PELUPUSAN BUKU TEKSPELUPUSAN BUKU TEKS

SKIM PINJAMAN BUKU TEKSSKIM PINJAMAN BUKU TEKS

Disediakan oleh:

Sektor Skim Pinjaman Buku TeksBahagian Buku Teks

Kementerian Pelajaran Malaysia

Diharapkan peserta akan dapat :-

1. Membezakan maksud antara pelupusan dan hapus kira.

2. Memahami proses pelupusan dan hapus kira

- Pelupusan ialah Satu proses untuk mengeluarkan aset/barang awam (buku teks) secara fisikalnya ada dalam simpanan tetapi tidak boleh digunakan atau diperlukan lagi dan perlu dikeluarkan dari simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

- Hapuskira ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

3.Mengemas kini rekod buku teks SPBT di sekolah masing-masing.

4. Satu panduan khusus supaya proses pelupusan buku teks SPBT dapat dilaksanakan dengan teratur dan berkesan selaras dengan garis panduan yang disediakan.

DEFINISI PELUPUSANDEFINISI PELUPUSAN

Satu proses untuk mengeluarkan rekod awam (buku teks) yang secara

fizikalnya ada dalam simpanan tetapi tidak boleh digunakan atau diperlukan

lagi dan perlu dikeluarkan daripada simpanan dan rekod mengikut kaedah

yang ditetapkan.

AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIAAKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA

Merujuk kepada peruntukan seksyen 25 - 29 Akta Arkib Negara 2003 [Akta

629] yang berkuat kuasa pada masa ini, buku teks diklasifikasikan sebagai

bahan bercetak iaitu Rekod Awam yang perlu dilupuskan mengikut prosedur yang telah ditetapkan.

REKODREKOD

Bahan dalam bentuk bertulis yang menyatakan fakta, peristiwa yang

merakamkan maklumat termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan

bercetak, buku, peta pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, rekod yang

dihasilkan secara elektronikAkta Arkib Negara 2003

(Akta 629)

REKOD AWAMREKOD AWAM

Rekod yang diterima secara rasmi atau dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal-ehwalnya

termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan ia adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia

yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negra 1996

Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

OBJEKTIF PELUPUSANOBJEKTIF PELUPUSAN

Mendapat hasil pulangan ( sekiranya dijual)

Menjimatkan ruang penyimpanan

Merekod kedudukan sebenar dan kemas

kini stok buku teks.

KUASA MELULUS PELUPUSANKUASA MELULUS PELUPUSAN

Semua permohonan pelupusan buku teks perlulah dihantar ke Arkib Negara

Malaysia (ANM) . Bermula pada 01 Februari 2013 semua permohonan untuk

kelulusan pelupusan melibatkan buku teks akan diluluskan oleh Ketua Pengarah

ANM.

TEMPOH HAYAT BUKU TEKSTEMPOH HAYAT BUKU TEKS

Jangka masa buku teks yang boleh digunakan adalah berdasarkan kualiti fizikalnya seperti: 4 tahun bagi buku teks SPBT (SM) 3 tahun bagi buku teks SPBT (SR)

Namun jika buku teks masih elok dari segi fizikal hendaklah terus digunakan walaupun tempoh hayat telah sampai.

SYARAT PELUPUSANSYARAT PELUPUSAN

Buku teks yang perlu dilupuskan ialah :Buku teks rosak akibat penggunaan biasa atau bencana alam

Buku teks yang tamat penggunaan kerana perubahan kurikulum

Buku teks yang ditarik balik penggunaannya atas arahan KPM

Buku aktiviti bagi semua mata pelajaran

PEKELILING PELUPUSANPEKELILING PELUPUSAN

SURAT SIARAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS (SPBT) :Pelaksanaan Tatacara Pelupusan Buku Teks Bertarikh : Mac 2013

Kewangan Bil 6/1987- pelupusan buku teks Agama Islam

TATACARA PELUPUSANTATACARA PELUPUSAN

Sekolah menubuhkan Jawatankuasa Pelupusan (dipengerusikan oleh Pengetua/ Guru Besar)

Pengasingan buku teks yang akan dilupuskan oleh pihak sekolah

Sekolah melengkapkan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar ke JPN

JPN mengumpul dan menyemak borang permohonan secara berkelompok yang diterima daripada pihak sekolah. JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara mengikut kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara.

JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara Malaysia dan menghantar surat kelulusan kepada sekolah terlibat.

. Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang

telah diluluskan mengikut JPN masing-masing.

Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08 ke JPN untuk dipanjangkan ke Arkib Negara.

Sekolah mengemaskini buku stok.

PENGUTIPAN BUKU TEKS UNTUK PELUPUSANPENGUTIPAN BUKU TEKS UNTUK PELUPUSAN

Kontraktor dilantik oleh JPN.

Buku teks yang akan dilupuskan perlu diikat atau dibungkus mengikut judul dan disimpan berasingan.

Buku teks yang telah mendapat kelulusan untuk pelupusan dikutip oleh kontraktor termasuk buku Agama Islam.

KAEDAH PELUPUSAN OLEH PIHAK SEKOLAHKAEDAH PELUPUSAN OLEH PIHAK SEKOLAH

Buku teks boleh dilupuskan dengan kaedah:

bakar – bukti

rincih

tanam

hadiah

ISU-ISU PELUPUSANISU-ISU PELUPUSAN

Terdapat lambakan buku teks yang belum

dilupuskan menyebabkan masalah ruang di

BOSS.

Buku yang telah dilupuskan tidak direkodkan dalam

buku stok.

Bilangan buku teks yang dilupuskan dalam borang

permohonan tidak sama dengan buku stok.

ISU-ISU PELUPUSANISU-ISU PELUPUSAN

Buku BA tidak dikeluarkan daripada buku stok.

Tiada surat kuasa pelupusan.

Kontraktor tidak mengutip buku teks dalam tempoh

masa yang dtetapkan.

Buku yang dikutip kurang daripada permohonan asal.

Kontraktor mengutip buku teks yang belum

dilupuskan. (buku masih digunakan)

SENARAI BORANG PELUPUSANSENARAI BORANG PELUPUSAN

Borang Arkib 2/08

- Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam

Arkib.

Borang Arkib 12/08

- Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod

Awam Arkib