PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN …/Pengadaan...( Nonexclusive Royalty Fee Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul : PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Guna

Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Disusun oleh :

Ineke Kusumawati Armayana

D1809031

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii

PERSETUJUAN

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan

Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pada hari : Jum’at

Tanggal : 01 Juni 2012

Dosen Pembimbing

Drs. Sutarno, S.Sos

NIP.19600305 198702 1 001


commit to user

iii

SURAT PERNYATAAN

ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya mahasiswa Program Studi

Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta

Nama : Ineke Kusumawati Armayana

Nim : D 1809031

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

Judul : PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT

PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI

(IAIN) SURAKARTA

Pembimbing : Drs. Sutarno, S.Sos

Tanggal Diuji : 08 Juni 2012

adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa

saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-

olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan

yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya

peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan

apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup

menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, 2012

Ineke Kusumawati Armayana

NIM. D 1809031


commit to user

iv

PERNYATAAN PESETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang

bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Ineke Kusumawati Armayana

NIM : D1809031

Program Studi : Diploma III Perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan

kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif

( Nonexclusive Royalty Fee Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT

AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA

Beserta instrument/ desain/ perangkat (jika ada). Berhak menyimpan,

mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data

(database), merawat serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap

mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan pembimbing sebagai

co Author atau pencipta dan juga pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar dan tanpa

paksaan dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta

Pada Tanggal : Juni 2012

Ineke Kusumawati A

D1809031


commit to user

v

PENGESAHAN

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan

Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Hari : Jum’at

Tanggal : 08 Juni 2012

Tim Penguji

Penguji I Penguji II

Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. Drs. Sutarno, S.Sos

NIP.19590907 198702 1 001 NIP.19600305 198702 1 001

Mengesahkan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Dekan,

Prof. Drs. Pawito, Ph. D

NIP. 19540805 198503 1 002


commit to user

vi

MOTTO

“ Sukses bukanlah suatu Kewajiban, namun berusaha untuk menjadi Sukses

merupakan suatu Kewajiban “


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Penulis persembahkan kepada :

1. Ayah dan Ibu yang telah mendidik dan

membesarkan ku.

2. Ke-dua kakak ku, adik dan keponakan

ku tersayang.

3. Teman Kecil ku dan Seseorang yang

selalu membantu ku.

4. Teman-teman D3 Perpustakaan

angkatan 2009.

5. Almamaterku.


commit to user

viii

ABSTRAK

Ineke Kusumawati Armayana. DI809031. 2012. Pengadaan Bahan Pustaka diInstitut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Tugas Akhir : Program studiDiploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UniversitasSebelas Maret Surakarta.

Pengadaan bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang berperan besardalam mendukung eksistensi suatu perpustakaan. Tujuan penelitian ini adalahuntuk mengetahui prosedur pengadaan bahan pustaka, mengetahui kendala-kendala yang dihadapi saat melakukan pengadaan bahan pustaka serta mengetahuiusaha-usaha yang dilakukan dalam menyelesaikan hambatan pada pengadaanbahan pustaka. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metodewawancara, dokumentasi dan studi pustaka.

Hasil yang didapat dari kegiatan magang yaitu mengetahui prosedurpengadaan bahan pustaka yang dilakukan melalui dua cara. Yaitu pembelian danhadiah. Pembelian dilakukan melalui tiga cara yaitu pembelian mandiri,penunjukan langsung dan lelang. Kendala-kendala yang dihadapi saat melakukanpengadaan bahan pustaka diantaranya Proses pengadaan melampaui batas waktuyang telah ditentukan, Rekanan mengganti buku pesanan yang tidak ada tanpapemberitahuan kepada pihak perpustakaan terlebih dahulu, Terlambatnya responmahasiswa dan dosen tentang jadwal pengadaan buku. Upaya yang dilakukanuntuk mengatasi kendala tersebut adalah Seawal mungkin memasukkan daftarkoleksi pengadaan, Perpustakaan membuat perjanjian dengan rekanan danMenggunakan katalog penerbit

Saran yang dapat diberikan adalah Lebih selektif dalam menentukanrekanan sebagai pelaksana pengadaan bahan pustaka, Koordinator pengadaanbahan pustaka aktif menanyakan buku-buku apa saja yang dibutuhkan pengguna.

Kata kunci : pengadaan, bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka


commit to user

ix

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh.

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, atas berkat rahmat-Nya

yang dilimpahkan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir

dengan judul “PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA” dengan baik.

Penulisan tugas akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi sebagai persyaratan

untuk mencapai gelar vokasi ahli madya (A.Md) pada Program Studi D3

Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunana tugas akhir ini masih jauh

dari sempurna karena keterbatasan dan kemampuan penulis miliki. Penulisan

tugas akhir ini tidak akan berhasil dengan baik dan lancar tanpa adanya kerja sama

serta bantuan dari pihak-pihak lain. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan

terimakasih kepada:

1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Diploma III

perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Sutarno, S.Sos selaku dosen pembimbing yang dengan perhatian

memberi bimbingan dan pengarahan kepada penulis sehingga Tugas Akhir

ini dapat selesai.

4. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si selaku penguji I Tugas Akhir ini.

5. Bapak Erland Cahyo Saputro, M.Hum, selaku kepala UPT Perpustakaan

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta yang telah berkenan

mengijinkan penulis melaksanakan KULIAH KERJA PUSDOKINFO di

UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.


commit to user

x

6. Seluruh pegawai UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN)

Surakarta yang telah memberikan bimbingan kepada penulis selama

melaksanakan KULIAH KERJA PUSDOKINFO.

7. Seluruh staf dosen Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan bekal dengan berbagai

ilmu pengetahuan kepada penulis.

Dengan segala kerendahan hati, penulis menyadari bahwa tugas akhir ini

masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik dari semua pihak

sangat diharapkan untuk menyempurnakan karya tulis ini. Sehingga Tugas Akhir

ini dapat bermanfaat bagi kita semua serta menjadi jembatan untuk penelitian

selanjutnya. Amin

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Surakarta , 2012

Penulis


commit to user

xi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................... ii

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH ................ iii

PERSETUJUAN PUBLIKASI ................................................................... iv

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................... v

MOTTO ..................................................................................................... vi

HALAMAN PERSEMBAHAN .................................................................. vii

ABSTRAK................................................................................................... viii

KATA PENGANTAR................................................................................. ix

DAFTAR ISI ............................................................................................... xi

DAFTAR TABEL ..................................................................................... xiii

DAFTAR BAGAN ..................................................................................... xiv

DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. xv

BAB I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ........................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah ................................................................... 3

1.3 Tujuan ..................................................................................... 4

1.4 Metode Pengumpulan Data....................................................... 4

BAB II. LANDASAN TEORI

2.1 Perpustakaan ........................................................................... 7

2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi ................................................ 8

2.3 Pengadaan Bahan Pustaka ........................................................ 9

2.4 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka.......................................... 11

BAB III GAMBARAN UMUM INSTITUSI

3.1 Profil Perpustakaan .................................................................. 18

3.2 Sejarah dan Dinamika............................................................... 18


commit to user

xii

3.3 Visi, Misi, dan Tujuan .............................................................. 21

3.4 Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia ........................ 22

3.5 Tata Ruang Perpustakaan ......................................................... 24

3.6 Keanggotaan ........................................................................... 25

3.7 Koleksi .................................................................................... 27

3.8 Layanan ................................................................................... 30

3.9 Sanksi dan Denda ..................................................................... 37

3.10 Bebas Pustaka .......................................................................... 38

3.11 Pengembangan ......................................................................... 39

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta .................................... 40

4.2 Hambatan-Hambatan yang Ditemui dalam Pengadaan Bahan Pustaka

di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta

................................................................................................. 47

4.3 Usaha yang Dilakukan Pihak UPT Perpustakaan Institut Agama

Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan

dalam pengadaan bahan pustaka ............................................... 48

BAB V PENUTUP

5.1 Simpulan .................................................................................. 50

5.2 Saran ........................................................................................ 51

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xiii

DAFTAR TABEL

Tabei 3.1 Daftar staff UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012 ...... 24

Tabel 3.2 Perbandingan klasifikasi umum dengan klasifikasi islam.......... 28

Tabel 3.3 Daftar koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2011/

2012 ......................................................................................... 30


commit to user

xiv

DAFTAR BAGAN

Bagan 3.1 Srtuktur Organisasi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta Tahun

2012 ........................................................................................ 23

Bagan 3.2 Alur peminjaman buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta... 31

Bagan 3.3 Alur pengembalian UPT Perpustakaan IAIN Surakarta............. 32


commit to user

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Tugas

Lampiran 2 Form Penilaian Kuliah Kerja PUSDOKINFO

Lampiran 3 Surat Keterangan Magang

Lampiran 4 Jadwal Magang

Lampiran 5 Laporan Periodik

Lampiran 6 Form Usulan Buku pada OPAC Perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri Surakarta

Lampiran 7 Form Usulan Buku Pemustaka

Lampiran 8 Kerangka Acuan Kerja Pengadaaan Buku Perpustakaan Institut

Agama Islam Negeri Surakarta

Lampiran 9 Daftar Pengadaan Buku Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri

Surakarta Tahun 2012

Lampiran 10 Katalog Penerbit

Lampiran 11 Hasil Wawancara


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perpustakaan merupakan salah satu sarana yang tepat dalam

mendukung suatu pembelajaran. Pada Perguruan Tinggi peran perpustakaan

sangat besar guna mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu

pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Oleh karena itu

perpustakaan dituntut untuk dapat menyediakan informasi yang mengacu

pada kebutuhan pengguna. Tugas utama setiap perpustakaan adalah

membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pemakai. Membangun

koleksi perpustakaan dapat dilakukan melalui pengembangan koleksi,

pengembangan koleksi mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi

yang ada di perpustakaan.

Pengadaan bahan pustaka adalah bagian dari ruang lingkup

kegiatan yang terdapat dalam pengembangan koleksi. Pengadaan bahan

pustaka merupakan kerja pelayanan teknis yang dilakukan oleh

perpustakaan dalam menyediakan informasi kepada pengguna demi

tercapainya tujuan perpustakaan. Agar koleksi yang diberikan perpustakaan

relevan dengan minat dan kebutuhan pengguna maka dalam pengadaan

bahan pustaka dibutuhkan penanganan yang terencana dan terarah sehingga

memudahkan pemustaka menemukan informasi yang dibutuhkan.


commit to user

2

Pengadaan bahan pustaka hendaknya dilakukan oleh orang yang

telah ahli dibidang tersebut, mereka adalah orang yang dipandang memiliki

otoritas untuk pengadaan bahan pustaka agar kegiatan pengembangan

koleksi khususnya pada kegiatan pengadaan bahan pustaka tepat sasaran.

Pihak yang akan melakukan pengadaan bahan pustaka hendaknya

memperhatikan usulan atau kebutuhan pengguna, jenis lembaga induk yang

akan mengadakan pengadaan, besar anggaran yang dimiliki, prioritas

pemustaka, jenis bahan pustaka yang dibutuhkan dan sarana prasarana yang

mendukung. Kegiatan pengadaan bahan pustaka melalui pembelian tidak

sekedar membeli buku pada toko buku maupun penerbit, namun pengadaan

memiliki prosedur tertentu agar tujuan perpustakaan tercapai.

UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta

merupakan salah satu perpustakaan yang rutin melakukan pengadaan bahan

pustaka setiap tahunnya. Jumlah koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

sampai pada tahun 2012 ini sudah mencapai 16.362 judul dengan jumlah

eksemplar keseluruhan mencapai 44.156 (Arsip UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta, 2012). Setiap tahun koleksi perpustakaan IAIN Surakarta

mengalami penambahan untuk mengimbangi perkembangan informasi yang

semakin hari semakin berkembang. Dengan diadakannya pengadaan bahan

pustaka diharapkan perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi

pengguna.

Berdasarkan gambaran di atas penulis tertarik untuk memaparkan

prosedur pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama


commit to user

3

Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Hal ini diwujudkan penulis dengan

pembuatan karya ilmiah yang berupa Tugas Akhir (TA) dengan judul

“PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA”. Adapun

sumber-sumber mengenai data dan fakta dari isi TA ini didasarkan pada

masa Kuliah PUSDOKINFO yang dilakukan penulis selam dua bulan di

UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta, terhitung

sejak 13 Februari 2012 sampai 13 April 2012.

1.2 Rumusan Masalah

Setelah diuraikan dalam latar belakang masalah yang dikemukakan

di atas, maka rumusan masalah yang dapat penulis kemukakan adalah :

1.2.1 Bagaimana prosedur pengadaan bahan pustaka di UPT

Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta?

1.2.2 Apa saja hambatan-hambatan yang ditemui dalam pengadaan

bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri

(IAIN) Surakarta?

1.2.3 Apakah usaha yang telah dilakukan pihak UPT Perpustakaan

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk

menyelesaikan hambatan-hambatan dalam pengadaan bahan

pustaka?


commit to user

4

1.3 Tujuan

Tujuan dari pembahasan Pengadaan Bahan Pustaka Di UPT

Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta adalah :

1.3.1 Untuk mengetahui prosedur pengadaan bahan pustaka di UPT

Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.

1.3.2 Untuk mengetahui hambatan-hambatan saja yang ditemui dalam

pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama

Islam Negeri (IAIN) Surakarta.

1.3.3 Untuk mengetahui usaha yang dilakukan pihak UPT Perpustakaan

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk

menyelesaikan hambatan dalam pengadaan bahan pustaka.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Pelaksanaaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO di UPT Perpustakaan

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta, Jalan Pandawa Pucangan

Kartasura, Sukoharjo, Jawa Tengah dilaksanakan tanggal 13 Februari

sampai dengan 13 April. Pada jam kerja yaitu :

Senin s/d Kamis : 08.00 - 15.30 WIB

Jumat : 08.00 - 11.00 WIB

Dalam melakukan kegiatan pengumpulan data yang diperlukan

dalam penyusunan Tugas Akhir ini Penulis menggunakan berbagai macam

metode pengumpulan data yaitu:


commit to user

5

1.4.1 Interview atau Wawancara

Singarimbun (1989:192) menyatakan: “Wawancara yaitu

mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada

responden”.

Untuk memperoleh informasi tentang pengadaan bahan

pustaka di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta penulis telah

melakukan interview dengan pegawai UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta yang berhubungan dengan pengadaan koleksi yaitu

Bapak Erland Cahyo S, S.Sos dan Ibu Khoirul Maslahah, SIP.

1.4.2 Dokumentasi

Susanto (2006:136) menyatakan: “Dokumentasi adalah

teknik pengumpulan data yang diperoleh melalui dokumen-

dokumen”.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan

dokumen-dokumen yang relevan dengan kebutuhan penulis. Di

antaranya adalah data karyawan UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta.

1.4.3 Studi Pustaka

Mestika Zed (2004:89), menyatakan: “Studi pustaka adalah

penelitian yang dilakukan di perpustakaan dimana objek penelitian

biasanya digali lewat beragam informasi kepustakaan (buku,

ensiklopedi, jurnal, kamus dan juga koleksi karya ilmiah)”.


commit to user

6

Penulis menggali informasi melalui beberapa koleksi

perpustakaan. Antaralain Buku teks, Jurnal dan Arsip UPT

Perpustakaan IAIN Surakarta .


commit to user

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Perpustakaan

Perpustakaan adalah salah satu tempat yang menyediakan berbagai

macam informasi untuk seluruh lapisan masyarakat.

Menurut Sutarno NS (2003:7), “Perpustakaan adalah suatu ruangan,

bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung itu sendiri yang berisi buku-

buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa sehingga mudah

untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh

pembaca”. Kemudian, menurut Soejono Trimo (1992:1): “Perpustakaan

adalah salah satu alat yang vital dalam setiap program pendidikan,

pengajaran, dan penelitian (research) bagi setiap lembaga pendidikan dan

ilmu pengetahuan”.

Selanjutnya Sutarno NS (2003:58), mendefinisikan fungsi

perpustakaan sebagai berikut: “Fungsi atau fungsi-fungsi perpustakaan

adalah suatu tugas atau jabatan yang harus dilakukan di dalam

perpustakaan tersebut”.

Lebih lanjut fungsi-fungsi sebuah perpustakaan dirinci sebagai

berikut :

Pengadaan bahan pustaka, meliputi kegiatan :1. Menghimpun atau mengumpulkan2. Membeli3. Menerima sumbangan atau bantuan


commit to user

8

4. Tukar-menukar5. Menggandakan6. Menerbitkan7. Kerjasama koleksi (Sutarno NS, 2003:58)

2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi

Jika diterjemahkan secara sederhana definisi perpustakaan

Perguruan Tinggi adalah sebuah perpustakaan yang didirikan di sebuah

perguruan tinggi dengan sasaran utama pemakainya adalah masyarakat

yang berada dalam perguruan tinggi tersebut. Namun beberapa para ahli

menjelasakan definisi perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut,

Pengertian perpustakaan perguruan tinggi menurut Noerhayati

(1987:1), disebutkan bahwa:

Pada hakikatnya Perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unitkerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya,yang bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peranan yangberbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutandalam melaksanakan tri dharmanya.

Sedangkan pengertian perpustakaan perguruan tinggi menurut

Sulistyo Basuki (1993:51), “Perpustakaan perguruan tinggi yaitu

perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya,

maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan

utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.


commit to user

9

2.3 Pengadaan Bahan Pustaka

2.3.1 Definisi Pengadaan Bahan Pustaka

Dalam memenuhi kebutuhan pengguna dalam penyediaan

informasi, perpustakaan dituntut untuk selalu menambah ragam

koleksinya. Penambahan koleksi pada perpustakaan dapat

dilakukan dengan cara pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan

pustaka sering juga disebut sebagai acquisition yaitu suatu kegiatan

menambah koleksi suatu perpustakaan melalui berbagai macam

cara berdasarkan pada suatu prosedur. Pengertian pengadaan bahan

pustaka menurut Yuyu Yulia ( 2009:5.2), disebutkan bahwa :

Pengadaan adalah terjemahan dari acquisition, yaitukegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalammelakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untukmendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan caramembeli, tukar menukar dan hadiah termasuk dalammenyelesaikan administrasinya.

Sedangkan pengertian pengadaan bahan pustaka secara

singkat dipaparkan oleh Sutarno NS (2006:174), yaitu:

“ Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses

awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber

informasi.”

Selanjutnya pengertian pengadaan Menurut soeatminah

(1992:71) disebutkan bahwa: “Pengadaan koleksi adalah proses

menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu

perpustakaan”.


commit to user

10

2.3.2 Jenis Bahan Pustaka

Seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi

bahan pustaka yang terdapat pada perpustakaan saat ini semakin

beragam bentuknya, tidak hanya didominasi oleh koleksi berbentuk

buku. Kini hasil karya pemikiran manusia dituangkan dalam

berbagai jenis media, Baik yang tercetak maupun non cetak.

Menurut Yuyu Yulia (2006:1.3), jenis-jenis bahan pustaka

antara lain:

1. Karya CetakKarya cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkandalam bentuk cetak, seperti buku, terbitan berseri

2. Karya NoncetakKarya non cetak adalah hasil pikiran manusia yangdituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku ataumajalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekamansuara, rekaman vidio, rekaman gambar, dan sebagainya.

3. Bentuk MikroBentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untukmenunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakanmedia film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasamelainkan harus memakai alat yang dinamakanmicroreader.

4. Karya Dalam Bentuk ElektronikDengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapatdituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetisdan cakram atau disk.

2.3.3 Tujuan dan Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka

Pada intinya kegiatan pengadaan bahan pustaka bertujuan

untuk menambah koleksi perpustakaan guna menambah sumber

informasi yang dibutuhkan pemustaka . Menurut Yuyu Yulia

(2006:1.21), “Tujuan dari pengadaan bahan pustaka adalah untuk


commit to user

11

mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang

sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan

tuntutan pemakai masa kini dan masa mendatang”

Sedangkan fungsi dari kegiatan pengadaan bahan pustaka

adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan

dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Fungsi pengadaan bahan

pustaka menurut Noerhayati (1987:144), disebutkan bahwa:

Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menerima danmencari buku-buku pesanan dari fakultas, meneliti tentangmacam atau jenis bahan pustaka cetak maupun non cetakanmengusahakan kelengkapannya, mengadakan pengamatanlangsung tentang buku-buku baru misalnya langsungmenanyakan ke penerbit atau toko buku.

2.4 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka

2.4.1 Seleksi bahan pustaka

Sebelum melakukan proses pengadaan bahan pustaka

terlebih dahulu dilakukan seleksi bahan pustaka karena prinsip

penyeleksian bahan pustaka sangat penting dalam menunjang

kemajuan suatu perpustakaan agar koleksi yang diadakan dapat

memenuhi kebutuhan pengguna. Menurut Soetminah (1992:76),

bahan pustaka yang dipilih harus sesuai dengan:

1. Minat dan kebutuhan pemakai2. Tujuan, fungsi dan ruang lingkungan layanan perpustakaan.3. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti

positif.4. Bahan pustaka memenuhi kwalitas persyaratan.


commit to user

12

Untuk melakukan seleksi bahan pustaka diperlukan orang

yang memiliki pengetahuan luas. Pihak yang berwenang

melakukan seleksi pada perpustakaan perguruan tinggi menurut

Yuyu Yulia (2009:4.6) disebutkan bahwa:

Pada perpustakaan perguruan tinggi , pihak yang berwenangmelakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinanfakultas dan dosen atau mungkin juga sebuah komisipenasihat/ pengawas perpustakaan yang dibentuk khususdengan salah satu tugasnya adalah memilih atau menyarankanbahan pustaka yang akan dijadikan koleksi. Komisi itu bisasaja terdiri dari pustakawan, dosen, pimpinan fakultas, danlain-lain. Mahasiswa boleh saja menyarankan, tetapi harusdipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhanperkuliahan.

Dalam melakukan seleksi bahan pustaka diperlukan alat

bantu seleksi untuk mempermudah pemilihan bahan pustaka.

Menurut Syarikin Pangribuan (2009:8), jenis alat bantu seleksi

yang masing-masing mempunyai fungsi sebagai berikut:

1. Alat bantu seleksiYaitu alat yang dapat membantu pustakawan untukmemutuskan apakah bahan pustaka yang dipilih atau tidak,karena informasi yang diberikan tidak terbatas pada databibliografi saja, dan keterangan lain yang diperlukan untukmengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalambentuk anotasi singkat, tinjauan (review) dengan panjangyang bervariasi.Contoh alat bantu seleksi yaitu:a. Majalah tinjauan bukub. Resensi buku di surat kabarc. Katalog penerbit secara online pada web

2. Alat identifikasi dan verifikasiYaitu alat bantu seleksi yang hanya menyantumkan databibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untukmengetahui judul yang telah terbit atau yang akanditerbitkan dalam bidang subjek tertentu. Alat bantu inidipakai untuk mengetahui verifikasi, judul, edisi, nama


commit to user

13

pengarang, harga dan lain-lain. Tepat dengan yangdiinformasikan oleh pihak lain.Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah:a. Katalog penerbitb. Katalog indukc. Bibliografid. Accession list, dan lain-lain.

2.4.2 Sistem pengadaan bahan pustaka

Untuk menambah koleksi suatu perpustakaan dapat

dilakukan berbagai macam cara dengan prosedur tertentu sehingga

dapat diperoleh bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan

pengguna.

Menurut Sulistyo Basuki (1993:222), perpustakaan

membeli atau memperoleh buku dengan cara sebagai berikut:

1. Pembelian

2. Pertukaran

3. Hadiah

4. Keanggotaan organisasi

Berikut adalah penjabaran dari masing-masing pernyataan

Sulistyo Basuki di atas

2.4.2.1 Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian

Menambah koleksi bahan pustaka melalui pembelian

merupakan cara yang sering dilakukan oleh perpustakaan,

karena pembelian merupakan salah satu cara pengdaan

bahan pustaka yang sangat mudah dan efektif.


commit to user

14

Menurut Yuyu Yulia (2009:5.7) pengadaan buku

melalui pembelian dapat dilakukan dengan cara-cara

sebagai berikut:

1. Pembelian secara langsung ke penerbit2. Toko buku3. Agen yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor

baik di dalam negeri maupun di luar negeri.

Pembelian buku melalui penerbit dapat dilakukan

melalui penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri.

Penerbit dalam negeri melayani pembelian yang berasal dari

perpustakaan. namun penerbit asing hanya melayani

pembelian yang bersal dari toko buku ataupun penjaja

(vendor) sehingga perpustakaan indonesia jika ingin

memiliki koleksi dari luar negeri harus membeli melalui

toko buku.

Pembelian melalui toko buku biasanya dilakukan

perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan sewaktu-waktu

dengan eksemplar yang tidak banyak. Selain itu cara

pembeliannya juga semakin dipermudah dengan tersedianya

toko buku online.

Selain melalui penerbit dan toko buku biasanya

perpustakaan juga dapat melakukan pembelian melalui agen

yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor. Mereka

memperoleh buku-buku dari penerbit, baik penerbit dari


commit to user

15

dalam maupun luar negeri dengan mendapatkan potongan

harga lalu menyimpan buku-buku tersebut untuk kemudian

dijual kepada toko buku dan perpustakaan.

2.4.2.2 Pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran

Selain dengan cara membeli, cara lain yang dapat

digunakan perpustakaan untuk menambah koleksinya

adalah dengan cara tukar menukar. Sebelum melakukan

kegiatan tukar menukar, kedua belah pihak perpustakaan

terlebih dahulu membuat perjanjian yang berisi tentang

bahan pertukarannya. Buku yang akan ditawarkan dan

ditukarkan dengan perpustakaan lain adalah buku-buku

yang memiliki duplikat atau buku yang tidak lagi

diperlukan perpustakaan. Lalu perpustakaan mengirimkan

penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang

diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku

yang ditawarkan.

Tujuan dilakukannya pertukaran antar perpustakaan

menurut Yuyu Yulia ( 2009:2.25), adalah sebagai berikut:

1. Memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapatdibeli di toko buku, sebagai contoh terbitanpemerintah dan atau grey literatur

2. Mengeluarkan buku-buku hadiah yang tidak sesuaiatau yang duplikat.

3. Mengembangkan kerja sama antar perpustakaan baiktingkat nasional maupun internasional.


commit to user

16

2.4.2.3 Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah

Pengadaan buku melalui hadiah sangat penting

dilakukan untuk membangun koleksi perpustakaan. Buku

sumbangan atau hadiah memberikan keuntungan besar bagi

perpustakaan. Dengan menerima buku-buku sumbangan,

perpustakaan dapat memenuhi koleksi perpustakaan tanpa

mengeluarkan anggaran dana untuk melakukan pembelian

bahan pustaka. namun sebelum menerima buku sumbangan

hendaknya perpustakaan memeriksa apakah buku tersebut

sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, jangan sampai buku

yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna

karena buku yang tidak sesuai hanya akan ditumpuk

digudang yang mengakibatkan pemborosan tempat.

Menurut Yuyu Yulia ( 2009:5.29), cara untuk

mendapatkan hadiah ada dua cara, yaitu:

1. Hadiah atas permintaana. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta

sumbangannya (lembaga ilmiah, lembagapemerintah, perorangan dan sebagainya).

b. Menyusun daftar buku yang akan diajukankepada pihak lain.

c. Mengirimkan surat permohonan disertai daftarbuku yang dibutuhkan.

d. Menerima buku-buku sumbangan apabiladiterima permohonannya.

e. Memeriksa buku yang datang danmencocokannya dengan daftar pengantar.

f. Mengirimkan ucapan terimakasih.g. Mengolah buku sumbangan sesuai dengan

prosedur.


commit to user

17

2. Hadiah tidak atas permintaana. Buku yang diterima dicocokkan dengan surat

pengantar.b. Mengirimkan surat ucapan terimakasih.c. Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu

apakah subjeknya sesuai dengan kebijakanpengembangan koleksi yang ada. Bila sesuaidapat segera diproses.

d. Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai bukuuntuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembalipada pihak lain.

2.4.2.4 Pengadaan bahan pustaka melalui keanggotaan

organisasi

Jika suatu perpustakaan ataupun badan induk

perpustakaan menjadi salah satu anggota suatu organisasi

biasanya anggotanya akan memperoleh terbitan organisasi

tersebut secara cuma-cuma. Jika mereka harus membeli

mereka bisa memperoleh bahan pustaka tersebut dengan

harga yang murah.


commit to user

18

BAB III

GAMBARAN UMUM INSTITUSI

3.1 Profil Perpustakaan

- Nama Instansi : UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri

Surakarta

- Alamat : Jalan Pandawa, Pucangan, Kartasura,

Sukoharjo, Jawa Tengah

- Telepon : (0271) 781516

- Fax : (0271) 782774

- E-mail : [email protected]

- Website : http://garden.iain-surakarta.ac.id

- Jenis Industri/ Jasa : perpustakaan

- Nama Pimpinan : Erland Cahyo Saputro, S.Sos., M.Hum

- Jumlah Staff : sembilan (9) staff

3.2 Sejarah dan Dinamika

Sejarah UPT Perpustakaan STAIN Surakarta tidak terlepas dari

sejarah lahirnya STAIN Surakarta. Awal mula berdirinya STAIN Surakarta

adalah dibukanya IAIN Walisongo kelas jauh yang berada di Surakarta.

Fakultas kelas jauh yang dibuka di Surakarta merupakan relokasi dari

fakultas Syariah di Pekalongan dan fakultas Ushuluddin di Kudus.

mailto:[email protected]

http://garden.iain-surakarta.ac.id


commit to user

19

Pada tahun 1992 IAIN Walisongo di Surakarta diresmikan oleh

menteri Agama Dr. Munawir Sadzali, MA., dengan nama IAIN Walisongo

di Surakarta yang memiliki dua fakultas yaitu fakultas Syariah dan

Ushuluddin dengan rektor Drs. H. Ahmad Lujito (rektor IAIN Semarang

pada saat itu). Keberadaan 2 fakultas tersebut, kemudian memiliki dan

membuka perpustakaan fakultas yakni perpustakaan fakultas Syariah dan

perpustakaan fakultas Ushuluddin. Sejak itulah perpustakaan fakultas

Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin berdiri yang akan menjadi

cikal bakal berdirinya Perpustakaan STAIN Surakarta.

Koleksi yang ada pada saat itu berasal dari koleksi Perpustakaan

IAIN Walisongo Semarang dengan stempel Perpustakaan IAIN Walisongo

Semarang. Untuk selanjutnya, pengadaan koleksi baru yang dibeli melalui

fakultas masing-masing, diberi tanda stempel perpustakaan fakultas Syariah

dan stempel perpustakaan fakultas Ushuluddin IAIN Walisongo Surakarta,

begitu seterusnya berjalan sampai pada tahun 1997.

Di tahun 1997 ini, terjadi perubahan besar untuk seluruh wilayah di

Indonesia, bahwa fakultas-fakultas yang berada di daerah berubah menjadi

STAIN, berdiri sendiri lepas dari induknya. Demikian juga fakultas Syariah

dan fakultas Ushuuddin yang berada di Surakarta melepaskan diri dari

induknya (IAIN Walisongo Semarang) dan berdiri sendiri dengan nama

STAIN Surakarta berdasarkan Kepres No. 11 tahun 1997. Sejak

itulah perpustakaan fakultas Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin

digabung dengan nama UPT Perpustakaan STAIN Surakarta.


commit to user

20

Pada awal berdirinya masih menggunakan sistem manual, sejalan

dengan berkembangnya jaman maka Perpustakaan STAIN Surakarta dalam

pengelolaannya mengarah pada sistem komputerisasi. Automasi

Perpustakaan dimulai dengan dengan menggunakan program CDS-ISIS,

selanjutnya pada tahun 2000 dikembangkan dengan program WINISIS.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin

pesat, tuntutan kebutuhan informasi dari pemustaka (pemakai perpustakaan)

dan tanggung jawab atas fungsi dan peran perpustakaan yang menjadi

bagian infrastruktur yang sangat vital di STAIN Surakarta, maka pada

tahun 2004/2005 perpustakaan menerapkan Sistem Informasi

Perpustakaan Berbasis Web (SIPRUS) dengan harapan dapat menyajikan

data yang cepat, akurat dan tepat. Sistem SIPRUS ini mempunyai

fleksibilitas dan integrasi data yang tinggi, fleksibel karena aplikasi ini dapat

dijalankan dalam dua plafform yaitu linux dan windows. Disamping itu

SIPRUS telah dipersiapkan untuk diakses pada jaringan public (internet).

Pengembangan perpustakaan yang terbaru adalah program perpustakaan

digital yaitu Library Garden (2009). Sehingga sistem yang digunakan untuk

sekarang ( 2009/2010) adalah perpaduan SIPRUS dan Library Garden.

Berdasarkan Peraturan Presiden RI Nomor 1/2011 tanggal 3

Januari 2011 tentang Perubahan status dari Sekolah Tinggi Agama Islam

Negeri (STAIN) Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN)

Surakarta dan peresmian perubahan status dari Sekolah Tinggi Agama Islam

Negeri (STAIN) Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN)


commit to user

21

Surakarta dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 28 Juli 2011 di Graha IAIN

Surakarta oleh Menteri Agama RI Drs. Suryadharma Ali, M.Si. Maka nama

perpustakaan berubah menjadi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.

3.3 Visi, Misi, dan Tujuan

3.3.1 Visi

Mewujudkan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sebagai

Pusat Sumber Informasi Ilmu Pengetahuan dan Budaya Islam.

3.3.2 Misi

2.3.2.1 Menunjang pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi,

meliputi bidang Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian dan

Pengabdian pada masyarakat serta menunjang kegiatan

belajar mengajar di lingkungan IAIN Surakarta.

2.3.2.2 Memberikan layanan informasi kepada pemustaka dengan

menerapkan sistem informasi perpustakaan yang berbasis

komputer dan mengikuti perkembangan teknologi

informasi.

3.3.3 Tujuan

Mendukung, memperlancar, serta mempertinggi kualitas

pelaksanaan proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian

pada masyarakat dengan cara menghimpun, mengolah dan

menyebarkan informasi kepada seluruh sivitas akademika IAIN

Surakarta.


commit to user

22

3.4 Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusiaa

2.3.3 3.4.1 Struktur organisasi

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta berada di bawah dan

tanggung jawab langsung kepada Rektor IAIN Surakarta, serta

pembinanya dilakukan oleh Pembantu Rektor I Bidang Akademik.


commit to user

23

BAGAN 3.1

Srtuktur Organisasi UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta Tahun 2012

Sumber: PMA RI Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Ortaker IAIN Surakarta.

KepalaPerpustakaan

BidangAdministrasi

BidangPemeliharaan danPerbaikan Buku

Bidang Pengadaandan

PengembanganKoleksi

Bidang TeknologiInformasi

BidangPengolahan

Bahan Pustaka

Bidang LayananKoleksi

Referensi danTandon

Bidang LayananSirkulasi

Pembantu Rektor IBidang Akademik

Rektor IAINSurakarta


commit to user

24

3.4.2 Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

saat ini memiliki sembilan (9) orang.

TABEL 3.1

Daftar staff UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012

No. Nama Jabatan Pendidikan

1. Erland Cahyo Saputro,S.Sos, M.Hum

Kepala PerpustakaanPustakawan Muda

S2 IlmuPerpustakaan

2. Syihabumilla, S.Ag.,S.S.,M.Hum

Pustakawan Muda S2 IlmuPerpustakaan

3. Khoirul Maslahah, SIP Pustakawan Pertama S1 IlmuPerpustakaan

4. Triningsih, SIP Pustakawan Pertama S1 IlmuPerpustakaan

5. Nushorul Hasanah R.A,Md.,S.Pd.

PustakawanPelaksana Lanjutan

D3 IlmuPerpustakaan

6. Sri Harjono PNS (Adm) SMA7. Waluyo, Lc.MA PNS (Dosen) S2 Ekonomi Islam8. Dewi Nuria Khodijah, A.Md PNS (Adm) D3 Ilmu

Perpustakaan9. M. Zaki Mubarok, A.Md HR D3 Ilmu

Perpustakaan

Sumber : Arsip UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012

3.5 Tata Ruang Perpustakaan

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menempati bangunan berlantai

dua, dengan luas 750 m2 dengan pembagian ruang sebagai berikut :

Lantai 1 : ruang sirkulasi (peminjaman dan pengembalia buku), ruang

baca, ruang koleksi, ruang tempat katalog online, loker, toilet,


commit to user

25

ruang cybernet, ruang Javanesse corner dan ruang kepala

perpustakaan

Lantai 2 : ruang referensi, ruang pengolahan, ruang tandon, dan mushola.

3.6 Keanggotaan

Anggota UPT Perpustakaan IAIN Surakarta adalah sivitas

akademika IAIN Surakarta yang telah memenuhi persyaratan keanggotaan.

3.6.1 Mahasiswa

1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota.

2. Menyerahkan pas foto terakhir ukuran 2x3 sebanyak tiga

lembar.

3. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 25.000,00.

4. Mengikuti Program Pendidikan Pemakai UPT Perpustakaan

IAIN Surakarta bagi mahasiswa baru.

5. Masa berlaku keanggotaan selama satu tahun dan sesudahnya

dapat dilakukan herregristrasi.

3.6.2 Dosen dan Karyawan tetap IAIN Surakarta

1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota.

2. Menyerahkan pas foto terakhir ukuran 2x3 sebanyak tiga

lembar.

3. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 25.000,00.

4. Mengikuti Program Pendidikan Pemakai UPT Perpustakaan

IAIN Surakarta bagi mahasiswa baru.


commit to user

26

5. Masa berlaku keanggotaan selama satu tahun dan sesudahnya

dapat dilakukan herregristrasi.

3.6.3 Pemustaka Luar Sivitas Akademika IAIN Surakarta

Pemustaka dari luar sivitas akademika IAIN Surakarta dapat

memanfaatkan koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta dengan

ketentuan:

1. Mengisi daftar buku tamu.

2. Melakukan transaksi administrasi sebagai persyaratan masuk

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, kontrak administrasi

berupa:

a. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 2.000,00 dan

mendapatkan kartu tanda masuk yang berlaku pada

saat hari kunjungan.

b. Atau membayar biaya administrasi sebesar Rp

20.000,00 dan mendapatkan kartu baca yang berlaku

tiga bulan sejak kontrak administrasi dilakukan.

c. Pemanfaatan koleksi berupa layanan baca di tempat

atau fotokopi.


commit to user

27

3.7 Koleksi

Ada dua macam koleksi yang dimiliki UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta, yaitu:

3.7.1 Koleksi tercetak

Koleksi ini berupa buku yang terdapat di rak-rak yang

penyusunannya dengan sisitem pengelompokan tertentu.

3.7.2 Koleksi digital

Koleksi digital ini adalah koleksi peneliian mahasiswa

(skripsi dan tesis) juga karya ilmiah dosen yang dapat dipublis

lewat internet dan dapat didownload dengan syarat tertentu.

Sedangkan untuk pengelompokan ada dua cara yaitu,

berdasarkan klasifikasi dan berdasarkan penggunaan.

3.7.3 Klasifikasi

Berdasarkan klasifikasinya, koleksi UPT Perpustakaan

IAIN Surakarta dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Koleksi umum yang menggunakan klasifikasi DDC (Dewey

Decimal Classification).

2. Klasifikasi Islam yang menggunakan sistem DDC versi Islam.


commit to user

28

TABEL 3.2

Perbandingan klasifikasi umum dengan klasifikasi islam

Klasifikasi Umum Klasifikasi Islam000 KARYA UMUM100 FILSAFAT200 AGAMA300 ILMU-ILMU SOSIAL400 BAHASA500 ILMU-ILMU MURNI600 ILMU TERAPAN700 KESENIAN DAN OLAHRAGA800 KESUSASTRAAN900 SEJARAH DAN GEOGRAFI

2X0 ISLAM (UMUM)2X1 AL QUR’AN2X2 HADITS2X3 ILMU KALAM2X4 FIQIH2X5 AKHLAK DAN TASAWUF2X6 SOSIAL DAN BUDAYA ISLAM2X7 FILSAFAT ISLAM2X8 ALIRAN DAN SEKTE2X9 TARIKH DAN BIOGRAFI

Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012

3.7.4 Penggunaan

Berdasarkan penggunaanya, koleksi UPT Perpustakaan

IAIN Surakarta dibedakan menjadi enam, yaitu:

3.7.4.1 Koleksi Sirkulasi

Koleksi sirkulasi adalah adalah koleksi yang dapat

dipinjam oleh anggota dengan menggunakan Kartu Anggota

Perpustakaan dalam jangka waktu tujuh hari, kcuali untuk

koleksi berbahasa Iinggris. Koleksi berbahasa Inggris bisa

dibaca ditempat atau difotokopi. Kode koleksi ini adalah

“SR” (untuk buku yang berbahasa Indonesia dan Inggris)

dan “AS” (untuk buku yang berbahasa Arab).

3.7.4.2 Koleksi Referensi

Koleksi referensi adalah koleksi-koleksi yang hanya

dapat dibaca ditempat atau difotokopi. Jenis koleksi ini

seperti kamus, ensiklopedi, direktori, atlas, dan lain-lain.


commit to user

29

Kode koleksi ini adalah “RF” (untuk buku yang berbahasa

Indonesia dan Inggris) dan “R” (untuk buku yang berbahasa

Arab).

3.7.4.3 Koleksi Serial

Koleksi serial adalah koleksi-koleksi berseri/ berkala

yang dilanggan seperti surat kabar, majalah, jurnal, makalah

dan hasil penelitian. Koleksi ini hanya dapat dibaca

ditempat atau difotokopi.

3.7.4.4 Koleksi Tandon

Koleksi tandon adalah semua koleksi copy 1 (C.1)

yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.

Koleksi ini juga dilayankan untuk difotokopikan petugas.

3.7.4.5 Koleksi Skripsi

Koleksi skripsi merupakan koleksi yang merupakan

hasil karya mahasiswa yang berupa hasil penelitian yang

telah dilakukan guna memperoleh gelar sarjana. Kode

koleksi ini adalah “SK”.

3.7.4.6 Makalah dan Laporan Penelitian

Makalah adalah koleksi yang berupa hasil karya dari

dosen. Sedangkan laporan penelitian adalah hasil penelitian

dosen yang didokumentasikan di perpustakaan.


commit to user

30

TABEL 3.3

Daftar koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2011/2012

No. Jenis Koleksi Judul Eksemplar1. Buku Teks dan Kitab 10.022 36.2122. Buku Referensi 292 1.5233. Skripsi dan Tesis 3.810 3.8104. Jurnal 173 5165. Majalah 4 486. Laporan Penelitian Dosen 571 5717. Surat Kabar 3 -8. E-Books/ CD Room 77 779 Koleksi Digital 1.411 1.411Jumlah 16.362 44.156

Sumber : Arsip UPT perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012

3.8 Layanan

Layanan yang dibeikan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

terhadap pemustakanya di antaranya:

3.8.1 Layanan bahan pustaka

Layanan bahan pustaka adalah layanan yang diberikan

kepada pemustaka dalam bentuk penelusuran, peminjaman, dan

pengembalian koleksi. Dalam layanan bahan pustaka ini UPT

Perpustakaan IAIN Surakarta menggunakan sistem terbuka (open

acces), yaitu pemustaka dapat memilih, membaca, dan mengambil

buku yang dikehendaki.


commit to user

31

3.8.1.1 Peminjaman

Pemustaka yang telah menjadi anggota dapat meminjam

bahan pustaka dengan ketentuan yang sudah ditetapkan.

BAGAN 3.2

Alur peminjaman buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta


Periksakatalog

perpustakaan

Periksabuku/

browsing

Input kedalamsiprus

Ambilslip

pinjam

Hubungipetugas

Koleksitandon

Cap tanggalkembali

Serahkankartu anggotaperpustakaan

Bawa kemeja

sirkulasi

Hanyauntuk di

copy

selesai

selesai

selesai

Jumlah 1Ada?

Ada?

mulai


commit to user

32

3.8.1.2 Pengembalian

Bahan pustaka yang dipinjam oleh pemustaka

setelah batas waktu tertentu wajib dikembalikan sesuai

aturan yang telah ditetapkan.

BAGAN 3.3

Alur pengembalian UPT Perpustakaan IAIN Surakarta


mulai

Bukudikembalikan

Kembalikankartu

anggota

sanksi

Perpanjangandalam siprus

Cap tanggalkembali yang

baru

Terlambat?

Perpanjangan?

selesai

selesaiii


commit to user

33

3.8.1.3 Pemesanan bahan pustaka

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menyediakan

layanan pemesanan bahan pustaka yang dapt dilakukan

dengan cara:

1. Pemesanan apabila pemustaka datang langsung ke

perpustakaan

a. Pemustaka mengisi slip pemesanan buku yang

dikehendaki.

b. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 1.000,00/

pesanan.

c. Pesanan buku dicarikan petugas dan jika sudah

tersedia, langsung konfirmasi ke nomor pemesan

buku dan buku bisa langsung dipinjam.

2. Pemesanan bahan pustaka lewat SMS

a. Pemustaka memesan buku lewat SMS dengan

format pengetikan yang telah ditentukan dan

dikirim ke nomor 085740929805.

Format pengetikan:

Pesanan_judul buku_pengarang_nama pemesan _

NIM _ tanggal akan meminjam

b. Petugas sirkulasi mencarikan buku yang telah

dipesan. Jika sudah tersedia, langsung konfirmasi

ke pemesannya.


commit to user

34

c. Pemustaka datang langsung ke UPT Perpustakaan

IAIN Surakarta.

d. Pemustaka membayar administrasi Rp 1.000,00/

pesanan dan buku bisa langsung dipinjam.

Sistem peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan

menggunakan Kartu Tanda Anggota UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta. Dalam memperlancar layanan kepada pemustaka UPT

Perpustakaan IAIN Surakarta menggunakan software khusus, yaitu

SIPRUS yang terkoneksi dengan jaringan internet.

3.8.1.4Jam buka layanan

Berdasarkan pada Keputusan Rektor IAIN Surakarta

Nomor 310/2011 Tentang Perubahan Penetapan Waktu

(Jam Kerja) dalam 5 (lima) Hari Kerja di Lingkungan IAIN

Surakarta maka, jam buka layanan perpustakaan mulai 1

Desember 2011 adalah sebagai berikut :

Senin – Kamis : 08.00 - 15.30 WIB

Jum'at : 08.00 - 11.00 WIB

3.8.1.5Jangka waktu dan jumlah peminjaman

1. Koleksi Sirkulasi

a. Koleksi yang dapat dipinjam adalah semua kode

yang berkode “SR” dan ”AS”


commit to user

35

b. Jumlah koleksi yang dipinjam

- 2 judul, 2 eksemplar bagi mahasiswa non

skripsi

- 5 judul, 5 eksemplar bagi mahasiswa skripsi

- 10 judul, 10 eksemplar bagi mahasiswa

munaqasyah

- 5 judul, 5 eksemplar bagi mahasiswa seminar

- 5 judul, 5 eksemplar bagi dosen dan karyawan

c. Masa peminjaman

- 7 hari dari tanggal peminjaman dan dapat

diperpanjang 1 kali bagi mahasiswa

- 4 minggu dari tanggal peminjaman dan tidak

dapat diperpanjang bagi dosen dan karyawan

tetap

- 1 hari bagi mahasiswa munaqayah dan seminar

2. Koleksi Referensi

a. Pemustaka diwajibkan mengisi daftar hadir yang

telah disediakan.

b. Menyerahkan kartu identitas berupa KTM atau

Kartu Anggota yang masih berlaku bagi mahasiswa

IAIN Surakarta dan KTP/SIM serta tanda transaksi

administrasi bagi pemustaka dari luar IAIN

Surakarta.


commit to user

36

c. Koleksi referensi hanya bisa dibaca ditempat atau

difotokopi.

d. Skripsi boleh difotokopi mulai halaman judul

sampai Bab I.

e. Layanan fotokopi akan dilakukan oleh petugas

dengan cara:

- Pemustaka mengambil sendiri koleksi yang

akan difotokopi kemudian mengisi slip yang

disediakan.

- Hasil fotokopi dapat diambil satu hari dari

waktu penyerahan.

- Layanan fotokopi dikenakan biaya Rp 300,00/

lembar untuk kleksi referensi dan Rp 500,00/

lembar untuk koleksi skripsi.

3. Koleksi Tandon

Koleksi tandon dapat dapat dimanfaatkan dengan

ketentuan:

a. Apabila jumlah koleksi sirkulasi hanya satu

eksemplar.

b. Koleksi tandon hanya dapat difotokopi dengan

bikenakan biaya Rp 300,00/ lembar.

c. Pemanfaatan koleksi tandon harus dengan izin

petugas.


commit to user

37

3.8.2 Layanan cybernet

Layanan cybernet adalah layanan pemakaian internet yang

dipergunakan bebas kepada pemustaka yang telah menjadi anggota

perpustakaan. Jam layanan buka cybernet yaitu hari Senin sampai

Kamis pukul 08.00 – 13.00 dengan biaya pemakaian Rp 1.000,00/

jam.

3.8.3 Layanan peminjaman loker

Layanan peminjaman loker adalah layanan peminjaman

tempat penyimpanan barang yang dimiliki pemustaka karena

barang-barang tersebut tidak diperbolehkan dibawa masuk ke

dalam perpustakaan. Untuk mendapatkan kunci loker, pemustaka

wajib menyerahkan kartu identitas yang masih berlaku dengan

masa pinjam hanya satu hari. Terlambat mengembalikan akan

dikenakan sanksi Rp 2.000,00/ hari.

3.9 Sanksi dan Denda

3.9.1 Anggota akan dikenakan sanksi atau denda:

1. Denda keterlambatan pengembalian koleksi perhari/

eksemplar Rp 300,00.

2. Denda keterlambatan pengembalian koleksi sirkulasi yang

difotokopi perhari/ eksemplar Rp 500,00.

3.9.2 Anggota yang menghilangkan buku harus mengganti dengan buku

yang sama, atau mengganti dengan uang sebesar 3x harga buku


commit to user

38

tersebut dan ditambah membayar peroses buku sebesar Rp

5.000,00.

3.9.3 Anggota perpustakaan yang kartu anggotanya hilang, harap segera

melapor kepetugas dan dapat membuat kartu anggota baru dengan

biaya administrasi sebesar biaya herregristrasi anggota.

3.9.4 Anggota yang merusak, mencuri, atau membawa keluar koleksi

tanpa melalui prosedur kayanan yang benar, akan dicabut haknya

sebagai anggota selama 2 semester dan dikenakan sanksi akademis.

3.9.5 Anggota yang menggunakan kartu anggota orang lain, tidak berhak

mendapat layanan dari petugas dan kartu ditahan.

3.9.6 Mengubah/ merusak koleksi, fasilitas, dan program komputer

dikenakan sanksi ganti rugi sesuai dengan tingkat kerusakan.

3.10 Bebas Pustaka

Mahasiswa yang telah lulus dan hendak mendaftar mengikuti

Wisuda Sarjana wajib memiliki Surat Keterangan Bebas Pustaka dari UPT

Perpustakaan IAIN Surakarta dengan persyaratan:

1. Tidak memiliki pinjaman buku dan tanggungan lainnya.

2. Menyerahkan kartu anggota

3. Menyerahkan skripsi disertai compact disc (CD).

4. Membayar biaya pengembangan perpustakaan.


commit to user

39

3.11 Pengembangan

Kedepannya, UPT Perpustakaan IAIN Surakarta akan

dikembangkan menjadi perpustakaan research. Perpustakaan research

merupakan basis untuk memdukung perkembangan ilmu pengetahuan para

dosen atau mahasiswa dengan cara menyediakan segala bentuk referensi

yang dibutuhkan untuk kepentingan research.


commit to user

40

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

4.1 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.

Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta dilakukan melalui dua cara yaitu

pembelian dan hadiah. Untuk pengadaan melalui tukar-menukar belum

dilakukan karena memang belum ada kebijakan yang mengarah ke sana.

Pengadaan secara pembelian dan hadiah saat ini dinilai telah memenuhi

kebutuhan informasi pengguna. Menurut Kepala UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta, Erland Cahyo Saputro, S.Sos berikut adalah cara pengadaan

bahan pustaka yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.

4.1.1 Pembelian

Tahapan pembelian dapat dibagi ke dalam tiga (3) tahapan,

yaitu tahapan pra-pengadaan bahan pustaka, tahapan pengadaan

bahan pustaka, dan tahapan pasca-pengadaan bahan pustaka.

1. Tahapan Pra-pengadaan Bahan Pustaka.

Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi,

perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta

melaksanakan pengadaan bahan pustaka dengan beberapa

prosedur. Tahap pertama sebelum dilakukan pengadaan bahan

pustaka, terlebih dahulu perpustakaan membuat list daftar buku


commit to user

41

yang akan di beli, dana pengadaan bahan pustaka diperoleh

setiap tahun dari DIPA ( Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran)

dengan jumlah yang tidak dapat ditentukan. Yang

bertanggungjawab melakukan seleksi bahan pustaka adalah

koordinator pengadaan bahan pustaka perpustakaan Institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Tugas pokok

koordinator pengadaan bahan pustaka adalah membuat Bank

data pengadaan yang datanya mengacu pada SIPRUS (sistem

informasi perpustakaan) dengan melihat buku yang paling laku

dipinjam Namun memiliki eksemplar yang sedikit, yang dapat

dilihat melalui daftar pinjam sirkulasi. Perpustakaan juga

meminta usulan buku dari sivitas akademika, yaitu mahasiswa,

dosen, dan karyawan IAIN Surakarta sebagai referensi dalam

membuat daftar desiderata pengadaan. Untuk mempermudah

seleksi bahan pustaka digunakan seleksi tools berupa katalog

penerbit dan katalog online.

Untuk koleksi referensi seleksi bahan pustaka

dilakukan tanpa menunggu usulan dari pengguna, Koordinator

pengadaan bahan pustaka langsung membuat list daftar yang

akan dibeli berdasarkan koleksi refrensi yang dinilai memiliki

kualitas isi yang bagus dan bermanfaat bagi pengguna. Setelah

terpilih koleksi yang akan dibeli lalu dibuat order list yang

nantinya akan diserahkan kepada panitia pengadaan yang


commit to user

42

berada dibawah tanggujawab kabiro (Kepala Biro).

Perpustakaan IAIN Surakarta tidak memiliki wewenang untuk

melakukan pembelian bahan pustaka secara mandiri dalam

jumlah yang besar, sehingga harus dilempar ke pihak ketiga

yang memiliki sertifikat dalam pembelian bahan pustaka.

Namun, untuk pengadaan dalam jumlah yang relatif kecil,

dapat dilakukan oleh perpustakaan secara mandiri.

2. Tahapan Pengadaan Bahan Pustaka

Dalam melakukan pengadaan bahan pustaka, ada

berbagai cara yang diterapkan oleh pengelola perpustakaan.

Cara pengadaannya adalah sebagai berikut :

a. Pembelian mandiri

Perpustakaan diizinkan melakukan pembelian secara

mandiri kepada penerbit maupun toko buku sebatas pada

koleksi yang jumlahnya sedikit atau koleksi susulan yang

belum atau tidak tercantum pada order list. Pembelian

secara mandiri juga dipergunakan untuk menambah buku

yang eksemplarnya terbatas.

b. Penunjukan langsung

Penunjukan langsung menitikberatkan pada penunjukan

salah satu rekanan dari beberapa rekanan yang telah

ditunjuk oleh panitia pengadaan. Penunjukan rekanan

tersebut berdasarkan kelengkapan syarat administratif,


commit to user

43

antara lain rekanan atau CV tersebut harus berbadan

hukum, berpengalaman dalam bidang pengadaan bahan

pustaka, dan memiliki penawaran yang signifikan. Artinya

penawaran yang diberikan oleh rekanan tidak terlalu tinggi

dan tidak terlalu rendah. Proses pemilihan rekanan

tersebut dilakukan secara tertutup. Pada proses

penunjukan langsung, anggaran yang direncanakan kurang

dari seratus juta rupiah (Rp. 100.000.000,00).

c. Lelang

Panitia melakukan publish melalui website IAIN Surakarta

untuk pemberitahuan bahwa UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta akan melaksanakan pengadaan bahan pustaka.

Melalui website tersebut akan mempermudah

pengumuman pengadaan bahan pustaka, sehingga

memungkinkan menarik jumlah calon rekanan sebanyak-

banyaknya. Kemudian calon rekanan tersebut mendaftar

ke panitia dan selanjutnya akan mempresentasikan

keunggulan mereka masing-masing. Kriteria pemilihan

rekanan juga berdasarkan pada kelengkapan syarat

administratif. Dengan banyaknya calon rekanan yang

mendaftar akan memberikan pilihan yang bervariasi. Pada

proses lelang, anggaran yang direncanakan lebih dari

seratus juta rupiah (Rp. 100.000.000,00).


commit to user

44

Untuk koleksi koran perpustakaan berlangganan

beberapa koran lokal dan nasional. Untuk koleksi koran lokal

perpustakaan berlangganan Solopos, sedangkan untuk koran

nasional perpustakaan berlangganan Kompas, dan untuk koran

yang bernuansa islam perpustakaan berlangganan koran

Republika.

Selain berlangganan koran, Perpustakaan IAIN

Surakarta juga berlangganan majalah. Di antaranya adalah

majalah Horison yang dipilih untuk memenuhi kebutuhan

informasi jurusan sastra, majalah Sabili yang bernuansa islam

dan Visi Media untuk menambah wawasan pengguna akan

perkembangan media informasi.

Sedang untuk koleksi jurnal, UPT perpustakaan IAIN

Surakarta menerima jurnal terbitan dari IAIN Surakarta

diantaranya yaitu, Al-ahkam, Dinika, Jurnal At-Tarbawi,

Jurnal Sastra dan Bahasa, Komunitas, Naadya, dan Syirkah.

3. Tahapan Pasca-pengadaan Bahan Pustaka

Untuk koleksi yang di peroleh melalui pembelian

tahapan yang dilakukan adalah setelah semua buku terbeli

buku dikirim ke perpustakaan, panitia pemeriksa dari pihak

perpustakaan memeriksa buku dengan mencocokan dengan

daftar pesanan dan juga faktur. Jika ada buku yang tidak sesuai

dengan pesanan pihak perpustakaan berhak meminta rekanan


commit to user

45

untuk mengganti buku dengan jangka waktu yang telah

ditentukan. Jika semua proses telah selesai dilakukan, berkas

pengecekan dilembalikan kepada panitia pengadaan bahan

pustaka dan ditandatanganinya berita acara.

Buku yang telah diterima lalu diolah sesuai dengan

prosedur pengolahan bahan pustaka di perpustakaan IAIN

Surakarta, sampai pada tahap bahan pustaka tersebut siap

dimanfaatkan oleh pemustaka.

4.1.2 Hadiah

Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka

juga dilakukan dengan cara menerima sumbangan atau hadiah.

Dengan menerima hadiah atau sumbangan. Perpustakaan IAIN

Surakarta dapat menambah koleksinya tanpa mengeluarkan

anggaran untuk melakukan pembelian bahan pustaka. Namun,

dalam menerima sumbangan perpustakaan terlebih dahulu

menyeleksi hadiah yang akan diterima.

Untuk hadiah berupa buku perpustakaan hanya menerima

buku-buku yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Sedangkan

hadiah berupa jurnal perpustakaan tidak melakukan seleksi, semua

sumbangan jurnal langsung diterima dan diolah untuk kemudian

dimanfaatkan oleh pengguna.


commit to user

46

Ada beberapa pihak yang memberi hadiah/ sumbangan

kepada Perpustakaan IAIN Surakarta, anatara lain:

1. Pemerintah

Sumbangan yang berasal dari pemerintah biasanya diperoleh

dari Kementerian Agama RI dan Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan Nasional. Koleksi dari Kementerian Agama RI

seperti hadits dan kitab, sedangkan dari Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan Nasional berupa buku teks.

2. Penerbit

Penerbit yang telah lama bekerjasama dengan perpustakaaan

sering kali memberi sumbangan buku baru. Penerbit yang

sering memberi sumbangan kepada Perpustakaan IAIN

Surakarta adalah penerbit ANDI.

3. Mahasiswa

Perpustakaan mewajibkan mahasiswa yang akan lulus atau

selesai menempuh ujian skripsi atau tesis untuk

menyumbangkan buku yang judulnya telah ditentukan oleh

perpustakaan. Jika mahasiswa mengalami kesulitan dalam

memperoleh buku tersebut mereka dapat menitipkan uang dan

pihak perpustakaan yang membelikan.


commit to user

47

4. Perorangan

Ada kalanya perpustakaan memperoleh sumbangan dari

perorangan. Biasanya sumbangan diperoleh dari dosen IAIN

Surakarta.

4.2 Hambatan-Hambatan yang Ditemui dalam Pengadaan Bahan Pustaka

di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.

Dalam proses pengadaan bahan pustaka yang menghabiskan waktu

yang panjang dan biaya yang besar tak terlepas dari kendala-kendala.

Kendala-kendala yang dihadapi perpustakaan institut agama islam Negeri

( IAIN ) Surakarta adalah sebagai berikut :

1. Proses pengadaan melampaui batas waktu yang telah ditentukan.

Terjadi suatu kasus pembelian bahan pustaka oleh rekanan

melampaui batas waktu yang telah ditentukan, padahal mereka telah

berkomitmen untuk bekerja tepat waktu.

2. Rekanan mengganti buku pesanan yang tidak ada tanpa

pemberitahuan kepada pihak perpustakaan terlebih dahulu.

Ada kalanya rekanan yang telah menyanggupi untuk membeli

buku yang telah ditentukan, mengganti dengan judul buku yang lain

walaupun dengan subjek yang sama.


commit to user

48

3. Terlambatnya respon mahasiswa dan dosen tentang jadwal

pengadaan buku.

Sering terjadi kasus mahasiswa atau dosen yang hendak

memberi usulan judul buku tidak tepat waktu. Mereka mengusulkan

judul setelah order list diserahkan kepada panitia pengadaan. Padahal

pihak perpustakaan telah memasang pengumuman tentang jangka

waktu usulan pengadaan bahan pustaka.

4.3 Usaha yang Dilakukan Pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan dalam

pengadaan bahan pustaka.

Untuk mengatasi masalah yang dihadapi koordinator pengadaan

bahan pustaka di UPT Perpustakaan IAIN surakarta, pihak perpustakaan

terutama bagian pengadaan mengambil langkah-langkah sebagai berikut:

1. Seawal mungkin memasukkan daftar koleksi pengadaan.

Proses pengadaan bahan pustaka membutuhkan waktu yang

cukup lama, Koordinator pengadaan bahan pustaka berinisiatif untuk

memasukkan order list kepada panitia pengadaan lebih awal dari jadwal

pengadaan. Hal ini dimaksudkan agar koleksi yang dipesan sampai ke

perpustakaan lebih awal atau tepat pada jadwal yang direncanakan.

2. Perpustakaan membuat perjanjian dengan rekanan.

Pihak rekanan diminta untuk menghubungi perpustakan jika

buku yang dipesan tidak ada atau tidak beredar lagi dipasaran, agar


commit to user

49

perpustakaan dapat menentukan buku baru yang akan dibeli dengan

subjek yang sama. Walaupun buku yang diganti oleh rekanan tersebut

dalam subjek yang sama, tetap saja mereka tidak berhak mengganti

buku tanpa persetujuan pihak perpustakaan.

3. Menggunakan katalog penerbit

Terlambatnya respon mahasiswa dan dosen dalam menanggapi

usulan pengadaan bahan pustaka membuat koordinator pengadaan

bahan pustaka mengalami kesulitan untuk memilih buku-buku yang

akan dibeli. Untuk mengatasi hal tersebut, mereka menggunakan

katalog penerbit sebagai alat untuk mempermudah pemilihan bahan

pustaka.


commit to user

50

BAB V

PENUTUP

5.1 Simpulan

Berdasarkan hasil pembahasan masalah tentang pengadaan bahan

pustaka di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, penulis menyampaikan

beberapa kesimpulan dan saran yang dapat digunakan sebagai koreksi guna

meningkatkan meningkatkan mutu perpustakaan. Simpulan yang dapat

penulis sampaikan adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta dapat digolongkan menjadi dua

cara yaitu pembelian dan hadiah. Prosedur pengadaan bahan pustaka

melalui pembelian dilakukan dengan cara seleksi bahan pustaka,

pembuatan order list, penyerahan order list kepada panitia pengadaan,

penunjukan rekanan, pembelian buku oleh rekanan, penyerahan buku

kepada perpustakaan, pengecekan buku pesanan dan pengolahan.

Sedangkan prosedur pengadaan melalui hadiah yaitu buku diterima

perpustakaan untuk selanjutnya dilakukan seleksi, setelah itu lalu

dilakukan pengolahan.

2. Hambatan-hambatan yang ditemui dalam pengadaan bahan pustaka di

UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta

antara lain, proses pengadaan melampaui batas waktu yang telah

ditentukan, rekanan mengganti buku pesanan yang tidak ada tanpa


commit to user

51

pemberitahuan kepada pihak perpustakaan terlebih dahulu, serta

terlambatnya respon mahasiswa dan dosen tentang jadwal pengadaan

buku.

3. Usaha yang dilakukan pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan-hambatan

dalam pengadaan bahan pustaka antara lain, seawal mungkin

memasukkan daftar koleksi pengadaan, perpustakaan membuat

perjanjian dengan rekanan, dan menggunakan katalog penerbit.

5.2 Saran

Dalam Tugas Akhir ini, penulis memberi saran kepada pengelola

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sebagai mitra magang, antara lain :

1. Untuk mengurangi resiko keterlambatan datangnya buku-buku yang

dipesan perpustakaan melalui rekanan, hendaknya pihak panitia

pengadaan bahan pustaka lebih selektif dalam menentukan rekanan

sebagai pelaksana pengadaan bahan pustaka.

2. Untuk mengurangi keterlambatan respon pemustaka dalam memberi

usulan bahan pustaka, sebaiknya koordinator pengadaan bahan pustaka

aktif menanyakan buku-buku apa saja yang dibutuhkan pengguna.

Documents

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN …/Pengadaan...( Nonexclusive Royalty Fee Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul : PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT