1 JBK

1. Mengetahui kemahiran asas dalam pengurusan majlis rasmi.

2. Mengenal pasti perkara-perkara utama dalam pengurusan majlis.

3. Mempelajari teori dan amali dalam pengurusan dan pengendalian majlis rasmi.

2 JBK

1. Jawatankuasa 2. Tempat Majlis 3. Penyediaan Senarai Jemputan 4. Penulisan dan Pengedaran Kad Jemputan 5. Kesesuaian Pakaian dalam Majlis 6. Pemilihan Menu 7. Susunan Keutamaan

3 JBK

8. Panggilan Hormat 9. Atur Cara Majlis 10. Penyediaan Atur Cara Pentadbiran 11. Susunan Tempat Duduk 12. Pengacaraan Majlis Formal 13. Peranan Penyambut Tetamu 14. Raptai 15. Nilai-nilai Islam 16. Post-Mortem

4 JBK

Induk

Induk

Pelaksana

JK Kerja

5 JBK

Penentuan tempat majlis perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan.

6 JBK

7

• Diketahui umum dan mudah dituju.

• Tempat letak kereta yang mencukupi.

• Ruang legar yang luas.

• Kemudahan asas yang mencukupi.

• Sesuai dengan jenis majlis yang diadakan.

JBK

8

Lima (5) bentuk senarai jemputan;

• Ringkasan Senarai • Senarai Nama • Senarai Mengikut Keutamaan • Senarai Jawapan Kehadiran • Senarai Hadir

JBK

9

Kad Jemputan hendaklah mengandungi butiran berikut; 1. Nama majlis 2. Penganjur atau yang menjemput 3. Logo agensi 4. Tempat majlis 5. Ruang nama jemputan 6. Tarikh majlis diadakan

JBK

10

7. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir

8. Masa ketibaan tetamu 9. Panduan pakaian

10. Nama dan nombor telefon rujukan 11. Atur cara majlis (mengikut

keperluan) 12. Atur cara majlis (mengikut

keperluan) 13. Pelan tempat majlis (mengikut

keperluan)

JBK

11

Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Contohnya;

a. Majlis Penuh Istiadat

b. Majlis Formal

c. Majlis Separuh Formal

d. Majlis Tidak Formal

JBK

12

Menunya terbahagi kepada dua iaitu;

a. Menu Biasa

b. Menu Barat

Makanan Cina (Chinese Food) tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara penghidangannya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia.

JBK

13

Susunan Keutamaan Persekutuan:

Diwartakan sebagai P.U.(B) 456 bertarikh 3 Oktober 1985 dan pindaan-pindaan yang diluluskan selepas tarikh tersebut.

Susunan Keutamaan Negeri:

Yang diluluskan oleh pihak negeri.

JBK

14

Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat dan para jemputan.

Panggilan ini juga hendaklah

diamalkan dalam teks juruacara dan perkara-perkara lain yang berkaitan.

JBK

15

Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan.

Jika majlis diadakan di negeri dan tetamu pula terdiri daripada persekutuan dan negeri, maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan.

JBK

16

Setiap majlis mesti menyediakan 2 orang juruacara (seorang sebagai simpanan)

Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur.

Peranan Juruacara; mengawal majlis, membuat pengumuman dan memberi panduan.

Juruacara tidak gemuruh, yakin, sebutan yang jelas, suara yang mantap, pandangan jelas dan pergerakan pantas.

JBK

17

Ialah urutan acara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir.

Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam.

Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengah hari dan jika dimulakan sebelah petang hendaklah tidak lebih awal dari 2.45 petang.

JBK

18

Merupakan atur cara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan; a. Sebagai panduan untuk pegawai

yang mengendalikan majlis tersebut.

b. Sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut.

JBK

c. Menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima.

d. Untuk mengawal masa.

e. Untuk menjadi panduan masa akan datang.

f. Sebagai rekod.

19 JBK

20

1. Mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan – tujuan keraian.

2. Mengetahui atur cara keraian berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.

3. Mengetahui susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.

JBK

4. Mengetahui tempat atau kawasan yang diuntukkannya untuk menyambut.

5. Mengetahui tempat-tempat penting seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.

6. Mengetahui kesemua tetamu yang dijemput dan senarai tetamu khas yang hendak disambut.

21 JBK

7. Memakai pakaian yang sempurna dan sesuai dengan keraian yang sedang dijalankan.

8. Mengetahui cara menyambut tetamu; menyambutnya dengan hormat, memberi buku atur cara majlis (jika ada) dan menunjukkan tempat duduk dengan hormat.

9. Mengenali tetamu yang hendak disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan hormat.

22 JBK

10. Penyambut hendaklah tiba awal satu jam daripada tetamu yang dijangka tiba. Penyambut hendaklah melapor diri kepada pegawai yang bertugas dan mengambil senarai nama. Kemudian beliau hendaklah memeriksa semua tempat duduk tetamu dan membandingkan senarai tetamu yang dikhaskan untuknya.

23 JBK

11. Menjawab sebarang pertanyaan dan teguran dengan sopan.

12. Jika menghadapi sebarang kesulitan atau masalah, penyambut hendaklah berhubung dengan pegawai bertugas pada waktu itu.

13. Penyambut hendaklah mudah senyum.

24 JBK

25

Raptai penting bagi sesuatu majlis. Perlu dijalankan beberapa kali mengikut keperluan.

JBK

1. Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.

2. Untuk menentukan urutan majlis.

3. Untuk menentukan jangka masa yang tepat.

4. Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.

5. Untuk penyelarasan acara.

6. Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan dan tempat.

26 JBK

27

Hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai dasar Penerapan Nilai-nilai Islam sejajar dengan agama Islam sebagai agama rasmi negara.

JBK

28

Diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis.

Juga mencari kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang.

JBK

29 JBK