1

1

Pengantar

Daryono, S.Sos.Pustakawan dan Staf Pengajar Jurusan PerpustakaanUniversitas Bengkulu)

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS BENGKULU

UPT PERPUSTAKAAN2016

2

2

DAFTAR ISI

BAB I Otomasi Secara UmumA. Pengertian OtomasiB. Tujuan OtomasiC. Jenis-jenis Program Otomasi PerpustakaanD. Keuntungan dan Kerugian Menerapkan

OtoimasiPerpustakaan

BAB II Perpustakaan Digital dan InternetA. PengertianB. Mekanisme DigitalisasiC. Proses Pembentukan Perpustakaan DigitalD. Keuntungan Perpustakaan digitalE. Internet

BAB III Pengenalan Program CDS/ISISA. PendahuluanB. Istilah-istilah dalam CDS/ISISC. Menu UtamaD. Menelusur InformasiE. Pengisian DatabaseF. Membuat Struktur Pangkalan DataG. Membuat Tabel Difinisi Ruas

3

3

BAB IOTOMASI SECARA UMUM

A. Pengertian OtomasiOtomasi kata dasarnya adalah otomatis, kata ini berasaldari bahasa Inggris (Automatic) yang berarti bekerjasendiri. Dalam KBBI otomasi adalah: Pergantian tenagamanusia dengan tenaga mesin secara otomatismelakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidakmemerlukan pengawasan manusia.

Sedangkan menurut Corbin otomasi perpustakaanadalah Human Machine Systems yaitu sistem yangmerupakan gabungan kemampuan manusia denganmesin (komputer) dalam mengelola perpustakaan. Danmenurut Mustofa pengertian otomasi perpustakaanadalah proses pekerjaan perpustakaan untuk mengelola,menyimpan, dan mengakses informasi berbasiskomputer.

B. Tujuan Otomasi1. Meningkatkan produktifitas dalam kegiatan

perpustakaan2. Meningkatkan kualitas layanan secara cepat, tepat,

dan akurat3. Memberi layanan baru4. Memungkinkan untuk bekerjasama antar

perpustakaan

Otomasi perpustakaan bukan berarti memasukkan semuakoleksi ke dalam database komputer, akan tetapi otomasiperpustakaan merupakan pengelolaan bahan pustaka(pengadaan, pengolahan, dan pelayanan)

4

4

Kegiatan otomasi perpustakaan juga bukanmenggantikan seluruh kegiatan dalam perangkat lunak.Kegiatan-kegiatan yang tidak dapat dikerjakan denganprogram otomasi seperti pelabelan, shelving dan lain-lainharus dikerjakan secara manual. Adapun jenis-jeniskegiatan yang dapat dilakukan secara otomasidiantaranya adalah: Akuisisi Sirkulasi Serial OPAC dll

C. Jenis-Jenis Program Otomasi Perpustakaan

1. DYNIXDynix dibuat di Australia yang merupakan bagian dariAMRITEC (suatu perusahaan pembuat software diAmerika Serikat tahun 1980). Pada tahun 1992/1993program Dynix disediakan pada perpustakaanPerguruan Tinggi denga modul terdiri dari OPAC dansirkulasi. Tahun 1996 UKKP (Unit Kerja KoordinasiPerpustakaan) mengoperasikan di Indonesia. Saat iniprogram Dynix digunakan oleh Universitas Jember.

2. SPEKTRASoftware ini merupakan pengembangan dari softwareORACLE. Tahun 1991 dibuat program dengan modulkatalog dan sirkulasi yang dilakukan bersama-sama.Saat ini Spektra mempunyai kemampuan untukakuisisi, pengolahan dan sirkulasi. Spektradikembangkan untuk kalangan sendiri di Uk PetraSurabaya dan dapat diakses melaui internet

5

5

3. NCI - BOOKMANNCI-Bookman ( Nuansa Cerah Informasi-Bookman)merupakan sistem informasi administrasiperpustakaan yang diproduksi oleh NCI sendiri. NCIBookman merupakan program perangkat lunak untukmembantu manajemen administrasi perpustakaanyang didisain untuk memberi kemudahan, kecepatan,dan keakuratan dalam proses administrasiperpustakaan. Program ini terdiri dari 3 modul- Modul informasi untuk penelusuran dokumen- Modul administrasi untuk pekerjaan administrasi

keanggotaan, input data, dan sirkulasi- Modul transfer untuk mentransfer data dari

program lain ke NCI Bookman.

4. ALLICESoftware Allice dibuat di Inggris dan digunakan diIndonesia khusus untuk Perpustakaan The BritishCouncil

5. CASPIASoftware ini dibuat oleh Ardoni dan digunakan diperpustakaan Fakultas Hukum Universitas Indonesiadan beberapa perpustakaan di Sumatera Barat

6. VTLSVTLS (Virginia Teach Library Systems ) diluncurkanpertma kali pada tahun 1975 sebagai alat bantu untuksirkulasi dan katalogisasi. VTLS digunakan olehPerpustakaan Nasional RI dan Perpustakaan Daerah.Program ini sekarang sudah terpadu meliputi, akuisisi,katalogisasi OPAC, dan sirkulasi

6

6

7. INLIBINLIB (Integrated Library) digunakan oleh UPTPerpustakaan Universitas Brawaijaya Malang

8. IMAGIG, TINLIB, LIBSY, DBASE 3+, DOBIS/LIBIS, DBMS, MICROSOFT ACCES dll

9. CDS/ISISCDS/ISIS (Computerizet Documentation Service/Integrated Set of Information System ) dibuat pada tahun1985 oleh Divisi Pengembangan Software UNESCOyang diperuntukkan negara-negara sedangberkembang. Dan di Indonesia banyak digunakanuntuk perpustakaan perguruan tinggi negeri karenadapat diterima dengan gratis. Saat ini programCDS/ISIS mengalami perkembangan diantaranyaadalah- SIPISIS versi DOS dan versi Windows oleh IPB- ISISWEB oleh ITB- SIMPUS oleh IAIN Sunan Ampel Surabaya

D. Keuntungan dan Kerugian menggunakanOtomasi Perpustakaan

Keuntungan Waktu staf processing dapat dieliminir (dikurangi) Meningkatkan layanan dan membuat layanan

baru Mempermudah kerja sama dengan perpustkaan

lain Efesiensi ruangan Data dapat diedit setiap saat

7

7

Mempermudah melakukan penelusuran informasikarena dapat dilakukan dari berbagai titik(pengarang, judul, subyek, dll)

Sekali masuk data dapat menghasilkan beberapakeluaran yaitu- Mencetak kartu katalog- Mencetak daftar tambahan buku- Mencetak bibliografi- Mencetak buku induk- Mencetak nomor panggil (call number)

Penelusuran dapat dengan cepat, tepat dan akurat

Kerugian Perlu modal awal yang yang cukup besar untuk

pembelian peralatan dan pekerjaan Perlu membagi (mensplit) sebagian ke dalam

database untuk koleksi baru dan sebagian kedalam kartu katalog untuk koleksi lama

Implementasi (pelaksanaan) otomasi bukan halyang mudah karena perlu tenaga ahli

Resiko terhadap kesehatan Tenaga listrik meningkat Perlu perawatan sistem (perangkat lunak dan

keras) Bisa menimbulkan penganngguran

8

8

BAB IIPERPUSTAKAAN DIGITAL DAN INTERNET

A. PengertianPerpustakaan digital adalah suatu perpustakaan yangkoleksinya bukan berupa bahan cetak (buku) tetapi daribahan elektronik.

Perkembangan teknologi informasi saat ini sudahbergerak dari yang berbasis kertas ke basis non kertas(paperless). Hal ini karena biaya memproduksi informasiberbasis kertas jauh lebih mahal jika dibandingkandengan non kertas.

CDR (Compact Disck Recordeble) dapat memuat informasisebanyak 100 judul buku dengan jumlah halamanperjudul 200 halaman dengan harga hanya Rp.3000 s/dRp.10.000 per keping. Sedangkan dengan kertas setaradengan 40 rim kertas (1 rim Rp.26.000) diluar biayacetak dan jilid. Total semua kurang lebih Rp.10.040.000

B. Mekanisme DigitalisasiAlat yang diperlukan

- 1 unit komputer dengan spesifikasi pentium II keatas dengan sistem aplikasi Windows

- Peritela (scanner) yang digunakan untukmenangkap tulisan dan gambar dan diubah dalambentuk elektronik

- Kamera digital- Program aplikasi untuk menata dan mengubah

format data elektronik

9

9

C. Proses Pembuatan Perpustakaan Digital- Seleksi dan pengumpulan bahan pustaka yang

dibuat koleksi digital- Pembongkaran jilid koleksi untuk discan- Pembacaan halaman demi halaman dengan

scanner- Pengeditan hasil scanning dengan pemotongan

pinggir halaman- Pengolahan basis data agar dapat diakses- Melengkapi basis data dengan abstrak jika

diperlukan- Memindahkan basis data ke dalam CDR- Penjilidan kembali bahan pustaka yang dibongkar

ALUR KERJAPEMBUATAN PERPUSTAKAAN DIGITAL

Seleksibuku

Pembong-karan jilidan

Scanninghalaman

Editing

Pengkopianke CDR

Penempelanlabel

Jilidulang

PublikasiPemanfaatanPengguna

10

10

Hasil produksi perpustakaan digital dapat disimpan dalamhardisk, server lokal, server web atau bisa dikopy ke CD-ROM

D. Keuntungan Perpustakaan Digital- Bahan pustaka dapat distandarkan sehingga

mudah pengolahannya- Meningkatkan daya tarik bahan pustaka sehingga

dapat meningkatkan pemanfaatannya- Dapat dimanfaatkan secara bersama

INTERNET

Internet adalah jaringan komunikasi global yangmenghubungkan jutaan komputer seluruh dunia yangdapat saling tukar menukar informasiInternet diibaratkan sebagai kota elektronik yang besardengan jalan raya berupa kabel-kabel telekomunikasi,kendaraanya berupa komputer, dan tiap rumah dankamarnya mempunyai alamat yang jelasInternet adalah suatu perpustakaan sangat besar yangdidalamnya terdapat milyaran artikel, buku, jurnal, klipingdll dalam bentuk elektronik

Internet diibaratkan sebagai kota elektronik yang besardengan jalan raya berupa kabel-kabel telekomunikasi,kendaraanya berupa komputer, dan tiap rumah dankamarnya mempunyai alamat yang jelas

Ada beberapa yang dapat dilakukan melalui internetdiantaranya

11

11

1. AksesAkses informasi dengan menggunakan www(Word Wide Web) atau jaringan dunia

2. E-MailSurat elektronik yang dapat juga mengirim file ataufoto, kartu ucapan dll

3. ChatingDengan menggunakan IRC (Internet Releced Chating)dapat ngobrol dengan internet tidak dengan suaratapi dengan tulisan.

Kerugian Internet1. Penipuan tentang foto orang lain, nama dan kekayaan

palsu dll2. Amal : Adanya sumbangan uang yang tidak diketahui

kebenarannya3. Ponzy : memasukkan investasi yang katanya uangnya

akan diputar untuk usaha tetapi kenyataannya tidak4. Obat-obatan ; ada suatu resep obat peninggi badan,

tetapi setelah dipesan tidak dikirim5. Software : memberi software secara gratis tetapi di

dalamnya ada virus6. Mengembangkan informasi berupa fitnah, isu, gosip

dll7. Adanya situs-situs gambar porno8. Perjudian9. Virus internet10.Dll.

12

12

BAB IIIPENGENALAN PROGRAM CDS/ISIS

A. PendahuluanCDS/ISIS (Computerizet Documentation Service/ IntegratedSet of Information System) adalah perangkat lunakteknologi informasi sebagai perangkat pengumpul data.Program ini adalah program pangakalan data yangdigunakan terutama untuk mengelola pangkalan data nonnumerik terstruktur (data teks) yang dibuat olehUNESCO.

B. Istilah-Istilah Dalam CDS/ISIS1. Tengara (Tag) : kode tiga digit yang didefinisikan

sebagai penanda ruas data dalam suatu cantuman(000 – 999)

2. Ruas (Field) : wadah dalam lembar kerja komputer(worksheet) untuk diisi data. Ruas judul, ruas subyek,ruas pengarng dll.

3. Sub Ruas (Subfield) : wadah untuk mengisi dataanak judul dalam ruas judul atau tinggi buku dalamruas deskripsi fisik. Tiap ruas ditandai dengan batasyang disebut subfield delimeter (^b, ^c)

4. Cantuman (Record) : kumpulan ruas yang berisidata dan merupakan informasi data katalogisasi ataubibliografi

13

13

5. Karakter (Character) : Semua simbol yang dapatditerima dan disimpan komputer yaitu huruf (a – z),angka (0 – 9), tanda baca (: , / dll)

6. Berkas (File) : kumpulan record-record yangdikelompokkan menurut jenis atau kegunaannya,misalnya file katalog pengarang, katalog judul dankatalog subyek.

7. Pangkalan data ( Database) : kumpulan beberapafile yang berisi informasi dapat diproses, ditelusur danmenghasilkan output sesuai dengan kebutuhan,misalnya pangkalan data buku, pangakalan datapenelitian, pangkalan data majalah dll.

8. File Definisi Pangkalan Data : sebuah file yangakan digunakan untuk memproses data sesuai denganstruktur yang telah didefinisikan. Adapunkomponennya adalah :a. FDT (Field Definition Table) atau tabel definisi ruas

yang terdiri dari tag, ruas, karakter, tipe karakterberulang-ulang yang tidak ada pembatasruas/subruas

b. Lembar kerja (worksheet) pemasukan datac. Format tampiland. Tabel pilihan ruas (FST), yaitu untuk menentukan

ruas-ruas apa saja dalam pangkalan data yangakan ditelusur

9. File Induk (Master File) berisi semua record yangdimasukkan dalam pangkalan data tersebut.

C. Menu Utama CDS/ISISApabila kita membuka program CDS/ISIS maka menuutama yang akan tampil pada monitor adalah seperti dibawah ini. Huruf-huruf yang berada di sebelah kirimerupakan pilihan menu untuk menjalankan fungsinya

14

14

C –L -

E –S –P –I –D –M –U –A –

X –

Database : BUKU Worksheet : UNIBMax MFN : 15875 Format : UPT

Mikro CDS/ISIS

Change databaseChange dialogue language

ISISENT – Data entry servicesISISRET – Information retrival servicesISIS PRT – Sorting and printing servicesISISINV – Inverted file serviceISISDEF– Database definition servicesISISXCH – Master file servicesISISUTL – System utility servicesISISPAS – Advanced Programing services

Exit (to MS DOS)

MICRO CDS/ISIS (c) Copyrigh UNESCO

15

15

C = Untuk mengganti pangkalan dataL = Untuk mengganti bahasa pengantarE = Untuk memasukkan, mengedit, menghapus, atau

menambah data baruS = Untuk menelusur data atau informasi bibliografiP = Untuk mengurutkan dan mencetak dataI = Untuk mengindek data atau membuat kamus istilahD= Untuk membuat struktur pangkalan data (membuat

pangkalan data baru, memperbaiki struktur pang-kalan data lama dan untuk menghapus

seluruh recordM= untuk membeckup, membuat duplikat data,

ekspor-impor dataU= Untuk membuat dan memperbaiki worksheet menu

sistem, merubah warna layar dan mencetakworksheet

A= Untuk program lanjutX= Untuk keluar dari program CDS/ISIS

Kemudian di bagian bawah terdapat tulisan

Database = nama database yang dibuat mis. BUKUMax MFN = jumlah record dalam satu pangkalan dataWorksheet= lembaran kerja yang digunakan mis. UNIBFormat = format tampilan yang telah dibuat mis. UPT

D. Menelusur Informasi CDS/ISISUntuk memulai penelusuran informasi yaitu dari submenu ISISRET dengan menekan huruf S pada menuutama. Penelusuran dapat dilakukan dengan caraa. Istilah sendiri : setelah menekan huruf S (search)

maka akan muncul pesanSearch Expression ?

16

16

Kemudian dapat diketik penelusuran melaluikata/istilah atau judul, pengarang, atau subyek, dansetelah itu untuk menampilkannya dalam bentukkatalog pada layar monitor ditekan huruf D (display).Untuk mempercepat penelusuran dapat digunakantanda-tanda untuk mempersempit subyek yang dicari,tanda-tanda tersebut adalah: * (dan) + (atau) ^(bukan) # (melakukan penelusuran yang pernahdilakukan sebelumnya) ? (penelusuran tek bebas)

b. Menggunakan kamus istilahUntuk menelusur informasi melalui kamus istilahdapat ditekan huruf T (Term Dictionary). Kemudianlayar akan muncul perintahKey :Kemudian ketik potongan awal kata atau huruf makaakan tampil daftar kata/istilah mulai dari kata atauhuruf yang diketik. Tetapi apabila tidak maka akanmuncul istilah-istilah yang tersusun seperti kamusmulai dari A–Z. Dari daftar tersebut dapat dipilihkata/istilah yang dikehendaki dengan perintah padakeybord

(PgDn) : halaman berikutnya(Up) : ke atas(Down) : ke bawah(Left) : ke kanan(Right) : ke kiri(T) : kembali ke format Key(Home) : ke awal layar(End) : ke akhir layar

setelah ketemu untuk menampikaanya pada layarmonitor tekan huruf S kemudian X

17

17

E. Pengisian Data Dalam CDS/ISIS

1. Membuat cantuman baruUntuk pengisian data dapat dilakukan denganmenggunakan lembaram kerja (worksheet) pangkalandata yang telah dibuat terlebih dahuluDari menu utama CDS/ISIS menggunakan ISISENTdengan menekan huruf E ( Data Entry) kemudian akankeluar sub menu diantaranya adalahN = Create new record ( membuat cantuman baru)E = Edit Record ( memperbaiki/menghapus cantuman)W= Select another worksheet (memilih lembar kerja lain)Untuk mengisi cantuman baru tekan huruf N maka padalayar akan mucul

Contoh :

008/00-05 Tanggal __________041 Kode Bahasa ___082 No. Panggil DDC _______________100 Pengaran Utama ______________245 Judul ___________________________________260 Penerbit/distribusi____________________________695 Subyek ____________________________________(dst.....)

(CR) – next page B – Previous page M – ModifyX – Exit C – Cancel R – RestoreT – Terminate D – Delete N – New Record

18

18

(CR) = sebagian cantuman disimpan dalam worksheetB = melihat lembar sebelumnyaM = memperbaiki isisn data dalam worksheetX = keluarC = batalR = RestoreT = selesaiD = menghapusN = membuat cantuman baru lagiUntuk memasukan data bibliografis pada ruas atau subruas CDS/ISIS harus diberi tanda pengenal (delimeters)atau sering disebut “tudung” (^) yang diikuti tandapengenal ruas tanpa diberi jarak (spasi), contoh^aJakarta^bGramedia^c2005

2. Memperbaiki CantumanUntuk memperbaiki (edit) cantuman dapat menekanhuruf E (Data Entry) pada menu utama ISISENT,kemudian tekan lagi huruf E (Edit Record) pada submenusetelah itu muncul pesan

Promp 021:MFN or MFN range (n1 n2) to be modified)

Kemudian ketik nomor record yang akan diperbaiki terustekan enter, maka akan muncul record sesuai dengannomor yang dikehendaki dan siap diedit.

F. Membuat Struktur Pangkalan DataLangkah-langkah untuk membuat struktur pangkalandata baru dalam CDS/ISIS adalah sebagai berikutDengan memilih ISISDEF pada menu utama ataumenekan huruf D maka pada layar monitor akan munculsubmenu berikut

19

19

Database : Buku Worksheet : UNIBMax MFN : 15875 Format : UPT

Tampilan di atas berada pada pangkalan data “BUKU”Kalau ingin membuat pangkalan data baru tekan Csetelah itu muncul pesan

Database name ?

Pesan itu dijawab dengan memberi nama pangkalan databaru, misalnya “MAJALAH”. Karena merupakanpangkalan data baru berarti belum ada recordnya, danselanjutnya worksheet ini diisi dengan data bibliografismajalah.Sedangkan untuk memperbaiki struktur pangkalan datayang kemungkinan pangkalan data tersebut ada yangakan disempurnakan dapat menekan huruf U, barukemudian diperbaiki.

G. Membuat Tabel Definisi Ruas (FDT)Setelah menekan huruf C pada submenu ISISDEFkemudian anda diminta untuk membuat tabel definisi

Service ISISDEF Data Base Definition Service Menu EXDEF

L – Change dialogue languageC – Define a new databaseU – Modify database definitionI – Re-initialize master fileX – Exit

Micro CDS/ISIS – (c) Copyright UNESCO

20

20

ruas dengan mencantumkan nomor tengara, nama ruas,panjang ruas, tyupe character, tanda ruas berulang danpenanda ruas sebagai berikut :

Filed Definition Table (FDT) Database : MAJALAH

?:Tag: Name Len:Typ:Rep:Delimeters

- 980 088/00-05 Tanggal 6 N- 990 088/35-37 Bahasa 3 X- 35 No. Kendali setempat 25 X a- 82 No. Panggil DDC 50 X labc- 100 Nama pengarang utama 100 X aqd- 110 Nama badan korporasi 200 X ab- 245 Judul 500 X abc- 260 Penerbit/distribusi 100 X abc- 300 Deskripsi fisik 100 X abce- 695 Kata kunci /Subyek 500 X R a- 700 Nama pengarang tambahan 300 X R a- 999 No. Induk 25 X a

Catatan Angka-angka di bawah kolom Tag (tengara) diambil

dari INDOMARC (Indonesia machine ReadebleCataloging)

Nama-nama dibawah kolom Name adalah ruas tempatpenyimpanan data bibliografis

Angka-angka di bawah kolon Len (lenght)menunjukkan panjang data yang dapat ditampung

Huruf di bawah kolom Type adalah jenis karakter yangakan diisikan (N= numerik, X= alpha yaitu gabunganangka dan huruf)

21

21

Huruf di bawah kolom Rep (Repeatible) adalah datayang dimasukkan berulang-ulang, misalnya subyekyang bisa ditulis lebih dari satu pada ruas yang sama

Huruf di bawah kolom Delimeters adalah pembatasruas dan sub ruas agar mudah diindek.