PENGURUSAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

FEM 3201

Sabda Rasulullah S.A.W. yang bermaksud:

"Tidak akan berganjak kedua kaki seorang hamba pada hari kiamatmelainkan ditanya dahulu tentang empat perkara, tentang umurnya danuntuk apa dihabiskan, masa mudanya bagaimana ia mempergunakanya,hartanya dari mana ia memperolehinya dan untuk apa iamembelanjakannya dan tentang ilmunya bagaimana iamemanfaatkannya

Saidina Ali Karramallahhuwajhahu berkata:

Masa itu ibarat sebilah pedang, jika kamu tidak memancungnya,nescaya ia akan memancung kamu".

Pengurusan Masa

Masa sumber paling penting dan berharga yang dianugerahkan kepada manusia.

Dalam usaha untuk memanfaatkan sepenuhnya, ia perlu diurus dengan baik.

Konsep Masa

Apa maksud ungkapan .

masa itu emas

Jangan buang masa

Lekas, cepat

Terlalu banyak kerja yang perlu dibuat hingga tiada masa

Saya tidak buat apa-apa hari ini

saya tidak cukup masa untuk bersama keluarga dan rakan-rakan

Dalam konteks pengurusan sumber:

Masa = nilai

Masa = sumber

Masa asas bagi penggunaan sumber yang lain.

Cara atau bagaimana seseorang menghabiskan masa sebenarnya menentukan kualiti hidup seseorang.

Jika tidak diurus dengan baik akan

berasa gagal menguasai keadaan, kecewa, tidak puas hati, tertekan.

Prinsip utama dalam menguruskan masa:

Menghabiskan masa dengan melakukan perkara yang disukai atau perkara yang membantu mencapai matlamat hidup

Pengurusan masa yang baik

bergantung kepada sejauh mana seseorang itu boleh bersifat reaalistik terhadap perkara yang perlu dibereskan mengikut tempoh masa tertentu.

Konsep Masa

Satu-satunya sumber yang tidak berubah

Jumlahnya sama bagi semua manusia

= 24 jam sehari

= 12 bulan setahun

Tidak boleh diperbaharui, diganti atau dikumpul.

Terhad

Pengurusan Masa

= mengurus aktiviti dalam satu jangka masa tetapi bukan mengurus masa untuk sesuatu aktiviti

Ia merupakan kebolehan untuk mengawal

apa yang dilakukan,

bila,

bagaimana, dan

mengapa kita melakukannya

Tingkahlaku pengurusan masa berbeza antara individu, bergantung kepada :

Sikap

Caragaya hidup

Personaliti

Kepentingan Pengurusan Masa

Kepentingan Pengurusan Masa

supaya .

masa dapat digunakan untuk aktiviti yang berfaedah

aktiviti dapat dilakukan secara cekap dan berkesan (dapat mengelakkan pembaziran masa)

dapat mencapai keseimbangan dalam penggunaannya

masa dapat dibahagi secara seimbang antara aktiviti-aktiviti pengeluaran (masa bekerja), aktiviti rekreasi (masa lapang), dan masa berehat.

Masalah Kekurangan Masa Cth ungkapan: tidak cukup masa, mana

ada masa, tak sempat, tengoklah nanti .

Punca:

Tidak tahu mengenalpasti keutamaan di antara aktiviti

Suka menggunakan banyak masa untuk satu jenis kerja sahaja.

Sikap suka menangguhkan kerja

Sikap suka mementingkan perkara yang kecil

Sikap serba sanggup

Terlalu banyak gangguan

Sikap terburu-buru

Persepsi Masa

Empat jenis (Graham, 1981)

1. Persepsi masa berterusan dan boleh diagihkan (Linear-separable perception)

- masa adalah satu laluan yang berterusan

- dan boleh dibahagikan

- Individu

- boleh memilih untuk menggunakan masa

atau mencari masa melaksanakan kerja

- masa sebagai sumber yang boleh diukur,

diagih, diguna, dilabur, dijimat atau

dibazirkan seperti wang.

2. Persepsi mengikut edaran/pusingan (circular perception)

- Masa sebagai satu sistem yang berpusing, dan beredar mengikut musim, edaran bulan, bintang atau matahari.

- Masa tidak beredar mengikut pusingan jam

- Individu:

- anggap masa tidak berharga seperti wang

- tidak perlu dirancang (kerana tida beza antara aktiviti dahulu, sekarang dan masa depan)

- Memenuhi keperluan semasa lebih penting

3. Persepsi ikut atur kerja

- kerja lebih penting dari masa.

- cth: mulakan kerja bila semua orang telah hadir

- Individu: tidak mementingkan konsep penjimatan masa

4. Persepsi ikut budaya

- Berkait rapat dengan budaya dan bahasa sesuatu kumpulan masyarakat.

- Perbezaan persepsi antara budaya boleh mempengaruhi pandangan individu terhadap dunia dan tingkahlaku sesebuah masyarakat.

- Ada budaya mengatur aktiviti mengikut keperluan biologi (tidur bila mengantuk, makan bila lapar,.tidak ikut pusingan jam)

Dimensi Kepekaan Masa

merujuk kepada kepekaan subjektif terhadap perjalanan masa.

Kepekaan

berbeza antara individu

Penting kerana masa boleh dijadikan tanda atau sumber untuk mengurus dengan berkesan.

Jenis Kepekaan

1. Kepekaan Sejarah Masa

- Masa dahulu dibawa dalam kehidupan sekarang.

- Cth: mengenang kembali peristiwa masa lampau boleh menenangkan fikiran yang kusut atau sebaliknya.

- Pengalaman masa lalu menjadi pendorong kepada perancangan aktiviti masa kini

2. Kepekaan Masa Biologikal

Timbul hasil rangsangan sistem tubuh badan manusia.

Memberitahu kita .. Rasa lapar, mengantuk, segar, sihat, terjaga dari tidur pada waktu yang sama, tak boleh tidur waktu tengahari dsb.

Kepekaan semula jadi

3. Kepekaan gerak masa / masa jam

Mempengaruhi kemampuan individu untuk membuat jangkaan perjalanan masa atau waktu secara subjektif, tanpa bergantung kepada peralatan seperti jam.

Berbeza antara individu

Biasanya diperolehi melalui pengalaman

Cth: jangkaan tempoh 5 minit

4. Kepekaan rentak masa atau tempo

Berbeza antara individu kebolehan melaksanakan kerja dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Personaliti :

Monokronik hanya mampu melakukan satu kerja dalam satu masa.

Polikronik mampu melaksanakan beberapa kerja dalam satu masa.

5. Kepekaan kesinambungan masa

Kesedaran tentang perjalanan masa dan hubungan antara aktiviti yang berlaku masa dahulu, sekarang dan masa depan.

Amat penting dalam pengurusan kerana ia memudahkan aktiviti perancangan untuk mencapai sesuatu matlamat.

Cth: sambung kerja yang tidak dapat

diselesaikan sebelum cuti raya

Proses Pengurusan Masa

Dibincangkan mengikut pendekatan sistem

Input: matlamat, nilai dan sumber (khususnya sumber manusia diri)

Sebelum langkah pengurusan kenali diri sendiri dari segi pengurusan masa

Cth: apa kelemahan atau kekuatan diri?

Polikronik atau monokronik?

Suka tangguh kerja

Tidak pandai mengurus masa

Input

Cara mengenali diri:

Kaji rekod penggunaan masa atau log masa

Nilai:

- cara masa diagihkan kepada aktiviti harian

- masa perdana (masa paling produktif)

- masa kurang produktif

- masa terbuang

- aktiviti sia-sia

- aktiviti yang perlu dielakkan, ditangguhkan atau dilakukan oleh orang lain

Truput : perancangan dan pelaksanaan

Perancangan

Penetapan standard (dari segi penggunaan masa)

Turutan tindakan (susunan kerja atau antara kerja yang perlu dilaksanakan)

Langkah merancang penggunaan masa

1. Senaraikan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan.

2. Kenalpasti keutamaan antara kerja tersebut

- penting dan mesti dibuat esok?

- penting tetapi boleh ditangguhkan

- tidak penting dan boleh ditangguhkan?

- tidak penting dan tidak perlu dilakukan?

3. Sediakan jadual kerja yang sesuai

Jadual masa

- Agihkan masa untuk setiap tugas.

- Selaraskan turutan tindakan

serentak, berasingan atau berkelompok?

- 2 jenis jadual:

1. Jadual mengikut waktu

2. Jadual masa sempadan

Jadual mengikut waktu Sesuai bagi individu yang memerlukan jadual kerja

yang terperinci.

Kurang memberi kelonggaran untuk mempelbagaikan aktiviti dalam temppoh yang ditetapkan.

Jadual masa sempadan Menyusun aktivit-aktiviti berpandukan waktu-waktu

puncak atau kerja yang selalu dilakukan setiap hari.

Lebih memberi kelonggaran untuk mempelbagaikan aktiviti dalam tempoh yang ditetapkan.

Aktiviti menjadi sempadan untuk membuat jadual kerja

Mudah diubahsuai

Pelaksanaan

Mengambil tindakan mengikut jadual yang ditetapkan.

Mengawal tindakan supaya kerja dilaksanakan mengikut jadual asal.

Konsep penting bagi amalan penggunaan masa yang berkesan

Cekap bekerja dengan betul, menggunakan

masa dan tenaga paling minimum.

Efektif cara bekerja paling berkesan, bekerja

dengan betul dan sempurna mengikut

keutamaan

Prinsip Pareto 20:80

- gunakan 20% daripada masa yang ada untuk melakukan sesuatu, bagi menghasilkan 80%

output.

- sebaliknya jika 80% masa digunakan, hanya mendapat 20% output sahaja

- adalah kebih bijak jika seseorang itu dapat mengenalpasti dan menumpukan kepada 20% usaha untuk mendapat ganjaran 80%

Hukum Parkinson

- kerja-kerja bertambah mengikut masa yang ada jika tiada tempoh tamat.

- ambil masa yang lama, kerap menangguhkan kerja jika tidak ditetapkan jangka waktu.

Masa perdana / masa prima

- waktu di mana kita rasa bertenaga, segar, otak yang cergas atau produktif.

Strategi Penggunaan Masa

Buat kerja yang biasa dilakukan setiap hari tetap pada masanya

Bentuk disiplin diri yang baik

Guna waktu perdana dengan lebih bermakna

Beri tumpuan sepenuhnya semasa membuat kerja

Bereskan terus kerja, jangan bertangguh

Siapkan kerja dalam jangkamasa yang telah dijadualkan

Berehat seketika jika terlalu letih

Rancang turutan kerja dengan teliti supaya kerja tidak dibuat berulang-ulang

Rancang turutan aktivit mengikut keutamaan

Atasi gangguan masa dengan bijak

Output

Hasil yang diperolehi melalui proses pengurusan.

Pengurusan masa yang berkesan :

meningkatkan kecekapan bekerja

meningkatkan kepuasan tahap kepuasan kerana banyak matlamat dapat dipenuhi

dapat mengurangkan masalah tekanan bebanan kerja

Penilaian ke atas keberkesanan jadual yang dibuat perlu dikaji sentiasa melalui maklumbalas

Amalan Pengurusan Masa Mahasiswa Cemerlang

Schemelzer et al. (1989) kegagalan pelajar di universiti boleh dikaitkan dengan kurangnya kemahiran dalam pengurusan masa.

Parnet (1989) ketidakmampuan pengurusan masa menyebabkan ramai orang menjadikannya alasan mengapa mereka gagal utnuk merancang masa dengan berkesan.

Kajian oleh Zumilah et al. (2001) amalan pengurusan masa mahasiswa cemerlang di UPM

Tumpuan kajian dibuat terhadap 3 aspek:

Pola pengurusan masa mahasiswa cemerlang

Masa perdana

Pola penggunaan masa perdana dan masa serpihan mahasiswa cemerlang

Pola pengurusan masa pelajar cemerlang

Mengamalkan pengurusan masa melalui:

Penyediaan jadual

Membuat senarai tugas melihat keutamaan antara tugas

atau - Peta minda

Belanjawan masa

Masa perdana

Responden tahu tentang konsep masa perdana dan kepentingannya, sedar masa perdana mereka.

Masa perdana tidak lama (1 3 jam sehari)

Responden menggunakan masa perdana dengan serius terutamanya untuk hal akademik.

Pola penggunaan masa perdana dan masa serpihan

Masa perdana :

ulangkaji

keutamaan kursus paling lemah dan sukar difahami

dalam semester membuat persediaan sebelum ke kuliah.

jika tiada kursus sukar menggilirkan waktu perdana untuk ulangkaji kursus sebelum ke kuliah, siapkan tugasan, berjumpa pensyarah dsb.

Masa serpihan:

Masa terluang antara aktiviti

Cekap menggunakan masa serpihan bagi menjimatkan masa perdana ulangkaji

Cth: membuat nota pendek, berbual hal akademik

Menghafal formula atau sesuatu yang telah dibuat dalam masa perdana

http://images.search.yahoo.com/search/images/view?back=http%3A%2F%2Fimages.search.yahoo.com%2Fsearch%2Fimages%3Fp%3Dquality%2Bcontrol%2Bcircle%26ei%3DUTF-8%26fr%3Dyfp-t-501%26fp_ip%3DMY%26x%3Dwrt%26js%3D1%26ni%3D20&w=1632&h=1232&imgurl=www.sarawak.health.gov.my%2FImages%2FQCC.jpg&rurl=http%3A%2F%2Fwww.sarawak.health.gov.my%2FSAQCC.htm&size=276.7kB&name=QCC.jpg&p=quality+control+circle&type=jpeg&no=4&tt=97&oid=82a1eae0da759922&ei=UTF-8