PENYUSUNAN STANDAR OPERASI PROSEDUR (SOP)

DI LINGKUNGAN DITJEN PERHUBUNGAN UDARA

Dasar Hukum SOPDasar Hukum SOP

1. Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Pemerintahan Yang Bersih dan Bebas KKN;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 68 Tahun 1999 tentang Tata Cara Peran Serta Masyarakat Dalam penyelenggaraan Negara;

3. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 92 Tahun 2011;

4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEPIM.PAN/71/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik;

5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;

6. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana.

7. Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM.61 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Perhubungan

Fokus Reformasi Birokrasi

Kelembagaan

Sumber Daya ManusiaKetatalaksanaan

Bussiness Process

Standard Operating Procedures (SOP)

4

Peran Penyusunan SOP dalam Reformasi Birokrasi

1. MANAJEMEN PERUBAHAN

2. PENATAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

3. PENATAAN DAN PENGUATAN ORGANISASI

4. PENATAAN TATALAKSANA

9. MONITORING, EVALUASI, DAN PELAPORAN

5. PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM APARATUR

6. PENGUATAN PENGAWASAN

7. PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA

8. PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK

27 KEGIATAN

PengertianPengertian

Standard Operasi dan Prosedur (Prosedur Tetap)

Penetapan tertulis mengenai aktivitas-aktivitas baku yang harus dilakukan dalam proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, kapan, dimana dan oleh siapa serta bagaimana hasilnya.

TUJUAN PENYUSUNAN SOP

• Memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses penyelesaian setiap kegiatan, mulai dari awal kegiatan, proses kegiatan sampai dengan akhir kegiatan;

• Menjamin kelancaran dalam setiap tahapan proses pelaksanaan kegiatan dan kemudahan pengendalian;

• Mempertegas tanggung jawab pelaksana tugas atau aparatur (aktor) pada setiap tahapan proses penyelesaian kegiatan.

• Memberikan kejelasan dan transparansi kepada masyarakat sebagai penerima pelayanan mengenai hak dan kewajibannya.

• Meningkatkan akuntabilitas, efektivitas, efisiensi dan kepastian dalam pelaporan dan pendokumentasian terhadap pencapaian hasil dalam pelaksanaan tugas;

• Menjamin bahwa penyelesaian kegiatan dilaksanakan sesuai tahapan proses yang telah ditetapkan dan dijadwalkan

• Menjamin tersedianya informasi dan data dukung untuk penyelesaian setiap tahapan proses kegiatan;

• Memudahkan penemuan hambatan kinerja, sehingga dapat segera memperbaikinya;• Menghindari terjadinya penyimpangan proses penyelesaian dan tumpang tindih

pelaksanaan kegiatan;• Meningkatkan profesionalisme dan kemandirian pegawai terhadap

tanggungjawabnya;• Memudahkan untuk mengenali kesalahan prosedural; dan• Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan memudahkan langkah

perbaikan.• Memudahkan pelaksana dalam menjalankan tugas .

MANFAAT

Masukan SOP Direktorat/Bagian

Unit kerja Jumlah

DIREKTORAT ANGKUTAN UDARA 5DIREKTORAT BANDAR UDARA 32DIREKTORAT KEAMANAN PENERBANGAN 8DIREKTORAT NAVIGASI PENERBANGAN 12DIREKTORAT KUPPU 36BAGIAN PERENCANAAN 42BAGIAN KEUANGAN 6BAGIAN HUKUM DAN HUMAS 15BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN UMUM 100Total 256

HASIL SOP YANG SUDAH DISAHKAN DILINGKUNGAN DITJEN PERHUBUNGAN UDARA

Company name

Proses Penyusunan Proses Penyusunan

Reformasi Birokrasi

Persiapan

• Membentuk Tim dan kelengkapannya

Penilaian Kebutuhan

• Melakukan Penilaian kebutuhan berdasarkan tupoksi/uraian kegiatan

• Membagi antara SOP Pelayanan Publik dengan SOP

Pengembangan

• Pengumpulan Informasi pelaksanaan tugas yang sudah dilaksanakan

• Penulisan SOP • Pengujian dan

reviu SOP• Pengesahan SOP

oleh Kepala Unit Kerja

Integrasi dalam Manajemen

• Terkait pelayanan publik: dimaklumatkan kepada stake holder

• Penyediaan tempat pelayanan

Monitoring dan Evaluasi

• Monitoring pelaksana mereview apakah pelaksanaan sesuai atau tidak.

• Evaluasi Perbaikan SOP untuk merinci efisien efektifnya dengan kebijakan dengan pelaksanaan sehari-hari.

Inventarisasi Judul SOPUnit Kerja : .................................. (1) Tugas Pokok : .................................. (2) Fungsi : .................................. (3) Jenis Kegiatan : .................................. (4) Dasar Hukum : .................................. (5)

No. Uraian Jenis Kegiatan Pejabat Pelaksana Kelengkapan Waktu Pelaksanaan Nama Satuan Hasil Pelayanan

Publik/Teknis

(6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

1 SOP : 1 Output/ Dokumen

11

Guna Keseragaman Penulisan, dokumen SOP di lingkungan Kementerian Perhubungan menggunakan format pengetikan sbb:1. Jenis huruf Bookman Old Style ukuran 10 Pt;2. Warna hitam;3. Jarak/spasi antar baris 1 (satu) poin;4. Ukuran kertas A4;5. Bentuk kertas potrait;dan6. Margin tepi halaman adalah kiri 2 (dua) sentimeter,

kanan 1 (satu) sentimeter, atas 1 (satu) sentimeter, atas 1 (satu) sentimeter, dan bawah 1 (satu) sentimeter.

Aplikasi komputer yang digunakan untuk menulis dokumen SOP adalah spreadsheet seperti Microsoft Office Excel.

Format SOP

12

simbol yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan:

Simbol & Format SOP berdasarkan PM 61 Tahun 2012 tentang Penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Perhubungan

Diagram alir (flowcharts)Merupakan format yang menggambarkan rangkaian proses penyelesaian berbagai jenis kegiatan pelayanan publik sejak awal dimulainya suatu proses kegiatan, proses penyelesaian, sampai dengan akhir proses kegiatan dan menghasilkan produk tertentu.

Mulai atau selesai

Proses

Konektor perpindahan aktifitas ke halaman berikutnya

Proses lanjut

Format SOP Kementerian Perhubungan

Manajemen Risiko

Angka (1) : Nomenklatur satuan kerja penetap SOP;Angka (2) : nomor penetapan SOPdengan format Nomor/ SOP/Kode unit kerja/bulan penetapan/th

penetapan (contoh : 001/SOP/DJPU/VIII/ 2012);Angka (3) : cukup jelas;Angka (4) : cukup jelas;Angka (5) : cukup jelas;Angka (6) : nama jabatan, tanda tangan dan nama pejabat penetap disertai dengan NIP;

Angka (7) : Judul SOP, sesuai dengan sesuai dengan uraian jenis kegiatan;

Angka (8) : Dasar Hukum berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari SOP beserta aturan pelaksanaannya;

Angka (9) : SOP lain yang terkait secara langsung dengan SOP yang ditetapkan;

Angka (10) : berbagai permasalahan yang mungkin dalam pelaksanaannya. Umumnya diawali dengan kata : jika/apabila-maka;

Angka (11) : cara mengatasi permasalahan yang mungkin muncul;Angka (12) : kompetensi (keahlian) yang dibutuhkan bagi seluruh pelaksana;

Angka (13) : daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan yang diSOP-kan;

Angka (14) : berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan. Yang dimaksudkan pencatatan dalam hal ini adalah berupa dokumen kontrol dari prosedur yang di-SOPkan, baik buku kontrol, kartu kendali, formulir pengecekan, ataupun check list (daftar simak), seperti buku ekspedisi, buku log, buku dokumen kegiatan.

Angka (15) : cukup jelas;Angka (16) : berbagai penyataan uraian yang dilaksanakan oleh para pelaksana;

Angka (17) : urutan atau rangkaian para pelaksana sebagai penanggungjawa jawab setiap tahapan proses sesuai urutan jenis kegiatan;

Angka (18) : bahan - bahan kelengkapan yang diperlukan ( formulir, lembar disposisi, data, laporan keuangan, dll);

Angka (19) : lama waktu yang diperlukan untuk penyelesaian kegiatan (menit, jam, hari, minggu, bulan);

Angka (20) : nama hasil penyelesaian kegiatan ( Surat, Laporan, Kumpulan Data, Draft Laporan, Konsep Pedoman, dll).

Angka (21) : penjelasan singkat yang diperlukan.

Keterangan pengisian:

Catatan untuk Penyusunan SOP adalah :1. Prioritas kepada Pelaksanaan Pelayanan Publik. Seperti PAS

Bandara.2. Dimaklumatkan/ di informasikan kepada Stakeholder.3. Dikembangkan secara terus menerus.

Untuk UPT di lingkungan Ditjen Perhubungan Udara