Upload
trinhxuyen
View
226
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
1
BUPATI BANYUWANGI
PROVINSI JAWA TIMUR
PEMERINTAH KABUPATEN BANYUWANGI
SALINAN
PERATURAN DAERAH KABUPATEN BANYUWANGI
NOMOR 2 TAHUN 2016
TENTANG
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
BUPATI BANYUWANGI,
Menimbang : a. bahwa arsip sebagai elemen penyelenggaraan dokumen administrasi pemerintahan daerah, arsip mempunyai fungsi
sebagai salah satu pusat ingatan suatu organisasi dan merupakan bagian bahan pertanggungjawaban nasional yang
dikelola, dipelihara, diselamatkan dan dilestarikan sebagai bahan bukti yang sah, bahan penelitian dan diberdayakan untuk kelangsungan pelaksanaan pemerintahan,
pembangunan dan kemasyarakatan;
b. bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, maka penyelenggaraaan kearsipan di lingkungan
Pemerintah Kabupaten dikelola melalui sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu, dan
berkesinambungan;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b, perlu membentuk Peraturan Daerah
tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
M Mengingat : 1.
2.
Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik
Indonesia Tahun 1945;
Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang
Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten di Lingkungan
Propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 1950 Nomor 41) sebagaimana diubah dengan
Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1965 (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 1965 Nomor 19, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2730);
2
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008
tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
3151);
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan
Republik Indonesia Nomor 4846);
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009
tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2009 Nomor 122, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5071);
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2011
tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor
82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5234);
Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014
Tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5494)
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014
tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 244) sebagaimana diubah dua
kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor
58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5679);
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 79 Tahun
2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Atas
Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (Lembaga Negera
Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593);
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lemabran
Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
Peraturan Presiden Nomor 87 Tahun 2014 tentang Peraturan
Presiden tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan
Perundang-Undangan (lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2014 Nomor 199);
3
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012
tentang tata kearsipan di lingkungan kementrian dalam
Negeri dan Pemerintah Daerah.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun
2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;
Peraturan Daerah Kabupaten Banyuwangi Nomor 6 Tahun
2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten
Banyuwangi;
Peraturan Daerah Kabupaten Banyuwangi Nomor 16 Tahun
2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan
Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Banyuwangi;
Peraturan Daerah Kabupaten Banyuwangi Nomor 17 Tahun
2011 tentang Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten
Banyuwangi;
Peraturan Daerah Kabupaten Banyuwangi Nomor 4 Tahun
2012 tentang Penyidik Pegawai Negeri Sipil;
Dengan Persetujuan Bersama
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN BANYUWANGI
dan
BUPATI BANYUWANGI,
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :
1. Daerah adalah Kabupaten Banyuwangi.
2. Bupati adalah Bupati Banyuwangi.
3. Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat
Daerah sebagai unsur penyelenggaraan Pemerintahan
Daerah.
4. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya
disingkat SKPD adalah perangkat daerah sebagai
unsur pembantu Bupati dalam rangka
penyelenggaraan Pemerintahan Daerah.
5. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi adalah
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi.
6. Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
adalah Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi.
4
7. Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya
disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga Pemerintah non kementrian yang
melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di Ibu kota Negara.
8. Desa adalah desa dan desa adat atau yang disebut
dengan nama lain, selanjutnya disebut Desa, adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan
mengurus urusan pemerintahan, kepentingan masyarakat setempat berdasarkan prakarsa
masyarakat, hak asal usul, dan/atau hak tradisional yang diakui dan dihormati dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
9. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi
di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan
formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan
serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.
10. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan
kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan,
dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan
nasional yang didukung oleh sumber daya manusia,
sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya.
11. Pengelolaan arsip adalah keseluruhan proses
pengaturan dan pengendalian arsip dinamis dan arsip
statis.
12. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai
kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi,
tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip
dinamis.
13. Unit pengolah adalah unit kerja pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah
semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan
penciptaan arsip di lingkungannya.
14. Unit kearsipan adalah unit kerja pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
penyelenggaraan kearsipan di instansinya.
15. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
16. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu.
5
17. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/atau terus menerus.
18. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
19. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
20. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta
Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun
tidak langsung oleh ANRI dan/ atau Kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Banyuwangi
21. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan
dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa
dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,
dan keselamatannya.
22. Arsip Aset adalah Informasi mengenai sumber daya
ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh
pemerintah maupun pemerintah daerah sebagai akibat
dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat
ekonomi dan atau sosial di masa depan diharapkan
baik oleh pemerintah daerah maupun masyarakat
serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk
sumberdaya non keuangan yang diperlukan untuk
penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber
daya yang dipelihara karena sejarah dan budaya.
23. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam
kategori arsip terjaga.
24. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan
pada kegunaaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
25. Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpan
suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung
didalamnya.
26. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA
adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
27. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan
jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip in-aktif
dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan
arsip yang tidak bernilai guna dan menyerahkan arsip
statis kepada Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi.
6
28. Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang
sistematis dan terencana yang bertujuan untuk
memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip
vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah
terjadi musibah.
29. Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA
adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna
kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara
langsung maupun tidak langsung oleh kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Banyuwangi.
30. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian
arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis
meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan
serta penyusutan arsip.
31. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian
arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis
meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,
pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik
dalam suatu sistem kearsipan nasional.
32. Pengelolaan arsip aset adalah suatu rangkaian
kegiatan penanganan arsip aset mulai dari identifikasi,
pengolahan, penyimpanan, pelindungan, pengamanan,
penyelamatan serta penggunaan arsip aset.
33. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan
khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang
dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis
dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada
Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi.
34. Preservasi Arsip adalah proses pelestarian,
perlindungan dan perawatan arsip, sehingga arsip
dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka
waktu lama.
35. Otentikasi adalah pernyataan tertulis atau tanda yang
menunjukkan bahwa informasi yang terekam adalah
asli atau sesuai dengan aslinya.
36. Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat
SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola
hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen
yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi
antar pelaku serta unsur lain yang saling
mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan
secara nasional.
37. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang
selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan
informasi dan sarana layanan arsip secara nasional
yang dikelola oleh ANRI.
7
38. Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat
SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola
hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen
yang memilki fungsi dan tugas tertentu, interaksi
antar pelaku serta unsur lain yang saling
mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan
secara menyeluruh di daerah.
39. Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya
disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan
sarana layanan arsip di daerah yang dikelola oleh
Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi.
40. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan
kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan
pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan
nasional yang didukung oleh sumber daya manusia,
prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya.
41. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik
maupun informasinya.
42. Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan
penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip
yang berhak.
43. Pemberkasan adalah penempatan naskah (item)
kedalam suatu himpunan yang tersusun secara
sistematis dan logis sesuai dengan konteks
kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena
memilki hubungan informasi, kesamaan jenis atau
kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
44. Masyarakat adalah setiap orang, kelompok orang atau
lembaga yang berdomisili di daerah yang mempunyai
perhatian dan peranan dalam bidang kearsipan.
45. Partisipasi masyarakat adalah peran serta warga
masyarakat untuk menyalurkan aspirasi, pemikiran,
dan kepentingannya dalam penyelenggaraan kearsipan
di daerah.
46. Organisasi profesi Arsiparis adalah perkumpulan yang
berbadan hukum yang didirikan oleh Arsiparis untuk
mengembangkan profesionalitas Arsiparis.
47. Kompetensi adalah kemampuan kerja setiap individu
yang mencakup pengetahuan, sikap, dan ketrampilan
kerja yang sesuai dengan standar yang ditetapkan.
48. Alih media adalah duplikasi informasi dari arsip
dengan format dan media yang berbeda dari media
aslinya.
49. Standar Pelayanan Minimal adalah ketentuan
mengenai jenis dan mutu pelayanan dasar yang
merupakan urusan pemerintahan wajib yang berhak
diperoleh setiap warganegara secara minimal.
8
50. Jasa kearsipan adalah kegiatan bidang kearsipan yang
tidak berwujud atau manfaat yang ditawarkan kepada
pihak lain yang memberikan solusi bagi masalah-
masalah konsumen.
BAB II
TUJUAN
Pasal 2
Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk :
a. memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan
kearsipan Daerah.
b. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang
dilakukan oleh Pemerintah Kabupaten sebagai
penyelenggara kearsipan Daerah;
c. mendorong terwujudnya pengelolaan arsip yang handal
dan perlindungan dalam rangka melindungi
kepentingan negara dan masyarakat sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan;
d. mewujudkan keberlangsungan penyelenggaraan
kearsipan daerah sebagai suatu sistem yang dapat
dipertanggungjawabkan komprehensif dan terpadu;
e. menjamin keselamatan dan keamanan arsip Pemerintah
Kabupaten;
f. menjamin keselamatan aset Pemerintah Daerah
Kabupaten Banyuwangi.
g. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
h. meningkatkan partisipasi masyarakat dalam
penyelenggaraan kearsipan untuk kepentingan
pembangunan dan pengembangan karakter bangsa.
BAB III
ASAS DAN RUANG LINGKUP
Pasal 3
Penyelenggaraaan kearsipan dilakukan berdasarkan asas :
a. kepastian hukum;
b. keautentikan dan keterpercayaan;
c. keutuhan;
d. asal usul;
e. aturan asli;
f. keamanan dan keselamatan;
g. keprofesionalan;
h. keresponsifan;
i. keantisipatifan;
9
j. kepartisipatifan;
k. akuntabilitas;
l. kemanfaatan;
m. aksesibilitas;
n. kepentingan umum; dan
o. kearifan lokal.
Pasal 4
Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi:
a. organisasi penyelenggara kearsipan;
b. pengembangan sumber daya manusia dan organisasi
profesi kearsipan;
c. pengelolaan arsip;
d. pembinaan dan pengawasan kearsipan;
e. sarana dan prasarana;
f. pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi;
g. pembiayaan; dan
h. kerjasama dan partisipasi masyarakat.
BAB IV
ORGANISASI PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Bagian Kesatu
Umum
Pasal 5
(1) Penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten dilaksanakan
oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi.
(2) Selain Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) penyelenggaraan kearsipan pada
Satuan Kerja Perangkat Daerah dilaksanakan oleh unit
kearsipan;
(3) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
terdiri :
a. Unit Kearsipan I pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi;
b. Unit Kearsipan II pada Satuan Kerja Perangkat
Daerah;
c. Unit Kerasipan III pada Unit Pelaksana teknis Dinas
Satuan Kerja Perangkat Daerah;
(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai tugas, fungsi dan
tanggungjawab unit kearsipan diatur dalam Peraturan
Bupati.
Pasal 6
Guna mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, Pemerintah
Kabupaten melakukan hal-hal sebagai berikut :
10
a. pengangkatan tenaga fungsional Arsiparis dan/atau
tenaga kearsipan pada SKPD;
b. penyediaan sarana dan prasarana kearsipan sesuai
standardisasi kearsipan;
c. penetapan dan pelaksanaan sistem kearsipan yang
serasi dan terpadu dengan sistem kearsipan nasional
dan jaringan informasi kearsipan nasional;
d. penetapan jadwal retensi arsip;
e. sosialisasi dalam rangka menumbuhkan budaya tertib
arsip di Daerah;
f. pembinaan, pendampingan dan pengawasan terhadap
penyelenggaraan kearsipan dalam rangka mewujudkan
penyelenggaraan kearsipan yang mampu menghimpun,
memelihara, menyelamatkan dan mengamankan bahan
pertanggungjawaban Pemerintah Daerah;
Pasal 7
Penyelenggaraan Kearsipan Daerah menjadi tanggung
jawab Bupati.
Bagian Kedua
PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
Pasal 8
(1) Pemerintah kabupaten menyediakan sumber daya
manusia bidang kearsipan.
(2) Sumber daya manusia kearsipan terdiri atas pejabat
struktural di bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional
umum di bidang kearsipan.
Pasal 9
(1) Pemerintah Kabupaten melakukan pengembangan
Sumber Daya Manusia bidang kearsipan,
(2) Pengembangan Sumber Daya Manusia bidang
kearsipan melalui:
a. pengadaan atau pengangkatan Arsiparis di setiap
perangkat daerah;
b. pengembangan kompetensi dan profesionalitas
Arsiparis;
c. pengaturan peran Arsiparis; dan
d. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan
profesi.
(3) Pengadaan kebutuhan Arsiparis sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) huruf a, disesuaikan dengan formasi dan
kebutuhan beban kerja.
11
(4) Pengembangan kompetensi dan profesionalitas Arsiparis
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dilakukan
melalui pendidikan dan pelatihan, sertifikasi, dan uji
kompetensi.
(5) Pendidikan dan pelatihan dalam rangka pengadaan
atau pengangkatan arsiparis dapat difasilitasi oleh
lembaga pendidikan dan pelatihan provinsi.
(6) Pengaturan peran Arsiparis sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) huruf c dilakukan untuk membangun
kemandirian dan independensi Arsiparis.
Pasal 10
(1) Bupati menetapkan standardisasi kompetensi sumber
daya manusia bidang kearsipan sesuai dengan standar
yang berlaku secara nasional.
(2) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi mengusulkan kebutuhan dan
formasi Arsiparis kepada Bupati.
Pasal 11
(1) Arsiparis Kabupaten memiliki kemandirian dan
independensi dalam melaksanakan fungsi dan
tugasnya.
(2) Arsiparis Kabupaten dapat memberikan layanan jasa
profesi kearsipan secara mandiri.
Pasal 12
Arsiparis mempunyai tugas :
a. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan
oleh Pencipta Arsip Kabupaten;
b. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. menjaga terwujudnya arsip yang handal dan
pemanfaatan arsip sesuai peraturan perundangan;
d. mengelola arsip dinamis dan statis sesuai dengan
tanggung jawab yang diberikan setiap pemimpin SKPD
Kabupaten;
e. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang
berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan
dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
f. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai
bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
12
g. menjaga keselamatan aset daerah dalam bidang
ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri daerah;
h. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas
pelayanan publik dalam pengelolaan dan pengamanan
arsip yang autentik dan terpercaya.
Pasal 13
(1) Pemerintah Kabupaten melaksanakan penilaian kinerja
Arsiparis.
(2) Penilaian kinerja Pegawai Arsiparis sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Tim Penilai
Kinerja Arsiparis Kabupaten yang bekerja sama dengan
provinsi dan berkedudukan di Kantor Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi.
(3) Tim Penilai Kinerja Arsiparis Kabupaten sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) ditetapkan dalam Keputusan
Bupati.
BAB V
PENGELOLAAN ARSIP
Pasal 14
(1) Pengelolaan arsip terdiri atas:
a. pengelolaan arsip dinamis; dan
b. pengelolaan arsip statis.
(2) Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip;
a. arsip vital;
b. arsip aktif dan;
c. arsip inaktif.
Bagian Kesatu
Pengelolaan Arsip Dinamis
Pasal 15
(1) Pengelolaan arsip dinamis wajib dilaksanakan oleh
Pemerintahan Kabupaten dan menjadi tanggung jawab
Satuan Kerja Perangkat Daerah pencipta arsip.
(2) Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk
menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan
pemerintahan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan
alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang
memenuhi persyaratan.
(3) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) meliputi:
a. penciptaan.
b. penggunaan dan pemeliharaan.
c. penyusutan.
13
Paragraf kesatu
Penciptaan Arsip Dinamis
Pasal 16
(1) Penciptaan arsip meliputi kegiatan pembuatan dan
penerimaan arsip dinamis.
(2) Pembuatan dan penerimaan arsip dinamis sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh pencipta arsip.
(3) Pembuatan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) harus memenuhi unsur struktur, isi dan
konteks.
(4) Pencipta arsip wajib mendokumentasi dan
mengendalikan proses pembuatan dan penerimaan
arsip dinamis.
(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman penciptaan
arsip dinamis diatur dengan Peraturan Bupati.
Paragraf kedua
Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pasal 17
(1) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi
kepentingan pengguna arsip yang berhak.
(2) Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan
sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.
(3) Pencipta arsip wajib membuat dan menyediakan daftar
arsip dinamis berdasarkan 4 (empat) katagori yaitu:
a. arsip terjaga;
b. arsip vital;
c. arsip aset; dan
d. arsip umum.
(4) Pencipta arsip wajib menjaga keutuhan, keamanan,
keselamatan arsip dinamis.
(5) Ketentuan tentang lebih lanjut mengenai penggunaan,
klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan pembuatan
daftar arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat
(3) ditetapkan dalam peraturan Bupati.
Pasal 18
(1) Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap
otentisitas, ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip
aktif dan arsip vital.
(2) Pimpinan unit kearsipan bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif
untuk kepentingan penggunaan internal dan
kepentingan publik.
14
(3) Setiap Pegawai Negeri pemerintah kabupaten yang
dimutasi, pensiun, berhalangan wajib menyerahkan
arsip milik negara yang dikuasainya kepada
pemerintah kabupaten melalui perangkat daerah
pencipta arsip, kecuali arsip yang terkait dengan
haknya.
Pasal 19
(1) Pemeliharaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab
pencipta arsip.
(2) Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab
pimpinan unit pengolah.
(3) Pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggung jawab
pimpinan unit kearsipan.
(4) Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan
arsip vital, arsip aset, arsip terjaga, arsip aktif, dan
arsip inaktif.
(5) Dalam pemeliharaan arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) dan ayat (3) dilakukan kegiatan :
a. pemberkasan arsip aktif berdasarkan klasifikasi
arsip;
b. penyimpanan arsip aktif;
c. penataan dan penyimpanan arsip inaktif; dan atau
d. fumigasi arsip.
Pasal 20
(1) Dalam pemeliharaan arsip dinamis pencipta arsip dapat
melakukan alih media.
(2) Alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
diprioritaskan terhadap arsip yang secara fisik harus
diduplikasi dan arsip yang memiliki nilai informasi
tinggi bagi kepentingan pencipta arsip.
(3) Arsip hasil alih media diautentikasi sesuai standar dan
peraturan perundangan yang berlaku.
(4) Arsip yang telah dialihmediakan tetap disimpan untuk
kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai alih media arsip diatur
dalam Peraturan Bupati.
Pasal 21
(1) Pengamanan arsip dinamis menjadi tanggung jawab
pimpinan Unit Kearsipan.
15
(2) Pengamanan arsip dinamis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan untuk melindungi:
a. fisik arsip; dan
b. informasi.
(3) Pengamanan fisik arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) huruf a dilakukan dengan menyediakan fasilitas
yang dapat menjamin keselamatan arsip dinamis dari
berbagai kemungkinan adanya bahaya yang berasal
dari alam, maupun manusia.
(4) Pengamanan arsip dinamis sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) huruf b dilakukan dengan menyediakan
perangkat dan kebijakan pengamanan akses dan
klasifikasi keamanan arsip dinamis.
(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman pengamanan
arsip dinamis diatur dalam peraturan Bupati.
Pasal 22
(1) Pencipta Arsip dapat menutup akses arsip dinamis,
yang apabila dibuka untuk umum dapat :
a. menghambat proses penegakan hukum;
b. mengganggu kepentingan perlindungan hak atas
kekayaan intelektual dan perlindungan dari
persaingan usaha tidak sehat;
c. membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d. mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang
masuk dalam kategori jenis yang dilindungi
kerahasiaannya;
e. merugikan ketahanan ekonomi nasional dan daerah;
f. merugikan kepentingan politik luar negeri dan
hubungan luar negeri;
g. mengungkapkan isi fakta autentik yang bersifat
pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat
seseorang kecuali kepada yang berhak secara
hukum;
h. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. mengungkap memorandum atau surat-surat yang
menurut sifatnya harus dirahasiakan.
(2) Pencipta Arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip
tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1).
(3) Pencipta Arsip wajib membuat daftar arsip dinamis
yang terbuka dan tertutup.
(4) Pencipta Arsip wajib menentukan prosedur penggunaan
arsip berdasarkan standar pelayanan minimal serta
menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna
arsip.
16
Paragraf Ketiga
Penyusutan Arsip dinamis
Pasal 23
(1) Penyusutan Arsip dilakukan oleh pencipta arsip
berdasarkan JRA.
(2) Setiap pencipta arsip wajib memiliki JRA substantif
yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip
berstandar nasional;
(3) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan
oleh Bupati setelah mendapat persetujuan Lembaga
Kearsipan Provinsi dan Kepala ANRI.
(4) Penyusutan dilaksanakan dengan mempertimbangkan
kepentingan pencipta arsip, masyarakat, bangsa dan
negara.
(5) Penyusunan JRA substantif pencipta arsip
dilaksanakan oleh pencipta arsip bersama Kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
(6) Jadwal Retensi Arsip fungsi fasilitatif disusun oleh
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi.
(7) Ketentuan lebih lanjut mengenai JRA substantif dan
fasilitatif, serta mekanisme dan tata cara penyusutan
arsip diatur dalam Peraturan Bupati.
Pasal 24
(1) Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi kurang
dari 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah ke
unit kearsipan.
(2) Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) menjadi tanggung jawab kepala unit pengolah.
(3) Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilakukan
Pencipta Arsip ke Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi.
(4) Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (3) menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan.
(5) Setiap pemindahan arsip inaktif wajib didokumentasi,
disertai dengan daftar arsip dan berita acara
pemindahan.
Pasal 25
(1) Pemusnahan arsip dinamis menjadi tanggung jawab
Pimpinan perangkat daerah kabupaten;
(2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan terhadap arsip yang:
a. tidak memiliki nilai guna;
17
b. telah habis masa retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang
melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu
perkara.
Pasal 26
(1) Pemusnahan arsip yang memiliki retensi dibawah dari
10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Pimpinan Satuan
Kerja Perangkat Daerah setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
b. persetujuan tertulis dari Bupati.
(2) Panitia penilai arsip berkedudukan di Kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Banyuwangi dan diangkat oleh Bupati;
(3) Pengusulan pengajuan persetujuan pemusnahan arsip
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan
setelah berkoordinasi dengan Kantor Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi;
(4) Pelaksanaan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan
pada masing-masing perangkat daerah Kabupaten.
Pasal 27
(1) Pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Bupati
setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip
provinsi; dan
b. persetujuan tertulis dari Lembaga Kearsipan Provinsi
dan Kepala ANRI.
(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan
pemerintahan daerah kabupaten sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Banyuwangi.
(3) Dokumentasi arsip hasil pemusnahan diperlakukan
sebagai arsip vital yang wajib disimpan oleh pencipta
arsip dan atau Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi.
(4) Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan
arsip wajib disimpan dan diperlakukan sebagai arsip
vital oleh pencipta arsip.
(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara, prosedur,
mekanisme dan ketentuan pelaksanaan pemusnahan
arsip diatur dalam Peraturan Bupati.
18
Pasal 28
(1) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi wajib melakukan tindakan
penyelamatan arsip dinamis Satuan Kerja Perangkat
Daerah yang mengalami penggabungan dan atau
pembubaran.
(2) Arsip dinamis yang diselamatkan akibat adanya
penggabungan Satuan Kerja Perangkat Daerah
diperlakukan seperti arsip inaktif yang sekurang-
kurangnya memiliki retensi 10 tahun.
(3) Arsip dinamis yang diselamatkan akibat adanya
pembubaran Satuan Kerja Perangkat Daerah
diperlakukan sebagai arsip statis.
(4) Biaya penyelamatan arsip dinamis sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dianggarkan pada anggaran
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi.
(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai teknik, mekanisme,
prosedur dan tata cara penyelamatan arsip dinamis
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan
Peraturan Bupati.
Pasal 29
(1) Dalam hal terjadi bencana alam pencipta arsip satuan
kerja perangkat daerah wajib melakukan penyelamatan
arsip dinamis dan statis.
(2) Biaya penyelamatan arsip akibat bencana alam yang
berskala kabupaten menjadi tanggung jawab
Pemerintah Kabupaten.
Paragraf kedua
Pengelolaan Arsip Vital, Arsip Aktif dan Arsip Inaktif
Pasal 30
(1) Pencipta arsip wajib melaksanakan pengelolaan arsip
vital, arsip aktif dan arsip inaktif.
(2) Ketentuan lebih lanjut mengenai pengelolaan arsip vital,
arsip aktif dan arsip inaktif diatur dengan Peraturan
Bupati.
Bagian Kedua
Pengelolaan Arsip Statis
Pasal 31
(1) Pengelolaan arsip statis wajib dilaksanakan Kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Banyuwangi.
19
(2) Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk
menyelamatkan dan melestarikan arsip-arsip yang
memiliki nilai guna informasional, pembuktian dan
instrinsik.
(3) Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan kaidah/prinsip
manajemen arsip statis yang meliputi:
a. akuisisi;
b. pengolahan;
c. preservasi;
d. akses dan pelayanan.
(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai mekanisme, prosedur
dan tata pengelolaan arsip statis sebagaimana
dimaksud pada ayat (3) diatur dengan Peraturan
Bupati.
Bagian Ketiga
Akuisisi Arsip Statistik
Pasal 32
(1) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi wajib melaksanakan akuisisi
arsip statis dari Satuan Kerja Perangkat Daerah.
(2) Akuisisi arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan:
a. survei; dan
b. verifikasi.
(3) Akuisisi arsip statis oleh Kantor Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi diikuti
dengan peralihan kewenangan dan tanggung jawab
pengelolaan.
Bagian Keempat
Pengolahan Arsip Statis
Pasal 33
(1) Pengolahan arsip-arsip statis dilaksanakan dengan
memperhatikan standar pengolahan dan dapat
dipadukan dengan kebutuhan penerapan Sistem
Jaringan Informasi Kearsipan yang dikembangkan
Pemerintah Kabupaten.
(2) Standar pengolahan arsip statis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) meliputi:
a. azas asal usul;
b. azas aturan asli; dan
c. standar diskripsi arsip statis.
(3) Sistem Jaringan Informasi Kearsipan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dapat disesuaikan dengan
standar sistem jaringan yang berlaku secara nasional.
20
Pasal 34
(1) Pengolahan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pendeskripsian;
b. menata fisik;
c. menata informasi; dan
d. membuat sarana temu balik.
(2) Sarana temu balik sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
huruf d dibuat secara manual dan berbasis elektronik,
berupa:
a. inventaris arsip statis
b. daftar arsip statis
c. guide arsip statis.
Bagian Kelima
Pengolahan Arsip Statis
Pasal 35
(1) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam
pasal 31 ayat (3) huruf c dilaksanakan secara preventif
dan kuratif.
(2) Preservasi arsip statis dimaksudkan untuk menjamin
keselamatan dan kelestarian arsip di Kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Banyuwangi.
(3) Preservasi arsip statis dengan cara preventif
dilaksanakan melalui:
a. penyimpanan dan pemeliharaan sesuai standar;
b. pengendalian hama terpadu;
c. reproduksi dan alih media arsip;
d. perencanaan menghadapi bencana;
(4) Preservasi dengan cara kuratif dilakukan melalui
kegiatan restorasi arsip.
Pasal 36
(1) Akses arsip statis sebagaimana dimaksud dalam pasal
31 ayat (3) huruf d dilaksanakan dalam rangka
pemanfaatan, pendayagunaan arsip statis dan
pelayanan publik.
(2) Arsip statis bersifat terbuka dan dapat diakses untuk
kepentingan publik.
(3) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi wajib memberikan layanan
penggunaan arsip statis.
21
(4) Akses arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundangan
yang berlaku.
Pasal 37
(1) Dalam hal tertentu arsip statis tidak dapat diakses
untuk publik yaitu:
a. arsip yang menyangkut wilayah perbatasan daerah;
b. arsip statis yang berpotensi menimbulkan gangguan
atau konflik suku, agama, ras, dan antar golongan;
c. arsip statis yang belum selesai diolah dan belum
memiliki sarana temu balik arsip;
d. arsip statis yang karena secara fisik rusak dan belum
dialihmediakan;
e. arsip statis yang atas permintaan penyerah arsip
tidak dapat dibuka untuk jangka waktu tertentu.
(2) Ketentuan tentang masa tertutup dan terbukanya arsip
statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur
dengan peraturan Bupati.
(3) Dalam jangka waktu 25 tahun sejak arsip statis
diserahkan pada Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi dapat membuka
akses arsip statis, kecuali ada permintaan lain diluar
batas waktu tersebut oleh penyerah arsip.
Pasal 38
(1) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi dalam memberikan layanan
penggunaan arsip statis wajib menyediakan sarana dan
fasilitas layanan yang dibutuhkan pengguna arsip.
(2) Pelaksanaan akses dan layanan arsip statis harus
mempertimbangkan:
a. prinsip keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip
statis; dan
b. sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai Teknis, mekanisme,
prosedur dan tata cara akses arsip statis diatur dengan
keputusan kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi.
Pasal 39
(1) Setiap perangkat daerah Kabupaten wajib menyerahkan
arsip statis kepada Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi.
22
(2) Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
adalah:
a. yang memiliki nilaiguna kesejarahan;
b. yang telah habis masa retensinya;
c. berketerangan permanen dalam JRA.
(3) Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh dan
dapat digunakan dan disertai daftar arsip dan berita
acara penyerahan.
(4) Dalam hal arsip yang diserahkan tidak autentik, maka
pencipta arsip wajib melakukan autentikasi.
(5) Apabila pencipta arsip tidak melakukan otentikasi
sebagaimana dimaksud pada ayat (4), maka Kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Banyuwangi berhak menolak penyerahan arsip statis.
(6) Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara, prosedur,
mekanisme dan ketentuan pelaksanaan penyerahan
arsip statis diatur dalam peraturan Bupati.
Pasal 40
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Banyuwangi selain menerima Arsip Statis dari Satuan Kerja
Perangkat Daerah juga melaksanakan pengelolaan arsip
statistik yang berskala Kabupaten yang diterima dari desa,
perusahaan, organisasi politik, Organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan.
BAB VI
PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
Bagian kesatu
Pembinaan
Pasal 41
(1) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi wajib melakukan pembinaan
kearsipan kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah;
(2) Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) meliputi :
a. penyediaan pedoman penyelenggaraan kearsipan;
b. koordinasi penyelenggaraan kearsipan;
c. supervisi;
d. Sosialisasi;
e. pendidikan dan pelatihan;
f. bimbingan teknis dan konsultasi;
g. penilaian kinerja Arsiparis;
h. penelitian, pengkajian dan pengembangan.
23
(3) Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) huruf b meliputi:
a. pembinaan dan fasilitasi pengembangan organisasi
profesi;
b. sosialisasi;
c. bimbingan dan konsultasi.
Pasal 42
(1) Unit Kearsipan satuan kerja perangkat daerah wajib
melaksanakan pembinaan teknis internal di setiap unit
kerja dalam satuan kerjanya.
(2) Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) meliputi :
a. pembinaan tenaga kearsipan;
b. pengelolaan arsip aktif di unit pengolah;
c. pengendalian pengelolaan arsip dinamis di unit
pengolah;
d. penyediaan sarana dan prasarana pengelolaan arsip
dinamis; dan
e. Pengolahan arsip dinamis menjadi informasi.
Bagian kedua
Pengawasan
Pasal 43
(1) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi melaksanakan pengawasan
penyelenggaraan kearsipan dan pengelolaan arsip
dinamis di Satuan Kerja Perangkat Daerah dan
penyelenggaraan kearsipan maupun pengelolaan arsip
statis.
(2) Pelaksanaan pengawasan dilaksanakan sesuai dengan
peraturan yang berlaku dan standar pengawasan
kearsipan;
(3) Pengawasan penyelenggaraan kearsipan dinamis di
satuan kerja perangkat daerah Kabupaten sebagaimana
dimaksud ayat (1) dilaksanakan secara terkoordinasi
melalui kerjasama Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi dengan satuan
kerja perangkat daerah penyelenggara pengawasan
Kabupaten;
(4) Pengawasan penyelenggaraan kearsipan dan
pengelolaan arsip dinamis satuan kerja perangkat
daerah Kabupaten dilakukan dengan cara :
a. audit kearsipan dinamis;
b. monitoring dan evaluasi;
c. penilaian kinerja penyelenggaraan kearsipan;
24
d. mengkoordinasikan penyediaan fasilitas sarana
kearsipan.
(5) Pengawasan penyelenggaraan kearsipan dan
pengelolaan arsip statis oleh Kantor Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi
dilakukan dengan cara:
a. audit kearsipan statis;
b. monitoring dan evaluasi;
c. penilaian kinerja dan;
d. mengkoordinasikan penyediaan fasilitas sarana
pengelolaan arsip statis.
(6) Ketentuan lebih lanjut mengenai standardisasi
mekanisme dan prosedur pelaksanaan pengawasan
kearsipan diatur dalam Peraturan Bupati.
BAB VII
SARANA DAN PRASARANA
Pasal 44
(1) Dalam penyelenggaraan kearsipan setiap satuan kerja
perangkat daerah Kabupaten wajib menyediakan sarana
dan prasarana kearsipan sesuai standar.
(2) Setiap Unit Kearsipan wajib memiliki pusat arsip.
(3) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi wajib memiliki depo arsip.
BAB VIII
PENDAYAGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN
KOMUNIKASI
Pasal 45
(1) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi memanfaatkan dan
mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi
serta membuat Jaringan Informasi Kearsipan Daerah
(JIKD) agar penyelenggaraan kearsipan dapat
dilaksanakan efektif dan akuntabel;
(2) Pemanfaatan dan pendayagunaan teknologi informasi
dan komunikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaksanakan dengan tetap menjaga keamanan dan
keselamatan informasi.
(3) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi membangun Sistem Informasi
Kearsipan Dinamis (SIKD) dan Sistem Informasi
Kearsipan Statis (SIKS) di Kabupaten.
(4) SIKD dan SIKS sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
dapat menjadi bagian dari Sistem Kearsipan Nasional
(SKN), Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
25
(5) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi menjadi pusat SIKD dan JIKD
dalam penyelenggaraan kearsipan dinamis Satuan Kerja
Perangkat Daerah.
(6) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi menjadi pusat SIKD dan JIKD
dalam penyelenggaraan kearsipan statis Satuan Kerja
Perangkat Daerah.
BAB IX
PEMBIAYAAN
Pasal 46
(1) Pemerintah Kabupaten menyediakan anggaran
penyelenggaraan kearsipan.
(2) Satuan Kerja Perangkat Daerah wajib merencanakan,
mengalokasikan, melaksanakan dan mengendalikan
anggaran penyelenggaraan kearsipan.
(3) Pembiayaan penyelenggaraan kearsipan dapat berasal
dari Anggaran pendapatan dan Belanja Negara,
Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah dan/atau
sumbangan pihak ketiga yang tidak mengikat sesuai
peraturan perundangan yang berlaku.
BAB X
KERJASAMA DAN PERAN SERTA MASYARAKAT
Bagian Kesatu
Kerjasama
Pasal 47
(1) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Banyuwangi dapat melakukan kerjasama
dengan pemerintah provinsi, ANRI pemerintah daerah
lain, BUMN, BUMD, lembaga swasta, baik dalam
maupun luar negeri.
(2) Kerjasama sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat
dilakukan dengan memanfaatkan sistem jejaring
kearsipan yang berbasis teknologi informasi dan
komunikasi.
(3) Kerjasama luar negeri sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilaksanakan sesuai peraturan perundang-
undangan.
Bagian Kedua
Peran Serta Masyarakat
Pasal 48
(1) masyarakat dapat berperan serta dalam
penyelenggaraan kearsipan.
26
(2) Peran masyarakat sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dapat diwujudkan dalam bentuk :
a. pengelolaan arsip dinamis yang diciptakannya;
b. penyelamatan arsip dari bencana alam, bencana
sosial, perang, sabotase, spionase, dan terorisme
melalui koordinasi dengan lembaga terkait;
c. menyerahkan arsip-arsip yang dimiliki yang
bernilaiguna tinggi kepada Lembaga Kearsipan;
d. pemanfaatan dan penggunaan arsip;
e. penyediaan sumber daya pendukung;
f. penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan
kearsipan;
g. sosialisasi kearsipan;
h. melaporkan kepada Bupati apabila mengetahui
terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan,
pemalsuan, dan pengubahan arsip tanpa melalui
prosedur yang dibenarkan oleh peraturan
perundangan;
i. menggalang dan/atau menyumbangkan dana untuk
penyelenggaraan kearsipan;
j. membentuk forum komunikaasi masyarakat di
bidang kearsipan;
k. melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan; dan
l. menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan
penyelamatan arsip sesuai dengan kompetensi yang
dimilikinya;
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai penggalangan dana
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf I diatur
dalam Peraturan Bupati.
Pasal 49
(1) Pemerintah Kabupaten dapat mengikutsertakan
masyarakat dalam kegiatan pelindungan,
penyelamatan, pengawasan, serta sosialisasi kearsipan.
(2) Pemerintah Kabupaten dapat memberikan penghargaan
kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam
penyelenggaraan kearsipan di daerah.
BAB XI
LARANGAN
Pasal 50
Pejabat dan pelaksana kearsipan dilarang:
a. mengabaikan kewajiban menjaga keutuhan,
keamanan dan keselamatan arsip negara;
b. menyediakan arsip dinamis kepada pengguna yang
tidak berhak;
27
c. menguasai dan memiliki arsip–arsip negara untuk
kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak
berhak;
d. membuka/memberikan informasi arsip dinamis yang
dikategorikan tertutup;
e. menolak memberikan informasi bagi kepentingan
pengguna arsip yang berhak;
f. memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang
memiliki nilai guna kesejarahan daerah kepada pihak
yang tidak berhak;
g. sengaja memusnahkan arsip diluar prosedur dan
peraturan perundangan-undangan; dan
h. merusak arsip dan/atau merusak tempat
penyimpanan arsip.
BAB XII
KETENTUAN PENYIDIKAN
Pasal 51
(1) Pejabat Pegawai Negeri Sipil tertentu di lingkungan
Pemerintah Daerah diberi wewenang khusus sebagai
Penyidik untuk melakukan penyidikan tindak pidana
sesuai Peraturan Daerah ini sebagaimana dimaksud
dalam Undang-Undang Hukum Acara Pidana;
(2) Penyidik sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
adalah pejabat pegawai negeri sipil tertentu di
lingkungan Pemerintah Daerah yang diangkat oleh
pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
(3) Wewenang Penyidik sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) adalah:
a. menerima, mencari, mengumpulkan, dan meneliti
keterangan atau laporan berkenaan dengan
tindak pidana sesuai Peraturan Daerah ini agar
keterangan atau laporan tersebut menjadi lebih
lengkap dan jelas;
b. meneliti, mencari, dan mengumpulkan keterangan
mengenai orang pribadi atau Badan tentang
kebenaran perbuatan yang dilakukan sehubungan
dengan tindak pidana sesuai Peraturan Daerah ini;
c. meminta keterangan dan bahan bukti dari orang
pribadi atau Badan sehubungan dengan tindak
pidana sesuai Peraturan Daerah ini;
d. memeriksa buku, catatan, dan dokumen lain berkenaan dengan tindak pidana sesuai Peraturan
Daerah ini;
28
e. melakukan penggeledahan untuk mendapatkan
bahan bukti pembukuan, pencatatan, dan dokumen lain, serta melakukan penyitaan
terhadap bahan bukti tersebut; f. meminta bantuan tenaga ahli dalam rangka
pelaksanaan tugas penyidikan tindak pidana sesuai
Peraturan Daerah ini; g. menyuruh berhenti dan/atau melarang seseorang
meninggalkan ruangan atau tempat pada saat pemeriksaan sedang berlangsung dan memeriksa identitas orang, benda, dan/atau dokumen yang
dibawa; h. memotret seseorang yang berkaitan dengan tindak
sesuai Peraturan Daerah ini;
i. memanggil orang untuk didengar keterangannya
dan diperiksa sebagai tersangka atau saksi;
j. menghentikan penyidikan; dan/atau
k. melakukan tindakan lain yang perlu untuk
kelancaran penyidikan tindak pidana sesuai
Peraturan Daerah ini dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(4) Penyidik sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
memberitahukan dimulainya penyidikan dan
menyampaikan hasil penyidikannya kepada Penuntut
Umum melalui Penyidik pejabat Polisi Negara
Republik Indonesia, sesuai dengan ketentuan yang
diatur dalam Undang-Undang Hukum acara Pidana.
BAB XIII
KETENTUAN PIDANA
Pasal 52
(1) Setiap orang yang melanggar ketentuan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 50 huruf f, huruf g dan huruf h
diancam pidana kurungan paling lama 3 (tiga) bulan
atau denda paling banyak Rp. 50.000.000,00 (lima
puluh juta rupiah).
(2) Tindak pidana sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
adalah pelanggaran.
BAB XIV
PENUTUP
Pasal 53
Peraturan pelaksanaan atas Peraturan Daerah ini harus
sudah ditetapkan paling lama 6 (enam) bulan sejak
Peraturan Daerah ini diundangkan.
29
Pasal 54
Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Daerah ini dengan
penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten
Banyuwangi.
Ditetapkan di Banyuwangi
pada tanggal 4 Februari 2016
Pj. BUPATI BANYUWANGI,
ttd
Z A R K A S I
Diundangkan di Banyuwangi Pada tanggal 8 Juni 2016
SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BANYUWANGI
ttd
Drs. H. SLAMET KARIYONO,M.Si. Pembina Utama Madya
NIP 19561008 198409 1 001 LEMBARAN DAERAH KABUPATEN BANYUWANGI TAHUN 2016 NOMOR 7
Sesuai dengan aslinya
a.n. SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BANYUWANGI
Asisten Administrasi Pemerintahan
Ub.
Kepala Bagian Hukum
ttd
HAGNI NGESTI SRIREDJEKI, S.H., M.M.
Pembina Tingkat I
NIP. 19650828 199703 2 002
NOMOR REGISTER 41-2/2016
30
PENJELASAN
ATAS
PERATURAN DAERAH KABUPATEN BANYUWANGI
NOMOR 2 TAHUN 2016
TENTANG
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
I. UMUM
Bahwa arsip yang dimiliki daerah merupakan sumber informasi dan bahan
pertanggungjawaban Pemerintahan Daerah yang mempunyai nilai dan arti penting
dan strategis, antara lain dapat menyajikan informasi mengenai penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah, perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan.
Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan
terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan Pemerintah Daerah dan hak-hak
keperdataan masyarakat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, perlu adanya
penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar
kearsipan sebagaimana diatur dalam peraturan perundangundangan.
Dalam rangka mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan nasional
yang komprehensif dan terpadu, perlu dibangun sistem kearsipan daerah, meliputi
pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Sistem kearsipan daerah
adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar
berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar
pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan
kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Banyuwangi, sehingga sistem
kearsipan daerah berfungsi menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan
terpercaya, serta mampu mengindentifikasikan keberadaan arsip yang memiliki
keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada semua organisasi
kearsipan.
Berdasar latar belakang sebagaimana tersebut diatas, serta sejalan dengan
berlakunya undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan serta
peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang
nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, perlu membentuk peraturan daerah
tentang penyelenggaraan kearsipan.
II. PASAL DEMI PASAL
Pasal 1
Cukup jelas
Pasal 2
Cukup jelas
31
Pasal 3
Huruf a
Yang dimaksud dengan asas “kepastian hukum” adalah penyelenggaraan
kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras
dengan peraturan perundangundangan, kepatutan, dan keadilan dalam
kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas
supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan
penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.
Huruf b
Yang dimaksud dengan asas “keautentikan dan keterpercayaan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian
dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan
bahan akuntabilitas.
Huruf c
Yang dimaksud dengan asas “keutuhan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan,
penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat
mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
Huruf d
Yang dimaksud dengan asas “asal-usul” adalah asas yang dilakukan
untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip
(provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta
arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
Huruf e
Yang dimaksud dengan asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan
untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya
(original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih
digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
Huruf f
Yang dimaksud dengan asas “keamanan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari
kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna
yang tidak berhak.
Yang dimaksud dengan asas “keselamatan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman
bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.
Huruf g
Yang dimaksud dengan asas “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang
profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.
Huruf h
Yang dimaksud dengan asas “keresponsifan” adalah penyelenggara
kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah
lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab
kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.
32
Huruf i
Yang dimaksud dengan asas “keantisipatifan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap
berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip
bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai
perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan
teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.
Huruf j
Yang dimaksud dengan asas “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi
masyarakat di bidang kearsipan.
Huruf k
Yang dimaksud dengan asas “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan
harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.
Huruf l
Yang dimaksud dengan asas “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan
bermasyarat, berbangsa, dan bernegara.
Huruf m
Yang dimaksud dengan asas “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan
keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
Huruf n
Yang dimaksud dengan asas “kepentingan umum” adalah
penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan
kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.
Huruf o
Cukup jelas
Pasal 4
Cukup jelas
Pasal 5
Cukup jelas
Pasal 6
Cukup jelas
Pasal 7
Cukup jelas
Pasal 8
Cukup jelas
Pasal 9
Cukup jelas
Pasal 10
Cukup jelas
Pasal 11
33
Cukup jelas
Pasal 12
Cukup jelas
Pasal 13
Cukup jelas
Pasal 14
Cukup jelas
Pasal 15
Cukup jelas
Pasal 16
Cukup jelas
Pasal 17
Cukup jelas
Pasal 18
Cukup jelas
Pasal 19
Cukup jelas
Pasal 20
Cukup jelas
Pasal 21
Cukup jelas
Pasal 22
Cukup jelas
Pasal 23
Cukup jelas
Pasal 24
Cukup jelas
Pasal 25
Cukup jelas
Pasal 26
Cukup jelas
Pasal 27
Cukup jelas
Pasal 28
Cukup jelas
Pasal 29
Cukup jelas
Pasal 30
34
Cukup jelas
Pasal 31
Cukup jelas
Pasal 32
Cukup jelas
Pasal 33
Cukup jelas
Pasal 34
Cukup jelas
Pasal 35
Cukup jelas
Pasal 36
Cukup jelas
Pasal 37
Cukup jelas
Pasal 38
Cukup jelas
Pasal 39
Cukup jelas
Pasal 40
Cukup jelas
Pasal 41
Cukup jelas
Pasal 42
Cukup jelas
Pasal 43
Cukup jelas
Pasal 44
Cukup jelas
Pasal 45
Cukup jelas
Pasal 46
Cukup jelas
Pasal 47
Cukup jelas
Pasal 48
Cukup jelas
Pasal 49
35
Cukup jelas
Pasal 50
Cukup jelas
Pasal 51
Cukup jelas
Pasal 52
Cukup jelas
Pasal 53
Cukup jelas
Pasal 54
Cukup jelas