pengolahan terbitan berseri

9

BAB II

PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI

2.1. Koleksi Perpustakaan

Koleksi merupakan salah satu unsur utama dalam perpustakaan, pelayanan

tidak dapat dilaksanakan secara maksimal jika tidak didukung dengan adanya

koleksi yang memadai. Untuk dapat memberikan pelayanan informasi secara

maksimal maka perpustakaan harus menyediakan berbagai informasi atau bahan

pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan,

diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi

kebutuhan pengguna. Koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan tidak

sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan.

Koleksi perpustakaan tidak mencakup hanya buku, tetapi meliputi segala

macam bentuk cetakan dan rekaman.koleksi tercetak terdiri dari buku, terbitan

berseri seperti majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan sebagainya, sedangkan

koleksi rekaman terdiri dari kaset, audio visual, micro film, mikrofis, piringan

hitam, video kaset, CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory) dan lain-lain.

Dari berbagai jenis koleksi perpustakaan yang ada bahwa terbitan berseri

adalah salah satu koleksi yang memberikan informasi penting dalam kegiatan

penelitian untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Terbitan berseri khususnya jurnal ilmiah mempunyai peran antara lain:

1. Memberikan tempat untuk menampung ide, gagasan, pengalaman seseorang.

Pemikiran tersebut dituangkan dalam bentuk karangan yang dimuat dalam

lembaran-lembaran terbitan.

2. Sebagai media untuk menyebarluaskan hasil penemuan dan pengamatan baru

dalam bidang tertentu.

3. Sebagai sumber untuk memperluas wawasan seseorang. (Yuyu Yuli Toha dan

Abdul Rahman Saleh, 1996:25)

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi terbitan berseri

mempunyai peranan penting bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian

Universitas Sumatera Utara

10

dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dengan demikian,

koleksi perpustakaan harus dikembangkan secara teratur dan terencana sehingga

koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan layanan

perpustakaan dapat di lakukan secara tepat guna dan berhasil guna.

2.2. Pengertian terbitan berseri

Perpustakaan merupakan salah satu sarana utama yang dapat mendukung

segala kebutuhan informasi secara menyeluruh tanpa membedakan stratifikasinya

pada pengguna perpustakaan, koleksi terbitan berseri ini merupakan sumber

informasi yang sangat penting dan harus dimiliki oleh setiap perpustakaan. Hal

tersebut dapat dikatakan demikian karena terbitan berseri lazimnya memuat

informasi masalah maupun peristiwa yang aktual dan mutakhir. Disamping hal

tersebut frekuensi terbitan berseri umumnya lebih cepat dari buku dalam waktu

yang sama.

Lasa Hs dalam pengelolaan terbitan berseri (1994:97) menyatakan bahwa:

“Periodicals adalah suatu publikasi yang direncanakan terbit terus menerus tanpa dibatasi waktu, berisi berbagai bidang, artikel, berita yang ditulis oleh beberapa orang, lembaga maupun organisasi profesi yang membentuk redaksi sebagai penanggung jawab”. Sedangkan dalam Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan

Perguruan Tinggi (2000:12) mendefenisikan bahwa terbitan berseri adalah

terbitan yang diterbitkan terus menerus dengan jangka waktu terbit tertentu.

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa terbitan berseri

merupakan publikasi yang diterbitkan secara berkesinambungan dengan

berdasarkan nomor urut/secara kronologis dan diterbitkan dalam kurun waktu

yang ditentukan.

Suatu terbitan dapat dikategorikan sebagai terbitan apabila memiliki ciri-

ciri berikut:

1. Dalam sekali terbit memuat banyak karangan dengan topik yang berbeda dan

ditulis oleh banyak orang.

2. Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang seperti pada buku

teks.


11

3. Menyampaikan berita dalam berbagai bidang, peristiwa, pengumuman,

pemikiran yang dianggap perlu diketahui oleh masyarakatnya.

4. Dikelola oleh redaksi yang bertanggung jawab atas terbitan ini.

5. Terbit terus-menerus dengan memiliki kala, frekuensi terbit tertentu.

misalnya: harian, mingguan, tengah mingguan, bulanan, tiga bulanan, dan

seterusnya.

6. Terdapat ISSN (International Standard Serial Number) sebagai nomor

kontrol terbitan berseri (Lasa Hs, 1994:98).

2.2.1 Jenis Terbitan Berseri

Dalam Perpustakaan Nasional RI (2000: 12) dinyatakan bahwa ada

beberapa jenis terbitan berseri yang dapat dijadikan koleksi perpustakaan antara

lain:

1. Majalah (magazine). 2. Serial (serials) termasuk periodical, annual, laporan tahunan (year book),

proceeding. 3. Bulletin, diterbitkan oleh badan pemerintah, perkumpulan, badan lain

biasanya diberi nomor urut. 4. Pamplet (pamphlet), terdiri dari beberapa halaman tanpa jilid. 5. Abstrak (abstract). 6. Annual. 7. Brosur (brochure). 8. Kumulatif (cumulative), merupakan bibiografi untuk satu tahun atau

periode tertentu. 9. Harian (daily) misalnya surat kabar. 10. Jurnal (journal). 11. Berita (news bulletin). 12. Makalah

2.3. Pengadaan Terbitan Berseri

Pengadaan terbitan berseri merupakan penghimpunan bahan pustaka yang

akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan hendaknya

relevan dan disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna perpustakaan,

sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaan koleksi

terbitan berseri dapat ditempuh dengan beberapa cara antara lain:


12

2.3.1 Pembelian

Pembelian merupakan cara yang efektif dalam pengadaan bahan pustaka

karena perpustakaan dapat memilih bahan pustaka yang cocok untuk dijadikan

koleksi perpustakaan. Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan dengan cara

melanggan langsung pada penerbit, melanggan melalui toko buku, dan dari agen

atau distributor. Pembelian secara berlangganan dapat dilakukan di dalam negeri

maupun luar negeri. Jika perpustakaan melanggan terbitan berseri yang berasal

dari luar negeri, biaya pengiriman tetap ditanggung oleh perpustakaan yang

bersangkutan dan sebaliknya dengan melanggan terbitan berseri yang berasal dari

dalam negeri. Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan setelah perpustakaan

memutuskan terbitan apa yang akan dibeli sesuai dengan perioritas yang telah

ditentukan.

Ada beberapa kesulitan yang dihadapi perpustakaan dalam pengadaan

terbitan berseri secara berlangganan antara lain:

1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh.

Penerbit majalah di Indonesia kebanyakan diterbitkan di Jakarta sedangkan

untuk majalah ilmiah dan jurnal diterbitkan di Amerika dan Eropa, oleh sebab

itu dibutuhkan banyak waktu, tenaga dan biaya.

2. Masalah Klaim.

Perpustakaan sering menerima majalah secara tidak lengkap (tidak

berurutan), untuk mengadakan klaim membutuhkan waktu yang cukup lama

dan balasan klaim yang dilakukan sering tidak dibalas.

3. Masalah biaya pengiriman

Biaya pengiriman majalah mahal dan kemungkinan lambat pengirimannya.

4. Informasi tentang majalah yang diterbitkan sulit diketahui.

5. Harga majalah cenderung naik, oleh sebab itu perpustakaan berhenti

berlangganan karena biaya terbatas. ( Belling Siregar, 1999:16)

Sebelum menentukan judul terbitan yang perlu dilanggan, perpustakaan

terlebih dahulu perlu memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :

a. Tersedianya dana/anggaran.

b. Mengetahui bidang yang dicakup perpustakaan itu.


13

c. Mengetahui minat calon pengguna.

d. Memperhatikan dan mencek terlebih dahulu judul majalah yang telah

dimiliki, dilanggan oleh perpustakaan. (Lasa, 1994; 17)

Untuk dapat memberikan pelayanan yang baik bagi pengguna,

perpustakaan harus melakukan pemilihan atau seleksi terhadap bahan pustaka

yang akan dilanggan. Dalam pelaksanaan pemilihan bahan pustaka perlu diingat

prinsip-prinsip pemilihan bahan pusta yang telah ditetapkan oleh perpustakaan.

Secara umum ada beberapa prinsip pemilihan bahan pustaka (termasuk terbitan

berseri) antara lain:

a. Relevansi atau kesulitan; perpustakaan hendaknya mengusahakan agar

koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta

tujuan lembaga induknya.

b. Orientasi kepada pengguna; dalam pengadaan koleksi hendaknya

mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan sehingga kebutuhan

pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.

c. Unsur kelengkapan pengadaan koleksi; hendaknya dilakukan dengan

berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna,

bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar buku. Mutu suatu perpustakaan

bukan dilihat dari jumlah eksemplar koleksinya tetapi dari

kelengkapan/jumlah judul dan kualitas koleksi yang dimiliki.

d. Unsur kemutakhiran perpustakan harus berusaha untuk menyediakan sumber-

sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi.

e. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak perpustakaan sebaiknya menjalin

kerjasama dengan pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna

dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan

kebutuhan pengguna dapat dipenuhi. (Belling siregar, 1999:6)

Setelah memperhatikan faktor-faktor tersebut di atas, perpustakaan dapat

melanggan beberapa judul majalah yang dapat ditelusuri melalui beberapa alat

bantu pemilihan terbitan berseri, seperti:


14

a. Ulrich’s international periodicals Directory

b. New serialas Title di terbitkan oleh Library of congres

c. Guide to current British periodicals, berisi daftar majalah inggris

d. Index of Indonesian larned periodicals/Indeks Majalah Ilmiah Indonesia

(IMII) diterbitkan oleh Pusat Dokomentasi dan Informasi Ilmiah (PDII

LIPI)

e. List of Indonesian serials with their ISSN/Daftar majalah Indonesia yang

telah memiliki ISSN

f. Union Catalog of serials/katalog induk majalah terbitan PDIN LIPI

g. Daftar majalah Tahunan

h. Katalog Induk Majalah

i. British Union Catalog of Periodicals/BUCOP-Inggris.

j. Scientific serials in Australia Librarie,-Australia.

k. The List of serials of America and Canada (Lasa Hs, 1994;6).

2.3.2 Hadiah/sumbangan.

Terbitan berseri dapat diperoleh melalui hadiah baik dari Lembaga

pemerintah atau swasta, organisasi profesi maupun perorangan. Penerimaan

hadiah harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti karena adakalanya orang/badan

yang memberi hadiah/sumbangan memberi dengan disertai oleh beberapa

persyaratan yang kemungkinan sulit untuk dilaksanakan oleh perpustakaan atau

menambah beban perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bersumber dari

hadiah terkadang kurang sesuai dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup

layanan perpustakaan, maka pengadaan koleksi melalui hadiah bukan merupakan

andalan pembinaan koleksi perpustakaan. Hadiah dapat diperoleh dengan cara:

2.3.2.1 Hadiah atas permintaan

Untuk mendapat sumbangan buku dapat dilakukan dengan mengajukan

permintaan kepada lembaga pemerintah, badan swasta, organisasi profesi maupun

perorangan. sebagaimana diyatakan oleh Soeatminah dalam bukunya

Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan (1992:71) bahwa:


15

“Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah terbitan kepada lembaga pemerintah atau swasta, lembaga ilmiah di dalam dan di luar negeri, perwakilan Negara sahabat atau perorangan. Permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau tertulis.Permintaan secara lisan sebaiknya dikuatkan dengan cara tertulis melalui surat, agar ada bukti autentik”.

Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan hadiah

bahan pustaka yaitu:

a. Menyusun daftar pustaka yang diperlukan.

b. Mengirim surat permohonan sumbangan.

c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman dengan surat pengantarnya bila

pustaka sumbangan telah diterima.

d. Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. (Perpustakaan

Nasional RI 2000; 17).

2.3.2.2. Hadiah tidak atas permintaan

Ada kalanya suatu lembaga/badan dan organisasi profesi maupun

perorangan memberikan bahan pustaka kepada perpustakaan tanpa diminta.

Sebagaimana dikemukakan oleh Soeatminah dalam bukunya Perpustakaan,

Kepustakawanan dan Pustakawan (1992:72) menyatakan bahwa:

“Bila suatu perpustakaan memiliki bahan pustaka yang banyak jumlah eksemplarnya tetapi kurang diminati pengguna maka bahan pustaka tersebut dapat diberikan kepada perpustakaan yang lebih membutuhkan sebagai hadiah”.

Ada beberapa tahapan pekerjaan yang perlu dilakukan dalam menerima hadiah

tidak atas permintaan yaitu:

a. Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.

b. Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.

c. Menyeleksi bahan pustaka yang sesuai dengan tujuan, fungsi, serta ruang

lingkup layanan perpustakaan, diinventarisasi, dan jika bahan pustaka

tidak sesuai, maka dapat ditawarkan kepada perpustakaan lain sebagai

bahan pertukaran atau dihadiahkan pada perpustakaan yang lain

(Soeatminah, 1992:72)


16

Dari urian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka

melalui hadiah sangat bermanfaat bagi perpustakaan, terutama untuk memperoleh

bahan pustaka yang langka atau tidak dijual secara umum.

2.3.3 Tukar menukar

Penambahan koleksi dapat dilakukan dengan melakukan tukar menukar,

namun perlu ada persetujuan antara kedua belah pihak yang melaksanakan

pertukaran. Dua perpustakaan yang akan melaksanakan pertukaran terbitan berseri

pada prinsipnya harus mengirimkan contoh terbitan berseri yang akan

dipertukarkan. Sebagai bahan pertukaran dapat diambil dari terbitan yang tidak

sesuai dengan kebutuhan perpustakaan/hasil penerbitan sendiri atau lembaga

induk perpustakaan tersebut. Untuk dapat melakukan pertukaran, perpustakaan

perlu memperhatikan beberapa prosedur tukar menukar terbitan berseri yaitu:

1. Perpustakaan yang menawarkan, menyusun daftar terbitan yang akan

ditukarkan. Penawaran terbitan berseri dapat dilakukan berdasarkan judul,

maupun pengarang.

2. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada sejumlah perpustakaan lain

yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan yang

ditawarkan, yang telah menjalin kerjasama dengan perpustakaan yang

menawarkan terbitan berseri. Dalam penawaran disebutkan syarat-syarat

tukar menukar, misalnya terbitan apa yang diinginkan, ongkos kirim dan

sebagainya.

3. Perpustakaan yang menerima penawaran harus mempelajari tawaran dan

persyaratan dari pihak yang menawarkan.

4. Perpustakaan penerima memilih terbitan yang diinginkannya dan

menyusun daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan

penukaran.

5. Perpustakaan penerima mengirim daftar bahan yang diinginkan yang

disertai dengan daftar koleksi yang akan dilaksanakan sebagai penukaran.

6. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dalam tukar menukar maka

dapat dilaksanakan.


17

7. Setelah menerima bahan penukaran masing-masing perpustakaan segera

mengelola sesuai dengan prosedur inventarisasi. (Yuyu Yulia dkk,

1993:43)

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan koleksi

terbitan berseri pada perpustakaan dapat dilakukan dengan cara pembelian,

hadiah, dan pertukaran.

2.4. Inventarisasi Terbitan Berseri

Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri

yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan

penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan penerimaan meliputi pemeriksaan

terhadap terbitan berseri yang diterima. Dalam hal ini terbitan berseri yang

diterima harus benar-benar sesuai dengan terbitan yang dipesan. Pada waktu

penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan terbitannya dan faktur

dicocokan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada dalam file perpustakaan.

Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan yang tercantum dalam

kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim

terbitan tersebut. Terbitan berseri yang telah diterima diberi tanda atau cap

perpustakaan, selanjutnya diinventarisasi dalam buku/inventaris. Informasi yang

dicatat dalam buku induk adalah:

1. Judul terbitan

2. ISSN

3. Penerbit

4. Alamat

5. Kala terbit

6. Harga langganan

7. Asal/sumber. Disini dicatat asal terbitan berseri apakah hasil pembelian, hadiah

dan pertukaran

8. Pengarang


18

Gambar 1. Contoh Kartu Inventaris Terbitan Berseri.

(Abdul Rahman Saleh, 1996:44)

Sumber: Abdul Rahman Saleh, 1996:44.

Gambar 2. Contoh Pencatatan Terbitan Berseri dengan Menggunakan Buku Gambar 2. Contoh pencatatan terbitan berseri dengan menggunakan buku Inventaris.

NO TGl

TERIMA

NOMOR

INVENTARISASIJUDUL VOL,NO,BLN,THN KET

Sumber: Abdul Rahman Saleh, 1996:44

Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus-menerus tetapi dapat juga

dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu. Setelah terbitan

berseri dicatat dalam kartu registrasi atau buku induk/inventarisasi, maka terbitan

berseri tersebut dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuat katalog dan

kelengkapan selanjutnya pada terbitan berseri tersebut.

KARTU REGISTRASI MAJALAH Judul : Kala terbit : ISSN : Harga langganan : Penerbit : Beli/Hadiah/tukar : Alamat : Subjek :

THN JANUARI FEBUARI MARET APRIL DST


19

2.5. Pengolahan Terbitan Berseri

Setiap terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus segera

diproses, agar informasi yang ada di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan

kepada pengguna perpustakaan. Keterlambatan pengolahan bahan pustaka berarti

menghambat proses penyampaian informasi kepada masyarakat/pengguna. Hal

pertama yang dilakukan dalam mengolah koleksi terbitan berseri adalah

pengklasifikasian. Pengkasifikasian secara umum telah dilaksanakan oleh

masyarakat, yaitu mengumpulkan satu kelompok, bahan-bahan sejenis atau yang

hampir bersamaan antara yang satu dengan yang lainnya. Pekerjaan ini

dilaksanakan untuk memudahkan dalam pencarian kembali apabila bahan bahan

tersebut dibutuhkan.

Demikian pula pengklasifikasian bagi terbitan berseri tidak terkecuali.

Klasifikasi bagi terbitan ini sangat diperlukan sebab dengan dilaksanakannya

klasifikasi akan memudahkan dalam pelayanan. Terbitan yang sejenis atau yang

sama menjadi satu kelompok, sedangkan yang hampir sejenis atau berhubungan

erat akan berdekatan letaknya. Majalah yang terjilid (dibundel) diangggap sebagai

monograf. Oleh karena itu harus diproses pengklasifikasinya menurut subjek

sebagaimana melakukan klasifikasi terhadap monograf.

Untuk menentukan sistem klasifikasi yang dipergunakan sebaiknya adalah

sistem klasifikasi yang sudah umum dipergunakan sehingga tidak menyulitkan

pelaksanaanya.

Ada beberapa sistem klasifikasi yang dapat dipergunakan sebagai berikut :

1. Dewey Decimal classification (DDC).

2. Universal Decimal Classification (UDC).

3. Library of Congres Classification (LLC).

4. Colon Classification.

5. Bills Bibliographic classification.

Klasifikasi UDC dan DDC sudah umum dipergunakan oleh perpustakaan

perpustakaan. Namun dalam perkembangannya sistem DDC lebih banyak

dipergunakan di setiap perpustakaan di Amerika, Eropa, Asia, Australia dan juga

sudah tentu di Indonesia. UDC kebanyakan dipergunakan oleh perpustakaaan


20

khusus, yaitu Bibliotheca Bogoriensis, RISPA Medan. Sistem UDC walaupun

namanya universal berasal dari klasifikasi persepuluhan Dewey, angka-angka

yang dipergunakan UDC sangat komplek dan membingungkan bagi pustakawan

pemula, sebab angka dasarnya sampai ada mencapai enam bahkan sembilan

bilangan. Sistem klasifikasi colon adalah sistem yang diperkenalkan oleh

R.Rangganathan yang hidup dari tahun 1892-1972, berasal dari India di kota

Madras.

Klasifikasi persepuluhan Dewey yang lebih dikenal dengan istilah DDC,

di perkenalkan pertama sekali oleh Melvil Dewey pada tahun 1873 selagi beliau

masih seorang mahasiswa pada Amherst College, diterbitkan pertama sekali pada

tahun 1876 dengan hanya berjumlah 42 halaman yang terdiri dari atas 12 dari

padanya adalah tabel dan indeksnya adalah 18 halaman. Pada tahun 1894

klasifikasi ini telah berada dalam edisi yang kelima dan telah berkembang

menjadi 467 halaman yaitu 275 halaman tabel dan 191 halaman indeks. Melvil

Dewey meninggal pada tahun 1931. Ilmu yang diwariskannya telah beredar di

seantero dunia, dipergunakan oleh perpustakaan perpustakaan di Jepang, Jerman,

Prancis dan negara-negara maju yang telah tinggi teknologinya. Sampai pada saat

ini DDC telah mengalami pencetakan edisi ke 9 yang diterbitkan pada tahun 1978

dan juga telah diterbitkan dalam edisi bahasa Indonesia oleh pusat pembinaan

perpustakaan. 1 set buku DDC ini terdiri atas 3 jilid yaitu:

1. Introduction Tables yang merupakan bagan umum tentang pemakain DDC.

2. Schedules yaitu yang menunjukkan subjek subjek dengan menggunakan

nomor nomor klasifikasi.

3. Index yaitu daftar subjek-subjek yang disusun secara alfabetis, yang

dipergunakan dalam pencarian nomor nomor klasifikasi yang terdapat pada

schedules.

Sebagai dasar Melvil Dewey membagi bidang ilmu pengetahuan atas dasar

10 bidang yang mendasari pembagian ini diperbuatnya sejalan dengan sejarah

pertumbuhan akal pikiran manusia sebab menurut Dewey mula-mula manusia

berfilsafat kebutuhan agama, kebutuhan hidup, dan berhubungan yang satu


21

dengan yang lainnya dalam berbahasa. Ilmu pasti alam kemudian lahir diikuti

dengan pengetahuan praktek kesehatan teknologi barulah manusia terpikir akan

olah raga dan kesenian sastra dan ditutup dengan sejarah dan ilmu bumi.

Dari 10 bidang pertama tadi dibagi lagi tiap-tiap bidang menjadi 10 seksi

sehingga mencapai 100 seksi untuk lebih terperinci dalam subjek-subjeknya

bilangan tersebut dikembangkan lagi uraiannya dengan keperluannya kesepuluh

bidang pertama tersebut yang menjadi dasarnya adalah sebagai berikut ini:

1. Karya karya umum golongan 000

2. Filsafat golongan 100

3. Agama golongan 200

4. Ilmu pengetahuan masyarakat golongan 300

5. Ilmu pengetahuan bahasa golongan 400

6. Ilmu pasti dan pengetahuan alam golongan 500

7. Ilmu pengetahuan praktis golongan 600

8. Kesenian, hiburan dan olahraga golongan 700

9. Kesusastraan golongan 800

10. Sejarah, Bibliografi dan ilmu bumi golongan 900

Untuk menentukan nomor klasifikasi terbitan berseri isi subjek harus

diperiksa dengan teliti walaupun subjek terbitan berseri sudah tertera pada

judulnya namun ada terbitan berseri yang meragukan antara lain judul dengan

subjeknya. Untuk hal tersebut dapat diketahui dari daftar isi atau informasi lain

yang terdapat di dalamnya, lebih baik lagi isinya diteliti secermat mungkin agar

diketahui subjeknya atau masalah yang dikemukakan dalam terbitan berseri itu.

Bila subjek telah dapat diketahui maka dapat ditentukan pula nomor

klasifikasinya.

Menurut Lasa (1994:34) terdapat beberapa langkah dalam proses

pengolahan terbitan berseri yakni:

1. Pemeriksaan

Terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus diperiksa terlebih

dahulu, apakah diterima sebagai hadiah/sumbangan, langganan, pertukaran


22

atau sekedar titipan, kegiatan tersebut hendaknya dilakukan oleh

perpustakaan agar tidak terjadi kesalahfahaman dalam pemrosesan.

2. Pemberian cap, tanda kepemilikan

Setelah pemeriksaan terbitan, dilakukan pemberian stempel atau cap yang

diletakkan pada halaman paling depan yakni halaman setelah

sampul/cover, dengan syarat tidak menutupi tulisan atau teks pada terbitan

berseri tersebut.

3. Pencatatan

Setelah kedua kegiatan tersebut selesai dilakukan, dilanjutkan dengan

kegiatan berikutnya yaitu:

a. Pencatatan kartu registrasi

Pencatatan atau registrasi ini dilakukan pada kartu registrasi. Data

yang perlu dicatat antara lain adalah judul terbitan berseri, ISSN

atau International Standard Serial Number, penerbit, alamat, kala

terbit, harga langganan, asal terbitan, subjek. Kartu-kartu registrasi

ini biasanya hanya ditempatkan pada bagian pengadaan untuk

mencatat atau mengontrol masuknya terbitan berseri ke

perpustakaan yang mengolahnya.

b. Pencatatan dalam buku inventarisasi

Pencatatan terbitan berseri dapat juga dilakukan dengan

menggunakan buku inventarisasi. Data yang dicatat dalam sistem

kartu ini meliputi judul terbitan berseri, ISSN, nomor inventarisasi

tanggal diterima, volume, nomor, bulan, tahun dan lain-lain.

4. Pembuatan kartu katalog

Setiap majalah maupun terbitan berkala lainnya yang diterima oleh

perpustakaan perlu dibuatkan daftar/katalog. Katalog ini dapat berbentuk

buku/printed katalog maupun kartu/card katalog. Katalog tersebut sangat berguna

bagi pencarian informasi terutama pengenalan judul dan nomor-nomor yang

dimiliki oleh suatu perpustakaan.

Untuk membuat deskripsi bibliografi katalog terbitan berseri, perpustakaan

memerlukan sumber informasi pengatalogan. Sumber informasi tersebut antara

lain:


23

1. Halaman Judul.

2. Halaman lain seperti halaman judul singkat, samping halaman judul, balik

halaman judul dan kolofon.

3. Bagian lain dari buku seperti kata pengantar praktis kulit buku teks dan

bibiliografis serta indeks.

4. Luar buku (publikasi). (Yahya Suhendar, 2005:44)

Informasi tersebut dapat membantu kataloger untuk menentukan subjek

terbitan berseri. Dalam melakukan pengatalogan terbitan berseri ada beberapa

informasi yang perlu dicantumkan pada deskripsinya katalog yaitu:

1. Judul majalah, judul pararel, anak judul.

2. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui

maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki.

3. Frekuensi kala terbit.

4. ISSN (International Standard Serial Number).

5. Kota terbit.

6. Nama lembaga.

7. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki perpustakaan.

8. Nama pemimpin redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal

oleh kalangan luas.

9. Ukuran tinggi majalah.

10. Edisi.

11. Catatan. (Abdul Rahman Saleh dan Yuyu Yulia, 1996:51)

Bentuk kartu inventarisasi dalam rangka pengkatalogan ini dapat

dibedakaan menjadi:

1. Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara harian.

2. Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara mingguan, dua

mingguan, bulanan, dua bulanan, tiga bulanan, empat bulanan, tengah

tahunan, tahunan, dll.

Untuk terbitan berseri yang diterbitkan secara harian, seperti surat kabar

dan jurnal, kartu pencatatan dapat dipakai untuk selama 1 tahun setiap halaman.


24

Bila dipergunakan 2 halam an secara timbal balik maka kartu dapat dipergunakan

selama 2 tahun. Hal tersebut sangat praktis dan ekonomis. Pada kartu inventarisasi

terbitan berseri yang baru berukuran 25 x 22 cm, yang perlu dicatat adalah data

berikut:

a. Judul surat kabar.

b. Penerbit surat kabar.

c. Alamat surat kabar.

d. Kala terbit.

e. Harga.

Tahun, bulan dan tanggal, dll, yang dianggap penting. Surat kabar terbit

setiap hari, kartu pencatatan ini dapat dipergunakan setiap hari,kartu pencatatan

ini dapat dipergunakan setiap hari pula mulai tanggal 1 Januari sampai dengan

tanggal 31 Desember setiap tahun. Tangggal dan bulan sudah tertera pada kartu

pencatatan yang tetap tidak berubah walaupun judul surat kabar berbagai judul.

Pustakawan hanya bertugas mengisi data surat kabar pada setiap awal tahun dan

selanjutnya seriap hari hanya mem beri tanda “V” bila surat kabar sudah masuk ke

perpustakaan dan tanda baca “-“ bila surat kabar tidak masuk/tidak ada.

Untuk pencatatan terbitan berseri yang diterbitkan secara tengah bulanan

sekali atau tiga minggu sekali, kartu pencatatan terbitan berseri ini untuk selama 2

tahun yang dipergunakan timbal balik. Pada halaman pertama atau halaman depan

dipergunakan pencatatan terbitan berseri yang terbit pada bulan Januari sampai

dengan bulan Juni. Sedangkan pada halaman belakang atau sebaliknya

dipergunakan untuk pencatatan terbitan berseri yang terbit pada bulan Juli sampai

dengan Desember. Kartu tetap dibuat 10 jalur dengan ukuran 22x15 cm. Data

majalah dapat seluruhnya dimasukkan pada kartu pencatatan seperti: judul,

penerbit, alamat, frekuensi terbit, harga, ISSN, tanggal tahun dan bulan, nomor

majalah, volume/tahun ke, dll.

Kartu pencatatan terbitan berseri yang diterbitkan secara mingguan, untuk

menghemat kartu dapat memuat masa penerbitan 2 tahun yang dipergunakan

secara timbal balik. Pada halaman depan diperuntukkan pencatatan yang terbit

pada bulan januari sampai dengan bulan Juni. Sedangkan pada halaman belakang


25

dipergunakan untuk pencatatan yang terbit pada bulan Juli sampai dengan

desember. Kartu yang berukuran 22x15 cm itu harus dibuat sebanyak 10

jalur.sebab dalam 1 bulan, hari yang sama ada yang 5 kali. Jadi kalau untuk 2

tahun, ada yang terpakai 10 jalur. Di bawah ini dapat dilihat contoh kartu katalog

terbitan berseri.

Gambar 3.Contoh Kartu Katalog Terbitan Berseri.

Majalah pertanian Indonesia

Volume 1 no.1 (1974- )

Bogor: Institute Pertanian Bogor, 1974.

Jil: Il ; 24cm

Kuartalan

ISSN 0216-0455

Tahun volume nomor

1999 1 1,2,3,4

2000 II 1,2,3,4

2001 III 1,2,3,4

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sebelum melakukan

pengatalogan terbitan berseri, perpustakaan perlu terlebih dahulu memeriksa

setiap terbitan berseri yang telah diterima agar tidak terjadi kesalahan dalam

pembuatan kartu katalog yang menjadi sarana penelusuran koleksi perpustakaan

bagi pengguna. Setelah selesai melakukan pengatalogan proses selanjutnya adalah

pemberian kelengkapan seperti label dan kantong kartu terbitan berseri.


26

Gambar 4.Contoh Kartu Majalah.

UNIVERSITAS GADJAH MADA

PERPUSTAKAAN FAK.TEKNOLOGI PERTANIAN

KARTU MAJALAH

No.Inventaris :738/jfs/90

Judul : j.of food science

Kode : 664.8.05/jfs

Volume : XlX

Nomor : 1-3

Tahun : 1989

No.Anggota Tgl Pinjam No. Anggota Tgl Pinjam

Sumber : Lasa Hs, 1994:94.

Untuk kantong kartu terbitan berseri dapat berbentuk segitiga dan segi

empat, dapat dilihat pada contoh di bawah ini.

Gambar 5.Kartu Katalog Berbentuk Segitiga.

Gambar 6.Kantong Kartu Majalah Berbentuk Segi Empat.

Kelengkapan tersebut diperlukan apabila sewaktu-waktu majalah tersebut

dipinjam untuk difotocopy.


27

2.6. Penjajaran Terbitan Berseri

Setelah mengalami proses pengolahan, maka terbitan dapat dipajang di rak

khususnya untuk terbitan terbaru dengan demikian setiap perpustakaan yang

menerima terbitan baru harus segera memproses dan menjajarkan kedalam rak

agar informasi yang didalamnya dapat secepatnya dimanfaatkan oleh pengguna

perpustakaan. Menurut Lasa Hs (1994:86) terdapat beberapa cara/sistem pejajaran

terbitan berseri yaitu:

1. Terbitan Berseri Disusun Berdasarkan Alfabetis

Sistem ini memiliki kecenderungan dalam penelusuran informasi karena

pengguna lebih menitikberatkan pada judul. Sistem ini sangat cocok untuk

perpustakaan atau lembaga yang hanya memiliki terbitan terbatas.

2. Disusun Perkelompok Bidang

Dalam sistem ini lebih dititikberatkan pada bidang. Dengan demikian

pengguna akan mencari judul terbitan sesuai dengan minat dan bidang

masing-masing. Cara ini lebih cocok untuk perpustakaan yang menerima

terbitan dalam jumlah banyak.

3. Disusun Kronologis Penerimaan

Terbitan yang diterima tanggal tertentu disusun pada rak pertama dengan

memberi petunjuk, misalnya: majalah hari ini. Kemudian esok harinya

dipindah ke rak berikutnya. Sedangkan rak pertama diisi dengan terbitan

yang baru diterima. Perpindahan terbitan dari satu rak kerak berikutnya

dilakukan setiap hari.

Sistem penjajaran koleksi terbitan berseri dalam rak disesuaikan dengan

ketentuan yang dibuat oleh perpustakaan. Kartu kartu terbitan berseri dimuat

dalam satu tempat yang disusun secara alfabetis menurut judul terbitan berseri

dalam satu kotak yang berukuran 30x22x10cm. Dengan demikan kartu kartu

dapat tersusun dalam posisi berdiri sehingga memudahkan pengecekan karena

setiap saat dibutuhkan baik untuk melihat terbitan berseri yang ada/tidak ada

ataupun untuk pencatatan terbitan berseri yang baru masuk ke perpustakaaan.


28

2.7. Pelayanan Terbitan Berseri

Tugas perpustakaan perguruan tinggi yaitu memberikan pelayanan pada

seluruh aktivitas akademika yang terdiri dari mahasiswa, staf pengajar, peneliti,

dan staf administrasi. Untuk melaksanakan kegiatan pelayanan perpustakaan

dengan baik, maka perpustakaan harus dapat menyediakan bahan pustaka yang

sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dikatakan demikian karena bahan

pustaka merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi mahasiswa dalam

penyelesaian tugas yang telah diberikan oleh dosen, bagi staf pengajar untuk

keperluan mengajar, sedangkan bagi peneliti untuk menyelesaikan tugas

penelitian yang sedang dilakukannya.

1. Sistem Layanan Terbuka (open access).

Sistem layanan terbuka memungkinkan pengguna untuk mengambil

langsung bahan pustaka ke rak. Hal ini sesuai seperti yang dimuat dalam Pedoman

Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000; 24) bahwa:

Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna menelusur jajaran koleksi penempatan relatif akan lebih menguntungkan karena pengguna memiliki kesempatan menemukan pustaka lain yang berkaitan dengan pustaka yang dibutuhkannya.

Dalam melaksanakan sistem pelayanan terbuka perpustakaan harus dapat

melakukan beberapa hal antara lain:

a. Penataan Koleksi

Koleksi perpustakaan harus ditata dan diatur secara sistematis menurut

klasifikasi agar pengguna mudah mencari dan menemukan bahan pustaka

yang dibutuhkan.

b. Rambu-rambu

Rambu-rambu petunjuk arah pencarian bahan pustaka harus dibuat dengan

jelas tetapi singkat serta ditempatkan pada tempat yang tepat. Rambu-

rambu tersebut dapat berwujud panah atau tulisan.


29

c. Tata Ruang

Tata ruang harus baik sehingga memungkinkan pengawasan petugas

kepada setiap pengunjung secara seksama.

d. Katalog

Meskipun pengunjung perpustakaan dapat memilih bahan pustaka secara

langsung ke rak, katalog perpustakaan tetap diperlukan dan harus ada.


2. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access)

Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan

pengguna perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Dalam sistem ini pengguna

perpustakaan tidak diberi izin untuk masuk dan mengambil langsung bahan

pustaka ke rak, tetapi bahan pustaka yang diminta pengguna diambil oleh petugas

perpustakaan. Pengguna memilih bahan pustaka yang ingin dipinjam melalui

katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya maka petugas

perpustakaan dapat mengambil koleksi ke rak akan tetapi dibantu oleh petugas

sirkulasi.

Sehubungan dengan uraian diatas pelaksanaan sistem layanan tertutup

perpustakaan perlu memperhatikan beberapa hal yaitu:

a. Penataan koleksi

Koleksi pada sistem tertutup tidak harus ditata secara sistematis menurut

urutan klasifikasi. Sehingga pengambilan bahan pustaka dan

pengembaliannya tidak dapat dilakukan dengan cepat. Nomor urut lebih

memungkinkan pengambilan dan pengembalian dilakukan dengan cepat.

b. Rambu-rambu

Petugas yang sudah hafal letak pustaka, rambu-rambu petunjuk arah kurang

diperlukan.

b. Tata ruang

Berhubungan karena pengguna tidak boleh masuk, ruang koleksi harus di

pisahkan dari ruang pengguna.

c. Katalog perpustakaan


30

Katalog perpustakaan sangat vital karena merupakan satu-satunya alat untuk

mencari dan menentukan bahan pustaka yang ingin dibaca atau dipinjam.

Perpustakaan dengan sistem tertutup tidak mungkin tanpa katalog.


Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan pengguna

merupakan bagian penting pada perpustakaan karena merupakan sarana yang

efektif dalam pemberian informasi secara umum bagi pengguna perpustakaan.

Perpustakaan STMIK Neumann sampai saat ini menggunakan sistem layanan

terbuka (Open access).


Documents

pengolahan terbitan berseri