PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI …... · Muhammadiyah Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk ... LANDASAN TEORI ... operasional dalam jangka yang relatif

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

Laporan Kuliah Kerja Pusdokinfo

PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi salah satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar

Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh :

Grantino One Pradhika

D1809028

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FALKUTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv


commit to user

v


commit to user

vi

MOTTO

“Pahlawan bukanlah orang yang berani menetakkan pedangnya ke pundak lawan,

tetapi pahlawan sebenarnya ialah orang yang sanggup menguasai dirinya dikala ia marah.”

[Nabi Muhammad SAW]

“Kemenangan yang seindah–indahnya dan sesukar–sukarnya yang boleh direbut oleh manusia ialah menundukan diri sendiri.”

[Ibu Kartini]

“Sukses tidak diukur dari posisi yang seseorang raih, melainkan dari seberapa berhasilkah seseorang itu menghadapi kesulitan-kesulitan untuk mencapai kesuksesan.”

[Penulis]


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan karya ini untuk :

Ø Sutardi dan Nurwahyudiyati, kedua orang

tuaku tercinta yang selalu memberi kasih

sayang dan doa yang tak pernah putus

Ø Rahma dan Kevin, adikku tersayang

Ø Nia, seseorang yang selalu menemani dan

memberiku semangat dalam menyelesaikan

Tugas Akhir

Ø Sahabat-sahabatku yang selalu ada disaat aku

membutuhkan kalian (adit, aji, petra, ipul,

agus, rosyid)

Ø Teman-temanku D3 Perpustakaan Angkatan

2009

Ø Almamaterku tercinta


commit to user

viii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan

hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan

segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas

waktu yang telah ditentukan.

Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk

menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis

menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini

tidak dapat terselesaikan.

Atas tersusunnya Tugas Akhir ini penulis mengucapkan kepada yang terhormat :

1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis

mengerjakan Tugas Akhir.

2. Bapak Drs. Sutarno, S.Sos. pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir.

3. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib. Ketua Program Diploma III Perpustakaan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Bapak Drs. Widyantoro, M.Si. penguji Tugas Akhir.

6. Ibu Dr. Moordiningsih, M.Si, Psi. Pimpinan Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis

untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta.

7. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Surakarta.


commit to user

ix

8. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah banyak

memberikan ilmu dan pengetahuan kepada penulis.

9. Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulisan dalam

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis berharap segala saran dan

kritik yang membangun sangat penulis harapkan.

Semoga kebaikan Bapak dan Ibu mendapatkan pahala dari Allah SWT dan

menjadi amal kebaikan yang tiada putus–putusnya dan semoga Tugas Akhir ini

dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Surakarta, 5 Juni 2012

Penulis


commit to user

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i

HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................ ii

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ..................................................... iii

HALAMAN PERSETUJUAN .......................................................................... iv

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................ v

MOTTO ................................................................................................................ vi

HALAMAN PERSEMBAHAN .......................................................................... vii

KATA PENGANTAR.......................................................................................... viii

DAFTAR ISI......................................................................................................... x

DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiii

DAFTAR BAGAN .............................................................................................. xiv

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xv

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xvi

ABSTRAK ............................................................................................................ xvii

BAB I. PENDAHULUAN ................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang .................................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah ............................................................................. 3

1.3 Tujuan ................................................................................................ 4


commit to user

xi

1.4 Pelaksanaan ....................................................................................... 5

1.5 Metode Penugumpulan Data ............................................................ 5

BAB II. LANDASAN TEORI ............................................................................ 7

2.1 Pengertian Otomasi Perpustakaan ................................................... 7

2.2 Syarat Otomasi Perpustakaan ........................................................... 8

2.3 Manfaat Otomasi Perpustakaan ....................................................... 11

2.4 Tujuan Otomasi Perpustakaan ......................................................... 12

2.5 Cakupan Otomasi Perpustakaan ...................................................... 14

2.6 Pengertian Software Koha ................................................................ 15

BAB III . GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH SURAKARTA .............................................. 18

3.1 Sejarah Perpustakaan ........................................................................ 18

3.2 Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi .......................................................... 20

3.3 Struktur Organisasi ........................................................................... 21

3.4 Sumber Daya Manusia ..................................................................... 32

3.5 Gedung dan Ruang ........................................................................... 36

3.6 Sumber Dana ..................................................................................... 38

3.7 Sarana dan Prasarana ........................................................................ 39

3.8 Koleksi ............................................................................................... 41

3.9 Layanan ............................................................................................. 47

BAB IV. PEMBAHASAN .................................................................................. 59

4.1 Alasan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

Menerapkan Sistem Otomasi Berbasis Koha ................................. 59


commit to user

xii

4.2 Fitur-Fitur yang dimiliki oleh Software Koha ................................ 63

4.3 Hambatan-Hambatan yang dialami Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta dalam Penerapan Sistem Otomasi Berbasis

Koha ................................................................................................... 80

4.4 Cara Mengatasi Hambatan-Hambatan yang dialami dalam Proses

Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha di Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta .............................................................. 83

BAB V PENUTUP .............................................................................................. 87

5.1 Kesimpulan ........................................................................................ 87

5.2 Saran .................................................................................................. 88

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 89

LAMPIRAN


commit to user

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Daftar Karyawan Perpustakaan UMS 2012 ...................................... 34

Tabel 3.2 Data Karyawan yang Berijazah Perpustakaan .................................. 35

Tabel 3.3 Daftar Jenis Sarana Prasarana Perpustakaan UMS............................ 39

Tabel 3.4 Daftar Inventaris Buku dan Non Buku .............................................. 46

Tabel 5.5 Data Batas Peminjaman Perpustakaan UMS .................................... 48


commit to user

xiv

DAFTAR BAGAN

Bagan 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan UMS ........................................... 22


commit to user

xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Tampilan Koha Sebelum Log in .................................................... 63

Gambar 4.2 Tampilan Koha Log in .................................................................... 64

Gambar 4.3 Tampilan Menu Utama ................................................................... 64

Gambar 4.4 Tampilan Patrons Management ..................................................... 67

Gambar 4.5 Tampilan Circulation ..................................................................... 69

Gambar 4.6 Tampilan Cataloging ...................................................................... 70

Gambar 4.7 Tampilan OPAC .............................................................................. 72

Gambar 4.8 Tampilan OPAC: advance search ................................................. 72

Gambar 4.9 Tampilan Serials ............................................................................. 73

Gambar 4.10 Tampilan Acquisition .................................................................... 74

Gambar 4.11 Tampilan Reports .......................................................................... 75

Gambar 4.12 Tampilan About Koha ................................................................... 76

Gambar 4.13 Tampilan Barcode Generator ...................................................... 77

Gambar 4.14 Tampilan Calendar ....................................................................... 78

Gambar 4.15 Tampilan Tools ............................................................................. 79


commit to user

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Tugas

Lampiran 2. Laporan Periodik

Lampiran 3. Denah Lantai Dasar

Lampiran 4. Denah Lantai 1

Lampiran 5. Denah lantai 2

Lampiran 6. Denah lantai 3

Lampiran 7. Sertifikat Magang


commit to user

xvii

ABSTRAK

Grantino One Pradhika, D1809028, Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, D III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012.

Penerapan sistem otomasi di perpustakaan nyatanya sangat membantu kinerja dari pustakawan dalam hal pelayanan kepada pengguna. Untuk mengefisiensikan pelayanan pengguna, Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya.Penulis mengupas alasan Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya, fitur-fitur yang dimiliki oleh Koha, hambatan-hambatan yang dialami dalam proses penerapan sistem otomasi dan pemecahan masalahnya.

Penulisan Tugas Akhir ini, teknik pengumpulan data yang digunakan dengan menggunakan metode observasi yaitu dengan pengamatan, metode wawancara yaitu melakukan tanya jawab, metode studi pustaka yaitu dengan media cetak dan metode dokumentasi yaitu dengan mengumpulkan data.

Tugas Akhir ini dapat diketahui bahwa alasan Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya karena terbatasnya dana dan banyak pengembang, Koha juga memiliki fitur yang lengkap, pengembangan software tidak dibatasi, dapat dikolaborasikan dengan software lainnya, serta sistem otomasi Koha juga sudah teruji. Hambatan yang dialami antara lain karena gejala teknis seperti masalah pada server dan listrik serta pada sumber daya manusia yang kurang memiliki pengetahuan tentang Koha, tingkat pendidikan staf yang berbeda-beda.

Kata kunci: Sistem otomasi, Koha


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Kebutuhan masyarakat akan informasi yang sedang marak di

perbincangkan membuat peran perpustakaan semakin vital bagi kehidupan

infomasi. Dengan berkembangnya Teknologi di jaman modern ini akan

mendorong perpustakaan untuk memodernisasi diri guna mencukupi

kebutuhan informasi para penggunanya. Menurut Sulistyo Basuki dalam

bukunya Periodisasi Perpustakaan (1994:1) menyebutkan bahwa,

Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian atau subbagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan.

Hadirnya perpustakaan di tengah-tengah masyarakat bukan hanya

untuk sarana menambah pengetahuan maupun wawasan akan tetapi juga

mampu membantu masyarakat dalam mengembangkan teknologi

sederhana yang dapat membantu pemecahan masalah dalam pekerjaan

mereka. Di negara–negara yang sudah mengalami kemajuan di bidang

teknologi dan informasi, informasi yang terdapat di perpustakaan dapat

diakses dimana saja dan kapan saja, tidak menutup kemungkinan dapat

mengakses di rumah, di kantor, di ruang kuliah dan tempat-tempat lainnya.

Secara tidak langsung teknologi telah merubah paradigma tentang

perpustakaan, yang sebelumnya hanya sebagai suatu sarana atau tempat

untuk menyimpan bahan pustaka berupa buku, majalah, koran dan


commit to user

2

informasi aktual lainya yang secara pasif menunggu pembaca menjadi

sebuah pusat informasi aktual yang secara proaktif berada di mana–mana

dan dapat diakses kapan saja.

Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi di masa sekarang

ini, perpustakaan sebagai sarana pusat informasi yang aktual harus dapat

mengikuti laju perkembangan arus informasi yang semakin global.

Dengan teknologi, perpustakaan seharusnya mempunyai perencanaan

operasional dalam jangka yang relatif panjang guna meningkatkan akses

dalam pengolahan dan sistem pelayanan kepada para pengguna

perpustakaan dengan seefektif dan seefisien mungkin, cepat, tepat dan

berdayaguna secara optimal ditangan pengguna.

Faktanya peran sebuah perpustakaan di Universitas sangat penting,

karena suatu perpustakaan adalah pusat informasi yang aktual yang sangat

menunjang dalam program pendidikan di lingkungan akademik.

Perpustakaan bisa disebut berkualitas bila suatu perpustakaan itu memiliki

kelengkapan sarana maupun prasarana dan keefektifan dalam pelayanan

jasa yang diberikan oleh perpustakaan.

Penggunaan perangkat lunak (software) di sebuah Perpustakaan

menjadi sangat penting. Dengan diterapkannya perangkat lunak yang

mendukung maka kegiatan dalam perpustakaan akan menjadi cepat dan

efisien, pengguna pun akan merasa puas dalam hal pelayanan. Perangkat

lunak yang mendukung akan membantu proses kinerja di perpustakaan

seperti pemrosesan data serta juga dapat membantu pengguna dalam


commit to user

3

pencarian bahan pustaka. Dengan penggunaan perangkat lunak maka

proses kerja yang terjadi di perpustakaan akan lebih cepat, efektif dan

efisien.

Pada proses pelayanan dan pengolahan data, Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Surakarta sudah menerapkan sistem otomasi.

Perangkat lunak yang digunakan Perpustakaan Muhammadiyah Surakarta

adalah KOHA. Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis memilih

judul “ PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

SURAKARTA “ sebagai Tugas Akhir yang digunakan untuk memenuhi

salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Vokasi Ahli Madya

(A.Md.) dalam bidang perpustakaan.

1.2. Rumusan Masalah

Dari uraian di atas dapat kita rumuskan sebagai permasalahan berikut :

1.2.1 Apa alasan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

menerapkan sistem otomasi berbasis KOHA?

1.2.2 Fitur-fitur apa saja yang dimiliki oleh sistem otomasi berbasis

Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta?

1.2.3 Apa saja hambatan-hambatan dalam proses penerapan sistem

otomasi berbasis KOHA di perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta?


commit to user

4

1.2.4 Bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan yang dialami

dalam proses penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta?

1.3. Tujuan

Tujuan dari pembahasan Penerapan Sistem Otomasi Berbasis

KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah:

1.3.1 Untuk mengetahui alasan pemilihan sistem otomasi berbasis

KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

1.3.2 Untuk mengetahui fitur-fitur yang dimiliki oleh sistem otomasi

berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Surakarta

1.3.3 Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dialami dalam

penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Surakarta

1.3.4 Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan-hambatan yang

dialami dalam penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta


commit to user

5

1.4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan selama dua bulan, mulai

tanggal 13 Februari 2012 sampai 7 April 2012 bertempat di Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Surakarta.

1.5. Metode Pengumpulan Data

Bersamaan dengan Praktek Kerja Lapangan, penulis

mengumpulkan data untuk mendukung penulisan Tugas Akhir. Metode

Pengumpulan data yang digunakan penulis antara lain:

1.5.1 Metode Observasi

Observasi (Pengamatan) adalah metode pengumpulan data

dimana peneliti atau kolaboratornya mencatat informasi

sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian (W.

Gulo,2002:116). Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan

secara langsung secara obyektif terhadap tempat Paktek Kerja

Lapangan dalam hal ini Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Surakarta guna mengumpulkan informasi–informasi yang dapat

membantu penulis dalam menulis Tugas Akhir.

1.5.2. Metode Wawancara

Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara

peneliti dan responden (Gulo,2002:119). Penulis melakukan

komunikasi secara langsung dalam bentuk tanya jawab kepada


commit to user

6

responden guna mencari dan mengumpulkan data–data yang

diperlukan untuk mendukung penulisan Tugas Akhir.

1.5.3. Metode Studi Pustaka

Studi Pustaka adalah cara pengumpulan data yang

digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengumpulan data dan

menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori–

teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur

(Nawawi, 1994:23). Penulis mengumpulkan data dan informasi

dari berbagai sumber dalam berbagai literatur sebagai acuan atau

bagi penulis dalam penulisan Tugas Akhir.

1.5.4. Metode Dokumentasi atau Arsip

Metode dokumentasi yaitu mencari data tentang hal-hal

atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku surat kabar,

majalah, prasasti, notulen, rapat dan lain-lain (Suharsini Arikunto

1992:200). Dengan metode dokumentasi atau arsip seperti buku

panduan serta dokumen yang mendukung kegiatan sehari–hari

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, penulis dapat

memperoleh data tentang gambaran umum Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Surakarta.


commit to user

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Otomasi Perpustakaan

Sebagian besar perpustakaan di Indonesia pada umumnya telah

menggunakan komputer sebagai penunjang kinerjanya. Berikut ini

beberapa pengertian tentang otomasi perpustakaan, antara lain: menurut

Miyarso Dwi Aji dalam jurnalnya yang dikutip dari Harrod (1990:47)

“Otomasi adalah pengorganisasian mesin untuk mengerjakan tugas-tugas

rutin, sehingga hanya dibutuhkan sedikit campur tangan manusia.”

Sedangkan dalam Concise Oxford Dictionary (1982:59) menjelaskan

bahwa ”Otomasi adalah penggunaan peralatan yang dioperasikan secara

automasi, untuk menghemat tenaga fisik dan mental manusia.” Pada

kamus Ilmu Perpustakaan Elsevier (Clason,1976) “Otomasi dinyatakan

sebagai proses atau kegiatan yang dihasilkan oleh mesin.”

Selanjutnya pengertian Salim (1991:1067) berpendapat, “Otomasi

perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yang menggunakan

peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam kegiatan rutin.”

Dalam bukunya yang berjudul Periodisasi Perpustakaan Indonesia,

Sulistyo Basuki berpendapat, ”Otomasi perpustakaan adalah penerapan

teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari

pengadaan hingga ke jasa informasi bagi pembaca (Sulistyo

Basuki,1994:1).”


commit to user

8

Berdasarkan jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca (2005:10):

Otomasi perpustakaan adalah penggunaan/pemanfaatan teknologi komputer yang terkait dengan pengelolaan perpustakaan untuk lebih memudahkan, mempercepat, mengefisiensikan pekerjaan perpustakaan, baik untuk petugasnya maupun untuk pengguna/pengunjungnya berdasarkan pemahaman teori dasar/prinsip dasar ilmu perpustakaan.

Sedangkan menurut A. Ridwan Siregar (1988:21):

Otomasi perpustakaan adalah suatu kegiatan pengkomputerisasian rutinitas dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping), mencakup beberapa bidang kegiatan antara lain: pengadaan, pengkatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.

2.2 Syarat Otomasi Perpustakaan

Sistem otomasi perpustakaan memiliki beberapa syarat yang saling

mendukung dan saling terkait satu dengan yang lainnya. Yang bila tidak

ada satu syarat saja akan mengganggu kinerja sistem otomasi itu sendiri.

Menurut Wahyu Surpiyanto dan Ahmad Muhsin dalam bukunya

Teknologi Informasi Perpustakaan (2008:37), “sistem otomasi memiliki

beberapa syarat, antara lain: Pengguna (users), Perangkat Keras

(hardware), Perangkat Lunak (software), Jaringan (network), Data,

Panduan Operasional (Manual).” Sedangkan menurut Nur (2007:7),

“sebuah sistem otomasi perpustakaan umumnya terdiri dari tiga bagian:

pangkalan data, pengguna (users), perangkat otomasi (software dan

hardware).

Sistem otomasi setidaknya harus terdapat; pengguna, perangkat

keras, perangkat lunak, jaringan serta data yang akan diinformasikan.

Antara syarat yang satu dengan syarat yang lain saling menunjang


commit to user

9

kinerjannya. Dari pendapat-pendapat di atas syarat-syarat otomasi

perpustakaan, sebagai berikut:

1. Pengguna (users)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem

otomasi perpustakaan (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Dalam

pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan

melalui konsultasi dengan pengguna–penggunanya yang terdiri atas

pustakawan, staf yang selanjutnya bertindak sebagai operator atau

teknisi, serta para anggota perpustakaan.

2. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras merupakan sebuah mesin yang dapat

menerima dan mengolah suatu data yang ada di perpustakaan menjadi

informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk

menjalankan mesin tersebut (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Perangkat

Keras berfungsi untuk mengumpulkan data–data serta mengubah

data–data ke dalam suatu bentuk yang nantinya akan dapat diproses

oleh komputer. Hardware pada otomasi perpustakaan terdiri dari

komputer, scanner, digital camera dan CD Writer.

3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat Lunak merupakan suatu piranti dari sistem

otomasi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan perintah-

perintah yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu

pekerjaan sesuai dengan perintah (Wahyu Surpiyanto,2008:37).


commit to user

10

Perangkat keras dan perangkat lunak saling berkaitan satu sama lain,

tanpa adanya perangkat lunak, perangkat keras tidak akan ada

gunanya. Perangkat lunak juga bisa diartikan sebagai metode atau

prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan

permintaan pemakai baik multi-tasking ataupun multi-user. Bentuk-

bentuk perangkat lunak (software) dalam otomasi perpustakaan seperti

CDS/ISIS dari UNESCO yang dapat diperoleh secara gratis melalui

internet.

4. Jaringan (Network)

Jaringan merupakan sarana penghubung antara komputer satu

dengan komputer yang lain agar menjadi suatu keterkaitan antar

komputer (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Semua komputer yang ada

dipusatkan kepada satu komputer host atau server yang mengatur

semua kinerja dari sistem otomasi. Jaringan juga merupakan piranti

vital dalam menunjang kinerja sistem otomasi perpustakaan.

5. Data

Data bisa disebut bahan baku dari sebuah informasi. Data bisa

berupa alfabet, angka maupun simbol khusus baik dalam bentuk

kertas, elektonik maupun bentuk lainnya yang kemudian diproses oleh

komputer untuk dijadikan sebuah informasi.

6. Manual/Panduan Operasional

Manual/Panduan Operasional bisa disebut juga prosedur atau

penjelasan cara pemasangan, penyesuaian, menjalankan suatu


commit to user

11

perangkat keras atau perangkat lunak dengan baik dan benar (Wahyu

Surpiyanto,2008:37). Manual juga bisa diartikan sebagai kunci untuk

kelancaran kinerja suatu sistem otomasi perpustakaan. Dengan

berkembangnya jaringan internet dan perkembangan teknologi

sekarang ini, dapat memudahkan seseorang untuk mencari referensi

tentang panduan operasional suatu sistem. Dengan kata lain seseorang

tidak perlu datang ke perpustakaan untuk mencari buku tentang

panduan operasional, tapi seseorang perlu kejelian untuk mencari

referensi melalui akses internet.

Sejalan dengan terpenuhinya syarat-syarat di atas sistem otomasi

perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik dan maksimal, maka kinerja

deri pustakawan di perpustakaan akan lebih mudah dan cepat. Sebaliknya

bila satu syarat tidak terpenuhi maka sistem otomasi di perpustakaan tidak

akan bisa berjalan sebagaimana mestinya, hal ini dapat menghambat

pelayanan di perpustakaan.

2.3 Manfaat Otomasi Perpustakaan

Teknologi informasi memiliki peran yang sangat penting dalam

meningkatkan pelayanan perpustakaan di masa modern saat ini. Penerapan

sistem otomasi perpustakaan memiliki banyak manfaat bagi perpustakaan

itu sendiri. Dengan berkembangnya teknologi informasi nyatanya

membuat perpustakaan untuk menerapkan sistem otomasi perpustakaan.

Banyak manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem otomasi

perpustakaan bagi sebuah perpustakaan, antara lain mengefisiensikan


commit to user

12

kinerja perpustakaan, mempercepat pelayanan di perpustakaan,

mempercepat proses temu balik di perpustakaan, dan memudahkan kinerja

dari pustakawan. Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008:

37) Sistem otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan teknologi

informasi akan memberikan manfaat sebagai berikut:

1. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna

perpustakaan. 3. Meningkatkan citra perpustakaan 4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global

Sedangkan menurut Shopia (1998:17), penggunaan teknologi

komputer di perpustakaan memiliki banyak manfaat, antara lain:

1. Mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval). 2. Memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka. 3. Komunikasi antar perpustakaan 4. Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.

Pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan secara manual dapat

dipercepat dan diefisienkan dengan penerapan teknologi informasi. Selain

itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk

ditelusuri kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan

waktu lebihnya untuk pengembangan perpustakaan karena pekerjaan yang

sifatnya berulang telah di ambil alih oleh komputer.

2.4 Tujuan Otomasi Perpustakaan

Penerapannya otomasi perpustakaan memiliki beberapa tujuan.

Mempermudah kinerja di perpustakaan, meminimalisir terjadinya

duplikasi karya, meningkatkan efisiensi dalam pelayanan serta


commit to user

13

meningkatkan ruang lingkup jasa yang ada di perpustakaan. Beberapa

pakar memiliki pendapat tersendiri mengenai tujuan diterapkannya sistem

otomasi di perpustakaan. Menurut M. Toha Mahmun yang diambil dari

Cochrane (1955:31), otomasi perpustakaan memiliki beberapa tujuan,

antara lain:

1. Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan 2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan 3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan 4. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan

membosankan 5. Memperluas jasa perpustakaan 6. Memberikan peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan 7. Meningkatkan efisiensi

Sedangkan menurut Harmawan (2009:6-7), tujuan penerapan

sistem otomasi di perpustakaan, antara lain:

1. Mengatasi keterbatasan waktu 2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya

dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb. 3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama 4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian 5. Memperingan pekerjaan 6. Meningkatkan layanan 7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik 8. Menghemat biaya 9. Menumbuhkan rasa bangga 10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.

Berdasarkan pendapat-pendapat para ahli di atas terbukti bahwa

penerapan sistem otomasi di perpustakaan memiliki banyak tujuan yang

berguna bagi perkembangan perpustakaan di masa teknologi informasi saat

ini. Mengefisiensi waktu, memperingan pekerjaan pustakawan,

menghemat biaya, mempermudah pelayanan merupakan beberapa tujuan-

tujuan diterapkannya sistem otomasi di perpustakaan guna


commit to user

14

mengembangkan perpustakaan sebagai pusat informasi yang dapat

memenuhi kebutuhan informasi para penggunanya.

2.5 Cakupan Otomasi Perpustakaan

Penerapan sistem otomasi di perpustakaan sangat memperngaruhi

kinerja di perpustakaan. Cakupan otomasi layanan perpustakaan yang

dalam menjalankan layanan dapat di jalankan secara otomatis dengan

menggunakan teknologi informasi. Menurut Wahyu Supriyanto dan

Ahmad Muhsin dalam bukunya yang berjudul Teknologi Informasi

Perpustakaan (2008:37), “Cakupan otomasi perpustakaan terdiri atas:

usulan koleksi, invetarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengolahan terbitan

berkala, pengelolaan anggota.” Sedangkan menurut Gatot Subroto

(2003:3), “cakupan otomasi terdiri dari: pengadaan koleksi, katalogisasi,

sirkulasi, pengelolaan terbitan berkala, penyediaan katalog (OPAC),

pengelolaan anggota, statistik (laporan).

Berdasarkan teori di atas terdapat beberapa cakupan dari sistem

otomasi di perpustakaan, antara lain:

1. Usulan koleksi

Cakupan ini pengguna dapat mengusulkan buku-buku yang

diperlukan oleh pengguna agar dapat dibeli oleh perpustakaan

dengan bantuan sistem otomasi perpustakaan.


commit to user

15

2. Inventarisasi

Di cakupan ini penginventarisasian sarana prasarana menjadi

lebih mudah dan efisien karena campur tangan sistem otomasi

perpustakaan.

3. Katalogisasi

Sistem katalogisasi menjadi lebih mudah dan simpel dengan

menggunakan bantuan teknologi informasi.

4. Sirkulasi

Sistem otomasi perpustakaan sangat berpengaruh dalam kinerja

di bagian sirkulasi. Sistem otomasi yang terintegrasi dapat

mempercepat kinerja dan lebih efisien dalam hal waktu.

5. Pengelolaan penerbitan berkala

Cakupan ini berisikan pengelolaan terbitan berkala seperti

buletin, majalah, dan koran menjadi lebih cepat karena sistem

komputer yang menunjang kinerjanya.

6. Pengelolaan anggota

Pengelolaan anggota perpustakaan lebih efektif dan efisien

waktu bila dibandingkan sebelum diterapkannya sistem otomasi pada

perpustakaan.

2.6 Pengertian Software KOHA

Koha pertama kali dikembangkan oleh Katipo Communications,

mulai digunakan oleh Horowhenua Library Trust New Zealand pada tahun

2001. Koha mulai banyak digunakan oleh pengguna sejak versi 2. Pada


commit to user

16

KOHA versi 3 diintegrasikan dengan Zebra Database Engine yang

memungkinkan digunakan pada perpustakaan skala besar.

Saat ini Koha telah digunakan oleh banyak perpustakaan di dunia

dan didukung oleh banyak perusahaan komersi. Tercatat dalam

http://www.librarytechnology.org/ institusi yang menggunakan KOHA

sebanyak 1312. Perusahaan komersial yang mendukung Koha hingga saat

ini antara lain: Anant Corporation, ByWater Solutions, CALYX

information essentials, Catalyst IT Ltd, Puntobiblio, Equinox Software,

Gobierno de España –Ministerio de Cultura, LibLime, Libriotech, LibSoul,

LMP, Nucsoft OSS Labs, OSS Labs, PakistanLibrary Automation Group,

Progilone, Prosentient Systems, PTFS, PTFS Europe, Software.Coop, Sys-

Tech, dan Young Innovations Pvt. Ltd.

Koha adalah ILS (Integrated Library System) sumber terbuka

(open source) yang kaya dengan fitur. Koha menyediakan berbagai sistem

perpustakaan yang terintegrasi mulai dari sistem pengkatalogan, OPAC,

sirkulasi, maupun pengadaan.

Selain Koha, ada beberapa software perpustakaan yang berbasis

open source atau perangkat lunak yang kode sumbernya disertakan dalam

lisensi yang dapat digunakan, diubah, dikembangkan dan didistribusikan

ulang oleh pengguna. Beberapa software open source itu selain Koha yang

beredar di pasaran dan dapat diunduh secara gratis, antara lain:


commit to user

17

1. SLiMS, Indonesia

2. PhpMyLibrary, Philippines

3. Evergreen, United States

4. WebLIS, UNESCO & Poland

5. PMB (PhpMyBibli), France


commit to user

18

BAB III

GAMBARAN UMUM

PERPUSTAKAAN MUHAMMADIYAH SURAKARTA

3.1 Sejarah Perpustakaan

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) berdiri

sejak tanggal 18 September 1958, bersamaan dengan berdirinya IKIP

Muhammadiyah Surakarta, sebagai cabang dari Universitas

Muhammadiyah Jakarta. Seiring dengan perubahan status IKIP

Muhammadiyah Surakarta menjadi Universitas Muhammadiyah Surakarta,

Perpustakaan UMS juga mengalami perkembangan yang cukup berarti.

Terbukti dengan semakin banyaknya perubahan yang terjadi dalam rangka

memajukan diri. Beberapa perubahan tersebut meliputi gedung, fasilitas,

dana, pengelolaan dan jumlah koleksi yang terus bertambah dalam jumlah

judul dan eksemplarnya, serta ragam ataupun jenis koleksinya. Demikian

juga dengan sistem sentralisasi yang telah berubah ke sistem

desentralisasi. Perpustakaan UMS yang dulu hanya satu-satunya

perpustakaan di lingkungan UMS, saat ini dengan beberapa perpustakaan

fakultas dan perpustakaan unit penunjang yang lain semakin banyak

memiliki peluang untuk mengembangkan diri secara lebih baik dan

optimal, dalam rangka mewujudkan perpustakaan online yang mampu

mengikuti perkembangan informasi di dunia informasi, khususnya dalam

dunia pendidikan.


commit to user

19

Menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas kurang

lebih 4000 meter persegi sejak Februari 1994, banyak kemajuan yang

telah dicapai oleh Perpustakaan UMS. Perhatian yang cukup serius dari

pimpinan UMS dan semangat kerja yang tinggi dari tenaga pengelola,

mampu mengantarkan Perpustakaan UMS untuk berubah menjadi

perpustakaan yang modern, yaitu perpustakaan yang didukung oleh

teknologi informasi dan komunikasi dalam usaha mendukung kegiatan

proses belajar mengajar (fungsi edukatif) di UMS secara lebih lebih efektif

dan efisien, dengan hasil akhir yang optimal.

Sejak dari awal keberadaanya, Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta telah mengalami beberapa kali pergantian

kepemimpinan, yakni :

Tahun ....... -1989 : Drs. Sujadi

Tahun 1989-1992 : Drs. Bambang Raharjo

Tahun 1992-1994 : Drs. Djoin Sunaryo

Tahun 1994-1997 : Drs. Bambang Setiaji, M.A.

Tahun 1997-1997 : Sri Padmantyo, S.E., M.P.A.

Tahun 1997-2001 : Drs. Maryadi, M.A.

Tahun 2001-2001 : Drs. Wahyono, Akt., M.A.

Tahun 2001-2006 : Dra. Hj. Anissa Setyawati

Tahun 2006-2008 : Gunawan Ariyanto, ST.,M.Comp.Sc.

Tahun 2008-2010 : Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc.

Tahun 2010-Sekarang: Dr. Moordiningsih M.Si. Psi`.


commit to user

20

3.2 Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi Perpustakaan UMS

3.2.1 Visi

Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang

berbasis teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan

pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta

pengembangan ilmu dan nilai-nilai keislaman.

3.2.2 Misi

1. Meningkatkan kemampuan mengelola dan meyebarkan

informasi guna mendukung kebutuhan informasi bagi

sivitas akademika di UMS.

2. Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan

informasi atas kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh UMS.

3. Menunjang sistem jaringan informasi baik di antara

perpustakaan perguruan tinggi atau perpustakaan lain di

tingkat nasional, dan internasional.

4. Mengelola dan menyebarkan informasi tentang

perkembangan Islam di Surakarta dan sekitarnya.

3.2.3 Tujuan

1. Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses

informasi yang mendukung proses belajar-mengajar,

penelitian, dan pengabdian masyarakat dengan

memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.


commit to user

21

2. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil sivitas

akademika dengan memanfaatkan kemampuan teknologi

informasi.

3. Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di

lingkungan perpustakaan perguruan tinggi muhammadiyah

atau perpustakaan lain di tingkat nasional dan internasional.

4. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi

tentang perkembangan islam, dengan memanfaatkan

kemampuan teknologi informasi.

3.2.4 Fungsi

1. Sebagai sumber informasi dan layanan program pendidikan

dan pengajaran.

2. Sebagai sumber informasi dan layanan program penelitian.

3. Sebagai sumber informasi dan layanan program pengabdian

pada masyarakat yang berwacana keislaman.

4. Sebagai media rekreasi alternatif bagi civitas akademika

perguruan tinggi.

3.3 Struktur Organisasi

Guna menunjang keseluruhan kegiatan yang ada, Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Surakarta dijalankan oleh seorang kepala

dibantu oleh seorang wakil kepala, 5 orang kepala urusan (kaur), 21 orang

staf pendukung dan 18 orang tenaga partime. Dari keseluruhan jumlah


commit to user

22

yang ada terdapat 14 orang yang berstatus sebagai pustakawan. Struktur

organisasi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

selengkapnya sebagai berikut:

Bagan 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan UMS Th 2000 -Sekarang

Sumber: Buku Panduan Perpustakaan UMS

Kepala Dr. Moordiningsih, M.Si,

Psi.

Wakil Kepala

Dra. Siti Nuzilah

Kaur Administrasi

Masrokah

Kaur IT, E-Journal & E-book

Suyadi.

Kaur Humas, Sekertariat & keuangan

Siti Musyarofah.

Kaur Lay. Pengguna

Tri Mulyati

Kaur Lay. Teknis

Gatiningsih


commit to user

23

Keterangan :

1. Tugas kepala urusan antara lain :

a. Mengorganisasi seluruh kegiatan pada bagian masing–masing

b. Mengadakan rapat koordinasi pada semua bagian di perpustakaan

c. Membuat laporan kegiatan yang dipertanggungjawabkan di depan

pimpinan

d. Membuat laporan anggaran dan juga laporan pengeluaran

e. Menerima laporan pemasukan keuangan dari setiap bagian

2. Tugas layanan administrasi :

a. Memberikan layanan pembuatan kartu anggota perpustakaan

b. Memberikan layanan pendaftaran anggota baru perpustakaan

c. Memberikan layanan surat menyurat

d. Menerima penyerahan karya ilmiah

e. Melayani aktivasi kartu anggota perpustakaan

3. Tugas layanan informasi :

a. Memberikan layanan loker

b. Memberikan layanan informasi bagi pengunjung yang

membutuhkan informasi

c. Memberikan layanan pencarian e-journal

d. Pendaftaran duta perpustakaan

4. Tugas bagian pengadaan dan pengolahan :

a. Mengurus proses pembelian bahan pustaka seperti ; buku, majalah

dan surat kabar


commit to user

24

b. Mengumpulkan informasi dan memberikan kepada pimpinan

tentang data–data buku yang ingin dibeli

c. Memproses bahan pustaka seperti, mengklasifikasi, memberi label

buku, memberi cap, memberi pengaman buku serta menginput data

buku ke komputer

d. Membuat laporan per bulan kepada kepala urusan

5. Tugas bagian sirkulasi :

a. Memberikan layanan peminjaman buku

b. Memberikan layanan pengembalian buku

c. Memberikan layanan peminjaman buku kepada dosen

d. Shelving

e. Membuat data statistik peminjam buku dan jumlah buku yang

dipinjam

f. Memperbaiki laporan rutin tiap bulan kepada kepala urusan

6. Tugas bagian ruang skripsi :

a. Memberikan layanan kepada pengguna perpustakaan yang

berkaitan dengan Skripsi, Tugas Akhir maupun Thesis

b. Memberikan akses kepada pengguna melalui media CD ROM

khusus untuk skripsi berbentuk softcopy

c. Menerima dan mencatat skripsi yang masuk serta memproses ke

dalam komputer


commit to user

25

7. Tugas bagian layanan Audio Visual :

a. Memberikan layanan kepada pengguna yang berhubungan dengan

TI

b. Memberikan layanan TV kabel kepada pengguna perpustakaan

8. Tugas bagian referensi :

a. Memberikan layanan kepada pengguna yang berhubungan dengan

koran, majalah, serta koleksi khusus

b. Mengarsip majalah, surat kabar serta bulettin yang masuk

c. Memproses majalah baru dan buku–buku referensi

d. Membuat laporan tiap bulan kepada kepala urusan

e. Shelving

9. Tugas bagian koleksi cadangan :

a. Memberikan layanan koleksi cadangan kepada pengguna

perpustakaan

b. Shelving

c. Membuat laporan tiap bulan kepada kepala urusan

10. Tugas bagian fotokopi :

a. Memberikan layanan fotokopi kepada pengguna perpustakaan

11. Tugas bagian kasir :

a. Memberikan layanan pembayaran denda keterlambatan

pengembalian buku

b. Memberikan layanan pembayaran fotokopi


commit to user

26

c. Memberikan layanan pembayaran pembuatan kartu anggota baru

dan denda kartu hilang

3.3.1 Jam Buka Perpustakaan UMS:

1. Senin–Kamis : 07.00–17.30 WIB

2. Jumat : 07.00–17.30 WIB

Istirahat : 11.00–13.00 WIB

3. Sabtu : 08.00–11.30 WIB

Catatan : Setiap sabtu minggu terakhir di setiap bulan,

Perpustakaan UMS tutup untuk kegiatan selvhing.

3.3.2 Tata Tertib Perpustakaan UMS

1. Pengunjung perpustakaan wajib mengenakan pakaian yang

sopan dan bersepatu

2. Pengunjung perpustakaan tidak diperbolehkan:

a. Memakai jaket (pakaian yang sejenisnya)

b. Makan dan merokok didalam ruangan yang ada di

perpustakaan

c. Membuat kegaduhan (keonaran)

d. Menyobek, merusak dan mengotori koleksi bentuk

cetak (buku, majalah, jurnal, koran, skripsi, dan lain-

lain) yang ada dan menjadi milik perpustakaan

e. Memiliki 2 atau lebih kartu anggota


commit to user

27

f. Membawa buku perpustakaan tanpa melalui

prosedur yang ada. Dan apabila dengan sengaja

melakukannya, akan dikenai sanksi

g. Membawa pulang kunci loker. Dan apabila terbukti

melakukannya, akan dikenai sanksi denda sebesar

Rp. 1.000,-/hari. Dan apabila menghilangkannya,

akan dikenai sanksi denda sebesar Rp. 5.000,-.

3. Pengunjung perpustakaan yang membawa handphone,

harap mengurangi volume dering, mengubah profil ke nada

getar atau menonaktifkannya selama berada di ruang baca

4. Pengunjung perpustakaan diperbolehkan membawa laptop

dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku di

perpustakaan

3.3.3 Keanggotaan

Anggota Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Surakarta adalah:

1. Civitas Akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta

(Mahasiswa, Dosen, dan Karyawan) yang masih aktif

didalamnya

2. Masyarakat umum diluar UMS, termasuk alumni UMS

(Non Civitas Akademika UMS)

Cara untuk menjadi anggota Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta adalah dengan mendaftar dan


commit to user

28

melakukan aktivasi keanggotaan pada bagian administrasi

Perpustakaan UMS. Sedangkan syarat untuk melakukan aktivasi

adalah:

1. Untuk anggota Civitas Akademika UMS, aktivasi

keanggotaan dilakukan dengan menyerahkan beberapa

persyaratan sebagai berikut:

Mahasiswa

a) Anggota Baru:

· Menunjukkan Kartu Mahasiswa (KTM) yang

masih berlaku

· Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 1

lembar (untuk mahasiswi memakai

kerudung/jilbab)

b) Anggota lama (berlaku pada anggota perpustakaan

yang ingin mengganti Kartu anggota

perpustakaan karena hilang/rusak)

· Menunjukan Kartu Mahasiswa (KTM) yang

masih berlaku


lembar (untuk mahasiswi memakai

kerudung/jilbab)

· Membayar biaya administrasi Rp 5.000,-

(untuk kartu yang hilang)


commit to user

29

c) Dosen/Karyawan

· Menyerahkan Fotocopy SK sebanyak 1

lembar


lembar

Catatan: Kartu anggota perpustakaan berlaku

selama yang bersangkutan masih berstatus

sebagai mahasiswa, dosen atau karyawan UMS,

dan harus melakukan registrasi (aktivasi ulang)

setiap tahun.

2. Untuk masyarakat umum di luar UMS (non civitas

akademika), aktivasi keanggotaan dapat dilakukan dengan

menyerahkan beberapa persyaratan sebagai berikut:

a) Anggota Luar Biasa

Syarat:

· Menyerahkan fotocopy kartu identitas yang

berlaku 1 lembar


lembar

· Biaya administrasi Rp 20.000,- berlaku untuk

1 semester


commit to user

30

b) Anggota Sekali Kunjung

Syarat:

· Meninggalkan kartu identitas yang masih

berlaku

· Biaya administrasi Rp 5.000,- untuk masa

berkunjung 1 hari selama jam buka

perpustakaan

c) Family Member

Keanggotaan jenis anggota Family Member

adalah suami/istri dan anak dari dosen/karyawan

UMS. Keanggotaan family member menginduk

pada dosen/karyawan yeng bersangkutan. Beban

resiko yang diakibatkan jenis anggota ini (denda,

kerusakan, dll) ditanggung oleh dosen/karyawan

yang bersangkutan. Kartu Family Member ini

berlaku 1 semester.

Syarat:

· Menyerahkan fotokopi KK


lembar


commit to user

31

3.3.4 Kewajiban dan Hak Pemustaka

Kewajiban

1. Berpakaian sopan, bersih, rapi dan menutup aurat (busana

muslimah) untuk yang wanita

2. Tidak berjaket dan sejenisnya, berkaos oblong, bersandal jepit

dan memakai topi di dalam perpustakaan

3. Menjaga kebersihan, ketertiban dan ketenangan selama berada

di dalam perpustakaan

4. Memasukkan buku cetak, binder, tas dan jaket ke dalam loker,

dan membawa barang-barang berharga seperti laptop, dompet,

handphone, uang, perhiasan dan sejenisnya. Kehilangan barang

berharga di perpustakaan bukan tanggung jawab perpustakaan

5. Menggunakan seluruh peralatan yang ada di perpustakaan

sesuai dengan fungsi/peruntukannya, dan tidak untuk

kepentingan di luar ketentuan yang ada

6. Menunjukkan identitas yang masih berlaku ketika

menggunakan seluruh fasilitas yang ada di perpustakaan

7. Mengisi daftar hadir dengan cara menscan kartu anggota di

mesin yang tersedia

8. Mengurangi volume dering, mengubah profil ke nada getar atau

menonaktifkan HP selama di dalam perpustakaan


commit to user

32

Hak

1. Memperoleh jasa pelayanan perpustakaan berupa akses

pemakaian. Peminjaman, dan penggandaan bahan-bahan

pustaka (memfotokopi)

2. Bertanggung jawab untuk memanfaatkan sarana dan prasarana

Perpustakaan UMS dalam rangka kegiatan akademik dan

ilmiah sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3. Mengajukan usulan-usulan untuk melengkapi koleksi bahan

pustaka

3.4 Sumber Daya Manusia

Kepala : Dr. Moordiningsih, M.Si., Psi.

Wakil Kepala : Dra. Siti Nuzilah

Layanan Administrasi :

1. Masrokhah, BA. (Kaur Administrasi)

2. Munawar (Administrasi)

3. Murtini (Administrasi)

Layanan Pengguna :

1. Tri Mulyati (Kaur Layanan Referensi & Layanan Periodikal)

2. Ismarni (Layanan Koleksi Cadangan)

3. Drs. Sugiyanto (Layanan Koleksi Cadangan)

4. Esti Handayani, A.Md (Kaur layanan Sirkulasi)

5. Eko Daryadi (Layanan Sirkulasi-Peminjaman)


commit to user

33

6. Edi Susilo (Layanan Sirkulasi-Pengembalian)

7. Haryadi (Layanan Fotokopi)

8. Arif Yulianto (Layanan Fotokopi)

9. Cahyana K. Widada, A.Md (Layanan Informasi)

Layanan IT, E-Journal & E-Book :

1. Suyadi (Kaur Layanan IT, E-Journal & E-Book)

2. Yuldarahman (IT)

Layanan Teknis :

1. Gatiningsih (Kaur Layanan Teknis & Pengadaan Koleksi)

2. Maria Husnun Nisa, S.Sos. (Pengolahan Buku Teks)

3. Sapta Pujiyanta (Pengolahan Koleksi Periodikal)

4. Kurnia Utami, S.Sos. (Pengadaan Koleksi)

5. Edy Suparno (Pengolahan Buku Teks)

6. Mulyadi (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah)

7. Ari Fatmawati Aisyah, A.Md. (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah)

8. Anshori (Penjilidan)

9. Riyadi (Penjilidan)

Humas, Kesekertariatan & Keuangan :

1. Siti Musyarofah (Kaur Humas, Sekertariat & Keuangan)

2. Ken Retno Yuniwati, A.Md. (Humas & Informasi)

3. Budiman (Layanan Kasir)


commit to user

34

Tabel 3.1 Daftar Karyawan Perpustakaan UMS 2012

NO NAMA PENDIDIKAN TANGGAL LAHIR

AWAL KERJA

1 Masrokhah, BA. D-3 Non 09/11/1957 1982

2 Suparmi, Dra S-1 Non 28/12/1955 1985

3 Budiman SLTA 02/06/1963 1985

4 Murtini, B.Sc D-3 Non 15/10/1961 1986

5 Tri Mulyati D-2 Perpus 03/08/1970 1992

6 Siti Musyarofah D-2 Perpus 16/05/1968 1992

7 Siti Nuzilah, Dra S-1 Non 22/03/1962 1994

8 Gatiningsih, SIP S-1 Perpus 10/06/1970 1994

9 Ken Retno Y, SIP S-1 Perpus 10/06/1971 1996

10 Cahyono KW, SIP S-1 Perpus 10/05/1972 1996

11 Ari Fatmawati A, SIP S-1 Perpus 05/01/1977 2001

12 Maria Husnun , S.Sos S-1 Perpus 16/06/1978 2001

13 Kurnia Utami, S.Sos S-1 Perpus 01/01/1975 2001

14 Esti H, A.Md D-3 Perpus 23/04/1978 2001

15 Suyadi, A.Md D-3 Non 07/06/1969 1996

16 Munawar SLTA 05/02/1970 1996

17 Edhy Susilo SLTA 01/05/1968 1994

18 Edy Suparno SLTA 04/10/1970 1994

19 Haryadi SLTA 13/08/1960 1998

20 Mulyadi SLTA 11/11/1974 1999

21 Sugiyanto, Drs S-1 Non 03/03/1962 1997

22 Eko Daryadi SLTA 23/01/1977 2000

23 Ismarni, A.Md D-3 Non 24/10/1968 2000

24 Sapta Pujianta D-2 Perpus 07/10/1969 2000

25 Dr. Moordiningsih, M.Si, Psi

S3 15/12/1974 Pimpinan

26 Arif Yulianto SLTA

27 Yuldarrahman S-1 Non 28/11/1984 2010


commit to user

35

28 Riyadi SLTA

29 Anshori SLTA

Sumber : Arsip data karyawan perpustakaan UMS 2012 di bagian administrasi

Keterangan :

S-1 Perpus (Sarjana Perpustakaan) = 6 Orang

D-3 Perpus (Diploma Tiga Perpustakaan) = 1 Orang

D-2 Perpus (Diploma Dua Perpustakaan) = 3 Orang

S-1 Non Perpus (Sarjana Non Perpustakaan) = 4 Orang

D-3 Non Perpus (Diploma Tiga Non Perpustakaan) = 4 Orang

SLTA (Sekolah Lanjutan Tingkat Atas) = 10 Orang

Tabel 3.2 Data Karyawan yang berijazah Perpustakaan

NO NAMA PENDIDIKAN TANGGAL LAHIR

AWAL KERJA

1 Tri Mulyati D-2 Perpus 03/08/1970 1992

2 Siti Musyarofah D-2 Perpus 16/05/1968 1992

3 Gatiningsih, SIP S-1 Perpus 10/06/1970 1994

4 Ken Retno Y, SIP S-1 Perpus 10/06/1971 1996

5 Cahyono KW, SIP S-1 Perpus 10/05/1972 1996

6 Ari Fatmawati A, SIP

S-1 Perpus 05/01/1977 2001

7 Maria Husnun , S.Sos

S-1 Perpus 16/06/1978 2001

8 Kurnia Utami, S.Sos

S-1 Perpus 01/01/1975 2001

9 Esti H, A.Md D-3 Perpus 23/04/1978 2001

10 Sapta Pujianta D-2 Perpus 07/10/1969 2000

Sumber : Arsip data karyawan perpustakaan UMS 2012 di bagian administrasi


commit to user

36

3.5 Gedung dan Ruang

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang didirikan

tanggal 18 September 1958, terletak di Kampus II di Jalan Ahmad Yani

Tromos Pos 1, Pabelan Surakarta. Sejak bulan Februari Tahun 1994,

perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta menempati gedung

baru yang memiliki empat lantai dengan luas kurang lebih 4000 meter

persegi. Gedung dan ruang perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Surakarta dibagi sebagai berikut :

Lantai Dasar

1. Gudang Buku

2. Ruang Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka

3. Toilet

Lantai 1

1. Lobby

2. Loker

3. Layanan Informasi

4. Layanan Administrasi

5. Kasir

6. Ruang Staf

7. Ruang tamu

8. Ruang Pimpinan Perpustakaan

9. Ruang Diskusi

10. Ruang Petugas dan Koleksi CD


commit to user

37

11. Ruang baca

12. Mushola

13. Ruang TV

14. Koleksi Skripsi

15. Ruang Internet/Audio Visual

16. Toilet

Lantai 2

1. Ruang Sirkulasi (Pengembalian dan Peminjaman buku)

2. Rak buku

3. Meja baca

4. Katalog Komputer

5. Toilet

Lantai 3

1. Koleksi Referensi

2. Koleksi Alm. Bp. Djasman Al Kindi

3. Koran dan Majalah

4. Koleksi Kitab

5. Meja baca

6. Katalog Komputer

7. Ruang sirkulasi petugas

8. Rak buku cadangan


commit to user

38

9. Fotokopi

10. Toilet

Untuk lebih jelasnya lihat di lampiran

3.6 Sumber Dana

Dana merupakan suatu unsur yang sangat penting pada suatu

perpustakaan dalam proses pengembangan koleksi ataupun perpustakaan

itu sendiri. Dana yang memadai akan dapat memperngaruhi jumlah koleksi

yang disediakan oleh perpustakaan sehingga mampu untuk menunjang

kurikulum, yang pada akhirnya tujuan dari lembaga induknya yaitu Tri

Dharma Perguruan Tinggi dapat tercapai. Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta setiap tahun mendapat dana kurang lebih

sekitar Rp. 500.000.000 (Lima Ratus Juta Rupiah) untuk dana

pengembangan koleksi dan keperluan lainnya dari lembaga induknya,

yaitu Universitas Muhammadiyah Surakarta dan sebagian dana dari

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta itu sendiri.

Dana yang diperoleh digunakan antara lain, Dana Operasional, Dana

Pengadaan Buku, Dana Pembuatan Booklet, Peringatan Hari Besar, dan

keperluan lain-lain. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

tidak dapat mengeluarkan perincian dana secara pasti di karenakan dana

yang turun setiap tahun dan bulannya tidak pasti, tergantung dengan

kebutuhan, apabila terjadi kekurangan dana Perpustakaan UMS dapat

meminta lagi kepada pusat sesuai kebutuhan yang diperlukan.


commit to user

39

Perpustakaan UMS yang Swasta dengan Perpustakan Universitas yang

Negeri proses penambahan dananya berbeda.

3.7 Sarana dan Prasarana

Suatu perpustakaan sangat memerlukan barang atau alat untuk

menunjang layanan di perpustakaan, maka dari itu Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Surakarta memiliki beberapa sarana prasarana

yang digunakan sehari–hari guna menunjang aktivitas perpustakaan,

adalah sebagai berikut :

Tabel 3.3 Daftar Jenis Sarana Prasarana Pepustakaan UMS

NO NAMA BARANG JUMLAH 1 AC 30 2 Almari Besi 7 3 Almari CD 4 4 Almari Kayu 10 5 Almari Kayu Kaca 17 6 Brankas 1 7 Bor Listrik 1 8 Dispencer 6 9 Display Buku 2 10 DVD Player 2 11 DVD Perekam CCTV 1 12 Filling Kabinet 6 13 Front Des 10 14 Globe 2 15 Jam Dinding 18 16 Kaca Cermin 5 17 Kaligrafi 1 18 Karpet 17 19 Kereta Dorong Buku/ Troli 14 20 Kipas Angin Gantung 3 21 Kipas Angin Stand 4 22 Komputer 9 23 Komputer Katalog Skripsi 14 24 Komputer Katalog 12


commit to user

40

25 Komputer Monitor LCD 17 26 Komputer untuk Internet 20 27 Komputer Server 6 28 Kotak Saran 4 29 Kulkas 1 30 Kursi Kantor 156 31 Kursi Kayu ( Tinggi ) 4 32 Kursi Lipat Besi 50 33 Kursi Panjang 9 34 Kursi Plastik 38 35 Kursi Putar 71 36 Kursi Sofa 1 37 Lampu Otomatis 1 38 LCD 2 39 Note Book 4 40 Locker 17 41 Majalah Dinding 9 42 Magnetic Get 3M 1 43 Meja Atlas 2 44 Meja 1 Biro Kantor 2 45 Meja ½ Biro Kantor 33 46 Meja Baca Kayu 24 47 Meja CCTV 1 48 Meja Komputer 58 49 Meja Lesehan 17 50 Meja Panjang 23 51 Meja Sekat 4 52 Meja Bundar 1 53 Meja Study Correl 72 54 Meja Tamu 1 55 Meja Tutup 9 56 Mesin Fotokopi 2 57 Mesin Laminating 1 58 Mesin Presensi 2 59 Mesin potong manual 1 60 Mesin Tik Listrik 1 61 Monitor CCTV 4 62 Papan Kegiatan 3 63 Papan Pengumuman 3 64 Penonaktifan Magnetik 2 65 Pengaktif Magnetik 1 66 Printer 8 67 Rak Besi 2 Sisi 79 68 Rak Koran 6


commit to user

41

69 Rak Skripsi 1 Sisi 28 70 Rak Skripsi 2 Sisi 216 71 Rak TV 3 72 Salon 3 73 Barcode Rider 10 74 Scanner 1 75 Screen Layar 2 76 Sekat Kayu 12 77 Server 6 78 Sound System 1 79 Speaker Komputer 3 80 Tabung Pemadam Kebakaran 2 81 Tangga Alumunium 3 82 Radio 3 83 Telephone 14 84 TV 5 85 UPS 1 86 White Board 1 87 Vas Bunga 4 88 Astro 2 89 Airphone 1 90 Rak Gelas 1 91 Kereta Dorong Besi 1 92 Kaca Hias 3 93 Brangkas Tempat Jilid 1 94 Bunga Imitasi 4 95 Box Warkat File 20 96 Cap Perpustakaan 4 97 Cap Tanggal 10 98 Cutter 4 99 Gulung Isolasi 4 100 Sketsel 3 101 Staples 4 102 Lift Barang 1

Sumber : Arsip data inventaris Perpustakaan UMS di bagian administrasi

3.8 Koleksi Perpustakaan UMS

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta selalu

berkembang dari tahun ke tahun. Hal ini dilakukan semata–mata guna

memenuhi kebutuhan informasi pengguna yang semakin berkembang


commit to user

42

seiring dengan berkembangnya informasi sekarang ini. Berdasarkan

pengelompokannya, koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Surakarta dibagi menjadi dua, yaitu:

3.8.1 Pengelompokan koleksi berdasarkan klasifikasi. Berdasarkan

klasifikasinya, koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Surakarta dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:

1. Koleksi Umum, menggunakan sistem klasifikasi DDC

(Dewey Decimal Classification) edisi 22, yang membagi ilmu

pengetahuan ke dalam 10 kelompok besar.

Klas 000 Karya Umum (Penelitian, Perpustakaan &

Informasi, Ilmu Komputer)

Klas 100 Filsafat dan Psikologi Umum

Klas 200 Agama

Klas 300 Ilmu–Ilmu Sosial

Klas 400 Bahasa

Klas 500 Ilmu–Ilmu Murni (Matematika, Fisika, Kimia,

Biologi)

Klas 600 Ilmu–Ilmu Terapan (Teknologi)

Klas 700 Kesenian Dan Olahraga

Klas 800 Kesusastraan

Klas 900 Sejarah, Geografi dan Biografi

2. Koleksi Islam (Klas 297), menggunakan sistem klasifikasi

versi Islam yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional RI


commit to user

43

Klas 297 Agama Islam

Klas 297.1 Al-Qur’an dan ilmu yang berkaitan

Klas 297.2 Hadis dan ilmu yang berkaitan

Klas 297.3 Aqaid dan Ilmu Kalam

Klas 297.4 Fikih

Klas 297.5 Akhlak dan Tasauf

Klas 297.6 Sosial dan Budaya

Klas 297.7 Perkembangan

Klas 297.8 Aliran & Sekte

Klas 297.9 Sejarah Islam & Biografi

3.8.2 Pengelompokan koleksi berdasarkan jenis layanan. Berdasarkan

layanan yang ada, koleksi Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta dibedakan ke dalam 6 jenis koleksi,

yaitu:

1. Koleksi Sirkulasi

Adalah koleksi buku teks yang dapat dimanfaatkan

oleh pengguna untuk dibaca di tempat, atau dipinjam

(dibawa pulang) sesuai dengan prosedur peminjaman.

Koleksi ini terdapat di lantai 2 Perpustakaan Universitas


2. Koleksi Referensi

Adalah koleksi buku yang sifatnya referensi/rujukan,

yang hanya bisa dibaca di tempat dan di fotokopi. Jenis


commit to user

44

koleksi referensi yang dimiliki oleh Perpustkaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta adalah kamus, ensiklopedia,

laporan tahunan, direktori, handbook, indeks dan abstrak,

bibliografi, peta/atlas, terbitan pemerintah, data statistik,

informasi studi luar negri, dan lain–lain. Koleksi ini

terdapat di lantai 3, hanya bisa dibaca.

3. Koleksi Periodikal

Adalah koleksi terbitan berkala yang didalamnya

memuat tulisan atau artikel dengan kala terbit yang teratur

dan rutin. Macam koleksi periodikal yang dimiliki

Perpustakaan Universitas Muhammdiyah Surakarta adalah

majalah, jurnal, buletin, koran, kliping, hasil seminar, dan

terbitan berkala lainnya. Jenis koleksi ini terdapat di lantai

3, dan hanya bisa dibaca di tempat dan difotokopi.

4. Koleksi Cadangan

Adalah koleksi buku teks yang berfungsi sebagai

back-up koleksi buku sirkulasi dan merupakan cadangan

dari seluruh buku teks yang dimiliki Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Surakarta. Koleksi cadangan

ini terdapat di lantai 3. Hanya bisa dibaca di tempat dan di

fotokopi.


commit to user

45

5. Koleksi Karya Ilmiah

Adalah koleksi yang merupakan hasil karya sivitas

akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta yang

dapat digunakan sebagai bahan rujukan untuk

mengembangkan penelitian–penelitian ilmiah lainnya.

Macam koleksi ini adalah skripsi, thesis, disertasi, tugas

akhir dan penelitian–penelitian yang lain. Koleksi ini

terdapat di lantai 1.

6. Koleksi Audio Visual (Multi Media)

Adalah koleksi pandang dengar yang berupa CD,

DVD, VCD dan kaset. Selain koleksi tersebut juga ada TV

kabel yang bisa langsung digunakan oleh pemustaka.

Koleksi ini terdapat di lantai 1.

7. Koleksi Khusus

Adalah koleksi yang memiliki kekhususan dalam

beberapa hal terkait dengan riwayat (sejarah), penggunanya,

dan kekhasan-kekhasan yang lain dari koleksi tersebut.

Terdapat 2 jenis koleksi yang menjadi bagian dari koleksi

khusus ini, yaitu:

a. Koleksi Kitab Berbahasa Arab

Adalah koleksi buku–buku yang teksnya

berbahasa arab, pengarang dan penerbitnya kebanyakan

dari kawasan timur tengah, dan kitab in satu judul akan


commit to user

46

mempunyai banyak jilid. Koleksi ini terdapat di lantai 3

satu ruangan dengan koleksi cadangan.Untuk yang

junlahnya lebih dari satu, akan diletakkan di lantai 2,

dan menjadi koleksi sirkulasi.

b. Koleksi (Alm) Djazman Al Kindi

Adalah koleksi khusus yang merupakan “hadiah”

dari Bapak Djazman Al Kindi, mantan rektor pertama

Universitas Muhammadiyah Surakarta. Terdapat

berbagai macam jenis koleksi dalam koleksi ini

diantaranya adalah buku teks, buku referensi, jurnal,

makalah, dan foto–foto tentang kegiatan beliau selama

hidupnya. Koleksi ini terdapat di lantai 3 satu ruangan

dengan koleksi referensi.

Tabel 3.4 Daftar invetaris Buku dan Non Buku

NO ITEM TYPE COUNT

1 Arsip Digital Bahasa Asing 4

2 Arsip Video Bahasa Indonesia

1

3 Buku Bahasa Asing 18087

4 Buku Bahasa Indonesia 79866

5 Buku Cadangan 37182

6 Buku Elektronik 379

7 CD/DVD ROM Bahasa Asing

216

8 CD/DVD ROM Bahasa Indonesia

1722

9 Jurnal Internasional 626


commit to user

47

10 Jurnal Nasional 2798

11 Laporan Penelitian 3

12 Majalah Bahasa Asing 92

13 Majalah Ilmiah 410

14 Majalah Ilmiah Populer 857

15 Majalah Populer 1268

Jumlah 143511

Sumber : Arsip Data Inventaris Buku dan Non Buku Perpustakaan UMS Di Bagian Administrasi

3.9 Layanan

Macam Layanan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta:

3.9.1 Layanan Pemesanan e-Journal dan Informasi

Layanan ini bertugas memberikan layanan yang

berhubungan dengan permintaan akses e-journal, termasuk

didalamnya memberikan petunjuk tentang bagaimana cara

mengakses e-journal tersebut. Selain itu menyampaikan berbagai

informasi tentang seluruh kegiatan yang berkaitan dengan layanan

dan fasilitas yang ada di perpustakaan, merupakan tugas pokok

dari layanan ini.

3.9.2 Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi terdapat di lantai 2, melayani kegiatan

peminjaman, pengembalian dan perpanjangan. Sistem pelayananya

adalah terbuka (open acces). Peminjaman hanya diberikan untuk

buku–buku teks yang ada di lantai 2 (koleksi sirkulasi).


commit to user

48

1. Peminjaman

a. Ketentuan

Pelayanan peminjaman buku teks hanya diberikan

kepada anggota yang memiliki Kartu Anggota

Perpustakaan atas nama sendiri.

2. Prosedur

Prosedur/tatacara peminjaman koleksi buku teks

adalah sebagai berikut:

a. Menyerahkan KAP (Kartu Anggota Perpustakaan) milik

sendiri yang masih aktif dan buku yang akan dipinjam

kepada petugas.

b. Mengisi tanggal kembali buku di slip tanggal kembali

yang ada di bagian belakang buku.

3. Batas Pinjam

Adapun batas jumlah peminjaman koleksi buku teks

dan waktu peminjaman dari masing–masing jenis keanggotaan

yang ada adalah sebagai berikut:

Tabel 3.5 Data Batas Peminjaman Perpustakaan UMS

Jenis Anggota Jumlah Pinjaman (Kriteria)

Batas Waktu

Keterangan

Mahasiswa S1 dan D3

5 Buku (2 Indonesia/3 Asing)

7 Hari Dapat diperpanjang 1 kali *

Mahasiswa S2 6 Buku (3 Indonesia/3 Asing)

2 Minggu

Dapat Diperpanjang 1 kali *


commit to user

49

Dosen Tetap 8 Buku (5 Indonesia/3 Asing)

6 Bulan Tidak dapat diperpanjang

Dosen Studi Lanjut



Dosen Kontrak 6 Buku (3 Indonesia/3 Asing)


Karyawan Tetap



Karyawan Studi Lanjut



Karyawan Reguler



Sumber : Buku Panduan Perpustakaan UMS 2012

Keterangan: * perpanjangan dilakukan sebelum habis waktu

pinjam.

Catatan: Tidak diperkenankan memakai KAP orang lain,

apabila dilanggar akan dikenai sanksi peringatan dan

sita kartu. Apabila diulang sampai 2 kali akan

dikenai sanksi tidak boleh pinjam selama 1 semester.

Denda dibawah Rp. 2000,- masih bisa melakukan

transaksi peminjaman.


commit to user

50

4. Pengembalian

a. Sanksi

i. Apabila buku yang dikembalikan dalam keadaan

rusak (sobek, basah, berjamur, lengket, brodol, dll)

maka peminjam akan dikenai denda sebesar harga

terbaru dari buku tersebut

ii. Keterlambatan pengembalian buku akan dikenakan

denda Rp. 200,-/buku/hari dan pembayaran denda

dilakukan di kasir yang ada di lantai 1

iii. Peminjam yang menghilangkan buku harus

mengganti buku sesuai dengan yang dihilangkan,

ditambah biaya proses buku sebesar Rp. 10.000,-

/buku serta membayar denda apabila terlambat

mengembalikan.

iv. Pengembalian tidak melalui petugas menjadi

tanggung jawab peminjam.

5. Perpanjangan

a. Ketentuan:

Perpanjangan buku atas buku yang dipinjam

dapat dilakukan oleh peminjam apabila memenuhi

persyaratan sebagai berikut:

i. Belum pernah diperpanjang


commit to user

51

ii. Tidak/belum terlambat dari batas waktu

pengembalian

iii. Perpanjangan dapat dilakukan tanpa harus

membawa buku yang akan diperpanjang

3.9.3 Layanan Administrasi

Layanan administrasi Pepustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta berada di lantai 1. Layanan ini bertugas

memberikan beberapa layanan kepada pengguna yang berkaitan

dengan kegiatan:

1. Pendaftaran anggota perpustakaan

2. Aktivasi

3. Pembuatan kartu anggota perpustakaan (KAP)

4. Surat–menyurat

5. Penyerahan karya ilmiah

6. Bebas Pinjam Perpustakaan

3.9.4 Layanan Internet

Di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

tersedia 21 unit komputer yang dapat digunakan untuk akses

internet secara cepat serta dapat dimanfaatkan oleh pengguna atau

pengunjung perpustakaan yang ingin mengadakan acara pelatihan

internet atau acara–acara lain yang membutuhkan fasilitas internet.

Layanan internet adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka


commit to user

52

untuk melakukan mengakses internet secara gratis dengan syarat

terdaftar sebagai anggota perpustakaan aktif.

3.9.5 Wireless

Pengguna perpustakaan dapat menggunakan jaringan

nirkabel di dalam perpustakaan dengan menggunakan laptop

pribadi. Untuk menggunakan fasilitas tersebut diperlukan:

1. Laptop atau peralatan mobile yang kompatibel

a. Terpasang Wireless LAN Adapter yang menggunakan

standard IEEE 802.11g atau 802.11b

2. Tercatat sebagai anggota perpustakaan aktif yang memiliki

akun di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

3. Web browser yang sering dipakai oleh kebanyakan pemakai

internet seperti Mozila Firefox, Internet Explorer, Opera dll.

3.9.6 Online Resource

Online resource (sumber–sumber online) yang

disediakan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

meliputi:

1. Skripsi, Thesis dan Disertasi,

Bab 1 dari koleksi ini dapat didownload secara

bebas di alamat http://etd.eprint.ums.ac.id. Sedangkan

fulltext isi dari koleksi ini dapat dibaca dan diakses secara

penuh dengan menggunakan akun SSO yang dimiliki setiap


commit to user

53

anggota perpustakaan yang aktif, dan tentu saja file tersebut

sudah diproteksi.

2. E-Journal

Adalah kumpulan artikel jurnal, meliputi jurnal

terbitan Universitas Muhammadiyah Surakarta dan jurnal

internasional yang dilanggan oleh perpustakaan.

a. Artikel Jurnal UMS

Semua artikel jurnal terbitan UMS yang

disediakan, dapat diunduh (download) secara bebas

dan gratis di alamat http://eprints.ums.ac.id

b. Artikel Jurnal Internasional

Adalah kumpulan database jurnal

internasional yang dilanggan oleh Perpustakaan UMS.

Database tersebut antara lain: ProQuest, Questia, dan

Emerald. Semua database tersebut dapat diakses

melalui website perpustakaan di

http://library.ums.ac.id baik dari lingkungan kampus

ataupun di luar kampus.

3.9.7 Layanan KKI

Layanan Koleksi Karya Ilmiah (KKI) adalah layanan yang

diberikan kepada pemustaka, berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah

(penelitian) yang dilakukan civitas akademika UMS dalam bentuk

cetak. Layanan KKI ini digunakan oleh pemustaka sebagai bahan


commit to user

54

rujukan untuk mengembangkan dan menulis penelitian–penelitian

yang baru. Ketentuan penggunaan koleksi skripsi dan tesis boleh

difotokopi bab 1 dan daftar pustaka, sedangkan koleksi hasil

penelitian boleh difotokopi keseluruhan isi. Khusus untuk jenis

koleksi skripsi, selain bentuk cetak disediakan juga bentuk

softcopynyang bisa diakses melalui OPAC yang tersedia, atau

melalui alamat URL http://library.ums.ac.id

3.9.8 Layanan Multimedia (Audio Visual)

Layanan multimedia (audio visual) adalah layanan yang

secara langsung bersentuhan dengan TI. Koleksi ini terdapat

dilantai 1 dan 2. Koleksi audio visual yang berupa CD, CD ROM,

dan kaset, terdapat di lantai 2. Koleksi ini (kecuali CD ROM) bisa

dipinjam oleh pemustaka, dengan ketentuan peminjam adalah

mahasiswa, dosen dan karyawan (civitas akademika) yang menjadi

anggota perpustakaan. Peminjam dilayani dengan sistem tertutup.

Dalam layanan ini juga tersedia TV kabel yang dapat digunakan

oleh pemustaka secara langsung (bisa langsung memiih channel

yang diinginkan).

3.9.9 Layanan Referensi

Layanan referensi adalah layanan yang diberikan kepada

pemustaka, yang bertujuan untuk membantu mereka dalam

penelusuran informasi rujukan. Melalui layanan referensi ini

pemustaka dibantu untuk menemukan dan menelusur informasi


commit to user

55

secara lebih spesifik dengan pilihan subyek yang lebih luas, dengan

memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara lebih

optimal. Layanan ini terdapat di lantai 3.

3.9.10 Layanan Koleksi Periodikal

Layanan ini memberikan informasi tentang wacana ilmu

pengetahuan yang up to date dari sumber–sumber tercetak yang

memiliki kala terbit tertentu. Seperti majalah, jurnal, surat kabar,

bulletin dan lainya.

Jurnal bentuk cetak (hardcopy) ditata dalam rak jurnal

berdasarkan fakultas, yang masing–masing fakultas diurutkan

berdasarkan nomor klasifikasi DDC. Untuk mempermudah

pencarian isi artikel jurnal, pemustaka dianjurkan untuk mencari

lewat indeks jurnal yang tersedia. Pembagian dan penataan koleksi

jurnal tercetak di rak–rak adalah sebagai berikut:

1. Jurnal Pendidikan (A)

2. Jurnal Ekonomi (B)

3. Jurnal Hukum (C)

4. Jurnal Teknik (D)

5. Jurnal Geografi (E)

6. Jurnal Psikologi (F)

7. Jurnal Agama (G)

8. Jurnal Kesehatan dan Kedokteran (J)

9. Jurnal Farmasi (K)


commit to user

56

10. Jurnal Komunikasi dan teknologi informatika (L)

11. Jurnal Lintas Ilmu (Li)

3.9.11 Layanan Koleksi Cadangan

Layanan koleksi cadangan adalah layanan yang

menyediakan koleksi buku–buku teks yang merupakan cadangan

dari seluruh judul yang dimiliki perpustakaan UMS. Hal ini berarti

jika buku teks yang ada di lantai 2 habis terpinjam, pemustaka

masih dapat mencari bahan dan menggunakan buku tersebut

dilayanan koleksi cadangan. Tujuan dari layanan ini adalah prinsip

ketersedian (availability) buku–buku teks bagi pemustaka. Koleksi

cadangan hanya bisa dibaca ditempat, di fotokopi dan di-scan,

layanan koleksi cadangan ini ada di lantai 3.

3.9.12 Layanan Koleksi Khusus

Layanan koleksi khusus yang dimiliki Perpustakaan UMS

adalah Layanan Koleksi (alm) Bapak Djazman Al Kindi dan

Layanan Koleksi Kitab Berbahasa Arab. Kedua layanan koleksi

khusus ini masing–masing memiliki kekhasan tersendiri dalam hal

sejarah (riwayat), penataan koleksi di rak, pemanfaatan bagi

pemustaka, dan pemustaka dari masing–masing koleksi khusus

tersebut. Layanan ini terdapat dilantai 3.


commit to user

57

3.9.13 Layanan Lain–lain

1. Kasir

Layanan ini adalah bagian keuangan yeng bertugas

menerima semua pembayaran dari beberapa aktifitas

perpustakaan yang berhubungan dengan uang seperti

pembayaran denda, aktivasi, pengganti biaya kartu hilang,

dan lain–lain. Letak layanan kasir ini berdampingan dengan

layanan administrasi yang berada di lantai 1.

2. Fotokopi

Untuk memudahkan pemustaka, perpustakaan

menyediakan jasa fotokopi yang ada di lantai 3. Layanan

fotokopi disediakan bagi pemustaka yang ingin menfotokopi

koleksi yang ada di perpustakaan, dengan ketentuan yang

berlaku di perpustakaan. Layanan fotokopi ini mampu

melayani permintaan fotokopi pemustaka dalam jumlah yang

cukup besar.

3. Loker

Layanan loker ini disediakan bagi pemustaka yang

ingin menyimpan tas, buku dan barang–barang lainnya

kecuali barang berharga, sebelum mereka masuk ke

perpustakaan lebih jauh.


commit to user

58

4. Ruang Diskusi

Ruang diskusi ini dapat dimanfaatkan oleh seluruh

sivitas akademika dan masyarakat umum di sekitar UMS

untuk acara–acara diskusi, rapat, pelatihan, dan lain–lain.

Berkapasitas 15-40 orang dengan fasilitas perlengkapan

audio visual didalamnya. Untuk informasi selanjutnya dapat

menghubungi KTU Perpustakaan UMS.

5. Mushola

Disediakan mushola bagi petugas dan pemustaka yang

ingin melakukan sholat di dalam perpustakaan. Ruang

mushola ini terdapat di dalam area ruang internet.


commit to user

59

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Alasan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

menerapkan sistem otomasi berbasis KOHA.

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta telah

menerapkan sistem otomasi pada layanan-layanan di dalam perpustakaan.

Koha merupakan sistem otomasi berbasis open source yang dipilih oleh

perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta untuk diterapkan

sebagai sistem otomasi di perpustakaan. Pemilihan Koha sebagai sistem

otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibanding

software yang lainnya memiliki beberapa alasan, antara lain:

4.1.1 Sistem otomasi berbasis Koha memiliki fitur yang lengkap. Koha

yang berdasar open source memiliki fitur-fitur yang lengkap yang

biasanya terdapat pada software berbayar pada umumnya.

4.1.2 Sistem otomasi berbasis Koha memiliki banyak pengembang

(developer). Koha memiliki banyak pengembang yang

memudahkan suatu perpustakaan untuk mengembangkan Koha

sesuai dengan keinginan perpustakaan guna menunjang kinerja

pelayanan di perpustakaan.

4.1.3 Sistem otomasi berbasis Koha memiliki teknologi yang sudah

teruji. Sistem otomasi Koha sudah teruji stabilitasnya, karena

sistem otomasi berbasis Koha telah diterapkan pada ribuan


commit to user

60

perpustakaan di seluruh dunia. Jadi secara tidak langsung Koha

sudah teruji dalam hal stabilitas dan skabilitasnya sebagai sistem

otomasi di sebuah perpustakaan.

4.1.4 Terbatasnya Dana merupakan alasan yang vital bagi

pengembangan sistem perpustakaan. Dengan terbatasnya dana

secara tidak langsung memaksa perpustakaan berfikir ulang untuk

menggunakan software berbayar/komersial. Karena terbatasnya

dana maka perpustakaan Universitas Muhammadiyah surakarta

memilih Koha sebagai sistem otomasinya karena Koha berbasis

pada open source, maka Koha dapat diperoleh secara gratis oleh

perpustakaan.

4.1.5 Koha dapat dikolaborasikan dengan software lain. Sistem otomasi

Koha memungkinkan untuk pengembangan dengan kolaborasi

software-software yang lain. Koha juga menyediakan solusi dan

pemecahan masalah pada software yang dapat dimanfaatkan oleh

ribuan perpustakaan di seluruh dunia.

4.1.6 Koha merupakan open source software. Karena merupakan open

source software, Koha tidak memerlukan biaya lisensi untuk

memperoleh kode. Program Koha dapat digunakan secara terus

menerus karena tanpa biaya lisensi. Koha juga dapat

dikembangkan sesuai kebutuhan perpustakaan.

4.1.7 Pengembangan Koha tidak dibatasi. Karena Koha merupakan open

source software maka tidak ada perjanjian yang membatasi


commit to user

61

pengguna untuk mengembangkan Koha sesuai dengan keinginan

pengguna.

Pemilihan Koha sebagai sistem otomasi perpustakaan di

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tentunya

melalui berbagai pertimbangan. Salah satu pertimbangan

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta memilih Koha

sebagai sistem otomasinya berdasarkan kelebihan dan kekurangan

Koha itu sendiri sebagai sistem otomasi di sebuah perpustakaan.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Suyadi (Kaur IT, E-Journal

& E-book), Koha memiliki beberapa Kelebihan :

a. Meskipun Koha berbasis open source namun Koha merupakan

Integrated Library System (ILS) yang cukup lengkap. Ini

terlihat dari fitur-fitur Koha yang hampir mencakup semua

fitur yang ada pada software berbayar/komersial pada

umumnya

b. Koha dapat diinstal sendiri oleh semua perpustakaan karena

Koha tidak memerlukan kode pada saat pemasangannya.

Tanpa menggunakan kode saat pemasangan Koha,

memudahkan para pengguna untuk menginstal Koha di

perpustakaan mana saja tanpa terkecuali

c. Koha didukung oleh dua database yang berstandar industri

berdasar relational database management system. Dengan


commit to user

62

dukungan dua database, semakin membuat Koha lengkap

sebagai sistem informasi perpustakaan yang terintegrasi

Meski memiliki beberapa kelebihan, Koha juga memiliki

beberapa kekurangan di bandingkan software lainnya, antara lain :

a. Dalam proses instalasi, pengaturan konfigurasi dan juga

perawatan software Koha cukup sulit dilakukan. Tanpa ada

keahlian dan ketelatenan dari pengguna maka akan membuat

pengguna kesulitan dalam hal instalasi, pengaturan konfigurasi

pada Koha serta perawatan Koha pada saat sudah diterapkan di

perpustakaan

b. Koha belum beredar dalam versi bahasa Indonesia, Jadi dalam

penggunaan maupun instalisasinya pengguna minimal sudah

menguasai bahasa Inggris

c. Koha harus didukung dengan perangkat yang memiliki

spesifikasi yang tinggi, agar server bekerja secara maksimal

sesuai dengan yang diinginkan. Tanpa adanya dukungan

perangkat yang memiliki spesifikasi tinggi dan memadai, Koha

kurang efektif dalam kinerjanya

Tampilan dalam Koha juga cukup menarik dan mudah

untuk digunakan. Meskipun Koha hanya ada dalam versi bahasa

Inggris akan tetapi Koha mudah untuk digunakan.


commit to user

63

4.2 Fitur-fitur yang dimiliki oleh software Koha

Koha merupakan perusahaan bertaraf ILS yang memiliki fitur

cukup lengkap yang meliputi modul–modul sirkulasi, katalogisasi,

pengadaan, periodikal, cadangan, patron management (keanggotaan), dll.

Koha juga dapat digunakan untuk mengelola beberapa perpustakaan dalam

satu sistem (perpustakaan pusat & tercabang).

Gambar 4.1

Tampilan Koha sebelum Log in


commit to user

64

Gambar 4.2

Tampilan Koha Log in

Gambar 4.3

Tampilan Menu Utama


commit to user

65

Koha sangat menunjang untuk menjalankan sentralisasi

perpustakaan. Koha dibangun menggunakan standar perpustakaan

dan protokol interoperability dengan sistem perpustakaan yang

lain. Berikut ini beberapa fitur yang disediakan oleh Koha yang

cukup fungsional dan juga fleksibel:

4.2.1 Patrons Management

Patrons Management merupakan fitur yang

menyediakan sarana untuk pengelolaan anggota

perpustakaan yang fleksibel, bisa menambahkan foto,

import data dari microsoft excell, dan bisa connect ke

LDAP server, sehingga cukup dengan satu user dan satu

password dapat digunakan untuk log in ke berbagai sistem

informasi yang ada di universitas, misalnya: email, sistem

informasi akademik, file server, dan lainnya. Fitur patrons

Management ini biasanya digunakan untuk sarana

pembuatan kartu anggota baru perpustakaan, baik dari

mahasiswa dari dalam universitas maupun mahasiswa luar.

Fitur Patrons Management dilengkapi dengan dengan

fasilitas yang cukup lengkap, pada pembuatan kartu

anggota baru perpustakaan juga bisa ditambahkan foto guna

menunjang validitas data. Selain itu hanya dengan satu

password, user dapat mengakses ke berbagai informasi

yang ada didalam universitas. Dalam patrons management


commit to user

66

terdapat fasilitas untuk membuat kartu anggota

perpustakaan, langkah-langkah pembuatan kartu

perpustakaan antara lain:

1. Log in Koha

2. Selanjutnya klik “Patrons”

3. Lalu klik “New” dan tentukan kategori

anggota kartu perpustakaan

4. Isikan nama, alamat, jenis kelamin, card

number, username dan password klik “Save”

5. Langkah selanjutnya klik “More” lalu klik

kategori “Tools”

6. Selanjutnya pilih “Patron card creator”

7. Klik “Batches” pilih “New Batch”

8. Setelah itu klik “Add item”

9. Ketik nama anggota baru di kolom Nama

lalu klik “Search” setelah muncul nama

anggota baru, kemudian beri tanda centang

dan klik “Add”

10. Kemudian klik “Export item” dan beri tanda

centang pada kolom “Select” lalu klik

“Export”

11. Langkah selanjutnya klik pada item yang

telah di export dan klik “Ok”


commit to user

67

12. Langkah terakhir klik “File” dan klik “Print”

Gambar 4.4

Tampilan Patron Management

4.2.2 Circulation

Sistem sirkulasi koha juga tidak kalah lengkap

dengan fitur yang lain. Koha memiliki fasilitas sistem

sirkulasi yang bisa untuk sistem pengembalian bahan

pustaka dengan menggunakan dropbox. Koha juga bisa

digunakan untuk sistem sirkulasi offline, fitur ini sangat

menunjang untuk diterapkan pada cabang–cabang

perpustakaan yang tidak memiliki koneksi ke jaringan atau

juga bisa juga digunakan untuk perpustakaan keliling.

Dengan sistem sirkulasi Koha, user dapat memperpanjang

pinjaman bahan pustaka sendiri secara online kapanpun dan


commit to user

68

dimanapun user berada. Selain itu, sistem sirkulasi Koha

juga menyediakan fasilitas peminjaman mandiri (Self

Checkout). Berarti user bisa melakukan kegiatan

peminjaman bahan pustaka dimana saja dan kapan saja

tidak harus datang ke perpustakaan. Dalam fitur

circulationada dua fasilitas yaitu peminjaman (Checkout)

dan pengembalian (check in). Cara peminjaman dengan

menggunakan Koha:

1. Klik “Circulation” dan klik “Check out”

2. Langkah selanjutnya sorotkan Kartu

Anggota Perpustakaan pada kolom yang

tersedia

3. Lalu klik pada kolom yang tersedia dan

sorotkan barcode buku yang ingin dipinjam

4. Kemudian non aktifkan pengaman buku

menggunakan alat pengamanan

Sedangkan langkah-langkah pengembalian (check in),

antara lain:

1. Klik “Circulation” dan klik “Check in”

2. Kemudian klik pada kolom yang tersedia lalu

sorotkan barcode buku pada scanner


commit to user

69

Gambar 4.5

Tampilan Circulation

4.2.3 Cataloging

Sistem katalogisasi Koha cukup lengkap dan

fleksibel. Secara pengaturan default Koha menggunakan

format MARC yang dapat digunakan untuk katalogisasi

segala bentuk bahan pustaka termasuk digital library.

Meski menggunakan format MARC, namun pengoperasian

sistem katalogisasi pada Koha cukup mudah untuk

dilakukan. Karena pada sistem katalogisasi Koha

disediakan framework yang bisa ditambah dan dimodifikasi

secara bebas sesuai dengan keinginan kita (semaunya dapat


commit to user

70

dilakukan secara otomatis). Pada sistem katalogisasi Koha

juga disediakan fasilitas untuk eksport dan import dari atau

ke MARC file yang dibuat dengan aplikasi–aplikasi lain,

antara lain: MARC Edit, CDS ISIS, atau aplikasi lain yang

kompatible dengan format MARC. Yang paling menarik

dari fitur sistem katalogisasi Koha ialah adanya fasilitas

koneksi ke Z39.50 server, dengan fasilitas ini pustakawan

tidak perlu mengkatalog bahan pustaka yang telah dibuat

katalognya oleh pustakawan lainnya den menayangkannya

di Z39.50 server.

Gambar 4.6

Tampilan Cataloging


commit to user

71

4.2.4 OPAC & Searching.

Koha ILS terdiri dari dua sistem yang bersinergi

satu sama lainnya, yaitu intranet yang digunakan untuk

mengolah data–data tentang perpustakaan, dan OPAC yang

disediakan bagi semua user pada umumnya. Fasilitas

intranet sangat menunjang kinerja perpustakaan dalam hal

pengolahan data–data bahan pustaka. Sedangkan dengan

OPAC pengguna dapat :

1. Menelusur informasi mengenai koleksi bahan

pustaka dengan cepat dan akurat.

2. Melihat data tentang pinjaman dan denda

Keterlambatan pengembalian.

3. Melakukan kegiatan perpanjangan masa pinjaman

Secara online.

4. Membuat daftar koleksi kesayangan (reading list).

5. Memesan buku

6. Membuat usulan pengadaan koleksi bahan pustaka

7. Melakukan peminjaman mandiri ( jika fasilitas ini

Diaktifkan).

Koha OPAC juga bisa di integrasikan dengan

Zotero untuk membuat daftar pustaka pada tulisan / artikel

yang telah kita buat.


commit to user

72

Gambar 4.7

Tampilan OPAC

Gambar 4.8

Tampilan OPAC : advance search


commit to user

73

4.2.5 Serials

Serials merupakan fitur untuk mengelola langganan

terbitan berkala seperti majalah, koran, buletin, dll. Failitas

ini sangat menunjang untuk mengelola terbitan – terbitan

berkala pada suatu perpustakaan.

Gambar 4.9

Tampilan Serials

4.2.6 Acquisition

Koha memiliki fitur–fitur yang lengkap dan

memadai untuk mengelola perpustakaan secara

keseluruhan. Dengan sistem informasi pengadaan yang

terdapat pada fitur acquisition sangat bermanfaat untuk

mengelola anggaran pengadaan koleksi. Fitur acquisition

yang terdapat pada Koha ini menunjang kinerja


commit to user

74

perpustakaan dalam menentukan anggaran tentang

pengadaan koleksi bahan pustaka yang akan direalisasikan.

Gambar 4.10

Tampilan Acquisition

4.2.7 Reports

Koha juga menyediakan fitur reports yang

menyediakan berbagai macam laporan–laporan. Pada fitur

ini kita juga bisa mendefinisikan format laporan kita sendiri

dan mengekspornya ke dalam format excell.


commit to user

75

Gambar 4.11

Tampilan Reports

4.2.8 Administration

Fitur ini digunakan untuk mengatur Koha sesuai

dengan keinginan kita. Fitur ini sangat menunjang

pengguna Koha untuk dapat memodifikasi Koha sesuai

dengan keinginan kita.


commit to user

76

Gambar 4.12

Tampilan About Koha

4.2.9 Barcode Generator

Koha juga menyediakan Fitur Barcode Generator.

Fitur Barcode Generator merupakan fasilitas untuk

membuat barcode sesuai dengan keinginan kita. Dengan

fasilitas Koha kita juga bisa membuat barcode yang bisa

digunakan untuk barcode kartu anggota perpustakaan,

barcode buku, dan lain-lain.


commit to user

77

Gambar 4.13

Tampilan Barcode Generator

4.2.10 Calendar

Fitur calendar ini menyediakan fasilitas guna

menampilkan tanggal, bulan dan tahun yang menunjang

pekerjaan dalam perpustakaan.


commit to user

78

Gambar 4.14

Tampilan Calendar

4.2.11 Tools

Fitur ini berisi bermacam-macam fasilitas, seperti comment,

batch item modification, label creator, calendar, news dan lain-

lain.


commit to user

79

Gambar 4.15

Tampilan Tools

4.2.12 Back up Data

Fitur ini digunakan untuk mengantisipasi hilangnya data

atau dokumen yang ada di komputer. Proses pemeliharaan sistem

otomasi Koha dilakukan setiap hari (ke hard disk), back up data ke

media penyimpanan (CD ROM), tiap satu bulan sekali dan

diperbaharui tiap 6 bulan sekali.


commit to user

80

4.3 Hambatan-hambatan yang dialami Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta dalam penerapan sistem otomasi berbasis

Koha

Faktanya, penerapan sistem otomasi di perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta tidak selalu lancar seperti yang direncanakan

sebelumnya. Kendala-kendala sering timbul sejalan dengan penerapan

sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

Berdasarkan wawancara dengan Kaur IT, E-book dan E-journal yaitu

Suyadi, Menjelaskan bahwa ada beberapa hambatan dalam penerapan

sistem otomasi di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta,

antara lain:

4.3.1 Kurangnya pengetahuan pustakawan perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta mengenai sistem otomasi

Pengetahuan tentang teknologi setiap staf di Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Surakarta memang berbeda-beda. Hal

ini membuat wawasan tentang cara penggunaan Koha sebagai

sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Surakarta berbeda-beda pula. Perbedaan pemahaman mengenai tata

cara penggunaan Koha ini membuat efektivitas kinerja dari Koha

sebagai sistem otomasi di Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta menjadi terganggu. Dengan

terganggunya kinerja pelayanan di perpustakaan Universitas


commit to user

81

Muhammadiyah Surakarta maka akan menghambat penerapan

sistem otomasi yang baik dan benar.

4.3.2 Tingkat pendidikan staf berbeda satu dengan yang lainnya.

Tingkat pendidikan antara staf yang satu dengan staf yang

lain berbeda-beda, maka berimbas pada kinerja pelayanan bagi

pengguna dengan berbasis Koha menjadi kurang maksimal. Hal ini

dapat menyebabkan menurunnya citra perpustakaan di mata

pengguna karena pelayanan yang diberikan perpustakaan kepada

pengguna kurang begitu baik.

4.3.3 Terjadi kesalahan dalam memasukkan data ke komputer

Tidak semua kerja dari para staf sesuai dengan yang

direncanakan, misalnya kesalahan dalam memasukkan data ke

komputer. Kesalahan dalam menginput data ke dalam komputer

merupakan keasalahan fatal dan menjadi hambatan utama dalam

usaha penerapan sistem otomasi perpustakaan yang baik. Hal ini

dapat menyebabkan seluruh kinerja dalam perpustakaan menjadi

terganggu dan berantakan.

4.3.4 Koha memerlukan perangkat keras (hardware) yang memiliki

spesifikasi yang tinggi

Sistem otomasi berbasis Koha harus didukung oleh

perangkat yang memiliki spesifikasi yang tinggi dalam kinerjanya.

Dengan dukungan dari perangkat yang memiliki spesifikasi yang

tinggi maka kinerja dari Koha akan bisa maksimal, tetapi jika


commit to user

82

dalam kinerjanya Koha tidak mendapat dukungan perangkat keras

yang memiliki spesifikasi yang tinggi maka Koha tidak bisa

bekerja seperti yang diinginkan oleh pengguna.

4.3.5 Terjadi pemadaman atau berhentinya aliran listrik dari pusat

Bila terjadi pemadaman aliran listrik atau biasa disebut

dengan sebutan mati lampu, maka Koha tidak dapat digunakan

seperti biasanya. Meskipun ini bisa disiasati dengan penggunan

mesin diesel atau yang lainnya, tetap saja hasilnya kurang begitu

maksimal.

4.3.6 Permasalahan pada jaringan

Terkadang jaringan internet pada Koha terputus dengan

sendirinya karena alasan-alasan tertentu, misalnya mati lampu atau

yang lainnya membuat kerja Koha tidak dapat bekerja sebagaimana

mestinya. Bila sudah terkoneksi dengan server pun biasanya

terdapat jeda waktu yang cukup lama dalam usaha pemograman

kembali. Hal ini dapat membuat terhambatnya kinerja pelayanan di

perpustakaan seperti di bagian sirkulasi dan admninistrasi.

4.3.7 Koha belum ada dalam versi bahasa Indonesia

Karena latar belakang pendidikan dari masing-masing staf

berbeda satu dengan yang lainnya, tentu pemahaman tentang

bahasa asing khususnya bahasa indonesia juga berbeda-beda pula.

Padahal Koha belum ada dalam versi bahasa Indonesia, hal ini

sangat menghambat kinerja dalam pelayanan di perpustakaan.


commit to user

83

4.4 Cara mengatasi hambatan-hambatan yang di alami dalam proses

penerapan sistem otomasi berbasis Koha di Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta

Timbulnya berbagai hambatan-hambatan sejalan dengan penerapan

sistem otomasi berbasis Koha di Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah surakarta menjadi polemik bagi kemajuan teknologi di

perpustakaan. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan

Suyadi, beberapa pemecahan masalah untuk mengatasi hambatan-

hambatan yang dialami Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Surakarta dalam rangka penerapan sistem otomasi berbasis Koha, antara

lain:

4.4.1 Pelatihan staf karyawan

Kurangnya pengetahuan staf tentang Koha tentunya

menjadi hambatan dalam penerapan sistem otomasi di

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Dengan

mengadakan pelatihan-pelatihan tentang sistem otomasi berbasis

Koha akan membantumenambah wawasan dan pengetahuan para

staf tentang sistem otomasi Koha di Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta. Sehingga secara tidak langsung dapat

meningkatkan pelayanan pengguna di Perpustakaan Universitas



commit to user

84

4.4.2 Pendidikan lanjutan bagi staf terpilih

Memberikan pendidikan lanjutan bagi staf merupakan

solusi guna menyetarakan tingkat pendidikan yang ada di

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Dengan

setaranya pendidikan antara staf yang satu dengan staf yang

lainnya, maka dapat meningkatkan citra Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta di mata pengguna. Karena dengan

kesetaraan pendidikan antara staf yang satu dengan yang lainnya,

secara tidak langsung pengetahuan tentang teknologi maupun ilmu

pengetahuan kurang lebih sama, hal ini dapat menunjang kinerja

staf lebih baik dan dapat memaksimalkan pelayanan yang ada di

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

4.4.3 Melakukan pengecekan kembali pada data yang dimasukkan

Mengadakan pengecekan kembali untuk data-data yang

telah dimasukkan akan meminimalisir kesalahan dalam

memasukkan data ke komputer. Selain itu, kehati-hatian dan

kecermatan staf dalam memasukkan data ke komputer juga perlu

diperhatikan agar supaya kinerja di perpustakaan lebih efisien.

4.4.4 Menyediakan perangkat keras (hardware) berspesifikasi tinggi

Kinerja Koha harus didukung dengan perangkat keras

(hardware) berspesifikasi tingi, maka mau tidak mau Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Surakarta menyediakan perangkat

keras (hardware) yang memiliki spesifikasi tinggi agar supaya


commit to user

85

kinerja Koha lebih maksimal dalam membantu pelayanan di

perpustakaan.

4.4.5 Menyediakan genset atau mesin diesel

Bila sewaktu-waktu ada pemadaman arus listrik dari pusat

atau ada kerusakan pada aliran listrik, maka akan sangat

mengganggu kinerja pelayanan di perpustakaan. Oleh karena itu

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta mencoba

mengatasi masalah ini dengan menyediakan genset ataupun mesin

diesel yang dapat menghasilkan arus listrik, agar kinerja staf dalam

memberikan pelayanan tidak terhambat dan terganggu.

4.4.6 Memiliki ahli teknologi informasi

Bila sewaktu-waktu jaringan terputus karena alasan tertentu

seperti terputusnya aliran listrik dan lainnya, maka masalah

tersebut akan cepat teratasi bila terdapat sesorang yang ahli di

bidang tersebut. Minimal sebuah perpustakaan harus memiliki dua

orang tenaga ahli di bidang teknologi informasi guna menunjang

otomasi perpustakaan supaya bisa berkerja secara maksimal.

4.4.7 Mengadakan kursus bahasa asing bagi staf

Karena Koha belum menyediakan versi dalam bahasa

indonesia, maka secara tidak langsung pengguna minimal

menguasai bahasa Inggris. Karena latar belakang pendidikan yang

berbeda-beda antara staf yang satu dengan yang lain, otomatis

pemahaman mengenai bahasa Inggris pun berbeda-beda. Dengan


commit to user

86

demikian maka Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Surakarta mengadakan kursus bagi para staf agar supaya para staf

sedikit banyak menguasai tentang bahasa Inggris sehingga dapat

memberdayakan Koha dengan maksimal.


commit to user

87

BAB V

PENUTUP

5.1 KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis dapat menarik kesimpulan

sebagai berikut:

5.1.1 Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta merupakan

perpustakaan yang telah terotomasi, hal ini terbukti Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Surakarta telah menerapkan Koha yang

berbasis open source sebagai sistem perpustakaan terintegrasinya.

5.1.2 Alasan pemilihan Koha sebagai sistem otomasi di Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Surakarta, antara lain: Koha memiliki

fitur lengkap, Koha memiliki banyak developer, teknologi Koha sudah

teruji, terbatasnya dana, Koha dapat dikolaborasikan dengan software

lain, Koha merupakan open source software, pengembangan Koha

tidak dibatasi.

5.1.3 Koha merupakan sistem otomasi yang diterapkan oleh Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Surakarta yang memiliki fitur-fitur yang

lengkap dalam menunjang kinerja diperpustakaan. Fitur itu antara

lain: Patron Management, Circulation, Cataloging, OPAC &

Searching, Serials, Acquisition, Reports, Administrasi, Barcode

Generator, Calendar, Tools.


commit to user

88

5.1.4 Dalam penerapannya ada hambatan-hambatan yang menghambat

kinerja pelayanan perpustakaan, akan tetapi hal ini telah diantisipasi

dengan adanya pemecahan masalahnya pada setiap permasalahan.

5.2 Saran

Ada beberapa saran yang ingin penulis sampaikan sebagai masukan demi

kemajuan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, antara lain:

5.2.1 Menambah pelatihan-pelatihan terhadap staf yang dinilai kurang

efektif dalam kinerjanya

5.2.2 Melengkapi sarana dan prasarana yang belum lengkap agar kinerja

lebih maksimal

5.2.3 Memberikan pengetahuan mengenai Koha tentang sistematika

penggunaanya kepada pengguna perpustakaan

5.2.4 Menambah tenaga-tenaga ahli di bidang teknologi

Documents

PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI …... · Muhammadiyah Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk ... LANDASAN TEORI ... operasional dalam jangka yang relatif