Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi oleh PPID dan

PPID Pembantu

Oleh

I Made Arjana Gumbara

Dishubkominfo DIY

Pengertian• Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan,

dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik atau non elektronik.

• Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/ atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

Lanjutan• Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif,

yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

• Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh badan publik dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lainnya maupun terekam dalam bentuk apapun, yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.

• Dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh badan publik.

Lanjutan

• Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik.

• Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu (PPID Pembantu) adalah pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagai PPID pada Satuan Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.

Kewajiban Badan PublikPasal 7 UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik :

1. Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan;

2. Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan;

3. Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 2, Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah;

4. Badan Publik wajib membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik;

5. Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada angka 4, antara lain memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keamanan Negara;

6. Dalam rangka memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 1 sampai dengan angka 4, Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan nonelektronik.

Kewajiban Badan PublikPasal 4 PERKI No. 1 Th. 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik :1. Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi

Publik;2. Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk

mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien;3. Menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab

serta wewenangnya;4. Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi Publik sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;5. Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik, termasuk papan

pengumuman dan meja informasi di setiap kantor Badan Publik, serta situs resmi bagi Badan Publik Negara;

6. Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik;7. Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik atas seluruh

Informasi Publik yang dikelola;8. Menyediakan dan memberikan Informasi Publik;9. Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi

Publik yang mengajukan keberatan;10. Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik sesuai

dengan Peraturan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi; dan

11. Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan Informasi Publik pada instansinya.

Peraturan Perundangan KIP

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

2. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah

4. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik

5. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2013 tentang Prosedur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik

6. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 30 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi

7. Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 338/KEP/2010 tentang Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Daerah jo Nomor 302/KEP/2011 Tentang Perubahan Atas Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 338/KEP/2010 Tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Daerah

Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi

(Pergub DIY No 30 Tahun 2013) Di tingkat Pemda DIY terdiri dari :1. Sekda selaku atasan PPID2. PPID 3. Sekretaris4. Urusan Pengelolaan Informasi5. Urusan Dokumentasi dan Arsip6. Urusan Pelayanan Informasi7. Urusan Penyelesaian Sengketa Informasi8. Anggota (PPID Pembantu)Ditetapkan dengan Keputusan Gubernur.

Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu

Di tingkat SOPD Pemda DIY terdiri dari :1. Kepala SOPD selaku atasan PPID2. PPID Pembantu3. Sekretaris4. Urusan Pengelolaan Informasi5. Urusan Dokumentasi dan Arsip6. Urusan Pelayanan Informasi7. Urusan Penyelesaian Sengketa Informasi8. AnggotaDitetapkan dengan Keputusan Kepala SOPD

Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi oleh PPID dan PPID Pembantu

Cakupan kegiatan :

1. Pengumpulan dan pengolahan Informasi

2. Pengecualian Informasi

3. Penyimpanan/pendokumentasian Informasi

4. Pelayanan Informasi

5. Penanganan Penyelesaian Sengketa Informasi

Pengumpulan Informasi• PPID/PPID Pembantu bertugas

mengkoordinasikan pengumpulan seluruh informasi publik secara fisik dari setiap unit/satuan kerja yang meliputi :

1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala

2. Informasi yang Wajib Diumumkan Secara Serta Merta

3. Informasi Publik yang Wajib Tersedia Setiap Saat

4. Informasi Yang Dikecualikan5. Informasi yang diperoleh berdasarkan

permintaan

Tahapan pengumpulan informasi• PPID Pembantu mengkoordinasikan pengumpulan

seluruh Informasi Publik dan Informasi Yang Dikecualikan dari unit-unit kerja yang ada di SOPD yang bersangkutan;

• PPID Pembantu melalui Urusan Pengelolaan Informasi mengelompokkan informasi yang telah dikumpulkan berdasarkan jenis-jenis informasi;

• Urusan Pengelolaan Informasi mengolah seluruh informasi yang telah dikelompokkan agar mudah diakses oleh pemohon/pengguna informasi publik;

• Urusan Pengelolaan Informasi melakukan validasi informasi dengan cara memverifikasi seluruh informasi yang telah diolah agar diperoleh informasi yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan;

Lanjutan• Urusan Pengelolaan Informasi melakukan rekapitulasi

seluruh informasi baik Informasi Publik maupun Informasi yang Dikecualikan dalam bentuk Soft Copy maupun Hard Copy;

• PPID/PPID Pembantu memintakan persetujuan Atasan PPID/PPID Pembantu atas seluruh Informasi baik Informasi Publik maupun Informasi Yang Dikecualikan yang telah direkap;

• PPID Pembantu melalui Urusan Dokumentasi dan Arsip menyimpan/mengarsip dokumen seluruh Informasi baik Informasi Publik maupun Informasi Yang Dikecualikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan yang berlaku;

Tahapan Pengecualian Informasi Publik

1. PPID Pembantu menginventarisasi seluruh Informasi Publik yang akan dikecualikan dari unit-unit kerja yang ada di SOPD;

2. PPID Pembantu menyusun daftar Informasi yang Dikecualikan dalam format yang memuat butir-butir tentang: muatan/isi informasi, jenis klasifikasi Informasi yang Dikecualikan, dasar hukum, batas waktu pengecualian, dan konsekuensi (akibat bila informasi dibuka, dan manfaat bila informasi ditutup);

3. Rapat pimpinan SOPD untuk menetapkan klasifikasi Informasi yang Dikecualikan;

4. PPID Pembantu memintakan persetujuan Atasan PPID Pembantu atas klasifikasi Informasi yang Dikecualikan;

5. Atasan PPID Pembantu melalui PPID Pembantu mengusulkan kepada PPID untuk melakukan Uji Konsekuensi;

Lanjutan6. PPID melalui Tim Uji Konsekuensi yang dibentuk

melakukan Uji Konsekuensi;7. PPID memintakan persetujuan Gubernur (atasan

PPID) Informasi yang Dikecualikan hasil Uji Konsekuensi;

8. Dengan persetujuan Gubernur, PPID menetapkan Surat Penetapan Klasifikasi Informasi;

9. PPID mengirimkan Surat Penetapan Klasifikasi Informasi kepada Komisi Informasi Provinsi DIY, Komisi Informasi Pusat, dan pihak-pihak yang terkait;

10. PPID Pembantu melalui Urusan Dokumentasi dan Arsip menyimpan/mengarsip dokumen Informasi yang Dikecualikan.

Penyimpanan/pendokumentasian Informasi

• Dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundangan kearsipan yang berlaku

• Pengelolaan dan penyimpanan arsip Informasi Publik Dikoordinasikan oleh BPAD

• Dimaksudkan untuk mengatur dan mengelola informasi publik guna memudahkan PPID/PPID Pembantu dalam melayani permintaan informasi

Tahapan pendokumentasian Informasi Publik

1. Diskripsi ringkas informasiBuat ringkasan sesuai daftar informasi publik yang telah ditetapkan

2. Otentikasi informasiDilakukan melalui validasi informasi untuk menjamin keaslian informasi

3. Pemberian kode informasiUntuk mempermudah pencarian informasi

4. Penataan dan penyimpanan informasiAgar lebih sistematis dan mudah dalam pencarian, dibuat dalam softcopy dan hardcopy

5. Pengemasan ulangPengemasan informasi publik menjadi data digital untuk efisiensi daya tampung penyimpanan

Tahapan Pelayanan Informasi melalui Permohonan secara langsung • Pemohon Informasi Publik mengajukan permintaan Informasi

Publik ke PPID/PPID Pembantu melalui Petugas Urusan Pelayanan Informasi dengan mengisi formulir permohonan Informasi Publik sesuai dengan format yang telah ditentukan;

• Petugas Urusan Pelayanan Informasi mencatat nama dan alamat pemohon Informasi Publik, subyek dan format informasi serta cara penyampaian informasi yang diminta oleh Pemohon Informasi Publik dalam Buku Register Permohonan Informasi Publik;

• Petugas Urusan Pelayanan Informasi menyerahkan tanda bukti penerimaan permohonan Informasi Publik kepada Pemohon Informasi Publik;

• PPID/PPID Pembantu memproses permohonan Pemohon Informasi Publik sesuai dengan Formulir Permohonan Informasi Publik yang telah ditandatangani oleh Pemohon Informasi Publik;

• PPID/PPID Pembantu melalui Petugas Urusan Pelayanan Informasi menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh Pemohon/Pengguna informasi. Jika informasi yang diminta masuk dalam kategori Informasi yang Dikecualikan, PPID/PPID Pembantu menyampaikan alasan penolakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

Lanjutan• Petugas Urusan Pelayanan Informasi memberikan

tanda bukti penyerahan Informasi Publik kepada Pemohon/Pengguna Informasi Publik

• Pemohon Informasi Publik mengganti biaya salinan informasi apabila dibutuhkan;

• Petugas Urusan Pelayanan Informasi memberikan tanda bukti penerimaan pembayaran biaya perolehan salinan informasi kepada Pemohon Informasi Publik.

• Petugas Urusan Pelayanan Informasi mencatat : jumlah permohonan Informasi Publik, waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik, jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan dan yang ditolak beserta alasannya.

• PPID/PPID Pembantu melalui Urusan Dokumentasi dan Arsip menyimpan/mengarsip dokumen kegiatan.

Tahapan Pelayanan Informasi melalui Permohonan secara tidak langsung

• Pemohon Informasi Publik mengisi Formulir Permohonan Informasi Publik sesuai dengan format yang telah ditentukan;

• Pemohon Informasi Publik mengajukan permohonan Informasi Publik kepada PPID/PPID Pembantu dengan mengirimkan Formulir Permohonan Informasi Publik yang telah diisi dengan dilampiri fotocopy identitas diri seperti KTP/SIM pemohon atau pengguna informasi yang masih berlaku;

• PPID/PPID Pembantu melalui Petugas Pelayanan Informasi mencatat nama dan alamat pemohon Informasi Publik, subyek dan format informasi serta cara penyampaian informasi yang diminta oleh Pemohon Informasi Publik dalam Buku Register Permohonan Informasi Publik;

• Petugas Pelayanan Informasi mengirimkan tanda bukti penerimaan permohonan Informasi Publik kepada Pemohon Informasi Publik;

Lanjutan

• Petugas Pelayanan Informasi menyimpan salinan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik;

• PPID/PPID Pembantu memproses permohonan Pemohon Informasi Publik sesuai dengan formulir permohonan Informasi Publik yang telah ditandatangani oleh Pemohon Informasi Publik;

• Bila membutuhkan pengganti biaya salinan informasi dan/atau biaya pengiriman maka PPID/PPID Pembantu melalui Petugas Urusan Pelayanan Informasi memberitahukan total biaya pengganti yang dibutuhkan kepada Pemohon Informasi Publik;

• Pemohon Informasi Publik mengirimkan total pengganti biaya yang dibutuhkan kepada PPID atau PPID Pembantu;

Lanjutan• Bila tidak membutuhkan pengganti biaya salinan informasi

dan/atau biaya pengiriman maka Petugas Urusan Pelayanan Informasi mengirimkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh Pemohon/Pengguna Informasi. Jika informasi yang diminta masuk dalam kategori Informasi yang Dikecualikan, PPID/PPID Pembantu melalui Petugas Urusan Pelayanan Informasi menyampaikan alasan penolakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

• Petugas Urusan Pelayanan Informasi mengirimkan tanda bukti penyerahan Informasi Publik dan tanda bukti penerimaan pengganti biaya kepada Pemohon/Pengguna Informasi Publik;

• Petugas Urusan Pelayanan Informasi mencatat : Jumlah permohonan Informasi Publik, waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik, jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan dan yang ditolak beserta alasannya;

• Petugas Urusan Pelayanan Informasi menyimpan/ mengarsip dokumen kegiatan Pelayanan Informasi Publik melalui Permohonan secara langsung.