Pelan Strategik ICT (ISP) (2012-2016)ptg.perak.gov.my/contents/wargajabatan/PELAN_STRATEGIK... · Web viewPerkhidmatan Awam Malaysia memainkan peranan penting di dalam menyahut cabaran

Pelan Strategik ICT (ISP) (2011-2016)

Pentadbiran Tanah Negeri Perak

Pelan Strategik ICT (ISP) (2011-2016)Pentadbiran Tanah Negeri Perak

1. PENGENALAN

Perkhidmatan Awam Malaysia memainkan peranan penting di dalam

menyahut cabaran mempertingkatkan daya saing dan daya tahan negara

berikutan perubahan persekitaran ekonomi dalam negara dan di peringkat

antarabangsa. Sehubungan itu, Kerajaan memberikan tumpuan kepada

usaha untuk menyediakan kemudahan sistem dan perkhidmatan berkualiti

tinggi melalui sistem yang cekap dan berkesan.

Bagi mencapai tujuan ini, satu perancangan rapi di peringkat pusat telah

dilaksanakan oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan

Malaysia (MAMPU) di mana Pelan Strategik Teknologi Maklumat Sektor

Awam (PSTM) atau Public Sector ICT Strategic Plan (ISP) telah dilancarkan

pada Ogos 2003. Susulan itu, semua agensi Kerajaan diarahkan untuk

menyediakan dan memperkemaskan ISP masing-masing bersesuaian

dengan hala tuju dan objektif strategik organisasi dan juga selaras dengan

ISP Sektor Awam.

Oleh itu, Pentadbiran Tanah Negeri Perak telah mengambil langkah ke arah

membangunkan ISPnya bagi menyediakan satu pelan induk ICT yang akan

memastikan perancangan dan pelaksanaan ICT adalah selaras dengan

keperluan strategi bisnes pentadbiran tanah dan memenuhi keperluan

semasa dan jangka panjang selain menyokong visi ICT Sektor Awam.

1



1.1.LATARBELAKANG

ISP ini merupakan Masterplan yang dibangunkan untuk menyokong pelan

pemodenan Pentadbiran Tanah Negeri agar perancangan dan

pembangunan ICT selari dengan perancangan dan perlaksaan program

dan aktiviti yang dirancang. Pada masa yang sama, pelan tersebut akan

menyokong visi ICT Sektor Awam yang dilaksankan oleh Unit

Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).

ISP ini juga digubal berasaskan Manual Prosedur Kerja, Fail Meja,

Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Pejabat Pengarah Tanah Dan Galian

(PTG) serta 17 Pejabat Daerah Dan Tanah bersama dengan dokumen lain

yang berkaitan.

1.2.RASIONAL

Tujuan ISP ini digubal adalah untuk :

1.2.1. Memperjelaskan halatuju pembangunan dan penggunaan ICT

Pentadbiran Tanah bagi tempoh 5 tahun akan datang (2011-2016);

1.2.2. Menyediakan satu pelan perlaksanaan ICT yang terancang dan

sistematik;

1.2.3. Mewujudkan sistem pemantauan dan penilaian dalam pengurusan

dan penyediaan kemudahan ICT sebagai khidmat sokongan dan

1.2.4. Menjadi sumber rujukan untuk mempertingkatkan sistem

penyampaian perkhidmatan melalui pembudayaan ICT

2



2. PROFAIL BTM

2.1.VISIPemangkin kepada merealisasikan visi pentadbiran tanah menerusi kaedah

yang unik dan inovatif sesuai dengan persekitaran pentadbiran tanah.

2.2.MISIMisi ICT adalah seperti berikut:

Menjadikan ICT sebagai teras utama kepada perkhidmatan dan

penyampaian yang efisien dan efektif; dan

Membudayakan ICT sepenuhnya dalam setiap aktiviti di pentadbiran

tanah.

Misi ICT yang di rumus oleh Pentadbiran Tanah adalah sejajar dengan

misi ICT Sektor Awam Malaysia iaitu:

Menyediakan perkhidmatan elektronik yang cekap, cepat, berkualiti

dan selamat;

Menggunakan ICT dan multimedia bagi mempertingkatkan produktiviti

sektor awam;

Mempermudah perkongsian sumber dalam kalangan agensi-agensi

Kerajaan; dan

Mengutamakan pelanggan dalam penyampaian perkhidmatan.

3



2.3.TERAS STRATEGIK ICTTeras Strategik ICT akan menjadi garis panduan dalam pelaksanaan ICT

didalam Pentadbiran Tanah adalah seperti berikut:

ICT dapat membantu pentadbiran tanah dalam membuat

perancangan dan pelaksanaan Pelan Strategik jabatan.

ICT dapat menggalakkan perkongsian maklumat untuk memperbaiki

dan melengkapkan pelaksanaan kerja di pentadbiran tanah.

ICT sebagai medium transformasi dalam meningkatkan sistem

penyampaian jabatan kepada pelanggan dengan lebih berkesan.

ICT menawarkan perkhidmatan yang berkualiti dan pantas melalui

penggunaan teknologi yang bersesuaian.

ICT sebagai sumber maklumat bagi memenuhi keperluan pelanggan

untuk memperolehi informasi terkini.

ICT sebagai alat yang membantu pentadbiran tanah lebih berdaya

maju dengan penyediaan data dan maklumat yang cepat dan tepat.

ICT sebagai sumber perkongsian maklumat dan integrasi antara

agensi.

2.4.PERANAN BTMBahagian Teknologi Maklumat PTG berperanan untuk:

2.4.1. Merancang,menyelaras dan melaksanakan Perancangan Strategik

ICT jabatan bagi PTG dan 17 Pejabat Daerah dan Tanah (PDT).

4



2.4.2. Membangun dan menyelenggara sistem aplikasi mengikut keperluan

jabatan.

2.4.3. Menyediakan perkhidmatan penyelenggaraan dan bantuan teknikal

peralatan, perisian dan keselamatan ICT.

2.4.4. Menyediakan khidmat pengurusan sistem rangkaian.

2.4.5. Latihan ICT teknikal dan kakitangan.

2.5.STRUKTUR ORGANISASISeperti di Lampiran 1

2. PERSEKITARAN ICT SEMASA

BTM diamanahkan dalam semua aspek pengurusan ICT dan senarai aplikasi-

aplikasi ICT utama yang didalam jagaan adalah:

Bil Sistem Tujuan

1 Portal Pentadbiran

Tanah

Web interaktif bagi PTG dan 17 PDT

eCarian

ePayment

eDokumen

2 E-Hadir Merekod kehadiran kakitangan jabatan, rekod @

mohon cuti, pengiraan kerja lebih masa.

3 Speks Pengurusan kewangan negeri

4 HRMIS Pengurusan maklumat sumber manusia

5 e-Aduan Penerimaan dan menjawab aduan umum

6 e-Survey Kepuasan pelanggan

7 e-Setinggan pengurusan maklumat setinggan

8 e-Ruang udara pengurusan lesen ruang udara ( Iklan dan lain-lain

5



lagi )

9 Sistem Pentadbiran

Hasil Tanah (SPHT)

Pengurusan hasil tanah negeri

10 E-Benar Memproses permohonan melepas sekatan

kepentingan untuk tujuan pindahmilik dan gadaian

11 Sistem Pentadbiran

Tanah Berkomputer

(SPTB)

Pengurusan maklumat hakmilik dan merekod

transaksi yang berlaku ke atas hakmilik

12 e-MMK Fasa 1 Sistem janaan kertas mesyuarat untuk dibawa ke

Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri (Bah.

Perumahan dan Industri)

13 e-Bahan Batu Permohonan Permit Bahan Batu

14 e-LMS Pengurusan Lesen Tumpangan Sementara

15 Sistem Pemantauan

Perumahan dan

Industri

Memproses dan memantau proses pelepasan

kuota bumiputera

16 E-akses Fasa 1 CCTV dan Thumb Print bilik kebal dan bilik server

17 SPTB Biometrik Penggunaan biometrik dalam urusan geran

18 Pangkalan Data

Geospatial Tanah

(PDGT) fasa 1

Menyimpan lapisan-lapisan GIS untuk pelbagai

kegunaan dan fasa 1 bagi lapisan pelan hakmilik

sementara.

6



3. HALA TUJU PENGURUSAN ICT

Hala tuju ICT yang strategik perlu sejajar dengan bisnes agar inisiatif ICT dapat

merealisasikan visi dan misi pentadbiran tanah. Oleh itu, hala tuju ICT yang

dirangka merangkumi visi, misi, teras strategik dan peluang inisiatif yang dikenal

pasti mampu untuk menyokong hala tuju bisnes pentadbiran tanah kelak

3.1.PELUANG BARU ICT

Peluang-peluang ICT yang dikenal pasti akan melibatkan pembangunan

aplikasi baru dan penambahbaikan kepada aplikasi sedia ada. Pemetaan

peluang ICT pentadbiran tanah dengan rangka kerja peluang ICT

menunjukkan pelbagai aplikasi dan penyelesaian teknologi dapat menyokong

perkhidmatan teras, operasi harian dan keperluan pihak pengurusan serta

pihak berkepentingan digambarkan seperti di Lampiran 2.

Strategi ICT yang dirangka bagi tempoh 2012-2016 untuk merealisasikan

persekitaran bersepadu ICT terdiri daripada inisiatif-inisiatif berikut .

Community Application

Agency Specific Application

Enterprise Wide Application

Knowledge Bank

Pengukuhan Infrastruktur ICT

Pengukuhan pembudayaan dan persekitaran ICT (enabling environment)

7

3.2. INISIATIF BARU3.2.1. Commmunity Application

Bil Aplikasi keterangan

1 Title Online Info

&

Kiosk

Kemudahan orang awam untuk mendapatkan

maklumat hakmilik tanah secara berpusat seperti

:

Cetakan bil

Penyata pembayaran

Pembayaran online

Maklumat ringkas hakmilik

Kemudahan memohon pertukaran alamat

ke atas bil cukai tanah.

2e-Benar Online

Kemudahan yang disediakan kepada orang

awam untuk membuat permohonan kebenaran

pindahmilik dan gadaian secara online di mana-

mana sahaja

3Portal Penambahbaikan medium pembayaran dan

serahan online

60

8

3.2.2. Aplikasi Dalaman (Agency Specific Application)


1 e-Benar (strata) Sistem ini merupakan

penambahbaikan keatas sistem e-

benar sedia ada dengan penambahan

kepada hakmilik strata.

Sistem ini akan berintegrasi dengan

sistem SPTB dan SPHT.

2 Sistem Pendaftaran

Hakmilik Strata.

Sistem pendaftaran hakmilik strata

dibuat secara berkomputer.

Cetakan hakmilik berkomputer akan

dikeluarkan mengikut petak.

Penyimpanan data maklumat pemilik

dan transaksi akan disimpan di dalam

pangkalan data.

3 Sistem Pengurusan

mesyuarat

Sistem ini akan merangkumi perkara-

perkara berikut:

Penyediaan jadual mesyuarat.

Maklumat tempat (bilik) mesyuarat

digunakan supaya tiada

pertindihan tempat.

Pemberitahuan mesyuarat kepada

pegawai/kakitangan yang terlibat

melalui emel.

Penyediaan senarai kehadiran.

9

4 e- Ruang udara

(strata)

Sistem telah ada tetapi tidak

digunakan.

Penambahbaikan perlu dilakukan

untuk bahagian strata.

5 e- penguatkuasaan

(strata)

Sistem telah ada tetapi tidak

digunakan.

Penambahbaikan perlu dilakukan

untuk bahagian strata.

6 Salinan sah di PTG

bagi kegunaan

Bahagian

Pendaftaran.

Kemudahan kepada orang awam

untuk mendapatkan salinan sah tanpa

perlu ke Pejabat Tanah.

7 SPHT Penambahbaikan dari segi capaian

pertanyaan maklumat hakmilik untuk

kemudahan semakan di Bahagian

Hasil.

Pembetulan alamat secara berpusat

Memperkemaskan modul deposit.

Mempertingkatkan sekuriti kaunter

hasil iaitu :

Kawalan mod lewat/biasa

Cetakan Logoff bagi

menggantikan mesin audit roll

8 SPTB Biometrik Pengecaman cap jari dilakukan

10

sebelum mengakses sistem SPTB

Menyimpan cap jari pemilik dan

penyerah bagi urusan pindah milik

tanah dan kes hakmilik hilang

9

eMMK (Fasa 2)

Aplikasi ini merupakan penambahbaikan

kepada sistem sedia ada pada Fasa 1

yang dapat membantu mengurus

maklumat dan memperluaskan proses

permohonan tanah dari peringkat daerah

secara keseluruhan merangkumi urusan-

urusan seperti di bawah;

Memperbaharui tempoh pajakan

tanah

Perwartaan

Rayuan Keputusan MMKN

Rayuan Premium/ Premium

Tambahan

Lanjutan Tempoh Bayaran Premium

Pindaan Pelan

Pemecahan Tanah Ladang

Izinlalu TNB Seksyen 16(2) Akta

Bekalan Elektrik

Perlombongan Seksyen 81 Enakmen

Mineral (Perancangan ada, tiada

pelaksanaan)

Menambah baik sistem pengurusan

11

keputusan MMK bagi memudahkan

tujuan mendapatkan laporan statistik

secara efektif.

10e-Zone

(Jawatankuasa

Zon)

Aplikasi ini merupakan sistem

baru:

Proses permohonan mendapatkan

kelulusan MB melalui

jawatankuasa zon bagi

permohonan yang tidak bertindih.

11

e-Tanah Lapang

Aplikasi ini merupakan sistem baru:

Proses pengumpulan maklumat status

tanah lapang kerajaan yang direzabkan

untuk pembangunan masa depan seperti

pengumpulan, mengenalpasti,

merancang, mewartakan, memelihara

dan menguruskan (upkeep) kawasan

lapang.

(Proses aliran kerja semasa adalah

daripada PBT terus ke PTG)

12

e-Warta


Proses kerja penyediaan untuk

12

pewartaan merangkumi urusan-urusan

seperti di bawah;

tanah rancangan (kawasan

penempatan berkelompok)

tanah rancangan (tujuan awam)

13

e-Rezab


Proses permohonan di bawah kategori

rezab

Rezab Tanah Melayu

Pembatalan Tanah Simpanan

(Rezab) – Seksyen 64 KTN Akta

56/1965

Proses Kerja

Penyimpanan(Perezaban)

Tanah Kegunaan Awam

14

e- Lesen

Penjelajahan

Seksyen 14


Prosedur permohonan untuk Lesen

Penjelajahan

13

15

Sistem Pengurusan

fail

Sistem ini bertujuan bagi memantau,

merekod pergerakan fail dan dokumen

supaya pengguna dapat mengetahui

kedudukan fail sama ada di peringkat

bawahan, pertengahan dan atasan.

Sistem ini juga dapat menjimatkan masa

dalam pencarian fail dan mengurangkan

kehilangan fail.

16 Sistem Temujanji

dan Pergerakan Menguruskan waktu temujanji antara

pegawai, kakitangan dan orang awam.

17 Sistem Tempahan Kawalan tempahan bilik mesyuarat dan

kenderaan jabatan.

18E-sensor

Sistem ini diwujudkan untuk mengesan

pergerakan kenderaan yang terlibat

dengan usaha bahan batu.

19

Sistem

Perpustakaan Sistem ini diwujudkan bagi

menyenaraikan buku-buku yang terdapat

di dalam perpustakaan dan menyediakan

tempahan pinjaman buku tersebut. Selain

daripada itu ianya dapat merekod urusan

14

pinjaman buku berkenaan.

20 Sistem Data

(Doket)

Megesan doket yang sah dan

menentukan kepunyaan doket melalui no.

siri.

3.2.3. Aplikasi Enterprise Wide

Bil Aplikasi keterangan Bil

1 Video

Conferencing dan

VOIP

Sistem ini dapat

membantu jabatan

berkomunikasi

secara online di

antara kakitangan

jabatan-jabatan

yang berkaitan

tanpa perlu hadir

ke pejabat

berkenaan. Sistem

ini juga membantu

proses

pembelajaran

diantara

kakitangan yang

berkenaan.

2 GIS (public) Semakan

maklumat geografi

15

tanah untuk

semakan orang

awam

3.3.Pewujudan Bank Pengetahuan MKM (Knowledge Bank)

Bank Pengetahuan Pentadbiran Tanah adalah sistem yang digunakan

bagi menyokong persekitaran proses integrasi di antara aplikasi-aplikasi

di PTG dan 17 PDT. Ia juga menyokong perkongsian maklumat untuk

penambahbaikan produktiviti dan peningkatan kecekapan keseluruhan di pentadbiran

tanah negeri.


1 Sistem

Integrasi

Aplikasi Tanah

(SIAP)

Integrasi dengan semua aplikasi dan modul ICT

yang boleh digunakan secara bersama bagi

tujuan:

Perkongsian data

Laporan

Semakan

Profail tanah

Perancangan

3.4.Pengukukan Infrastruktur ICTBagi memastikan segala aplikasi dan sistem yang bakal dibangunkan

atau yang ditambahbaik dapat berfungsi dengan lancar dan memenuhi

keperluan pentadbiran tanah, infrastruktur ICT yang sedia ada perlu

ditambah baik. Infrastruktur yang sedia ada sudah tidak dapat lagi

menampung keperluan semasa mahupun yang akan datang. Antara

penambahbaikan yang diperlukan dengan segera adalah seperti berikut:

16

Keperluan rangkaian jalur lebar yang lebih tinggi bagi memenuhi

keperluan jabatan-jabatan berkaitan;

Penukaran perkakasan ICT yang terkini mengikut peredaran masa dan

teknologi.

Keperluan kepada Disaster Recovery Facility (DRF) yang akan

memastikan operasi yang berterusan dan juga mengurangkan

gangguan kepada system yang sedia ada dan juga akan datang.

Perisian yang ‘Genuin’ bagi memastikan sokongan dari pihak

pengeluar pengisian.

3.5.Pengukuhan Pembudayaan dan Persekitaran ICT (Enabling Environment)Peringkat permulaan pelaksanaan inisiatif ICT, aspek pembudayaan ICT

perlu diberikan penekanan sewajarnya dan pemantapan penggunaan ICT

secara strategik perlu dipertingkatkan. Tujuan pengukuhan pembudayaan

dan persekitaran ICT (enabling environment) untuk memastikan

persekitaran yang kondusif.

Antara faktor kegagalan projek pengkomputeran adalah berpunca

daripada persekitaran pembudayaan ICT yang lemah yang tidak

menyokong pelaksanaan inisiatif yang dilaksanakan. Ini termasuklah

kepimpinan dan koordinasi, personel dan

17

budaya kerja, polisi dan garis panduan perlu dimantapkan untuk

pembentukan persekitaran yang sesuai dalam mendorong pembangunan

dan penggunaan ICT.

Objektif strategik ICT PTG yang telah dirancang adalah:

a. Mempertingkatkan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan dan

stakeholder melalui penambahbaikan dan penyeragaman infrastruktur

dan aplikasi ICT;

b. Memastikan pembudayaan ICT yang berterusan melalui program

kesedaran (awareness program) terhadap aplikasi yang sedia ada

atau bakal dibangunkan, melalui kaedah yang lebih interaktif seperti

mesra pengguna, manual pengguna, polisi-polisi berkaitan ICT dan

sebagainya.

c. Mempertingkatkan Knowledge Management (KM) untuk memantapkan

dan memperluaskan perkongsian pengetahuan, pengalaman dan

amalan terbaik;

d. Mempertingkatkan latihan teknikal yang membolehkan pengguna

berupaya mengendalikan sistem yang terdapat di PTG.

e. Membangun dan memperkukuhkan aplikasi strategik ICT dalam

menyokong hala tuju dan fungsi-fungsi utama

f. Memperkukuhkan tadbir urus ICT dalam mempertingkatkan

penyampaian perkhidmatan; dan

g. Mempertingkatkan kompetensi ICT dalam menyediakan perkhidmatan

yang lebih efektif.

18

4. STRATEGI PERLAKSANAANPelaksanaan keseluruhan inisiatif ICT dirangka untuk jangka masa lapan

(5) tahun. Pelaksanaan secara berperingkat dicadangkan supaya sejajar

dengan kapasiti dan keupayaan tenaga kerja MKM dan mengambil kira

proses persediaan spesifikasi teknikal sistem, pengurusan perubahan

(Change Management) dan Business Process Re-Engineering (BPR).Pelan

Strategik ICT(ISP)(2008-2015)

4.1.Faktor kejayaan kritikalDi antara faktor kejayaan kritikal bagi menentukan kejayaan

perlaksanaan setiap inisiatif ICT adalah seperti berikut :

Penyertaan, kerjasama dan sokongan dari pihak pengurusan atasan

serta jabatan-jabatan berkaitan seperti memberi idea-idea yang bernas

dan menyokong dari segi kewangan untuk program-program ICT yang

hendak dilaksanakan.

Membudayakan pengkomputeran diperingkat awalan bagi

menyediakan modal insan yang celik ICT.

Menyediakan polisi ICT yang berkaitan sebagai panduan dalam

menentukan halatuju organisasi jabatan berkaitan.

Kerjasama dan kesefahaman di antara jabatan-jabatan yang berkaitan.

Penyelidikan dan pembangunan dalam melancarkan program ICT

dengan memgambil kira aplikasi teknologi terkini.

Memperolehi dan memastikan sumber yang mencukupi dari segi

tenaga kerja, sistem, struktur dan teknologi secara optimum.

Responsif kepada persekitaran dengan menunjukkan adaptibiliti dan

fleksibiliti dalam menangani perubahan bagi memastikan pertumbuhan

berterusan dan menyumbang kepada jabatan.

Pengurusan berkesan bagi semua projek-projek ICT.

Pengurusan ke atas faktor-faktor luar kawalan seperti rangkaian dan

keselamatan.

19

4.2. ’Timeline’ Perlaksanaan.Kesemua inisiatif yang dirancang akan disusun dalam tempoh pelan

strategik yang dicadangkan dan berdasarkan keutamaan serta bajet yang

yang ada. Bagi pengukuhan infrastruktur, latihan dan keselamatan akan

dijalankan seiring perlaksanaan dalam tempoh 5 tahun.

5. PENUTUPPelan strategik ini merupakan masterplan yang dibangunkan untuk

menyokong pelan pemodenan Pentadbiran Tanah bagi tempoh 5 tahun

akan datang (2011-2016) agar perancangan dan pembangunan ICT dapat

dimanfaatkan sepenuhnya.

20

Documents

Pelan Strategik ICT (ISP) (2012-2016)ptg.perak.gov.my/contents/wargajabatan/PELAN_STRATEGIK... · Web viewPerkhidmatan Awam Malaysia memainkan peranan penting di dalam menyahut cabaran