PENGURUSAN REKOD konvensional Di bawah Akta Arkib Negara 2003, rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala ekod yang pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Akta Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].

Dengan kata lain rekod awam merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan (recorded information) berhubung dengan semua tugas atau kerja harian jabatan.

Kepentingan Rekod Awam

1. Rekod Awam adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting mengenai pentadbiran dan sejarah negara.

2. Rekod awam mengandungi ilmu pengetahuan yang dapat menimbulkan kesedaran kebangsaan. 3. Rekod Awam merupakan sumber utama yang penting untuk rujukan oleh kerajaan dan orang ramai. 4. Rekod Awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta

kepentingan Kerajaan dan individu.

Memandangkan rekod-rekod tersebut adalah penting, maka adalah menjadi tanggungjawab jabatan dan anda untuk menjaga dan memeliharannya. Ini bersesuaian dengan matlamat Kerajaan untuk mewujudkan satu sistem pentadbiran yang cekap dan ekonomik menerusi satu sistem pengurusan rekod yang teratur dan moden di kalangan jabatan-jabatan Kerajaan.

Tanggungjawab Anda Terhadap Rekod Awam 1. Mewujudkan rekod-rekod yang jabatan anda perlukan di dalam urusan harian. 2. Menentukan supaya rekod-rekod yang masih diperlukan oleh jabatan disimpan secara

sistematik dan dipelihara dengan baik. 3. Mengasingkan rekod-rekod yang tidak lagi diperlukan. 4. Menghubungi Arkib Negara Malaysia di atas apa-apa perkara mengenai rekod-rekod

yang tidak diperlukan. 5. Menyediakan senarai pemindahan bagi rekod-rekod yang berusia 5 tahun setelah

ditutup bagi menentukan sama ada rekod-rekod tersebut perlu dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia untuk disimpan dan dimusnahkan.

6. Mempastikan semua rekod bernilai yang telah berusia 20 tahun semenjak diwujudkan

disenarai dan dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia. 7. Meminta kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara untuk pemusnahan

rekod-rekod yang tidak bernilai. 8. Mendapatkan khidmat nasihat dan bekerjasama dengan Pegawai-Pegawai Arkib

mengenai cara pengurusan rekod di jabatan anda.

Untuk melaksanakan kerja-kerja pengurusan rekod yang lebih berkesan, Pegawai Rekod Jabatan dan Pegawai Kerani Rekod perlulah dilantik.

PEMELIHARAN REKOD

Kenapa Rekod Perlu Dipelihara

1. Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai

kekal dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting

sebagai bahan bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh Kerajaan,

penyelidik dan generasi akan datang.

2. Rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara

dengan cermat dan akan membawa kerugian kepada negara.

Apa Dia Musuh-Musuh Rekod

Musuh-musuh rekod adalah semua agen perosak yang disebabkan oleh faktor-faktor fizikal,

biologikal, kimiawi dan manusia.

1. Faktor Fizikal

Tempat/Simpanan Tempat simpanan yang tidak sempurna adalah merupakan salah satu agen

perosak rekod seperti bangunan yang diperbuat dari kayu dan mudah terbakar,

dimasukki air, serangga serta juga tidak mempunyai sistem peredaran udara

yang baik dan sistem penyimpanan yang tidak teratur.

Cahaya,Suhu dan Kelembapan. Rekod-rekod yang sering terdedah kepada cahaya dan mudah rosak, pecah dan bertukar

warna manakala suhu yang terlalu tinggi menyebabkan rekod mudah berkedut dan hancur. Kelembapan bandingan (relative humidity) yang tinggi pula menggalakkan pertumbuhan cendawan dan kulat pada rekod-rekod tersebut.

Habuk Habuk yang terkumpul di tempat simpanan rekod di mana kelembapan bandingannya

tinggi akan menggalakkan pertumbuhan cendawan dan kulat. Butiran-butiran halus

dan tajam pada habuk merosakkan kertas dan rekod yang lain terutama sekali

mikrofilem dan pita magnetik. Habuk juga mengandungi bakteria yang

merbahaya kepada manusia.

Bencana Alam Banjir, peperangan, kebakaran, gempa bumi dan bencana-bencana alam yang lain

adalah juga merupakan agen-agen perosak rekod.

2. Faktor Biologikal

Terdiri daripada binatang/serangga perosak seperti tikus, anai-anai, lipas, gegat dan

binatang-binatang perosak yang lain. Ia akan menyerang rekod-rekod yang disimpan

di tempat simpanan yang tidak terurus, lembap, sesak dan kotor. Kulat dan

cendawan juga merupakan agen perosak rekod.

3. Faktor Kimiawi

Rekod-rekod yang diwujudkan merupakan bahan-bahan kimia

umpamanya kertas yang mengandungi asid semasa proses pembuatannya.

Begitu juga dakwat dan bahan-bahan kimia lain yang digunakan ke atas rekod-rekod daripada jenis-jenis yang berlainan. Sekiranya rekod-rekod ini tidak dipelihara dengan sempurna, bahan-bahan kimia di dalamnya akan bertindakbalas dengan alam sekitar dan akan merosakkan rekod. Pencemaran udara terutamanya yang berpunca daripada asap kilang-kilang perindustrian dan kenderaan, di dalam jangkamasa panjang akan mendatangkan kesan buruk ke atas rekod.

3. Faktor Manusia

Manusia adalah perosak utama kerana kebanyakan kerosakan ke atas rekod adalah

berpunca daripada kelalaian manusia menguruskannya. Ia Boleh terjadi apabila

rekod-rekod dikendalikan dengan kasar, tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara

dengan selamat.

Cara-Cara Pemeliharaan Rekod

Tempat simpanan rekod mestilah terdiri daripada bangunan yang sesuai dan selamat

yang mempunyai ciri-ciri berikut :

1. Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi tempat simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran dan banjir.

2. Bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar dan diresapi air. 3. Dilengkapi dengan sistem pencegahan kebakaran seperti alat-alat pengesan asap dan haba,

sistem semburan automatik, loceng amaran kebakaran, pintu rintangan api dan sebagainya. 4. Mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat. 5. Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran udara yang baik dengan suhu yang sesuai

iaitu di antara 15ºC-18ºC dan kelembapan bandingannya ialah 55%-65%. Sekiranya tempat simpanan rekod tidak mempunyai alat hawa dingin, kipas bolehlah digunakan untuk mendapatkan peredaran udara yang sempurna.

6. Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu dengan menggunakan pencuci

hampagas sekurang-kurangnya dua kali seminggu.

7. Rekod perlu disimpan di atas rak dan disusun kemas mengikut jenis-jenis rekod bagi memudahkan peredaran udara dan pengesanan kembali rekod-rekod tersebut.

8. Rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kipas dan tidak

boleh dijemur di bawah sinaran matahari. Rekod yang berlapuk, berkulat dan sebagainya hendaklah dibersihkan.

9. Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka hati den perlu menggunakan pelekat atau

gam yang sesuai. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail dengan segera.

Berdasarkan Akta Arkib Negara 2003 dan Surat Pekeliling Am. Bil. 1/1997 iaitu mengenai Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan dan Arahan Perkhidmatan Bab 5, jabatan-jabatan kerajaan

perlu mematuhi peraturan tersebut bagi memastikan rekod-rekod kerajaan dipelihara dengan selamat.

PEMINDAHAN REKOD

Apa Dia Pemindahan Rekod

Pemindahan rekod ialah proses di mana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan/agensi Kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.

Kenapa Rekod Perlu Dipindahkan

1. Mempastikan rekod-rekod yang mempunyai nilai kekal dan sejarah dipelihara dengan lebih selamat.

2. Menyimpan rekod-rekod di Arkib Negara Malaysia adalah menjimatkan perbelanjaan di samping mengatasi masalah kesesakan ruang simpanan jabatan.

Meningkatkan kecekapan jabatan di dalam pengurusan rekod di mana hanya rekod-rekod aktif yang diperlukan untuk urusan pentadbiran sahaja disimpan di jabatan. Kumpulan Rekod Yang Boleh Dipindahkan

1. Rekod-rekod yang diwujudkan merupakan bahan-bahan kimia umpamanya kertas

yang mengandungi asid semasa proses pembuatannya. 2. Kumpulan-kumpulan rekod peribadi/perkhidmatan kakitangan jabatan kerajaan. 3. Rekod-rekod yang bernilai yang telah mencapai usia lebih dari lima tahun

dari tarikh penutupannya. Keutamaan perlu diberi kepada rekod-rekod yang telah berusia lebih dari dua puluh tahun.

4. Rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia berdasarkan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan.

5. Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan semula tarafnya kepada rekod terbuka dan yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

6. Rekod-rekod yang telah dipersetujui oleh Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

Bagaimana Rekod-Rekod Dipindahkan

1. Menghubungi Arkib Negara Malaysia untuk mendapatkan khidmat nasihat mengenai tatacara pemindahan rekod.

2. Mengenalpasti dan mengasingkan rekod-rekod yang tidak aktif daripada rekod-rekod aktif.

3. Menyusun rekod-rekod dengan teratur mengikut siri, nombor yang seturut atau tahun rekod diwujudkan.

4. Menyediakan Senarai Pemindahan Rekod di dalam tiga salinan dengan memberikan cadangan sama ada rekod-rekod tersebut hendak disimpan atau dimusnahkan berdasarkan kriteria tertentu.

5. Memajukan dua salinan Senarai Pemindahan Rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk tindakan penilaian oleh Arkib Negara Malaysia.

6. Mendapatkan keputusan penilaian rekod sama ada rekod-rekod yang telah disenaraikan dahulu hendak dipindahkan atau dimusnahkan.

7. Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk disimpan.

8. Mempastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun tarafkan kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan.

9. Memindahkan rekod-rekod ke Arkib Negara Malaysia. Semasa pemindahan, wakil jabatan perlu hadir untuk semakan rekod-rekod yang dipindahkan dan mengesahkan bahawa rekod-rekod tersebut adalah sama seperti yang disenaraikan.

Bolehkan Rekod-Rekod Tersebut Dirujuk

1. Rekod-rekod yang telah dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia boleh dirujuk oleh jabatan atau agensi berkenaan dengan menggunakan borang permintaan (Misc 79) yang boleh didapati dari Arkib Negara Malaysia. Khidmat rujukan ini juga tertakluk kepada 35(1), Akta Arkib Negara 2003.

2. Permintaan yang segera juga boleh dibuat melalui telefon atau faksimili dengan memberikan tajuk fail dan nombor rujukan rekod yang diperlukan, tetapi borang permintaan hendaklah juga diisi dan dihantar ke Arkib Negara Malaysia.

3. Rekod-rekod yang diminta akan dikirimkan dengan pos berdaftar atau diambil sendiri. 4. Rekod-rekod yang dipinjamkan hendaklah dikembalikan semula ke Arkib Negara

Malaysia setelah digunakan di dalam tempoh sebulan. Jabatan perlu menghubungi Arkib Negara Malaysia sekiranya tempoh penggunaan rekod tersebut hendak dilanjutkan.

Rekod-rekod yang dipinjam tetapi tidak dikembalikan semula di dalam tempoh tiga bulan dari tarikh pinjaman akan dibatalkan daripada senarai pemindahan.

PANDUAN MENGURUS JADUAL PEMIDAHAN REKOD Apa Itu Jadual Pemisahan Rekod Awam

Pemindahan rekod ialah proses di mana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan/agensi Kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan

bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia bertujuan memudahkan

sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan menjalankan kerja-kerja pemisahan (disposal) ke atas

rekod-rekod mereka. Dengan adanya jadual Pemisahan Rekod Awam sesebuah Jabatan/Agensi

akan dapat mengetahui dengan mudah persoalan-persoalan berikut :

1. Selama mana sesuatu jenis rekod harus disimpan di Jabatan/Agensi. 2. Bila sesuatu jenis rekod harus dimusnahkan. 3. Bila sesuatu jenis rekod harus dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia. 4.

Jadual disediakan untuk meliputi segala jenis rekod yang diwujudkan oleh sesebuah

Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia mengandungi maklumat mengenai subjek, isi kandungan

rekod dan tindakan pemisahan yang perlu diambil selepas tempoh simpanan rekod

di Jabatan/Agensi Kerajaan dipatuhi dan semua tindakan ke atasnya selesai.

Apa Itu Rekod Awam

Di bawah Akta Arkib Negara 2003, rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi

atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau

oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya

dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang

pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan

Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].

Apakah Kepentingan Jadual Pemisahan Rekod Awam

1. Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan 2. di Jabatan/Agensi Kerajaan. 3. Mengenalpasti rekod-rekod yang bernilai penyelidikan/sejarah untuk disimpan 4. di Arkib Negara Malaysia sebagai bahan penyelidikan. 5. Memberikan kelulusan kepada Jabatan/Agensi Kerajaan memusnahkan dengan

segera rekod-rekod yang tidak bernilai mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan.

6. Mengenalpasti rekod-rekod penting Kerajaan. 7. Menjimatkan kos dari segi penggunaan peralatan dan ruang pejabat. 8. Mengatasi masalah kesesakan ruang.

Bagaimana Jadual Pemisahan Rekod Awam Disediakan

1. Tindakan Jabatan/Agensi Kerajaan

Melantik Pegawai Rekod Jabatan Mendapatkan khidmat nasihat Arkib Negara Malaysia atau cawangan-cawangannya. Menubuhkan Jawatankuasa Jadual Pemisahan Rekod Awam. Mengumpul maklumat mengenai akta, organisasi, fungsi dan aktiviti Jabatan/Agensi

Kerajaan.

Mengenalpasti jenis-jenis rekod yang didapati di Jabatan/Agensi Kerajaan. Mengisi borang Inventori Rekod (Contoh borang boleh didapati dari Arkib Negara

Malaysia).

Mengkaji rekod untuk menentukan nilainya. Mencadangkan tempoh simpanan dan tindakan pemisahan rekod. Mendapatkan pengesahan dari Ketua Jabatan/Agensi Kerajaan. Memajukan 3 salinan borang Inventori Rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk semakan. Mengedarkan Jadual Pemisahan Rekod Awam ke bahagian-bahagian untuk

pelaksanaan setelah diluluskan oleh Arkib Negara Malaysia.

Mengkaji semula Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah disediakan

setiap lima tahun.

2. Tindakan Arkib Negara Malaysia

Menyediakan draf Jadual Pemisahan Rekod Awam berdasarkan borang Inventori

Rekod yang diterima dari Jabatan/Agensi Kerajaan untuk kajian Jawatankuasa

Inventori/Jadual Pemisahan Rekod Awam Arkib Negara Malaysia.

Mendapatkan kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia ke atas Jadual

Pemisah Rekod Awam.

Menyediakan salinan Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah diluluskan

untuk simpanan dan edaran Jabatan/Agensi Kerajaan.

Memajukan sesalinan borang Inventori Rekod ke Jabatan/Agensi Kerajaan

untuk simpanan.

Penyediaan Jadual Pemisahan Rekod Awam merupakan satu tanggungjawab yang

penting dan harus diberi keutamaan oleh Jabatan/Agensi Kerajaan. Kerjasama

di antara Jabatan/Agensi Kerajaan dengan Arkib Negara Malaysia diperlukan untuk

menjayakannya.

PANDUAN PENGURUSAN (PEMUSNAHAN REKOD)

Takrif Pemusnahan Rekod

Pemusnahan Rekod adalah proses akhir dalam pengurusan rekod di mana rekod-rekod yang tidak

bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan

diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan.

1. Rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi serta tidak mempunyai nilai utama

(primary value) seperti nilai penyelidikan pentadbiran dan perundangan.

2. Rekod-rekod yang rosak dan tidak boleh digunakan lagi.

3. Rekod-rekod yang telah tamat tempoh simpanan mengikut Jadual Pemisahan Rekod Jabatan

dan Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah dipersetujui oleh Arkib Negara Malaysia dan

Jabatan berkenaan.

4. Rekod-rekod kewangan seperti buku akaun, resit, baucer lejer, jernal dan lain-lain lagi

menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan

150).

Keperluan Pemusnahan Rekod

1. Mengatasi masalah kesesakan ruang pejabat.

2. Menjimatkan kos peralatan dan ruang pejabat.

3. Menjimatkan masa dan tenaga untuk mengesan rekod.

4. Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan.

Prosidur Pemusnahan Rekod

1. Pemusnahan Rekod Yang Mempunyai Jadual Pemisahan

Memastikan hanya rekod-rekod yang mempunyai Jadual Pemisahan dimusnahkan setelah

tamat tempoh simpanan yang ditetapkan.

Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang musnah dari rekod-rekod yang masih diperlukan

untuk rujukan.

Memastikan rekod-rekod yang hendak dimusnahkan mempunyai nombor dan tajuk/perkara

seperti yang terdapat di dalam Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Jadual Pemisahan Rekod Am

atau borang-borang Inventori Rekod.

Memaklumkan mengenai jumlah dan jenis rekod yang dimusnahkan kepada Arkib Negara

Malaysia dalam ukuran meter panjang/padu (ukuran bertimbun).

2. Pemusnahan Rekod yang tidak mempunyai Jadual Pemisahan

Menyenaraikan rekod-rekod yang tidak aktif atau yang tidak digunakan lagi di dalam senarai

pemindahan rekod seperti di dalam Surat Pekeliling Am 23/1972.

Memajukan senarai pemindahan ke Arkib Negara Malaysia untuk dibuat penilaian.

Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang simpan dan yang dicadangkan musnah oleh Arkib

Negara Malaysia.

Memindahkan rekod-rekod yang dicadangkan simpan ke Arkib Negara Malaysia.

Memohon kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara Malaysia bagi rekod-rekod yang dicadang

musnah menurut Seksyen 25, Akta Arkib Negara Malaysia 2003.

Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun) kepada

Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

3. Pemusnahan Rekod-Rekod Kewangan

Memohon kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara menurut

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150).

Salinan permohonan hendaklah dimajukan kepada Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia.

Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun) kepada

Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

Cara-cara Pemusnahan Rekod

1. Berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 22/1975.

2. Dibakar atau menggunakan mesin perincih.

3. Berdasarkan Arahan Keselamatan bagi rekod-rekod terperingkat.

Penalti Kerana Melanggar Akta Arkib Negara Malaysia 2003

Pelanggaran peruntukan seksyen 25 Akta Arkib Negara Malaysia akan didenda sebanyak RM5,000

atau 1 tahun penjara atau kedua-duanya sekali menurut Seksyen 25(5) Akta Arkib Negara Malaysia

2003.

PANDUAN PENGURUSAN (RANCANGAN REKOD PENTING KERAJAAN)

Apa Itu Rekod Penting Kerajaan

Rekod Penting Kerajaan adalah rekod-rekod yang mengandungi maklumat yang sangat bernilai

bagi meneruskan peranan dan fungsi asas jentera Kerajaan serta melindungi kepentingan

Kerajaan dan hak-hak asasi individu.

Apakah Tujuan Rancangan Rekod Penting Kerajaan

Rancangan Rekod Penting Kerajaan mempunyai dua tujuan utama iaitu :

1. Mengenalpasti Rekod-rekod Penting Kerajaan.

2. Menentukan rekod-rekod tersebut sentiasa berada dalam keadaan selamat terutama semasa

kecemasan/bencana.

Apakah Jenis Kecemasan/Bencana Yang Boleh Merosakkan Rekod

Kecemasan/bencana yang boleh menyebabkan kerosakan kepada rekod-rekod adalah seperti berikut

:

1. Kekacauan dan peperangan

2. Kebakaran

3. Kecurian / kehilangan / kerosakan

4. Bencana Alam seperti banjir, ribut, tanah runtuh, gempa bumi dan sebagainya.

Apakah Cara-cara Memelihara Rekod Penting Kerajaan

Cara-cara untuk memelihara Rekod Penting Kerajaan adalah seperti berikut :

“ KONGSI SEJARAH UNTUK NEGARA “ AKRIB NEGARA MALAYSIA

ELEKTRONIK

1. Menyimpan dan memelihara salinan asal Rekod Penting Kerajaan di tempat yang selamat.

2. Membuat salinan keselamatan Rekod Penting Kerajaan dalam bentuk mikrofilem, mikrofis dan

sebagainya.

3. Menyimpan salinan-salinan keselamatan di tempat yang selamat.

GARIS PANDUAN PEMELIHARAAN DAN PENYIMPANAN REKOD ELEKTRONIK SEKTOR AWAM

Tujuan

Dokumen ini bertujuan untuk menyediakan saru garispanduan bagi penyimpanan dan pemeliharaan

rekod atau data elektronik di sektor awam. Ianya bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai

perkara-perkara berkaitan dengan penilaian, pemisahan, penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan

dan keselamatan rekod-rekod atau data elektronik di jabatan-jabatan kerajaan. Garispanduan ini

ditujukan kepada Pegawai Rekod Jabatan, Ketua-ketua Teknologi Maklumat, Pegawai Sistem

Maklumat dan Pegawai-Pegawai yang melaksanakan tugas pengurusan rekod dan data elektronik di

Jabatan masing-masing.

Latarbelakang

Sama seperti rekod dalam bentuk kertas, rekod elektronik adalah merupakan maklumat yang

dihasilkan atau diwujudkan, diterima atau disimpan secara rasmi dengan menggunakan

kemudahan elektronik. Oleh yang demikian rekod elektronik juga tertakluk kepada penafsiran

Rekod Awam dalam Akta Arkib Negara Malaysia 2003. Rekod-rekod Elektronik ini termasuklah

surat menyurat atau dokumen rasmi yang dihasilkan melalui penggunaan Microsoft Office

seperti pemprosesan perkataan, lembaran kerja, grafik, persembahan, e-mel dan maklumat

dalam bentuk data-data dari pangkalan data.

Rekod atau data elektronik yang masih aktif di mana tindakan masih perlu diambil keatasnya,

boleh disimpan di Jabatan sehingga tindakan keatasnya selesai dan apabila Jabatan tidak

memerlukannya lagi, Jabatan dimestikan menghantar rekod atau data yang tidak aktif dan

mempunyai nilai arkib (archival values) ke Arkib Negara dalam format dan prosedur yang

ditentukan oleh Arkib Negara.

Arkib Negara perlu dirujuk terlebih dahulu sebelum tindakan memusnahkan sebarang rekod

atau data elektronik.

Skop

Garispanduan ini merangkumi perkara-perkara seperti berikut :

Pemindahan Rekod Elektronik ke Arkib Negara Untuk Simpanan Kekal Pemeliharaan dan Rujukan Masa Depan * Penilaian dan Pemisahan Rekod Elektronik

PENILAIAN DAN PEMISAHAN REKOD ELEKTRONIK

1. Penilaian rekod adalah satu proses bagi mengenalpasti rekod-rekod yang penting dan bernilai

arkib yang perlu dipelihara dan disimpan kekal.

2. Pemisahan rekod adalah bertujuan untuk mengasingkan rekod yang aktif dan tidak aktif.

Rekod-rekod yang tidak aktif yang tidak mempunyai nilai arkib boleh dibuat pemusnahan

dengan kelulusan Jabatan Arkib Negara, sementara rekod yang bernilai arkib, dipindahkan ke

Arkib Negara bagi simpanan kekal.

3. Kaedah dan ciri-ciri penilaian rekod elektronik adalah sama seperti penilaian rekod dalam

bentuk kertas. Bagi rekod elektronik, terdapat dua peringkat penilaian yang dilakukan iaitu :

a) Penilaian Isi Kandungan

Kaedah ini mengambil kira nilai kearkiban kandungan sesuatu rekod elektronik yang lazimnya

dinilai dari sudut kepentingan pentadbiran, perundangan, kewangan, sejarah dan nilai

penyelidikan. Hanya rekod-rekod yang mengandungi nilai kearkiban sahaja yang akan

disimpan kekal.

b) Penilaian Teknikal & Pentadbiran

Penilaian teknikal menekankan kepada kesahihan rekod, berasaskan ciri-ciri keselamatan serta

metadata yang lengkap dan jelas. Metadata teknikal menerangkan mengenai sistem data iaitu

struktur pangkalan data, ciri-ciri, lokasi, penggunaan data, kamus data (data dictionary),

bentangan data (record layout), buku kod (code book/table) dan lain-lain maklumat yang

berkaitan dengannya. Sementara metadata pentadbiran menerangkan fungsi, tarikh, kegunaan

dan tujuan rekod diwujudkan. .Hubungkait antara metadata rekod dan rekod tersebut perlu

jelas bagi tujuan rujukan masa hadapan. Maklumat ini samaada disimpan dalam media kertas

atau media elektronik hendaklah dimajukan ke Arkib Negara bersama-sama dengan rekod

tersebut semasa pemindahan dibuat.

4. Penggunaan Jadual Pemisahan Rekod (Record Disposal Schedule)

* Jadual Pemisahan Rekod ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi

sesuatu jenis rekod di agensi kerajaan dan tindakan yang akan diambil keatasnya apabila

tempoh simpanan itu tamat. Ia bertujuan untuk memudahkan sesebuah jabatan kerajaan

menjalankan kerja-kerja pemisahan ke atas rekod-rekod mereka.

* Seperti rekod dalam bentuk kertas, penilaian dan pemisahan rekod elektronik boleh

dilaksanakan melalui Jadual Pemisahan rekod yang disediakan oleh Jabatan dengan kerjasama

Arkib Negara. Walau bagaimanapun, pemakaian Jadual Pemisahan bagi rekod elektronik boleh

dilaksanakan diperingkat awal iaitu semasa sistem dibangunkan dengan memasukkan fungsi

kearkiban rekod elektronik (electronic records archiving) seperti jangka masa simpanan,

pemisahan, pemusnahan dan pengarkiban. Bagi memperolehi keperluan fungsi bagi sistem

kearkiban elektronik ini, Jabatan mestilah terlebih dahulu berbincang dengan Arkib Negara

untuk menentukan struktur data yang perlu ada bagi sistem tersebut.

PEMINDAHAN REKOD ELEKTRONIK KE ARKIB NEGARA UNTUK SIMPANAN KEKAL

1. Adalah menjadi tugas dan tanggungjawab Jabatan-jabatan memastikan rekod dan data elektronik

yang tindakan ke atasnya telah selesai dan dianggap tidak lagi aktif di Jabatan, dipindahkan ke

Arkib Negara.

2. Rekod-rekod elektronik yang hendak dipindahkan ke Arkib Negara untuk simpanan kekal

hendaklah rekod dan data elektronik yang autentik, sahih dan lengkap.

3. Arkib Negara bertanggungjawab memastikan rekod dan data elektronik yang disimpan di Akrib

Negara ini dipelihara sebaik mungkin terutamanya dari aspek teknikal sepertimana semasa

dipindahkan.

Format Pemindahan

Rekod dan data elektronik yang hendak dipindahkan ke Arkib Negara sebaik-baiknya disimpan

dalam format yang mudah, kos efektif dan tidak dikekang oleh satu-satu sistem komputer

(perkakasan atau perisian).

Arkib Negara menyarankan agar jabatan-jabatan yang memindahkan rekod elektroniknya ke

Arkib Negara untuk simpanan kekal hendaklah memastikan rekod atau data elektronik

dipindahkan dalam format terbuka (open format and platform-independent). Ini kerana rekod

yang disimpan dalam format 'defacto' atau 'uncommon hardware/software' akan menyulitkan

proses pertukaran (conversion) dan penhijrahan (migration) kemudian hari kelak.

Buat masa ini Arkib Negara menerima rekod dan data elektronik dalam format seperti berikut :

Rekod Format Teks tidak

berstruktur

(Unstructured

texts)

Plain American

Standard Code for

Information

Interchange

(ASCII), Unicode Teks Berstruktur

(Structured Texts)

Extensible Markup

Language (XML),

Standardized

General Markup

Language (SGML). Compound

Documents

Portable Document

Format (PDF) Bipmapped Images Tagged Image File

Format (TIFF,

Version 6 and

above), Photo CD

Format (PCD), Joint

Photographic

Experts Group

Format (JPEG,

lossless

compression)

Semua fail pangkalan data dalam ASCII dan

fail data yang hendak di simpan di Arkib

Negara mestilah dipindahkan dalam bentuk

flat files terlebih dahulu dengan ciri-ciri

kawalan berlebihan dibuang kecuali penanda

kepanjangan rekod bagi rekod panjang boleh

ubah (record length indicators for variable

length records) penanda penyahhad elemen

data, medan, rekod atau fail atau tag SGML,

(marks deliminiting a data element, field,

record or file, or SGML tags).

Semua rekod pangkalan data mestilah dalam

format logik yang sama dan setiap elemen

data dalam sesuatu rekod mestilah

mengandungi satu nilai sahaja. Pangkalan

data hubungan (Relational Database) yang

memerlukan pautan dengan fail rujukan

perlu mempunyai kunci primer (primary

keys) untuk membolehkan pautan antara

rekod dalam fail yang berbeza.

Semua maklumat dan deskripsi

tambahan mengenai rekod tersebut

mestilah dikeluarkan daripada

sistem pengurusan pangkalan data

Jabatan dan disimpan bersama

dengan flat files dalam bentuk

berstruktur untuk menjadikan ia

sebagai satu rekod yang lengkap

dan boleh difahami.

Fail teks dalam format seperti

Microsoft Words, Word Perfect atau

teks biasa (plain text) ASCII yang

mempunyai rujukan kepada fail lain

perlu dibuat nota kaki (footnote)

yang mudah difahami. Rekod yang

di encrypt (penyulitan) perlu di

decrypt (penyahsulitan) sebelum

dipindahkan ke Arkib Negara dan

rekod tidak dimampat (compressed)

melainkan setelah mendapat

kelulusan Arkib Negara. Rekod-

rekod terperingkat perlu diturun

taraf sebelum dipindahkan ke Arkib

Negara untuk simpanan kekal

Media Storan Rekod Elektronik

Jabatan boleh memilih untuk menyimpan dan memindah rekod elektronik ke Arkib Negara dalam media

storan seperti berikut:

Pita Magnetik

4mm Pita DAT

Disket 3.5" 1.44Mb

CD-ROM yang mematuhi standard 9600

Bagi mel-elektronik, Jabatan mestilah mematuhi Garispanduan Prosedur Pengoperasian E-mel di Jabatan

Kerajaan dan MyMIS (Malaysian Public Sector Management of Information & Communication Technology

Security Handbook) yang disediakan oleh MAMPU. Sementara e-mel yang mempunyai nilai arkib

hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara mengikut spesifikasi format dan media storan seperti dinyatakan

di atas.

Sekiranya Jabatan mempunyai format dan media storan rekod dan data elektronik berlainan daripada

spesifikasi seperti dinyatakan di atas, Jabatan hendaklah terlebih dahulu memaklumkan dan berbincang

dengan Arkib Negara.

Dokumentasi

Sebelum rekod atau data elektronik dipindahkan ke Arkib Negara, Jabatan mestilah menyediakan

metadata yang lengkap berhubung dengan rekod dan data tersebut. Maklumat ini penting bagi

membolehkan para penyelidik mentafsir dan memanupulasi data atau rekod elektronik pada masa

hadapan.

Metadata yang wujud dalam pengurusan rekod elektronik Jabatan hendaklah dipindahkan ke Arkib

Negara bersama-sama dengan rekod atau data elektronik di dalam fail yang berasingan mengikut

spesifikasi format yang sama seperti rekod elektronik.

Bagi rekod-rekod elektronik yang termasuk dalam Jadual Pemisahan rekod Jabatan yang perlu

dipindahkan ke Arkib Negara, tetapi tidak dapat dipindahkan atas sebab-sebab keperluan pentadbiran,

maka tindakan seperti berikut hendaklah di ambil oleh Jabatan :

Memastikan ruang simpanan untuk rekod elektronik seperti pita magnetik, cakera padat, kaset

dan lain-lain disimpan dalah suhu antara ± 18ºC dan R.H. 45% ± 5.

Mengamalkan penyemakan secara rambang ke atas semua media storan bagi menyemak jika

terdapat kehilangan data dan seterusnya mengenalpasti sebab-sebab kehilangan data. Pada

lazimnya media storan hendaklah diperbaharui dari semasa ke semasa bagi mengatasi keusangan

(degradation).

Membuat perancangan teliti bagi tindakan penghijrahan maupun peralihan data sebelum perisian

dan perkakasan menjadi usang (obsolete)

Memastikan semua metadata dan dokumentasi sistem bagi rekod tersebut yang wujud dalam

bentuk kertas atau fail elektronik disimpan dan dipelihara dengan baik.

PEMELIHARAAN DAN RUJUKAN MASA DEPAN

1. Melihat kepada perkembangan pesat teknologi pengkomputeran, adalah mustahil untuk Arkib

Negara memelihara dan menyimpan rekod-rekod elektronik dalam sistem dan format

sepertimana semasa ia diwujudkan. Ini kerana terdapat sistem dan format yang diguna pada

masa lalu, tetapi tidak boleh lagi digunapakai pada masa kini.

2. Oleh itu, dari aspek pemeliharaan, rekod yang wujud secara elektronik atau digital tidak

semestinya terus disimpan dan dipelihara dalam bentuk elektronik sepanjang hayatnya. Bagi

tujuan pemeliharaan kekal, Arkib Negara mungkin perlu memindahkan rekod elektronik ke

dalam media storan yang mempunyai jangka hayat terjamin dan boleh diakses pada masa

hadapan seperti mikrofilem.

3. Bagi tujuan ini, Arkib Negara sentiasa membuat penyelidikan, kajian perbandingan amalan-

amalan terbaik dan terkini di seluruh dunia untuk disesuaikan dengan perubahan teknologi dan

keperluan tempatan.

Penggunaan Garis Panduan

Penggunaan GARISPANDUAN PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN REKOD ELEKTRONIK

SEKTOR AWAM ini adalah tertakluk kepada perubahan dan akan dikemaskini dari semasa ke

semasa. Sebarang perubahan akan dimaklumkan. Sebarang pertanyaan hendaklah dimajukan

kepada Pengurusan Rekod Elektronik dan Teknologi Maklumat, Arkib Negara Malaysia atau

hubungi :

e-mel : azimah@arkib.gov.my

Tel : 03-62010688 samb. 5925

Fax : 03-62013702