Pengurusan Buku Perkhidmatan Pegawai Awam...Bahagian Perkhidmatan Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri Sabah . SKOP Pengenalan Buku Perkhidmatan Maklumat Peribadi Kenyataan Perkhidmatan

Pengurusan Buku

Perkhidmatan Pegawai Awam

Disediakan oleh;

Unit Maklumat Sumber Manusia

Bahagian Perkhidmatan

Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri Sabah

SKOP

Pengenalan Buku Perkhidmatan

Maklumat Peribadi

Kenyataan Perkhidmatan

Lembaran Kelakuan

PENGENALAN Pengurusan Buku Perkhidmatan Pegawai Awam

LATAR BELAKANG

Ruangan yang terhad.

Tidak berupaya menampung

keperluan perkhidmatan yang

semakin kompleks.

Kekangan

Record of Service

LATAR BELAKANG

PELAKSANAAN BUKU PERKHIDMATAN

PEGAWAI AWAM NEGERI SABAH

Dilancarkan pada 2 Disember

1989 di Dewan Perdana MUIS.

Berkuatkuasa pada 01 Januari 1990.

LATAR BELAKANG

NASKAH PEJABAT NASKAH PEGAWAI

BUKU PERKHIDMATAN PEGAWAI AWAM

• Disimpan di pejabat pegawai berkhidmat • Disimpan di Ibu Pejabat

LATAR BELAKANG

Kewujudan Sistem Maklumat Sumber Manusia

(SM2);

Pertindihan kerja.

Peningkatan sistem penyampaian

memudahkan agensi menyelaras dan

memantau rekod perkhidmatan pegawai;

PENYELENGGARAAN DUA (2) NASKAH

BUKU PERKHIDMATAN TIDAK LAGI

RELEVAN

LATAR BELAKANG

KEPERLUAN MENYELENGGARA SATU (1) NASKAH BUKU

PERKHIDMATAN SAHAJA

KEPENTINGAN BUKU PERKHIDMATAN

Rekod maklumat peribadi dan perkhidmatan pegawai

Keperluan untuk pengurusan kerjaya pegawai

Dokumen wajib proses untuk persaraan pegawai

1

2

3

Sumber rujukan maklumat dan perkhidmatan pegawai 4

DASAR BUKU PERKHIDMATAN

1

2

3

4

Butir-butir peribadi pegawai dicatatkan TIDAK LEWAT daripada satu (1)

bulan dari tarikh pegawai melapor diri bertugas.

Salinan pendua kepada Buku Perkhidmatan hendaklah disediakan dan

dimasukkan ke dalam fail.

Bertaraf SULIT tetapi tidak dikelaskan sebagai dokumen terperingkat mengikut Arahan Keselamatan.

DISEDIAKAN SEMULA berpandukan dokumen / maklumat yang sahih jika ia rosak, hilang atau musnah.

DASAR BUKU PERKHIDMATAN

DISELENGGARA oleh pegawai penyelia rekod atau pegawai yang diberi

kuasa.

Semua catatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran oleh pegawai yang diberi kuasa .

Maklumat DIREKODKAN dengan segera. Catatan secara manual dibuat

pegawai yang diberi kuasa & ia DISAHKAN cop jabatan

5

6

7

KAEDAH MEREKOD MAKLUMAT

Dicatat dengan tulisan tidak

berangkai & dengan pen dakwat

kekal (hitam atau biru). Cop dibenarkan untuk

kenyataan yang sama (ayat

standard) seperti pelarasan

gaji untuk semua anggota

Perkhidmatan Awam Negeri.

KAEDAH MEREKOD MAKLUMAT

Maklumat mengenai

waris terdekat yang mesti

dicatat dengan pensel.

Catatan hendaklah

dibuat dengan tulisan

yang terang, jelas dan

mudah dibaca.

Buku / salinan pendua yang hilang / musnah PERLU

DISEDIAKAN SEMULA.

Ketua Jabatan HENDAKLAH mendapatkan dokumen

& maklumat berkaitan dengan kerjasama pegawai,

agensi yang berkenaan dan Pihak Berkuasa

Melantik (PBM).

Jika masih gagal, dapatkan BANTUAN daripada

rakan yang pernah bertugas di agensi sama dengan

pegawai untuk MEMBANTU menyediakan Buku

Perkhidmatan yang baru.

PENYEDIAAN SEMULA BUKU PERKHIDMATAN

PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB

Pegawai yang mengetuai sesebuah organisasi sama

ada di peringkat kementerian, jabatan di peringkat persekutuan,

negeri, daerah.

Semua kategori pegawai lantikan tetap, sementara,

kontrak.

KETUA JABATAN

PEGAWAI

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

MEMBUKA BUKU PERKHIDMATAN

bagi setiap PEGAWAI LANTIKAN

BARU dalam sektor awam

MENGURUS DAN MENYELENGGARA Buku Perkhidmatan pegawai di

bawah penyeliaannya serta

memastikan maklumat direkodkan

dengan teratur, lengkap dan terkini.

Dapatkan dokumen & maklumat

daripada pegawai, agensi & Pihak

Berkuasa Melantik bertujuan

MENYEDIAKAN BUKU PERKHIDMATAN

BARU (jika Buku Perkhidmatan hilang atau musnah)

Tentukan setiap maklumat

dinyatakan RUJUKAN KUASA.

Pegawai yang bertanggungjawab

mestilah mengesahkan BUTIRAN

YANG DIREKODKAN serta

memastikan KEBENARAN

MAKLUMAT sebelum tandatangan.

Memberi NOMBOR ATAU KOD

RUJUKAN supaya mudah dirujuk.

Disimpan di TEMPAT SELAMAT DAN

BERKUNCI DAN DISELENGGARA

DENGAN BAIK oleh pegawai bertanggungjawab.

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Bagi pegawai yang bertukar ke jabatan lain:

1. Buku Perkhidmatan perlu dihantar ke Jabatan baru SETELAH DISAHKAN DAN

DITANDATANGANI oleh Ketua Jabatan atau mana-mana pegawai yang

diberi kuasa selepas catatan terakhir. NAMA DAN JAWATAN PEGAWAI

BERTANGGUNGJAWAB HENDAKLAH DINYATAKAN.

2. Semua maklumat urusan yang belum selesai dan belum direkodkan semasa

di Jabatan lama HENDAKLAH DIHANTAR ke Jabatan baru.

3. Buku Perkhidmatan hendaklah DIHANTAR DENGAN SELAMAT MENGIKUT

KAEDAH YANG DITETAPKAN oleh Ketua Jabatan. (PANDUAN No.4 –cara

yang selamat/pos berdaftar)

4. Bagi PEGAWAI YANG TELAH MENINGGAL DUNIA DALAM PERKHIDMATAN,

BUTIRAN KEMATIAN HENDAKLAH DICATATKAN SEPERTI TARIKH DAN SEBAB

KEMATIAN.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI

KEMUKAKAN MAKLUMAT PERIBADI semasa melapor diri bertugas kali pertama, bertukar atau dilantik ke jawatan lain.

Membuat SEMAKAN MAKLUMAT YANG DIREKODKAN SEKURANG-KURANGNYA 1

TAHUN SEKALI TERUTAMA DALAM TEMPOH 2 TAHUN SEBELUM PERSARAAN WAJIB bagi memastikan urusan pembayaran faedah persaraan tidak terjejas & memaklumkan

sebarang perubahan.

Pegawai juga boleh memohon untuk mendapatkan salinan Buku Perkhidmatan

daripada Ketua Jabatannya.

MENYIMPAN DOKUMEN PENTING yang berkaitan bagi membantu penyediaan semula Buku Perkhidmatan yang hilang / musnah

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI

CONTOH DOKUMEN

YANG PERLU DISMPAN

Surat Lantikan

Surat Pengesahan

Jawatan

Surat Pemberian

Taraf Berpencen

Surat Pemangkuan

/ Naik Pangkat

Surat Pergerakan

Gaji

Sijil Anugerah

KELEMAHAN LAZIM

• Maklumat tidak tepat/tidak lengkap;

• Ayat/kenyataan tidak lengkap sehingga

membawa pengertian yang salah;

• Rujukan kuasa sesuatu maklumat tidak

dicatatkan dengan jelas.

APA YANG BOLEH DIBUAT?

• Pembetulan berdasarkan

bukti-bukti berdokumen

yang sahih;

• Memastikan maklumat

direkodkan dengan

lengkap mengikut

ruangan yang ditetapkan;

• Semakan secara berkala

bagi memastikan Buku

Perkhidmatan

diselenggarakan dengan

sempurna.

Diluluskan

Cuti Tanpa

Gaji mulai…

12.6.2014 hingga 12.7.2017

Catatan: Kelulusan yang sebenar

adalah 12.6.2014 hingga 04.7.2014

MEMOTONG/MEMBATALKAN/MEMINDA PADA BUKU

PERKHIDMATAN KERAJAAN

Tandatangan

initial sahaja

04.7.2014 M

E

M

O

T

O

N

G

Kaedah Memotong untuk pindaan /

perubahan : 1. Potong catatan yang salah

(contoh : 12.7.2017)

2. Tulis semula dengan jelas catatan yang betul di atas / bawah catatan

yang dipotong.

3. Tandatangan initial.



Diluluskan Cuti

Tanpa Gaji

mulai…

12.6.2014 hingga 12.7.2017

Catatan: Kelulusan yang

sebenar adalah Cuti Tanpa

Gaji Menjaga Anak

Batalkan dan catat semula

atau

Diluluskan Cuti

Tanpa Gaji mulai

Tandatangan

initial sahaja

12.6.2014 hingga 12.7.2017

M

E

M

O

T

O

N

G

Diluluskan Cuti

Tanpa Gaji Menjaga

Anak mulai…..

Diluluskan Cuti

Tanpa Gaji Menjaga

Anak mulai…..

M

E

M

B

A

T

A

L

K

A

N

Garisan panjang secara diagonal

dengan catatan nota batal

hendaklah dibuat di bahagian yang

hendak dibatalkan dan

ditandatangani oleh pegawai yang

diberikan kuasa sebagai verifikasi

pindaan.

Maklumat yang tepat dan lengkap

hendaklah dicatat semula di bawah

rekod yang dibatalkan atau di

lembaran baharu sekiranya tiada

ruang mencukupi.



Diluluskan

Cuti Tanpa

Gaji mulai…

12.6.2014 hingga

12.7.2017

Catatan: Kelulusan yang

sebenar adalah Cuti Tanpa

Gaji Menjaga Anak Diluluskan

Cuti Tanpa

Gaji Menjaga

Anak mulai…

Tampal

TIDAK BOLEH

DITAMPAL ATAU

MENGGUNAKAN

PEMADAM CECAIR

PANDUAN RINGKAS

Rujuk panduan

ringkas di muka

surat 2 Buku

Perkhidmatan

RINGKASAN BUKU PERKHIDMATAN

BAHAGIAN 1 BAHAGIAN 2 BAHAGIAN 3 BAHAGIAN 4

Maklumat Peribadi Kenyataan

Perkhidmatan Kenyataan Cuti Lembaran Kelakuan

Merekodkan

butir-butir pegawai sebaik sahaja pegawai

melapor diri bertugas

Merekodkan peristiwa penting

dan maklumat

yang berkaitan dengan

perkhidmatan pegawai mulai tarikh pegawai

dilantik sehingga

perkhidmatannya berakhir

Merekodkan

semua maklumat

mengenai cuti pegawai

sepanjang tempoh

perkhidmatan

Merekodkan

semua maklumat mengenai

anugerah, pujian dan hukuman

tatatertib

Pengurusan Buku Perkhidmatan Pegawai Awam

BAHAGIAN 1 –

MAKLUMAT PERIBADI





Merekodkan




dan maklumat



dilantik sehingga


Merekodkan

semua maklumat


sepanjang tempoh

perkhidmatan

Merekodkan



tatatertib

BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI

Butiran di Muka Hadapan perlu dicatat dengan HURUF BESAR

NAMA PEGAWAI : DATUK HAJI HUSSIN BIN RAMLI

TARIKH LAHIR : 05 /02/1970 [DD/MM/YYYY]

KUMPULAN GAJI :

JABATAN/AGENSI : JABATAN PERKHIDMATAN AWAM NEGERI

JABATAN KERJA RAYA, TAWAU

RUJUKAN FAIL JABATAN

: JPAN: (S)800-3/47,932

C.203/15,980

MUKA HADAPAN

No. Buku Perkhidmatan: _________________ Kosongkan

RUJUKAN FAIL JABATAN

• CATATKAN NOMBOR FAIL PERIBADI pegawai di peringkat jabatan

• PERLU DIKEMASKINI apabila pegawai bertukar atau dilantik ke agensi lain

• Nombor jabatan yang lama HENDAKLAH DIPOTONG (JANGAN DIPADAM/DITAMPAL)

NAMA PEGAWAI & TARIKH LAHIR • Mengikut EJAAN SEBENAR Kad

Pengenalan

• Gelaran yang diperoleh berikutan anugerah darjah kebesaran TIDAK PERLU dicatatkan

• TIDAK BOLEH dipinda kecuali dengan kelulusan Ketua Jabatan berdasarkan dokumen pengesahan daripada Jabatan Pendaftaran Negara

• PINDAAN PERLU DICATAT di Bahagian 2 Kenyataan Perkhidmatan

KUMPULAN GAJI

Gred

JABATAN/AGENSI

• Agensi semasa di mana pegawai bertugas.

• Nyatakan daerah (jika berkenaan)

• Jika pegawai berpindah ke agensi lain -Nama agensi lama hendaklah dipotong (jangan dipadam/ditampal)


PERIHAL PEGAWAI – M/S 1

1) Gambar/Tarikh

2) Nama Pegawai/Jantina

3) Nombor Jabatan

4) Taraf Kelamin

5) Nombor Kad

Pengenalan/Pasport

6) Warna Kad

7) Warganegara

8) No Sijil Kewarganegaraan

9) Suku Kaum

10) Agama

11) Tarikh Lahir

12) Tempat Lahir

13) Tarikh Pelantikan Pertama

14) Tarikh Layak Diberi Taraf

Berpencen

15) Tarikh diberi taraf

berpencen

16) Tarikh Wajib Bersara

17) Nombor Kumpulan Wang

Jaminan Diri Pegawai

18) Nombor Rancangan Pencen

Balu dan Anak Yatim

19) Nombor Pendaftaran

Kumpulan Wang

Simpanan Pekerja

(Jika Pencarum)

20) Nombor Cukai

Pendapatan

21) Nombor Pekerja

22) Alamat Rumah

23) Alamat Perhubungan

24) Nombor Telefon

(Rumah)


1) Gambar/Tarikh

Sekeping gambar pegawai yang disahkan oleh Ketua Jabatannya sebagai

yang terbaru mengikut tarikh gambar itu hendaklah ditampal di ruang yang

dikhaskan (M/S 1).

Diperbaharui setiap 10 tahun sekali. Tarikh gambar hendaklah ditulis di bawah ruang yang disediakan.


(1) Nama pegawai hendaklah direkodkan dengan HURUF BESAR.

(2) Mengikut ejaan sebenar seperti di dalam kad pengenalan.

(3) Ejaan nama tidak boleh dipendekkan. (CONTOH: DAYANG

> DG./ MUHAMMAD > MUHD/ PENGIRAN > PG. / BINTI >BT)

(4) Pindaan nama boleh dibuat setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan berdasarkan dokumen pengesahan daripada Jabatan Pendaftaran Negara.

(5)Sebarang gelaran yang diperolehi berikutan penganugerahan darjah kebesaran tidak perlu dicatatkan

di ruangan ini.

(6) Selain pindaan nama direkodkan di dalam “Maklumat Peribadi”, ia juga direkodkan secara berasingan di dalam “Kenyataan Perkhidmatan”.

2) Nama Pegawai/Jantina

POTONG YANG TIDAK BERKENAAN Lelaki/Perempuan

Lelaki/Perempuan Lelaki/Perempuan

Betul

Salah

Salah


3) Nombor Jabatan

4) Taraf Kelamin

• CATATKAN NOMBOR FAIL PERIBADI pegawai di peringkat Jabatan

• PERLU DIKEMASKINI apabila pegawai bertukar atau dilantik ke agensi lain

• Nombor jabatan yang lama HENDAKLAH DIPOTONG (JANGAN DIPADAM)

APMM(500)-P.1234 JPA(T)P.5678

POTONG YANG TIDAK BERKENAAN BETUL Bujang/Kahwin/Duda/Janda/Balu SALAH Bujang/Kahwin/Duda/Janda/Balu Bujang/Kahwin/Duda/Janda/Balu

Betul

Salah

Salah


5) Nombor Kad Pengenalan/Pasport

6) Warna Kad

Nombor kad pengenalan hendaklah direkodkan bagi

warganegara dan Penduduk Tetap.

Nombor pasport bagi bukan warganegara.

Biru/Merah


7) Warganegara

8) No Sijil Kewarganegaraan

Rekodkan nombor Sijil Kewarganegaraan (jika ada beserta tarikhnya)


9) Suku Kaum

10) Agama

Agama yang dianuti oleh pegawai hendaklah direkodkan.

Bagi pegawai yang tidak menganuti mana-mana agama, ruangan tersebut

hendaklah dikosongkan.

Sekiranya pegawai bertukar agama semasa di dalam perkhidmatannya, maklumat pertukaran agama tersebut hendaklah direkodkan secara berasingan di dalam “Kenyataan Perkhidmatan”.

Ikut sijil kelahiran. Lain-lain keturunan di Sabah adalah tidak

dibenarkan


11) Tarikh Lahir

12) Tempat Lahir

MESTILAH TEPAT mengikut hari, bulan dan tahun [DD/MM/YYYY]

TIDAK BOLEH DIPINDA

PINDAAN PERLU MENDAPAT KELULUSAN KETUA JABATAN berdasarkan sijil kelahiran / kad pengenalan pegawai

Pindaan perlu DICATAT DI BAHAGIAN 2 Kenyataan Perkhidmatan


Tarikh yang melayakkan pegawai diberi taraf berpencen (rujuk surat SPANS)

13) Tarikh Pelantikan Pertama

Mengikut Surat Pelantikan / Tarikh Lapor Diri

14) Tarikh Layak Diberi Taraf Berpencen

15) Tarikh diberi taraf berpencen

Tarikh pemberian taraf berpencen bagi pegawai yang tidak bersetuju memilih Skim KWSP hendaklah direkodkan.

Kosongkan bagi yang memilih skim KWSP atau yang belum diberikan taraf

berpencen.


17) Tarikh Wajib Bersara

Rekodkan tarikh pegawai mencapai umur persaraan wajib

18) Nombor Kumpulan Wang Jaminan Diri Pegawai Kerajaan

Kosongkan (tidak relevan)

19) Nombor Rancangan Pencen Balu dan Anak Yatim

Kosongkan (tidak relevan)


20) Nombor Pendaftaran Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (Jika

Pencarum)

21) Nombor Cukai Pendapatan

22) Nombor Pekerja

Nombor Keahlian Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan

tahun mula mencarum dalam sektor awam perlu direkodkan.


22) Alamat Rumah

Ditulis dengan pensel memudahkan pengemaskinian jika pegawai berpindah

alamat

23) Alamat Perhubungan

Alamat surat-menyurat

24) Nombor Telefon (Rumah)

@ Nombor telefon bimbit


(i) Isteri/Suami (potong yang tidak berkenaan)

(i) Anak-anak (Termasuk Anak Angkat dan Anak Tiri)

PERIHAL KELUARGA

Nama Isteri

(Isteri-Isteri)/Suami

Alamat Perhubungan

(Ditulis dengan pensel)

No. Kad

Pengenalan

Tarikh

Perkahwinan

No. Sijil

Perkahwinan/Surat

Nikah

Pekerjaan

dan Jabatan

Catatan

(Jika bercerai,

meninggal dunia,

dsb., sebutkan

tarikh dan rujukan

kuasa)

Siti binti Ali

No.10, Taman Selasih,

Lorong Mawar, 88500,

Papar

H0828774 14.02.1980 MKT/60/80 Suri Rumah

Meninggal Dunia

Tarikh:

Rujukan Kuasa:

Noor bt Ahmad

No.10, Taman Selasih,

Lorong Mawar, 88500,

Papar

770212-12-

5324 14.02.2000 L012345 Suri Rumah

Nama Lelaki/Perempuan Tarikh Lahir No.Sijil Beranak No. Kad Pengenalan Catatan

1. Norman bin Halim Lelaki 01.01.1986 5555/86 810101-49-5033

2. Yusrina binti Halim Perempuan 02.02.2001 SB123456 010202-12-5222


WARIS TERDEKAT 1. Nama : FATAH BIN AMIN

No.Kad Pengenalan : -

Pertalian Keluarga : SUAMI

Alamat Perhubungan : JALAN TUARAN LAMA, KOTA KINABALU

No. Telefon :

1. Nama : ARIANA BINTI ROSEMAN

No.Kad Pengenalan : 880808-12-XXXX

Pertalian Keluarga : ADIK

Alamat Perhubungan : LOT 50, TAMAN SERI GAYA, LORONG

TENGGILING 10, 88400, KOTA KINABALU, SABAH

No. Telefon : 016844XXXX

Mestilah dicatat dengan PENSEL

Catatkan nama & alamat dengan LENGKAP (termasuk no. telefon)

Supaya MUDAH DIHUBUNGI semasa kecemasan

WARIS adalah seseorang yang mempunyai hubungan kekeluargaan atau hubungan yang rapat dengan pegawai


PENYATA KELULUSAN – M/S 2

(a) Persekolahan

Tahun Sijil/Peringkat Kelulusan Tandatangan

Ketua Jabatan dan Tarikh

2005 Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia (3B

1C)

2003 Sijil Pelajaran Malaysia (7 A, 1B)

2001 Penilaian Menengah Rendah (5A)

Hendaklah ditandatangani

di baris yang sama dengan

masukan berkenaan


(b) Diploma/Ijazah/Sijil Ikhtisas, dsb.

Tahun Peringkat dan Bidang

Pengajian

Nama dan Tempat Institusi

Pengajian

Tandatangan Ketua Jabatan

dan Tarikh

2015 Ijazah Sarjana Psikologi

Kaunseling (CGPA/Kelas) Universiti Malaysia

Sabah

2012 Ijazah Sarjana Muda

Psikologi (CGPA/Kelas)

Universiti Terbuka Malaysia

Hendaklah

ditandatangani

di baris yang

sama dengan

masukan

berkenaan


(c) Kelayakan Bahasa Malaysia

Tahun Sijil/Peringkat Kelulusan Tandatangan

Ketua Jabatan dan Tarikh

2005 Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia (C)

2003 Sijil Pelajaran Malaysia (A2)

2001 Penilaian Menengah Rendah (B)

Hendaklah

ditandatangani di baris yang

sama dengan masukan

berkenaan

Nyatakan

gred


BAHAGIAN 2 –

PENYATA PERKHIDMATAN





Merekodkan




dan maklumat



dilantik sehingga


Merekodkan

semua maklumat


sepanjang tempoh

perkhidmatan

Merekodkan



tatatertib

Bahagian yang penting. Kerana butir-butir perkhidmatan SEPERTI

PELANTIKAN/TATATERTIB/PEPERIKSAAN/KUR

SUS juga dimasukkan dalam bahagian ini walaupun mempunyai penyata yang

berasingan.

Rujukan Kuasa dan

Tarikh

BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN

Butir-Butir Perubahan

atau Hal-Hal Lain

Mengenai Pegawai

Nama Jawatan

dan Kumpulan

Gaji

Tarikh Mulai atau

Tempoh

Berpencen, Tak

Berpencen, Dsb

Gaji Hakiki Bulanan

Tandatangan dan Tarikh

JPA(S)87 Bth:

20.6.2008

Nama Pegawai: …………………………………..

Rekodkan rujukan dan tarikh

surat kuasa atau surat yang mengiringi pekeliling, surat

pekeliling, peraturan, surat edaran atau Penyata

Perubahan Gaji bagi sesuatu urusan.

EMMA BINTI WATSON

BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN

Rujukan Kuasa dan Tarikh



atau Hal-Hal Lain Mengenai

Pegawai

Nama Jawatan dan Kumpulan

Gaji

Tarikh Mulai atau Tempoh

Berpencen, Tak

Berpencen, Dsb

Gaji Hakiki Bulanan


Nama Pegawai: …………………………………..

Rekodkan selengkapnya maklumat sesuatu peristiwa atau perubahan berkaitan dengan

perkhidmatan pegawai merangkumi tarikh kuat kuasa, bilangan dan tahun kepada pekeliling

atau peraturan lain jika berkenaan.

Istilah dan rangkaian kata yang digunakan hendaklah direkodkan dengan betul contohnya

“Dilantik ke jawatan Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)...” dan bukan “Ditawarkan ke jawatan

Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)... *membawa pengertian yang salah”.

Seboleh-bolehnya, semua peristiwa berkaitan dengan perkhidmatan pegawai seperti

pelantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, penanggungan kerja, pemangkuan, kenaikan

pangkat, tatatertib dan sebagainya hendaklah direkodkan mengikut susunan tarikh kuat

kuasa sesuatu peristiwa atau tarikh penerimaan surat mengikut mana yang terdahulu.

EMMA BINTI WATSON






Pegawai


Gaji


Berpencen, Tak

Berpencen, Dsb

Gaji Hakiki Bulanan


Nama Pegawai: …………………………………..

Rekodkan nama skim perkhidmatan dan gred hakiki pegawai pada setiap peristiwa

Gred jawatan yang dipangku atau skim dan gred jawatan yang ditanggung kerja juga hendaklah dicatatkan.

Contoh catatan pemangkuan adalah “Pegawai Penyelidik Gred Q52 Memangku Gred Q54” atau contoh catatan penanggungan kerja adalah “Pegawai Teknologi Maklumat Gred F48 Menanggung kerja PTD Gred M48”.

EMMA BINTI WATSON






Pegawai


Gaji


Berpencen, Tak

Berpencen, Dsb

Gaji Hakiki Bulanan


Nama Pegawai: …………………………………..

Rekodkan tarikh kuat

kuasa atau kelulusan

sesuatu urusan/

peristiwa.

EMMA BINTI WATSON






Pegawai


Gaji


Berpencen, Tak

Berpencen, Dsb

Gaji Hakiki Bulanan


Nama Pegawai: …………………………………..

Rekodkan sama ada pegawai bertaraf berpencen atau tidak

berpencen pada setiap peristiwa yang dinyatakan di

ruangan “Butir-butir perubahan”.

EMMA BINTI WATSON






Pegawai


Gaji


Berpencen, Tak

Berpencen, Dsb

Gaji Hakiki Bulanan


Nama Pegawai: …………………………………..

Rekodkan gaji dan mata gaji hakiki semasa pada setiap peristiwa yang dinyatakan di ruangan ini. Tiada catatan elaun kecuali elaun berpencen. Segala perubahan mengenai elaun dan perubahan pada gaji dan mata gaji hendaklah dicatatkan di ruangaan “Butir-butir perubahan”.

EMMA BINTI WATSON






Pegawai


Gaji


Berpencen, Tak

Berpencen, Dsb

Gaji Hakiki Bulanan


Nama Pegawai: …………………………………..

Pegawai yang bertanggungjawab

mengesahkan semua butiran yang

direkodkan hendaklah mencatatkan tarikh,

menurunkan tandatangannya dan di cop

dengan cop jawatan di tempat yang

ditetapkan di ruangan ini pada setiap

peristiwa yang dinyatakan di ruangan “Butir-

butir perubahan”.

EMMA BINTI WATSON


Satu kenyataan

perkhidmatan

satu

tandatangan/

pengesahan. Pengesahan

Dalam

Perkhidmatan (Tandatangan)

ALI ABU

PP1(K)

Pemberian Taraf Berpencen

(Tandatangan)

ALI ABU

PP1(K)

Pergerakan Gaji Tahunan

(Tandatangan)

ALI ABU

PP1(K)


Pengesahan

Dalam

Perkhidmatan

Pemberian Taraf

Berpencen

Pergerakan Gaji

Tahunan

Kenaikan pangkat

Bertukar Keluar

(Tandatangan)

ALI ABU

PP1(K)

Jangan


CONTOH &

KAEDAH MENGEMASKINI

PELANTIKAN



Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain

Mengenai Pegawai

Nama Jawatan dan Kumpulan Gaji


Berpencen, Tak Berpencen, Dsb

Gaji Hakiki Bulanan Tandatangan dan Tarikh

SPA(T)12 Bth: 9.6.2003

Dilantik sebagai Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi) Gred N19 dalam tempoh percubaan selama 1-3 tahun mulai… Penempatan di …. Mulai….

Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi)

Gred N19

1.7.2003 Tidak Berpencen RM1,352.00

CONTOH 1: Catatan Untuk Pelantikan Pertama

REKOD BERMULA DENGAN PERKATAAN

“DILANTIK”




Butir-Butir Perubahan atau

Hal-Hal Lain Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


SPA(T)12 Bth: 20.9.2007

Dilantik secara Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) sebagai Pegawai Tadbir Gred N41 mulai 1.10.2007

Pegawai Tadbir Gred N41

1.10.2007 Berpencen RM2,504.33

CONTOH 2: Catatan Kenaikan Pangkat Secara Lantikan


PENGESAHAN TARIKH LANTIKAN

REKODKAN • Pengesahan tarikh lantikan sekiranya berkaitan; dan

• Rujukan surat yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Melantik.






Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


SPA(T)12 Bth: 3..3.2004

Diluluskan pengesahan lantikan sebagai Pegawai Teknologi Maklumat F29 mulai 1.7.2003.

Pegawai Teknologi Maklumat F29

1.10.2003 Tidak Berpencen RM1850.00

REKOD BERMULA DENGAN PERKATAAN

“DILULUSKAN”


KEPUTUSAN TAPISAN KESELAMATAN

(Lantikan Baru dan masih dalam tempoh percubaan)

Rekodkan keputusan Tapisan Keselamatan dan nyatakan

rujukan surat keputusan.


PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN

REKODKAN • Rujukan kuasa yang meluluskan.

• Nyatakan tempoh pelanjutan, bilangan kali pelanjutan.

• Dengan denda atau tanpa denda.






Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


SPA(T)14 Bth: 3.7.2006

Diluluskan pelanjutan tempoh percubaan kali pertama tanpa denda bagi tempoh setahun mulai 1.7.2006

Pembantu Perangkaan Gred

N19




Jawatan Hakiki & Skel Gaji

Gaji Hakiki Bulanan

Tarikh *Pelantikan/ Kenaikan Gaji

Tarikh Pengesahan/

Pemberian Taraf Berpencen

Taraf Pelantikan Tandatangan Ketua Jabatan

KENAIKAN GAJI TAHUNAN

Rekodkan keputusan kenaikan gaji oleh Panel Pembangunan Sumber Manusia agensi dari mata gaji sekarang ke mata gaji baru.






Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


JAB(T)10 Bth: 25.6.2004

Kenaikan Gaji Tahunan (Biasa) TPG: 1 Julai

Pembantu Perangkaan Gred

N19

1.7.2006 Tidak Berpencen RM776.09 Tandatangan dan Cop Jawatan

Kemaskini juga Penyata Pelantikan/Kenaikan Gaji


PEPERIKSAAN

REKODKAN

• Nama peperiksaan, tarikh peperiksaan diduduki, bahagian (tajuk) dan keputusannya.

Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


JAB(T)15 Bth: 18.3.2016

Telah menghadiri Peperiksaan Perkhidmatan Awam Negeri Sabah Penolong Pegawai Tadbir Gred N29 Siri 1/2016 pada 21.1.2016 Keputusan: Undang-Undang Am I dan Undang-Undang Am II – LULUS

Penolong Pegawai Tadbir Gred N29`


LULUS/KANDAS/TIDAK

HADIR/DIKECUALIKAN



Jenis Peperiksaan Tarikh

Lulus Kandas Tidak Hadir Dikecualikan

JPA 241/34/6 (1) Peperiksaan Undang-Undang Kerajaan Siri 2/2016 1) Undang-Undang Am I 2) Undang-Undang Am II 3) Undang-Undang Sivil

20.04.2016

Kelas II

20.04.2016 Kelas I

21.04.2016 Kelas III

Kemaskini juga Penyata Peperiksaan Perkhidmatan Awam

PEPERIKSAAN


PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN

REKODKAN • Kelulusan pengesahan dalam perkhidmatan serta kuasa melulus. • Tarikh disahkan dalam perkhidmatan bagi pegawai yang terlibat dengan urusan

pertukaran pelantikan.

Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


SPA(T)15 Bth: 23.7.2006

Diluluskan pengesahan dalam perkhidmatan sebagai Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N19 mulai 1.7.2006 - Memilih skim KWSP

Pembantu Tadbir (Perkeranian/

Operasi) Gred N19 `



PEMANGKUAN KE GRED/ JAWATAN LEBIH TINGGI

Rekodkan gred/ jawatan yang dipangku berdasarkan kelulusan daripada

Lembaga Kenaikan Pangkat yang berkenaan.

PEMILIHAN (OPSYEN) SKIM PERKHIDMATAN

REKODKAN

Nombor perenggan opsyen (sama ada

bersetuju atau tidak bersetuju), bilangan

pekeliling perkhidmatan yang berkaitan,

tarikh kuat kuasa opsyen, pemindahan gaji

sekarang ke gaji baru dan perubahan tarikh

pergerakan gaji.


PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Rekodkan pemberian taraf berpencen dan tarikhnya.

Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


SPA(T)15 Bth: 25.1.2007

Diluluskan pemberian taraf berpencen mulai 1.2.2007


1.7.2006 Berpencen RM1470.75


PENGISYTIHARAN HARTA

Catatkan tarikh pengisytiharan harta yang diambil maklum oleh Ketua Jabatan dan rujukan yang berkaitan.

Rekod juga di ruangan “Penyata Pemilikan Harta Yang Telah Diluluskan”

NOTA 1.CATATAN KETUA JABATAN “MENGAMBIL MAKLUM” 2.KETUA JABATAN BUKAN MELULUSKAN PENGISYTIHARAN HARTA 3.PROSES DIBUAT MELALUI LEMBAGA TATATERTIB


Peraturan 214, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam Negeri Sabah 2008

(Kelakuan dan Tatatertib)


CONTOH

PINJAMAN/ PEMBIAYAAN KERAJAAN


LENGKAPKAN JUGA PENYATA DI M/S 60 UNTUK PINJAMAN PERUMAHAN /M/S 63 UNTUK PINJAMAN KENDERAAN


KENAIKAN PANGKAT

REKODKAN Gred/ jawatan kenaikan pangkat, Perubahan gaji, tarikh kuat kuasa kenaikan pangkat berdasarkan kelulusan daripada Lembaga Kenaikan Pangkat

Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


SPA(T)15 Bth: 20.6.2008

Diluluskan kenaikan pangkat oleh Lembaga Kenaikan Pangkat Gred N41 Ke Atas sebagai Pegawai Tadbir Gred N48 mulai 1.4.2008

Pegawai Tadbir Gred N48

1.4.2008 Berpencen RM 5370.80


PERTUKARAN BIASA

Catatkan tarikh kuat kuasa pertukaran dari Jabatan/ Bahagian/ Unit ke Jabatan/

Bahagian/ Unit yang lain serta rujukan kebenaran.

Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


JPA(S)413 Bth: 20.9.2016

Bertukar dari Jabatan Perkhidmatan Awam

Negeri ke Kementerian

Pertanian dan Industri Makanan mulai

15.10.2016


15.10.2016 Berpencen RM1470.75


KURSUS DALAM PERKHIDMATAN

• Catatkan nama, tempat dan tempoh berkursus.

• Nombor rujukan dan surat tawaran berkursus daripada penganjur hendaklah juga dicatatkan di ruangan

“Rujukan Kuasa dan Tarikh”.

• Rekodkan juga di “Penyata Kursus/Latihan dalam Perkhidmatan”

Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan



PERUBAHAN SKIM DAN GAJI

Catatkan bilangan pekeliling perkhidmatan yang berkenaan, jika ada, mata gaji yang telah diubah dan gelaran jawatan baru.

Ringkasan pelarasan gaji, jika ada, hendaklah dinyatakan.

MENGAMBIL KIRA PERKHIDMATAN LEPAS

Jika ada perkhidmatan lepas, catatkan sama ada perkhidmatan tersebut dikira bersambung atau sebaliknya, lengkap dengan rujukan kuasa yang meluluskan. Catatkan juga di “Penyata Pelantikan”

Catatkan gelaran jawatan dahulu, tempoh perkhidmatan lepas, Jabatan dahulu,

syarat-syarat ‘tempoh terputus’ (Contoh: Peletakan jawatan/Pelepasan dengan izin).

PINDAAN TARIKH LAHIR SEPERTI TERCATAT DALAM BUKU PERKHIDMATAN

Catatkan tarikh asal dan tarikh baru, jika pindaan diluluskan. Jika permohonan tidak

diluluskan, keputusan hendaklah direkodkan untuk mengelak permohonan berulang kali.

Catatkan nombor rujukan surat keputusan di ruangan “Rujukan Kuasa”.


PERINTAH MAHKAMAH ATAU PIHAK BERKUASA TATATERTIB YANG MEMBAWA KESAN TERHADAP GAJI

• Catatkan hukuman/ perintah mahkamah @ pihak berkuasa tatatertib ke atas pegawai yang membawa kesan terhadap gajinya seperti kebankrapan, hukuman tatatertib,

perintah nafkah isteri yang diceraikan dan lain-lain.

• Nyatakan jenis perintah, surat kuasa perintah, pembayaran atau jumlah potongan gaji yang ditetapkan.

• Direkodkan juga dalam “Penyata Kelakuan dan Tatatertib” – M/S 66

PEMINJAMAN/ PERTUKARAN SEMENTARA

• Catatkan tarikh kuat kuasa, jawatan yang akan disandang, gred, mata gaji, tangga gaji, tempoh Peminjaman/ Pertukaran Sementara.

• Direkodkan juga dalam ”Penyata Pengalaman/Pertukaran/Pinjaman” – MS 4/5


HUKUMAN TATATERTIB

Catatan hendaklah jelas dan lengkap dengan jenis hukuman (denda/penahanan pergerakan gaji/penurunan pangkat), tarikh hukuman berkuat kuasa, tarikh Lembaga Tatatertib yang menjatuhkan hukuman itu bersidang, jenis kesalahan yang telah disabitkan dan sebagainya.

Nombor rujukan surat hukuman hendaklah dicatatkan di ruangan “Rujukan Kuasa dan Tarikh”.

Rekodkan juga di “Penyata Kelakuan dan Tatatertib”




Mengenai Pegawai




Gaji Hakiki Bulanan Tandatangan dan Tarikh

SPAN(S)413 Bth: 20.2.08

Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam Kumpulan Sokongan,

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri dalam

mesyuarat pada 3.2.2008 telah menimbang kertas

pertuduhan ke atas pegawai dan mendapati

pegawai bersalah dan dikenakan hukuman ___ selaras dengan Peraturan

246, PPPANS 2008 (Kelakuan dan Tatatertib)

Penolong Pegawai Tadbir Gred N29

(rujuk surat) Berpencen RM963.64


Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


JP(S)413 Bth:

25.10.2016

Diluluskan Menanggung Kerja Jawatan Penolong

Pegawai Tadbir Gred N29 di Bahagian Perkhidmatan,

Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri dengan

dibayar elaun mengikut kadar

seperti di Peraturan 110, PPPANS 2008 mulai 1.11.2016.


(Menanggung Kerja Penolong Pegawai Tadbir

Gred N29)

1.11.2016 Berpencen RM301.04 (ETK)

MENANGGUNG KERJA

Catatkan kelulusan menanggung kerja dan pembayaran elaunnya, tarikh kuat kuasa, elaun dan rujukan surat kebenaran.

CATATKAN GRED JAWATAN HAKIKI DAN GRED JAWATAN YANG DITANGGUNG KERJA


Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


JP(S)413 Bth: 25.10.2016

Bersetuju menerima opsyen pertukaran pelantikan dari skim perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir Gred N27 ke skim perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir Gred N29 mulai 1.7.2016


1.7.2016 Berpencen RM1870.05

PERTUKARAN PELANTIKAN/ PERTUKARAN PERKHIDMATAN

Catatkan pertukaran pelantikan/ pertukaran perkhidmatan dari satu Jabatan ke Jabatan yang lain atau

dari satu skim perkhidmatan ke satu skim perkhidmatan yang lain serta tarikh kuat kuasa.


PENAMATAN PERKHIDMATAN DAN BUANG KERJA

Catatkan tarikh kuat kuasa penamatan/ buang kerja dan rujukan berkaitan.

TAMAT TEMPOH KONTRAK

Catatkan tarikh tamat tempoh kontrak dan ganjaran kontrak (nyatakan jumlahnya

dan rujukan surat pembayaran).


OPSYEN UMUR PERSARAAN

Catatkan pilihan opsyen yang dibuat oleh pegawai, pekeliling perkhidmatan dan surat

kuat kuasa yang berkaitan.

Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


JAB(S)103 Bth: 9.6.2008 & PPNS Bil. ……. Thn.2008


PELETAKAN JAWATAN

Catatkan tarikh kuat kuasa peletakan jawatan dan rujukan kelulusan pemendekan notis (jika ada).

Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


(Jika ada) Peletakan jawatan sebagai Pegawai Hal Ehwal Islam Gred S41 berkuatkuasa mulai 8.3.2008

Pegawai Hal Ehwal Islam Gred

S41



PELEPASAN JAWATAN DENGAN IZIN

Catatkan rujukan surat kelulusan, tarikh kuat kuasa, jawatan yang akan dijawat dan Jabatan barunya.

Contoh 1: Catatan Pelepasan Jawatan Dengan Izin

Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


KPM/2/07(5) Bth: 30.5.2016

Diluluskan pelepasan jawatan dengan izin

Pembantu Tadbir (P/O) Gred N19 Malaysia

kerana dilantik sebagai Penolong Pegawai Tadbir Gred N29 di Kementerian

Pelajaran mulai 1.6.2016.

Pembantu Tadbir (P/O) Gred N19

1.6.2016 Berpencen RM1,355.00


PELEPASAN JAWATAN DENGAN IZIN

Catatkan rujukan surat kelulusan, tarikh kuat kuasa, jawatan yang akan dijawat dan Jabatan barunya.

Contoh 2: Catatan Peletakan Jawatan dan Pelepasan Jawatan Dengan Izin

Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


JPA/2/08(4) Bth: 30.6.2008

Diluluskan peletakan jawatan dan pelepasan dengan izin Pembantu

Tadbir Rendah (Jurutaip) Gred N11 di Jabatan Perkhidmatan Awam

kerana dilantik sebagai Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 di Universiti Sains Malaysia mulai 4.7.2008.

Pembantu Tadbir Rendah (Jurutaip) Gred N11

4.7.2008 Berpencen RM872.95


PERSARAAN WAJIB

Catatkan rujukan seksyen 10 (1), Akta Pencen 1980, opsyen KWSP atau pencen (jika

berkenaan) dan tarikh bersara.




Mengenai Pegawai




Gaji Hakiki Bulanan


JPA/PEN/09(16) Bth: 30.9.2007

Bersara wajib mulai 1.12.2007.

Pegawai Pertanian Gred G54

1.12.2007

Berpencen RM6721.93


PERSARAAN PILIHAN SENDIRI

Catatkan rujukan kuas, tarikh dan jenis persaraan awal dan peruntukan Akta Pencen

yang berkaitan, tarikh persaraan, opsyen KWSP atau pencen (jika berkenaan).

Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


JPA/PEN/09(16) Bth: 1.8.2007

Bersara secara pilihan mulai 1.9.2007.

Juruukur Gred J48

1.9.2007 Berpencen RM5462.62


MENINGGAL DUNIA DALAM PERKHIDMATAN

CATATKAN

• Tarikh kematian, sama ada semasa dan akibat daripada menjalankan tugas rasmi;

atau

• Sebab kematian yang lain (rujuk siji kematian);

• Nombor rujukan sijil kematian; dan

• Laporan polis (jika berkaitan).

Rekodkan juga di “Penyata Persaraan/Peletakan Jawatan/Meninggal Dunia” M/S 67


PELBAGAI ELAUN

Elaun-elaun yang diterima oleh pegawai (selain daripada Imbuhan Tetap Khidmat

Awam, Imbuhan Tetap Perumahan dan Imbuhan Tetap Keraian dan sebagainya yang

telah sedia tercatat bersama dengan catatan jawatan pegawai) perlu dicatatkan

setiap kali pegawai itu menerima elaun-elaun tersebut.

Jenis-jenis elaun yang dimaksudkan di sini ialah Elaun Pemangkuan, Elaun

Penanggungan Kerja, Bayaran Insentif Wilayah, Bayaran Insentif Pakar, Elaun Bahasa,

Elaun Trengkas Dua Bahasa, Elaun Gangguan, Bayaran Pakaian Istiadat, Kemudahan

serta Bayaran Kerana Bertukar atau Berpindah Rumah dan elaun-elaun lain.


PELARASAN GAJI, ELAUN DAN KEMUDAHAN

• Sepanjang tempoh perkhidmatan seseorang pegawai, boleh berlaku pembayaran di mana pegawai tidak berhak menerimanya.

• Bayaran terlebih bayar tersebut hendaklah dikutip semula dan urusan pembayaran balik perlu dicatatkan sebagai bukti bahawa pegawai itu telah memulangkan jumlah wang yang terlebih bayar.

KAEDAH MEREKOD: (Berdasarkan Surat) Catatkan arahan untuk mengutip semula bayaran terlebih bayar, kaedah bayaran, jumlah potongan bulanan (sekiranya dibuat secara ansuran) dan tempoh bayaran.


PELARASAN GAJI, ELAUN DAN KEMUDAHAN

Pelarasan gaji, elaun dan kemudahan juga boleh berlaku sekiranya pegawai

diluluskan sesuatu urusan perkhidmatan seperti kenaikan pangkat dan urusan

pertukaran pelantikan yang tarikh kuatkuasanya dikebelakangkan.

KAEDAH MEREKOD: (Berdasarkan Surat) Catatkan kelulusan kenaikan pangkat atau pertukaran pelantikan berkenaan, tarikh kuatkuasa, nyatakan gaji telah terima dan gaji patut terima.


KEMUDAHAN TAMBANG PERCUMA

(Pegawai yang dilantik sebelum 1 Julai 1978- Peraturan 131 ,PPANS 2008)

CATATKAN

• Kelulusan (rujukan kuasa dan tarikh) kemudahan tambang percuma

• kelayakan tambang dan

• butir-butir perjalanan yang telah diambil (Ahli Keluarga yang

menemani/Destinasi)

Rekodkan juga di Penyata Tambang Percuma- M/S 55


URUSAN-URUSAN LAIN

Antara urusan-urusan lain yang perlu dicatatkan di dalam “Kenyataan Perkhidmatan” adalah seperti berikut: (i) Kursus, latihan dan seminar yang dihadiri – catatkan jenis, tempoh, di mana dan sama ada

diberi biasiswa (pembiaya) atau sebagainya (nyatakan sijil jika ada). (ii) Keputusan Lembaga Perubatan – yang melibatkan perubahan gaji. (iii) Kemudahan tambang percuma. (iv) Butiran pendaftaran pegawai dengan badan ikhtisas (CUEPACS/KOPEKS/Persatuan Undang-

Undang/Persatuan Arkitek Malaysia) (v) Kelulusan untuk bergiat dalam politik.


CUTI

Jenis cuti yang perlu dicatat adalah yang mempunyai implikasi terhadap gaji pegawai dan pengiraan tempoh perkhidmatan yang melayakkan walaupun telah dicatatkan di Bahagian 3 – “Penyata Cuti Selain Daripada Cuti Rehat (M/S 53)”.

Butir-butir cuti hendaklah dicatatkan selengkapnya, termasuk jenis, tarikh, tempoh, jumlah dan kuasa yang meluluskan cuti.

Antara jenis cuti yang dimaksudkan ialah Cuti Haji, Cuti Belajar, Cuti Separuh Gaji, Cuti

Tanpa Gaji, Cuti Bersalin, Cuti Sakit Lanjutan, Cuti Tibi, Kusta dan Barah dan lain-lain cuti dalam perkhidmatan.


Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


JKR/PER/11 Bth: 6.8.2008

Diluluskan Cuti Bersalin kali pertama mulai 5.8.2008 hingga

3.10.2008.

Jurutera Gred J41

5.8.2008- 3.10.2008

Berpencen RM3788.69

Catatan Cuti Bersalin

Rujukan Kuasa dan

Tarikh



Mengenai Pegawai


Gaji



Gaji Hakiki Bulanan


JAB(S)100 Bth: 23.3.08

Diluluskan Cuti Isteri Bersalin selama 7 hari berdasarkan Pekeliling

Perkhidmatan Bil…. mulai 2.4.2008 hingga

8.4.2008.

Penolong Pegawai Perangkaan Gred E27

2.4.2008-8.4.2008

Berpencen RM963.64

Catatan Kemudahan Isteri Bersalin


Pengurusan Buku Perkhidmatan Pegawai Awam BAHAGIAN 4 – LEMBARAN KELAKUAN





Merekodkan




dan maklumat



dilantik sehingga


Merekodkan

semua maklumat


sepanjang tempoh

perkhidmatan

Merekodkan



tatatertib

* Penganugerahan Darjah Kebesaran/ Khidmat Cemerlang dan tindakan tatatertib hendaklah juga direkodkan di dalam “Kenyataan Perkhidmatan”.

Anugerah Darjah Kebesaran

(bintang/pingat)

Tindakan Tatatertib

Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang

BAHAGIAN 4 – LEMBARAN KELAKUAN

Anugerah Darjah Kebesaran

Contoh catatan untuk Anugerah Darjah Kebesaran

Pihak yang memberi

Tahun Gelaran Kurniaan/Jenis Kepujian Pihak Yang Memberi Tandatangan Ketua Jabatan dan

Tarikh

2005 Dikurniakan Darjah Dato’ Paduka Mahkota Terengganu (D.P.M.T) sempena Ulang Tahun ke-43 Hari Keputeraan DYMM Sultan Terengganu pada 19 Julai 2005 yang membawa gelaran Dato’

Kerajaan Negeri Terengganu No. Rujukan: SUK.TR. (S)123 bertarikh [dd/mm/yyyy]

No. rujukan (jika ada)


Contoh catatan untuk Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

Tahun Gelaran Kurniaan/Jenis Kepujian

Pihak Yang Memberi Tandatangan Ketua Jabatan dan

Tarikh

2007 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Tahun 2006

Jabatan Kerja Raya No. Rujukan: JKR(S)123 bertarikh [dd/mm/yyyy]

tahun

Nyatakan nilai hadiah (jika ada)

No. rujukan (jika ada)

Anugerah Perkhidmatan Cemerlang


Contoh catatan untuk tindakan tatatertib

Rujukan Kuasa dan Tarikh Butir-Butir Tindakan Tatatertib Tandatangan dan Tarikh

KK(S)7768 15.09.2004

Mesyuarat Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam Negeri Kumpulan Pengurusan (No…) Kementerian.. Bil. 2/2004 mengenakan hukuman tangguh pergerakan gaji bagi tempoh enam (6) bulan berkuat kuasa mulai 1 Januari 2005 hingga 31 Mei 2005

Hukuman Tatatertib


M/S 66


Sekian Terima Kasih


Sebarang pertanyaan boleh diajukan melalui:

Emel : [email protected]

Telefon : 088-260161 (samb. 233)

mailto:[email protected]

Documents

Pengurusan Buku Perkhidmatan Pegawai Awam...Bahagian Perkhidmatan Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri Sabah . SKOP Pengenalan Buku Perkhidmatan Maklumat Peribadi Kenyataan Perkhidmatan