Upload
vankhanh
View
243
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS WEB PADA SEKOLAH DASAR MUHAMMADIYAH KEDUNGPOH
GUNUNGKIDUL
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Nanung Apriyanto
10.12.4431
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA
2013
DESIGN OF WEB BASED FINANCIAL INFORMATION SYSTEM AT ELEMENTARY SCHOOL MUHAMMADIYAH KEDUNGPOH GUNUNGKIDUL
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS WEB PADA
SEKOLAH DASAR MUHAMMADIYAH KEDUNGPOH GUNUNGKIDUL
Nanung Apriyanto Krisnawati
________________________________ Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In this globalization era where advances in information technology and
communication (ICT ) is growing rapidly and the use of IT in education has become the
norm. As well as Elementary School Muhammadiyah Kedungpoh, information systems have
an important role in an educational institutions to help the effectiveness and performance.
This system designed is intended to process financial data.
The main purpose of making financial information system is for processing financial
data can quickly and accurately, because manual system still used cause some problems,
such as does not produce 100% accurate data and data processing system of financial
administration manual also requires a long time.
Based on the analysis of the problem the authors try to design a financial information
system that is expected to support the reporting of financial data so that reports generated
more quickly and accurately. The system was implemented using the PHP programming and
MySQL database.
Keywords : financial, data processing, information system, information
1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi sampai dengan saat ini telah mencapai
perkembangan yang sangat pesat, sehingga menyebabkan meningkatnya penggunaan
sistem informasi itu sendiri. Penggunaan sistem informasi banyak ditemui di instansi-
instansi, tidak hanya pada instansi-instansi besar saja namun telah menyebar ke
perkantoran, sekolah-sekolah, bahkan sekarang telah banyak masyarakat awam yang
telah memanfaatkan sistem informasi ini sebagai alat yang dapat membantu dalam
pekerjaan mereka sehari-hari.
Begitu juga dengan SD. Muhammadiyah Kedungpoh Gunungkidul juga
membutuhkan sistem informasi tersebut untuk mengelola laporan keuangannya seperti
Laporan Dana Operasional Sekolah (BOS), Laporan Dana Operasional Sekolah
Masyarakat (BOSMAS) serta pengelolaan Dana yang diperoleh dari Iuran Orang Tua
Siswa.
BOS adalah program pemerintah yang pada dasarnya adalah untuk penyediaan
pendanaan biaya operasi nonpersonalia bagi satuan pendidikan dasar sebagai
pelaksana program wajib belajar. BOSMAS sendiri hampir sama dengan BOS
perbedaannya BOSMAS berasal dari Pemerintah Daerah sedangkan BOS berasal dari
Pemerintah Pusat. Sebagai Pertanggung jawaban dana BOS dan BOSMAS sekolah
diwajibkan membuat Pelaporan Pertanggung Jawaban kepada Dinas Pendidikan
Pemuda dan Olahraga Kabupaten. Untuk dana BOS pelaporan dilakukan setiap Tiga
bulan sekali sedangkan BOSMAS dilakukan setiap setahun sekali.
Sistem informasi keuangan berbasis website ini merupakan salah satu solusi
bagi SD. Muhammadiyah Kedungpoh Gunungkidul untuk membantu efektivitas dan
kinerja sehingga kegiatan pengelolaan keuangan lembaga dapat teratasi dengan baik.
2. Landasan Teori
2.1. Konsep Dasar Sistem
Rancangan sistem merupakan langkah awal sebelum dilaksanakan
penyelesaian terhadap suatu masalah yang ada maka, diperlukan suatu rancangan
sistem yang dapat menggambarkan secara garis besar seluruh masalah yang akan
dikomputerisasi.
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
tujuan tertentu1.
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh
manusia, begitu juga informasi di dalam sebuah organisasi sangat penting untuk
mendukung kelangsungan perkembangannya.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya2.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri
dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu
menghasilkan informasi3.
2.4. Konsep Dasar Aplikasi Web
Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen
multimedia (teks, gambar, animasi, video) didalamnya yang menggunakan protokol
HTTP (hypertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan
perangkat lunak yang disebut browser4.
2.5. Konsep Pemodelan Sistem
1. Konsep Bagan Alir (Flowchart)
Flowchart merupakan representasi secara grafik dari satu algoritma atau
prosedur untuk menyelesaikan suatu masalah. Dengan menggunakan flowchart
akan memudahkan melakukan pengecekan bagian-bagian yang terlupakan
dalam analisis masalah. Flowchart juga berfungsi sebagai fasilitas untuk
berkomunikasi antara pemrograman yang bekeja dalam tim suatu proyek5 .
1 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Hal 2 2 Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset, 2005) hal. 8 3 Teguh Wahyono, Sistem Informasi, Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2004. Hal. 17 4 M.Rudyanto Arief, Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan Mysql (Yogyakarta:ANDI, 2011), Hal. 7. 5 Utami, Ema & Sukrisno, 10 Langkah Belajar Logika dan Algoritma, menggunakan Bahasa C dan C++ di GNU/Linux, Andi Offset. Yogyakarta, 2005. Hal 24.
2. Data Flow Diagram / DFD
Data flow diagram adalah gambaran sistem secara logikal. Gambaran ini
tidak tergantung pada perangkat perangkat keras, perangkat lunak, struktur data
atau organisasi file6.
2.6. Konsep Database
Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu
organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi
dengan menggunakan metode tertentu sehingga mampu memenuhi informasi yang
optimal yang dibutuhkan olehpara pengguna.
3. Analisis
3.1. Identifikasi Masalah
1. Pemanfaatan sumber daya komputer di SD Muhammadiyah Kedungpoh belum
maksimal.
2. Penyusunan laporan keuangan sekolah masih kurang terjamin akurasi
perhitungan dan efisiensi waktu.
3. Kinerja bendahara Sekolah didalam tugas pokoknya sebagai guru seringkali
terganggu karena waktu tersita saat penyusunan laporan keuangan.
3.2. Analisis Kelemahan Sistem
1. Analisis Kinerja ( Performence )
No Faktor Sistem yang telah ada
1 Trough put atau
banyaknya proses yang
selesai dikerjakan dalam
satu satuan waktu.
Dalam setiap pembuatan ataupun
perhitungan laporan keuangan secara
manual disetiap periodenya memerlukan
waktu yang lama. Pembuatan laporan
keuangan tersebut biasanya membutuhkan
waktu kurang lebih 10 hari.
2 Response Time atau
waktu tanggap.
Saat mencari data transaksi keuangan
bendahara bisa menghabiskan waktu satu
menit bahkan lebih karena data masih
tersimpan dalam bentuk buku atau arsip.
6 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset. Yogyakarta, 2007. Hal 2
2. Analisis Infomasi ( Information )
No Parameter Sistem yang telah ada
1 Akurat Seringkali informasi dalam laporan
keuangan tidak akurat akibat dari
kesalahan perhitungan secara manual.
2 Ketepatan waktu Ketika Kepala Sekolah hendak memeriksa
transaksi ataupun laporan keuangan,
bendahara tidak dapat memberikan secara
langsung informasi berupa daftar transaksi
ataupun laporan keuangan. Keterlambatan
tersebut dapat terjadi karena diakibatkan
pencarian data masih harus mencari dan
membuka arsip.
3 Relevan Ketidak tepatan dan keterlambatan
pembuatan laporan membuat kualitas dari
informasi keuangan tersebut menurun.
Informasi data yang disajikanpun tidak
tersusun dengan baik.
3. Analisis Ekonomi ( Economic )
No Parameter Sistem yang telah ada
1 Biaya dan Manfaat Setiap jenis laporan dana memerlukan
biaya penggajian terhadap pengelola dana.
Hal tersebut sangat tidak efisien untuk
biaya yang dikeluarkan karena seharusnya
dengan sistem yang lebih baik bisa dikelola
oleh satu orang saja.
4. Analisis Pengendalian ( Control )
No Parameter Sistem yang telah ada
1 Hak akses Sistem belum memiliki pembatasan hak
akses yang jelas, data dapat dibuka oleh
siapa saja.
2 Keamanan Keamanan dokumen yang berupa arsip
kurang aman sebab kertas atau buku yang
dipakai mudah hilang
5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )
No Parameter Sistem yang telah ada
1 Efisiensi (waktu, tenaga,
dan biaya)
Sumber daya yang dibutuhkan lebih banyak
dilihat dari waktu, tenaga dan biaya dalam
membuat laporan keuangan.
6. Analisis Pelayanan ( Service )
No Parameter Sistem yang telah ada
1 Pelayanan Pelayanan terhadap siswa yang ingin
melakukan pembayaran iuran sekolah
pencatatannya masih kurang baik yaitu
masih berupa buku.
3.3. Kebutuhan Fungsional
Dalam analisis kebutuhan fungsional dibagi menurut pembagian level user
dalam perancangan sistem ini hanya terdapat satu level user, yaitu administrator.
Berikut adalah kebutuhan fungsional sistem yang dihasilkan dari analisis
sebelumnya :
1. Kepala sekolah mempunyai hak akses untuk mengedit user.
2. Sistem Informasi Keuangan ini mampu mempermudah proses pengelolaan
laporan ke dalam database dan mencatat setiap transaksi dana BOS, BOSMAS
dan Iuran Orang Tua Siswa.
3. Sistem Informasi Keuangan ini dapat menghasilkan laporan sebagai berikut :
a. Laporan Dana BOS dan BOSMAS, kedua jenis sumber dana tersebut dalam
sistem ini keduanya dapat menghasilkan :
1) Laporan kas umum (Buku Kas Umum)
Adalah Daftar seluruh transaksi baik bersifat tunai, giral maupun pajak.
Dengan kata lain laporan ini didapat dari penggabungan data transaksi
tunai, bank, dan pajak.
2) Laporan uang Tunai ( Buku Pembantu Kas Tunai )
Adalah Laporan khusus untuk transaksi yang bersifat Tunai.
3) Laporan Pajak ( Buku Pembantu Pajak)
Adalah Laporan khusus untuk transaksi yang berkaitan dengan pajak.
4) Laporan uang Bank ( Buku Pembantu Bank )
Adalah laporan mengenai seluruh transaksi uang giral atau yang terjadi
di rekening bank.
5) Laporan honor Guru ( Daftar Penerimaan Honorarium Guru, Tenaga
Administrasi dan Penjaga Sekolah )
6) Laporan Honor Pembina ( Daftar penerimaan Honorarium Pembina
Ekstrakulikuler )
7) Laporan Perjalanan Dinas ( Daftar penerimaan transport perjalanan
dinas )
b. Laporan Dana Iuran Orang Tua Siswa
1) Laporan Penggunaan dana iuran siswa
2) Bukti Transaksi pembayaran untuk siswa yang telah melakukan
setoran.
3.4. Desain Sistem Informasi
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan sistem informasi yang akan
dibuat telah dinyatakan layak untuk diterapkan, maka langkah selanjutnya adalah
tahap perancangan sistem.
1. Flowcart System
Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan
secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari
prosedur-prosedur yang ada didalam sistem
Flowcart Sistem
2. DFD (Data Flow Diagram)
3. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data digunakan untuk menentukan entitas, atribut
(field), serta relasi yang terjadi diantara masing-masing entitas hingga
membentuk sistem basis data yang normal.
4. Implementasi
1. Login
Halaman index sistem informasi keuangan SD. Muhammadiyah Kedungpoh
berupa halaman login. Halaman ini digunakan untuk masuk ke sistem dan
membedakan level user beserta hak aksesnya. Pada web ini terdapat dua level yaitu
level bedahara dan level Kepala sekolah.
2. Halaman Utama
Halaman ini berupa menu pengelolaan dana baik pengelolaan dana BOS, BOSMAS,
dan Iuran Siswa.
3. Halaman Menu BOS/BOSMAS untuk Bendahara Sekolah
Pada halaman ini terdapat enam menu pengelolaan dana dimulai dari, menu
transaksi tunai, transaksi bank, pajak, honor pembina ekstrakulikuler, honor guru dan
biaya perjalanan dinas. Terdapat juga tujuh laporan yaitu Buku kas umum, Buku
pembantu kas tunai, Buku pembantu bank, Buku pembantu pajak, Laporan honor guru,
Laporan honor pembina ekstrakulikuler dan laporan biaya perjalanan dinas.
4. Halaman Olah data transaksi tunai BOS/BOSMAS
Pada halaman ini terdapat form transaksi baru, edit transaksi, hapus, pencarian data
transaksi tunai. Data yang dicatat adalah tanggal, uraian transaksi dan jumlah
penerimaan ataupun pengeluaran.
5. Halaman Laporan Transaksi Umum ( Buku Kas Umum )
Laporan ini didapat dari penggabungan ketiga jenis transaksi yaitu transaksi
tunai, bank dan pajak. Dalam laporan ini saldo telah dihitung disetiap transaksinya
dan ditulis dalam kolom saldo.
6. Perawatan Sistem
Maksud dan tujuan pemeliharaan sistem adalah untuk mencegah dan
memperbaiki, menjaga dan mengoreksi kesalahan-kesalahan yang sengaja maupun
tidak sengaja dan agar sistem tetap berjalan serta tepat guna sebagaimana
mestinya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan sistem yaitu:
1. Menyiapkan backup data ataupun database dilakukan untuk mengantisipasi jika
ada kesalahan yang tidak disengaja.
2. Pemeliharaan sistem meliputi pemeliharaan web seperti update isi, gambar, dan
keterangan.
3. Adanya perawatan rutin untuk peragkat keras misalnya membersihkan dari debu.
4. Mengisntall antivirus komputer untuk mengantisipasi serangan virus yang bisa
mengakibatkan kerusakan sistem
5. Menggunakan sistem dengan baik dan bijak oleh pengguna.
5.Penutup
Berdasarkan hasil desain sistem yang disusun untuk pengelolaan keuangan
sekolah dalam hal ini pengelolaan dana BOS, BOSMAS dan Iuran siswa diambil
kesimpulan berikut:
1. Sistem yang disusun telah memenuhi kebutuhan desain sistem berdasarkan
perancangan yang disesuaikan dengan kebutuhan instansi sehingga hasil desain
sistem telah mampu memberikan kemudahan proses pengolahan data, sehingga
instansi dapat melakukan pengelolaan dana secara akurat, efektif, dan efisien
sesuai dengan mekanisme proses pengolahan data, pengelompokan pengerjaan
beserta rinciannya, serta pembuatan laporan.
2. Aplikasi pergantian user dan pembatasan akses dengan menyesuaikan level user
sehingga keamanan bagi data yang dikelola data lebih terjamin.
3. Proses Pelaporan Laporan keuangan menjadi lebih sepat dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA
Abas Ali Pangera, M.Kom/Dony Ariyus. 2005. Sistem Operasi. Yogyakarta:Andi Offset
Abdul Kadir. 2010. Mudah Mempelajari Database MySQL. Yogyakarta:Andi Offset
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Organisasi: Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta:Andi Offset
Arief, M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:Andi Offset
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset
Rangga Andriyanto, 2004, Membuat Website Menggunakan Mysql, Andi Offset, Yogyakarta, 2011
Skripsi Didi Prabowo, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Website
Sebagai Media Penunjang Promosi Pada Pondok Pesantren Pangeran Diponegoro Yogyakarta. Yogyakarta, 2012
Skripsi Nino Setyo Aji, Analisis dan Perancangan Website Sebagai Media Informasi dan Promosi Pada SMK Yudya Karya Magelang. Yogyakarta, 2013.
Skripsi Sri Indra Farlina, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik SMK As Syamsuriyyah Pada Yayasan Pendidikan Islam As Syamsuriyyah. Yogyakarta, 2013.
Skripsi Suprianto, Sistem Informasi Penjualan Kerupuk Berbasis Web Pada Perusahaan Kerupuk Rusa Magelang. Yogyakarta, 2012.
Skripsi Winda Martha Pratiwi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Reog Ponorogo Berbasis Web Pada Sarju Home Industri. Yogyakarta, 2012.
ST, Bimo Sunarfrihantono, PHP dan MY SQL untuk Web, Andi, 2002-2003
Teguh Wahyono. 2004, Sistem Informasi, Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, Yogyakarta: Graha Ilmu
Utami, Ema & Sukrisno. 2005. 10 Langkah Belajar Logika dan Algoritma, menggunakan Bahasa C dan C++ di GNU/Linux. Yogyakarta: Andi Offset