PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI DENGAN OTOMATISASI PENCATATAN JURNAL

PADA TOKO SEPATU ALFIN SHOES

YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

Disusun oleh :

BAYU PRIYATMAN

06.12.1497

JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

“AMIKOM” 2011

i

Designing and Making Accounting Information System With Automated Recording Journal in Alfin Shoes Store Yogyakarta

Perancangan Dan Pembuatan Sisitem Informasi Akuntansi Dengan

Otomatisasi Pencatatan Jurnal Pada Toko Sepatu Alfin Shoes Yogyakarta

Bayu Priyatman

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Computerized accounting system is an impact of the development of science and

technology, where the accounting records manually now be replaced by computers, it is certainly a positive impact and negative impact for companies and human resources, namely the accounting work becomes easier and faster and can meinimalisasi errors in preparing financial statements, on the other hand also bring positive effects of a reduction in workforce.

Along with the rapid technological advances make it easier for someone to get useful information. Financial accounting system records the activities a day - day or in that a transaction into evidence - evidence of transactions. Evidence - evidence of transactions can include receipts, sales invoices, purchase invoices, proof of expenditure, receipts and evidence - evidence of other transactions, the evidence - the evidence of this transaction is the reference for further accounting process.

SHOES Alfin shoe store is a store that sells a wide range of shoes from various brands both at home and abroad from both kinds of sports shoes and various kinds of shoes styles of new models. In oprasionalnya day - the day the store owner that has several branches of shoe stores do not always exist in Alfin SHOES shoe store is located at Jl.Kaliurang km 07, the owner of the store employs six employee which is divided into two labor turnover, open from 08:00 and closes at 22:00, on a shift of 3 people where an employee which include a cash register and writing accounting bookkeeping and daily reports.

Accounting carried on in both the profit-seeking companies and organizations - organizations that are not seeking profit. One reason is because it is in required to by law. However the main reason why accounting should be carried out in different organizations because of the complexity of the variables in the face, even though in small companies. This situation led to the decision makers become dependent on accounting data.

Keywords : Accounting Information Systems, Sales, Purchase

1. Pendahuluan Sistem komputerisasi akuntansi merupakan suatu dampak perkembangan

ilmu dan teknologi, dimana pencatatan akuntansi secara manual sekarang di

gantikan oleh komputer, hal ini tentunya memberikan dampak yang positif dan

dampak yang negatif bagi perusahaan dan sumber daya manusia, yaitu

pekerjaan akuntansi menjadi lebih mudah serta cepat serta dapat meinimalisasi

kesalahan dalam menyusun laporan keuangan, disisi lain juga membawa

dampak positif yaitu terjadinya pengurangan tenaga kerja.

Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat memudahkan

seseorang untuk mendapatkan informasi yang berguna. Sistem akuntansi

mencatat kegiatan keuangan sehari – hari atau yang di sebut transaksi kedalam

bukti – bukti transaksi. Bukti – bukti transaksi bisa berupa kwitansi, faktur

penjualan, faktur pembelian, bukti pengeluaran, bukti penerimaan dan bukti –

bukti transaksi lainya, bukti – bukti transaksi ini yang menjadi acuan untuk proses

akuntansi selanjutnya.

2. Dasar Teori Tujuan utama untuk didirikan perusahaan adalah untuk mencari

keuntungan semaksimal mungkin. Dengan keuntungan yang di peroleh

perusahaan dapat di kembangkan dan di pertahankan kelangsungan hidupnya.

Berapa besarnya keuntungan yang di peroleh oleh perusahaan akan sulit di

tentukan jika perusahaan tidak menyelenggarakan kegiatan akuntansi.

Dengan akuntansi perkembangan perusahaan dapat di ikuti dari waktu ke

waktu, keuntungan atau kerugian dapat di deteksi, sehingga jika perusahaan

merugi dapat segera di cari penyebabnya dan di tanggulangi, sedangkan jika

mendapat keuntungan perusahaan dapat mengembangkanya untuk

memperluas usaha.

Akuntansi di laksanakan baik dalam perusahaan yang mencari laba

maupun dalam organisasi – organisasi yang tidak mencari laba. Salah satu

penyebabnya adalah karena hal ini di haruskan oleh undang-undang. Namun

demikian alasan utama kenapa akuntansi harus di laksanakan dalam berbagai

organisasi karena semakin rumitnya variabel-variabel yang di hadapi, walau

didalam perusahaan kecil sekalipun. Keadaan ini menyebabkan para pengambil

keputusan menjadi tergantung kepada data akuntansi.

Dalam akuntansi, transaksi – transaksi keuanagan di olah sedemikian

rupa sehingga menjadi laporan keuangan yang siap di gunakan untuk

mengambil keputusan manajemen. Dengan demikian akuntansi merupakan

suatu sistem informasi yang sangat di perlukan oleh perusahaan modern dewasa

ini.

3. Analisis Dan Perancangan Sistem

a. Analisis Sistem

1. Analisis PIECES

a. Kinerja (Performance)

Tabel 3.1 Kinerja (performance)

Sistem Lama Sisitem Baru

1).beban kerja personil lebih berat, karena

proses pencatatan transaki – transaksi

maupun proses pencarian transaksi –

transaksi yang telah dilakukan maupun

proses penyusunan jurnal dan laporan

keuangannya masih di lakukan dengan

cara manual dan memakan waktu yang

cukup lama untuk menyusun jurnal

beserta laporan – laporan keuanganya.

2). Sering terjadinya kesalahan manusia

berupa hilangnya arsip – arsip atau nota –

nota transaksi serta sering pula terjadi

kesalahan dalam penulisan karena belum

adanya sistem komputerisasi yang

1). Beban kerja personil lebih ringan

karena hanya perlu input tran saksi saja

dan laporan beserta jurnal kan di buat oleh

komputer dan hanya membutuhkan waktu

bebrapa menit saja.

2). Berkurangnya kesalahan manusia

dalam pengarsipan dan penulisan serta

input data pada jurnal dan laporan di

memadai. karenakan telah adanya sistem yang

mampu mengarsip dengan lebih teliti dan

mudah

b. Informasi (Information)

Tabel 3.2 Informasi (Information)

Sistem Lama Sistem Baru

1). Karena masih bersifat arsip –

arsip print out yang terpisah – pisah

tidak tersusun dengan baik itu

menyebabkan informasi dalam jurnal

dan laporan – laporan keuangan

bulanan masih memiliki banyak

kekuranagn baik di dalam kecepatan,

ketepatan dan kecermatanya.

2). Sangat tidak efektif dan efisisen

pada saat kita membutuhkan arsip

atau data bulan lalu sebagai referensi

apabila harus membongkar arsip

secara manual

3). Karena pengurutan waktu

penataan arsip tidak beraturan maka

data yang di peroleh pada laporan

serta jurnal menjadi kurang relevan

1). Semua transaksi langsung di

catat pada komputer dan ter save

(tersimpan dalam data base sehingga

lebih mudah dalam proses pencarian

data yang kita butuhkan.

2). Dengan otomatisasi pencatatan

jurnal ini maka pencarian arsip lebih

mudah dikarenakan telah tersusun

dengan baik di dalam data base

sehingga lebih memudahkan dalam

pencarianya dan lebih efektif dan

efisien.

3). Dengan sistem baru maka data

yang tersusun pada laporan dan juga

jurnal menjadi lebih relevan.

c. Ekonomi (Economic)

Tabel 3.3 Ekonomi (Economic)

Tanpa sistem Menggunakan sistem

1). Memerlukan biaya untuk membeli

peralatan tulis dan kertas dalam

jumlah yang banyak apabila di hitung

dalam jangka waktu yang lama

sehingga menimbulkan biaya

oprasional yang besar.

1). Pengolahan data lebih efisien dan

seimbang dengan biaya yang di

keluarkan.

d. Pengendalian (Control) Tabel 3.4 Pengendalian (control)

Tanpa Sistem Menggunakan Sisitem

1). Kontrol terhadap aktiva dan

pasiva masih kurang terkendali,

karena pencatatan aktiva dan

pasivanya masih secara manual dan

menggunakan Ms Word dan Exel

yang belum terkomputerisasi, hal ini

menjadikan kondisi datanya masih

rumit dan belum tersistem dengan

baik.

2). Tidak adanya proteksi yang

memadai terhadap data yang ada

sehingga kemungkinan untuk

terjadinya kebocoran data rahasia

1). Semua pencatatan transaksi

dilakukan dengan komputer secara

otomatis akan memperlihatkan

dengan jelas semua bentuk jurnal

serta aktiva dan pasivanya.

2). Adanya penggunaan password

dalam penggunaan data serta dalam

perusahaan masih sangat

memungkinkan terjadi.

3). Kurang tertibnya penulisan data

baik itu keluar masuk barang atau

pun jurnal – jurnal yang di perlukan

sehingga data yang ada masih

kurang mudah untuk di periksa oleh

pemilik toko

penyimpanan data sehingga

kemungkinan kebocoran data rahasia

perusahaan dapat di minimalisasi.

Hanya orang – orang tertentu yang

memiliki password dan acount yang

dapat mengakses data perusahaan.

3). Terotomatisasinya pembuatan

jurnal maka semua data keluar

masuk barang beserta pemasukan

jurnal menjadi lebih transparan dan

mudah untuk di periksa oleh pemilik

toko.

e. Efisiensi (efficiency) Tabel 3.5 Efisiensi (efficiency)

Tanpa Sistem Menggunakan Sisitem

1). Pembuatan laporan dengan data

yang sama di catat berulang ulang

sehingga menimbulkan dampak tidak

efisiennya waktu yang di gunakan.

2). Sumberdaya manusia yang di

butuhkan lebih banyak.

1). Pembuatan lapor dengan data

yang sama secara otomatis akan

dapat langsung di gunakan sehingga

menghemat waktu.

2). Sumber daya manusia yang di

gunakan untuk pencatatn data atau

pembuatan jurnal lebih sedikit

dikarenakan telah terbantu oleh

sisitem otomatisasi dalam program

ini.

f. Pelayanan (Service) Tabel 3.6 Pelayanan (Service)

Tanpa Sistem Menggunakan Sistem

1). Di butuhkan waktu yang kurang

efisien untuk pengecekan semua

data – data laporan yang ada pada

perusahaan.

1). Pengecekan terhadap semua

jenis laporan dan jurnal jauh lebih

cepat dan mudah.

b. Perancangan Sistem

Flowchart Sistem Flowchart sistem merupakan gambaran secara umum bagaimana sistem

berjalan dan menjelaskan urutan dari prosrdur – prosedur yang ada di dalam

sistem. Adapun gambaran flowchart sistem baru yang di buat adalah sebagai

berikut. Data suplayer Data penjualanData barang Data pelanggan

Input data supplayer

Input data penjualan

Input data barang

Input data pelanggan

Pengolahan datasuplayer

Pengolahan datapenjualan

Pengolahan databarang

Pengolahan data pelanggan

Suplayer Penjualan Barang Pelanggan

Pembuatan laporansuplayer

Pembuatan laporan penjualan

Pembuatan laporan pelanggan

Pembuatan laporan barang

Laporan data pelanggan

Laporan data suplayer

Laporan data penjualan

Laporan data barang

A B C

Data pembelian

Input data pembelian

Pengolahan data

pembelian

Pembelian

Pembuatan laporan

pembelian

Laporan data pembelian

Bukti transaksi pembayaran

Input data jurnal

Proses penjurnalan

Jurnal

Laporan akuntansi

Lap neraca saldo Lap neraca Lap perubahan

modal

Lap buku besar Lap jurnal Lap arus kasLap rugi laba

A B C

Data Rekening

Input data rekening

Proses data rekening

Rekening

DFD (Data Flow Diagram)

Data flow diagram adalah suatu model yang menggambarkan dari mana

asal data akan di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan

interaksi antara data tersimpan dan proses.

DFD Level 0

0

Sistem Informasi Akuntansi

User Pemimpin

Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel akan memberikan gambaran tentang hubungan masing –

masing tabel terhadap tabel lainya. Dengan adanya relasi tersebut akan mempermudah

pembacaan tabel karena kan terlihat field mana yang di jadikan premary key dan

foreign key. Hubungan tersebut akan mempengaruhi isi tabel jika terjadi pemasukan,

penghapusan maupun perubahan data pada suatu tabel. Berikut ini adalah relasi antar

tabel tersebut:

1. Implementasi Dan Pembahasan 4.2 Manual Program

a. Dialog Login System

Form Login

Pesan Kesalahan b. Dialog Menu Utama

Tampilan Menu Utama

c. Dialog Menu Master

Dialog Menu Mater

a) Dialog Sub Menu Master Data Pelanggan

Form Data Pelanggan

b) Dialog Sub Menu Master Data Supplier

Form Data Supplier

c) Dialog Sub Menu Master Data Jenis Barang

Form Jenis Barang d) Dialog Sub Menu Master Data Barang

Form Data Barang d. Dialog Menu Transaksi

a) Dialog Sub Menu Transaksi Pembelian

Form Transaksi Pembelian b) Dialog Sub Menu Transaksi Penjualan

Form Transaksi Penjualan

c) Dialog Sub Menu Transaksi Pembayaran Hutang

Form Bayar Hutang d) Dialog Sub Menu Transaksi Penerimaan Piutang

Form Login

e. Dialog Menu Akuntansi

Form Login a. Dialog Sub Menu Akuntansi Data Rekening

Form Data Rekening

b. Dialog Sub Menu Akuntansi Jurnal Umum

5. Penutup A. Kesimpulan

Berdasarkan pada pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya,

dengan adanya penelitian pada Toko Sepatu ALFIN SHOES, maka dapat di

simpulkan dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul “PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN OTOMATISASI PENCATATAN JURNAL PADA TOKO SEPATU ALFIN SHOES YOGYAKARTA” maka dapat di ambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Pada sistem lama, pencatatan data transaksi toko baik itu keuangan

maupun non-keuangan masih di catat secara manual. Karyawan atau

pegawai memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencari dan

mempersiapkan data yang diperlukan. Hal ini menyebabkan

pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu,

sistem lama juga rentan terhadap keamanan dan keakuratan data,

sehingga dapat menghasilkan informasi yang tidak valid dan relevan.

Hal ini tentunya akan mempengaruhi tingkat kepuasan pelanggan dan

pihak lain yang berkepentingan terhadap pelayanan yang di berikan.

2. Pengembanagan Sistem Informasi Akuntansi dengan Otomatisasi

Jurnal ini di harapkan dapat membantu kinerja Toko Sepatu Alfin

Shoes, supaya dapat menghasilkan informasi yang terpercaya dan

berkualitas.

3. Sistem Informasi Akuntansi ini berbasis client server, hal ini tentu

dapat di gunakan untuk melakukan penyimpanan dan pengolahan data

– data penjualan dan pembelian berdasarkan konsep basis data dan

aturan bisnis yang digunakan pada perusahaan. Sehingga sistem ini

dapat menjaga integritas dan keakuratan data serta mempermudah

dalam pemanggilan data untuk pembuatan laporan ataupun keperluan

lainnya.

B. Saran 1. Bagi Mahasiswa dan Pengambang Sistem.

Untuk semua mahasiswa dan pengembang sistem agar dapat

mengembangkan sistem ini dengan lebih sempurna. Ada beberapa

teori yang harus lebih di pahami dalam analisis ini, antara lain :

a. Merancang sistem basis data yang lebih baik lagi untuk menjaga

integritas data dan keakuratan data.

b. Konsep analisis dan pemrograman yang lebih baik lagi untuk

memenuhi kebutuhan sistem yang terus berkembang sesuai

perkembangan usaha dan peningkatan kebutuhan user.

2. Bagi Toko Alfin Shoes

Diharapkan pihak instalasi untuk mengembangkan dan menggunakan

sistem informasi akuntansi ini untuk di terapkan pada lingkungan kerja

Toko Alfin Shoes. Dengan harapan lebih memudahkan dalam

penyimpanan dan pembuatan laporan.

Mengingat tidak ada yang sempurna di dunia ini karena kesempurnaan

mutlak hanya Milik Allah s.w.t. maka dari itu penulis menyadari

sepenuhnya bahwa sistem ini masih jauh dari kata sempurna, dan

masih banyak memliki kekurangan. Untuk itu penulis akan

menampung semua kritik dan saran demi perkembangan dan

kesempurnaan sistem ini.

DAFTAR PUSTAKA

Alam, Agus J.,: “Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi

6.0”, Jakarta, PT elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2000

Jerry Fitzgerlard, Arda F. Fitzgerlard, Warren D. Stallings, Jr.,: “Fundamental of System Analysis”, (edisi kedua; New York: Jhon Willey & Sons, 1981).

Jogianto, H.M.,: “Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer”, Yogyakarta,

Andi Offset, 1995

Sunyoto, S.Kom., Andi.: “Pemrograman Visual dengan Microsoft Visual Basic 6.0 dan

Microsoft Access”, STMIK AMIKOM Yogyakarta, 2003

Sutrisno, H : “Akuntansi Proses Penyusunan Laporan Keuangan”, Yogyakarta,

Ekonisia 2006