PENGANTAR KONVENSI revisi 2010

PROGRAM DIPLOMA III & IVPROGRAM DIPLOMA III & IVPROGRAM DIPLOMA III & IVPROGRAM DIPLOMA III & IV

PENGANTAR PENGANTAR KONVENSIKONVENSI

PROGRAM DIPLOMA III & IVPROGRAM DIPLOMA III & IVPROGRAM DIPLOMA III & IVPROGRAM DIPLOMA III & IV

JURUSAN JURUSAN JURUSAN JURUSAN

PERHOTELAN & USAHA PERJALANAN WISATAPERHOTELAN & USAHA PERJALANAN WISATAPERHOTELAN & USAHA PERJALANAN WISATAPERHOTELAN & USAHA PERJALANAN WISATA

SEKOLAH TINGGI PARIWISATA TRISAKTISEKOLAH TINGGI PARIWISATA TRISAKTISEKOLAH TINGGI PARIWISATA TRISAKTISEKOLAH TINGGI PARIWISATA TRISAKTI

OLEHOLEHOLEHOLEH

R. J. SUMABRATAR. J. SUMABRATAR. J. SUMABRATAR. J. SUMABRATA

1

BagianBagian 11

1. Industri MICE & Pariwisata

2. Dasar Hukum Industri MICE

3. Sekilas Konvensi / MICE

4. Definisi Konvensi

5. Istilah menurut oxford dictionary 8. Mice sebagai mesin pendorong ekonomi

6. Kota Tempat PenyelenggaraanMeeting

7. Kriteria Meeting Internasional

2

ekonomi9. Keunggulan wisatawan MICE10. Pengembangan Produk11. Dasar Keilmuan12. Usaha jasa Konvensi13. Keterlibatan sektor – sektor lain14. Segment Pasar Usaha Jasa Konvensi

INDUSTRI MICE & PARIWISATAINDUSTRI MICE & PARIWISATAINDUSTRI MICE & PARIWISATAINDUSTRI MICE & PARIWISATAINDUSTRI MICE & PARIWISATAINDUSTRI MICE & PARIWISATAINDUSTRI MICE & PARIWISATAINDUSTRI MICE & PARIWISATA

• Definisi Pariwisata

– Pergerakan manusia dari satu tempat ke tempat lainnya dengan

tujuan berlibur dan bukan untuk menetap maupun bekerja /

berusaha.

• Definisi Travel• Definisi Travel

– Pergerakan manusia dari satu tempat ke tempat lainnya apapun

tujuannya.

Ketika disuatu tempat / negara digelar suatu event maka akan

terjadi pergerakan manusia dari tempat asal menuju ketempat

event tersebut.

3

DASAR HUKUM

UNDANG UNDANG UNDANG UNDANG –––– UNDANG KEPARIWISATAAN NO. 9 TAHUN 1990UNDANG KEPARIWISATAAN NO. 9 TAHUN 1990UNDANG KEPARIWISATAAN NO. 9 TAHUN 1990UNDANG KEPARIWISATAAN NO. 9 TAHUN 1990

TENTANG KEPARIWISATAAN INDONESIA

KEPUTUSAN MENTERI PARPOSTEL NO: KM/108/HM 703/MPPT KEPUTUSAN MENTERI PARPOSTEL NO: KM/108/HM 703/MPPT KEPUTUSAN MENTERI PARPOSTEL NO: KM/108/HM 703/MPPT KEPUTUSAN MENTERI PARPOSTEL NO: KM/108/HM 703/MPPT –––– 91919191

TENTANG: USAHA JASA KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF & PAMERAN

SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PARIWISATA NO: KEPSURAT KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PARIWISATA NO: KEPSURAT KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PARIWISATA NO: KEPSURAT KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PARIWISATA NO: KEP----06/U/IV/199206/U/IV/199206/U/IV/199206/U/IV/1992

TENTANG: JUKLAK KEPMEN TTG: USAHA JASA KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF &

PAMERAN

PEMBENTUKAN DIREKTORAT USAHA JASA KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF & DIREKTORAT USAHA JASA KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF & DIREKTORAT USAHA JASA KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF & DIREKTORAT USAHA JASA KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF &

PAMERAN,PAMERAN,PAMERAN,PAMERAN, DEPARTEMEN KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA

4

SEKILAS KONVENSI / MICESEKILAS KONVENSI / MICESEKILAS KONVENSI / MICESEKILAS KONVENSI / MICESEKILAS KONVENSI / MICESEKILAS KONVENSI / MICESEKILAS KONVENSI / MICESEKILAS KONVENSI / MICE

• Konvensi / konferensi / Kongres adalah bagian dari sebuah industri

yang dikenal sebagai Industri MICE (Meeting, Incentive (Travel),

Conference, Exhibition) yang sekarang ini di dunia Internasional

dikenal sebagai MEETING INDUSTRY.

• MICE / MEETING INDUSTRY juga merupakan bagian dari usaha

Event yang sudah dikenal di masyarakat. Dengan perluasan

penyelenggaraan yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari

Industri itu sendiri seperti : IMPRESARIO, SPECIAL EVENT, SPORT

EVENT.

5

DEFINISI KONVENSIDEFINISI KONVENSIDEFINISI KONVENSIDEFINISI KONVENSIDEFINISI KONVENSIDEFINISI KONVENSIDEFINISI KONVENSIDEFINISI KONVENSI

PERTEMUAN DARI SEKELOMPOK ORANG YANG

SECARA BERSAMA – SAMA BERTUKAR PENGALAMAN

MELALUI PEMBICARAAN, MENDENGAR DAN BELAJAR MELALUI PEMBICARAAN, MENDENGAR DAN BELAJAR

UNTUK MENDAPATKAN SUATU KEPUTUSAN /

KONSENSUS.

6

ISTILAH MENURUT OXFORD DICTIONARYISTILAH MENURUT OXFORD DICTIONARYISTILAH MENURUT OXFORD DICTIONARYISTILAH MENURUT OXFORD DICTIONARYISTILAH MENURUT OXFORD DICTIONARYISTILAH MENURUT OXFORD DICTIONARYISTILAH MENURUT OXFORD DICTIONARYISTILAH MENURUT OXFORD DICTIONARY

CONFERENCECONFERENCECONFERENCECONFERENCE

a formal meeting of people with a shared interest, typically taking place over

several days

Conferentia / confere (Latin) Conferentia / confere (Latin) Conferentia / confere (Latin) Conferentia / confere (Latin) = Have Discussion (con: Together, ferre: Bring)

CONVENTIONCONVENTIONCONVENTIONCONVENTION

A large meeting especially of member of a political party or a particular

profession

A large meeting especially of member of a political party or a particular

profession

CONVENECONVENECONVENECONVENE

Call people together for meeting > assemble for a common sense

Convenire (latin)Convenire (latin)Convenire (latin)Convenire (latin) = assemble, agree, fit’ (con: together, venire: come)

SEMINARSEMINARSEMINARSEMINAR

A conference or other meeting for discussion or trainingOrigin: SeminariumSeminariumSeminariumSeminarium = seminary > training college for priest or rabbis

7


MEETINGMEETINGMEETINGMEETING

� An assembly of people for a particular purpose, especially for formal

discussion.

� An organized event at which a number of races or other sporting contest are

held.

WORKSHOPWORKSHOPWORKSHOPWORKSHOP

A meeting at which a group engages in intensive discussion and activity on a A meeting at which a group engages in intensive discussion and activity on a

particular subject or project.

EXHIBITIONEXHIBITIONEXHIBITIONEXHIBITION

� A public display of items in an art gallery or museum.

� A display or demonstration of particular skill or quality.

8


INCENTIVE INCENTIVE INCENTIVE INCENTIVE

A thing that motivates or encourages someone to do something > a payment or

concession to stimulate greater output or investment.

Origin: incentivum (Latin) incentivum (Latin) incentivum (Latin) incentivum (Latin) ‘something that sets the tune or incites’, Incantare‘To chant or charm’.

IMPRESARIOIMPRESARIOIMPRESARIOIMPRESARIOIMPRESARIOIMPRESARIOIMPRESARIOIMPRESARIO

A person who organized and often finances theatrical or musical production

Origin: impresa (Italia) impresa (Italia) impresa (Italia) impresa (Italia) ‘Undertaking’.

EVENTEVENTEVENTEVENT

A thing that happens or takes place > a public or social occasion.

Each of several contests making up a sport competition.

From: eventus, evenire (Latin) eventus, evenire (Latin) eventus, evenire (Latin) eventus, evenire (Latin) ‘result, happen’.

9

Kota Kota Kota Kota Kota Kota Kota Kota TempatTempatTempatTempatTempatTempatTempatTempat PenyelenggaraanPenyelenggaraanPenyelenggaraanPenyelenggaraanPenyelenggaraanPenyelenggaraanPenyelenggaraanPenyelenggaraan MeetingMeetingMeetingMeetingMeetingMeetingMeetingMeeting

Kota Jumlah Meeting Peringkat

Barcelona 105 1

Vienna 101 2

Singapore 99 3

Berlin 90 4

Hongkong 86 5

- Beijing meningkat dari posisi 35 menjadi posisi 11 pada tahun 2004

10

KRITERIA MEETING INTERNATIONAL :KRITERIA MEETING INTERNATIONAL :KRITERIA MEETING INTERNATIONAL :KRITERIA MEETING INTERNATIONAL :KRITERIA MEETING INTERNATIONAL :KRITERIA MEETING INTERNATIONAL :KRITERIA MEETING INTERNATIONAL :KRITERIA MEETING INTERNATIONAL :

Untuk dapat disebut “meeting international” harus mengikuti Kriteriayang ditetapkan oleh ICCA atau lembaga international lain (misalUIA), khususnya kriteria :

• must circulate between 3 different countries.

• Must attend minimal 3 Countries delegates.

• DisparitasDisparitasDisparitasDisparitas• DisparitasDisparitasDisparitasDisparitas– Untuk angka jumlah meeting yang diperoleh suatu negara

seharusnya tidak serta – merta dijadikan satu – satunya peganganbahwa peringkat tinggi mencerminkan kondisi riil di negara tersebut,tapi harus dipertimbangkan juga jumlah peserta meeting.

– Kondisi ini yang menjadikan Indonesia belum diperhitungkansebagai penyelenggara meeting internasional.

11

MICE SEBAGAI MESIN PENDORONG EKONOMIMICE SEBAGAI MESIN PENDORONG EKONOMI

• Dampak Multi yang mampu diberikan Industri MICE, khususnya dalammenggerakkan mesin perekonomian di tingkat regional, nasional maupundaerah

• Pertumbuhan ekonomi yang sehat akan mendorong dinamisnya industriMICE dan begitu pula sebaliknya.

• Wisatawan MICE ditandai dengan karakteristik yang unik, antara lain karena• Wisatawan MICE ditandai dengan karakteristik yang unik, antara lain karenawisatawan jenis ini perjalanannya dibiayai oleh organisasi/ lembagapemerintah maupun non pemerintah bukan pribadi.

• Kepergian wisatawan jenis ini selain sudah terprogram jauh hari sebelumnyakarena mempunyai misi khusus yang tak mungkin mereka tangguhkankarena krisis yang terjadi suatu waktu.

• Jenis wisatawan ini relatif memiliki daya tahan yang kuat pada saat krisisdibandingkan jenis wisatawan lainnya.

12

KeunggulanKeunggulanKeunggulanKeunggulanKeunggulanKeunggulanKeunggulanKeunggulan WisatawanWisatawanWisatawanWisatawanWisatawanWisatawanWisatawanWisatawan MICEMICEMICEMICEMICEMICEMICEMICE

1. Wisatawan Kongres dan Konvensi merupakan kelas high level economy dengan posisi

yang penting dalam organisasi/ asosiasi, perusahaan atau pemerintahan.

2. Wisatawan jenis ini memiliki lama tinggal (length of stay) yang relatif lebih lama, yaitu

rata – rata lebih dari 4 hari.

3. Dapat menarik sejumlah besar wisatawan hanya dalam sekali penyelengaraan.

4. Dampak publisitas, Penyelenggaraan kongres dan konvensi internasinal di sebuah

negara mendapat liputan media yang sangat luas baik oleh media internasional

maupun nasional.

5. Keunggulan lainnya adalah terjadinya multiplier effect terhadap usaha lain khususnya

usaha kecil dan menengah dan pemasaran maupun penjualan wisata nasional secara

keseluruhan.

13

DalamDalamDalamDalamDalamDalamDalamDalam PengembanganPengembanganPengembanganPengembanganPengembanganPengembanganPengembanganPengembangan ProdukProdukProdukProdukProdukProdukProdukProduk, , , , , , , , PemerintahPemerintahPemerintahPemerintahPemerintahPemerintahPemerintahPemerintah diharapkandiharapkandiharapkandiharapkandiharapkandiharapkandiharapkandiharapkan ::::::::

• Memberikan perhatian serius bagi pengembangan 10 daerah tujuan wisata

MICE :

� Jakarta

� Bandung,

�Bukit Tinggi,

�Batam,

PENGEMBANGAN PRODUKPENGEMBANGAN PRODUKPENGEMBANGAN PRODUKPENGEMBANGAN PRODUK

� Bandung,

� Bali,

� Yogyakarta,

� Medan,

• Melahirkan gagasan – gagasan kreatif bagi terselenggaranya kegiatan MICE

tahunan yang menunjukkan identitas Indonesia.

�Batam,

�Surabaya,

�Makassar,

�Manado

14

SyaratSyaratSyaratSyaratSyaratSyaratSyaratSyarat yang yang yang yang yang yang yang yang ditetapkanditetapkanditetapkanditetapkanditetapkanditetapkanditetapkanditetapkan ICCA ICCA ICCA ICCA ICCA ICCA ICCA ICCA sebagaisebagaisebagaisebagaisebagaisebagaisebagaisebagai syaratsyaratsyaratsyaratsyaratsyaratsyaratsyarat Daerah Daerah Daerah Daerah Daerah Daerah Daerah Daerah TujuanTujuanTujuanTujuanTujuanTujuanTujuanTujuan MICE:MICE:MICE:MICE:MICE:MICE:MICE:MICE:

Syarat Daerah Tujuan MICE yang ditetapkan oleh ICCA antara lain:

• Memiliki hotel minimal berbintang 5 (required minimal 5 star facilities)

• Mempunyai Convention Centre dengan syarat antara lain:

• berkapasitas minimal 3000 orang (Class room style).

• Jarak antara floor tertinggi dan ceiling terendah minimal 7,5 meter• Jarak antara floor tertinggi dan ceiling terendah minimal 7,5 meter

• Minimal dapat dibentuk / tersedia 3 Break out Room

• Memiliki Bandar Udara Internasional dengan syarat antara lain:

• Mampu di darati minimal pesawat type 747

• Terdapat ruang tunggu VIP / VVIP

• Keamanan dengan standar High Security

• Memiliki sumber daya manusia ahli dibidang penyelenggara dan pengelolaan MICE

terutama penguasaan protokoler standar Vienna Convention 1967

15

DasarDasarDasarDasarDasarDasarDasarDasar KeilmuanKeilmuanKeilmuanKeilmuanKeilmuanKeilmuanKeilmuanKeilmuan

Ilmu Komunikasi Marketing Communication

Public Relation & Advertising

ABOVE THE LINE

BELOW THE LINE

Media Publication

Event

Public awareness

16

DALAM PENYELENGGARAAN SUATU KONVENSI BANYAK MELIBATKAN SEKTOR –

SEKTOR LAIN SEHINGGA TERJADI “MULTIPLIER EFFECT” DAN “TRICKLE DOWN

EFFECT”.

SEKTOR TERSEBUT ANTARA LAIN:

- VENUE (LOKASI) - KOMUNIKASI & PROFESI

USAHA JASA KONVENSI

- VENUE (LOKASI) - KOMUNIKASI & PROFESI

- AKOMODASI - PERBANKAN

- TRANSPORTASI - HIBURAN

- KONSUMSI - SOUVENIR

- TOUR/PERJALANAN WISATA

17

MEETING & EXHIBITION VENUE

ACCOMMODATION SECTOR

FOREIGN EXCHANGE

SHOPPING COMPLEX

HOTELS

GIFT & SOUVENIR SHOP / SUPPY

STORES

BANKS

KETERLIBATAN SEKTOR – SEKTOR

KETERLIBATAN SEKTOR – SEKTOR TERSEBUT DAPAT DIGAMBARKAN SEBAGAI

BERIKUT

MUSIC HOUSER

TRANSPORTATION SECTOR

TRAVEL AGENTS, TOUR OPERATOR

TAXI, BUS, BOAT, RAILS, LIMOS,

AIRLINES

BAND, ORCHESTRA, THEATRE

PROFESSIONAL MEETING & EXHIBITION

ORGANIZERS

EATING & DRINKING PLACES, RESTAURANT

CITY AMUSEMENT, ENTERTAINMENT COMPLEXCITY AMUSEMENT, ENTERTAINMENT COMPLEXCITY AMUSEMENT, ENTERTAINMENT COMPLEXCITY AMUSEMENT, ENTERTAINMENT COMPLEX

COMMUNICATION COMPANY

CONVENTION INDUSTRY CONVENTION INDUSTRY CONVENTION INDUSTRY CONVENTION INDUSTRY

ENVIRONMENTENVIRONMENTENVIRONMENTENVIRONMENT

SHOPPING COMPLEXGIFT & SOUVENIR SHOP / SUPPY

STORES

18

Kategori Internasional

• International Governmental Organization (IGO)

• International Non Governmental Organization (INGO)

• Multinational Business Concern

Kategori Nasional

• National, Provincial, and Local Association / Institutions

SEGMENT PASAR USAHA JASA KONVENSI

• National, Provincial, and Local Association / Institutions

• National and Local Business concern

Kategori Tambahan

• Incentive Meeting

• Exhibition

• Non – MICE Product

19

BagianBagian 22

1. Professional Conference Organizer (PCO)

2. Interaksi antara PCO dengan OC

3. Bagaimana PCO bekerja

4. Syarat PCO

5. Tugas PCO

20

6. Model – model Hubungan PCO dengan Klien7. Type PCO8. Mendefinikan Objektifitas dan Tujuan Congress9. Tugas PCO dalam Konvensi10. Kesimpulan Umum11. Meeting Room Set Up

PERUSAHAAN/BADAN HUKUM/ORANG YANG MENJALANKAN USAHA

SEBAGAI PENYELENGGARA JASA KONVENSI DIKENAL

DENGAN SEBUTAN

PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER

PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER

(PCO)(PCO)(PCO)(PCO)

21

entertainment

public

relationtransportation

supply

agent

OC

INTERAKSI ANTARA PCO DENGAN OCINTERAKSI ANTARA PCO DENGAN OCINTERAKSI ANTARA PCO DENGAN OCINTERAKSI ANTARA PCO DENGAN OC

INTERAKSI ANTARA PCO DENGAN OC DAN DENGAN SEKTOR INTERAKSI ANTARA PCO DENGAN OC DAN DENGAN SEKTOR INTERAKSI ANTARA PCO DENGAN OC DAN DENGAN SEKTOR INTERAKSI ANTARA PCO DENGAN OC DAN DENGAN SEKTOR –––– SEKTOR SEKTOR SEKTOR SEKTOR

PENUNJANG LAINNYA ADALAH SEBAGAI BERIKUT:PENUNJANG LAINNYA ADALAH SEBAGAI BERIKUT:PENUNJANG LAINNYA ADALAH SEBAGAI BERIKUT:PENUNJANG LAINNYA ADALAH SEBAGAI BERIKUT:

relation

restaurant

airlines

venueGeneral

services

hotel

bank

travel

agent

transportation

PCO

22

BAGAIMANA PCO BEKERJA

CLIENT CONVENTION BUREAU

Professional Convention Organizer

(PCO)

Touristic Services

•Hotels

•Airlines

•Transportation Services

•Tours

Technical Services

•Convention Halls / Hotels

•Technical Equipment

•Printing

•Staffing

•Catering

•Materials

23

Syarat PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER (PCO)

PCO bertindak sebagai konsultan bagi OC /CC (Congress Committee) serta

melaksanakan keputusan yang telah diambil dan memberikan / menyumbangkan

pengalaman & pengetahuannya bagi kliennya (OC/CC)

Selain itu PCO juga bertindak sebagai Project Manager sedangkan OC/CC bertindak

sebagai pengambil keputusan akhir.

KARAKTERISTIK PCO

Karakter Utama bagi seorang PCO adalah:

- Methodik & kreatif

- Mampu berkomunikasi secara jelas

- Handal dalam negosiasi

- Mempunyai Visi yang mendunia

- Handal dalam Perencanaan

- Sensitif dalam menjalin hubungan

- Mampu berbicara minimal 2 bahasa

24

Selain itu PCO juga harus mempunyai pengetahuan seperti:

Psikologi Ekonomi

Keuangan Manajemen

Marketing Periklanan

Karena dengan menguasai pengetahuan – pengetahuan tersebut diatas, PCO dapat

mengembangkan penganggaran sera mengkoordinasikan serta memberikan

masukan mengenai Scientific & Social Program serta keadministrasian dan masukan mengenai Scientific & Social Program serta keadministrasian dan

juga menjual seluruh proyek.

FUNGSI PCOFUNGSI PCOFUNGSI PCOFUNGSI PCO

Pekerjaan PCO tidak hanya terbatas pada pengorganisasian / membuat konvensi,

tapi ada beberapa fungsi penting yang harus PCO jalankan, antara lain:

1. Sebagai PROMOTORPROMOTORPROMOTORPROMOTOR ketika sebuah kota / negara menawarkan diri untuk

menjadi Venue dari sebuah Kongress.

2. Sebagai COMMUNICATORCOMMUNICATORCOMMUNICATORCOMMUNICATOR ketika mereka memberikan masukan kepada

client OC, terutama ketika mereka (OC) mempunyai masalah terhadap

citra.25

FUNGSI PCO (lanjutan)FUNGSI PCO (lanjutan)FUNGSI PCO (lanjutan)FUNGSI PCO (lanjutan)

3. Bertindak sebagai LEADERLEADERLEADERLEADER ketika PCO menyarankan & merekomendasikan

Venue serta juga waktu pelaksanaannya. Seperti saat “Low Season” yang pada

akhirnya akan memberikan keuntungan biaya pada client serta akan

berdampak pada memperluas masa “Touristic” dari venue tersebut.

4. Dalam kegiatan yang bersifat “non scientific congress”, PCO juga terkadang

berperan menjadi CULTURAL EXPERTSCULTURAL EXPERTSCULTURAL EXPERTSCULTURAL EXPERTS ketika menyarankan pembicara &

program.program.

5. PCO juga dapat berperan sebagai SERVICE COMPANYSERVICE COMPANYSERVICE COMPANYSERVICE COMPANY yang mensuplai

seluruh kebutuhan client seperti: kesekretariatan, Staffing, cetakan,

transportasi, konsumsi, akomodasi, pelayanan Administrasi dan lain

sebagainya, yang kesemuanya menjadi kelebihan PCO, karena PCO akan

mengembangkan pelayanan – pelayanan diatas sesuai dengan proposal

conference itu sendiri.

.

26

KESIMPULAN:KESIMPULAN:KESIMPULAN:KESIMPULAN:

PCO ADALAH PENASEHAT & PELAKSANA DARI KEINGINAN KLIEN

“BERITAHU KAMI APA YANG ANDA INGINKAN, KAMI AKAN MEMBERITAHU “BERITAHU KAMI APA YANG ANDA INGINKAN, KAMI AKAN MEMBERITAHU “BERITAHU KAMI APA YANG ANDA INGINKAN, KAMI AKAN MEMBERITAHU “BERITAHU KAMI APA YANG ANDA INGINKAN, KAMI AKAN MEMBERITAHU

TUGAS PCOTUGAS PCOTUGAS PCOTUGAS PCO

PCO harus memikirkan apa yang menjadi Objectivitas Client. Dengan begitu

PCO akan mengerti apa yang menjadi harapan client, hal ini akan

menjadi dasar dari terjalinnya hubungan yang baik dan lebih erat

dengan klien baik untuk masa sekarang maupun untuk masa depan

“BERITAHU KAMI APA YANG ANDA INGINKAN, KAMI AKAN MEMBERITAHU “BERITAHU KAMI APA YANG ANDA INGINKAN, KAMI AKAN MEMBERITAHU “BERITAHU KAMI APA YANG ANDA INGINKAN, KAMI AKAN MEMBERITAHU “BERITAHU KAMI APA YANG ANDA INGINKAN, KAMI AKAN MEMBERITAHU

BAGAIMANA UNTUK MENDAPATKANNYA”BAGAIMANA UNTUK MENDAPATKANNYA”BAGAIMANA UNTUK MENDAPATKANNYA”BAGAIMANA UNTUK MENDAPATKANNYA”

HUBUNGAN ANTARA PCO & KLIENHUBUNGAN ANTARA PCO & KLIENHUBUNGAN ANTARA PCO & KLIENHUBUNGAN ANTARA PCO & KLIEN

• Dalam berhubungan / menjalin hubungan dengan klien, PCO harus:

• Menunjukan kemampuan & keahliannya terhadap profesi PCO

• Berpengalaman & berkemampuan

• Mempunyai perilaku yang baik serta ketegasan

• Selalu mencoba memberikan inspirasi kepercayaan diri klien.

27

MODEL MODEL MODEL MODEL –––– MODEL DALAM HUBUNGAN PCO DENGAN KLIENMODEL DALAM HUBUNGAN PCO DENGAN KLIENMODEL DALAM HUBUNGAN PCO DENGAN KLIENMODEL DALAM HUBUNGAN PCO DENGAN KLIEN

TRADISIONALTRADISIONALTRADISIONALTRADISIONAL

PCO berperan sebagi penasehat & pelaksana. Seluruh keputusan baik sejak awal hingga akhir

berada dan dilakukan oleh klien

PCO membatasi dirinya hanya dlam memberikan nasehat & konsultasi serta menjalankan

seluruh tugasnya dengan baik.

MODERNMODERNMODERNMODERN

MODEL MODEL MODEL MODEL –––– MODEL HUBUNGAN PCO DENGAN KLIENMODEL HUBUNGAN PCO DENGAN KLIENMODEL HUBUNGAN PCO DENGAN KLIENMODEL HUBUNGAN PCO DENGAN KLIEN

MODERNMODERNMODERNMODERN

PCO bertindak sebagai ENTREPRENEUR, yaitu, berdasarkan pengalamannya, PCO membuat

keputusan serta mengambil resiko dalam menjalankan suatu kongres twrmasuk didalamnya

di bidang ekonomi.

Dalam kondisi ini, klien hanya berfungsi sebagai konsultan tapi bukan pembuat keputusan

dan pelaksana, tapi tentu saja OC (klien) tetap bertanggung jawab pada Scientific / Technical

Program.

Dalam model ini pula memungkinkan PCO kebebasan yang luas tapi juga dengan konsekuensi

tanggung jawab yang besar pula.

28

TYPE PCOTYPE PCOTYPE PCOTYPE PCO

Ada 2 tipe PCO yang banyak dikenal oleh masyarakat:Ada 2 tipe PCO yang banyak dikenal oleh masyarakat:Ada 2 tipe PCO yang banyak dikenal oleh masyarakat:Ada 2 tipe PCO yang banyak dikenal oleh masyarakat:

PCO INDEPENDENPCO INDEPENDENPCO INDEPENDENPCO INDEPENDEN

•Entrepreneur

•Mempunyai perusahaan sendiri

•Free lance

Yang diutamakan:

•Hasil yang sempurna

ININININ----HOUSE PCOHOUSE PCOHOUSE PCOHOUSE PCO

Employee (karyawan)/bagian

dari suatu organisasi

/ institusi

Yang diutamakan:

Memberikan Hasil dan Pelayanan•Hasil yang sempurna

•Pelayanan yang sempurna

•Profit (mendapat laba)

Memberikan Hasil dan Pelayanan

Yang sempurna tapi cukup puas

Dengan BEP atau bahkan merugi

(Loss)

PENDAPATAN PCOPENDAPATAN PCOPENDAPATAN PCOPENDAPATAN PCO

PendapatanPendapatanPendapatanPendapatan PCO (Professional Charge/Management Fee) PCO (Professional Charge/Management Fee) PCO (Professional Charge/Management Fee) PCO (Professional Charge/Management Fee) dapatdapatdapatdapat berasalberasalberasalberasal daridaridaridari::::

FIXEDFIXEDFIXEDFIXED : Per delegasi, per scientific paper, per hours of work

VARIABLEVARIABLEVARIABLEVARIABLE : %%%% on incomes or expenses (antara 10% – 20%)

MIXEDMIXEDMIXEDMIXED : Sebagian Fixed sebagian Variable29

MENDEFINISI OBJEKTIFITAS CONGRESSMENDEFINISI OBJEKTIFITAS CONGRESSMENDEFINISI OBJEKTIFITAS CONGRESSMENDEFINISI OBJEKTIFITAS CONGRESS

- Of the Field of the congress - Of the local committee/president

- Of the International/national association - Of the delegates

- Of the economic sector involved - Of the city and the country

TUJUAN DARI CONFERENCESTUJUAN DARI CONFERENCESTUJUAN DARI CONFERENCESTUJUAN DARI CONFERENCES

Untuk mendapatkan apa yang menjadi tujuan dari conferences kita dapat melihat:

- Pertukaran pengalaman - Transfer know - how

- Ceramah Pakar - Pengambilan keputusan

- Untuk memecahkan masalah - Social contact / pariwisata

- Persuasi terhadap masyarakat - keinginan bersama

30

TUGAS PCOTUGAS PCODALAM KONVENSIDALAM KONVENSI

Sebagai seorang PCO ada beberapa pekerjaan yang harus di kuasai dalam

pelaksanaan Konvensi. Tugas tersebut antara lain:

BIDDING / TENDERBIDDING / TENDERBIDDING / TENDERBIDDING / TENDER

Sebagai seorang PCO ada beberapa pekerjaan yang harus di kuasai dalam

pelaksanaan Konvensi. Tugas tersebut antara lain:

BIDDING / TENDERBIDDING / TENDERBIDDING / TENDERBIDDING / TENDER

PRA CONVENTION/EVENTPRA CONVENTION/EVENTPRA CONVENTION/EVENTPRA CONVENTION/EVENT

•Research & Survey

PRA CONVENTION/EVENTPRA CONVENTION/EVENTPRA CONVENTION/EVENTPRA CONVENTION/EVENT


DURING CONVENTION/EVENTDURING CONVENTION/EVENTDURING CONVENTION/EVENTDURING CONVENTION/EVENT

• Re - registration

DURING CONVENTION/EVENTDURING CONVENTION/EVENTDURING CONVENTION/EVENTDURING CONVENTION/EVENT

• Re - registration•Research & Survey

• Design & Planning

• Promotion & Marketing

• Registration

•


• Design & Planning

• Promotion & Marketing

• Registration

•


• Board & Lodging management

• Speaker management

• Main Event management

• Side/Mini Event management

•Protocol


• Board & Lodging management

• Speaker management

• Main Event management

• Side/Mini Event management

•ProtocolPOST CONVENTION/EVENTPOST CONVENTION/EVENTPOST CONVENTION/EVENTPOST CONVENTION/EVENT

• Activity Evaluation & Report

• Financial Evaluation & Report

POST CONVENTION/EVENTPOST CONVENTION/EVENTPOST CONVENTION/EVENTPOST CONVENTION/EVENT

• Activity Evaluation & Report

• Financial Evaluation & Report

31

DALAM MENENTUKAN PEMBAGIAN TUGAS, PCO HARUS MEMPERTANYAKAN BEBERAPA

PERTANYAAN KEPADA OC SEHINGGA KONFERENSI DAPAT BERJALAN DENGAN BAIK.

PERTANYAAN ITU ANTARA LAIN:

•SIAPA YANG BERTANGGUNG JAWAB ATAS EVENT?

•SIAPA YANG MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM MASALAN SCIENTIFIC•SIAPA YANG MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM MASALAN SCIENTIFIC

•SIAPA YANG MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM MASALAH POLITIK

•SIAPA YANG MEMBAYAR TAGIHAN

•SIAPA YANG MEMBAYAR JIKA TERJADI DEFISIT

•SIAPA YANG MENERIMA JIKA TERJADI SURPLUS

JIKA JAWABAN YANG DIBERIKAN ADALAH “BERSAMA ANTARA PCO & OC” MAKA YANG

AKAN TERJADI ADALAH KEKACAUAN /“CHAOS”KEKACAUAN /“CHAOS”KEKACAUAN /“CHAOS”KEKACAUAN /“CHAOS”32

PCO HARUS MENGENAL POTENSIAL KLIEN DAN MEMBERIKANNYA ADVISE TENTANG

KENYATAAN PADA DUNIA CONGRESS

JANGAN BERHARAP SELALU MENDAPAT JAWABAN DARI KLIEN, KARENA TERKADANG

PCO HARUS MENEBAKNYA SENDIRI

PCO HARUS MENCOBA MENDEFINISIKAN OBJEKTIF YANG DI TUJU OLEH KLIEN

PCO HARUS MENGENAL POTENSIAL KLIEN DAN MEMBERIKANNYA ADVISE TENTANG

KENYATAAN PADA DUNIA CONGRESS

JANGAN BERHARAP SELALU MENDAPAT JAWABAN DARI KLIEN, KARENA TERKADANG

PCO HARUS MENEBAKNYA SENDIRI


KESIMPULAN UMUM


PCO HARUS MENGERTI BAHWA BASIS DARI SEBUAH KONFERENSI ADALAH

“DETAIL PROGRAM YANG MASUK AKAL DAN CUKUP MEMADAI SERTA KESEIMBANGAN “DETAIL PROGRAM YANG MASUK AKAL DAN CUKUP MEMADAI SERTA KESEIMBANGAN “DETAIL PROGRAM YANG MASUK AKAL DAN CUKUP MEMADAI SERTA KESEIMBANGAN “DETAIL PROGRAM YANG MASUK AKAL DAN CUKUP MEMADAI SERTA KESEIMBANGAN

ANGGARAN”ANGGARAN”ANGGARAN”ANGGARAN”

JIKA HAL INI DILAKUKAN DENGAN BAIK, MAKA PCO SUDAH DALAM KONDISI UNTUK

MEMBERIKAN KONTRAK KERJA KEPADA KLIEN LENGKAP DENGAN ORGANIZATIONAL

TIME TABLE.


PCO HARUS MENGERTI BAHWA BASIS DARI SEBUAH KONFERENSI ADALAH

“DETAIL PROGRAM YANG MASUK AKAL DAN CUKUP MEMADAI SERTA KESEIMBANGAN “DETAIL PROGRAM YANG MASUK AKAL DAN CUKUP MEMADAI SERTA KESEIMBANGAN “DETAIL PROGRAM YANG MASUK AKAL DAN CUKUP MEMADAI SERTA KESEIMBANGAN “DETAIL PROGRAM YANG MASUK AKAL DAN CUKUP MEMADAI SERTA KESEIMBANGAN

ANGGARAN”ANGGARAN”ANGGARAN”ANGGARAN”

JIKA HAL INI DILAKUKAN DENGAN BAIK, MAKA PCO SUDAH DALAM KONDISI UNTUK

MEMBERIKAN KONTRAK KERJA KEPADA KLIEN LENGKAP DENGAN ORGANIZATIONAL

TIME TABLE.

33

MEETING ROOM SET - UP

THEATRE STYLETHEATRE STYLETHEATRE STYLETHEATRE STYLE

34


CLASSROOM STYLECLASSROOM STYLECLASSROOM STYLECLASSROOM STYLE

35


U U U U ---- SHAPE STYLESHAPE STYLESHAPE STYLESHAPE STYLE

36


HOLLOW SQUARE STYLEHOLLOW SQUARE STYLEHOLLOW SQUARE STYLEHOLLOW SQUARE STYLE

37


OBLONG BOARD OF DIRECTOR STYLE

38


T SHAPE STYLET SHAPE STYLET SHAPE STYLET SHAPE STYLE

39


HORSE SHOE STYLEHORSE SHOE STYLEHORSE SHOE STYLEHORSE SHOE STYLE

40

IAPCO NATIONAL SEMINAR IAPCO NATIONAL SEMINAR IAPCO NATIONAL SEMINAR IAPCO NATIONAL SEMINAR

MANUAL PENGOPERASIAN USAHA JASA KONVENSI, DIWOROPUTRO,LIEKMANUAL PENGOPERASIAN USAHA JASA KONVENSI, DIWOROPUTRO,LIEKMANUAL PENGOPERASIAN USAHA JASA KONVENSI, DIWOROPUTRO,LIEKMANUAL PENGOPERASIAN USAHA JASA KONVENSI, DIWOROPUTRO,LIEK

MARKETING & MANAGEMENT ICCA (ICCA,2MARKETING & MANAGEMENT ICCA (ICCA,2MARKETING & MANAGEMENT ICCA (ICCA,2MARKETING & MANAGEMENT ICCA (ICCA,2NDNDNDND IAPCO NATIONAL SEMINAR IAPCO NATIONAL SEMINAR IAPCO NATIONAL SEMINAR IAPCO NATIONAL SEMINAR

ON MANAGEMNT AND MARKETING, CASTEX,JORGE, 1995ON MANAGEMNT AND MARKETING, CASTEX,JORGE, 1995ON MANAGEMNT AND MARKETING, CASTEX,JORGE, 1995ON MANAGEMNT AND MARKETING, CASTEX,JORGE, 1995

CONCISE OXFORD DICTIONARYCONCISE OXFORD DICTIONARYCONCISE OXFORD DICTIONARYCONCISE OXFORD DICTIONARY

SUMBER MATERI

KULIAH UMUM ADMINISTRASI NIAGA, HIMPUNAN MAHASISWA KULIAH UMUM ADMINISTRASI NIAGA, HIMPUNAN MAHASISWA KULIAH UMUM ADMINISTRASI NIAGA, HIMPUNAN MAHASISWA KULIAH UMUM ADMINISTRASI NIAGA, HIMPUNAN MAHASISWA

ADMINISTRASI BISNIS, POLITEKNIK JAKARTA, SUMABRATA, ADMINISTRASI BISNIS, POLITEKNIK JAKARTA, SUMABRATA, ADMINISTRASI BISNIS, POLITEKNIK JAKARTA, SUMABRATA, ADMINISTRASI BISNIS, POLITEKNIK JAKARTA, SUMABRATA,

JACHZILARAFAT.R., 2002JACHZILARAFAT.R., 2002JACHZILARAFAT.R., 2002JACHZILARAFAT.R., 2002

MATERI PELATIHAN “BASIC TRAINING” OVERVIEW MICE INDUSTRY, MATERI PELATIHAN “BASIC TRAINING” OVERVIEW MICE INDUSTRY, MATERI PELATIHAN “BASIC TRAINING” OVERVIEW MICE INDUSTRY, MATERI PELATIHAN “BASIC TRAINING” OVERVIEW MICE INDUSTRY,

ABDULLAH, IQBAL ALAN, 2007ABDULLAH, IQBAL ALAN, 2007ABDULLAH, IQBAL ALAN, 2007ABDULLAH, IQBAL ALAN, 2007

41

Documents

PENGANTAR KONVENSI revisi 2010