PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH KEDAH

Disediakan oleh: Puan Irma Izura Binti Ismail Ketua Audit Sekolah Kedah

OBJEKTIF

Menerapkan kefahaman yang mendalam terhadap konsep, sistem dan peraturan yang terlibat dalam pengurusan kewangan sekolah.

Memahami dengan jelas perkara-perkara yang menyebabkan penyata dan pengurusan kewangan sekolah diberikan SIJIL AUDIT BERTEGURAN

Meningkatkan Akauntabiliti Pengurusan Kewangan sekolah

UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG BERKUATKUASA

AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957 ( disemak 1972) ARAHAN PERBENDAHARAAN AKTA PENDIDIKAN 1996 (PERATURAN AKAUN

DAN AUDIT 2002) TATACARA PENGURUSAN PERAKAUNAN

KUMPULAN WANG SEKOLAH EDISI KE 2012 (TPPKWS) (TERBITAN BAHAGIAN AKAUN KPM)

PEKELILING – PEKELILING KEWANGAN YANG BERKUATKUASA

APAKAH ITU PENYATA KEWANGAN TAHUNAN ?

Penyata yang menunjukkan Penyata yang menunjukkan kedudukan kewangan bagi tahun kedudukan kewangan bagi tahun

berakhir 31 Disember bagi berakhir 31 Disember bagi kumpulan wang yang kumpulan wang yang

disenggarakan oleh sekolah.disenggarakan oleh sekolah.

KENAPA PENYATA PERLU DISEDIAKAN ?

Mengikut perkara 6 Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 yang dikeluarkan

di bawah Akta Pendidikan 1996 :-

“Pengurus sekolah hendaklah bertanggungjawab

bagi penyediaan suatu penyata kewangan

tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap

tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang

diterima umum”

Bilakah Penyata Kewangan Perlu dikemukakan ?

Mengikut perkara 6 Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 yang dikeluarkan di bawah Akta Pendidikan 1996 :-

“ Pengurus sekolah hendaklah bertanggungjawab mengemukakan Penyata Kewangan itu kepada KPTJ yang kemudiannya hendaklah mengemukakan penyata kewangan tahunan itu kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya’’

Sambungan…

Walau bagaimanapun,mengikut Surat Pekeliling Kewangan Bil 4/88 :-

“Sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata Sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata Kewangan akaun tersebut satu bulan lebih awal Kewangan akaun tersebut satu bulan lebih awal iaitu pada atau sebelum 28/29 Februari tahun iaitu pada atau sebelum 28/29 Februari tahun berikutnya bagi membolehkan pelarasan atau berikutnya bagi membolehkan pelarasan atau pembetulan dibuat pada penyata akaun tersebut pembetulan dibuat pada penyata akaun tersebut jika didapati perlu”jika didapati perlu”

Sambungan…

1 Jan 28/29 Feb 31 Mac

SPK Bil.4/1988

Perkara 6 Akta Pendidikan 1996

Kawalan Pengurusan

i. TPPKPWS 1.1.3(b)Penyata kewangan hendaklah dikemukakan ke BAS sebelum 31 Mac

ii.TPPKWS 2.5Juruaudit Dalaman dilantik dan Laporan Hasil Pemeriksaan disediakan.

iii. TPPKWS 2.6.1 & SPK6/2009Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun dilantik dan bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku tahun

Sambungan…

iv.TPPKWS 2.7 & AP309Pemeriksaan Mengejut dijalankan secara berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh 6 bulan ke atas peti besi/peti wang tunai/setem/barang berharga serta direkodkan dalam buku pemeriksaan mengejut

v. TPPKWS 2.9, AP306 & SPP BIL14/1980Laporan/pertanyaan Audit telah dijawab dalam tempoh 1 bulan dari tarikh surat audit

Sambungan…

vi. TPPKWS 2.2.2 & Surat Perwakilan Kuasa Pegawai Pengawal KPM dibawah AP11 Surat kebenaran menjalankan tugas dibuat secara bertulis dan teratur

vii. SP Bah. Kew. Bil 1/2003 & Bil 9/2004 Rekod dan dokumen kewangan diselenggarakan mengikut format

xi.Carta Organisasi disediakan dan dikemaskini

Sambungan…

viii.TPPKWS 6.5 Rekod Subsidiari (DKS 007) diselenggara dengan lengkap dan kemaskini

ix. PKPA Bil. 8/1991 Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja disedia dan

dikemaskini

x. Semakan rekod hendaklah dilakukan secara berkala

Kawalan Terimaan

PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN TERIMAAN

i. TPPKWS 4.2.3 & 4.3.9Buku resit diperiksa dan disahkan kandungannya sebaik sahaja diterima dari PNB

ii. TPPKWS 4.3.10

Buku resit yang diterima dan dikeluarkan direkodkan di dalam Daftar Stok Buku Resit

Sambungan…

iii.TPPKWS 4.3.11

Buku resit dikeluarkan mengikut susunan

nombor siri

v. AP 68

Buku resit disimpan ditempat yang selamat

dan berkunci

Sambungan…

Pengurusan Pungutan i.Pastikan surat kelulusan bagi semua jenis

pungutan mendapat kelulusan Pendaftar

Sekolah dan surat edaran kepada ibubapa

selaras dengan kelulusan

ii.TPPKWS 4.3.2

Kebenaran secara bertulis diberikan kepada penerima wang/pemungut

Sambungan…

iii.TPPKWS 4.2.1

Semua pungutan/terimaan dikeluarkan resit

rasmi (RM01/RP01)

iv.TPPKWS 4.3.5 Pengeluaran resit rasmi pejabat dikendalikan oleh 2 pegawai yang diberi kebenaran

v. TPPKWS 4.3.7

Tiada pindaan dibuat pada resit

Sambungan…

vi.TPPKWS 4.3.13Baki helaian resit murid yang tidak digunakan sehingga akhir tahun dibatalkan

vii.TPPKWS 4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh Guru Kelas/Penyelia Asrama direkodkan dalam borang kutipan dan serahan guru ke pejabat dan diserahkan kepada pengurus sekolah pada hari yang sama.

Sambungan…

ix. TPPKWS 4.2.9

Pungutan melebihi RM500.00 dibankkan

pada hari pungutan atau pada hari esoknya.

x. TPPKWS 4.3.15Pungutan yang tidak dapat dibankkan pada

hari pungutan dibuat hendaklah disimpan dalam peti besi/tempat yang berkunci .

Sambungan…

xi.TPPKWS 4.2.12Salinan slip bayar masuk bank yang telah diakui terima oleh bank hendakalh disemak dengan buku tunai oleh pengurus sekolah dan ditandatangan ringkas berserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis kumpulan wang

xii.TPPKWS 4.1Semua terimaan/pungutan direkodkan dengan

betul di Buku Tunai mengikut jenis kumpulan wang

Sambungan…

xiii. AP 61Notis pemberitahuan kepada orang awam

untuk meminta resit penerimaan hendaklah dipamerkan ditempat yang mudah dilihat

xiv. SPK Bil. 8 Tahun 2012Tuntutan Bantuan per Kapita adalah

mematuhi peraturan sedia ada (berdasarkan bilangan murid)

Sambungan…

Lebihan Peruntukan bagi Bantuan berikut hendaklah dipulangkan semula kepada Bahagian Kewangan, KPM :-

SPK Bil 8/2012 – sebelum 30 Jun

Sambungan…

Akaun Belum Terimai. TPPKWS 10.3

Pendapatan yang diterima sehingga akhir tahun kewangan direkodkan dalam daftar ABT

ii.TPPKWS 10.5 ABT yang belum diterima selepas 6 tahun dilaporkan kepada Bahagian Kewangan,KPM melalui KPTJ

iii.TPPKWS 10.6.1Pelarasan ABT dibuat dalam tahun kelulusan

diperolehi

Kawalan Perbelanjaan

PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN BAYARANi. Daftar-daftar berikut diselenggarakan dengan lengkap

dan kemaskini :-- TPPKWS 11.5.1 (d) Daftar Stok Pesanan Sekolah- TPPKWS 5.3.2/5.3.3 Daftar Bil. - TPPPKWS 5.13.3 Daftar Stok Buku Cek

- TPPKWS 5.11 Daftar Cek Batal.

Sambungan…

ii. TPPKWS 5.13.1 & 5.13.2 Buku Cek diperiksa dan disahkan kandungannya

sebaik terima dari pihak bank

iii. TPPKWS 5.13.4Buku Cek yang belum/tidak digunakan disimpan

dalam peti besi/tempat yang berkunci

iv.TPPKWS 6.3.7-6.3.9 Buku Tunai diimbangkan pada akhir setiap bulan dan ditandatangani berserta tarikh oleh penyedia dan pengesah

Sambungan…

v. TPPKWS 6.7.3 (f)

Penyata Penyesuaian Bank disediakan secara berasingan dan difailkan dengan sempurna serta ditandatangan dan ditarikhkan oleh penyedia dan pengesah

vi.TPPKWS 6.7.2 (c)

Penyata Penyesuaian Bank disediakan dalam tempoh 7 hari daripada tarikh penyata bank diterima

Sambungan…

Pengurusan Perbelanjaan

i. TPPKWS 11.5.1 (a) Permohonan pembelian termasuk program menggunakan kertas kerja hendaklah menggunakan nota minta dan mendapat kelulusan Pengurus Sekolah

ii. TPPKWS 11.5.1 (b)(c) Semua pembelian menggunakan Borang Pesanan Sekolah kecuali perolehan secara kontrak/perjanjian (tidak termasuk kontrak makanan bermasak dan RMT)

Sambungan…

iii. TPPKWS 11.5.1 (f)-(g) & (i)-(k)Borang Pesanan Sekolah diisi dengan lengkap

iv. TPPKWS 11.3.3 (a)Perolehan melebihi RM20,000 – RM50,000 setahun bagi setiap jenis item perlu mendapat kelulusan daripada KPTJ

Sambungan…

vi. TPPKWS 11.8 & SPK 8/2012

Perolehan Harta Modal yang melebihi had kebenaran hendaklah mendapat kelulusan daripada KPTJ

vii.SPP Bil 5/2009

Perolehan melebihi RM200,000– RM500,000 dibuat

melalui sebutharga.

viii.SPP Bil 5/2009 Perolehan melebihi RM500,000.00 dibuat melalui

tender

Sambungan…

ix.TPPKWS 5.3.1Semua bil/invois yang diterima telah dicop tarikh penerimaannya

x. SPP Bil. 7 Tahun 2006Semua bil dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil diterima

xi.TPPKWS 5.2.1 (c)Pembayaran dibuat dengan menggunakan baucar bayaran

Sambungan…

xii.TPPKWS 5.4.3,5.5.3 & 5.5.4

Baucar bayaran diperakukan oleh Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa

xiv.TPPKWS 5.5.11

Baucar bayaran dan semua dokumen sokongan

dicop "SUDAH/TELAH BAYAR”

Sambungan…

xv.TPPKWS 5.7.2, 5.9.1 & 5.9.6Cek yang dikeluarkan berpalang “Akaun Penerima Sahaja dan dihadkan tempoh laku 3 bulan”kecuali bagi tujuan PWR, penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti diperenggan 5.7.2

xvi. TPPKWS 5.11

Cek-cek yang telah tamat tempoh/rosak,dibatalkan dan direkodkan dalam Daftar Cek Batal

Sambungan…

xx. Semua perbelanjaan mendapat kelulusan dan menepati maksud

xxi.Kumpulan Wang Terkumpul tidak defisit

Sambungan…

Akaun Belum Bayar

i.TPPKWS 9.1 & 9.3 Perbelanjaan dalam tahun kewangan yang belum dibayar diambil kira sebagai ABB dan direkod dalam Daftar ABB

ii.TPPKWS 9.3 & 9.8.3 Daftar ABB diselenggara dengan lengkap dan kemaskini

Sambungan…

iii.TPPKWS 9.4

Bil-bil yang tidak diisytihar sebagai ABB, dibayar dalam tahun semasa mendapat kelulusan KPTJ

iv.TPPKWS 9.6 & 9.7

Pelarasan ABB yang melebihi tiga (3) tahun mendapat kelulusan Bahagian Kewangan, KPM

Panjar Wang Runcit

i. TPPKWS 7.2.3Dana pusingan PWR mengikut had yang diluluskan

ii. TPPKWS 7.4.3 (c)Pembayaran daripada PWR disokong

dengan baucar kecil dan dokumen sokongan yang asal

Sambungan…

iii.TPPKWS 7.4.3(c) Perbelanjaan melalui PWR mendapat

kelulusan daripada Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa.

iv.TPPKWS 7.5.1 Buku tunai PWR diimbang dan ditutup pada akhir tahun serta rekupmen dibuat sebelum 31Dis tahun kewangan semasa.

Kawalan Aset dan Stok

Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007

i. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan ditubuhkan

ii. Pegawai Aset, Pemeriksa Aset, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi Stok dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal

iii.Setiap Aset yang diterima telah diperiksa dan disahkan

Sambungan…

iv. Harta Modal dan Inventori dikelaskan dengan betul mengikut kumpulan

v. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Inventori (KEW.PA-3) diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini

vi. Senarai daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Inventori (KEW.PA-5) diselenggarakan dengan lengkap, teratur dan kemaskini.

Sambungan…

vii. Aset yang diperolehi daripada JPN/ sumbangan

awam didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari

tarikh pengesahan penerimaan.

viii. Aset yang diperolehi daripada sumbangan

hendaklah mendapat kelulusan daripada

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM.

ix. Nombor siri pendaftaran dicatat pada aset.

Sambungan…

x. Aset mempunyai tanda pengenalan "HAK

KERAJAAN MALAYSIA"

xi. Kad Kawalan Stok (J3) dan Kad Petak (J4)

diselenggarakan dan dikemaskini

xii. Baki fizikal stok bekalan pejabat sama dengan

kad kawalan stok dan Kad Petak

Sambungan…

xiii.Ruang/Tempat simpanan stok mencukupi,

selamat dan sesuai

xiv.Pemeriksaan fizikal dijalankan terhadap harta modal dan inventori sekurang-kurangnya 1 kali setahun.

xv.Aset yang usang dilupuskan mengikut kaedah

yang ditetapkan.

Sambungan…

xvi. Pelupusan direkodkan dalam Daftar Harta Modal dan Inventori.

xvii. Sijil Pelupusan disediakan dan dikemukakan kepada KPTJ.

xviii. Laporan Pemeriksaan Aset Alih disedia dan dikemukakan kepada KPTJ.

SURCAJ DAN PENALTI

Surcaj boleh dikenakan kepada pengurus sekolah jika :

i. Gagal pungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan ke atasnya

ii. Telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran awam yang tidak disahkan dengan sempurna

iii. Telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang awam atau harta benda kerajaan

iv. Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teratur

v. Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apa-apa kelewatan dalam pembayaran wang awam

Sambungan…

Penalti

i. Seseorang yang melanggar peraturan-peratuan pendidikan (Akaun & Audit)2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996 adalah dianggap telah melakukan sesuatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi RM5000 atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi 3 bulan atau kedua-duanya.

Perkara-perkara yang boleh menyebabkan Sijil Audit Berteguran

Pengurusan Kewangan

LEWAT menyerahkan Penyata Kewangan seperti tarikh yang telah ditetapkan

Terdapat Laporan Khas terhadap pengurusan wang sekolah

TIDAK menyelenggarakan Rekod Kewangan dengan lengkap, betul dan kemaskini

Kawalan Terimaan

Pungutan TIDAK diserahkan ke PejabatPungutan LEWAT diserahkan ke PejabatPungutan TIDAK dibankkan sehingga akhir

tahun semasaPungutan LEWAT dibankkanPungutan telah dibuat TANPA kelulusan

Pendaftar SekolahPungutan TIDAK diperakaunkan

Sambungan…

Resit Rasmi TIDAK dikeluarkan bagi pungutan yang dilakukan

Penggunaan Resit SementaraLebihan Peruntukan Tahun Semasa TIDAK

dipulangkan pada tarikh yang telah ditetapkan ( 31 Julai tahun semasa)

Akaun Belum TerimaPungutan TIDAK diserahkan ke pejabatSewa Kantin / Sewa Kedai Buku TIDAK dipungut

dalam tahun semasa

Kawalan Perbelanjaan

Perolehan TIDAK menggunakan Borang Pesanan Sekolah

Pembayaran dibuat TANPA menggunakan Baucar Bayaran

Perolehan bagi perkhidmatan dan bekalan melebihi RM500,000 telah dibuat TANPA sebut harga

Pembayaran TANPA dokumen sokongan

Sambungan… Bil TIDAK dijelaskan dalam masa yang telah

ditetapkan Cek Buka Palang kecuali PWR Perolehan bagi barangan /perkhidmatan yang

melebihi RM10,000 hingga RM50,000 setahun bagi setiap jenis item telah dibuat TANPA kelulusan dari KPTJ

Penggunaan Wang SUWA selain dari tujuan ianya dikutip TIDAK mendapat kelulusan KPTJ

Perolehan barangan/peralatan TIDAK direkodkan dalam Daftar Stok

Sambungan…

Pembayaran bil tahun lalu (yang tidak diisytiharkan sebagai ABB) dalam tahun semasa TANPA kelulusan KPTJ

ABB masih belum diselesaikanWang di Bank berbaki DefisitPerbelanjaan TIDAK mengikut maksud

yang ditetapkanDefisit Kumpulan Wang Terkumpul

SEKIAN TERIMA KASIH