PERANCANGAN APLIKASI PENDATAAN KEPENDUDUKAN DESA MINOMARTANI SLEMAN YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Supra Yoga Pratama

10.12.5118

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2014

APPLICATION DESIGN DATA COLLECTION RURAL POPULATION MINOMARTANI SLEMAN YOGYAKARTA

PERANCANGAN APLIKASI PENDATAAN KEPENDUDUKAN DESA MINOMARTANI

SLEMAN YOGYAKARTA

Supra Yoga Pratama Heri Sismoro

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT Minomartani Urban Village is one of the government agencies in Sleman that have a

lot of data on population , but still using manual systems in the data processing . It has the disadvantage of including a lot of data or reports that are not properly archived , data retrieval time consuming because they have to look for one at a time and space constraints to accommodate a lot of files or data Village , in addition to the residence application is made to maintain the quality of the information because it would be more safe if the data is stored in the computer . Population application is made to facilitate the processing of data such as the manufacture of Letters Birth , Death Letter , Letter Population Data Collection , Letters Move and Family Card ( KK ) is there. The approach used in the study is a structured approach that uses several tools and construction techniques , such as flowcharts , diagrams context , and Data Flow Diagrams ( DFD ) . To identify the problem , to do an analysis of the performance , information , economy , security applications , efficiency and customer service . This guide is known as PIECES analysis ( Performance , Information , Economy , Control, Eficiency and Services ). This analysis is usually obtained from a few major problems. This is important because it usually appears on the surface that is not a major problem, but only a symptom of the main problem alone .

With the implementation of the application design residence in the Village Minomartani using PHP programming language and MySQL database , is expected to ease in managing the whole population data , without having to place the data redundancy and error in managing such data . So the Village Office or the agency can achieve the goals that have been set to maximum . Keywords : Technology , Applications , Population

1.Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Instansi pemerintah pada tingkat yang paling bawah adalah Kantor Kepala

Desa dimana merupakan suatu instansi yang melakukan pendataan penduduk terutama

dalam proses pembuatan Surat Kelahiran, Surat Kematian , Surat Pendataan Penduduk,

Surat Pindah, dan Kartu Keluarga (KK). Untuk dapat menciptakan kemudahan,

keakuratan dan kecepatan dalam pendataan penduduk beserta laporannya kepada

instansi yang lebih tinggi yaitu kecamatan, maka diperlukan sebuah sistem pendataan

yang terkomputerisasi.

Kelurahan Minomartani adalah salah satu instansi pemerintah di Sleman yang

mempunyai banyak data kependudukan, namun masih menggunakan sistem manual

dalam pemrosesan data tersebut. Hal tersebut mempunyai kelemahan yaitu antara lain

banyak data atau laporan yang tidak terarsip dengan baik, pencarian data memakan

waktu karena harus mencari satu persatu dan keterbatasan tempat untuk menampung

file – file atau data Kelurahan.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut diperlukan suatu solusi yaitu dengan

menggunakan aplikasi kependudkan yang terkomputerisasi berbasis website. Aplikasi ini

banyak keunggulan diantaranya membantiu proses pendataan penduduk di Desa

Minomartani terutama pada proses pembuatan Surat Kelahiran, Surat Kematian , Surat

Pendataan Penduduk, Surat Pindah, dan Kartu Keluarga (KK) yang memerlukan

kecermatan dan ketelitian tinggi. Sehingga dalam waktu yang singkat pembuatan laporan

pendataan penduduk tersebut diatas dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin

terjadi.

Berdasarkan uraian tersebut penulis mengangkat judul “Perancangan Aplikasi

Pendataan Kependudukan Desa Minomartani Sleman Yogyakarta”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka yang menjadi pokok

permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana membangun sebuah sistem pengolahan data kependudukan yang

terkomputerisasi sehingga dapat menunjang efektifitas kerja pada Kantor

Kelurahan Minomartani?

2. Bagaimana merancang aplikasi pendataan penduduk dalam proses pembuatan

Surat Kelahiran, Surat Kematian , Surat Pendataan Penduduk, Surat Pindah,

dan Kartu Keluarga (KK) yang dapat menyajikan sebuah aplikasi yang

berkualitas bagi Kantor Kelurahan Minomartani?

1.3 Batasan Masalah

Mengingat luasnya permasalahan dan terbatasnya waktu serta data yang dapat

dikumpulkan penulis, maka penulis membatasi permasalahan pada :

1. Pendataan penduduk dalam proses pembuatan Surat Kelahiran, Surat

Kematian , Surat Pendataan Penduduk, Surat Pindah, dan Kartu Keluarga (KK)

sehingga menjadi lebih optimal dan terkontrol dalam pelaksanaannya.

2. Aplikasi ini dirancang dan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman

HTML (HyperText Markup Language), PHP (HyperText Preprocessor), MYSQL

sebagai database, dan Apache untuk web server, serta didukung dengan

software yang lain seperti : Macromedia Dreamweaver 8, Adobe Photoshop

CS3 dan Mozilla Firefox.

1.4 Tujuan Penelitian

Adapun maksud dan tujuan dibuatnya skripsi dengan judul Perancangan

Aplikasi Pendataan Kependudukan Desa Minomartani Sleman Yogyakarta ini adalah :

1. Sebagai persyaratan kelulusan program S1 Sistem Informasi STMIK AMIKOM

Yogyakarta.

2. Memperdalam dan menuangkan ilmu tentang software yang didapat selama

belajar di STMIK AMIKOM Yogyakarta.

3. Mengatasi masalah yang selama ini muncul di Kantor Kelurahan Minomartani

yaitu dalam pengolahan data penduduk

4. Untuk menghasilkan suatu sistem pendataan penduduk desa yang cepat dan

akurat

5. Untuk menghasilkan arsip pendataan penduduk berbentuk file sehingga mudah

untuk diteliti dan diperbaharui setiap terjadi perubahan.

1.5 Manfaat Penelitian

Sedangkan manfaat yang diperoleh dari aplikasi ini adalah :

1. Memberikan informasi yang lebih efektif dan akurat dengan sistem yang

terkomputerisasi

2. Memberikan pengetahuan tentang sistem layanan informasi terkomputerisasi

dibandingkan dengan secara manual

1.6 Metodologi Penelitian

Dalam melakukan penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode

penelitian, salah satunya dengan metode pengumpulan data, antara lain :

1. Metode Wawancara

Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab secara

langsung kepada pihak Desa Minomartani dan masyarakat sehingga diperoleh

data yang dibutuhkan.

2. Metode Observasi

Yaitu metode pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan

secara langsung terhadap objek penelitian.

3. Metode Study Pustaka

Yaitu metode pengumpulan data dengan cara mengambil referensi dari

beberapa sumber seperti buku, dokumen, artikel di internet yang terkait

dengan penelitian.

1.7 Sistematika Penulisan

Agar penyajian laporan ini baik dan terstruktur serta mudah untuk dipahami

maka dalam penulisan laporan ini dibagi menjadi beberapa bab antara lain :

BAB I Pendahuluan

Pada bab ini penulis menerangkan tentang latar belakang, rumusan masalah,

batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode pengumpulan data,

sistematika penulisan laporan.

BAB II Landasan Teori

Pada bab ini penulis mulai menguraikan hal-hal yang berhubungan dan

mendukung dalam perencanaan dan pembuatan aplikasi, mulai dari perencanaan

konsep-konsep, komponen-komponen, langkah-langkah dasar, teknik penyajian aplikasi

serta pengenalan hardware dan software yang digunakan.

BAB III Analisis dan Perancangan Sistem

Bab ini berisi tentang analisis terhadap sistem yang akan dibuat serta

perancangan bagaimana sistem tersebut akan berjalan dan siapa saja yang terlibat di

dalam sistem tersebut.

BAB IV Implementasi dan Pembahasan

Pada bab ini menjelaskan serta memaparkan hasil penelitian dan langkah-

langkah pembuatan website dari penyusunan format aplikasi sampai penyusunan akhir

aplikasi.

BAB V Penutup

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan Skripsi serta beberapa saran yang

berguna untuk penulis dan penuntut ilmu yang akan datang.

2.Landaan Teori

2.1 Pengertian Sistem

Sistem mempunyai beberapa definisi, tetapi dari beberapa definisi itu

mempunyai makna yang hampir sama. Sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan

elemen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan bersama. Definisi sistem menurut

para pakar antara lain sebagai berikut :

1. Menurut Murdick dan Ross (1993) :

Sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu denngan

yang lainnya untuk suatu tujuan bersama.

2. Menurut Scott (1996) :

Sistem terdiri dari unsur – unsur seperti masukan (input), pengolahan

(processing), serta keluaran (output)

3. Menurut Mc. Leod (1995) :

Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang

sama untuk mencapai suatu tujuan.

4. Menurut Abdul Kadir (2003) :

Sistem sebagai sekumpulan elemen yang saling terkait dan terpadu yang

dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.

2.2 Pengertian Informasi

Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri. Data adalah

bahan dasar dari sebuah informasi. Sementara pengertian informasi adalah data yang

telah menjadi sebuah bentuk yang berguna bagi pemakainya untuk mengambil

keputusan. Definisi informasi menurut pakar antara lain :

1. Menurut Mc. Leod (1995) :

Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

2. Menurut Abdul Kadir (2003) :

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang

berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan

saat ini atau saat mendatang.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi

operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu

organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.

Sedangkan menurut Mc. Leod : “Sistem informasi merupakan sistem yang

mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan

menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi.

2.4 Kependudukan

Dewasa ini yang diartikan dengan sistem registrasi penduduk di Indonesia

umumnya yang menyangkut pelaporan dan pencatatan kelahiran, kematian, dan migrasi.

Dalam pengertian ini sistem registrasi penduduk banyak dijumpai di desa-desa.

Peraturan pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 menyatakan bahwa urusan

adminitrasi kependudukan dikabupaten atau kota dilaksanakan oleh instansi pelaksana.

Pelaksanaan pencatatan sipil yang meliputi peristiwa kelahiran, kematian, perkawinan,

perceraian, pengakuan anak dikecamatan tertentu dilakukan oleh Unit Pelaksanaan

Teknis Dinas (UPTD) instansi pelaksana. Dalam Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun

2008 menegaskan bahwa Petugas Registrasi adalah pegawai negeri sipil yang diberi

tugas dan tanggung jawab memberikan pelayanan pelaporan penting serta pengolahan

dan penyajian data kependudukan di desa atau kelurahan.

Masalah-masalah yang sering ditangani dikantor kelurahan tentang

kependudukan antara lain pendataan penduduk baru, penduduk yang mau pindah atau

mutasi, kelahiran dan kematian. Selain itu pegawai kelurahan juga membutuhkan laporan

statistik jumlah penduduk dan jumlah KK. Terkadang ketika ada seorang penduduk yang

pindah tetapi data penduduk tersebut masih tercantum sebagai anggota kelurahan

tersebut, akibatnya saat dilakukan penghitungan jumlah penduduk hasilnya tidak akurat.

Sistem informasi kependudukan adalah sistem yang dirancang untuk

menangani pengolahan data penduduk, penyimpanan, pencarian dan penyajian

informasi. Dizaman yang semakin maju, masyarakat tentumya mengharapkan pelayanan

yang lebh baik tentang masalah kependudukan.

3.Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Tinjauan Umum Kantor Kelurahan Minomartani

3.1.1 Sejarah Desa Minomartani

Kelurahan Minomartani adalah salah satu kelurahan yang ada di Kecamatan

Ngaglik, Sleman. Kelurahan Minomartani berbatasan dengan Desa Sleman, untuk

sebelah utara berbatasan dengan Desa Sinduharjo. Sebelah selatan berbatasan dengan

Condong Catur, Sebelah Barat Berbataan dengan Desa Sinduharjo dan Desa Condong

Catur, adapun perbatasan sebelah timur adalah Desa Wedomartani.

Luas wilayah Desa Minomartani adalah 153.1440 Ha. Sumberdaya alam yang ada

di Desa Minomartani yaitu Sungai Klandupan dan Kondisi tanah yang berpasir. Kesenian

dan kebudayaan yang ada di Desa Minomartani adalah kesenian yang bersifat tradisional

seperti kesenian Badui Kubro Siswo Laras Mudo. Jumlah penduduk Desa Minomartani

pada tahun 2012 adalah 11.575 yang terdiri dari laki-laki sebanyak 5694 dan perempuan

5881.

3.1.2 Visi dan Misi Desa Minomartani

1. Visi : Terwujudnya kehidupan masyarakat Desa Minomartani

yang sejahtera lahir dan batin berbasis gotong royong warga.

2. Misi :

a. Meningkatkan keamanan lingkungan

b. Meningkatkan pelayanan untuk warga

c. Meningkatkan derajat kesejahteraan masyarakat

d. Menjaga kehidupan masyarakat yang Agamis

e. Meningkatkan kualitas insfrastruktur yang ada.

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 Definisi Analisis Sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke

dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan -

hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat

diusulkan perbaikan-perbaikannya.

3.2.2 Identifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam

tahapan analisis, masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataaan yang

diinginkan untuk dipecahkan.

Masalah inilah yang menyebabkan suatu sasaran didalam sistem tidak dapat

dicapai, oleh karena itulah pada tahap analisis langkah awal yang harus dilakukan oleh

analisis sistem adalah mengidentifikasikan terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi

didalam sistem.

Dari hasil penelitian yang dilakukan mengenai sistem informasi kependudukan

pada Desa Minomartani Sleman Yogyakarta penulis menemukan beberapa masalah

antara lain

1. Proses dan pencatatan data penduduk dan pembuatan laporan yang

lamban

2. Dalam hal komputerisasi dikelurahan Desa Minomartani hanya

digunakan pengetikan surat-surat bersifat resmi, bukan digunakan untuk

sistem pengolahan data penduduk.

3.2.3 Analisis Kelayakan Sistem

Sistem baru yang akan digunakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu

apakah sistem yang baru akan lebih baik dari sistem yang lama atau sebaliknya. Dalam

melakukan analisis kelayakan tersebut terdapat empat parameter yang bisa digunakan,

yaitu sebagai berikut.

1. Kelayakan Teknologi

Kelayakan teknoligi berhubungan dengan penerapan sistem teknologi

yang ada. Dari segi hardware, Kantor Kelurahan Desa Minomartani sudah

memiliki sebuah komputer sehingga hanya dibutuhkan sebuah printer untuk

melengkapi kebutuhan hardware sistem yang baru. Dari segi software

Kantor Kelurahan Desa Minomartani belum menggunakan aplikasi khusus

untuk mengolah data penduduk. Sedangkan dari segi brainware, sudah ada

beberapa perangkat desa yang bisa mengoperasikan komputer. Jadi sistem

baru dikatakan layak untuk dioperasikan dan tidak ada hambatan dari segi

teknologi.

2. Kelayakan Hukum

Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah

dikemudian hari hari karena melanggar dari segi hukum yang berlaku

terutama masalah legalitas dari software yang digunakan untuk pendukung

sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan harus sesuai dengan

perijinan yang berlaku, sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum

yang berlaku dan tidak akan menimbulkan masalah hukum baik pada saat

sekarang maupun yang akan datang. Jadi untuk kelayakan hukum, sistem

baru layak dipakai karena tidak melanggar aturan hukum.

3. Kelayakan operasional

Aplikasi kependudukan harus bisa menyelesaikan masalah-masalah

yang dialami oleh Kelurahan Minomartani dibidang kependudukan tentunya.

Dengan adanya aplikasi ini informasi yang dibutuhkan akan didapatkan

dengan cepat dan tepat waktu. Laporan bulanan kependudukan yang

biasanya pembuatannya lama dan merupakan pemborosan waktu pegawai

tidak akan terjadi lagi. Pencarian data penduduk yang biasanya pegawai

kelurahan tidak sanggup, dengan adanya aplikasi ini maka pencarian data

penduduk akan semakin mudah.

Analisis operasional berkaitan dengan sumber daya manusia yang

mengunkan sistem baru. Sistem ini dirancang agar mudah dioperasikan.

Selain itu nantinya juga akan ada pelatihan kepada para perangkat desa

tentang bagaimana menggunakan sistem sistem yang baru. Sehingga

sistem baru yang akan dietrapkan dapat dikatakan layak untk digunakan.

4. Kelayakan Ekonomi

Aspek paling dominan dari empat aspek kelayakan sistem adalah

kelayakan ekonomi. Tidak bisa dipungkiri bahwa motif instansi untuk

membangun sebuah sistem adalah demi keuntungan. Dengan demikian

aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dalam pengembangan

sistem.

3.2.4 Data Flow Diagram

1.Implementasi dan Pembahasan

4.1 Rencana Kegiatan Implementasi

Implementasi merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya

siap dioperasikan. Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap

implementasi sistem. Rencana kegiatan berfungsi supaya implementasi yang akan

dilakukan sesuai dengan yang diharapkan. Rencana kegiatan implementasi juga

berfungsi untuk menentukan biaya dan waktu yang dibutuhkan.

4.2 Kegiatan Implementasi

kegiatan implementasi sistem terdiri dari beberapa dasar kegiatan yang telah

direncanakan dalam rencana kegiatan implementasi. Kegiatan dalam implementasi

sistem antara lain adalah sebagai berikut.

1. Pengetesan Program

2. Instalasi Hardware dan Software

3. Pelatihan Personil

4. Pengetesan Sistem

5. Konversi Sistem

6. Pemeliharaan

4.2.1 Pengetesan Program

Program tentunya harus bebas dari kesalahan-kesalahan sebelum diterapkan,

untuk mengetahui atau menemukan kesalahan maka program harus dites terlebih

dahulu. Program yang telah berjalan dengan baik dan benar kemungkinan akan terjadi

crash dengan program lain yang ada. Kumpulan dari semua program yang telah

diintegrasikan perlu dites kembali untuk mengetahui apakan program tersebut dapat

menerima input data dengan baik, memprosesnya dengan baik, dan memberikan output

yang sesuai dengan harapan kepada orang lain, maupun berguna untuk mengambil

keputusan bagi pengguna. Dari hasil pengetesan program tidak ditemukan kesalahan

kode program, kesalahan proses maupun kesalahan logika.

4.2.2 Instalasi Hardware dan Software

1. Instalasi Hardware

Hardware atau perangkat keras yang akan digunakan pada Kelurahan

Minomartani sebagian sudah ada sebelumnya, yang belum ada adalah printer.

Instalasi printer cukup pasang kabel data printer ke slot usb komputer kemudian

tancapkan kabel power ke stop kontak.

2. Instalasi Software

Software atau perangkat lunak dalam implementasi sistem ini adalah

program aplikasi hasil pengkodean bear aplikasi pendukungnya, yaitu aplikasi

XAMPP untuk database.

a. Instalasi XAMPP

XAMPP berfungsi sebagai software untuk pembuatan databse

dimana dalam XAMPP tersebut terdapat software MySql.

b. Instalasi driver Printer

Langkah pertama instalasi driver printer adalah hidupkan printer

lalu tancapkan kabel data printer ke slot usb komputer. Setelah itu

instal driverprinter dan tunggu sampai proses selesai.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Arief M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Ofset. Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi

Offset. Sunyoto. 2007. Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronouse Javascript &

XML. Yogyakarta: Andi Offset.