TAJUK 3

Pengurusan Kewangan

Sinopsis :

Tajuk ini akan membolehkan anda mengetahui perkara-perkara yang penting dalam

pengurusan kewangan bengkel kemahiran hidup :

1. Konsep

2. Objektif

3. Kepentingan

4. Elemen

Hasil Pembelajaran

Pada akhir unit ini, anda seharusnya dapat :

1. Mengenalpasti kepentingan pengurusan kewangan.

2. Mengaplikasikan pengurusan kewangan dalam pengurusan bengkel di

sekolah.

3.1 KONSEP

Satu proses dimana sebuah organisasi :

1. Perlu mengikuti langkah-langkah tertentu untuk memperolehi dan

seterusnya mengagihkan sumber-sumber berdasarkan kepada keutamaan-

keutamaan tertentu.

2. Menggunakan cara-cara dan kawalan-kawalan tertentu untuk mencapai

objektif-objektif berkenaan dengan cekap dan berkesan.

Bengkel Kemahiran Hidup mempunyai sumber kewangan daripada punca yang

boleh digunakan bagi menjalankan rancangan dan aktiviti tahunan. Jumlah wang

yang diperuntukkan ini disalurkan ke sekolah pada awal tahun. Melalui sumber

ini, pihak organisasi terlibat seperti panitia-panitia dan pengurusan bengkel atau

makmal boleh membuat anggaran pendapatan dan perbelanjaan yang sesuai

untuk diperuntukkan dalam segala program yang dirancangkan.

3.2 Objektif

Aspek kewangan adalah perkara penting dalam sesebuah organisasi. Guru-guru

kemahiran hidup dan panitia perlu mengetahui bagaimana sumber dan

kedudukan kewangan dapat memenuhi keperluan sekolah. Mengurus secara

berhemah membolehkan semua rancangan dapat dilaksanakan dan mengelak

berlakunya sebarang pembaziran. Guru dapat mengaplikasikan proses

pengurusan yang baik dengan memastikan aliran segala bentuk kewangan

digunakan dengan betul dan berhemah. Dengan itu, pengurusan kewangan

dalam bengkel kemahiran hidup akan menjadi lebih cekap dan efisien.

3.3 Kepentingan

Pengurusan kewangan sangat penting kerana :

1. Pengurusan kewangan adalah nadi bagi sesuatu organisasi.

2. Sumber-sumber ekonomi tidak dapat digerakkan tanpa pengurusan

kewangan yang teratur.

Jadi sebagai guru terutamanya yang bertanggungjawab dalam panitia atau

pengurusan bengkel di sekolah, mengetahui selok belok kewangan adalah

merupakan satu aktiviti yang penting kerana guru akan dapat menguruskan :

1. Penggunaan sumber-sumber yang terhad (wang, bahan dan masa)

2. Kadar permintaan terhadap sumber-sumber tersebut yang tidak terhad.

3. Isu dan masalah berkaitan cara memperolehi sumber tersebut serta

alternatif yang harus digunakan di dalam memperolehi sumber-sumber

tersebut.

4. Wang dengan jujur dan bijaksana bagi mencapai tujuan-tujuan yang

dirancangkan.

3.4 Elemen Pengurusan Kewangan

Apa yang perlu guru tahu?

Mengenalpasti sumber kewangan untuk segala aktiviti yang melibatkan

bengkel. (sumber kewangan)

Merekod Stok Dan Menyediakan Penyata Kira-Kira. (perancangan

perbelanjaan)

Menjalankan tanggungjawab sebagai pengurus kewangan bengkel. (bidang

tugas guru)

Memahami Peraturan Mengutip Wang. (pematuhan prosedur

perbelanjaan)

Terdapat 4 elemen yang perlu dititikberatkan dalam memastikan pengurusan

kewangan bengkel yang cekap dan efisien iaitu :

PENGURUSAN KEWANGAN

Sumber Kewangan

PerancanganPerbelanjaan

Bidang tugas guru

Pematuhan Prosedur

Perbelanjaan

Kewangan merupakan faktor utama dan pemangkin yang dapat menggerakkan

persatuan dengan lebih aktif dan lancar. Jadi, organisasi yang ditubuhkan

seharusnya mengendali dan menguruskan kewangan dengan cekap, teliti dan

mengikut peraturan yang telah ditentukan oleh perlembagaannya. Dengan itu,

dapatlah pengurusan kewangan sebuah organisasi itu dijalankan dengan teratur

dan sistematik.

1. Nyatakan definisi pengurusan kewangan.

2. Mengapakah pengurusan kewangan itu penting dalam

pengurusan bengkel di sekolah?

3. Berikut adalah elemen yang perlu diambilkira dalam

melaksanakan pengurusan bengkel yang cekap dan efisien.

Lengkapkan.

Soalan 1 :

Definisi pengurusan kewangan ialah satu proses dimana sumber

kewangan diuruskan untuk memenuhi keperluan-keperluan

organisasi dalam tempoh tertentu dengan pelaksanaan yang cekap

dan efisien.

Soalan 2 :

Pengurusan kewangan sangat penting kerana :

1. Ia adalah nadi bagi organisasi.

2. Keperluan-keperluan yang dirancangkan tidak dapat

digerakkan tanpa pengurusan kewangan yang teratur.

Soalan 3 :

Sumber kewangan

Perancangan perbelanjaan

Bidang tugas guru

Pematuhan prosedur perbelanjaan

3.4.1 SUMBER KEWANGAN

PENGENALAN

Sesebuah organisasi seperti panitia dan persatuan di sekolah memerlukan sumber

kewangan untuk mendapatkan segala keperluan persatuan serta untuk membiayai

segala program yang telah dirancangkan dalam setahun. Begitu juga dengan

pengurusan sesbuah bengkel Kemahiran Hidup di sekolah. Oleh yang demikian,

setiap persatuan mesti ada caranya untuk mengumpul dan menambah dana selain

daripada peruntukan wang kerajaan yang telah diagihkan oleh pihak pentadbiran

sekolah.

Sumber kewangan dalam sesebuah pengurusan kebiasaannya adalah terdiri

daripada :

1. Yuran ahli

Setiap persatuan pasti mempunyai ahli untuk menjalankan aktiviti tertentu.

Setiap aktiviti yang dijalankan memerlukan wang untuk dilaksanakan. Oleh

itu, secara tidak langsung yuran keahlian merupakan salah satu sumber

pendapatan persatuan yang utama.

2. Sumbangan

Sumber kewangan yang lain melalui sumbangan atau derma contohnya

daripada Persatuan Ibubapa dan Guru dan badan-badan swasta dan

kerajaan.

3. Aktiviti Persatuan

Aktiviti persatuan yang dijalankan juga dapat menambah pendapatan

persatuan. Contoh aktiviti yang dapat dijalankan seperti gerai jualan

makanan, T-shirt, cenderamata dan sebagainya.

Antara sumber kewangan lain yang boleh diperolehi panitia Kemahiran Hidup atau

pengurusan bengkel ialah :

1. Akaun Wang SUWA (Akaun Sumbangan Wang Asing).

2. Tajaan (MILO, PETRONAS, TNB, Proton, KUB, DLL).

3. Kutipan derma dan sumbangan pihak luar. ( Badan-badan NGO, syarikat-

syarikat swasta, kerajaan, surat rayuan/kutipan derma, iklan majalah).

4. Usaha ahli (Jualan bahan terpakai, menjual makanan, Pasaria / Pestaria).

5. Kad Derma.

6. Lain-lain yang difikirkan sesuai oleh persatuan.

INFOSumber kewangan boleh diperoleh daripada pelbagai sumber yang

tidak menyalahi undang-undang.

Sesebuah persatuan perlu mempunyai penyata yang teratur dan sistematik. Justeru,

pembentangan kewangan perlulah dilakukan apabila setiap kali mesyuarat

jawatankuasa kerja diadakan. Antara penyata kewangan yang perlu dicatat dalam

buku dan stok ialah :

kenyataan yuran keahlian

kenyataan wang keluar masuk

kenyataan simpanan di bank dan resit-resit pembayaran

buku resit terima wang

daftar nama harta kepunyaan bengkel (buku stok)

1. Rancangkan satu aktiviti atau program yang boleh

mendatangkan sumber kewangan tambahan bagi membiayai

tabung simpanan bengkel untuk menampung kekurangan

peruntukan yang diberi.

Guru dapat jalankan gerak kerja bersama murid-murid.

Disamping menambah sumber kewangan, guru dapat

mengaplikasikan pengajaran tidak langsung iaitu dengan

menyediakan peluang kepada murid tentang pendedahan

sebenar dalam bidang Perniagaan dan Keusahawanan.

1. Contoh aktiviti seperti gerai jualan.

Gerai jualan dapat dijalankan semasa program-program besar di

sekolah dilaksanakan seperti Minggu Kemahiran Hidup, Hari

Kokurikulum, Hari Usahawan dan sebagainya.

3.4.2 PERANCANGAN PERBELANJAAN

PENGENALAN

Perancangan perbelanjaan adalah salah satu cara bagi seseorang atau sesebuah

organisasi untuk mendapatkan keperluan dan memenuhi kehendak sesuatu perkara.

Perbelanjaan yang dikeluarkan sudah pasti datang dari sumber kewangan yang

telah dikenalpasti terlebih dahulu sebelum membuat sebarang perbelanjaan.

Sesuatu perbelanjaan perlulah dikawal bagi memastikan aliran tunai kewangan

tersebut berada di dalam keadaan positif dan tidak mengalami defisit. Jadi, untuk

mendapatkan aliran tunai kewangan yang positif, segala perbelanjaan perlu dikawal

dengan satu perancangan perbelanjaan yang dibuat sebelum mengeluarkan sesuatu

belanja bagi mencapai tujuan tersebut.

MENGAPA PERLU MERANCANG PERBELANJAAN?

Merancang perbelanjaan penting untuk memastikan jumlah sesuatu perbelanjaan

tidak melebihi belanjawan yang telah dianggarkan. Perancangan perbelanjaan dapat

mengatasi masalah perbelanjaan melebihi peruntukan yang diluluskan kerana ia

menyalahi peraturan kewangan yang telah dikuatkuasakan dalam sesebuah

organisasi tersebut.

Berikut adalah panduan dan perkara penting yang perlu dititikberatkan dalam

menguruskan perbelanjaan :

1. Kenal pasti kategori perbelanjaan.

Perkara pertama yang perlu kita lakukan ialah mengasingkan

perbelanjaan mengikut kategori masing-masing.

2. Tetapkan berapa banyak yang hendak dibelanja pada setiap kategori.

Menetapkan jumlah perbelanjaan tetap adalah mudah kerana kita akan

membayar dengan jumlah yang sama setiap kali perlu mengelurakan

belanja untuknya. Contohnya jika kita membayar RM525 untuk stok

peralatan jahitan dalam setahun, jumlahnya akan kekal sama bagi

bayaran yang dibuat pada tahun yang akan datang (jika tidak melibatkan

ekonomi semasa).

Bagaimanapun dalam merancang sesuatu belanjawan,

perbelanjaan mungkin berubah kerana nilai sesuatu barang juga berubah

mengikut pasaran semasa. Untuk mendapatkan anggaran terbaik, anda

boleh merujuk kepada perbelanjaan yang telah direkodkan.

INFO Perancangan perbelanjaan dapat di aplikasikan apabila anda

rancang perbelanjaan diri, keluarga ataupun yang berkaitan dengan

persekitaran.

3. Pastikan rancangan perbelanjaan selari dengan hala tuju atau

objektif kewangan.

Perbelanjaan yang kita rancangkan haruslah seiring dengan hala tuju

kewangan iaitu untuk memenuhi keperluan atau kehendak organisasi.

Contohnya, bagi mengelolakan bulan Kemahiran Hidup di sekolah,

perbelanjaan yang yang diperuntukkan bagi menjalankan program-

program tertentu perlulah diteliti dengan baik dengan mementingkan

keperluan program semata-mata tanpa melibatkan kos-kos sampingan.

Hal ini dapat mengelakkan berlakunya aliran wang yang tidak patut

kepada apa jua perkara yang tidak disenaraikan dalam perbelanjaan.

4. Rekodkan semua perbelanjaan.

Pastikan semua perbelanjaan yang telah dibuat direkodkan dengan tepat.

Contohnya, jika pembelian ke atas stok peralatan perkebunan dilakukan

pada 7 April 2012, pastikan jumlah perbelanjaan, tarikh dibayar, dan tarikh

diterima direkodkan. Di bawah disertakan contoh perancangan

perbelanjaan bengkel bagi tahun 2012.

Contoh perancangan perbelanjaan bengkel

TAHUN : 2012 Peruntukan : RM 1000.00PENERIMAAN PERBELANJAAN

TARIKH PERIHAL AMAUN TARIKH PERIHAL AMAUN

Jan 2012 Peruntukan2011

1000.00 Feb Projek KH Tahun 4,5 dan 6

300.00

Mac ABMBuku Rujukan

100.0050.00

Mei Peralatan Bengkel

200.00

Julai Pertandingan Buku Skrap

Tahap 2

50.00

Ogos Minggu KH 100.00November 100.00

Aug Servis & baikpulih OHP

100.00

Dis Baki 2012 000.00JUMLAH 1000.00 JUMLAH 1000.00

5. Bandingkan perancangan perbelanjaan dengan perbelanjaan

sebenar.

Langkah ini penting untuk menilai sama ada perbelanjaan sebenar

menepati atau melebihi jumlah yang telah dirancangkan atau dianggarkan.

Jika perbelanjaan sebenar melebihi anggaran, pastikan anda :

Mengetahui punca mengapa perbelanjaan anda melebihi anggaran

Jika ia disebabkan oleh kenaikan harga pasaran, maka anda tidak

mempunyai kawalan ke atasnya, tetapi jika ia disebabkan oleh

kehendak mendapatkan barangan melebihi jumlah keperluan,

mungkin post-mortem perlu dibuat supaya perancangan pada masa

akan datang tidak berlaku seperti kali ini.

Merombak perancangan perbelanjaan

Ini penting untuk memastikan anggaran perbelanjaan menyamai

perbelanjaan sebenar. Ia dapat membantu untuk menilai sama ada

perancangan perbelanjaan telah melebihi jumlah pendapatan dan ia

juga mengawal pengurusan daripada berbelanja sewenangnya.

Jika perbelanjaan sebenar menepati perancangan

perbelanjaan, tahniah diucapkan dan pastikan anda mengikut

formula yang sama. Jika pihak pengurusan mengalami masalah

untuk mempraktikkan perancangan perbelanjaan yang baik, maka

organisasi tersebut hendaklah :

Mengolah dan mempraktikkan etika pengurusan yang lebih baik.

Jika sebelumnya perbelanjaan dilakukan secara sambil lewa atau

tangkap muat, maka tiba masanya perancangan perlu dirangka

dengan serius.

Berfikiran terbuka terhadap segala kemungkinan

Walau sebaik dan setepat mana perbelanjaan yang kita rancangkan,

anda perlu bersedia menghadapi peristiwa yang berkemungkinan

terjadi di luar kawalan. Contohnya, anda mungkin terpaksa

merombak perbelanjaan jika terdapat kesilapan semasa proses

tempahan dibuat.

KELEMAHAN-KELEMAHAN AKIBAT PENGURUSAN TIDAK BAIK.

Dengan amalam pengurusan kewangan yang rapi, teratur dan efisien, kita dapat

mengekang terjadinya kelemahan-kelemahan dalam pengurusan kewangan bengkel

sekolah yang mengganggu kelancaran pengurusan seperti :

1. Kelemahan dalam pengurusan peruntukan dan perbelanjaan tahunan.

Pengeluaran perbelanjaan tiada dalam anggaran

Perbelanjaan yang melebihi peruntukan

Buku VOT tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini

Perpindahan peruntukan yang tidak perlu

Daftar bil yang tidak lengkap dan kemaskini

Penyata penyesuaian perbelanjaan tidak disediakan

Lejar am dan rekod subsidiari tidak dikemaskini

2. Kelemahan pengurusan dan kawalan hasil.

Kutipan lewat didebitkan

Kutipan disalahgunakan

Buku tunai tidak diselenggara atau kemaskini

Buku tunai lewat dikemukakan

Hasil belum dikutip atau kurang diterima daripada jumlah sebenar

Tunggakan hasil yang besar

3. Kelemahan pengurusan wang amanah

Penyata penerimaan dan pembayaran tahunan tidak disediakan

untuk diaudit.

Akaun amanah tidak aktif / tidak ditutup.

INFOMengenalpasti kelemahan-kelemahan untuk diperbaiki akan

meningkatkan tahap keberkesanan pengurusan kewangan anda.

1. Refleksi semula kepada diri. Adakah kita telah mengikut segala

garis panduan yang telah disyorkan dalam melaksanakan

pengurusan bengkel yang baik?

2. Mengapakah berlaku ketidakseragaman atau masalah dalam

pengurusan bengkel tersebut? Kenalpasti dengan teliti, punca

yang menyebabkan pengurusan menjadi celaru.

3. Cuba kenalpasti, adakah segala proses yang melibatkan

kewangan bengkel direkodkan dengan lengkap dan disimpan

untuk kegunaan akan datang.

3.4.3 BIDANG TUGAS GURU

PENGENALAN

Peranan seorang guru bukan hanya tertumpu kepada menyampaikan keperluan

pengajaran dan pembelajaran murid di dalam bilik darjah sahaja, tetapi guru adalah

penggerak kepada kemajuan bagi sesebuah sekolah itu. Siapa lagi yang akan

mengelolakan sesuatu pengurusan di sekolah jika bukan guru yang menjadi

penerajunya. Guru jugalah orang penting dalam melaksanakan pengurusan bengkel

Kemahiran Hidup di sekolah. Justeru, memahami peranan dan bidang tugas guru

dalam pengurusan kewangan adalah menjadi sebahagian daripada tanggungjawab

guru di sekolah.

Berikut adalah senarai bidang tugas yang perlu guru kenalpasti supaya dapat

menjadi panduan kepada kelancaran pengurusan kewangan dalam pengurusan

bengkel di sekolah :

Guru Besar

Bertanggungjawab terhadap hal pengurusan, pentadbiran, kewangan dan

keselamatan.

Mewujudkan hubungan dua hala dengan komuniti dan agensi-agensi luar.

Mempastikan peruntukan kewangan bengkel digunakan dengan

sewajarnya.

Ketua Panitia

Mengetahui setiap bahagian bidang mata pelajaran dan pengurusan

bengkel.

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa peringkat panitia.

Menguruskan bengkel.

Menerima borang yang berkaitan dengan pengurusan bengkel.

Menyimpan borang (storage).

Pengurusan stok dan inventori.

Membuat anggaran-anggaran perbelanjaan tahunan untuk persetujuan

pihak sekolah.

Menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan.

Menyediakan senarai stok bahan yang patut dibeli mengikut keutamaan.

Mengagihkan perbelanjaan mengikut peruntukan yang ada, sama ada

dari wang kerajaan atau wang suwa.

Menyediakan senarai bahan dan alatan bengkel yang hendak dibeli.

Mendapatkan sebutharga bagi barang-barang yang hendak dibeli.

Membuat pesanan bahan-bahan melalui Guru Besar.

Memeriksa stok yang dibekalkan oleh pembekal untuk menentukan

bilangan dan dalam keadaan baik.

Menerima alat/bahan dan menyemak bilangan dan spesifikasinya.

Memasukkan daftar stok baru kedalam buku stok.

Penyemakan / Hapus kira Stok.

Stok-stok yang berkedaan buruk dipilih dan dicadangkan untuk

dihapuskira.

Menyemak/menutup stok pada akhir tahun.

Penyimpanan Stok :

o memasukkan alat / bahan dalam stok.

o menyediakan buku rekod stok.

o memastikan alat / bahan yang dikeluarkan itu dalam keadaan yang

baik.

o menyediakan tempat menyimpan alat / bahan.

o mengurus-rawat alat bahan yang rosak.

o mengawasi dan menyelenggarakan keselamatan alat/bahan.

Bertanggungjawab menasihati, membimbing dan mengawal susunan dan

perjalanan bengkel supaya benar-benar teratur dan bergerak.

Menentukan rancangan kegiatan tahunan dibuat dan disampaikan kepada

Guru Besar pada awal penggal persekolahan yang pertama tiap-tiap

tahun.

Penyelia Bengkel

Menyelia bengkel dan memastikan operasi bengkel berjalan dengan

lancar.

Membantu tugas Ketua Panitia :

1. Menerima Borang

2. Menyimpan barang (storage)

3. Pengurusan stok dan iventori

Pembantu Bengkel

Menyemak stok dan iventori.

Menyediakan alatan dan bahan amali.

Membantu guru semasa pelajar menjalankan kerja amali.

Memastikan bengkel dibuka dan dikunci selepas digunakan.

Menyelenggara dan membaik pulih alatan dan mesin.

INFO Tunjukkan nilai murni semasa pengajaran dan pembelajaran agar

murid dapat menilai kreadibiliti guru sebagai seorang yang

bertanggungjawab dalam tugasnya.

1. Rancangkan satu mesyuarat panitia bagi Kemahiran Hidup yang

terdiri daripada guru-guru dan murid-murid. Tetapkan

jawatankuasa bagi organisasi pengurusan bengkel. Sediakan

satu carta alir organisasi bagi setiap jawatan dan lekatkan di

salah satu bahagian bengkel yang jelas kelihatan..

2. Pengurus tertinggi jawatankuasa hendaklah menyediakan

beberapa garis panduan yang perlu dilaksanakan oleh ahli-ahli

bawahannya. Spesifikkan tugas-tugas tersebut.

Soalan 1 :

Mengadakan satu mesyuarat, mencatat minit mesyuarat, dan

mengagihkan tugas-tugas tertentu. Setiausaha dilantik akan

menyediakan carta organisasi (menggunakan pelbagai bahan yang

sesuai untuk diletakkan di satu sudut supaya mudah dilihat).

Soalan 2 :

Contoh :

1. Ketua bengkel / pengerusi

2. Penolong bengkel / setiausaha

3. Pengurus kewangan / bendahari

3.4.4 PEMATUHAN PROSEDUR PERBELANJAAN

HASIL PEMBELAJARAN / OBJEKTIF

Pada akhir unit ini, anda seharusnya dapat :

1. Mengenalpasti prosedur perbelanjaan.

2. Mengaplikasikan tatacara pembelian stok.

3. Memastikan pengurusan kewangan bengkel mempunyai buku stok iaitu daftar

inventori, stok bekalan dan daftar pergerakan harta dan inventori.

PENGENALAN

Setiap persatuan dan organisasi mempunyai peraturan pembelian yang

tertentu mengikut peruntukan dalam perlembagaan. Peraturan pembelian berbeza di

antara satu organisasi atau persatuan dengan satu organisasi atau persatuan yang

lain, begitu juga dengan persatuan yang ditubuhkan di sekolah. Contohnya,

bendahari berkuasa untuk meluluskan setiap pembelian kurang daripada RM50.00;

dan kelulusan bagi setiap pembelian lebih daripada RM50.00 akan diputuskan

dalam mesyuarat AJK persatuan.

Seperkara penting, setiap Persatuan atau organisasi harus mempunyai buku stok

seperti :

Daftar Inventori

Stok Bekalan

Daftar Pergerakan Harta dan Inventori

Buku Stok ini amat mustahak untuk mengenal pasti samada sesuatu barangan

masih dalam simpanan atau telah dilupuskan.

PERATURAN MEMBELI DAN MEREKOD

1.0 MEMBELI STOK

Setiap persatuan dan organisasi mempunyai peraturan pembelian yang

tertentu mengikut peruntukan oleh perlembagaan. Peraturan pembelian

organisasi kerajaan seperti sekolah dan pejabat pendidikan daerah

bergantung kepada kehendak-kehendak arahan perbendaharaan.

Terdapat 3 kategori dalam peraturan pembelian iaitu :

pembelian secara kontrak pusat

pembelian secara sebut harta

pembelian secara tunai

Peraturan pembelian bagi persatuan yang ditubuhkan di sekolah dan

luar institusi pendidikan bergantung kepada perlembagaan dan peraturan

persatuan berkenaan.

TATACARA PEMBELIAN

Menentukan keperluan

Permintaan bertulis daripada jawatankuasa atau ahli

Keputusan mesyuarat AJK

Menentukan peruntukan cukup atau tidak

Menentukan jumlah barang mengikut keperluan

Menentukan tempat simpanan barang yang akan dibeli

Menentukan kegunaan barang tersebut

Menentukan baki stok

Mengelakkan pembelian barang berlebihan

Biasanya setiap pembelian perlu dibuat melalui pesanan tempatan kecuali

pembelian runcit. Pesanan tempatan juga merupakan bukti apa yang hendak dibeli

dan bukti apabila berlakunya perbalahan dengan pihak pembekal tentang

pembekalan yang tidak mengikut kehendak persatuan. Borang ini juga digunakan

untuk tujuan pengauditan akaun. Borang berkenaan hendaklah ditulis dalam 3

salinan. Salinan asal dan salinan kedua dihantar kepada pembekal. Seterusnya

semasa penghantaran barang berkenaan, pembekal menghantar balik salinan asal

bersama bil atau invoice kepada persatuan dan salinan ketiga disimpan di pejabat.

Sesetengah organisasi akan mencatat semua pesanan bagi pembelian

tersebut di dalam buku daftar pembelian harian yang dipanggil buku ‘Buku Si

Piutang’. Apabila borang berkenaan telah diterima, maklumat barang berkenaan

perlu dimasukkan ke dalam buku stok.

2.0 MEREKOD DAN STOK

Setiap persatuan dan organisasi seharusnya mempunyai beberapa buku stok

seperti daftar inventori, stok bekalan pejabat, daftar pergerakan harta dan inventori.

Buku stok merupakan buku yang merekod dan mencatatkan semua stok atau benda

atau harta yang dipunyai oleh sesebuah persatuan.

Buku stok ini sangat mustahak dan diperlukan bagi mengawal dan mengenal

pasti samada sesuatu benda atau harta itu masih terdapat dalam simpanan

persatuan atau sebaliknya. Buku stok ini juga merupakan panduan yang sangat

berguna untuk mengetahui samada sesuatu benda atau harta persatuan itu

ditambah atau sebaliknya dari semasa ke semasa.

Mengikut pekeliling perbendaharaan bil. 2 tahun 1991, inventori ialah barang-

barang yang tidak luak bernilai kurang daripada RM 500.00 setiap satu pada masa

perolehan. Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan

penempatan inventori. Daftar ini diadakan dalam bentuk kad untuk memudahkan

penyusunan dan rujukan. Kad-kad ini disusunkan mengikut jenis inventori dan abjad.

Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan borang ini.

Harta kepunyaan bengkel boleh dikategorikan kepada dua bahagian :

1. Harta atau barang luak (termasuk alat tulis) atau barang yang

habis digunakan.

2. Harta kekal seperti meja kerja, alatan tangan, kabinet alatan dan

harta-harta yang boleh diselenggarakan.

Cara merekod ke dalam buku stok ialah dengan mencatatkan semua maklumat

barang atau harta yang diterima seperti nombor pesanan, pembekal, tarikh dan

jumlah penerimaan. Apabila borang atau harta tersebut dikeluarkan untuk kegunaan,

beberapa maklumat dicatatkan seperti tarikh, jumlah dikeluarkan, nama dan

tandatangan penerima. Baki barangan atau harta berkenaan boleh dicatat di

ruangan baki. Keaadaan ini membolehkan baki barang-barang berkenaan boleh

dikesan dengan dengan serta-merta.

Beberapa maklumat perlu dicatatkan di dalam buku stok seperti jenis, jenama

dan model, nombor siri pembuat dan pendaftaran serta pegawai yang

mengeluarkan. Dicatatkan juga nama peminjam, tarikh dikeluarkan dan maklumat-

maklumat lain.

3.0 PENYATA KIRA-KIRA

TUJUAN PENYATA KIRA-KIRA

Untuk menunjukkan kedudukan kewangan sesuatu persatuan dari segi :

1. Jumlah Modal Pemilik ( Persatuan )

2. Jumlah Nilai Harta (Aset) Yang Dipunyai Oleh Persatuan.

3. Jumlah Nilai Tanggungan.

WANG MASUK DAN WANG KELUAR

Setiap persatuan perlu menyimpan dengan teliti rekod-rekod wang yang

diterima (wang masuk) dan wang yang telah dibayar (wang keluar). Rekod tersebut

termasuklah wang diterima dan wang keluar melalui cek dan tunai.

Pembayaran dan atau penerimaan melalui cek bermaksud pembayaran atau

penerimaan yang dilakukan dengan menggunakan cek tanpa menggunakan wang

tunai.

Pembayaran dan penerimaan melalui tunai bermaksud pembayaran atau

penerimaan yang dilakukan dengan menggunakan matawang kertas atau syiling.

Setiap persatuan meletakkan meletakkan mengikut perlembagaan iaitu

bendahari boleh menyimpan wang tunai dalam kadar tertentu pada masa tertentu

untuk pembelian secara tunai misalnya RM 50 atau RM 150 dan sebagainya. Wang

yang diterima oleh persatuan hendaklah direkod dan dicatatkan semuanya dengan

lengkap serta sistematik di dalam buku resit. Setiap helai resit mempunyai nombor

siri dan dua bahagian iaitu bahagian asal dan bahagian kaunter foil sebagai rujukan

yang digunakan untuk bukti rekod penerimaan.

Salinan asal diberikan kepada orang yang membuat pembayaran manakala

bahagian kaunter foil ditinggalkan di dalam buku resit. Pada setiap helai resit

dinyatakan samada pembayaran dibuat secara cek atau tunai.

BAUCAR PEMBAYARAN

Baucar pembayaran merupakan dokumen asas untuk merekod pengaliran

wang tunai atau cek oleh sesuatu persatuan atau organisasi. Ia juga merupakan

satu set dokumen rasmi yang perlu disediakan sebagai menyokong pembayaran

yang dilakukan. Berbagi-bagai bentuk boucar pembayaran digunakan samada

dalam bentuk paling mudah atau sebaliknya. Namun begitu secara amnya, sesuatu

boucar itu mengandungi maklumat seperti nama dan alamat penerima, tarikh, tujuan

pembayaran itu dilakukan, jumlah pembayaran, tandatangan penerima dan cop yang

diluluskan dan disediakan bagi pihak persatuan berkenaan. Setiap boucar perlu

dibuat dalam 2 salinan, salinan asal akan ditandatangani oleh penerima dan

disimpan oleh bendahari persatuan manakala salinan karbon akan disimpan oleh

penerima.

PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

Penyata perbelanjaan dan pendapatan mempunyai persamaan dengan

untung rugi bagi organisasi perniagaan tetapi tidak termasuk perbelanjaan modal

seperti pembelian mesin, perabot, kenderaan, jentera dan bangunan. Penyata

pendapatan dan perbelanjaaan menyenaraikan kesemua perbelanjaan yang

diterima dan dibelanjakan oleh sesebuah persatuan dalam tempoh tertentu..

Biasanya penyata pendapatan dan perbelanjaan dinyatakan dalam tempoh setahun.

Pendapatan bermaksud semua penerimaan wang tunai, cek dan barangan yang

diterima oleh persatuan. Setiap pendapatan dan perbelanjaan mesti dinyatakan

dalam tempoh satu tahun tertentu.

Contoh penyata pendapatan dan perbelanjaan:

Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan bagi tahun berakhir 31/ 3/ 2012

Pendapatan : RM RM

Yuran ahli RM 250.00

Sumbangan RM 240.00

Aktiviti persatuan RM 100.00 RM 590.00

- Perbelanjaan :

Bayaran penceramah luar RM 100.00

Lawatan RM 300.00

Minuman RM 100.00 RM 500.00

Lebihan RM 90.00

KUNCI KIRA-KIRA

Kunci kira-kira bermaksud penyata kewangan yang menunjukkan kedudukan

sebenar kedudukan kewangan sesuatu persatuan. Penyata ini menunjukkan semua

harta dan hutang yang dimiliki oleh sesuatu persatuan atau organisasi dalam satu

jangkamasa tertentu. Penyata ini juga menyatakan jumlah hutang yang masih

ditanggung oleh persatuan berkenaan (jika ada), ini dinamakan tanggungan atau

liabiliti. Tanggungan atau liabliti dibahagikan kepada 2 iaitu :

liabiliti panjang iaitu pinjaman yang dibuat oleh persatuan bagi

jangkamasa panjang biasanya setahun atau lebih

liabiliti semasa iaitu liabiliti jangkamasa pendek dan tidak tetap seperti

overdraf bank dan pemiutang

Selain berbentuk wang pinjaman daripada orang lain, hutang juga boleh

wujud jika persatuan membeli barang secara kredit atau dengan menggunakan

perkhidmatan orang lain seperti memberi upah elaun dan saguhati contohnya

persatuan membeli satu set computer secara kredit daripada sebuah kedai. Selagi

keseluruhan harga komputer itu belum dijelaskan baki pembayarannya adalah

hutang atau tanggungan persatuan. Harta atau aset bermaksud semua barang

kepunyaan persatuan yang mempunyai nilai seperti wang tunai, perabot, tanah,

bangunan, saham dan sebagainya. Harta atau aset terbahagi kepada 2 kategori:

1. aset tetap sepert bangunan, perabot, kenderaan dan sebagainya.

2. aset semasa seperti stok, penghutang dan tunai

Stok adalah semua harta yang akan dijual atau disimpan. Penghutang pula

adalah jumlah yang dihutang oleh pelanggan atau sesiapa sahaja. Harta atau aset

tersebut dinilai dalam bentuk wang ringgit. Antara tujuan penyediaan kunci kira-kira

ialah untuk menunjukkan kedudukan kewangan persatuan dari segi :

1. jumlah modal pemilik (persatuan)

2. jumlah nilai harta atau aset yang dipunyai oleh persatuan

3. jumlah nilai tanggungan (liabiliti)

Terdapat 2 bahagian utama semasa menyediakan kunci kira-kira iaitu

bahagian harta atau aset dan bahagian kandungan atau liabiliti. Kunci kira-kira

tersebut perlu dibentangkan mengikut susunan seperti berikut :

TANGGUNGAN (LIABILITI) HARTA (ASET TETAP)

Ekuiti pemilik

Modal

(+) Untung bersih

(-) Ambilan modal akhir

Harta tetap

Bangunan

Perabot

Peralatan

Liabiliti semasa

Overdarf bank

Pemiutang

Harta semasa

Tunai di tangan

Tunai di bank

Stok

Penghutang

AUDIT

Audit merupakan satu cara mengawal dan mengesan perbelanjaan sesebuah

persatuan atau organisasi. Kerja-kerja audit dijalankan oleh Juruaudit. Ada 2

kategori audit iaitu :

1. audit dalam yang dilakukan oleh juruaudit dalam yang dilantik dalam

mesyuarat agung atau daripada kalangan ahli persatuan berkenaan

sahaja

2. audit luar yang dijalankan oleh juruaudit luar yang dilantik daripada orang

yang bukan ahli persatuan berkenaan

Walaubagaimanpun, fungsi juruaudit dalam adalah sama dengan juruaudit luar.

FUNGSI JURUAUDIT

1. Menentukan bayaran yang dibuat disokong dengan dokumen-dokumen

lengkap dan telah diambil kira sebagai satu pembayaran dalam buku

tunai. Juruaudit menyemak baucer bayaran dan menentukan bayaran

yang dibuat berasaskan kepada dokumen-dokumen yang lengkap seperti:

i. baucer bayaran – pesanan tempatan – bil-bil disahkan

ii. invois-invois yang disahkan – resit-resit yang disahkan

2. Memastikan segala perbelanjaan mematuhi peraturan organisasi

persatuan dan tidak melebihi had yang telah ditetapkan.

3. Memastikan bendahari dan pengerusi atau pengurus kewangan

bertanggungjawab atas semua pendapatan dan perbelanjaan yang

dilakukan

4. Memastikan butiran bayaran iaitu tarikh bayaran dilakukan dan nombor

baucer bayaran telah diambil kira dalam buku tunai di bawah peruntukan

yang diluluskan.

INFO Melaksanakan sesuatu dengan menepati prosedur akan

memudahkan pengurusan. Malah, perjalanan gerak kerja menjadi

lebih cekap dan efisien.

1. Cuba semak kembali rekod-rekod yang pernah dicatatkan.

Adakah menepati segala keperluan yang sepatutnya ada di dalam

prosedur perbelanjaan atau tidak? Jika terdapat kekurangan, buat

penambahbaikan. Sekiranya tidak, lakukan proses merekod

peralatan yang terdapat di dalam stor dengan prosedur yang betul.

Soalan 1 :

Pastikan, buku stok bengkel mempunyai perkara yang berikut :

Daftar Inventori

Stok Bekalan

Daftar Pergerakan Harta dan Inventori

KESIMPULAN

Pengurusan kewangan sesebuah persatuan amat penting kerana ia akan

menentukan kelicinan aktiviti yang akan dijalankan. Pengurusan kewangan yang

baik akan memastikan sesebuah organisasi tersebut berkeupayaan dalam

melaksanakan kesemua aktiviti yang telah dirancangkan dengan berkesan. Oleh itu

pengerusi persatuan, setiausaha dan bendahari harus memainkan peranan yang

penting untuk tujuan ini. Di samping itu, peranan ahli-ahli juga harus dititik beratkan

kerana dengan sokongan dan penglibatan merekalah yang akan menentukan

kejayaan sebenar sesebuah persatuan itu. Sokongan dan sumbangan daripada

masyarakat juga amat diharapkan terutamanya dari segi kewangan kerana dengan

modal yang banyak, pelbagai aktiviti dapat dijalankan. Kepelbagaian aktiviti-aktiviti

yang dijalankan boleh membentu kejayaan dan pencapaian personaliti pelajar-

pelajar yang tidak boleh diperolehi di dalam kelas.