MODUL 4

Seleksi Bahan Pustaka

KEGIATAN BELAJAR 1

Proses SeleksiSeleksi adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi

yang telah ada di perpustakaan. Ada beberapa langkah dalam proses seleksi. Yang pertama, pelaksanaan dalam hal subjek dan jenis materi yang spesifik. Langkah berikutnya, meliputi penentuan berapa banyak uang tersedia untuk pengembangan koleksi dan mengalokasikan sejumlah tertentu untuk setiap kategori atau subjek, mengembangkan rencana untuk mengidentifikasi potensi materi yang bermanfaat untuk diperoleh,dan akhirnya melakukan penelusuran untuk materi – materi yang diinginkan.

Dalam kebanyakan situasi, pengidentifikasian potensi pengadaan mengambil banyak sekali daftar, catalog, brosur, lembar promosi, dan bibliografi yang diterbitkan. Setalah mendapatkan daftar itu, seseorang atau kelompok orang memberikan penilaian terhadap berbagai judul pada topik yang sama.

A. ORANG YANG MELAKUKAN SELEKSI

Seleksi dilakukan tergantung dari tipe perpustakaan dan struktur organisasi perpustakaan. Personalia yang dapat melakukan seleksi bahan pustaka mencakup :1. Pustakawan2. Spesiales subjek termasuk guru/dosen3. Pimpinan di organisasi induk4. Komisi perpustakaan5. Anggota lain

Menurut Sulistyo-Basuki (1991) untuk dapat menjadi seorang pemilih buku yang baik harus memenuhi syaratsebagai berikut :1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya

mengenai penerbit, spesialis para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.

2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan.3. Memahami kebutuhan pemakai.4. Hendaknya personel pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua, menguasai

informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku.5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan.6. Mengetahui buku melalui proses membuka – buka buku ataupun proses membaca.

1

Pada perpustakaan yang tergabung pada lembaga pendidikan mempunyai tugas perpustakaan, yaitu mendukung pengajaran yang diberikan berdasarkan kurikulum. Staf pengajardosen dan guru mempunyai peran yang besar dalam proses seleksi.

Pihak – pihak yang berwenangmelakukan seleksi berdasarkan jenis perpustakaan adalah1. Pada perpustakaan sekolah adalah kepala sekola/wakilnya dan guru. Pelajar boleh saja

menyarankan , tetapi harus dipertimbangkan lagi dengan kebutuhan sekolah.2. Pada perpustakaan umum adalah dewan penasihat/penyantun perpustakaan itu,tokoh

masyarakat diskitar perpustakaan umum itu berada.3. Pada perpustakaan perguruan tinggi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan

dosen atau mungkin juga sebuah komisi penasihat/pengawas perpustakaan yang dibentuk khusus dengan salah satu tugasnya adalah memilih atau menyarankan baha pustaka yang akan dijadikan koleksi.

4. Pada perpustakaa khusus adalah pimpinan institusi di mana perpustakaan itu bernaung, dan orang – orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut.Keputusan terakhir hasil pemilihan seharusnya berada ditangan pustakawan karena lebih

mengetahui dari segi – segi keadaan koleksi, prioritas pengadaan agar koleksi berimbang, dan anggaran tersedia.

Persyaratan lain yang harus dipunyai pustakawan adalah sebagai berikut :1. Memahami kebijakan pengembangan koleksi.2. Dapat bekerja sama dengan pustakawan lain, staf pengajar, unsur pimpinan lembaga, dan

pihak – pihak lain seperti penerbit, toko buku/jobber.3. Memahami program lembaganya yang sedang dilaksanakan dan kecenderungan

perkembangan/trend.4. Dapat menggunakan alat bantunseleksi, seperti Books in Print, Book Find, Book Bank,

Subject Guide, Katalog Penerbit, Internet.5. Dapat menggunakan sarana pendukung, seperti komputer, CD-ROM, telepon, dan faksimile.6. Memahami dan mengikuti berbagai peraturan yang berkaitan dengan pembelian buku, jurnal,

pembukuan, dan keuangan.Puatakawan dalam melakukan seleksi atau pemilihan hendaknya melihat tiga hal berikut :

1. Fungsi perpustakaan.2. Ruang lingkup bidang yang dicaku.3. Masyarakat pengguna yang dilayani.

B. PRINSIP SELEKSI

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi menjadi salah satu sebab terjadinya ledakan informasi sehingga jumlah publikasi yang terbit dari waktu ke waktu tidak terhitung lagi jumlahnya.

Seleksi menurut ALA Glossary of Library Terms adalah suatu proses pengambilan keputusan dalam mengidentifikasi sumber informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai perpustakaan.

2

Prinsip dalam pelaksanaan seleksi bahan pustaka dimaksudkan agar :1. Memperolah dan menyediakan bahan pustaka yang diperlukan dalam menunjang sstem yang

ada dilembaganya.2. Memperoleh dan menyediakan bahan pustaka yang diinginka oleh pengguna.3. Memperoleh dan menyediakan bahan pustaka yang berisi bahan hiburan dan rekreasi.4. Mengawetkan bahan pustaka penting yang menggambarkan perkembangan lembaga

induknya, seperti laporan tahunan, data resmi, termasuk publikasi lembaga tersebut.Ada beberapa pandangan dalam membangun suatu koleksi perpustakaan seperti berikut :

1. Pandangan TradisionalKelompok ini mengutamakan nilai intrinsik bahan pustaka karena memandang

perpustakaan sebagai tempat untuk melestarikan warisan budaya dan sarana mencerdaskan masyarakat.

2. Pandanga LiberalKelompok ini mengutamakan popularitas, dalam hal ini bahan pustaka tersebut di

utamakan yang disukai dan banyak dibaca.3. Pandangan Pluralistik

Kelompok ini mencoba untuk mencari keseimbangan antara pandangan tradisional dan liberal.Kriteria khusus melakukan seleksi dipertimbangkan seperti hal – hal berikut :

1. Judul disesuaikan dengan program lembaga yang ada.2. Judul disesuaikan dengan tingkatan pengguna.3. Pengarang sudah sangat terkenal di bidangnya.4. Isi buku harus tahan lama, berbobot dan tidak cepat berubah.5. Penerbit cukup dikenal pada bidangnya.6. Tahun dan edisi terbaru.7. Harga buku cukup pantas.

Pada umumnya perpustakaan memilih bahan yang baik sesuai. Untuk itu, personal yang bertanggung jawab melakukan seleksi awal perlu memahami pedoman dasar berikut :1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada dipasaran.2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja.3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani.4. Mengenal prinsip – prinsip seleksi.5. Mengenal dan mampu menggunakan alat – alat bantu seleksi.6. Memahami berbagai kendala yang ada.

Dalam menentukan seleksi berarti pustakawan menentukan apakah bahan pustaka tersebut sesuai dengan kebutuhan pemakai, sedangkan evaluasi adalah mempertimbangkan nilai intrinsik bahan pustakanya. Dalam melakukan seleksi perlu dilakukan evaluasi terhadap buku yan akan dipilih.

Ada beberapa kriteria evaluasi yang bisa dijadikan dasar dalam memilih sebuah buku, seperti berikut ini :1. Tujuan, Cakupan, dan kelompok Pembaca

3

a. Setiap bahan pustaka dibuat untuk tujuan tertentu. Tujuan ini dapat diketahui dari judul, daftar isi, indeks atau dari blurbs (uraian singkat pada buku) pada sampul.

b. Cakupan dapat diketahui dari daftar isi dan keterangan dari penerbit dalam blurbs.c. Setiap bahan pustaka yang baik biasanya menyebutkan sasaran yang hendak dicapai.

2. Tingkat KesulitanDengan memperhatikan siapa penerbitnya dan jenis buku/bahan pustaka lain apa yang

bisa diterbitkannya, pengarangnya siapa dan bidang subjek apa.3. Otoritas, Kejujuran, Kredibilitas Pengarang, dan Penerbit

Jika yang mengevaluasi mengetahui pengarang adalah seorang pakar yang diakui otoritasnya dibidang yang bersangkutan, maka biasanya akan dipilih apabila kriteria pertama terpenuhi.

4. Bidang SubjekApabila bahan pustaka tersebut termasuk bidang subjek yang diprioritaskan di

perpustakaan atau ada permintaan secara terus – menerus maka pertimbangan lain dinomorduakan.

5. PerbandinganBagaimana karya tersebut jiks dibandingkan dalam hal cakupan, tujuan, dan kelompok

pembaca denga buku llain yang sudah ada diperpustakaan.6. Faktor Waktu (Kedaluwarsa)

Faktor waktu (Kedaluwarsa) juga tergantung pada bidag subjek, misalnya materi bidang sains dan teknologi lebih cepat usag dari humaniora.

7. Format FisikMudah dibaca dan penjilidan menarik,tetapi kuat dan tahan lama.

8. HargaUntuk baha pustaka yag dengan harga di atas rata – rata perlu dipertimbangkan apakah

pengeluaran tersebut dapat dipertanggungjawabkan.9. Menunjang Kurikulum

Merupakan kriteria yang objektif untuk perpustakaan perguruan tinggi dan sekolah.10. Permintaan

Jika ada permintaan buku, pembelian harus dipertimbagkan meskipun menurut kriteria lain buku tersebut kurang memenuhi syarat.

C. VARIASI DALAM SELEKSI

Variasi seleksi berdasarkan jenis – jenis perpustakaan walaupun dapat terjadi variasi seleksi didalam jenis perpustakaan tertentu.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi

4

Tujuan utama dari koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung kurikulum perguruan tinggi badan induknya. Kurikulum merupakan fokus utama dalam aktivitas pengembangan koleksi dan menjadi pembatas bagi pelaku seleksi. Di perpustakaan perguruan tinggi, biasanya dosan merupakan pelaku seleksi aktif. Dengan demikian pekerjaan pustakawan sangat terbantu. Namun pustakawan tetap harus berperan untuk menentukan apa yang akan dibeli dan apa yang tidak akan dibeli. Pustakawan juga harus tetap berusaha menambah judul – judul buku dan subjek yang di pelajari di fakultas atau jurusan lain yang ada di perguruan tinggi itu.

Di perpustakaan yang kecil dengan dana yang terbatas, biasanya ada keterlibatan yang kuat dari dosen untuk melakukan seleksi bahan pustaka yang akan dibeli. Begitu koleksi, institusi, dan anggaran semakin besar, akan ada pergeseran peran dari dosen kepada semakin banyak keterlibatan dan tanggung jawab berada pada pustakawan.

Pustakawan yang profesional seharusnya sangat mengenal kebutuhan pengguna utamanya sehingga bisa melakukan seleksi untuk kepentingan pengguna, terlebih bila dari pihak dosen kurang responnya dalam melakukan seleksi bahan pustaka untuk koleksi perpustakaan. Pada bidang ilmu dari bahan pustaka yang dikelolanya, disebut pustakawan ahli subjek. Pustakawan ahli subjek inilah yang akan banyak melakukan seleksi bahan pustaka yang akan dibeli.

Masalah akan terjadi dalam perpustakaan universitas besar,apabila setiap fakultas yang mempunyai bidang ilmu beragam mempunyai perpustakaan sendiri – sendiri. Akibatnya pengguna kehilangan akses pada informasi yang penting. Perlu sekali pustakawan saling berkomunikasi, mengirimkan berbagai pemberitahuan tentang kebijakan masing – masing perpustakaan, saling melakukan pengecekanakan keputusan – keputusan yang telah dibuat akan menjadi sebagian besar aktivitas pustakawan pengembangan koleksi pada universitas yang besar.2. Perpustakaan Umum

Pustakawan di perpustakaan umum menghadapi pengguna yang sangat beragam. Pustakawan dalam melakukan seleksi bahan pustaka harus mengingat karakteristik dasar dari pengguna yang dihadapinya. Perpustakaan umum di kota besar bisa juga menyediakan bahan pustaka untuk riset, apabila memang pengguna dari masyarakat peneliti jumlahnya cukup signifikan.

Masyarakat yang dilayani biasanya terdiri dari orang – orang yang tidak saling berhubungan, dari berbagai kelompok etnis, dari berbagai usia, dengan beragam latar belakang pendidikan, tingkatan keterampilan dan pengetahuan, serta dengan berbagai kebutuhan informasi.

Pengembangan koleksi di perpustakaan umm perlu memperhatikan perkembangan pembicaraan/masalah yang sedang hangat didiskusikan di masyarakat. Pustakawan yang bertanggung jawab untuk masalah seleksi sebaiknya mengikuti terus berita – berita yang terjadi di masyarakat, termasuk keberadaan buku – buku yang menjadi best seller baik yang berupa novel maupun buku non fiksi.

Pada perpustakaan yang medium dan besar, biasanya juga memiliki koleksi audio visual dan format elektronik/digital lainya. Salah satu perbedaan yang nyata antara perpustakaan umum dengan perpustakaan jenis lainnya adalah adanya penekanan yang kuat pada kebutuhan rekreasi, sebagai pelengkap dari materi pendidikan dan bersifat informasi. Untuk perpustakaan umum yang besar, yang mempunyai satu atau lebih perpustakaan cabang, dalam melakukan seleksi

5

perlu cepat dan selalu berkoordinasi dengan perpustakaan – perpustakaan yang berada dalam jaringannya.

Perpustakaan umum berukuran kecil memang tidak mempunyai masalah sekompleks perpustakaan umum yang besar. Pada perpustakaan umum yang kecil banyak mempunyai masalahndengan ketiadaan dana untuk memperkaya koleksi perpustakaan dengan bahan pustaka yang menarik minat masyarakat disekitarnya. Perpustakaan umum yang kecil juga perlu saling berkoordinasi dengan perpustakaan umum kecil lainnya, yang jaraknya tidak terlalu jauh. Seandainya ada judul buku yang sangat diminati oleh beberapa perpustakaan dalam jaringan, pembelian bersama untuk satu judul dengan beberapa eksemplar, seperti yang dilakukan pada perpustakaan umum berukuran besar denan perpustakaan anggotanya, dapat mencoba minta diskon kepada pihak penjualnya.

Satu hal yang menjadi karakteristik khusus pada pengembangan koleksi umum adalah adanya penekanan pada bahan pustaka untuk keperluan anak – anak. Satu hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan koleksi diperpustakaan umum bahwa perpustakaan umum merupakan tempat bagi masyarakat untuk mendapatkan bahan pustaka sebagai sarana pendidikan sepanjang hayat. Aspek lain yang perlu dibicarakan dalam pengembangan koleksi di perpustakaan umum adalah keberadaan bahan pustaka fiksi. Novel, komik, kumpulan cerita pendek yang materinya ringan dan menyenangkan akan lebih mudah di sukai oleh masyarakat awam.3. Perpustakaan Sekolah

Pengembangan koleksi di perpustakaan sekolah diutamakan untuk mendukung kurikulum sekolah. Ada beberapa kesamaan antara perpustakaan sekolah dengan perpustakaan perguruan tinggi karena sama – sama melayani pengguna dalam proses belajar bagi siswa/mahasiswa dan proses mengajar bagi guru/dosen. Setiap pengadaan materi ditekankan untuk kebutuhan belajar dan pengajaran, dan seleksi dilakukan oleh para guru. Bahan pustaka yang diutamakan adalah terbitan masa kini, haya sedikit yang berkaitan dengan masa lalu. Audio visual diperlukan dalam koleksi perpustakaan sekolah. Media audio visual ini sudah berkembang menjadi materi multimedia yang memungkinkan pengguna berinteraksi secara aktif dengan materi pelajaram yang dibahas sehingga siswa bisa lebih mendalami pelajaran itu.

Perpustakaan sekolah biasanya memiliki dana pengembangan koleksi yang terbatas, begitu juga jumlah pustakawan biasanya terbatas. Anak – anak perlu dibina untuk menyukai kesusastraan asli bangsanya sehingga akan membentuk generasi penerus yang sangat mengenal kebudayaan asli bangsanya, tidak mudah meniru kebudayaan bangsa lain terutama yang tidak sesuai dengan kebudayaannya sendiri. Buku fiksi sains akan sangat membantu siswa mencintai sains, disamping juga terus menempa kesukaan untuk membaca. Buku matematika, fisika, dan lain sebagainya yang dibahas dengan cara yang menyenangkan perlu ada di koleksi perpustakaan sekolah agar anak – anak menyenangi ilmu – ilmu tersebut.

Perkembangan teknologi informasi perlu juga diperhatikan oleh pperpustakaan sekolah. Akses internet diharapkan mulai diperkenalkan dari tingkat sekolah dasar. Perangkat lunak yang memang diciptakan untuk anak – anak perlu dikoleksi agar anak – anak dari usia dini sudah

6

mengenal komputer, baik yang serius membahas ilmu pengetahuan tertentu maupun yang berupa permainan.4. Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok, yaitu perpustakaan khusus yang bernaung di lembaga – lembaga penelitian/ilmiah dan perpustakaan di perusahaan/industri.

Perpusakaan khusus mempunyai keterbatasan dalam membagi informasi yang dimiliki, terutama perpustakaan khusus yang bernaung di bawah perusahaan yang berorientasi pada profit. Sering kali informasi yang dimiliki hanya untuk dikonsumsi oleh orang – orang di perusahaan tersebut.

Perpustakaan khusus juga megalami keterbatasan dalam hal ruang yang dialokasikan untuk mereka, terutama jika perpustakaan itu bernaung di bawah perusahaan/industri. Intitusi demikian biasanya bersifat komersial sehingga sangat ketat dalam penataan perkantoran karena ruang berarti biaya. Dengan keterbatasab ruang, perpustakaan khusus secara berkala perlu melakukan penyiangan.

Pustakawan pada perpustakaan khusus harus proaktif untuk mencari berbagai sumber informasi yang mungkin dibutuhkan oleh pengguna utama perpustakaan.

KEGIATAN BELAJAR 2

Alat Bantu SeleksiTujuan alat bantu seleksi adalah :1. Memudahkan pemilhan bahan pustaka yang diperlukan2. Sebagai alat verifikasi dan identifikasi, yaitu sebagai acuan untuk mengetahui data bibliografi

yang benar dan lengkap, seperti pengarang, judul, ISBN/ISSN atau masih tersedia di pasaran atau tidak.

7

Alat bantu seleksi dapat dibagi atas dua kelompok sebagai beriku :1. Alat Bantu Seleksi

Alat bantu seleksi adalah alat bantu yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah sebuah atau sekelompok bahan pustaka akan diseleksi karena informasi yang diberikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan bahan pustaka tersebut dan keterangan lain yang dperlukan untuk mengambil keputusan.

Contoh alat bantu seleksi, antara lain berikut ini :a. Majalah tinjauan buku/bahan pustaka lain.b. Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu, subjek tertentu atau kelompok tertentu.c. Indeks, misalnya Book Review Digest, dan Book Review Index

2. Alat Identifikasi dan VerifikasiAlat identifikasi dan verifikasi adalah alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan dat

bibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi, apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada di pasaran atau tidak, dan sebagainya.

Contoh alat identifikasi da verifikasi adalah :1. Katalog penerbit.2. Berbagai jenis bibliografi nasional, books un print.3. Katalog perpustakaan penting untuk mengetahui keberadaan bahan pustaka unuk subjek atau

media tertentu.Alat bantu yang berperan dalam proses seleksi di sebabkan oleh hal – hal berikut :

1. Pustakawan tidak mungkin melihat sendiri semua judul baru untuk di evaluasi.2. Jumlah buku dan bahan pustaka lain yang terbit setiap tahun terlalu banyak untuk dibaca dan

di evaluasi.3. Perpustakaan jarang mempunyai spesiales subjek dalam semua bidang subjek yang diwakili

dalam koleksinya.Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menilai alat bantu seleksi adalah :

1. Tujuan2. Cakupan3. Kecepatan4. Penulis tinjauan5. Isi tinjauan6. Data bibliografi7. Penyajian8. Kegunaan9. Format fisik10. Harga.

Dalam menggunakan alat bantu seleksi, seperti juga menggunakan baha pustaka referensi. Yang pertama harus dibaca adalah kata pengantar dari penerbit, yang munhkin memberikan informasi tentang cakupan alat bantu, dan susunan informasi yang dimuat pada dokumen

8

sehingga mempercepat dalam proses mendapatkan informasi tertentu dari dalam dokumen itu. Berikut ini disampaikan berbagai alat bantu seleksi buku yang tersedia, yang dikelompokkan menjadi delapan kategori alat bantu seleksi, yaitu :1. Sumber informasi buku - buku yang baru diterbitkan

Buku ini sangat mempermudah pustakawan yang mencari buku – buku yang akan di beli untuk koleksi perpustakaannya. Untuk pencarian buku – buku yang di inginkan, daftar tersebut di lengkapi dengan berbagai ideks, seperti indeks pengarang, indeks judul, indeks subjek.

Daftar buku – buku yang baru diterbitkan yang mencakup nasional bisa menjadi alat bantu yang sangat berguna dalam melaksanaka seleksi karena menginformasikan buku – buku baru yang berskala nasional yang tersedia dipasaran. Agar pengembangan koleksi berjalan dengan efektif, staf yang terlibat pada proses seleksi sebaiknya mengetahui adanya sumber – sumber informasi tersebut serta mengetahui cara mengguakannya.2. Katalog, Brosur dan Lembar Promosi

Sarana ini berisi informasi tentang bahan pustaka yang telah diterbitkan serta dapat dipesan kepada penerbit dan agen – agennya. Katalog penerbit bisa juga memberi informasi mengenai buku yang aka di terbitkan. Informasi yang ada dalam katlog penerbitan adalah pengarang, judul, tahun, ISBN/ISSN, harga, cakupan subjek, relevan pemakai, dan penjelasan tentang isi bahan pustaka.

Banyaknya katalog penerbit, brosur, dan lembar promosi yanh di terima perpustakaan dari penerbit, bisa juga membuat masalah bagi pihak perpustakaan. Pustakawan harus melakukan penataan terhadap materi promosi agar dapat ditemukan pada waktu dibutuhkan.3. Tinjauan Buku – buku Masa Kini

Tinjauan buku adalah tulisan yang membahas da menilainisi suatu judul buku. Penilaian biasanya dilakukan oleh pakar dibidang ilmu yang berkaitan dengan isi buku.

Ada 3 jenis tinjauan buku yang biasa dibuat yang pembagiannnnya berdasarkan jenis,yaitu :a. tinjauan buku bagi orang yang sehari – hari berkecimpung dalam dunia buku.b. tinjauan buku bagi para pakar dalam bidang tertentu.c. tinjauan buku bagi masyarakat umum.Untuk buku – buku non-fiksi diperukan kepakaran dalam membuat tinjauannya. Untuk

bbuku – buku yang dikonsumsi masyarakat umum memang pembuat tinjauan tidak harus mempunyai keahlian yang mendalam tentang topik yang dibahas dalam buku tersebut.Tinjauan buku tentunya sangat berguna bagi pustakawan dalam melakukan seleksi.4. Bibliografi Nasional

Bibliografi nasioanal adalah sebuah pendafaran dari buku – buku yang diterbitkan disebuah negara atau tentang sebuah Negara. Bibliografi bersifat nasional bias juga dijadikan sebagai alat bantu seleksi. Satu karakteristik yang bias terdapat pada bibliografi nasional adalah sifatnya yang non komersial. Bibliografi ini banyak juga yg menggunakan sebagai alat verifikasi.5. Pangkalan Data Terpasang (online Database) dan CD-ROM

Pangkalan data terpasang bias disebut juga sebagai bibliografi nasional atau bahkan sekarang ini bibliografi internasional karena jaringan datanya tidak hanya di Amerika Serikat, tetapi sudah merambat ke seluruh dunia, bias dijadikan alat bantu seleksi. Pangkalan data mencantumkan

9

perpustakaan yang memiliki sebuah publikasi sehingga data tersebut bias digunakan untuk menentukan apakah sebuah buku akan dibeli atau dilakukankerja sama penggunaan koleksi bersama dengan perpustakaan terdekat.

Pangkalan data dalam jumlah banyak bias disimpan dalam media CD-ROM. Penerbit/agen buku banyak memanfaatkan media ini untuk menyebarluaskan buku – buku terbitan atau yang dipasarkan mereka.6. Buku – buku Terbaik, Daftar yang Direkomendasikan, dan Koleksi Inti

Beberapa publiksai dari negara – negara maju mendaftar buku – buku yang dianggap terbaik atau yang dianggap patut direkomendasikan untuk dibaca baik oleh kalangan tertentu atau untuk kebutuhan perpustakaan di Indonesia perlu dikaji dengan cermat mengingat keadaan di Indonesia belum tentu sesuai dengan materi buku tersebut.

Ada juga aplikasi mendaftar buku – buku yang seharusnya dimiliki oleh perpustakaan tertentu sebagai koleksi inti. Publikasi itu ada yang dikeluarkan oleh asosiasi nasional guru – guru matematika misalnya ataupun oleh organisasi profesi lainnya.7. Bibliografi Subjek

Bibliografi subjek adalah publikasi yang mendaftatr judul – judul buku dalam bidang tertentu dan biasanya dikeluarkan oleh perpustakaan di lingkingan tertentu atau lembaga lain baik dariinstansi pemerintah maupun swasta. Bibliografi subjek banyak beredar baik yang bersifat komersial maupun nonkomersial. Biliografi subjek yang di susun oleh pakar di bidang subjek tersebut dan pakar itu membuat evaluasi yag kritis terhadap buku – buku yang di daftar maka bibliografi itu akan sangat bermanfaat bagi para pelaku seleksi dalam pengembangan koleksi8. Daftar Tambahan Koleksi (Accession List)

Daftar tambahan koleksi merupakan publikasi yang mendaftar buku – buku yang baru diterima oleh sebuah perpustakaan. Buku ini tidak bisa di andalkan untuk mendapatka informasi tentang buku – buku terbabru karena pengolahan buku itu di perpustakaan yang mengeluarkan publikasi sampai terwujudnya daftar itu memakan waktu yang cukup lama. Publikasi ini biasanya diperoleh denga cuma – cuma. Frekuensi terbitnya setahun sekali, dua kali dalam setahun, setiap tiga bulan, dan sebagainya tergantung dari aktivitas pengembangan koleksi di perpustakaan itu.

MODUL 5

Pengadaan Buku

KEGIATAN BELAJAR 1

Pengadaan Buku melalui PerpustakaanPengadaan adalah kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan

seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih

10

dengan cara membeli, tukar – menukar dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya.

A. KENDALA DALAM PEMBELIAN BUKU

Dalam pembelian buku perlu pertimbangan secar seksama karena menyangkut berbagai unsur di perpustakaan yaitu yang berhubungan dengan staf, keuangan, prosedur yang harus diikuti, serta administrasi berkas pengadaan. Karena rumitnya prosedur pengadaan buku maka pustakawan pengadaan harus mempunyai pengetahuan yang luas dibidang bibliografi, bahasa, manajemen, penerbitan, dan perdagangan buku.

Persoalan yang dihadapi pustakawan Indonesia dalam pengadaan buku adalah :1. Terbitan Dalam Negeri

Bagi terbitan buku dalam negeri, tempat penerbitan berpusat di Pulau Jawa, khususnnya di kota Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, dan beberapa kota besar lainnya. Bagi perpustakaan yang berada di luar Pulau Jawa, pengadaan buku akan menambah tugas korespondensi yang makan waktu lama, jawaban yang tidak selalu cepat, serta kemungkinan buku sudah terjual habis. Bagi pemesanan luar negeri kesulitan ini ditambah dengan waktu pemesanan yang lama, berkisar antara 3 sampai 5 bulan.2. Prosedur Pembayaran

Prosedur pembayaran untuk pembelian buku sering kali terlalu berbelit – belit, baik untuk pembayaran dalam bentuk rupiah maupun mata uang asing. Apabila pembelian melebihi Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah) pembayarannya harus dipecah – pecah. Hal ini merumitkan prosedur terutama untuk pembelian melalui penerbit luar negeri. Prosedur ini lebih lancar pada perpustakaan swasta karena tidak perlu melalui Kantor Perbendaharaan Negara.3. Ketersediaan Dana

Dana yang tersedia tidak selalu tepat pada waktunya. Bagi perpustakaan swasta penyediaan dana umumnya lebih lancar, namun tidak selalu demikian bagi perpustakaan pemerintah. Dana yang dikeluarkan pemerintah harus dipertanggung jawabkan. Kalau tidak bisa memperanaggung jawabkannya, pengeluaran dan tersebut harus dikembalikan ke negara. Bagi pustakawan, pencairan dana demikian ini menyulitkan karena selama dana belum turun berarti tidak dapat melakukan transaksi pembelian buku.4. Katalog Penerbit

Terbatasnya informasi mengenai buku yang tersedia, terutama untuk terbitan dalam negeri. Buku yang diterbitkan oleh penerbit swasta umumnya dapat di beli dipasaran bebas. Tetapi tidak demikian halnya denga penerbitan yang terbatas jumlahnya.5. Administrasi

Prosedur administratif yang berbeli – belit. Pengadaan buku dari luar negeri harus menghadapi pemeriksaan oleh petugas bea cukai dan instansi terkait lainnya.

B. CARA PEMBELIAN BUKU

11

Jika perpustakaan sudah mempunyai dana untuk melakukan pembelian buku, maka pustakawan melakukan seleksi terlebih dahulu buku – buku yang akan dibeli dari daftar desiderata yang ada berdasarkan prioritas yang telah ditetapkan. Kegiatan selanjutnya adalah membuat daftar buku yang akan dibeliyang telah disesuaikan dengan jumlah dana yang telah ditentukan.

Daftar buku yang dibeli minimal harus berisi data bibliografi berikut ini :1. Judul buku2. Nama pengarang3. Nama penerbit4. Tahun terbit5. ISBN6. Jumlah7. HargaPengadaan buku dengan melalui pembelian bisa dilakukan dengan berbagai cara sebagai

barikut :1. Pembelian melalui Penerbit

Prosedur pembelian buku melalui penerbit dalam negeri, yaitu :a. Membuat daftar buku yang dikelompokkan berdasarkan penerbit.b. Mengirimkan daftar buku yang akan dibeli disetiap penerbit untuk mengetahui

ketrsediaannya dan harga buku tersebut.c. Menerima proforma invoice dari penerbit, yaitu daftar bukuyang dilengkapi harga satuan,

ketersediaannya dan informasi cara pembayarannya.d. Melakukan pembayaran sesuai dengan instruksi yang terdapat dalam proforma invoice, yaitu

dengan cara transfer langsung ke nomor rekening ataupun dengan membuat cek yang harus dikirim melalui pos.

e. Mengirimkan buku pembayaran ke pernbit disertai dengan surat pengantar dan performa invoice.

f. Membuat pertanggung jawaban sesuai dengan peraturan yang berlaku.g. Mengarsipkan fotokopi bukti pembayaran, untuk digunakan sebagai sarana klaim.

Penerbit kadang – kadang tidak melayani pembelian langsung. Untuk itu penerbit biasanya menunjuk distributor ataupun agen untuk melayani permintaan perpustakaan.2. Pembelian melalui Toko Buku

Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana yang relatif kecil, yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan khusus, misalnya melalui tender.

Adapun cara pembelian buku melalui toko buku adalah sebagai berikut :a. Membuat daftar buku yang akan dibeli brdasarkan judul.b. Menemukan toko buku yang akan dihubungi.c. Menyerahkan daftar judul yang akan dibeli ke toko buku tersebut, dengan baik dengan

cara facsimile, e-mail atau datang langsung ke toko buku.d. Toko buku memberikan informasi tentang buku – buku yang tersedia berikut harganya.

12

e. Melakukan pembayaran dengan uang tunai atau cek, sebesar jumlah buku yang dibeli dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya.

f. Toko buku mengirimkan buku – buku yang sudah dibeli atau pihak pembeli yang mengambil sendiri buku – buku tersebut.

3. Toko Buku On-LineSaat ini terdapat toko buku online, yaitu kita bisa mencari buku yang akan dibeli melalui

internet. Prosedur pembelian melalui toko buku secara online adalah sebagai berikut :a. Siapkan judul – judul buku yang akan dibeli.b. Tenrukan toko buku mana yang akan dihubungi.c. Cari alamat toko buku tersebut di internet melalui home page.d. Ikuti prosedur yang tersedia ditoko buku tersebut.e. Pilih judul – judul buku yang akan dibeli.f. Informasi judul – judul yang dipesan.g. Melakukan pembayaran melalui internet atau melalui bak, sesuai kesepakatan pada waktu

transaksi.h. Apabila menggunakan kartu kredit, gunakan prosedur yang telah ditetapkan.i. Apabila pembayaran melalui bank, gunakan prosedur pembayaran dengan bank setempat,

dan mengirimkan bukti pembayaran ke toko buku tersebut disertai surat pengantar dan daftar buku yang dipesan.

j. Menyimpan fotokopi bukti pembayaran, untuk keperluan klaim.Seperti halnya pembelian melalui penerbit maka pembelian melalui toko buku juga

diperlukan komunikasi yang intensif, terutama apabila buku – buku yang dipesan belum ada berita atau belum ada jawaban.

Untuk pembelian buku secara online, biasanya selalu terdapat informasi kondisi buku yang dipesan, antaranya adalah informasi buku masih tersedia apabila kita belum membayarnya. Apabila pembeli sudah bayar dan uangnya sudah diterima. Demikian juga apabila buku sudah dikirim, mereka menginformasikan buku sudah dikirim dan perkiraan lamanya pengiriman buku tersebut. Untuk itu, pihak pembeli harus rajin – rajin membuka web site toko buku tersebut.4. Pembelian Buku melalui Agen

Pustakawan lebih menyukai berhubungan dengan agen buku karena beberapa alasan berikut :a. Semua pesanan judul – judul buku yang berasal dari berbagai penerbit hanya memulai

satu jalur yaitu agen buku.b. Apabila buku yang dipesan tidak datang maka perpustakaan cukup mengubungi agen,

tidak perlu melakukan klaim ke penerbit.Agen buku biasanya terdaftar di beberapa sumber referensi. Untuk menentukan agen mana

yang akan dipilih dalam pengadaan buku, perlu dipertimbangkan dan dievaluasi terlebih dahulu. Evaluasi untuk memilih agen buku, biasanya pustakawan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :a. Pelayanan tambahan

13

Rencana pemesanan dengan sistem Approval Plan, yaitu dengan mengetahui profil perpustakaan, agen buku akan mengirimkan buku – buku yang relevan. Apabila ada yang tidak cocok maka perpustakaan bisa mengembalikan buku – buku tersebut.b. Potongan harga

Hampir semua agen buku menawarkan potongan harga lebih rendah dari harga buku. Potonan ini bervariasi dan tergantung dari volume pembelian, jenis dokumen yang dipesan, dan pelayanan yang diberikan.c. Waktu pengiriman

Pemenuhan waktu sesuai jadwal pesanan merupakan tuntunan yang utama dari perpustakaan.d. Pemenuhan kebutuhan pesanan

Agen buku pada umumnya tidak mempunyai semua buku yang diperlukan oleh perpustakaan.

Ada beberapa cara yang ditawarkan baik oleh penerbit maupun agen buku dalam pemesanan buku oleh perpustakaan, yaitu :

1. Approval planPerpustakaan diharuskan mengirimkan profil perpustakaan kepada agen yang berupa penjelasan yang menggambarkan cakupan subjek, bahasa, tingkatan, biaya, penerbit, dan format

2. Blanker orderSistem ini tidak memerlukan profile perpustakaan. Pustakawan cukup memberitahu pada agen atau penerbit untuk mengirimkan semua buku – buku yang telah diterbitkan dengan harga yang telah ditentukan, cekupan subjek atau permintaan khusus.Keuntungan dari sisten ini adalah danya diskon/potongan yang cukup tinggi dan waktu pengadaan yang cepat.

3. Standing orderDengan sistem ini perpustakaan akan memperoleh setiap buku yang telah diterbitkan oleh suatu penerbit. Sistem ini sangat umum digunakan oleh penerbit – penerbit perguruan tinggi dan penerbit dalam subjek khusus.

KEGIATAN BELAJAR 2

Pengadaan Buku melalui Pertukaran dan Hadiah

A. PENGADAAN BUKU MELALUI PERTUKARAN

Buku yang diperoleh melalui tukar menukar dan hadiah mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan. Bahan pustaka dapat diperoleh secara cuma – cuma, sepanjang bahan pustaka tersebut benar – benar sesuai dengan tujuan perpustakaan.

Untuk melakukan kegiatan pertukaran ini terlebih dahulu dibuatkan perjanjian antar perpustakaan untuk membicarakan bahan pertukarannya. Masing – masing perpustakaan

14

menawarkan terbitannya. Sebelum memutuskan untuk menerima tawaran pertukaran dari perpustakaan/lembaga lain, hal yang harus dinilai adalah apakah buku yng ditawarkan benar – benar cocok dengan subjek yang dicakup perpustakaan.

Pengadaan dengan cara pertukaran antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan sebagai berikut :

1. Memperoleh buku – buku tertentu yang tidak dapat dibeli ditoko buku.2. Mengeluarkan buku – buku hadiah yang tidak sesuai atau yang duplikat.3. Mengembangkan kerja sama antar perpusakaan baik tingkat nasional maupun

internasional.

B. CARA PERTUKARAN

Cara melaksanakan program pertukaran bahan pustaka adalah sebagai berikut :1. Perpustakaan yang mempunyai buku lebih (duplikat) atau yang sudah tidak diperlukan lagi,

disusun dalam bentuk daftar untuk ditawarkan.Untuk itu maka :a. Sebelum ditawarkan, buku diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang berlaku untuk

dinyatakan dapat dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.b. Dalam penawaran disusun menurut subjek, kemudian menurut pengarang dan judul.

2. Perpustakaan mengirim penawaran kepada perpustakaan – perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku yang ditawarkan, dan telah mempunyai hubungan kerja sama.

3. Perpustakaan menerima penawaran dan mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya, serta membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaannya sendiri.

4. Perpustakaan yang menerima tawaran perpustakaan melakukan pemilihan buku yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya, serta menyusunnya dalam daftar buku – buku yang akan ditawarkan sebagai bahan pertukaran, dan mengirimkannya.

5. Perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan buku tentang subjek dan bobotnya.

6. Setelah melakukan kesepakatan maka tukar menukar dapat dilaksanakan.7. Masing – masing perpustakaan menerima bahan pertukaran dan mengolahnya sesuai dengan

prosedur yang telah ada.Dalam melaksanakan pertukaran bahan pustaka terdapat pekerjaan spesifik yang meliputi :

1. Perencanaan metode untuk mendapatkan bahan pertukaran.2. Penentuan landasan yang sehat untuk hubungan pertukaran.3. Pemilihan lembaga untuk kerja sama pertukaran.4. Penawaran pertukaran.5. Penilaian bahan pertukaran.6. Transaksi pertukaran atau penolakan pertukaran.7. Pengiriman dan penerimaan bahan pertukaran.

15

8. Penagihan buku yang tidak diterima dan memenuhi tagihan.9. Pemeliharaan catatan – catatan dan statistic.10. Penilaian hubungan kerja sama pertukaran.

C. CARA PENGADAAN HADIAH

Kegiatan pemberian dan penerimaan hadiah bahan pustaka di perpustakaan dilaksanakan oleh bagian pengadaan. Bidang pengadaan bertanggung jawab dalam menyeleksi bahan pustaka yag akan diterima atau yang akan dibeli dengan dana sumbangan.

Ada beberapa cara untuk mendapatkan hadiah, yaitu :1. Hadiah atas permintaan

a. Mempersiapkan daftar donator yang akan diminta sumbangannya.b. Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak lain.c. Mengirimkan surat permohonan disertai daftar buku yang dibutuhkan.d. Menerima buku – buku sumbangan apabila diterima permohonannya.e. Memeriksa buku yang datang dan mencocokkannya dengan daftar pengantar.f. Mengirimkan ucapan terima kasih.g. Mengolah buku sumbangan sesuai dengan prosedur.

2. Hadiah tidak atas permintaan.a. Buku yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.b. Mengirimkan surat ucapan terima kasih.c. Buku yang diterima diperksa terlebih dahulu apakah subjeknya sesuai dengan kebijakan

pengembangan koleksi yang ada.d. Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai buku untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan

kembali kepada pihak lain.

D. PENERIMAAN BUKU

Prosedur penerimaan buku adalah sebagai berikut :1. Memeriksa secara teliti bahan pustaka yang diterima dan surat pengantarnya.2. Mencocokkan bahan pustaka yang diterima dengan arsip daftar pesanan.3. Menyisihkan bahan pustaka yang tidk sesuai dengan pesanan, cacat atau rusak disertai

dengan permintaan penggantian.4. Membuat berita acara penerimaan.

Koleksi local meliputi bahan pustaka tentang topic yang sifatnya local. Sedangkan literature kelabu meliputi semua karya ilmiah dan non-ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur kelabu ini wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan rector.

Literatur kelabu yang dimaksud adalah :1. Skripsi, tesis, disertasi.

16

2. Makalah seminar, symposium, konferensi, dan sebagainya.3. Laporan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.4. Laporan kegiatan, pidato pengukuhan, dan sebagainya.5. Dan terbitan berseri lainnya.

Perpustakaan perlu secara proaktif mengembangkan muatan lokalnya masing – masing dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengolah koleksi local dan literatur kelabu dari perguruan tinggi.

17