Upload
hazril-emy
View
260
Download
8
Embed Size (px)
Citation preview
Satu “holder” yang mengandungi surat-suratan dan dokumen sebagai rekod
FAIL
DEFINISI SISTEM FAIL Proses mengkelasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan
Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; dan
Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.
OBJEKTIF
Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan;
Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan;
Rujukan, penyelidikan dan kajian
KEGUNAAN REKOD
Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir
Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;
DEFINISI SISTEM FAIL
PENGURUSAN FAIL-FAIL PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
Sistem pengurusan fail-fail Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling terbahagi kepada 3 bahagian iaitu :
1. Fail-fail pengurusan 2. Fail-fail bidang 3. Fail sesi kaunseling Individu dan Kelompok
1. FAIL PENGURUSAN Fail pengurusan ini digunakan untuk urusan surat menyurat sama ada surat yang dihantar ataupun surat yang diterima. Sistem rujukan yang digunakan bagi setiap fail berkenaan hendaklah menggunakan sistem yang telah diperkenalkan oleh sekolah masing-masing. Semua fail pengurusan hendaklah disimpan dipejabat sekolah dan sesalinan fail berkenaan boleh diletakkan dalam bilik Bimbingan dan Kaunseling untuk memudahkan GBK membuat rujukan segera. Fail pengurusan hendaklah disusun secara berasingan dengan fail bidang
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
Fail Pengurusan terbahagi kepada 5 jenis :
Kod Fail Arkib Bimbingan dan Kaunseling :
100-19/3 - Bimbingan dan Kaunseling
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
ITEM DALAM FAIL : 100 – 19/3
100-19/3/1 – PENGURUSAN AM
100-19/3/2 – SURAT PEKELILING IKHTISAS
100-19/3/3- PROGRAM PEMBANGUNAN MURID
100-19/3/4 – PENDIDIKAN , KERJAYA DAN LATIHAN
100-19/3/5- PROGRAM PEMBANGUNAN STAF DAN MESYUARAT
Fail Pengurusan menggunakan “Fail Putih Lembut dan disimpan di dalam almari besi
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
PROSEDUR PENGURUSAN FAIL
1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL
3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL
4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN
FAIL PENGURUSAN 1.1 Pengurusan Am
Semua surat-surat rasmi yang diberikan kepada UBK yang berkaitan dengan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling hendaklah disimpan dalam fail .
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
FAIL PENGURUSAN 1.2 Surat Pekeliling Ikhtisas
Semua surat pekeliling ikhtisas atau surat siaran yang berkaitan dengan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling sama ada dikeluarkan oleh KPM, JPN atau PPD
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
FAIL PENGURUSAN 1.3 Pendidikan Kerjaya dan Latihan
Semua surat-surat yang berkaitan dengan pendidikan ,pendidikan lanjutan,permohonan borang,peluang latihan dan kerjaya. Surat yang berkaitan dengan tawaran biasiswa juga boleh dimasukkan dalam fail ini. Surat-surat berkaitan mungkin dikeluarkan oleh pihak-pihak seperti berikut : a) Bahagian Permohonan Kemasukan BPKP b) Bahagian Matrikulasi KPM c) Politeknik d) PTPTN e) IPTS yang berkaitan f) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaita
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
FAIL PENGURUSAN 1.4 Program Pembangunan Murid
Semua surat rasmi berkaitan program pembangunan murid yang dikeluarkan oleh KPM, JPN dan PPD. Ini termasuk semua surat-surat rasmi panggilan mesyuarat, berkaitan dengan program pembangunan murid. Misalnya surat-surat program rasmi yang berkaitan seperti : a) Kepimpinan b) PRS c) Kaunseling Kerjaya d) Motivasi kecemerlangan e) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan f) Dan lain-lain berkaitan
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
FAIL PENGURUSAN 1.5 Program Pembangunan Staf dan Mesyuarat
Surat-surat rasmi yang berkaitan dengan program pembangunan staf kepada Guru Bimbingan dan Kaunseling seperti : a) Kursus Peningkatan Profesionalisme GBK b) Seminar Pemantapan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling c) MGKK Negeri /MGKK Daerah d) Minit Mesyuarat e) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
FAIL PENGURUSAN Fail Pengurusan mengunakan fail Putih rasmi (lembut) dan disimpan serta diuruskan oleh PAP di pejabat sekolah
Fail bertaraf keselamatan disimpan dalam bilik khas atau kabinet besi
Fail terbuka disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (Pigeon Hole) dan susun mengikut Doket Faharasat Bilangan
CARA PENYIMPANAN FAIL
• Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang;
• Mudah disedia dan mudah disimpan;
• Murah dan mudah diperolehi;
• Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan;
• Rekod mudah dicari bila diperlukan;
• Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan.
PRINSIP SISTEM FAIL PENGURUSAN
Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan
Surat masuk diminitkan dakwat merah Surat keluar dimintkan dakwat
biru/hitam Surat hendaklah diminitkan dikertas
minit Am 6
SURAT DIMINITKAN
Surat Masuk
Surat bertarikh …………. daripada ……………..
………………………… dikandung pada ..………
Surat Keluar
Surat bertarikh …………. kepada …..………….. ………………………… dihantar pada ..…………
CONTOH MINIT
Kertas minit Surat Kulit Fail
Kertas Minit No.
Helai No.
ARKIB NEGARA MALAYSIA
JALAN DUTA
50568 KUALA LUMPUR
CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAILCONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL
2
1
2 Surat bth. ___ drp. ___ dikdgn. pd. ___
Surat bth. ____ d/h kpd. ____ pd. ____
PNB.,KL PERKARA
KURSUS PENGURUSAN REKOD
(Am 435-Pin. 1/80)
ANM.400-1 Didaftar di bawah perkara
Kertas-kertas Yang Berhubung AN
M.400-1
KULIT FAIL
kertas-kertas
yang
berhubung di
atas kulit
sebenarnya
bermaksud
fail/fail yang
berkaitan
Nombor rujukan
fail yang dibuka
70mm sahaja
KULIT DEPAN FAIL
KERTAS MINIT
Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan Surat masuk diminitkan dakwat merah Surat keluar dimintkan dakwat biru/hitam Surat hendaklah diminitkan dikertas minit Am 6
KERTAS MINIT
TEMPAT PENYIMPANAN FAIL
TEMPAT PENYIMPANAN FAIL
****Almari besi mestilah sentiasa dikunci dan SULIT
Sesalinan fail pengurusan boleh diletakkan dalam bilik bimbingan dan kaunseling untuk memudahkan GBK membuat rujukan. Fail disusun secara berasingan dengan fail bidang
Daftar folder dibuat untuk memudahkan pentadbiran dan semakan .
2. FAIL BIDANG Setiap fail bidang digunakan untuk menyimpan segala maklumat yang berkaitan dengan bidang berkenaan misalnya : 1. Kertas kerja 2. Modul latihan laporan program 3. Penilaian Program 4. Penyelidikan 5. Minit Mesyuarat 6. Data-data 7. Pakej-pakej pembelajaran 8. Bahan-bahan atau maklumat berkaitan
Semua “ folder” bidang hendaklah disimpan di Bilik Bimbingan dan Kaunseling dalam satu rak khas. Buatkan satu daftar folder untuk memudahkan pentadbiran dan semakan .
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
Semua “ folder” bidang hendaklah disimpan di Bilik Bimbingan dan Kaunseling dalam satu rak khas. Buatkan satu daftar folder untuk memudahkan pentadbiran dan semakan .
1. Akademik 2. Kerjaya 3. Psikososial dan Kesejahteraan 4. Pembangunan dan Kepimpinan Murid 5. Keibubapaan 6. Pendidikan Pencegahan Dadah / Rokok / HIV / Aids 7. Disiplin Murid 8. Kelab Bimbingan Dan Kaunseling 9. Pembimbing Rakan Sebaya 10. Program Khas 11. Lawatan Pembelajaran 12. Jawatankuasa Bimbingan dan kaunseling 13. Tugas-tugas Am
“FOLDER” BIDANG
Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009
“FOLDER” BIDANG Menggunakan file kulit keras dan digunakan untuk menyimpan dokumen/maklumat yang berkaitan dengan bidang Bimbingan & Kaunseling.
3. FOLDER SESI KAUNSELING
Folder rekod-rekod sesi kaunseling : 1. Sesi kaunseling Individu 2. Sesi Kaunseling Kelompok
REKOD FAIL SESI KAUNSELING INDIVIDU
REKOD FAIL SESI KAUNSELING KELOMPOK
BUKU DAFTAR KLIEN KAUNSELING INDIVIDU DAN KELOMPOK
FAIL PENGURUSAN PK 13 –PENGURUSAN BIMBINGAN SPSK
OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk
memastikan 100% murid
mendapat Perkhidmatan
Bimbingan daripada Guru
Bimbingan dan Kaunseling
dalam Perkhidmatan Bimbingan,
Kemahiran Belajar,
Perkhidmatan Bimbingan
Kerjaya, Perkhidmatan
Pembangunan Diri Murid dan
Perkhidmatan Bimbingan
Motivasi, melainkan dalam hal-
hal yang bukan kawalan pihak
sekolah.
Semua “evidence” perlu disediakan dalam satu folder khas Pengurusan SPSK PK 13-Pengurusan Bimbingan
Bil Jenis Rekod Tempoh Lokasi
1 Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
Lima Tahun Stor
2 Biodata Guru Bimbingan dan Kaunseling
Tiga Tahun Bilik GBK
3 Rekod aktiviti bimbingan Tiga Tahun Bilik GBK
4 Rekod/Buku Daftar Perkhidmatan
Tiga Tahun Bilik GBK
5 Borang Khidmat Kaunseling Individu
Tiga Tahun Bilik GBK
6 Borang Khidmat Kaunseling Kelompok
Tiga Tahun Bilik GBK
7 Borang Penilaian Guru Tiga Tahun Bilik GBK
8 Laporan aktiviti/Program Tiga Tahun Bilik GBK
9 Penyata Kewangan (L4) Tiga Tahun Bilik GBK
10 Borang L4 Tiga Tahun Bilik GBK
REKOD YANG PERLU ADA DALAM SPSK