pengendalian akaun deposit

PENGENALAN KEPADA AKAUN DEPOSIT

Unit Akaun Deposit, Rahsia, Bank dan AKBBahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi (BPOPA)Jabatan Akauntan Negara Malaysia

1

KANDUNGAN

1. Pengenalani. Takrifan Depositii. Jenis-jenis Deposit

2. Pengwujudan & Penutupan Akaun Deposit3. Peranan & Tanggungjawab Pegawai Pengawal – Terimaan &

Bayaran4. Pengendalian Akaun Deposit5. Sijil Pengesahan Baki & Penyata Penyesuaian6. Kesimpulan

2

PENGENALAN - TAKRIFAN DEPOSIT

Merupakan jaminan/cagaranjaminan/cagaran yang dipegang oleh kerajaan untuk tujuan melindungi kerajaan / orang awam dan juga untuk memastikan pembekal /individu melaksanakan tanggungjawab melaksanakan tanggungjawab sehingga selesaisehingga selesai. Contoh : Wang Jaminan Pelaksanaan – melindungi kerajaan supaya kontraktor melaksanakan tugas sehingga siap.

Diterima dengan maksud tertentu mengikut undang-undang / undang-undang / perjanjian perjanjian

Perlu dibayar balik dibayar balik apabila maksud telah dicapai.Contoh : Deposit Cagaran Sewa Bangunan

3

PENGENALAN – PERLEMBAGAAN PERSEKUTUAN

Perkara 97, Perlembagaan Persekutuan-Segala hasil atau wang yang bagaimanapun didapatkan atau diterima dengan apa cara pun mestilah dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan bagi Persekutuan atau Kumpulan Wang Disatukan bagi Negeri.

Perkara 104(3), Perlembagaan Persekutuan- Tiada apa-apa wang boleh dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Disatukan kecuali mengikut cara yang diperuntukkan undang-undang

4

PENGENALAN - KUMPULANWANG DISATUKAN (KWDS)

5

PENGENALAN - JENIS AKAUN DEPOSIT

▪ Terbahagi kepada dua (2) jenis deposit :

Deposit AmDeposit yang diterima

bagi maksud yang khusus dan jelas

Deposit PelarasanDeposit yang diterima bagi tempoh tertentu (sementara) sebelum pelarasan ke sesuatu

kod dibuat.

One to oneOne to one1)Deposit Bayaran Cagaran Hospital (Warganegara Malaysia) 876303 2)Deposit Pampasan 877716

One to manyOne to many1)Deposit Cagaran Sewa Bangunan 8795052)Deposit Cagaran Kantin 879504

One to manyOne to many1)Pembatalan Bayaran EFT 875538 2)Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan (ATTD) 875501 – SPP 18/2001

6

PENGWUJUDAN AKAUN DEPOSIT

▪ Kemukakan surat permohonan kepada Seksyen Perakaunan Amanah, JANM untuk kelulusan serta mendapatkan kod Akaun Deposit. Surat permohonan hendaklah menyatakan dengan jelas perkara-perkara berikut;

1. Tujuan Akaun Deposit 2. Punca Kuasa Menerima dan Menyimpan Deposit3. Penggunaan Deposit4. Tempoh Penggunaan Akaun Deposit (jika ada)5. Pegawai yang bertanggungjawab ke atas pengendalian Akaun Deposit

JANM (BPOPA) akan mewujudkan satu kod deposit dan Kementerian/Jabatan boleh terus menggunakan Akaun Deposit yang telah diwujudkan.

7

PENUTUPAN AKAUN DEPOSIT

Sebelum penutupan sesuatu akaun deposit, pastikan: Telah mencapai maksudnya; Tiada lagi terimaan (deposit) bagi tujuan yang sama; Berbaki sifar diperingkat PTJ/semua PTJ; Menyediakan Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) berbaki sifar

(Khas untuk Akaun Terimaan Tidak Diperuntukan – ATTD) - SPP 18/2001

Mengemukakan surat dan pengesahan baki akaun deposit telah berbaki sifar kepada JANM.

Bagi ATTD, PTB perlu dikemukakan kepada JANM dan Perbendaharaan.

8

PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

TerimaanTerimaan (AP60-AP91) termasuk; tanggungjawab pemungut kuasa memungut urusan pengeluaran resit merekod pungutan simpan selamat daftar/buku resit

BayaranBayaran (AP92-AP94) bertanggungjawab sepenuhnya ke atas betulnya semua

perbelanjaan yang dilakukan berkenaan akaun deposit itu.

9

PENGENDALIAN AKAUN DEPOSIT

Penyelenggaraan Buku Rekod (AP95)▪Memastikan tugas – tugas penyelenggaraan buku daftar/vot amanah diurus dengan cekap dan dan berkesan termasuklah PTJ dibawahnya.

Pengesahan dan Penyesuaian Akaun (AP143)▪Pastikan semua PTJ kemukakan Sijil Pengesahan Baki dan Penyata Penyesuaian bulanan untuk tujuan penyatuan diperingkat pusat. ▪Mengesahkan baki Akaun Deposit (Lejar) dengan laporan bulanan Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

10


AP156 - Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab atas penyelenggaraan betul akaun deposit dibawah jagaannya.▪ Akaun Deposit hendaklah dibuka mengikut jenis deposit yang diterima. <Lejar>▪Jika sekiranya banyak bilangan deposit yang sama jenisnya diterima rekod kecil hendaklah disenggara bagi tiap-tiap deposit. <Lejar Subsidiari>

11


AP157 (a) – Apabila sesuatu deposit diterima Resit Rasmi hendaklah diberi kepada pendeposit. Pendeposit hendaklah dinasihatkan supaya menyimpan resit rasmi itu kerana ia dikehendaki menyerahkannya apabila deposit diambil balik.

AP157 (b) – Bagi terimaan deposit yang dibuat secara potongan daripada Baucar Bayaran, resit rasmi tidak perlu dikeluarkan kepada pendeposit.

▪Bagaimana jika resit hilang ?

12


AP158 – Tanggungjawab Pegawai Pengawal Atas Pemulangan Deposita)Apabila seseorang hendak mengambil balik sesuatu deposit/sebahagian sesuatu deposit Pegawai Pengawal mestilah berpuas hati bahawa :

i. Orang itu berhak menerima wang itu; danii. Amaun itu sebenarnya ada dalam deposit setelah merujuk

kepada lejar deposit.

13


AP158 – Tanggungjawab Pegawai Pengawal Atas Pemulangan Depositb)Baucar bagi bayaran balik deposit hendaklah menyebut nombor dan tarikh resit tiap-tiap deposit itu diterima. Resit Rasmi asal hendaklah dikembarkan jika ada. Jika resit asal hilang, Pegawai Pengawal di atas budi bicaranya, jika difikirkan perlu, boleh mengkehendaki agar surat akuan sumpah dibuat dan dikemukakan. Nombor resit dan tarikh pengeluaran dan pejabat yang mengeluarkannya hendaklah dinyatakan dalam ringkasan bayaran bulanan. AP Pindaan Bil 2 Tahun 2012AP Pindaan Bil 2 Tahun 2012

14


AP158 – Tanggungjawab Pegawai Pengawal Atas Pemulangan Depositc)Deposit tidak boleh dipulangkan balik di sesuatu pejabat lain dari pejabat deposit itu diterima melainkan :

Kebenaran daripada pejabat yang menerima diperolehi Pemberitahuan mengenai pembayaran dan pelarasan

pembayaran dihantar ke pejabat yang menerima deposit itu. Pegawai yang memperakui sesuatu perintah pindah atau

baucar jurnal berkenaan dengan wang itu adalah tanggungjawab sedemikian juga.

15


AP159 – Baki Deposit TahunanBaki rekod kecil hendaklah dijumlahkan dan disamakan dengan akaun utama setiap bulan.Senarai baki pendeposit hendaklah disediakan pada setiap suku tahun dan dihantar pada bulan berikutnya.Senarai bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun hendaklah dihantar pada / sebelum 31 Mac tahun berikutnya kepada Akauntan Negara, Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) dan Ketua Audit Negara.AP161(b) – Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab membayar wang bagi apa-apa pelarasan yang mungkin diperlukan kerana kesilapan butir-butir atau kerana salah bayar.

16


AP162 – Deposit Yang Tidak Dituntut Hendaklah Diwartakan▪ Jika tiada sebab-sebab khas pada sebaliknya, deposit yang tidak

dituntut selepas tempoh 12 bulan dari tarikh deposit boleh dikembalikan hendaklah diberitahu dalam Warta Kerajaan.

▪ Jika deposit itu masih tidak dituntut dalam masa tiga (3) bulan selepas pemberitahuan itu maka ia hendaklah dikredit kepada hasil.LAMPIRAN W (Rujuk dalam Arahan Perbendaharaan). Catatan : Debit Debit Akaun Deposit xxx Akaun Deposit xxxKredit Kredit Hasil - Wang Tidak Dituntut (81302) xxx Hasil - Wang Tidak Dituntut (81302) xxx

17


AP163 – Tanggungjawab Pegawai Perakaunan▪ Jika Akauntan Negara, Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri

(JMS), Akauntan Negeri/ Bendahari Negeri berpendapat bahawa Pegawai Pengawal tidak menjalankan kewajipannya dengan secukupnya ia hendaklah melaporkan perkara itu kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

18


Jika terdapat tuntutan balik Wang Deposit yang telah dilaraskan ke Akaun Hasil, ianya hendaklah dicajkan kepada vot bayaran balik hasil (B11) dengan menyediakan baucar bayaran dan kepilkan salinan jurnalsalinan jurnal beserta salinan warta kerajaansalinan warta kerajaan/C330C330/P.PemungutP.Pemungut.

AP87 – Pulangan Balik Hasila)Hasil boleh dipulangkan balik oleh Pemungut tanpa kebenaran selanjutnya jika :

i. Hasil itu telah dipungut dengan sepatutnya dan dibenarkan dalam undang-undang.ii. Hasil itu telah terlebih pungut/tersalah pungut tidak melebihi RM1,000.00tidak melebihi RM1,000.00.

b)b)Sehingga ke amaun RM25,000Sehingga ke amaun RM25,000 - kebenaran Pegawai Pengawal.

Melebihi RM25,000Melebihi RM25,000 - kebenaran Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri.

19

SIJIL PENGESAHAN BAKI & PENYATA PENYESUAIAN

Pengesahan Baki & Penyesuaian Akaun Deposit▪Setiap bulan, Kementerian/Jabatan PERLU sediakan Sijil Pengesahan Baki (SPB).▪Jika baki Deposit di Lejar BERBEZA dengan Laporan Terperinci Amanah, Kementerian/Jabatan perlu sediakan Penyata Penyesuaian.▪Baki Lejar perlu disokong dengan Senarai Baki Pendeposit (SBP).

20

CARTA ALIRAN PENYEDIAAN SIJIL PENGESAHAN BAKI

Terima Laporan Bulanan Amanah( C350) setiap bulan

Semak dengan Buku Akaun Amanah/ Deposit

Tiada beza

Ada beza

Nyatakan dalam Sijil Pengesahan Bakitiada perbezaan

Tandatangan Sijil Pengesahan Baki

Kemukakan kepada Pejabat Perakaunan /Ibu Pejabat Jabatan

Sediakan Sijil Pengesahan Baki Peringkat Pusat berdasarkanLaporan A441

Kemukakan kepada Pejabat Perakaunan dan BPOPA

Nyatakandalam SijilPengesahanBaki ada perbezaan

Sediakan PenyataPenyesuaian

PeringkatPTJ

PeringkatIbu Pejabat

21

KESIMPULAN

▪ Terima Wang Deposit▪ Keluarkan Resit Kew. 38▪ Daftar Deposit / Lejer Deposit▪ Sediakan Penyata Pemungut / Baucar Bayaran▪ Hantar Wang & Penyata Pemungut Ke Bank JANM▪ Terima Flimsi Dari JANM▪ Semak Flimsi▪ Buat Sijil Pengesahan Baki / Penyata Penyesuaian / Senarai Baki

Pendeposit▪ Hantar Penyesuaian / Pendeposit Ke Ibu Pejabat dan Pejabat

Perakaunan serta BPOPA.

22

Documents

pengendalian akaun deposit