Pelan Strategik ICT Majlis Perbandaran Ampang Jaya

Pelan Strategik Teknologi Maklumat & Komunikasi MPAJ | 1

1.0 PENDAHULUAN

Pelan Strategik Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) ini disediakan

bagi membantu Majlis Perbandaran Ampang Jaya (MPAJ) dalam merangka

dan menentukan arah tuju agensi dalam pelaksanaan projek-projek ICT bagi

memenuhi keperluan pengguna, pelanggan dan pengurusan atasan Majlis

dalam merealisasikan konsep kerajaan elektronik.

1.1 Objektif

Objektif penyediaan dokumen ini adalah bagi memberi panduan dalam

pelaksanaan projek-projek ICT di MPAJ bagi tempoh lima (5) tahun.

Penyediaan pelan strategik teknologi maklumat dan komunikasi ini

menggunakan metodologi yang mempunyai langkah-langkah standard

terdiri dari empat (4) peringkat utama iaitu :

Peringkat 1 : Analisa Persekitaran Fungsi Organisasi;

Peringkat 2 : Analisa Persekitaran ICT;

Peringkat 3 : Membangunkan Strategi ICT; dan

Peringkat 4 : Membangunkan Pelan Pelaksanaan (Implementasi)

1.2 Skop

Pelan Strategik Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) adalah pelan

yang dibangunkan oleh Majlis Perbandaran Ampang Jaya (MPAJ) sebagai

panduan kepada arah tuju dan pelaksanaan projek sistem maklumat di

agensi. Pelan ini dapat merangka langkah-langkah penjimatan

pelaksanaan projek ICT di samping memberi keutamaan dalam memenuhi

keperluan pihak pengurusan atasan dan operasi.


Pelan ini akan menjadi panduan bagi mengenalpasti sebarang inisiatif

strategik yang akan disokong oleh sistem aplikasi, teknologi dan fungsi

utama agensi. Pelan Srategik ICT mengandungi beberapa elemen yang

menggerakkan pembangunan dan pelaksanaan pelan tersebut :

� Susunatur Fungsi Agensi;

� Mewujudkan ruang komunikasi, berkongsi pemahaman berkaitan

teknologi dan fungsi utama agensi, serta mengintegrasikan fungsi utama

dengan proses perancangan ICT; dan

� Dengan jelas membantu dalam mewujudkan impak dalam pelaksanaan

projek ICT.

VISI

� Mewujudkan pelan strategik yang praktikal dan mampu memenuhi

kehendak pengurusan atasan, pengguna dan pelanggan di samping

menghasilkan produk ICT yang mampu memberi impak kepada MPAJ

dalam tempoh lima (5) tahun pelaksanaannya.

PERUNTUKAN DAN NILAI

� Memahami nilai perbelanjaan semasa dan peruntukan sumber ICT; dan

� Mengubahsuai perbelanjaan berpandukan keutamaan MPAJ.

MEMBOLEHKAN (Enabling)

� Mengenalpasti ruang bagi mempraktikkan teknologi dan gaya terkini

yang mempunyai potensi dalam mewujudkan perbezaan yang berdaya

saing serta memberi kelebihan dari sudut operasi.

PENTADBIRAN DAN KEBOLEHAN

� Mewujudkan sumber dan tanggungjawab yang teratur bagi produk-

produk ICT untuk pengurusan yang menyeluruh dalam organisasi; dan


� Mengenalpasti kecekapan yang diperlukan bagi mencapai matlamat

yang digariskan.

TINDAKAN DAN PENGUKURAN

� Mencipta model penilaian dan mengutamakan inisiatif yang dapat

menggalakkan usaha dan pelaksanaan projek ICT di kalangan anggota

MPAJ; dan

� Menyediakan cara sistematik dalam menentukan pelaburan yang paling

strategik serta memastikan MPAJ bersedia bagi membangun dan

mengimplementasi cara tersebut dalam bentuk yang paling efektif dan

cekap.

2.0 PANDANGAN MENYELURUH STRATEGIK ICT

Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) adalah satu jentera utama

(powerful tools) bagi mempertingkatkan tahap penyampaian perkhidmatan

kerajaan, menggalakkan peluang pembangunan ICT dan meningkatkan daya

saing di peringkat pasaran global. Aplikasi ICT memerlukan pemikiran strategik

sama seperti strategi kewangan, strategi sumber manusia dan stategi

persekitaran. Strategi adalah corak misi, objektif, polisi dan pelan utilisasi sumber

yang dinyatakan dalam bentuk yang mampu menggambarkan fungsi utama

sesuatu agensi dan sasaran matlamat yang perlu dicapai oleh agensi

berkenaan dalam satu tempoh masa tertentu. Oleh yang demikian, strategi dan

wawasan agensi adalah amat berkait rapat. Suatu kenyataan strategi yang

lengkap akan mendefinisikan :

� Perkhidmatan dan pelanggan;

� Segmen pelanggan yang mana perkhidmatan perlu direkabentuk;

� Saluran capaian kepada pelanggan;

� Pengurusan kewangan bagi pelaksanaan operasi;


� Objektif perkhidmatan; dan

� Imej yang hendak dipaparkan kepada pelanggan.

Strategi ICT bertujuan untuk menyelaraskan aplikasi ICT dengan

keseluruhan strategi organisasi. Ia turut bertujuan untuk merancang pelaburan

kritikal ICT dalam persekitaran yang kompleks dan sentiasa pesat berubah. Ia

menilai keperluan dan peluang strategik bagi aplikasi ICT, justifikasi pelaburan,

serta merancang transaksi dan migrasi yang berkaitan dengan ICT.

Secara umumnya, objektif sesuatu strategi ICT adalah :

� Menetapkan arah tuju ICT yang jelas berasaskan keperluan fungsi agensi;

� Menyesuaikan kebolehan dan penyampaian ICT bagi bertindak balas

terhadap keperluan fungsi agensi; dan

� Mengenalpasti pendekatan dan pilihan yang bersesuaian untuk aplikasi,

organisasi dan infrastruktur.

2.1 Mengapa MPAJ Memerlukan Pelan Strategik ICT

Senario perkembangan pesat ICT dan kemajuan teknologi terkini

telah menukar proses dan struktur operasi harian agensi kerajaan,

membentuk hubungan baru antara agensi-agensi kerajaan dan pesaing,

serta boleh mengakibatkan proses transformasi organisasi.

Pelan Strategik ICT akan memberi penyelesaian dalam menyelaras

semula keperluan operasi strategik sesuatu agensi dengan perancangan

peruntukan pelaksanaan aplikasi teknologi. Proses pelarasan ini mudah

untuk dicapai sekiranya ICT telah menjadi agen perubahan kepada satu

atau lebih proses kerja fungsi yang bersilang (cross-functional business

processes). Pengaruh asas antara kepakaran strategi operasi dengan

kepakaran strategi ICT adalah hubungan dinamik antara “requirement


push” dan “technology pull”. “Requirement push” adalah spesifikasi

keperluan maklumat dan proses yang diperlukan oleh operasi utama

agensi. Walau bagaimanapun, kelebihan daya saing yang sebenar lazim

diperolehi melalui “technology pull”. Ianya terjadi apabila operasi utama

agensi didedahkan dengan peluang yang diperolehi melalui

pemahaman berkaitan kebolehan teknologi. Pendedahan terhadap

kelebihan teknologi maklumat telah melahirkan konsep layan diri,

pertukaran data yang menggunakan konsep perkongsian maklumat,

serta pelaksanaan eBusiness dan eCommerce.

Secara rumusannya, Pelan Strategik ICT dapat membantu MPAJ :

� Mengaplikasi ICT secara kreatif bagi memperolehi kelebihan dari

sudut daya saing dan sokongan terhadap strategi operasi utama;

� Memastikan pelaburan ICT efektif dari sudut kos (cost-effective) dan

faedah diukur berasaskan perancangan matlamat dan peruntukan;

� Mengawal perbelanjaan ICT;

� Melindungi pelaburan ICT sedia ada;

� Menyelesaikan konflik permintaan ke atas sumber ICT yang terhad;

� Mewujudkan komitmen bersama antara pengurusan ICT dan

pengguna; dan

� Mengelakkan projek ICT secara ad-hoc.

2.2 Pendekatan MPAJ

2.2.1 Metodologi Sektor Awam Malaysia

Pelan strategik ini disediakan dengan menggunakan metodologi

sektor awam Malaysia yang mana ia merangkumi perancangan dan

penilaian persekitaran ICT, pemilihan dan penaksiran sistem, serta


Analisa Persekitaran Fungsi MPAJ (WHY?)

Analisa Persekitaran

ICT (WHAT?)

Bangunkan Strategi

ICT (HOW?)

Bangunkan Pelan

Implementasi (WHEN?)

pengurusan projek dan program. Ia mengintegrasikan proses operasi

harian agensi kerajaan, penilaian fungsi, integrasi perubahan ICT serta

telah disesuaikan dengan keperluan sektor awam Malaysia.

Metodologi ini menggunapakai pendekatan 4-peringkat yang

menjawab kepada persoalan Why, What, How dan When bagi setiap

aktiviti formulasi Pelan Strategik ICT. Peringkat-peringkat ini kemudian

dipecahkan kepada beberapa fasa (seperti Rajah 1) dan setiap fasa

mengandungi langkah-langkah dan aktiviti secara terperinci.

Rajah 1 : Pendekatan Strategi ICT

Bangunkan

Overview

Agensi

Pertimbangan

Semula Persekitaran

Fungsi Sedia Ada

Kenalpasti

Kelebihan Strategik

Yang Berpotensi

Laksana

Penilaian

ICT

Cadangkan

Tindakan

Jangka Pendek

Kenalpasti

Peluang

ICT

Bangunkan

Strategi

Teknologi

Bangunkan

Rangkakerja

Pentadbiran ICT

Nyatakan

Target

Aplikasi

Bangunkan Carta

Perbatuan

Implementasi ICT

Anggar

Implikasi

Kewangan


2.2.2 Sumber

Peringkat Agensi : Pihak Berkuasa Tempatan

Saiz Agensi : 652 kakitangan dengan 15 Jabatan

Tanggungjawab dan fungsi utama MPAJ :

a. Pengurusan Cukai Taksiran;

b. Pengurusan Kawalan Pembangunan;

c. Pengurusan Kawalan Perniagaan;

d. Pengurusan Pembersihan dan Kutipan Sampah;

e. Pengurusan Kewangan; dan

f. Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur.

3.0 PERSEKITARAN ICT SEMASA

Persekitaran ICT sedia ada di MPAJ mencakupi ruang lingkup yang luas

yang mana ia bertujuan bagi mempertingkatkan tahap kecekapan

pengoperasian dan pengurusan dalam usaha member perkhidmatan yang

terbaik kepada masyarakat. Pemantapan dan peningkatan tahap kecekapan

sistem berkomputer mampu memberi impak yang besar kepada organisasi

yang sentiasa berhadapan dengan orang awam seperti MPAJ.

Bermula pada Mei 2008, MPAJ telah mula menggunakan Sistem ePBT. ePBT

adalah projek di bawah Jabatan Kerajaan Tempatan, Kementerian Perumahan

dan Kerajaan Tempatan yang mempunyai rekabentuk pangkalan data yang

berintegrasi antara satu sama lain. ePBT adalah sistem berkomputer yang

mampu berinteraksi antara satu sama lain dengan konsep perkongsian data

menggunakan ID tunggal yang bertindak sebagai penghubung antara semua


modul di dalam Sistem ePBT MPAJ. ID tunggal yang digunakan adalah no kad

pengenalan.

Selain memiliki Sistem ePBT yang mempunyai rekabentuk sistem yang

berintegrasi antara semua modul-modulnya, proses memantapkan perkakasan

komputer dan sistem rangkaian turut dilaksanakan bagi menampung

pemprosesan data yang berkapasiti tinggi bagi untuk mempercepatkan proses

capaian dan janaan data.

Modul-modul yang tedapat dalam ePBT adalah :

i. Sistem ePBT HASIL :

� Modul Taksiran

� Modul Penilaian

� Modul Kutipan

� Modul Kompaun

� Modul Perlesenan

� Modul Sewaan

� Modul Terimaan Pelbagai

ii. Sistem ePBT PERAKAUNAN :

� Modul Lejar Am

� Modul Jernal

� Modul Belanjawan

� Modul Akaun Kena Bayar

� Modul Personelia dan Gaji

� Modul Pinjaman

� Modul Pelaburan

� Modul Pengurusan Tunai

� Modul Pengurusan Harta

� Modul Penutupan Hujung Tahun


Selain dari Sistem ePBT, MPAJ turut mempunyai beberapa sistem aplikasi

yang berdiri secara sendiri. Ia dibangunkan secara berasingan mengikut

keperluan semasa pengguna di MPAJ. Sistem-sistem tersebut adalah :

a. Sistem Aduan Online – integrasi dengan Sistem Talian Aduan Rakyat

Selangor (STARS)

b. Sistem Maklumat Geografi (GIS)

c. Sistem e-Surat

d. HRMIS (Sistem Pengurusan Sumber Manusia JPA)

e. Laman Web/Portal MPAJ www.mpaj.gov.my

f. Sistem E-mel – MyExchange Version 5.0

g. Business Licensing Electronic Support System (BLESS)

Pada masa ini, hampir 70% operasi MPAJ bergantung kepada sistem ICT.

Ini ialah kesan dari projek-projek yang diterima dari Kerajaan Negeri dan

Kerajaan Persekutuan di samping projek-projek dalaman yang dilaksanakan

oleh MPAJ.

Walau bagaimanapun, berdasarkan keperluan di Jabatan dan

bahagian-bahagian di MPAJ, terdapat potensi yang tinggi dalam penggunaan

ICT di mana dengan pembangunan inisiatif ICT yang bersesuaian dijangka akan

dapat meningkatkan prestasi MPAJ di masa hadapan. Struktur organisasi ICT

dan persekitaran ICT semasa juga turut dikaji dan didapati memerlukan

peningkatan yang bersesuaian bagi menyokong MPAJ ke arah organisasi yang

berteraskan ICT di masa hadapan.

4.0 KAJIAN MASALAH PERSEKITARAN ICT SEMASA

Setelah setahun penggunaan Sistem ePBT di MPAJ, beberapa masalah

telah dikenalpasti. Masalah berkaitan proses migrasi data dari pangkalan data


lama ke pangkalan data telah dan sedang diselesaikan kerjasama antara

Bahagian Sistem Maklumat MPAJ dan syarikat yang dilantik oleh Jabatan

Kerajaan Tempatan, Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan (JKT

KPKT).

Masalah utama yang kini perlu diberi penekanan dan tumpuan khas bagi

merealisasikan pelan strategik ICT MPAJ adalah masalah customization

terhadap Sistem ePBT agar ianya selari dengan proses kerja MPAJ dan dapat

memenuhi keperluan pengguna serta kehendak pengurusan atasan.

Peruntukan khas adalah diperlukan bagi melaksanakan kerja-kerja

customization agar segala proses kerja dan pelaporan harian yang diperlukan

secara mendesak bagi tujuan pentadbiran dapat dilaksanakan.

Selain masalah pada Sistem ePBT, skop tumpuan juga perlu menjurus

kepada arah tuju dan perancangan terhadap sistem-sistem lain yang masih

beroperasi secara bersendiri tanpa diintegrasi dengan sistem lain. Dalam zaman

berorientasikan ICT, integrasi antara semua sistem perlu diberi tumpuan agar

sistem aplikasi MPAJ dapat sepenuhnya membantu proses pembuatan

keputusan.

Projek-projek yang tertangguh seperti pelaksanaan Sistem Maklumat

Geografi (GIS) Fasa 3 turut perlu diberi tumpuan dan perlu dititik beratkan.

Pelaksanaan GIS Fasa 1 yang menumpu kepada penyediaan base map

kawasan MPAJ telah berjaya dilaksanakan dan diikuti dengan pelaksanaan GIS

Fasa 2 yang mana ia menjurus kepada kerja-kerja pengumpulan dan

penyediaan lapisan data (data layer) mengikut Jabatan / Bahagian di MPAJ.

GIS Fasa 3 seharusnya diteruskan bagi mengintegrasikan keseluruhan lapisan

data dalam GIS dengan sistem aplikasi sedia seperti data cukai taksiran, data

kompaun dan data lesen premis perniagaan.


5.0 HALA TUJU STRATEGIK ICT

Hala tuju ICT yang strategik perlu sejajar dengan visi dan misi ICT MPAJ

agar inisiatif ini dapat merealisasikan konsep kerajaan elektronik MPAJ. Oleh itu,

hala tuju ICT yang dirangka merangkumi visi, misi, teras strategik dan peluang

inisiatif yang dikenal pasti mampu untuk menyokong hala tuju MPAJ kelak.

5.1 Visi ICT

Visi ICT adalah seperti berikut:

� Pemangkin kepada merealisasikan visi MPAJ menerusi kaedah yang

unik dan inovatif sesuai dengan persekitaran MPAJ.

5.2 Misi ICT

Misi ICT adalah seperti berikut:

� Menjadikan ICT sebagai teras utama kepada perkhidmatan dan

penyampaian yang efisien dan efektif; dan

� Membudayakan ICT sepenuhnya dalam setiap aktiviti di MPAJ.

Misi ICT yang di rumus oleh MPAJ adalah sejajar dengan misi ICT Sektor

Awam Malaysia iaitu:

� Menyediakan perkhidmatan elektronik yang cekap, cepat, berkualiti

dan selamat;

� Menggunakan ICT dan multimedia bagi mempertingkatkan

produktiviti sektor awam;

� Mempermudah perkongsian sumber dalam kalangan agensi-agensi

Kerajaan; dan

� Mengutamakan pelanggan dalam penyampaian perkhidmatan.


5.3 Teras Strategik ICT

Teras strategik ICT yang akan memandu pelaksanaan inisiatif ICT di MPAJ

adalah seperti berikut :

� ICT sebagai saluran yang membolehkan pelanggan dan MPAJ

berhubung secara terus dalam bentuk komunikasi dua hala;

� ICT sebagai alat yang boleh membantu MPAJ berkembang dengan

penyediaan data dan maklumat dengan tepat;

� ICT sebagai saluran bagi menyampaikan kelebihan, kekuatan yang

terdapat di MPAJ bagi mendapatkan pengiktirafan yang sewajarnya;

� ICT menawarkan perkhidmatan yang berkualiti dan cepat melalui

penggunaan teknologi yang bersesuaian; dan

� ICT sebagai pemangkin kepada proses kerja dan penggunaan

informasi bagi tujuan memenuhi keperluan pelanggan.

5.4 Peluang-peluang Inisiatif ICT – Sistem Aplikasi

Strategi ICT yang dirangka bagi tempoh 2009-2013 untuk

merealisasikan persekitaran bersepadu ICT terdiri daripada inisiatif-inisiatif

berikut :

i. Aplikasi Portal Front-end – interaksi dengan pelanggan luar (orang

awam)dan pelanggan dalaman MPAJ (kakitangan)

ii. Aplikasi Pengurusan

iii. Aplikasi Dalaman MPAJ (back-end) – interaksi antara pelanggan

dalaman MPAJ (kakitangan, pegawai dan pengurusan atasan)

iv. Pewujudan Bank Pengetahuan MPAJ

v. Pengukuhan Infrastruktur ICT

vi. Pengukuhan pembudayaan dan persekitaran ICT (enabling

environment)


5.4.1 Aplikasi Portal (Front-End)

Aplikasi ini menyediakan kemudahan kepada pengguna

dalaman dan luaran MPAJ untuk mengakses maklumat, aplikasi

dan perkhidmatan yang disediakan oleh MPAJ seperti di Jadual 1.

Jadual 1: Aplikasi Portal

Aplikasi Keterangan

Portal MPAJ

Portal MPAJ merupakan aplikasi yang menyediakan single

interface kepada mereka yang berkenaan untuk

mengakses maklumat, aplikasi dan perkhidmatan yang

terdapat di MPAJ.

Pengurusan Hubungan

Pelanggan (CRM)

CRM merupakan aplikasi yang membenarkan MPAJ

secara proaktif mengurus pelanggannya. CRM ini

berperanan untuk membantu MPAJ menarik minat

pelanggan dan mengekalkan perhubungan baik dengan

mereka. Integrasi aplikasi ini dengan semua aplikasi

membolehkan MPAJ mengetahui persekitaran pelanggan

dari segi keperluan dan permasalahan mereka dengan

lebih sistematik.

Meja Bantuan

Meja Bantuan ini berfungsi untuk membantu

menyelesaikan masalah pengguna dan juga bertindak

sebagai Single Point of Contact (SPOC). Aplikasi ini akan

diintegrasikan dengan aplikasi lain terutamanya dengan

aplikasi CRM.


5.4.2 Aplikasi Pengurusan

Aplikasi pengurusan yang dijangka dapat membantu

peringkat pengurusan MPAJ terdiri daripada aplikasi-aplikasi di

Jadual 2.

Jadual 2: Aplikasi Pengurusan

Aplikasi Keterangan

Balanced Score Card &

Performance

Management System

Balanced Score Card (BSC) merupakan aplikasi yang

dapat membantu MPAJ memantau prestasi keseluruhan

MPAJ sehingga kepada prestasi individu. Dengan

berpandukan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang terdapat

di desktop masing-masing, mereka akan dapat melihat

dan memantau secara online prestasi individu, Jabatan,

Bahagian sehingga kepada prestasi keseluruhan MPAJ.

Decision Support System

(DSS)

Decision Support System (DSS) merupakan aplikasi yang

akan dapat membantu MPAJ membuat keputusan

penting berdasarkan analisis-analisisi trend terdahulu,

masa kini dan perancangan masa hadapan. Aplikasi ini

akan membolehkan proses membuat keputusan

dilakukan dengan lebih cepat dan tepat. Laporan-

laporan yang dijana diambil terus daripada data-data

yang terdapat di pangkalan data berpusat.

Antara pengisian kepada DSS adalah pekeliling

perkhidmatan awam, minit mesyuarat kerajaan, cabutan

minit mesyuarat (cth : MMKN) dan sebagainya.


Aplikasi Keterangan

VIDEO Conferencing

dan VOIP

Sistem ini dapat membantu MPAJ berkomunikasi secara

online antara Pejabat cawangan, kaunter cawangan

atau kakitangan tanpa perlu hadir di Ibu Pejabat MPAJ.

5.4.3 Aplikasi Dalaman MPAJ

Aplikasi dalaman yang bertindak sebagai aplikasi back-end yang

menyokong operasi harian MPAJ terdiri daripada aplikasi-aplikasi di

Jadual 3.

Jadual 3: Aplikasi Dalaman MPAJ

Aplikasi Keterangan

Sistem Perkongsian

Maklumat Secara

Elektronik

Sistem ini membolehkan MPAJ berkongsi maklumat dengan

agensi yang berkaitan yang dapat membantu MPAJ

sebagai institusi bertaraf dunia. Maklumat daripada agensi-

agensi berkaitan akan dapat digunakan untuk tujuan

analisis, promosi dan perkongsian maklumat.

Generic Office

Environment (GOE)

Sistem Generic Office Environment (GOE) membolehkan

urusan pentadbiran pejabat dilakukan dengan lebih cepat

dan efisien secara elektronik. Selain menyediakan

kemudahan bagi penyediaan dan penyimpanan dokumen,

sistem ini akan membantu mengurangkan penggunaan

kertas dan mempercepatkan penghantaran/penerimaan

dokumen. Antara aplikasi yang terlibat adalah permohonan

cuti online, sistem fail, penghantaran memo dan

pembentangan laporan.


5.4.4 Pewujudan Bank Pengetahuan MPAJ (Knowledge Bank)

Bank Pengetahuan MPAJ adalah sistem yang digunakan

bagi menyokong persekitaran proses integrasi di antara aplikasi-

aplikasi di MPAJ. Ia juga menyokong perkongsian maklumat dan

pengalaman bersama untuk penghasilan jurnal, penambahbaikan

produktiviti dan peningkatan kecekapan keseluruhan di MPAJ

seperti di Jadual 5.

Jadual 5: Aplikasi Bank Pengetahuan MPAJ

Aplikasi Keterangan

Sistem Pengurusan

Pengetahuan (KMS)

dan Collaboration

System.

Sistem Pengurusan Pengetahuan (KMS) menyediakan

antara muka (interface) untuk membolehkan kerjasama

dibuat melalui fungsi pencarian, penyimpanan,

perkongsian dan penyebaran dokumen. Aktiviti-aktiviti ini

dapat dilakukan di mana-mana sahaja. Sistem ini akan

meningkatkan dan menggalakkan aktiviti-aktiviti

penyelidikan, kolaborasi dan perkongsian maklumat di

kalangan tenaga kerja. Pengetahuan yang ada akan

disimpan dan dijaga dengan baik, agar ianya tidak hilang

begitu sahaja atau diambil tanpa kebenaran. MPAJ akan

dapat memanfaatkan pengetahuan yang ada di

kalangan tenaga kerja MPAJ kerana dalam era teknologi

dan ekonomi pengetahuan, pengetahuan adalah kuasa

(knowledge is power).


5.4.5 Pengukuhan Infrastruktur ICT

Bagi memastikan segala aplikasi dan sistem yang bakal

dibangunkan atau yang ditambahbaik dapat berfungsi dengan lancar

dan memenuhi keperluan MPAJ, infrastruktur ICT yang sedia ada perlu

ditambah baik. Infrastruktur yang sedia ada sudah tidak dapat lagi

menampung keperluan semasa mahupun yang akan datang. Antara

penambahbaikan yang diperlukan dengan segera adalah seperti

berikut:

a. Keperluan rangkaian jalur lebar yang lebih tinggi bagi memenuhi

keperluan ibu pejabat dan juga cawangan-cawangan MPAJ;

b. Keperluan Pusat Data berserta dengan infrastruktur bersesuaian bagi

menyokong aplikasi-aplikasi sedia ada dan juga yang bakal

diwujudkan;

c. Keperluan komputer peribadi kepada setiap kakitangan dan juga

notebook kepada tenaga kerja MPAJ yang difikirkan perlu.

Pembekalan notebook kepada tenaga kerja MPAJ adalah supaya

mereka lebih produktif dan mobile; dan

d. Keperluan kepada Disaster Recovery Center (DRC) yang akan

memastikan operasi yang berterusan dan juga mengurangkan

gangguan kepada sistem MPAJ yang sedia ada dan juga akan

datang.

5.4.6 Pengukuhan Pembudayaan dan Persekitaran ICT (Enabling

Environment)

Bagi setiap pelaksanaan inisiatif ICT, aspek pembudayaan ICT

perlu diberikan penekanan yang sewajarnya. Ini adalah kerana

kebanyakan projek pengkomputeran yang gagal adalah berpunca


daripada persekitaran pembudayaan ICT yang lemah yang tidak

menyokong pelaksanaan inisiatif yang dilaksanakan.

Oleh itu, di antara program yang dirancang termasuklah seperti

berikut:

a. Program pembudayaan ICT yang berterusan melalui program

kesedaran (awareness program) kepada aplikasi yang sedia

ada atau bakal dibangunkan, polisi-polisi berkaitan ICT dan

sebagainya;

b. Program latihan teknikal yang membolehkan tenaga kerja

teknikal Bahagian Sistem Maklumat berupaya mengendalikan

sistem yang terdapat di MPAJ kelak; dan

c. Program latihan kursus kepada aplikasi yang ada di MPAJ

kepada tenaga kerja MPAJ dan mereka yang berkenaan.

5.5 Strategi Pelaksanaan

Pelaksanaan keseluruhan inisiatif ICT dirangka untuk jangka masa

lima (5) tahun. Pelaksanaan secara berperingkat dicadangkan supaya

sejajar dengan kapasiti dan keupayaan tenaga kerja MPAJ dan

mengambil kira proses persediaan spesifikasi teknikal sistem, pengurusan

perubahan (Change Management) dan Business Process Re-Engineering

(BPR).

Pelaksanaan inisiatif ICT yang dirangka bagi tempoh lima (5) tahun

ini dibahagiakan kepada tiga (3) fasa utama :


5.5.1 Fasa Satu (2010-2011)

APLIKASI PROGRAM STRATEGI PELAKSANAAN SASARAN OUTPUT

Portal MPAJ

a. Projek MyGovXchange eKL

� Perkhidmatan Horizontal

(Permohonan Lesen Premis

Perniagaan)

� Perkhidmatan Consolidated

(Pembayaran Cukai,

Kompaun dan Lesen Secara

Online)

� Penyediaan System

Requirement Study

(SRS), pengujian sistem,

penyediaan User

Acceptance Test (UAT)

dan penyediaan Final

Acceptance Test (FAT)

� Pelarasan dengan

pihak pengguna MPAJ

bagi penyediaan

spesifikasi

� Pendedahan kepada

warga kerja MPAJ

� Pengujian secara

bersama dengan

pengguna sistem

� Portal eKL akan

diintegrasikan secara

terus dengan laman

web MPAJ dan sistem

back-end MPAJ

Perkhidmatan Horizontal

i. Maklumat permohonan

lesen diterima secara

tepat dari pemohon

ii. Penyediaan

pembayaran lesen

secara online selepas

permohonan lesen

diluluskan

iii. Cetakan lesen secara

online

Perkhidmatan Consolidated

i. Pembayaran cukai,

kompaun dan lesen

dibuat secara online

melalui gerbang

MyGovXchange

ii. Pembayaran dikemaskini

secara t+1 ke back-end

agensi



Portal MPAJ

b. Projek ePBT Online

� Semakan transaksi akaun

cukai taksiran

� Semakan status permohonan

lesen premis perniagaan

� Semakan kenaan kompaun

trafik dan bukan trafik

� Permohonan lesen premis

perniagaan secara online

� Pembayaran cukai, kompaun

dan lesen secara online


Requirement Study

(SRS), pengujian sistem,

penyediaan User


dan penyediaan Final

Acceptance Test (FAT)

� Pelarasan dengan

pihak pengguna MPAJ

bagi penyediaan

spesifikasi

� Pendedahan kepada

warga kerja MPAJ

� Pengujian secara

bersama dengan

pengguna sistem

� Portal eBT Online akan

diintegrasikan secara

terus dengan laman

web MPAJ dan sistem

back-end MPAJ

i. Semakan transaksi

cukai yang tepat

ii. Semakan status

permohonan lesen

yang betul

iii. Semakan kenaan

kompaun yang betul

iv. Maklumat

permohonan lesen

diterima secara tepat

dari pemohon

v. Penyediaan

pembayaran lesen

secara online selepas

permohonan lesen

diluluskan

vi. Cetakan lesen secara

online

vii. Pembayaran cukai,

kompaun dan lesen

dibuat secara online

melalui gerbang

MyGovXchange

viii. Pembayaran

dikemaskini secara t+1

ke back-end agensi



Pengurusan

Hubungan

Pelanggan (CRM)

a. Sistem Aduan MPAJ

� Pelarasan semula dan

penambahbaikan

terhadap modul sistem

aduan MPAJ agar lebih

bercirikan CRM

� Merekod maklumat

lengkap pengadu bagi

tujuan follow up dan

follow thru

i. Aduan pelanggan

dapat diurus dari mula

aduan diterima

sehingga pelanggan

mendapat maklum

balas akhir tindakan

atas aduan

b. Sistem Pengemaskinian

Maklumat Penduduk

� Membina satu aplikasi

online yang dapat

mengumpul,

mengemaskini dan

mengurus maklumat

penduduk Ampang

Jaya dari sudut no kad

pengenalan, pertukaran

alamat surat-menyurat

dan sebagainya

i. Pengumpulan data

pelanggan MPAJ

secara efisyen



Performance

Management

System

a. Key Performance Indicator (KPI)

Managment System


Requirement Study (SRS)

mengikut penilaian

prestasi individu,

Bahagian dan Jabatan

� Petunjuk prestasi KPI

diinstallasi pada

komputer pegawai dan

ketua jabatan bagi

tujuan pemantauan

i. Penilaian prestasi

individu, bahagian,

jabatan dan

keseluruhan MPAJ

Video Conferencing

dan VOIP

a. Video Conferencing di Kaunter

Khidmat Setempat

� Installasi dan pengujian

sistem VC di Jab

Undang-undang bagi

perbincangan berkaitan

kompaun (pilot project)

� Installasi dan pengujian

sistem VC di Jabatan-

jabatan yang

memerlukan komunikasi

maya dengan

pelanggan luaran

i. Memudahkan

komunikasi dua hala

antara pelanggan

luaran dengan

pegawai MPAJ

ii. Mengurangkan

pergerakan pelanggan

untuk berdiskusi dengan

Jabatan-jabatan di

MPAJ



Sistem Perkongsian

Maklumat Secara

Elektronik

a. Sistem ePBT

� Melaksanakan proses

migrasi semula bagi

data-data yang

bermasalah

� Melaksanakan kerja-

kerja customization

sistem ePBT sedia ada

selaras dengan proses

kerja MPAJ dan

keperluan pelaporan

lazim

i. Data akaun induk dan

transaksi akaun yang

tepat (bagi semua

modul ePBT)

ii. Aliran sistem yang selari

dengan proses kerja

MPAJ

iii. Kemudahan penjanaan

laporan lazim secara

terus dari Sistem ePBT

tanpa penggunaan

pengaturcaraan

b. Sistem Maklumat Geografi

(Fasa 3)

� Penubuhan task force

bagi melihat kelemahan

dan kekuatan GIS Fasa

1 dan GIS Fasa 2



yang mampu

mengintegrasi GIS

dengan sistem hasil ePBT

i. Dokumentasi kelemahan

dan kekuatan GIS sedia

ada di MPAJ serta

cadangan langkah-

langkah

penambahbaikan

ii. Dokumentasi spesifikasi

Sistem Maklumat

Geografi Fasa 3



Sistem Rangkaian

a. Redundant

Network

� Penyediaan rekabentuk sistem

rangkaian dalaman secara

redundant network yang bertindak

sebagai back up sekiranya talian

utama bermasalah (intermittent

network)

� Pertukaran semua primary dan

secondary switch dari 10/100

kepada kelajuan 1G

� Pertukaran semua kabel sistem

rangkaian sedia ada dari kabel jenis

CAT5 kepada jenis CAT6

i. Wujud backup network

line bagi keseluruhan

sistem rangkaian

dalaman MPAJ bagi

mengatasi masalah

network intermittent

ii. Kelajuan penghantaran

data

iii. Persediaan penggunaan

IP V6 seperti yang

dicadangkan oleh

MAMPU

b. Kelajuan Talian

Internet 8 mbps

� Menaiktaraf talian jalur lebar bagi

kegunaan Internet dengan Public IP

yang mencukupi untuk kegunaan

VPN (virtual private network),

application hosting, dll

� Penetapan kelajuan jalur lebar 8mb

menggunakan leased line (talian

utama) dan 2 mb menggunakan

talian ADSL (backup line)

i. Internet connection

yang stabil dengan

download speed 8 mb

dan upload speed 6 mb

ii. Connection yang stabil

dengan aplikasi yang

dihoskan di agensi lain

seperti MAMPU dan KPKT


5.5.2 Fasa Dua (2012-2013)


Meja Bantuan

a. Sistem Aplikasi Meja Bantuan

(Help Desk Online System)

� Mewujudkan satu

aplikasi berkomputer

berkonsep web based

yang bertindak sebagai

Single Point of Contact

(SPOC) bagi

menyelesaikan masalah

pelanggan luaran

(orang awam) dan

pelanggan dalaman

(kakitangan MPAJ)

� Input sistem akan

dimasukkan oleh

Bahagian Sistem

Maklumat sebagai

panduan kepada

pelanggan

i. Mewujudkan pusat

sehenti bagi bantuan

teknikal berkaitan ICT

ii. Pengurusan

pengetahuan

(knowledge magament)

berkaitan bantuan

teknikal ICT



Decision Support

System (DSS)

a. Sistem Maklumat Eksekutif (EIS)

bagi menyokong pembuatan

keputusan

� Menambahbaik modul

pelaporan SUK yang

wujud dalam Sistem

ePBT untuk dijadikan

Sistem Maklumat

Eksekutif (EIS)

� Installasi EIS pada pihak

pengurusan atasan bagi

membantu proses

pemantauan prestasi

kerja harian dan proses

pembuatan keputusan

i. Pelaporan eksekutif yang

merumuskan prestasi

proses kerja harian MPAJ

(kutipan, kompaun,

cukai, dll) bagi

membantu proses

pembuatan keputusan

b. Pangkalan Data Berpusat Bagi

Pekeliling dan Minit Mesyuarat

� Menggunapakai

sepenuhnya modul

Document dan

Knowledge dalam

aplikasi kolaborasi

MyXchange MPAJ bagi

tujuan rujukan semua

pekeliling dan minit

mesyuarat

i. Pangkalan Data Sepusat

bagi semua pekeliling

dan minit mesyuarat



Sistem Perkongsian

Maklumat Secara

Elektronik

a. Sistem ePBT (aplikasi

berasaskan web)

� Penyediaan Sistem


bagi menaiktaraf Sistem

ePBT dari konsep client

server kepada konsep

web based application

i. Kemudahan kepada

pengguna

menggunapakai Sistem

ePBT melalui mana-

mana Internet browser

(Intranet dalaman

MPAJ)

ii. Penggunaan Sistem

ePBT yang lebih mesra

pengguna


(Fasa 3)

� Penyediaan spesifikasi

yang jelas berkaitan

proses integrasi GIS

dengan modul-modul

Hasil ePBT

� Proses integrasi GIS

dengan modul Hasil

ePBT

i. Lokasi sebenar

pegangan harta dapat

dilihat melalui pelan GIS

ii. Lokasi sebenar

premis perniagaan

yang memohon lesen

dapat dilihat melalui

pelan GIS

iii. Lokasi sebenar

sewaan gerai dapat

dilihat melalui pelan GIS



Sistem Rangkaian

Komputer

a. Pelaksanaan IP V6 (mengikut

arahan MAMPU)

� Pertukaran semua

primary dan secondary

switch dari 10/100

kepada kelajuan 1G

� Pertukaran semua kabel

sistem rangkaian sedia

ada dari kabel jenis

CAT5 kepada jenis CAT6

� Proses konfigurasi bagi

pertukaran dari IP V4

sedia ada MPAJ

kepada IP V6

i. Pengurusan IP yang lebih

efisyen dengan

pelaksanaan IP V6

ii. Sistem Keselamatan

yang lebih ketat dari

sudut hacking ke dalam

sistem dalaman MPAJ

b. Wireless Internet Secara

Dalaman di Menara MPAJ

� Penempatan wireless

point pada setiap level

di dalam Menara MPAJ

bagi memberi

kemudahan Internet

secara wireless kepada

kakitangan dalaman

secara terkawal.

i. Wireless Internet boleh

digunakan oleh

kakitangan yang

mempunyai kemudahan

komputer riba (laptop)

selaras dengan

perkembangan

penggunaan ICT bagi

urusan harian


5.5.3 Fasa Tiga (2014)


Generic Office

Environment (GOE)

a. Office Automation System

(OASys)

� Modul Permohonan Cuti

� Modul Rekod cuti

� Modul Memorandum

� Modul e-Surat (naiktaraf)

� Modul Online Chatting



mengikut Perintah Am

Kerajaan dan keperluan

pengguna

� Penyediaan User


bagi memastikan sistem

yang dibangunkan

menepati keperluan

pengguna

� Penyediaan Final

Accaptence Test (FAT)

sebelum sistem

digunakan (live)

i. Permohonan dan

pemantauan rekod cuti

secara online

ii. Penghantaran,

pemantauan rekod

pergerakan dan

tindakan ke atas

memorandum secara

online

iii. Sistem e-Surat sedia

ada ditambah baik

iv. Penyediaan

kemudahan online

chatting bagi

pengguna dalaman

bagi tujuan diskusi



Sistem Perkongsian

Maklumat Secara

Elektronik

a. Sistem ePBT (aplikasi berasaskan

web) – Pembangunan Sistem

� Pelaksanaan

pengaturcaraan bagi

kerja-kerja

pembangunan aplikasi

bertujuan menaiktaraf

Sistem ePBT dari konsep

client server kepada

konsep web based

application

i. Kemudahan kepada

pengguna

menggunapakai Sistem

ePBT melalui mana-

mana Internet browser

(Intranet dalaman MPAJ)

ii. Penggunaan Sistem ePBT

yang lebih mesra

pengguna


(Fasa 3) – Pembangunan Sistem

� Pelaksanaan

pengaturcaraan bagi

kerja-kerja integrasi

antara Sistem Maklumat

Geografi MPAJ dengan

Sistem Hasil MPAJ

� Pemetaan data antara

Sistem GIS dan Sistem

ePBT

i. Lokasi sebenar

pegangan harta

dapat dilihat melalui

pelan GIS

ii. Lokasi sebenar premis

perniagaan yang

memohon lesen dapat

dilihat melalui pelan

GIS

iii. Lokasi sebenar sewaan

gerai dapat dilihat

melalui pelan GIS



Disaster Recovery

Centre (DRC)

a. Pembinaan Disaster

Recovery Centre (DRC)

secara off-site

� Pengubahsuaian di Pejabat

Cawangan Taman Melawati

bagi membina sebuah Disaster

Recovery Centre (DRC) bagi

semua data-data MPAJ

� Penyediaan bilik server

dengan spesifikasi lengkap

(rise-floor, UPS, 24/7 air-

conditioner, dll)

� Penyediaan sistem rangkaian

Virtual Private Network (VPN)

dari Menara MPAJ terus ke

DRC Taman Melawati

� Penyediaan sistem

keselamatan rangkaian pada

tahap 3-tier bagi menjamin

keselamatan data yang di

backup.

� Penyediaan kawalan

keselamatan fizikal dari sudut

aktiviti keluar masuk di bilik

DRC. Cadangan penggunaan

sistem biometrik.

i. MPAJ mempunyai

sebuah pusat yang

menempatkan salinan

semua data, maklumat

dan source code semua

sistem aplikasi milik Majlis.

ii. Salinan data dan

maklumat bertindak

sebagai pendua dan

back up kepada

pengurusan Majlis

sekiranya berlaku

sebarang bencana yang

memusnahkan Bilik Server

MPAJ dan Bilik Kebal Aras

4 (off-site pertama)

iii. Memastikan bilik DRC

dilengkapi dengan ciri-ciri

keselamatan sistem

rangkaian dan

keselamatan fizikal



Disaster Recovery

Centre (DRC)

b. Replicate Database

Server

� Mewujudkan satu lagi

pangkalan data utama Majlis

yang bertindak sebagai

replicate database server

� Penyediaan infrastruktur yang

membolehkan semua data

pada pangkalan data utama

Majlis disalin (mirror) secara

automatik / terus ke replicate

database server

� Penyediaan infrastruktur agar

replicate database server akan

boleh digunakan secara terus

sebagai pangkalan data

utama sekiranya pangkalan

data utama yang sebenar

mengalami masalah teknikal

yang menyebabkan ia gagal

berfungsi.

i. Majlis mempunyai

salinan semua data /

maklumat yang

bertindak sebagai

backup

ii. Mempunyai recovery

action sekiranya

pangkalan data utama

mengalami masalah

teknikal. Sekiranya ini

berlaku maka replicate

database server akan

dijadikan sebagai

pangkalan data utama

bagi membolehkan

sistem aplikasi terus

berfungsi.


5.6 Faktor Kejayaan Kritikal (CSFs)

Di antara faktor kejayaan kritikal bagi menentukan kejayaan

pelaksanaan setiap inisiatif ICT adalah seperti berikut:

i. Sokongan dan komitmen pihak Pengurusan Atasan dalam

memastikan projek ICT dilaksanakan dengan sempurna;

ii. Penyediaan polisi ICT yang berkaitan untuk membantu ke arah

mewujudkan persekitaran yang membina (enabling environment)

bagi membantu melaksanakan inisiatif-inisiatif ICT agar berjalan

lancar;

iii. Program Pembudayaan Persekitaran ICT melalui Change

Management bagi menerapkan budaya ICT kepada tenaga kerja

MPAJ untuk menyediakan modal insan yang celik ICT; dan

iv. Business Process Re-Engineering (BPR) perlu dilaksanakan untuk

menilai semula dan menambah baik proses sedia ada supaya yang

tidak bersesuaian dan tidak cekap dikaji semula selaras dengan

penggunaan teknologi ICT.


6.0 PENUTUP

Pelan Strategik ICT MPAJ merupakan satu blueprint untuk melaksanakan projek

ICT bagi mencapai hala tuju dan teras strategik MPAJ. Pelan Strategik ini adalah

sebuah dokumen yang mengandungi perancangan ICT MPAJ bagi mengenal pasti

inisiatif-inisiatif ICT yang perlu dilaksanakan mengikut jangka masa lima (5) tahun, bagi

tempoh 2010–2014. Hasil kejayaan pelaksanaan program-program ICT ini dijangka

dapat meningkatkan penyampaian perkhidmatan MPAJ kepada pelanggan serta

meningkatkan kualiti maklumat yang disampaikan kepada pihak berkepentingan.

Walau bagaimanapun, pelaksanaannya sukar disempurnakan sekiranya tidak

disokong oleh faktor-faktor kejayaan kritikal.

Pelan ini akan menjadi panduan dan rujukan sepanjang pelaksanaan ICT untuk

tempoh tersebut. Oleh itu, dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan dikemas

kini dari semasa ke semasa, jika perlu, bagi memastikan ianya sentiasa relevan dan

terus menjadi pemboleh daya strategik kepada usaha MPAJ untuk mencapai visinya

menjadi institusi yang bertaraf dunia.

Disediakan oleh :

BAHAGIAN SISTEM MAKLUMAT

MAJLIS PERBANDARAN AMPANG JAYA

JUN 2010

Documents

Pelan Strategik ICT Majlis Perbandaran Ampang Jaya