25
ANRI, “Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip,” 1979.
19
c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan,
pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain.
d. File aktif akan lebih luas untuk menampung bertambahnya
arsip yang baru.
e. Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan
arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih
baik.
f. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai
permanen, sehingga arsip tersebut dapat diperlukan dan diatur
dengan baik, terlindung dari segala faktor bahaya.
g. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional.26
Jadi pada dasarnya penyusutan arsip merupakan tahapan terakhir
dalam daur hidup suatu arsip. Dalam melakukan tindakan penyusutan arsip
perlu dilakukan penilaian dahulu terhadap arsip dan pembuatan Jadwal
Retensi Arsip.
2. Jadwal Retensi Arsip
Lakmi dkk mengatakan bahwa untuk mengetahui arsip mana saja
yang sudah tidak berguna dan layak untuk dimusnahkan, diperlukan
adanya pedoman yang jelas. Pedoman tersebut biasa disebut Jadwal
Retensi Arsip.27
Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang memuat
26
Ig. Wursanto, Kearsipan (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h.209. 27
Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern (Jakarta:
Penaku, 2008), h.213.
20
informasi ketentuan waktu lamanya arsip disimpan.28
Menurut Smith
Jadwal Retensi Rekod adalah suatu daftar rekod yang komprehensif,
menunjukkan berapa lama suatu rekod disimpan.29
Dalam undang-undang
No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip adalah daftar
yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi,
jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Penn menjelaskan bahwa Jadwal Retensi Rekod mempunyai tiga
tujuan besar yaitu :
a. Memusnahkan rekod yang masa retensinya telah berakhir
secara tepat.
b. Menyimpan rekod sementara setelah rekod tersebut lama tidak
digunakan dalam kegiatan bisnis.
c. Memelihara rekod yang mempunyai nilai jangka panjang.30
Perancangan Jadwal Retensi Arsip dilakukan oleh penitia khusus
yang mengerti mengenai kearsipan. Untuk menjaga objektivitas dalam
menentukan nilai kegunaan tersebut, JRA disusun oleh suatu panitia yang
terdiri dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan
kegiatan instansinya masing-masing. Rancangan JRA yang merupakan
28
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.145. 29
Judith Read-Smith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus, Records Management,
h.134. 30
Ira A. Penn, Gail Pennix, dan Jim Coulson, Records Management Handbook, h.116.
21
hasil kerja panitia tersebut perlu mendapat persetujuan Kepala Arsip
Nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga
Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan sebagai Jadwal Retensi
Arsip untuk lingkungan organisasi tersebut. Bagi instansi yang belum
memiliki Jadwal Retensi Arsip pelaksanaan kegiatan mengacu pada Surat
Edaran Kepala ANRI Nomor: SE/01/1981 dan SE/02/1983 (Peraturan
Kepala Arsip nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2005).31
Jadwal Retensi Arsip disusun dengan prosedur penyusunan JRA.
Adapun tahapan-tahapan dalam menyusun JRA sebagai berikut :
a. Memahami tugas, fungsi, struktur organisasi.
b. Memahami arsip-arsip yang dihasilkan organisasi.
c. Memahami kebijakan-kebijakan organisasi.
d. Inventarisasi arsip berdasarkan serinya. Seri dapat diidentifikasi
berdasarkan kesamaan masalah, kesatuan proses kegiatan,
bentuk fisik, fungsi/administrasi kegiatan.
e. Menentukan jangka simpan arsip berdasarkan kebutuhan
organisasi, produk hukum yang mengatur.
f. Mencermati nilai guna dominan pada setiap arsip. Nilai guna
administratif habis jika tanggung jawab administrasi/kedinasan
habis, nilai guna hukum habis jika tanggung jawab
kewenangan atau hak/kewajiban habis, nilai guna keuangan
habis jika bukti keuangan sudah dipertanggungjawabkan.
31
Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern, 2008, h.216.
22
g. Menunjukan dan mediskusikan hasil inventarisasi ke dalam
JRA untuk menetapkan jangka simpan dan status akhir arsip
(musnah atau permanen).32
Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan memberikan
contoh bentuk jadwal retensi arsip sebagai berikut33
:
Tabel 1
Contoh Jadwal Retensi Arsip
3. Tahapan Penyusutan Arsip
Setelah penilaian dilakukan dan Jadwal Retensi Arsip disusun,
suatu arsip dapat dilakukan tindakan penyusutan sesuai dengan jadwal
retensi arsip yang telah disusun. Laksmi menjelaskan penyusutan arsip
sebagai suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya masa
simpan arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan,
atau prosedur administratif.34
Dalam undang-undang Nomor 43 Tahun
2009 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan
32
Ibid., h.215. 33
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan
Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 1990), h.122. 34
Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern, 2008, h.219.
Pokok
Masalah
Masalah Perincian Jangka
Waktu
Penyimpanan
Nilai
Sementara Permanen
Kepegawaian Pengadaan
Pegawai
Lamaran
Penyaringan
Aktif....th
Inaktif...th
23
jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.35
Peraturan pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 pasal 56
menyebutkan bahwa penyusutan arsip meliputi :
a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
b. Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensi dan yang tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.36
Proses penyusutan terdiri dari tiga kegiatan utama yaitu
pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke
lembaga kearsipan.
Adapun proses penyusutan arsip menurut Wursanto antara lain :
1. Menyiangi (weeding) bertujuan memisahkan rekod yang telah
habis masa retensinya dan rekod yang tidak digunakan lagi
oleh pencipta rekod.
35
ANRI, “Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.” 36
Indonesia, “Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” 2012.
24
2. Mempersiapkan alat-alat berupa folder, filling cabinet, guide,
rak, boks, dan lain-lain yang berguna untuk menampung rekod
yang dipindahkan ke pusat rekod.
3. Menyisihkan rekod yang akan dipermanenkan atau
dimusnahkan, dengan disisihkan dari folder aktifnya.
4. Mensortir rekod yang telah disisihkan, kemudian di sortir untuk
memilih rekod yang akan dipermanenkan atau dimusnahkan.
5. Membuat dan menyiapkan daftar atau surat pemindahan rekod
dar unit ke pusat rekod.
6. Mendaftarkan rekod yang akan dipermanenkan atau
dimusnahkan.
7. Mempersiapkan berita acara pemindahan rekod yang berisi
tanggal, bulan, dan tahun berita acara dibuat, nama serta
jabatan pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima.
8. Memusnahkan rekod yang diketahui oleh pejabat yang
berwenang.37
Dari kegiatan penyusutan arsip secara keseluruhan memang tidak
berbeda jauh dengan negara lainnya, penulis mengambil contoh
penyusutan arsip dari negara Malaysia seperti berikut:
Penyusutan arsip tidak terlepas dari pengelolaan arsip pada negara
tersebut yang terdiri dari pewujudan (penciptaan), penggunaan,
37
Ig. Wursanto, Kearsipan, h.217.
25
penyelenggaraan dan pelupusan (penyusutan) di semua kementerian,
jabatan dan agensi kerajaan termasuk syarikat kerajaan.
Dalam proses penyusutan arsip dinegara Malaysia terdiri dari
Penilaian dan pemisahan rekod, pemindahan rekod ke Arkib Negara dan
pemeliharaan arsip. Untuk proses pemusnahan arsip sendiri menjadi
bagian dari kegaitan penilaian dan pemisahan arsip karena arsip yang
masih memiliki nilai guna akan disimpan dan arsip yang tidak memiliki
nilai guna akan dimusnahkan.38
4. Pemindahan Arsip
Kegiatan penysutan arsip yang pertama adalah pemindahan arsip,
yaitu pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (records
center) berdasarkan JRA secara teratur dan tetap, pelaksanaannya diatur
oleh masing-masing lembaga negara dan badan pemerintahan yang
bersangkutan.39
Menurut Wursanto Pemindahan arsip adalah kegiatan
memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif)
karena tidak atau jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.40
Menurut Boedi Martono41
prosedur pemindahan arsip inaktif ke
pusat arsip dilakukan sebagai berikut:
38
Arkib Negara Malaysia, “Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan”, Artikel diakses pada
tanggal 6 Desember 2017 dari http://www.arkib.gov.my/web/guest/penilaian-dan-pemisahan-
rekod-elektronik.html 39
Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern, 2007, h.234. 40
Ig. Wursanto, Kearsipan, h.216. 41
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.61.
26
a. Arsip yang akan dipindahkan dicatat pada daftar keterangan.
Pendaftaran atas dasar berkas. Hal-hal yang perlu didaftarkan
sekurang-kurangnya tentang: nama unit kerja yang
memindahkan, judul berkas, tanggal, bulan dan tahun berkas,
bentuk fisik arsip, jumlah yang dinyatakan dengan meter kubik.
b. Arsip yang dipindahkan harus mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja.
c. Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara
pemindahan arsip.
Menurut Smith42
pemindahan rekod dilakukan berdasarkan jadwal
retensi. Jika rekod dipindahkan, yang menjadi dasar dalam mengambil
keputusan adalah sering tidaknya rekod tersebut digunakan. Smith
menjelaskan beberapa alasan yang mempengaruhi pemindahan arsip :
a. Tidak ada tempat penyimpanan rekod aktif yang kosong.
b. Biaya fasilitas penyimpanan mengingat kebutuhan tempat
dikantor meningkat dan penyimpanan di area terdekat lebih
rendah.
c. Rekod yang disimpan sudah lama tidak ada permintaan atau
tidak digunakan oleh karena itu siap untuk dipindahkan.
d. Beban kerja berkurang dan ada waktu kosong untuk kegiatan
pemindahan rekod.
42
Judith Read-Smith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus, Records Management,
h.148.
27
e. Rekod atas kasus atau project telah berakhir (kontrak telah
selesai, kasus hukum telah selesai).
f. Membuat peraturan organisasi yang mewajibkan setiap
departemen untuk memindahkan rekod pada waktu yang
ditentukan.
Menurut Smith43
terdapat dua metode pemindahan arsip yaitu :
a. Metode pemindahan terus menerus/berulang-ulang.
Pada metode ini rekod terus menerus dipindahkan dari
penyimpanan aktif ke penyimpanan inaktif jika sewaktu-waktu
arsip tidak dibutuhkan lagi sebagai referensi. Menurut suraja44
pemindahan berulang-ulang adalah pemindahan arsip yang
dilakukan berulang-ulang dalam selang waktu yang tidak
ditentukan. Dalam hal ini petugas kearsipan dapat melakukan
pemindahan arsip setiap hari atau setiap saat bila mana yang
bersangkutan memandang perlu untuk melakukan pemindahan
terhadap arsip-arsip. Contoh rekod yang dapat dipindahkan secara
terus menerus adalah rekod mahasiswa setelah wisuda, kasus
hukum yang telah selesai, proyek penelitian saat hasilnya telah
selesai, rekam medis, berkas perkara, dan pekerjaan konstruksi atau
arsitektur yang telah selesai.
43
Ibid., h.149. 44
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.194.
28
b. Metode pemindahan berkala
Metode pemindahan berkala adalah metode pemindahan
rekod aktif yang waktunya telah dinyatakan berakhir, biasanya
satu tahun untuk penyimpanan inaktif. Menurut suraja45
pemindahan berkala menunjukkan pemindahan arsip yang
dilakukan satu kali atau lebih dalam suatu periode tertentu.
Kelebihan dari metode ini adalah mudah dilakukan sedangkan
kekurangan metode ini adalah sering terdapat permintaan terhadap
arsip yang berada di penyimpanan inaktif, sehingga membuat
petugas sering pergi ke penyimpanan inaktif jika dibutuhkan.
Contoh rekod yang dipindahkan secara berkala yaitu program
kerja, laporan hasil kerja, surat tugas, surat perjanjian.
Ada beberapa persiapan yang perlu diselenggarakan
sebelum pemindahan arsip itu dilaksanakan karena pemindahan
arsip memerlukan persiapan antara lain:
a. Menyiapkan peralatan seperti folder, boks, dan lain-
lain.
b. Membuat daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan
yang berisi tentang : nama unit pengolah yang
memindahkan, pokok masalah, submasalah, jenis fisik
45
Ibid., h.194.
29
arsip (foto, peta dan lain-lain), keadaan fisik arsip (baik,
rusak, dan lain-lain).
c. Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip.
5. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip merupakan kegiatan akhir dari rangkaian
proses penyusutan arsip. Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan
penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang
bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.46
Menurut laksmi dkk47
pemusnahan arsip yaitu menghancurleburkan fisik arsip sehingga
informasi yang didalamnya tidak bisa dikenal lagi. Menurut suraja48
pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan
arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah abis masa
penyimpanannya sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip. Berdasarkan
peraturan Pemerintah RI No.28 tahun 2012 pasal 65, pemusnahan
arsip dilakukan terhadap arsip yang :
a. Tidak memiliki nilai guna.
b. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnhakan
berdasarkan JRA.
c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.
46
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan
Tinggi, h.8. 47
Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern, 2008, h.220. 48
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.196.
30
d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Menurut Suraja49
memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan
beberapa cara seperti dirobek, dibakar, dicacah, dilebur atau
dihancurkan dengan mesin penghancur kertas atau dengan
memakai bahan kimia. Menurut Sulistyo Basuki50
cara
pemusnahan arsip yaitu dengan pencacahan, pembakaran,
pemusnahan kimiawi dan pembuburan. Berbagai cara
pemusnahan arsip dilakukan, hal tersebut harus mengakibatkan
informasi yang terkandung didalam arsip tidak dapat dikenali
lagi. Pemusnahan arsip harus dilaksanakan dengan berbagai
ketentuan antara lain :
1. Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar
arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
2. Diketahui oleh pejabat berwenang.51
6. Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip adalah menyerahkan arsip bernilai
sekunder/bernilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional
tetapi sudah tidak diperlukan untuk penyelenggaraan adminitrasi
49
Ibid., h.196. 50
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003),
h.320. 51
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan
Tinggi, h.123.
31
sehari-hari kepada Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI).52
Menurut Suraja arsip yang diserahkan ke ANRI adalah arsip
yang terpilih saja yaitu yang mempunyai nilai permanen yang
dipindahkan. Untuk itu harus diadakan penyeleksian terhadap arsip
yang bertolak pada jadwal retensi arsip, dan nilai dari masing-masing
kelompok arsip, sementara arsip tidak permanen dimusnahkan.53
Prosedur penyerahan arsip menurut Boedi Martono dapat
dilakukan melalui prosedur sebagai berikut :
1. Melalui pimpinan instansi disampaikan usulan penyerahan
arsip dengan melampirkan daftar arsip yang akan
diserahkan.
2. Jika telah mendapat persetujuan Arsip Nasional,
penyerahan dapat dilakukan dengan membuat berita acara
penyerahan arsip.
3. Arsip yang diserahkan dalam keadaan teratur disertai
dengan sarana pengendaliannya.54
Arsip yang diserahkan kepada ANRI dibuatkan berita acara
dan daftar arsip yang dipindahkan, menurut Suraja isinya
mencakup tentang :
a. Nama departemen/instansi yang mengirimkan.
52
Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern, 2008, h.220. 53
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.195. 54
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.62.
32
b. Kode dan pokok masalah.
c. Kode dan masalah.55
C. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan dan dokumen tersebut
sangat penting karena dengan data yang lengkap dapat memberikan
informasi dalam menentukan keputusan, baik pengobatan, penangan,
tindakan medis dan yang lainnya.56
Berdasarkan keputusan Dirjen Pelayanan Medik No. 78 tahun 1991
dalam Sri Suwarti bahwa yang dimaksud rekam medis adalah informasi
pasien yang meliputi identitas pasien, pemeriksaan fisik, lab, diagnosis,
persetujuan pengobatan, catatan konsultasi, catatan perawat dan tenaga
kesehatan lain.57
Menurut Edna K. Huffman dalam bukunya Health Information
Management yang dimaksud rekam medis adalah rekaman atau catatan
mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang
diberikan kepada pasien selama masa perawatan, yang memuat
pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat
55
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.195. 56
Kementrian Kesehatan, “Permenkes RI Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam
Medis” (Kementrian Kesehatan, 2008). 57
Sri Suwarti S. Koesna, Aplikasi Rekam Medis (Depok: Universitas Indonesia, 1999),
h.73.
33
informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan
diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya.58
Menurut MF Skurka tahun 1988 dalam Lily Wijaya menjelaskan
bahwa rekam medis adalah adanya dokter yang berpatisipasi dalam
mensupervisi pelayanan medis yang diberikan kepada pasien dalam
institusi pelayanan kesehatan.59
2. Tujuan Rekam Medis
Rekam medis memiliki dua kelompok besar, yaitu tujuan primer
dan tujuan sekunder.
a. Tujuan Primer
Tujuan primer rekam medis ditujukan kepada hal yang paling
berhubungan langsung dengan pelayanan pasien. Tujuan primer
terbagi dalam lima kepentingan, yaitu :
1) Pasien
Rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu
membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan
telah mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di
sarana pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta
konsekuensi biayanya.
58
Edna K. Huffman, Health Information Management (Illinois: Physian Record
Company, 1994), h.47. 59
Lily Wijaya, Manajemen Informasi Kesehatan (Jakarta: Universitas Esa Unggul, 2009),
h.4.
34
2) Pelayanan Pasien
Rekam medis mendokumentasikan pelayanan yang diberikan
oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang
bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan. Dengan
demikian rekaman itu membantu pengambilan keputusan
tentang terapi, tindakan, dan penentuan diagnosis pasien.
Rekam medis juga sebagai sarana komunikasi antartenaga lain
yang sama-sama terlibat dalam menangani dan merawat
pasien. Rekaman yang rinci dan bermanfat menjadi alat
penting dalam menilai dan mengelola risiko manajemen.
Selain itu rekam medis setiap pasien juga berfungsi sebagai
tanda bukti sah yang dapat dipertanggung jawabkan secara
hukum. Oleh karena itu rekam medis yang lengkap harus
setiap saat tersedia dan berisi data/informasi tentang
pemberian pelayanan kesehatan secara jelas.
3) Manajemen Pelayanan
Rekam medis yang lengkap memuat segala aktivitas yang
terjadi dalam manajemen pelayanan sehingga digunakan dalam
menganalisis berbagai penyakit, menyusun pedoman praktik,
serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan.
4) Menunjang Pelayanan
Rekam medis yang rinci akan mampu menjelaskan aktivitas
yang berkaitan dengan penanganan sumber-sumber yang ada
35
pada organisasi pelayanan di Rumah Sakit, menganalisis
kecenderungan yang terjadi dan mengomunikasikan informasi
diantara klinik yang berbeda.
5) Pembiayaan Pelayanan
Rekam medis yang akurat mencatat segala pemberian
pelayanan kesehatan yang diterima pasien. Informasi ini
menentukan besarnya pembayaran yang harus dibayar, baik
secara tunai atau melalui asuransi.
b. Tujuan Sekunder
Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang berkaitan
dengan lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak
berhubungan langsung secara spesifik, yitu untuk kepentingan
edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan.60
3. Kegunaan Rekam Medis
Rekam medis memiliki kegunaan yang dapat dilihat dari
beberapa aspek antara lain yaitu :
a. Aspek Administrasi
Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena
isi dari rekam medis menyangkut tindakan-tindakan berdasarkan
60
Gemala R. Hatta, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan (Jakarta: UI-Press, 2008), h.79.
36
wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedik
dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isi dari
rekam medis menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum
atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta
penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
Rekam medis adalah milik Dokter dan Rumah Sakit yang terdiri dari
Identitas Pesien, Pemeriksaan, Pengobatan, Tindakan dan Pelayanan
lain yang telah di berikan kepada pasien adalah sebagai informasi yang
dapat di miliki oleh pasien sesuai dengan peraturan dan perundang-
undangan yang berlaku.
c. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isi dari
rekam medis mengandung data/informasi yang dapat di pergunakan
sebagai aspek keuangan.
d. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya
menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan
dibidang kesehatan.
37
e. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena
menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan
kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi
tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di
bidang profesi pendidikan kesehatan.
f. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena
menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan
digunakan sebagai bahan pertanggung jawaban serta sebagai laporan
rumah sakit.
g. Kesehatan Publik
Suatu berkas rekam medis dapat digunakan sebagai bahan untuk
memprediksi atau mengidentifikasi penyebaran penyakit yang ada
sekarang dan masa yang akan datang serta untuk meningkatkan derajat
kesehatan nasional atau dunia.
h. Rencana Pemasaran
Suatu berkas rekam medis dapat digunakan sebagai dasar
pengambilan keputusan dan pengembangan pemasaran dengan
mempromosikan pelayanan yang ada.61
61
Health Information Management, h.31.
38
4. Manajemen Arsip Rekam Medis
Pengelolaan rekam medis menjadi indikator baik buruknya
pelayanan pada suatu rumah sakit. Menurut Edna K. Huffman bahwa
rekam medis yang baik mencerminkan baiknya pelayanan kesehatan,
sedangkan ketidaklengkapan rekam medis akan mencerminkan buruknya
pelayanan kesehatan.62
Dalam manajemen arsip rekam medis terdapat
asas pengurusan arsip yang menjadi pedoman dalam manajemen rekam
medis dalam suatu rumah sakit. Menurut Departemen Kesehatan RI tahun
2006 ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan
rekam medis yaitu :
a. Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu
kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama
seorang pasien dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian
rekam medis. Sistem ini disamping banyak kebaikannya juga ada
kekurangannya. Kebaikan dari sistem ini adalah dapat mengurangi
terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam
medis, dapat mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk
peralatan dan ruangan, tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan
pencatatan medis mudah distandarisasikan, memungkinkan
peningkatan efisensi kerja petugas penyimpanan, mudah
menerapkan sistem unit record. Adapun kekurangannya adalah
62
Ibid., h.32.
39
petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat
jalan dan unit rawat inap, serta tempat penerimaan pasien harus
bertugas selama 24 jam.
b. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis
poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis
disimpan di satu tempat penyimpanan sedangkan rekam medis
penderita dirawat disimpan di bagian pencatatan medis. Kebaikan
dari sistem ini adalah efisiensi waktu sehingga pasien
mendapatkan pelayanan lebih cepat dan beban kerja yang
dilaksanakan petugas lebih ringan. Sedangkan kekurangannya
adalah terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, biaya yang
diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.
Secara teori cara sentralisasi lebih baik dari pada desentralisasi, tetapi pada
pelaksanaanya tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit.
Hal-hal yang mempengaruhi yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut
antara lain :
1) Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani
pengelolaan rekam medis.
2) Kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola oleh
pemerintah daerah.
40
Penggunaan sistem sentralisasi merupakan sistem yang paling tepat untuk
dipilih mengingat pelayanan akan mudah diberikan kepada pasien.
Dalam mengelola rekam medis, terdapat unit khusus yang
disebut Unit Rekam Medis. Unit Rekam Medis merupakan unit terdepan
yang memberikan pelayanan terhadap pasien. Kegiatan yang dilakukan di
Unit Rekam Medis bukan sekedar proses pencatatan, tetapi merupakan
proses yang dimulai dari saat diterimanya pasien dirumah sakit, diteruskan
dengan proses pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan
pelayanan medis dirumah sakit, dan dilanjutkan dengan penggunaan berkas
medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan dan pengeluaran berkas
dari tempat penyimpanan. Sehingga rekam medis memerlukan pengelolaan
dengan baik dari mulai penciptaan, penggunaan, penyimpanan hingga
penyusutan arsip.63
5. Penyimpanan Arsip Rekam Medis
Rekam medis yang masih aktif disimpan di unit pengolah sedangkan
arsip rekam medis inaktif disimpan di unit rekam medis inaktif. Menurut
Dirjen Pelayanan Medik No. HK.00.06.1.5.01160 rekam medis inaktif adalah
naskah/berkas yang telah disimpan minimal selama lima tahun di unit kerja
rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada
sarana pelayanan kesehatan atau lima tahun setelah meninggal dunia.64
63
Departemen Kesehatan RI, Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia, Revisi II (Jakarta: Departemen Kesehatan RI, 2006), h.80-82. 64
Dirjen Pelayanan Medik, “Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis”
(Kementrian Kesehatan RI, 1995).
41
Menurut Depkes tahun 2006 suatu ruang penyimpanan rekam medis
perlu menerapkan alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik,
pengaturan suhu, pemeliharaan ruangan dan perhatian terhadap faktor
keselamatan. Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah65
:
a. Rak terbuka (open self file unit).
b. Lemari lima laci (five - drawer file cabinet).
Disamping itu masih ada alat-alat penyimpanan yang lebih modern,
misalnya roll o’pack. Akan tetapi, alat penyimpanan ini hanya mampu
dimiliki oleh rumah sakit tertentu saja mengingat harganya yang mahal.
Rak terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya dengan alasan sebagai berikut :
1) Harganya lebih murah.
2) Petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat.
3) Menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan
tidak terlalu memakan tempat.66
Dalam penyimpanan arsip tersebut diperlukan juga adanya
pemeliharan untuk menjaga kerahasiaan isi rekam medis, serta menjaga
keamanan arsip rekam medis dari kehilangan dan kerusakan. Langkah yang
dilakukan antara lain mengganti map atau folder yang rusak, dilakukan
pengontrolan terhadap arsip rekam medis secara rutin terkait penggunaan
arsip rekam medis yang dilakukan secara terus menerus dan tidak
65
Departemen Kesehatan RI, Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia, h.88. 66
Ibid., h.88.
42
membenarkan peminjaman arsip rekam medis tanpa sepengetahuan petugas
rekam medis.67
6. Penyusutan Rekam Medis
Menurut Depkes RI tahun 2006, penyusutan arsip adalah suatu
kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara :
a. Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak inaktif
dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun
kunjungan.
b. Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang
berlaku.
c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilmkan dengan
cara tertentu sesuai ketentuan.
d. Dengan melakukan scaner pada berkas rekam medis.
7. Pemusnahan Rekam Medis
Menurut Depkes RI tahun 2006 pemusnahan adalah suatu proses
kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir
fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan
cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat
dikenali lagi isi maupun bentuknya. Proses kegiatan penghancuran termasuk
kegiatan penilaian dan pemilahan berkas rekam medis yang dimusnahkan.
67
Ikhsanuddin Asdiyantoro, Anas Rahmad Hidayat, dan Harpeni Siswatibudi, “Evaluasi
Penyelenggaraan Filing Rekam Medis Menggunakan RE-AIM FRAMEWORK Di Rumah Sakit
Cakra Husada Klaten” Jurnal Permata Indonesia, no.2 (November 2015): h.23-35.
43
Dalam melakukan pemusnahan arsip rekam medis, harus disertai berita acara
pemusnahan arsip rekam medis.68
Pemusnahan terhadap arsip rekam medis diatur dalam Permenkes RI
Nomor 269 yang menyebutkan bahwa rekam medis dirumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu lima tahun dari tanggal
terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas lima tahun dilampaui
rekam medis dapat dimusnahkan. Berdasarkan Surat Edaran Dirjen
Pelayanan Medik no. HK.00.06.1.5.01160 Tentang Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan arsip Rekam Medis di
Rumah Sakit, tata cara pemusnahan berkas rekam medis inaktif adalah
sebagai berikut:
a. Pembuatan tim pemusnah dari unsur rekam medis dan tata usaha
dengan SK direktur rumah sakit.
b. Tim membuat daftar pertelaan pemusnahan arsip.
c. Pelaksanaan pemusnahan dengan cara:
1) Dibakar menggunakan incinerator atau dibakar biasa.
2) Dicacah, dibuat bubur.
3) Pihak ketiga disaksikan tim pemusnah.
d. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang
ditandatangani oleh ketua dan sekretaris dan diketahui oleh direktur
rumah sakit.
68
Departemen Kesehatan RI, Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia, h.100.
44
e. Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan dirumah
sakit. Lembar kedua dikirim kepada pemilik rumah sakit.
f. Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan
diatas kertas segel oleh direktur rumah sakit.
Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik No. HK.00.06.1.5.01160
memberikan contoh daftar pertelaan rekam medis sebagai berikut :
Tabel 2
Contoh Daftar Pertelaan Rekam Medis
No Nomor RM Tahun Jangka Waktu
Penyimpanan
Diagnosis
Akhir
1 2 3 4 5
Petunjuk pengisian daftar petelaan rekam medis inaktif yang akan
dimusnahkan :
1. Nomor : nomor unit arsip rekam medis.
2. Nomor Rekam Medis : nomor arsip rekam medis yang akan
disimpan.
3. Tahun : tahun terakhir kunjungan/pelayanan pasien dirumah sakit.
4. Jangka waktu penyimpanan : menunjukkan jangka/tenggang waktu
yang ditentukan oleh komite rekam medis untuk penyimpanan
arsip rekam medis inaktif yang mempunyai nilai guna tertentu.
45
5. Diagnosa akhir : diagnosa penyakit pasien pada saat terakhir
dilayani di unit pelayanan rumah sakit atau diagnosa yang paling
dominan bagi pasien yang mempunyai lebih dari satu diagnosa.
8. Penilaian Arsip Rekam Medis
Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995 No.
HK.00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam
Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, disebutkan
bahwa tata cara penilaian berkas rekam medis yang akan dimusnahkan
dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang
telah 2 tahun inaktif.
b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif :
1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan
penelitian.
2) Nilai guna primer, mencakup: administrasi, hukum, keuangan,
dan iptek.
3) Nilai guna sekunder, mencakup: pembuktian dan sejarah.
c. Lembar rekam medis yang dipilah adalah ringkasan masuk dan keluar,
resume, lembar operasi, lembar identifikasi bayi lahir hidup, lembar
persetujuan dan lembar kematian.
d. Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam medis
inaktif.
46
e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak atau tidak
terbaca disiapkan untuk dimusnahkan.
f. Tim penilai dibentuk dengan SK direktur beranggotakan komite rekam
medis/komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan
petugas lain yang terkait.
Dalam tata cara pemusnahan arsip rekam medis yang sudah
memenuhi syarat untuk dimusnahkan dilaporkan kepada Direktur Rumah
Sakit, kemudian Direktur Rumah Sakit membuat surat keputusan tentang
pemusnahan arsip rekam medis untuk melaksanakan pemusnahan dan
membuat berita acara pemusnahan arsip rekam medis yang disahkan oleh
direktur rumah sakit.69
9. Jadwal Retensi Rekam Medis
Tujuan program penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi
memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program meliputi
penetapan jangka penyimpanan arsip (retensi arsip) beserta penetapan
simpan permanen dan musnah. Program tersebut perlu di tuangkan pada
jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip tersebut berwujud suatu daftar
yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan
simpan permanen dan musnah.70
69
Hafid Utama dan Erwin Santosa, “Evaluasi Mutu Rekam Medis di Rumah Sakit PKU 1
Muhammadiyah Yogyakarta” Jurnal Medicoeticolegal dan Manajemen Rumah Sakit, no. 5
(Januari 2016): h.25-34. 70
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.37.
47
Permenkes RI No. 269 tentang rekam medis menyebutkan bahwa
rekam medis rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu lima tahun terhitung dari tanggal terakhir
pasien berobat atau dipulangkan, setelah batas waktu lima tahun dilampaui
rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan
tindakan medik.
Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor
HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di
Rumah Sakit, jadwal retensi arsip rekam medis ditetapkan dengan rincian
sebagai berikut :
Tabel 3
Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik
1 Umum 5th 5th 2th 2th
2 Mata 5th 10th 2th 2th
3 Jiwa 10th 5th 5th 5th
4 Orthopedi 10th 10th 2th 2th
5 Kusta 15th 15th 2th 2th
6 Ketergantungan Obat 15th 15th 2th 2th
7 Jantung 10th 10th 2th 2th
Rawat Inap
Aktif Inaktif
NO Kelompok PenyakitRawat jalan Rawat Inap Rawat Jalan
Sedangkan menurut AHIMA (American Health Information Management
Association) dalam Huffman71
jadwal retensi minimal adalah :
71
Edna K. Huffman, Health Information Management, h.306.
48
Tabel 4
Jadwal Retensi Arsip AHIMA
Patient health record (adults) 10 years after the most recent
encounter
Patient health record (minors) Age pf majority plus statute of
limitation
Diagnostic images (such as x-ray
fil)
5 years
Descase index 10 years
Fatal heart monitor records 10 years after infant reached age of
majority
Master patient index Permanently
Operative index 10 years
Registers of births Permanently
Registers of deaths Permanently
Register of emergency department
patients
Permanently
Register of surgical procedures Permanently
49
BAB III
METODE PENELITIAN
Metode penelitian adalah ilmu yang mempelajari cara-cara
melakukan pengamatan dengan pemikiran yang tepat secara terpadu
melalui tahapan-tahapan yang disusun secara ilmiah dengan tujuan untuk
menemukan, mengembangkan dan menguji kebenaran suatu
pengetahuan72
. Jadi metode penelitian bertujuan untuk mencari dan
menemukan suatu permasalahan yang disusun dengan menggunakan
kerangka ilmiah.
Untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam penelitian ini,
maka dalam penelitian ini meliputi jenis dan pendekatan penelitian, teknik
pengumpulan data, karakteristik informan, teknik pengolahan dan analisi
data.
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini, peneliti mengambil jenis penelitian
deskriptif dengan tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai
gambaran umum dari pengelolaan arsip. Penelitian deskriptif
merupakan penelitian yang mendeskripsikan dan memberikan
penjelasan mengenai keadaan yang terjadi dilapangan seperti apa
adanya73
. Jenis penelitian deskriptif memusatkan kepada pemecahan
72
Cholid Narbuko dan Abu Achmadi, Metodologi Penelitian (Jakarta: Bumi Aksara,
2009), h. 2. 73
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h.60
50
masalah-masalah aktual sebagaimana adanya pada saat penelitian
dilaksanakan74
.
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif.
Penelitian kualitatif mengandalkan pengamatan atau wawancara
dalam pengumpulan data di lapangan. Metode kualitatif dapat
digunakan untuk mengungkap dan memahami apa yang terletak di
balik fenomena apa saja yang sedikit belum diketahui.75
B. Kriteria Informan
Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan
informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian.76
Penentuan
informan ditentukan dengan mencari tahu pihak yang paling memahami
objek penelitian dan ditentukan berdasarkan konsep purposive sampling.
Purposive sampling adalah metode penentuan informan dengan
cara sengaja memilih informan-informan tertentu dengan mengabaikan
informan lainnya, karena informan tertentu ini memiliki ciri-ciri khusus
yang tidak dimiliki informan lain.77
Kriteria informan yang akan menjadi narasumber adalah orang yang
memahami tentang penyusutan arsip yaitu Koordinator Rekam Medis,
Filling dan Pendistribusian Rekam Medis, dan Staff Rekam Medis pada
Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta. Dalam melakukan penelitian kualitatif,
74
Tjutju Soendari, “Metode Penelitian Deskriptif”, Artikel diakses pada 8 Februari 2017
dari file.upi.edu 75
Rulam Ahmadi, Metedologi Penelitian Kualitatif (Yogyakarta: Ar-Ruzz Media, 2014),
h. 12. 76
Lexy J. Moleong. Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2001),
h.90. 77
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 183.
51
penulis tidak sembarangan untuk memilih narasumber (Informan) yang
akan di wawancarai, penulis mengambil informan sebanyak 3 orang, yaitu:
Tabel 5
Informan
No. Nama Jabatan Inisial
1 Damayanti
NIP: 198701252010122003 Koordinator Rekam Medis
D
2 Subana
Filling dan Pendistribusian
Rekam Medis S
3 M. Syahril
Staff Rekam Medis
MS
Penulis memilih 1). Ibu Damayanti selaku Koordinator Rekam Medis
atau bisa disebut Kepala Bagian Unit Rekam Medis. Tugas dari Ibu
Damayanti ialah sebagai Perencana dan pengawas kegiatan rekam medis,
mengorganisasikan kegiatan rekam medis, menyiapkan orang yang akan
melakukan kegiatan, meningkatkan kemampuan dan kebutuhan SDM
rekam medis, dan membuat uraian tugas petugas rekam medis rumah sakit
Dr. Suyoto Jakarta. 2). Bapak Subana selaku Filing dan Pendistribusian
Rekam Medis. Tugas dari Bapak Subana ialah membuat pengadaan
berkas rekam medis, mengambil dan menyimpan berkas rekam medis,
Melayani peminjaman berkas rekam medis untuk kepentingan poliklinik
maupun pendidikan dan penelitian. 3). Bapak M. Syahril selaku Staff
Rekam Medis yaitu orang yang bertugas mengontrol, menyusun dan
mengelola rekam medis secara teknis.
Ketiga informan tersebut dipilih karena mereka yang memiliki
pengalaman dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit
52
Dr. Suyoto Jakarta dan berharap dapat mendapatkan informasi mengenai
kegiatan penyusutan arsip rekam medis, dan hambatan dalam kegiatan
penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta.
C. Teknik Pengumpulan Data
Berdasarkan uraian jenis dan pendekatan penelitian di atas, peneliti
menggunakan teknik pengumpulan sumber data pada penelitian ini
diantaranya :
a. Sumber Data Primer
Sumber data primer adalah sumber data yang diperoleh langsung dari
sumbernya. Sumber data yang didapat ini berasal dari :
(1) Observasi
Observasi adalah metode penelitian yang pengambilan datanya
bertumpu pada pengamatan langsung pada objek penelitian.78
Objek dari observasi ini merupakan Unit Rekam Medis Rumah
Sakit Dr. Suyoto, penelitian yang dilakukan pada teknik observasi
ini dengan cara melihat dan mengamati langsung kegiatan
penyusutan arsip rekam medis, mengumpulkan fakta-fakta,
pernyataan-pernyataan yang merupakan hasil dari kenyataan untuk
dibahas dalam penelitian. Observasi ini dilakukan untuk
mengetahui pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip rekam medis di
Rumah Sakit Dr. Suyoto.
78
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h.63.
53
(2) Wawancara
Wawancara adalah proses Tanya-jawab dalam penelitian yang
berlangsung secara lisan antara dua orang atau lebih bertatap muka
mendengarkan secara langsung informasi atau keterangan yang
didapatkan. Wawancara ini digunakan untuk mengetahui kendala
dan cara mengatasi kendala tersebut serta memperdalam
pembahasan mengenai kegiatan penyusutan arsip rekam medis di
Rumah Sakit Dr. Suyoto.
(3) Dokumentasi
Peneliti mengumpulkan data-data dari buku-buku pedoman, foto,
gambar sebagai bahan untuk melengkapi data-data yang
dibutuhkan.
b. Sumber Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari
sumbernya. Data sekunder ini diperoleh dari dokumen (laporan, karya tulis
orang lain, koran dan majalah).
D. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
Pengolahan data adalah kegiatan lanjutan setelah pengumpulan data
dilaksanakan. Pada penelitian kualitatif, pada umumnya dilakukan dengan
mengolah data yang telah diperoleh dari berbagai sumber dengan
menggunakan teknik pengumpulan data yang bermacam-macam, dan
54
dilakukan secara terus-menerus sampai datanya jenuh sehingga
mendapatkan sebuah informasi yang baik. Data akan dianalisis melalui
tiga tahapan yaitu:
a. Reduksi Data
Reduksi data dapat diartikan sebagai suatu proses pemilihan
data, pemusatan perhatian pada penyederhanaan data, pengabstrakan
data, dan transformasi data yang muncul dari catatan-catatan tertulis di
lapangan. Dalam kegiatan reduksi data dilakukan pemilahan-pemilahan
tentang: bagian data yang perlu diberi kode, bagian data yang harus
dibuang, dan pola yang harus dilakukan peringkasan. Jadi dalam
kegiatan reduksi data dilakukan: penajaman data, penggolongan data,
pengarahan data, pembuangan data yang tidak perlu, pengorganisasian
data untuk bahan menarik kesimpulan. Kegiatan reduksi data ini dapat
dilakukan melalui: seleksi data yang ketat, pembuatan ringkasan, dan
menggolongkan data menjadi suatu pola yang lebih luas dan mudah
dipahami.
b. Penyajian Data
Penyajian data dapat dijadikan sebagai kumpulan informasi
yang tersusun sehingga memberikan kemungkinan adanya penarikan
kesimpulan dan pengambilan tindakan. Penyajian yang sering
digunakan adalah dalam bentuk naratif, bentuk matriks, grafik, dan
bagan.
55
c. Menarik Kesimpulan/Verifikasi
Sejak langkah awal dalam pengumpulan data, peneliti sudah
mulai mencari arti tentang segala hal yang telah dicatat atau disusun
menjadi suatu konfigurasi tertentu. Pengolahan data kualitatif tidak
akan menarik kesimpulan secara tergesa-gesa, tetapi secara bertahap
dengan tetap memperhatikan perkembangan perolehan data.79
E. Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu yang sesuai dengan tema penyusutan arsip
rekam medis yang penulis usung dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Siti Soleha (2014). Mahasiswi Universitas Indonesia, jurusan Ilmu
Perpustakan, Fakultas Ilmu Budaya. Dengan judul penelitian
“Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Rumah Sakit
Haji Jakarta”. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui
serta menganalisis proses penyusutan arsip rekam medis dan
kendala yang dihadapi Rumah Sakit Haji Jakarta. Persamaan
penelitian Siti Soleha dengan penulis adalah melakukan penelitian
dengan tema penyusutan arsip rekam medis. Persamaan lainnya
yaitu pada metode penelitian yaitu deskriptif dengan pendekatan
kualitatif. Perbedaan pada penelitian ini dapat dilihat dari lokasi
penelitian. Penulis melakukan penelitian pada Rumah Sakit Dr.
Suyoto sedangkan Siti Soleha melakukan penelitian pada Rumah
79
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2010), h.62.
56
Sakit Haji Jakarta. Perbedaan lainnya adalah penelitian yang
dilakukan penulis menggambarkan apa adanya kegiatan penyusutan
arsip yang terjadi tetapi untuk Siti Soleha menggunakan buku
pedoman rumah sakit sebagai evaluasi dan pengumpulan data.
Kemudian pada penelitian ini penulis hanya memfokuskan pada
penyusutan arsip rekam medis tidak membahas pengelolaan arsip
recara keseluruhan seperti yang dilakukan Siti Soleha.
2. Dewi Rahayu (2012). Mahasiswi Universitas Esa Unggul, Jurusan
Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Fakultas Ilmu
Kesehatan. Dengan judul penelitian “Tinjauan Pelaksanaan
Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif di Siloam Hospitals
Kebon Jeruk”. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui
kegiatan penyusutan arsip rekam medis di rumah sakit Siloam
Kebon Jeruk. Persamaan penelitian Dewi Rahayu dengan penulis
adalah melakukan penelitian dengan tema penyusutan arsip rekam
medis. Persamaan lainnya pada metode penelitian yaitu deskriptif
dengan pendekatan kualitatif. Perbedaan pada penelitian ini dapat
dilihat dari lokasi penelitian. Penulis melakukan penelitian pada
Rumah Sakit Dr. Suyoto sedangkan Dewi Rahayu melakukan
penelitian di Rumah Sakit Siloam Kebon Jeruk. Perbedaan lainnya
terletak pada pembatasan masalah penelitian yaitu penelitian Dewi
Rahayu hanya membahas mengenai arsip rekam medis inaktif
57
sedangkan penelitian yang dilakukan penulis membahas arsip
rekam medis aktif sampai dengan inaktif.
F. Variabel dan Indikator Penelitian
Dalam penelitian ini, dasar hukum yang digunakan untuk
penentuan indikator penilaian adalah Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971
tentang Ketentuan Pokok Kearsipan, Peraturan Menteri Kesehatan
RI Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, Surat Edaran Dirjen
Pelayanan Medik Nomor HK. 00.06.1.5.01160 Tahun 1995 tentang
Pengadaan Formulir Rekam Medis serta beberapa literatur yang
diperoleh dari buku, skripsi, dan jurnal.
Adapun variabel yang digunakan sebagai indikator penilaian, terdiri
dari:
1. Penyusutan arsip rekam medis, yang meliputi: pemilahan,
pemindahan dan pemusnahan arsip.
2. Kendala-kendala penyusutan arsip rekam medis.
Sub Variabel Agar lebih jelas, penulis akan menguraikan variabel
tersebut ke dalam bentuk tabel, sebagai berikut:
58
Tabel 6
Variabel dan Indikator Penelitian
NO Variabel Sub Variabel Indikator
1. Pemindahan Arsip 1. Melakukan pemilahan
arsip sesuai masa
simpan
2. Melakukan penilaian
arsip
3. Menggolongkan arsip
sesuai jenis arsip rekam
medisnya
4. Menemukan arsip
dengan cepat dan tepat
5. Menyimpan arsip sesuai
dengan SOP
2. Pemusnahan Arsip 1. Menentukan jenis arsip
yang dimusnahkan
2. Memusnahkan arsip
dengan metode yang
baik dan benar
3. Membuat laporan
pemusnahan arsip rekam
medis
2. Upaya Rumah
Sakit dalam
menangani
kendala
Penyusutan Arsip
Rekam Medis
1. Tersedianya fasilitas
penunjang yang
memadai
2. Mengembangkan area
penyimpanan arsip
3. Merekrut pegawai yang
kompeten dalam
mengelola arsip
4. Mampu
mengoptimalkan SDM
yang tersedia untuk
mengelola arsip dengan
mengikuti kegiatan
pembinaan dan pelatihan
59
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Objek Penelitian
1. Sejarah Rumah Sakit Dr. Suyoto
Sejarah berdirinya Rumah Sakit Dr. Suyoto tidak bisa
dipisahkan dari sejarah induk organisasinya yaitu Pusat Rehabilitasi
(Pusrehab) Departemen Pertahanan (Dephan). Diawali dengan sebuah
keinginan untuk memberikan penghargaan kepada penyandang cacat
(penca) ABRI/Veteran sekitar tahun 1960, beberapa tokoh Veteran
membuat gagasan membangun suatu fasilitas rehabilitasi bagi penca
dalam bentuk Rumah Sakit Veteran.
Pada tahun 1968 gagasan itu dihimpun dan dituangkan dalam
bentuk naskah tertulis sebagai Naskah Proyek Rehabilitation Center
(RC) ABRI/Veteran berupa rencana membangun R.C. ABRI/Veteran
secara lengkap (fullfledged) di Bintaro, Jakarta Selatan. Pada tahun
yang sama dikeluarkan Surat Keputusan Menkamham/Pangab Nomor
Kep/A/273/1968 tanggal 6 Juli 1968 tentang pelimpahan wewenang
wadah penyelenggaraan rehabilitasi cacat bagi Panca Prajurit
ABRI/Veteran tersebut dari Departemen Transmigrasi dan Veteran ke
Departemen Pertahanan dan Keamanan (sekarang Dephan). Sejak
itulah secara resmi mulai diselenggarakan Proyek R.C.ABRI/Veteran
60
yang merupakan cikal bakal adanya Pusrehab seperti yang ada
sekarang ini.
Pusat Rehabilitasi tidak luput dari pasang surut organisasi yang
beberapa kali mengalami perubahan status dan juga perubahan nama,
sampai pada tahun 2005 organisasi yang sebelumnya disebut sebagai
Pusat Rehabilitasi Cacat (Pusrehabcat) dan statusnya sebagai eselon
pelaksanaan di bawah Mentri Pertahanan yang bertanggung jawab
kepada Sekjen Dephan berdasarkan Permenhan Nomor :
PER/01/M/VIII/2005 tanggal 25 agustus 2005. Pada akhirnya berubah
namanya menjadi Pusat Rehabilitasi (Pusrehab) yang ditetapkan
berdasarkan Peraturan Mentri Pertahanan (Permenhan) nomor
Per/01A/M/VIII/2005 tanggal 13 juni 2008 tentang Perubahan
Permenhan nomor Per/01/M/VIII/2005 tanggal 25 Agustus 2005
tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pertahanan.
Pusat Rehabilitasi Dephan mempunyai tugas pokok
merehabilitasi penyandang cacat (penca) personel pertahanan dan
dalam penyelenggaraan rehabiltasi penca, salah satu diantaranya
adalah tugas pokok di Bidang Rehabilitasi Medik yaitu memberikan
pelayanan kesehatan umum dan kesehatan revalidasi bagi penca
personel pertahanan. Tugas pokok ini memerlukan dukungan
pelayanan kesehatan secara terpadu agar dapat memberikan pelayanan
paripurna terhadap penca yang pada akhirnya diharapkan penca tetap
mampu produktif walaupun sudah cacat.
61
Sebagian pelayanan kesehatan paripurna dapat diwujudkan
pada kegiatan perumahsakitan yang diwadahi dalam organisasi
Rumah Sakit dalam hal ini adalah Rumah Sakit Dr. Suyoto. Seiring
dengan perubahan nama Pusrehacat menjadi Pusrehab pada tahun
2008, status dan kedudukan organisasi Rumah Sakit Dr. Suyoto juga
ditetapkan masuk dalam organisasi Dephan sebgai UPT Dephan yang
bertanggung jwab kepada Pusrehab Dephan, berdasarkan Peraturan
Menteri Pertahanan No. 12 Tahun 2008 tanggal 26 Juni 2008 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Dr. Suyoto.
2. Visi dan Misi Rumah Sakit Dr. Suyoto
Visi :
Mewujudkan rumah sakit dengan keunggulan Rehabilitasi
Medik menuju pelayanan kesehatan prima bagi Personel
Kementrian Pertahanan dan TNI serta masyarakat umum.
Misi :
- Menyelengaarakan pelayanan perumahsakitan serta
penelitian dan pengembangan di bidang Rehabilitasi Medik
komprehensif.
- Menyelenggarakan rujukan teknis Rehabilitasi Medik.
- Menyelenggarakan siaga kesehatan melalui program
pelayanan.
62
- Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui
program pelayanan kesehatan bagi masyarakat umum
sebagai sub sistem Kesehatan Nasional.
3. Kelas Rumah Sakit Dr. Suyoto
Rumah Sakit Dr. Suyoto adalah rumah sakit kelas B berdasarkan
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
HK.03.051/721/11 tanggal 07 Juli 2011.
4. Alamat Rumah Sakit Dr. Suyoto
Alamat Rumah Sakit Dr. Suyoto terletak di Jl. RC Veteran No.
178, Bintaro, Jakarta Selatan, 12330, No. Telpon (021) 734012,
73884000, Fax (021) 7342581. Website :
www.suyotohospital.com, Email : [email protected]
63
5. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto
Gambar 1
Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto
64
B. Hasil Penelitian
Hasil penelitian ini diperoleh penulis berdasarkan wawancara yang
dilakukan pada tanggal 25 September 2017. Penulis mewawancarai
informan yang menurut penulis dapat memberikan informasi yang sesuai
dengan apa yang penulis teliti. Selalin melakukan wawancara dengan
informan, penulis juga mendapatkan hasil penelitian dari obeservasi pada
Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto.
Berikut ini akan dijabarkan hasil penelitian mengenai
Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit
Dr. Suyoto:
1. Penyusutan Arsip Rekam Medis
Dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit
Dr. Suyoto terdapat dua tahapan yaitu pemindahan dan pemusnahan
arsip.
a. Pemindahan Arsip Rekam Medis
Dalam kegiatan pemindahan arsip rekam medis yang pertama
dilakukan ialah pemilahan. Pemilahan arsip merupakan salah satu
proses yang dilakukan dalam pemindahan arsip rekam medis di Rumah
Sakit Dr. Suyoto Jakarta. Sebelum melakukan pemilahan arsip,
dilakukan penilaian terhadap arsip berdasarkan masa simpan arsip.
Lama simpan suatu arsip ditentukan dalam suatu Jadwal Retensi Arsip.
65
Berikut wawancara dengan informan S terkait dengan Jadwal Retensi
Arsip:
“Belum ada JRA secara spesifik ya, yang berdasarkan penyakitnya
harus berapa tahun disimpan, disini ya berdasarkan SOP rumah sakit
aja Cuma tetep mengacunya ya Permenkes itu”
Dari wawancara tersebut informan S menyatakan bahwa
belum adanya JRA berdasarkan jenis penyakit dalam penyusutan
arsip rekam medis melainkan hanya dengan peraturan umum rumah
sakit yakni penyimpanan arsip selama 5 tahun. Padahal arsip rekam
medis mempunyai masa simpan yang berbeda tergantung dengan jenis
penyakit dan jenis arsip rekam medisnya.
Hal ini sesuai dengan wawancara selanjutnya dengan informan
S sebagai berikut:
“Kalo jenis penyakitnya tidak, semua digolongkan berdasarkan
nomor rekam medisnya, jadi setiap pasien yang mendaftar akan
mendapat nomor rekam medisnya nah itu yang digolongkan”
Dari wawancara tersebut diketahui bahwa Rumah Sakit Dr.
Suyoto belum menggunakan JRA berdasarkan waktu simpan jenis
penyakitnya dalam kegiatan penyusutan arsip. Tetapi semua arsip
digabungkan menjadi satu masa simpan yaitu 5 tahun. Hal ini
sebagaimana diutarakan informan D sebagai berikut:
“Proses penyusutan itu kan sama aja kaya mensortir ya, harus kita
lihat lagi kunjungan terakhirnya tadi seperti yang 5 tahun itu, dan kalo
memang sudah 5 tahun dia tidak berobat, tidak berkunjung ke rumah
66
sakit itu kita masukan kedalam rak penyimpanan status inaktif dan 5
tahun itu sudah mengikuti Permenkes No.269”
Dari wawancara tersebut penilaian arsip tersebut berdasarkan
SOP yang dibuat oleh Rumah Sakit yaitu penyimpan arsip selama 5
tahun. Retensi arsip rekam medis telah diatur dalam Surat Edaran
Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.1.5.01.01160 tahun 1995
tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan
Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit dan American
Health Information Management Association seperti yang telah
dijelaskan di Bab 2. Sehingga, dapat menjadi acuan bagi Rumah Sakit
Dr. Suyoto dalam membuat JRA rekam medis.
Dalam melakukan pemilahan arsip Unit Rekam Medis
mempunyai prosedur, sebagaimana wawancara dengan informan S
sebagai berikut:
“Pemilahan berdasarkan tahunnya saja, contoh kemarin 2017 paling
tidak yang 2011, 2010 kita singkirkan, kalo toh kita mendapatkan
tahun yang lebih muda tetep kita singkirkan dulu tahun yang lebih tua.
Kalo ada 2012 kita pending dulu, syukur-syukur masih ada tahun
2010, 2009. Intinya 5 tahun dari kunjungan terakhir”
“Biasanya rawat inap dan yang meninggal masih dipending karena
kebutuhan-kebutuhan keluarga seperti klaim asuransi dan
sebagainya”
Dari wawancara tersebut, diketahui bahwa Unit Rekam Medis
telah melakukan pemilahan arsip rekam medis dengan memisahkan
arsip aktif menjadi inaktif berdasarkan masa simpan arsip rekam
medisnya. Dalam menilai arsip rekam medis mana yang dinyatakan
67
inaktif, Unit Rekam Medis memisahkan arsip rekam medis pasien
yang telah mengalami proses penyimpanan selama 5 tahun untuk
kemudian dipindahkan ke gudang penyimpanan arsip untuk diambil
data.
Dalam melakukan penilaian dan pemilahan arsip tersebut, maka
arsip rekam medis harus diperiksa satu persatu sebagaimana
wawancara dengan informan S sebagai berikut:
“Iya harus diperiksa satu persatu, karena disitu kan ada diagnosa.
Jadi yang jelas kita ambil dulu nama, nomer rekam medisnya dan
diagnosa dokter, itu yang kita amanin terlebih dahulu untuk rawat
inap dan meninggal”
Dari wawancara tersebut diketahui bahwa dalam pemilahan arsip
rekam medis harus dilakukan pemeriksaan yang teliti karena terkait
dengan diagnosa terhadap penyakit pasien. Untuk arsip rawat inap dan
meninggal menjadi prioritas terlebih dahulu dalam pemilahan arsip
karena terkait dengan kebutuhan-kebutuhan keluarga seperti klaim
asuransi dan sebagainya. Karena untuk memisahkan arsip rekam medis
memang memakan waktu yang lama karena harus memisahkan satu
persatu arsip rekam medis maka kegiatan ini dilakukan diluar jam
kerja pegawai sebagaimana wawancara dengan informan S sebagai
berikut:
“Kendalanya ya paling pada SDM nya karena kalo pasien lagi rame
kita kekurangan SDM, jadi tenaga kita masih kurang. Secara baku
memang tidak ada jadwal untuk melakukan kegiatan itu, ya sehabis
kita selesai shift nanti gantian aja tetapi memang semua petugas
merasa berkewajiban untuk melakukan kegiatan tersebut”
68
Hal yang sama juga diutarakan oleh informan MS sebagai
berikut:
“Sebisanya aja pas abis shif, nanti kalo udah ada jadwal ya kita
kerjain”
Berdasarkan wawancara tersebut, diketahui bahwa kegiatan ini
dilakukan diluar jam kerja yaitu sehabis pegawai melakukan shift
nya dan tidak ada jadwal khusus untuk melakukannya, hal ini
dilakukan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.
Setelah proses pemilahan dilakukan, selanjutnya adalah proses
pemindahan arsip rekam medis. Pemindahan arsip dilakukan setelah
arsip mengalami proses pemilahan. Hal ini sebagaimana wawancara
dengan informan D sebagai berikut:
“Untuk pemindahan itu si balik lagi si ke masa simpan arsip tersebut
dilihat dari 5 tahun penyimpanan, jadi abis dipilihin arsip mana yang
sudah inaktif, kita pindahin ke belakang tapi enggak semua dipindahin
sekaligus, semuanya bertahap”
“Enggak tentu ya waktunya, kalo emang digudang udah sekiranya
kosong ya baru yang disini kita pindahin”
Berdasarkan wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa
pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dilakukan proses pemilahan,
kemudian arsip tersebut dipindahkan ke gudang penyimpanan arsip
inaktif. Untuk pemindahan arsip ini tidak ada waktu yang pasti, hal ini
dilakukan dengan menunggu kondisi tempat penyimpanan arsip inaktif
kosong. Jika ruangan tersebut masih dirasa penuh maka tidak
dilakukan pemindahan. Hal ini dikarenakan tidak terdapat jadwal yang
69
pasti untuk kegiatan pemusnahan arsip rekam medis pada gudang
penyimpanan inaktif sehingga arsip rekam medis di gudang
penyimpanan inaktif mengalami penumpukan. Dalam melakukan
pemindahan arsip rekam medis inaktif, arsip rekam medis tersebut
dilakukan secara bertahap. Hal ini dilakukan karena melihat kembali
kepada terbatasnya ruang penyimpanan.
Dalam melakukan pemindahan arsip rekam medis inaktif dari
ruang pengolah ke gudang penyimpanan arsip inaktif tidak terdapat
berita acara pemindahan arsip. Hal ini sebagaimana pernyataan dari
informan D sebagai berikut:
“Untuk pemindahan si belum ada karena kan masih kita simpan, tidak
kita hilangkan jadi suatu saat pasien berobat masih ada, kalo
pemusnahan pasti ada berita acaranya”
Dari wawancara tersebut diketahui bahwa untuk pemindahan arsip
inaktif dari ruang pengolah ke gudang peyimpanan arsip inaktif tidak
terdapat berita acara pemindahan arsip.
b. Pemusnahan Arsip Rekam Medis Inaktif
Pemusnahan merupakan tahap terakhir dalam rangkaian daur
hidup arsip. Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai tugas
melakukan kegiatan pemusnahan rekam medis Rumah Sakit Dr.
Suyoto adalah Unit Rekam Medis. Mengenai pemusnahan arsip
rekam medis dijelaskan dalam wawancara dengan informan MS
sebagai berikut:
70
“Jadi arsip aktif yang sudah disimpan selama 5 tahun itu menjadi
inaktif nah kita pindahin dulu kebelakang, kalo sudah dipisahin baru
kita bakar dan harus ada berita acara pemusnahan arsip rekam
medisnya”
“iya semua, tetapi untuk rawat inap dilihat dulu diagnosanya
takutnya berkelanjutan nanti kita simpan resume medisnya sama
nomer rekam medisnya, kalo berkas sudah dimusnahkan kita cek
dikomputer”
Dalam wawancara tersebut dapat diketahui bahwa arsip
mengalami proses pemusnahan setelah arsip rekam medis dipindahkan
ke gudang penyimpanan arsip rekam medis inaktif, disana arsip
diambil datanya (resume medis) sama nomor rekam medisnya. Proses
pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar. Resume medis
menjadi penting dan tidak boleh dimusnakan karena berisi data pasien,
diagnosa dan nomor rekam medis, hal ini sebagaimana wawancara
dengan informan D sebagai berikut:
“Enggak semua, arsip yang tidak boleh dimusnahkan kalo dalam
rawat inap itu ada namanya resume medis, disitu ada surat tanda
kelahiran sama riwayat-riwayat penyakit yang penting itu, itu tidak
boleh dimusnahkan, itu harus disimpan, misalkan pasien balik lagi
tapi datanya sudah tidak ada ya paling kita simpan yang tadi”
Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa resume medis
menjadi back up data pasien apabila arsip rekam medis pasien tersebut
telah dimusnahkan. Karena resume medis yang menjadi data terakhir
pasien apabila terjadi masalah dikemudian hari.
Adapun arsip rekam medis yang mengalami pemusnahan
seperti pada wawancara dengan informan MS sebagai berikut:
71
“Data pesiennya, data kunjungannya sama hasil laboratorium dengan
satu syarat resume medisnya disimpan takutnya ada hak waris yang
memerlukan. Untuk rawat inap saja yang dibuatkan resume
medisnya”
Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa jenis arsip
rekam medis yang mengalami proses pemusnahan antara lain data
pasiennya, data kunjungannya dan hasil laboratorium dengan satu
syarat resume medisnya harus disimpan karena menyangkut
kebutuhan keluarga pasien.
Dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis,
Rumah Sakit Dr. Suyoto belum mempunyai standar waktu yang jelas,
hal ini sebagaimana wawancara dengan informan MS sebagai berikut:
“Belum ada si, belum ada ketentuan khusus biasanya si setahun
sekali, nunggu banyak dulu biar sekalian dimusnahinnya, soalnya kan
alatnya bisa sampai 1 ton untuk sekali bakar”
Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa dalam
melakukan pemusnahan arsip rekam medis, Rumah Sakit Dr. Suyoto
belum memiliki standar waktu yang jelas, kegiatan ini biasa pegawai
rekam medis lakukan setiap setahun sekali mengingat muatan alat
pembakaran yang menampung banyak mencapai 1 ton sekali
pembakaran. Berdasarkan observasi yang dilakukan, pemusnahan
arsip dilakukan oleh pihak rumah sakit dengan pegawai rekam medis
yang bertugas untuk melakukan pemusnahan arsip yaitu Yuda dan
Muhammad Syahril.
72
Dalam kegiatan pemusnahan arsip rekam medis terdapat
berita acara yang telah ditandatangani oleh pimpinan rumah sakit hal
inilah yang mejadi dasar dalam pemusnahan arsip rekam medis.
Dalam pemusnahan arsip rekam medis Rumah Sakit Dr. Suyoto
melakukannya sendiri tanpa adanya pihak ketiga.
Hal ini sebagaimana wawancara dengan informan MS sebagai
berikut:
“Ada berita acaranya, jadi kita nunggu berita acara pemusnahannya,
kalo sudah ada, sudah ditandatangi dari atasan baru kita laksanain”
“iya disaksikan oleh pihak rumah sakit, biasanya kordinator rekam
medisnya”
Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa dalam
pemusnahan arsip rekam medis terdapat berita acara pemusnahan
arsip dan disaksikan oleh kordinator rekam medisnya.
2. Upaya Rumah Sakit Dr. Suyoto Dalam Mengatasi Kendala
Penyusutan Arsip Rekam Medis
Dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip rekam medis,
terdapat beberapa kendala yang dihadapi Rumah Sakit Dr. Suyoto dan
upaya untuk mengatasinya antara lain :
1. Rumah Sakit Dr. Suyoto belum mempunyai JRA Rekam Medis
Spesifik
Dalam menentukan masa simpan arsip rekam medis, Rumah Sakit
Dr. Suyoto hanya mengacu kepada peraturan umum yaitu
73
penyimpanan arsip selama 5 tahun. Tidak ada JRA rekam medis
yang mengatur masa simpan rekam medis secara spesifik. Hal ini
sebagaimana wawancara dengan informan S sebagai berikut:
“Blm adanya JRA itu juga menjadi kendala karena acuannya ya 5
tahun simpan aja, akibatnya ya suka terjadi masalah kalo arsip
dipindahin dan dimusnahin karena masih diperlukan tapi sudah
dimusnahin”
Dari wawancara tersebut terlihat tidak adanya JRA yang
spesifik menjadi kendala karena arsip rekam medis yang masih
dibutuhkan sudah dipindahkan ke penyimpanan inaktif dan
dimusnahkan. Hal ini akan mengakibatkan terjadinya masalah
dikemudian hari apabila arsip masih diperlukan baik dari rumah
sakit maupun pihak keluarga pasien
Upaya yang dilakukan oleh Rumah Sakit Dr. Suyoto dalam
dalam mengatasi kendala ini yaitu dengan membuat resume medis.
Sebagaimana wawancara dengan informan D sebagai berikut:
“Enggak semua, arsip yang tidak boleh dimusnahkan kalo dalam
rawat inap itu ada namanya resume medis, disitu ada surat tanda
kelahiran sama riwayat-riwayat penyakit yang penting itu, itu
tidak boleh dimusnahkan, itu harus disimpan, misalkan pasien
balik lagi tapi datanya sudah tidak ada ya paling kita simpan yang
tadi”
Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa resume
medis disimpan untuk mengantisipasi apabila arsip rekam medis
pasien telah dimusnahkan sehingga terdapat back up data pasien.
Dalam resume medis terdapat surat tanda kelahiran dan riwayat
penyakit pasien.
74
2. Kendala Sumber Daya Manusia
Dalam hal penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit
Dr. Suyoto, Sumber Daya Manusia mejadi salah satu kendala
yang harus dihadapi. Hal ini sebagaimana wawancara dengan
informan S sebagai berikut:
“Kendalanya ya tenaga kerja yang masih terbatas untuk kegiatan
penyusutan arsip”
“Kendalanya pada SDM nya karena kalo pasien lagi rame kita
kekurangan SDM, jadi tenaga kita masih kurang”
Berdasarkan wawancara tersebut dapat diketahui bahwa
SDM menjadi salah satu kendala dalam kegiatan penyusutan arsip
rekam medis karena pegawai rekam medis merasa kewalahan
dalam mengurusi arsip apabila pasien yang berobat ke Rumah Sakit
sedang ramai. Hal ini berkaitan dengan waktu dalam melakukan
kegiatan penyusutan arsip rekam medis yang diakibatkan oleh
kurangnya SDM pada Unit Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto
sebagaimana wawancara dengan informan MS berikut:
“Waktu pegawainya si, kan harus bergantian, tergantung shif aja,
selesai shif baru bisa dikerjain”
Dari wawacara tersebut dapat diketahui bahwa untuk
melakukan kegiatan penyusutan arsip rekam medis, pegawai rekam
medis harus bergantian setelah shift dikarenakan kurangnya SDM
yang di tugaskan khusus untuk melakukan kegiatan tersebut.
75
Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala pada
sumber daya manusia tersebut yaitu dengan cara bergantian shif
antar pegawai rekam medis, hal ini dilakukan untuk tetap menjaga
kegiatan penyusutan arsip tetap dilakukan meskipun kuantitas
pegawai terbatas.
Kemudian agar pegawai lebih memahami mengenai
kegiatan penyusutan arsip rekam medis dilakukan dilakukan
kegiatan pelatihan secara intern oleh pihak rumah sakit. Hal ini
seabgaimana wawancara dengan informan D sebagai berikut:
“Kalo pelatihan secara resmi dari Kemenkes atau Instansi lain
kita enggak ada ya, tapi kalo dari intern kita aja si ada, tapi kalo
untuk ngundang orang si g ada”
3. Keterbatasan Sarana dan Prasarana
Pemindahahan arsip rekam medis inaktif diakui oleh
informan D juga menuggu kondisi tempat penyimpanan rekam
medis inaktif kosong. Jika ruang tersebut masih penuh maka tidak
dilakukan pemindahan arsip. Hal ini mengakibatkan tidak ada
standar waktu yang jelas dalam melakukan pemindahan arsip
rekam medis karena terbatasnya ruang penyimpanan arsip rekam
medis inaktif untuk menampung arsip rekam medis. Hal tersebut
sebagaimana dinyatakan oleh informan D:
“Enggak tentu ya waktunya, kalo emang digudang udah sekiranya
kosong ya baru yang disini kita pindahin”
76
Pemindahan arsip tidak dilakukan secara rutin karena
terbatasnya ruang penyimpanan untuk menampung arsip
sebagaimana wawancara selanjutnya dengan informan D sebagai
berikut:
“Kendala yang paling terasa si ya sama tempat penyimpananya
masih kurang”
Hal yang sama juga diutarakan oleh informan MS sebagai
berikut:
“Kemudian tempat penyimpanannya dan raknya juga masih
kurang”
Kemudian informan S juga menjelaskan hal sama seperti
berikut:
“kemudian ruang penyimpanan juga terbatas karena semakin hari
kan semakin bertambah, jadi ya sebisanya aja nampung”
Dari wawancara dengan ketiga informan tersebut, semua
menyatakan bahwa kendala yang dihadapi dalam kegiatan
penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto yaitu
kurangnya tempat penyimpanan arsip rekam medis kemudian juga
kurangnya rak penyimpanan arsip rekam medis.
Berdasarkan obrservasi yang dilakukan untuk mengatasi
kendala tersebut, unit rekam medis sudah mengajukan kepada
pihak rumah sakit untuk penambahan ruangan guna menghindari
terjadinya penumpukan arsip rekam medis, kemudian juga
77
mengajukan penambahan rak serta lemari untuk menampung arsip
rekam medis.
C. Pembahasan
1. Penyusutan Arsip Rekam Medis
a. Pemindahan Arsip Rekam Medis
Dalam melakukan penilaian terhadap arsip rekam medis
Rumah Sakit DR. Suyoto belum menggunakan Jadwal Retensi
Arsip secara spesifik. Dalam menentukan masa simpan arsip
Rumah Sakit DR. Suyoto hanya mengacu kepada PERMENKES
No.269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis yaitu penyimpanan
arsip selama 5 tahun. Sedangkan Jadwal Retensi Arsip itu sendiri
telah diatur dalam Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor
HK.00.06.1..01160 tahun 1995 sebagaimana tabel berikut ini:
Tabel 7
Jadwal Retensi Arsip
1 Umum 5th 5th 2th 2th
2 Mata 5th 10th 2th 2th
3 Jiwa 10th 5th 5th 5th
4 Orthopedi 10th 10th 2th 2th
5 Kusta 15th 15th 2th 2th
6 Ketergantungan Obat 15th 15th 2th 2th
7 Jantung 10th 10th 2th 2th
Rawat Inap
Aktif Inaktif
NO Kelompok PenyakitRawat jalan Rawat Inap Rawat Jalan
Dari tabel tersebut dapat diketahui bahwa Arsip Rekam
medis terdiri dari berbagai jenis penyakit dan setiap penyakit
memiliki masa simpan yang berbeda baik itu arsip rekam medis
78
aktif maupun inaktif. Berdasarkan tabel tersebut Rumah Sakit Dr.
Suyoto belum menerapakan Jadwal Retensi Arsip sebagaimana
Jadwal Retensi Arsip yang telah ditetapkan dalam Surat Edaran
Dirjen Pelayanan Medik.
Pemilahan arsip rekam medis di Unit Rekam Medis
dilakukan berdasarkan masa simpan arsip rekam medis. Arsip
rekam medis aktif yang telah melewati proses penyimpanan selama
5 tahun akan menjadi inaktif. Hal ini sesuai dengan PERMENKES
No.269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis bahwa rekam medis
wajib disimpan sekurang kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun
terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan,
setelah batas waktu 5 tahun dilampaui rekam medis dapat
dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan
medik.
Dalam melakukan kegiatan pemilahan arsip rekam medis,
Unit Rekam Medis memilih arsip rekam medis yang telah dinilai
inaktif. Penilaian ini berasarkan masa simpan arsip rekam medis
yaitu selama 5 tahun. Hal ini sesuai dengan salah satu kegiatan
penyusutan arsip menurut Barthos yaitu penyusutan arsip adalah
proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip
79
aktif dan inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak
berguna.80
Untuk pemindahan arsip yang dilakukan di Unit Rekam
Medis, pemindahan tersebut terlaksana setelah adanya proses
pemilahan arsip rekam medis aktif mejadi inaktif berdasarkan masa
simpan arsip rekam medisnya. Arsip rekam medis tersebut
kemudian dipindahkan ke gudang penyimpanan arsip rekam medis
inaktif. Hal ini sesuai dengan pemindahan arsip menurut Wursanto
bahwa pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip
dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif) karena atau jarang
dipergunakan dalam kegiatan sehari hari.81
Dalam pemindahan arsip yang dilakukan Unit Rekam
Medis, arsip rekam medis tersebut dipindahkan secara bertahap
dikarenakan terbatasnya ruang penyimpanan di gudang
penyimpanan arsip rekam medis inaktif dan kegiatan ini tidak
terdapat jadwal yang jelas. Jadi bisa dikatakan bahwa pemindahan
arsip dilakukan dengan metode pemindahan berulang-ulang. Hal
ini sebagaimana dikatakan oleh Suraja bahwa pemindahan yang
berulang-ulang adalah pemindahan arsip yang dilakukan berulang-
ulang dalam waktu yang tidak ditentukan. Dalam hal ini petugas
dapat melakukan pemindahan arsip setiap hari atau setiap saat bila
80
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan
Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 1990), h.8. 81
Ig. Wursanto, Kearsipan, h.216.
80
mana yang bersangkutan memandang perlu untuk melakukan
pemindahan terhadap arsip. Contoh rekod yang dapat dipindahkan
secara terus menerus adalah rekod mahasiswa setelah wisuda,
kasus hukum yang telah selesai, rekam medis, berkas perkara, dan
pekerjaan konstruksi atau arsitektur yang telah selesai.82
Dalam pemindahan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr.
Suyoto juga belum terdapat berita acara pemindahan arsip. Karena
berita acara penting dalam kegiatan pemindahan arsip karena
sebagai bentuk persetujuan dari pimpinan unit kerja dan
mengantisipasi terjadinya permasalahan karena arsip yang masih
digunakan tetapi telah dipindahkan ke penyimpanan inaktif.
Padahal menurut Suraja salah satu persiapan yang perlu
diselenggarakan dalam pemindahan arsip adalah mempersiapkan
berita acara pemindahan arsip.83
b. Pemusnahan Arsip Rekam Medis
Dalam pemusnahan arsip rekam medis, arsip rekam medis
yang mengalami pemusnahan adalah arsip rekam medis yang telah
inaktif. Dikatakan inaktif karena arsip rekam medis tersebut telah
melewati proses penyimpanan aktif selama 5 tahun. Dan sebelum
dimusnahakan harus dicatat atau pengambilan data pasiennya sebagai
resume medis. Hal ini sesuai dengan pemusnahan arsip yang telah
82
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.194. 83
Ibid., h.195.
81
diatur dalam PERMENKES RI Nomor 269 Tahun 2008 bahwa rekam
medis di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 5 tahun dari tanggal terakhir pasien berobat atau
dipulangkan. Setelah 5 tahun dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan tindakan medik.
Arsip rekam medis tersebut dimusnahkan dengan cara dibakar.
Hal ini sesuai dengan salah satu cara pemusnahan arsip menurut
Sulistyo Basuki yang menyebutkan cara pemusnahan arsip adalah
dengan cara pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi dan
pembuburan.84
Hal yang sama juga dijelaskan oleh Suraja bahwa
memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti
dirobek, dibakar, dicacah, dilebur atau dihancurkan dengan mesin
penghancur kertas atau dengan memakai bahan kimia.85
Dalam pemusnahan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr.
Suyoto telah menggunakan berita acara pemusnahan arsip yang telah
ditandatangi oleh pimpinan rumah sakit dan harus disaksikan oleh
kordinator rekam medis. hal ini sesuai dengan tata cara pemusnahan
arsip menurut Barthos yaitu pemusnahan arsip harus dilaksanakan
dengan ketentuan antara lain:
1. Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-
arsip yang akan dimusnahkan.
84
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, h.320. 85
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.196.
82
2. Diketahui oleh pejabat berwenang.
3. Terdapat berita acara.86
2. Upaya Rumah Sakit Dr. Suyoto Dalam Mengatasi Kendala
Penyusutan Arsip Rekam Medis
Dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip rekam medis,
terdapat beberapa kendala yang dihadapi Rumah Sakit Dr. Suyoto dan
upaya rumah sakit untuk mengatasi kendala tersebut antara lain:
1. Rumah Sakit Dr. Suyoto belum Mempunyai JRA Rekam Medis
spesifik
Dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis terdapat
beberapa kendala yang dihadapi , salah satunya adalah belum
adanya JRA spesifik dalam kegiatan penyusutan arsip.
Penyimpanan arsip rekam medis hanya berdasarkan
PERMENKES Nomer 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis
saja. Sehingga terjadinya pemasalahan dikemudian hari akibat
arsip telah dipindahkan ke penyimpanan inaktif dan bahkan
telah dimusnahkan.
Belum adanya JRA rekam medis ini diakibatkan
kurangnya ruang penyimpanan arsip rekam medis aktif
sehingga menyulitkan untuk menggolongkan arsip rekam
medis berdasarkan masa simpan. Hal ini tidak sesuai dengan
86
Basir Barthos, Manajemen Kearsipam : untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi, h.123.
83
salah satu tujuan penyusutan arsip menurut Wursanto yaitu
tujuan arsip adalah menghindari pencampuradukan antara
arsip-arsip yang masih aktif dengan arsip inaktif, serta arsip
yang bernilai penting dengan yang tidak penting.87
Adapun upaya yang dilakukan untuk mengatasi
pemasalahan tersebut adalah disimpannya resume medis untuk
mengantisipasi terjadinya permasalahan dikemudian hari yang
diakibatkan arsip rekam medis telah dimusnahkan.
2. Kendala Sumber Daya Manusia
Dalam hal penyusutan arsip rekam medis di Rumah
Sakit Dr. Suyoto SDM juga menjadi salah satu kendala
penyusutan arsip rekam medis. Ada dua kendala dalam Sumber
Daya Manusia, yaitu:
1. Kuantitas SDM
Hal ini dikarenakan terbatasnya tenaga rekam
medis yang bertugas untuk melakukan kegiatan
penyusutan arsip rekam medis. Pegawai rekam
medis harus bergantian dalam melakukan kegiatan
ini setelah pergantian shif, serta pegawai merasa
kewalahan dalam mengurusi arsip rekam medis
apabila pasien sedang ramai.
87
Ig. Wursanto, Kearsipan, h.209.
84
2. Kualitas SDM
Tidak adanya SDM yang berlatar belakang
pendidikan dari Ilmu Perpustakaan maupun
Kearsiapan berpengaruh terhadap penyimpanan dan
penyusunan arsip rekam medis. Hal ini terlihat dari
penyimpanan dan penyusunan arsip yang tidak
sesuai terutama di Gudang Penyimpanan Inaktif
karena arsip rekam medis tidak ditempatkan pada
rak penyimpanan tetapi hanya ditumpuk dilantai.
Padahal salah satu tujuan utama dari rekam medis adalah
pelayanan pasien. Karena palayanan pasien yang baik tercermin
melalui pengelolaan rekam medis yang baik. Rekam medis
mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga
kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam
berbagai fasilitas pelayanan kesehatan. Oleh karena itu rekam
medis yang lengkap harus setiap saat tersedia dan berisi
data/informasi tentang pemberian pelayanan kesehatan secara
jelas.88
Adapun upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala
tersebut dengan bergantian shif antar pegawai rekam medis
sehingga kegiatan penyusutan arsip tetap bisa terlaksana.
88
Gemala R. Hatta, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan, h.79.
85
Kemudian untuk kualitas pegawai, upaya yang dilakukan adalah
memberikan pelatihan terhadap pegawai yang dilakukan oleh pihak
rumah sakit.
3. Keterbatasan Sarana Prasarana
Sarana dan prasarana juga menjadi kendala dalam kegiatan
penyusutan arsip. Sarana tersebut meliputi rak penyimpanan arsip
rekam medis aktif maupun inaktif. Kemudian untuk prasarana
meliputi ruang penyimpanan arsip rekam medis yang masih
terbatas. Karena dengan sarana dan prasarana yang memadai akan
membantu proses penyusutan. Proses penyusutan yang baik akan
mencerminkan pelayanan yang baik. Hal itulah yang harus
disesuaikan sebagaimana tujuan utama dari rekam medis itu
sendiri.
Adapun upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala
tersebut adalah dengan mengajukan penambahan ruangan
penyimpanan arsip rekam medis serta menambahkan rak dan
lemari arsip untuk menampung arsip rekam medis.
86
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah
diuraikan pada bab IV, ada beberapa kesimpulan yang dapat diperoleh
tetang Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis di
Rumah Sakit Dr. Suyoto, yaitu sebagai berikut:
1. Penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto belum
sepenuhnya baik karena dalam pelaksanaannya masih terdapat
beberapa kekurangan. Penyusutan arsip rekam medis di Rumah
Sakit Dr. Suyoto meliputi pemindahan arsip dan pemusnahan arsip
rekam medis dengan berpedoman terhadap SOP Rumah Sakit Dr.
Suyoto. Dalam penyusutan arsip rekam medis Rumah Sakit Dr.
Suyoto belum menerapkan Jadwal Retensi Arsip secara spesifik
sebagai penilaian arsip hanya berpedoman terhadap PERMENKES
No.269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis..
2. Dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis, terdapat 3 kendala
yang dihadapi oleh Rumah Sakit Dr. Suyoto yaitu: Belum
terdapatnya Jadwal Retensi Arsip yang spesifik, terbatasnya sarana
dan prasarana dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip dan
Sumber Daya Manusia yang masih terbatas.
87
B. Saran
Dari kesimpulan yang telah diuraikan di atas, penulis akan
menyampaikan beberapa saran yang kiranya dapat dijadikan
pertimbangan bagi Rumah Sakit Dr. Suyoto. Adapun saran-saran dari
penulis sebagai berikut:
1. Dalam melakukan penilaian arsip rekam medis sebaiknya Rumah
Sakit Dr. Suyoto membuat Jadwal Retensi Arsip yang spesifik
sebagaimana diatur oleh Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik
tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam
Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit
karena akan memudahkan dalam pemilahan dan pemindahan arsip
rekam medis sehingga tidak terjadi kembali permasalahan
dikemudian hari apabila arsip masih diperlukan karena arsip masih
disimpan di penyimpanan aktif maupun di penyimpanan inaktif.
2. Untuk memperlancar kegiatan penyusutan arsip rekam medis
sebaiknya Rumah Sakit Dr. Suyoto membuat Jadwal Retensi Arsip
yang spesifik , kemudian untuk sarana dan prasarana ditambahkan
perlengkapan untuk penyimpanan arsip serta penambahan ruangan
penyimpanan arsip dan untuk sumber daya manusia sebaiknya
Rumah Sakit Dr. Suyoto merekrut pegawai yang berlatar belakang
dari ilmu perpustakaan maupun kearsipan karena kompeten
dibidang pengelolaan arsip.
88
DAFTAR PUSTAKA
Ahmadi, Rulam. Metedologi Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.
2014.
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
1998.
Arkib Negara Malaysia, “Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan”, Artikel diakses
pada tanggal 6 Desember 2017 dari
http://www.arkib.gov.my/web/guest/penilaian-dan-pemisahan-rekod-
elektronik.html
Asdiyantoro, Ikhsanuddin.dkk. “Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam
Medis Menggunakan RE-AIM FRAMEWORK Di Rumah Sakit Cakra
Husada Klaten.” no. 6 (November 2015): h.33.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. 1990.
Basuki, Sulistyo. Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius. 2005.
----------------. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
2003.
Departemen Kesehatan RI. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam
Medis Rumah Sakit di Indonesia, Revisi II. Jakarta: Departemen
Kesehatan RI. 2006.
Hatta, R. Gemala. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-Press. 2008.
Huffman, K. Edna. Health Information Management. Illionis: Physician Record
Company. 1994.
Wursanto, Ig. Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius. 1991.
Indonesia. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan.
ANRI. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
89
Penn, A. Ira, Gail Pennix, dan Jim Coulson. Records Management Handbook.
United States: Gower. 1994.
Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN. 1999.
Kementrian Kesehatan. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 Tahun 2008
Tentang Rekam Medis.
Kementrian Kesehatan RI. Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.
00.06.1.5.01160 Tahun 1995 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir Rekam Medis.
Kennedy, Jay dan Cherryl Schauder. Records Management : A Guide to
Corporates Records Keeping, 2 ed. Australia: Longman Australia. 1998.
Koesna, Sri Suwarti S. Aplikasi Rekam Medis. Depok: Universitas Indonesia.
1999.
Laksmi. dkk. Manajemen Perkantoran Modern. Depok: FIB UI. 2007.
--------------. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penaku. 2008.
Martono, Budi. Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen
Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. 1994.
------------. Sistem Kearsipan Praktis. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. 1990.
Moleong, Lexy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya.
2001.
Narbuko, Cholid dan Abu Achmadi. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi
Aksara. 2009.
Read, Smith Judith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus. Records
Management USA: South Western. 2002.
Soendari, Tjutju.“Metode Penelitian Deskriptif”, Artikel diakses pada 8 Februari
2017 dari file.upi.edu.
90
Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung:
ALFABETA. 2013.
Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma. 2006.
Utama, Hafid dan Erwin Santosa. “Evaluasi Mutu Rekam Medis di Rumah Sakit
PKU 1 Muhammadiyah Yogyakarta.” no.5 (Januari 2016): h.32.
Vandestra, Muhammad , Kitab Hadist Shahih Bukhari Ultimate . Dragon
Promedia. 2017.
Widjaja, A.W. Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali.
1986.
Wijaya, Lily. Manajemen Informasi Kesehatan. Jakarta: Universitas Esa Unggul.
2009.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1
1. Ruang penyimpanan Arsip Rekam Medis Aktif
Lampiran 2
1. Contoh Klasifikasi Arsip Rekam Medis Aktif
Lampiran 3
1. Gudang Penyimpanan Arsip Rekam Medis Inaktif
Lampiran 4
1. Contoh Arsip Rekam Medis Pasien
2. Contoh daftar pertelaan Rekam Medis Inaktif yang akan dimusnahkan
Lampiran 5
1. Alat Pemusnah Arsip Rekam Medis Inaktif ( Incinerator)
Lampiran 6
1. Wawancara dengan Ibu Damayanti selaku Kepala Koordiator Rekam Medis
2. Wawancara dengan Bapak Subana bidang Filling dan Pendistribusian Arsip
3. Wawancara dengan Bapak M. Syahril selaku staff Rekam Medis
Draft Wawancara Penyusutan Arsip Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto
Nama Informan : Ibu Damayanti, Amd
Jabatan : Koordinator Rekam Medis
Waktu Wawancara : Kamis, 25 September 2017
1. Apakah rumah sakit Dr. Suyoto sudah menerapkan kebijakan pengelolaan arsip rekam
medis?
“Sudah. Kebijakannya itu tertuang didalam SOP, udah ya gitu aja”
2. Bagaimana pengelolaan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto dilaksanakan?
“Jadi pengelolaan arsip rekam medis di Rs.Suyoto itu meliputi Penciptaan arsip dari
pendaftaran pasien yang berobat, kemudian kita simpan, kita lakukan penataan disitu
, sampai dengan mengurangi arsip tersebut kita lakukan penyusutan arsip rekam
medisnya”
3. Apakah terdapat pedoman yang digunakan dalam mengelola arsip rekam medis di
rumah sakit Dr. Suyoto?
“Pedoman kita si biasanya BPPRM yaitu Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam
Medis dan biasanya itu ada disetiap rumah sakit tapi semuanya mengacu kepada
Permenkes No.269 tentang rekam medis, karena kegiatan di rekam medis tertuang di
Permenkes tersebut dan buku pedoman BPPRM mengacunya ke Permenkes”
4. Apakah terdapat sosialisasi terhadap pegawai rekam medis terkait pedoman yang
digunakan dalam mengelola arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Sosialisasi si pasti ada karena kan apalagi bentuknya SOP, jadi pedomannya kan
dari itu permenkes tadi. Jadi kita tuangkan dalam SOP, SOP itu sesudah dibuat pasti
kita sosialisasikan kepada petugas atau pegawai rekam medis”
5. Apakah terdapat pelatihan terhadap pegawai untuk mengelola arsip rekam medis?
“Kalo pelatihan secara resmi dari Kemenkes atau Instansi lain kita enggak ada ya,
tapi kalo dari intern kita aja si ada, tapi kalo untuk ngundang orang si g ada”
6. Berapa rata-rata arsip rekam medis yang disimpan dalam sehari di rumah sakit Dr.
Suyoto?
“Dalam satu hari sekitar 600-700 dari shif pagi, siang, malem untuk rawat inap dan
rawat jalan”
7. Bagaimana penyimpanan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Kalau penyimpanan disini si semuanya digabung, dari rawat jalan, rawat inap,
meninggal karena memang tempatnya terbatas juga. Udah mengajukan kepimpinan
juga si untuk penambahan ruangan”
“Ya kalo digabung gini si ada susahnya juga karena banyak bagian yang mau
minjem, jadi kualahan aja dengan permintaan rekam medis yang banyak dari semua
unit”
8. Bagaimana menentukan masa simpan dari arsip rekam medis yang disimpan di rumah
sakit Dr. Suyoto?
“Jadi untuk menentukan masa simpan dari aktif ke inaktif 5tahun setelah dia tidak
berkunjung lagi, tapi kalo dari inaktif sampai kepemusnahan itu kurang lebih 2 tahun
masa penyimpanan, jadi dalam 2 tahun dia tidak berobat ya dimusnahin. Tapi untuk
penyakit jiwa itu bisa sampai 5 tahun jadi ada perbedaannya sendiri, jadi kalo dia ke
dokter jiwa atau ada riwayat penyakit jiwa itu penyimpanannya lebih lama”
9. Adakah SOP untuk penyusutan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Ada, sudah menggunakan SOP penyusutan arsip rekam medis”
10. Apa saja kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip rekam medis di
rumah sakit Dr. Suyoto?
“Proses penyusutan itu kan sama aja kaya mensortir ya, harus kita lihat lagi
kunjungan terakhirnya tadi seperti yang 5 tahun itu, dan kalo memang sudah 5 tahun
dia tidak berobat, tidak berkunjung ke rumah sakit itu kita masukan kedalam rak
penyimpanan status inaktif dan 5 tahun itu sudah mengikuti Permenkes No.269”
11. Apakah unit rekam medis sudah melakukan pemindahan arsip rekam medis?
“Sudah, sudah tertera dalam SOP penyusutan arsip rekam medis”
12. Bagaimana mekanisme pemindahan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto
dilakukan?
“Untuk pemindahan itu si balik lagi si ke masa simpan arsip tersebut dilihat dari 5
tahun penyimpanan, jadi abis dipilihin arsip mana yang sudah inaktif, kita pindahin
ke belakang tapi enggak semua dipindahin sekaligus, semuanya bertahap”
“Enggak tentu ya waktunya, kalo emang digudang udah sekiranya kosong ya baru
yang disini kita pindahin”
13. Apakah dibuatkan berita acara dalam pemindahan arsip rekam medis tersebut?
“Untuk pemindahan si belum ada karena kan masih kita simpan, tidak kita hilangkan
jadi suatu saat pasien berobat masih ada, kalo pemusnahan pasti ada berita
acaranya”
14. Apakah semua arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto mengalami proses
pemusnahan?
“Enggak semua, arsip yang tidak boleh dimusnahkan kalo dalam rawat inap itu ada
namanya resume medis, disitu ada surat tanda kelahiran sama riwayat-riwayat
penyakit yang penting itu, itu tidak boleh dimusnahkan, itu harus disimpan, misalkan
pasien balik lagi tapi datanya sudah tidak ada ya paling kita simpan yang tadi”
15. Apakah rumah sakit Dr. Suyoto wajib menyerahkan arsip rekam medis kepada
lembaga terkait seperti ANRI atau Kementrian kesehatan?
“Enggak ya, jadi rumah sakit Dr. Suyoto dibawah Kementrian Pertahanan di satuan
kerja Pusrehab Kemhan paling kita hanya sebatas ngasihnyake situ aja, kalo untuk
kesana si enggak ya”
16. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan arsip di rumah sakit Dr.
Suyoto?
“Kendala yang paling terasa si ya sama tempat penyimpananya masih
kurang”
Damayanti, Amd
Draft Wawancara Penyusutan Arsip Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto
Nama Informan : Bapak Subana
Jabatan : Filling dan Pendistribusian Arsip
Waktu Wawancara : Kamis, 25 September 2017
1. Apa saja kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip rekam medis di
rumah sakit Dr. Suyoto?
“Secara umum memang untuk proses penyusutan arsip paling tidak kita harus
memilah dulu berdasarkan tahun yang selama disimpan minimal selama 5 tahun
untuk kemudian kita masukan ke ruangan tertentu untuk disimpan kurang lebih 2
tahun dan kemudian pengambilan data untuk dimusnahkan”
2. Apakah terdapat pedoman yang digunakan dalam proses penyusutan arsip rekam
medis di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Pedoman tetap ada dirumah sakit rumah sakit, jadi ada SOP karena disitu sudah
ada standar-standar yang harus dilaksanakan termasuk disini sudah ada SOPnya”
3. Apakah terdapat sosialisasi terhadap pegawai rekam medis terkait pedoman yang
digunakan dalam mengelola arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Ada, jadi disini khusus untuk petugas rekam medis. Ini diinformasikan kepada
semua petugas rekam medis”
4. Apakah terdapat pelatihan terhadap pegawai untuk mengelola arsip rekam medis?
“Pelatihan khusus untuk rekam medis tidak ada, tapi kan disitu yang dijaring SDM
yang mempunyai skill seperti D3 rekam medis tetapi untuk non rekam medis diberi
kegiatan seperti itu secara berulang dan nantinya akan bisa sendiri”
5. Berapa rata-rata arsip rekam medis yang dikeloa dan disimpan dalam sehari di rumah
sakit Dr. Suyoto?
“Kalo yang dikelola bisa sampai 600, tetapi untuk yang baru bisa sampai 300 tetapi
tetap mengacu ke pendaftaran”
6. Bagaimana penyimpanan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Penyimpanannya tidak jauh berbeda dengan rumah sakit yang lain, arsip rekam
medis dikategorikan nerdasarkan nomer rekam medisnya agar mudah dicari oleh
semua petugas rekam medisnya”
7. Bagaimana pengklasifikasian arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Klasifikasi disini dibagi menjadi rawat inap, rawat jalan, meninggal dan pasien
rehabilitasi terpadu, yaitu pasien dari TNI yang kecelakaan dalam dinas, semua
penyimpanannya mengacu kepada nomer rekam medis”
8. Apa saja sarana & prasarana yang disediakan untuk penyimpanan arsip rekam medis
di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Sarana dan Prasarana ya biasa ya seperti rak tapi disini yang bisa didorong dan
ketinggianya setinggi manusia jadi lebih efektif disamping itu juga ada komputer
untuk entri dan mencari data pasien, apabila ada masalah bisa terdeteksi, kemudian
ya ruang penyimpanan dengan AC”
9. Berapa suhu ruangan pada penyimpanan arsip rekam medis di rumah sakit Dr.
Suyoto?
“Suhu ruangan memang tidak ada yang tertulis secara baku sempai saat ini, ya
mungkin yang di sosialisasikan dari dulu ya kisaran 20-23derajat celcius karena kalo
terlalu panas atau terlalu dingin akan berpengaruh terhadap kertasnya”
10. Apakah terdapat standar yang digunakan dalam mengatur suhu ruangan penyimpanan
arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Sampai saat ini standar itu belum diumumkan atau diinformasikan baik melalui
SOP maupun rumah sakit suyoto itu sendiri”
11. Bagaimana penyusunan arsip rekam medis di gudang penyimpanan arsip rekam
medis?
“Jadi tetep penyusunannya berdasarkan nomer rekam medisnya, semua digabung
baru kemudian tahun arsip rekam medisnya, arsip itu dibuat”
“Tidak ada rak untuk digudang penyimpanan inaktif, jadi ya hanya ditaruh aja
dilantai”
“Untuk disana si pengaturan suhu g ada ya, yang penting g panas aja karena juga
arsip rekam medis disana setelah diambil data siap untuk dimusnahin”
12. Apakah dalam melakukan penyusutan arsip rekam medis sudah menggunakan JRA
(Jadwal Retensi Arsip)?
“Belum ada JRA secara spesifik ya, yang berdasarkan penyakitnya harus berapa
tahun disimpan, disini ya berdasarkan SOP rumah sakit aja cm tetep mengacunya ya
Permeskes itu”
13. Bagaimana menentukan masa simpan dari arsip rekam medis di rumah sakit Dr.
Suyoto?
“Jadi yang aktif kita simpan berdasarkan nomer rekam medisnya disitu akan
berurutan berdasarkan tahun masuk dan disimpan selama 5 tahun”
14. Apakah penyimpanan arsip rekam medis disesuaikan berdasarkan jenis penyakit dan
jenis rekam medisnya?
“Kalo jenis penyakitnya tidak, semua digolongkan berdasarkan nomor rekam
medisnya, jadi setiap pasien yang mendaftar akan mendapat nomor rekam medisnya
nah itu yang digolongkan”
15. Bagaimana proses pemilahan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Pemilahan berdasarkan tahunnya saja, contoh kemarin 2017 paling tidak yang
2011, 2010 kita singkirkan, kalo toh kita mendapatkan tahun yang lebih muda tetep
kita singkirkan dulu tahun yang lebih tua. Kalo ada 2012 kita pending dulu, syukur-
syukur masih ada tahun 2010, 2009. Intinya 5 tahun dari kunjungan terakhir”
“Biiasanya rawat inap dan meninggal masih dipending karena kebutuhan-kebutuhan
keluarga seperti klaim asuransi dan sebagainya”
16. Apakah dalam pemilahan arsip rekam medis tersebut harus di periksa satu persatu?
“Iya harus diperiksa satu persatu, karena disitu kan ada diagnosa. Jadi yang jelas
kita ambil dulu nama, nomer rekam medisnya dan diagnosa dokter, itu yang kita
amanin terlebih dahulu untuk rawat inap dan meninggal”
17. Apa saja kendala yang ditemui pada saat melakukan pemilahan arsip rekam medis?
“Kendalanya ya paling pada SDM nya karena kalo pasien lagi rame kita kekurangan
SDM, jadi tenaga kita masih kurang. Secara baku memang tidak ada jadwal untuk
melakukan kegiatan itu, ya sehabis kita selesai shift nanti gantian aja tetapi memang
semua petugas merasa berkewajiban untuk melakukan kegiatan tersebut”
18. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan arsip rekam medis?
“Kendalanya ya tenaga kerja yang masih terbatas untuk kegiatan penyusutan arsip”
“kemudian ruang penyimpanan juga terbatas karena semakin hari kan semakin
bertambah, jadi ya sebisanya aja nampung”
“Blm adanya JRA itu juga menjadi kendala karena acuannya ya 5 tahun simpan aja,
akibatnya ya suka terjadi masalah kalo arsip dipindahin dan dimusnahin karena
masih diperlukan tp sudah dimusnahin”
Subana
Draft Wawancara Penyusutan Arsip Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto
Nama Informan : Bapak M. Syahril
Jabatan : Staff Rekam Medis
Waktu Wawancara : Kamis, 25 September 2017
1. Apa saja kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip rekam medis di
rumah sakit Dr. Suyoto?
“Pertama-tama kita memilah-milah dulu ya dari tahun kunjungan terakhirnya, kita
lihat nanti kalo sudah 5 tahun kunjungan terakhirnya, kita taruh dilemari inaktif.
Proses pemilahannya kita pilih satu persatu berdasarkan waktu kunjungan
terakhirnya”
2. Apakah terdapat pedoman yang digunakan dalam proses penyusutan arsip rekam
medis di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Ada pedomannya, SOP nya semua karyawan diberikan SOP tergantung bagiannya”
3. Apakah terdapat sosialisasi terhadap pegawai rekam medis terkait pedoman yang
digunakan dalam penyusutan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Ada paling breafing dari Datinnya ( Data dan Informasi) ke kordinator rekam
medis, nanti dijelasin lagi bagaimana teknisnya, nanti dikumpulin lagi semuanya”
4. Apakah terdapat pelatihan terhadap pegawai untuk melakukan kegiatan penyusutan
arsip rekam medis?
“Belum ada, tapu perlu si buat nambah wawasan juga”
5. Berapa arsip rekam medis yang dikeloa dan disimpan dalam sehari di rumah sakit Dr.
Suyoto?
“Kalo yang dikelola si bisa sampai 600 tapi untuk yang pendaftaran baru aja si bisa
300-400 arsip rekam medis perhari campur rawat inap dan rawat jalan”
6. Bagaimana menentukan masa simpan dari arsip rekam medis di rumah sakit Dr.
Suyoto?
“Biasanya kalo selesai berobat kita ambil, kita catat, kita entri dulu diagnosanya
kemudian kita taruh belakang untuk jangka waktu 5 tahun”
7. Apakah ada waktu khusus untuk melakukan pemilahan arsip rekam medis?
“Sebisanya aja pas abis shif, nanti kalo udah ada jadwal ya kita kerjain”
8. Apakah semua arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto mengalami proses
pemusnahan?
“iya semua, tetapi untuk rawat inap dilihat dulu diagnosanya takutnya berkelanjutan
nanti kita simpan resume medisnya sama nomer rekam medisnya, kalo berkas sudah
dimusnahkan kita cek dikomputer”
9. Bagaimana proses pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?
“Jadi arsip aktif yang sudah disimpan selama 5 tahun itu menjadi inaktif nah kita
pindahin dulu kebelakang, kalo sudah dipisahin baru kita bakar dan harus ada berita
acara pemusnahan arsip rekam medisnya”
10. Apakah ada pembuatan berita acara dalam pemusnahan arsip rekam medis?
“Ada berita acaranya, jadi kita nunggu berita acara pemusnahannya, kalo
sudah ada, sudah ditandatangi dari atasan baru kita laksanain”
“iya disaksikan oleh pihak rumah sakit, biasanya kordinator rekam
medisnya”
11. Apa saja arsip rekam medis yang mengalami proses pemusnahan arsip?
“Data pesiennya, data kunjungannya sama hasil laboratorium dengan satu
syarat resume medisnya disimpan takutnya ada hak waris yang memerlukan.
Untuk rawat inap saja yang dibuatkan resume medisnya”
12. Apakah terdapat standar waktu yang jelas dalam kegiatan pemusnahan arsip?
“Belum ada si, belum ada ketentuan khusus biasanya si setahun sekali, nunggu
banyak dulu biar sekalian dimusnahinnya, soalnya kan alatnya bisa sampai 1 ton
untuk sekali bakar”
13. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan arsip rekam medis?
“Waktu pegawainya si, kan harus bergantian, tergantung shif aja, selesai shif baru
bisa dikerjain”
“Kemudian tempat penyimpanannya dan raknya juga masih kurang”
M. Syahril
LEMBAR OBSERVASI
KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT Dr. SUYOTO
Tanggal Lokasi Pengamatan Hasil Pengamatan
19 Juli 2017
Ruang Penyimpanan Arsip
Rekam Medis Aktif &
Gudang Penyimpanan Arsip
Rekam Medis Inaktif
1. Penulis melakukan pengamatan
terhadap SDM pengelolaan arsip
rekam medis bahwa SDM masih
terbatas dan bukan berlatar belakang
dari bidang kearsipan. Walaupun
demikian SDM tersebut mempunyai
pengalaman karena sudah adanya
pengarahan yang berulang untuk
melakukan kegiatan tersebut.
2. Penulis melakukan pengamatan
terhadap penyimpanan arsip rekam
medis, penulis mengetahui bahwa
sistem penyimpanan yang digunakan
oleh rumah sakit Dr. Suyoto
berdasarkan nomer rekam medisnya.
Selain sistem penyimpanannya,
peneliti juga melihat bahwa azas
yang digunakan oleh rumah sakit Dr.
Suyoto adalah menggunakan azas
sentralisasi, karena arsip di simpan
satu unit yaitu unit rekam medis.
3. Dalam observasi yang dilakukan
penulis menanyakan tentang
penambahan sarana dan prasarana.
Dalam observasi ini penulis
mendapatkan informasi pengajuan
ruangan penyimpanan serta
penambahan alat penyimpanan arsip
rekam medis seperti rak dan lemari
arsip.
4. Penulis melakukan pengamatan
tehadap pemusnahan arsip rekam
medis, pemusnahan ini dilakukan
oleh pihak rumah sakit Dr. Suyoto
dengan pegawai yang melakukannya
yaitu Yuda dan Muhammad Syahril.
5. Perlengkapan penyusutan arsip
rekam medis
Satu unit computer dalam kondisi
baik dan layak pakai
Daftar petelaan Arsip Rekam
medis yang akan dimusnahkan
Lemari terbuka 8 unit, Rak
dorong 15 unit dalam kondisi
baik.
Alat pemusnah arsip rekam medis
Incinerator 2 unit.
Jakarta, 18 Desember 2017
Damayanti, Amd
BIODATA PENULIS
DIMAS SATRIO. Lahir di Jakarta, 12 april 1994. Anak
pertama dari dua bersaudara dari pasangan ayahanda Satum dan
ibunda Masudah. Penulis beralamat di Jl. Mawar 2 No. 50
RT/RW 006/014, Kelurahan Bintaro, Kecamatan Pesanggrahan,
Jakarta Selatan. Pendidikan yang ditempuh oleh penulis, antara
lain: TK R.A Pembina Bintaro, kemudian penulis melanjutkan
pendidikan di SDN 08 PG Bintaro (2000-2006). Setelah lulus,
penulis, melanjutkan pendidikan di SMP N 19 Jakarta (2006-2009). Kemudian melajutkan
pendidikan di SMK N 18 Jakarta (2009-2012) mengambil jurusan akuntansi. Pada tahun
2013 penulis melanjutkan pendidikan S1 dengan mengambil Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi, di Fakultas Adab dan Humaiora (FAH) Universitas Islam Negeri
(UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, dan menulis skripsi yang berjudul “Pelaksanaan Kegiatan
Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus pada Rumah sakit Dr. Suyoto”. Pada tahun
2016 penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di ExxonMobil Inc, melaksanakan
Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Legok Sukamaju, Kabupaten Tangerang (2016). Anggota
muda dari organisasi pecinta alam dan aktivis lingkungan Indonesia yaitu Vanaprastha. Pada
bulan Juli tahun 2017 mewakili Indonesia bersama dengan Pramuka dalam program Promosi
Indonesia Pada Puncak-Puncak Dunia mengibarkan bendera merah putih di Puncak Gn.
Kinabalu Malaysia.