STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN

Jurusan Psikologi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya

2018

Standard Operating Procedure

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Jurusan Psikologi

Universitas Brawijaya

Malang

2018

Hal. i

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F11/13/HK.01.02.a/04

16 Agustus 2018

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN

Revisi 3

Halaman 1 dari 6

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Proses

Penanggung Jawab

Tanggal

Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Ika Herani, S.Psi.,

M.Si.

Sekretaris

Jurusan

2. Pemeriksaan Ika Herani, S.Psi.,

M.Si.

Sekretaris

Jurusan

3. Persetujuan Cleoputri Al Yusainy,

S.Psi., M.Psi., Ph.D.

Ketua

Jurusan

4. Penetapan Cleoputri Al Yusainy,

S.Psi., M.Psi., Ph.D.

Ketua

Jurusan

5. Pengendalian Dr. Ika Widyarini,

MLHR.

Ketua Unit

Jaminan

Mutu

Hal. ii

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ---------------------------------------------------------------------------------------- i

DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ----------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur -------------------------------------------------------------------------------------------- 1

F. Bagan Alir ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

G. Referensi ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

H. Lampiran ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

Hal. 1

A. Tujuan

Menyusun dan mengendalikan semua dokumen (termasuk rekaman) yang

berhubungan dengan sistem manajemen mutu organisasi, sehingga semua pihak

mudah untuk mengakses dokumen yang diperlukan.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Prosedur ini berlaku dan dilaksanakan oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Psikologi

dalam lingkup pengendalian dokumen-dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal

(SPMI) yang meliputi aktivitas penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian,

penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, revisi, dan pemusnahan.

C. Standar Mutu yang Terkait

1. Manual Mutu FISIP

2. Manual Mutu Jurusan Psikologi

D. Istilah dan Definisi

1. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah satuan kerja fungsional yang dibentuk dan diberi

tugas untuk mengembangkan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) di Jurusan

Psikologi.

2. Pengelola adalah ketua dan sekretaris jurusan Psikologi.

3. Dokumen mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang

digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan standar penjaminan mutu

akademik dan standar penjaminan mutu internal, yang terdiri dari a) Visi, Misi, dan

Tujuan, b) Rencana Strategis (Renstra), c) Program Kerja (Proker), d) Manual Mutu,

e) SOP, f) Formulir.

4. Rekaman adalah bukti pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal dan sistem

penjaminan mutu akademik baik yang dapat berupa Formulir dan Berita Acara.

E. Urutan Prosedur

1. Sekretaris Jurusan mengusulkan pembuatan dokumen mutu kepada UJM. Usulan

pembuatan dokumen mutu dapat didasarkan atas umpan balik, temuan audit, atau

analisis yang dilakukan oleh pengelola.

2. UJM menuangkan usulan dari pengelola dalam bentuk dokumen mutu. Dalam

proses penyusunan usulan dokumen mutu, UJM dapat bekerja sama dengan

Hal. 2

pihak-pihak yang terkait. Proses penyusunan dokumen mutu adalah maksimal 3

bulan untuk Manual Mutu dan 1 bulan untuk SOP beserta formulir yang diperlukan.

3. Draft usulan dokumen mutu diajukan oleh ketua UJM kepada pengelola melalui

Sekretaris Jurusan untuk kemudian melakukan proses kajian maksimal selama 1

bulan. Sekretaris jurusan, sebagai management representative memberikan

masukan revisi atau persetujuan draft usulan dokumen mutu. Dokumen mutu harus

memenuhi aturan dokumen naskah dinas Universitas Brawijaya.

4. Dokumen mutu yang telah direview diteruskan ke Ketua Jurusan untuk

mendapatkan persetujuan. Dokumen mutu yang telah disetujui, harus

ditandatangani oleh pihak-pihak yang terkait lainnya. Proses penandatanganan

dokumen mutu maksimal 1 minggu setelah persetujuan draft.

5. Draft yang telah ditandatangani diserahkan kepada Ketua UJM

6. Ketua UJM menyerahkan dokumen kepada Sekretaris UJM untuk ditindaklanjuti

dengan penggandaan dan distribusi dokumen mutu. Dokumen mutu yang telah

ditandatangani diberi cap “ASLI” dan disimpan sebagai dokumen internal UJM.

Dokumen tersebut digandakan untuk diserahkan kepada Sekretaris Jurusan dan

diberi cap “COPY”. Jika diperlukan dokumen mutu dapat diperbanyak untuk

dibagikan kepada stakeholder/unit pelaksana yang terkait dengan proses bisnis

yang diatur dan dokumen tersebut diberi cap “COPY”. Proses pendistribusian

maksimal 1 minggu setelah dokumen mutu ASLI disahkan.

7. Sekretaris UJM menyimpan dokumen mutu yang telah disahkan dalam bentuk

softcopy dan dipublikasikan melalui web Jurusan Psikologi dengan akses terbatas

untuk dosen dan tenaga kependidikan serta pemberitahuan melalui email kepada

pengguna.

8. Jika dokumen mutu yang telah disahkan merupakan revisi dari dokumen mutu

sebelumnya, maka akan berdampak pada tidak berlakunya dokumen lama.

Dokumen lama harus diberi tanda “KADALUWARSA” dan dapat disimpan sampai

masa retensi (minimal 1 tahun) kemudian dapat dimusnahkan.

9. Pemeliharaan dan pencatatan runtutan pembuatan/revisi dokumen mutu

diserahkan kepada sekretaris UJM.

10. Setiap kurun waktu 1 tahun sekali, UJM melakukan tinjauan dokumen mutu yang

disusun dan dikendalikan.

Hal. 3

F. Bagan Alir

G. Referensi

----

H. Lampiran

1. Formulir Pengajuan Dokumen Mutu

2. Template Manual Mutu

3. Template SOP

4. Formulir Catatan Rekaman Dokumen Mutu

Ketua Jurusan Sekretaris Jurusan Ketua UJM Sekretaris UJM Unit Terkait Kelengkapan Waktu Output

1 Mulai

2Sekretaris jurusan mengusulkan pembuatan dokumen mutu

kepada UJM. Usulan pembuatan dokumen mutu dapat

didasarkan atas umpan balik, temuan audit, atau analisis

yang dilakukan oleh pengelola

Umpan balik

temuan audit atau

analisis pengelola

3 hari Usul pembuatan

dokumen mutu

3

UJM menuangkan usulan dari pengelola dalam bentuk

dokumen mutu. Dalam proses penyusunan usulan dokumen

mutu, UJM dapat bekerja sama dengan pihak-pihak yang

terkait. Proses penyusunan dokumen mutu adalah maksimal 3

bulan untuk Manual Mutu dan 1 bulan untuk SOP beserta

formulir yang diperlukan.

Usul dokumen

mutu

3 bulan untuk

Manual Mutu, 1

bulan untuk SOP

Draft usulan

dokumen mutu

4Draft usulan dokumen mutu diajukan oleh ketua UJM kepada

pengelola melalui sekretaris jurusan untuk kemudian

melakukan proses kajian maksimal selama 1 bulan. Sekretaris

jurusan, sebagai management representative memberikan

masukan revisi atau persetujuan draft usulan dokumen mutu.

Draft usulan

dokumen mutu

1 bulan Draft usulan

dokumen mutu

5

Dokumen mutu yang telah direview diteruskan ke Ketua

Jurusan untuk mendapatkan persetujuan. Dokumen mutu yang

telah disetujui, harus ditandatangani oleh pihak-pihak yang

terkait lainnya. Proses penandatanganan dokumen mutu

maksimal 1 minggu setelah persetujuan draft

Draft usulan

dokumen mutu

1 minggu Draft dokumen

mutu (Draft SOP

atau Draft MM)

6

Draft yang telah ditandatangani diserahkan kepada Ketua UJM

Draft dokumen

mutu (Draft SOP

atau Draft MM)

yang telah

ditandatangani

1 hari Draft dokumen

mutu (Draft SOP

atau Draft MM)

yang telah

ditandatangani

7

Ketua UJM menyerahkan dokumen kepada Sekretaris UJM

untuk ditindaklanjuti dengan penggandaan dan distribusi

dokumen mutu. Dokumen mutu yang telah ditandatangani

diberi cap “ASLI” dan disimpan sebagai dokumen internal

UJM.

Draft dokumen

mutu (Draft SOP

atau Draft MM)

yang telah

ditandatangani

maksimal 1 bulan Dokumen mutu

(SOP atau MM) ASLI

8Dokumen tersebut digandakan untuk diserahkan kepada

sekretaris jurusan dan diberi cap “COPY”. Jika diperlukan

dokumen mutu dapat diperbanyak untuk dibagikan kepada

stakeholder/unit pelaksana yang terkait dengan proses bisnis

yang diatur dan dokumen tersebut diberi cap “COPY”. Proses

pendistribusian maksimal 1 minggu setelah dokumen mutu

ASLI disahkan.

Draft dokumen

mutu (Draft SOP

atau Draft MM)

yang telah

ditandatangani

3 hari Dokumen mutu

(SOP atau MM)

COPY

9

Sekretaris UJM menyimpan dokumen mutu yang telah

disahkan dalam bentuk softcopy dan dipublikasikan melalui

web Jurusan Psikologi dengan akses terbatas untuk dosen dan

tenaga kependidikan serta pemberitahuan melalui email

kepada pengguna

Dokumen mutu

telah disahkan

bentuk soft copy

1 minggu Unggahan dokumen

mutu di website

dan email kepada

tenaga

kependidikan

10 Selesai

No KegiatanMutu Baku

KeteranganPelaksana

Hal. 4

FORMULIR PENGUSULAN DOKUMEN MUTU

Tanggal:

Dokumen Mutu yang

diusulkan:

Alasan pengusulan:

Gambaran Umum

Spesifikasi SOP:

Malang, ……………………, 20...

(Pengelola)

Hal. 5

FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU ASLI

Periode …………. s/d ………………….

Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Evaluasi Relevansi Rekomendasi

Malang, ……………………………

Mengetahui,

Ketua UJM

(………………………………….)

Penanggung Jawab Rekaman

(……………………………………..)

Hal. 6

FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU KADALUWARSA

Periode …………. s/d ………………….

Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Tanggal Kadaluwarsa Rekomendasi

Malang, ……………………………

Mengetahui,

Ketua UJM

(………………………………….)

Penanggung Jawab Rekaman

(……………………………………..)

Hal. 7

UNIT JAMINAN MUTU | 2018