Upload
dangdat
View
228
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam rangka mendukung penyelenggaraan kepemerintahan yang
baik (good governance) dan reformasi birokrasi di lingkungan
Pemerintah Kota Balikpapan perlu suatu upaya diantaranya denganmenerapkan sistem yang terintegrasi dengan memanfaatkan teknologi
komputer yang telah terhubung pada setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) / unit organisasi/unit kerja untuk mendukung
penyelenggaraan administrasi pemerintahan guna mempercepat dan
mempermudah arus informasi tata naskah dinas.
Dengan semakin meningkatnya volume naskah dinas dari hasil
kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Balikpapan, maka
penanganannnya perlu didukung dengan sistem administrasi yang
memadai, yaitu dengan mengubah sistem manual ke sistem
komputerisasi sehingga pengelolaan naskah dinas dapat dilakukan
dengan cepat. Salah satu diantaranya adalah dengan menerapkan
Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan.
Sistem TNDE Pemerintah Kota Balikpapan merupakan salah satu
sub sistem dari perkantoran elektronik di Pemerintah Kota Balikpapan yang dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi berbasis jaringan
komputer dan aplikasi web based yang dapat memproses data naskah
dinas dalam program manajemen basis data.
Pemilihan.....
- 2 -
Pemilihan teknologi client server ini mempertimbangkan hal-hal sebagai
berikut:
1. Cepat dalam pengembangan aplikasi;
2. Mudah dalam distribusi aplikasi kepada para pengguna;
3. Data surat akan tersimpan dalam sebuah sistem manajemen basis
data yang terpusat, sehingga mudah dalam pemeliharaan data;
4. Mudah dalam perawatan dan pengembangan aplikasi, perubahan
kode program hanya di web server dan database server.
5. Untuk mengakses software aplikasi cukup mudah, langkah-
langkahnya cenderung sederhana karena aplikasi yang
dikembangkan didasarkan pada alur kerja penanganan surat
sehari-hari.
B. Sasaran
Sasaran petunjuk pelaksanaan TNDE adalah:
1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman tentang
penyelenggaraan TNDE di lingkungan OPD / unit organisasi/unitkerja Pemerintah Kota Balikpapan ;
2. Terwujudnya keterpaduan pelaksanaan TNDE di unit
organisasi/unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan ;
3. Lancarnya komunikasi dan kemudahan pengelolaan dan
pengolahan naskah dinas;
4. Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah
dinas.
C. Manfaat
Manfaat TNDE sebagai berikut:
1. Terwujudnya percepatan pemerintahan elektronik (e-Government)
Pemanfaatan TNDE akan mendukung terwujudnya tata kelola
kepemerintahan yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi.
2. Terwujudnya.....
- 3 -
2.Terwujudnya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan
Penggunaan TNDE akan memberikan manfaat berupa penghematan
sumber daya seperti tenaga, kertas, waktu, dan biaya karena
mengurangi jumlah naskah dinas yang harus dicetak. Efektivitas dan
efisiensi pekerjaan dapat dicapai dengan tersampaikannya informasi
secara langsung naskah dinas atau informasi lainnya yang
memanfaatkan teknologi informasi tanpa bergantung pada
keberadaan kurir.
3. Terwujudnya dukungan reformasi birokrasi
Pemanfaatan TNDE akan mendukung terwujudnya reformasi
birokrasi aparatur negara
4. Terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplikasi
antar unit organisasi/unit kerja
Pemanfaatan teknologi informasi akan mempermudah komunikasi
antar unit organisasi/unit kerja di lingkungan Pemerintah KotaBalikpapan.
5. Kemudahan pengelolaan naskah dinas dan penggunannya
Penggunaan TNDE akan memberikan keamanan dalam penyimpanan
naskah dinas, kemudahan dalam menangani naskah dinas, dan
keakuratan dalam pencarian naskah dinas.
6. Tidak ada resiko kehilangan naskah dinas
Semua informasi naskah dinas terekam dan tersimpan dalam server
TNDE yang di backup secara berkala, maka resiko kehilangan,
kerusakan, dan salah simpan atau alasan lain dapat dikurangi.
7. Kemudahan pengendalian naskah dinas dan penggunaannya
Pengguna TNDE dapat mengendalikan naskah dinas dan
penggunannya melalui aplikasi TNDE yang terhubung melalui
jaringan komputer.
‘8. Kemudahan...
- 4 -
8. Kemudahan pelacakan keberadaan dan status naskah dinas
Dengan menggunakan TNDE pengguna dapat secara langsung
memonitor naskah dinas, alur naskah dinas, dan mengetahui
status/tindak lanjut naskah dinas.
D. Sumber Daya Manusia (SDM)
Penggunaan aplikasi TNDE perlu didukung oleh SDM yang memiliki
kualifikasi sesuai kebutuhan dalam pengoperasian TNDE.
E. Pengertian Umum
Pengertian Umum dalam petunjuk pelaksanaan ini meliputi:
1. Aplikasi TNDE adalah suatu sistem pengelolaan naskah dinas,
yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi yang bersifat legal;
2. Infrastruktur adalah kelengkapan sistem TNDE berupa perangkat
lunak (software) dan perangkat keras (hardware), antara lain
komputer induk (server), jaringan lokal (local area network),
komputer personal (personal computer), pemindai (scanner), dan
piranti elektronik lainnya;
3. Jaringan lokal (Local Area Network/LAN) adalah sekelompok
komputer dengan perangkat pendukungnya yang terhubung dan
dapat berkomunikasi dalam area kerja tertentu;
4. Kartu antarmuka jaringan (Network Interface Card/NIC) adalah
perangkat keras pada komputer yang digunakan sebagai interface
dari komputer ke jaringan komputer serta mengatur pengiriman
dan penerimaan data dari dan ke dalam jaringan;
5. Perangkat penyimpanan data (disk storage) adalah perangkat
keras yang digunakan sebagai sarana menyimpan data dalam
bentuk elektronik;
‘6. Penelusuran....
- 5 -
6. Penelusuran surat (mail tracking) adalah sistem yang menelusuri
dan memantau seluruh aliran korespondensi secara elektronik
untuk memastikan korespondensi diproses dengan benar dan
transparan;
7. Penelusuran disposisi (disposition tracking) adalah sistem yang
menelusuri dan memantau aliran disposisi korespondensi secara
elektronik untuk memastikan disposisi korespondensi diproses
dengan benar;
8. Agenda harian elektronik (electronic diary, e-calendar) adalah
pencatatan lengkap jadwal kegiatan harian secara elektronik;
9. Sistem basis data (database system) adalah sistem yang memuat
data yang terorganisasi dengan baik sehingga memudahkan
penyimpanan dan pengambilan kembali secara elektronik;
10.Kode akses (password) adalah kombinasi huruf, angka, dan
karakter khusus sebagai pengenal dan pengaman dalam mengakses
sistem komputer;
11. Identitas pengguna (account) adalah data pengguna yang perlu
dicatat untuk mendapatkan alokasi ruang dalam mengoperasikan
TNDE dengan memasukkan kode akses;
12. Sistem pengamanan (security system) adalah sistem yang
dibangun untuk mencegah pengaksesan secara tidak sah dan
perusakan, serta menjamin kerahasiaan data;
13. Penampil informasi/penjelajah (browser) adalah perangkat lunak
untuk menjelajah data dan informasi yang terdapat pada jaringan
komputer baik melalui intranet maupun internet;
14. Pengaman sistem jaringan komputer (firewall) adalah perangkat
lunak dan/atau perangkat keras untuk menjamin pengguna yang
memiliki otorisasi dalam mengakses jaringan;
16. SQL Server...
- 6 -
15. SQL server adalah tipe database yang bersifat database relational.
Pengertian relasional adalah penyimpanan data dalam bentuk tabel,
sedangkan tabel dapat disusun sesuai dengan kelompoknya yang
mempunyai sifat sama. Tabel berisi kumpulan baris-baris dan
kolom-kolom yang jelas dapat saling berhubungan satu sama lain.
Database SQL server terdiri dari dua file yaitu data yang disimpan
dalam file LDF dan dalam bentuk MDF;
16.Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam
suatu file atau beberapa file;
17. Perekaman data adalah kegiatan manajemen data atau
pengelolaan data dengan cara memasukkan isi variabel tertentu ke
dalam database;
18. Topologi jaringan komputer adalah suatu cara menghubungkan
komputer yang satu dengan komputer lainnya sehingga membentuk
jaringan. Topologi jaringan adalah bagian yang menjelaskan hubungan
antar komputer yang di bangun berdasarkan kegunaan, keterbatasan
resource dan keterbatasan biaya, berarti topologi-topologi jaringan yang
ada bisa disesuaikan dengan keadaan di lapangan;
19.Komputer induk adalah perangkat keras yang menjalankan
aplikasi jaringan komputer yang digunakan untuk melayani banyak
pengguna dalam satu jaringan;
20.Komputer klien adalah perangkat keras yang terhubung dengan
jaringan yang dapat mengakses aplikasi pada komputer induk;
21. Pemindai dokumen naskah dinas (scanner) adalah perangkat
keras untuk melakukan pemindaian dokumen naskah pada
komputer klien yang dibutuhkan pada unit pengolah;
22. Sistem keamanan adalah sistem yang menjamin infrastruktur
aman dari kerusakan, serangan virus, penyalahgunaan sistem;
23. Surat adalah naskah yang berisi informasi yang dikirim atau
diterima oleh unit organisasi/unit kerja atau perorangan;
’25. Surat Masuk...
- 7 -
24. Surat masuk adalah naskah yang berisi informasi yang diterima
oleh unit organisasi/unit kerja dalam rangka penyelenggaraan
kedinasan;
25.Disposisi adalah informasi atau perintah atasan terhadap
bawahan dalam menindaklanjuti surat masuk;
26. Lembar disposisi adalah formulir untuk menuliskan informasi
atau perintah bagi atasan yang ditujukan kepada bawahan dalam
menindaklanjuti surat masuk;
27. Pengguna TNDE adalah unit organisasi/unit kerja yang telah
terkoneksi dengan aplikasi TNDE;
28.Operator adalah pejabat dan atau petugas yang mengoperasikan
TNDE yang telah ditetapkan oleh pimpinan unit organisasi/unit
kerja yang bersangkutan;
29. Administrator adalah pihak yang memiliki kewenangan dalam
melakukan manajemen basis data (database);
30. Jaringan Komputer merupakan suatu sistem jaringan berbasis
Local Area Network (LAN) atau jejaring nirkabel (Wireless Network)
yang terkoneksi dan dapat mengakses applikasi yang terdapat
pada server;
31. Perkantoran elektronik (electronic office, e-office) adalah
aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis
manual ke proses berbasis elektronik dengan memanfaatkan
fasilitas LAN;
32. Lemari penyimpanan file elektronik (folder) adalah wadah
penyimpanan data elektronik dalam bentuk file yang tersusun
dengan baik;
33. Pengaman sistem jaringan komputer (firewall) adalah
perangkat lunak dan/atau perangkat keras untuk menjamin
pengguna yang memiliki otorisasi dalam mengakses jaringan;
’34. Open...
- 8 -
34.Open database connectivity (ODBC) adalah sebuah standar
terbuka untuk konektivitas antar mesin basis data yang dapat
mengakses database lain dalam perangkat lunak lain;
35. Internet options adalah fitur yang ada pada operating system
windows yang berfungsi untuk men-setting komputer untuk
dapat mengakses pada jaringan LAN;
36.Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau
direkam ke dalam berbagai bentuk media;
37. Program adalah serangkaian instruksi yang memerintah komputer
tentang apa yang harus dilaksanakan dan bagaimana cara
melaksanakannya;
38. Perekaman data adalah kegiatan manajemen data atau
pengelolaan data yang meliputi memasukkan isi variabel tertentu
ke dalam database;
39.Domain name system (DNS) adalah distribute database system
yang digunakan untuk pencarian nama komputer (name
resolution) di jaringan yang mengunakan TCP/IP (Transmission
Control Protocol/Internet Protocol). DNS biasa digunakan pada
aplikasi yang terhubung ke Internet seperti web browser atau e-
mail, dimana DNS membantu memetakan host name sebuah
komputer ke IP address;
40.Komputer ke komputer (peer-to-peer) adalah suatu desain
jaringan yang menghubungkan suatu komputer dengan komputer
lain dalam tingkat jaringan yang sama sehingga komputer-
komputer tersebut dapat bertukar informasi secara langsung
tanpa melalui server;
41.Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan;
42. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
BAB II...
- 9 -
BAB II
DESAIN SISTEM TNDE
Dalam rangka penerapan TNDE yang produktif, transparan, tertib,
cepat, mudah, akurat, terpadu, aman, dan efisien, diperlukan desain sistem
TNDE. Desain sistem TNDE merupakan deskripsi rancangan arsitektur,
topologi jaringan dan cakupan sistem TNDE, dengan penjelasan sebagai
berikut:
A. Arsitektur Sistem TNDE
Arsitektur Sistem TNDE adalah desain sistem secara keseluruhan
yang menggambarkan proses dan hubungan antar entitas di dalam
sistem TNDE. Secara umum, arsitektur TNDE dapat digambarkan sebagai
berikut:
Gambar 1 : Arsitektur Tata Naskah Dinas Elektronik
Penjelasan gambar arsitektur Sistem TNDE adalah sebagai berikut:
1. Komputer induk (server) dan basis data (database) merupakan
infrastruktur untuk menginstal dan menyimpan data aplikasi TNDE.
2. Aplikasi TNDE adalah perangkat lunak beserta databasenya yang
digunakan untuk pengelolaan naskah secara elektronik.
‘3. Pengguna...
Server dan
Database
1
Mengakses Aplikasi
4
Aplikasi TNDE2
Pengguna/Operator TNDE
Memindai
3
Menyediakan
Pengguna/
Operator TNDE
- 10 -
3. Pengguna/petugas operator dapat melakukan pemindaian (scanning)
dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik.
4. Setiap Pengguna/petugas operator TNDE dapat mengakses aplikasi
melalui komputer.
B. Topologi Jaringan TNDE
Gambar 2 : Topologi Jaringan Tata Naskah Dinas Elektronik
TNDE terkoneksi melalui jaringan komputer ke seluruh OPD / unitorganisasi/unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan. Server-server sistem TNDE yang terpasang di OPD / unit organisasi / Unit kerjadapat melakukan replikasi database sehingga masing-masing pengguna
sistem TNDE di unit organisasi/unit kerja dapat mengakses sistem TNDE
melalui server yang bersangkutan dan beban server terbagi rata di setiap
unit organisasi/unit kerja.
‘C. Cakupan...
- 11 -
C. Cakupan TNDE
1. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal yaitu proses penyampaian informasi kedinasan
yang dalam hal ini dilakukan melalui surat masuk dan surat keluar
dengan instansi di luar Pemerintah Kota Balikpapan, dengan
penjelasan sebagai berikut:
a. Agenda Surat Masuk
Surat masuk eksternal adalah surat yang diterima dari luar instansi
yang ditujukan kepada Kepala Daerah dan/atau salah satu OPD /unit organisasi/unit kerja di lingkungan Pemerintah KotaBalikpapan. Dalam pengelolaan surat masuk eksternal, sistem
aplikasi TNDE dapat melakukan manajemen agenda surat berupascanning/pemindaian fisisk dokumen surat masuk, dan selanjutnyamengirimkannya sesuai tujuan surat secara sistem, dan prosesselanjutnya bisa dilakukan disposisi. Dokumen surat masuk tersebut
akan disimpan dalam aplikasi TNDE, dan semua data yang telah
diinput akan tersimpan dalam basis data (database) surat masuk.
b. Agenda Surat Keluar
Surat keluar eksternal adalah surat yang ditandatangani oleh
pimpinan Kepala Daerah atau Kepala OPD / dan/atau pejabat dilingkungan OPD / unit organisasi/unit kerja Pemerintah KotaBalikpapan yang berwenang sesuai dengan bidang tugasnya yangdikirim/ditujukan kepada instansi lain. Dalam pengelolaan surat
keluar eksternal ini aplikasi TNDE menyediakan fasilitas untuk
pembuatan konsep surat keluar (template) berdasarkan jenis danformat yang diatur sesuai dengan Pedoman Tata Naskah Dinas
Pemerintah Kota Balikpapan . Aplikasi TNDE juga menyediakan
fasilitas input data surat keluar yang dilengkapi dengan hasil
pemindaian (scanning) fisik dokumen surat keluar, selanjutnya semua
data yang telah diinput akan tersimpan dalam basis data (database)
surat keluar.
‘2. Komunikasi...
- 12 -
2. Komunikasi Internal
Komunikasi inte rnal yaitu prose s penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan melalui surat masuk dan surat keluar (antara lain: Nota Dinas, Surat Biasa, Undangan, Telaahan Staf dan SPPD) antar OPD /unit organisasi/unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan, dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Agenda Surat Masuk
Surat masuk adalah naskah dinas yang diterima dari pimpinan OPDdan/atau unit organisasi/unit kerja lain dalam instansi yang sama.
Sistem TNDE dapat melakukan manajemen agenda surat masuk
secara otomatis dan semua data agenda surat masuk tersimpan
dalam basis data (database) TNDE.
Dokumen surat masuk internal tersebut secara otomatis dapatdibuka melalui aplikasi TNDE dan dokumen fisiknya bisa di downloaddan di cetak bila diperlukan.
b. Agenda Surat Keluar
Surat keluar adalah naskah dinas yang dikirim dari Pimpinan OPDdan/atau unit organisasi/unit kerja ke OPD / unit organisasi/unitkerja lain di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan . Sistem aplikasi
TNDE dilengkapi fasilitas untuk dapat membuat konsep surat keluar
berdasarkan jenis dan format yang diatur sesuai dengan Pedoman
Tata Naskah Dinas Pemerintah Kota Balikpapan. Agenda surat keluaryang telah selesai akan disimpan pada dokumen Daftar Surat Keluar.
3. Disposisi
Disposisi merupakan perintah atau informasi dari atasan terhadap
bawahan dalam menindaklanjuti surat masuk. Sistem TNDE
memberikan mekanisme tindak lanjut penyelesaian dan penelusuran
disposisi tersebut.
‘4. Pembuatan...
- 13 -
4. Pembuatan Surat dengan Templat
Pembuatan surat dengan menggunakan templat/borang acu akan
memberikan kemudahan dan keseragaman bagi para pengguna TNDE.
Sistem TNDE telah dilengkapi fasilitas mekanismenya yang menyatu
dalam satu alur pembuatan agenda surat keluar eksternal dan/atau
internal.
Proses melengkapi templat dengan data yang diperlukan dapat
dilakukan secara langsung tanpa melalui aplikasi penyunting teks (text
editor) yang disediakan pada Sistem TNDE, tanpa harus membuka
aplikasi lain.
5. Penelusuran Surat
Penelusuran surat adalah sistem yang disediakan untuk menelusuri
dan memantau proses aliran surat masuk secara elektronik dan
memastikan korespondensi diproses dengan benar.
6. Agenda Harian/ Informasi Dinas
Agenda harian / Informasi Dinas merupakan jadwal kerja yang dicatat secara elektronik. Sistem TNDE dilengkapi dengan fasilitas agenda
harian dengan tujuan untuk memberikan dukungan khususnya dalam
memantau pelaksanaan tugas-tugas kedinasan. Agenda harian
tersimpan dalam basis data (database).
7. Fasilitas Pencetakan (masih tahap pengembangan)Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas pencetakan data sesuai
kebutuhan (harian/mingguan/bulanan/tahunan), sebagai berikut:
a. Rekap/data surat masuk;
b. Rekap/data surat keluar;
c. Rekap/data agenda harian pimpinan;
d. Rekap/data daftar disposisi pimpinan;
e. Mencetak lembar disposisi;
f. Mencetak fisik arsip yang sudah dipindai.
BAB III...
- 14 -
BAB III
SPESIFIKASI SISTEM TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
Sistem TNDE secara umum memiliki spesifikasi dasar yang bersifat
fungsional dan non fungsional, sebagai berikut:
A. Spesifikasi Fungsional
1. Manajemen Pengguna
Identitas pengguna/operator (username maupun password) terekam
dalam aplikasi TNDE. Untuk penambahan pengguna/operator atau
penon-aktifan pengguna/operator hanya dapat dilakukan oleh
administrator.
2. Agenda Surat Masuk
Penanganan agenda surat masuk sebagai berikut:
a. Masukan (Input) Agenda
Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas input data agenda surat
masuk, mencetak lembar disposisi, dan mencetak rekapitulasi
surat masuk secara berkala.
Data yang dapat diinput ke dalam aplikasi TNDE adalah:
1) Nomor agenda;
2) Tanggal penerimaan surat;
3) Tanggal entri data;
4) Nomor, tanggal, dan perihal surat;
5) Tujuan surat;
6) Pengirim surat;
7) Kecepatan tanggapan:
� Sangat Segera
� Segera
� Biasa
8) Pokok masalah surat
b. Penyimpanan Dokumen Surat Masuk
Surat yang diinput ke dalam aplikasi TNDE akan tersimpan
dalam database dengan 2 (dua) cara:
‘1). Pemindaian...
- 15 -
1) Pemindaian (scanning) dapat dilakukan oleh operator TNDE
apabila dokumen surat masuk yang diterima dalam bentuk
hardcopy; dan
2) File upload dapat dilakukan apabila surat telah diterima
dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy).
c. Melihat Detail Agenda Surat Masuk
Aplikasi TNDE dilengkapi dengan fasilitas untuk dapat melihat
detail dan lengkap tentang agenda surat masuk dengan mudah.
d. Membuat Catatan tentang Disposisi
Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas tentang mekanisme
disposisi mulai dari membuat disposisi atas surat masuk sampai
dengan tindak lanjut atas disposisi tersebut.
3. Agenda Surat Keluar
Surat keluar dapat dilakukan berdasarkan tindak lanjut disposisi
atau konsep surat atas inisiatif unit organisasi/unit kerja yang
bersangkutan, sebagai berikut:
a. Pembuatan Konsep Surat Keluar
Pembuatan konsep surat keluar dapat dilakukan dengan dua
cara yaitu:
1) Templat/Borang Acu
TNDE Pemerintah Kota Balikpapan menyediakan templat /borang acu yang mengacu pada Pedoman Tata Naskah Dinas
Pemerintah Kota Balikpapan .
2) Tanpa Templat/Borang Acu
Pengguna dapat pula membuat konsep tanpa menggunakan
templat/borang acu apabila tidak diperlukan.
‘3) Cara...
- 16 -
3) Cara Menggunakan Templat/Borang Acu
Templat/borang acu dapat diunduh melalui Sistem TNDE,
dan mengenai petunjuk cara penggunaannya dapat dilihat
pada sistem dimaksud.
b. Persetujuan Konsep Surat Keluar
Pembuatan konsep naskah dinas dapat diproses secara
elektronik (termasuk pembuatan konsep surat keluar) yang
diproses secara manual dapat dilakukan secara elektronik.
Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas pembuatan konsep naskah
dinas termasuk proses koreksi/revisi yang dapat dilakukan
berulangkali. Disamping itu, dalam proses pembuatan naskah
dinas tersebut dapat dipantau mengenai jenjang persetujuan
konsep naskah dinas sampai dengan finalisasinya (net konsep).
c. Pembuatan Agenda Surat Keluar
Unit organisasi/unit kerja yang telah memanfaatkan TNDE dapat
melakukan input data agenda surat keluar setelah konsep
tersebut mendapat persetujuan akhir (final) atau setelah
ditandatangani oleh penandatangan.
Mengenai penomoran surat keluar diinput dengan menggunakan user Kasubag Umum di masing-masing OPD.
d. Distribusi Surat Keluar
Setelah naskah dinas (termasuk surat keluar) ditandatangani
dan diberi nomor, selanjutnya didistribusi ke alamat, dengan
rincian kegiatan sebagai berikut:
1) Operator TNDE atau staf tata usaha menggandakan sesuai
kebutuhan;
2) Cap jabatan/cap dinas dibubuhkan (disebelah kiri
tandatangan dengan tidak mengenai/menutupi tandatangan)
pada naskah dinas yang akan didistribusikan, sedangkan
naskah dinas yang akan digunakan sebagai arsip tidak perlu
dibubuhi cap jabatan/cap dinas;
3) Khusus.....
- 17 -
3) Khusus untuk nota dinas dan memorandum tidak perlu
dibubuhi cap jabatan/cap dinas;
4) Pendistribusian naskah dinas, antara lain: didistribusi oleh
tata usaha dan/atau petugas yang ditunjuk, langsung
didistribusikan ke alamat, melalui jasa pengiriman, melalui
faksimili, atau melalui e-mail;
5) Untuk keperluan arsip elektronik, operator TNDE atau staf
tata usaha melakukan pemindaian (scanning) terhadap
naskah dinas dimaksud dengan menggunakan fasilitas yang
terdapat pada aplikasi TNDE.
e. Pemindaian (Scanning) Surat Keluar
Surat keluar yang telah ditandatangani, diberi nomor, dan telah
dibubuhi dengan cap jabatan/cap dinas disimpan dengan cara
pemindaian (scanning).
4. Manajemen Templat
Aplikasi TNDE menyediakan templat/borang acu yang mengacu
pada Pedoman Tata Naskah Dinas Pemerintah Kota Balikpapan danberlaku untuk semua unit organisasi/unit kerja.
Jenis dan format templat naskah dinas yang tersedia sebagai
berikut:
1) Format Naskah Dinas Arahan, diantaranya berisi:
a. Format Peraturan;
b. Format Pedoman;
c. Format Petunjuk Pelaksanaan;
d. Format Prosedur Tetap;
e. Format Instruksi;
f. Format Surat Edaran;
g. Format Keputusan; dan
h. Format Surat Perintah/Surat Tugas.
2) Format.....
- 18 -
2) Format Naskah Dinas Korespondensi, meliputi:
a. Format Nota Dinas;
b. Format Memorandum;
c. Format Surat Dinas; dan
d. Format Surat Undangan.
3) Format Naskah Dinas Khusus, meliputi:
a. Format Surat perjanjian;
b. Format Surat kuasa; ’
c. Format Berita Acara;
d. Format Surat Keterangan;
e. Format Surat Pengantar; dan
f. Format Pengumuman.
4) Format Laporan
5) Format Telaahan Staf
6) Format Formulir
7) Format Lembar Konsep
5. Pencarian Dokumen Naskah Dinas
Semua dokumen naskah dinas yang tersimpan dalam aplikasi TNDE
dapat dicari berdasarkan kriteria pencarian yang ditentukan sendiri
oleh pengguna yang bersangkutan.
B. Spesifikasi Non Fungsional
Beberapa hal yang menjadi persyaratan non fungsional dari sistem
TNDE adalah sebagai berikut:
1. Keamanan Aplikasi
a. Username dan Password
Aplikasi TNDE menjamin otentikasi pengguna dalam melakukan
pengaksesan. Sistem akan melakukan pengecekan pengguna dan
kata kunci (password) sehingga aplikasi TNDE dapat diakses
sesuai kewenangan yang telah ditentukan bagi masing-masing
pengguna.
Otentikasi.....
- 19 -
Otentikasi dalam TNDE dilengkapi dengan keamanan yang
menjamin bahwa data dimasukkan oleh pengguna terjamin
kerahasiaannya, antara lain:
1) Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang telah
terotentikasi;
2) Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi
kewenangannya; dan
3) Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan secara
pararel.
b. Antivirus
Dalam menunjang keamanan penggunaan TNDE para pengguna
di level administrator dan di unit organisasi/unit kerja harus
dilengkapi antivirus yang bisa diupdate secara berkala sehingga
akan meminimalisir serangan virus yang terjadi setiap saat.
c. Pengaman Database
Database TNDE harus di back-up secara berkala sehingga
database dapat terpelihara dan terhindar dari resiko
kehilangan/kerusakan data.
d. Enkripsi Data
Data yang bersifat rahasia harus terenkripsi agar terjamin
keamanannya
2. Pencatatan Log Aktivitas Pengguna
Aplikasi TNDE akan mencatat setiap aktivitas pengguna/operator
(user) yang berkaitan dengan sistem log, aktifitas ini dapat
digunakan untuk melakukan pemeriksaan terhadap segala proses
tata naskah dinas yang memanfaatkan aplikasi TNDE.
’3. Fitur...
- 20 -
3. Fitur Penghapusan dan Pembatalan
Aplikasi TNDE tidak dapat melakukan penghapusan secara
langsung (purge delete) terhadap dokumen naskah dinas ataupun
agenda surat yang telah dibuat, tetapi digunakan mekanisme flag
untuk menandakan status validitas suatu dokumen naskah dinas
atau agenda surat. Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui
suatu mekanisme otorisasi yang diatur sesuai kebijakan masing-
masing unit organisasi/unit kerja.
4. Antisipasi Listrik Padam
a. Untuk mengantisipasi listrik padam, pengguna Sistem TNDE
menyediakan Uninterruptible power supply (UPS);
b. Operator Sistem TNDE dapat melakukan pencatatan secara
manual terlebih dahulu, selanjutnya dapat dilakukan input
data setelah aliran listrik menyala kembali.
BAB IV...
- 21 -
BAB IV
UNSUR PENDUKUNG SISTEM TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
A. Jaringan Komputer
Untuk menerapkan sistem TNDE, masing-masing unit organisasi/unit
kerja wajib menyediakan perangkat keras dan perangat lunak, serta
tersedianya jaringan komputer.
Untuk membangun jaringan komputer diperlukan perangkat sebagai
berikut:
1. Media transmisi (wireline dan wireless) yang dapat mengakomodasikan
data (kabel coax, kabel UTP, serat optik, dan lain-lain);
2. Konektor penghubung kabel transmisi ke peralatan (ethernet-card,
hub, switch, router, dll);
3. Network interface card (NIC);
4. Perangkat lunak jaringan (driver dari NIC); dan
5. Penyimpanan data (storage area network).
B. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras terdiri dari server utama, server pembantu, komputer
pengguna (workstation), peripheral (printer, plotter, scanner dan lain
sebagainya) serta perangkat keras pendukung seperti Uninterruptible
power supply (UPS).
C. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak sistem komputer antara lain:
1. Sistem operasi misalnya Linux Server atau sejenisnya, Windows
dan lain-lain.
2. Program Tools dan database, misalnya PostgreSQL, Script, OpenSource data base dan lain-lain.
3. Sistem Pengamanan, misalnya antivirus, firewall dan lain-lain.
4. Custumized Application Program, dikembangkan untuk mendukung
keperluan data dari unit organisasi/unit kerja itu sendiri baik yang
dikembangkan sendiri maupun hasil modifikasi;
5. Generic Application Program, misalnya Microsoft Office 2010.
BAB V...
- 22 -
BAB V
PENGELOLA TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
A. Pengelola TNDE
1. Pengelola substansi Sistem TNDE Pemerintah Kota Balikpapan adalah masing-masing Kasubag Umum OPD;
2. Pengelola infrastruktur dan jaringan komputer Sistem TNDE
Dinas Komunikasi dan Informatika adalah Pusat Pengolahan Data;
3. Administrator adalah pihak yang memiliki kewenangan dalam
melakukan manajemen Sistem dan basis data (database) dalam hal iniadalah Dinas Komunikasi dan Informatika;
4. Operator adalah petugas yang ditunjuk dan memiliki kewenangan
dalam mengoperasikan Sistem TNDE sesuai dengan kebijakan masing-
masing OPD / unit organisasi/unit kerja;
5. Pemeliharaan hardware dilakukan oleh masing-masing pengguna
Sistem TNDE pada OPD / unit organisasi/unit kerja yang
bersangkutan dan berkoordinasi dengan Diskominfo;
6. Dalam setiap perubahan dalam rangka penyempurnaan dan
pengembangan Sistem TNDE, administrator akan selalu
mengikutsertakan OPD / unit organisasi/unit kerja yang
bersangkutan;
7. Beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian, antara lain:
- jika pada saat tertentu terjadi gangguan teknis berkaitan dengan
jaringan TNDE, operator/staf tata usaha dapat menghubungi
administrator TNDE;
- dalam hal terjadi pergantian pimpinan pengguna TNDE dan
menghendaki perubahan format lembar disposisi, operator/staf
tata usaha dapat menghubungi administrator Sistem TNDE;
B. Struktur.....
- 23 -
B. Struktur Organisasi Pengelola Sistem TNDE
Dalam rangka koordinasi pelaksanaan TNDE perlu dibentuk Tim
Pengelola TNDE di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan denganmenetapkan pejabat yang terkait sebagai pembina, pengarah,
penanggungjawab, dan operator TNDE di OPD / unit organisasi/unitkerja yang bersangkutan. Adapun susunan tim dimaksud sebagai
berikut:
SUSUNAN TIM PENGELOLA TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
Gambar 3 : Susunan Tim Pengelola Tata Naskah Dinas Elektronik
Catatan: Susunan tim pengelola dapat disesuaikan dengan kebutuhan
Penjelasan...
PENANGGUN GJAWAB Kasubbag U saha/Umum
(Eselon IV)
PEMBI NA Para Kepala OPD (Eselon II)
PENGA RAH Sekretaris OPD (Eselon III)
OPERATOR
(Staf)
- 24 -
Penjelasan dan uraian tugas Tim Pengelola TNDE Kementerian
Pekerjaan Umum sebagai berikut:
1. Pembina terdiri dari: Para Kepala OPD di lingkungan PemerintahKota Balikpapan dan/atau Eselon-II terkait di Lingkungan
Pemerintah Kota Balikpapan. Pembina mempunyai tugas melakukan
pembinaan penyelenggaraan TNDE pada masing-masing unit kerja
eselon II dan melaporkan secara periodik terselenggaranya TNDE;
3. Pengarah terdiri dari: Para Pejabat Eselon III terkait yang mempunyai
tugas memberikan pengarahan terhadap para penanggungjawab dan
operator TNDE untuk melaksanakan tugasnya.
4. Penanggungjawab terdiri dari: para pejabat eselon IV terkait yang
mempunyai tugas mengawasi dan bertanggungjawab terhadap
kegiatan yang diselenggarakan oleh operator TNDE dengan tujuan
untuk:
a. Memfasilitasi kebutuhan operator TNDE;
b. Mengkompilasi data sebagai bahan pelaporan TNDE secara berkala;
c. Menyiapkan konsep laporan tindak lanjut disposisi.
5. Operator adalah petugas yang ditunjuk dan memiliki kewenangan
dalam mengoperasikan TNDE sesuai dengan kebijakan masing-
masing unit organisasi/unit kerja yang mempunyai tugas
melaksanakan pengisian data naskah dinas maupun informasi
tindaklanjut atas disposisi pimpinan.
C. Alur...
- 25 -
C. Alur Tindak Lanjut Laporan Pelaksanaan TNDE
PEMBINA
Para Kepala OPD (Eselon II)
PENGARAH Sekretaris OPD (Eselon III)
Laporan tindaklanjut disposisi Pertengahan Minggu terakhir Bulan kedua
Laporan tindaklanjut disposisi Akhir Minggu terakhir Bulan kedua
Laporan tindaklanjut disposisi Awal Minggu pertama Bulan ke-tiga (persetujuan penandatanganan)
Gambar 4 : Alur Tindak Lanjut Laporan Pelaksanaan TNDE
PENANGGUNGJAWAB Kasubbag Umum (Eselon IV)
OPERATOR (Staf)