PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN RISIKO

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 1/10

PENGURUSAN RISIKO PK.PPAS(P)04

NAMA T/TANGAN TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

SUZLIANA BT ABD HAMID Pustakawan

NOOR JASMIN JUMHAR

Penolong Pustakawan

01/06/2017

DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017

DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN RISIKO

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 2/10

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang

dinyatakan di dalamnya HALAMAN DIPINDA

Tarikh No. Para

Muka Surat

Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN RISIKO

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 3/10

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4 – 5

4. Definisi 5

5. Singkatan 5

6. Tindakan dan Tanggungjawab 6 – 8

7. Carta Aliran Kerja 9

8. Rekod Kualiti 10

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN RISIKO

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 4/10

1. OBJEKTIF Bagi mengenalpasti, menganalisa, merawat dan mengkaji

keberkesanan pelan pencegahan risiko dalam proses

penyampaian perkhidmatan PPAS bagi mencegah kepincangan

yang berpotensi berlaku ke atas Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

PPAS.

2. SKOP Bagi mengenalpasti, menganalisa, merangka pelan rawatan dan

menilai keberkesanan mekanisma pengurusan risiko PPAS di

peringkat organisasi dalam menambahbaik pelaksanaan SPK.

3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS. 01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015

Seksyen 4.4.1 - Sistem Pengurusan Kualiti dan

Proses

Seksyen 4.4.2 - Mengekalkan Maklumat yang

didokumenkan

Seksyen 5.1.1(d) - Hebahan proses pendekatan risiko

Seksyen 5.1.2(b) - Peluang dan risiko yang

mempengaruhi produk dan

perkhidmatan serta kepuasan

pelanggan

Seksyen 6.1 - Tindakan Untuk Menangani Aspek-

aspek Risiko

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN RISIKO

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 5/10

Seksyen 7.5 - Maklumat dan Dokumentasi

3.2 PK.PPAS(P)07 - Prosedur Kajian Semula Pengurusan

3.3 Surat-Surat, Arahan dan Pekeliling Kerajaan berkaitan

Keselamatan

3.4 ISO 31000 : 2009- Pengurusan Risiko – Prinsip dan Garis

Panduan

4. DEFINISI

4.1 Risiko PPAS Sesuatu ketidaktentuan yang mendatangkan kesan yang

tidak diingini atau mendatangkan kepincangan kepada

pencapaian objektif SPK atau output perkhidmatan PPAS.

4.2 Pengurusan Risiko

Mekanisma kawalan dan pencegahan risiko di peringkat

PPAS secara sistematik.

5. SINGKATAN AD - Audit Dalaman

JAD - Juruaudit Dalam

JAL - Juruaudit Luar

KB - Ketua Bahagian

MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

SPK - Sistem Pengurusan Kualiti

PQ - Pengurus Kualiti

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN RISIKO

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 6/10

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/ JAWAB

A. Kenalpasti Konteks Risiko PPAS 1. Kenalpasti konteks pengurusan risiko PPAS dengan

mengambilkira aspek berikut:-

i. Pelan Strategik PPAS

ii. SKT PPAS

iii. Pelan Kesinambungan Perkhidmatan (BCP)

iv. Analisis Dalaman dan Luaran

v. Rekod-rekod silam berkaitan dengan pengurusan risiko

KB

B. Tentukan Penilaian Dan Penentuan Risiko PPAS 2. Lakukan penilaian dan penentuan risiko PPAS berasaskan

impak dan kemungkinan berlaku ke atas penyampaian

perkhidmatan PPAS

3. Senaraikan risiko yang berpotensi berlaku dalam konteks

organisasi

4. Buat penilaian matriks tahap impak dan kebarangkalian

risiko yang dikenalpasti

5. Senaraikan keutamaan risiko berdasarkan matriks tahap

impak dan kebarangkalian

6. Tentukan kaedah dan teknik yang bersesuaian bagi

menentukan risiko dan impak kepada PPAS

KB

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN RISIKO

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 7/10

TINDAKAN T/ JAWAB C. Analisa Risiko PPAS 7. Lakukan analisa ke atas risiko yang dikenalpasti dan

tentukan kaedah rawatan serta strategi kawalan risiko yang

bersesuaian

8. Buat keputusan berhubung risiko yang berpotensi dan

keutamaan untuk rawatan risiko berdasarkan data dan

sumber maklumat berkaitan

KB

D. Pelan Rawatan Risiko PPAS 9. Kenalpasti kaedah rawatan risiko berkaitan yang

bersesuaian berdasarkan analisa kesan dan akibat risiko

seperti berikut:-

i. Kaedah mengelak risiko melalui pendekatan mencegah

ii. Memindahkan sumber risiko agar ianya tidak berpotensi

berlaku

iii. Memindahkan risiko kepada pihak ketiga

iv. Kaedah mitigasi risiko

KB

E. Pemantauan Dan Keberkesanan Pengurusan Risiko

10. Rangka Pelan Pemantauan Pengurusan Risiko PPAS bagi

menilai keberkesanannya

11. Kenalpasti emerging risk berdasarkan kepada trend dan

persekitaran operasi PPAS semasa

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN RISIKO

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 8/10

TINDAKAN T/ JAWAB

12. Rangka Pelan Pemantauan Pengurusan Risiko PPAS bagi

menilai keberkesanannya

13. Kenalpasti emerging risk berdasarkan kepada trend dan

persekitaran operasi PPAS semasa

14. Tentukan pegawai yang bertanggungjawab untuk

mengambil tindakan ke atas pengurusan risiko PPAS

15. Bincangkan kaedah kawalan dan tindakan pembetulan yang

berkesan

16. Bincangkan penilaian keseluruhan dalam MKSP

17. Kemaskini dan selenggarakan rekod aktiviti-aktiviti

pengurusan risiko PPAS

KB UNIT

KUALITI

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN RISIKO

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 9/10

7. CARTA ALIRAN KERJA PENGURUSAN RISIKO TINDAKAN T/ JAWAB

Ketua Jabatan/ Bahagian/ Unit

KP/TKP

TAMAT

Bawa ke MKSP

PK / TPK

Kumpul Maklumat

Kenalpasti masalah/kepincangan

Tidak sesuai untuk ambil

tindakan

Hubungi pelanggan jika perlu

Jika melibatkan dasar rujuk pada PQ

Jika melibatkan dasar rujuk pada PQ

Buat laporan

Ambil tindakan pembetulan

Failkan dalam fail tindakan pembetulan

Lakukan siasatan

Analisa maklumbalas

Sedia laporan dan maklumkan kepada semua pihak yang

terlibat

PT

MULA

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)04

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN RISIKO

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 10/10

8. REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN

8.1 Fail Pengurusan Risiko PPAS

- Jawatankuasa Pengurusan

Risiko PPAS

- Pelan Pengurusan Risiko

PPAS

- Senarai risiko PPAS

Bahagian Sumber

Manusia

5 Tahun

8.2 Laporan Penilaian dan

Pemantauan Risiko PPAS

Bahagian Sumber

Manusia

5 Tahun