PENGELOLAAN INFORMASI DAN TEKNIK PELAPORAN

EGRITA BUNTARAEGRITA BUNTARA

Sesuai kejadian yang telah ditampilkan dan hampir dialami banyak instansi, menurut anda problema apa yang sering terjadi dalam administrasi perkantoran tersebut?

- Tidak adanya/belum dilaksanakannya SOP.- Data yang dikumpulkan tidak akurat.- Informasi yang tidak terkelola dengan baik.- Alur kerja yang tidak transparan.- dll

“It is a capital mistake to theorize before one has data”Arthur Conan Doyle, Sr.

“The goal is to transform data into information and information into insight”Carly Fiorina

DATA DAN INFORMASI

1. Data : bahan mentah/bahan baku informasi

2. Informasi : data yang telah diolah/diproses sehingga mengandung arti yang dapat dimengerti oleh penerima. Informasi dapat mempunyai nilai kualitatif atau kuantitatif atau keduanya yang memberikan pengetahuan kepada penerima dalam pengambilan suatu keputusan.

B. SASARAN UTAMA KEG. PERKANTORAN

F A K T A (Masalah) DATA (Sumber)

diolah

INFORMASI

C. PENGERTIAN KANTOR1.Kantoor (Belanda) – Prajudi, 1976 a. Ruang, kamar, ruang tulis b. Markas, komplek manajer c. Biro, tempat keddk. Pimpinan2.Office – memp. Arti lebih luas a. Duty, task, function b. Jabatan, official position c. Jasa pelayanan, & urusan d. Gedung ketatausahaan

TEMPAT / RUANG (statis)

PROSES (dinamis) SARANA

(fungsional)

Kantor Modern

Modern : Mutakir, terbaru, cara pikir/pandang dan sikap yang sesuai tuntutan jaman.

Kantor : bermakna Statis dan Dinamis Kantor Modern :1. Designed space – tata ruang, perabot, dll2. Modern Hardware – komputer, mesin, dll3. Modern Software – program & TI terbaru4. SDM Unggul 5. Management Modern – orientasi kinerja,

kesisteman, demokratis, dll

D. ARTI ADMINSITRASI PERKANTORAN MODERN

Apa arti Administrasi ? : Luas dan Sempit Adm. Modern = Manajemen Modern pada

Organisasi ModernCiri Ciri :1. TI berkembang2. SIM berkembang3. Demokratis

E. KEDUDK PERKANTORAN - ORG

Organisasi : kerjasama, formal, & Hirarkhis Wadah : Statis Proses : Dinamis Admisntrasi akan dinamis bila organisasi juga

dinamis, yg akan diikuti manajemen dinamis TUSI Organisasi berbeda satu sama lainOrganisasi mempunyai VISI dan MISI Anggota Org. memp. JOB DESCRIBTIONTUSI, VISI/MISI, JD – TUJUAN ORG.

F. PERAN PERKANTORAN - INFORMASI

Penanganan Data/Informasi :a. Data Collectingb. Recordingc. Processingd. Filling/Storinge. DistributingFungsi Pimpinan : POACPeran Pimpinan : inter/intra personal, information, decision

G. PENANGANAN DATA/INFORMASI

PERLU DAYA DUKUNG :1. Bangunan dan Tata Ruang a. Lokasi, estetika, efisiensi space b. Kondisi fisik. Lingkungan2. Korespodensi3. Kearsipan : UU No. 7 1971 a. terbaca, terdengar, terlihat b. Statis/Dinamis (Aktif/pasif ?) c. Nilai (biasa, rahasia ?)

4. Pengurusan Surat : a. Surat Masuk : arsip, kendali b. Surat Keluar : No, TdT alamat, pengiriman5. Pengetikan : a. Alat – komputer b. Jn & Ukr huruf

6. Penggandaan : Carbon Copy, Scanning, printing

7. Proses Pengetikan

8. Perekaman Arsip suara, gambar pd kegiatan, dll

9. Perhitungan

10. Design Form

11. Dukementasi/ pustaka

12. Alat yg digunakan

13. Packaging & Pengiriman

14.Tilpun-Etika

15.Receptionist

16.Rapat – Kesepakatan /Loby, hasil langsung, terbuka, demokratis

17.Tidy, Secure, Savety

18.Travelling : C,A,M

PENYUSUNAN LAPORAN

• Mrpkan salah satu bentuk informasi organisasi• Informasi dlm bentuk lisan dan atau tulisan dari

bawahan ke atasan sesuai dgn wewenang (outho rity) dan tg. jawan (responsibility) sempit pernyataan formal (informasi) ttg hasil suatu kegiatan kpd pihak terkait luas

• Gambaran ttg Why, What, where, when, & who serta How

• SIABIDIBA

Peranan Laporan

1. Dalam Organisasi• Alat komunikasi ke atas• Alat manajerial

2. Dalam Administrative Comunication• Mempertanggung jawabkan ,was-dal• Penyampaian informasi• Bahan PK (DMP)• Alat pembina kerja sama• Pengembangan wawasan

Fungsi Laporan1. Pertanggung jawaban dan Pengawasan

• Sesuai pemesan• Obyektif

2. Penyampaian Informasi3. Bahan PK

• Agar obyektif

4. Membina kerjasama5. Pengembangan

• Memperluas ide, sharing pengalaman

PERSYARATAN LAPORAN

1. Lengkap & Obyektif, data akurat,analitis2. Jelas, Tdk berbelit-belit, simple & populer3. Langsung ke Sasaran

Tukadek, Tukajang4. Lengkap, W5H

Pokok, dan Penunjang5. Tegas & Konsisten6. Tepat Waktu/jadwal7. Tepat Penerima

BAHASA LAPORAN

1. Gunakan kata kata umum/populer2. Kata kata konkrit/Notabstract3. Kata kerja transitif-aktif4. Hemat kata kata, Misal :

Dalam rangka untuk Melihat fakta ini jadi

5. Bermakna sama disetiap ungkapan

6. Ingat makna paragraf, alenia

LANGKAH PEMBUATAN LAPORAN1. Menetapkan Subyek/Hal2. Mengumpulkan Fakta/Data3. Seleksi/Klasifikasi Data4. Evaluasi Data5. Pengolahan Data6. Penyajian Data7. Kerangka Laporan

a. Pendahuluanb. Isi/Pokok

c. Pengakhiran (Kesimpulan, Rekomendasi

TEKNIK PELAPORAN1. PENDAHULUAN

a. Ungkapkan Latar Belakangb. Jelaskan bbrp pengertian,c. Maksud dan Tujuan

2. ISI/POKOK-PENJGa. Gbr event yg tlah terjadib. Sbg pertg.jawabanc. Komunikatif - resmi

3. PENGAKHIRANa. Kesimpulanb. Rekomendasic. Referensi

MACAM LAPORAN

1. LAP. AKADEMIK/PENELITIANa. Lap. Hasil Surveib. Lap. Hasil Penelitianc. Lap. Seminar, Workshop

2. LAP. ADIMINSTRASIa. Lap. Perencanaanb. Lap. Pelaks. Kegiatanc. Lap. Hasil Pengawasand. Lap. Rapat, Pertemuan