Upload
dwi-mursita-sari
View
39
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
i
ILMU MANAJEMEN DASAR
PERENCANAAN
KELOMPOK 2
NAMA ANGGOTA : 1. DWI MURSITA SARI
2. ENZIE YASMIN
3. FEBI KHAIRUNNISA
4. MITA DEWI ASTUTI
5. TIARA RAHMADANI
KELAS : 1-A
JURUSAN D3 GIZI
POLITEKNIK KESEHATAN JAKARTA II
Jl. Hang Jebat III Blok F3 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan
JAKARTA
2012
ii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,
karena atas berkah, rahmat dan tuntunan-Nyalah, akhirnya makalah dengan judul
“Perencanaan” dapat terselesaikan tepat waktu. Makalah ini dibuat sebagai tugas
mata kuliah Ilmu Manajemen Dasar.
Dalam penyusunan tugas atau materi ini, tidak sedikit hambatan yang penulis
hadapi. Namun penulis menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan materi ini
tidak lain berkat bantuan, dorongan dan bimbingan orang tua, sehingga kendala-
kendala yang penulis hadapi teratasi. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima
kasih kepada para dosen yang telah mengajarkan kami dan kedua orang tua yang telah
menyemangati kami.
Penulis menyadari bahwa makalah ini tidak bisa lepas dari kekurangan. Oleh
karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang nantinya berguna dalam
penyempurnaan makalah ini.
Semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi
pihak yang membutuhkan, khususnya bagi penulis sehingga tujuan yang diharapkan
dapat tercapai.
Jakarta, Februari 2012
Penulis
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...................................................................................................... ii
DAFTAR ISI ...................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................... 1
A. Latar Belakang .................................................................................................. 1
B. Tujuan ...................................................................................................... 1
BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................................. 2
A. Pengertian Perencanaan ................................................................................... 2
B. Unsur-Unsur Suatu Rencana.............................................................................. 4
C. Sudut Pandang Perencanaan ............................................................................ 5
D. Jenis-Jenis Perencanaan ................................................................................... 7
E. Tahap Dasar Perencanaan ................................................................................ 11
F. Proses Pembuatan Rencana ............................................................................. 12
G. Asas-Asas Perencanaan .................................................................................... 12
H. Maksud Perencanaan ....................................................................................... 14
I. Tujuan Perencanaan ......................................................................................... 14
J. Net Work Planning ............................................................................................ 15
K. Planner (Perencana) ......................................................................................... 15
L. Sifat Rencana yang Baik .................................................................................... 17
M. Keuntungan dan Kerugian Perencanaan .......................................................... 17
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................................... 19
A. Kesimpulan ...................................................................................................... 19
B. Soal ...................................................................................................... 19
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 23
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perencanaan ialah langkah awal sebelum melakukan fungsi-fungsi manajemen. Disadari
atau tidak, setiap hari kita selalu membuat rencana dalam hal apa pun. Perencanaan
merupakan proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya.
Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi waktu yang akan
datang , serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.
Perencanaan merupakan suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah
ditetapkan. Rencana harus diimplementasikan dan dikembangkan setiap saat. Perencanaan
kembali terkadang dapat menjadi faktor kunci pencapaian sukses akhir. Oleh karena itu,
perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan, agar mampu menyesuaikan diri dengan
situasi dan kondisi yang baru secepat mungkin.
Banyaknya sebuah acara atau kegiatan yang mengalami kegagalan merupakan salah
satu faktor yang menjadikan sebuah perencanaan sangat penting. Jika acara atau kegiatan yang
sudah memiliki perencanaan saja bisa terjadi kegagalan, apalagi yang tidak memiliki
perencanaan yang baik. Jalan untuk menuju sukses memang membutuhkan perencanaan yang
baik dan matang.
1.2 Tujuan
Sebagaimana latar belakang di atas, maka tujuan penyusunan makalah ini yaitu :
a. Sebagai bahan pembelajaran agar mahasiswa memiliki ilmu dan pemahaman
manajemen dasar tentang perencanaan.
b. Menambah pengetahuan tentang suatu perencanaan yang baik atau tepat sehingga
dapat bermanfaat dan digunakan dalam kehidupan sehari-hari.
c. Menjelaskan pengertian, tujuan, strategi, batas dan segala aspek yang berpengaruh
dalam perencanaan.
d. Dengan materi di dalam makalah ini, mahasiswa mampu mempraktekan dan
menerapkan perencanaan yang baik dan sesuai dalam kehidupan sehari hari.
2
BAB II LANDASAN TEORI
A. PENGERTIAN PERENCANAAN
Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena
organizing, staffing, directing, dan controlling harus terlebih dahulu direncanakan. Perencanaan
ini bersifat dinamis karena dapat menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi
dan kondisi yang mungkin terjadi. Perencanaan ini ditunjukan pada masa depan yang penuh
dengan ketidakpastian, karena adanya perubahan kondisi dan situasi.
Perencanaan ini adalah masalah “memilih”, artinya memilih tujuan, dan cara terbaik
untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternative yang ada. Perencanaan merupakan
kumpulan dari beberapa keputusan. Untuk jelasnya pengertian perencanaan dan rencana ini
para ahli telah mendefinisikannya:
1. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel
Planning is function of a manager which involves the selection from alternatives of
objectives, policies, procedures, and programs.
Artinya:
Perenncanaan adalah fungsi seseorang manajer yang berhubungan dengan memilih
tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, produser-produse, program-program dari
alternatif-alternatif yang ada.
2. G.R Terry
Planning is selecting and realating of fact and the making and the using assumptions
regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitions
believed nnecessary to achieve desired results.
Artinya:
Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta
menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa dating dengan jalan menggambarkan
dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang
diinginkan.
3. Louis A. Allen
3
Planning is determination of the course of action to achieve a desired result.
Artinya:
Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang
diinginkan.
4. Billy E. Goetz
Planning is fundamentally choosing and a planning problem arises only when
alternatives courseof action is discovered.
Artinya:
Perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul,
jika terdapat alternatif-alternatif .
5. Charles Bettleheim
a plan consist of the totality of arrangements decided upon in order to carry out the
project. Selanjutnya dia berkata bahwa dalam setiap rencana terdapat dua elemen,
yaitu:
a. A project, that is an end which one proposes to achieve, dan
b. The arrangement decided upon in order that this end may be achieved, that is
the determination of the means
Charles bettleheim singkatnya berpendapat bahwa dalam setiap rencana terdapat
dua eleman, yaitu tujuan dan alat yang perlu untuk mencapai tujuan itu.
6. Newman
Planning is decidig in advance what is to be done. Jadi , perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan.
7. Drs. H. Malayu S. P. Hasibuan
Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisis pedoman
pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Jadi, setiap rencana
mengandung 2 unsur yaitu: “tujuan dan pedoman”.
8. Bintoro Tjokroaminoto
Perencanaan adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis
yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.
4
B. UNSUR-UNSUR SUATU RENCANA
Pada umumnya suatu rencana yang baik berisikan enam unsure, yaitu: what, why, when,
who, where, and how. Suatu rencana harus memuat unsure-unsur sebagai berikut:
1. Penjelasan dari perincian yang dibutuhkannya, factor-faktor produksi yang diperlukan
untuk menyelasaikan kegiatan-kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan dapat
dihasilkan.
2. Penjelasan mengapa kegiatan-kegiatan itu harus dikerjakan dan mengapa tujuan yang
ditentukan itu harus dicapai.
3. Penjelasan tentang lokasi fisik setiap kegiatan yang harus dikerjakan sehingga tersedia
fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerkjaan itu.
4. Penjelasan mengenai waktu dimulainya pekerjaan dan diselesaikannya pekerjaan baik
untuk tiap-tiap bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerjaan.
5. Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya, baik mengenai
kuntitas mmaupun kualitas, yaitu kualifikasi-kualifikasi pegawai,seperti keahlian ,
pengalaman, dan sebagainya.
6. Penjelasan tentang teknik mengerjakan pekerjaan.
J. S. Tjeng Bing Tie berpendapat bahwa suatu rencana mengandung unsur-unsur sebagai
berikut:
1. Tujuan Perusahaan
Tujuan itu harus bersifat materiil, dapat pula bersifat moral. Berisfat materiil misalnya
mencari keuntungan yang sebesar-besarnya, sedangkan bersifat moral misalnya
perusahaan bertujuan menyukseskan program pemerintah di bidang sandang-pangan
atau bertujuan memberi kesempatan kerja kepada anggota masyarakat yang
menganggur, dan sebagainya.
2. Politik Perusahaan
Merupakan peraturan atau pedoman yang digariskan bagi tindakan organisasi, untuk
mencapai tujuan dengan hasil yang baik.
5
3. Prosedur
Urutan pelaksanaan yang harus dituruti oleh seseorang dalam melakukan suatu
tindakan untuk mencapai tujuan tertentu.
4. Budget
Budget merupakan suatu anggaran, yakni ikhtisar dari hasil-hasil yang diharapkan
untuk dicapai, dan pengeluaran yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut, yang
dinyatakan dalam angka.
5. Program
Program adalah campuran dari politik, dan budget, yang dimaksudkan untuk
menetapkan suatu rangkaian tindakan untuk waktu yang akan datang.
Louis A. Allen berpendapat bahwa kegiatan pada fungsi perencanaan sebagai berikut:
a) Meramalkan (forecasting)
b) Menetapkan maksud atau tujuan (establishing objenctives)
c) Mengacarakan (programming)
d) Menyusun tata waktu (scheduling)
e) Menyusun anggaran belanja (budgeting)
f) Mengembangkan prosedur (developing procedure)
g) Menetapkan dan menafsirkan kebijakansanaan (establishing & interpreting policy)
C. SUDUT PANDANG PERENCANAAN
Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:
1. Tingkatan manajemen
Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal:
a. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atau Administrative Planning), adalah
perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh
kegiatan organisasi. Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh pimpinan pada
tingkatan top management atau manajemen puncak.
6
b. Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial Planning), adalah
perencanaan untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam
program-program untuk dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan
atau manajemen menengah.
c. Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah perencanaan pada tingkat
terakhir yang dibuat oleh pimpinan tingkat rendah atau tingkat pertama untuk
melaksanakan program kerja di lapangan.
2. Jangka waktu
Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita
mengenal:
a. Perencanaan jangka pendek, yang biasanya berlaku dalam 1-5 tahun.
b. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau
lebih.
c. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program
pelaksanaan dari pada perencanaan jangka pendek.
3. Daerah berlakunya
Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara
internasional (antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional (antar wilayah),
dan lokal (daerah). Di dalam tata pemerintahan di Indonesia, kita mengenal urutan sebagai
berikut: nasional (pusat), propinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya.
4. Materi perencanaan
Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti: perencanaan
keamanan dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata
kota, dan sebagainya. Yang juga termasuk di dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya
dipisahkan menjadi bab tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya),
standar, dan program atau acara kerja. Secara lebih luas lagi, perencanaan dapat
dirumuskan sebagai penetapan tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar,
dan program dari suatu organisasi.
7
D. JENIS-JENIS PERENCANAAN
1. Tujuan (Objective)
Tujuan yang diinginkan harus dirumuskan sejelas-jelasnya agar dapat dipahami
dan ditafsirkan dengan mudah oleh orang lain. Tujuan yang diinginkan itu juga harus
wajar, rasional, ideal, dan cukup menantang utuk diperjuangkan dan dapat dicapai
oleh orang banyak. Tanpa tujuan yang ingin dicapai berarti proses management juga
tidak ada. Brikut pendapat para ahli mengenai tujuan:
a. G.R. Terry
Tujuan adalah suatu sasaran managerial yaitu tujuan yang diingini yang
melukiskan skop yang jelas, serta memberikan arah pada usaha-usaha seorang
manager.
b. Wilson
Tujuan adalah pusat perhatian (area of concern), sampai sejauh mana bidang-
bidang atau pusat perhatian itu dapat direalisasi pada waktu tertentu, ditentukan
oleh perkiraan kemampuan yang dimiliki dan hasil yang hendak dicapai. Tujuan
disebut suatu jenis rencana karena akan dicapai pada masa depan.
2. Kebijaksanaan (Policy)
Kebijaksanaan adalah suatu jenis rencana yang memberikan bimbingan berpikir dan
arah dalam ppengambilan keputusan. Karena dengan kebijaksanaan ini maka rencana
akan semakin baik dan menjuruskan daya pikir dari pengambil keputusan kea rah tujuan
yang diinginkan. Harold Koontz mendefinisikan kebijaksanaan:
“General statement of understanding that guide thinking in decision making. Thei
function is to mark out an area in which decision can be made, thus leading some
assurance that decision will be consistent with and contribute to goals or objective”.
Artinya:
Kebijaksanaan adalah pertanyaan-pertanyaan atau pengertian-pengertian umum yang
memberikan bimbingan berpikir dalam menentukan keputusan. Fungsinya adalah
menandai lingkungan sekitar yang dibuat, sehingga memberikan jaminan bahwa
8
keputusan-keputusan itu akan sesuai dengan dan menyokong tercapainya arah atau
tujuan.
3. Prosedur
Prosedur- prosedur juga merupakan suatu jenis rencana, karena prosedur
menunjukan pemilihan cara bertindak dan berhubungan dengan aktivitas-aktivitas masa
depan. Prosedur memberikan detail-detail tindakan, sehingga suatu aktivitas tertentu
harus dilaksanakan. Esensinya adalah rentetan tindakan yang diatur secara atau
berurutan.
Penetapan prosedur dalam rencana adalah penting, supaya pelaksanaan kerja tidak
simpang siur. Prosedur menentukan jalan dan urutan tindakan melalui kebijaksanaan-
kebijaksanaan dan prosedurini menciptakan jalan kea rah tujuan.
4. Rule
Rule adalah suatu rencana tentang peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan
harus ditaati. Rule kadang-kadang ditimbulkan oleh prosedur, tetapi keadaannya tidak
sama. Perbedaannya terletak pada rule tidak menurut “urutan-urutan” tindakan dan
waktu pelaksanaan pekerjaan. Persamaannya adalah baiuk rule maupun prosedur sama-
sama memberikan bimbingan untuk bertindak yang baik.
5. Program
Program adalah suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana
yang konkret. Rencana ini konkret, karena dalam “program sudah tercantum, baik
sasaran, kebijaksanaan, prosedur, waktu maupun anggarannya”. Jadi, program juga
merupakan usaha-usaha untuk mengefektifkan rangkaian tindakan yang harus
dilaksanakan menurut bidangnya masing-masing.
Suatau rencana umumnya meliputi bidang-bidang “produksi, financial, personalia,
dan pemasaran” yang masing-masing dalam berbagai program, dan setiap program ini
harus saling menunjang pelaksanaan berbagai program itu. Programming adalah proses
penyusunan suatu program, jadi programming sifatnya dinamis, sedangkan program
sifatnya statis.
6. Budget
9
Budget ( anggaran ) adalah suatu rencana yang menggambarkan penerimaan dan
pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang. Budget adalah suatu ikhtiar dari
hasil yang diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut
yang dinyatakan dalam kesatuan uang.
Traditional budget adalah cara-cara menyusun data kebutuhan akan anggaran yang
tidak didasarkan atas pemikiran dan analisis tentang rangkaian kegiatan yang harus
dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
7. Metode
Metode merupakan hal yang fundamental bagi setiap tindakan dan berhubungan
dengan prosedur. Menurut George R. Terry metode adalah:
“A method can be defined as result of determining the manner of work performance of
a task giving adequate consideration of objective, facilities available and total
expenditures of time, money, and effort ”.
Artinya:
Suatu metode dapat didefinisikan sebagai hasil penentuan cara pelaksanaan suatu tugas
dengan suatu pertimbangan yang memadai menyangkut tujuan, fasilitas-fasilitas yang
tersedia dan jumlah penggunaan waktu, uang, dan usaha.
8. Strategi
Strategi (siasat) adalah juga termasuk jenis rencana karena akan menentukan
tindakan-tindakan pada masa dating untuuk mencapai tujuan yang diinginkan. Strategi
ini pada hakikatnya adalah suatu interpretative planning yang dibuat dengan
memperhitungkan rencana saingan. Strategi pada dasarnya adalah penentuan cara yang
harus dilakukan agar memungkinkan memperoleh hasil yang optimal, efektiv, dan dalam
jangka waktu yang relative singkat serta tepat menuju tercapainya untuk tujuan yang
telah ditetapkan. Strategi-strategi dalam perencanaan:
Prof.L.C.serrel mengemukakan strategi dalam perencanaan, sebagai berikut:
a. Camel head in the tent (memasukan kepala unta ke dalam tenda), artinya hendaknya
pengajuan rencana dilakukan bertahap, karena jika diajukan secara menyeluruh
kemungkinan besar rencana itu akan ditolak.
10
b. Sowing seed on fertile ground (menerbitkan bibit pada tanah subur), artinya untuk
mengajukan suatu rencana, pilihlah orang-orang yang kiranya dapat menerima
rencana itu.
c. Mass concentrated offensive (penyerangan secara terkonsentrasi,) artinya jika
rencana itu telah dapat diterima pelaksanaannya, jangan ditangguhkan melainkan
harus dilakukan secepatnya. Karena jika ditangguhkan kemungkinan rencana itu tidak
dapat dilaksanakan sebab perubahan kondisi dan situasi. Strategi ini disebut dengan
“gempa bumi”, karena getarannya dapat menjalar ke semua bagian.
d. Confuse their issue (menggalihkan perhatian). Strategi ini dimaksudkan untuk
mengalihkan perhatian dengan menggunakan jalan pendekatan yang tidak langsung
menyinggung pokok persoalan. Karena jika persoalan pokoknya langsung disinggung
dapat menimbulkan kerugian terhadap keseluruhan rencana.
e. Use strong tactics only when necessary (Gunakan taktik keras hanya jika perlu).
Strategi hanya digunakan jika diiperlukan sekali. Strategi taktik keras ini jangan
digunakan setiap waktu karena kalau demikian halnya akan mengurangkan
keampuhannya.
f. Pass the buck (lepaskan tanggung jawab). Strategi ini berarti melemparkan tanggung
jawab kepada pihak lain, sehingga yang bersangkutan terlepas dari segala akibat
perbuatannya.
g. Time is great healer (waktu ialah penyembuh yang terbaik). Strategi ini dimaksudkan
untuk mendapatkan bantuan dari waktu. Seperti diketahui bahwa waktu berjalan
terus dengan kejadian yang berganti-ganti.
h. Strike while the iron is hot ( pukullah besi ketika masih panas), artinya terapkanlah
rencana dengan segera, jika terlihat gejala bahwa orang tidak menentangnya.
i. Two head are better than one ( pemikiran 2 orang lebih baik dari 1 orang). Strategi ini
dimaksudkan untuk memperoleh pemikiran dan merumuskan yang terbaik
mengingat bahwa suatu persoalan akan dipecahkan dengan sempurna, apabila
terjadi pertukaran pikiran yang sebaik-baiknya antara para manager yang
berpengalaman yang berkeahlian.
11
j. Divide and rule (membagi dan menguasai). Strategi ini dimaksudkan untuk membagi
kelompok dan menguasainya, agar kelompok itu menerima rencana yang diajaukan
dan maksud yang diinginkan.
E. TAHAP DASAR PERENCANAAN
Ada Empat Tahap Dasar Perencanaan:
Tahap 1 Menetapkan Tujuan Atau serangkaian tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan
organisasi atau kelompok kerja tanpa rumusan tujuan yang jelas organisasi
akanmenggunakan sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif.
Tahap 2 Memahami tujuan atau serangkaian tujuan
Pemahaman akan sisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber
dayasumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena
tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan
perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana
kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan
data statistik yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.
Tahap 3 Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diindentifikasikan
untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu
diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi
mencapai tujuannya atau yang menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan,
antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di
waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan
Tahap 4 Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan
12
Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif
dalam proses pencapaian tujuan, penilain alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan
alternatif terbaik di antar berbagai alternatif yang ada.
F. PROSES PEMBUATAN RENCANA
Untuk membuat suatu rencana ada beberapa tindakan yang harus dilalui. Langkah-
langkah tersebut adalah sebagai berikut:
1. Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah, usaha, dan tujuan yang akan
direncanakan.
2. Mengumpulkan data, informasi,dan fakta yang diperlukan secukupnya.
3. Menganalisis dan mengklasifikasikan data, informmasi, dan fakta serta hubungan-
hubungannya.
4. Menetapkan perencanaan, premises, dan hambatan-hambatan serta hal-hall yang
mendorongnya.
5. Menemukan beberapa alternative.
6. Pilihlah rencana-rencana yang terbaik dari alternative-alternative yang sudah ada.
7. Tetapkanlah urutan-urutan dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang
disulkan.
8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.
G. ASAS-ASAS PERENCANAAN
1. Principle of contribution to objective
Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian
tujuan.
2. Principle of efficiency of planning
Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam melaksanaannya dapat
mencapai tujuan dengan biaya uang sekecil-kecilnya.
3. Principle of primacy of planning (asas pengutamaan perencanaan)
13
Perencanaan adalah keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya,
organizing, staffing, directing, dan controlling. Seorang tidak akan dapat melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen lainnya, tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam
menjalankan kebijaksanaan.
4. Principle of pervasiveness of planning (asas pemerataan perencanaan)
Asas pemerataan perencanaan memegang peranan penting mengingat pemimpin pada
tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggung jawab atas
berhasilnya rencana itu.
5. Principle of planning premise (asas patokan perencanaan)
Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premis-premis
perencanaan dapat menunjukan kejadian-kejadian yang akan datang.
6. Principle of policy frame work (asas kebijaksanaan pola kerja)
Kebijaksanaan ini menunjukan pola kerja, produser-produser kerja, dan program-
program kerja tersusun.
7. Principle of timing (asas waktu)
Perencanaan waktu yang relative singkat dan tepat.
8. Principle of planning communication (asas tata hubungan perencanaan)
Perencanaan dapat disusun dan dikordinasikan dengan baik, jika setiap orang
bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang
memadai mengenai bidang yang akan dilaksanakannya.
9. Principle of alternative (asas alternatif)
Alternatif ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputipemilihan
rangkaian alternative dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang
telah ditetapkan.
10. Principle of limiting factor (asas pembatasan faktor)
Dalam pemilihan alternatif-alternatif, pertama-tama harus ditunjukkan pada faktor-
faktor yang strategis dan dapat membantu pemecahan masalah. Asas alternative dan
pembatasan factor merupakan syarat mutlak dalam penepatan keputusan.
11. The commitment principle (asas keterikatan)
14
Perencanaan harus menghitungkan jangka waktu keterikatan yang diperlukan untuk
melaksanaan pekerjaan.
12. The principle of flexibility (asas fleksibilitas)
Perencanaan yang efektif memerlukan fleksibilitas, tetapi tidak berarti mengubah
tujuan.
13. The principle of navigation change (asas ketetapan arah)
Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap
kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan.
14. Principle of strategic planning (asas perencanaan strategi)
Dalam kondisi tertentu manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan
untuk menjamin pelaksanaan rencana agar tujuan tercapai dengan efektif.
H. MAKSUD PERENCANAAN
1. Perencanaan adalah salah satu fungsi manajer yang meliputi seleksi atas alternatif-
alternatif tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, produser-produser, dan program-
program.
2. Perencanaan pada asasnya adalah memilih dan persoalan perencanaan timbul, jika
suatu alternative cara bertindak ditemukan.
3. Perencanaan, sebagian besar merupakan usaha membuat hal-hal terjadi sebagaimana
yang dikehendaki.
4. Perencanaan adalah suatu proses pemikiran, penentuan tindakan-tindakan secara
sadara berdasarkan keputusan-keputusan menyangkut tujuan, fakta, dan ramalan.
5. Perencanaan adalah usaha menghindari kekosongan tugas, tumpang tindih, dan
meningkatkan efektivitas potensi yang dimiliki.
I. TUJUAN PERENCANAAN
1. Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, kebijakan-kebijakan, produser, dan
program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam
mencapai tujuan.
15
2. Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi
yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.
3. Perencanaan adalah satu usaha untuk memperkecil risiko yang dihadapi pada masa
yang akan datang.
4. Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.
5. Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh
pekerjaan.
6. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.
7. Perencanaan menjadi suatu landasan untuk mengendalian.
8. Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari miss management dalam
penempatan karyawan.
9. Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi.
J. NET WORK PLANNING
Network planning (perencanaan jaringan kerja) adalah untuk menentukan urutan
waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan pekerjaan. Dalam network planning
pekerjaan (aktifitas) dilakukan secara serentak dan harus selesai secara bersamaan pula,
sehingga penyelesaian proyek-proyek it relative lebih cepat. Proyek adalah pekerjaan yang
waktu dan biayanya telah ditetapkan secara pasti serta diinformasikan pada papan
pengumuman proyek, sehingga masyarakat mengetahuinya.
K. PLANNER (PERENCANA)
Perencanaan diproses perencana dan hasilnya berupa rencana. Perencanaan sifatnya
dinamis sedangkan rencana sifatnya statis yang didalamnya telah ditetapkan tujuan dan
pedoman pelaksanaanya. Rencana iniliah yang akan dilakukan oleh para pelaku
manajemen itu.
Pada dasarnya semua manajer melaksanakan perencanaan dan menjadi perencana
(planner). Perbedaannya hanya terletak pada luasnya rencana yang disusunnya. Semakin
tinggi posisi pejabat dalam organisasi maka semakin luas bidang rencana yang disusunnya,
16
seperti rencana menyeluruh (master plan), rencana bagian, rencana teknik pelaksanaan.
Manajer dapat membuat rencana berdasarkan:
1. Manajer yang melaksanakan perencanaannya sendiri.
2. Manajer yang melaksanakannya tetapi disesuaikan dengan usul-usul para
bawahannya.
3. Manajer yang menetapkan bagan, bawahan yang merencanakan.
4. Bawahan merencanakan dan manajer yang memutuskan.
5. Joint participation planning.
Selain manajer, pembuat rencana juga dapat ditugaskan kepada panitia perencana,
bagian perencanaan, dan tenaga staff.
1. Panitia Perencana
Dalam sebuah pelaksanaan rencana dengan kerjasama, oleh pemimpin sering
dibentuk sebuah panitia perencana yang bertugas mengadakan perencanaan. Orang
yang diangkat sebagai panitia perencana, khusus hanya kepala-kepala bagian, dapat
pula orang-orang ahli dari luar perusahaan, mungkin juga kombinasi dari kedua hal
itu. Supaya terdapat kerja tim dalam pelaksanaan rencana, sebaiknya pegawai
perusahaan diikutsertakan, seperti kepala bagian dan kepala-kepala seksi.
2. Bagian Perencanaan
Seringkali tugas perencanaan merupakan tugas yang terus-menerus dan amat
rumit seperti pada perusahaan industry yang memproduksikan barang potongan.
Pada keadaan seperti ini sering dibentuk suatu bagian perencanaan di dalam
perusahaan, yang khusus bertugas di belakang perencanaan. Bagian perencanaan
memiliki kedudukan yang sama dengan bagian-bagian yang lain yakni merencanakan
segala sesuatu, terutama merencanakan tugas-tugas bagian produksi.
3. Tenaga Staff
Pada umumnya, yang merencanakan haruslah orang yang dapat berfikir dan
dapat melihat ke depan, dan dapat menganalisis fakya-fakta yang tersedia. Orang
seperti ini sering disebut tenaga staff, tugasnya menganalisis fakta-fakta kemudian
merencanakan sesuatu guna diserahkan kepada manajer.
17
L. SIFAT RENCANA YANG BAIK
Rencana yang baik haruslah mengandung sifat-sifat sebagai berikut:
1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan terang.
2. Mempunyai stabilitas.
3. Ada dalam perimbangan.
4. Meliputi semua tindakan yang diperlukan.
Kata-kata dan kalimat—kalimat yang digunakan oleh suatu rencana haruslah sederhana
dan mudah agar meniadakan penafsiran yang berbeda. Selanjutnya, suatu rencana haruslah
fleksible, artinya rencana tersebut harus dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang
berubah yang tidak diduga sebelumnya. Di samping adanya kemungkinan suatu perubahan,
maka suatu rencana haruslah mempunyai sifat stabil, artinya tidak perlu setiap kali diubah atau
sama sekali tidak dipakai. Seterusnya rencana haruslah ada dalam perimbangan, berarti bahwa
pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada setiap unsure organisasi seimbang dengan
kebutuhannya.
Akhirnya, rencana tersebut haruslah cukup luas untuk meliputi semua tindakan yang
diperlukan, artinya haruslah rencana tersebut memiliki segala-galanya sehingga terjamin
koordinasi dari tindakan seluruh unsure-unsur organisasi.
M. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PERENCANAAN
1. Kentungan Perencanaan
a. Tujuan menjadi jelas, objektif, dan rasional.
b. Aktivitas menjadi terarah, teratur, dan ekonomis.
c. Dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.
d. Dapat memperkecil risiko yang dihadapi perusahaan.
e. Memberikan landasan untuk pengendalian.
f. Merangsang prestasi kerja.
g. Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.
18
2. Kerugian Perencanaan
a. Adanya pembatasan tindakan dan inisiatif para bawahan, karena mereka harus bekerja
sesuai pola yang telah ditetapkan.
b. Lambatnya tindakan yang perlu diambil dalam tindakan darurat, padahal dalam
keadaan darurat perlu diambil tindakan yang cepat.
c. Informasi yang dibutuhkan untuk meramal masa depan belum tentu tepat, sehingga
manager tidak akan dapat secara pasti meramal apa yang akan terjadi pada masa
depan.
d. Biaya perencanaan cukup besar.
e. Adanya halangan psikologis, karena orang lebih memikirkan masa sekarang dibanding
masa depan.
f. Ada rencana-rencana yang diikuti dengan cara-cara yang tidak konsisten.
19
BAB III KESIMPULAN DAN SOAL
A. KESIMPULAN
Dari pembahasan pada Bab II, dapat disimpulkan beberapa hal :
Perencanaan dilakukan untuk menentukan sebuah tujuan secara keseluruhan dan
merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
sebuah perencanaan, fungsi-fungsi manajemen yang lain tidak dapat berjalan.
Perencanaan bersifat dinamis atau fleksibel karena perencanaan dapat menyesuaikan diri
dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.
Walaupun sebuah perencanaan sangat penting dan harus dilakukan dalam manajemen,
perencanaan tidak selamanya menguntungkan dan memiliki beberapa kelemahan atau
kerugian.
B. SOAL
Pilihan Ganda
1. Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang
diinginkan. Hal tersebut merupakan pengertian perencanaan yang dikemukakan oleh...
a. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel d. Drs. H. Malayu S. PHasibuan
b. G.R Terry e. Bintoro Tjokroaminoto
c. Louis A. Allen
Jawaban : C
2. Tujuan adalah suatu sasaran managerial yaitu tujuan yang diingini yang melukiskan skop
yang jelas, serta memberikan arah pada usaha-usaha seorang manager. Hal tersebut
merupakan pengertian tujuan yang dikemukakan oleh...
a. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel d. Drs. H. Malayu S. PHasibuan
b. G.R Terry e. Wilson
c. Louis A. Allen
Jawaban : B
20
3. Di bawah ini merupakan jenis-jenis sebuah perencanaan, kecuali...
a. Tujuan d. Kebijaksanaan
b. Waktu e. Strategi
c. Program
Jawaban : B
4. Berikut ini yang bukan merupakan tahap proses perencanaan ialah...
a. Menetapkan Tujuan d. Mengembangkan perencanaan
b. Memahami tujuan e. Melaksanakan tujuan
c. Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan
Jawaban : E
5. Sifat dari perencanaan ialah..
a. Dinamis d. Berulang-ulang
b. Statis e. Elastis
c. Tidak berubah
Jawaban : A
6. Rencana yang baik memiliki sifat sebagai berikut, yaitu...
a. Memberikan keuntungan d. Mempunyai stabilitas
b. Tidak sulit e. Elastis
c. Memberikan kerugian
Jawaban : D
7. Suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang konkret
merupakan pengertian dari...
a. Program d. Strategi
b. Metode e. Tujuan
c. Prosedur
Jawaban : A
21
8. Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap
kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan.
Pernyataan tersebut merupakan penjelasan perencanaan berdasarkan asas...
a. Perencanaan strategi d. Kebijaksanaan pola kerja
b. Pembatasan faktor e. Pembatasan wilayah
c. Ketetapan arah
Jawaban : C
9. Yang bukan merupakan unsur-unsur sebuah rencana menurut J. S. Tjeng Bing Tie ialah...
a. Politik Perusahaan d. Budget
b. Program e. Kegiatan perusahaan
c. Prosedur
Jawaban : E
10. Salah satu keuntungan dari perencanaan yaitu...
a. Pembatasan tindakan d. Memperkecil risiko
b. Adanya halangan psikologis e. Rencana diikuti dengan tidak konsisten
c. Biaya perencanaan cukup besar
Jawaban : D
Soal penalaran
Petunjuk : Pilih A, jika pilihan 1,2, dan 3 benar
Pilih B, jika pilihan 1 dan 3 benar
Pilih C, jika pilihan 2 dan 4 benar
Pilih D, jika pilihan 4 saja benar
Pilih E, jika semua pilihan benar
11. Manakah yang merupakan asas perencanaan?
1) Asas pengutamaan perencanaan
2) Asas pembatasan wilayah
3) Asas kebijaksanaan pola kerja
22
4) Asas kepentingan perencanaan
Jawaban : B
12. Yang termasuk dalam keuntungan perencanaan ialah...
1) Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan
2) Memberikan landasan untuk pengendalian
3) Aktivitas menjadi terarah, teratur, dan ekonomis
4) Adanya pembatasan tindakan para bawahan
Jawaban : A
13. Berikut perencanaan berdasarkan sudut masa berlakunya atau tahapannya
1) Perencanaan jangka pendek
2) Perencanaan tahunan
3) Perencanaan jangka panjang
4) Perencanaan bulanan
Jawaban : A
14. Di bawah ini yang termasuk dalam proses pembuatan rencana ialah...
1) Menjelaskan dan merumuskan masalah
2) Mengumpulkan data
3) Menganalisis dan mengklasifikasikan data
4) Menetapkan perencanaan
Jawaban : E
15. Louis A. Allen berpendapat bahwa kegiatan pada fungsi perencanaan sebagai berikut:
1) Meramalkan (forecasting)
2) Menetapkan maksud atau tujuan (establishing objenctives)
3) Mengacarakan (programming)
4) Menyusun tata waktu (scheduling)
Jawaban : E
23
DAFTAR PUSTAKA
Drucker, Peter F. 1982. Tugas – Tanggung Jawab, Praktek. Jakarta : PT. Gramedia Jakarta.
Indrawati, Ida. 1988. Tanya – Jawab Pengantar Manajemen dan Organisasi. Jakarta: CV. ARMICO.
Manullang, M. 2002. Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta: GADJAH MADA UNIVERSITY PRESS.
Muninjaya, Gede. 2004. Manajemen Kesehatan. Jakarta : Buku Kedokteran EGC.
S. P., Hasibuan. 2001. Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta: Bumi Aksara.
http://www.promagmulia.com/artikel/detail/21/perencanaan.html