PENGURUSAN RISIKOPROJEK JKR

MESYUARAT PEJABAT PORTFOLIO(MPO) BIL. 1/201615 – 17 FEBRUARI 2016

UNIT AMALAN TERBAIK,BAHAGIAN PENGURUSAN PROJEKKOMPLEKS (PROKOM),CAW. PERANCANGAN ASETBERSEPADU (CPAB)IBU PEJABAT JABATAN KERJA RAYAMALAYSIA

2

ISI KANDUNGAN1.0 PENGENALAN & LATARBELAKANG

2.0 PENGUATKUASAAN ARAHAN KPKR

3.0 OBJEKTIF PEMBENTANGAN4.0 METODOLOGI

5.0 PENEMUAN5.1 PERSAMPELAN

5.2 GRAF RUMUSAN5.3 KESILAPAN DALAM PPR

6.0 RUMUSAN PENEMUAN

7.0 ISU & CABARAN

8.0 CADANGAN

3

1.0PENGENALAN

LATAR BELAKANG PELAKSANAANPENGURUSAN RISIKO SEKTOR AWAM

ARAHAN YAB PM• Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan

Pentadbiran Kerajaan Malaysia

SURAT ARAHAN KSN• Usaha Bagi Mempertingkatkan Tadbir Urus Dalam

Sektor Awam

KRITERIA STAR RATING• Kriteria yang dinilai dalam Penilaian Penarafan

Bintang Kementerian dan agensi-agensi Kerajaan.4

Arahan YAB PM

5

Rujukan – para 6.5

“Kementerian, jabatan danagensi hendaklah

mengamalkan teknik-teknik pengurusan risiko

sebelum melaksanakansesuatu projek atau

program terutamanya yangberisiko tinggi untuk

meminimakan risikosemasa pelaksanaannya”

Rujukan – para 6.5

“Kementerian, jabatan danagensi hendaklah

mengamalkan teknik-teknik pengurusan risiko

sebelum melaksanakansesuatu projek atau

program terutamanya yangberisiko tinggi untuk

meminimakan risikosemasa pelaksanaannya”

Surat Arahan KSN

6

1. Pengurusan Risiko

I. Semua Pegawai awam yangdiamanahkan untuk mengurus sumbermempunyai tanggungjawab bagimengenal pasti danmenangani risiko yangdihadapi dalam pelaksanaanprogram dan projek.

II. Aspek pengurusan risiko harusdiutamakan dalam usaha Agensi untukmencapai tahap prestasi yang tinggidan pematuhan kepada peraturan yangsedia ada.

7

2.0PENGUATKUASAAN

ARAHAN KPKR

Pelan Strategik Operasi KKR2013 - 2015

9

2.1.1 Pelaksanaan RiskManagement bagi projekkompleks/berisiko tinggi

24 projek yang setiapsatunya bernilai lebihRM50 juta

2013 -2015

JKR

24

10

i

Membentangkan status pelaksanaanPengurusan Risiko dan laksana analisistaburan bilangan risiko bagi projek-projekyang melaksanakan aplikasi PengurusanRisiko bagi tahun 2013-2015

Mengenalpasti isu, masalah & tahappelaksanaan semasa hasil daripadapenemuan analisis

Mencadangkan tindakan seterusnya

4.0 metodologi

11

Kenalpastiprojek yang telah

menyediakanPPR dari tahun2013 – 2015

03/11/2015 -29/1/2016 -

Memohon PO/Pasukan Projekkemuka PPR &laporan status

31/1/2016 –10/2/2016 -Mengkaji /

menganalisis datayang dikemukakan

12

5.0 PENEMUAN

ANGGAPAN :1. Kajian berdasarkan maklumbalas diterima oleh UAT sehingga

29 Jan 20162. Andaian bahawa Laporan Status disediakan pada setiap 4

bulan bermula dari tarikh bengkel diadakan.

PERSAMPELAN PROJEK

13

Projek RM50 juta ke atas = 35 projek10 projek yang memberi maklumbalas

Projek RM50 juta ke bawah = 7projek2 projek yang memberi maklumbalas

Jumlah sampel untuk analisis =12 projek / 42 projek

1

2

3

PERSAMPELAN PPR

14

KemukaPPR

Tidakkemuka

PPR

JumlahSampel

9 3 12

PERSAMPELAN LAPORAN STATUS

15

TidakkemukaLaporanStatus

TidakBerkaitan

Jumlah

4 5 3KemukaLaporanStatus

12

PERSAMPELAN LAPORANAKHIR

16

TidakBerkaitan

Jumlah

2 10 12

TidakKemukaLaporan

Akhir

GRAF 1 :Pecahan Bil. RisikoMengikut Cawangan

44

27

21

8 8

18

7 0

36

148

24

0 3

32

21

14

1

00

3

4

3

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

CJ Kesedar Perak CKBA CKP CKM

Rendah

Sederhana

Tinggi

Ekstrem

4 Projek 1 Projek 1 Projek 4 Projek 1 Projek 1 Projek

CAWANGAN

910

92

47

33

278

94

83

90

1187

CKBA dan CJ merupakan antara cawangan yang aktifmembangunkan PPR iaitu sebanyak 4 projek setiap satu .

Daripada 4 projek ini CKBA mendaftarkan sebanyak 92risiko dan CJ 87 risiko

Tahap risiko tertinggi adalah sederhana (94)

Risiko yg perlu diurus di tahap Tinggi & Ekstrem juga besar –62%

Rumusan Graf 11

4

2

3

GRAF 2 : Pecahan Bil. RisikoMengikut Fasa Projek

2

24

8

38

17

13

7

9

45

23

4

17

9

40

17

30

1

0

3

4

30

20

40

60

80

100

120

140

Perancangan Rekabentuk Perolehan Pembinaan Penyerahan Operasi /Senggara

Rendah

Sederhana

Tinggi

Ekstrem

9

49

26

126

61

7

2 Projek 7 Projek 6 Projek1 Projek11 Projek12 Projek

FASAPROJEK

3.24% 17.62% 9.35% 45.32% 21.94% 2.52%

8 (2.89%)

90 (32.37%)

90 (32.37%)

90 (32.37%)

BIL RISIKO

Kebanyakan risiko yang dikenalpasti adalah untukfasa pembinaan (126) dan penyerahan (61)

Ini menunjukkan Pelan Pengurusan Risiko lambatdibangunkan. Kebanyakan projek mengadakanbengkel PR setelah fasa pembinaan bermula

Komponen risiko paling tinggi adalah dalamtahap Sederhana, Tinggi & Ekstrem

Risiko di peringkat pembinaan adalah yg paling tinggi(45%) dan berpunca daripada isu kelemahan skop,rekabentuk dan pengalihan services

Rumusan Graf 21

3

2

4

Kelemahan/kesilapan membangunkanPPR

PPR tidak lengkap

Tiada bukti pemantauan selepas PPRdibangunkan

Kurang Kefahaman

1

23

KESILAPAN / KEKURANGANDALAM PPR

22

Ruangan untuk Alatdan Teknik tidak diisi. 1

23

Ringkasan Projek danTadbir Urus Projek

tidak diisi. 2

24

Daftar Risiko tidakdikemaskini denganmaklumat lengkap 3

25

Laporan Status Risikotidak mengikut templatpiawai (tiada isu perhatiansegera, pengajaran etc

4

26

Ruangan Perakuan tidakdiisi dan tidak dilampirkandalam PPR 5

27

6.0 RUMUSANPENEMUAN

28

1

•Kebanyakan PPR dibangunkan selepas SST•Tidak mencapai objektif PR yang mana risiko sepatutnya

dikenalpasti di peringkat awal•Risiko dikenalpasti hanya bagi peringkat pembinaan dan

penyerahan sahaja

2

•Persepsi PR dilaksanakan melalui pembangunan PPR sahaja•Banyak projek tidak menyediakan Laporan Status dan Laporan

Akhir•Tidak dapat menentukur keberkesanan PR secara menyeluruh

3•Kesedaran dan tahap buy-in yang rendah di JKR•Kurang maklumbalas yang diterima – 24 % sahaja•Pengisian PPR / Laporan Status yang tidak lengkap

RUMUSAN PENEMUAN

RUMUSAN PENEMUAN

29

4• Punca risiko banyak daripada kelemahan skop,

rekabentuk dan pengalihan services

5• Tahap penggunaan & aplikasi pengurusan risiko masih

rendah

6• Aplikasi di peringkat pengurusan risiko dalam

keseluruhan kitarhayat projek masih tidak difahami –keperluan kepada pewujudan fungsi pengurus risiko

30

• Pegawai kurang peluangmenjadi fasilitator secarahands-on

• Pegawai dilatih kurang yakin &kurang kompeten

Kurang sokongan/kebenaran ketuajabatan kepada

kakitangan untukterlibat sebagaiFasilitator PR

• Proses Pengurusan Risiko tidakdilaksanakan sehinggaperingkat Laporan Akhir

Pasukan projekkurang kompetenmengenai proses

Pengurusan Risiko

7.0 isu &CABARAN

Isu &CABARAN

31

•Tiada peruntukan PR dalamkontrak

•Menjadi alasan tidakmelaksanakan PR

Kurang kesedaran/ komitmen

kakitangan JKRtentang

Pengurusan Risiko.

•Tidak memenuhi objektif PRmengenalpasti risiko dari awal

•Tiada urgency/ keperluan awaluntuk mengatasi isu/risiko

•Lambat bertindakbalasterhadap risiko/ isu/ masalah

Kebanyakan projekmembangunkanPPR selepas SST

8.0 CADANGANPENAMBAHBAIKAN

32

Mengaktifkan program Pool of RiskPractitioner - Hasilkan lebih ramaipegawai JKR yang kompeten

Mewujudkan peranan Risk Managersecara sempurna di JKR

Menambahbaik sistem ARMS

Risiko perlu dilaksana secarabersepadu dengan amalan terbaiklainnya supaya nampak kesan,keperluan & impak ke atas projek

123

4

Terima KasihTerima Kasih

33