Embed Size (px)
Citation preview
PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008
DALAM MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN PENDIDIKAN
DI PONDOK PESANTREN MODERN SAHID
Disusun Oleh:
Kholidatunur
106018200682
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN
JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2011
i
ABSTRAK
Kholidatunur. 106018200682. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Pendidikan di Pondok
Pesantren Modern Sahid. Skripsi. Jurusan Kependidikan Islam Program
Studi Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan.
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2011.
Memasuki zaman modern saat ini, seluruh aspek kehidupan dituntut untuk
melakukan perubahan, termasuk aspek pendidikan. Agar memenuhi kebutuhan
masyarakat, maka lembaga pendidikan termasuk pondok pesantren, perlu
melakukan proses pendidikan yang bermutu untuk menjawab tantangan zaman. Di
dalam proses pendidikan yang bermutu tersebut, diperlukan pula sistem
manajemen yang baik dan terstruktur agar tujuan dari lembaga pendidikan
tersebut tercapai. Agar sistem manajemen berjalan dengan baik, maka perlu juga
suatu standar yang dijadikan pedoman contohnya Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008. Penulisan skripsi ini dilakukan berdasarkan ide dari fenomena yang
telah dijelaskan di atas. Lembaga pendidikan yang menerapkan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 tersebut contohnya Pondok Pesantren Modern
Sahid.
Pondok pesantren dijadikan objek penelitian karena adanya pandangan sebagian
masyarakat bahwa kemerosotan atau kekonsistenan lembaga pendidikan tertua di
Indonesia ini, mengacu kepada figur kiyai sebagai pemimpin pesantren. Selain itu,
terdapat masalah-masalah lainnya yang muncul di pondok pesantren diantaranya
adalah belum adanya pembagian pengelolaan manajemen yang jelas dan belum
efektifnya penerapan manajemen pondok pesantren. Sedangkan manajemen amat
berpengaruh terhadap peningkatan mutu.
Oleh karena itu, tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk mengetahui proses
pelaksanaan manajemen dan program yang dilakukan oleh Pondok Pesantren
Modern Sahid dalam meningkatkan mutu pelayanan pendidikan agar dapat
dijadikan sebagai salah satu referensi untuk perbaikan mutu pondok pesantren
atau lembaga pendidikan lainnya. Metode yang yang digunakan adalah deskripstif
dengan focus pada studi dokumentasi.
Dengan Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, maka pelaksanaan
manajemen di pondok pesantren berjalan dengan baik, sistematis, dan konsisten
karena masing-masing bagian atau fungsi yang ada di pondok pesantren terdapat
job descriptionnya masing-masing, selain itu mutu pelayanan pendidikan dapat
tercapai dengan maksimal.
ii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Segala puji serta syukur penulis panjatkan kepada kehadirat Allah SWT,
atas rahmat, karunia serta ridho-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan
judul “Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Dalam
Meningkatkan Mutu Pelayanan Pendidikan di Pondok Pesantren Modern
Sahid ”. Semua berkat ke-Maha Pengasih dan ke-Maha Pemurah-Nya bagi
hamba-Nya yang bersungguh-sungguh menuntut ilmu.
Shalawat serta salam tak lupa pula penulis haturkan kepada junjungan umat
manusia, seorang manusia pilihan yang menjadi teladan bagi umat manusia yakni
Nabi besar Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat-sahabat dan ummatnya
yang selalu istiqomah di jalannya.
Adapun penulisan skripsi ini dimaksudkan untuk memenuhi syarat
mencapai gelar Sarjana Pendidikan di Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis menyadari bahwa masih banyak
kekurangan. Akibat berbagai keterbatasan yang dimiliki penulis, untuk itu saran
dan kritik yang membangun dari para pembaca sangat diharapkan .
Penulis juga sangat menyadari bahwa dari awal penulisan hingga
selesainya skripsi ini, banyak sekali pihak yang telah membantu baik secara
materil maupun moril. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan
banyak terima kasih kepada:
1. Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta yakni Prof. Dr. Dede Rosyada, MA.,
2. Ketua Jurusan Kependidikan Islam yakni Drs. Rusydy Zakaria, M. Pd, P.
Phil sekaligus selaku Dosen Pembimbing skripsi yang telah meluangkan
waktu, tenaga serta pikirannya dengan penuh kesabaran membimbing dan
mengarahkan proses penulisan skripsi ini,
iii
3. Ketua Program Studi Manajemen Pendidikan yakni Drs. Mu'arif SAM, M.
Pd sekaligus Dosen Pembimbing Akademik yang telah memberikan
arahan-arahan, nasihat dan motivasi kepada penulis,
4. Pimpinan harian Pondok Pesantren Modern Sahid yakni KH. Drs. Ahmad
Sadjid Zain; Ustz. Masneng Candra F, Lc selaku murobbiyah asrama putri,
Ust. Syaparuddin ST., S. Pd. I selaku sekretaris ISO PPM Sahid, serta
asatidz/ asatidzah PPM Sahid lainnya yang telah memberikan kesempatan
kepada penulis untuk melakukan penelitian, sehingga penulis
mendapatkan informasi yang berkaitan dengan skripsi ini,
5. Seluruh dosen dan Civitas Akademika Fakultas Ilmu Tarbiyah dan
Keguruan atas ilmu dan wawasan yang diberikan selama penulis belajar di
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta,
6. Ayahanda KH. Nu'man Istichori serta Ibunda Hj. Oon Rowiyah, yang
selalu memberikan kasih sayang dan senantiasa mendukung secara moril
maupun materil, yang selalu mendo’akan putri bungsunya di sela-sela
sujudnya ketika sholat dan mendo’akannya disetiap waktu, sehingga
penyusunan skripsi ini dapat terselesaikan. Robbighfirlii wa li walidayya
warhamhuma kama robbayani shoghiro. Amin..,
7. Kakak-kakakku yakni Abdul Hakim, S. Kom dan Evie Sapuroh, S. H; Siti
Analisa dan Bambang Handoko, S. Pt; Dian Farida, S. Pd. I; yang
senantiasa mendukung dan memberikan semangat dalam proses penulisan
skripsi. Juga keponakan-keponakanku yakni Muhammad Salman Al-farisi,
Sofyan Tsauri, dan Muhammad Jabir Ibnu Hayyan yang menambah warna
keceriaan dalam proses penulisan skripsi ini,
8. Keluarga besar Istichori/ PP. Darut Tafsir dan keluarga besar Abah Enda
yang selalu memberikan motivasi,
9. Sahabat-sahabatku yakni: Dina Susanti (Dinonk), Diyah Atriyana (Didi),
Fatimah (Bunda Pepet), Kamilah Maziyati (Mami Mile), Nervi Pradewi
(Nerpoi), Dewi Purwati (Wie2), Sayyida Qonita (Mama Ntha) dan Resti
Pebrianti (Nenk) yang senantiasa menjadi tempat curhat dalam
menghadapi kehidupan di kampus dan kost-an dan juga memberikan
iv
masukan-masukan dan berbagi dalam proses penulisan skripsi ini; Yuyu
Siti Juhaeni, terima kasih atas informasinya yang kemudian melahirkan
judul skripsi ini; bang Mustafa Kamil, Aldiyan Saputra, Agus Saefullah,
Adhi Praditia, Abdul Rifa’i, kak Agus Malih Tontong, kak Dedi Sutendi,
Faris bawel; Candra Dwi Juwitasari dan Astri Dinartiwi yang selalu
direpotkan oleh penulis mengenai informasi mengenai urusan administrasi
sidang, teman-teman KI-MP angkatan 2006 terutama keluarga “Lenyok”,
teman-teman KI-MP, Anak Recok: Ummu, Fitri Cimot, Ragil Cha’unk,
Farah, dan Piet, terima kasih kalian sudah memberikan canda, tawa,
senangnya kehidupan kampus. Terutama “petualangan-petualangan” kita
yang tidak bisa dilupakan, yang terekam dalam memori; teman-teman
alumni Pondok Pesantren Darut Tafsir yang tergabung dalam HIMADA
(Himpunan Alumni Darut Tafsir); dan kepada pakwel (bpk. Jangkung) dan
bu wel yang memberikan bantuan gizi berupa makanan “siap saji”, dan
10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, baik secara
langsung maupun tidak langsung, yang turut memberikan dukungan dan
do’a dalam proses penulisan laporan skripsi ini.
Jazakumullah Khoiron Katsiro… Hanya Allah yang dapat membalas
jasa dan kebaikan Antum sekalian, semoga mendapat ganjaran kebaikan yang
berlipat dari Allah SWT. Amin.
Penulis berharap, semoga skripsi ini dapat menjadi sumbangan ilmu
pengetahuan yang bermanfaat bagi penulis sendiri, dan bagi pembaca.
Jakarta, 7 Januari 2011
Penulis
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ………………………………………………………………………..i
KATA PENGANTAR ………………………………………………………..…ii
DAFTAR ISI ………………………………………………………………….….v
DAFTAR TABEL ..............................................................................................viii
DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………….…...ix
BAB I : PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah …………………………………………1
B. Identifikasi Masalah……………………………………………...5
C. Pembatasan Masalah …………………………………………….5
D. Perumusan Masalah ……………………………………………..6
E. Tujuan dan Manfaat Hasil Penelitian ……………………………6
BAB II : KAJIAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN
A. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 …………………….....7
1. Definisi Manajemen Mutu …………………………………..7
2. Definisi Sistem Manajemen Mutu …………………………..8
3. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ……………………...10
4. Manfaat dan Cakupan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
………………………………………………………………10
5. Arti Dan Tujuan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
………………………………………………………………11
6. Prinsip Manajemen Mutu …………………………………..13
B. Mutu Pelayanan Pendidikan ……………………………………15
1. Pengertian Pelayanan (Jasa/ Service) ……………………….15
2. Mutu Pelayanan Pendidikan …………………………….......16
vi
C. Penerapan/ Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 ………………………………………………………21
1. Penjelasan yang Berkaitan Dengan Mutu …………………...21
2. Langkah-langkah utuk Menerapkan Sistem Manajemen Mutu
……………………………………………………………….21
3. Upaya Untuk Membuat Manajemen Mutu Bekerja …….......24
4. Lingkup Implementasi/ Penerapan ………………………….25
5. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
……………………………………………………………….26
D. Kerangka Pemikiran ……………………………………………28
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian ………………………………….31
B. Objek dan Subjek Penelitian …………………………………...31
C. Pendekatan dan Metode Penelitian …………………………….32
D. Unit Analisis Data ……………………………………………...32
E. Analisis Data …………………………………………………...32
F. Teknik Pengumpulan Data ……………………………………..33
G. Instrumen Penelitian ……………………………………………34
BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Pondok Pesantren Modern Sahid …………..37
1. Sejarah Singkat Berdirinya Pondok Pesantren Modern Sahid
………………………………………………………………37
2. Visi dan Misi Pondok Pesantren Modern Sahid …………...38
3. Struktur Organisasi Pondok Pesantren Modern Sahid ……..39
4. Sistem Pendidikan ………………………………………….39
5. Jenjang Pendidikan …………………………………………41
6. Kurikulum ………………………………………………….43
7. Standar Kompetensi Lulusan (Kelas 12) …………………...44
8. Fasilitas …………………………………………………….44
vii
9. Keadaan Ustadz/ Ustadzah …………………………………45
10. Keadaan Santri ……………………………………………..47
11. Prestasi Akademik ...………………………………………..49
B. Deskripsi dan Analisis data …………………………………….51
1. Kebijakan Mutu Dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan
Pendidikan ………………………………………………….51
2. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ……...58
BAB V : PENUTUP
A. Kesimpulan ………………………………………………………73
B. Saran- Saran ……………………………………………………...74
DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................76
LAMPIRAN
viii
DAFTAR TABEL
1. Tabel 1. Kurikulum Pondok Pesantren………………………………………43
2. Tabel 2. Jumlah Tenaga guru Berdasarkan Pendidikan Terakhir……………45
3. Tabel 3. Jumlah Tenaga Berdasarkan Pendidikan Formal…………………..46
4. Tabel 4. Jumlah Santri MA Sahid……………………………………………47
5. Tabel 5. Jumlah Santri Madrasah Tsanawiyah Sahid………………………..48
6. Tabel 6. Prestasi Akademik Santri PPM Sahid …………..………………….49
7. Tabel 7. Description Of Process……………………………………………...61
8. Tabel 8. Job Description……………………………………………………..64
ix
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran 1. Pedoman Wawancara dan Hasil Wawancara…………………..78
2. Lampiran 2. Struktur Organisasi Pondok Pesantren Modern Sahid…………83
3. Lampiran 3. Sasaran Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid Tahun Pelajaran
2010/ 2011….…………………………………………………84
4. Lampiran 4. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/
Target: Mendapatkan Akreditasi “A” dari BAN pada tahun
2010………….………………………………………………..85
5. Lampiran 5. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/
Target: Santri kelas IX lulus UN 100% dengan nilai rata-rata >
9,0 sebanyak 25%; 8,0-8,9 sebanyak 50%; 7,0-7,9 sebanyak
25%............................................................................................86
6. Lampiran 6. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/
Target: Santri kelas IX lulus UAM/ UAMBN 100% dengan nilai
rata-rata > 9,0 sebanyak 25%; 8,0-8,9 sebanyak 50%; 7,0-7,9
sebanyak 25%............................................................................87
7. Lampiran 7. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/
Target: Kenaikan kelas 7 dan 8 Naik kelas 100% dengan nilai
rata-rata > 9,0 sebanyak 25%; 8,0-8,9 sebanyak 50%; 7,0-7,9
sebanyak 25%............................................................................88
8. Lampiran 8. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/
Target: Santri mendapat nilai akhlak mulia dan kepribadian baik
sekali 50%, baik 40%, cukup 10%............................................89
9. Lampiran 9. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/
Target: Mendapatkan 5 Kejuaraan Min. tingkat Kabupaten
dalam Bidang Olahraga/ Kesenian/ Ilmiah (Pidato Bahasa Arab,
Lomba Cerdas Cermat Agama, Marawis, Basket Ball dan
Marching Band)………………………………………….……90
x
10. Lampiran 10. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/
Target: Test TOEFL Prediction Kelas IX mencapai skor
minimal 400…….....................................................................91
11. Lampiran 11. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu Asrama putra,
Sasaran/ Target: Santri yang mendapat predikat berkepribadian
baik sekali mencapai 40%, baik 50% dan cukup 10% setiap
semester, dan Sasaran/ Target: 100% santri dapat membaca Al-
Qur’an dengan fasih dan benar…...………………………….92
12. Lampiran 12. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu Asrama putra,
Sasaran/ Target: 100% santri kelas IX dan XII hafal
Juz’Amma dan ayat-ayat pilihan, dan Sasaran/ Target: Santri
kelas XII mampu menjadi imam sholat dan khotib/
penceramah……………………………………...…………...93
13. Lampiran 13. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu Asrama putra,
Sasaran/ Target: 100% santri mampu dan aktif berkomunikasi
dengan bahasa Arab sehari-hari, dan Sasaran/ Target:
Kepuasan stakeholder bidang kerumahtanggaan mencapai
90%..........................................................................................94
14. Lampiran 14. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu Bagian Sarana
Prasarana, Sasaran/ Target: Kepuasan Stakeholder terhadap
pelayanan sarana Prasarana mencapai 80%............................95
15. Lampiran 15. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu Bagian Tata Usaha
Bidang Transportasi, Sasaran/ Target: Kepuasan Sakeholder
terhadap pelayanan transportasi mencapai 80%......................97
16. Lampiran 16. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu Bagian Tata Usaha/
Kesekretariatan, Sasaran/ Target: Pelaksanaan Administrasi
(Surat Menyurat) Mencapai 100%..........................................98
17. Lampiran 17. Kegiatan 4 Bidang Tarbiyah Asrama Putra PPM Sahid………99
18. Lampiran 18. Jumlah Santri MTs Sahid Tahun Pembelajaran 2010/
2011………………………………………………………...101
xi
19. Lampiran 19. Data Prestasi- Kejuaraan Santri Pondok Pesantren Modern
Sahid Selama 10 Tahun Pertama……………………….......108
20. Lampiran 20. Piagam Qiyamu Ramadhan 1430 H: Juara 1 Lomba Cerdas
Cermat Tingkat MTs/ SMA (Festival Ramadhan 1430 H di
Pondok Pesantren Islam Al Ghiffari)…………….………...109
21. Lampiran 21. Piagam Penghargaan Diberikan Kepada: Teater Asap (Ponpes
Modern Bogor) sebagai peserta pada Festival Teater Pelajar IX
Tingkat SLTA Jakarta Barat Terbuka Tahun 2010………...110
22. Lampiran 22. Piagam Penghargaan Diberikan Kepada: Asap Marawis
(Ponpes Modern Bogor) sebagai Penata Musik Terbaik pada
Festival Teater Pelajar IX Tingkat SLTA Jakarta Barat
Terbuka Tahun 2010………………………..………………111
23. Lampiran 23. Sertifikat Juara 1 Lomba Bulutangkis Putri dalam Kegiatan
PORSENI KKM II Komisariat Ciampea pada tanggal 09-10
Nopember 2010 di MTs Nurul Walidain Ciampea……….. 112
24. Lampiran 24. Keluhan Stakeholder…………………………………………113
25. Lampiran 25. Tanggapan Keluhan Stakeholder…………………………….114
26. Lampiran 26. Non Conformance Report……………………………………115
27. Lampiran 27. Form Kebutuhan Pelatihan Ustadz dan Karyawan Pondok
Pesantren Modern Sahid……………………………………116
28. Lampiran 28. Form Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR)………………117
29. Lampiran 29. Form Permintaan Tindakan Pencegahan…………………….118
30. Lampiran 30. Surat Pengantar Liburan Semester Pertama untuk Orangtua/
Wali Santri Pondok Pesantren Modern Sahid………………..119
31. Lampiran 31. Form Kuesioner Kepuasan Stakeholder Untuk Santri……….120
32. Lampiran 32. Form Kuesioner Kepuasan Stakeholder Untuk Orangtua/ Wali
Santri…………………………..……………………………..121
33. Lampiran 33. Form Status Kepuasan Stakeholder………………………….122
34. Lampiran 34. Brosur Pondok Pesantren Modern Sahid…………………….123
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Pondok pesantren merupakan sebuah lembaga pendidikan tertua di
Indonesia yang telah berperan dalam mendidik dan mencerdaskan anak
bangsa. Pesantren telah memainkan peran yang sangat besar dalam
pendidikan, pemberdayaan dan upaya peningkatan mutu pendidikan di negeri
ini.
Dalam Undang-undang Sitem Pendidikan Nasional (UU SISDIKNAS)
mengenai peraturan pemerintah tentang pendidikan agama dan keagamaan
pada pasal 1 ayat 4 “pesantren atau pondok pesantren adalah lembaga
pendidikan keagamaan Islam berbasis masyarakat yang menyelenggarakan
pendidikan diniyah atau secara terpadu dengan jenis pendidikan lainnya”.1
Sedangkan yang dimaksud dengan pendidikan diniyah menurut UU
SISDIKNAS pada pasal 1 ayat 3 “pendidikan diniyah adalah pendidikan
keagamaan Islam yang diselenggarakan pada semua jalur dan jenjang
pendidikan”.2
Pondok pesantren menurut M. Arifin berarti: suatu lembaga
pendidikan agama Islam yang tumbuh serta diakui masyarakat sekitar,
dengan sistem asrama (komplek) di mana santri-santri menerima
pendidikan agama melalui sistem pengajian atau madrasah yang
sepenuhnya berada di bawah kedaulatan dari leadership seorang atau
1 Fokusmedia, Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional (Bandung, 2009), h. 146
2 Fokusmedia, Undang-Undang Sistem… h. 146
2
beberapa orang kiai dengan ciri-ciri khas yang bersifat karismatik serta
independen dalam segala hal.3
Bentuk pesantren yang tersebar luas di Indonesia dewasa ini
mengandung unsur-unsur berikut sebagai cirinya: Kyai sebagai pendiri,
pelaksana dan guru, pelajar (santri) yang secara pribadi langsung diajar
berdasarkan naskah-naskah Arab klasik tentang pengajaran, faham dan akidah
keIslaman. Di sini Kyai dan santri tinggal bersama-sama untuk masa yang
lama, membentuk suatu komune pengajar dan belajar, yaitu pesantren bersifat
asrama (tempat pendidikan dengan pemondokan dan makan).4
Jadi, pesantren merupakan suatu lembaga pendidikan Islam yang di
dalamnya terdapat santri, kyai, tempat belajar agama, dan tempat tinggal santri
dan yang di dalamnya terdapat proses pendidikan keagamaan (Islam) dan jenis
pendidikan lainnya.
Memasuki era modern ini, pondok pesantren diharapkan menjadi agen
perubahan dan pembangunan masyarakat dengan tidak hanya memainkan
fungsi-fungsi tradisionalnya yakni: pertama, transmissi dan transfer ilmu-ilmu
Islam; kedua, pemeliharaan tradisi Islam; dan ketiga, reproduksi ulama.
Menurut Prof. Dr. Azyumardi Azra, selain memainkan ketiga fungsi
tradisional tadi, pesantren juga dijadikan sebagai pusat penyuluhan kesehatan;
pusat pengembangan teknologi tepat guna bagi masyarakat pedesaan; pusat
usaha-usaha penyelamatan dan pelestarian lingkungan hidup; dan lebih
penting lagi menjadi pusat pemberdayaan ekonomi masyarakat sekitarnya.5
Hal tersebut di atas dapat dirumuskan bahwa lembaga pendidikan
pesantren juga harus mampu bersaing di era globalisasi, unggul dalam
berprestasi, dan membentuk akhlak yang baik. Dan semua itu merupakan
3
Mujamil Qomar, Pesantren Dari Transformasi Metodologi Menuju Demokratisasi
Industri (Jakarta: Penerbit Erlangga, 2007) h. 2 4
Manfred Ziemek, Pesantren Dalam Perubahan Sosial (Jakarta: Perhimpunan
Pengembangan Pesantren dan Masyarakat (P3M), 1986; reprint, Frankfurt, Jerman Barat: Disertasi
Doktors de Philosophie pada Johan Wolfgang Goethe Universitat, 1983) h. 100-101 5 Azyumardi Azra, Pendidikan Islam: Tradisi dan Modernisasi Menuju Milenium Baru,
(Ciputat: Penerbit Kalimah, 2001) Cet: 3, h. 105
3
prinsip dasar penyelenggaraan pendidikan yang harus dikembangkan pada
suatu lembaga pendidikan termasuk pondok pesantren. Untuk mencapai hal
tersebut, maka perlu untuk diadakannya suatu usaha yakni meningkatkan
mutu pelayanan pendidikan terhadap stakeholder pendidikan.
Menurut Goetsch dan Davis (1994), mutu adalah suatu kondisi dinamis
yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan
yang memenuhi atau melebihi harapan.6 Pada dasarnya, mutu merupakan
suatu usaha yang dilakukan untuk memenuhi atau melebihi harapan
pelanggan. Dan mutu merupakan suatu konsep yang mengukur kebaikan
suatu produk atau jasa. Oleh karena itu, dalam dunia pendidikan, mutu harus
diterapkan. Strategi yang dikembangkan untuk memaksimumkan daya saing
organisasi atau lembaga pendidikan yakni lembaga pendidikan memposisikan
dirinya sebagai lembaga jasa, yang memberikan pelayanan (service) sesuai
dengan apa yang diinginkan pelanggan.
Perkembangan zaman saat ini, menuntut perubahan khususnya pada
perubahan yang dilakukan dalam dunia pendidikan untuk mencapai
pendidikan yang bermutu, maka dunia pendidikan berupaya mencapai
perubahan yang lebih baik terutama dalam tataran manajemennya.
Manajemen dapat berarti pencapaian tujuan melalui pelaksanaan fungsi-
fungsi tertentu. Henri Fayol menyatakan bahwa perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, pemberian perintah, dan pengawasan
adalah fungsi-fungsi utama.7
Sejalan dengan pernyataan di atas, Pondok Pesantren Modern Sahid
yang berada di Gunungmenyan Kecamatan Pamijahan Kabupaten Bogor,
menerapkan sistem manajemen mutu yang difokuskan pada perbaikan setiap
aspek pesantren, khususnya sumber daya manusia dan sumber daya
pendukung agar tetap konsisten. Pandangan masyarakat terhadap ke-
konsistenan atau kemerosotan sebuah pondok pesantren, selalu mengacu
6 Fandy Tjiptono & Anastasia Diana, TQM: Total Quality Management ( Yogyakarta:
ANDI, 2000) h: 4 7 T. Hani Handoko, Manajemen ( Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta, 1995) Cet: 9, h. 21
4
kepada figur kiyai sebagai pemimpin pesantren. Misalnya dengan
meninggalnya kiyai, sebuah pondok pesantren akan merosot atau lenyap.
Tidak bisa dipungkiri pula, pandangan sebagian masyarakat terhadap pondok
pesantren sebagai lembaga pendidikan ”kelas 2”, membuat pondok pesantren
dipandang ”sebelah mata”.
Maka dari itu, Pondok Pesantren Modern Sahid berkeinginan untuk
merubah pandangan bahwa pondok pesantren tersebut tidak memakai figur
kharismatik seseorang tetapi memakai figur sistem. ”Sistem” yang dimaksud
tersebut mendapatkan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008.
Pondok pesantren ini mendapatkan sertifikat sistem manajemen mutu ISO
9001:2008, dan menjadikan ponpes yang dibangun tahun 2000 ini menjadi
ponpes pertama yang memiliki sertifikat tersebut.
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah suatu standar
international untuk sistem manajemen kualitas. ISO 9001:2008 menetapkan
persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari
suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa
organisasi akan memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi
persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini
dalam rangka menjawab kebutuhan spesifik dari pelanggan, di mana
organisasi yang di kontrak itu bertanggung jawab untuk menjamin kualitas
dari produk-produk tertentu atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu,
sebagaimana ditentukan oleh organisasi.8
Berdasarkan latar belakang di atas yang menjelasakan bahwa pondok
pesantren harus melakukan perubahan dan dapat bersaing dengan lembaga
pendidikan lainnya, maka pondok pesantren harus melakukan upaya-upaya
untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu, penelitian yang
berjudul : ”Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008 Dalam
Meningkatan Mutu Pelayanan Pendidikan di Pondok Pesantren Modern
8 Universitas Pelita Harapan, What Is ISO, (online) (http://www2.klik.uph.edu/iso/whatISO.php,
diakses pada tanggal 17 Juni 2010
5
Sahid” diharapkan mampu membuktikan bahwa pondok pesantren
merupakan lembaga pendidikan yang bermutu dengan pelayanan pendidikan
prima dan mampu bersaing dengan lembaga pendidikan lainnya.
B. IDENTIFIKASI MASALAH
Dari latar belakang masalah di atas, dapat diidentifikasikan masalah-
masalah sebagai berikut:
1. Belum maksimalnya pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 di Pondok Pesantren Modern Sahid.
2. Masih adanya sasaran mutu yang belum tercapai.
3. Belum maksimalnya kemampuan sumber daya manusia di pondok
pesantren untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
4. Masih adanya ketidak konsistenan sumber daya manusia dalam
memaksimalkan mutu pelayanan pendidikan yang telah ditetapkan pada
Kebijakan Mutu Pondok Pesantren.
5. Masih kurangnya perhatian pemerintah terhadap pengembangan mutu
pendidikan pondok pesantren.
C. PEMBATASAN MASALAH
Setelah masalah yang dikemukakan diidentifikasi, maka dapat terlihat
luasnya permasalahan yang ada. Untuk itu supaya memperjelas dan
memberikan arah yang tepat dalam pembahasan skripsi, batasan disesuaikan
dengan judul, yaitu sebagai berikut:
1. Belum maksimalnya pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 di Pondok Pesantren Modern Sahid.
2. Belum maksimalnya kemampuan sumber daya manusia di pondok
pesantren untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
6
3. Masih adanya ketidak konsistenan sumber daya manusia dalam
memaksimalkan mutu pelayanan pendidikan yang telah ditetapkan pada
Kebijakan Mutu Pondok Pesantren.
D. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan pembatasan masalah yang sudah dipaparkan di atas maka
permasalahan dapat dirumuskan yaitu:
“Bagaimana proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam
meningkatkan mutu pelayanan pendidikan?”
E. TUJUAN DAN MANFAAT HASIL PENELITIAN
Sesuai dengan perumusan masalah, tujuan dari penelitian ini adalah
untuk mengetahui proses pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 dan program yang dilakukan oleh Pondok Pesantren Modern Sahid
dalam meningkatkan mutu pelayanan pendidikan. Sedangkan manfaat hasil
penelitian ini adalah:
1. Diharapkan dapat berguna bagi pondok pesantren lainnya sebagai referensi
untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam upaya
meningkatkan mutu pelayanan pendidikan.
2. Mengembangkan wawasan peneliti dalam proses belajar.
3. Sebagai referensi bagi peneliti- peneliti selanjutnya.
4. Menjadi referensi bagi mahasiswa atau masyarakat umum sebagai sumber
ilmu pengetahuan tentang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam
meningkatan mutu pelayanan pendidikan.
7
BAB II
LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN
A. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
1. Definisi Manajemen Mutu
Sebelum membahas definisi manajemen mutu, penulis akan
menjelaskan terlebih dahulu mengenai pengertian mutu. Mutu (kualitas)
meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan; mutu
mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan; mutu merupakan
kondisi yang selalu berubah (misalnya apa yang dianggap berkualitas
(bermutu) saat ini mungkin dianggap berkualitas (bermutu) pada masa
mendatang.”9 Sedangkan Jerome S. Arcaro menyatakan bahwa mutu
adalah sebuah proses terstruktur untuk memperbaiki keluaran yang
dihasilkan.10
Jadi, bisa disimpulkan bahwa mutu adalah memenuhi kebutuhan/
harapan pelanggan. Suatu lembaga pendidikan dikatakan berhasil jika
“hasil” dari lembaga pendidikan tersebut mampu memberikan kebutuhan
atau kepuasan melebihi yang diharapkan pelanggan baik internal maupun
eksternal.
Mutu diperlukan karena 4-K sebagai berikut: (a) Konsumen
menjadi lebih canggih dalam selera dan pilihan, (b) Kompetensi
9Fandy Tjiptono & Anastasia Diana, TQM: Total … h. 3
10 Jerome S. Arcaro, Pendidikan Berbasis Mutu… h. 75
7
8
persaingan menjadi lebih ketat dan canggih, (c) Kenaikan biaya, yang
hanya dapat diatasi lewat perbaikan kualitas proses dan peningkatan
produktivitas tanpa hentinya, (d) Krisis, siap menghadapi dan mengatasi
krisis apabila menjadi kenyataan.11
Selanjutnya, definisi dari manajemen mutu menurut Willy Susilo adalah:
Upaya sistematis melalui fungsi perencanaan, pelaksanaan,
pemeriksaan atau pengendalian serta tindak lanjut terhadap semua
unsur organisasi, baik internal maupun eksternal yang tercakup
dalam dimensi material, metode, mesin, dana, manusia, lingkungan
dan informasi untuk merealisasikan komitmen, kebijaksanaan dan
sasaran mutu yang telah ditetapkan dalam rangka memberikan
kepuasan kepada pelanggan untuk masa sekarang maupun di masa
depan.12
Sistem Manajemen Mutu dalam konsep lain adalah Total Quality
Management (TQM). Total Quality Management (TQM) merupakan
sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan
berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota
organisasi (Santosa, 1992, p. 33).13
Dapat disimpulkan bahwa manajemen mutu merupakan suatu proses,
usaha, atau strategi sistematis yang dilakukan oleh suatu organisasi
melalui fungsi perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan, atau pengendalian
serta tindak lanjut dalam suatu organisasi yang melibatkan seluruh anggota
organisasi dan yang memiliki tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan
kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa organisasi tersebut.
2. Definisi Sistem Manajemen Mutu
Sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur
terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang
11 Buddy Ibrahim, TQM (Total Quality Management): Panduan Untuk Menghadapi
Persaingan Global, (Jakarta: Djambatan, 2000) Cet I, h. 5 12
Willi Susilo, Audit Mutu Internal: Panduan Praktis Para Praktisi Manajemen Mutu
dan Auditor Mutu Internal, (tt.p:PT. Vorqistatama Binamega, 2003), Cet. I, h. 9-10 13
Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana, Total Quality Mannagement, (Yogyakarta: Andi
Offset, 1995) Cet. I, h. 4
9
menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/ jasa) terhadap
kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu
ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi.14
Sistem manajemen mutu mendefinisikan bagaimana organisasi
menerapkan praktek-praktek manajemen mutu secara konsisten untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa
karakteristik umum dari sistem manajemen mutu:
a) Sistem manajemen mutu mencakup suatu lingkup yang luas dari
aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas atau mutu
dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama:
(1) transcendent quality adalah suatu kondisi ideal menuju
keunggulan, (2) product- based quality adalah suatu atribut
produk yang memenuhi kualitas, (3) user- based quality adalah
kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk (barang
dan/ atau jasa), (4) manufacturing- based quality adalah
kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar, dan (5)
value- based quality adalah derajat keunggulan pada tingkat
harga yang kompetitif.
b) Sistem manajemen mutu berfokus pada konsistensi dari proses
kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi
terhadap standar-standar kerja.
c) Sistem manajemen mutu berlandaskan pada pencegahan
kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi
kesalahan yang bersifat reaktif.
d) Sistem manajemen mutu mencakup elemen-elemen: tujuan
(objectives), pelanggan (costumers), hasil-hasil (outputs), proses-
proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok
(suppliers) dan pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju
(measurements for feedback and feedforward). Dalam akronim
bahasa Inggris dapat disingkat menjadi: SIPOCOM- Suppliers,
Inputs, Processes, Outputs, Customers, Objectivites, and
Meassurements.15
Dari definisi yang telah dikemukakan di atas mengenai Sistem
Manajemen Mutu, dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Manajemen
14 Merupakan definisi dari standar ISO 9000 untuk sistem manajemen kualitas (Quality
Management System, QMS) yaitu : “struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur-prosedur,
proses-proses, dan sumber-sumber daya untuk penerapan manajemen kualitas atau mutu”.
Vincent Gasperz, Total Quality Management, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003) Cet.
III, h. 268 15
Vincent Gasperz, Total Quality Management … h. 268- 269
10
Mutu merupakan suatu prosedur sistematis yang dilakukan oleh suatu
organisasi perusahaan maupun lembaga pendidikan untuk menerapkan
manajemen mutu dalam rangka menjamin kesesuaian suatu produk dari
organisasi tersebut terhadap kebutuhan atau persyaratan yang ditentukan
oleh pelanggan atau organisasi secara konsisten.
3. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu
Organisasi, baik organisasi pendidikan maupun suatu perusahaan
harus memastikan sistem manajemen mutu dibuat, didokumentasikan,
diimplementasikan dan diperbaiki terus menerus agar senantiasa
memenuhi persyaratan Standar Internasional ini. Organisasi harus:
a) Mengidentifikasi proses atau kegiatan yang diperlukan dalam
sistem manajemen mutu dan memastikan penerapannya pada
seluruh fungsi di organisasi.
b) Menentukan urutan dan hubungan interaksi proses-proses
tersebut.
c) Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan, sehingga dapat
menjamin pengoperasian maupun pengendaliannya berjalan
efektif.
d) Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang
diperlukan untuk mendukung pengoperasian dan pemantauan
proses-proses tersebut.
e) Memantau, mengukur, dan menganalisa proses-proses tersebut,
dan
f) Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu untuk mencapai
hasil yang telah direncanakan dan untuk upaya perbaikan proses
secara terus- menerus.16
4. Manfaat dan Cakupan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Di dalam peryaratan yang telah dijelaskan di atas, bahwa untuk
menerapkan sistem manajemen mutu harus didokumentasikan. Pada
pembahasan ini akan disebutkan beberapa manfaat dan cakupan dari
dokumentasi sistem manajemen mutu. Perlu ditekankan pula, bahwa
sistem manajemen yang akan dibahas (ISO 9001: 2008) membutuhkan
16 Willi Susilo, Audit Mutu Internal: Panduan… h. 29-30
11
suatu “sistem manajemen mutu terdokumentasi” bukan “sistem
dokumentasi”.17
a. Manfaat Pendokumentasian Sistem Manajemen Mutu
Manfaat dari pendokumentasian Sistem Manajemen Mutu
adalah: sebagai alat untuk menyalurkan dan mengkomunikasikan
informasi, sebagai bukti bahwa hal-hal yang direncanakan telah aktual
dilaksanakan dan sesuai dengan persyaratan-persyaratan, dan sebagai
sumbangan pengetahuan agar menyebarluaskan dan memelihara
pengalaman organisasi.18
b. Cakupan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:
Pernyataan terdokumentasi dari Kebijakan Mutu dan Tujuan
Mutu, Manual Mutu, prosedur-prosedur terdokumentasi yang
dibutuhkan oleh Standar Internasional, dokumen-dokumen yang
dibutuhkan oleh organisasi agar menjamin efektivitas
perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian proses-proses,
catatan-catatan yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ini.19
5. Arti Dan Tujuan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008
ISO merupakan singkatan dari “The International Organization For
Standarzation” sebagai suatu lembaga internasional untuk standarisasi
yang bermarkas di Genewa, Switzerland dan telah memiliki anggota
sekitar lebih dari seratus negara. Tujuan dari ISO adalah mengembangkan
dan mempromosikan standar internasional suatu lembaga seperti yang
diinginkan pasar.
Salah satu standar internasional yang terkenal adalah ISO 9000. Seri
ISO 9000 adalah suatu sistem terpadu untuk mengoptimalkan efektivitas
mutu suatu perusahaan, dengan menciptakan sebuah kerangka kerja untuk
peningkatan atau perbaikan secara berkesinambungan. ISO 9000 adalah
17 Vincent Gaspersz, ISO 9001:2000 And Continual Quality Improvement, (Jakarta: PT.
Gramedia Pustaka Utama, 2006), h. 57 18
Vincent Gaspersz, ISO 9001:2000 And… h. 57-58 19
Vincent Gaspersz, ISO 9001:2000 And… h. 58
12
nama generic untuk sistem manajemen kualitas internasional yang
dikeluarkan pertama kali pada tahun 1987 oleh ISO.20
Dalam penjelasan saat itu, mereka mengatakan bahwa standar baru
tersebut merupakan „penghalusan dari semua prinsip sistem mutu yang
umumnya diterapkan dan paling praktis‟ serta „merupakan puncak dari
kesepakatan di antara otoritas dari standar-standar ini yang paling maju di
dunia sebagai dasar dari era manajamen mutu yang baru‟.21
Hasil kerja ISO adalah International Agreements yang
dipublikasikan sebagai Standar Internasional, antara lain:
a. Standar Kode Kecepatan Film (ASA)
b. Standar Ukuran Kartu Telepon dan ATM
c. Standar Sistem Manajemen (Mutu: ISO 9000 dan Lingkungan:
14000, dan sistem manajemen yang lain-lain)
d. Standar Satuan Pengukuran (SI sistem: m, kg, detik, dan lain-
lain)
e. Standar Ukuran Kertas: A4, F4, A1, dan lain-lain.22
Sedangkan, pada pembahasan di skripsi ini lebih dikhususkan untuk
membahas tentang Standar Sistem Manajemen mengenai Mutu, yaitu ISO
9000.
Dari uraian-uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa ISO merupakan
suatu standar internasional yang diberlakukan pada suatu organisasi sesuai
dengan yang diinginkan pasar atau untuk memenuhi kepuasan pelanggan.
Salah satu standar internasional yang terkenal adalah ISO 9000 yang
merupakan suatu sistem untuk mengoptimalkan efektivitas mutu
pelayanan suatu organisasi dan melakukan peningkatan atau perbaikan
secara berkesinambungan di dalam organisasi tersebut.
20 M.N. Nasution, Manajemen Mutu Terpadu; Total Quality Management, (Bogor: Ghalia
Indonesia, 2005) Edisi revisi, h. 287-288 21
Brian Rothery, Analisis ISO 9000, Terj. dari ISO 9000 oleh Nunuk Ardiani, (Jakarta:
Institut PPM dengan PT. Pustaka Binaman Pressindo, 1992), Cet. I, h. 21 22
Tim Penyusun, Panduan Teknis Penerapan Sistem Manajemen Mutu Strategis
Pendidikan Sesuai Standar ISO 9001:2008, Departemen Pendidikan Nasional; Direktorat Jenderal
Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah; Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Atas
Tahun 2009, h. 42
13
Tujuan utama dari ISO 9000 ini adalah sebagai berikut:
a. Organisasi mencapai dan mempertahankan kualitas produk atau
jasa yang dihasilkan sehingga secara berkesinambungan dapat
memenuhi kebutuhan para pembeli atau pelanggan.
b. Organisasi memberikan keyakinan kepada pihak
manajemennya sendiri bahwa kualitas yang dimaksudkan telah
dicapai dan dapat dipertahankan.
c. Organisasi memberikan keyakinan kepada pihak pembeli
bahwa kualitas yang dimaksudkan itu telah atau akan dicapai
dalam produk atau jasa yang dijual.23
ISO 9000 memiliki seri yang tergolong ke dalam standar-standar
sistem manajemen mutu, di antaranya adalah: ISO 9001, ISO 9002, dan
ISO 9003. Dalam penyusunan skripsi ini, penulis lebih mengkhususkan
membahas tentang seri ISO 9001: 2008.
Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System, QMS)
Standar ISO 9001 adalah:
ISO 9001 merupakan suatu standar persyaratan-persyaratan yang
terfokus pada proses-proses yang memberikan keyakinan bahwa
persyaratan pelanggan terhadap mutu produk akan terpenuhi, dan
pada ISO 9001: 2008 lebih memfokuskan diri terhadap perbaikan
kinerja, penggunaan struktur baru yang didasarkan pada
pendekatan proses (process approach), pengurangan prosedur
terdokumentasi, penekanan pada pemenuhan kepuasan pelanggan,
analisa data untuk perbaikan dan peningkatan kesesuaian dengan
standar sistem manajemen lingkungan, ISO 14000.24
6. Prinsip Manajemen Mutu
Di bawah ini merupakan delapan prinsip manajemen mutu yang
merupakan dasar bagi standar sistem manajemen mutu dalam kelompok
ISO 9000, dan ini dapat dipakai oleh pimpinan satuan pendidikan untuk
memimpin lembaga pendidikan ke arah perbaikan kinerja dengan tekanan
kepada:
23 M.N. Nasution, Manajemen Mutu Terpadu… h. 288
24 Rusydy Zakaria, M. Ed, M. Phill, dkk, Pelaksanaan Audit Informasi Dalam Penerapan
Manual Mutu ISO 9001:2008 di FITK-UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, (Jakarta: Lembaga
Penelitian UIN Jakarta, 2009), Cet. I, h. 8-9
14
a. Fokus pada pelanggan. Lembaga pendidikan bergantung pada
pelanggan (internal dan eksternal) dan hendaknya memahami
kebutuhan pelanggan sekarang dan mendatang memenuhi dan
berusaha melebihi harapan pelanggan.
b. Kepemimpinan. Pimpinan satuan pendidikan menetapkan
kesatuan tujuan dan arah satuan pendidikan. Mereka
hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan internal
tempat orang dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam
pencapaian sasaran satuan pendidikan.
c. Pelibatan sumber daya manusia. Sumber daya manusia pada
semua tingkatan adalah inti sebuah satuan pendidikan dan
pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya
dipakai untuk manfaat satuan pendidikan.
d. Pendekatan proses. Hasil yang dikehendaki tercapai lebih
efisien bila kegiatan dan sumber daya yang terkait dikelola
sebagai suatu proses.
e. Pendekatan sistem pada manajemen. Mengidentifikasi,
memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai
sistem member sumbangan untuk keefektivan dan efisiensi
satuan pendidikan dalam mencapai sasarannya.
f. Perbaikan berkesinambungan (continual). Perbaikan
berkesinambungan satuan pendidikan secara menyeluruh
hendaknya dijadikan sasaran tetap dari satuan pendidikan.
g. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan. Keputusan
yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi.
h. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.
Sebuah satuan pendidikan dengan pemasoknya (Perguruan
Tinggi dengan SMA/MA (sederajat), SMA dengan SMP, dan
SMP dengan SD) saling bergantung dan berhubungan saling
menguntungkan dan meningkatkan kemampuan keduanya
untuk menciptakan nilai.25
Dari penjelasan-penjelasan yang telah diuraikan di atas dapat di
ambil kesimpulan bahwa Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
merupakan suatu standar internasional untuk manajemen mutu yang
bertujuan menjamin kesesuaian suatu produk terhadap kebutuhan atau
persyaratan yang telah ditentukan oleh pelanggan atau organisasi, untuk
memenuhi kepuasan pelanggan atau organisasi tersebut.
25 Tim Penyusun, Panduan Teknis … h. 48-50
15
Oleh karena itu, agar penerapan Sistem Manajemen Mutu berjalan
seperti yang diharapkan, maka perlu diadakannya dokumentasi Sistem
Manajemen Mutu. Sistem manajemen mutu yang terdokumentasi memiliki
manfaat sebagai komunikasi informasi, sebagai bukti bahwa hal-hal yang
direncanakan telah aktual dilaksanakan dan sesuai dengan persyaratan-
persyaratan.
Untuk memenuhi standar mutu, maka suatu organisasi perlu
memberikan pelayanan pendidikan yang baik agar memberikan kepuasan
dan kemudahan kepada pelanggan pendidikan. Oleh karena itu, dalam
penyusunan skripsi ini dubahas pula tentang Mutu Pelayanan Pendidikan
yang akan dijelaskan pada sub bab berikutnya.
B. Mutu Pelayanan Pendidikan
1. Pengertian Pelayanan ( Jasa/ Service)
Menurut Ivancevich, Lorenzi, Skinner, dan Crosby (1997:448),
pelayanan adalah produk-produk yang tidak kasat mata (tidak dapat
diraba) yang melibatkan usaha-usaha manusia dan menggunakan
peralatan”.26
Menurut Kotler, pelayanan (Jasa/ service) adalah: Aktivitas atau
manfaat yang ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain yang pada
dasarnya tidak berwujud dan tidak menghasilkan kepemilikan apapun.
Produksinya mungkin terikat atau tidak pada produk fisik.27
Berdasarkan definisi-definisi yang telah disebutkan di atas, dapatlah
dikemukakan bahwa pelayanan merupakan suatu usaha atau kegiatan
interaksi yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi atau
perusahan untuk memenuhi kebutuhan orang lain atau pelanggan sehingga
pelanggan merasa puas.
26 Ratminto dan Atik Septi Winarsih, Manajemen Pelayanan: Pengembangan Model
konseptual, Penerapan Citizen’s Charter dan Standar Pelayanan Minimal, (Yogyakarta: Pustaka
Pelajar, 2006), Cet. II, h. 2 27
M.N. Nasution, Manajemen Mutu Terpadu... Edisi ke-2, h. 75
16
Sebagai pihak yang ingin memperoleh pelayanan yang baik dan
memuaskan, maka perwujudan pelayanan yang didambakan adalah:
a. Adanya kemudahan dalam pengurusan kepentingan dengan
pelayanan yang cepat dalam arti tanpa hambatan yang kadang
kala dibuat-buat.
b. Memperoleh pelayanan secara wajar tanpa gerutu, sindiran atau
untaian kata lain semacam itu yang nadanya mengarah pada
permintaan sesuatu, baik dengan alasan untuk dinas atau alasan
untuk kesejahteraan.
c. Mendapatkan perlakuan yang sama dalam pelayanan terhadap
kepentingan yang sama, tertib dan tidak pandang bulu.
d. Pelayanan yang jujur dan terus terang, artinya apabila ada
hambatan karena suatu masalah yang tidak dapat dielakkan
hendak diberitahukan, sehingga orang tidak menunggu-nunggu
sesuatu yang tidak menentu. 28
2. Mutu Pelayanan Pendidikan
a) Mutu Pelayanan
Tjiptono menyatakan bahwa citra kualitas atau mutu pelayanan
yang baik bukanlah berdasarkan sudut pandang/ persepsi penyedia jasa,
melainkan berdasarkan sudut pandang/ persepsi konsumen. hal itu
dikarenakan konsumen yang menikmati dan menggunakan jasa yang
disediakan oleh pelayanan tersebut.
Untuk kualitas jasa (mutu pelayanan) terdapat kriteria
karakteristik (Len Berry, Parasuraman, dan Valerie Zeithaml-1980)
yang dipaparkan sebagai berikut:
a. Reliability: konsistensi dalam kinerja dan ketahanannya;
kinerja benar sejak awal pertama kali; menepati janji dan
akurat dalam spesifikasi; sesuai dengan iklan dan label,
b. Responsiveness: tanggap terhadap klaim/ protes konsumen;
kesiapan karyawan memberikan servis pada waktu yang
diperlukan; cepat bereaksi atas perubahan lingkungan
misalnya teknologi, peraturan, perilaku konsumen,
c. Competence: menguasai keterampilan dan pengetahuan
yang memadai untuk memberikan sevis yang diperlukan,
28 H. A. S. Moenir, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, (Jakarta: Bumi Aksara,
1992), Cet. I, h. 41-44
17
d. Access: kemudahan pendekatan dan akses; waktu tunggu
pendek,
e. Cortesy: sopan santun; respek, perhatian, tulus, dan
keramahan dari personil/ karyawan service, sabar
mendengar keluhan pelanggan,
f. Communication: pemberitahuan informasi kepada para
konsumen dalam bahasa yang difahami konsumen;
mendengarkan suara konsumen; menyesuaikan bahasa
kepada kebutuhan konsumen yang berbeda,
g. Credibility: kepercayaan, keandalan, kejujuran; reputasi
perusahaan; karakteristik pribadi dari karyawan perusahaan,
h. Security: bebas dari bahaya, resiko, atau keraguan;
keamanan fisik; keamanan financial; kerahasiaan
i. Understanding the customer: memahami konsumen,
berusaha mengerti kebutuhan konsumen; belajar
memahami kebutuhan konsumen yang spesifik;
memberikan perhatian pribadi; memperhatikan langganan
yang baru maupun regular dan loyal,
j. Assurance: memiliki sumber daya manusia dan teknologi
serta fasilitas untuk memberikan jaminan memenuhi
kebutuhan konsumen dengan jasa purnajual jangka
panjang, bukan sesaat saja sewaktu menyerahkan barang,
k. Tangibles: bukti fisik adanya jasa (service); fasilitas fisik,
penampilan personil/ karyawan; perangkat (tools) untuk
menyediakan jasa (service); pelayanan jasa dengan
kemudahan dan efisien bagi konsumen.29
Kemudian terdapat suatu konsep kualitas yang terdiri dari tujuh
elemen dalam menerapkan manajemen modern yaitu VINCENT. 30
b) Mutu Pelayanan Pendidikan
Dalam era globalisasi saat ini, persaingan dalam dunia pendidikan
tidak bisa dihindari. Pada era ini, suatu lembaga pendidikan dituntut
29 Buddy Ibrahim, TQM (Total Quality… h. 3-4
30 Vincent merupakan suatu singkatan dari seorang penulis buku tentang manajemen
kualitas dalam industri jasa. Vincent memiliki makna sebagai berikut: V isionary Transformation
(transformasi visi), I nfrastructure (infrastruktur), N eed for Improvement (Kebutuhan untuk
perbaikan), C ustomer Focus (Fokus Pelanggan), E mpowerment (Pemberdayaan), N ew Views of
Quality (pandangan baru tentang kualitas), T op Management Commitment (Komitmen
manajemen puncak): Vincent Gasperz, Manajemen Kualitas Dalam Industri dan Jasa, (Jakarta:
PT. Gramedia Pustaka Utama, 2002) Cet. II, h.1
18
untuk mampu bersaing dengan lembaga pendidikan lainnya. Oleh
karena, mutu suatu lembaga pendidikan harus diperhatikan.
Dennis Lock dalam ´Handbook of Management’ menyarankan:
Bahwa untuk mencapai peningkatan kualitas/ mutu yang
mengarah pada pelayanan kepada pelanggan, dibutuhkan suatu
gaya manajemen yang baru, yang lebih menitikberatkan
pengembangan kemampuan dan pengetahuan karyawan dari
setiap level, melalui proses komunikasi yang berimbang,
pelatihan, dan supervisi yang konsisten.31
Hal itu bertujuan agar para karyawan memahami dengan jelas
segala tujuan dan target-target perusahaan atau lembaga pendidikan,
yang nantinya mengarah kepada perbaikan terus-menerus. Lebih lanjut
ia juga mengatakan bahwa proses komunikasi, pelatihan, dan supervisi
yang dilakukan memerlukan disain manajemen yang baik agar mampu
memotivasi karyawan untuk mendukung kualitas pelayanan.
Mutu dalam konteks pendidikan mengarah kepada “proses
pendidikan” dan “hasil pendidikan”. Dalam “proses pendidikan” terlibat
berbagai input seperti: bahan ajar (yang terkait pada tiga ranah yakni
kognitif, afektif, dan psikomotorik), metodologi (sesuai dengan
kreativitas dan kemampuan guru), sarana dan prasarana sekolah,
sumber daya yang ada di sekolah, administrasi, serta suasana yang
kondusif. Mutu dalam “hasil pendidikan” mengacu pada prestasi yang
dicapai oleh lembaga pendidikan dapat berupa hasil tes kemampuan
akademis (seperti ulangan umum, UN), selain itu prestasi di bidang lain
seperti prestasi di bidang olah raga dan seni, dan dapat pula dari kondisi
lembaga pendidikan tersebut seperti lingkungan yang bersih, disiplin,
keakraban, dan sebagainya. 32
31 Tya, Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendidikan Melalui Manajemen Supervisi
(online) (http://tyaeducationjournals.blogspot.com/2008/04/peningkatan-kualitas-pelayanan.html,
diakes pada tanggal 17 juni 2010) 32 Umaedi, Manajemen Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah (online)
(http://www.ssep.net/director.html, diakses pada tgl 17 juni 2010)
19
Terdapat enam unsur dasar yang mempengaruhi hasil (output),
yaitu sebagai berikut:
1. Manusia (Man). Sumber daya manusia adalah unsur utama
yang memungkinkan terjadinya proses penambahan nilai
(value added). Kemampuan mereka untuk melakukan suatu
tugas (task) adalah kemamapuan (ability), pengalaman,
pelatihan (training) dan potensi kreativitas yang beragam
sehingga diperoleh suatu hasil (output).
2. Metode (Method). Hal ini meliputi prosedur kerja di mana
setiap orang harus melaksanakan kerja sesuai dengan tugas
yang dibebankan pada masing-masing individu.
3. Mesin (Machines). Mesin atau peralatan yang digunakan
dalam proses penambahan nilai menjadi output.
4. Bahan (Materials), yaitu: kurikulum.
5. Ukuran (Measurement). Dalam setiap tahap proses
pendidikan33
harus ada ukuran sebagai standar penilaian, agar
setiap tahap proses pendidikan dapat dinilai kinerjanya.
6. Lingkungan (Environment). Lingkungan di mana proses
pendidikan berada sangat mempengaruhi hasil atau kinerja
proses pendidikan. Bila lingkungan kerja berubah maka
kinerja pun akan berubah. Bahkan faktor lingkungan eksternal
pun dapat mempengaruhi kelima unsur tersebut di atas
sehingga dapat menimbulkan variasi tugas pekerjaan.34
Dari uraian unsur-unsur di atas, jika diterapkan pada
pengembangan lembaga pendidikan Islam seperti Pondok Pesantren,
maka hasil (output) yang diharapkan mesti mempertimbangkan
berbagai fenomena yang berkembang dewasa ini serta prediksi masa
depan pendidikan:
Pertama, fenomena tuntutan dan harapan masyarakat (social
expectation) yang cukup besar terhadap lembaga pendidikan
Islam. Kedua, adanya tuntutan para pengguna jasa (user dan
stakeholders) terhadap lembaga pendidikan Islam. Ketiga, adanya
fenomena makin bertambahnya pengangguran intelektual ( para
lulusan sekolah) dari tahun ke tahun, yang pada gilirannya
muncul berbagai kritik masyarakat yang mempertanyakan
kredibilitas lembaga pendidikan. Keempat, adanya tuntutan di era
33 Penulis merubah redaksi dari kutipan aslinya yaitu “proses produksi” menjadi “proses
pendidikan” karena skripsi ini disusun berdasarkan konteks pendidikan. 34
Suyadi Prawirosentono, Filosofi Baru Tentang Manajemen Mutu Terpadu Abad 21;
Kiat Membangun Bisnis Kompetitif, (Jakarta: Bumi Aksara, 2007) Edisi Kedua, Cet. I, h. 12-13
20
reformasi yang member peluang otonomisasi pendidikan sampai
tingkat kabupaten.35
Achmad Sanusi (1989: 54- 58) mengemukakan kriteria hasil
pendidikan sebagai berikut:
1) Hasil pendidikan dalam arti layanan pendidikan. Artinya
banyak ragam layanan pendidikan yang dapat diciptakan atau
diproduksi dan ditawarkan.
2) Hasil pendidikan merupakan perolehan yang dicapai peserta
didik dalam berbagai kegiatan belajarnya.
3) Hasil pendidikan dalam arti prestasi ekonomis- fnansial yang
ditampilkan dan diterima peserta didik sesudah selesai
mengikuti program pendidikannya.
4) Hasil pendidikan merupakan output sosial budaya yang
diciptakan, diproduksi dan diserahkan oleh lulusannya kepada
masyarakat. 36
Kesimpulan dari pembahasan yang telah dijelaskan di atas, bahwa
untuk meningkatkan mutu pelayanan perlu adanya pelayanan yang baik agar
pelanggan selain merasa kebutuhannya terpenuhi, dan terpuaskan. Karena,
melalui pelayanan terdapat interaksi antara pelanggan dan penyedia jasa. Dan
interaksi tersebut memiliki tujuan agar dapat memuaskan keinginan dan
kebutuhan pelanggan berdasarkan sudut pandang atau persepsi pelanggan
tersebut.
Dalam pendidikan, proses dan hasil pendidikan perlu pula ditetapkan
standar mutu pelayanan berdasarkan sudut pandang atau persepsi pelanggan
agar lembaga pendidikan mampu bersaing dengan lembaga pendidikan
lainnya dan mesti mempertimbangkan fenomena yang berkembang dalam
dunia pendidikan.
Untuk mencapai peningkatan mutu pelayanan pendidikan tersebut,
dibutuhkan karyawan yang memiliki kemampuan dan pengetahuan. Oleh
35 Amin Haedari, Transformasi Pesantren; Pengembangan Aspek Pendidikan,
Keagamaan dan Sosial (Jakarta: LekDis dan Media Nusantara, 2007) h.7-8 36
Sufyarma M, Kapita Selekta; Manajemen Pendidikan, (Bandung: CV. Alfabeta, 2003),
h. 209- 210
21
karena itu perlu diadakannya proses komunikasi yang berimbang, pelatihan,
dan supervisi yang konsisten.
C. Strategi Penerapan/ Implementasi Sistem Manajamen Mutu
ISO 9001: 2008
1. Penjelasan Yang Berkaitan dengan Mutu
Penerapan ISO 9001: 2008 akan terasa sulit bagi pimpinan suatu
lembaga pendidikan, organisasi atau perusahaan tanpa mengetahui
penjelasan berguna mengenai arti mutu yang sesungguhnya. Hal ini juga
untuk memberikan penjelasan kepada manajemen dan staf. Berikut
penjelasan- penjelasan yang berkaitan dengan mutu seperti: 1) arti mutu;
2) perilaku yang baik untuk mutu seperti: mendorong keterlibatan pribadi
setiap orang, menuntut agar topik khusus mengenai mutu dimasukkan
dalam perencanaan strategis, meyakinkan bahwa persepsi pelanggan
mengenai mutu telah dapat ditangkap secara sistematis, menjelaskan
perbaikan mutu yang dikehendaki pelanggan, menciptakan teknik-teknik
manajemen partisipatif dalam berhubungan dengan bawahan, dan lain-
lain.37
2. Langkah- langkah untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu
Langkah- untuk menerapkan sistem manajemen mutu di antaranya yaitu:
a) Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen
mutu yang akan diterapkan. Standar-standar sistem manajemen
mutu itu dipilih berdasarkan dan sesuai dengan kebutuhan
pelanggan.
b) Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari
organisasi (top management commitment). Implementasi dari
sistem manajemen mutu membutuhkan komitmen dari manajemen
organisasi agar dapat didokumentasikan yang biasanya dalam
bentuk Pernyataan Kebijakan Kualitas Organisasi.
37 Ralph Barra, Menerapkan Gugus Mutu; Strategi Praktis Untuk Meningkatkan
produktivitas Dan Keuntungan, Terj. dari Putting Quality Circles To Work oleh Agus Maulana dan
Kristina, (Jakarta: Erlangga, 1986), h. 16-17
22
c) Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite
pengarah (steering comittee) yang terdiri dari manajer-manajer
senior.
d) Menugaskan wakil manajemen (management representative).
Peranan wakil manajemen adalah menjamin bahwa sistem
manajemen mutu yang didokumentasikan itu secara teknik adalah
benar dan sesuai dengan persyaratan standar dari sistem
manajemen mutu yang dipilih itu.
e) Menetapkan tujuan-tujuan mutu dan implementasi sistem.
f) Meninjau ulang sistem manajemen mutu yang sekarang.
g) Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab.
h) Menciptakan kesadaran kualitas atau mutu (quality awareness)
pada semua tingkat dalam organisasi.
i) Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen mutu
dalam manual (buku panduan) kualitas.
j) Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan akivitas dikendalikan oleh
prosedur-prosedur.
k) Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur
operasional atau prosedur terperinci.
l) Memperkenalkan dokumentasi.
m) Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem.
n) Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen mutu.38
Menurut Rudi Suardi dalam bukunya Sistem Manajemen Mutu ISO
9000:2000; Penerapannya Untuk Mencapai TQM menjelaskan tahap-
tahap penerapan sistem manajemen mutu sebagai berikut:
a. Tahap Perencanaan yaitu: mengidentifikasi tujuan yang ingin
dicapai, mengidentifikasi hal-hal yang diharapkan, memperoleh
informasi tentang ISO 9000 family, pemetaan proses,
menerapkan ISO 9000 family dalam sistem manajemen mutu,
menentukan gap antara sistem organisasi yang ada sekarang
dengan persyaratan ISO 9001:2008, mengidentifikasi proses
yang dibutuhkan untuk memasok produk ke pelanggan.
b. Tahap pelaksanaan, yaitu: mengidentifikasi tindakan yang
diperlukan, dan mengimplementasikan rencana.
c. Tahap penilaian, yaitu: melakukan penilaian internal dan
apakah sudah sesuai? 39
38 Vincent Gaspersz, ISO 9001:2000 And … h. 11-16
39 Rudi Suardi, Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000; Penerapannya Untuk Mencapai
TQM, (Jakarta: PPM, 2001), Cet I, h. 132-136
23
Sedangkan pendekatan pada penyusunan dan pengimplementasian
atau penerapan suatu sistem manajemen mutu yang sumbernya diambil
dari buku Panduan Teknis Penerapan Sistem Manajemen Mutu Strategis
Pendidikan Sesuai Standar ISO 9001:2008, Departemen Pendidikan Nasional;
Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah; Direktorat
Pembinaan Sekolah Menengah Atas Tahun 2009, terdiri dari beberapa langkah
yaitu:
a. Menentukan kebutuhan dan harapan pelanggan dan pihak lain
yang berkepentingan.
b. Menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu satuan
pendidikan.
c. Menentukan proses dan tanggungjawab yang diperlukan untuk
mencapai sasaran mutu.
d. Menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan
untuk mencapai sasaran mutu.
e. Menetapkan metode untuk mengukur keefektifan dan efisiensi
setiap proses.
f. Merapkan pengukuran ini untuk menentukan keefektifan dan
efisiensi setiap proses.
g. Menentukan sarana pencegahan ketidaksesuaian dan
penghilangan penyebabnya.
h. Menetapkan dan menerapkan proses perbaikan
berkesinambungan dari sistem manajemen mutu.40
Tahapan-tahapan Sistem Manajemen Mutu memiliki keterkaitan
dengan Permendiknas No. 19 tahun 2007 sebagai berikut:
a. Tahapan Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal
(Environmental Scanning - External & Internal). Analisis pada
tahap ini dapat dilakukan dengan menggunakan Analisis SWOT
(Strength, Weakness, Opportunity, Threat) atau Analisis terhadap
Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman (KEKEPAN).
b. Tahapan Perumusan Strategi (Strategy Formulation). Tahapan
ini sejalan dengan Perencanaan Program Sekolah pada Standar
Pengelolaan untuk merumuskan visi, misi, nilai inti, sasaran,
strategi serta kebijakan.
c. Tahapan Implementasi Strategi (Strategic Implementation).
Tahapan ini sejalan dengan pelaksanaan rencana kerja pada
Standar Pengelolaan untuk melaksanakan program-program kerja
40 Tim Penyusun, Panduan Teknis … h. 53
24
yang mengarah kepada pencapaian visi, misi, dan nilai inti serta
strateginya.
d. Tahapan evaluasi dan pengendalian (Evaluation and Control).
Tahapan ini sejalan dengan pengawasan dan evaluasi pada
Standar Pengelolaan untuk melakukan pengukuran terhadap
kinerja yang dicapai dengan melakukan Audit internal untuk
mendapatkan informasi tentang kapabilitas proses sekolah atau
kinerja pelaksanaan rencana kerja sekolah serta prestasi peserta
didik yang dicapai.
e. Tahapan umpan balik dan peningkatan (Feedback atau
Improvement). Pada tahapan ini, Sekolah Bertaraf Internasional
melakukan analisis memilih peningkatan secara berkelanjutan
(continual/ incremental improvement) atau akan melakukan
peningkatan secara dramatis/ inovatif (breakthrough
improvement).41
Dalam uraian langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, dapat
disimpulkan bahwa sebelum menerapkan Sistem Manajemen Mutu, perlu
mengadopsi suatu Sistem Manajemen Mutu ISO. Dalam skripsi ini, Sistem
Manajemen Mutu yang akan diadopsi adalah Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2008. Pada intinya, langkah-langkah tersebut menggunakan
fungsi manajemen mutu (PDCA: Plan, Do, Check, and Act)42
dan Analisis
SWOT.
3. Upaya untuk Membuat manajemen mutu bekerja
Agar manajemen mutu bekerja, maka dibutuhkan pendekatan
holistic dan humanistic sebagai berikut:
Pertama, perlu dibentuk “cross-functional team” yang permanen
dalam pengoperasian organisasi tanpa merubah susunan sentral,
fungsional dan birokratif organisasi. Adapun tindakan-tindakan yang
perlu dilakukan oleh pimpinan agar “cross-functional team” tersebut
berhasil adalah sebagai berikut:
1. Beri kepercayaan yang cukup kepada team sesuai tanggung
jawabnya.
41 Tim Penyusun, Panduan Teknis … h. 21-24
42 PDCA (Plan= merencanakan perubahan atau pengujian, Do= Melaksanakan perubahan,
Check= Mengamati pengaruh perubahan, and Act= Bertindak berdasarkan hasil yang diteliti)
merupakan siklus deming yang dikembangkan oleh W. Edward Deming untuk perbaikan
berkesinambungan. M. N. Nasution, Manajemen Mutu Terpadu… h. 27
25
2. Lakukan pemberdayaan (empowerment) kepada team sesuai
tanggung jawabnya.
3. Gariskan tujuan yang jelas bagi team menurut tingkat
intelektualitasnya (deduced objectives).
4. Adakan sistem umpan balik untuk mengukur hasil kerja
team.
5. Dukung team dengan sumber daya yang memadai.
Kedua, perlu diusahakan agar pimpinan selalu membiasakan
diri dalam komunikasi dengan menggunakan bahasa
organisasi.
Ketiga, mempunyai metode, teknik dan piranti untuk
mengukur seluruh proses yang berlangsung di dalam
organisasi.
Keempat, para pemimpin secara periodik perlu membaurkan
diri (immerse) dengan para anggota organisasi.
Kelima, organisasi harus dipimpin dan dimanage agar
mempunyai kesadaran akan situasi lingkungannya (situation
awareness), yaitu memiliki pengetahuan mengenai dirinya
dan suasana kompetisi, sehingga dapat dipakai sebagai dasar
proses perencanaan.43
4. Lingkup Implementasi/ Penerapan
Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 berlaku bagi:
a. Organisasi yang menginginkan keunggulan melalui
implementasi suatu sistem manajemen mutu.
b. Organisasi yang menginginkan keyakinan dari pemasoknya
bahwa persyaratan produk (kompetensi lulusan peserta didik)
mereka akan dipenuhi.
c. Pemakai produk (kompetensi lulusan peserta didik)
d. Mereka yang berkepentingan dengan saling pengertian dari
istilah yang dipakai dalam manajemen mutu (misalnya
pemasok, pelanggan, pengatur)
e. Mereka yang di dalam atau di luar organisasi yang mengakses
sistem manajemen mutu aau mengauditnya untuk kesesuaian
pada persyaratan ISO 9001 (misalnya auditor, regulator,
lembaga sertifikasi/ registrasi).
f. Mereka yang di dalam atau di luar organisasi yang memberi
saran atau pelatihan tentang sistem manajemen mutu yang
sesuai bagi organisasi itu.
g. Pengembangan standar terkait.44
43 Soewarso Hardjosoedarmo, Bacaan Terpilih Tentang Total Quality Management,
(Yogyakarta: ANDI Yogyakarta, 2004), h. 190-191 44
Tim Penyusun, Panduan Teknis … h. 50
26
5. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008
Manfaat dari implementasi atau penerapan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2008 adalah sebagai:
a. Sarana untuk menjamin tercapainya kepuasan pelanggan
eksternal dan internal
b. Sarana untuk melaksanakan peraturan dan perundang-
undangan yang berlaku, secara konsisten
c. Sarana untuk mencapai sasaran (objectives) sekolah, sebagai
sarana untuk mencapai tujuan (goal) sekolah yang tertuang
pada visi, misi, serta nilai inti. Disamping itu akan memenuhi
Standar Pengelolaan sekaligus siap meraih Sertifikat ISO
9001:2008.
d. Sarana untuk melaksanakan komunikasi organisasi baik secara
internal maupun eksternal, secara konsisten.
e. Sarana untuk pengelolaan sumber daya (keuangan, manusia,
lingkungan, material, sarana dan prasarana, energy, metode,
informasi serta pengukuran).
f. Sarana untuk pengelolaan lingkungan kerja serta lingkungan
akademik.
g. Sarana untuk pengelolaan realisasi proses pembelajaran.
h. Sarana untuk pengelolaan desain dan pengembangan
kurikulum berbasis kompetensi.
i. Sarana untuk pengelolaan proses pengadaan barang dan jasa.
j. Sarana untuk perekrut peserta didik, pendidik serta tenaga
kependidikan.
k. Sarana untuk mengelola dan meningkatkan kinerja proses.
l. Sarana untuk melaksanakan perbaikan berkesinambungan.
m. Sarana untuk melaksanakan Praktek Baik Pelaksanaan
pendidikan (Good Education Governance).
n. Sarana untuk pengelolaan dokumentasi dengan bantuan
implementasi ISO/ TR 10013:2001: Guidelines for Quality
Management System: Documentation serta ISO 15489-1:2001:
Information and Documentation Records Management.
o. Sarana untuk memenuhi Standar Nasional Pendidikan dan
Standar Pengelolaan.
p. Sarana untuk mengelola Pelayanan Publik dengan bantuan
impelementasi ISO 10001:2007 Customer Satisfaction –
Guidelines for Code of Conduct for Organizations dan ISO
10002:2004 Customer Satisfaction – Guidelines for
Complaints Handling in Organizations.45
45 Tim Penyusun, Panduan Teknis … h. 51-52
27
Teori dan konsep tentang Sistem Manajemen Mutu dan uraian di
atas menjadi landasan pemikiran pengembangan konsep kerja penelitian
yang kemudian dituangkan dalam kerangka pemikiran berikut ini.
28
D. Kerangka Pemikiran
Input Proses Output
Feedback
Kondisi
Pelaksanaan SMM
ISO 9001:2008
- Belum
maksimalnya
pelaksanaan
Sistem
Manajemen
Mutu ISO
9001:2008
- Masih adanya
sasaran mutu
yang belum
tercapai
- Belum
maksimalnya
kemampuan
sumber daya
manusia di
pondok
pesantren untuk
menerapkan
Sistem
Manajemen
Mutu ISO
9001:2008
- Masih adanya
ketidak
konsistenan
sumber daya
manusia dalam
memaksimalkan
mutu pelayanan
pendidikan
- Kurangnya
perhatian
pemerintah
terhadap
pembinaan
pondok
pesantren
Masalah
Belum
terlaksananya
pelaksanaan
SMM ISO
9001:2008
dengan
maksimal
Strategi
- Menetapkan
komitmen yang
tertulis dalam
Kebijakan
Mutu
- Membuat job
description
yang jelas
- Melengkapi
sarana
pencegahan
- Membuat
program tindak
lanjut
- Mengadakan
pendidikan dan
pelatihan
- Melakukan
komunikasi
internal dan
eksternal
- Mengadakan
evaluasi
- Mendokumenta
sikan aktivitas
- Fungsi-fungsi
dan aktivitas
dikendalikan
oleh prosedur
- Mengadakan
supervisi secara
konsisten
- Mengadakan
audit Sistem
Manajemen
Mutu
Tujuan Akhir
Tercapainya
pelayanan
pendidikan
yang bermutu
29
Dari bagan di atas, dapat dianalisis bahwa terdapat permasalahan-
permasalahan yang terjadi dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 seperti: belum maksimalnya pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2008, masih adanya sasaran mutu yang belum tercapai, belum
maksimalnya kemampuan sumber daya manusia di pondok pesantren untuk
menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, masih adanya ketidak
konsistenan sumber daya manusia dalam memaksimalkan mutu pelayanan
pendidikan, kurangnya perhatian pemerintah terhadap pembinaan pondok
pesantren
Sedangkan, dunia pendidikan saat ini berada di bawah tekanan untuk
melakukan perubahan terutama dalam pengelolaan lembaga pendidikan.
Termasuk lembaga pendidikan Islam seperti pondok pesantren. Hal itu
dilakukan untuk meningkatkan kinerja sumber daya manusia sesuai dengan
ISO sehingga terciptanya pelayanan pendidikan yang bermutu. Karena
masyarakat saat ini tidak lagi mau membeli sistem pendidikan yang sama
dengan sekolah (lembaga pendidikan) abad lalu. Masyarakat menuntut
professional pendidikan menjadi pemimpin yang mengembangkan program
yang memungkinkan setiap siswa berhasil.
Akan tetapi, terdapat permasalahan yang muncul dalam upaya
pencapaian perbaikan mutu pendidikan tersebut yakni belum terlaksananya
Belum terlaksananya pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
dengan maksimal sehingga terjadi ketidaksesuaian antara kondisi pelaksanaan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan tujuan akhir yang ingin
dicapai oleh lembaga pendidikan.
Oleh karena itu untuk meminimalisir permasalahan dan untuk mencapai
tujuan yang diharapkan oleh lembaga pendidikan tersebut, maka Pondok
Pesantren Modern Sahid memilih sistem manajemen mutu ISO 9001: 2008
sebagai standar persyaratan-persyaratan yang terfokus pada proses-proses
yang memberikan keyakinan kepada masyarakat bahwa persyaratan
pelanggan terhadap mutu produk akan terpenuhi dan tentunya mengupayakan
30
pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 berjalan dengan
maksimal.
Seperti yang telah dijelaskan di latar belakang, menurut Prof. Dr.
Azyumardi Azra bahwa pondok pesantren dijadikan sebagai pusat
penyuluhan kesehatan; pusat pengembangan teknologi tepat guna bagi
masyarakat pedesaan; pusat usaha-usaha penyelamatan dan pelestarian
lingkungan hidup; dan lebih penting lagi menjadi pusat pemberdayaan
ekonomi masyarakat sekitarnya. Hal itu berarti bahwa pondok pesantren juga
harus menjawab kebutuhan masyarakat akan output (santri) pondok pesantren
tersebut.46
Kemudian, strategi-strategi yang dilakukan untuk meminimalisir
masalah-masalah tersebut adalah: menetapkan komitmen yang tertulis dalam
Kebijakan Mutu, membuat job description yang jelas, melengkapi sarana
pencegahan, membuat program tindak lanjut, mengadakan pendidikan dan
pelatihan, melakukan komunikasi internal dan eksternal, mengadakan
evaluasi, mendokumentasikan aktivitas, fungsi-fungsi dan aktivitas
dikendalikan oleh prosedur, mengadakan supervisi secara konsisten,
mengadakan audit Sistem Manajemen Mutu.
Penerapan Sistem Manajemen diharapkan menjamin kesesuaian atau
mutu dari suatu proses pendidikan dan produk (santri dan jasa pendidikan)
terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu yang telah ditentukan atau
dispesifikasikan oleh pelanggan atau lembaga pendidikan untuk memberikan
keyakinan kepada masyarakat bahwa persyaratan pelanggan terhadap mutu
produk akan terpenuhi. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk
mengetahui, bagaimana langkah-langkah Pondok Pesantren Modern Sahid
menerapkan atau mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 untuk meningkatkan pelayanan pendidikan yang bermutu.
46 Azyumardi Azra, Pendidikan islam: Tradisi… , h. 105
31
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Pondok Pesantren Modern Sahid, Jl. KH.
Abdul Hamid KM. 6 Ds. Gunungmenyan, Kecamatan Pamijahan Kabupaten
Bogor, Jawa Barat, dengan pertimbangan bahwa pondok pesantren tersebut telah
menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 dalam upaya
meningkatkan mutu pelayanan pendidikan. Adapun waktu pengambilan data
penelitian dilaksanakan pada bulan November- Desember 2010.
B. Objek dan Subjek Penelitian
Objek penelitian ini adalah dokumen-dokumen dalam sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008 Pondok Pesantren Modern Sahid, berupa prosedur-prosedur
dan format-format yang disahkan oleh Tim Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:
2008 Pondok Pesantren Modern Sahid baik dalam softcopy maupun hasil print
outnya. Subjek penelitiannya adalah sumber daya manusia yang terlibat dalam
proses penerapan sistem manajemen mutu yang dibatasi kepada pimpinan harian
pondok pesantren (kyai) dan koordinator ISO Pondok Pesantren Modern Sahid.
32
C. Pendekatan dan Metode Penelitian
Penelitian ini akan menggunakan pendekatan kualitatif dan metode yang
digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan focus pada studi
dokumentasi. Studi dokumentasi dilakukan untuk mengkaji beberapa format
dokumen dan penerapannya pada sistem manajemen mutu yang dihasilkan oleh
Tim ISO 9001:2008 Pondok Pesantren Modern Sahid.
Data yang hendak dikumpulkan dalam penelitian adalah yang berkenaan
dengan pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Pondok
Pesantren Modern Sahid sebagai sebuah proses untuk meningkatkan mutu
pelayanan pendidikan. Data yang akan diperoleh adalah suatu gambaran tentang
proses penerapan sistem manajemen mutu dan pelayanan pendidikan Pondok
Pesantren Modern Sahid.
D. Unit Analisis Data
Unit (satuan) analisis utama berupa dokumen atau rekaman mutu
penerapan standar mutu ISO 9001: 2008. Unit analisis data ini difokuskan pada
dokumen yang berhubungan dengan proses penerapan sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008 Pondok Pesantren Modern Sahid. Dokumen tersebut dapat
berupa hasil print out (cetakan) atau softcopy sebagai format atau rekaman dalam
sistem manajemen mutu Pondok Pesantren Modern Sahid. Selain itu, dokumen-
dokumen lainnya yang diperlukan dalam penelitian ini dapat berupa buku-buku
pegangan (pedoman pelaksanaan sistem manajemen mutu) dan buku-buku yang
berhubungan dengan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
E. Analisis Data
Berdasarkan unit analisis data dan metode yang digunakan pada penelitian
ini, maka data akan disajikan dalam bentuk analisis deskriptif-kualitatif. Data-
data yang ditemukan di lapangan akan dikaji dan dijelaskan secara terperinci
33
sehingga dapat diciptakan suatu konsep atau penarikan kesimpulan tentang
proses penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dalam meningkatkan
mutu pelayanan pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid. Analisis data
dimulai dengan menelaah data yang terfokus kepada proses penerapan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang diperoleh dari kajian dokumen, kemudian
membandingkannya dengan data yang diperoleh dari hasil wawancara pribadi.
F. Teknik Pengumpulan Data
Data yang diambil dalam penelitian ini mengenai proses atau langkah-
langkah yang dilakukan oleh Pondok Pesantren Sahid untuk menerapkan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2000 melalui beberapa teknik. Adapun teknik-teknik
tersebut adalah sebagai berikut:
1) Studi Dokumentasi
Data akan diperoleh melalui kajian atau studi terhadap manual mutu
yang berisi kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur yang diberlakukan,
instruksi-instruksi serta arsip lainnya yang disyaratkan oleh Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2000.
2) Wawancara
Teknik ini dilakukan untuk menjelaskan dokumen mutu ISO
9001:2000 Pondok Pesantren Modern Sahid secara terperinci dengan
narasumber/ informan: pimpinan harian pondok pesantren (kyai), koordinator
ISO pondok pesantren, guru dan murobi/ah yang ada di lingkungan pondok
pesantren modern sahid. Hal-hal yang akan dibahas dalam wawancara adalah
mengenai:
a. Latar belakang Pondok Pesantren Modern Sahid menerapkan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2000
b. Tahapan-tahapan yang dilakukan oleh Pondok Pesantren dalam
menerapkan ISO 9001:2000
34
c. Kebijakan-kebijakan mutu Pondok Pesantren dalam menerapkan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001;2000
d. Dampak-dampak kultural berupa terbentuknya sikap dan perilaku yang
berorintasi kepada mutu dan lain-lain yang lebih terperinci yang
tertuang dalam pedoman wawancara.
G. Instrumen Penelitian
Instrumen atau alat penelitian yang akan digunakan adalah menentukan
langkah-langkah studi dokumenasi dan pedoman wawancara karena teknik
pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah teknik studi
dokumentasi dan teknik wawancara. Untuk studi dokumentasi, langkah-langkah
yang dilakukan adalah studi dokumen utama yaitu: Kebijakan Mutu Pondok
Pesantren Modern Sahid, setelah itu dokumen sasaran mutu, program kerja dan
terkahir aplikasi penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
Selanjutnya yaitu pedoman wawancara, untuk memudahkan dan mengarahkan
pembuatan pedoman wawancara yang baik, maka peneliti akan menyusun kisi-
kisi instrument penelitian untuk pedoman wawancara yang diwujudkan dalam
tabel di bawah ini. Kisi-kisi tersebut akan dikaitkan kepada strategi-strategi yang
telah diuraikan di kerangka pemikiran.
35
Kisi-Kisi Final Penyusunan Instrumen Pengumpul Data
Variabel
Penelitian
Subvariabel Deskriptor
Sistem
Manajemen
Mutu ISO
9001:2000
Tahapan Analisis
Lingkungan
Internal dan
Eksternal
- Latar belakang menerapkan
SMM ISO
9001:2008
Tahapan
perumusan strategi
- Rumusan visi dan misi
- Rumusan Kebijakan
Mutu Pondok Pesantren
- Rumusan Prosedur Mutu
- Rumusan Standar
Operasional Prosedur (SOP)
- Rumusan Sasaran Mutu
Pondok Pesantren
- Rumusan Program Kerja
Pencapaian Sasaran Mutu
- Membuat job description
yang jelas
Tahapan
implementasi
strategi
- Program yang berkaitan
dengan proses
penerapan SMM ISO
9001:2008
- Sosialisasi/ komunikasi
internal dan eksternal
Tahapan evaluasi
dan pengendalian
- Mengadakan pengawasan
dalam proses penerapan
36
SMM ISO 9001:2008
- Pendokumentasian aktivitas
- Mengadakan supervisi yang
konsisten
- Mengadakan audit Sistem
Manajemen Mutu
Tahapan umpan
balik dan
peningkatan
- Membuat program tindak
lanjut (perbaikan:
pendidikan, pelatihan, dll)
Untuk jelasnya, kisi-kisi ini dapat dilihat pada pedoman wawancara dan
dokumentasi terlampir.
37
BAB IV
HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Pondok Pesantren Modern Sahid
1. Sejarah Singkat Berdirinya Pondok Pesantren Modern Sahid
Sejarah Pondok Pesantren Modern Sahid adalah cita-cita luhur
Bapak Prof. DR. H. Sukamdani S.Gitosardjono yang diilhami dari amanah
orang tuanya KH. R. Sahid Djogosentono dari Surakarta Hadiningrat.
Maka terbentuk suatu tekad bulat untuk mendirikan Pondok Pesantren
yang dapat bermanfaat sebagai pusat pengembangan Pendidikan
Keimanan dan Taqwa (Imtaq) tetapi juga Pusat Pengembangan Pendidikan
Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (Iptek) agar dapat membentuk anak-anak
bangsa yang unggul, berbudaya dan Islami. Cita-cita ini didukung
sepenuhnya oleh Ibu Hj. Juliah Sukamdani yang telah cukup berhasil
dibeberapa usaha sebelumnya, mewujudkan cita-cita dalam sebuah karya
nyata.
Pondok Pesantren Modern Sahid didirikan pada tahun 2000 dan telah
diwakafkan pada tanggal 27 mei 2006 oleh Prof. Dr. H. Sukamdani Sahid
Gitosardjono bersama istri Hj. Juliah Sukamdani dengan tujuan
membentuk generasi muslim unggul, berbudaya Islami, dan dalam rangka
mewujudkan ajaran Islam sebagai rahmatan lil’alamin.
Pondok Pesantren Modern Sahid terletak di kawasan Padepokan
Sahid Wisata Gunung Menyan dan berada di lingkungan masyarakat
38
Islam, komunitas santri dalam berbagai kehidupan sosial, keagamaan,
keilmuan, dan bahkan kegiatan perekonomian.
Setelah mendapat persetujuan masyarakat, selanjutnya Pemda
Kanwil Kementrian Agama Provinsi Jawa Barat memberikan rekomendai
kepada Pondok Pesantren Modern Sahid untuk mendirikan Madrasah
Aliyah dan Madrasah Tsanawiyah. Pada tahun 2003 diselenggarakan
akreditasi oleh Tim Akreditasi Madrasah Aliyah Propinsi Jawa Barat.
Hasil yang diperoleh yaitu DIAKUI (status DIAKUI ini masih memakai
ketentuan yang lama) sehingga Ujian Nasional dapat diselenggarakan
secara mandiri.
Pondok Pesantren Modern Sahid didukung fasilitas yang lengkap,
SDM yang profesional, dan sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2008.
Pesantren Modern Sahid terus berkembang sesuai harapan wakif yaitu
menjadi pusat pendidikan Islam yang modern dan bertaraf International
mulai tingkat TK sampai Perguruan Tinggi. Sistem Pendidikan yaitu
melaksanakan pendidikan keluarga (berasrama), Sekolah dan lingkungan
secara terpadu selama 24 jam setiap hari dalam suasana islami, dinamis
dan humanis di bawah asuhan ustadz/ murobi yang mukhlis dan
profesional.
2. Visi dan Misi Pondok Pesantren Modern Sahid
Visi:
Menjadi Pusat Pendidikan Islam yang modern dan bertaraf international
untuk menyiapkan generasi unggul, berbudaya, Islami, dalam rangka
mewujudkan Islam sebagai rahmatan lil’alamin.
Misi:
1) Menyelenggarakan pendidikan Islam modern mulai tingkat Raudatul
Atfal sampai Perguruan Tinggi.
2) Menyelenggarakan dakwah dan pengembangan potensi umat.
3) Berperan aktif dalam pengembangan pendidikan Islam.
39
3. Struktur Organisasi Pondok Pesantren Modern Sahid
Struktur organisasi di pondok Pesantren Modern Sahid
menggunakan sistem organisasi terbuka. Proses pengangkatan pimpinan
harian umum melalui, yayasan membuka lowongan untuk jabatan
Pimpinan Harian Umum. Kemudian diadakan seleksi. Setelah itu
ditetapkanlah Pimpinan harian umum yang dibawahi oleh yayasan.
Struktur organisasi dibuat dengan prinsip memperlancar alur
instruksional dan alur koordinasi suatu bagian untuk menjalankan fungsi
serta tugas yang menjadi wewenang dan tanggungjawabnya. Dalam hal
ini, Pimpinan harian menginstruksikan kepada wakil-wakilnya untuk
melaksanakan sistem manajemen yang ditetapkan (Uraian kerja di bawah
ini sesuai dengan garis instruksional pada struktur organisasi PPM Sahid):
a. Kepala Biro Humas, terdiri dari Kabag Publikasi dan Marketing, dan
Kabag Dakwah dan Kemasyarakatan.
b. Kepala Biro Administrasi Umum, terdiri dari Kabag Personalia dan
Unit Usaha, Kabag Sarana dan Prasarana, Kabag Keuangan, Kabag
Tata Usaha.
c. Kepala Madrasah Tsanawiyah dibantu dengan wakil-wakilnya yaitu
Tata Usaha, Waka Urusan Kesiswaan, Waka Urusan Kurikulum
beserta staf dan guru-guru bidang studi.
d. Kepala Madrasah Aliyah, beserta staf dan guru-guru bidang studi
e. Penjab Asrama Putra, dibantu oleh Koordinator Tarbiyah, Koordinator
Kerumahtanggaan, dan Murabbi.
f. Penjab Asrama Putri, dibantu oleh Koordinator Tarbiyah, Koordinator
Kerumahtanggaan, dan Murabbi.
4. Sistem Pendidikan
Melaksanakan Pendidikan terpadu selama 24 jam setiap hari melalui
tiga Pusat Pendidikan, yaitu:
a. Pendidikan Asrama
Pendidikan keluarga di Pondok Pesantren Modern Sahid
dilakukan oleh bagian Asrama putra dan putri secara terpisah.
40
Lembaga ini berfungsi sebagai pengganti orang tua yang bertugas
menyediakan semua fasilitas yang diperlukan santri, di antaranya
akomodasi, konsumsi, air, listrik, kenyamanan, keamanan dan lainnya.
Di samping itu, bertugas memberikan pendidikan yang seharusnya
diberikan dalam keluarga yaitu:
1) Tarbiyah Ruhiyah (Pendidikan Kerohanian) yang meliputi:
pendidikan keimanan, pembiasaan ibadah, pelatihan baca tulis Al-
Qur‟an, menjadi imam/ khotib, dan memimpin do‟a serta acara-
acara keagamaan.
2) Tarbiyah Khuluqiyah (Pendidikan Akhlak) meliputi: Akhlak
terhadap Allah SWT dan Rasul-Nya, terhadap diri sendiri, terhadap
orang tua, keluarga, orang lain, dan akhlak terhadap lingkungan
sekitar.
3) Tarbiyah Jismiyyah (Pendidikan Jasmani) meliputi: cara menjaga
kesehatan jasmani, cara mengatur pola makan yang sehat, cara
mengatur waktu/ kegiatan, dan life skill (keterampilan yang
diperlukan dalam kehidupan sehari-hari).
4) Tarbiyah Nisaiyyah, yaitu pendidikan khusus santriwati yang
meliputi keterampilan, pengetahuan, dan hal-hal lain yang
berhubungan dengan perempuan.
b. Pendidikan Sekolah
Pendidikan Sekolah terdiri dari Raudhatul Athfal sampai
Madrasah Aliyah. Program pendidikannya terintegrasi sebagai berikut:
1) Tarbiyah Aqliyah, yaitu pendidikan intelektual yang meliputi Ilmu
Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) sesuai ketentuan pemerintah
yang diintegrasikan dengan nilai-nilai kepesantrenan (IMTAQ) dan
perkembangan ilmu pengetahuan.
2) Tarbiyah Mihniyyah, yaitu pendidikan keterampilan, bahasa,
manajemen dan lain-lain.
3) Tarbiyah Funun Jamilah, yaitu pendidikan seni budaya nusantara.
41
Kegiatan Ekstrakurikuler di sekolah terdiri dari tiga kelompok
kegiatan yaitu yaitu sebagai berikut:
1) Kegiatan Ilmiyah dan Keterampilan. Kelompok Kajian Agama,
Arabic Club, English Club, Karya Ilmiah Remaja (KIR),
Kelompok Gemar Matematika, Jurnalistik, Penyiaran, Elektronik,
Master of Ceremony, dan lain-lain.
2) Kegiatan Olahraga. Football Club, Basket Ball Club, Volley Ball
Club, karate, silat, Badminton Club, tenis meja, pecinta alam,
santri husada, dan lain-lain.
3) Kegiatan Seni. Marching Band, band, marawis/ rebana, nasyid,
karawitan, jami‟atul quro, kaligrafi, angklung/ calung, dan lain-
lain.
c. Pendidikan Lingkungan
Pendidikan keluarga dan sekolah merupakan fondasi dasar
terbentuknya kepribadian seorang anak, namun demikian sebaik
apapun pendidikan yang diberikan akan menjadi sia-sia jika tidak
didukung oleh lingkungan yang kondusif. Oleh karena itu Pondok
Pesantren Modern Sahid menciptakan pendidikan lingkungan yang
Islami dengan cara menjadikan masjid sebagai sentral aktivitas.
Dengan demikian semua aktivitas dijiwai dan diwarnai oleh shalat
lima waktu yang menjadi tiang utama agama Islam. Selain itu,
berbagai bentuk aktivitas juga diberikan kepada santri dengan harapan
akan membentuk pribadi-pribadi yang peduli terhadap berbagai
masalah social dan lingkungan alam sekitarnya.
5. Jenjang Pendidikan
a. Madrasah Tsanawiyah
Tahun Berdiri : 2003
Nomor Statistik Madrasah : 31.2.32.03.27.626
Status Akreditasi : A (Sangat Baik/Unggul)
Tahun Akreditasi : 2005
42
Visi dan Misi Madrasah Tsanawiyah :
Visi
Menjadi Madrasah Tsanawiyah yang Unggul dan Bertaraf
Internasional.
Misi
1) Menyelenggarakan pendidikan modern yang mengacu pada
ketentuan pemerintah, nilai-nilai kepesantrenan, dan
perkembangan dunia pendidikan.
2) Menyelenggarakan kegiatan pembelajaran dalam tiga bahasa,
yaitu Indonesia, Arab, dan Inggris.
3) Mengembangkan kurikulum berdasarkan konsep integrasi ilmu.
4) Mengadakan pembinaan tenaga pendidik menjadi kader yang
mumpuni dalam aspek kepribadian, keilmuan, skill keguruan, dan
komunikasi global.
5) Menjadikan lingkungan madrasah sebagai learning society dan
center for learning.
b. Madrasah Aliyah
Tahun Berdiri : 2000
Nomor Statistik Madrasah : 31.2.32.03.27.727
Status Akreditasi : A (Sangat Baik/Unggul)
Tahun Akreditasi : 2006
Visi dan Misi Madrasah Aliyah :
Visi
Menjadi Madrasah Aliyah yang Unggul dan Bertaraf Internasional.
Misi
1) Menyelenggarakan pendidikan modern yang mengacu pada
ketentuan pemerintah, nilai-nilai kepesantrenan, dan
perkembangan dunia pendidikan.
2) Menyelenggarakan pembelajaran dalam tiga bahasa, yaitu
Indonesia, Arab, dan Inggris.
3) Mengembangkan kurikulum berdasarkan konsep integrasi ilmu.
43
4) Mengembangkan tenaga pendidik menjadi kader bangsa yang
mumpuni dalam aspek kepribadian, keilmuan, skill keguruan, dan
komunikasi global.
5) Menjadikan lingkungan madrasah sebagai learning society dan
center for learning.
6) Menyelenggarakan mu’adalah ijazah dengan lembaga pendidikan
yang bertaraf internasional seperti Al-Azhar Mesir dan lembaga
pendidikan yang setara.
6. Kurikulum
Mengintegrasikan IPTEK (Kurikulum DIKNAS) dengan IMTAQ
(Kurikulum Pesantren Modern) dan perkembangan ilmu pengetahuan/
pendidikan.
Tabel 1. Kurikulum Pondok Pesantren
a. Umum
NO BIDANG STUDI ALOKASI WAKTU
1
2
3
4
5
6
7
Bhs. Indonesia
Bhs. Inggris
Matematika
IPA (Sains)
IPS
Teknologi Informasi
Pertanian/Keputrian
3
9
6
6
6
3
3
Total 36
44
b. Agama
NO BIDANG STUDI ALOKASI WAKTU
1
2
3
4
5
6
7
Tilawah & Tahfidz
Tafsir & Hadits Matematika
Fiqh & Ushul Fiqh
Sej. Kebudayaan &
Pemikiran Islam
Aqidah Akhlak
Ilmu Da‟wah
Bahasa Arab
6
3
3
3
Mentoring
Training
21
Total 36
Sumber: Profil PPM Sahid ( www.pesantrenmodernsahid.or.id )
7. Standar Kompetensi Lulusan (Kelas 12)
a. Taat beribadah dan berakhlak mulia
b. Menguasai ilmu ke-Islaman dengan indicator lulus Ujian Pesantren
(nilai rata-rata minimal 7)
c. Menguasai IPTEK dengan indikator lulus Ujian Nasional (nilai rata-
rata minimal 7)
d. Menguasai bahasa Arab (TOAFL 500) dan Bahasa Inggris (TOEFL
500)
e. Menguasai keterampilan kerja, olehraga, dan kesenian masing-masing
minimal dua cabang.
8. Fasilitas
Dua komplek bangunan yang diperuntukkan untuk asrama putra dan
putri yang terpisah. Masing-masing komplek terdiri dari:
a. Empat unit asrama terdiri dari 80 kamar. Setiap kamar ditempati 6
(enam) orang santri.
b. Masjid, Gedung sekolah, perkantoran, auditorium, perpustakaan, ruang
makan, kantin, minimarket, laundry, dan wartel.
45
c. Sarana olahraga: lapangan sepak bola, basket, voli, dan badminton.
d. Sarana kesenian tradisional dan modern.
e. Laboratorium IPA (fisika, kimia, dan biologi)
f. Laboratorium komputer multimedia dan internet
g. Lahan pertanian dan peternakan yang luas
9. Keadaan Ustadz/ Ustadzah
Pondok Pesantren Modern Sahid didukung SDM yang professional
dengan Pimpinan Harian: Drs.KH.Ahmad Sadjid Zain (Sarjana IPD
Gontor yang berpengalaman memimpin Pesantren Modern), Wakil
Pimpinan Harian: KH.Djauhar Arifin, BA (Purnawirawan Perwira
Menengah TNI AD yang berpengalaman dalam berdakwah), Guru Bidang
Studi : Sarjana IKIP, IPB, UGM, UNS, UIN, ISID, dan Syekh dari
Universitas Al-Azhar Kairo Mesir, Pembimbing Asrama (Murobbi)
Alumni beberapa Pesantren Modern.
Tabel 2. Jumlah Tenaga guru Berdasarkan Pendidikan Terakhir
No
Satuan Pendidikan
Pendidikan Terakhir
Jml Diploma S-1 S-2
1 MTs 0 30 1 31
2 MA 0 22 1 23
TOTAL 0 52 2 54
PROSENTASE 0% 96,3 % 3,7% 100%
Sumber: Daftar Nama Guru dan Karyawan PPM Sahid
Syarat suatu lembaga pendidikan yang berkualitas, selain memiliki
sarana dan prasarana yang lengkap, lembaga pendidikan tersebut harus
memiliki tenaga pendidik yang professional. Dapat kita lihat pada tabel di
atas, sebanyak 54 orang tenaga pendidik/ guru, terdiri dari 96,3% dengan
latar belakang pendidikan S-1 dan 3,7 % dengan latar belakang pendidikan
S-2.
46
Tabel 3. Jumlah Tenaga Berdasarkan Pendidikan Formal
No S
atu
an
Pen
did
ikan
Pim
pin
an
Wak
il
Pim
pin
an
Gu
ru
Mu
rob
i
Mu
rob
iyah
Kary
aw
an
Jml
Prosentase
1 SLTA 0 0 0 14 8 25 47 41,23%
2 D1 0 0 0 0 0 2 2 1,75%
3 D2 0 0 0 0 1 0 1 0,88%
4 D3 0 1 0 0 0 2 3 2,63%
5 S1 1 0 55 1 1 2 60 52,63%
6 S2 0 1 0 0 0 0 1 0,88%
TOTAL: 114 100%
Sumber: Daftar Nama Guru dan Karyawan PPM Sahid
Dari tabel yang disajikan di atas, dapat kita lihat keadaan jumlah
tenaga berdasarkan pendidikan formal sebanyak 114 orang tenaga di
Pondok Pesantren Modern Sahid. Sebanyak 41,23% memiliki latar
belakang pendidikan SLTA, sebanyak 1,75% memilliki latar belakang
pendidikan D1, sebanyak 0,88% memiliki latar belakang pendidikan D2,
sebanyak 2,63 memiliki latar belakang D3, sebanyak 52,63% memiliki
latar belakang pendidikan S1, dan sebanyak 0,88% memiliki latar
belakang pendidikan S2.
47
10. Keadaan Santri
Tabel 4. Jumlah Santri MA Sahid
KELAS PUTRA PUTRI JUMLAH
X.I 30 0 30
X.2 28 0 28
X.3 0 29 29
X.4 0 33 33
XI.IPA 12 17 29
X.I IPS.1 23 0 23
XI.IPS.2 0 19 19
XII.IPA 14 12 26
XII. IPS 20 13 33
TOTAL 127 123 250
Sumber: Data Siswa Madrasah Aliyah Sahid
Dari tabel di atas, dapat dilihat bahwa jumlah santri MA Sahid
sebanyak 250 orang. Jumlah santri putra lebih banyak dibandingkan
jumlah santri putri dengan persentase: Santri putra 50,8%; sedangkan
santri putri 49,2%. Kemudian, latar belakang pendidikan orangtua/ wali
santri yakni SD, SMP, SMA, D1, D2, D3, S1, S2, dan doktor. Sedangkan
untuk latar belakang pekerjaan orangtua/ wali santri diantaranya adalah:
ibu rumah tangga, PNS, pegawai swasta, wiraswasta, politikus, guru,
dosen, pedagang, TNI/ POLRI, karyawan, konsultan, perawat, peternak,
buruh tani, dan anggota DPR.
48
Tabel 5. Jumlah Santri Madrasah Tsanawiyah Sahid
KELAS PUTRA PUTRI JUMLAH
VII 128 102 230
VIII 113 72 185
IX 90 65 155
TOTAL 570
Sumber: Data Siswa Madrasah Aliyah Sahid
Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa jumlah santri MTs Sahid
sebanyak 570 orang. Sama halnya dengan Madrasah Aliyah, bahwa jumlah
santri putra lebih banyak dibandingkan jumlah santri putri dengan
persentase: santri putra 58,07%, sedangkan santri putri 41,93%.
Kemudian, latar belakang pendidikan orangtua/ wali santri yakni SD,
SMP, SMA, D1, D2, D3, S1, S2. Sedangkan untuk latar belakang
pekerjaan orangtua/ wali santri diantaranya adalah: ibu rumah tangga,
PNS, pegawai swasta, wiraswasta, politikus, guru, dosen, pedagang, TNI/
POLRI, karyawan, konsultan, perawat, peternak, buruh tani, dan anggota
DPR.
49
11. Prestasi
a. Prestasi Akademik
Prestasi akademik yang dicapai oleh santri Pondok Pesantren Modern
Sahid yaitu Lulus Ujian Nasional 100% mulai Tahun Pelajaran
2002/2003 s.d. 2009/2010 dengan nilai yang sangat baik, yaitu sebagai
berikut:
Tabel 6. Prestasi Akademik Santri PPM Sahid (Hasil UN)
Tahun Pelajaran Tingkat Jurusan Rata-rata
UN
2002/2003 MA Angkatan I IPA 7,26
IPS 7,08
2003/2004 MA Angkatan II IPA 7,36
IPS 7,25
2004/2005 MA Angkatan III IPA 7,17
2005/2006 MTs Angkatan I - 8,03
MA Angkatan IV IPA 7,20
2006/2007
MTs Angkatan II - 8,49
MA Angkatan V IPA 8,12
IPS 7,81
2007/2008 MTs Angkatan III - 8,34
MA Angkatan VI IPA 7,67
IPS 8,23
2008/2009 MTs Angkatan IV - 8,05
MA Angkatan VII IPA 7,10
IPS 6,60
2009/ 2010 MTs Angkatan V - 7,40
MA Angkatan VIII IPA 7,50
IPS 7,20
Sumber: Data Prestasi-Kejuaraan Santri
Pondok Pesantren Modern Sahid
50
b. Prestasi Ekstrakurikuler (Sumber Data: Data Prestasi-Kejuaraan Santri
Pondok Pesantren Modern Sahid)
1) Peringkat IV Madrasah berprestasi se- Jabar (2008)
2) Juara II dan III karate (PORKI 2007)
3) Juara III Lomba Sekolah Sehat se- Kab. Bogor (UIN 2007)
4) Juara II olimpiade matematika se- Kab. Bogor (UIN 2007)
5) Juara II pencak silat (Porseni Madrasah 2006)
6) Juara I Paskibraka se-Kab. Bogor (Pemda Bogor 2005)
7) Juara I pencak silat se- Kab. Bogor (Depag Kab. Bogor 2005)
8) Juara I Marawis se- Kab Bogor (PP. Darul Rahman 2005)
9) Juara I Sains (Fisika) se- Kab. Bogor Tk. SMP/ MTs (Diknas
2005)
10) Juara I Lomba Dakwah se- Kab. Bogor (polres Bogor 2004)
11) Juara I Olimpiade Matematika se-Kab. Bogor Tk. MA/ SMU
(Diknas 2004)
12) Juara I Lomba Matematika se- Kab. Bogor (Diknas 2009)
13) Juara Umum Marching Band se-Kab. Bogor 2009
Dari uraian mengenai keadaan santri dan prestasi akademik/ prestasi
ekstrakurikuler, terdapat kontribusi terhadap pelaksanaan peningkatan mutu
pelayanan pendidikan. Dengan keberadaan santri di Pondok Pesantren
Modern Sahid, maka sistem manajemen di pondok pesantren dapat berjalan
dengan efektif dan efisien karena santri yang menjadi objek untuk dilayani
dengan baik oleh pondok pesantren. Selain itu, dengan jumlah santri yang
banyak dapat membuktikan bahwa masyarakat percaya terhadap pondok
pesantren untuk menitipkan putra-putrinya.
Kemudian, mengenai prestasi akademik/ prestasi ekstrakurikuler yang
dicapai tersebut, maka proses belajar mengajar, dan proses pengembangan
bakat santri melalui kegiatan ekstrakurikuler dapat memberikan kontribusi
terhadap pelaksanaan peningkatan mutu pelayanan pendidikan di Pondok
Pesantren Modern Sahid dan sasaran mutu yang telah ditetapkan untuk
meningkatkan mutu pelayanan pendidikan tersebut telah tercapai.
51
B. Deskripsi dan Analisis Data
1. Kebijakan Mutu Dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Pendidikan
Kebijakan Mutu dalam meningkatkan mutu pelayanan pendidikan
pondok pesantren tertuang dalam Manual Mutu Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2008 Pondok Pesantren Modern Sahid.
Kebijakan Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid yaitu:
Pertama, mutu pelayanan pendidikan untuk membentuk santri yang
berakhlak Islami, unggul dalam prestasi, berbudaya Indonesia, dan siap
bersaing di era globalisasi adalah prinsip dasar penyelenggaraan
pendidikan Pondok Pesantren Modern Sahid yang terus dikembangkan
sesuai tuntutan perubahan zaman.
Untuk mewujudkan kebijakan mutu tersebut telah dijabarkan dalam
Sasaran Mutu. Contoh “Membentuk santri berakhlak Islami” dituliskan di
Sasaran Mutu Bagian Asrama. Pada Bagian Asrama, memiliki Program
Kerja Pencapaian Sasaran Mutu/ Target (Sumber: Sasaran Mutu Pondok
Pesantren Modern Sahid) misalnya:
1) Santri yang mendapat predikat berkepribadian baik sekali mencapai
40%, baik 50% dan cukup 10% setiap semester, dengan kegiatan yang
dilakukan yaitu:
a) Pengarahan umum tentang Peraturan Kehidupan Santri (Perdupsan)
b) Pengabsenan santri di setiap kegiatan
c) Pemberian pelajaran aqidah dan akhlaq
d) Pembinaan dan konseling
e) Penulisan dan pembagian raport
2) 100% santri dapat membaca Al-Qur‟an dengan fasih dan lancar,
dengan kegiatan yang dilakukan yaitu:
a) Penyeleksian kemampuan baca Al-Qur‟an
b) Pembagian kelompok baca Al-Qur‟an
c) Pembelajaran Al-Qur‟an dengan metode iqra‟
d) Musabaqah tilawatil qur‟an
e) Melibatkan santri untuk menjadi qori masjid
f) Pemeriksaan Al-Qur‟an santri
52
Selain sasaran mutu, terdapat kegiatan di empat bidang tarbiyah
asrama yaitu tarbiyah ruhiyah (pendidikan kerohanian), tarbiyah
khuluqiyah (pendidikan akhlak), tarbiyah jismiyah (pendidikan jasmani)
dan tarbiyah lughowiyah (pendidikan bahasa) yang merupakan kegiatan
untuk membentuk akhlak Islami.
Sedangkan pada aspek “unggul dalam prestasi”, pada sasaran mutu
sudah ditetapkan pada:
1) Mendapatkan 5 kejuaraan minimal tingkat kabupaten dengan kegiatan
yang dilakukan yaitu:
a) Mencari info pelaksanaan lomba
b) Mengefektifkan kegiatan ekskul
c) Membentuk KIR
d) Mengirim peserta lomba
e) Membimbing peserta lomba
f) Deteksi dini bakat/ minat siswa.
2) Mendapatkan akreditasi “A” dari Badan Akreditasi Nasional (BAN)
pada tahun 2010 dengan kegiatan yang dilakukan yaitu:
a) Kelulusan UN 100% dengan nilai baik
b) Memperbaiki fasilitas KBM yang rusak
c) Melengkapi sarana dan prasarana KBM
d) Kenaikan kelas mencapai 100%
e) Melakukan pengembangan KTSP
f) Meningkatkan kedisiplinan guru dalam penyerahan RPP dan LPP
g) Melakukan supervisi proses pembelajaran
h) Meningkatkan SDM tenaga pendidikan dan kependidikan
i) Penyiapan dokumen dan proposal
j) Audit internal dan eksternal
Kedua, untuk menjaga konsistensi pelaksanaan prinsip di atas,
Pondok Pesantren Modern Sahid menerapkan sistem manajemen mutu
yang difokuskan pada perbaikan setiap aspek pesantren, khususnya sumber
daya manusia dan sumber daya pendukung.
53
Untuk hal ini, Pondok Pesantren Modern Sahid menerapakn Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 untuk perbaikan seluruh aspek pesantren
dan untuk meningkatkan mutu pelayanan pendidikan. Untuk mencapai hal
tersebut, maka diperlukan Sumber Daya Manusia yang handal dan
berkompeten. Karena itu, perbaikan sumber daya manusia dituliskan di
Prosedur Mutu Pondok Pesantren Sahid mengenai “Pelatihan dan
Pengembangan Ustadz dan Karyawan” yang akan dijelaskan berikut ini:
1) Tujuan
Prosedur ini memberikan pedoman dalam identifikasi persyaratan
kompetensi dan pelaksanaan pelatihan di Pondok Pesantren Modern
Sahid.
2) Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk seluruh ustadz dan karyawan Pondok
Pesantren Modern Sahid.
3) Uraian Umum
a) Prosedur ini dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan
kompetensi, yang dipersyaratkan bagi manajemen, ustadz, dan
karyawan, sehingga yang bersangkutan dapat melaksanakan
tugasnya dengan efektif dan efisien, termasuk karyawan baru.
b) Materi pelatihan diberikan sesuai tuntutan tugas dan pekerjaan.
c) Pengembangan kompetensi dan pelaksanaan pelatihan
dikendalikan oleh pimpinan harian.
d) Persyaratan kompetensi ustadz dan karyawan ditinjau kembali
setiap 2 (dua) tahun sekali.
e) Evaluasi pemenuhan terhadap persyaratan kompetensi
dilaksanakan setiap 1 (satu) tahun sekali 1 (satu) tahun pelajaran.
f) Pelatihan dapat dilaksanakan secara Internal dan Eksternal.
4) Prosedur
a) Pimpinan Harian
1. Menetapkan persyaratan kompetensi bagi ustadz dan karyawan
dalam Job Description.
54
2. Mensosialisasikan persyaratan kompetensi kepada Kabid
madrasah, Kabid asrama, Kabid Administrasi Umum dan
Kabid Humas.
3. Menerima usulan kebutuhan pelatihan ustadz dan karyawan dari
kepala bidang.
4. Menetapkan program pelatihan berdasarkan:
a. Kebutuhan pelatihan dari ka madrasah, penjab asrama, dan
kabiro.
b. Kebutuhan promosi dan pengembangan.
c. Kebutuhan pelatihan untuk ustadz dan karyawan baru.
5. Menetapkan pelatih internal dan eksternal (lembaga dari luar).
6. Mengintruksikan pelaksanaan pelatihan internal kepada kabag
personalia.
7. Menerima hasil evaluasi pelatihan dari kepala madrasah, penjab
asrama, dan kabiro.
8. Mengevaluasi efektifitas program pelatihan dan hasilnya untuk
mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan.
9. Mendokumentasikan data hasil pelatihan.
b) Kepala Bidang
1. Mengevaluasi pemenuhan persyaratan kompetensi bagi ustadz
dan karyawan di bawah kendalinya.
2. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bagi ustadz dan
karyawan sesuai dengan kebutuhan.
3. Mengajukan kebutuhan pelatihan baik internal maupun
eksternal kepada pimpinan harian dengan menggunakan
Formulir Kebutuhan Pelatihan Ustadz dan Karyawan.
4. Menerima program pelatihan dari pimpinan harian.
5. Menyeleksi dan menetapkan ustadz dan karyawan yang akan
mengikuti pelatihan.
6. Melaksanakan program pelatihan internal sesuai yang
ditetapkan oleh pimpinan harian.
55
7. Melaporkan hasil pelatihan kepada pimpinan harian dengan
menggunakan Formulir Data Hasil Pelatihan.
8. Menyampaikan tembusan Formulir Data Hasil Pelatihan
kepada masing-masing Kepala Bidang.
9. Mengarsipkan data hasil pelatihan internal di bidangnya.
10. Melakukan evaluasi perkembangan yang dicapai ustadz dan
karyawan setelah mengikuti pelatihan paling lambat 3 (tiga)
bulan dengan menggunakan Formulir Evaluasi Pelatihan.
11. Mengirimkan hasil evaluasi pelatihan kepada pimpinan harian.
12. Mendokumentasikan data pelatihan ustadz dan karyawan di
bawah kendalinya.
Ketiga, untuk meningkatkan efektifitas penerapan sistem manajemen
mutu pada setiap bagian/fungsi secara berkelanjutan ditetapkan sasaran
mutu yang relevan dan dievaluasi secara periodik.
Sasaran mutu merupakan penjabaran dari Prosedur Mutu Pondok
Pesantren Modern Sahid. Sasaran Mutu berisikan tentang sasaran-sasaran/
target-target dari masing-masing bagian atau fungsi yang berada di Pondok
Pesantren Modern Sahid. Kemudian sasaran/ target tersebut dijabarkan
pada program kerja pencapaian sasaran mutu. Contoh:
Sasaran Mutu Bagian Madrasah Tsanawiyah yaitu:
a) Mendapatkan akreditasi “A” dari Badan Akreditasi Nasional (BAN)
pada tahun 2010
b) Kelas IX lulus UN 100% dengan nilai rata-rata >9,0 sebanyak 25%,
8,0-8,9 sebanyak 50%, 7,0-7,9% sebanyak 25%
c) Mendapatkan lima kejuaraan minimal tingkat kabupaten (sebutkan
cabangnya). (Sumber: Sasaran Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid
Tahun Pelajaran 2010/2011.
Dari Sasaran Mutu yang telah disebutkan di atas, dijabarkan kembali
pada Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu, yang akan dijelaskan
berikut ini:
56
a) Mendapatkan akreditasi “A” dari Badan Akreditasi Nasional (BAN)
pada tahun 2010, kegiatan/ program kerja yang dilaksanakan yaitu:
1) Kelulusan UN 100% dengan nilai baik
2) Memperbaiki fasilitas KBM yang rusak
3) Melengkapi sarana dan prasarana KBM
4) Kenaikan kelas mencapai 100%
5) Melakukan pengembangan KTSP
6) Meningkatkan kedisiplinan guru dalam penyerahan RPP dan LPP
7) Melakukan supervisi proses pembelajaran
8) Meningkatkan SDM tenaga pendidikan dan kependidikan
9) Penyiapan dokumen dan proposal
10) Audit internal dan eksternal
b) Kelas IX lulus UN 100% dengan nilai rata-rata >9,0 sebanyak 25%,
8,0-8,9 sebanyak 50%, 7,0-7,9% sebanyak 25%, kegiatan/ program
kerja yang dilaksanakan yaitu:
1) Mengadakan Try out
2) Mengadakan bimbel
3) Mengadakan karantina
4) Kehadiran santri kelas IX mencapai 95%
5) Mengadakan Training motivasi
6) Mengadakan do‟a bersama dan muhasabah
c) Mendapatkan lima kejuaraan minimal tingkat kabupaten (sebutkan
cabangnya), kegiatan/ program kerja yang dilaksanakan yaitu:
1) Mencari info pelaksanaan lomba
2) Mengefektifkan kegiatan ekskul
3) Membentuk KIR
4) Mengirim peserta lomba
5) Membimbing peserta lomba
6) Deteksi dini bakat/ minat siswa.
Masing-masing bagian yang ada di Pondok Pesantren seperti:
Bagian Humas, Madrasah Tsanawiyah, Madrasah Aliyah, Asrama Putra,
57
Asrama Putri, Administrasi Umum, dan Ta‟mir Masjid diberikan
kewenangan untuk merumuskan program kerja yang ingin dicapai sesuai
dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Setelah program kerja
tersusun, kemudian disahkan oleh pimpinan harian yayasan, konsultan
pendidikan, terakhir disahkan oleh konsultan ISO. Dan pelaksanaan proses
penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO ini dimulai pada tahun ajaran
baru.
Keempat, manajemen, ustadz, dan karyawan Pondok Pesantren
Modern Sahid memiliki komitmen kuat untuk mewujudkan setiap tujuan
dan target yang terkandung dalam kebijakan mutu ini.
Kemudian, pada komitmen manajemen Pondok Pesantren Modern
Sahid, terdapat Kebijakan Sistem Manajemen Mutu yang berisi (Sumber:
Manual Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid):
1) Pimpinan Harian Pondok Pesantren Modern Sahid memiliki komitmen
kuat dan melengkapi bukti–bukti komitmennya yang diperlukan untuk
pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu serta perbaikan
efektifitasnya secara berkesinambungan melalui:
a) Komunikasi ke dalam pesantren tentang rencana pelaksanaan
sistem manajemen mutu.
b) Penetapan visi, misi, dan kebijakan mutu.
c) Penetapan sasaran mutu pada setiap bagian/fungsi
d) Komunikasi ke dalam pesantren secara formal tentang pentingnya
pemenuhan persyaratan santri sebagaimana persyaratan regulasi
terkait layanan pendidikan.
e) Pengukuran kinerja pesantren dalam memenuhi kebijakan dan
sasaran yang ditetapkan.
f) Publikasi kinerja pesantren berhubungan dengan pencapaian
sasaran mutu, umpan balik dan lain-lain.
g) Pelaksanaan tinjauan manajemen pada periode yang ditetapkan.
58
h) Penyediaan setiap sumber daya yang diperlukan Pondok
Pesantren Modern Sahid dalam penerapan dan pengembangan
sistem manajemen mutu.
2) Pimpinan Harian dan Manajemen Pondok Pesantren Modern Sahid
selalu mengikuti perkembangan dunia pendidikan dalam lingkup
nasional maupun internasional dan berusaha menerapkannya untuk
kemajuan pesantren. (Sumber: Manual Mutu Pondok Pesantren
Modern Sahid)
2. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
a) Latar Belakang Penerapan SMM ISO 9001:2008
Menurut teori, langkah-langkah penerapan Sistem Manajemen
Mutu sebagaimana dikemukakan oleh Vincent Gasperz, adalah
“diputuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu
yang akan diterapkan”. Pondok Pesantren Modern Sahid mengadopsi
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
Latar belakang penerapan SMM ISO 9001:2008 terbagi
menjadi dua yaitu secara manajemen dan secara teologis. Pertama,
secara manajemen yaitu merubah kharismatik figure ke kharismatik
sistem. Pada umumnya, manajemen pondok pesantren (terutama
pondok pesantren salafi), manajemennya berbasis pada kharismatik
kyai. Akibatnya, ketika kyai meninggal, pondok pesantren menjadi
merosot. Oleh karena itu, pondok pesantren sahid menggunakan suatu
sistem manajemen, agar ketika kyai meninggal dunia, pondok
pesantren tetap eksis. Kedua yaitu secara teologis. Dalam Al-Qur‟an
Surat „Abasa (ayat 1-16):
59
Artinya:
“(1) Dia (Muhammad) bermuka masam dan berpaling. (2) Karena
telah datang seorang buta kepadanya. (3) Tahukah kamu barangkali
ia ingin membersihkan dirinya (dari dosa). (4) atau ia (ingin)
mendapatkan pengajaran, lalu pengajaran itu memberi manfaat
kepadanya? (5) Adapun orang yang merasa dirinya serba cukup. (6)
Maka kamu melayaninya. (7) Padahal tidak ada (celaan) atasmu
kalau dia tidak membersihkan diri (beriman). (8) Dan adapun orang
yang datang kepadamu dengan bersegera (untuk mendapatkan
pengajaran). (9) Sedang ia takut kepada Allah (10) Maka kamu
mengabaikannya (11) sekali-kali jangan (demikian!) Sesungguhnya
ajaran-ajaran Tuhan itu adalah suatu peringatan (12) Maka
barangsiapa yang menghendaki, tentulah ia memperhatikannya (13)
Di dalam kitab-kitab yang dimuliakan (14) Yang ditinggikan lagi
disucikan (15) Di tangan para penulis (malaikat) (16) Yang mulia lagi
berbakti.” (QS. „Abasa: 1-16)
Dalam ayat tersebut ada suatu kisah bahwa Rasulullah SAW
ditegur oleh Allah SWT ketika Rasulullah memalingkan wajahnya
kepada seseorang yang datang kepadanya. Teguran itu memberikan
pesan bahwa seseorang itu harus dilayani. Maka, oleh karena itu, PPM
Sahid menerapkan ISO yang memfokuskan kepada pelanggan atau
focus pada pelayanan yang pada intinya “Melayani Ummat”.
b) Strategi Peningkatan Mutu Pelayanan Pendidikan
Proses pelayanan pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid
digambarkan pada bagan di bawah ini:
Gambar. Education Process
60
Sumber: Manual Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid Tahun 2010
Tabel 7. Description Of Process
No Proses Uraian Penanggung Jawab
1 Identifikasi
persyaratan
pelayanan
pendidikan
Mengidentifikasi
persyaratan pelayanan
pendidikan yang
ditetapkan pemerintah.
1. Pimpinan Harian
2. Wakil Pimpinan
Harian
3. Kepala Madrasah
4. Waka Madrasah
Start
Identifikasi Persyaratan Pelayanan Pendidikan
Penerimaan Santri Baru (PSB) Pengembangan Kurikulum
Santri Masuk Pesantren (Rooming & Grouping)
Penetapan/Rekrutmen ustadz & karyawan
Masa Orentasi Santri (MOS)
Pelatihan dan Rapat Kerja Ustadz & Karyawan
Proses Pembelajaran dan Pengasuhan
Evaluasi Proses dan Hasil Pembelajaran/Pengasuhan
Kenaikan Kelas Khataman
1
2 3
6 4
8
9
10 11
Selesai
5 7
Peraturan pemerintah (Diknas/Depag)
Perkembangan dunia pendidikan Tuntutan masyarakat Persyaratan Pondok Pesantren
Modern Sahid
61
Mengidentifikasi
persyaratan pelayanan
pendidikan sesuai
dengan perkembangan
dunia pendidikan.
Mengidentifikasi
tuntutan
masyarakat terhadap
pelayanan pendidikan.
Mengidentifikasi
persyaratan pelayanan
pendidikan yang
ditetapkan stakeholder
Pondok Pesantren
Modern Sahid.
Semua manajemen
dan ustadz
1. Kabiro Humas
2. Kabag Publikasi
dan marketing
3. Kabag Dakwah
dan
Kemasyarakatan
Semua manajemen,
ustadz, dan
karyawan
2 Pengembangan
kurikulum
Mengembangkan kurikulum
sesuai dengan persyaratan
pelayanan
pendidikan di atas
Pimpinan Harian dan
koordinator bidang
studi
3 Penerimaan
Santri Baru
(PSB)
Pelaksanaan pendaftaran dan
seleksi santri baru
Panitia PSB
4 Penetapan
rekrutmen
ustadz dan
karyawan
Rekruitmen ustadz dan
karyawan yang sesuai
dengan persyaratan
pelayanan pendidikan
Kabag Personalia
5 Pelatihan dan
rapat kerja
ustadz dan
karyawan
Pelatihan dan rapat kerja
untuk meningkatkan
profesionalitas dan kinerja
ustadz dan karyawan
1. Pimpinan Harian
2. Kepala Madrasah
Kabiro Adm. Umum
6 Santri Masuk
Pesantren
(Rooming &
Grouping)
Pengelompokan santri baru
yang sudah lulus dan
membayar sesuai dengan
ketentuan ke dalam
kamar/asrama dan
rombongan belajar
1. Koordinator
Tarbiyah
2. Waka Kurikulum
3. Kabag TU
7 Masa Orientasi Pengenalan santri tentang 1. Waka Kesiswaan
62
Santri (MOS) potensi diri, keadaan
lingkungan dan sistem
pesantren
2. Koordinator
Tarbiyah
8 Proses
Pembelajaran
dan Pengasuhan
Kegiatan pembelajaran di
sekolah dan pengasuhan di
asrama
1. Kepala Madrasah
2. Penjab Asrama
9 Evaluasi proses
dan hasil
pembelajaran/
pengasuhan
Ulangan harian, ulangan
blok, semesteran, ujian
madrasah/ujian pesantren dan
ujian nasional
1. Waka Kurikulum
2. Koordinator
Tarbiyah
10 Kenaikan
kelas
Keputusan hasil evaluasi
pembelajaran dan
pengasuhan
1. Kepala Madrasah
2. Penjab Asrama
11 Khataman Pembekalan santri kelas
XII sebelum meniggalkan
pesantren tentang
kemasyarakatan, dunia
perguruan tinggi, dan
dunia kerja.
Keputusan hasil Ujian
Nasional dan Ujian
Madrasah/Pesantren
1. Pimhar
2. Kepada Madrasah
3. Penjab Asrama
Sumber: Manual Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid Tahun 2010
Sesuai dengan Kerangka Pemikiran yang dikembangkan, maka
strategi untuk meningkatkan mutu pelayanan pendidikan yang diadopsi
dari Sistem Manajemen Mutu ISO di antaranya yaitu: 1) menetapkan
komitmen yang tertulis dalam Kebijakan Mutu, 2) membuat job
description yang jelas, 3) melengkapi sarana pencegahan, 4) membuat
program tindak lanjut, 5) mengadakan pendidikan dan pelatihan, 6)
melakukan komunikasi internal dan eksternal, 7) mengadakan evaluasi,
8) mendokumentasikan aktivitas, 9) fungsi-fungsi dan aktivitas
dikendalikan oleh prosedur, 10) mengadakan supervisi secara konsisten,
11) mengadakan audit Sistem Manajemen Mutu.
63
Agar lebih terfokus pada permasalahan yang akan dibahas,
strategi yang telah dijabarkan di atas dan yang dikaitkan pada gambar 1
(education of process), akan dispesifikasikan menjadi empat bagian
sebagai berikut: 1) membuat Job Description yang jelas, 2) mengadakan
pendidikan dan pelatihan sumber daya pondok pesantren, 3) Perlu
adanya pertemuan/ rapat koordinasi (komunikasi internal dan
eksternal), 4) perlu adanya sidak/ pengawasan/ pengamatan/ kunjungan
oleh pimpinan maupun audit internal dan eksternal.
Strategi Peningkatan Mutu Pelayanan Pendidikan:
1) Membuat Job Description yang jelas
Job Description yang akan dijelaskan berikut merupakan
masing-masing bagian yang ada di Pondok Pesantren Modern Sahid
dan masing-masing bagian tersebut terlibat dalam proses penerapan
SMM ISO 9001:2008 dalam meningkatkan mutu pelayanan
pendidikan. (Sumber: Manual Mutu Pondok Pesantren Modern
Sahid).
Tabel 8. Job Description
No
Jabatan
Tugas dan
Tanggungjawab
Wewenang
Persyaratan
Jabatan/
Kompetensi
Indikator
Keberhasilan
64
1 Kabid.
Madrasah
a. Mengkoordinasi
seluruh aktivitas
madrasah
b. Membagi tugas
kepada seluruh
jajarannya secara
tuntas.
c. Mengontrol
pelaksanaan
seluruh aktivitas
kegiatan
pembelajaran.
d. Mengambil
langkah perbaikan
dari pelaksanaan
kegiatan yang tidak
kontinyu
e. Melaksanakan
ujian nasional dan
ujian
madrasah.
a. Menentukan
semua kebijakan
madrasah
b. Memberi reward
dan punishment
kepada seluruh
jajaran
a. Pendidikan:
S1 dan akta
IV
b. Pengalaman
kerja : 4 thn
c. Ketrampilan:
Kemampuan
manajerial
dan bhs.
Inggris &
Arab
d. Pelatihan:
manajemen
pendidikan
a. Kinerja seluruh
jajaran yang
efektif
b. Suasana
dan hubungan
kerja yang
harmonis dan
kondusif
c. Tercapainya
sasaran mutu
madrasah
d. Adanya
peningkatan
peringkat
madrasah
e. Peningkatan
kemampuan
madrasah bersaing
dengan sekolah
lain
f. Peningkatan
kesejahteraan
ustadz dan
karyawan yang
dipimpinnya.
2 Kabid.
Humas
a. Merencanakan
dan
mengkoordinasi
seluruh
aktivitas
kehumasan
b. Membagi tugas
kepada seluruh
jajarannya secara
tuntas.
c. Mengontrol
pelaksanaan
seluruh aktivitas
kehumasan.
d. Mengambil
langkah
perbaikan dari
pelaksanaan
kegiatan yang
tidak
a. Menentukan
semua kebijakan
kehumasan
b. Memberi
penilaian, reward,
dan punishment
kepada seluruh
jajaran
a. Pendidikan:
S1
b. Pengalaman
kerja : 4 thn
c. Kepribadian:
Berakhlak
Islami,
nasionalis,
tidak
eksklusif.
d. Ketrampilan:
Kemampuan
manajerial
dan
bhs.Inggris &
Arab
e. Pelatihan:
manajemen.
a. Kinerja seluruh
jajarannya efektif.
b. Suasana dan
hubungan kerja
seluruh jajarannya
harmonis dan
kondusif
c. Tercapainya
sasaran mutu
humas
d. Meningkatnya
kepuasan
stakeholders
e. Menurunnya
keluhan
stakeholders.
f. Peningkatan
kesejahteraan
seluruh jajarannya.
65
efektif/kontinyu
3 Kabag.
Sarana &
Prasaran
a
a. Merencanakan dan
menyiapkan/
memperbaiki
sarana prasarana
yang dibutuhkan
Madrasah.
b. Menciptakan
kebersihan,
ketertiban,
keindahan, dan
kenyamanan
lingkungan
c. Mengakomodasi
semua
kebutuhan sarana.
a. Memberi
pembinaan dan
penilaian kepada
staf sarana.
b. Memberi sanksi
kepada santri
sesuai dengan
Perdupsan.
a. Pendidikan:
S1 atau
yang sederajat
b. Pengalaman
kerja : 4 tahun
c. Ketrampilan:
Kemampuan
manajerial.
d. Pelatihan:
Leadership,
House
keeping.
a.Tersedianya
sarana prasarana
yang dibutuhkan
santri dalam
proses belajar
mengajar sesuai
kemampuan
pesantren.
b.Tercapainya
sasaran mutu
bidang sarana
prasarana
c.Minimnya
keluhan
stakeholder
d.Meningkatkan
kepuasan
stakeholder
bagian sarana
prasarana.
4 Kabid.
Administr
asi Umum
a. Merencanakan
dan
mengkoordinasi
seluruh aktivitas
Biro Administrasi
Umum
b. Membagi tugas
kepada seluruh
jajarannya secara
tuntas.
c. Mengontrol
pelaksanaan
seluruh aktivitas
Biro Administrasi
Umum
d. Mengambil
langkah perbaikan
dari pelaksanaan
kegiatan yang
tidak
efektif/kontinyu
a. Menentukan
semua
kebijakan Biro
Administrasi
Umum
b. Memberi
penilaian,
reward, dan
punishment
kepada seluruh
jajaran
c. Memberi sangsi
kepada santri
sesuai dengan
Perdupsan.
a. Pendidikan:
D 3 atau yang
sederajat.
b. Pengalaman
kerja: 4 thn
c. Kepribadian:
Berakhlak
Islami,
nasionalis,
tidak
eksklusif.
d. Ketrampilan:
Kemampuan
manajerial
e. Pelatihan:
manajemen.
a. Kinerja seluruh
jajarannya
efektif.
b. Suasana dan
hubungan kerja
seluruh
jajarannya
harmonis dan
kondusif
c. Tercapainya
sasaran mutu
seluruh bagian
pada Biro
Administrasi
Umum
d. Meningkatnya
kepuasan
stakeholders
e. Minimnya
keluhan
stakeholders
2.
66
5 Kabid.
Asrama
a. Merencanakan
dan
mengkoordinir
seluruh aktivitas
dan kebutuhan
sarana asrama
b. Membagi tugas
kepada seluruh
jajarannya secara
tuntas.
c. Mengontrol
pelaksanaan
seluruh aktivitas
dan sarana
asrama.
d. Mengambil
langkah perbaikan
dari pelaksanaan
kegiatan yang
tidak kontinyu.
a. Menentukan
semua
kebijakan
asrama putri.
b. Memberi
reward dan
punishment
kepada
seluruh jajaran.
a. Pendidikan:
KMI dan S1
b. Pengalaman
kerja:4 tahun
c. Kepribadian:
Berakhlak
Islami,
nasionalis,
tidak
eksklusif.
d. Ketrampilan:
Kemampuan
manajerial,
keagamaan
dan bhs.Arab
e. Pelatihan:
manajemen
pendidikan
dan
Psikologi
Pendidikan.
a. Kinerja seluruh
jajarannya
efektif
b. Suasana dan
hubungan
seluruh
jajarannya
harmonis dan
kondusif
c. Tercapainya
sasaran mutu
asrama
d. Peningkatan
profesionalitas
dan
kedsiplinan
murabbiyah
e. Meningkatnya
kepuasan
stakeholders
f. Menurunnya
keluhan
stakeholders
g. Peningkatan
kesejahteraan
murabbiyah
dan karyawan
yang
dipimpinnya.
2) Mengadakan pendidikan dan pelatihan sumber daya pondok
pesantren
Pelatihan diadakan untuk meningkatkan kemampuan
sumber daya manusia suatu lembaga pendidikan. Oleh karena itu,
masing-masing bagian yang ada di Pondok Pesantren Modern
Sahid mengadakan pendidikan dan pelatihan sesuai dengan
kebutuhan bagian tersebut atau sesuai dengan kebutuhan dan
keinginan sumber daya manusia yang ada di pondok pesantren.
Contoh-contoh pelatihan tersebut antara lain: pelatihan manajemen,
pelatihan manajemen pedidikan, pelatihan leadership, pelatihan
house keeping, pelatihan psikologi pendidikan, pelatihan
67
manajemen perkantoran, pelatihan teknologi informasi, pelatihan
penyusunan KTSP untuk guru, pelatihan penyusunan Kriteria
Ketuntasan Minimal (KMM) untuk guru, dan lain-lain. Pelatihan
dilaksanakan oleh internal, yaitu oleh pihak yayasan atau pondok
pesantren, dan yang kedua pelatihan yang diadakan oleh
pemerintah. Selain pelatihan, diadakan pula pendidikan dan studi
banding ke lembaga pendidikan lainnya sesuai dengan kebutuhan
masing-masing bagian.
Pola pelaksanaan pengadaan program peningkatan mutu
sumber daya manusia ini adalah menganalisis kemampuan SDM
pondok pesantren terlebih dahulu. Kemudian menganalisis
kebutuhan pelatihan. Misalnya terdapat gejala-gejala pemicu
munculnya kebutuhan pelatihan seperti: metode megajar guru
matematika kurang tepat, guru belum mampu menyusun Kriteria
Ketuntasan Minimal (KMM), guru belum mampu menyusun RPP.
Setelah itu diadakan pelatihan sesuai dengan kebutuhan masing-
masing sumber daya manusia.
Dalam Prosedur Mutu sudah dijelaskan mengenai
”Pelatihan dan Pengembangan Ustadz dan Karyawan” yang terdiri
dari tujuan (prosedur berisi tentang tujuan untuk memberikan
pedoman dalam identifikasi persyaratan kompetensi dan
pelaksanaan pelatihan di Pondok Pesantren Modern Sahid) yang
sudah dijelaskan pada penjelasan Kebijakan Mutu point b
mengenai “untuk menjaga konsistensi pelaksanaan prinsip di atas
(mengenai tujuan peningkatan mutu pelayanan pendidikan),
Pondok Pesantren Modern Sahid menerapkan sistem manajemen
mutu yang difokuskan pada perbaikan setiap aspek pesantren,
khususnya sumber daya manusia dan sumber daya pendukung”,
yang program peningkatan mutu pelayanan pendidikannya dengan
pendidikan dan pelatihan.
3) Melakukan komunikasi internal dan eksternal
68
Untuk mengkomunikasikan penerapan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2008, terdapat dua bagian. Yaitu komunikasi
internal (terhadap masyarakat di dalam lingkungan pondok
pesantren) dan komunikasi eksternal (terhadapa masyarakat d luar
lingkungan pondok pesantren). Komunikasi dilakukan agar proses
penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Pondok
Pesantren Modern Sahid, dapat berjalan dengan efektif dan efisien
terutama dalam proses manajemennya. Selain itu, dengan
komunikasi terutama komunikasi internal, apabila ditemukan
masalah, dapat dipecahkan bersama-bersama.
Mengenai Komunikasi Internal, telah dijelaskan pada
Prosedur Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid. Detailnya akan
dijelaskan berikut ini:
Komunikasi Internal
1) Tujuan
Prosedur ini memberikan panduan dalam pelaksanaan
komunikasi internal.
2) Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku bagi komunikasi internal antarbagian dan
fungsi jabatan.
3) Uraian Umum
a) Prosedur ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa
interaksi antarbagian/fungsi dalam pelaksanaan sistem
manajemen mutu dapat berjalan efisien dan efektif,
termasuk apabila ditemukan masalah-masalah yang harus
dipecahkan bersama.
b) Komunikasi formal antarbagian dan fungsi jabatan
dilaksanakan melalui rapat.
c) Hasil pertemuan dalam komunikasi formal dicatat,
didokumentasikan, dan ditindaklanjuti.
d) Komunikasi internal di luar mekanisme rapat.
69
1. Untuk hal-hal yang menghendaki tindak lanjut harus
dilaksanakan secara tertulis dan terdokumentasi
dengan menggunakan Formulir Inter Office Memo
2. Untuk hal - hal yang tidak menghendaki tindak lanjut
dapat dilaksanakan secara lisan ataupun tertulis.
4) Prosedur
a) Penyelenggara Rapat
1. Membuat dan mengkomunikasikan jadwal dan agenda
rapat.
2. Mengkoordinasikan pelaksanaan rapat
3. Membuat catatan hasil rapat dalam buku notulen rapat.
4. Mendokumentasikan hasil rapat .
5. Memonitor tindak lanjut hasil keputusan rapat.
b) Peserta Rapat
Menindaklanjuti setiap keputusan hasil rapat berdasarkan
waktu yang ditetapkan.
Kemudian, untuk memperkenalkan bahwa Pondok
Pesantren Modern Sahid menerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 kepada masyarakat luar pondok pesantren, Kabag
Publikasi dan Marketing dengan atasan langsung Kabid Humas,
memiliki tugas untuk: melaksanakan promosi secara efektif dan
efisien melalui berbagai media; melaksanakan publikasi Pondok
Pesantren Modern Sahid melalui highligt, website, surat kabar,
brosur, penelitian, seminar, dan lain-lain; menyiapkan sarana untuk
berkomunikasi dengan orang tua santri.
4) Mengadakan supervisi/ pengawasan
Pengawasan dilakukan untuk memeriksa atau meneliti
apakah pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
70
9001:2008 berada dalam jalur, sesuai dengan rencana dan
memantau kemajuan perbaikan yang direncanakan.
Pada proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008, setiap kegiatan manajerial pimpinan harian melalui
wakil-wakilnya mengadakan pengawasan. Contoh pengawasan
berupa piket manajemen setiap harinya. Selain itu, setiap bagian/
fungsi mengadakan monitoring pada tiap program kerja pencapaian
sasaran mutunya.
Untuk memeriksa atau mengamati ketidaksesuaian yang
ditemukan dalam proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008, akan dikeluarkan CAR (Corrective Action Request)
atau permintaan tindakan perbaikan (yang akan dijelaskan lebih
detail pada pembahasan berikutnya). CAR dikeluarkan berdasarkan
data atau hasil: pelaksanaan audit mutu eksternal atau internal
(diadakan tiga bulan sekali), keluhan stakeholder/ ketidakpuasan
stakeholder (melalui form keluhan stakeholder, kuisioner untuk
santri dan orang tua/ wali santri. Pada form Keluhan Stakeholder
terdapat uraian keluhan dan usulan yang ingin disampaikan oleh
stakeholder kemudian diproses oleh pimpinan harian dan sekretaris
ISO untuk mengambil tindakan yang harus dilakukan dari keluhan
tersebut), laporan ketidaksesuaian pelayanan, dan pemantauan
lapangan.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa dari empat strategi yang telah
dijelaskan di atas yakni: membuat Job Description yang jelas, mengadakan
pendidikan dan pelatihan sumber daya pondok pesantren, perlu adanya
pertemuan/ rapat koordinasi (komunikasi internal dan eksternal), dan perlu
adanya sidak/ pengawasan/ pengamatan/ kunjungan oleh pimpinan maupun
audit internal dan eksternal, dalam proses penerapan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2008 berjalan dengan efektif, efisien, sistematis, dan sesuai
dengan prosedur yang ditetapkan bersama sehingga dapat meningkatkan mutu
pelayanan pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid; proses manajemen
71
berjalan dengan beraturan dan dapat menciptakan suasana kerjasama yang
baik.
Keempat strategi yang telah disebutkan di atas, sesuai dengan fungsi
Manajemen Mutu yaitu PDCA:
1. Fungsi plan dikaitkan pada strategi “membuat job description yang jelas”,
karena dengan sumber daya manusia yang ada, Pondok Pesantren Modern
Sahid mengetahui wewenang dan tanggungjawabnya masing-masing
sebelum melakukan proses penerapan sistem manajemen mutu.
Pembuatan job description merupakan landasan untuk peningkatan
kinerja dan juga sebagai landasan untuk pengembangan sumber daya
manusia
2. Fungsi do dikaitkan pada strategi “perlu adanya pertemuan/ rapat
koordinasi (komunikasi internal dan eksternal)”. Setelah program-
program atau kegiatan-kegiatan telah dirumuskan, maka program-
program atau kegiatan-kegiatan ini perlu dikomunikasikan kepada seluruh
pihak yang ada di pondok pesantren. Selain itu untuk memastikan bahwa
interkasi antar bagian/ fungsi dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu
dapat berjalan dengan efektif dan efisien termasuk apabila ditemukan
masalah-masalah yang harus dipecahkan bersama.
3. Fungsi check dikaitkan dengan strategi “sidak/ pengawasan/ pengamatan/
kunjungan oleh pimpinan maupun audit internal dan eksternal”. Seluruh
pelaksanaan program atau kegiatan harus dimonitoring untuk mengetahui
berhasil atau tidaknya pelaksanaan program peningkatan mutu pelayanan
pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid.
4. Fungsi Act dikaitkan dengan strategi “mengadakan pendidikan dan
pelatihan sumber daya pondok pesantren”. Act merupakan tindakan yang
dilakukan berdasarkan dengan hasil yang diteliti. Ketika dalam proses
penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 ditemukan suatu
masalah contohnya: guru belum mampu menyusun RPP, maka dari hasil
penemuan tersebut diadakan suatu perbaikan atau peningkatan
kemampuan guru dengan diadakannya pendidikan pelatihan.
72
73
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Proses Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam rangka
meningkatkan mutu pelayanan pendidikan di Pondok Pesantren Modern
Sahid yang dispesifikasikan kepada: pembuatan Job Description yang jelas,
pelaksanaan pendidikan dan pelatihan sumber daya pondok pesantren, perlu
adanya komunikasi internal dan eksternal, dan perlu adanya supervise/
pengawasan, disusun dengan tahap-tahap yang sistematis sesuai dengan
fungsi manajemen mutu yaitu PDCA (Plan, Do, Check, and Act).
2. Pelaksanaan proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008,
wewenang dan tanggung jawab (Jod Description) disusun berdasarkan
struktur organisasi yang telah ditetapkan dan disahkan oleh pimpinan
harian Pondok Pesantren Modern Sahid. Struktur organisasi didesain oleh
manajemen untuk menghubungkan tiap individu dan tiap bagian atau
kelompok agar saling bekerjasama dan berkomunikasi dalam satu kesatuan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dan dengan Job
Description, proses pelaksanaan kegiatan atau program pada masing-
masing bagian atau fungsi, dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
3. Pendidikan dan pelatihan diadakan untuk peningkatan kemampuan sumber
daya manusia; komunikasi dilakukan karena penting untuk
mengkomunikasikan program mengenai peningkatakan mutu yang akan
74
dilakukan kepada seluruh staf maupun stakeholder pondok pesantren;
sedangkan pengawasan dilakukan karena seluruh pelaksanaan program
atau kegiatan harus dimonitoring untuk mengevaluasi keberhasilan dari
pelaksanaan program peningkatan mutu pelayanan pendidikan di Pondok
Pesantren Modern Sahid.
4. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam meningkatkan
mutu pelayanan pendidikan ditetapkan pada Kebijakan Mutu Pondok
Pesantren Modern Sahid. Kebijakan Mutu ditetapkan agar proses
pencapaian mutu pelayanan maksimal. Kebijakan Mutu dirumuskan dari
visi dan misi Pondok Pesantren Modern Sahid. Kemudian, Kebijakan
Mutu tersebut tertuang dalam Manual Mutu Pondok Pesantren Modern
Sahid. Kebijakan Mutu tersebut kemudian dijabarkan kepada Prosedur
Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid. Prosedur Mutu Pondok Pesantren
Modern Sahid ini dijabarkan kembali kepada Sasaran Mutu dan Program
Kerja Pencapaian Sasaran Mutu sesuai dengan masing-masing bagian atau
fungsi terkait. Pencapaian sasaran mutu dimonitoring dengan pembuatan
laporan. Pembuatan laporan berisi kegiatan yang dilakukan, waktu
pelaksanaan, monitoring, penanggung jawab, bukti pelaksanaan berupa
data-data tertulis, dan biaya yang yang dibutuhkan dalam proses kegiatan.
Setelah itu, setiap tiga bulan sekali diadakan audit mutu untuk mengetahui
keefektifan dan keefisienan kinerja masing-masing fungsi atau bagian.
5. Dari monitoring, dapat diketahui hambatan-hambatan dan faktor hambatan
yang ditemukan dalam proses pencapaian sasaran mutu, sehingga ketika
dikomunikasikan pada rapat gabungan yang didakan sebulan sekali, dapat
dicarikan solusi atau pemecahan masalahnya.
B. Saran-saran
1. Sebaiknya, agar penyimpanan arsip-arsip mengenai dokumen mutu
(Manual Mutu, Prosedur Mutu, SOP, dan lainnya) dikelola dengan baik,
dengan disimpan dalam satu tempat, seperti filling cabinet, rak, atau
75
locker, kemudian diberi kode masing-masing agar memudahkan untuk
pencarian dokumen tersebut.
2. Sebaiknya, agar dibentuk lembaga/ pusat penjaminan mutu di Pondok
Pesantren Modern Sahid yang menaungi ISO.
3. Sebaiknya, pada proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 dibentuk Tim khusus ISO, kemudian dibuat struktur
organisasinya dengan tugasnya masing-masing agar proses manajemen
berjalan dengan efektif dan efisien.
4. Sebaiknya, agar dibuat form kuisioner untuk tamu atau pengunjung yang
mengunjungi Pondok Pesantren Modern Sahid, untuk mengetahui
kepuasan pengunjung tersebut terhadap pelayanan yang diberikan oleh
Pondok Pesantren Modern Sahid, meskipun pengunjung tersebut tidak
terlibat dalam proses pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid.
5. Sebaiknya, agar bidang sarana dan prasarana membuat plang petunjuk
arah gedung atau keterangan gedung (misal: Asrama Putri: Sunan Giri dan
Sunan Drajat dengan (panah ke arah kiri) ) di lingkungan atau di setiap
tikungan jalan Pondok Pesantren Modern Sahid agar memudahkan
pengunjung atau tamu.
6. Agar penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ini memenuhi
dampak bagi pengembang budaya akademik, maka perlu ada pemberian
contoh dan teladan dari pimpinan Pondok Pesantren secara konsisten dan
nyata.
7. Agar mengadakan beasiswa bagi santri cerdas dari masyarakat kurang
mampu yang berada di lingkungan sekitar Pondok Pesantren Modern
Sahid.
76
DAFTAR PUSTAKA
Anggota Ikapi. 2009. Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional. Bandung:
Fokusmedia
Azra, Azyumardi. 2001. Pendidikan Islam: Tradisi dan Modernisasi Menuju
Milenium Baru. Ciputat: Penerbit Kalimah. Cet: III
Barra, Ralph. 1986. Menerapkan Gugus Mutu; Strategi Praktis Untuk
Meningkatkan produktivitas Dan Keuntungan. Jakarta: Erlangga
Gasperz, Vincent. 2002. Manajemen Kualitas Dalam Industri dan Jasa. Jakarta:
PT. Gramedia Pustaka Utama. Cet. II
_______________. 2003. Total Quality Management. Jakarta: PT. Gramedia
Pustaka Utama. Cet. III
_______________. 2006. ISO 9001:2000 And Continual Quality Improvement.
Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama
Haedari, Amin. 2007. Transformasi Pesantren; Pengembangan Aspek
Pendidikan, Keagamaan dan Sosial. Jakarta: LekDis dan Media
Nusantara
Handoko, T. Hani. 1995. Manajemen. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta. Cet: IX
Hardjosoedarmo, Soewarso. 2004. Bacaan Terpilih Tentang Total Quality
Management. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta
Ibrahim, Buddy. 2000. TQM (Total Quality Management): Panduan Untuk
Menghadapi Persaingan Global. Jakarta: Djambatan. Cet I
M, Sufyarma. 2003. Kapita Selekta; Manajemen Pendidikan. Bandung: CV.
Alfabeta
Moenir, H. A. S. 1992. Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia. Jakarta:
Bumi Aksara. Cet. I
Nasution, M.N. 2005. Manajemen Mutu Terpadu; Total Quality Management.
Bogor: Ghalia Indonesia. Edisi revisi
Prawirosentono, Suyadi . 2007. Filosofi Baru Tentang Manajemen Mutu Terpadu
Abad 21; Kiat Membangun Bisnis Kompetitif . Jakarta: Bumi Aksara.
Cet. I
77
Qomar, Mujamil. 2007. Pesantren Dari Transformasi Metodologi Menuju
Demokratisasi Industri. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Ratminto dan Atik Septi Winarsih. 2006. Manajemen Pelayanan: Pengembangan
Model konseptual, Penerapan Citizen’s Charter dan Standar Pelayanan
Minimal. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Cet. II
S. Arcaro, Jerome. 2007. Pendidikan Berbasis Mutu: Prinsip-prinsip Perumusan
dan Tata Langkah Penerapan. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Cet. IV
Suardi, Rudi. 2001. Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000; Penerapannya
Untuk Mencapai TQM. Jakarta: PPM. Cet I
Susilo, Willi. 2003. Audit Mutu Internal: Panduan Praktis Para Praktisi
Manajemen Mutu dan Auditor Mutu Internal. PT. Vorqistatama
Binamega. Cet. I
Tim Penyusun. Panduan Teknis Penerapan Sistem Manajemen Mutu Strategis
Pendidikan Sesuai Standar ISO 9001:2008. Direktorat Jenderal
Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah; Direktorat Pembinaan
Sekolah Menengah Atas Tahun 2009.
Tjiptono, Fandy dan Anastasia Diana. 2000. TQM: Total Quality Management.
Yogyakarta: ANDI
Zakaria, Rusydy dkk. 2009. Pelaksanaan Audit Informasi Dalam Penerapan
Manual Mutu ISO 9001:2008 di FITK-UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta: Lembaga Penelitian UIN Jakarta. Cet: I
Ziemek, Manfred. 1986. Pesantren Dalam Perubahan Sosial. Jakarta:
Perhimpunan Pengembangan Pesantren dan Masyarakat (P3M)
Tya, Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendidikan Melalui Manajemen Supervisi
(online) (http://tyaeducationjournals.blogspot.com/2008/04/peningkatan-
kualitas-pelayanan.html, diakes pada tanggal 17 juni 2010)
Umaedi, Manajemen Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah (online)
(http://www.ssep.net/director.html, diakses pada tanggal 17 juni 2010)
Universitas Pelita Harapan, What Is ISO, (online)
(http://www2.klik.uph.edu/iso/whatISO.php, diakses pada tanggal 17
Juni 2010)
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Pedoman Wawancara dan Hasil Wawancara
A. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
1. Apa yang melatar belakangi Pondok Pesantren Modern Sahid menerapkan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008? (alasan)
Jawab: Latar belakang Penerapan SMM ISO terbagi menjadi dua yaitu secara
manajemennya dan secara teologisnya. Pertama, secara manajemennya yaitu
merubah kharismatik figure ke kharismatik sistem. Pada umumnya,
manajemen pondok pesantren (terutama pondok pesantren salafi),
manajemennya berbasis pada kharismatik kyai. Akibatnya, ketika kyai
meninggal, pondok pesantren menjadi merosot. Oleh karena itu, pondok
pesantren sahid menggunakan suatu sistem manajemen, agar ketika kyai
meninggal dunia, pondok pesantren tetap eksis. Kemudian yang kedua yaitu
secara teologis. Bahwa dalam Al-Qur‟an yaitu pada Surat „Abasa, ada kisah
bahwa Rasulullah SAW ditegur oleh Allah SWT, ketika Rasulullah
memalingkan wajahnya kepada seseorang yang datang kepadanya. Teguran itu
memberikan pesan bahwa seseorang itu harus dilayani. Maka, oleh karena itu,
PPM Sahid menerapkan ISO yang memfokuskan kepada pelanggan atau focus
pada pelayanan. Jadi menurut kami, apabila pondok pesantren tidak focus
pada pelanggan tetapi pada kyai, itu melanggar ayat tersebut.
2. Bagaimana sistem merumuskan visi dan misi pondok pesantren? (cara
merumuskan)
Jawab: Seluruh tenaga pendidik dan kependidikan dilibatkan dalam
perumusan visi dan misi dengan diberi rangka terlebih dahulu oleh yayasan.
Hal ini dibahas secara rutin pada rapat gabungan yang diadakan sebulan
sekali. Kemudian disahkan oleh pimpinan harian, yayasan, konsultan
pendidikan, terakhir disahkan oleh konsultan ISO.
3. Bagaimana menjabarkan visi dan misi PPM Sahid menjadi suatu program
yang dilaksanakan secara sistematis dalam penerapan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2008? (merumuskan program dari visi dan misi)
Jawab: Dari visi dan misi yang telah ditetapkan dijabarkan ke sasaran mutu,
kemudian dijabarkan kembali ke program pencapaian. Setelah itu ada evaluasi
di laporan hasil pencapaian sasaran yang dilaporkan per triwulan.
4. Kapan mulai dilaksanakannya proses penerapan SMM ISO?
Jawab: Proses penerapan SMM ISO dilaksanakan pada tahun ajaran baru.
5. Siapa sajakah yang terlibat dalam merumuskan dan menerapkan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008? (tenaga pendidik dan kependidikan yang
terlibat)
Jawab: seluruh jajaran atau bagian yang ada di pondok pesantren ikut terlibat
dalam merumuskan dan menerapkan SMM ISO 9001:2008 ini dengan lingkup
kerja masing-masing dan rumusan program tersebut disahkan oleh pimpinan
harian.
6. Apa peran masing-masing bagian yang ada di pondok pesantren dalam
penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 terutama peran pimpinan
harian? (job description)
Jawab: Peran masing-masing bagian sudah dijabarkan di Job Description yang
dituliskan di manual mutu. Contoh Kabag Publikasi dan Marketing tugas dan
tanggung jawabnya yaitu mempublikasikan pondok pesantren melalui website,
brosur, dan lain-lain.
Kemudian, peran pimpinan harian yaitu sebagai top management. Garis
besarnya ada dua yaitu menentukan arah dan memastikan bahwa sistem
berjalan.
Dalam peranan ini contohnya seorang kepala madrasah memiliki kewenangan
yang sesuai lingkup kerjanya. Ia membuat program beserta bagian-bagian
yang lainnya. Goalnya ada pada pimpinan harian supaya bidang satu dengan
yang lainnya tidak bertabrakan dengan melihat program yang telah
dirumuskan itu sesuai atau tidak dengan tujuan. Jadi, sistemnya demokrasi dan
visioner. Ada demokrasi dan kepemimpinan yang kuat. Demokrasi dengan
ditentukan oleh bidang masing-masing, tapi pemimpin yang menentukan arah.
7. Bagaimana sistem pengangkatan ketua/ tim ISO Pondok Pesantren Modern
Sahid? (pembentukan struktur organisasi)
Jawab: Proses pengangkatannya yaitu pimpinan harian yang menentukan
karena pimpinan harian yang mengetahui kredibilitas calon tersebut, kemudian
dengan diadakan tes, dilihat dari keaktifan megajar, kedisiplinannya. Setelah
itu disetujui oleh yayasan terakhir disetujui oleh konsultan ISO.
8. Bagaimana tahap-tahap proses pelaksanaan penerapan SMM ISO 9001:2008?
(langkah-langkah proses pelaksanaan penerapan SMM ISO 9001:2008)
Jawab: Dalam hal ini peran pimpinan harian yang sangat penting. Pimpinan
harian harus memiliki komitmen yang kuat dalam proses penerapan dan
pengembangan manajemen mutu ini dengan melakukan komunikasi ke dalam
pesantren tentang rencana pelaksanaan sistem manajemen mutu, menetapan
visi, misi, dan kebijakan mutu, menetapan sasaran mutu pada setiap
bagian/fungsi, memenuhi kebutuhan santri terkait layanan pendidikan,
mengukur kinerja pesantren dalam memenuhi kebijakan dan sasaran yang
ditetapkan, publikasi kinerja pesantren berhubungan dengan pencapaian
sasaran mutu, umpan balik dan lain-lain, pelaksanaan tinjauan manajemen
pada periode yang ditetapkan, penyediaan setiap sumber daya yang
diperlukan dalam penerapan dan pengembangan sistem manajemen mutu.
9. Bagaimana mengkomunikasikan atau mensosialisasikan penerapan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 kepada masyarakat internal dan eksternal
pondok pesantren? (Alat komunikasi)
Jawab: sosialisasi kepada masyarakat internal pondok pesantren melalui rapat,
kemudian pada masyarakat eksternal melalui surat kabar, internet: web,
brosur, penelitian mahasiswa yang sedang peneliti (penulis) lakukan,
pertemuan dengan orang tua, seminar, dan lain-lain.
10. Kapan komunikasi internal yang dilakukan oleh pimpinan harian dalam proses
penerapan SMM ISO 9001:2008? (waktu pelaksanaan rapat)
Jawab: Sebulan sekali diadakan rapat gabungan seluruh bagian-bagian yang
terlibat dalam penerapan SMM ISO 9001:2008.
11. Apakah ada kerjasama antara PPM Sahid dengan Pemerintah dalam penerapan
SMM ISO 9001:2008? (Bentuk kerjasama, pembinaan dari pemerintah)
Jawab: Ada, tetapi bantuan bersifat proporsional. Bantuan sesuai dengan
porsi-porsi dari pemerintah yang disesuaikan PPM Sahid sebagai lembaga
pendidikan swasta. Contoh bantuan untuk MA dan MTs: Sertifikasi guru,
Bantuan Operasional Sekolah (BOS), BOMM (Bantuan Operasional
Manajemen Mutu), dan pelatihan-pelatihan.
12. Kegiatan manajerial apa yang dilakukan oleh pihak pondok pesantren yang
sesuai dengan ISO 9001:2008? (program peningkatan mutu)
Jawab: Perencanaan program peningkatan mutu seperti mengadakan pelatihan
untuk SDM yang ada di Pondok Pesantren.
13. Apa isi dari prosedur mutu PPM Sahid? (dokumen mutu)
Jawab: Prosedur mutu merupakan dokumentasi sistem manajemen mutu
tingkat kedua yang menjabarkan proses manajemen mengenai pelaksanaan
kebijakan dan hubungan antarpersonal, fungsi jabatan, dan antarbagian dan
merupakan jabaran dari manual mutu. Kemudian prosedur mutu dijabarkan
pada SOP (standar operasional pendidikan).
14. Bagaimana pimpinan harian mengawasi kinerja tenaga pendidik dan
kependidikan yang ada di pondok pesantren? (pengawasan)
Jawab: pimpinan harian melalui wakil-wakilnya mengadakan pengawasan.
Contohnya ada piket manajemen setiap harinya. dari situ bisa diketahui kinerja
setiap bagian.
15. Apa contoh program tindak lanjut atau perbaikan dalam proses penerapan
SMM ISO 9001:2008? (program perbaikan)
Jawab: misalkan dalam proses penerapan SMM ISO ditemukan seorang guru
belum menguasai penyusunan RPP, maka tindak lanjut sebagai perbaikannya
yakni diikutkan pelatihan KTSP yang diadakan pemerintah. Dan tindak lanjut
atau tindakan perbaikan tela diatur dalam Prosedur Mutu PPM Sahid.
B. Peningkatan Mutu Pelayanan Pendidikan
16. Apa Kebijakan Mutu yang ada di Pondok Pesantren Modern Sahid?
(kebijakan mutu yang ditetapkan)
Jawab: Kebijakan Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid di antaranya adalah:
1) Mutu pelayanan pendidikan untuk membentuk santri yang berakhlak
Islami, unggul dalam prestasi, berbudaya Indonesia, dan siap bersaing di era
globalisasi adalah prinsip dasar penyelenggaraan pendidikan Pondok
Pesantren Modern Sahid yang terus dikembangkan sesuai tuntutan perubahan
zaman. 2) Untuk menjaga konsistensi pelaksanaan prinsip di atas, Pondok
Pesantren Modern Sahid menerapkan sistem manajemen mutu yang
difokuskan pada perbaikan setiap aspek pesantren, khususnya sumber daya
manusia dan sumber daya pendukung. 3) Untuk meningkatkan efektifitas
penerapan sistem manajemen mutu pada setiap bagian/fungsi secara
berkelanjutan ditetapkan sasaran mutu yang relevan dan dievaluasi secara
periodik. 4) Manajemen, ustadz, dan karyawan Pondok Pesantren Modern
Sahid memiliki komitmen kuat untuk mewujudkan setiap tujuan dan target
yang terkandung dalam kebijakan mutu ini.
17. Apa sasaran mutu yang ditetapkan oleh Pondok Pesantren Modern Sahid?
(sasaran mutu yang ditetapkan)
Jawab: Sasaran mutu atau target mutu yang ingin dicapai dijabarkan dalam
Sasaran Mutu yang terdiri dari beberapa bagian-bagian yang ada di pondok
pesantren. Contoh pada bagian Madrasah Tsanawiyah, sasaran mutu atau
target mutu yang ingin dicapai mendapatkan akreditasi “A” dari Badan
Akreditasi Nasional (BAN) pada tahun 2010.
18. Pelayanan pendidikan apa yang disediakan oleh pondok pesantren? (contoh
pelayanan pendidikan)
Jawab: Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang dituangkan di Pondok
Pesantren Modern Sahid mencakup: 1) Pelayanan pendidikan Madrasah
Tsanawiyah, 2) Pelayanan pendidikan Madrasah Aliyah, 3) Pelayanan
pendidikan Asrama Putra, 4) Pelayanan pendidikan Asrama Putri , 5) Ta`mir
Masjid, 6) Pelayanan pendukung terkait.
19. Bagaimana PPM Sahid bisa mengetahui tingkat kepuasan stakeholder?
(pemantauan kepuasan stakeholder)
Jawab: Untuk mengetahui tingkat kepuasan atau ketidakpuasan stakeholder,
dibuat form keluhan stakeholder, kuisioner untuk santri dan orang tua/ wali
santri. Pada form Keluhan Stakeholder terdapat uraian keluhan dan usulan
yang ingin disampaikan oleh stakeholder kemudian diproses oleh pimpinan
harian dan sekretaris ISO untuk mengambil tindakan yang harus dilakukan
dari keluhan tersebut.
20. Bagaimana PPM Sahid mempertahankan komitmen agar mutu pelayanan
pendidikan tetap terjamin? (komitmen manajemen)
Jawab: Dalam tahap-tahap pelaksanaan proses penerapan SMM ISO
9001:2008 sudah dijelaskan bahwa pimpinan harian harus memiliki komitmen
yang kuat dan melengkapi bukti–bukti komitmennya yang diperlukan untuk
pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu serta perbaikan
efektifitasnya secara berkesinambungan melalui: komunikasi ke dalam
pesantren mengenai penerapan manajemen mutu, menetapkan visi dan misi,
menetapkan sasaran mutu, dll.
21. Bagaimana hasil dari proses pendidikan di PPM Sahid? (prestasi santri)
Jawab: Dari segi kuantitas, sebelum menerapkan ISO, santri PPM Sahid
sedikit, setelah menerapkan ISO, santri di PPM Sahid mengalami peningkatan
karena orang tua merasa anaknya diperhatikan (dari pelayanan maksimal yang
diberikan). Kemudian, dari kualitasnya, ketika UN santri lulus 100%. Prestasi
non akademiknya banyak kejuaraan-kejuaraan yang diperoleh. Sebenarnya,
prestasi tidak hanya memenangi kejuaraan saja, tetapi ketika santri mengalami
peningkatan, missal tadinya tidak bisa berbahasa Arab menjadi bisa bahasa
Arab, itu sudah mencapai prestasi. Pada Sasaran Mutu sudah dijelaskan
prestasi yang harus diraih oleh lembaga.
22. Apa alat yang digunakan untuk mengetahui hasil dari proses pelayanan mutu
pendidikan? (alat berupa catatan atau arsip mutu)
Jawab: contohnya buku raport untuk mengetahui hasil prestasi akademik
santri. Dan buku raport santri yang berisi mengenai perkembangan santri dan
kecakapan santri di lingkungan asrama. Form keluhan stakeholder, kuisioner
untuk santri dan orang tua/ wali santri.
23. Apa manfaat yang diperoleh dalam menerapkan SMM ISO 9001:2000?
(Keuntungan bagi pondok pesantren)
Jawab: manfaat dar penerapan SMM ISO 9001:2008 di PPM Sahid yakni
masyarakat percaya terhadap proses pendidikan di pondok pesantren,
mendapatkan prestasi yang ingin dicapai, bila pendiri sudah tidak ada
pesantren tetap eksis, sebagai pusat pendidikan Islam internasional yang
modern.
24. Program apa saja yang dilakukan untuk meningkatkan kemampuan tenaga
pendidik dan kependidikan PPM Sahid? (program peningkatan kemampuan
SDM)
Jawab: mengadakan pelatihan dan pengembangan bagi SDM, baik pelatihan
internal yang diadakan oleh pondok maupun pelatihan eksternal yang
diadakan oleh pemerintah. Dan mengadakan studi banding.
25. Apa pentingnya program peningkatan mutu sumber daya manusia di PPM
Sahid?
Jawab: Penting dilaksanakan. Karena dalam proses meningkatkan mutu
diperlukan SDM yang memiliki kemampuan sesuai dengan bidang yang
dibawahinya.
26. Bagaimana pola pelaksanaan program peningkatan mutu SDM?
Jawab: menganalisis kemampuan SDM. Kemudian menganalisis kebutuhan
pelatihan. Setelah itu dilaksankannya pelatihan yang diadakan sesuai dengan
kebutuhan SDM yang ada di PPM Sahid. Mengenai pelatihan ini sudah
ditetapkan dalam Prosedur Mutu PPM Sahid untuk pelatihan dan
pengembangan ustadz dan karyawan.
27. Apa dampak yang diperoleh dari program-program yang dilakukan untuk
meningkatkan mutu SDM dalam proses peningkatan mutu pelayanan
pendidikan?
Jawab: dampaknya adalah, kualitas SDM semakin meningkat, pelaksanaan
manajemen dalam penerapan SMM ISO 9001;2008 menjadi efektif dan
efisien, mengurangi ketidakpuasan stakeholder karena dengan SDM
berkualitas berdampak baik dalam melayani kebutuhan stakeholder.
28. Apa saja sarana dan prasarana yang diadakan untuk menunjang proses
pendidikan di PPM Sahid? (sarana prasarana yang menunjang)
Jawab: sarana dan prasarana yang menunjang untuk proses pendidikan di
antaranya adalah asrama, gedung sekolah, laboratorium, dll.
29. Apa fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana di PPM Sahid?
Jawab: pengadaan sarana dan prasarana memiliki fungsi yang amat penting.
Yaitu menunjang proses pendidikan dan menunjang proses peningkatan mutu
pelayanan mutu. Tanpa sarana dan prasaran yang memadai, maka proses
pendidikan dan proses peningkatan mutu pelayanan pendidikan tidak akan
berjalan.
30. Apa dampak dari pengadaan sarana dan prasarana dalam proses peningkatan
mutu pelayanan pendidikan?
Jawab: dengan adanya sarana dan prasarana, proses pendidikan dan proses
peningkatan mutu pelayanan dapat berjalan dengan efektif dan efisien
sehingga sasaran mutu yang ditetapkan dapat tercapai.
Mengetahui,
KH. Drs. Ahmad Sadjid Zain
Pimpinan Harian
Pondok Pesantren Modern Sahid
