Upload
iella
View
251
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
1/52
PANDUAN PENGURUSAN PEJABATPANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
BIL.5 TAHUN 2007BIL.5 TAHUN 2007
[MENGGANTIKAN ARAHAN PERKHIDMATAN[MENGGANTIKAN ARAHAN PERKHIDMATAN
BAB 1 ~BAB 8]BAB 1 ~BAB 8]
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
2/52
10.INVENTORIDAN
BEKALANPEJABAT
9.PENGURUSANKOMUNIKASI
DANTEKNOLOGIMAKLUMAT
8.PENYELENGGARAAN
PEMELIHARAANDAN
PELUPUSANREKOD
AWAM
7. PENGURUSANFAIL
6. URUSANSURAT
KERAJAAN
5.SISTEMPENYAMPAIAN
PERKHIDMATAN
4.PENGURUSANPERHUBUNGAN
PELANGGAN
. KEPERIBADIANDAN
KETRAMPILAN
!. PENTADBIRANSUMBER MANUSIA
1.PENGURUSANAM
PEJABAT
PANDUANPENGURUSAN
PEJABAT
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
3/52
BAB 1" PENGURUSAN AMBAB 1" PENGURUSAN AM
PEJABATPEJABATPERANAN KERAJAAN" SENTIASAMENGOPTIMUMKAN PENGGUNAANSEGALA SUMBER YANG ADA BAGIMENGELAKKAN PEMBA#IRAN DANPENYALAHGUNAANNYA SUMBER
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
4/52
M$%&$'()*)%V(+(,-(+(,O/$*( ,
2%3+(,+3)% , ()3)-
J)))% ')%8)) 3)%(+)+(
MenggunakanAplikasiPsikologi
Dlm pengurusanSumber Manusia
Mewujud danMengukuhkan
mekanismeKerjasama antaraSektor awam dan
swasta
MenyediakanDan
MelaksanakanProgram kualiti
Pembahagiankerja/SKT/
PenurunanKuasa Seara!ertulis
Memaklumkansemua pegawai
KepentinganPematuhanperaturan
Menentukan
"ubungan!aik antara
Pegawai
PERANAN KETUA JABATAN
TANGGUNGJAWAB
KETUA JABATAN
UtamakanpenggunaanTeknologimaklumat
dan
komunikasi
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
5/52
MENYEMAK SEMULA FUNGSIMENYEMAK SEMULA FUNGSIJABATANJABATAN
JELAS DIKEMASKINI DARI SEMASA KESEMASA
AKTIVITI YG TIDAK PERLUATAU TIDAK SESUAI
DIHAPUSKAN
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
6/52
MENGKAJI SEMULA AKTIVITIMENGKAJI SEMULA AKTIVITI
JABATANJABATAN
I. AKTIVITI DIKAJI SEMULA SUPAYA:
AKTIVITI YA!" TIDAK SESUAI DI#APUSKA!
LA!"KA# YA!" PE!TI!" U!TUK ME!$APAI MATLAMAT
SISTEM KA%ALA! &E'KESA!
SISTEM KE'JA YA!" &AIK
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
7/52
UNDANGUNDANG DANUNDANGUNDANG DAN
PERATURANPERATURAN #E!DAKLA# DI MAKLUM#E!DAKLA# DI MAKLUM
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
8/52
E.SENARAI TUGASE.SENARAI TUGAS
SETIAP KAKITA!"A!SETIAP KAKITA!"A!
JELAS(MUDA# DI)A#AMIJELAS(MUDA# DI)A#AMI
SE$A'A &E'TULISSE$A'A &E'TULISDIKEMASKI!I DA'I SEMASA KEDIKEMASKI!I DA'I SEMASA KE
SEMASA TE'UTAMA &ILA ADASEMASA TE'UTAMA &ILA ADA
PE'TUKA'A!*PE!YUSU!A!*PE'TUKA'A!*PE!YUSU!A!* PE!"U'A!"A! ATAU PE!AM&A#A!PE!"U'A!"A! ATAU PE!AM&A#A!
DA! PE'U&A#A! SISTEM &E'KE'JADA! PE'U&A#A! SISTEM &E'KE'JA
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
9/52
F. NASIHAT DARI JABATAN LAINF. NASIHAT DARI JABATAN LAIN
G. SEMANGAT BERPASUKANG. SEMANGAT BERPASUKAN
H. LATIHANH. LATIHANJ. PUSINGAN KERJAJ. PUSINGAN KERJA
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
10/52
##. "ubungan Dengan $rang##. "ubungan Dengan $rang
%amai%amai
HUBUNGAN BAIK"
PERLU:
" KEMUDAHAN UNTUK ORANGRAMAI.
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
11/52
BAB 2. PENGUBAHSUAIAN SISTEM BARUBAB 2. PENGUBAHSUAIAN SISTEM BARU
PENILAIAN PRESTASIPENILAIAN PRESTASI
SISTEM SARAAN PERKHIDMATAN AWAM
"SSB; 199!"!00!"SSM;!00!
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
12/52
PENILAIAN TAHAP KECEKAPANPENILAIAN TAHAP KECEKAPAN
GREDGRED KUMP.P&PKUMP.P&P SOKONGANSOKONGAN
GREDGRED
LANTIKANLANTIKANPTK 1 DAN 2PTK 1 DAN 2 PTK 1 DAN 2PTK 1 DAN 2
GREDGRED
KENAIKANKENAIKAN
PANGKATPANGKAT
PTK 3 DANPTK 3 DAN
KEATASKEATASPTK 3 DANPTK 3 DAN
KEATASKEATAS
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
13/52
PELUANG KENAIKAN PANGKATPELUANG KENAIKAN PANGKAT
PE%UJUDA! LAPISA! JA%ATA! &A'U U!TUKPE%UJUDA! LAPISA! JA%ATA! &A'U U!TUKSEMUA PE'K#IDMATA! KE$UALI:SEMUA PE'K#IDMATA! KE$UALI:
TE!TE'A*P+LIS*&+M&A*PE!JA'ATE!TE'A*P+LIS*&+M&A*PE!JA'A SKIM PE'K#IDMATA! &E'KELAYAKA!SKIM PE'K#IDMATA! &E'KELAYAKA!
STPM*DIPL+MA*SETA'A) *SPM DA! SETA'A) Y"STPM*DIPL+MA*SETA'A) *SPM DA! SETA'A) Y"MEMPU!YAI , LAPISMEMPU!YAI , LAPIS
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
14/52
PENETAPAN GRED MENGIKUTPENETAPAN GRED MENGIKUT
KELAYAKANKELAYAKAN
KELAYAKA!KELAYAKA! "'ED SSM"'ED SSM
IJA-A#IJA-A# /0/0
DIPL+MA*STPM*DIPL+MA*STPM*
SETA'A)SETA'A)
123123
SPM DA! SETA'A)SPM DA! SETA'A) /214/214
PM'*S'P KE&A%A#PM'*S'P KE&A%A# //4//4
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
15/52
PENILAIAN PRESTASIPENILAIAN PRESTASI
#E!DAKLA# +&JEKTI)(ADIL DA!#E!DAKLA# +&JEKTI)(ADIL DA!
TELUSTELUS
&E'ASASKA! PE!"#ASILA! KE'JA&E'ASASKA! PE!"#ASILA! KE'JA
DA! TI!"KA#LAKUDA! TI!"KA#LAKU
ME!""ALAKKA! PE'SAI!"A! UTKME!""ALAKKA! PE'SAI!"A! UTK
TI!"KAT KUALITI DA!TI!"KAT KUALITI DA!
P'+DUKTIVITIP'+DUKTIVITI
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
16/52
!IRI!IRI
PE!ETAPA! SKTPE!ETAPA! SKT +&JEKTI)(TELUS DA! ADIL+&JEKTI)(TELUS DA! ADIL IKTI'A) KE"IATA! DA! SUM&A!"A!IKTI'A) KE"IATA! DA! SUM&A!"A!
LUA'LUA' PE!ETAPA! MA'KA# %AJA'A!PE!ETAPA! MA'KA# %AJA'A! LIMA JE!IS &+'A!" ME!"IKUTLIMA JE!IS &+'A!" ME!"IKUT
KUMPULA!KUMPULA!
PE'A!A! PA!EL PEM&A!"U!A!PE'A!A! PA!EL PEM&A!"U!A!SUM&E' MA!USIASUM&E' MA!USIA
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
17/52
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
18/52
BAB " SURAT MENYURATBAB " SURAT MENYURAT
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
19/52
BAB ". SURAT MENYURATBAB ". SURAT MENYURAT
/./. ME!ULIS SU'AT DA!ME!ULIS SU'AT DA!ME!"ALAMAT SU'ATME!"ALAMAT SU'AT
1.1. ME!ULIS MI!IT SU'ATME!ULIS MI!IT SU'AT
,.,. MELAYA! SU'AT YA!"MELAYA! SU'AT YA!"DITE'IMADITE'IMA
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
20/52
1# MENULIS DAN MENGALAMAT1# MENULIS DAN MENGALAMAT
SURATSURAT S2)
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
21/52
II. MENULIS MINITII. MENULIS MINIT
P$%(%3%&) M(%( S2)P$%(%3%&) M(%( S2) "" +$)3)( $*'+$)3)( $*'
"" +$)3)( $(')* '(3))**)%?
$a5a Menulis$a5a Menulis 66 7elas(5ingkas( muda8 di9a8ami7elas(5ingkas( muda8 di9a8ami
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
22/52
$$$. MELAYAN SURAT$$$. MELAYAN SURAT
DI&E'IKA! PE'#ATIA! SE"E'ADI&E'IKA! PE'#ATIA! SE"E'ADI&E'IKA! KEPADA PE!E'IMA PADADI&E'IKA! KEPADA PE!E'IMA PADA
#A'I YA!" SAMA#A'I YA!" SAMA TI!DAKA! PE!DA)TA'A! )AILTI!DAKA! PE!DA)TA'A! )AILSAMPUL KE$IL &A"I TI!DAKA!SAMPUL KE$IL &A"I TI!DAKA!
SEME!TA'ASEME!TA'A
'EK+D SU'AT KELUA' MASUK'EK+D SU'AT KELUA' MASUKDA)TA'KA! SU'AT ME!"A!DU!"IDA)TA'KA! SU'AT ME!"A!DU!"I
&AYA'A!&AYA'A!
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
23/52
&A& )AIL MEM)AIL&A& )AIL MEM)AIL
/./. PE!"KELASA! )AILPE!"KELASA! )AIL
1.1. ME!DA)TA' DA! ME!YELE!""A'AME!DA)TA' DA! ME!YELE!""A'A)AIL)AIL
,.,. PE!"EDA'A! )AILPE!"EDA'A! )AIL
.. SIMPA! DALAM PE'#ATIA!SIMPA! DALAM PE'#ATIA!
0.0. MEMELI#A'A DA! ME!JA"A )AILMEMELI#A'A DA! ME!JA"A )AIL
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
24/52
1. PENGKELASAN FAIL1. PENGKELASAN FAIL
SistematikSistematik Pengkelasan bagi pejabat kecilPengkelasan bagi pejabat kecil Memberi tajuk failMemberi tajuk fail
Pengkelasan keselamatanPengkelasan keselamatanter!a"#sulit#ra!sia besar#ra!siater!a"#sulit#ra!sia besar#ra!sia
Meren"a!kan peringkat pengkelasanMeren"a!kan peringkat pengkelasan Memakai kulit fail $ang sesuaiMemakai kulit fail $ang sesuai
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
25/52
%. MEN&AF'A( &AN%. MEN&AF'A( &AN
MEN)ELENGGA(A FAILMEN)ELENGGA(A FAIL &&P'(DA)TA%A( !'%($M!$%/A!*ADP'(DA)TA%A( !'%($M!$%/A!*AD
&&TA"+( !+KA )A#,TA"+( !+KA )A#,
& K'%TAS M#(#T -S+%AT& K'%TAS M#(#T -S+%AT & M'%'K$D S+%AT D# M#(#T& M'%'K$D S+%AT D# M#(#T
& K+,#T !A%+&)A#, SAM!+(A(& K+,#T !A%+&)A#, SAM!+(A(
& P'%#(KAT T#(DAKA( )A#,& P'%#(KAT T#(DAKA( )A#,
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
26/52
" @ATATAN PENGEDARAN
" TANGGUNGJAWAB PEGAWAI DALAMPENGEDARAN FAIL
" MEMULANGKAN FAIL KE PENDAFTARAN
" PENGEDARAN FAIL DALAMPENGKELASAN KESELAMATAN
3.PENGEDARAN FAIL3.PENGEDARAN FAIL
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
27/52
4. SIMPAN DALAM PERHATIAN4. SIMPAN DALAM PERHATIAN
BUKU SDPBUKU SDP
PEMERIKSAAN BUKU SDP SETIAPPEMERIKSAAN BUKU SDP SETIAP
HARIHARI
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
28/52
5. MEMELIHARA/MENJAGA5. MEMELIHARA/MENJAGA
KESELAMATAN FAILKESELAMATAN FAIL
"MEMELIHARA FAIL DARI KE@I@IRAN"MEMELIHARA KESELAMATANKANDUNGAN FAIL
"MENGASINGKAN FAIL MATI
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
29/52
FAIL ANDA%FAIL ANDA%
DI MANA?DI MANA?
BAGAIMANA?BAGAIMANA?
SIAPASIAPACARE TAKERCARE TAKER
??APA CADANGAN?APA CADANGAN?
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
30/52
BAB 5 &MEMELIHARA DANBAB 5 &MEMELIHARA DANMENYIMPAN REK'DMENYIMPAN REK'D
1. REK'D KERAJAAN DAN1. REK'D KERAJAAN DAN
PERANAN ARKIBPERANAN ARKIB
2. PEMELIHARAAN REK'D2. PEMELIHARAAN REK'D
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
31/52
1. REKOD KERAJAAN DAN PERANAN1. REKOD KERAJAAN DAN PERANANARKIB NEGARAARKIB NEGARA- TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN- TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
- ARKIB NEGARA- ARKIB NEGARA
- PEGAWAI REKOD JABATAN- PEGAWAI REKOD JABATAN
- REKOD YANG PERLU DIHANTAR KE- REKOD YANG PERLU DIHANTAR KEARKIB NEGARA BERNILAIARKIB NEGARA BERNILAIDAN LEBIH 2O TAHUN DAN LEBIH 2O TAHUN
- REKOD DITUTUP LEBIH LIMA- REKOD DITUTUP LEBIH LIMATAHUNTAHUN
- SENARAI REKOD SEBELUM KE- SENARAI REKOD SEBELUM KEARKIBARKIB
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
32/52
2.PEMELIHARAAN REKOD-REKOD2.PEMELIHARAAN REKOD-REKOD
I.I. REKOD MESTI DIPELIHARA DGNREKOD MESTI DIPELIHARA DGNBAIKBAIK
MENGAMBIL TINDAKAN SESUAIMENGAMBIL TINDAKAN SESUAIUNTUK MEMELIHARA REKODUNTUK MEMELIHARA REKOD
DAPATKAN NASIHAT PAKARDAPATKAN NASIHAT PAKAR
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
33/52
II. BILIK SIMPANAN SESUAIII. BILIK SIMPANAN SESUAI
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
34/52
III. REKOD PATUT DISIMPAN ATASIII. REKOD PATUT DISIMPAN ATAS
RAKRAK
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
35/52
IV. MENGERING REKODIV. MENGERING REKOD
'EK+D YA!" &ASA# #E!DAKLA#'EK+D YA!" &ASA# #E!DAKLA#
DIA!"I!KA! SUPAYA KE'I!"DIA!"I!KA! SUPAYA KE'I!"
JA!"A! DISALAI ATAU JEMU'JA!"A! DISALAI ATAU JEMU'
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
36/52
V.REKOD KOYAK PERLU DIBAIKIV.REKOD KOYAK PERLU DIBAIKI
#E!DAKLA# DITAMPAL DE!"A!#E!DAKLA# DITAMPAL DE!"A!
KE'TAS LAI! DA! ME!""U!AKA!KE'TAS LAI! DA! ME!""U!AKA!
PELEKAT "AM U&IPELEKAT "AM U&I
TIDAK SESUAI:TIDAK SESUAI:
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
37/52
VI.BILIK REKOD DIJAGA DANVI.BILIK REKOD DIJAGA DAN
DIBERSIHKANDIBERSIHKAN
JA!"A! "U!AKA! &ILIK 'EK+DJA!"A! "U!AKA! &ILIK 'EK+D
SE&A"AI TEMPAT MAKA! DA!SE&A"AI TEMPAT MAKA! DA!
MI!UM ATAU ME'+K+KMI!UM ATAU ME'+K+K
#E!DAKLA# SE!TIASA#E!DAKLA# SE!TIASA
DI&E'SI#KA! DE!"A! PE!$U$IDI&E'SI#KA! DE!"A! PE!$U$I
#AMPA"AS#AMPA"AS
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
38/52
BAB KEMUDAHANBAB KEMUDAHAN
PERHUBUNGANPERHUBUNGAN
1. PERATURAN AM1. PERATURAN AM
2. PERKHIDMATAN POS2. PERKHIDMATAN POS
3. TELEGRAM3. TELEGRAM
4. PENGGUNAAN TELEFON4. PENGGUNAAN TELEFON
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
39/52
UNTUK TUJUAN RASMI SAHAJAUNTUK TUJUAN RASMI SAHAJA
JIKA DIGUNAKAN UNTUKJIKA DIGUNAKAN UNTUKTUJUAN TIDAK RASMI! PERLUTUJUAN TIDAK RASMI! PERLU
BAYAR SENDIRIBAYAR SENDIRI
I. PERATURAN AM
UNTUK URUSAN
KERAJAAN SAHAJA!!!
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
40/52
PERHUBUNGAN @EPAT"DIGALAKKAN::
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
41/52
II. PERKHIDMATAN P'SII. PERKHIDMATAN P'S
SU'AT KE'AJAA!PE'$UMASU'AT KE'AJAA!PE'$UMA
&AYA'A! UTK SU'AT LAI!&AYA'A! UTK SU'AT LAI!
PE!DA)TA'A! &U!"KUSA!&ILAPE!DA)TA'A! &U!"KUSA!&ILAPE'LU SA#AJAPE'LU SA#AJA
A#LI PA'LIME!A#LI PA'LIME! DIKECUALIKANDIKECUALIKAN
SETEMSETEM
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
42/52
PENGGUNAAN TELEFON"PENGGUNAAN TELEFON"
PENDEK DAN RINGKAS:::PENDEK DAN RINGKAS:::
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
43/52
FIKIR SEJENAK%FIKIR SEJENAK%
KEADAA! SEMASA PE!""U!AA!KEADAA! SEMASA PE!""U!AA!
TELE)+! DI JA&ATA! A!DA;..TELE)+! DI JA&ATA! A!DA;..
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
44/52
BAB 7" KELENGKAPANBAB 7" KELENGKAPAN
PEJABATPEJABAT
/./. ALATULISALATULIS
1.1. &+'A!"&+'A!" DA! 'EK+D&+'A!"&+'A!" DA! 'EK+D
&E'$ETAK&E'$ETAK
,.,. MEMESA! &EKALA! ALAT TULISMEMESA! &EKALA! ALAT TULIS
.. MESI!MESI! PEJA&ATMESI!MESI! PEJA&AT
0.0. PE'KAKASPE'KAKAS LAI!PE'KAKASPE'KAKAS LAI!
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
45/52
KAWALAN ALATULIS PENTING!!KAWALAN ALATULIS PENTING!!
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
46/52
ELAK KECUAIAN MENYIMPAN PERALATAN!!ELAK KECUAIAN MENYIMPAN PERALATAN!!
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
47/52
B()*+,-()*+,B()*+,-()*+,
+(( )%3A-
K$=)%3)%,/)))%
R2%'(%3)% +$-)+)M$)%3*)
)%3
B)%3 *$=)%3)%R$+( $+$%
K$$%))%$$%')
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
48/52
MEMBELI MESIN PEJABATMEMBELI MESIN PEJABAT
MESI! MA#AL DA!MESI! MA#AL DA!
M+DE!M+DE!
MESI! PEJA&AT &IASAMESI! PEJA&AT &IASA
ME!YELE!""A'A MESI!ME!YELE!""A'A MESI!
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
49/52
S'S+A#KA( M'S#( D'(A(K'ADAA(
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
50/52
BAB 8LAINLAIN PERKARABAB 8LAINLAIN PERKARA
JABATANJABATAN
1. B"#" #$%'()(1. B"#" #$%'()( 2.M$(*$)+ #$,#(2.M$(*$)+ #$,#(
2,. P$$/#0( '+"(( $%2,. P$$/#0( '+"(( $%//
2*. B//# S/(( R$#% '+( /2*. B//# S/(( R$#% '+( / 3. R$#% R$#% %/'"/0 %$()(3. R$#% R$#% %/'"/0 %$()(
%#4' #$#%#4' #$# 5. K$,$0/+( $6,'5. K$,$0/+( $6,' 7. T/#+ $()$"##( ,+(7. T/#+ $()$"##( ,+(
W' #$6(W' #$6(
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
51/52
8.T())"()64, #$'" 6,'(8.T())"()64, #$'" 6,'(
'$('() ,+( %/*$'#'$('() ,+( %/*$'# 9. M$"()#( ": %$()( 0$)$9. M$"()#( ": %$()( 0$)$
#$ J,'( C$'##$ J,'( C$'# 1;.(0/+' U(%()-"(%()1;.(0/+' U(%()-"(%()
11. H","()( %$()( P$)4/11. H","()( %$()( P$)4/%$+%$+
12. L4'( #$'" J,'( #$12. L4'( #$'" J,'( #$%$+%$+
13. H","()( %$()( SUK ($)$/13. H","()( %$()( SUK ($)$/
7/26/2019 Pengurusan Am Pejabat
52/52
SEKIAN ,TERIMA KASIHSEKIAN ,TERIMA KASIH