PENGENALANPENGURUSAN PROJEK

KANDUNGAN

Definisi Projek Berjaya

Definisi PROJEK

Definisi Pengurusan Projek (PM)

Siapakah Pengurus Projek?

10 Bidang Pengetahuan Pengurusan Projek

Isu dalam penyampaian projek

Kenapa projek gagal?

Definisi Projek Yang Berjaya

3

1. MenepatiMasa

2. Mengikut Bajet

3. Pematuhan Kualiti

Kepuasan Pelanggan

4

Faktor Kejayaan Projek…

Projek diurus dan dikawal sepanjang tempoh kitar hayat projek.

Projek dikawal melalui proses pengurusanperubahan bersepadu (integrated change management processes) secara terperinci.

Kriteria kejayaan projek dibincangkan denganjelas, dipersetujui dan pencapaiannya menjadifokus sepanjang pelaksanaan projek.

Fakta Kejayaan Projek (TBR)

5

5%5%

6%

15%

5%

14%7%

17%

14%

12%

Minimizedscope change

Clear businessobjectives

Userinvolvement

Agile requirementsprocess

ExperiencedProject Manager

Skilled Staff

Executivesupport

Standardinfrastructure

Formal methodology

Reliableestimates

Source: “Chaos Chronicles, III, 2003”. www.standishgroup.com

Why ?

What ?

How ?

When ?

Who ?

Where ?

Definisi Projek

Satu kumpulan aktiviti yang bersifat sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan satu produk @ khidmat

yang unik.

Kenapa Sementara ??

Setiap projek (produk/ perkhidmatan) ada

permulaan dan tamattempoh.

Kenapa Unik ??

Setiap projek adalahberbeza dpd kebanyakan

perkara yang terdapat padaproduk/perkhidmatan yang

sama.

Definisi Pengurusan Projek

Pengurusan Projek ialah aplikasi:

7

ILMU PENGETAHUAN

KEMAHIRAN

ALAT PENGURUSAN & TEKNIK

kepada aktiviti projek dalam usaha untuk memenuhikeperluan & harapan stakeholder daripada sesuatuprojek.

Penggunaan Pengurusan Projek…

8

The Science of Project Management

9

PengurusanProjek

Aplikasiteknologi

Operasi peralatan

Perancangankewangan

Rekabentuk

Kemahirankejuruteraan

Perancangansumber

Lain-lain???

The Art of Project Management

10

PengurusanProjek

Kemahiranmenangani Isu

Kemahiraninterpersonal

Kepimpinan

Pengurusan alirantunai

Delegasi

Kemahiran membuatkeputusan

PengurusanStakeholders

11

Apa yang patutdiurus dalam

projek ???

11

PengurusanProjek adalahuntukmenentukankeseimbangandalam …

12

Skop• merupakan senarai

kerja yang perluuntuk mencapaiobjektif projek

Jadual• menentukan masa

dan jadual, termasuk tempoh keseluruhan projek

Kos• hendaklah dalam

lingkungan bajet yang telah diluluskan untuk projek

Sumber• ialah manusia dan

peralatan yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti projek

SiapakahPengurusProjek?

• Individu yang bertanggungjawabuntuk merancang, menyelaras/mengawal, memantaudan melapor kemajuan projekdaripada peringkat awal projek hinggasiap.

• Pengurus Projek yang berjaya mestilahberkebolehan untuk menggambarkankeseluruhan projek dari mula hinggaprojek siap.

• Pengurus Projek juga perlumempunyai kemampuan untukmemastikan visi projek dicapai.

Siapakah Pengurus Projek DalamKonteks JKR?

HOPT

Siapakah Pengurus Projek DalamKonteks JKR?

HODT

Siapakah Pengurus Projek DalamKonteks JKR?

SO

Kemahiran Pengurus Projek

• Hard Skills

- pengetahuan mengenai produk dan berkebolehan menggunakan peralatan & teknik pengurusan projek.

• Soft Skills

- kebolehan bekerja dan berkomunikasi dengan pelbagai peringkat individu atau golongan tertentu dalam sesebuah organisasi.

Mendengar, meyakinkan

KemahiranKomunikasi

Merancang, menetapkanpencapaian, menganalisa

KemahiranOrganisasi

Empati, memberimotivasi, menggalakkansemangat bekerjasama(esprit do corps)

KemahiranKerjaBerpasukan

Kemahiran Pengurus Projek

Kemahiran Pengurus Projek

Menjadi teladan, menetapkanvisi, mengagih kerja, bersikappositif, bertenaga

KemahiranKepimpinan

Fleksibel, kreatif, sabardan tidak mudah putusasa

KemahiranDaya Tahan

Pengalaman danpengetahuanprojek/produk

KemahiranTeknologi

20

10 Bidang Pengetahuan dalam Pengurusan Projek

Scope

Time Cost

Quality

RiskHuman

Resource

Communication

Procurement

Stakeholder

Pengurusan Skop Projek

21

Proses untuk memastikan semua skop kerja yang diperlukan diambilkira dan disiapkan dengan sempurna

Pengurusan Masa Projek

Proses untuk memastikan projek dapatdisiapkan pada masa yang telah ditetapkan

22

Pengurusan Kos Projek

Proses untuk

memastikan projek dapat

disiapkan dalam

lingkungan

bajet yang diluluskan

23

Pengurusan Kualiti Projek

Proses merancang, memastikan jaminandan mengawal kualiti sesuatu projek bagi

memenuhi keperluan pelangganmenerusi pematuhan dasar dan prosedur

kualiti yang ditetapkan.

24

Pengurusan Risiko Projek

Proses untuk mengelak atau meminimakanimpak daripada peristiwa yang bolehmenjejaskan projek, serta mengeksploitasipeluang yang mungkin wujud.

25

Pengurusan Perolehan Projek

Proses untuk memperoleh atau mendapatkanbarangan, perkhidmatan atau hasil daripada pihak

luar Pasukan Projek bagi melaksanakan kerjatertentu didalam projek.

26

Pengurusan Sumber Manusia Projek

27

Proses untuk memastikansumber manusia yang terlibatdengan projek diurus denganberkesan

Pengurusan Komunikasi Projek

28

Menjana, mengumpul, menyimpan dan menyebar maklumat projek dalam tempoh yang ditetapkan

kepada stakeholder yang berkenaan

• Mengenalpasti dan menganalisa individu, kumpulan atau organisasi yang mempunyaiatau mendapat impak daripada projek.

• Membangunkan strategi bagi melibaturus(engagement) stakeholder secara efektif bagitujuan pelaksanaan dan penghasilan projek.

Pengurusan Stakeholder Projek

Pengurusan Integrasi Projek

Menyepadukan berbagai proses dan aktiviti pengurusan projek yang terdapat dalam Kumpulan Proses Pengurusan Projek bagimemastikan objektif projek tercapai.

ISU DALAM PENYAMPAIAN PROJEK

31

32

33

35

Persepsi Awam Terhadap Kegagalan Projek

1. Pengurusan Projek yang lemah

2. Pengurus Projek / Pasukan Projek:• kurang kompeten

• tidak amanah/jujur

• penglibatan rasuah

37

Kenapa projek gagal?

38

Diantara sebab projek gagal…1. Pengurus Projek yang kurang pengalaman dan kurang

latihan.

2. Gagal untuk mengurus dan memenuhi hasrat stakeholder

3. Kepimpinan yang lemah disemua peringkat

4. Perancangan yang lemah

5. Gagal untuk mengenalpasti, mendokumenkan danmengesan keperluan

6. Tiada kesefahaman diantara pasukan projek dan rakankongsi (partners)

7. Gagal berkomunikasi

8. Lemah dalam membuat anggaran sumber

9. Kekurangan atau salahguna kaedah mengurus projek

39

Kesan Kegagalan Projek

Kemudahan tidak dapat digunakan.

Perancangan asal pelanggan tergendala.

Kos pembaikan yang tinggi – pembaziranperuntukan awam.

Program/Project outcomes

akan tersasar!!

40

41

TERIMA KASIH

Q & A