Upload
dongoc
View
231
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BAB IV
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
1.1 Pengumpulan Data
Pada bab ini akan diamati dan dianalisa jaringan kerja sehingga
memerlukan data kegiatan pekerjaan beserta durasi waktu dalam melakukan
kegiatan proses dokumen impor laut. Adapun data yang akan dibahas adalah data
dokumen impor laut yaitu dokumen PIB (Pemberitahuan Impor Barang ) yang
sebagian besar dari German.
1.1.1 Gambaran Singkat Tahapan Proses Pembuatan Dokumen Impor Laut
Adapun flow proses pembuatan dokumen impor laut adalah sebagai
berikut :
1.1.2 Work Break Down Structure (WBS)
Work Break Down Structure ( WBS ) adalah suatu metode
pengorganisaian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis. WBS digunakan
untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi
lebih detail.hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat
yang lebih baik. WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen
proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian
diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki
tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai
Wok Breakdown Structure.
ManfaatWork Breakdown Structure (WBS)
a. Mengurangi kompleksitas
b. Fasilitas penjadwalan dan pengendalian
c. Estimasi Biaya (Cost Estimation)
d. Penyusunan anggaran (Cost Budgeting)
e. Perencanaan manajemen Risiko (Risk Management Planning)
f. Identifikasi aktivitas(Activity Definition)
Struktur pekerjaan terperinci (WBS) adalah pengelompokan komponen
utama dan membaginya menjadi sub komponen, yang selanjutnya dibagi lagi
menjadi komponen yang lebih detail, WBS sangat berguna dalam penyusunan
perencanaan organisasi, eleminasi sumber daya, perkiraan waktu pelaksanaan,
pengembangan jaringan kerja dan biaya yang terkait. Dibawah ini di uraikan WBS
untuk proses dokumen imor laut.
Tabel 4.1 Work Break Down Structure (WBS)
No Kelompok Utama Uraian Kegiatan
1 Terima Dokumen
- Periksa dokumen (MBL, BL, Packing List,
Commercial Invoice,
- Certificate of Origin, Certificate of Analyst,
API-P)
2 Jobsheet
- Periksa kedatangan kapal, tempat
penimbunan.
- Periksa biaya DO.
- Kirim arrival notice kepada consignee.
- Periksa HS Code.
3 Flat File
- Membuat Flat File (sesuai HBL)
- Periksa flat file (sesuai HBL)
- Kirim flat file ke shipping line
- Hard copy flat file untuk shipping line
4TR (Temporary
Payment)
- Input seluruh biaya D/O & biaya
operasional
- Membuat surat tugas, surat kuasa, surat
penjamin containers
- Mengambil D/O di shipping line.
5 PIB ( Pemberitahuan - Input data PIB
- Input SSPCP
Impor Barang )
- Periksa data PIB dengan pihak consignee
- Print PIB di continous from (rangkap 5)
- Penandatanganan dan stampel PIB
- Bayar PIB ke Bank
6 Quotation
- Input harga penawaran Trucking, Storage,
Handling fee, PIB +PNBP,
- Asuransi, Adm Bank, Adm D/O, Ocean
freight (Bila status invoice FOB)
- Kirim quotantion kepada consignee per email.
7 Transfer PIB
- Periksa no BC 1.1, Tgl BC 1.1, No Pos BC
1.1 kepada pihak shipping line.
- Input BC 1.1 di PIB
- Periksa kembali seluruh data PIB
- Transfer EDI
- Terima respon EDI
- Fax hasil respon EDI kepada operasional
8Realisasi
Operasional
- Terima laporan, dan periksa laporan
operasional
- Input biaya-biaya yang dikeluarkan oleh
operasional
9 Invoice
- Input invoice
- Cek invoice dan faktur pajak
- Membuat OR (Official Receipt)
- Menyiakan label nama consignee & amplop
kemudian kirim ke consignee
10 Filling - Filling
Uraian diatas merupakan langkah awal dalam membuat jaringan kerja.
1.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja)
dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan
menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda
tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga
menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan
penyampaian laporan
Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme
formal organisasi diolah. Struktur organisasi terdiri atas unsur spesialisasi kerja,
standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan
keputusan dan ukuran satuan kerja. Struktur organisasi PT Union Trans Internusa
adalah organisasi lini dan staff, dimana koordinasi lebih baik dengan adanya
pembagian tugas yang terperinci, pengambilan keputusan dan kebijaksanaan
tertinggi adalah dari pemilik perusahaan dan menyebar melalui garis
kepemimpinan, sampai kepada pemimpin terendah, dengan demikian dengan
sadanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan adanya kekuasaan yang
jelas.
1.1.4 Perkiraan Waktu Setiap Kegiatan
Dalam penentuan perkiraan waktu kegiatan, ditentukan secara tertentu,
didasarkan pada pengalaman perusahaan dalam melaksanakan proyek-proyek
sejenis. Dalam pelaksanaannya, pembuatan dokumen PIB (Pemberitahuan Impor
Barang) bagian impor laut di PT. Union Trans Internusa telah berlangsung dan
menggunakan waktu seperti yang tertera pada tabel 4.2 perkiraan waktu yang
diambil berdasarkan data dari flow proses. Pada Tugas Akhir ini, penulis
inginmenganalisa dan melakukan percepatan waktu penyelesaian dengan
menggunakan metode Critical Path Method (CPM) dikarenakan sering terjadi lost
time akibat waktu tunggu oleh jarak yang berjauhan antar section terkait.
Tabel 4.2 Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Setiap Kegiatan
Kegiata
nRincian Kegiatan
Durasi
(menit)
A
Periksa dokumen (MBL, BL, Pcking List, Commercial
Invoice, Certificate Of Origin (COO), Certificate Of
Analyst (COA), API-P
10
B Periksa kedatangan kapal, tempat penimbunan 8
C Periksa biaya D/O 8
D Kirim arrival notice kepada consignee 9
E Periksa HS Code, print HS Code 5
F Membuat flat file (sesuai HBL) 9
G Periksa flat file (sesuai HBL) 13
H Kirim flat file ke shipping line 6
I Hard copy flat filr untuk shippinh line 6
J Input seluruh biaya D/O & biaya oprasional 4
K Membuat surat tugas, surat kuasa, surat peminjaman
container
8
L Copy MBL, HBL, dan pinjaman container 7
M Mengambil D/O ke shipping line 130
N Input data PIB 11
O Periksa data PIB dengan pihak consignee 33
P Input SSPCP 18
Q Print PIB di continous form (rangkap 5) 30
R Penandatanganan dan stempel PIB 8
S Bayar PIB ke bank 130
T
Input harga penawaran trucking, storage, handling fee, PIB
+ PNBP, Asuransi, Adm Bank, Adm D/O, Ocean Freight
(bila status invoice FOB)
12
U Kirim quotation kepada consignee per email 7
V Periksa no BC 1.1, tgl BC 1.1, No Pos BC 1.1, kepada
pihak shipping line
11
W Input BC 1.1 di PIB & print PIB 4
X Periksa kembali seluruh data PIB 8
Y Transfer EDI 4
Z Terima response EDI 63
AA Fax hasil response EDI ke operasional 4
BB Terima laporan, dan periksa laporan operasional 21
CC Input biaya-biaya yang dikeluarkan operasional 9
DD Input invoice + nomor invoice 13
EE Cetak invoice, kwitansi dan faktur pajak 33
FF Membuat OR (Official Receipt) 5
GGMenyiapkan label nama consignee & amplopkemudian
kirim kepada consignee
5
HH Filling 10
1.2 Pengolahan Data
1.2.1 Jaringan Kerja Cara I
Berdasarkan uraian pekerjaan dan durasi pada tiap-tiap kegiatan serta
mengacu pada langkah-langkah pembuatan jadwal menggunakan jalur kritis,
langkah selanjutnya adalah membuat jaringan kerja. Dengan adanya jaringan
kerja, kita bisa mengetahui umur proyek, jalur kritis dan total slack. Berdasarkan
tabel 4.3 dibawah ini adalah urutan proses pembuatan dokumen PIB bahwa ini
adalah urutan proses pembuatan dokumen PIB dibagian impor laut.
Tabel 4.3 DataUrutan Proses Pembuatan Dokumen Impor Laut
Kegiatan Rincian KegiatanProdecce
sor
Durasi
(menit)
A
Periksa dokumen (MBL, BL, Pcking List,
Commercial Invoice, Certificate Of Origin (COO),
Certificate Of Analyst (COA), API-P
- 10
B Periksa kedatangan kapal, tempat penimbunan A 8
C Periksa biaya D/O A 8
D Kirim arrival notice kepada consignee B, C 9
E Periksa HS Code, print HS Code D 5
F Membuat flat file (sesuai HBL) E 9
G Periksa flat file (sesuai HBL) E 13
H Kirim flat file ke shipping line E 6
I Hard copy flat filr untuk shippinh line F,G,H 6
J Input seluruh biaya D/O & biaya oprasional D 4
K Membuat surat tugas, surat kuasa, surat peminjaman
containerJ
8
L Copy MBL, HBL, dan pinjaman container J 7
M Mengambil D/O ke shipping line J,K,L 130
N Input data PIB M 11
O Periksa data PIB dengan pihak consignee N 33
P Input SSPCP N 18
Q Print PIB di continous form (rangkap 5) O,P 30
R Penandatanganan dan stempel PIB Q 8
S Bayar PIB ke bank R 130
T
Input harga penawaran trucking, storage, handling
fee, PIB + PNBP, Asuransi, Adm Bank, Adm D/O,
Ocean Freight (bila status invoice FOB)
N 12
U Kirim quotation kepada consignee per email T 7
VPeriksa no BC 1.1, tgl BC 1.1, No Pos BC 1.1, B, C 11
kepada pihak shipping line
W Input BC 1.1 di PIB & print PIB V, S 4
X Periksa kembali seluruh data PIB W 8
Y Transfer EDI X 4
Z Terima response EDI X 63
AA Fax hasil response EDI ke operasional X 4
BB Terima laporan, dan periksa laporan operasional Y, Z, AA 21
CC Input biaya-biaya yang dikeluarkan operasional BB 9
DD Input invoice + nomor invoice BB 13
EECetak invoice, kwitansi dan faktur pajak
CC, DD,
EE
33
FF Membuat OR (Official Receipt) EE 5
GGMenyiapkan label nama consignee &
amplopkemudian kirim kepada consigneeFF
5
HH Filling GG 10
Dari tabel 4.3 dapat di gambarkan jaringan kerja pembuatan dokumen
impor laut, tampak seperti pada gambar 4.2 Gambar jaringan Kerja cara 1.
1.2.2 Perhitungan Maju
Dalam mengidentifikasi jalur kritis dipakai cara yang disebut hitungan maju.
Pada hitungan maju perlu diingat, “kecuali kegiatan awal, maka suatu kegiatan,
baru dapat dapat dimulai bila kegiatan pendahulu telah selesai”. Waktu selesai
suatu kegiatan, adalah waktu mulai paling awal, ditambah waktu/durasi dari
kegiatan itu sendiri, “EF = ES + Durasi”, Hasil perhitungan maju untuk kegiatan
ini dapat dilihat pada tabel 4.4. Hasil Perhitungan Maju dan Mundur, serta
digambarkan pada jaringan kerja gambar 4.3.
1.2.3 Perhitungan Mundur
Perhitungan Mundur dimaksudkan untuk mengetahui waktu yang paling
akhir untuk “masih”bdapat memulai dan mengakhiri masing-masing kegiatan
tanpa menunda waktu/durasi penyelesaian kegiatan secara keseluruhan yang telah
dihasilkan dari hitungan maju. Untuk hitungan mundur, waktu mulai paling akhir
adalah waktu selesai paling akhir dikurang durasi berlangsungnya kegiatan itu
sendiri, “LS = LF – Durasi”.
Hasil perhitungan mundur untuk kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 4.4
KegiatanDurasi
(Menit)
Paling Awal
(Menit)
Paling Akhir
(Menit)
Slack
(Menit)
Mulai
(ES)
Selesai
(EF)
Mulai
(LS)
Seleai
(LF)
Total Slack
(TS)
A 10 0 10 0 10 0
B 8 10 18 10 18 0
C 8 10 18 10 18 0
D 9 18 27 28 27 0
E 5 27 32 27 32 0
F 9 32 41 36 45 4
G 13 32 45 32 45 0
H 6 32 38 39 45 7
I 6 45 51 45 51 0
J 4 27 31 47 40 9
K 8 31 39 43 48 9
L 7 31 38 41 48 10
M 130 51 181 51 181 0
N 11 181 192 181 192 0
O 33 192 225 192 225 0
P 18 192 210 207 225 15
Q 30 225 255 225 255 0
R 8 255 263 255 263 0
S 130 263 393 263 393 0
T 12 192 204 455 467 263
U 7 204 211 467 474 263
V 11 18 29 341 352 323
W 4 393 397 393 397 0
X 8 397 405 397 405 0
Y 4 405 409 464 468 59
Z 63 405 468 405 468 0
AA 4 405 409 464 468 59
BB 21 469 490 469 490 0
CC 9 490 499 494 503 4
DD 13 490 503 490 503 0
EE 33 503 536 503 536 0
FF 5 536 541 536 541 0
GG 5 541 546 541 546 0
HH 10 546 556 546 556 0
Perhitungan Maju dan Mundur, serta digambarkan pada gambar 4.4
1.2.4 Total Slack
Pada perencanaan dan penyusunan jadwal proyek, arti penting dari total
slack adalah menunjukan jumlah waktu yang diperkenankan suatu kegiatan boleh
ditunda tanpa mempengaruhi jadwal penyelesaian proyek secara keseluruhan.
Total Slack dihitung dengan rumus : total slack suatu kegiatan sama dengan waktu
selesai paling akhir dikurangi waktu selesai paling awal, atau waktu mulai paling
akhir dikurangi waktu mulai paling awal. TS = LF – EF atau TS = LS – ES dapat
dilihat pada tabel 4.5 dibawah ini.
Tabel 4.5 Hasil Perhitungan Total Slack Cara 1
KegiatanDurasi
(Menit)
Paling Awal
(Menit)
Paling Awal
(Menit)
Slack
(Menit) Berada
Pada Jalur
Kritis
Mulai Selesai Mulai Selesai Total
Slack
(TS)(ES) (EF) (LS) (LF)
1 10 0 10 0 10 0 YA
2 8 10 18 10 18 0 YA
3 8 10 18 10 18 0 YA
4 9 18 27 28 27 0 YA
5 5 27 32 27 32 0 YA
6 9 32 41 36 45 4 TIDAK
7 13 32 45 32 45 0 YA
8 6 32 38 39 45 7 TIDAK
9 6 45 51 45 51 0 YA
10 4 27 31 47 40 9 TIDAK
11 8 31 39 43 48 9 TIDAK
12 7 31 38 41 48 10 TIDAK
13 130 51 181 51 181 0 YA
14 11 181 192 181 192 0 YA
15 33 192 225 192 225 0 YA
16 18 192 210 207 225 15 TIDAK
17 30 225 255 225 255 0 YA
18 8 255 263 255 263 0 YA
19 130 263 393 263 393 0 YA
20 12 192 204 455 467 263 TIDAK
21 7 204 211 467 474 263 TIDAK
22 11 18 29 341 352 323 TIDAK
23 4 393 397 393 397 0 YA
24 8 397 405 397 405 0 YA
25 4 405 409 464 468 59 TIDAK
26 63 405 468 405 468 0 YA
27 4 405 409 464 468 59 TIDAK
28 21 469 490 469 490 0 YA
29 9 490 499 494 503 4 TIDAK
30 13 490 503 490 503 0 YA
31 33 503 536 503 536 0 YA
32 5 536 541 536 541 0 YA
33 5 541 546 541 546 0 YA
34 10 546 556 546 556 0 YA
Dari Hasil Perhitungan dapat diketahui umur proyek, jalur kritis dan total slack.
Untuk lebih jelasnya, hitungan maju dan mundur digambarkan dalam jaringan
kerja pada gambar 4.2.
Cara 1 : Analisa Jalur Kritis
# Perhitungan Maju #
1. Kerjakan kegiatanA, EF A adalah ES A + durasi adalah 0 + 10 = 10
2. Kegiatan C bisa dimulai setelah kegiatan A selesai,
ES C = EF A = 10
EF C = ES C + durasi
= 10 + 8
=18
3. Kegiatan D bisa dimulai setelah kegiatan C selesai,
ES D = EF C = 18
EF D = ES D + durasi
= 18 + 9
= 27
4. Kegiatan E bisa dimulai setelah kegiatan D selesai,
ES E = EF D = 27
ES E = ES E + durasi
= 27 + 5 = 32
5. Kegiatan G bisa dimulai setelah kegiatan E selesai,
ES G = EF E = 32
EF G = ES G + durasi
= 32 + 13
= 45
6. Kegiatan I bisa dimulai setelah kegiatan G selesai,
ES I = EF G = 45
EF I = ES I + durasi
= 45 + 6
= 51
7. Kegiatan M bisa dimulai setelah kegiatan I selesai,
ES M = EF I = 51
EF M = ES M + durasi
= 51 + 130
= 181
8. Kegiatan N bisa dimulai setelah kegiatan M selesai,
ES N = EF M = 181
EF N = ES N + durasi
= 181 + 11
= 192
9. Kegiatan O bisa dimulai setelah kegiatan N selesai,
ES O = EF N = 192
EF O = O + durasi
= 192 + 33
= 225
10. Kegiatan Q bisa dimulai setelah kegiatan O selesai,
ES Q = EF O = 225
EF Q = ES Q + durasi
= 225 + 30
= 255
11. Kegiatan R bisa dimulai setelah kegiatan Q selesai,
ES R = EF Q = 255
EF R = ES R + durasi
= 255 + 8
= 263
12. Kegiatan S bisa dimulai setelah kegiatan R selesai,
ES S = EF R = 263
EF S = ES S + durasi
= 263 + 130
= 393
13. Kegiatan W bisa dimulai setelah kegiatan R selesai,
ES W = EF R = 393
EF W = ES W + durasi
= 393 + 4
= 397
14. Kegiatan X bisa dimulai setelah kegiatan W selesai,
ES X = EF W = 397
EF X = ES W + durasi
= 397 + 8
= 405
15. Kegiatan Z bisa dimulai setelak kegiatan X selesai,
ES Z = EF X = 405
EF Z = ES Z + durasi
= 405 + 63
= 469
16. Kegiatan BB bisa dimulai setelah kegiatan Z selesai,
ES BB = EF Z = 469
EF BB = ES BB + durasi
= 469 + 21
= 490
17. Kegiatan DD bisa dimulai setelah kegiatan BB selesai,
ES DD = EF BB = 490
EF DD = ES DD + durasi
= 490 + 13
= 503
18. Kegiatan EE bis dimulai setelah kegiatan DD selesai,
ES EE = EF DD = 503
EF EE = ES EE + durasi
= 503 + 33
= 536
19. Kegiatan FF bisa dimulai setelah kegiatan EE selesai,
EF FF = EF EE = 536
EF FF = ES FF + durasi
= 536 + 5
= 541
20. Kegiatan GG bisa dimulai setelah kegiatan FF selesai,
ES GG = EF FF = 541
EF GG = ES GG + durasi
= 541 + 5
= 546
21. Kegiatan HH bisa dimulai setelah kegiatan GG selesai,
ES HH = EF GG = 546
EF HH = ES HH + durasi
= 546 + 10
= 556
# Perhitungan Mundur #
Perhitungan Mundur dimulai dari kegiatan terakhir dari kegiatan
pembuatan dokumen PIB (Pemberitahuan Impor Barang) dalam hal ini
dimulai dari kegiatan HH
1. Kegiatan HH
LF HH = 556
LS HH = LF HH = 556
LS HH = LF HH – durasi
= 556 – 10
= 546
2. Kegiatan GG
LFGG = LS HH = 546
LS GG = LF GG – Durasi
= 546 – 5
= 541
3. Kegiatan FF
LF FF = LS GG = 541
LS FF = LF FF – Durasi
= 541 – 5
= 536
4. Kegiatan EE
LF EE = LS FF = 536
LS EE = LF EE – Durasi
= 536 – 33
= 503
5. Kegiatan DD
LF DD = LS EE = 503
LS DD = LF DD – Durasi
= 503 – 13
= 490
6. Kegiatan BB
LF BB = LS DD = 490
LS BB = LF BB – Durasi
= 490 – 21
= 469
7. Kegiatan Z
LF Z = LS BB = 468
LS Z = LF Z – Durasi
= 468 – 63
= 405
8. Kegiatan X
LF X = LS Z = 405
LS X = LF X – Durasi
= 405 – 8
= 397
9. Kegiatan W
LF W = LS X = 397
LS W = LF W – Durasi
= 397 – 4
= 393
10. Kegiatan S
LF S = LS W = 393
LS S = LF S – Durasi
= 393 – 130
= 263
11. Kegiatan R
LF R = LS S = 263
LS R = LF R – Durasi
= 263 – 8
= 255
12. Kegiatan Q
LF Q = LS R = 255
LS Q = LF Q – Durasi
= 255 – 30
= 225
13. Kegiatan O
LF O = LS Q = 225
LS O = LF O – Durasi
= 225 – 33
= 192
14. Kegiatan N
LF N = LS O = 192
LS N = LF N – Durasi
= 192 – 11
= 181
15. Kegiatan M
LF M = LS N = 181
LS M = LF M – Durasi
= 181 – 130
= 51
16. Kegiatan I
LF I = LS M = 51
LS I = LF I – Durasi
= 51 – 6
= 45
17. Kegiatan G
LF G = LS I = 45
LS G = LF G – Durasi
= 45 – 13
= 32
18. Kegiatan E
LF E = LS G = 32
LS E = LF E – Durasi
= 32 – 5
= 27
19. Kegiatan D
LF D = LS E = 27
LS D = LF D – Durasi
= 27 – 9
= 18
20. Kegiatan C
LF C = LS D = 18
LS C = LF C – Durasi
= 18 – 8
= 10
21. Kegiatan A
LF A = LS C = 10
LS A = LF A – Durasi
= 10 – 10
= 0
# Perhitungan Slack #
1. Slack A = LF A – EF A
= 10 – 10
= 0
2. Slack B = LF B – EF B
= 18 – 18
= 0
3. Slack C = LF C – EF C
= 18 – 18
= 0
4. Slack D = LF D – EF D
= 27 – 27
= 0
5. Slack E = LF E – EF E
= 32 – 32
= 0
6. Slack F = LF F – EF F
= 45 – 41
= 4
7. Slack G = LF G – EF G
= 45 - 45
= 0
8. Slack H = LF H – EF H
= 45 – 38
= 7
9. Slack I = LF I – EF I
= 51 – 51
= 0
10. Slack J = LF J – EF J
= 40 – 31
= 9
11. Slack K = LF K – EF K
= 48 – 39 = 9
12. Slack L = LF L – EF L
= 48 – 38
= 10
13. Slack M = LF M – EF M
= 181 - 181
= 0
14. Slack N = LF N – EF N
= 192 -192
= 0
15. Slack O = LF O – EF O
= 225 - 225
= 0
16. Slack P = LF P – EF P
= 225 – 210
= 15
17. Slack Q = LF Q – EF Q
= 255 – 255 = 0
18. Slack R = LF R – EF R
= 263 - 263
= 0
19. Slack S = LF S – EF S
= 393 - 393
= 0
20. Slack T = LF T – EF T
= 467 – 204
= 263
21. Slack U = LF U – EF U
= 474 – 211
= 263
22. Slack V = LF V – EF V
= 352 – 29
= 323
23. Slack W = LF W – EF W
= 397 – 397 = 0
24. Slack X = LF X – EF X
= 405 - 405
= 0
25. Slack Y = LF Y – EF Y
= 468 – 409
= 59
26. Slack Z = LF Z – EF Z
= 469 - 469
= 0
27. Slack AA = LF AA – EF AA
= 468 – 409
= 59
28. Slack BB = LF BB – EF BB
= 490 - 490
= 0
29. Slack CC = LF CC – EF CC
= 503 – 499 = 4
30. Slack DD = LF DD – EF DD
= 503 - 503
= 0
31. Slack EE = LF EE – EF EE
= 536 - 536
= 0
32. Slack FF = LF FF – EF FF
= 541 -541
= 0
33. Slack GG = LF GG – EF GG
= 546 - 546
= 0
34. Slack HH = LF HH – EF HH
= 556 – 556
= 0
Untuk mengetahui lebih jelas nilai ES, EF, LS, LF dan TS, maka akan
ditampilkan pada tabel 4.6 berikut ini.
Tabel 4.6 Perhitungan Jalur Kritis Cara 1
KegiatanDurasi
(Menit)
Paling Awal
(Menit)
Paling Awal
(Menit)
Slack
(Menit) Berada
Pada Jalur
Kritis
Mulai Selesai Mulai Selesai Total
Slack
(TS)(ES) (EF) (LS) (LF)
1 10 0 10 0 10 0 YA
2 8 10 18 10 18 0 YA
3 8 10 18 10 18 0 YA
4 9 18 27 28 27 0 YA
5 5 27 32 27 32 0 YA
6 9 32 41 36 45 4 TIDAK
7 13 32 45 32 45 0 YA
8 6 32 38 39 45 7 TIDAK
9 6 45 51 45 51 0 YA
10 4 27 31 47 40 9 TIDAK
11 8 31 39 43 48 9 TIDAK
12 7 31 38 41 48 10 TIDAK
13 130 51 181 51 181 0 YA
14 11 181 192 181 192 0 YA
15 33 192 225 192 225 0 YA
16 18 192 210 207 225 15 TIDAK
17 30 225 255 225 255 0 YA
18 8 255 263 255 263 0 YA
19 130 263 393 263 393 0 YA
20 12 192 204 455 467 263 TIDAK
21 7 204 211 467 474 263 TIDAK
22 11 18 29 341 352 323 TIDAK
23 4 393 397 393 397 0 YA
24 8 397 405 397 405 0 YA
25 4 405 409 464 468 59 TIDAK
26 63 405 468 405 468 0 YA
27 4 405 409 464 468 59 TIDAK
28 21 469 490 469 490 0 YA
29 9 490 499 494 503 4 TIDAK
30 13 490 503 490 503 0 YA
31 33 503 536 503 536 0 YA
32 5 536 541 536 541 0 YA
33 5 541 546 541 546 0 YA
34 10 546 556 546 556 0 YA
Dari jaringan kerja diatasdi dapat jalur yang berisi kegiatan-kegiatan diantaranya :
A – C – D – E – G – I – M – N – O – Q – R – S – W – X – Z – BB – DD – EE –
FF – GG – HH dan secara lebih jelas dapat dilihat di gambar 4.3
Dan diketahui waktu kegiatan yang dibutuhkan untuk membuat dokumen PIB
( Pemberitahuan Impor Barang ) dibagian impor laut adalah selama 556 menit /
dokumen.
Uraian kegiatan pada jalur kritis jaringan kerja sistem 1 adalah :
1. Kegiatan A adalah pemeriksaan semua dokumen antara lain : Master Bill Of
Loading / MBL (Lampiran-1), House Bill Of Loading / HBL (Lampiran 2),
Packing List (Lampiran-3), Commercial Invoice (Lampiran-4), Certificate Of
Origin / COO (Lampiran -5), Certificate Of Analyst / COA (Lampiran-6),
Angka Pengenal Importir Produsen / API-P (Lampiran-7), Semua isi diantara
masing-masing dokumen haruslah sama, apabila terjadi perbedaan
diantaranya harus dilakukan penyesuaian manifest.
2. Kegiatan C adalah periksa DO, biaya-biaya yang harus dikeluarkan untuk
pengambilan DO (Delivery Order) (Lampiran-8) bisa diperiksa kepada pihak
shipping line. Biaya-biaya tersebut berupa THC (Terminal Handling
Charges), adm fee, adm DO, additional overtime container.
3. Kegiatan D adalah kirim Arrival Notice / NOA (Lampiran-9) kepada
consignee, arrival notice yang berisi tanggal kedatangan kapal, pelabuhan
sandar, no MBL, dan no HBL.
4. Kegiatan E adalah periksa HS Code (Lampiran-10) dan print HS Code,
barang-barang yang akan diperiksa dahulu termasuk HS Code no berapa. Hal
ini bertujuan untuk mengetahui berapa bea masuk yang harus dikeluarkan.
5. Kegiatan G adalah periksa Flat File / Manifest (Lampiran-11) (Sesuai HB/L).
Flat file berisi tentang data-data yang sesuai dengan HB/L. Dokumen MB/L
yang menerbitkan adalah pihak Shipping Line, sementara HB/L yang
menerbitkan adalah dari agent.
6. Kegiatan I adalah hard copy flat file untuk shipping line, dalam hal ini kita
menyiapkan fotocopy MB/L, HB/L, flat file dan langsung dikirim ke shipping
line.
7. Kegiatan M adalah mengambil D/O di shipping line, apabila kapal sudah tiba
di pelabuhan, maka kita harus mengambil D/Odi shipping line. D/O tersebut
untuk proses pengeluaran barang (container) di pelabuhan.
8. Kegiatan N adalah input data Pemberitahuan Import Barang /PIB (Lampiran
12), data PIB yang akan di input didapat dari dokumen Packing List,
Commercial Invoice, Certificate Of Origin, Certificate Of Analyst, MB/L dan
HB/L.
9. Kegiatan O adalah periksa data PIB dengan pihak consignee, semua data yang
sudah di input harus diperiksa kembali dengan pihak consignee agar tidak
terjadi kesalahan.
10. Kegiatan Q adalah print PIB di consignee form (rangkap 5), PIB yang sudah
selesai diperiksa oleh pihak consignee kemudian kita print di contimous form.
11. Kegiatan R adalah penandatangan danstempel PIB, PIB yang telah selesai di
print kemudian diserahkan kepada pimpinan PPJK untuk di tanda tangan dan
diberi stempel.
12. Kegiatan S adalah bayar PIB ke bank, PIB yang telah lengkap (print, tanda
tangan dan stempel) kemudian di bayar di bank. PIB yang sudah selesai di
bayar kemudian diberi stempel dan tanda tangan oleh pihak bank sebagai
tanda bukti bahwa PIB tersebut telah selesai dilakukan pembayaran.
13. Kegiatan W adalah input BC 1.1 di PIB dan print PIB, jika PIB sudah
dibayarkan, maka kita harus input BC 1.1 di PIB. BC 1.1 di dapat dari pihak
shipping line setelah kapal yang telah tiba dan nomor container milik kita,
apabila BC 1.1 sudah selesai di input maka kita lakukan print PIB dikertas
putih polos.
14. Kegiatan X adalah periksa kembali seluruh data PIB, setelah input BC 1.1
maka kita lakukan pemeriksaan kembali seluruh dokumen PIB, hal ini sangat
penting, karena apabila ada salah sedikit saja maka data kita akan ditolak oleh
customs. Apabila semua sudah benar maka kita bisa melakukan manifest data
melalui EDI.
15. Kegiatan Z adalah terima respons EDI, apabila kita sudah melakukan transfer
EDI maka kita akan mendapat respons EDI yaitu SPPB (Surat Persetujuan
Pengeluaran Barang) (Lampiran-13) dengan contoh dokumen yang kita
transfer sesuai dengan data yang ada di bea cukai.
Tetapi apabila data yang di transfer ada perbedaan maka dokumen PIB kita
akan ditolak, dan kita harus melakukan perbaikan/notul (Nota Pembetulan).
16. Kegiatan BB adalah terima laporan dan periksa laporan operasional, apabila
container sudah selesai dikeluarkan atau sudah diterima di pihak consignee,
maka operasional akan memberikan laporan berupa dokumen-dokumen, dan
laporan biaya-biaya yang sudah dikeluarkan selama proses pengeluaran
container berlangsung.
17. Kegiatan DD adalah input invoice (Lampiran-14) dan nomor invoice, setelah
selesai terima laporan dari operasional dan laporan nya sesuai dengan
kwitansi.
18. Kegiatan EE adalah cetak invoice, Kwitansi (Lampiran-15) dan faktur pajak
(Lampiran-16). Invoice, kwitansi, dan faktur pajak dicetak di kertas continous
form karena lembar ke-1 untuk consignee, lembar ke-2 untuk bagian impor
laut.
19. Kegiatan FF adalah membuat OR (Official Receipt) (Lampiran-17), OR
dibuat untuk memberikan tanda bukti dokumen apa saja yang telah kita kirim
kepada pihak consignee.
20. Kegiatan GG adalah menyiapkan label nama consignee (Lampiran-18) dan
amplop kemudian dokumen dikirim kepada pihak consignee. Setelah
dokumen sudah siap untuk dikirim ke consignee maka kita masukan amplop
yang telah diberi label nama consignee tersebut.
Dalam hal ini jangan sampai ada kesalahan memasukan dokumen, karena
apabila salah masuk amplop untuk cosignee lain ini akan sangat fatal.
21. Kegiatan HH adalah filling, apabila semua proses dokumen sudah selesai
maka dokumen tersebut hendaknya di filling dengan rapi, agar suatu saat bisa
menjadi referensi.
1.3 Crashing
Seberapa banyak sebuah kegiatan dapat diperpendek waktunya dari waktu
normal / waktu standarnya, bergantung pada kegiatannya.
Beberapa langkah Crashing time :
1. Menghitung biaya crash untuk setiap jaringan.
2. Dengan menggunakan waktu kegiatan sekarang (selanjutnya disebut cara 3),
temukan jalur kritis pada jaringan kerja, kenali jalur kritis.
3. Jika hanya 1 jalur kritis, pilih kegiatan yang masih bisa dilakukan oprasi dan
berbiaya rendah.
4. Perbarui semua kegiatan, jika batas waktu yang di inginkan telah berhenri
(dalam hal ini jika hal yang dilakukan di setujui oleh PT. Union Trans
Internusa). Jika tidak ulangi langkah 2.
Upaya awal yang dilakukan PT. Union Trans Internusa untuk mendapatkan
waktu penyelesaian dengan biaya minimal adalah memperhatikan dan menganalisa
kembali penjadwalan yang telah dilakukan.
Analisa yang dilakukan adalah dengan mengidentifikasi kegiatan-kegiatan
yang berpotensi menentukan lama waktu penyelesaian pembuatan dokumen PIB di
bagian impor laut diantaranya adalah :
1. Kegiatan X (Periksa kembali seluruh PIB) digabung dengan kegiatan W
(Input BC 1.1 di PIB dan print PIB).
2. Kegiatan EE (Cetak invoice, kwitansi dan faktur pajak) digabung pada
kegiatan DD (Input invoice dan nomor invoice).
3. Kegiatan GG (Menyiapkan label nama consignee dan amplop untuk invoice
digabung pada kegiatan FF (Membuat OR/ Official Receive)
4. Durasi kerja pada kegiatan W, DD dan FF dilakukan pengukuran kembali
(disesuaikan standard pengukuran dari PT. Union Trans Intranusa).
Permintaan ini kemudian dibahas pada langkah perbaikan cara 2.
4.4 Perkiraan Biaya Proyek
Setiap kegiatan proyek tentu tidak lepas dari banyaknya biaya yang diperlukan.
Akan tetapi berdasarkan pembahasan masalah pada bab I, Penulis melakukan analisa
terhadap proses pembuatan dokumen PIB (Pemberitahuan Impor Barang) di bagian
impor lautnya saja, oleh karena itu perkiraan biaya tidak dibahas.